คู่มือการปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณ

- 291 - แบบหนงั สือรบั รอง แบบท่ี 10 (ตามระเบยี บข้อ 24) เลขที่........................................ (ส่วนราชการเจ้าของหนงั สือ) (ข้อความ) หนงั สือฉบบั นี้ให้ไว้เพอ่ื รบั รองวา่ (ระบชุ ่ือบุคคล นิติบุคคลหรือหนว่ ยงาน ที่ให้การรบั รองพร้อมทัง้ ลงตาแหนง่ และสงั กัด หรือท่ตี ั้ง แล้วต่อด้วยขอ้ ความทีร่ บั รอง)......................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................. ............................................................................................................................. .................................. ................................................................................................ .......................................................... ..... ............................................................................................................................. .................................. .......................................................................................................................................................... ..... ............................................................................................................................. .................................. ............................................................................................................................. .................................. ................................................................ .......................................................................................... ..... ............................................................................................................................. .................................. ใหไ้ ว้ ณ วันที่ .........................พ.ศ. ................ (สว่ นน้ีใช้สาหรับเรอื่ งสาคัญ) (ลงชื่อ) (พมิ พช์ ื่อเต็ม) (ตาแหนง่ ) รูปถา่ ย(ถ้าม)ี (ประทบั ตราชือ่ สว่ นราชการ) (ลงช่อื ผูไ้ ดร้ บั การรบั รอง) (พมิ พ์ชื่อเตม็ )

- 292 - แบบท่ี 11 แบบรายงานการประชุม (ตามระเบยี บข้อ 25) รายงานการประชุม.................................................... คร้งั ท.่ี ............................. เมอ่ื ............................................. ณ ............................................. ผมู้ าประชุม ผู้ไมม่ าประชุม (ถา้ มี) ผเู้ ข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) เรมิ่ ประชุมเวลา (ขอ้ ความ) .................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................ ................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................................................. ... ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... เลกิ ประชุมเวลา .................................................................... ผูจ้ ดรายงานการประชมุ

- 293 - แบบท่ี 12 แบบตรารับหนังสือ (ตามระเบยี บข้อ 37) แบบตรารับหนังสือ (ชอื่ ส่วนราชการ) เลขทีร่ ับ……………………………….……………. วนั ท่ี…………………………………….……………. เวลา…………………………………….…………….

- 294 -



- 296 - คาอธบิ าย คาอธิบาย ๑ ความหมายของงานสารบรรณ คาอธิบาย ๒ วธิ กี ารบนั ทึก คาอธบิ าย ๓ การร่างหนงั สือ คาอธิบาย ๔ การเขียนและการพมิ พ์ คาอธบิ าย ๕ การกาหนดตวั เลขสาหรับใชเ้ ป็นหัวขอ้ คาอธบิ าย ๖ การทาสาเนา คาอธิบาย ๗ การเสนอหนงั สอื คาอธบิ าย ๘ การจา่ หน้าซอง คาอธบิ าย ๙ การควบคมุ และเรง่ รดั งานสารบรรณ คาอธิบาย ๑๐ รายงานการประชุม หมายเหตุ คาอธิบายนี้ กาหนดเพ่ิมเติมโดยปลัดสานักนายกรัฐมนตรีผู้รักษาการตามระเบียบ ด้วยความเห็นชอบของคณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสานัก นายกรัฐมนตรี แจ้งตามหนังสือสานักนายกรัฐมนตรี ท่ี นร ๑๐๐๒/ว ลงวันที่ ๑๙ มกราคม ๒๕๓๓

- 297 - คาอธบิ าย ๑ ความหมายของงานสารบรรณ ตามระเบียบข้อ ๖ ได้ให้ความหมายของคาว่า “งานสารบรรณ” ไว้ว่า หมายถึง “งาน เก่ียวกับการบริหารงานเอกสาร เร่ิมตั้งแต่การจัดทา การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึง การทาลาย” ซ่ึงเปน็ การกาหนดขน้ั ตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณว่าเกี่ยวข้องกับเร่ืองอะไรบ้าง แตใ่ นทางปฏิบัติการบริหารงานเอกสารทั้งปวง จะเร่ิมต้ังแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จา ทาสาเนา ส่งหรือส่ือข้อความ รับ บันทึกจดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ ส่ังการ ตอบ ทารหัส เก็บเข้าท่ี ค้นหา ติดตามและทาลาย ท้ังนี้ ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมปี ระสิทธภิ าพเพอื่ ประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใชจ้ ่าย ผู้ท่ีจะทางานสารบรรณได้ดีจาเป็นต้องรู้งานธุรการด้วย เช่น การติดต่อ โต้ตอบ และ ประสานงาน รู้จักความควรหรือไม่ควร มีความคล่องแคล่วว่องไว นอกจากนั้นต้องมีความรู้ทางด้าน ภาษาเป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างย่ิงภาษาไทย และควรรู้ระบบข่าวสารทั้งปวง สามารถพิมพ์ดีดได้ เม่ือมีความจาเป็นจะต้องกระทา การปฏิบัติงานสารบรรณ หากมีส่วนเกี่ยวข้องงานทางเทคนิคควร ติดต่อประสานกับผู้ท่ีมีความรู้ทางเทคนิคน้ัน ๆ โดยตรงด้วย ผู้ที่ทางานสารบรรณที่เกี่ยวกับการ ประชมุ จะตอ้ งมีความรูค้ วามสามารถในการจดรายงานการประชมุ และสามารถถอดความคิดเห็นของท่ี ประชุมออกมาไดถ้ ูกต้องและเขา้ ใจไดด้ ี เนอื่ งจากงานสารบรรณเปน็ งานที่มีอยทู่ ุกหน่วยงาน เพราะการดาเนินงานท้ังปวงไม่ว่าจะเป็น งานเล็กน้อยหรืองานใหญ่ ต้องดาเนินงานด้วยระบบเอกสาร ดังนั้น จึงต้องมีผู้ควบคุมรับผิดชอบงาน สารบรรณโดยมีหน้าที่สอดส่องดูแลให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงานไปด้วยความเรียบร้อย ตาแหน่งท่ี ควบคุมรับผิดชอบงานสารบรรณ อาจกาหนดไว้แตกต่างกันตามความสาคัญและลักษณะของ หน่วยงานน้ัน ๆ โดยอาจมีตาแหน่งสูงจนถึงตาแหน่งต่า เช่น อธิบดี เจ้ากรมเสมียนตรา เลขานุการ กรม ผู้อานวยการกองกลาง หัวหน้าแผนกหรือหัวหน้างานสารบรรณ นายทหารฝ่ายสารบรรณ และ จ่าจังหวัด เป็นต้น ส่วนฐานะของหน่วยงานอาจเป็นกรม กองแผนก หรือหน่วยงานท่ีเล็กกว่าแผนก ก็ได้

- 298 - คาอธบิ าย ๒ วิธีการบันทึก ระเบียบข้อ ๒๖ กาหนดให้บันทึกเป็นหนังสือราชการประเภทหนึ่ง เนื่องจากเป็นหนังสือที่ เจ้าหน้าท่ีทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ซ่ึงจะต้องถือปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยงาน สารบรรณ โดยปกติการจัดทาบันทึกเป็นเร่ืองภายในของหน่วยราชการ เพ่ืออานวยความสะดวกใน การติดต่อและสั่งงานภายในของหน่วยราชการน้ัน ๆ ดังนั้น ระเบียบจึงกาหนดให้มีหัวข้อเฉพาะชื่อ หรือตาแหนง่ ท่บี ันทึกถงึ สาระสาคญั ของเรอื่ งกับช่อื และตาแหนง่ ของผู้บันทึก อย่างไรก็ดี ผู้บันทึกอาจ กาหนดหัวข้อเพ่ิมข้ึนจากท่ีระเบียบกาหนดก็ได้ เช่น ให้มีช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่อง เลขที่หนังสือ ออก เปน็ ต้น หลักการบันทึก ควรแยกเป็นเร่ือง ๆ และควรมีหัวข้อแต่ละเรื่องว่า อะไร เม่ือไร ท่ีไหน ใคร ทาไม อยา่ งไร เพอ่ื สะดวกในการพิจารณาสงั่ การ การบันทกึ โดยปกติให้บันทึกหน้าเดียว และเว้นหน้ากระดาษด้านซ้ายมือ เพื่อสะดวกในการ เก็บเขา้ แฟ้ม ลักษณะของวิธีการบันทึกจาแนกได้เป็น ๕ ประเภท คือ บันทึกย่อเร่ือง บันทึกรายงาน บันทกึ ความเห็น บันทึกสั่งการ และบนั ทึกตดิ ตอ่ บันทกึ ฉบับหน่ึงอาจใช้วธิ ีการบนั ทกึ หลายลักษณะรวมกนั ก็ได้ บนั ทกึ ย่อเร่อื ง คือ การเขยี นหรอื พมิ พ์ โดยเก็บข้อความย่อจากต้นเรื่องเฉพาะประเด็นสาคัญ แต่ให้เขา้ ใจเรอื่ งเพยี งพอทจี่ ะส่ังงานได้โดยไมผ่ ิดพลาด ก่อนบันทึกย่อ ผู้บันทึกจะต้องต้ังหัวข้อเร่ืองว่าอะไร เม่ือไร ที่ไหน ใคร ทาไม อย่างไร เป็น ข้อ ๆ ไว้ก่อนแล้วจึงอ่านเรื่องให้ตลอด เพื่อจับประเด็นสาคัญของเรื่อง เขียนเป็นข้อความส้ัน ๆ การ เรียบเรยี งใหเ้ รียบเรยี งเปน็ ข้อ ๆ ขั้นแรกพยายามย่อเรื่องตามลาดับข้อความของหนังสือที่อีกฝ่ายหน่ึง ตดิ ตอ่ มาก่อนและขัน้ ต่อไป ปรบั ปรงุ แก้ไขลาดบั ใหมเ่ พอื่ ให้เข้าใจง่ายขึน้ การเสนอเรื่องท่ีบันทึกย่อจะต้องจัดเร่ืองให้เรียบร้อย ตอนท่ีเป็นประเด็นสาคัญในต้นเร่ืองให้ ขีดเส้นใต้หรือติดกระดาษค่ันหน้าตามหัวข้อที่เรียบเรียง เขียนข้อความหรือเลขที่กระดาษค่ันให้ สะดวกแก่การหลกิ อา่ น หนังสือฉบับใดที่มีข้อความสาคัญไม่อาจจะย่อลงให้สั้นได้อีก ให้เสนอไปทั้งเร่ือง โดยทาเป็น บันทึกต่อเน่ือง ความสาคัญตอนใดในหนังสือท่ีต้องการให้เป็นที่สังเกตในการพิจารณาสั่งการของ ผูบ้ ังคับบญั ชาให้ยกขอ้ ความสาคัญในตอนนน้ั บันทึกเสนอไปดว้ ย บนั ทกึ รายงาน คือ การรายงานเสนอผู้บังคับบัญชาในเร่ืองท่ีปฏิบัติหรือประสบพบเห็น หรือ สารวจสบื สวนซึง่ เกยี่ วกับราชการ ถ้าเป็นการรายงานเร่ืองในหน้าที่ ให้เขยี นรายงานขอ้ เทจ็ จรงิ ใหล้ ะเอียด ถา้ เปน็ รายงานเรอื่ งทไ่ี ดร้ บั มอบหมายเฉพาะใหร้ ายงานทุกเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาต้องการทราบ หรอื สนใจ ถา้ เป็นเรอ่ื งนอกเหนอื หน้าท่ซี ึ่งอาจเปน็ ประโยชน์แกร่ าชการด้วยความหวังดี ให้เขียนรายงาน ให้ส้ันเอาแต่ข้อความท่จี าเป็น แตแ่ ยกเปน็ หัวข้อไว้ตา่ งหาก ถ้าเป็นรายงานท่ีจะต้องให้ผู้บังคับบัญชาตัดสินใจ ให้ผู้รายงานเสนอความเห็นเพ่ือ ประกอบการพิจารณาของผบู้ งั คับบัญชาด้วย

- 299 - บันทึกความเห็น คือ ข้อความท่ีเขียนหรือพิมพ์แสดงความรู้สึกนึกคิดของตนเก่ียวกับเรื่องท่ี บันทึกว่า อะไร เม่ือไหร่ ท่ีไหน ใคร ทาไม อย่างไร เรื่องใดเร่ืองหนึ่ง เพื่อช่วยประกอบการพิจารณา สั่งการ บันทึกน้ีจะทาเป็นบันทึกต่อเน่ืองเรื่องใดเรื่องหน่ึง หรือต่อท้ายบันทึกย่อเร่ือง หรือบันทึก รายงานกไ็ ด้โดยสรปุ ประเดน็ ทเ่ี ปน็ เหตุแลว้ จงึ เขียนความเหน็ ท่เี ป็นผล ในกรณีท่ีเป็นบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา ถ้าเป็นเร่ืองที่จะส่ังการได้หลายทาง ให้บันทึก ความเห็นถงึ ผลดีผลเสยี ในการเลือกสง่ั การทางใดทางหนงึ่ ถ้าความเห็นน้ันเกี่ยวกับกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คาส่ังใด ก็ให้แนบตัวบทหรือ ข้อความของกฎหมาย กฎ ข้อบังคบั ระเบียบ คาส่งั ทเี่ กยี่ วกับเรื่องน้ันเสนอไปด้วย บันทึกส่ังการ คือ ข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาเขียนหรือพิมพ์ส่ังการไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาใน เรอื่ งใดเร่ืองหนึ่ง บันทึกติดต่อ คือ การเขียนหรือพิมพ์ข้อความติดต่อภายในระหว่างหน่วยงานหรือระหว่าง เจ้าหน้าทีใ่ นสังกัดเดยี วกัน ในกรณที ่มี กี ารอา้ งถึงหนงั สอื ทีเ่ คยตดิ ต่อกันหรือมีส่ิงที่ส่งมาด้วยให้ระบุไว้ในข้อความท่ีบันทึก ดว้ ย

- 300 - คาอธิบาย ๓ การร่างหนังสอื การร่างหนังสอื คือ การเรียบเรียงข้อความขั้นต้นตามเร่ืองท่ีแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับหรือ ผทู้ ี่ต้องทราบหนงั สือนน้ั กอ่ นทจี่ ะใช้จดั ทาเป็นตน้ ฉบบั เหตทุ ่ีตอ้ งรา่ งหนงั สือ เพื่อให้มกี ารตรวจแก้ให้เหมาะสมถกู ต้องตามระเบียบแบบแผนเสียก่อน เว้นแต่หนังสอื ทีเ่ ป็นงานประจาปกติอาจไมต่ ้องเสนอร่างตรวจแก้ก็ได้ หลักการร่างหนังสือ ผู้รา่ งจะต้องรแู้ ละเข้าใจให้แจ่มแจ้ง แยกประเด็นท่ีเป็นเหตุผลและความ มุ่งหมายที่จะทาหนังสือน้ัน โดยต้ังหัวข้อเกี่ยวกับเร่ืองที่จะร่างว่าอะไร เมื่อไร ที่ไหน ใคร ทาไม อย่างไร เป็นข้อ ๆ ไว้ การร่างให้ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความที่เป็นความ ประสงค์และขอ้ ตกลง ถา้ มีหลายข้อ ให้แยกเป็นข้อ ๆ เพ่ือให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย ความใดอ้างถึงบท กฎหมาย กฎ ขอ้ บังคบั ระเบียบ คาสง่ั หรอื เรื่องตวั อย่าง ต้องพยายามระบใุ ห้ชัดเจน พอท่ีฝ่ายผู้รับจะ ค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก การร่างควรใช้ถ้อยคาส้ันแต่เข้าใจง่าย พยายามใช้คาธรรมดาที่ไม่มี ความหมายไดห้ ลายทาง สานวนทีไ่ ม่เหมาะสมสาหรบั ใช้เปน็ สานวนหนังสือไม่ควรใช้ ควรระวังอักขระ วิธี ตวั สะกด การันต์ และวรรคตอนให้ถกู ตอ้ ง ข้อสาคัญต้องระลึกถึงผู้ที่จะรับหนังสือว่า เข้าใจถูกต้อง ตามความประสงค์ท่ีมหี นงั สือไป การรา่ งหนงั สอื โตต้ อบ จะต้องร่างโดยมหี ัวข้อตามแบบที่กาหนดไว้ ผู้ร่างจะต้องพิจารณาด้วย ว่าหนังสือที่ร่างน้ันควรจะมีถึงใครบ้าง หรือควรจะทาสาเนาให้ใครบ้าง เป็นการประสานงาน แล้ว บันทึกไว้ในร่างด้วย การอ้างเท้าความต้องพิจารณาว่า เรื่องท่ีจะร่างน้ี ผู้รับหนังสือทราบมาก่อน หรือไม่ ถา้ เคยทราบมาก่อนแล้ว ความตอนใดทเ่ี ปน็ เหตกุ ็ย่อลงได้ หรือถ้าเป็นการตอบหนังสือที่ผู้รับมี มา ข้อความที่เป็นเหตุเพียงแต่อ้างช่ือเรื่องก็พอ การร่างหนังสือไม่ว่าจะร่างถึงผู้ใดก็ตาม ให้ใช้ถ้อยคา สุภาพ และสมกับฐานะของผู้รับ ถ้าเป็นการปฏิเสธคาขอ ควรแจ้งเหตุผลในการท่ีต้องปฏิเสธให้ผู้ขอ เขา้ ใจ การร่างหนังสือที่มีลักษณะเป็นการส่ังการ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือสั่งการตามระเบียบ หรือร่าง เป็นหนงั สอื ราชการประเภทอื่น ต้องมีข้อความอันเป็นเหตุและผลเช่นเดียวกัน การใช้คาต้องให้รัดกุม อย่าเปิดช่องให้ตีความได้หลายนัย ซึ่งอาจทาให้เกิดการเข้าใจผิด และควรใช้ถ้อยคาท่ีผู้รับคาส่ัง สามารถปฏิบัติได้เพ่ือให้คาสั่งนั้นได้ผลสมความมุ่งหมาย ข้อความที่เป็นเหตุในคาส่ังจะมีประโยชน์ใน การช่วยแสดงเจตนารมณ์ของการส่ังให้ชัด เพ่ือสะดวกในการตีความเมื่อจาเป็นและทาให้ผู้ปฏิบัติรู้ ความหมายชัด ช่วยให้ปฏิบัติได้ถูกต้อง และอาจพิจารณาแก้ไขปัญหาได้เม่ือมีอุปสรรค ก่อนร่างควร พิจารณาค้นความว่ามีบทกฎหมายให้อานาจสั่งการไว้แล้วประการใด คาสั่งต้องไม่ชัดกับบทกฎหมาย ระเบยี บ ขอ้ บังคบั ถ้าขัดกับคาสั่งเกา่ ต้องยกเลิกคาสั่งเกา่ เสยี ก่อน การร่างหนังสือประชาสัมพันธ์ เช่น ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว จะต้องร่างตามแบบที่ กาหนดไว้ส่วนข้อความต้องสมเหตุสมผล เพื่อให้ผู้อ่านนึกคิดคล้อยตามเจตนาท่ีต้องการ อย่าให้มีข้อ ขัดแย้งกนั ในฉบับน้นั หรือขัดแยง้ กับฉบับก่อน เวน้ แต่เปน็ การแถลงแก้ ทง้ั น้ีควรใชถ้ ้อยคาสภุ าพ เพื่อความสะดวกในการเขยี นรา่ ง ผ้บู ังคับบญั ชาอาจกาหนดตัวอย่างให้ถือเป็นแนวปฏิบัติก็ได้ แต่เพ่ือการประหยัดกระดาษร่างจะใช้กระดาษท่ีมีอยู่ แม้แต่กระดาษท่ีพิมพ์แล้วหน้าหน่ึงและไม่ใช้ อาจใช้อีกหนา้ หน่งึ เปน็ การดาษร่างหนงั สือกไ็ ด้ ไม่จาเป็นต้องใชแ้ บบกระดาษร่างโดยเฉพาะ ผู้ร่างควรเขียนใหช้ ัดเจน อ่านง่าย เพือ่ ความสะดวกในการตรวจแก้รา่ งกอ่ นพมิ พ์ ถ้าจาเป็นจะ เขยี นบรรทดั หนง่ึ เว้นบรรทัดหนึง่ ก็ได้

- 301 - การเขียนให้เว้นเนื้อท่ีของด้านหน้าบรรทัดประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร ด้านหลังบรรทัด ประมาณ ๒ เซนตเิ มตร เพ่ือใช้เปน็ ท่สี าหรบั เขยี นคาแนะนาในการพมิ พ์ เม่ือร่างเสร็จให้เสนอตัวร่างและเร่ืองประกอบที่สมบูรณ์ขึ้นไปให้ผู้บังคับบัญชาตรวจร่างและ พจิ ารณาสั่งพมิ พ์ เมือ่ ได้พมิ พห์ นังสอื ฉบับนั้นและตรวจถูกต้องแล้ว ไม่จาเป็นต้องเก็บรักษากระดาษร่างไว้ เว้น แต่เรือ่ งสาคญั ควรเก็บไว้ประกอบเรื่อง

- 302 - คาอธิบาย ๔ การเขยี นและการพิมพ์ การเขยี นและการพิมพ์ หมายถงึ การทาใหเ้ กดิ ลายลกั ษณ์อักษรเป็นข้อความบนกระดาษ การเขียน ส่วนใหญ่จะใช้ในการร่างหนังสือ บันทึก จดรายงานการประชุม และใช้ในกรณีที่ สว่ นราชการไม่มเี ครื่องพมิ พ์ดีด ลกั ษณะการเขยี นทั่วไปจะต้องเขยี นให้อ่านและเข้าใจง่าย เอกสารบางลกั ษณะทีต่ อ้ งเขียนเป็นแบบพเิ ศษ เชน่ งานอาลกั ษณ์ ต้องใช้ลายมือและตัวเขียน โดยเฉพาะ การพิมพ์ หมายถึง การพิมพ์โดยใช้เคร่ืองพิมพ์ ปกติแล้วงานใดท่ีเป็นเอกสารทั่ว ๆ ไป สามารถใชเ้ ครอ่ื งพมิ พด์ ีดได้กค็ วรใชพ้ ิมพ์ดดี เพอ่ื ให้อ่านง่ายและสามารถทาสาเนาได้ง่าย ผู้พิมพ์ควรมีความระมัดระวังในการพิมพ์ กล่าวคือ พิมพ์ไม่ตก มีความรู้ในตัวสะกด การันต์ ตวั ย่อและควรมีความรู้รอบตวั นอกเหนอื จากการพมิ พห์ นังสืออกี เช่น เข้าใจขอ้ ความในหนังสือน้ัน จัด วรรคตอนไดถ้ กู ตอ้ งเมอ่ื จาเปน็ รหู้ ลกั ภาษา รูแ้ บบหนังสอื ราชการ ชื่อส่วนราชการ ช่ือและตาแหน่งใน วงราชการ ร้จู ักและอ่านลายมอื ผรู้ า่ งท่เี ก่ยี วขอ้ งได้ดี พิจารณาการใช้กระดาษ วางรูปหนังสือ สามารถ จัดลาดับและแบ่งงานให้เหมาะสมและรู้จักรักษาเครื่องพิมพ์ดีดให้สะอาดอยู่ในสภาพที่ใช้การได้อยู่ เสมอ การพิมพ์หนังสอื ราชการภาษาไทย มหี ลักเกณฑก์ ารพิมพด์ ังนี้ ๑. การพิมพ์หนังสือราชการที่ต้องใช้กระดาษตราครุฑ ถ้ามีข้อความมากกว่า ๑ หน้า หนา้ ตอ่ ไปใหใ้ ชก้ ระดาษไม่มตี ราครุฑ แตใ่ หม้ ีคุณภาพเชน่ เดียวหรอื ใกลเ้ คยี งกบั แผน่ แรก ๒. การพิมพห์ ัวขอ้ ตา่ ง ๆ ใหเ้ ปน็ ไปตามแบบหนังสอื ทกี่ าหนดไวใ้ นระเบยี บ ๓. การพิมพ์ ๑ หน้ากระดาษขนาด เอ ๔ โดยปกติให้พิมพ์ ๒๕ บรรทัด บรรทัดแรกของ กระดาษควรอย่หู ่างจากขอบกระดาษดา้ นบนประมาณ ๕ เซนติเมตร ๔. การกน้ั ระยะในการพมิ พ์ ๔.๑ ในบรรทัดหน่งึ ให้ต้ังจงั หวะเคาะของพิมพด์ ดี ไว้ ๗๐ จงั หวะเคาะ ๔.๒ ให้กน้ั ระยะห่างจากขอบกระดาษดา้ นซ้ายมือประมาณ ๓ เซนติเมตร เพื่อความ สะดวกในการเก็บเข้าแฟม้ ๔.๓ ตัวอกั ษรสดุ ทา้ ยควรหา่ งจากขอบกระดาษด้านขวาไม่น้อยกวา่ ๒ เซนติเมตร ๕. ถ้าคาสุดท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ไม่สามารถพิมพ์จบคาในบรรทัดเดียวกันได้ ให้ใชเ้ ครอื่ งหมายยตั ภิ ังค์ ( - ) ระหวา่ งพยางค์ ๖. การย่อหน้าซ่ึงใช้ในกรณีที่จบประเด็นแล้ว จะมีการขึ้นข้อความใหม่ ให้เว้นห่างจาก ระยะกน้ั หนา้ ๑๐ จงั หวะเคาะ ๗. การเว้นบรรทัดโดยทั่วไปจะต้องเว้นบรรทัดให้ส่วนสูงสุดของตัวพิมพ์และส่วนต่าสุด ของตัวพมิ พไ์ ม่ทบั กนั ๘. การเวน้ วรรค ๘.๑ การเวน้ วรรคโดยทวั่ ไปเวน้ ๒ จังหวะเคาะ ๘.๒ การเว้นวรรคระหวา่ งหัวข้อเรื่องกบั เรือ่ ง ใหเ้ ว้น ๒ จังหวะเคาะ ๘.๓ การเว้นวรรคในเน้ือหา เรื่องท่ีพิมพ์มีเน้ือหาเดียวกัน ให้เว้น ๑ จังหวะเคาะ ถา้ เน้อื หาต่างกนั ใหเ้ วน้ 2 จงั หวะเคาะ

- 303 - ๙. การพมิ พห์ นงั สือท่ีมหี ลายหนา้ ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยให้พิมพ์ตัวเลขหน้ากระดาษไว้ ระหว่างเคร่ืองหมายยัติภังค์ ( - ) ที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษห่างจากขอบกระดาษด้านบนลงมา ประมาณ ๓ เซนติเมตร ๑๐.การพิมพ์หนังสือท่ีมีความสาคัญ และมีจานวนหลายหน้า ให้พิมพ์คาต่อเนื่องของ ข้อความท่ีจะยกไปพิมพ์หน้าใหม่ไว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้าน้ัน ๆ แล้วตามด้วย . . . (จุด ๓ จุด) โดยปกติให้เว้นระยะห่างจากบรรทัดสุดท้าย ๓ ระยะบรรทัดพิมพ์ และควรจะต้องมีข้อความของ หนังสอื เหลอื ไปพมิ พ์ในหน้าสุดทา้ ยอยา่ งน้อย ๒ บรรทัด ก่อนพิมพ์คาลงท้าย

- 304 -

- 305 - คาอธบิ าย ๕ การกาหนดตัวเลขสาหรบั ใช้เปน็ หัวข้อ เพ่ือความสะดวกในการอ้างถึงและการค้นหาข้อความที่อ้าง การจาแนกหัวข้อโดยปกติให้ใช้ ตัวเลขล้วนๆ โดยถอื หลกั ดังตอ่ ไปนี้ ๑. ในกรณีทใี่ จความสามารถแบ่งเป็นข้อใหญ่ๆ โดยแบ่งเป็นเล่ม ภาค ตอน หรือบท ให้ ใช้เลขเรียงลาดับตั้งแต่ ๑ เป็นลาดับไปจนกว่าจะจบเรื่อง หากมีคานาหรืออารัมภบทก่อนขึ้นต้นเร่ือง จะใชเ้ ลข ๐ เป็นเลขกาหนดหวั ข้อกไ็ ด้ ๒. การจาแนกหัวข้อย่อยๆ ลงไปน้ัน จะแบ่งออกเป็นช่วงๆ แต่ละช่วงจะแบ่งออกเป็น ๔ ข้ัน ได้แก่ การจาแนกหัวข้อชั้นต้น ชั้นลูก ช้ันหลาน และชั้นเหลน โดยใช้เลขเรียงลาดับกันไป และ ใสจ่ ุดระหวา่ งชัน้ น้ันๆ ๒.๑ การจาแนกหวั ข้อช่วงท่ี ๑ ให้จาแนกดงั นี้ การจาแนกช้ันตน้ ให้ใช้ตวั เลขเรยี งจาก ๑ เป็นลาดับไปจนกวา่ จะจบเรอ่ื ง การจาแนกช้ันลูก ใช้ในกรณีท่ีมีข้อความท่ีต้องจาแนกต่อไปจากชั้นต้น เป็นช้ันท่ี ๒ ให้ใส่จุดและ ตวั เลขเรยี งจาก ๑ เปน็ ลาดบั ไปตอ่ จากชน้ั ลกู เชน่ ๑.๑. ๑.๒ ๑.๓ ๑.๔ การจาแนกช้ันหลาน ใช้ในกรณีที่มีหัวข้อย่อยที่จะต้องจาแนกต่อไปจากชั้นลูก เป็นชั้นท่ี ๓ ให้ใส่จุดและตัวเลขเรียงจาก ๑ เป็นลาดับไปต่อจากช้ันลูก เช่น ๑.๑.๑ ๑.๑.๒ ๑.๑.๓ ๑.๑.๔ การจาแนกช้ันเหลน ใช้ในกรณีท่ีมีหัวข้อย่อยที่จะต้องจาแนกต่อไปจากชั้น หลานเป็นชั้นที่ ๔ ให้ใส่จุดและตัวเลขเรียงจาก ๑ เป็นลาดับไปต่อจากชั้นหลาน เช่น ๑.๑.๑.๑ ๑.๑.๑.๒ ๑.๑.๑.๓ ๑.๑.๑.๔ ๒.๒ การจาแนกหัวข้องชว่ งที่ ๒ ใชใ้ นกรณีมีหวั ข้อยอ่ ยท่จี ะต้องแบ่งต่อไปจากช่วงที่ ๑ อีก ให้ใส่ตัวเลขเรียงจาก ๑ เปน็ ลาดับไปไวใ้ นเครอื่ งหมายวงเล็บ ( ) ต่อจากการจาแนกหัวข้อช่วงท่ี ๑ เชน่ ๑.๑.๑.๑ (๑) ๑.๑.๑.๑ (๒) ๑.๑.๑.๑(๓) ถ้ามีข้อความที่จะแยกเป็นชั้นย่อยๆต่อไปอีก ให้จาแนกเป็น ชั้นลูก ชั้นหลาน และชั้นเหลน โดยถือปฏิบัติเช่นเดียวกับการจาแนกหัวข้อย่อยช่วงที่ ๑ ตามข้อ ๒.๑ แต่ให้อยู่ใน เคร่ืองหมายวงเล็บ ( ) ตวั อยา่ งเชน่ การจาแนกช่วงที่ ๒ ชน้ั ลกู ๑.๑.๑.๑ (๑.๑) ๑.๑.๑.๑ (๑.๒) ๑.๑.๑.๑ (๑.๓) การจาแนกช่วงท่ี ๒ชั้นหลาน ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑) ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๒) ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๓) การจาแนกช่วยท่ี ๒ ชั้นเหลน ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๒) ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๓) ๒.๓ การจาแนกหัวข้อย่อยช่วงท่ี ๓ ช่วงที่ ๔..............ใช้ในกรณีที่ยังมีหัวข้อย่อย และจะต้องแบ่งตอ่ ไปจากช่วงที่ ๒ ช่วงท่ี ๓ ...........แลว้ แต่กรณี ให้ถือปฏิบัติเช่นเดียวกับข้อ ๒.๒ โดย ใชเ้ คร่ืองหมายวงเล็บ ( ) ในการแบ่งชว่ ง ตัวอย่างเช่น การจาแนกช่วงท่ี ๓ ชั้นลูก ๑.๑.๑.๑(๑.๑.๑.๑.) (๑.๑) การจาแนกช่วงที่ ๔ ชนั้ หลาน ๑.๑.๑.๑(๑.๑.๑.๑.) (๑.๑.๑.๑.) (๑.๑.๑)

- 306 - การจาแนกช่วงท่ี ๕ ช้นั เหลน ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑.) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) ๓. เพื่อความสะดวกในการเรียก การจาแนกข้อย่อยในตอนใดตอนหนึ่งตามข้อ ๒ อาจ เรียกชื่อช่วงและชน้ั ประกอบด้วยเลขท่ีของขอ้ ก็ได้ เช่น การจาแนกช่วงท่ี ๒ ชั้นหลาน ข้อ ๘ ไดแ้ ก่ ๑.๕.๓.๔ (๒.๔.๘) การจาแนกช่วงที่ ๓ ชน้ั ต้น ขอ้ ๓ ไดแ้ ก่ ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๓) ๔. การจาแนกหัวข้อซ่ึงไม่มีการจาแนกหัวข้อย่อยลงไปอีก จะกาหนดหัวข้อ โดยใช้ ตัวอักษรแทนตัวเลขกไ็ ด้ เชน่ ขอ้ ก. หรอื (ก) ๕. ในกรณีมหี ลักเกณฑ์กาหนดวิธปี ฏบิ ัตเิ กีย่ วกับการใช้ตัวเลขเป็นหัวข้อได้เป็นอย่างอ่ืน กใ็ หน้ ามาใชไ้ ด้โดยอนุโลม เชน่ การกาหนดหวั ข้อในเอกสารทางวิชาการ เปน็ ตน้

- 307 - คาอธิบาย ๖ การทาสาเนา สาเนา คือ เอกสารที่จัดทาขึ้นเหมือนกับต้นฉบับ ไม่ว่าจะทาจากต้นฉบับ สาเนาคู่ฉบับ หรือ จากสาเนาอีกช้ันหน่งึ ในกรณีมีความจาเป็นต้องใช้เอกสารราชการนั้นๆ เพ่ิมข้ึน และเอกสารเหล่านั้นไม่ได้จัดทาไว้ หลายฉบับ จาเป็นต้องจัดทาสาเนาข้ึนเพ่ือใช้เป็นหลักฐานในการประกอบการพิจารณาของทาง ราชการ การทาสาเนาอาจทาได้หลายวิธี ดังนี้ ๑. วิธีคัดหรอื ลอกจากต้นฉบับ คาต่อคา ใหถ้ กู ต้องกับตน้ ฉบบั เดมิ ๒. วิธีถอดหรือจัดทาพร้อมต้นฉบับ เช่น พิมพ์ต้นฉบับพร้อมสาเนาด้วยการใช้กระดาษ คารบ์ อน ๓. วิธถี า่ ยจากต้นฉบบั เช่น การถ่ายดว้ ยเครอ่ื งถา่ ยเอกสาร ๔. วธิ ีอดั สาเนา ด้วยการทาใหห้ มกึ ท่ีกระดาษไขตน้ ฉบบั ตดิ ที่กระดาษสาเนา สาเนาแบ่งออกเปน็ ๒ ประเภท คือ ๑. “สาเนาคู่ฉบับ” เป็นสาเนาท่ีจัดทาพร้อมกับต้นฉบับ และเหมือนต้นฉบับ ผู้ลง ลายมือชื่อในต้นฉบับจะลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจลายมือช่ือ หรอื ลายมอื ชอ่ื ยอ่ ไว้ทข่ี า้ งทา้ ยขอบล่างดา้ นขวาของหนังสอื ๒. “สาเนา” เป็นสาเนาที่ส่วนราชการหรือเจ้าหน้าที่จัดทาขึ้น สาเนานี้อาจทาขึ้นด้วย การถ่าย คัด อัดสาเนา หรือดว้ ยวิธีอนื่ ใด สาเนาชนิดนโ้ี ดยปกติตอ้ งมกี ารรับรอง การรับรองสาเนา ให้มีคารับรองว่า “ สาเนาถูกต้อง” และให้เจ้าหน้าท่ีตั้งแต่ระดับ ๒ หรือ เทียบเท่าข้ึนไป ซ่ึงเป็นเจ้าของเรื่องที่ทาสาเนานั้นขึ้น ลงลายมือช่ือรับรอง พร้อมท้ังลงชื่อตัวบรรจง ตาแหน่ง และวัน เดือน ปีท่ีรับรอง และโดยปกติให้มีคาว่า “สาเนา” ไว้ที่กึ่งกลางหน้าเหนือบรรทัด แรกของสาเนาหนงั สอื ด้วย ในกรณีท่ีมีการลงชื่อในกระดาษไข ให้เจ้าหน้าท่ีเจ้าของเรื่องลงลายมือชื่อกากับในสาเนา ค่ฉู บบั ไวเ้ ป็นหลักฐาน

- 308 - คาอธิบาย ๗ การเสนอหนังสอื การเสนอหนังสือ คือ การนาหนังสือที่ดาเนินการช้ันเจ้าหน้าที่เสร็จแล้ว เสนอต่อ ผบู้ ังคบั บัญชาเพอื่ พจิ ารณา บันทกึ ส่งั การ ทราบ และลงช่ือ การเสนอหนังสอื ให้เสนอไปตามสายการปฏบิ ัตงิ าน ตามลาดับชั้นผู้บังคับบัญชา ยกเว้นกรณี ดังต่อไปนี้ ๑. เร่ืองท่ีมีการกาหนดช้ันความเร็วหรือเฉพาะเจาะจงจนถึงบุคคล ให้เสนอโดยตรงได้ แต่ตอ้ งรายงานให้ผู้บงั คบั บัญชาทราบด้วย ๒. เรื่องที่มีกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ กาหนดไว้โดยเฉพาะส่วน เช่น เร่ือง รอ้ งเรยี น การกลา่ วหา หรอื อุทธรณค์ าสั่งตอ่ ผู้บังคับบญั ชาชั้นเหนือข้ึนไป วิธเี สนอหนงั สือ เจ้าหน้าท่ีผูร้ วบรวมเสนอเรื่องเสนอ ควรแยกหนงั สือทเ่ี สนออกเปน็ ประเภทๆ เสยี ก่อน เรอื่ งลับ ให้แยกปฏิบัติตามระเบียบวา่ ดว้ ยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ พ.ศ.๒๕๑๗ เรื่องด่วน ด่วนมาก ดว่ นท่ีสดุ ให้แยกออกปฏบิ ัติโดยเรว็ และรบี เสนอข้นึ ไปทนั ที เรื่องอ่ืนๆ ใหพ้ จิ ารณาและจดั เรยี งลาดบั วา่ เปน็ เร่อื งทต่ี อ้ งการสง่ั การ พจิ ารณาหรือเพ่อื ทราบ โดยปกติการเสนอหนังสือต้องใส่แฟ้มหรือของเรียงตามลาดับ โดยแยกตามลักษณะ ความสาคญั ของเร่ือง แตใ่ ห้จัดลาดับเรือ่ งที่ต้องพจิ ารณาก่อนไว้ข้างหน้า เร่ืองที่ได้รับมาก่อนต้องเสนอ เพ่อื ใหไ้ ดร้ ับการปฏบิ ัตใิ หเ้ สรจ็ กอ่ น ในกรณีทีส่ ่วนราชการมีหนังสือราชการมาก ควรแยกเป็นประเภท ละแฟ้มหรอื ซอง หากส่วนราชการใดมหี นงั สอื รายการนอ้ ย อาจใชแ้ ฟ้มเดยี วกไ็ ด้ เรื่องที่เกี่ยวกับประชาชนตามหลักการที่ดีนั้น ควรตอบให้ทราบโดยเร็ว ตามกาหนด ระยะเวลาทก่ี าหนดไวส้ าหรบั การปฏิบตั ิราชการของส่วนราชการนั้นๆ สาหรับหนังสือราชการท่ีติดต่อ ระหวา่ งหนว่ ยราชการด้วยกันเองให้ถือปฏบิ ตั เิ ชน่ เดียวกัน การจัดหนังสือเสนอ ให้จัดให้สะดวกในการพิจารณา โดยมีเอกสารประกอบการพิจารณาให้ พร้อม และต้องจัดให้เป็นระเบียบเพ่ือให้พลิกดูได้ทันที ผู้รวบรวมเร่ืองเสนอควรมีบันทึกย่อไว้ว่า หนงั สอื ในแฟม้ มเี ร่อื งอะไรบ้าง เม่ือรับแฟ้มไปเพ่ือเอาไว้พิจารณา ในกรณีที่ผู้บังคับบัญชานาเร่ืองออก จากแฟม้ ไปพิจารณา จะตอ้ งเขยี นบันทึกสอดไวใ้ นแฟ้มแทนที่เรื่องทนี่ าออกไปด้วย การเสนอหนังสือเร่ืองสาคัญซึ่งมีรายละเอียดจะต้องพิจารณามาก ผู้ทาเรื่องอาจขอนาเร่ือง เสนอดว้ ยตนเองก็ได้ ท้ังนี้เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้บังคับบัญชาสอบถามเหตุผลบางประการประกอบการพิจารณา เพื่อ ไดร้ ับอนุมตั แิ ลว้ ก็นาเรื่องไปเสนอด้วยตนเอง เร่ืองหนังสือฝากเสนอ คือ เป็นหนังสือจากหน่วยงานอ่ืน ซึ่งไม่อยู่ในสายงานปกติของหน่วย ราชการน้ันๆ ท่ีนาเสนอผู้บังคับบัญชาชั้นเหนือข้ึนไปพิจารณาให้ส่ังการ ให้ผู้ฝากเสนอทาบัญชีเป็น หลักฐานไว้ เมื่อหนังสือฝากนั้นได้รับการพิจารณาแล้ว ผู้ฝากจะได้รับคืนไปให้ลงชื่อรับไปด้วย ผู้รับ ฝากจะต้องสนใจในการเสนอเท่าๆ กบั งานในหนว่ ยงานของตน ลักษณะการจัดเรียงหนังสือเสนอ ให้เรียงลามาก่อนดับขึ้นมา โดยเม่ือมีการบันทึกขึ้นมาใหม่ ให้เรียงซ้อนไว้ข้างหน้าเป็นลาดับ เม่ือเรื่องไปถึงผู้บังคับบัญชา ผู้บังคับบัญชาจะเห็นบันทึกของผู้ บันทึกหลังสุดมาก่อน ส่วนผู้บันทึกแรกจะอยู่หลังสุด และเพ่ือความสะดวกแก่ผู้บังคับบัญชาในการ พิจารณาความเห็นท่ีผ่านขึ้นมาตามลาดับ จะให้หมายเลข ๑ ๒ ๓ โดยเขียนตัวเลขอยู่ภายในวงกลม

- 309 - กากับเร่ืองที่เสนอขึ้นมาตามลาดับก็ได้ ถ้าเรื่องท่ีเสนอมีหลายแผ่น เพ่ือให้เกิดความเรียบร้อยและ ป้องกันการสูญหาย ให้เย็บหรือยึดติดกันให้เรียบร้อยท่ีมุมบนด้านซ้ายมือ ถ้าเย็บให้เย็บทางด้านซ้าย ขนานกบั สันหนังสอื ในกรณที ผ่ี ู้บงั คบั บญั ชาสั่งการในเร่อื งที่เสนอแล้ว เรื่องต้องย้อนกลับผ่านลงมาตามลาดับสาย งานเช่นเดียวกัน ผู้ผ่านเร่ืองต้องลงชื่อย่อและวันท่ี เดือน พ.ศ. กากับ ยกเว้นเร่ืองท่ีเร่งด่วน จะต้อง ดาเนินการปฏิบัติในทันที ให้ส่งเร่ืองนั้นตรงไปยังผู้ปฏิบัติ และให้เป็นหน้าท่ีของหน่วยปฏิบัติที่จะต้อง เสนอใหผ้ ูบ้ งั คับบญั ชาตามลาดบั ชน้ั ได้ทราบการสง่ั การนั้น ๆ ดว้ ย

- 310 - คาอธิบาย ๘ การจา่ หน้าซอง วิธปี ฏบิ ัตใิ นการจา่ หน้าซองหนงั สือราชการ อาจแยกได้เป็น ๒ กรณี คือ ๑. กรณที ่ีส่วนราชการเป็นผู้จัดส่งหนังสือเอง โดยใช้สมุดส่งหนังสือหรือมีใบรับแนบติด ไปกับซอง และมีพนักงานหรือเจ้าหน้าท่ีส่งหนังสือของส่วนราชการเป็นผู้ไปส่งด้วยตนเอง ให้จ่าหน้า ซองตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๔๕ ซ่ึงมีตัวอย่างตาม แบบท่ี ๑๕ ท้ายระเบียบ ๒. กรณีที่สว่ นราชการจัดสง่ หนงั สือโดยทางไปรษณยี ์ ให้ปฏบิ ตั ิดงั นี้ ๒.๑ ใหส้ ่วนราชการทจี่ ัดสง่ หนังสอื ทางไปรษณีย์ ระบุชื่อส่วนราชการหรือหน่วยงาน และสถานท่ีต้ัง ไวบ้ ริเวณมุมบนซา้ ยด้านจา่ หน้า ใตค้ รุฑ และเหนอื เลขทห่ี นังสือ ๒.๒ ระบุช่ือหรือตาแหน่งของผู้รับพร้อมท่ีอยู่หรือสังกัด และรหัสไปรษณีย์ที่บริเวณ กลางซองด้านจ่าหน้า ๒.๓ ในกรณีท่ีเป็นการจัดส่งโดยมีข้อตกลงกับการสื่อสารแห่งประเทศไทยขอชาระ คา่ ฝากสง่ เปน็ รายเดือน ใหม้ ีรายละเอียดบนด้านจ่าหน้าเพ่มิ ขน้ึ ดังนี้ ๒.๓.๑ ระบุข้อความ “ชาระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ใบอนุญาตท่ี .../.... ชื่อท่ีทาการท่ีฝากส่ง” ในกรอบส่ีเหลี่ยมผืนผ้าแนวนอน ขนาด ๒ คูณ ๔ เซนติเมตร ท่ีมุมบนขวาของ ดา้ นจ่าหนา้ ๒.๓.๒ ให้เจ้าหน้าท่ีผู้รับผิดชอบในการฝากส่งลงลายมือช่ือ หรือประทับตรา ลายมอื ชื่อกากับไวท้ ม่ี ุมลา่ งซ้ายด้านจ่าหน้า โดยใหพ้ มิ พช์ อื่ เต็มและตาแหนง่ ไวด้ ว้ ย ตัวอย่างการจา่ หนา้ ซองหนงั สอื ราชการทฝ่ี ากส่งทางไปรษณีย์ถงึ ผูร้ บั ในประเทศ

- 311 - คาอธบิ าย ๙ การควบคุมเรง่ รดั งานสารบรรณ การควบคุมและเร่งรัดงานสารบรรณ คอื การควบคมุ ใหง้ านสารบรรณดาเนินไปโดยเรียบร้อย ถูกต้องตามระเบียบ รวดเร็ว และมีหลักฐานครบถ้วน เพื่อให้การปฏิบัติงานในเร่ืองน้ันๆ ได้เสร็จสิ้น โดยรวดเร็ว การควบคุมและเร่งรัดงานสารบรรณจะบังเกิดผลมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับการเอาใจใส่ ควบคุมของผู้บังคับบัญชาตามลาดับช้ัน และเพื่อให้งานสารบรรณดาเนินไปด้วยความรวดเร็ว และ เรียบรอ้ ย ผู้บังคับบญั ชาตอ้ งปฏิบัตงิ านสารบรรณใหเ้ ป็นตวั อย่างอนั ดแี ก่ผู้ใตบ้ งั คบั บัญชา ๑. การเร่งรดั งานทางดา้ นสารบรรณทวั่ ไป ใหด้ าเนนิ การดงั นี้ ๑.๑ เพื่อให้งานราชการดาเนินไปด้วยความรวดเร็ว หนังสือราชการท้ังปวงที่ไม่มีปัญหา ควรจะต้องรีบดาเนินการให้เสร็จเรียบร้อยไปโดยเร็ว และหากจะต้องตอบให้ทราบก็ให้ตอบให้ผู้ถาม ทราบโดยเร็วตามกาหนดระยะเวลาทก่ี าหนดไว้ สาหรบั การปฏิบตั ริ าชการของสว่ นราชการนนั้ ๆ ๑.๒ หนังสือราชการทั้งปวงที่ไม่มีปัญหา เม่ือถึงบุคคลใดบุคคลนั้น ต้องพิจารณาเสนอ ความเห็นทันที ใหเ้ สรจ็ ในวันนัน้ หรอื อย่างช้า ในวันรงุ่ ข้ึน ๑.๓ งานที่ประทับตราคาว่า ด่วนที่สุด ด่วนมาก ด่วน ให้รับดาเนินการให้เสร็จโดยทันที สาหรับงานทมี่ กี าหนดเวลา ให้เรง่ ดาเนินการให้แล้วเสรจ็ ภายในกาหนดเวลา ๑.๔ สาหรับงานท้ังปวง ถ้าเป็นงานที่มีปัญหาให้แจ้ให้เจ้าของเร่ืองท่ีถามทราบถึงปัญหา ชน้ั หนงึ่ กอ่ น ๒. การตรวจสอบเพ่ือเร่งรัดงาน ให้มีการตรวจสอบงานสารบรรณเพ่ือดาเนินการเร่งรัดเป็น งวดๆ โดยแบง่ ออกเป็น ๓ งวด คอื ประจาสัปดาห์ ประจาเดือน และประจาปี ๒.๑ การเร่งรัดประจาสัปดาห์ จะต้องพิจารณาว่างานที่ผ่านเข้ามาในสัปดาห์หน่ึง งาน เสร็จเรียบร้อยเพียงใด จัดเก็บเข้าแฟ้มเรียบร้อยตามระเบียบหรือไม่ งานที่คั่งค้างมีมากน้อยเพียงใด ตดิ ค้างอย่ทู ใ่ี ด แล้วเร่งรดั ใหม้ ีการปฏิบตั ิโดยรวดเรว็ ดว้ ยวาจาหรือหนังสือ ๒.๒ การเร่งรัดประจาเดือน ให้พิจารณาว่างานที่รับเข้ามาแต่ละเดือนดาเนินการเสร็จ เรียบร้อยเพียงใด จัดเก็บเข้าระบบเรียบร้อยตามระเบียบหรือไม่ งานท่ีคั่งค้างติดอยู่ท่ีใด และ ดาเนินการไปแล้วเพียงไร แล้วเร่งรัดให้มีการปฏิบัติโดยเร็ว การเตือนเม่ือเห็นล่าช้า ให้เตือนเป็น หนังสอื ๒.๓ การเร่งรัดประจาปี ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับการเร่งรัดประจาเดือน แต่ให้พิจารณาว่า หนงั สือทเ่ี กบ็ ไว้นนั้ จะต้องรบั การทาลายตามระเบยี บที่กาหนดไวห้ รือไมอ่ ีกด้วย ๒.๔ งานท่เี ป็นเร่ืองเรง่ ด่วนเป็นกรณพี ิเศษ ให้มกี ารเตือนเร่งรัดเป็นพเิ ศษ ไม่ต้องคานึงถึง เวลาทก่ี าหนดไว้

- 312 - คาอธบิ าย ๑๐ รายงานการประชมุ ๑. ตามระเบยี บข้อ ๒๕ ได้ให้ความหมายของคาว่า “รายงานการประชุม” ไว้ว่า การบันทึก ความคิดเห็นของผู้ประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ดังน้ัน เมื่อมีการ ประชมุ จงึ เป็นหน้าท่ีของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบจัดทารายงานการประชุมตามแบบที่ ๑๑ ทา้ ยระเบียบ โดยมรี ายละเอยี ด ตามท่กี าหนดไวใ้ นระเบียบขอ้ ๒๕ ดังนี้ ๑.๑ รายงานการประชุม ให้ลงช่ือคณะที่ประชุมหรือการประชุมของคณะนั้น เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการ............ ๑.๒ ครั้งท่ี ใหล้ งคร้ังทท่ี ีป่ ระชมุ เปน็ รายปี โดยเริ่มครั้งแรกจากเลข ๑ เรียงเป็นลาดับไป จนส้ินปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุม เมื่อข้ึนปีปฏิทินใหม่ให้เร่ิมครั้ง ๑ ใหม่ เรียงไป ตามลาดับ เช่น คร้ังที่ ๑/๒๕๓๓ หรือจะลงจานวนคร้ังท่ีประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรือการ ประชุมน้นั ประกอบกับครัง้ ทีป่ ระชมุ เปน็ รายปกี ไ็ ด้ เช่น ครงั้ ท่ี ๒๐๕-๑ / ๒๕๓๓ เปน็ ตน้ ๑.๓ เม่ือ ให้ลงวัน เดือน ปี ท่ีประชุม โดยลงวันที่พร้อมตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของ เดือน และตัวเลขของปีพุทธศกั ราช เช่น เมือ่ วันที่ ๑๐ มกราคม ๒๕๓๓ ๑.๔ ณ ให้ลงชือ่ สถานท่ีที่ใช้เป็นทีป่ ระชมุ ๑.๕ ผมู้ าประชุม ใหล้ งชอื่ และหรอื ตาแหน่งของผู้ได้รับแต่งต้งั ให้เป็นคณะท่ปี ระชุมซ่ึงมา ประชุมในกรณีท่ีเป็นผู้ได้รับการแต่ตั้งให้เป็นผู้แทนหน่วยงานให้ระบุว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พรอ้ มตาแหนง่ ในคณะทป่ี ระชุม หรือการประชุมนั้น ในกรณีเป็นผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุม แทน และลงด้วยวา่ มาประชมุ แทน ผูใ้ ดหรอื ตาแหนง่ ใด หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด ๑.๖ ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงช่ือและหรือตาแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งต้ังเป็นคณะที่ ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่ สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบดว้ ยกไ็ ด้ ๑.๗ ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงช่ือและหรือตาแหน่งของผู้ท่ีมิได้รับการแต่งต้ังเป็นคณะท่ี ประชมุ ซ่งึ ไดเ้ ข้ารว่ มประชมุ และหน่วยงานที่สงั กดั ถา้ มี ๑.๘ เร่มิ ประชุมเวลา ให้ลงเวลาทเ่ี รม่ิ ประชมุ ๑.๙ ข้อความ ให้บันทึกข้อความตามที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิด ประชมุ และเร่อื งที่ประชุมกับมตหิ รือขอ้ สรุปขอทป่ี ระชุมในแต่ละเร่ืองประกอบด้วยหวั ขอ้ ดังน้ี ๑.๙.๑ เรือ่ งทป่ี ระธานแจ้งใหท้ ่ีประชุมทราบ ๑.๙.๒ เรื่องการรับรองรายงานการประชมุ ๑.๙.๓ เร่ืองที่เสนอให้ทีป่ ระชุมทราบ ๑.๙.๔ เรือ่ งท่ีเสนอให้ทปี่ ระชุมพิจารณา ๑.๙.๕ เร่อื งอ่ืนๆ (ถา้ ม)ี ๑.๑๐ เลกิ ประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาที่เลิกประชุม ๑.๑๑ ผู้จดรายานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซ่ึงได้รับมอบหมายให้จดรายงานการ ประชุมลงลายมือช่ือ พร้อมทั้งพิมพ์ช่ือเต็มและนามสกุลไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งน้ัน ด้วย

- 313 - ๒. การจดรายงานการประชมุ อาจทาได้ ๓ วธิ ี ๒.๑ จดละเอยี ดทกุ คาพูดของกรรมการ หรือผเู้ ข้ารว่ มประชุมทุกคน พร้อมดว้ ยมติ ๒.๒ จดย่อคาพดู ทเี่ ปน็ ประเด็นสาคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม อันเป็นเหตุผล นาไปสูม่ ตขิ องทป่ี ระชุม พรอ้ มด้วยมติ ๒.๓ จดแตเ่ หตผุ ลกับมติของท่ปี ระชมุ การจดรายงานการประชุมโดยวธิ ีใดน้นั ใหท้ ่ีประชุมนั้นเองเป็นผู้กาหนด หรือให้ประธานและ เลขานุการของทปี่ ระชุมปรกึ ษาหารอื กนั และกาหนด ๓. การรับรองรายงานการประชมุ อาจทาได้ ๓ วธิ ี ๓.๑ รับรอในการประชุมคร้ังน้ัน ใช้สาหรับกรณีเร่ืองเร่งด่วน ให้ประธานหรือเลขานุการ ของทป่ี ระชุม อา่ นสรปุ มตใิ ห้ทปี่ ระชุมพจิ ารณารับรอง ๓.๒ รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงานการประชุม คร้ังทแี่ ล้วมาให้ท่ปี ระชมุ พจิ าณารับรอ ๓.๓ รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมคร้ังต่อไป หรือมีแต่ยัง กาหนดเวลาประชุมคร้งั ต่อไปไมไ่ ด้ หรอื มรี ะยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งแรกน้ันมาก ให้เลขานุการ ส่งรายงานการประชุมไปใหบ้ ุคคลในคณะกรรมการพิจารณารบั รอง ภายในระยะเวลาทีก่ าหนด

- 314 -



- 316 - คาขึ้นต้น สรรพนาม คาลงท้ายในหนังสอื ราชการและคาท่ีใชใ้ นการจา่ หนา้ ซอง ผรู้ บั หนังสือ คาข้ึนตน้ สรรพนาม คาลงท้าย คาท่ีใชใ้ นการจา่ หนา้ 1. พระราชวงศ์ ซอง 1.1 พระบาทสมเด็จ พระเจ้าอยหู่ วั ขอเดชะฝา่ ละอองธลุ ี ใต้ฝา่ ละอองธุลพี ระ ควรมิควรแลว้ แตท่ รง พระบาทปกเกลา้ ปก บาทกรณุ าโปรด พระกรณุ า โปรด กระหม่อม เกล้าฯ กระหม่อม ขอเดชะ ข้าพระพุทธเจ้า (ออก ข้าพระพุทธเจ้า........ ชื่อเจา้ ของหนังสอื ) ขอ (หรอื จะเอาคาวา่ ขอ พระราชทานบรมราช ขา้ พระพุทธเจา้ เดชะมาไวท้ ้ายชอื่ วโรกาส กราบบังคม เจ้าของหนงั สือก็ได)้ ทูลพระกรุณาทราบฝา่ ละอองธุลีพระบาท 1.2 สมเดจ็ ขอเดชะฝา่ ละอองธลุ ี ใต้ฝ่าละอองธลุ ีพระ ควรมิควรแลว้ แต่ทรง ขอพระราชทาน พระบรมราชินีนาถ พระบาทปกเกล้าปก บาท พระกรุณา โปรด ทลู เกล้าทลู กระหม่อม กระหม่อม กระหม่อม ขอเดชะ ถวายขอเดชะ ขา้ พระพุทธเจ้า (ออก ขา้ พระพุทธเจา้ ........ ชอื่ เจ้าของหนังสอื ) ขอ ขา้ พระพุทธเจ้า (หรือจะเอาคาวา่ ขอ พระราชทานบรมราช เดชะมาไว้ท้ายช่อื วโรกาส กราบบังคม เจา้ ของหนังสือก็ได)้ ทลู พระกรุณาทราบฝ่า ละอองธุลีพระบาท 1.3 สมเดจ็ พระบรม ขอพระราชทานกราบ ใตฝ้ า่ ละอองพระ ขอพระราชทานกราบ ราชินี บังคมทลู .................. บาท บังคมทลู .................. สมเดจ็ พระบรมรา ทราบฝา่ ละอองธุลี ขา้ พระพุทธเจ้า ชนนี พระบาท สมเด็จพระยุพราช (สยามมงกุฎราช กมุ าร) สมเด็จพระบรมราช กุมารี

- 317 - ผ้รู ับหนงั สือ คาขึ้นตน้ สรรพนาม คาลงท้าย คาท่ใี ช้ในการจา่ หนา้ 1.4 สมเดจ็ เจา้ ฟา้ ขอพระราชทานกราบ ใตฝ้ ่าพระบาท ควรมิควรแลว้ แตจ่ ะ ซอง ทูล (ออกพระนาม) โปรดเกลา้ โปรด ทราบฝา่ พระบาท ข้าพระพุทธเจ้า กระหม่อม ขอพระราชทานกราบ ขา้ พระพุทธเจา้ บงั คมทูล (ระบุพระนาม) (ลงชอื่ ) 1.5 พระบรมวงศช์ ้ัน ขอพระราชทานกราบ ใตฝ้ ่าพระบาท ควรมิควรแลว้ แตจ่ ะ ขอพระราชทานกราบ พระองค์เจ้า ทูล (ออกพระนาม) โปรดเกล้าโปรด บังคมทลู (ระบพุ ระนาม) ทราบฝา่ พระบาท ขา้ พระพุทธเจา้ กระหม่อม ข้าพระพุทธเจ้า (ลงชื่อ) 1.6 พระเจ้าวรวงศ์ กราบทูล (ระบุพระ ฝ่าพระบาท ควรมคิ วรแล้วแต่จะ กราบทลู (ระบุพระนาม) เธอ (ท่ีมิได้ทรงกรม) นาม) โปรด พระอนวุ งศช์ ้ันพระ ทราบฝ่าพระบาท (ชาย)เกลา้ กระหม่อม วรวงศ์เธอ (ที่ทรง (หญิง) เกลา้ กรม) กระหม่อมฉัน 1.7 พระอนวุ งศช์ ้นั ทลู (ระบุพระนาม) ฝ่าพระบาท ควรมคิ วรแล้วแตจ่ ะ ทลู (ระบุพระนาม) พระวรวงศ์เธอ (ท่ีมิได้ ทราบฝา่ พระบาท (ชาย)กระหม่อม โปรด ทรงกรม) (หญงิ ) กระหม่อมฉนั 1.8 พระอนุวรวงศ์ ทลู (ระบุพระนาม) ฝ่าพระบาท แล้วแต่จะโปรด ทลู (ระบุพระนาม) ชัน้ หมอ่ มเจา้ (ชาย)กระหม่อม (หญงิ ) กระหม่อมฉัน 2. พระภิกษุ ขอประทานกราบทลู ใตฝ้ ่าพระบาท ควรมคิ วรแลว้ แตจ่ ะ ขอประทานกราบทลู 2.1 สมเดจ็ (ออกพระนาม) โปรดเกล้าโปรด (ระบุพระนาม) พระสังฆราชเจา้ กระหม่อม ข้าพระพุทธเจา้ 2.2 สมเด็จ กราบทูล ฝ่าพระบาท ควรมคิ วรแล้วแตจ่ ะ กราบทูล (ระบุพระนาม) พระสงั ฆราช (ออกพระนาม) โปรด (ชาย)เกลา้ กระหม่อม (หญงิ ) เกลา้ กระหม่อมฉัน

- 318 - ผูร้ บั หนังสือ คาขน้ึ ตน้ สรรพนาม คาลงท้าย คาทใ่ี ช้ในการจา่ หน้า พระคุณเจา้ ซอง 2.3 สมเด็จพระราชา นมสั การ.................. กระผม – ดฉิ นั ขอนมัสการดว้ ยความ นมัสการ................ คณะ เคารพอย่างย่ิง รองสมเดจ็ พระราชา คณะ 2.4 พระราชคณะ นมัสการ.................... พระคุณเจา้ ขอนมสั การด้วยความ นมัสการ................ กระผม – ดฉิ ัน เคารพอยา่ งสูง 2.5 พระภิกษสุ งฆ์ นมัสการ.................... ท่าน ขอนมัสการด้วยความ นมัสการ................ ทัว่ ไป ผม – ดิฉัน เคารพ 3. บคุ คลธรรมดา กราบเรียน ขา้ พเจา้ ขอแสดงความนับถือ กราบเรยี น 3.1 ประธาน ผม – ดฉิ นั อย่างสูง องคมนตรี ทา่ น นายกรฐั มนตรี ประธานรฐั สภา ประธานสภา ผ้แู ทนราษฎร ประธานวฒุ ิสภา ประธานศาลฎกี า รฐั บุรุษ 3.2 บคุ คลธรรมดา เรยี น ขา้ พเจ้า ขอแสดงความนับถือ เรยี น นอกจาก 3.1 กระผม – ดฉิ ัน - ทา่ น หมายเหตุ (1) ผูท้ ีเ่ ชญิ กระแสพระบรมราชโองการไปยังผ้ใู ด ไม่ตอ้ งใช้คาลงทา้ ยในหนังสือน้นั (2) คาทใ่ี ชใ้ นหนงั สือถึงพระราชวงศ์ และพระภกิ ษุ ตาม 1 และ 2 ใหใ้ ช้คาราชา ศพั ท์หรอื ถ้อยคาสุภาพ ซง่ึ เป็นไปตามขนบธรรมเนียม ประเพณี หรือตามทท่ี าง ราชการกาหนด (3) ในกรณีท่มี ีหนังสือราชถึงผู้รับระบเุ ฉพาะตาแหน่ง ให้ใช้คาขึ้นตน้ สรรพนาม คา ลงท้ายในหนังสอื ราชการและคาที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง ตามตาแหน่ง



- 320 - การไหลเวยี นของหนังสอื ครบกระบวนการ 11. 10. 9. 4. ( ) 3. 5. () () 2. / 6. / ( -) (- ) 7. 1. - ) 8.(

การไหลเวียนของหนงั สอื เข้า - 321 - 3. () 2. / 4. ( -) () 1. - () การไหลเวียนของหนงั สือออก 3. ) 4. - ( ( 2. ) () 1.

- 322 -



- 324 - โครงสรา้ งหนงั สอื ภายนอก มโี ครงสร้างประกอบด้วยสว่ นสาคญั 4 ส่วน คอื

- 325 - โครงสรา้ งหนงั สอื ภายใน มีโครงสร้างประกอบด้วยสว่ นสาคญั 4 ส่วน คอื

- 326 - โครงสรา้ งหนงั สือประทบั ตรา มีโครงสร้างประกอบด้วยสว่ นสาคญั 4 ส่วน หรอื 3 สว่ น แลว้ แตเ่ รื่อง ดงั น้ี

- 327 - ความแตกตา่ งระหวา่ งหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และบันทึก หนงั สอื ภายนอก หนังสอื ภายใน บนั ทึก 1. ติดต่อระหว่างกระทรวงหรือ 1. ติดต่อระหว่างกรมหรอื 1. ติดต่อภายในกรมเดยี วกัน หนว่ ยงานและบุคคลอนื่ เทยี บเทา่ ในสังกัดกระทรวง 2. ผ้ลู งนามเป็นหวั หน้าส่วน เดยี วกัน 2. หัวหน้าสว่ นราชการหรอื ราชการระดับ กระทรวงหรือผู้ 2. ผ้ลู งนามเป็นหวั หน้าสว่ น เจา้ หน้าท่ีทส่ี ามารถลงนามได้ ได้รับมอบหมาย ราชการระดับกรม กอง หรือผู้ 3. ใชก้ ระดาษบนั ทึกข้อความ 3. ใช้รูปแบบหนงั สอื ภายนอก ได้รับมอบหมาย หรือกระดาษอืน่ ก็ได้ อาจไม่มี ใชก้ ระดาษครุฑ มเี ร่ือง มเี รียน 3. ใช้รปู แบบหนงั สือภายใน ใช้ เรอื่ งก็ได้ อ้างถึง สงิ่ ทส่ี ง่ มาดว้ ย (ถา้ ม)ี กระดาษบันทึกข้อความมีเรอื่ ง 4. เป็นทางการหรอื ไม่เปน็ 4. เปน็ พธิ ีการเต็มรูปแบบ ออก เฉพาะกบั เรียน ทางการก็ได้ ออกเลขท่ภี ายใน เลขทท่ี ุกครงั้ 4. เปน็ ทางการ ออกเลขท่ี แต่ หรอื ไม่มเี ลขท่ีก็ได้ 5. ต้องพมิ พใ์ ห้เรยี บร้อย พธิ ีการน้อยกวา่ 5. พมิ พ์หรอื เขียนด้วยลายมอื ก็ 6.มีสาเนาคู่ฉบับและสาเนา 5. ตอ้ งพมิ พ์ให้เรียบร้อย ได้ ครบถว้ น 6. มสี าเนาคูฉ่ บับและสาเนา 6. อาจไมม่ สี าเนาก็ได้ การอ้างหนังสอื ท้ังสามประเภทนี้ สามารถใช้คาวา่ หนงั สือ ไดท้ ง้ั หมด แตบ่ างหน่วยงานก็ใช้ คาวา่ บันทึก ก็ได้

- 328 - ตวั อยา่ งการเขียนเหตุที่มหี นงั สือไป ตวั อยา่ งเหตุที่มหี นังสือไป ตอนเดียว ดว้ ยกรมสรรพากรจะจดั การฝกึ อบรมเจ้าหน้าทธี่ รุ การของกรมสรรพากร จานวน ๓๐ คน ตามหลกั สตู รการเขยี นหนังสือราชการ ในระหว่างวันท่ี ๑ - ๑๐ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๔ เต็มวันในเวลา ราชการ ในการน้ีกรมสรรพากรขอความอนุเคราะห์ใช้ห้องฝึกอบรมของสถาบันพัฒนาข้าราชการ พลเรือน สานักงาน กพพพ สาหรับการฝกึ อบรมดงั กล่าว จึงเรยี นมาเพ่ือขอไดโ้ ปรดอนุเคราะห์ให้กรมสรรพากรใชห้ ้องของสถาบนั พฒั นาข้าราชการพล เรอื นสาหรับการฝึกอบรมดังกล่าวด้วย จะขอบคณุ มาก ตัวอยา่ งเหตุท่ีมีหนังสอื ไป ๒ ตอน ตามท่ีสานักงาน กพพพ ได้อนุเคราะห์ให้กรมสรรพากรใช้ห้องของสถาบันพัฒนาข้าราชการ พลเรือนเพ่ือฝึกอบรมเจ้าหน้าท่ีธุรการของกรมสรรพากร ตามหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ ใน ระหวา่ งวันที่ ๑ - ๑๐ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๔ น้ัน บดั นี้ การฝกึ อบรมหลกั สูตรดังกลา่ วได้เสร็จสิ้นลงแล้ว ในการฝึกอบรมครั้งน้ี เจ้าหนา้ ที่ของ สถาบนั พฒั นาข้าราชการพลเรอื นได้อานวยความสะดวกและใหค้ วามชว่ ยเหลอื อย่างดีย่งิ ทาใหก้ าร ฝึกอบรมสาเรจ็ เป็นผลดี สมความมุ่งหมาย จงึ เรียนมาเพื่อโปรดทราบ และขอขอบคุณ ณ โอกาสน้ี ตวั อย่างเหตทุ ่ีมีหนังสือไป ๓ ตอน ตามท่ีกระทรวงมหาดไทย มอบหมายให้กรมป่าไม้ดาเนินการให้ราษฎรในจังหวัดชุมพร ที่บ้านเรือนเสียหายเพราะวาตภัย ได้ใช้ไม้ที่โค่นล้มเพราะวาตภัยสาหรับปลูกสร้างบ้านเรือนของตน นัน้ กรมปา่ ไม้ได้ดาเนินการดงั กลา่ วแลว้ แตย่ ังมีต้นไม้ท่ีโค่นล้มกระจัดกระจายอยู่อีกจานวนมาก ซง่ึ ใช้ปลูกสรา้ งซอ่ มแซมบา้ นเรอื นไม่ได้ และไดร้ ับรายงานจากจังหวัดชุมพรว่า ต้นไม้ดังกล่าวอาจถูก กระแสน้าพัดพาไปปะทะบ้านเรือนราษฎรที่ปลูกไม้อีกเมื่อถึงฤดูฝน จังหวัดจึงขอความช่วยเหลือ มายงั กรมป่าไม้ให้ซกั ลากไม้เหล่านัน้ ออกไปให้พน้ เขตอนั ตรายดังกลา่ ว กรมป่าไม้พิจารณาแล้วเห็นควรขอความร่วมมือองค์การอุตสาหกรรมป่าไม้ เพ่ือดาเนินการ ตามทีจ่ ังหวดั ขอความช่วยเหลอื จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณาสั่งให้องค์การอุตสาหกรรมป่าไม้พิจารณาให้ความ ชว่ ยเหลอื แกจ่ ังหวัดตอ่ ไป



- 330 - แนวทางการเขียนบนั ทึกรายงานผลการเขา้ รบั การฝกึ อบรม บนั ทึกขอ้ ความ ส่วนราชการ . xxxx . ท่ี . xx/xx . วนั ที่ . xx มกราคม 2551 . เรื่อง รายงานผลการฝึกอบรมหลักสตู ร “..........................................................................................” เรียน ............................................................................... 1. ท่ีมาของเรื่อง ตามคาสัง่ ................................... ใหก้ ระผม (ดิฉัน)........................ (ตาแหนง่ )......................................... เขา้ รบั การฝกึ อบรมหลกั สูตร “.................................................” เมอื่ วนั ท่.ี .................................................................. ณ ................................................ นน้ั 2. รายละเอยี ดการอบรม กระผม(ดิฉนั ) ไดร้ บั การฝึกอบรมครบถว้ นตามหลักสตู ร แล้ว ขอรายงานผลใหท้ ราบดังน้ี 2.1 หวั ข้อวชิ าและวทิ ยากร................................................................................... …………………………………………………………………… รายละเอียดตามหลกั สตู รทแ่ี นบ 2.2 รปู แบบและวธิ กี ารอบรม............................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2.3 ผลการฝกึ อบรม............................................................................................ ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. ขอ้ คิดเห็น................................................................................................................ ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. ขอ้ เสนอ................................................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… จงึ เรียนมาเพื่อโปรดทราบและพจิ ารณา ...................................................... (....................................................) .....................................................

- 331 - แนวทางการเขียนบนั ทึกรายงานการประชุมตามทไ่ี ด้รับมอบหมาย บนั ทึกขอ้ ความ ส่วนราชการ . xxxx . ที่ . xx/xx . วันที่ . xx มกราคม 2551 . เร่อื ง รายงานการประชุม...................................................................................................................... เรยี น ............................................................................... 1. ทม่ี าของเรื่อง ตามหนงั สือ (หรอื ตามทผี่ บู้ งั คบั บญั ชา)............................................. ไดม้ อบหมายให้กระผม (ดิฉนั )............................................(ตาแหน่ง)................................................... เข้าประชุม...................... เมอ่ื วันที.่ ...................... เวลา........................ ณ ............................... นนั้ 2. รายละเอียดการประชุม กระผม(ดฉิ ัน) ได้ประชุมเรียบร้อยแลว้ ขอรายงานผลการ ประชุมใหท้ ราบดังน้ี 2.1 ประธานทีป่ ระชุม.................................................. ผมู้ าประชมุ ประกอบดว้ ย ผู้แทนจาก................................................................. จานวน ................ คน 2.2 เร่ืองแจง้ ทราบ............................................................................................... ............................................................................................................................. .................................. 2.3 เร่อื งทที่ ่ีประชุมพิจารณา 2.3.1………………………………………. ทปี่ ระชมุ มีมติ....................................... 2.3.2………………………………………. ที่ประชมุ มีมติ....................................... 3. ข้อคิดเห็น (ของผูบ้ นั ทึก) ......................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. ข้อเสนอ................................................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… จงึ เรยี นมาเพอื่ โปรดทราบและพจิ ารณา ...................................................... (....................................................) .....................................................

- 332 - แนวทางการเขียนบนั ทึกรายงานผลการดาเนินงาน บันทึกขอ้ ความ ส่วนราชการ . xxxx . ท่ี . xx/xx . วนั ที่ . xx มกราคม 2551 . เรื่อง รายงานผลการดาเนินงาน............................................................................................................. เรยี น ............................................................................... 1. ท่มี าของเร่อื ง ตามท.่ี ............................ได้มอบหมายให้กระผม(ดฉิ ัน)...................... ไปดาเนนิ การ เม่อื .......................................................................... ณ ............................... นัน้ 2. การรายงานผลการดาเนนิ การ กระผม(ดิฉนั ) ได้ดาเนินการตามท่ีได้รบั มอบหมาย เรยี บรอ้ ยแลว้ ขอรายงานผลใหท้ ราบดังนี้ 2.1 สรุปความเป็นมาของเร่ือง............................................................................. ............................................................................................................................. ................................... 2.2 การดาเนินการที่ทาไปแลว้ และผลท่ีไดร้ บั ................................................... ............................................................................................................................. .................................. 2.3 ปัญหาและอปุ สรรค หรือขัดข้อง................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. ข้อคิดเหน็ …………………........................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. ข้อเสนอ................................................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบและพิจารณา ...................................................... (....................................................) .....................................................

- 333 - แนวทางการเขียนบนั ทกึ รายงานผลการปฏบิ ตั กิ าร บันทึกขอ้ ความ ส่วนราชการ . xxxx . . ที่ . xx/xx . วนั ที่ . xx มกราคม 2551 . เรอื่ ง รายงานผลการปฏบิ ตั งิ านในรอบ x เดอื น ต้ังแต่ ถึง เรยี น ............................................................................... 1. ท่ีมาของเรื่อง ตามท่ี............................................................ กาหนดให้บคุ ลากรใน สงั กัดรายงานผลในการปฏบิ ตั งิ านในรอบ................เดอื น เพอ่ื .................................................. นั้น 2. การรายงานผลการดาเนินการ กระผม(ดฉิ ัน)......................... ตาแหนง่ .................. มีหนา้ ทีร่ ับผดิ ชอบ...................................................... ขอรายงานผลการปฏิบัติงานดังต่อไปนี้ 2.1 งานทีไ่ ด้ปฏบิ ัติ (เชิงปริมาณ) 2.1.1 …………………………………………………….. จานวน............................. 2.1.2 …………………………………………………….. จานวน............................. 2.1.3 …………………………………………………….. จานวน............................. 2.2 ผลการปฏบิ ัติงาน (เชิงคณุ ภาพ) ................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2.3 ปัญหา อปุ สรรค หรือข้อขดั ขอ้ ง................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. ข้อคิดเห็น …………………........................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. ข้อเสนอ................................................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… จึงเรียนมาเพือ่ โปรดทราบและพิจารณา ...................................................... (....................................................) .....................................................

- 334 - แนวทางการเขียนบนั ทกึ รายงานเหตกุ ารณ์ บนั ทึกข้อความ ส่วนราชการ . xxxx . ท่ี . xx/xx . วนั ท่ี . xx มกราคม 2551 . เร่ือง รายงานเหตกุ ารณ.์ ....................................................................................................................... เรยี น ............................................................................... 1. ปญั หา ด้วยปรากฏวา่ เมอื่ วันท.ี่ .................................... เวลา..................... ได้เกิด เหตกุ ารณ์............................................................................................................................................... ณ ...................................................................... 2. ข้อเท็จจริง กระผม (ดิฉัน) ขอสรปุ รายงานใหท้ ราบดังน้ี 2.1 สาเหตแุ ละผลท่ตี ามมา................................................................................... ........................................................................................................................... .................................... 2.2 การดาเนินการทีท่ าไปแลว้ และผลท่ีได้รับ..................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2.3 ปัญหาอุปสรรค หรือข้อขัดข้อง................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. ขอ้ คิดเหน็ …………………........................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. ข้อเสนอ................................................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดทราบและพจิ ารณา ...................................................... (....................................................) .....................................................

- 335 - แนวทางการเขยี นบนั ทกึ ขออนุมัติโครงการ บนั ทึกขอ้ ความ ส่วนราชการ . xxxx . ที่ . xx/xx . วนั ท่ี . xx มกราคม 2551 . เร่ือง ขออนุมตั ิโครงการฝึกอบรม หลักสูตร “.....................................................................................” เรียน ............................................................................... 1. ท่มี าของเร่ือง ตามนโยบาย (ปัญหาหรอื ความสาคญั ของเรอ่ื ง) ................................ นั้น เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบาย (เพื่อแก้ปัญหา หรือเห็นความสาคัญ) ดังกล่าว (ชื่อหน่วยงาน) ................................... จึงได้จัดทาโครงการ “...................................” ข้ึน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ ............................................................... รายละเอียดโครงการตามเอกสารแนบ 2. รายละเอยี ดการดาเนนิ การ 2.1 หัวขอ้ การอบรม และวิทยากร....................................................................... ............................................................................................................................. .................................. 2.2 รปู แบบและวิธกี ารฝึกอบรม........................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2.3 ผ้เู ข้ารับการอบรม (บุคลากรระดับใด จากหนว่ ยใด จานวนเท่าใด)................. 2.4 วัน เวลา สถานที่............................................................................................. 2.5 งบประมาณ................ บาท เบกิ จา่ ยจากงบ................................................. 3. ประโยชน์ทคี่ าดวา่ จะได้รับ...................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… จงึ เรียนมาเพอ่ื โปรดพิจารณาอนุมัตดิ ้วย จะขอบคุณย่ิง ...................................................... (....................................................) .....................................................

- 336 - *หลักการปฏบิ ัติงาน หลกั การปกครอง และข้อควรปฏิบัติของผู้ใตบ้ ังคับบญั ชา *หลกั การปฏิบตั งิ าน ๑๐ ประการ ๑. ต้องถอื วา่ ผู้รว่ มงานมีความสาคญั ต่องาน ๒. ต้องมมี นุษยสัมพนั ธ์อนั ดีและชอบบริการช่วยเหลือผ้อู ่ืน ๓. ต้องหมน่ั ศกึ ษาหาความรู้เพ่มิ เตมิ อยู่เสมอ ทั้งด้านธรุ การ วิชาการ ปฏิบัตกิ ารและความรู้ ทั่วไป ๔. ต้องรอบรงู้ านในหนา้ ทเ่ี ป็นอยา่ งดี ๕. ต้องพยายามปรับปรุงส่งเสริมผ้รู ว่ มงานให้มคี วามรู้ความเข้าใจในเรื่องทเ่ี กี่ยวข้องกนั กับ งานและเหน็ ความสาคัญของงานที่ทาดว้ ย ๖. ตอ้ งร้จู ักป้อนงานให้เหมาะสมกับนสิ ยั ความสามารถ กาลเทศะและให้พอเหมาะกบั กาลงั ของบุคคล ๗. มคี วามสนใจในงานท่ที า ซอ่ื สัตย์ ละเอยี ดรอบคอบและตรงเวลา ๘. มีความอดทน อุตสาหะ และสู้งาน ๙. มีวิธกี ารปฏิบตั งิ านทีด่ ี เช่น มีการเตรยี มงาน ปรกึ ษาหารอื รว่ มกัน วางแผนและโครงการ ร่วมกัน รจู้ กั แบง่ งานกันทา ติดตามผลงาน ประเมนิ ผลงานและกาหนดโครงการปฏิบัตงิ านขึน้ ใหม่ ๑๐. มหี ลักการปกครองที่ดี หลักการปกครอง ๒๐ ข้อ ๑. ไม่เผด็จการ ๒. ไมย่ ดึ ม่ันในตนเองจนเกนิ ไป ๓. ไมพ่ ดู จารุนแรง หยาบคาย และไม่กล่าววา่ ผูใ้ ตบ้ ังคบั บัญชาตอ่ หน้าผู้อนื่ ๔. ไมเ่ ชื่อคนง่าย ๕. ไม่เอาเปรียบผู้ใตบ้ งั คับบัญชา ๖. ไมห่ าประโยชน์ในทางมชิ อบ ๗. ไม่นนิ ทาผู้ใตบ้ ังคบั บัญชา ๘. มเี หตผุ ลดี ๙. มีใจเปน็ ธรรม ๑๐. มพี รหมวหิ าร ๑๑. มอี ารมณด์ ีไม่ว่วู าม ๑๒. รู้จกั ใหค้ วามสนิทสนมเป็นกันเอง ๑๓. รจู้ กั ชว่ ยเหลือดูแลทกุ ข์สขุ ของผู้ใตบ้ ังคับบัญชา ๑๔. รู้จักปรับความเขา้ ใจซ่ึงกันและกัน 15. รู้จักเคารพในเหตผุ ลของผรู้ ว่ มงาน 16. รู้จักผ่อนสัน้ ผอ่ นยาวและรู้จักแสดงความเข้มแข็งแหง่ นสิ ยั ในโอกาสอันควร 17. รจู้ กั ให้กาลังใจแกผ่ ้รู ่วมงาน 18. รจู้ กั ใหอ้ ภยั และไม่อาฆาตมาดร้ายผรู้ ่วมงาน

- 337 - 19. ประพฤตแิ ละปฏิบัตเิ ปน็ ตัวอยา่ งทด่ี ี 20. พิจารณาความดีความชอบดว้ ยความระเอยี ดรอบคอบ มหี ลกั การ วิธีการและเหตุผลดี (*หลัก = สาระทม่ี น่ั คง, เครอื่ งยดึ ) ขอ้ ควรปฏิบตั ิของผใู้ ตบ้ ังคับบญั ชา 20 ข้อ 1. ไม่อวดดี 2. ไม่กล่าวรบั หรอื ปฏิเสธตลอดเวลา 3. ไมน่ ินทาลบั หลัง 4. ไมแ่ สดงความโกรธเม่ือผูบ้ งั คับบญั ชาไม่เห็นด้วยกบั ทา่ น 5. ไม่บ่นถึงความยากลาบากในงานตอ่ ผูบ้ ังคับบัญชา 6. ไม่รบกวนเรื่องเลก็ ๆ น้อย ๆ จกุ ๆ จกิ ๆ 7. ไม่แก่ประชาธปิ ไตยเกินไป 8. ไม่ก่อศัตรูให้เปน็ ที่กวนใจผ้บู งั คบั บญั ชา 9. ไมล่ ะลาบละลว้ ง ล่วงเกนิ ทัง้ ต่อหน้าและลับหลงั 10.ไม่ก่อกวนหรือทาใหเ้ กิดความแตกแยก 11.เรยี นนิสยั การทางานของท่าน 12.ชว่ ยใหค้ วามคดิ – คาส่งั ผ้บู ังคับบญั ชาได้ผล 13.ปฏบิ ัติตามระเบียบวินัย 14.ทางานให้เสรจ็ เรียบร้อย 15.ให้เกยี รติและใหค้ วามเคารพตามควรแก่ฐานะ 16.จะเขา้ หาต้องดูโอกาสและเวลาใหเ้ หมาะสม 17.คดิ ในทางที่เปน็ กุศล 18.หลีกเลี่ยงการสอพลอ 19.ร้จู กั ประเมินตนเองบ้าง 20.รู้จักกตญั ญูกตเวที

- 338 - หลกั การทางาน ผมได้เคยกลา่ วกบั ผ้เู ขา้ ประชุม อบรมว่า ด้วยงานสารบรรณทุกรุ่นในตอนท้ายของการประชุม อบรมโดยฝากหลกั การทางานซึง่ ถอื ไดว้ ่าเป็นคุณสมบตั ิของนักบรหิ ารหรือนักทางานไว้ ๕ ประการ คือ ต้องเป็นผู้มีความสามารถ ฉลาดรอบรู้ ส้งู าน มนุษยสมั พันธ์ทดี่ แี ละมเี กยี รติเชอ่ื ถอื ได้ เคยมีผู้เข้า ประชุมอบรมถามวา่ อยากทราบรายละเอียดของหลักการทางานทั้ง ๕ ประการ เพ่ือความกระจ่าง ชดั ดว้ ย เหตุน้ี จงึ ได้พยายามเรียบเรียงคาอธบิ ายประกอบหลกั การทางานทงั้ ๕ ข้อใหญ่ ขอ้ ละ ๑๐ ข้อย่อย จนเปน็ ผลสาเรจ็ ดงั น้ี ๑. มีความสามารถ ๑.๑ บรหิ ารอยา่ งมแี ผนงานและโครงการ ๑.๒ จดั ระบบงานดีและรู้จักแบ่งงาน ๑.๓ มคี วามรเิ ร่ิมสร้างสรรค์และร้จู กั ปรบั ปรงุ งานให้พัฒนาอยูเ่ สมอ ๑.๔ มีวสิ ยั ทัศน์กวา้ งไกล ๑.๕ มคี วามชานาญในหน้าทีก่ ารงาน ๑.๖ สามารถทางานให้เปน็ ผลสาเรจ็ ไดด้ ีกว่าผอู้ ื่นในโอกาสเทา่ ๆ กนั ๑.๗ ร้จู กั ตริตรองมีไหวพริบและตัดสนิ ใจดี ๑.๘ ร้จู กั การใชเ้ ทคโนโลยแี ละวสั ดุอปุ กรณ์ต่าง ๆ ๑.๙ รจู้ ักชว่ ยเหลอื และชว่ ยแก้ไขปัญหาในด้านการทางานให้แกเ่ พอื่ นร่วมงาน ๑.๑๐ ปกครองดแู ลเพ่ือนรว่ มงานดี ไมต่ ึงหรือหย่อนเกินไป ๒. ฉลาดรอบรู้ ๒.๑ มีสตปิ ญั ญาและความเฉียบแหลม ๒.๒ มคี วามรงู้ านในหนา้ ที่ดี ๒.๓ มีความรใู้ นดา้ นกฎหมายและระเบียบท่ีเก่ียวข้องกับงานในหนา้ ทด่ี ี ๒.๔ มคี วามรูใ้ นดา้ นงานสารบรรณดี ๒.๕ มีความรู้ในดา้ นงานธุรการดี ๒.๖ มคี วามร้ใู นด้านวิชาการท่เี กีย่ วกับงานในหนา้ ท่ดี ี ๒.๗ มีความรู้ในด้านทว่ั ไปดี ๒.๘ มีความรูใ้ นด้านธรรมะ ศลิ ปวฒั นธรรมดี ๒.๙ มีความรู้ในดา้ นเทคโนโลยีวทิ ยาการใหม่ ๆ ภาษาไทยและภาษาองั กฤษดี ๒.๑๐ มีความร้เู ทา่ ถงึ การณ์ดี

- 339 - *จรรยาบรรณของเจ้าหน้าที่ท่ีดี 10 ประการ 1. ขอให้ยึดกฎหมายและระเบียบท่ีเก่ียวข้องเป็นหลกั ในการประพฤตแิ ละปฏบิ ตั ิ 2. ขอใหเ้ ป็นนักบริการทด่ี ี 3. ขอให้มีมนุษยสมั พนั ธ์อันดี 4. ขอให้ทางานเปน็ ปัจจุบัน 5. ขอให้ขยนั ตั้งใจทางาน และอุทศิ เวลาใหแ้ กร่ าชการ 6. ขอให้มีความซ่ือสัตยส์ ุจริต ตรงไปตรงมา 7. ขอจงเปน็ ผรู้ บั ผิดชอบในงานที่ดีที่สุด 8. ขอจงเปน็ ผูล้ ะเอยี ดรอบคอบ 9. ขอจงเปน็ ผ้ตู รงต่อเวลา สร้างความเชื่อถือใหแ้ กผ่ รู้ ว่ มงานและผู้มาตดิ ต่อ 10.ขอจงหมั่นศึกษาหาความรู้เพ่ิมเตมิ อยู่เสมอ ทันสมยั - เหตุการณ์ สรุปจรรยาบรรณทดี่ สี าหรับเจ้าหนา้ ท่ี 1. ยดึ ระเบยี บ 2. บริการดี 3. มมี นษุ ยสมั พันธ์ 4. ทางานเป็นปัจจุบนั 5. ขยนั 6. ซอื่ สตั ย์ 7. ปฏบิ ัติรบั ผดิ ชอบ 8. รอบคอบ 9. ตรงต่อเวลา 10.หาความรู้ (*จรรยาบรรณ = ความประพฤตทิ ี่ผูป้ ระกอบวชิ าชพี ตา่ ง ๆ กาหนดขึน้ เพอ่ื รักษาชือ่ เสียงเกยี รตคิ ุณ)

- 340 -