คู่มือการปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณ

- 242 - เลม่ 122 ตอนพเิ ศษ 99 ง ราชกจิ จานุเบกษา 23 กนั ยายน 2548 ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ----------------------- โดยทีเ่ ป็นการสมควรปรับปรงุ ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 เสียใหม่ให้เหมาะสมยง่ิ ขน้ึ คณะรฐั มนตรีจงึ วางระเบียบไว้ ดงั ต่อไปน้ี ข้อ 1 ระเบียบน้ีเรยี กวา่ \"ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526\" ขอ้ 2 ระเบียบนี้ใหใ้ ช้บังคับตงั้ แต่วันท่ี 1 มิถุนายน 2526 เป็นต้นไป ข้อ 3 ใหย้ กเลกิ 3.1 ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 3.2 ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยการลงช่อื ในหนงั สอื ราชการ พ.ศ. 2507 3.3 ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการลงชื่อในหนังสือราชการ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2516 บรรดาระเบียบ ข้อบังคับ มติของคณะรัฐมนตรี และคาส่ังอ่ืนใด ในส่วนท่ีกาหนดไว้แล้วใน ระเบยี บนี้ หรือซ่ึงขดั หรอื แย้งกบั ระเบยี บนี้ ให้ใช้ระเบยี บน้ีแทน เวน้ แตก่ รณที ่ีกลา่ วในขอ้ 5 ขอ้ 4 ระเบียบน้ีใหใ้ ช้บงั คับแก่ส่วนราชการ ส่วนราชการใดมีความจาเป็น ท่ีจะต้องปฏิบัติงานสารบรรณนอกเหนือไปจากท่ีได้กาหนดไว้ ในระเบียบน้ใี ห้ขอทาความตกลงกับผรู้ ักษาการตามระเบยี บน้ี ขอ้ 5 ในกรณีท่กี ฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ กาหนดวิธี ปฏบิ ตั เิ กย่ี วกับงานสารบรรณไว้เปน็ อย่างอน่ื ให้ถอื ปฏบิ ตั ิตามกฎหมายหรอื ระเบยี บวา่ ด้วยการนนั้ ข้อ 6 ในระเบียบนี้ \"งานสารบรรณ\" หมายความว่า งานท่ีเก่ียวกับการบริหารงานเอกสารเริ่มต้ังแต่การจัดทา การรบั การสง่ การเก็บรักษา การยมื จนถงึ การทาลาย \"หนงั สอื \" หมายความวา่ หนังสือราชการ \"ส่วนราชการ\" หมายความว่า กระทรวง ทบวง กรม สานักงาน หรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐ ท้ังในราชการบริหารส่วนกลาง ราชการบริหารส่วนภูมิภาค ราชการบริหารส่วนท้องถ่ิน หรือใน ต่างประเทศ และให้หมายความรวมถงึ คณะกรรมการด้วย \"คณะกรรมการ\" หมายความว่า คณะบุคคลท่ีได้รับมอบหมายจากทางราชการให้ ปฏิบัติงาน ในเรื่องใด ๆ และให้หมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทางาน หรือคณะบุคคลอ่ืน ทีป่ ฏิบัติงานใน ลักษณะเดียวกัน ขอ้ 7 คาอธิบายซง่ึ กาหนดไว้ท้ายระเบียบ ให้ถือว่าเป็นส่วนประกอบท่ีใช้ในงานสารบรรณ และใหใ้ ช้เปน็ แนวทางในการปฏบิ ัติ ขอ้ 8 ให้ปลัดสานักนายกรัฐมนตรีรักษาการตามระเบียบน้ี และให้มีอานาจดีความ และ วินิจฉัยปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้ รวมทั้งการแก้ไขเพิ่มเติมภาคผนวกและจัดทา คาอธิบาย กับให้มีหนา้ ทีด่ าเนนิ การฝกึ อบรมเกี่ยวกบั งานสารบรรณ

- 243 - เล่ม 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานุเบกษา 23 กันยายน 2548 การตีความ การวนิ ิจฉยั ปญั หา และการแกไ้ ขเพ่ิมเติมภาคผนวก และคาอธิบายตามวรรคหน่ึง ปลัดสานักนายกรัฐมนตรีจะขอความเห็นจาก คณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบ สานกั นายกรฐั มนตรีเพ่ือประกอบการพจิ ารณาก็ได้ หมวด 1 ชนดิ ของหนงั สือ ----------------------- ขอ้ ๙ หนงั สอื ราชการ คอื เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ ๙.๑ หนังสอื ท่ีมีไปมาระหวา่ งสว่ นราชการ ๙.๒ หนังสือทีส่ ว่ นราชการมีไปถงึ หน่วยงานอน่ื ใดซึง่ มิใช่สว่ นราชการหรอื ท่มี ีไปถึง บุคคลภายนอก ๙.๓ หนังสือที่หน่วยงานอนื่ ใดซงึ่ มิใช่สว่ นราชการ หรอื บุคคลภายนอกมีมาถงึ ส่วนราชการ ๙.๔ เอกสารท่ีทางราชการจัดทาขน้ึ เพอ่ื เปน็ หลักฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรอื ขอ้ บงั คบั ๙.๖ ขอ้ มูลขา่ วสารหรอื หนงั สือท่ไี ดร้ บั จากระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ขอ้ ๑๐ หนังสือ มี ๖ ชนิด คอื ๑๐.๑ หนงั สือภายนอก ๑๐.๒ หนังสือภายใน ๑๐.๓ หนังสือประทับตรา ๑๐.๔ หนงั สอื สั่งการ ๑๐.๕ หนงั สือประชาสัมพนั ธ์ ๑๐.๖ หนงั สือทีเ่ จ้าหน้าที่ทาขึ้น หรอื รบั ไว้เปน็ หลักฐานในราชการ ส่วนท่ี 1 หนงั สือภายนอก ----------------------- ข้อ 11 หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรอื ทม่ี ถี งึ บคุ คลภายนอก ให้จดั ทาตามแบบที่ 1 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี 11.1 ท่ี ใหล้ งรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่ือง ตามที่กาหนด ไว้ใน ภาคผนวก 1 ทับเลขทะเบยี นหนงั สอื ส่ง สาหรับหนังสอื ของคณะกรรมการให้กาหนดรหัสตัวพยัญชนะ เพ่มิ ขึ้นไดต้ ามความจาเป็น 11.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงช่ือส่วนราชการ สถานท่ีราชการหรือ คณะกรรมการซ่งึ เป็นเจ้าของหนงั สือน้ัน และโดยปกตใิ ห้ลงทีต่ ้งั ไว้ดว้ ย 11.3 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พุทธศกั ราชที่ออกหนังสือ

- 244 - เล่ม 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานุเบกษา 23 กนั ยายน 2548 11.4 เร่ือง ให้ลงเรื่องย่อท่ีเป็นใจความส้ันที่สุดของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีที่เป็น หนังสือต่อเนือ่ งโดยปกตใิ หล้ งเรื่องของหนังสอื ฉบับเดมิ 11.5 คาขึน้ ต้น ให้ใช้คาขึ้นตน้ ตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คาขึ้นต้น สรรพนาม และคาลงทา้ ย ทีก่ าหนดไวใ้ นภาคผนวก 2 แลว้ ลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อ บุคคลในกรณีทมี่ ถี ึงตวั บุคคลไม่เกย่ี วกับตาแหน่งหนา้ ที่ 11.6 อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือท่ีเคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือท่ีส่วนราชการ ผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสอื วันท่ี เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสือน้ันการอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่น ที่เป็นสาระสาคัญต้องนามาพิจารณา จึงอ้างถึงหนังสือ ฉบับอ่นื ๆ ที่เกยี่ วกบั เรือ่ งนนั้ โดยเฉพาะใหท้ ราบด้วย 11.7 ส่ิงที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงช่ือส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสารท่ีส่งไปพร้อม กบั หนงั สอื นน้ั ในกรณีท่ไี ม่สามารถสง่ ไปในซองเดียวกนั ได้ใหแ้ จง้ ด้วยว่าส่งไปโดยทางใด 11.8 ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความ ประสงคห์ ลายประการใหแ้ ยกเป็นข้อ ๆ 11.9 คาลงท้าย ให้ใช้คาลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตามตารางการใช้คา ขน้ึ ตน้ สรรพนาม และคาลงท้าย ทกี่ าหนดไว้ในภาคผนวก 3 11.10 ลงช่ือ ให้ลงลายมือช่ือเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของ ลายมอื ช่อื ไว้ใต้ลายมือช่อื ตามรายละเอียดที่กาหนดไวใ้ นภาคผนวก 3 11.11 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของเจ้าของหนังสอื 11.12 สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงาน ที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงช่ือส่วนราชการ เจ้าของเรื่องท้ังระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงช่ือส่วน ราชการเจา้ ของเรอื่ งเพียงระดับกองหรือหนว่ ยงานทีร่ บั ผิดชอบ 11.13 โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ท์ของสว่ นราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานท่ี ออกหนงั สอื และหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้าม)ี ไว้ดว้ ย 11.14 สาเนาสง่ (ถา้ มี) ในกรณีท่ผี ู้สง่ จดั ทาสาเนาส่งไปให้ส่วนราชการ หรือบุคคล อื่นทราบ และประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสาเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือช่ือย่อของ สว่ นราชการหรือช่อื บุคคลทีส่ ง่ สาเนาไปให้ เพ่ือให้เป็นท่ีเข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายช่ือที่ ส่งมากใหพ้ มิ พว์ ่าสง่ ไปตามรายช่อื ที่แนบ และแนบรายช่อื ไปด้วย สว่ นท่ี 2 หนงั สอื ภายใน ----------------------- ข้อ 12 หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวงทบวงกรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ และให้ จดั ทาตามแบบท่ี 2 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ 12.1 ส่วนราชการ ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมข้ึนไป ให้ลงช่ือ

- 245 - เลม่ 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานเุ บกษา 23 กนั ยายน 2548 ส่วนราชการเจ้าของเร่ืองทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรม ลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ืองเพียงระดับกอง หรือส่วนราชการเจ้าของเร่ืองพร้อมทั้ง หมายเลขโทรศพั ท์ (ถา้ มี) 12.2 ท่ี ใหล้ งรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่ือง ตามที่กาหนดไว้ใน ภาคผนวก 1 ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง สาหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กาหนดรหัสตัว พยัญชนะเพมิ่ ข้ึนได้ตามความจาเป็น 12.3 วันที่ ใหล้ งตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ ออกหนงั สอื 12.4 เร่ือง ให้ลงเร่ืองย่อที่เป็นใจความส้ันที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีท่ีเป็น หนงั สอื ตอ่ เนอื่ ง โดยปกติใหล้ งเรือ่ งของหนังสือฉบับเดิม 12.5 คาข้นึ ต้น ใหใ้ ช้คาข้ึนตน้ ตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คาข้ึนต้น สรรพนาม และคาลงทา้ ย ที่กาหนดไวใ้ นภาคผนวก 2 แลว้ ลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือน้ันมีถึง หรือช่ือ บุคคลในกรณีท่ีมีถึงตัวบุคคลไม่เก่ียวกับตาแหนง่ หน้าที่ 12.6 ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความ ประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน หรือมีส่ิงท่ีส่ง มาดว้ ยใหร้ ะบไุ ว้ในขอ้ นี้ 12.7 ลงชื่อและตาแหน่ง ให้ปฏิบัติตามข้อ 11.10 และข้อ 11.11 โดยอนุโลมใน กรณี ที่กระทรวงทบวงกรมหรือจังหวัดใด ประสงค์จะกาหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพ่ือใช้ตาม ความเหมาะสมกใ็ ห้กระทาได้ สว่ นท่ี 3 หนงั สอื ประทับตรา ----------------------- ขอ้ 13 หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงช่ือของหัวหน้าส่วน ราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้า ส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงช่ือย่อกากับตราหนังสือประทับตราให้ใช้ได้ท้ัง ระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่ เรือ่ งสาคัญ ไดแ้ ก่ 13.1 การขอรายละเอียดเพ่ิมเติม 13.2 การส่งสาเนาหนังสือ สิง่ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร 13.3 การตอบรับทราบท่ีไมเ่ กยี่ วกบั ราชการสาคัญหรอื การเงิน 13.4 การแจ้งผลงานทไี่ ด้ดาเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการทเี่ กีย่ วข้องทราบ 13.5 การเตือนเร่อื งทค่ี ้าง 13.6 เรื่องซ่ึงหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไปกาหนด โดยทาเป็นคาสั่งให้ใช้ หนังสือประทบั ตรา ข้อ 14 หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทาตามแบบที่ 3 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี

- 246 - เลม่ 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานเุ บกษา 23 กันยายน 2548 14.1 ที่ ให้ลงรหัสตัวพยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่ือง ตามที่กาหนดไว้ใน ภาคผนวก 1 ทับเลขทะเบยี นหนงั สือสง่ 14.2 ถึง ใหล้ งชือ่ สว่ นราชการ หน่วยงาน หรือบคุ คลทีห่ นงั สือน้ันมีถงึ 14.3 ข้อความ ให้ลงสาระสาคญั ของเร่อื งใหช้ ดั เจนและเข้าใจง่าย 14.4 ชอื่ สว่ นราชการท่สี ่งหนังสือออก ให้ลงช่ือสว่ นราชการทสี่ ่งหนังสือออก 14.5 ตราช่ือส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการตามข้อ 72 ด้วยหมึกแดง และให้ผรู้ บั ผดิ ชอบลงลายมือชอื่ ย่อกากับตรา 14.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปี พทุ ธศักราชท่ีออกหนังสือ 14.7 ส่วนราชการเจ้าของเรอ่ื ง ให้ลงชื่อสว่ นราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานที่ ออกหนังสอื 14.8 โทร. หรือท่ีต้ัง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง และ หมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ด้วย ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงที่ต้ังของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง โดยให้ลงตาบลทอ่ี ย่ตู ามความจาเปน็ และแขวงไปรษณีย์ (ถา้ ม)ี ส่วนท่ี 4 หนงั สอื สั่งการ ----------------------- ขอ้ 15 หนงั สือสัง่ การ ให้ใช้ตามแบบท่ีกาหนดไว้ในระเบียบน้ี เว้นแต่จะมีกฎหมายกาหนด แบบไว้โดยเฉพาะหนงั สอื สง่ั การมี 3 ชนดิ ได้แก่ คาส่ัง ระเบยี บ และข้อบงั คับ ข้อ 16 คาสั่ง คือ บรรดาข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาส่ังการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใชก้ ระดาษตราครฑุ และให้จัดทาตามแบบที่ 4 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี 16.1 คาสงั่ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการหรอื ตาแหนง่ ของผมู้ ีอานาจท่อี อกคาสง่ั 16.2 ท่ี ให้ลงเลขที่ที่ออกคาสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลาดับไปจน สิ้นปีปฏิทนิ ทับเลขปพี ทุ ธศักราชที่ออกคาสั่ง 16.3 เร่อื ง ใหล้ งชอ่ื เรื่องท่ีออกคาส่งั 16.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคาสั่ง และอ้างถึงอานาจที่ให้ออกคาส่ัง (ถ้ามี) ไว้ดว้ ยแล้วจงึ ลงข้อความท่สี ่ัง และวันใช้บงั คับ 16.5 สั่ง ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พทุ ธศักราชทอ่ี อกคาส่ัง 16.6 ลงช่ือ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคาสั่ง และพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ ไว้ ใต้ลายมือช่ือ 16.7 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผ้อู อกคาสัง่ ข้อ 17 ระเบียบ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าท่ีได้วางไว้ โดยจะอาศัยอานาจของ กฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจา ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทา ตามแบบที่ 5 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี 17.1 ระเบียบ ใหล้ งชอื่ สว่ นราชการทีอ่ อกระเบยี บ 17.2 วา่ ดว้ ย ให้ลงชอ่ื ของระเบยี บ

- 247 - เล่ม 122 ตอนพเิ ศษ 99 ง ราชกิจจานุเบกษา 23 กันยายน 2548 17.3 ฉบับท่ี ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็น ฉบับท่ีเท่าใด แต่ถ้าเป็นระเบียบเร่ืองเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็น ฉบับท่ี 2 และท่ีถัด ๆ ไป ตามลาดบั 17.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชที่ออกระเบยี บ 17.5 ข้อความ ใชอ้ า้ งเหตผุ ลโดยยอ่ เพอ่ื แสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบ และอ้างถงึ กฎหมายที่ใหอ้ านาจออกระเบียบ (ถ้ามี) 17.6 ข้อ ให้เรียงข้อความท่ีจะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อ ๆ โดยให้ข้อ 1 เป็นชื่อ ระเบียบข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกาหนดว่าให้ใช้บังคับตั้งแต่เม่ือใด และข้อสุดท้าย เป็นข้อผู้รักษาการ ระเบียบใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเร่ืองจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อ สดุ ทา้ ยกอ่ นทจ่ี ะขึ้นหมวด 1 17.7 ประกาศ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พทุ ธศกั ราชที่ออกระเบยี บ 17.8 ลงชอ่ื ให้ลงลายมอื ชือ่ ผู้ออกระเบียบ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือช่ือ ไว้ใต้ลายมอื ชื่อ 17.9 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผูอ้ อกระเบยี บ ข้อ 18 ขอ้ บังคับ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าท่ีกาหนดให้ใช้ โดยอาศัยอานาจของ กฎหมายที่บัญญัติให้กระทาได้ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทาตามแบบที่ 6 ท้ายระเบียบ โดย กรอกรายละเอียดดงั น้ี 18.1 ข้อบงั คบั ใหล้ งชื่อส่วนราชการทอ่ี อกขอ้ บงั คบั 18.2 ว่าดว้ ย ใหล้ งชอ่ื ของข้อบงั คับ 18.3 ฉบับท่ี ถ้าเป็นข้อบังคับท่ีกล่าวถึงเป็นคร้ังแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็น ฉบับทีเ่ ท่าใด แตถ่ า้ เป็นข้อบังคับเรื่องเดียวกันท่ีมีการแก้ไขเพ่ิมเติมให้ลงเป็นฉบับที่ 2 และท่ีถัด ๆ ไป ตามลาดบั 18.4 พ.ศ. ใหล้ งตวั เลขของปพี ุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ 18.5 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพอ่ื แสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบังคับ และอา้ งถึงกฎหมายท่ีให้อานาจออกข้อบงั คับ 18.6 ข้อ ให้เรียงข้อความท่ีจะใช้บังคับเป็นข้อ ๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นชื่อข้อบังคับ ข้อ 2 เปน็ วันใชบ้ ังคบั กาหนดว่าให้ใช้บงั คับต้ังแต่เม่ือใด และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการ ข้อบังคับ ใด ถา้ มีมากข้อหรอื หลายเร่อื งจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผรู้ ักษาการไปเป็นข้อสุดท้าย ก่อนที่ จะข้นึ หมวด 1 18.7 ประกาศ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พทุ ธศักราชท่ีออกข้อบังคับ 18.8 ลงชื่อ ใหล้ งลายมือช่ือผู้ออกข้อบังคับ และพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่ือ ไว้ใตล้ ายมอื ชอื่ 18.9 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหน่งของผ้อู อกขอ้ บงั คบั

- 248 - เล่ม 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานุเบกษา 23 กันยายน 2548 สว่ นท่ี 5 หนังสือประชาสัมพนั ธ์ ----------------------- ขอ้ 19 หนงั สอื ประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กาหนดไว้ในระเบียบน้ี เว้นแต่จะมีกฎหมาย กาหนดแบบไวโ้ ดยเฉพาะหนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ขอ้ 20 ประกาศ คอื บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการประกาศหรือช้ีแจงให้ทราบ หรือแนวทาง ปฏบิ ัติ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จดั ทาตามแบบที่ 7 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้ 20.1 ประกาศ ใหล้ งช่อื สว่ นราชการที่ออกประกาศ 20.2 เรือ่ ง ให้ลงชือ่ เร่อื งท่ปี ระกาศ 20.3 ข้อความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลทต่ี ้องออกประกาศและข้อความท่ปี ระกาศ 20.4 ประกาศ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปี พุทธศักราช ท่ีออกประกาศ 20.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมือช่ือผู้ออกประกาศ และพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่ือ ไว้ใตล้ ายมอื ชื่อ 20.6 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผู้ออกประกาศในกรณีท่ีกฎหมายกาหนดให้ทา เป็นแจ้งความ ให้เปลยี่ นคาว่าประกาศ เปน็ แจง้ ความ ขอ้ 21 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของ ทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ และให้ จัดทาตามแบบที่ 8 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี 21.1 แถลงการณ์ ใหล้ งชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ 21.2 เรื่อง ใหล้ งชอ่ื เร่ืองทอี่ อกแถลงการณ์ 21.3 ฉบับท่ี ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวท่ี ตอ่ เนอ่ื งกนั ให้ลงฉบับท่ีเรียงตามลาดับไวด้ ้วย 21.4 ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตุผลทตี่ อ้ งออกแถลงการณ์และขอ้ ความท่ีแถลงการณ์ 21.5 ส่วนราชการทอ่ี อกแถลงการณ์ ให้ลงช่ือส่วนราชการทีอ่ อกแถลงการณ์ 21.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พุทธศกั ราชท่ีออกแถลงการณ์ ข้อ 22 ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทาตาม แบบที่ 9 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี 22.1 ขา่ ว ใหล้ งชือ่ สว่ นราชการท่ีออกขา่ ว 22.2 เรอื่ ง ให้ลงช่ือเรือ่ งท่อี อกข่าว 22.3 ฉบบั ท่ี ใช้ในกรณที ีจ่ ะตอ้ งออกข่าวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกัน ให้ลง ฉบับที่เรียงตามลาดับไว้ด้วย 22.4 ขอ้ ความ ใหล้ งรายละเอียดเกีย่ วกบั เร่ืองของขา่ ว 22.5 ส่วนราชการที่ออกขา่ ว ให้ลงชือ่ ส่วนราชการที่ออกขา่ ว 22.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พทุ ธศกั ราชทอี่ อกขา่ ว

- 249 - เลม่ 122 ตอนพเิ ศษ 99 ง ราชกิจจานเุ บกษา 23 กันยายน 2548 สว่ นที่ 6 หนงั สอื ทีเ่ จ้าหนา้ ทที่ าข้ึนหรือรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ ----------------------- ขอ้ 23 หนังสือท่ีเจ้าหน้าที่ทาขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือท่ีทาง ราชการทาข้ึนนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือท่ีหน่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือ บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คอื หนังสือรับรองรายงานการประชมุ บันทึก และหนงั สืออน่ื ขอ้ 24 หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหน่ึงอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยท่ัวไปไม่จาเพาะเจาะจง ใชก้ ระดาษตราครุฑ และใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี 10 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ 24.1 เลขที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เร่ิมตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็น ลาดับไปจนถึงส้ินปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชท่ีออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขท่ีของหนังสือท่ัวไป ตามแบบหนังสือภายนอกอยา่ งหนงึ่ อยา่ งใด 24.2 สว่ นราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อของส่วนราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือ นนั้ และจะลงสถานทีต่ ัง้ ของส่วนราชการเจา้ ของหนงั สอื ดว้ ยก็ได้ 24.3 ข้อความ ใหล้ งข้อความขนึ้ ต้นว่าหนงั สอื ฉบับนีใ้ หไ้ ว้เพอ่ื รบั รองว่า แล้วต่อด้วย ชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่ทางราชการรับรอง ในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ชื่อเต็ม โดยมี คานาหนา้ นาม ชือ่ นามสกุล ตาแหน่งหนา้ ที่ และสงั กัดหนว่ ยงานท่ีผนู้ ัน้ ทางานอยูอ่ ย่างชดั เจน แล้วจึง ลงขอ้ ความทีร่ บั รอง 24.4 ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปีพทุ ธศกั ราชทีอ่ อกหนงั สอื รับรอง 24.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อหัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนังสือ หรือผู้ท่ีได้รับ มอบหมาย และพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใตล้ ายมือชื่อ 24.6 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผู้ลงลายมือชอ่ื ในหนงั สือ 24.7 รูปถ่ายและลายมือช่ือผู้ได้รับการรับรอง ในกรณีท่ีการรับรองเป็นเรื่องสาคัญ ท่ีออกให้แก่บุคคลให้ติดรูปถ่ายของผู้ท่ีได้รับการรับรอง ขนาด 4 X 6 เซนติเมตร หน้าตรงไม่ สวมหมวกประทับตราหรือส่วนราชการท่ีออกหนังสือบนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบน แผ่นกระดาษ และให้ผู้น้ันลงลายมือช่ือไว้ได้รูปถ่ายพร้อมทั้งพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่ือไว้ ใตล้ ายมือช่ือดว้ ย ข้อ 25 รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมตขิ องทปี่ ระชุมไวเ้ ป็นหลักฐาน ให้จัดทาตามแบบที่ 11 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ 25.1 รายงานการประชุม ใหล้ งชอื่ คณะทปี่ ระชมุ หรือช่อื การประชมุ น้ัน 25.2 ครั้งที่ ใหล้ งคร้ังที่ประชุม 25.3 เม่ือ ให้ลงวันเดอื นปที ่ีประชุม 25.4 ณ ให้ลงสถานทีท่ ปี่ ระชุม 25.5 ผู้มาประชุม ให้ลงช่ือและหรือตาแหน่งของผู้ได้รับแต่งต้ังเป็นคณะท่ีประชุม ซึ่งมาประชมุ ในกรณีที่มีผู้มาประชุมแทนให้ลงช่ือผู้มาประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือ ตาแหน่งใด

- 250 - เลม่ 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานเุ บกษา 23 กันยายน 2548 25.6 ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะ ที่ประชุมซึง่ มิไดม้ าประชมุ พรอ้ มทัง้ เหตุผล (ถ้าม)ี 25.7 ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงช่ือและหรือตาแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้ง เปน็ คณะท่ีประชุมซึง่ ได้เข้าร่วมประชมุ (ถ้ามี) 25.8 เริม่ ประชมุ เวลา ให้ลงเวลาทเ่ี ริม่ ประชมุ 25.9 ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เร่ิมต้นด้วยประธานกล่าว เปดิ ประชุมและเรอื่ งทป่ี ระชมุ กบั มติหรอื ข้อสรปุ ของท่ปี ระชมุ ในแตล่ ะเรื่องตามลาดบั 25.10 เลิกประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาทเี่ ลกิ ประชุม 25.11 ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผูจ้ ดรายงานการประชมุ ครง้ั นน้ั ข้อ 26 บันทึก คือ ข้อความซ่ึงผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชา สง่ั การแก่ผใู้ ต้บงั คบั บัญชา หรอื ข้อความทเี่ จ้าหนา้ ทห่ี รือหนว่ ยงานระดบั ต่ากว่าส่วนราชการระดับกรม ตดิ ต่อกนั ในการปฏบิ ัตริ าชการ โดยปกตใิ ห้ใช้กระดาษบันทกึ ข้อความ และให้มหี ัวขอ้ ดงั ต่อไปนี้ 26.1 ชือ่ หรอื ตาแหนง่ ทบี่ ันทึกถึง โดยใช้คาขน้ึ ตน้ ตามทีก่ าหนดไว้ในภาคผนวก 2 26.2 สาระสาคัญของเร่ือง ให้ลงใจความของเร่ืองท่ีบันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบ กใ็ หร้ ะบไุ ว้ดว้ ย 26.3 ชอ่ื และตาแหน่ง ให้ลงลายมอื ช่ือและตาแหน่งของผ้บู นั ทึก และในกรณีที่ไม่ใช้ กระดาษบันทึกข้อความ ให้ลงวันเดือนปีท่ีบันทึกไว้ด้วยการบันทึกต่อเนื่อง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุ คาขึ้นต้นใจความบันทึก และลงชื่อเช่นเดียวกับท่ีได้กล่าวไว้ข้างต้น และให้ลงวัน เดือน ปี กากับได้ ลายมือชอื่ ผู้บันทึก หากไมม่ ีความเหน็ ใดเพมิ่ เติม ให้ลงชอื่ และวนั เดอื น ปี กากบั เท่าน้นั ข้อ 27 หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดท่ีเกิดขึ้น เนื่องจากการปฏิบัติงานของ เจ้าหนา้ ทเ่ี พอื่ เปน็ หลกั ฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ ด้วย หรอื หนังสอื ของบุคคลภายนอก ทยี่ นื่ ต่อเจา้ หน้าท่ีและเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของ ทางราชการแล้วมีรปู แบบตามที่กระทรวงทบวงกรมจะกาหนดขน้ึ ใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบ ตามกฎหมายเฉพาะเร่อื งให้ทาตามแบบ เชน่ โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สญั ญา หลกั ฐานการสืบสวน และสอบสวน และคารอ้ ง เป็นตน้ สว่ นท่ี 7 บทเบด็ เตลด็ ----------------------- ข้อ 28 หนังสือท่ีต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดาเนินการทาง สารบรรณดว้ ยความรวดเร็วเปน็ พเิ ศษ แบ่งเปน็ 3 ประเภท คอื 28.1 ดว่ นท่ีสดุ ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัตใิ นทันทีท่ีไดร้ ับหนงั สอื นน้ั 28.2 ดว่ นมาก ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ปี ฏบิ ัติโดยเร็ว 28.3 ด่วน ให้เจ้าหน้าท่ีปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าท่ีจะทาได้ให้ระบุช้ันความเร็วด้วย ตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นได้ชัดบนหนังสือและบนซอง ตามที่ กาหนดไว้ในแบบที่ 1 แบบท่ี 2 แบบที่ 3 และแบบที่ 15 ท้ายระเบียบ โดยให้ระบุคาว่า ด่วนที่สุด ด่วนมาก หรือด่วน สาหรับหนังสือตามข้อ 28.1 ข้อ 28.2 และข้อ 28.3แล้วแต่กรณี ในกรณีที่ ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาท่ีกาหนด ให้ระบุคาว่า ด่วนภายในแล้วลง วัน เดือน ปี และ

- 251 - เลม่ 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานุเบกษา 23 กนั ยายน 2548 กาหนดเวลาท่ีต้องการให้หนังสือน้ันไปถึงผู้รับ กับให้เจ้าหน้าที่ส่งถึงผู้รับซ่ึงระบุบนหน้าซอง ภายใน เวลาท่กี าหนด ข้อ 29 เรื่องราชการที่จะดาเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือได้ไม่ทัน ให้ส่งข้อความทาง เคร่ืองมือส่ือสาร เช่น โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ โทรศัพท์ วิทยุส่ือสาร วิทยุกระจายเสียงหรือ วิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น และให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีที่จาเป็นต้องยืนยันเป็น หนังสือ ใหท้ าหนังสอื ยืนยันตามไปทันที การส่งข้อความทางเครื่องมือส่ือสารซ่ึงไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง เช่น ทางโทรศัพท์ วิทยุ ส่ือสาร วิทยุ กระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความเป็นเป็น หลกั ฐาน ขอ้ 30 หนังสือทจ่ี ดั ทาขนึ้ โดยปกตใิ ห้มีสาเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเร่ือง 1 ฉบับ และให้มีสาเนา เก็บไว้ท่หี น่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับสาเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงช่ือลงลายมือชื่อหรือลายมือช่ือย่อ และ ใหผ้ ูร้ า่ ง พมิ พ์ และผู้ตรวจลงลายมอื ชอ่ื หรือลายมอื ชอ่ื ยอ่ ไว้ทข่ี า้ งทา้ ยขอบล่างด้านขวาของหนงั สือ ขอ้ 31 หนังสือท่เี จา้ ของหนังสือเห็นว่า มีส่วนราชการอื่นที่เก่ียวข้องควรได้รับทราบด้วยโดย ปกติให้ส่งสาเนาไปให้ทราบโดยทาเป็นหนังสือประทับตราสาเนาหนังสือน้ีให้มีคารับรองว่า สาเนา ถูกต้อง โดยให้เจ้าหน้าที่ต้ังแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าข้ึนไป ซ่ึงเป็นเจ้าของเรื่องลงลายมือช่ือ รบั รอง พร้อมท้ังลงช่อื ตัวบรรจงและตาแหน่งทีข่ อบล่างของหนังสือ ข้อ 32 หนงั สอื เวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจานวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่ม รหสั ตวั พยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบยี นหนงั สอื ส่ง ซึ่งกาหนดเป็นเลขทหี่ นังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่ เลข 1 เรียงเป็นลาดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทินหรือใช้เลขท่ีของหนังสือท่ัวไปตามแบบหนังสือภายนอก อย่างหนึ่งอย่างใดเมื่อผู้รับได้รับหนังสือเวียนแล้วเห็นว่าเรื่องน้ันจะต้องให้หน่วยงานหรือบุคคลใน บังคับบัญชาในระดับต่าง ๆ ได้รับทราบด้วย ก็ให้มีหน้าท่ีจัดทาสาเนาหรือจัดส่งให้หน่วยงานหรือ บุคคลเหล่าน้นั โดยเรว็ ขอ้ 33 สรรพนามที่ใช้ในหนังสือ ให้ใช้ตามฐานะแห่งความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าของ หนังสอื และผูร้ บั หนงั สือตามภาคผนวก 2 ข้อ 34 หนังสือภาษาต่างประเทศ ให้ใช้กระดาษตราครุฑหนังสือท่ีเป็นภาษาอังกฤษ ให้ทา ตามแบบท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวก 4สาหรับหนังสือที่เป็นภาษาอ่ืน ๆ ซึ่งมิใช่ภาษาอังกฤษ ให้เป็นไป ตามประเพณนี ยิ ม หมวด 2 การรับและส่งหนงั สือ ----------------------- ส่วนท่ี 1 การรบั หนงั สือ ----------------------- ข้อ 35 หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าท่ีของหน่วยงาน สารบรรณกลางปฏิบตั ติ ามท่กี าหนดไว้ในส่วนน้ี

- 252 - เล่ม 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานุเบกษา 23 กันยายน 2548 ข้อ 36 จัดลาดบั ความสาคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพ่ือดาเนินการก่อนหลัง และให้ผู้ เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือ เพ่ือดาเนินการให้ถกู ต้อง หรอื บนั ทึกข้อบกพรอ่ งไว้เป็นหลกั ฐาน แล้วจึงดาเนนิ การเร่ืองนั้นต่อไป ข้อ 37 ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่ 12 ท้ายระเบียบ ท่ีมุมบนด้านขวาของหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 37.1 เลขรับ ใหล้ งเลขท่ีรบั ตามเลขทีร่ บั ในทะเบยี น 37.2 วันท่ี ใหล้ งวันเดือนปีท่รี บั หนังสอื 37.3 เวลา ให้ลงเวลาทร่ี บั หนงั สอื ข้อ 38 ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับตามแบบท่ี 13 ท้ายระเบียบ โดยกรอก รายละเอยี ดดงั น้ี 38.1 ทะเบียนหนังสือรับ วนั ที่ เดอื น พ.ศ. ให้ลงวันเดอื นปีท่ลี งทะเบียน 38.2 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลาดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลาดับติดต่อกัน ไปตลอดปีปฏทิ ินเลขทะเบียนของหนังสอื รบั จะต้องตรงกับเลขท่ีในตรารบั หนงั สือ 38.3 ที่ ใหล้ งเลขทข่ี องหนงั สือทีร่ ับเข้ามา 38.4 ลงวนั ที่ ให้ลงวนั เดือนปีของหนังสือทรี่ ับเข้ามา 38.5 จาก ให้ลงตาแหน่งเจา้ ของหนังสอื หรอื ช่อื ส่วนราชการหรือชื่อบุคคล ในกรณี ทไี่ มม่ ตี าแหนง่ 38.6 ถึง ให้ลงตาแหน่งของผู้ที่หนังสือน้ันมีถึงหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลใน กรณีท่ีไมม่ ีตาแหนง่ 38.7 เรื่อง ให้ลงชื่อเร่ืองของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีท่ีไม่มีช่ือเร่ือง ให้ลงสรุป เร่ืองย่อ 38.8 การปฏบิ ตั ิ ให้บนั ทึกการปฏบิ ตั ิเกี่ยวกับหนังสอื ฉบบั น้ัน 38.9 หมายเหตุ ใหบ้ นั ทกึ ข้อความอน่ื ใด (ถา้ ม)ี ข้อ 39 จัดแยกหนังสือท่ีลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการท่ีเก่ียวข้องดาเนินการ โดยให้ ลงช่ือหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่อง การปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคลหรือตาแหน่งที่เก่ียวข้องกับการรับ หนงั สือใหล้ งชือ่ หรือตาแหน่งไว้ดว้ ย การส่งหนังสือท่ีลงทะเบียนรับแล้ว ไปให้ส่วนราชการท่ีเกี่ยวข้องดาเนินการตามวรรคหนึ่ง จะส่งโดยใช้สมุดส่งหนังสือตามข้อ 48 หรือให้ผู้รับหนังสือลงชื่อและวันเดือนปีท่ีรับหนังสือไว้เป็น หลกั ฐานในทะเบยี นรับหนงั สอื กไ็ ด้ การดาเนินการตามข้ันตอนนี้จะเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาผู้ใดหรือไม่ ให้เป็นไปตามที่หัวหน้า สว่ นราชการกาหนด ถ้าหนังสือรับนั้นจะต้องดาเนินเร่ืองในหน่วยงานน้ันเองจนถึงขั้นได้ตอบหนังสือไปแล้ว ให้ ลงทะเบยี นว่าไดส้ ง่ ออกไปโดยหนังสอื ทีเ่ ท่าใด วันเดอื นปีใด ข้อ 40 การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เม่ือผู้รับได้หนังสือจากหน่วยงานสาร บรรณกลางแล้ว ให้ปฏิบัตติ ามวธิ ีการท่กี ล่าวขา้ งต้นโดยอนโุ ลม

- 253 - เล่ม 122 ตอนพเิ ศษ 99 ง ราชกจิ จานุเบกษา 23 กนั ยายน 2548 สว่ นท่ี 2 การสง่ หนังสือ ----------------------- ขอ้ 41 หนงั สอื ส่ง คือ หนงั สือท่สี ง่ ออกไปภายนอก ใหป้ ฏบิ ตั ิตามที่กาหนดไวใ้ นสว่ นนี้ ขอ้ 42 ใหเ้ จ้าของเร่อื งตรวจความเรยี บร้อยของหนังสือ รวมท้ังสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน แลว้ ส่งเรือ่ งใหเ้ จ้าหนา้ ทีข่ องหนว่ ยงานสารบรรณกลางเพือ่ สง่ ออก ข้อ 43 เมื่อเจ้าหนา้ ท่ขี องหนว่ ยงานสารบรรณกลางได้รับเรอื่ งแล้ว ใหป้ ฏิบัติดงั น้ี 43.1 ลงทะเบียนสง่ หนงั สือในทะเบียนหนังสือส่งตามแบบที่ 14 ท้ายระเบียบ โดย กรอกรายละเอียด ดังน้ี 43.1.1 ทะเบียนหนังสอื ส่ง วนั ที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวันเดือนปีที่ลงทะเบียน 43.1.2 เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลาดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลาดับ ติดตอ่ กนั ไปตลอดปีปฏทิ นิ 43.1.3 ที่ ใหล้ งรหสั ตัวพยัญชนะและเลขประจาของส่วนราชการเจ้าของ เรื่อง ในหนงั สอื ที่จะส่งออก ถ้าไม่มที ี่ดงั กล่าวช่องนี้จะว่าง 43.1.4 ลงวนั ที่ ใหล้ งวนั เดือนปีทจ่ี ะส่งหนังสอื นนั้ ออก 43.1.5 ใหล้ งตาแหนง่ เจา้ ของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณที ีไ่ มม่ ตี าแหนง่ 43.1.6 ถึง ให้ลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือนั้นมีถึงหรือช่ือส่วนราชการหรือ ชือ่ บุคคลในกรณที ี่ไมม่ ีตาแหน่ง 43.1.7 เร่ือง ให้ลงช่ือเร่ืองของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีท่ีไม่มีช่ือเรื่อง ให้ ลงสรปุ เร่ืองยอ่ 43.1.8 การปฏิบัติ ใหบ้ นั ทกึ การปฏิบัตเิ กี่ยวกับหนังสือฉบับน้นั 43.1.9 หมายเหตุ ใหบ้ ันทึกขอ้ ความอ่นื ใด (ถ้าม)ี 43.2 ลงเลขที่และวนั เดือนปใี นหนังสอื ที่จะส่งออกท้ังในต้นฉบับ และสาเนาคู่ฉบับ ใหต้ รงกับเลขทะเบียนสง่ และวนั เดอื นปีในทะเบียนหนังสอื สง่ ตามข้อ 43.1.2 และขอ้ 43.1.4 ข้อ 44 กอ่ นบรรจุซอง ใหเ้ จา้ หนา้ ทขี่ องหน่วยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบร้อยของ หนังสือ ตลอดจนสิ่งท่ีส่งไปด้วยอีกครั้งหน่ึง แล้วปิดผนึกหนังสือท่ีไม่มีความสาคัญมากนัก อาจส่งไป โดยวิธีพับยดึ ตดิ ดว้ ยแถบกาว กาว เยบ็ ดว้ ยลวดหรอื วิธีอน่ื แทนการบรรจซุ อง ข้อ 45 การจ่าหน้าซองให้ปฏิบัติตามแบบท่ี 15 ท้ายระเบียบ สาหรับหนังสือท่ีต้องปฏิบัติ ให้เร็วกว่าปกติ ให้ปฏิบัติตามข้อ 28ในกรณีไม่ใช้สมุดส่งหนังสือ ให้มีใบรับหนังสือตามข้อ 49 แนบ ตดิ ซองไปดว้ ย ข้อ 46 การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบหรือวิธีการท่ีการ ส่ือสาร แห่งประเทศไทยกาหนดการส่งหนังสือซ่ึงมิใช่เป็นการส่งโดยทางไปรษณีย์ เมื่อส่งหนังสือให้ ผรู้ บั แล้ว ผู้ส่งต้องให้ผู้รับลงช่ือรับในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับ แล้วแต่กรณี ถ้าเป็นใบรับให้นาใบรับ น้ันมาผนกึ ติดไว้ท่สี าเนา คู่ฉบับ ข้อ 47 หนังสือท่ีได้ลงทะเบียนส่ง ในกรณีท่ีเป็นการตอบหนังสือซ่ึงรับเข้ามาให้ลงทะเบียน ว่าหนังสอื นนั้ ได้ตอบตามหนงั สือรับท่ีเทา่ ใด วันเดือนปีใด ข้อ 48 สมดุ ส่งหนงั สือให้จดั ทาตามแบบท่ี 16 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี

- 254 - เลม่ 122 ตอนพเิ ศษ 99 ง ราชกจิ จานเุ บกษา 23 กนั ยายน 2548 48.1 เลขทะเบียน ให้ลงเลขทะเบยี นหนังสอื สง่ 48.2 จาก ให้ลงตาแหน่งหรือช่ือส่วนราชการหรือช่ือบุคคลที่เป็นเจ้าของหนังสือ 48.3 ถึง ให้ลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือน้ันมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือช่ือบุคคล ในกรณที ี่ไมม่ ตี าแหนง่ 48.4 หนว่ ยรบั ให้ลงชอื่ ส่วนราชการทร่ี บั หนังสอื 48.5 ผ้รู บั ใหผ้ ู้รับหนังสือลงชอ่ื ที่สามารถอา่ นออกได้ 48.6 วนั และเวลา ใหผ้ ้รู ับหนังสือลงวนั เดอื นปีและเวลาท่รี ับหนังสือ 48.7 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอ่ืนใด (ถา้ ม)ี ข้อ 49 ใบรับหนังสอื ใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี 17 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้ 49.1 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสอื ฉบบั นั้น 49.2 ถึง ให้ลงตาแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือช่ือบุคคล ในกรณที ่ีไมม่ ตี าแหน่ง 49.3 เรื่อง ให้ลงช่ือเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีท่ีไม่มีชื่อเร่ืองให้ลงสรุป เรอื่ งย่อ 49.4 รับวันที่ ใหผ้ ู้รบั หนงั สือลงวันเดือนปที ่รี บั หนงั สือ 49.5 เวลา ใหผ้ ูร้ ับหนังสอื ลงเวลาทรี่ บั หนังสอื 49.6 ผ้รู ับ ให้ผู้รบั หนังสือลงชือ่ ท่ีสามารถอา่ นออกได้ ส่วนที่ 3 บทเบ็ดเตล็ด ----------------------- ขอ้ 50 เพือ่ ใหก้ ารรับและส่งหนังสือดาเนินไปโดยสะดวกเรียบร้อยและรวดเร็วส่วนราชการ จะกาหนดหน้าท่ีของผู้ปฏิบัติตลอดจนแนวทางปฏิบัติน้ันไว้ด้วยก็ได้ ทั้งนี้ ให้มีการสารวจทะเบียน หนงั สอื รับเปน็ ประจาว่าหนังสอื ตามทะเบยี นรับน้ันได้มีการปฏิบัติไปแล้วเพียงใด และให้มีการติดตาม เร่ืองด้วย ในการนี้ ส่วนราชการใดเหน็ สมควรจะจดั ให้มบี ตั รตรวจค้นสาหรับหนงั สือรบั และหนังสือส่ง เพ่อื ความสะดวกในการคน้ หาก็ไดต้ ามความเหมาะสม ขอ้ 51 บตั รตรวจคน้ ให้จดั ทาตามแบบที่ 18 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้ 51.1 เรือ่ ง รหัส ใหล้ งเร่ืองและรหสั ตามหมวดหม่ขู องหนังสอื 51.2 เลขทะเบยี นรบั ให้ลงเลขทะเบยี นตามท่ีปรากฏในทะเบียนหนังสอื รบั 51.3 ที่ ให้ลงเลขทีข่ องหนงั สือ 51.4 ลงวนั ท่ี ใหล้ งวนั เดือนปีของหนงั สือ 51.5 รายการ ให้ลงเรื่องย่อของหนังสือเพ่ือให้ทราบว่า หนังสือน้ันมาจากท่ีใด เร่อื งอะไร 51.6 การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเก่ียวกับหนังสือน้ันเพ่ือให้ทราบว่าสิ่งไปท่ีใด เมอื่ ใด

- 255 - เล่ม 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกิจจานเุ บกษา 23 กนั ยายน 2548 หมวด 3 การเก็บรักษา ยืม และทาลายหนังสือ ----------------------- สว่ นที่ 1 การเก็บรักษา ----------------------- ข้อ 52 การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแล้ว และการเกบ็ ไวเ้ พอื่ ใช้ในการตรวจสอบ ข้อ 53 การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความ รบั ผิดชอบของเจ้าของเรอื่ งโดยให้กาหนดวธิ ีการเก็บใหเ้ หมาะสมตามขัน้ ตอนของการปฏบิ ตั ิงาน ขอ้ 54 การเก็บเมอ่ื ปฏบิ ตั ิเสร็จแลว้ คอื การเก็บหนงั สอื ทปี่ ฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มี อะไรที่จะตอ้ งปฏบิ ตั ติ ่อไปอีก ให้เจา้ หน้าทขี่ องเจ้าของเร่ืองปฏบิ ตั ิดงั นี้ 54.1 จัดทาบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ 19 ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มี ต้นฉบับ และสาเนาคู่ฉบับสาหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บเก็บไว้อย่างละฉบับ โดยกรอก รายละเอยี ดดังน้ี 54.1.1 ลาดบั ท่ี ให้ลงเลขลาดบั เรอื่ งของหนงั สอื ท่เี กบ็ 54.1.2 ที่ ใหล้ งเลขทข่ี องหนงั สอื แต่ละฉบับ 54.1.3 ลงวันท่ี ให้ลงวนั เดือนปีของหนังสอื แตล่ ะฉบับ 54.1.4 เร่ือง ให้ลงช่ือเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีท่ีไม่มีชื่อ เรื่อง ใหล้ งสรปุ เรอ่ื งยอ่ 54.1.5 อายุการเก็บหนังสือ ให้ลงวันเดือนปีที่จะเก็บถึง ในกรณีให้เก็บไว้ ตลอดไปให้ลงคาวา่ ห้ามทาลาย 54.1.6 หมายเหตุ ให้บนั ทึกขอ้ ความอ่นื ใด (ถ้าม)ี 54.2 ส่งหนังสือและเร่ืองปฏิบัติท้ังปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือน้ัน พร้อมทั้งบัญชี หนงั สือส่งเก็บไปให้หน่วยเกบ็ ท่สี ว่ นราชการนน้ั ๆ กาหนด ขอ้ 55 เม่ือได้รับเร่ืองจากเจ้าของเร่ืองตามข้อ 54 แล้ว ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบใน การเกบ็ หนงั สือปฏบิ ตั ิ ดังน้ี 55.1 ประทับตรากาหนดเก็บหนังสือตามข้อ 73 ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษ แผ่นแรกของหนังสือฉบับนัน้ และลงลายมอื ชอ่ื ยอ่ กากบั ตรา 55.1.1 หนังสือท่ีต้องเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราคาว่า ห้ามทาลาย ด้วยหมกึ สีแดง 55.1.2 หนังสือท่ีเก็บโดยมีกาหนดเวลา ให้ประทับตราคาว่า เก็บถึง พ.ศ. ……….ด้วยหมกึ สนี า้ เงนิ และลงเลขของปพี ุทธศักราชท่ีใหเ้ กบ็ ถึง 55.2 ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐานตามแบบที่ 20 ท้ายระเบียบ โดย กรอกรายละเอียด ดังนี้ 55.2.1 ลาดับท่ี ใหล้ งเลขลาดบั เรอื่ งของหนังสือทีเ่ ก็บ 55.2.2 วนั เก็บ ใหล้ งวันเดอื นปที นี่ าหนังสอื น้ันเขา้ ทะเบยี นเกบ็ 55.2.3 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสอื แต่ละฉบับ

- 256 - เล่ม 122 ตอนพเิ ศษ 99 ง ราชกิจจานุเบกษา 23 กนั ยายน 2548 55.2.4 ที่ ให้ลงเลขทขี่ องหนงั สือแต่ละฉบับ 55.2.5 เรอ่ื ง ให้ลงชือ่ เร่ืองของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีท่ีไม่มีชื่อเร่ืองให้ ลงสรุปเร่ืองยอ่ 55.2.6 รหสั แฟม้ ใหล้ งหมายเลขลาดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนงั สอื 55.2.7 กาหนดเวลาเก็บ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามท่ีกาหนดในตรา กาหนดเก็บหนงั สือตามข้อ 55.1 55.2.8 หมายเหตุ ให้บนั ทกึ ข้อความอนื่ ใด (ถา้ ม)ี ข้อ 56 การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบร้อย แต่ จาเปน็ จะตอ้ งใช้ในการตรวจสอบเป็นประจา ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการ ตาม ข้อ 54 ให้เจ้าของเร่ืองเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าท่ีขึ้นรับผิดชอบก็ได้ เมื่อหมดความ จาเปน็ ท่จี ะตอ้ งใชใ้ นการตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือน้ันไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือ ปฏิบัติตามข้อ 54 และขอ้ 55 โดยอนโุ ลม ขอ้ 57 อายุการเก็บหนงั สอื โดยปกติให้เก็บไวไ้ มน่ อ้ ยกว่า 10 ปี เวน้ แต่หนังสอื ดงั ตอ่ ไปน้ี 57.1 หนังสือท่ีต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วย การรกั ษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ 57.2 หนังสือท่ีเป็นหลักฐานทางอรรถคดี สานวนของศาลหรือของพนักงาน สอบสวนหรือหนังสืออ่ืนใดท่ีได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกาหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้ เปน็ ไปตามกฎหมายและระเบยี บแบบแผนว่าดว้ ยการนั้น 57.3 หนังสือท่ีเก่ียวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลักฐานหรือเรื่องท่ีต้องใช้สาหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออ่ืนในลักษณะเดียวกัน ให้เก็บไว้เป็น หลักฐานทางราชการตลอดไปหรือตามท่กี องจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร กาหนด 57.4 หนังสอื ท่ไี ด้ปฏบิ ัตงิ านเสร็จสิ้นแลว้ และเป็นคู่สาเนาที่มีต้นเร่ืองจะค้นได้จาก ทอ่ี ื่น ให้เก็บไว้ไมน่ ้อยกว่า 5 ปี 57.5 หนังสือท่ีเป็นเร่ืองธรรมดาสามัญซ่ึงไม่มีความสาคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดข้ึน เปน็ ประจาเม่ือดาเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปีในกรณีหนังสือท่ีเก่ียวกับการเงิน ซ่ึงมิใช่ เป็นเอกสารสิทธิ หากเห็นว่าไม่มีความจาเป็นต้อง เก็บไว้ถึง 10 ปี ให้ทาความตกลงกับ กระทรวงการคลังเพือ่ ขอทาลายได้ ขอ้ 58 ทกุ ปปี ฏิทินใหส้ ว่ นราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปี นับจากวันท่ีได้จัดทาขึ้น ท่ีเก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมท้ังบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี ให้กองจดหมายเหตุ แหง่ ชาติ กรม ศลิ ปากร ภายในวนั ที่ 31 มกราคม ของปีถดั ไป เว้นแต่หนงั สอื ดงั ต่อไปนี้ 58.1 หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วย การรักษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ 58.2 หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบท่ีออกใช้เป็นการทั่วไปกาหนดไว้ เป็นอยา่ งอืน่ 58.3 หนังสือที่ส่วนราชการมีความจาเป็นต้องเก็บไว้ท่ีส่วนราชการนั้น ให้จัดทา บัญชีหนังสือครบ 25 ปี ทีข่ อเก็บเองส่งมอบใหก้ องจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร

- 257 - เลม่ 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานเุ บกษา 23 กันยายน 2548 ข้อ 59 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี และบัญชีหนังสือครบ 25 ปี ท่ีขอเก็บเอง อย่าง น้อยให้มีต้นฉบับและสาเนาคู่ฉบับ เพ่ือให้ส่วนราชการผู้มอบและกองจดหมายเหตุแห่งชาติกรม ศลิ ปากร ผู้รบั มอบยึดถอื ไวเ้ ป็นหลักฐานฝ่ายละฉบบั 59.1 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี ให้จัดทาตามแบบท่ี 21 ท้ายระเบียบ โดย กรอกรายละเอียด ดงั นี้ 59.1.1 ช่ือบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี ประจาปี ให้ลงตัวเลขของปี พุทธศักราชทจ่ี ดั ทาบัญชี 59.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งช่ือสว่ นราชการทจี่ ดั ทาบญั ชี 59.1.3 วันที่ ใหล้ งวันเดอื นปที จ่ี ัดทาบัญชี 59.1.4 แผน่ ที่ ใหล้ งเลขลาดบั ของแผ่นบญั ชี 59.1.5 ลาดบั ที่ ใหล้ งเลขลาดับเร่อื งของหนังสอื ทสี่ ง่ มอบ 59.1.6 รหสั แฟม้ ใหล้ งหมายเลขลาดบั หม่ขู องการจัดแฟม้ เกบ็ หนังสือ 59.1.7 ที่ ให้ลงเลขท่ขี องหนังสอื แต่ละฉบบั 59.1.8 ลงวันท่ี ใหล้ งวันเดอื นปขี องหนังสอื แตล่ ะฉบบั 59.1.9 เลขทะเบียนรบั ใหล้ งเลขทะเบยี นรบั ของหนังสือแตล่ ะฉบับ 59.1.10 เร่ือง ให้ลงช่ือเร่ืองของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีท่ีไม่มี ชอ่ื เรอื่ ง ใหล้ งสรุปเร่อื งย่อ 59.1.11 หมายเหตุ ใหบ้ ันทกึ ข้อความอน่ื ใด (ถ้าม)ี 59.1.12 ลงช่ือผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือชื่อและวงเล็บช่ือและนามสกุล ด้วยตัวบรรจง พรอ้ มทง้ั ลงตาแหน่งของผ้มู อบ 59.1.13 ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือช่ือและวงเล็บชื่อและ นามสกลุ ดว้ ยตวั บรรจงพร้อมทงั้ ลงตาแหน่งของผรู้ บั มอบ 59.2 บัญชีหนังสือครบ 25 ปี ที่ขอเก็บเอง ให้จัดทาตามแบบที่ 22 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ 59.2.1 ชื่อบัญชหี นังสือครบ 25 ปี ท่ขี อเก็บเองประจาปี ให้ลงตัวเลขของ ปพี ุทธศกั ราชทจ่ี ัดทาบญั ชี 59.2.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชือ่ ส่วนราชการที่จัดทาบัญชี 59.2.3 วนั ที่ ให้ลงวันเดอื นปที ี่จดั ทาบัญชี 59.2.4 แผ่นท่ี ใหล้ งเลขลาดบั ของแผน่ บญั ชี 59.2.5 ลาดับที่ ให้ลงเลขลาดบั เรื่องของหนงั สอื ที่ขอเก็บเอง 59.2.6 รหสั แฟม้ ใหล้ งหมายเลขลาดบั หมู่ของการจัดแฟ้มเกบ็ หนังสือ 59.2.7 ที่ ใหล้ งเลขท่ขี องหนงั สอื แตล่ ะฉบับ 59.2.8 ลงวันที่ ให้ลงวนั เดอื นปขี องหนังสือแต่ละฉบับ 59.2.9 เรอ่ื ง ใหล้ งชือ่ เรอ่ื งของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีท่ีไม่มีชื่อเรื่องให้ ลงสรุปเร่ืองย่อ 59.2.10 หมายเหตุ ใหบ้ นั ทกึ ขอ้ ความอนื่ ใด (ถา้ มี) ข้อ 60 หนังสือที่ยังไม่ถึงกาหนดทาลาย ซ่ึงส่วนราชการเห็นว่าเป็นหนังสือท่ีมีความสาคัญ และประสงคจ์ ะฝากให้กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร เกบ็ ไว้ ใหป้ ฏิบัตดิ ังน้ี

- 258 - เล่ม 122 ตอนพเิ ศษ 99 ง ราชกิจจานุเบกษา 23 กนั ยายน 2548 60.1 จัดทาบัญชีฝากหนังสือตามแบบที่ 23 ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับ และสาเนาคู่ฉบับ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ 60.1.1 ช่ือบัญชีฝากหนังสือ ประจาปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราช ท่จี ัดทาบัญชี 60.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งช่อื สว่ นราชการท่จี ดั ทาบญั ชี 60.1.3 วนั ท่ี ใหล้ งวนั เดอื นปที ี่จดั ทาบัญชี 60.1.4 แผ่นท่ี ใหล้ งเลขลาดบั ของแผน่ บัญชี 60.1.5 ลาดบั ท่ี ให้ลงเลขลาดับเรอ่ื งของหนังสอื 60.1.6 รหัสแฟม้ ใหล้ งหมายเลขลาดับหมขู่ องการจัดแฟม้ เกบ็ หนงั สอื 60.1.7 ที่ ใหล้ งเลขทีข่ องหนังสอื แตล่ ะฉบบั 60.1.8 ลงวันที่ ให้ลงวนั เดอื นปขี องหนังสือแตล่ ะฉบบั 60.1.9 เลขทะเบยี นรบั ให้ลงเลขทะเบียนรบั ของหนังสือแต่ละฉบบั 60.1.10 เรื่อง ให้ลงชื่อเร่ืองของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีท่ีไม่มีชื่อเร่ือง ให้ลงสรุปเรอ่ื งย่อ 60.1.11 หมายเหตุ ให้บันทกึ ข้อความอื่นใด (ถ้ามี) 60.1.12 ลงช่ือผู้ฝาก ให้ผู้ฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล ด้วยตัวบรรจงพรอ้ มทง้ั ลงตาแหนง่ ของผฝู้ าก 60.1.13 ลงช่ือผู้รับฝาก ให้ผู้รับฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและ นามสกุลดว้ ยตัวบรรจงพร้อมทง้ั ลงตาแหน่งของผฝู้ าก 60.2 ส่งต้นฉบบั และสาเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสอื พรอ้ มกับหนังสือที่จะฝากให้กอง จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร 60.3 เม่อื กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ตรวจหนังสอื และรับฝากหนังสือ แลว้ ให้ลงนามในบัญชีฝากหนังสือ แล้วคืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็นหลักฐานหนังสือที่ ฝากเก็บไวท้ ก่ี องจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร ให้ถือว่าเป็นหนังสือของส่วนราชการผู้ฝาก หาก สว่ นราชการผู้ฝากต้องการใช้หนังสือหรือขอคืน ให้ทาได้โดยจัดทาหลักฐานต่อกันไว้ให้ชัดแจ้ง เมื่อถึง กาหนดการทาลายแล้ว ให้สว่ นราชการผ้ฝู ากดาเนนิ การตามข้อ 66 ข้อ 61 การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพให้ราชการได้ ทุกโอกาส หากชารุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม หากสูญหายต้องหาสาเนามา แทน ถ้าชารุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและ ให้หมายเหตุไว้ในทะเบียนเก็บด้วยถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมาย หรือหนังสือ สาคัญท่เี ปน็ การแสดงเอกสารสิทธกิ ใ็ ห้ดาเนินการแจ้งความต่อพนักงานสอบสวน ส่วนท่ี 2 การยมื ----------------------- ข้อ 62 การยืมหนังสอื ท่สี ่งเกบ็ แล้ว ให้ปฏบิ ัตดิ งั นี้ 62.1 ผูย้ มื จะตอ้ งแจ้งใหท้ ราบว่าเร่อื งท่ยี มื น้ันจะนาไปใชใ้ นราชการใด

- 259 - เล่ม 122 ตอนพเิ ศษ 99 ง ราชกจิ จานุเบกษา 23 กันยายน 2548 62.2 ผู้ยมื จะต้องมอบหลกั ฐานการยมื ใหเ้ จ้าหน้าท่ีเก็บ แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ใน บัตรยืมหนังสือ และให้เจ้าหน้าทเี่ ก็บรวบรวมหลกั ฐานการยืม เร่อื งลาดับวันเดือนปีไว้เพื่อติดตามทวง ถาม สว่ นบัตรยมื หนงั สอื นั้นใหเ้ กบ็ ไวแ้ ทนทห่ี นังสอื ทถี่ ูกยืมไป 62.3 การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้า ส่วนราชการระดับกองขึน้ ไป หรือผู้ที่ไดร้ ับมอบหมาย 62.4 การยืมหนงั สอื ภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็น หวั หนา้ สว่ นราชการระดบั แผนกขึ้นไป หรอื ผทู้ ไ่ี ดร้ บั มอบหมาย ข้อ 63 บตั รยมื หนังสือ ใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 24 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี 63.1 รายการ ให้ลงชื่อเร่อื งหนังสือท่ขี อยืมไปพรอ้ มดว้ ยรหัสของหนงั สอื น้ัน 63.2 ผยู้ ืม ใหล้ งช่อื บคุ คล ตาแหน่ง หรอื ส่วนราชการที่ยืมหนังสือนนั้ 63.3 ผรู้ บั ให้ผู้รับหนังสอื นนั้ ลงลายมือช่อื และวงเล็บชื่อกากับพร้อมด้วยตาแหน่ง ในบรรทดั ถดั ไป 63.4 วันยมื ใหล้ งวนั เดอื นปที ่ียืมหนงั สือน้ัน 63.5 กาหนดสง่ คืน ใหล้ งวนั เดอื นปีท่จี ะส่งหนงั สือนัน้ คืน 63.6 ผสู้ ง่ คืน ใหผ้ ้สู ง่ คนื ลงลายมอื ชอื่ 63.7 วันส่งคืน ใหล้ งวันเดอื นปีท่สี ง่ หนังสือคืน ข้อ 64 การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือหนังสือที่เก็บไว้เพ่ือใช้ในการตรวจสอบให้ถือ ปฏิบตั ิตามข้อ 62 โดยอนุโลม ข้อ 65 การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทามิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทงั้ น้ี จะต้องได้รับอนุญาตจากหวั หนา้ ส่วนราชการระดับกองขึน้ ไป หรอื ผูท้ ไี่ ดร้ บั มอบหมายกอ่ น สว่ นท่ี 3 การทาลาย ----------------------- ขอ้ 66 ภายใน 60 วันหลงั จากวนั สิ้นปปี ฏทิ ิน ให้เจา้ หน้าท่ีผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือท่ี ครบกาหนดอายุการเก็บในปีน้ัน ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือท่ีฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุ แห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทาบัญชีหนังสือขอทาลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อ พิจารณาแต่งต้ังคณะกรรมการทาลายหนังสือบัญชีหนังสือขอทาลายให้จัดทาตามแบบท่ี 25 ท้าย ระเบียบ อยา่ งนอ้ ยให้มีตน้ ฉบับ และสาเนาค่ฉู บับ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี 66.1 ชื่อบัญชีหนังสือขอทาลาย ประจาปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทา บญั ชี 66.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งช่อื สว่ นราชการที่จดั ทาบัญชี 66.3 วนั ท่ี ให้ลงวันเดือนปีท่ีจดั ทาบญั ชี 66.4 แผ่นท่ี ใหล้ งเลขลาดบั ของแผ่นบัญชี 66.5 ลาดบั ท่ี ให้ลงเลขลาดบั เรือ่ งของหนังสือ 66.6 รหัสแฟม้ ใหล้ งหมายเลขลาดบั หม่ขู องการจดั แฟม้ เก็บหนังสือ 66.7 ที่ ใหล้ งเลขทขี่ องหนงั สือแตล่ ะฉบับ 66.9 เลขทะเบียนรับ ใหล้ งเลขทะเบียนรับของหนงั สือแตล่ ะฉบบั

- 260 - เลม่ 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานเุ บกษา 23 กนั ยายน 2548 66.10 เร่ือง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีช่ือเรื่องให้ลงสรุป เรอ่ื งยอ่ 66.11 การพิจารณา ใหค้ ณะกรรมการทาลายหนังสือเปน็ ผกู้ รอก 66.12 หมายเหตุ ให้บันทกึ ข้อความอนื่ ใด (ถ้าม)ี ขอ้ 67 ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการทาลายหนังสือประกอบด้วย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งต้ังจากข้าราชการตั้งแต่ระดับ 3 หรือเทียบเท่าข้ึนไปถ้าประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัติหน้าท่ีได้ ให้กรรมการท่ีมาประชุมเลือก กรรมการคนหน่ึงทาหน้าที่ประธานมติของคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก ถ้ากรรมการผู้ใดไม่เห็น ดว้ ยให้ทาบนั ทกึ ความเห็นแยง้ ไว้ ขอ้ 68 คณะกรรมการทาลายหนงั สือ มีหนา้ ท่ีดังน้ี 68.1 พจิ ารณาหนงั สือทจี่ ะขอทาลายตามบญั ชีหนังสอื ขอทาลาย 68.2 ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทาลาย และควร จะขยายเวลาการเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเม่ือใด ในช่องการพิจารณาตาม ข้อ 66.11 ของบัญชีหนังสือขอทาลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตรากาหนดเก็บ หนังสอื โดยให้ประธานกรรมการทาลายหนงั สือลงลายมือชื่อกากับการแก้ไข 68.3 ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรให้ทาลาย ให้ กรอก เคร่ืองหมายกากบาท (x) ลงในช่อง การพิจารณา ตามข้อ 66.11 ของบัญชีหนังสอื ขอทาลาย 68.4 เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมท้ังบันทึกความเห็นแย้งของ คณะกรรมการ (ถ้าม)ี ตอ่ หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพอื่ พจิ ารณาส่งั การตามข้อ 69 68.5 ควบคุมการทาลายหนังสือซึ่งผู้มีอานาจอนุมัติให้ทาลายได้แล้ว โดยการเผา หรือวิธีอื่นใดท่ีจะไม่ให้หนังสือน้ันอ่านเป็นเร่ืองได้ และเม่ือทาลายเรียบร้อยแล้วให้ทาบันทึกลงนาม รว่ มกันเสนอผู้มอี านาจอนมุ ัตทิ ราบ ข้อ 69 เมอ่ื หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมได้รับรายงานตามข้อ 68.4 แล้ว ให้พิจารณา ส่ัง การดงั น้ี 69.1 ถ้าเห็นว่าหนังสือเร่ืองใดยังไม่ควรทาลาย ให้สั่งการให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึง เวลาการทาลายงวดตอ่ ไป 69.2 ถ้าเห็นว่าหนังสือเร่ืองใดควรทาลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทาลายให้กอง จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรพิจารณาก่อน เว้นแต่หนังสือประเภทที่ส่วนราชการนั้น ได้ขอทา ความตกลงกับกรมศลิ ปากรแล้ว ไม่ต้องสง่ ไปใหพ้ จิ ารณา ข้อ 70 ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือ ขอ ทาลายแล้วแจ้งใหส้ ว่ นราชการท่ีสง่ บญั ชหี นังสือขอทาลายทราบดังน้ี 70.1 ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบด้วย ให้แจ้งให้ ส่วนราชการน้ันดาเนินการทาลายหนังสือต่อไปได้ หากกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ไม่ แจ้งใหท้ ราบอย่างใดภายในกาหนดเวลา 60 วนั นบั แตว่ นั ทส่ี ว่ นราชการนั้นได้ส่งเรื่องให้กองจดหมาย เหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ให้ถือว่ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ได้ให้ความเห็นชอบแล้ว และใหส้ ว่ นราชการทาลายหนงั สอื ได้ 70.2 ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นว่าหนังสือฉบับใดควร จะขยาย เวลาการเก็บไว้อย่างใดหรือให้เก็บไว้ตลอดไป ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้นทราบ และให้

- 261 - เล่ม 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานุเบกษา 23 กันยายน 2548 ส่วนราชการนั้น ๆ ทาการแก้ไขตามท่ีกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แจ้งมา หากหนังสือ ใด กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นควรให้ส่งไปเก็บไว้ท่ีกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ก็ให้ส่วนราชการนั้น ๆ ปฏิบัติตามเพื่อประโยชน์ในการน้ี กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร จะส่งเจา้ หนา้ ทม่ี ารว่ มตรวจสอบหนังสือของส่วนราชการนัน้ กไ็ ด้ หมวด 4 มาตรฐานตรา แบบพมิ พ์ และซอง ----------------------- ขอ้ 71 ตราครุฑสาหรับแบบพมิ พ์ ใหใ้ ช้ตามแบบที่ 26 ท้ายระเบยี บ มี 2 ขนาด คอื 71.1 ขนาดตวั ครุฑสูง 3 เซนตเิ มตร 71.2 ขนาดตัวครฑุ สูง 1.5 เซนตเิ มตร ข้อ 72 ตราชื่อส่วนราชการให้ใช้ตามแบบที่ 27 ท้ายระเบียบ มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสอง วงซ้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑตามข้อ 71.1 ระหวา่ งวงนอกและวงในมีอักษรไทยช่ือกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่าง อ่ืน ท่ีมฐี านะเปน็ กรมหรือจังหวัดอยู่ขอบลา่ งของตราส่วนราชการใดท่ีมีการติดต่อกับต่างประเทศ จะ ให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพ่ิมขึ้นด้วยก็ได้โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของ ตรา ข้อ 73 ตรากาหนดเก็บหนังสือ คือ ตราท่ีใช้ประทับบนหนังสือเก็บ เพ่ือให้ทราบกาหนด ระยะเวลาการเก็บหนังสือน้ันมีคาว่า เก็บถึง พ.ศ. .........หรือคาว่า ห้ามทาลาย ขนาดไม่เล็กกว่า ตวั พิมพ์ 24 พอยท์ ขอ้ 74 มาตรฐานกระดาษและซอง 74.1 มาตรฐานกระดาษ โดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้าหนัก 60 กรัมต่อ ตารางเมตร มี 3 ขนาด คอื 74.1.1 ขนาดเอ 4 หมายความว่า ขนาด 210 มิลลิเมตร x 297 มลิ ลเิ มตร 74.1.2 ขนาดเอ 5 หมายความว่า ขนาด 148 มิลลิเมตร x 210 มลิ ลิเมตร 74.1.3 ขนาดเอ 8 หมายความว่า ขนาด 52 มลิ ลเิ มตร x 74 มลิ ลิเมตร 74.2 มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้าตาล น้าหนัก 80 กรัม ตอ่ ตารางเมตร เว้นแตซ่ องขนาดซี 4 ใหใ้ ชก้ ระดาษน้าหนกั 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด คอื 74.2.1 ขนาดซี 4 หมายความว่า ขนาด 229 มิลลิเมตร x 324 มิลลิเมตร 74.2.2 ขนาดซี 5 หมายความว่า ขนาด 162 มิลลิเมตร x 229 มลิ ลเิ มตร 74.2.3 ขนาดซี 6 หมายความว่า ขนาด 114 มิลลิเมตร x 162 มลิ ลเิ มตร 74.2.4 ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด 110 มิลลิเมตร x 220 มิลลเิ มตร

- 262 - เลม่ 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานุเบกษา 23 กนั ยายน 2548 ข้อ 75 กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 พิมพ์ครุฑตามข้อ 71.1 ด้วยหมึกสีดา หรือทาเปน็ ครุฑดุน ทก่ี ่ึงกลางส่วนบนของกระดาษ ตามแบบท่ี 28 ท้ายระเบยี บ ข้อ 76 กระดาษบนั ทกึ ข้อความ ใหใ้ ช้กระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พิมพ์ครุฑ ตามข้อ 71.2 ดว้ ยหมึกสีดาท่มี ุมบนด้านซา้ ย ตามแบบท่ี 29 ท้ายระเบียบ ขอ้ 77 ซองหนังสอื ให้พิมพค์ รุฑตามขอ้ 71.2 ด้วยหมกึ สีดาทม่ี มุ บนด้านซา้ ยของซอง 77.1 ขนาดซี 4 ใช้สาหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไม่ต้องพับ มีชนิด ธรรมดาและขยายข้าง 77.2 ขนาดซี 5 ใชส้ าหรบั บรรจหุ นงั สอื กระดาษตราครุฑพับ 2 77.3 ขนาดซี 6 ใชส้ าหรบั บรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพบั 4 77.4 ขนาดดแี อล ใช้สาหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 3 ส่วนราชการใดมี ความจาเป็นต้องใช้ซองสาหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศโดยเฉพาะ อาจใช้ซองพิเศษสาหรับส่งทาง ไปรษณียอ์ ากาศและพิมพต์ ราครฑุ ตามที่กลา่ วขา้ งต้นได้โดยอนโุ ลม ข้อ 78 ตรารับหนังสือ คือ ตราท่ีใช้ประทับบนหนังสือ เพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือ ตาม แบบที่ 12 ท้ายระเบียบ มีลักษณะเป็นรูปส่ีเหลี่ยมผืนผ้า ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร มี ช่ือส่วนราชการอยตู่ อนบน ข้อ 79 ทะเบียนหนังสือรับ ใช้สาหรับลงรายการหนังสือที่ได้รับเข้าเป็นประจาวัน โดย เรยี งลาดบั ลงมาตามเวลาท่ีไดร้ บั หนงั สือ มีขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและ ชนิดเป็นแผ่นตามแบบท่ี 13 ท้ายระเบยี บ ข้อ 80 ทะเบียนหนังสือส่ง ใช้สาหรับลงรายการหนังสือที่ได้ส่งออกเป็นประจาวันโดย เรยี งลาดับลงมาตามเวลาท่ีได้ส่งหนังสือ มีขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและ ชนดิ เปน็ แผ่นตามแบบท่ี 14 ท้ายระเบยี บ ข้อ 81 สมุดส่งหนังสือและใบรับหนังสือ ใช้สาหรับลงรายการละเอียดเก่ียวกับการส่ง หนังสือ โดยให้ผนู้ าส่งถอื กากบั ไปกบั หนงั สอื เพ่อื ใหผ้ ้รู บั เซน็ รบั แล้วรับกลับคนื มา 81.1 สมุดส่งหนังสือ เป็นสมุดสาหรับใช้ลงรายการส่งหนังสือ มีขนาดเอ 4 พิมพ์ สองหน้า ตามแบบที่ 16 ท้ายระเบยี บ 81.2 ใบรับหนงั สอื ใช้สาหรับกากับไปกับหนังสือท่ีนาส่งโดยให้ผู้รับเซ็นช่ือ รับแล้ว รบั กลบั คืนมา มีขนาดเอ 8 พิมพ์หน้าเดียว ตามแบบท่ี 17 ทา้ ยระเบียบ ข้อ 82 บัตรตรวจค้น เป็นบัตรกากับหนังสือแต่ละรายการเพ่ือให้ทราบว่าหนังสือน้ัน ๆ ได้มี การดาเนินการตามลาดับข้ันตอนอย่างใด จนกระท่ังเสร็จสิ้น บัตรน้ีเก็บเรียงลาดับกันเป็นชุดในที่ เก็บโดยมี กระดาษติดเป็นบัตรดรรชนี ซ่ึงแบ่งออกเป็นตอน ๆ เพื่อสะดวกแก่การตรวจค้น มีขนาด เอ 5 พิมพ์สองหนา้ ตามแบบท่ี 18 ทา้ ยระเบียบ ข้อ 83 บัญชีหนังสือส่งเก็บ ใช้สาหรับลงรายการหนังสือท่ีจะส่งเก็บ มีขนาดเอ 4 พิมพ์ หน้าเดยี ว ตามแบบท่ี 19 ทา้ ยระเบียบ ข้อ 84 ทะเบียนหนังสือเก็บ เป็นทะเบียนที่ใช้ลงรายการหนังสือเก็บ มีขนาดเอ 4 พิมพ์ สองหนา้ มสี องชนิด คอื ชนิดเป็นเลม่ และชนดิ เป็นแผน่ ตามแบบที่ 20 ทา้ ยระเบียบ ข้อ 85 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปี ส่งมอบเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ 21 ท้ายระเบยี บ

- 263 - เล่ม 122 ตอนพเิ ศษ 99 ง ราชกิจจานุเบกษา 23 กนั ยายน 2548 ข้อ 86 บัญชีหนังสือครบ 25 ปี ที่ขอเก็บเอง เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือท่ีมีอายุครบ 25 ปี ซึ่งส่วนราชการน้ันมีความประสงค์จะเก็บไว้เอง มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ 4 พิมพ์สอง หน้า ตามแบบที่ 22 ท้ายระเบยี บ ข้อ 87 บัญชีฝากหนังสือ เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือท่ีส่วนราชการนาฝากไว้กับกอง จดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร มีลกั ษณะเป็นแผน่ ขนาดเอ 4 พมิ พส์ องหน้า ตามแบบที่ 23 ท้าย ระเบยี บ ขอ้ 88 บตั รยืมหนังสอื ใชส้ าหรบั เปน็ หลักฐานแทนหนังสอื ที่ให้ยืมไป มีขนาดเอ 4 พิมพ์หน้า เดียว ตามแบบท่ี 24 ทา้ ยระเบยี บ ขอ้ 89 บัญชหี นงั สือขอทาลาย เป็นบัญชีทใ่ี ช้ลงรายการหนังสือที่ครบกาหนดเวลาการเก็บมี ลักษณะเปน็ แผ่นขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า ตามแบบท่ี 25 ทา้ ยระเบียบ บทเฉพาะกาล ----------------------- ขอ้ 90 แบบพิมพ์ และซอง ซ่งึ มีอยู่กอ่ นวันท่ีระเบียบนีใ้ ช้บงั คบั ให้ใชไ้ ด้ต่อไปจนกวา่ จะหมด ประกาศ ณ วนั ที่ 11 เมษายน 2526 พลเอกเปรม ตณิ สูลานนท์ นายกรัฐมนตรี





เล่ม 122 ตอนพเิ ศษ 99 ง - 266 - 23 กนั ยายน 2548 ราชกิจจานเุ บกษา ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ -------------------------- โดยที่เป็นการสมควรแก้ไขเพิ่มเติมระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เพ่ือให้เหมาะสมกับสภาวการณ์ในปัจจุบันที่มีการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์และเป็นการสอดคล้องกับการบริหารราชการแนวทางใหม่ท่ีมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ ความ คุ้มค่า และการลดข้ันตอนการปฏิบัติงาน สมควรวางระบบงานสารบรรณให้เป็นการดาเนินงานที่มี ระบบ มีความรวดเร็วมีประสิทธิภาพ และลดความซ้าซ้อนในการปฏิบัติราชการ อาศัยอานาจตาม ความในมาตรา ๑๑ (๘) แห่งพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ. ๒๕๓๔ นายกรัฐมนตรีโดยความเห็นชอบของคณะรัฐมนตรจี ึงวางระเบยี บไว้ ดงั ตอ่ ไปนี้ ข้อ ๑ ระเบยี บนี้เรยี กวา่ “ระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘” ขอ้ ๒ ระเบียบน้ใี หใ้ ช้บงั คับต้ังแตว่ ันถัดจากวนั ประกาศในราชกิจจานเุ บกษาเปน็ ตน้ ไป ขอ้ ๓ ให้ยกเลิกความในข้อ ๕ แห่งระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใ้ ชข้ อ้ ความตอ่ ไปนีแ้ ทน “ขอ้ ๕ ในกรณีที่กฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่า ด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ กาหนดวิธีปฏิบัติเก่ียวกับงานสารบรรณไว้เป็นอย่างอ่ืน ให้ถือ ปฏบิ ัติตามกฎหมาย หรือระเบียบวา่ ดว้ ยการนัน้ ” ขอ้ ๔ ใหเ้ พ่มิ นยิ ามคาวา่ “อิเล็กทรอนกิ ส์” และคาว่า “ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์” ระหว่างนิยามคาว่า “หนังสือ” และ “ส่วนราชการ” ในข้อ ๖ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่า ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ““อิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คล่ืน แม่เหล็กไฟฟ้าหรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทาง แสง วธิ ีการทางแมเ่ หลก็ หรอื อปุ กรณ์ทเี่ กย่ี วข้องกับการประยกุ ต์ใช้วิธีต่าง ๆ เชน่ ว่าน้ัน “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่าน ระบบสือ่ สารด้วยวธิ ีการทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์”” ข้อ ๕ ให้ยกเลิกความในข้อ ๙ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ใช้ความตอ่ ไปน้แี ทน “ขอ้ ๙ หนงั สอื ราชการ คอื เอกสารทีเ่ ป็นหลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่ ๙.๑ หนังสือทีม่ ีไปมาระหวา่ งส่วนราชการ

- 267 - เล่ม 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกิจจานุเบกษา 23 กนั ยายน 2548 ๙.๒ หนังสือท่ีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือท่ีมีไปถึง บุคคลภายนอก ๙.๓ หนังสือท่ีหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึง สว่ นราชการ ๙.๔ เอกสารที่ทางราชการจดั ทาข้ึนเพือ่ เปน็ หลกั ฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารทที่ างราชการจัดทาขึน้ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ ๙.๖ ขอ้ มลู ข่าวสารหรือหนังสอื ท่ไี ด้รบั จากระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์” ข้อ ๖ ให้ยกเลิกความในข้อ ๒๗ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ใชค้ วามต่อไปนี้แทน “ข้อ ๒๗ หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอ่ืนใดที่เกิดขึ้นเน่ืองจากการปฏิบัติงานของ เจา้ หนา้ ท่ีเพอื่ เป็นหลักฐานในราชการ ซ่งึ รวมถงึ ภาพถา่ ย ฟลิ ม์ แถบบนั ทกึ เสยี ง แถบบันทึกภาพ และ ส่ือกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอก ที่ย่ืนต่อเจ้าหน้าท่ี และเจ้าหน้าท่ีได้รับเข้า ทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามท่ีกระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดข้ึนใช้ตาม ความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐาน การสืบสวนและสอบสวน และคาร้อง เป็นต้น ส่ือกลางบันทึกข้อมูลตาม วรรคหน่ึง หมายความถึง สื่อใด ๆ ที่อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วย อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี-อ่านอย่างเดียว หรือแผ่นดิจิทัลอเนกประสงค์ เปน็ ต้น” ข้อ ๗ ให้ยกเลิกความในข้อ ๒๙ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใ้ ช้ความตอ่ ไปน้ีแทน “ข้อ ๒๙ การติดต่อราชการนอกจากการจะดาเนินการโดยหนังสือท่ีเป็นเอกสารสามารถ ดาเนินการดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ได้ ในกรณีที่ติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุก ครั้งและให้ผรู้ ับแจ้งตอบรับ เพอ่ื ยืนยนั ว่าหนงั สือไดจ้ ดั สง่ ไปยงั ผ้รู ับเรียบรอ้ ยแล้ว และส่วนราชการผู้ส่ง ไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสาร เว้นแต่กรณีเป็นเรื่องสาคัญจาเป็นต้องยืนยันเป็นเอกสาร ให้ทา เอกสารยนื ยนั ตามไปทันที การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ โทรศัพท์ วิทยุ สอ่ื สารวิทยกุ ระจายเสยี ง หรือวิทยโุ ทรทัศน์ เปน็ ต้น ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีท่ี จาเป็น ต้องยนื ยันเป็นหนังสอื ใหท้ าหนงั สอื ยืนยันตามไปทนั ที การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารซ่ึงไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง เช่น ทางโทรศัพท์ วิทยุ สอ่ื สาร วิทยุกระจายเสียง หรอื วทิ ยโุ ทรทศั น์ เปน็ ตน้ ให้ผสู้ ่งและผรู้ บั บันทึกข้อความไวเ้ ป็นหลกั ฐาน” ข้อ ๘ ให้ยกเลิกความในข้อ ๓๕ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใ้ ชค้ วามตอ่ ไปน้แี ทน

- 268 - เลม่ 122 ตอนพเิ ศษ 99 ง ราชกิจจานเุ บกษา 23 กนั ยายน 2548 “ข้อ ๓๕ หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าท่ีของหน่วยงาน สารบรรณกลางปฏบิ ัตติ ามทก่ี าหนดไว้ในส่วนน้ี การรับหนังสือที่มีช้ันความลับ ในช้ันลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผ้ใู ช้งานหรอื ผปู้ ฏิบัตงิ านที่ได้รับการแต่งต้ังให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้รับผ่านระบบการ รักษาความปลอดภยั โดยใหเ้ ปน็ ไปตามระเบียบว่าดว้ ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ” ข้อ ๙ ให้ยกเลิกความในข้อ ๔๑ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใ้ ช้ความตอ่ ไปน้แี ทน “ข้อ ๔๑ หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติตามท่ีกาหนดไว้ในส่วนน้ี การส่งหนังสือท่ีมีช้ันความลับ ในช้ันลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ใช้งาน หรือผู้ปฏิบัติงานท่ีได้รับการแต่งต้ังให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษา ความปลอดภยั โดยใหเ้ ป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ” ข้อ ๑๐ ให้ยกเลิกความในข้อ ๕๗ ข้อ ๕๘ และข้อ ๕๙ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใ้ ชค้ วามต่อไปนีแ้ ทน “ขอ้ ๕๗ อายกุ ารเก็บหนงั สอื โดยปกตใิ หเ้ ก็บไว้ไมน่ ้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่หนงั สอื ดังตอ่ ไปน้ี ๕๗.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วย การรกั ษาความปลอดภยั แห่งชาติ หรือระเบยี บวา่ ดว้ ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ ๕๗.๒ หนังสือท่ีเป็นหลักฐานทางอรรถคดี สานวนของศาลหรือของพนักงาน สอบสวนหรือหนังสืออ่ืนใดท่ีได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกาหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้ เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการน้ัน ๕๗.๓ หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษา ค้นคว้า วิจัย ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสาคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามท่ีสานัก หอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร กาหนด ๕๗.๔ หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สาเนาที่มีต้นเร่ืองจะค้นได้จาก ทีอ่ ื่นให้เก็บไว้ไมน่ อ้ ยกว่า ๕ ปี ๕๗.๕ หนังสือท่ีเป็นเรื่องธรรมดาสามัญซ่ึงไม่มีความสาคัญ และเป็นเร่ืองท่ีเกิดข้ึน เป็นประจาเมื่อดาเนนิ การแล้วเสร็จให้เกบ็ ไวไ้ มน่ ้อยกวา่ ๑ ปี ๕๗.๖ หนงั สือหรอื เอกสารเก่ียวกบั การรับเงนิ การจา่ ยเงิน หรือการกอ่ หนีผ้ ูกพันทาง การเงินที่ไมเ่ ปน็ หลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซ่ึงสิทธิในทางการเงินรวมถึง หนังสือหรือเอกสารเก่ียวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหน้ีผูกพันทางการเงินที่หมดความ จาเป็นในการใช้เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เพราะได้มีหนังสือหรือเอกสารอื่นท่ีสามารถนามาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าว แล้ว เมื่อสานักงานการตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา และไม่มีความจาเป็นต้องใช้ ประกอบการตรวจสอบหรือเพอื่ การใด ๆ อกี ให้เกบ็ ไว้ไม่นอ้ ยกวา่ ๕ ปี

- 269 - เลม่ 122 ตอนพเิ ศษ 99 ง ราชกจิ จานุเบกษา 23 กันยายน 2548 หนังสือเก่ียวกับการเงิน ซ่ึงเห็นว่าไม่มีความจาเป็นต้องเก็บไว้ถึง ๑๐ ปี หรือ ๕ ปี แล้วแต่ กรณีใหท้ าความตกลงกับกระทรวงการคลงั ข้อ ๕๘ ทกุ ปีปฏิทินใหส้ ว่ นราชการจัดส่งหนังสือท่มี ีอายคุ รบ ๒๐ ปี นบั จากวนั ทไ่ี ด้จดั ทาขึ้น ท่ีเก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมท้ังบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้สานักหอจดหมายเหตุ แห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวนั ที่ ๓๑ มกราคม ของปีถัดไป เว้นแตห่ นงั สือดงั ตอ่ ไปน้ี ๕๘.๑ หนังสือท่ีต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการ รกั ษาความปลอดภยั แห่งชาติ หรอื ระเบยี บว่าด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ ๕๘.๒ หนังสือที่มกี ฎหมาย ขอ้ บงั คับ หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทว่ั ไปกาหนดไว้ เป็นอยา่ งอ่ืน ๕๘.๓ หนังสือทสี่ ่วนราชการมีความจาเป็นตอ้ งเก็บไว้ที่ส่วนราชการนนั้ ใหจ้ ดั ทาบัญชี หนังสือครบ ๒๐ ปีทีข่ อเก็บเอง สง่ มอบใหส้ านกั หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ข้อ ๕๙ บญั ชสี ง่ มอบหนังสือครบ ๒๐ ปี และบัญชีหนงั สอื ครบ ๒๐ ปที ข่ี อเก็บเอง อย่างนอ้ ย ให้มีต้นฉบับและสาเนาคู่ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบและสานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรผรู้ บั มอบยึดถอื ไวเ้ ป็นหลกั ฐานฝา่ ยละฉบับ ๕๙.๑ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้จัดทาตามแบบท่ี ๒๑ ท้ายระเบียบโดย กรอกรายละเอยี ดดังน้ี ๕๙.๑.๑ ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ประจาปี ให้ลงตัวเลขของ ปพี ทุ ธศกั ราชทจ่ี ดั ทาบัญชี ๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชอื่ ส่วนราชการท่ีจดั ทาบญั ชี ๕๙.๑.๓ วันท่ี ให้ลงวัน เดอื น ปที ่ีจัดทาบัญชี ๕๙.๑.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลาดับของแผน่ บัญชี ๕๙.๑.๕ ลาดบั ที่ ให้ลงเลขลาดบั เร่อื งของหนงั สือท่ีสง่ มอบ ๕๙.๑.๖ รหัสแฟ้ม ใหล้ งหมายเลขลาดับหมขู่ องการจดั แฟ้มเก็บหนงั สอื ๕๙.๑.๗ ที่ ใหล้ งเลขทข่ี องหนังสือแตล่ ะฉบบั ๕๙.๑.๘ ลงวนั ที่ ให้ลงวัน เดือน ปขี องหนังสือแตล่ ะฉบับ ๕๙.๑.๙ เลขทะเบยี นรับ ใหล้ งเลขทะเบียนรับของหนังสอื แตล่ ะฉบับ ๕๙.๑.๑๐ เรื่อง ให้ลงช่ือเร่ืองของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีท่ีไม่มีช่ือเรื่อง ให้ลงสรปุ เรอื่ งย่อ ๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ใหบ้ นั ทกึ ขอ้ ความอน่ื ใด (ถ้ามี) ๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือช่ือและวงเล็บชื่อและนามสกุล ด้วยตัวบรรจงพรอ้ มทั้งลงตาแหน่งของผูม้ อบ ๕๙.๑.๑๓ ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและ นามสกลุ ดว้ ยตวั บรรจงพร้อมทั้งลงตาแหน่งของผู้รับมอบ

- 270 - เล่ม 122 ตอนพิเศษ 99 ง ราชกจิ จานเุ บกษา 23 กันยายน 2548 ๕๙.๒ บญั ชหี นังสอื ครบ ๒๐ ปี ทีข่ อเกบ็ เอง ให้จัดทาตามแบบที่ ๒๒ ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี ๕๙.๒.๑ ช่อื บัญชีหนังสอื ครบ ๒๐ ปที ่ขี อเกบ็ เองประจาปี ใหล้ งตวั เลขของ ปีพุทธศกั ราชท่จี ดั ทาบัญชี ๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชอื่ สว่ นราชการทีจ่ ัดทาบญั ชี ๕๙.๒.๓ วนั ท่ี ให้ลงวัน เดอื น ปีทจ่ี ดั ทาบญั ชี ๕๙.๒.๔ แผ่นที่ ใหล้ งเลขลาดบั ของแผ่นบญั ชี ๕๙.๒.๕ ลาดบั ที่ ใหล้ งเลขลาดบั เรื่องของหนงั สือที่ขอเก็บเอง ๕๙.๒.๖ รหัสแฟม้ ใหล้ งหมายเลขลาดับหมู่ของการจัดแฟม้ เก็บหนงั สอื ๕๙.๒.๗ ที่ ใหล้ งเลขทขี่ องหนงั สือแตล่ ะฉบับ ๕๙.๒.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดอื น ปีของหนงั สือแตล่ ะฉบบั ๕๙.๒.๙ เร่ือง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีท่ีไม่มีชื่อเรื่อง ให้ลงสรุปเรือ่ งยอ่ ๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ให้บันทึกขอ้ ความอ่ืนใด (ถา้ ม)ี ” ประกาศ ณ วันที่ ๒๑ มิถุนายน พ.ศ. ๒๕๔๘ พันตารวจโท ทักษณิ ชินวัตร นายกรัฐมนตรี



- 272 - ข้อความทย่ี กเลกิ ในระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ขอ้ 5 ในกรณที ่กี ฎหมายหรอื ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ กาหนดวิธี ปฏบิ ัติเกยี่ วกับงานสารบรรณไวเ้ ปน็ อยา่ งอน่ื ให้ถือปฏบิ ัติตามกฎหมายหรอื ระเบยี บว่าดว้ ยการนนั้ ข้อ 6 ในระเบยี บน้ี \"งานสารบรรณ\" หมายความว่า งานที่เก่ียวกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่การจัดทา การรบั การส่ง การเกบ็ รักษา การยมื จนถงึ การทาลาย \"หนังสือ\" หมายความวา่ หนังสือราชการ \"ส่วนราชการ\" หมายความว่า กระทรวง ทบวง กรม สานักงาน หรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งในราชการบริหารส่วนกลาง ราชการบริหารส่วนภูมิภาค ราชการบริหารส่วนท้องถิ่น หรือใน ตา่ งประเทศ และให้หมายความรวมถึงคณะกรรมการด้วย \"คณะกรรมการ\" หมายความว่า คณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากทางราชการให้ ปฏิบัตงิ าน ในเร่ืองใด ๆ และให้หมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทางาน หรือคณะบุคคลอ่ืน ท่ีปฏบิ ตั ิงานใน ลกั ษณะเดียวกัน ข้อ ๙ หนังสอื ราชการ คือ เอกสารท่ีเป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ ๙.๑ หนงั สือทีม่ ีไปมาระหว่างส่วนราชการ ๙.๒ หนงั สอื ทส่ี ว่ นราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอืน่ ใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึง บุคคลภายนอก ๙.๓ หนงั สอื ท่หี นว่ ยงานอืน่ ใดซึ่งมิใชส่ ว่ นราชการ หรือบคุ คลภายนอกมมี าถงึ ส่วนราชการ ๙.๔ เอกสารท่ีทางราชการจัดทาขึ้นเพ่อื เป็นหลักฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารที่ทางราชการจัดทาขน้ึ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรอื ขอ้ บงั คับ ๙.๖ ขอ้ มลู ข่าวสารหรอื หนังสือท่ไี ดร้ ับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ ขอ้ 27 หนงั สอื อ่ืน คอื หนังสอื หรือเอกสารอ่ืนใดทเี่ กิดข้นึ เนือ่ งจากการปฏิบัติงานของ เจา้ หนา้ ทเี่ พ่ือเปน็ หลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถงึ ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบนั ทกึ เสียง แถบบันทกึ ภาพ ดว้ ย หรือหนงั สอื ของบคุ คลภายนอก ท่ียนื่ ต่อเจ้าหนา้ ทีแ่ ละเจ้าหนา้ ท่ีไดร้ บั เขา้ ทะเบยี นรบั หนังสือของ ทางราชการแลว้ มรี ปู แบบตามทีก่ ระทรวงทบวงกรมจะกาหนดขน้ึ ใชต้ ามความเหมาะสม เวน้ แต่มีแบบ ตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สญั ญา หลักฐานการสบื สวน และสอบสวน และคาร้อง เป็นตน้ ข้อ 29 เรื่องราชการที่จะดาเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือได้ไม่ทัน ให้ส่งข้อความทาง เครื่องมือส่ือสาร เช่น โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียงหรือ

- 273 - วิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น และให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีที่จาเป็นต้องยืนยันเป็น หนังสือ ใหท้ าหนงั สอื ยืนยันตามไปทนั ที การส่งข้อความทางเครื่องมือส่ือสารซึ่งไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง เช่น ทางโทรศัพท์ วิทยุ ส่ือสาร วิทยุ กระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความเป็นเป็น หลกั ฐาน ขอ้ 35 หนังสอื รับ คือ หนงั สือทีไ่ ด้รบั เข้ามาจากภายนอก ใหเ้ จ้าหน้าทีข่ องหน่วยงาน สารบรรณกลางปฏิบตั ติ ามทก่ี าหนดไว้ในส่วนน้ี ข้อ 41 หนงั สอื สง่ คอื หนังสอื ที่สง่ ออกไปภายนอก ให้ปฏบิ ัติตามที่กาหนดไว้ในสว่ นน้ี ขอ้ 57 อายุการเกบ็ หนงั สือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่นอ้ ยกว่า 10 ปี เว้นแตห่ นังสอื ดังตอ่ ไปน้ี 57.1 หนังสือท่ีต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วย การรักษาความปลอดภัยแหง่ ชาติ 57.2 หนังสือท่ีเป็นหลักฐานทางอรรถคดี สานวนของศาลหรือของพนักงาน สอบสวนหรือหนังสืออ่ืนใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกาหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้ เปน็ ไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนวา่ ด้วยการนัน้ 57.3 หนังสือท่ีเก่ียวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลักฐานหรือเรื่องท่ีต้องใช้สาหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ให้เก็บไว้เป็น หลักฐานทางราชการตลอดไปหรือตามที่กองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร กาหนด 57.4 หนงั สือที่ไดป้ ฏบิ ัตงิ านเสรจ็ สนิ้ แล้ว และเป็นคู่สาเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จาก ท่ีอ่ืน ใหเ้ กบ็ ไว้ไมน่ ้อยกว่า 5 ปี 57.5 หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสาคัญ และเป็นเร่ืองที่เกิดข้ึน เป็นประจาเมือ่ ดาเนนิ การแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปีในกรณีหนังสือท่ีเกี่ยวกับการเงิน ซ่ึงมิใช่ เป็นเอกสารสิทธิ หากเห็นว่าไม่มีความจาเป็นต้อง เก็บไว้ถึง 10 ปี ให้ทาความตกลงกับ กระทรวงการคลังเพื่อขอทาลายได้ ข้อ 58 ทุกปปี ฏทิ นิ ให้สว่ นราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปี นับจากวันท่ีได้จัดทาขึ้น ท่ีเก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมท้ังบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี ให้กองจดหมายเหตุ แห่งชาติ กรม ศิลปากร ภายในวนั ที่ 31 มกราคม ของปีถดั ไป เว้นแต่หนงั สือดงั ตอ่ ไปน้ี 58.1 หนังสือท่ีต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วย การรักษาความปลอดภยั แห่งชาติ 58.2 หนังสือท่ีมีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการท่ัวไปกาหนดไว้ เป็นอยา่ งอน่ื

- 274 - 58.3 หนังสือท่ีส่วนราชการมีความจาเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้น ให้จัดทา บัญชหี นังสอื ครบ 25 ปี ทข่ี อเกบ็ เองส่งมอบใหก้ องจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ขอ้ 59 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี และบัญชีหนังสือครบ 25 ปี ที่ขอเก็บเอง อย่าง น้อยให้มีต้นฉบับและสาเนาคู่ฉบับ เพ่ือให้ส่วนราชการผู้มอบและกองจดหมายเหตุแห่งชาติกรม ศิลปากร ผรู้ บั มอบยดึ ถอื ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานฝา่ ยละฉบบั 59.1 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี ให้จัดทาตามแบบท่ี 21 ท้ายระเบียบ โดย กรอกรายละเอยี ด ดังน้ี 59.1.1 ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี ประจาปี ให้ลงตัวเลขของปี พุทธศักราชท่ีจัดทาบญั ชี 59.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งช่อื สว่ นราชการท่ีจัดทาบัญชี 59.1.3 วันที่ ใหล้ งวนั เดือนปีท่จี ัดทาบัญชี 59.1.4 แผน่ ท่ี ให้ลงเลขลาดับของแผน่ บัญชี 59.1.5 ลาดับท่ี ใหล้ งเลขลาดบั เรื่องของหนงั สือท่สี ง่ มอบ 59.1.6 รหสั แฟม้ ให้ลงหมายเลขลาดบั หมู่ของการจัดแฟม้ เกบ็ หนังสือ 59.1.7 ที่ ให้ลงเลขทขี่ องหนังสือแต่ละฉบับ 59.1.8 ลงวันท่ี ใหล้ งวนั เดือนปีของหนังสือแตล่ ะฉบบั 59.1.9 เลขทะเบยี นรบั ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนงั สือแต่ละฉบับ 59.1.10 เร่ือง ให้ลงช่ือเร่ืองของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มี ชอ่ื เร่อื ง ใหล้ งสรุปเรื่องย่อ 59.1.11 หมายเหตุ ใหบ้ ันทกึ ขอ้ ความอืน่ ใด (ถา้ ม)ี 59.1.12 ลงชื่อผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือช่ือและวงเล็บช่ือและนามสกุล ดว้ ยตวั บรรจง พร้อมทั้งลงตาแหน่งของผูม้ อบ 59.1.13 ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและ นามสกุล ด้วยตวั บรรจงพร้อมทงั้ ลงตาแหน่งของผ้รู ับมอบ 59.2 บัญชีหนังสือครบ 25 ปี ท่ีขอเก็บเอง ให้จัดทาตามแบบท่ี 22 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 59.2.1 ชือ่ บญั ชีหนงั สอื ครบ 25 ปี ทขี่ อเกบ็ เองประจาปี ให้ลงตัวเลขของ ปพี ทุ ธศักราชทจี่ ัดทาบญั ชี 59.2.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งช่อื ส่วนราชการท่จี ัดทาบญั ชี 59.2.3 วันท่ี ใหล้ งวันเดอื นปีท่ีจัดทาบญั ชี 59.2.4 แผน่ ที่ ให้ลงเลขลาดบั ของแผน่ บัญชี 59.2.5 ลาดบั ที่ ให้ลงเลขลาดับเรื่องของหนงั สอื ทีข่ อเกบ็ เอง 59.2.6 รหัสแฟ้ม ใหล้ งหมายเลขลาดับหมขู่ องการจัดแฟ้มเกบ็ หนังสอื

ลงสรปุ เรอ่ื งย่อ - 275 - 59.2.7 ท่ี ให้ลงเลขทข่ี องหนงั สือแตล่ ะฉบับ 59.2.8 ลงวนั ท่ี ให้ลงวันเดอื นปีของหนังสอื แต่ละฉบบั 59.2.9 เรือ่ ง ให้ลงชอื่ เรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีท่ีไม่มีชื่อเรื่องให้ 59.2.10 หมายเหตุ ใหบ้ ันทกึ ขอ้ ความอน่ื ใด (ถ้ามี) และให้ใช้ขอ้ ความต่อไปนี้ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับ ที่ 2) พ.ศ. 2548 แทน ให้ยกเลิกความในข้อ 5 แห่งระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และให้ใช้ข้อความต่อไปนแ้ี ทน “ขอ้ ๕ ในกรณที ่กี ฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่า ดว้ ยการรกั ษาความลับของทางราชการ กาหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณไว้เป็นอย่างอ่ืน ให้ถือ ปฏิบัติตามกฎหมาย หรือระเบยี บว่าดว้ ยการนัน้ ” ขอ้ ๔ ใหเ้ พมิ่ นิยามคาว่า “อเิ ล็กทรอนกิ ส์” และคาว่า “ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์” ระหว่างนิยามคาว่า “หนังสือ” และ “ส่วนราชการ” ในข้อ ๖ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่า ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ “อิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คล่ืน แม่เหล็กไฟฟ้าหรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทาง แสง วิธีการทางแมเ่ หลก็ หรอื อุปกรณท์ ่ีเกีย่ วข้องกับการประยุกต์ใช้วิธตี า่ ง ๆ เช่นว่านัน้ “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่าน ระบบส่อื สารด้วยวิธกี ารทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์”” ให้ยกเลิกความในข้อ ๙ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ใช้ความต่อไปนีแ้ ทน “ข้อ ๙ หนงั สือราชการ คือ เอกสารท่เี ปน็ หลักฐานในราชการ ได้แก่ ๙.๑ หนังสือที่มีไปมาระหวา่ งส่วนราชการ ๙.๒ หนังสือท่ีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือท่ีมีไปถึง บุคคลภายนอก ๙.๓ หนังสือท่ีหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึง สว่ นราชการ ๙.๔ เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาขึน้ เพอ่ื เปน็ หลักฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารที่ทางราชการจดั ทาข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอ้ บังคับ

- 276 - ๙.๖ ขอ้ มูลข่าวสารหรอื หนงั สือทไี่ ด้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” ให้ยกเลิกความในข้อ ๒๗ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใ้ ช้ความตอ่ ไปนแี้ ทน “ข้อ ๒๗ หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอ่ืนใดที่เกิดข้ึนเน่ืองจากการปฏิบัติงานของ เจา้ หนา้ ทเ่ี พือ่ เป็นหลกั ฐานในราชการ ซงึ่ รวมถงึ ภาพถ่าย ฟลิ ์ม แถบบนั ทกึ เสยี ง แถบบนั ทึกภาพ และ ส่ือกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอก ท่ียื่นต่อเจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้า ทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดขึ้นใช้ตาม ความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐาน การสืบสวนและสอบสวน และคาร้อง เป็นต้น ส่ือกลางบันทึกข้อมูลตาม วรรคหน่ึง หมายความถึง สื่อใด ๆ ที่อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วย อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี-อ่านอย่างเดียว หรือแผ่นดิจิทัลอเนกประสงค์ เป็นต้น” ใหย้ กเลิกความในขอ้ ๒๙ แหง่ ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใ้ ช้ความต่อไปน้แี ทน “ข้อ ๒๙ การติดต่อราชการนอกจากการจะดาเนินการโดยหนังสือที่เป็นเอกสารสามารถ ดาเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสไ์ ด้ ในกรณีท่ีติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุก คร้ังและให้ผ้รู ับแจง้ ตอบรบั เพอ่ื ยืนยนั วา่ หนงั สอื ไดจ้ ดั สง่ ไปยังผู้รับเรยี บรอ้ ยแล้ว และสว่ นราชการผู้ส่ง ไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสาร เว้นแต่กรณีเป็นเรื่องสาคัญจาเป็นต้องยืนยันเป็นเอกสาร ให้ทา เอกสารยนื ยนั ตามไปทันที การส่งข้อความทางเคร่ืองมือสื่อสาร เช่น โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ โทรศัพท์ วิทยุ ส่ือสารวทิ ยุกระจายเสยี ง หรอื วิทยโุ ทรทัศน์ เป็นตน้ ให้ผรู้ ับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีท่ี จาเป็น ต้องยืนยันเปน็ หนังสือให้ทาหนงั สือยนื ยันตามไปทันที การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารซ่ึงไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง เช่น ทางโทรศัพท์ วิทยุ สอื่ สาร วทิ ยุกระจายเสียง หรอื วทิ ยโุ ทรทศั น์ เปน็ ตน้ ใหผ้ สู้ ง่ และผู้รับบนั ทึกข้อความไว้เปน็ หลกั ฐาน” ใหย้ กเลกิ ความในขอ้ ๓๕ แหง่ ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ใช้ความต่อไปน้ีแทน “ข้อ ๓๕ หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าท่ีของหน่วยงาน สารบรรณกลางปฏบิ ตั ติ ามที่กาหนดไว้ในสว่ นนี้

- 277 - การรับหนังสือท่ีมีช้ันความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใหผ้ ใู้ ช้งานหรือผ้ปู ฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งต้ังให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้รับผ่านระบบการ รกั ษาความปลอดภยั โดยใหเ้ ป็นไปตามระเบยี บว่าด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ” ให้ยกเลิกความในข้อ ๔๑ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ใช้ความตอ่ ไปน้แี ทน “ข้อ ๔๑ หนังสือส่ง คือ หนังสือท่ีส่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติตามท่ีกาหนดไว้ในส่วนน้ี การส่งหนังสือท่ีมีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ใช้งาน หรือผู้ปฏิบัติงานท่ีได้รับการแต่งต้ังให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษา ความปลอดภยั โดยใหเ้ ป็นไปตามระเบียบว่าดว้ ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ” ให้ยกเลิกความในข้อ ๕๗ ข้อ ๕๘ และข้อ ๕๙ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่า ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใ้ ชค้ วามต่อไปนแี้ ทน “ขอ้ ๕๗ อายุการเก็บหนงั สอื โดยปกติใหเ้ กบ็ ไวไ้ มน่ อ้ ยกว่า ๑๐ ปี เวน้ แต่หนังสอื ดงั ต่อไปนี้ ๕๗.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วย การรกั ษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ หรอื ระเบียบวา่ ด้วยการรกั ษาความลับของทางราชการ ๕๗.๒ หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สานวนของศาลหรือของพนักงาน สอบสวนหรือหนังสืออื่นใดท่ีได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกาหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้ เปน็ ไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนวา่ ดว้ ยการนั้น ๕๗.๓ หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษา ค้นคว้า วิจัย ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสาคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามที่สานัก หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร กาหนด ๕๗.๔ หนังสือท่ีได้ปฏิบัติงานเสร็จส้ินแล้ว และเป็นคู่สาเนาท่ีมีต้นเร่ืองจะค้นได้จาก ท่ีอ่นื ใหเ้ ก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี ๕๗.๕ หนังสือที่เป็นเร่ืองธรรมดาสามัญซ่ึงไม่มีความสาคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้น เปน็ ประจาเม่ือดาเนินการแล้วเสร็จให้เกบ็ ไว้ไมน่ ้อยกวา่ ๑ ปี ๕๗.๖ หนังสือหรือเอกสารเกยี่ วกับการรับเงนิ การจา่ ยเงนิ หรอื การก่อหน้ีผูกพันทาง การเงนิ ท่ีไมเ่ ป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปล่ียนแปลง โอน สงวน หรือระงับซ่ึงสิทธิในทางการเงินรวมถึง หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่หมดความ จาเป็นในการใช้เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปล่ียนแปลง โอน สงวน หรือระงับซ่ึงสิทธิในทางการเงิน เพราะได้มีหนังสือหรือเอกสารอ่ืนที่สามารถนามาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าว แล้ว เม่ือสานักงานการตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา และไม่มีความจาเป็นต้องใช้ ประกอบการตรวจสอบหรือเพ่ือการใด ๆ อกี ใหเ้ ก็บไว้ไม่นอ้ ยกวา่ ๕ ปี

- 278 - หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ซ่ึงเห็นว่าไม่มีความจาเป็นต้องเก็บไว้ถึง ๑๐ ปี หรือ ๕ ปี แล้วแต่ กรณใี หท้ าความตกลงกบั กระทรวงการคลัง ขอ้ ๕๘ ทกุ ปีปฏิทนิ ให้สว่ นราชการจัดสง่ หนงั สอื ทีม่ อี ายคุ รบ ๒๐ ปี นบั จากวันทไี่ ดจ้ ดั ทาขึน้ ท่ีเก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้สานักหอจดหมายเหตุ แหง่ ชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปีถดั ไป เวน้ แต่หนังสือดงั ตอ่ ไปนี้ ๕๘.๑ หนังสือท่ีต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการ รักษาความปลอดภยั แห่งชาติ หรอื ระเบียบว่าดว้ ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ ๕๘.๒ หนงั สือท่มี ีกฎหมาย ขอ้ บังคับ หรือระเบียบทอ่ี อกใชเ้ ป็นการทว่ั ไปกาหนดไว้ เป็นอยา่ งอื่น ๕๘.๓ หนงั สือทส่ี ่วนราชการมีความจาเปน็ ต้องเก็บไวท้ ีส่ ่วนราชการนัน้ ใหจ้ ดั ทาบัญชี หนังสือครบ ๒๐ ปีท่ขี อเกบ็ เอง สง่ มอบให้สานักหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร ข้อ ๕๙ บัญชีสง่ มอบหนงั สือครบ ๒๐ ปี และบัญชีหนงั สอื ครบ ๒๐ ปีทข่ี อเกบ็ เอง อยา่ งน้อย ให้มีต้นฉบับและสาเนาคู่ฉบับ เพ่ือให้ส่วนราชการผู้มอบและสานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากรผรู้ ับมอบยึดถือไว้เปน็ หลักฐานฝา่ ยละฉบบั ๕๙.๑ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้จัดทาตามแบบท่ี ๒๑ ท้ายระเบียบโดย กรอกรายละเอียดดงั นี้ ๕๙.๑.๑ ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ประจาปี ให้ลงตัวเลขของ ปพี ุทธศักราชทจ่ี ดั ทาบัญชี ๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการทจ่ี ดั ทาบญั ชี ๕๙.๑.๓ วนั ที่ ใหล้ งวนั เดือน ปีทจี่ ดั ทาบัญชี ๕๙.๑.๔ แผน่ ที่ ใหล้ งเลขลาดบั ของแผ่นบัญชี ๕๙.๑.๕ ลาดบั ท่ี ให้ลงเลขลาดบั เร่ืองของหนงั สือท่สี ง่ มอบ ๕๙.๑.๖ รหสั แฟม้ ให้ลงหมายเลขลาดบั หมขู่ องการจดั แฟม้ เก็บหนงั สือ ๕๙.๑.๗ ท่ี ให้ลงเลขทีข่ องหนงั สือแตล่ ะฉบับ ๕๙.๑.๘ ลงวนั ที่ ใหล้ งวัน เดือน ปขี องหนงั สอื แตล่ ะฉบบั ๕๙.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบยี นรับของหนงั สอื แต่ละฉบบั ๕๙.๑.๑๐ เรื่อง ให้ลงช่ือเร่ืองของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเร่ือง ให้ลงสรุปเร่อื งย่อ ๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอืน่ ใด (ถา้ มี) ๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือช่ือและวงเล็บชื่อและนามสกุล ดว้ ยตัวบรรจงพรอ้ มทง้ั ลงตาแหน่งของผู้มอบ ๕๙.๑.๑๓ ลงช่ือผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและ นามสกุลดว้ ยตัวบรรจงพร้อมท้งั ลงตาแหนง่ ของผู้รบั มอบ

- 279 - ๕๙.๒ บัญชหี นังสือครบ ๒๐ ปี ท่ีขอเกบ็ เอง ใหจ้ ัดทาตามแบบท่ี ๒๒ ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ ๕๙.๒.๑ ชื่อบัญชหี นังสือครบ ๒๐ ปีทข่ี อเกบ็ เองประจาปี ใหล้ งตัวเลขของ ปพี ุทธศักราชท่จี ดั ทาบญั ชี ๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงช่อื สว่ นราชการที่จดั ทาบัญชี ๕๙.๒.๓ วันท่ี ใหล้ งวัน เดือน ปีทจ่ี ดั ทาบญั ชี ๕๙.๒.๔ แผน่ ท่ี ให้ลงเลขลาดับของแผ่นบัญชี ๕๙.๒.๕ ลาดับท่ี ใหล้ งเลขลาดับเร่อื งของหนังสอื ท่ีขอเก็บเอง ๕๙.๒.๖ รหสั แฟม้ ให้ลงหมายเลขลาดบั หมขู่ องการจัดแฟม้ เกบ็ หนงั สือ ๕๙.๒.๗ ท่ี ใหล้ งเลขทข่ี องหนงั สือแตล่ ะฉบบั ๕๙.๒.๘ ลงวนั ที่ ใหล้ งวนั เดือน ปขี องหนังสอื แตล่ ะฉบับ ๕๙.๒.๙ เรอื่ ง ใหล้ งชือ่ เร่อื งของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีท่ีไม่มีชื่อเร่ืองให้ ลงสรุปเรื่องยอ่ ๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ใหบ้ นั ทกึ ขอ้ ความอ่นื ใด (ถา้ ม)ี ”

- 280 -



แบบหนังสือภายนอก - 282 - แบบที่ 1 (ตามระเบยี บข้อ 11) ช้ันความลบั (ถ้ามี) ช้นั ความเร็ว (ถา้ มี) ที.่ ............................... (ส่วนราชการเจา้ ของหนังสือ) (วัน เดือน ป)ี เร่ือง........................................................... (คาขน้ึ ต้น) อา้ งถึง (ถา้ ม)ี สง่ิ ที่สง่ มาดว้ ย (ถา้ ม)ี (ข้อความ) .................................................................................................................. ............................................................................................... ................................................................. ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................................................ .... ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ...................................................................................................................... .......................................... (สว่ นราชการเจ้าของเรื่อง) (คาลงท้าย) โทร. .................................. (ลงชอ่ื ) โทรสาร ............................ สาเนาส่ง (ถ้ามี) (พิมพ์ช่อื เต็ม) (ตาแหน่ง) ชนั้ ความลับ (ถ้าม)ี

- 283 - แบบท่ี 1 ชั้นความลบั (ถ้ามี) แบบหนงั สือภายใน (ตามระเบียบข้อ 11) บันทึกข้อความ ชัน้ ความเร็ว (ถา้ ม)ี สว่ นราชการ................................................................................................................................... ที.่ ................................................................... วนั ที่....................................................................... เรือ่ ง............................................................................................................................................... (คาขึน้ ตน้ ) (ขอ้ ความ) .................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................ ................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................................................. ... ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................... ................................................................. ............................................................................................................................. ................................... .................................................................................................................................. .............................. (ลงช่ือ) (พิมพช์ ื่อเตม็ ) (ตาแหน่ง) ช้นั ความลบั (ถ้าม)ี

แบบหนังสือประทับตรา - 284 - แบบที่ 3 (ตามระเบยี บข้อ 14) ชั้นความลับ (ถ้ามี) ชน้ั ความเร็ว (ถา้ มี) ที.่ ............................... ถึง.............................. (ข้อความ) .................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ......................................................................................................................................... ....................... ............................................................................................................ .................................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... (สว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื ง) (สว่ นราชการทีส่ ่งหนงั สอื อก) (โทร. หรือทตี่ ้งั ) (ตราชื่อส่วนราชการ) (วัน เดือน ปี) (ลงช่ือยอ่ กากับตรา) ชนั้ ความลบั (ถ้ามี)

- 285 - แบบคาส่งั แบบที่ 4 (ตามระเบียบข้อ 16) คาส่งั (ชื่อสว่ นราชการหรือตาแหนง่ ที่มีอานาจของผ้อู อกคาส่งั ) ท่ี......................../ (เลขปีพุทธศกั ราชทอี่ อกคาสงั่ เรอ่ื ง.................................................................................... (ขอ้ ความ) .................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................ ................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................................................. ... ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................... ................................................................. ............................................................................................................................. ................................... .................................................................................................................................. .............................. ทัง้ น้ี ตงั้ แต่................................................................................................................. ส่งั ณ วันที.่ ............................................................ พ.ศ. ......................... (ลงชื่อ) (พมิ พช์ อ่ื เต็ม) (ตาแหน่ง)

- 286 - แบบระเบยี บ แบบท่ี 5 (ตามระเบียบข้อ 17) ระเบยี บ (ช่ือสว่ นราชการทอี่ อกระเบยี บ) ว่าดว้ ย....................................................................................... (ฉบับที.่ ............................... ถา้ มีเร่อื งเดยี วกนั เกนิ กวา่ 1 ฉบบั ) พ.ศ. ................................... (ข้อความ) ให้อา้ งเหตุผลโดยย่อเพ่ือแสดงถึงความมุ่งหมายท่ีตอ้ งออกระเบียบ และ อา้ งถึงกฎหมายที่ใหอ้ านาจออกระเบยี บ (ถา้ มี) ข้อ 1 ระเบยี บนเ้ี รียกว่า “ระเบียบ................................................ พ.ศ. ................” ข้อ 2 ระเบียบน้ีใชบ้ ังคับต้งั แต่...................................................................เป็นตน้ ไป ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ข้อ (สุดท้าย) ผู้รักษาตามระเบียบ (ถ้ามีการแบ่งเป็นหมดให้นาข้อผู้รักษาตาม ระเบียบไปกาหนดเปน็ ขอ้ สุดท้ายกอ่ นที่จะขึน้ หมวดที่ 1) ..................................................................... ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. .................................. ประกาศ ณ วันท่ี............................................................................. (ลงชอื่ ) (พมิ พช์ ือ่ เตม็ ) (ตาแหนง่ )

- 287 - แบบขอ้ บังคับ แบบท่ี 6 (ตามระเบยี บข้อ 18) ขอ้ บังคบั (ชื่อส่วนราชการที่ออกข้อบงั คับ) ว่าดว้ ย....................................................................................... (ฉบับท่ี................................ ถา้ มีเรอื่ งเดยี วกันเกนิ กวา่ 1 ฉบับ) พ.ศ. ................................... (ขอ้ ความ) ให้อ้างเหตผุ ลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความม่งุ หมายท่ีต้องออกข้อบังคบั และ อา้ งถึงกฎหมายท่ีให้อานาจออกข้อบงั คับ (ถา้ ม)ี ขอ้ 1 ขอ้ บังคับนเ้ี รยี กวา่ “ข้อบงั คบั ................................................ พ.ศ. ..............” ขอ้ 2 ขอ้ บังคบั น้ีให้ใช้บังคบั ต้ังแต.่ .............................................................เป็นต้นไป ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................................... ................. .................................................................................................................. .............................................. ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ข้อ (สุดท้าย) ผู้รักษาตามข้อบังคับ (ถ้ามีการแบ่งเป็นหมด ให้นาข้อผู้รักษาการไป กาหนดเปน็ ขอ้ สดุ ท้ายก่อนท่จี ะข้ึนหมวดที่ 1) ....................................................................................... ............................................................................................................................. ................................... ..................................................................................................................................... .......................... . ประกาศ ณ วนั ท่.ี ............................................................................ (ลงช่ือ) (พมิ พช์ อื่ เตม็ ) (ตาแหนง่ )

- 288 - แบบประกาศ แบบท่ี ๗ (ตามระเบยี บข้อ 20) ประกาศ (ช่ือส่วนราชการทอ่ี อกประกาศ) เรอื่ ง.................................................................................... (ขอ้ ความ) .................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................ ................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................................................. ... ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................... ................................................................. ............................................................................................................................. ................................... .................................................................................................................................. .............................. ประกาศ ณ วนั ท.่ี ....................................................... พ.ศ. ......................... (ลงช่ือ) (พิมพ์ช่อื เต็ม) (ตาแหน่ง)

- 289 - แบบแถลงการณ์ แบบที่ ๘ (ตามระเบียบข้อ 2๑) แถลงการณ์ (ช่ือส่วนราชการทอี่ อกแถลงการณ์) เรื่อง.................................................................................... ฉบบั ท.ี่ ........................... (ถ้ามี) (ข้อความ) .................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ......................................................................................................................................... ....................... ............................................................................................................ .................................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... (ส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์) (วัน เดอื น ปี)

แบบข่าว - 290 - แบบที่ ๙ (ตามระเบยี บข้อ ๒๒) ข่าว (ช่อื สว่ นราชการทอ่ี อกข่าว) เรอื่ ง........................................................... ฉบับที.่ ...............(ถ้าม)ี (ข้อความ) .................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................... ................................. .................................................................................................. .............................................................. ............................................................................................................................. ................................... .............................................................................................................................................................. .. ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................... (สว่ นราชการที่ออกข่าว) (วัน เดือน ปี)