Office365_UserManual_TH_201607

สารบญั หน้า 1 บทที่ 2 ภาค 1 การใชง้ านประจาวนั 4 63 1 แนะนำ Office 365 70 2 ใชง้ ำนอเี มลและปฏทิ นิ ไดจ้ ำกทกุ ทด่ี ว้ ย Exchange 100 3 เก็บขอ้ มูลอเี มลถำวรดว้ ย Exchange Online Archiving 4 ตดิ ตอ่ สอ่ื สำรสะดวกทกุ ทท่ี กุ เวลำดว้ ย Skype for Business 104 5 เพม่ิ ควำมคลอ่ งตวั ในกำรสอ่ื สำรดว้ ย Skype for Business 111 Cloud PBX 123 6 ประชมุ ถำ่ ยทอดสดทำงออนไลนไ์ ดท้ กุ ทผี่ ่ำน Skype Meeting 171 184 Broadcast 195 7 พกพำไฟลไ์ ปไดท้ กุ ทด่ี ว้ ย OneDrive for Business 204 8 ทำงำนเป็ นทมี ดว้ ย SharePoint Online 229 9 ใชง้ ำนวดิ โี อภำยในองคก์ รดว้ ย Office 365 Video 241 10 แสดงเอกสำรจำกเพอ่ื นรว่ มงำนดว้ ย Office Delve 257 11 รำยงำนกำรใชข้ อ้ มูลในองคก์ รดว้ ย Delve Analytics 12 ใชเ้ ครอื ขำ่ ยสงั คมออนไลนภ์ ำยในองคก์ รดว้ ย Yammer 271 13 กำรสรำ้ ง Interactive Presentation ดว้ ย Sway 14 ใชง้ ำน Microsoft Office ทค่ี นุ้ เคยไดบ้ นทกุ อปุ กรณ์ 272 15 วเิ ครำะหข์ อ้ มลู ขนำดใหญด่ ว้ ย Power BI Pro 282 ภาค 2 การรกั ษาความปลอดภยั 289 16 กำรเขำ้ รหสั ลบั ขอ้ ควำมและเอกสำรดว้ ย Rights Management 297 Services 305 17 กำรป้ องกนั ขอ้ มลู รว่ั ไหลดว้ ย Data Loss Prevention (DLP) 18 จดั กำรขอ้ มูลใหเ้ ป็ นไปตำมนโยบำยบรษิ ทั ดว้ ย eDiscovery และ Advanced eDiscovery 19 Advanced Threat Protection 20 แหลง่ ขอ้ มูลเพม่ิ เตมิUser Manual

ภาค 1 การใชง้ านประจาวนัUser Manual 1

Chapter 1 แนะนา Office 365แนะนาผลติ ภณั ฑ ์ Microsoft Office 365 ทกุ วนั นี้ องคก์ รธรุ กจิ ตำ่ งแข่งขนั กนั โดยมคี วำมเรว็ เป็ นปัจจยั สำคญั ดงั น้ัน เพอ่ื ใหก้ ำ้ วทนั เทคโนโลยที เี่ ปลย่ี นแปลงอยตู่ ลอดเวลำ ควำมสำมำรถในกำรจดั กำรงำนตำ่ งๆ อยำ่ งมีประสทิ ธภิ ำพ และกำรทำงำนรว่ มกนั ไดอ้ ยำ่ งรำบรนื่ และคลอ่ งตวั จงึ เป็ นสง่ิ ทที่ กุ องคก์ รธรุ กจิ ให ้ควำมสำคญั เป็ นอนั ดบั หน่ึง Office 365 คอื ชดุ แอปพลเิ คชนั และบรกิ ำรตำ่ งๆ บนระบบคลำวดจ์ ำกไมโครซอฟทท์ ี่เขำ้ มำชว่ ยใหก้ ำรทำงำนรว่ มกนั ระหวำ่ งทมี งำนเป็ นไปอยำ่ งมปี ระสทิ ธภิ ำพและคมุ ้ คำ่ ทสี่ ดุ ไม่วำ่ จะใชง้ ำนทบี่ ำ้ นหรอื ใชง้ ำนธรุ กจิ ก็ตำม คณุ ประโยชนส์ ำคญั คอื Office 365 ใหผ้ ใู ้ ช ้สำมำรถใชง้ ำนไดท้ ุกที่ ทกุ เวลำ และบนทุกอปุ กรณท์ ช่ี น่ื ชอบ โดยไดป้ ระสบกำรณก์ ำรใชง้ ำนแบบเดยี วกนั ทง้ั หมด ทงั้ Windows, iOS และ Android เมอื่ สมคั รสมำชกิ Office 365 แลว้ผูใ้ ชจ้ ะไดใ้ ชแ้ อปพลเิ คชนั ทเี่ ป็ นเวอรช์ นั ลำ่ สดุ เสมอ (มกี ำรอปั เดตอยำ่ งสม่ำเสมอ) และที่สำคญั ยงั ไดพ้ นื้ ทเี่ ก็บขอ้ มูลสว่ นตวั บนคลำวดอ์ กี ดว้ ย Office 365 ประกอบดว้ ย ชดุ แอปพลเิ คชนั Office (เวอรช์ นั ลำ่ สดุ คอื Office 2016)ไดแ้ ก่ Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher และ Access(Publisher และ Access ใชไ้ ดเ้ ฉพำะกบั กำรตดิ ตง้ั ภำยในเครอ่ื งเท่ำน้ัน) และชดุ บรกิ ำรเพอ่ืกำรทำงำนรว่ มกนั เชน่ กำรตดิ ตอ่ และนัดหมำยผ่ำนปฏทิ นิ ดว้ ย Exchange Online ซงึ่ อปัเดตและซงิ คก์ บั Outlook แบบอตั โนมตั ,ิ กำรคน้ หำและแชรข์ อ้ มูลและเอกสำรตำ่ งๆ บนระบบคลำวดพ์ รอ้ มกำรแยกสทิ ธกิ ำรเขำ้ ถงึ ผ่ำน SharePoint Online และ OneDrive forBusiness, กำรสอื่ สำรและกำรประชมุ ทำงไกลพรอ้ มแชรห์ นำ้ จอและเอกสำรตำ่ งๆ ไดผ้ ่ำนSkype for Business, หรอื กำรใชเ้ ครอื ขำ่ ยสงั คมออนไลนใ์ นองคก์ รดว้ ย Yammer เป็ นตน้ แผนกำรใชง้ ำนของ Office 365 ประกอบดว้ ย Office 365 Personal และ Office365 Home สำหรบั กำรใชง้ ำนทบ่ี ำ้ น และ Office 365 Business และ Office 365Enterprise สำหรบั กำรใชง้ ำนทำงธรุ กจิ โดยลกั ษณะกำรใชง้ ำนจะเป็ นแบบกำรสมคั รสมำชกิรำยปี แตล่ ะแผนกำรใชง้ ำนมขี อ้ แตกตำ่ งกนั ดงั นี้User Manual 2

คมู่ อื ฉบบั นีจ้ ดั ทำขนึ้ เพอ่ื ผูใ้ ชง้ ำน Office 365 ทตี่ อ้ งกำรทำควำมเขำ้ ใจและสำมำรถใชง้ ำน Office 365 ไดอ้ ยำ่ งเต็มประสทิ ธภิ ำพ เพอื่ ใหอ้ งคก์ รสำมำรถดำเนินงำนไดอ้ ยำ่ งรำบรน่ื และคลอ่ งตวั สง่ ผลถงึ ควำมไดเ้ ปรยี บในกำรแข่งขนั มำกขนึ้ทำ้ ยบท ในบทนี้ ผูใ้ ชง้ ำนไดท้ รำบขอ้ มูลเบอื้ งตน้ เกยี่ วกบั Office 365 และบรกิ ำรตำ่ งๆ ในบทถดั ไป จะกลำ่ วถงึ กำรใชง้ ำนอเี มลและปฏทิ นิ ผ่ำน Exchange OnlineUser Manual 3

Chapter 2 ใชง้ านอเี มลและปฏทิ นิ ไดจ้ ากทุกทดี่ ว้ ย Exchange อเี มลคอื เครอื่ งมอื กำรตดิ ตอ่ สอ่ื สำรหลกั ของธรุ กจิ ในปัจจบุ นั ดงั นั้น กำรเขำ้ ใชง้ ำน อเี มลจงึ ควรทำไดจ้ ำกทกุ ทบ่ี นทุกอปุ กรณ์ เพอื่ ตอบโจทยธ์ รุ กจิ ทต่ี อ้ งกำรควำมคลอ่ งตวั สงู Office 365 มบี รกิ ำร Exchange Online ซงึ่ เป็ นบรกิ ำรทใ่ี ชง้ ำนท่วั โลก ชว่ ยใหส้ ำมำรถใช ้ งำนอเี มล ปฏทิ นิ และรำยชอ่ื ผูต้ ดิ ตอ่ ได ้ ไม่วำ่ ผูใ้ ชจ้ ะสะดวกใชง้ ำนบนอปุ กรณใ์ ดก็ตำม ทง้ั ยงั สำมำรถใชง้ ำนกบั โปรแกรม Office ทที่ กุ คนคนุ ้ เคยไดเ้ ป็ นอยำ่ งดอี กี ดว้ ย โดยท่วั ไป Exchange Online จะมรี วมอยใู่ นแผนกำรใชง้ ำน Office 365 เกอื บทกุ แผน ไดแ้ ก่ Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3 และ E5 โดย Exchange Online Plan 1 จะรวมอยใู่ นชดุ Office 365 E1, Business Essential, และ Business Premium และ Exchange Online Plan 2 จะรวมอยใู่ นชดุ Office 365 E3 และ E5 เท่ำนั้น ในบทนี้ จะกลำ่ วถงึ กำรใชง้ ำน Exchange Online แบบเป็ นขนั้ ตอน โดยเนน้ ทกี่ ำรใช ้ งำนผ่ำน Microsoft Outlook คณุ สมบตั กิ ำรใชง้ ำนจะแตกตำ่ งออกไปตำมแผนกำรใชง้ ำน ทเี่ ลอื กซอื้ โดยแยกเป็ น Exchange Online Plan 1 และ Plan 2 ซงึ่ สำมำรถศกึ ษำ รำยละเอยี ดไดท้ ่ี Compare Exchange Online plans กำรใชง้ ำน Exchange Online รว่ มกบั ควำมสำมำรถใหมใ่ น Microsoft Outlook 2016 หลงั จำกทสี่ มคั รใชง้ ำน Office 365 แลว้ ใหต้ ดิ ตง้ั ชดุ โปรแกรม Office ตำมขนั้ ตอน ดงั ตอ่ ไปนี้1. คลกิ View AccountUser Manual 4

2. เลอื ก Install Status > Install desktop applications3. คลกิ ป่ ุม Install เพอ่ื ใหร้ ะบบดำวนโ์ หลดไฟลต์ ดิ ตง้ั จำกนั้น ใหค้ ลกิ สองครงั้ เพอื่ เรมิ่ กระบวนกำรตดิ ตง้ั จนเสรจ็ สมบรู ณ์ หมำยเหต:ุ จำนวนแอปพลเิ คชนั ทส่ี ำมำรถตดิ ตง้ั ไดอ้ ำจแตกตำ่ งไปตำมแผนกำรใชง้ ำน Office 365 ทส่ี มคั รสมำชกิ ไว ้User Manual 5

ตำมปกตแิ ลว้ Exchange Online ใน Office 365 จะใชง้ ำนรว่ มกบั Microsoft Outlook 2016 โดยคณุ สมบตั ทิ ส่ี ำคญั มดี งั ตอ่ ไปนี้ กำรตงั้ คำ่ บญั ชี Exchange Online กบั Microsoft Outlook 20161. สำหรบั กำรตงั้ คำ่ ครงั้ แรก ใหเ้ ปิ ด Microsoft Outlook แลว้ คลกิ NextUser Manual 6

2. เลอื ก “Yes” แลว้ คลกิ “Next”3. กรอกชอ่ื อเี มล และรหสั ผ่ำนUser Manual 7

4. เมอ่ื ดำเนินกำรเสรจ็ เรยี บรอ้ ย จะปรำกฏหนำ้ ตำ่ งดงั ภำพ ถำ้ ผูใ้ ชง้ ำนเคยมี Microsoft Outlook 2013 อยแู่ ลว้ ผูใ้ ชง้ ำนสำมำรถเพม่ิ บญั ชี เพม่ิ เตมิ ไดท้ ี่ File > Add AccountUser Manual 8

ลกั ษณะหนำ้ ตำเรม่ิ ตน้ ของ Microsoft Outlook 2016User Manual 9

ลกั ษณะหนำ้ ตำเรม่ิ ตน้ ของ Outlook Onlineสว่ นที่ 1 : New Mail ป่ มุ สำหรบั กำรสรำ้ งอเี มลใหม่ทนั ทีสว่ นที่ 2 : Inbox กลอ่ งจดหมำยทง้ั หมด ทงั้ อเี มลทไ่ี ดร้ บั อเี มลทสี่ ง่ ออกไป หรอือเี มลทล่ี บไปแลว้ รวมไปถงึ บนั ทกี กำรสนทนำทเ่ี ก็บอยใู่ นโฟลเดอร ์Conversation Historyและหำกมกี ำรทำ Archive (เก็บอเี มลถำวร) ก็จะเขำ้ ไปอยใู่ นสว่ นของ In-Place Archiveสว่ นที่ 3 : Mail List แสดงรำยกำรอเี มลทงั้ หมด ถำ้ เป็ นอเี มลทย่ี งั ไม่ไดอ้ ำ่ นรำยกำรนั้นจะเป็ นสเี ขม้ ขนึ้ นอกจำกนีย้ งั สำมำรถคน้ หำอเี มลไดต้ ำมเงอ่ื นไขตำ่ งๆ เชน่ ตำมเวลำ ตำมหวั ขอ้ เมล เป็ นตน้ รวมถงึ มกี ำรแบง่ แยกหมวดหมู่ชดั เจน เป็ น All (ทงั้ หมด),Unread (ยงั ไม่ไดอ้ ำ่ น), To Me (ถงึ ฉัน) และ Flagged (ตง้ั คำ่ สถำนะ)สว่ นที่ 4 : Navigation Bar แถบทำงลดั ในกำรเขำ้ ถงึ ฟี เจอรต์ ำ่ งๆ โดยซำ้ ยมอื สดุคอื Alert คอยแจง้ เตอื นวำ่ มอี เี มลใหม่เขำ้ มำ หรอื มเี หตกุ ำรณใ์ หม่เขำ้ มำ สว่ นดำ้ นขวำสดุ ท่ีแสดงสถำนะเป็ นสเี ขยี ว คอื สถำนะทเ่ี ชอ่ื มตอ่ กบั Skype for Business แสดงใหผ้ อู ้ นื่ ทรำบวำ่ผูใ้ ชง้ ำนพรอ้ มสนทนำไดแ้ ลว้User Manual 10

สว่ นที่ 5 : Reading View สว่ นแสดงผลอเี มลแตล่ ะเมล แตใ่ หส้ งั เกตวำ่ ถำ้ เมลมี หวั ขอ้ เดยี วกนั จะแสดงผลเป็ นเมลยอ่ ยๆ เพอื่ ชว่ ยใหผ้ ูใ้ ชง้ ำนไม่ตอ้ งเปิ ดเมลหลำยๆ เมล พรอ้ ม ทงั้ สำมำรถสง่ อเี มลโตต้ อบไดท้ นั ทใี นหนำ้ ตำ่ งเดมิ อกี ดว้ ย การใชง้ านอเี มลผา่ น Exchange Online มรี ายละเอยี ดดงั ตอ่ ไปนี้1. เชค็ และจดั กำรอเี มลไดอ้ ยำ่ งงำ่ ยดำย กำรสรำ้ งอเี มล คลกิ ที่ New Mail หรอื ใชแ้ ป้ นพมิ พล์ ดั Ctrl+N เพอื่ ใหแ้ สดงผลหนำ้ อเี มลใหม่ขนึ้ มำ ใหพ้ มิ พช์ อื่ ผูร้ บั ทต่ี อ้ งกำรสง่ อเี มลไปใหล้ งในชอ่ ง To: ถำ้ ผูใ้ ชง้ ำนตอ้ งกำรเพม่ิ ผูร้ บั ผูใ้ ชง้ ำนสำมำรถพมิ พช์ อ่ื เพม่ิ เตมิ ลงไปทชี่ อ่ ง To: ได ้ หรอื จะพมิ พล์ งในชอ่ ง CC: ก็ได ้ หำกตอ้ งกำรใหผ้ ูร้ บั น้ันเพยี งรบั รเู ้ นือ้ หำในอเี มลเทำ่ น้ัน ขอ้ สงั เกต: หำกชอ่ื ทพี่ มิ พล์ งไปเป็ นผูร้ บั อเี มลทผี่ ูใ้ ชเ้ คยสง่ เมลไปใหแ้ ลว้ Outlook จะจำได ้ และขนึ้ ชอ่ื มำใหเ้ ลอื กโดยอตั โนมตั ิ ดงั ภำพ Microsoft OutlookUser Manual 11

Outlook Online อกี หน่ึงฟี เจอรส์ ำหรบั กำรสง่ เมล คอื ชอ่ ง BCC: มไี วใ้ หผ้ ูใ้ ชเ้ พม่ิ ผูร้ บั ทไี่ มต่ อ้ งกำรให ้ ผูร้ บั อนื่ ๆ ทรำบวำ่ ผูใ้ ชส้ ง่ อเี มลหำบุคคลนั้นดว้ ย เมอ่ื ตอ้ งกำรใหห้ นำ้ ตำ่ งอเี มลใหม่ มปี ่ มุ BCC: ปรำกฏขนึ้ สำมำรถทำไดส้ องวธิ คี อื Microsoft Outlook1. คลกิ ทป่ี ่ ุม CC: จะปรำกฏหนำ้ ตำ่ ง Select Names: Global Address List ซงึ่ จะมปี ่ มุ BCC-> อยดู่ ำ้ นลำ่ งสดุ ดงั ภำพUser Manual 12

2. ทเี่ มนูหลกั ใหไ้ ปทแ่ี ท็บ Options คลกิ ป่ มุ BCC เพอื่ ใหป้ ่ ุม BCC… วำงตอ่ ทำ้ ยป่ มุ CC… ใน หนำ้ ตำ่ งอเี มลใหม่เสมอ ดงั ภำพUser Manual 13

Outlook Onlineคลกิ ทปี่ ่ มุ Bccกำรตอบกลบั (Reply/Reply all) และสง่ ตอ่ (Forward) เมอ่ื ใดทผี่ ูใ้ ชต้ อ้ งกำรตอบกลบั หรอื สง่ ตอ่ อเี มล ผใู ้ ชง้ ำนสำมำรถทำไดท้ นั ทดี ว้ ยกำรคลกิป่ มุ Reply หำกตอ้ งกำรตอบกลบั เฉพำะผูส้ ง่ เทำ่ น้ัน คลกิ ป่ ุม Reply all หำกตอ้ งกำรตอบกลบั ทกุ คนทม่ี รี ำยชอ่ื อยใู่ นอเี มลทไี่ ดร้ บั หรอื คลกิ ป่ ุม Forward หำกตอ้ งกำรสง่ ตอ่ อเี มลน้ันไปยงั บุคคลอน่ื ๆ Microsoft OutlookUser Manual 14

Outlook Onlineกำรตงั้ คำ่ รปู แบบเรม่ิ ตน้ ของอเี มล เมอื่ ตอ้ งกำรตงั้ คำ่ ใหร้ ปู แบบอเี มลมคี วำมเป็ นมำตรฐำนในทกุ ๆ อเี มลทส่ี ง่ ออกไป สำมำรถทำไดด้ ว้ ยวธิ กี ำรดงั ตอ่ ไปนี้Microsoft Outlookคลกิ File > Options > Mail > Message FormatUser Manual 15

Outlook Onlineคลกิ เครอ่ื งหมำย เลอื ก Options แลว้ เลอื ก Mail ใต ้ My App settingsไปท่ี Layout > Message Format ผใู ้ ชง้ ำนสำมำรถเลอื กฟอนตท์ ผี่ ใู ้ ชง้ ำนตอ้ งกำร หรอืจะเลอื กใหห้ นำ้ ตำ่ งกำรเขยี นอเี มลแสดง BCC ทุกครงั้ ก็สำมำรถทำได ้กำรคน้ หำอเี มลอยำ่ งรวดเรว็ เมอื่ อเี มลเรมิ่ มจี ำนวนมำกขนึ้ กำรคน้ หำอเี มลเกำ่ นั้นอำจตอ้ งใชเ้ วลำนำน ExchangeOnline จงึ ไดม้ เี ครอื่ งมอื พรอ้ มใชเ้ พอื่ ใหก้ ำรคน้ หำมคี วำมสะดวกมำกยงิ่ ขนึ้ ผูใ้ ชง้ ำนสำมำรถจดั เรยี งผลลพั ธก์ ำรคน้ หำตำมวนั ไฟลแ์ นบ หรอื ควำมสำคญั ได ้ อกี ทงั้ เมนู Conversationsยงั ชว่ ยรวบรวมอเี มลทม่ี หี วั ขอ้ เดยี วกนั ไวใ้ นเมลเดยี วใหด้ ว้ ย ชว่ ยใหไ้ ม่ตอ้ งเปิ ดอเี มลเป็ นจำนวนมำก เพอ่ื คน้ หำขอ้ มูลทตี่ อ้ งกำรUser Manual 16

Microsoft Outlookคลกิ ขวำท่ี Newest เลอื ก Show as ConversationOutlook Onlineคลกิ All เลอื ก ConversationsUser Manual 17

กำรแนบไฟล ์ กำรสง่ ไฟลแ์ นบน้ันทำไดง้ ำ่ ยขนึ้ และทำไดห้ ลำยไฟลพ์ รอ้ มๆ กนั โดยมขี น้ั ตอนดงั นี้Microsoft Outlookคลกิ Insert > Attach Files แลว้ กดป่ ุม Browse เลอื ก Browse Web Locationsหำกตอ้ งกำรคน้ หำไฟลจ์ ำกใน OneDrive for Business หรอื เลอื ก Browser ThisPC… หำกตอ้ งกำรคน้ หำไฟลจ์ ำกภำยในเครอื่ งคอมพวิ เตอร ์User Manual 18

Outlook Online คลกิ Attachment เลอื กไฟลท์ ตี่ อ้ งกำร โดยแบ่งจำกแหลง่ ทม่ี ำเป็ น 3 ประเภทคอื- OneDrive for Business: แนบไฟลจ์ ำกใน OneDrive for Business ของตนเองหรอื ไฟล ์ ทม่ี คี นเคยแชรไ์ วใ้ ห ้- Group Files: ไฟลท์ ม่ี กี ำรแชรก์ นั เป็ นกลมุ่ ผ่ำน Group- Computer: แนบไฟลจ์ ำกเครอื่ งคอมพวิ เตอรข์ องตนเองUser Manual 19

กำรเพม่ิ ลำยเซน็ ตอ่ ทำ้ ยอเี มล ในกำรสง่ อเี มลแบบเป็ นทำงกำร สงิ่ ทขี่ ำดไมไ่ ดค้ อื ลำยเซน็ ลงทำ้ ยอเี มล เพอื่ บง่ บอกวำ่ผูใ้ ชง้ ำนมำจำกหน่วยงำนใด โดยวธิ กี ำรสรำ้ งลำยเซน็ และแนบไปกบั เมลของผูใ้ ชง้ ำนมีดงั ตอ่ ไปนี้Microsoft Outlookคลกิ File > Options > Mail > SignaturesUser Manual 20

Outlook Onlineใหค้ ลกิ เครอื่ งหมำย แลว้ เลอื ก Mail ใต ้ My app settingsไปที่ Layout > Email Signature ถำ้ ตอ้ งกำรใหล้ ำยเซน็ ปรำกฏขนึ้ ในอเี มลทส่ี ง่ ออกทกุครงั้ ใหเ้ ลอื ก Automatically include my signature on messages I sendลำยเซน็ จะปรำกฏทกุ ครง้ั เมอ่ื มกี ำรสรำ้ งอเี มลใหม่User Manual 21

กำรแนบอเี มลอกี ฉบบั ลงในอเี มลทตี่ อ้ งกำรสง่ ออก ในบำงกรณีทผี่ ูใ้ ชง้ ำนตอ้ งกำรแนบอเี มลฉบบั อนื่ ไปกบั อเี มลของผูใ้ ชง้ ำนเอง เพอ่ื อำ้ งองิขอ้ มูลดำ้ นใน แตไ่ ม่ตอ้ งกำรสง่ ตอ่ ผูใ้ ชง้ ำนสำมำรถแนบอเี มลนั้นไปกบั อเี มลของตนเองได ้โดยใชว้ ธิ เี ปิ ดหนำ้ ตำ่ งกำรสรำ้ งอเี มลใหม่ขนึ้ มำ จำกนั้น ในหนำ้ ตำ่ งแสดงรำยกำรอเี มลทงั้ หมด ใหค้ ลกิ ทอี่ เี มลทต่ี อ้ งกำร แลว้ Drag & Drop (ลำกแลว้ วำง) อเี มลทต่ี อ้ งกำรไปวำงในอเี มลใหม่ทกี่ ำลงั สรำ้ ง เมอ่ื ใสข่ อ้ ควำมทตี่ อ้ งกำรลงในอเี มลแลว้ ใหค้ ลกิ Send เพอื่ สง่ อเี มลออกไป Microsoft Outlook Outlook OnlineUser Manual 22

กำรยำ้ ยอเี มลไปยงั โฟลเดอรท์ ต่ี อ้ งกำร ในกรณีทผ่ี ูใ้ ชง้ ำนตอ้ งกำรจดั ระเบยี บกลอ่ งจดหมำยของตนเอง ผูใ้ ชง้ ำนสำมำรถสรำ้ งโฟลเดอรต์ ำ่ งหำก แลว้ ยำ้ ยอเี มลตำ่ งๆ จดั เขำ้ โฟลเดอรท์ เี่ กย่ี วขอ้ ง เพอ่ื ควำมเป็ นระเบยี บเรยี บรอ้ ยและสะดวกในกำรคน้ หำ Microsoft Outlook คลกิ ขวำเลอื ก Move ไปยงั โฟลเดอรท์ ต่ี อ้ งกำร หำกตอ้ งกำรสรำ้ งโฟลเดอรใ์ หม่ ใหค้ ลกิ ขวำทชี่ อื่ บญั ชขี องตนเอง แลว้ เลอื ก NewFolder… แลว้ ตงั้ ชอ่ื โฟลเดอรต์ ำมตอ้ งกำรUser Manual 23

Outlook Online คลกิ ขวำเลอื ก Move แลว้ เลอื กโฟลเดอรท์ ต่ี อ้ งกำรยำ้ ยอเี มลไปกำรลบอเี มล ในกำรลบอเี มลทไี่ ม่ตอ้ งกำร ใหค้ ลกิ ท่ี บน Microsoft Outlook หรอื บนOutlook Online ทอ่ี ยตู่ อ่ จำกอเี มลฉบบั น้ัน แลว้ อเี มลน้ันจะถกู ยำ้ ยไปทโ่ี ฟลเดอร ์DeletedItems เมอื่ ครบกำหนด 30 วนั อเี มลน้ันจะถกู ลบออกจำกระบบ Microsoft OutlookUser Manual 24

ถำ้ ตอ้ งกำรลบอเี มลทง้ั หมดในโฟลเดอร ์Deleted Items ใหค้ ลกิ ขวำ แลว้ เลอื กEmpty folder Outlook Online ถำ้ ตอ้ งกำรลบอเี มลทง้ั หมดในโฟลเดอร ์Deleted Items ใหค้ ลกิ ขวำ แลว้ เลอื กEmpty folderUser Manual 25

แตห่ ำกตอ้ งกำรกคู ้ นื อเี มลทลี่ บไป ใหค้ ลกิ Recover deleted items (ภำยใน 30วนั เท่ำน้ัน)กำรตง้ั คำ่ กำรตอบกลบั อตั โนมตั เิ มอื่ ไม่อยใู่ นออฟฟิ ศ (Out-of-Office Auto Reply) กำรตงั้ คำ่ กำรตอบกลบั อตั โนมตั จิ ะชว่ ยใหผ้ ูอ้ นื่ ทรำบไดว้ ำ่ ผูใ้ ชง้ ำนไม่อยใู่ นออฟฟิ ศและไม่สำมำรถตอบกลบั อเี มลไดใ้ นขณะนั้นๆ Microsoft Outlook คลกิ ที่ File > Automatic Replies เลอื กกำรตง้ั คำ่ วำ่ ตอ้ งกำรตอบกลบั ในชว่ งเวลำใดดว้ ยกำรกำเครอื่ งหมำยทก่ี ลอ่ ง Onlysend during this time range: แลว้ คลกิ เลอื กเวลำทตี่ อ้ งกำร จำกน้ัน ใสข่ อ้ ควำมที่ตอ้ งกำรแจง้ แกผ่ ูส้ ง่ วำ่ จะไม่อยแู่ ละจะกลบั มำอกี เมอื่ ใด โดยใหใ้ สข่ อ้ ควำมทง้ั ในแท็บ InsideMy Organization และ Outside My Organization (On)User Manual 26

Outlook Onlineสำหรบั วธิ กี ำรตงั้ คำ่ ใหไ้ ปที่ Settings > Automatic RepliesUser Manual 27

กำรตงั้ คำ่ กำรตอบกลบั เฉพำะคนในองคก์ รกำรตงั้ คำ่ กำรตอบกลบั เฉพำะคนนอกองคก์ รMailTip ตวั ชว่ ยเตอื นอเี มลกอ่ นทจ่ี ะสง่ ผดิ บำงครง้ั ชอื่ ของบุคคลตำ่ งๆ อำจซำ้ กนั หรอื คลำ้ ยกนั ดงั น้ัน กำรสง่ อเี มลจงึ ตอ้ งระมดั ระวงัในสว่ นของชอ่ื ผูร้ บั ดว้ ย ดงั น้ัน ฟี เจอร ์MailTip จงึ เขำ้ มำชว่ ยเป็ นตวั เตอื นแบบอตั โนมตั ิ คอยแจง้ เตอื นกอ่ นทจี่ ะสง่ เมลออกไปUser Manual 28

Microsoft OutlookOutlook Onlineกำรป้ องกนั อเี มลไมใ่ หส้ ง่ ไปยงั โฟลเดอร ์Junk Email และบล็อกอเี มลทไี่ ม่ตอ้ งกำร ตำมปกตริ ะบบ Exchange Online จะมกี ำรตรวจจบั วำ่ รปู แบบอเี มลทสี่ ง่ มำนั้นเป็ นสแปมเมลหรอื ไม่ แตบ่ ำงครงั้ อเี มลเหลำ่ นั้นก็ไมใ่ ชส่ แปมเสยี ทง้ั หมด ดงั น้ัน กำรตง้ั คำ่ เพอ่ื ให ้ระบบเรยี นรแู ้ ละไม่ใหส้ ง่ อเี มลเหลำ่ น้ันไปยงั โฟลเดอร ์Junk Email จงึ มปี ระโยชน์ โดยมีวธิ กี ำรดงั ตอ่ ไปนี้ Microsoft Outlook ใหค้ ลกิ ขวำทอ่ี เี มลทต่ี อ้ งกำร แลว้ เลอื ก Junk > Junk E-mail OptionsUser Manual 29

เลอื ก Safe Sender กรอกโดเมน แลว้ คลกิ OKถำ้ ตอ้ งกำรบล็อกผูร้ บั ใหไ้ ปที่ Blocked SenderUser Manual 30

Outlook Online ใหค้ ลกิ Option > Accounts > Block or Allow แลว้ เลอื ก Safe senders andRecipients จำกน้ัน กรอกอเี มลทผ่ี ูใ้ ชต้ อ้ งกำร แลว้ คลกิ หลงั จำกนั้น ใหเ้ ลอื ก Trustemail from my contacts ดว้ ยUser Manual 31

สำหรบั อเี มลทตี่ อ้ งกำรบล็อก ใหเ้ ลอ่ื นลงไปที่ Blocked senders แลว้ กรอกอเี มลหรอื โดเมนแลว้ คลกิ ขอแนะนำใหเ้ ลอื ก Don’t trust email unless it comes fromsomeone in my Safe Senders and Recipients list or local senders ดว้ ยสรำ้ งกฎใหก้ ลอ่ งจดหมำย ผูใ้ ชง้ ำนสำมำรถสรำ้ งกฏในกำรรบั สง่ อเี มลได ้ โดยสำมำรถสรำ้ งครง้ั เดยี ว อำจจจะในMicrosoft Outlook หรอื Outlook Online แลว้ ใชร้ ว่ มกนั ไดท้ งั้ บน MicrosoftOutlook และ Outlook Online Microsoft Outlook คลกิ ขวำทอ่ี เี มลทตี่ อ้ งกำร ใหเ้ ลอื ก Rules > Create Rules แลว้ สรำ้ งกฎตำมตอ้ งกำรUser Manual 32

กำหนดเงอื่ นไขของกฎ แลว้ กำหนดกำรแจง้ เตอื นUser Manual 33

Outlook Onlineคลกิ ขวำทอี่ เี มลทตี่ อ้ งกำร ใหเ้ ลอื ก Rules > Create Rules แลว้ สรำ้ งกฎตำมตอ้ งกำรตง้ั ชอื่ กฎและกำหนดเงอื่ นไขตำมตอ้ งกำรUser Manual 34

แนะนำ Outlook Online เมอื่ ผูใ้ ชง้ ำน “เขำ้ สรู่ ะบบ” Office 365 แลว้ ในหนำ้ แรก ใหค้ ลกิ ทไี่ อคอน Outlookทแ่ี ถบดำ้ นบนสดุ เพอ่ื เขำ้ สู่ Outlook Online กำรเขำ้ ใชง้ ำนครงั้ แรก ใหเ้ ปลย่ี นภำษำเรม่ิ ตน้ ทต่ี อ้ งกำร พรอ้ มทงั้ เลอื กเวลำตำมโซนเวลำทผ่ี ูใ้ ชง้ ำนอำศยั อยเู่ สยี กอ่ น2. ไม่พลำดทุกกำรนัดหมำยดว้ ยกำรใชป้ ฏทิ นิ (Calendar) ในกำรทำงำนรว่ มกนั เป็ นทมี อยำ่ งเป็ นระบบ หลำยๆ ครง้ั จำเป็ นตอ้ งมกี รอบเวลำและกำหนดกำรทช่ี ดั เจน เพอ่ื ใหง้ ำนดำเนินไปอยำ่ งรำบรนื่ ทสี่ ดุ Exchange Online ไดเ้ ตรยี มฟี เจอร ์Calendar เพอ่ื มำตอบโจทยน์ ีโ้ ดยเฉพำะ ทำใหท้ รำบไดท้ นั ทวี ำ่ มใี ครวำ่ งเขำ้ ประชมุไดบ้ ำ้ ง ตลอดไปจนถงึ กำรมอบหมำยงำนใหเ้ สรจ็ ตำมเวลำทต่ี งั้ ไวไ้ ด ้ โดยเลอื กทเ่ี มนูบน Microsoft Outlook หรอื ใน Outlook OnlineUser Manual 35

ลกั ษณะหนำ้ ตำเรม่ิ ตน้ ของปฏทิ นิ ใน Microsoft Outlookสำมำรถสลบั กำรใชง้ ำนระหวำ่ งจดหมำย ปฏทิ นิ บุคคล และอนื่ ๆ ได ้ลกั ษณะหนา้ ตาของปฏทิ นิ บน Outlook OnlineUser Manual 36

สว่ นที่ 1 : ผูใ้ ชง้ ำนสำมำรถเพม่ิ กำรนัดหมำยไดด้ ว้ ยกำรคลกิ ป่ มุ Newสว่ นที่ 2 : แสดงปฏทิ นิ แบบยอ่ ผูใ้ ชง้ ำนสำมำรถคลกิ ดรู ำยละเอยี ดในแตล่ ะวนั ได ้สว่ นที่ 3 : แสดงประเภทของปฏทิ นิ โดยผูใ้ ชง้ ำนสำมำรถเพมิ่ จำนวนปฏทิ นิ ไดม้ ำกเทำ่ ที่ตอ้ งกำรสว่ นที่ 4 : แสดงหวั ขอ้ ของงำนในแตล่ ะวนัสว่ นที่ 5 : แสดงมุมมองของปฏทิ นิสว่ นที่ 6 : แสดงรำยละเอยี ดในแตล่ ะกำหนดกำรสว่ นที่ 7 : แสดงเมนูกำรเพม่ิ ปฏทิ นิ จำกแหลง่ ทมี่ ำอนื่ เชน่ ไฟล ์ .ICS หรอื แสดงกำรแชร ์ปฏทิ นิ ใหผ้ ูอ้ นื่ และแสดงกำรพมิ พป์ ฏทิ นิ ผ่ำนทำงเครอื่ งพมิ พก์ ็ได ้ฟี เจอรท์ สี่ าคญั ของ Calendar มดี งั ตอ่ ไปนี้วธิ กี ำรสรำ้ ง แกไ้ ข ลบนัดหมำย ผูใ้ ชง้ ำนสำมำรถเพม่ิ นัดหมำยงำ่ ยๆ ได ้Microsoft Outlook คลกิ New MeetingUser Manual 37

Outlook Online คลกิ New > Calendar Event เพมิ่ รำยละเอยี ดของกำรนัดหมำย ตง้ั แตห่ วั ขอ้ สถำนท่ี ผูเ้ ขำ้ รว่ มกำรประชมุ วนั ที่ เวลำรวมถงึ รำยละเอยี ดตำ่ งๆ Microsoft OutlookUser Manual 38

Outlook Online ถำ้ ผูใ้ ชง้ ำนตอ้ งกำรดำเนินกำรประชมุ ในแบบออนไลน์ สำมำรถทำไดผ้ ำ่ น SkypeMeeting ดงั นี้Microsoft Outlookคลกิ Skype MeetingOutlook Onlineคลกิ Add Skype meetingUser Manual 39

ระบบจะแปลงกำรนัดประชมุ ใหเ้ ป็ น URL เพอื่ ใชเ้ ป็ นเซสชนั กำรประชมุ เฉพำะของผูใ้ ชง้ ำนโดยใครก็ตำมทไี่ ดร้ บั ลงิ กน์ ีก้ ็จะสำมำรถเขำ้ รว่ มประชมุ ดว้ ยได ้Microsoft OutlookOutlook Onlineเมอื่ กรอกขอ้ มูลครบตำมตอ้ งกำรแลว้ ใหค้ ลกิ Sendถำ้ ตอ้ งกำรแกไ้ ขนัดหมำย ใหไ้ ปทกี่ ำรนัดหมำยน้ันๆ แลว้ คลกิ ป่ มุ EditUser Manual 40

เมอ่ื แกไ้ ขเสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ Send เพอ่ื สง่ กำรแกไ้ ขน้ันไปถงึ ทกุ คน เมอื่ ตอ้ งกำรเขำ้ รว่ มประชมุ ใหค้ ลกิ Join แตถ่ ำ้ ตอ้ งกำรยกเลกิ กำรนัดหมำยนี้ ใหค้ ลกิCancelกำรตอบรบั นัดหมำยในอเี มล หลงั จำกทสี่ ง่ อเี มลกำรนัดหมำยออกไปแลว้ ผูร้ บั สำมำรถตอบกลบั หรอื สง่ ตอ่ ใหก้ บับคุ คลอนื่ ทเี่ กยี่ วขอ้ งได ้ ในกรณีทผี่ ูร้ บั ตอ้ งกำรยนื ยนั กำรเขำ้ รว่ มประชมุ ใหค้ ลกิ Accept ถำ้ไม่แน่ใจ ใหค้ ลกิ Tentative และถำ้ ไม่ตอ้ งกำรเขำ้ รว่ ม ใหค้ ลกิ Decline หรอื หำกตอ้ งกำรเสนอเวลำทตี่ อ้ งกำรใหม่ ใหเ้ ลอื ก Propose new timeUser Manual 41

ในกำรตอบกลบั กำรนัดหมำย ผูร้ บั จะมตี วั เลอื กในกำรตอบกลบั คอื- Edit the response before sending : เพม่ิ ขอ้ ควำมแนบไปกบั กำรตอบกลบั- Send the response now : ตอบกลบั ทนั ที โดยไมม่ กี ำรเพม่ิ ขอ้ ควำมใดๆ- Don’t send the response : ตอบกลบั ทนั ที แตไ่ ม่ตอ้ งสง่ อเี มลถงึ ผูน้ ัดหมำย เมอ่ื ผูร้ บั กดตอบรบั แลว้ เชน่ Accept ผูส้ ง่ จะเห็นวำ่ สถำนะลำ่ สดุ วำ่ มใี ครเขำ้ ประชมุ บำ้ งและเมอ่ื คลกิ ทล่ี งิ ก ์ จะเห็นทนั ทวี ำ่ มใี ครตอบกลบั บำ้ งUser Manual 42

กำรนัดหมำยกำรประชมุ ทเ่ี กดิ ขนึ้ เป็ นประจำ ในกรณีทกี่ ำรประชมุ น้ันเกดิ ขนึ้ เป็ นประจำ เชน่ กำรประชมุ ทมี ทุกๆ สองสปั ดำห ์ หรอื กำรประชมุ ผูบ้ รหิ ำรประจำปี เป็ นตน้ ผูใ้ ชไ้ ม่จำเป็ นตอ้ งสรำ้ งกำรนัดหมำยกำรประชมุ ทลี ะครง้ั แต่สำมำรถสรำ้ งครง้ั เดยี ว แลว้ กำหนดใหก้ ำรนัดหมำยกำรประชมุ นีเ้ กดิ ขนึ้ ตำมชว่ งเวลำที่ตอ้ งกำรได ้ โดยในหนำ้ กำรนัดหมำยกำรประชมุ ใหเ้ ลอื ก Repeat แลว้ เลอื กเวลำทผ่ี ูใ้ ช ้ตอ้ งกำรใหเ้ กดิ ขนึ้ เป็ นประจำ เชน่ ทกุ วนั ทุกๆ วนั พุธ ทกุ วนั ทำงำน เป็ นตน้ Microsoft Outlook คลกิ Recurrence ตำมภำพเลอื กเวลำทตี่ อ้ งกำรใหก้ ำรประชมุ เกดิ ขนึ้ เป็ นประจำUser Manual 43

Outlook Onlineหลงั จำกทค่ี ลกิ สรำ้ งกำรนัดหมำยใหมแ่ ลว้ ในสว่ น Repeat ใหเ้ ลอื กชว่ งเวลำทต่ี อ้ งกำรให ้กำรนัดหมำยนีเ้ กดิ ขนึ้ เป็ นประจำ ดงั ภำพUser Manual 44

กำรเลอื กมุมมองกำรดปู ฏทิ นิ หรอื Calendar View ผูใ้ ชง้ ำนสำมำรถเลอื กมมุ มองกำรดปู ฏทิ นิ ตำมทตี่ นเองชน่ื ชอบได ้ เชน่ ตอ้ งกำรดแู บบเป็ นเดอื น เป็ นสปั ดำห ์ ดเู ฉพำะวนั ทำงำนในสปั ดำห ์ เป็ นตน้ Microsoft Outlook Outlook Onlineกำรเพม่ิ ปฏทิ นิ จำก Calendar อน่ื นอกจำกปฏทิ นิ ทใ่ี ชส้ ำหรบั กำรทำงำนแลว้ ผูใ้ ชง้ ำนสำมำรถสรำ้ งปฏทิ นิ อนื่ ๆ ไดอ้ กี เชน่ปฏทิ นิ สว่ นตวั หรอื ครอบครวั ปฏทิ นิ ของเพอื่ นรว่ มงำน เป็ นตน้ วธิ กี ารเพมิ่ ปฏทิ นิ ของเพอื่ นรว่ มงาน Microsoft Outlook คลกิ ขวำท่ี My Calendar > Add Calendar > From Address BookUser Manual 45

เพม่ิ รำยชอื่ ของเพอ่ื นปฏทิ นิ ของเพอ่ื นจะปรำกฏขนึ้Outlook Onlineคลกิ Add calendar > From DirectoryUser Manual 46

ระบุชอื่ ผูร้ ว่ มงำน แลว้ คลกิ Openปฏทิ นิ ทง้ั สองจะปรำกฏขนึ้User Manual 47

หรอื ถำ้ ผูใ้ ชง้ ำนตอ้ งกำรนำเขำ้ ปฏทิ นิ จำกทอี่ นื่ ใหเ้ ลอื ก Add Calendar ดงั ภำพUser Manual 48