Presentación de PowerPoint

EMPRESA LEAN: ORDEN DEL SERVICIO CLIENTE INTERNO ENTREGADO DESPILFARRO FUERA DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS

EL PENSAMIENTO LEAN: El pensamiento LEAN busca incansablemente entregar el servicio lo más rápido posible al cliente, con el mayor valor y sobre todo libre de despilfarros, estableciendo una cultura de calidad y mejora continua, donde su personal y colaboradores son un factor clave para lograr el éxito a largo plazo

LEAN OFFICE:

LEAN OFFICE: ES UNA TÉCNICA ADMINISTRATIVA QUE BUSCA MEJORAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y AYUDA A INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD. BUSCA ELIMINAR TODO DESLPILFARRO Y GESTIONAR EFICIENTEMENTE LOS ARCHIVOS

BENEFICIOS DEL LEAN OFFICE

BENEFICIOS: AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD REDUCCIÓN DE COSTOS AHORRO EN MATERIAL DE OFICINA REDUCCIÓN DE DEFECTOS CAPACIDAD DE RESPUESTA AUMENTO DE LA POLIFUNCIONALIDAD INFORMACIÓN MAS CLARA MAYOR ORDEN MAYOR ESPACIO DISPONIBLE AUMENTO DE LA EFICIENCIA

BENEFICIOS EN LA GESTIÓN DE ARCHIVO

BENEFICIOS EN LA GESTIÓN DE ARCHIVO CONTROL VISUAL ORGANIZACIÓN DISCIPLINA SERVICIO DE ARCHIVOS

CONTROL VISUAL: La localización a simple vista de cualquier documento, de tal manera que el sistema de archivo puede ser entendido por medio de un vistazo por cualquiera de las personas involucradas.

ORGANIZACIÓN: Crear buenas prácticas y técnicas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

DISCIPLINA: Crea un conjunto de reglas de comportamiento para mantener el orden en la gestión de archivos

SERVICIO DE ARCHIVOS: El Servicio de Archivos consiste en el conjunto de acciones de: organización, conservación y acceso a la información; así como el conjunto de tareas que abarcan funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa y acceso oportuno a la información,

BENEFICIOS EN LA GESTIÓN DE ARCHIVO Control Visual – Organización – Disciplina – Servicio de Archivos

BUENAS PRÁCTICAS DE CONTROL VISUAL EN LA GESTIÓN DE ARCHIVOS

ETIQUETAS EN LAS CARPETAS

ETIQUETAS EN LOS ARMARIOS

LISTA DE CONTENIDO EN LOS CAJONES

ETIQUETAS DE COLORES EN LAS CARPETAS POR TEMAS

BANDEJAS PARA DOCUMENTOS QUE LLEGAN Y DOCUMENTOS QUE SALEN

BUENAS PRÁCTICAS DE ORGANIZACIÓN EN LA GESTIÓN DE ARCHIVOS

Establecer sistemas adecuados y seguir procedimientos factibles para el archivo, localización, préstamo, transferencia, conservación y disposición de documentos

Es necesario fijar medidas de control para asegurar el logro de metas y protección de la información.

Es importante hacer buen uso del espacio .

El equipo y los materiales deben ser compatibles entre si con el tipo de documentos y el espacio disponible.

BUENAS PRÁCTICAS DE DISCIPLINA EN LA GESTIÓN DE ARCHIVOS

Dedicar tiempo de calidad a archivar y evitar el papeleo excesivo

Respetar los derechos de los demás y la propiedad ajena.

Proteger la información de naturaleza confidencial de su Departamento y de la Empresa

Respetar y proteger la información de su Departamento y no propiciarla a personas no autorizadas.

No curiosear en los archivos de otros empleados o departamentos.

Manejar cuidadosamente y con suma discreción la información relacionada a su Área

Manejar cuidadosamente y con suma discreción la información relacionada a su Área

BUENAS PRÁCTICAS EN EL SERVICIO DE ARCHIVOS

1. Toda la documentación que se genere en la empresa deberá conservarse en el archivo.

2. Toda información que ingrese a la empresa deberá ser evaluada, para posteriormente decidir si debe ser archivada o desechada.

3. La adecuada administración de documentos será responsabilidad del encargado del archivo

4. En los casos de extravío, pérdida, robo, sustracción, sustitución, alteración o destrucción de un documento, deberá ser reportado de inmediato.

5. La persona que robe, sustraiga, sustituya, altere o destruya un documento de la empresa será sujeta a las sanciones y disposiciones correspondientes.

6. La baja o destrucción de un documento sólo podrá realizarse después de ser valorado el documento.

7. Nadie ajeno a la institución puede tener acceso a los archivos de la empresa.

8. Para evitar el mal uso de la información solo podrán acceder a ella de manera directa los encargados de esta área, en caso de requerir alguna persona de la empresa alguna información solo podrá ser de manera limitada ya que hay datos que no deben ser proporcionados a nadie fuera del área.

9. Las personas que deseen consultar algún expediente deben portar su gafete correspondiente a la empresa en todo momento.

10.No esta permitido introducir comida o bebidas al archivo, para evitar cualquier daño que estas le pueden ocasionar.

COMO APLICAR LA TÉCNICA DEL LEAN OFFICE EN LA GESTIÓN DE ARCHIVOS

COMO CONTROLAR EL PAPELEO EXCESIVO

1-DESPILFARROS EN LA GESTIÓN DEL PAPELEO: PAPELES APILADOS, PERIODICOS NO HAY NORMAS DE ARCHIVO NI CLASIFICACIÓN POCAS PERSONAS SABEN LO QUE HAY LOS DOCUMENTOS LLEGAN COMO PUEDEN CADA PERSONA CONSERVA O ELIMINA LO QUE LE PARECE OPORTUNO ES DIFICIL ENCONTRAR Y CONSULTAR UN DOCUMENTO EL CIRCULO VICIOSO DEL PAPELEO…

CIRCULO VICIOSO DEL PAPELEO Acumulación de Búsquedas documentos dificultosas Abandono de los CÍRCULO VICIOSO documentos DEL en alguna Pérdida de Más papel PAPELEO información estancia del edificio Reproducción de los documentos

2. CLASIFICAR: SI NO LO NECESITAS QUÍTALO DE EN MEDIO SI NO NOS HACE FALTA, BOTAR A LA BASURA SI NOS HACE FALTA MANTENER EN LA BANDEJA NO GUARDE INFORMACIÓN SABIENDO QUE ESTARÁ DISPONIBLE EN OTROS MEDIOS

3. ORDENAR: UN SITIO PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU SITIO AQUELLO DE USO DIARIO AQUELLO DE DESPACHO PAPELES DE CONSULTA BANDEJA DE RÁPIDO BANDEJA DIARIA, ARCHIVADORES ENTRADA DE SALIDA DE CONSULTA DIARIA

4. LIMPIAR: Redacta los informes Los documentos están perfectamente con rapidez, sin archivados y perjudicar su calidad ordenados en lo más mínimo Se vacía la bandeja regularmente