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COMUNICACIÓN Y NEGOCIACIÓN HERRAMIENTAS CLAVES EN LA GESTIÓN SECRETARIAL • William Castaño Tellez COLOMBIA

Comunicación La comunicación es el intercambio entre un emisor (causa) y un receptor (efecto) de mensajes, ideas, imágenes u objetos.

Fórmula de la comunicación EMISOR RECEPTOR atención intención DISTANCIA atención acuse de recibo acuse de recibo intención comprensión comprensión

Conceptos • COMUNICACIÓN: Se realiza entre dos terminales, emisor y receptor y es el intercambio de mensajes, ideas u objetos. • EMISOR: Quien genera la comunicación, quien la origina • RECEPTOR: Quien recibe la comunicación • ATENCION: Es el acto de lograr que el receptor nos mire y atienda. La atención se capta o captura • INTENCION: Es lograr que el receptor reciba la información como el emisor desea.

Conceptos • DISTANCIA: Espacio entre el emisor y el receptor. • COMPRENSIÓN: Duplicar o copiar fielmente, comprender. • ACUSE DE RECIBO: Cualquier respuesta apropiada que indique que se ha recibido una comunicación.

MANEJO DE RELACIONES INTERPERSONALES

Relaciones interpersonales Proceso de interacción entre personas, que involucra la fuerza activa y puede llevar a la creación de relaciones agradables o desagradables, según su grado de intención e intensidad.

Manejo de las relaciones interpersonales En la medida en que un ser humano se relacione sensible y adecuadamente con las personas y los hechos que enfrenta diariamente, tanto en su trabajo, entorno social y en la vida personal, tendrá éxito.

Como son nuestras relaciones Un efecto práctico de vivir en sociedad es que los demás son muy importantes, por ello debe responder a las siguientes preguntas: • ¿Cómo se está relacionando con su familia?. • ¿Cómo están fluyendo sus relaciones laborales?. • ¿Cómo es la relación con sus amigos?. • ¿Cómo está manejando sus relaciones humanas en general?.

Las 6 leyes de las relaciones interpersonales El ser humano es un ser relacional, una persona es importante para otros, y su realización se lleva a cabo a través del buen manejo de las relaciones que establece con otras personas. 1. La mejor manera de cambiar una relación, es cambiando uno mismo. 2. Busque lo positivo de cada persona. 3. Gánese la confianza de las personas. 4. Mantenga una actitud Ganar / Ganar. 5. Escuche con interés y empatía. 6. Sea asertivo al expresarse.

Aspectos de las relaciones interpersonales Las relaciones interpersonales involucra los siguientes aspectos: • La habilidad para comunicarse efectivamente. • El escuchar. • La solución de conflictos. • La expresión auténtica del ser.

A.R.C. COMUNICACIÓN AFINIDAD REALIDAD

RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Comportamiento humano El impulso más fuerte de un ser humano es la SUPERVIVENCIA. Para garantizar la supervivencia, todas las personas estamos dispuestas a entrar en conflicto, viendo la realidad desde la óptica que nos convenga, y defendiendo esta posición a como dé lugar. Aquí está la fuente principal de conflictos, y por ende, de escenarios de negociación.

Definición de conflicto Diferencia de intereses u opiniones entre una o más partes sobre determinada situación o tema. Involucra sentimientos, posiciones y acciones entre las partes en conflicto. El conflicto ocurre cuando individuos o grupos no obtienen lo que necesitan o quieren, buscando su interés propio.

Análisis del conflicto ¿Cómo analizarlo? • Las razones del conflicto. • Los actores involucrados. • ¿Por qué no se ha llegado a un acuerdo todavía? • ¿La posición de los actores frente al conflicto? • Los espacios de negociación existentes.

Guía para la resolución del conflicto 1. Defina el problema o conflicto. 2. Recopile toda la información posible acerca de lo que está sucediendo. 3. Analice el problema racionalmente. 4. Busque posibles soluciones. 5. Examine los pro y los contra de cada posible solución. 6. Escoja la mejor solución posible. 7. Actúe y ponga en ejecución la solución. 8. Evalué los resultados.

NEGOCIACIÓN

¿Qué es negociación? La negociación es un esfuerzo de interacción que se realiza con el fin de llegar a un acuerdo con otra(s) parte(s), tras la aparición de un conflicto, el cual no se pudo resolver por otra vía. La negociación está caracterizada por las siguientes condiciones: • Un conflicto presente. • Más de una parte en el conflicto. • Intereses mutuos.

¿Qué es negociación? En virtud de la definición, uno puede ver que la negociación sucede en casi todas las áreas de la vida. En el proceso el negociador procura determinar el resultado mínimo que la otra parte (o las partes) quiere aceptar, ajustando entonces sus estrategias y solicitudes consecuentemente. La verdadera trascendencia de la negociación está en la generación de resultados, a partir de que las partes en conflicto dejan de chocar entre sí, para cooperar en busca de soluciones y beneficios que les convengan.

Espectro de la negociación IRRACIONALIDAD RACIONALIDAD CONFLICTO NEGOCIACIÓN RESOLUCIÓN CONJUNTA DEL PROBLEMA REGATEO ABSOLUTO COOPERACION PARA LOGRAR GANAR - GANAR

Instancias clave • UNO GANA UNO PIERDE. REGATEO PRIMER NIVEL • GRAN IRRACIONALIDAD. • TODO VALE. DETERIORO DE LA RELACIÓN. NEGOCIACION • SE REDUCEN DIFERENCIAS. EMPIEZA LA SEGUNDO NIVEL • COMIENZA EL ACUERDO. RACIONALIDAD. RESOLUCION • COOPERACION DE ALTO CONJUNTA GRADO. TERCER NIVEL DE PROBLEMAS • GANANCIA MUTUA. GRAN • RIQUEZA EN ACUERDOS RACIONALIDAD. PROGRESIVOS. • MEJOR RELACIÓN Y COMPROMISOS DE LARGO PLAZO.

Paso a paso de la negociación 1 2 PLANEAMIENTO FRENTE A FRENTE 3 CIERRE

Planeamiento Prepárese Considere en la Tenga lista su Prepare con planificación el Prepare con anímicamente, anticipación su día, la fecha, la suficiente entendiendo que argumentación, negociación. hora, el lugar y las anticipación una negociación antes de iniciar Tenga en cuenta circunstancias en todos los implica la negociación; quién es su las cuales tendrá elementos que confrontar, y que prepare su su estado contraparte, que negociar. requerirá al emocional diálogo, el cual investigue lo Identifique MAAN negociar. deberá ser debe ser claro, que más pueda (Mejor Siempre tenga siempre mucho explícito, acerca de él y Alternativa material de más alto que el concreto, y adapte su Acuerdo respaldo. de su sobre todo, argumentación. Negociado). contraparte. entusiasta.

Frente a frente Crear ambiente Utilice propicio y comunicación Apoye su Tenga Encontrar el conseguir la asertiva, que sea argumentación definidos y a momento más mayor afinidad de doble vía, con material la mano adecuado para con la permitiendo que visual, recuerde elementos realizar la contraparte. la contraparte se que la mayor adicionales negociación; ser Rompa el hielo, pueda expresar. parte de la que puedan oportunos es no entre Es fundamental comunicación apoyar su parte de la directamente que la se capta a argumentació clave. en el tema a comunicación de través de los n. negociar. ambos lados sea ojos (85%). comprendida.

Cierre Al momento del cierre de la negociación, es necesario Los acuerdos deben Verificar que el acuerdo verificar dos cosas: que la quedar documentados, esta vigente y contraparte ha comprendido para no caer en la funcionando, para que su claramente los puntos de informalidad (todo por trabajo de negociación acuerdo y que tendrá la escrito). sea sustentable. mejor predisposición para cumplirlos.

La carga en las empresas se aliviana gracias a… Gracias por existir



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