Presentación de PowerPoint

Idee un sistema de 5. ESTANDARIZAR: archivo eficaz que le ayude a encontrar Etiquetar con una rápida y fácilmente palabra clave cualquier información Cada carpeta es de un color, según el tipo de información que contenga Conserve la información útil, apunte aspectos relevantes y archívelos a continuación

LEAN OFFICE EN LA GESTIÓN DE ARCHIVOS

1-DESPILFARROS EN ARCHIVO POR INACCIÓN: «…en esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan» «…con este desorden es imposible localizar nada» «…ya no nos cabe ni un papel más» «…un día de estos me lío a romper papeles y se acaban los problemas» «…dentro de este desorden, hay un orden natural» «…mañana voy a disponerme a archivar estos papales»

1-DESPILFARROS EN ARCHIVO POR FALTA DE ORGANIZACIÓN: • Archivar en carpetas de pendiente • Dejar que los papeles se acumulen • Sistema de archivo pobremente organizado • No saber como archivar los documentos • Falta de voluntad para archivar • Retrasar la tarea de archivar por otras actividades poco importantes • Falta de decisión de donde guardar los documentos • Falta de dedicación y priorizar la tarea de archivar • No dedicar el tiempo suficiente al archivo • Mover los papeles de un lado a otro del escritorio

1-DESPILFARROS EN EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO: 1- Maltrato de documentos: 2- Traspapeleo y extravío: 3- Costos de almacenamiento: 4- Tiempos de Búsqueda: 5- Traslado de documentos: 6- Acceso restringido:

1- Maltrato de documentos:  El estado físico de los documentos se altera con el pasar del tiempo y con el uso constante que se les da, provocando que lleguen a ase ilegibles y en algunos casos mutilados e incompletos.

2- Traspapeleo y extravío: El manejo constante de documentos provoca su traspapeleo o pérdida, sobre todo cuando más de una persona o departamento utilizan la misma información.

3- Costos de Almacenamiento: Cubiertas plásticas, cajas de archivo muerto, copias, espacio de almacén, mano de obra que administre la información, todos estos son costos en los que se incurren y que no garantizan que el 100 % de la información se encuentre y además en buen estado físico.

4- Tiempo de Búsqueda: La búsqueda manual de información a través de folders, archivos, cajas y almacenes, lleva consigo la inversión de tiempo que puede ser dedicado a otras actividades.

5- Traslado de Documentos: El mover la información de un lado a otro conlleva gastos y riesgos, sobre todo si se trata de un gran volumen y/o cuando tienen que intervenir personal ajeno al departamento de la empresa.

6- Acceso Restringido: El manejo de información hace necesario tener un control sobre los documentos confidenciales y/o importantes, sin embargo difícilmente este control es personal y llega a omitirse cuando los documentos forman parte del archivo muerto.

2- CLASIFICAR: Retire uno por uno los bloques de papeleo y revise cuidadosamente qué sirve y qué no Separe la información que quede teniendo a la mano el sistema de archivo, guárdelo en la carpeta AZ o caja y ubíquelo inmediato en el estante. Esto evitará confusiones en el momento de sacar el nuevo bloque Clasifique la información de forma que sea fácil de localizar, esto dependerá de sus necesidades y de las de los demás empleados

3- ORDENAR: Organice en bloques las carpetas para que sea más fácil distribuirlas en los estantes posteriormente Es preferible que guarde los papeles que no esté seguro de tirar durante tres o cinco años más, para evitar inconvenientes futuros Si cada carpeta tiene una sub clasificación, utilice separadores para señalar las categoría

4- LIMPIAR: Saque todas las carpetas que desea organizar y determine cuáles son reutilizables No conserve documentos vencidos o de poca importancia para la organización, estos acumularán papeleo innecesario y quitarán espacio a otros de mayor valor El archivo debe estar situado en un lugar estratégico de la empresa, de tal modo que todas las personas que allí laboran puedan acceder a este sin ningún inconveniente

5- ESTANDARIZAR: Defina que método de archivo va a utilizar (alfabético, numérico o alfanumérico) y sus sistema de archivo también. Algunas empresas distribuyen por colores, tamaños o tipo de archivador Utilice guías o etiquetas para mejorar la distribución del papeleo, esto facilitará la ubicación de la información Recuerde que su archivo define lo que su empresa es, organizar el papeleo evitará el caos, agilizará los trámites y aumentará la productividad.

LEAN OFFICE EN LA GESTIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES

GESTIÓN DE ARCHIVO DIGITAL:

1-DESPILFARROS EN LA GESTIÓN DE ARCHIVO DIGITAL: CREER QUE LA MEMORIA DEL USB ES INFINITA CONSER VAR DOCUMENTOS DUPLICADOS SE MANTIENEN DOCUMENTOS QUE HAN AGOTADO SU PERIODO DE VIGENCIA SE PIERDE MUCHO TIEMPO EN LA LOCALIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS NO CLASIFICAR ARCHIVOS PERSONALES DE LA EMPRESA

2. CLASIFICAR: ELIMINAR FICHEROS INÚTILES SI NO LE HACE FALTA, ELIMINE LA MEMORIA TIENE LÍMITE SÓLO ALMACENE LO QUE VA A NECESITAR

3. ORDENAR: Se basa en ordenar nuestros archivos según su frecuencia de uso En curso, de uso muy frecuente, contiene archivos necesarios para la actividad diaria o para aquello que está haciendo en ese momento Referencias, de uso esporádico, contiene archivos que no son necesarios en el día a día o en este momento, pero que podrían llegar a serlo o que se consultan sistemáticamente con carácter semanal o mensual Archivo, de uso muy poco frecuente, contiene archivos que podríamos necesitar en algún momento y no es sencillo localizarlos, si los necesitamos podemos pasarlos a las carpetas superiores (HISTORICO)pero no nos ayuda tenerlos mezclados con la documentación necesitada con frecuencia

4. LIMPIEZA: Los instrumentos electrónicos por lo general son grandes receptores del polvo, por ello es importante removerlo diariamente, no solo por los equipos electrónicos sino también por el personal que participa en el proceso.

5. ESTANDARIZAR: Establecer una organización responsable de los directorios informáticos, de esa manera se describirá un sistema y las normas de almacenamiento de documentos electrónicos. Controlar la creación de copias y estar alerta de la duplicidad de información en distintas versiones. Instaurar un sistema que permita recuperar la información eficazmente. La organización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma mas eficiente y como un recurso colectivo, como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos, archivos, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SUBSERIES SERIES



ORTOGRAFÍA Y LENGUAJE COMERCIAL CON BASE A LAS ÚLTIMAS DISPOSICIONES DE LA REAL ACADÉMIA DE LA LENGUA RAE 2015 • Msc. Magdalena Freire ECUADOR