Laporan Tahunan 2016 new

2016 LAPORAN TAHUNAN HOSPITAL TUANKU JA’AFAR SEREMBAN



LAPORAN TAHUNAN HOSPITAL TUANKU JA’AFAR 2016SEREMBAN LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

ISI KANDUNGAN Ahli Jawatankuasa Laporan Tahunan HTJS 2016 01 02 Majlis Mesyuarat Tertinggi HTJS 03 04 Ucapan Pengarah 05-06 Carta Organisasi HTJS 2016 Logo & Lagu Rasmi Visi, Misi dan Latar Belakang Direktorat Pengurusan 08 • Pengurusan 10 • Pentadbiran 11-12 • Perkhidmatan 13-16 • Latihan 17-24 • Kewangan 25 • Pembangunan 26 • Hasil 28-33 • Teknologi Maklumat & Komunikasi 34-41 • Perhubungan Awam dan Perkhidmatan Pelanggan 42-44 • Perpustakaan Perubatan 45-47 • Keselamatan 48-56 • Angkut 57-58 Direktorat Perubatan 61 • Perubatan 63-73 • Nefrologi 74-86 • Psikiatri 87-91 • Dermatologi 92-98 • Rehabilitasi 99 • Unit Perubatan Rehabilitasi 100-104 • Unit Fisioterapi 105-108 • Unit Pemulihan Carakerja 109-113 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

Direktorat Pembedahan 115 • Pembedahan 117-123 • Otorinolaringologi 124-129 • Ortopedik 130-135 • Anestesiologi 136-146 • Oftalmologi 147-155 • Bedah Mulut 156-159 • Kecemasan dan Trauma 160-167 • Kompleks Rawatan Harian (DCC) 168-176 Direktorat Wanita & Kanak-Kanak 177 • Obstetrik & Ginekologi 179-192 • Pediatrik 193-204 • Pergigian Pediatrik 205-211 Direktorat Perkhidmatan Diagnostik 213 • Pengimejan & Diagnostik 215-219 • Patologi 221-228 • Forensik 229-233 Direktorat Sokongan Klinikal & Bukan Klinikal 235 • Farmasi 237-244 • Dietetik & Sajian 245-249 • Kejururawatan 250-254 • Penyeliaan 255-259 • Pendidikan Kesihatan 260-265 • Kerja Sosial Perubatan 266-272 • Rekod Perubatan 273-286 • Psikologi Kaunseling 287-290 • Kesihatan Awam 291-294 • Inovasi 295-298 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

AHLI JAWATANKUASA LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016 Dr. Ariffin Bin Mohamed (Penasihat) Pengarah Hospital Tuanku Ja'afar Seremban Dr. Ravindran Vythilingam En. Tan Kim Huat Dr. Theva Raj Ponnudurai Dr. Lee Meng Lee Pn. Hani Akhmar Azhar Pn. Haniza Ismail En. Anuar Amran En. Mohd Hairudin Sharudin 01 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

MAJLIS MESYUARAT TERTINGGI Dr. Ariffin Bin Mohamed (Penasihat) Pengarah Hospital Tuanku Ja'afar Seremban Dr. Rachel Mathew En. Tan Kim Huat Dr. Norizah Abd Ghani Dr. Shahira Mona Mohd Amin Dr. Zaharimah Abd kadir En. Rosleezam Jamaudin Matron T. Santhadavi Thurairajah Tn. Hj. Mohd Sulaiman Dalimi MAJLIS MESYUARAT TERTINGGI Majlis Mesyuarat tertinggi ditubuhkan bertujuan untuk membincangkan perkara berkaitan dasar, isu-isu yang melibatkan keputusan pengurusan tertinggi HTJS. Mesyuarat ini diadakan 2 minggu sekali pada hari Selasa. 02 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

PENGARAH HOSPITAL TUANKU JA’AFAR SEREMBAN Kata-kata Aluwan Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera Syukur kepada Allah dengan limpah kurnia dan rahmatNya, buku laporan tahunan 2016 HTJS dapat diterbitkan bagi memaparkan secara menyeluruh aktiviti HTJS sepanjang tahun 2016. Rancangan Malaysia Ke-11 bagi tempoh (2016 – 2020), yang telah dibentangkan oleh YAB Perdana Menteri kita, YAB Mohd Najib Bin Abd Razak telah menggariskan 6 strategi utama iaitu: • Inklusiviti • Modal Insan • Kesejahteraan Rakyat • Pertumbuhan Hijau • Infrastruktur • Inovasi dan Produktiviti Terdapat 4 strategi yang terlibat secara langsung dengan Kementerian Kesihatan dan beberapa inisiatif telah disediakan oleh pihak hospital selaras dengan arahan KKM iaitu: • Modal Insan • Kesejahteraan Rakyat • Pertumbuhan Hijau; dan • Inovasi dan Produktiviti Bagi melaksanakan rancangan-rancangan yang telah ditetapkan oleh kementerian adalah bukan kerja yang mudah. Walau bagaimanapun kita mesti berusaha bersungguh-sungguh dan melipat gandakan usaha ke arah mencapai matlamat tersebut. Sekiranya kita bekerjasama dengan baik antara satu sama lain, dan mengikut arahan dengan baik, saya percaya kita dapat mencapai matlamat ini dengan lebih awal. Kita juga hendaklah sentiasa menjaga prestasi dan produktiviti mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh kerajaan dari masa ke masa. Di samping itu juga jangan lupa menjaga kesihatan diri supaya dapat menjalani kehidupan yang lebih baik dalam menjalani tugas harian. Sekian, terima kasih. Dr. Ariffin Mohamed 03 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

CARTA ORGANISASI 2016 HOSPITAL TUANKU JA'AFAR SEREMBAN 04 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

LOGO & LAGU RASMI WARNA LAGU • KUNING adalah sebagai simbol kedaulatan Di Raja. Megah berdiri menjulang awan Masyhur namamu di persada • BIRU bermakna perpaduan, muafakat dan keharmonian di Mendukung misi dasar Negara kalangan anggota HTJS. Jasa pada nusa dan bangsa Khidmat diberi sepenuh jiwa • MERAH bermakna keberanian anggota HTJS menghadapi Tiada beza miskin dan kaya apa jua cabaran ke arah penambahbaikan perkhidmatan Hasrat pelanggan diutamakan perubatan. Kualiti teras kejayaan Chorus • PUTIH melambangkan ketulusan perkhidmatan yang diberikan Layanan mesra budaya kita oleh anggota HTJS. Sopan dan berbudi bahasa Profesionalisme sepanjang masa REKABENTUK Itulah ikrar janji kita Hospital Tuanku Ja’afar Seremban • Lingkaran orbit berwarna merah biru berbentuk bulan sabit Mengorak langkah kehadapan mengelilingi HTJS adalah simbolik kepada perkhidmatan Perkasa namamu di pentas dunia Menjadi banggaan Negara perubatan yang menyeluruh. Huruf T pada perkataan HTJS Kini kita sudah berjaya yang berbentuk kubah minangkabau adalah simbol Adat Terkenal seluruh Malaysia Pepatih di Negeri Sembilan Darul Khusus. Harum namamu di persada dunia Dirgahayu bawah payung di Raja • Dua bintang membawa maksud kecemerlangan anggota dan Hospital Tuanku Ja’afar Seremban kegemilangan perkhidmatan oleh anggota HTJS. Huruf HTJS Mengorak langkah ke hadapan yang berada di dalam orbit bermakna Hospital Tuanku Ja’afar Perkasa namamu di pentas dunia Menjadi banggaan Negara (2x) Seremban. • Tiga garisan yang membentuk bulatan bermaksud konsep budaya korporat Kementerian Kesihatan Malaysia iaitu Penyayang, Kerja Berpasukan dan Profesionalisme. 05 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

VISI, MISI & LATAR BELAKANG VISI Hospital Tuanku Ja’afar Seremban (HTJS) akan menjadi pusat kecemerlangan dalam penjagaan aspek promotif, kuratif dan rehabilitatif di dalam bidang kepakaran utama, selain dari menjadi pusat latihan berkualiti dan pembangunan profesionalisme anggotanya akan bertindak secara professional, bersifat penyayang dan berkerjasama sebagai satu pasukan ke arah menyediakan perkhidmatan mesra yang berasaskan bukti dan menggunakan terknologi yang sesuai serta berkesan MISI 1. Untuk memajukan kesihatan melalui pendidikan kesihatan dan aktiviti promosi berasaskan klinik dan komuniti, dengan perkongsian maklumat bersama individu, komuniti dan lain-lain agensi berkaitan kesihatan. 2. Untuk menyelamat nyawa, mengurangkan kesengsaraan dan membantu memperolehi pemulihan awal dan sepenuhnya melalui perkhidmatan diagnosa kuratif dan pemulihan yang berkualiti, efisyen dan berkesan. 3. Untuk menyediakan latihan berkualiti dan pembangunan profesionalisme yang berterusan kepada semua kategori anggota perubatan, kesihatan bersekutu dan penuntut perubatan. LATAR BELAKANG Hospital Tuanku Ja’afar Seremban (HTJS) merupakan hospital yang terbesar di Negeri Sembilan Darul Khusus. Terletak di Jalan Rasah, Seremban dan dibina di atas kawasan seluas 85 hektar. Merangkumi dua kawasan iaitu 59 hektar di bahagian barat dan 26 hektar di bahagian timur. HTJS mempunyai 850 katil dan ia merupakan hospital rujukan utama bagi hospital daerah, klinik kesihatan, hospital-hospital swasta dan klinik-klinik di Negeri Sembilan Darul Khusus. Hospital ini memberi perkhidmatan kepada seramai 995,596 orang penduduk di Negeri Sembilan Darul Khusus dan seramai 467,260 di daerah Seremban. 06 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

07 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

DIREKTORAT 01 PENGURUSAN 08 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

09 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

BAHAGIAN PENGURUSAN HOSPITAL MANAGEMENT En. Tan Kim Huat Timbalan Pengarah (Pengurusan) M52 Deputy Director (Management) M52 1.0 RINGKASAN EKSEKUTIF • Bahagian Pengurusan merupakan bahagian yang memberikan perkhidmatan sokongan kepada fungsi asas Hospital Tuanku Ja’afar dan memainkan peranan penting dalam memastikan operasi sesebuah organisasi berjalan lancar dan berkesan. • Bahagian ini diketuai oleh Timbalan Pengarah (Pengurusan) Gred M52 dan dibantu oleh dua (2) orang Ketua Penolong Pengarah Pengurusan Gred M48 dan seorang Ketua Penolong Pengarah Teknologi Maklumat Gred F48. • Bahagian Pengurusan merangkumi (11) unit iaitu Unit Pentadbiran, Unit Perkhidmatan, Unit Latihan Perkembangan Kerjaya, Unit Kewangan, Unit Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Unit Pembangunan dan Angkut, Unit Perolehan dan Aset, Unit Perhubungan Awam, Perpustakaan dan Unit Keselamatan. 1.0 EXECUTIVE SUMMARY • Management Division is the part that provides support services to the basic functions of the Tuanku Ja’afar Hospital and played a key role in ensuring the smooth and effective operation of the organization. • The Division is headed by the Deputy Director (Management) Grade M52 and is assisted by two (2) Assistant Director General of Management Grade M48 and a Chief Assistant Director of Information Technology Grade F48. • Management Division covers ( 11 ) units namely the Administrative Unit, Services Unit, Training and Career Development Unit, Finance Unit, Information and Communication Technology Unit, Development and Transport Unit , the Procurement and Asset Unit , Library Unit , Public Relations Unit and Safety Unit. 10 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

2.0 UNIT PENTADBIRAN • Menguruskan hal berkaitan pentadbiran Hospital meliputi urusan surat menyurat, pengurusan fail, pengendalian mesyuarat, laporan kad perakam waktu anggota, kuarters anggota, urusan sewaan premis dan urusan fasiliti hospital. • Unit ini diketuai oleh seorang Pegawai Tadbir Diplomatik Gred M41 (kosong), seorang Penolong Pegawai Tadbir Gred N32, seorang Ketua Pembantu Tadbir Gred N22, lima (5) orang Pembantu Tadbir (P/O) Gred N19, tiga (3) orang Pembantu Operasi Gred N4, Penyelia Asrama dua (2) orang dan seorang (1) Pembantu Perawatan Kesihatan Gred U14. 2.0 ADMINISTRATION UNIT • Manage the administration of the Hospital including correspondence, file management, conduct of meetings, punch card reports, quarters, rental of premises affairs and hospital facility. • This unit is headed by an Administrative Officer in the Diplomatic Grade M41(nil) , an Assistant Administrative Officer Grade N32, a Chief Administrative Assistant Grade N22 , five(5) Assistant (P/O) Grade N19, three(3) Operations Assistant Grade N4, two(2) Hostel Supervisor and an Assistant Health Care Grade U14. 2.1 PERKHIDMATAN YANG DISEDIAKAN • Bertanggungjawab menguruskan penggunaan fasiliti hospital ini seperti Bilik Mesyuarat, Auditorium, Bilik On Call, Asrama, Kuarters anggota dan Anjung Kasih. 2.1 SERVICE PROVIDED • Responsible for managing the use of hospital facilities such as meeting rooms, Auditorium, On Call Room, hostel, quarters and Anjung Kasih. 2.2 AKTIVITI • Mesyuarat Bulanan • Perhimpunan Bulanan • Hari bertemu pelanggan 2.2 ACTIVITIES • Monthly Meeting • Monthly Assembly • Clients Day 11 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

BIL Jumlah Kemasukan Asrama 2016 NUM Total Number of Dormitory Entry 138 orang/people 60 orang/people 1 PERKARA/ PARTICULARS 1216 orang/people Asrama Doktor/ Doctor Hostel 16 Unit 2 Asrama Jururawat/Dorm Nurse Anjung Kasih / Anjung Kasih 2016 3 Kuarters Anggota/Staff Quarters (24 Unit) 11 kali/times 11 kali/times 4 12 kali/times 12 kali/times Jumlah Kemasukan Asrama Total Number of Dormitory Entry 4 kali/times 2 kali/times PERKARA/ PARTICULARS 12 kali/times Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Top Management Meeting 12 kali/times Mesyuarat Ketua-Ketua Unit Pengurusan Bersama Pengarah Management Officer Unit Meeting with Director of Hospital Mesyuarat Ahli Lembaga Pelawat Hospital The Board of Visitors of Hospital Meeting Mesyuarat Ahli Lembaga Pelawat Psikiatri The Board of Visitors of Psychiatry Meeting (Tiada Perlantikan Ahli Lembaga) Mesyuarat Bersama Jabatan (MBJ) The Joint Departmental Council Meeting Mesyuarat Jawatankuasa Kuarters Quarters Commitee Meeting Perhimpunan Bulanan Monthly Assembly Hari Bertemu Pelanggan Clients Day 12 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

UNIT PERKHIDMATAN SERVICE UNIT Mastura binti Maarop Penolong Pengarah Pengurusan (Perkhidmatan), M44 Assistant Director (Service) Grade M44 1.0 RINGKASAN EKSEKUTIF • Unit Perkhidmatan merupakan sebuah Unit yang memainkan peranan dalam melaksanakan tadbir urus sumber manusia di HTJS khususnya yang berkaitan dengan perkhidmatan seperti kenaikan pangkat, perjawatan, tatatertib, HRMIS, persaraan dan lain-lain. 1.0 EXECUTIVE SUMMARY • Service Unit plays an important role as a human resource governance in HTJS which mainly emphasis on civil servant services such as promotions, staffing, disciplinary, HRMIS, retirement and so on. 2.0 PERJAWATAN • Unit Perkhidmatan diketuai oleh seorang Penolong Pengarah (Perkhidmatan) Gred M44, 2 orang Penolong Pegawai Tadbir Gred N32 dan Gred N29, seorang Pembantu Tadbir Kanan N26, seorang Pembantu Tadbir Gred N22, 2 orang Pembantu Tadbir Gred N22 (KUP) dan 14 orang Pembantu Tadbir Gred N19 yang menguruskan keseluruhan perkhidmatan anggota HTJS dari mula pelantikan sehinggalah tamat perkhidmatan di HTJS dan dibantu seorang Pembantu Operasi Gred H11. • Unit Perkhidmatan menjalankan pecahan fungsi seperti berikut: i) Unit HRMIS ii) Unit Tatatertib iii) Unit Perjawatan 13 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

2.0 EXECUTIVE SUMMARY • Service Unit is lead by an Assistant Director (Service) Grade M44, with 2 Assistant Administra- tive Officer Grade N32 and Grade N29, a Senior Administrative Assistant N26 and Grade N22, 2 Administrative Assistants Grade N22 (KUP) and 14 Administrative Assistants Grade N19 which manage the overall services for the staffs of the hospital from the first appointment until the end of service in the hospital. This unit will also be assisted by an Operations Assistant Grade H11. • Service Unit also functions as: i) HRMIS Unit ii) Disciplinary Unit iii) Post Unit 3.0 PERKHIDMATAN YANG DISEDIAKAN • Perkhidmatan yang dijalankan di Unit Perkhidmatan adalah seperti berikut: i) Menguruskan Pengesahan Lantikan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Pelanjutan Tempoh Percubaan, Pemberian Taraf Berpencen, menguruskan cuti-cuti dalam perkhidmatan, penempatan dan pertukaran, peletakan/penamatan jawatan, persaraan serta menguruskan bayaran-bayaran emolumen anggota. ii) Merancang keperluan perjawatan, mengaudit sumber manusia, mengemaskini senarai perjawatan dan skim-skim perkhidmatan di HTJS iii) Melaksanakan urusan Kenaikan Pangkat, Laporan Prestasi Tahunan (LNPT), Pengurusan Tatatertib dan Pengisytiharan Harta. iv) Menguruskan Data Personel anggota dalam Sistem HRMIS. v) Menguruskan Kursus Transformasi Minda (PTM), Peperiksaan Jabatan, Kursus Post-Basic dan Kursus-Kursus Dalam Perkhidmatan dalam dan luar negara. 3.0 SERVICES PROVIDED i) Handling and managing the Appointment Confirmation, Confirmation of Services, Extension of Probation Period, Conferment of Pensionable Status, managing leaves during services, placement and exchange issues, placement/termination, retirement and managing emolument payment. ii) Planning on the staffing requirements, human resource audit, updating the staffing data and schemes of services in HTJS. iii) Implementing the Promotions, Annual Performance Report (LNPT), Disciplinary Action Manage ment and Estate and Property Declaration. iv) Managing Personnel Data System in HRMIS v) Conducting the Mind Transformation Course (PTM), Department Examination, Post-Basic Programs and courses in-service and abroad. 4.0 PENCAPAIAN • Pelbagai pencapaian terbaik telah diperolehi oleh Unit Perkhidmatan sepanjang tahun 2016 sama ada secara berkumpulan atau perseorangan. Antaranya adalah seperti berikut: i) Johan mencipta logo Kelab Sukan Dan kebajikan HTJS - Pn. Nur Ain Ismail. ii) Johan Pertandingan Dart Wanita Bahagian Pengurusan - Puan Mastura Maarop iii) Johan Pertandingan Dart Wanita Sukan HTJS- Puan Norzalina Mohamad Said iv) Peserta Terbaik Team Building Pengurusan 2016-Pn.Siti Marliza Muhammaddin v) Naib Johan Pertandingan Perarakan sempena Sambutan Maulidur Rasul 1437H 14 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

vi) Naib Johan Pertandingan Congkak Bahagian Pengurusan-Puan Rossakila Rosli vii) Naib Johan Pertandingan Musabaqah Al-Quran (Wanita) - Puan Mastura Maarop viii) Naib Johan Badminton Beregu (Lelaki) Sukan Pengurusan ix) Naib Johan Badminton Perseorangan (Lelaki) Sukan Pengurusan - En. Shamsul Fahri x) Tempat Ketiga Pertandingan Musabaqah A-Quran (Wanita) - Puan Siti Nurbaya Ali xi) Tempat ketiga Badminton Beregu Campuran Sukan Pengurusan xii) Tempat Ketiga Badminton Beregu Wanita Sukan Pengurusan xiii) Tempat Ketiga Pertandingan Dart Lelaki Sukan Pengurusan - En. Shamsul Fahri • Selain itu, setiap tahun Unit Perkhidmatan akan menjadi urusetia bagi Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia peringkat Hospital. Pada tahun 2016, seramai 279 orang anggota telah diisytihar sebagai penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang. Anugerah pada tahun tersebut telah disampaikan oleh Ybhg. Dato’ Dr. Hj. Abdul Rahim bin Abdullah, Pengarah Kesihatan Negeri di Regent Hall,Seremban. Pencapaian Unit HRMIS Modul Perjawatan : 99.9% Pengurusan Rekod Peribadi : 94.01% (data berintergriti) Pengisytiharan Harta : 98.85 % Laporan Prestasi : 100 %( setelah ditolak senarai anggota kaveat) 4.0 ACHIEVEMENT • Various best performances were obtained by the Unit during the year of 2016, either in groups or individually. Among them are as follows: i) Champion Logo Creation Competition by Sports & Recreation Club HTJS – Pn. Nur Ain Ismail. ii) Champion Dart Competition by Management Department HTJS– Puan Mastura Maarop iii) Champion Dart Competition by Sports & Recreation Club HTJS - Puan Norzalina Mohamad Said iv) Best Participants Team Building 2016 by Management Department - Pn. Siti Marliza Muhammaddin v) 1st runner up March Past Competition for Maulidur Rasul 1473H vi) 1st runner up Congkak Competition by Management Department - Puan Rossakila Rosli vii) 1st runner up for Musabaqah Al-Quran Competition (Women) - Puan Mastura Maarop viii) 1st runner up for Badminton Double (Men) for Management Department Sports Competition ix) 1st runner up for Badminton Single (Men) for Management Department Sports Competition - En. Shamsul Fahri x) 2nd runner up for Musabaqah Al-Quran (Women)- Puan Siti Nurbaya Ali xi) 2nd runner up Badminton Mix for Management Department Sports Competition xii) 2nd runner up Badminton Double (Women) for Management Department Sports Competition xiii) 2nd runner up Dart Competition for Management Department Sports Competition - En. Shamsul Fahri • In addition, each year the Service Unit will be the secretariat for the Human Resource Development Panel Meeting for Hospital level. In year 2016, a total of 279 members were declared a Best Service Award (APC) recipient. The award was presented by Ybhg. Dato ‘Dr. Hj. Abdul Rahim bin Abdullah, Director of Health Affairs in Regent Hall, Seremban. HRMIS Unit Achievements Post Modul : 99.9% Personnel Data Management : 94.01% (Integrity Data) Declaration of Estate and Property : 98.85 % Performance Report : 100 %( after deduction of caveat) 15 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

5.0 AKTIVITI • Kursus Pra Persaraan anggota HTJS telah diadakan pada 21 November 2016 hingga 23 November 2016 di Glory Beach Resort, Port Dickson. • Majlis Persaraan anggota HTJS pada tahun 2016 telah diadakan pada 22 November 2016 di Glory Beach Resort, Port Dickson. 5.0 ACTIVITIES • Pre-Retirement Course for HTJS members was held from 21 November 2016 to 23 November 2016 at Glory Beach Resort, Port Dickson. • Retirement Dinner for HTJS retirees was held on 22 November 2016 at Glory Beach Resort, Port Dickson. • Kempen Semakan Buku Perkhidmatan dan Penyemakan status HRMIS Prestasi telah dilaksana mulai 17 Oktober 2016 hingga 18 November 2016. • “Service Book Check” Campaign and HRMIS Status Checking was organized by Service Unit starting from 17th October 2016 until 18th November 2016. 6.0 KESIMPULAN • Secara keseluruhannya, Unit Perkhidmatan telah mencipta pencapaian yang baik sepanjang tahun 2016. Walau bagaimanapun, masih terdapat pelbagai penambahbaikan yang harus dibuat bagi memastikan operasi Unit akan berjalan dengan lancar. 6.0 CONCLUSION • In overall, the Service Unit has been achieved good performance throughout 2016. However, there are still few improvements to be made to ensure that the operations will run smoothly. 16 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

UNIT LATIHAN DAN PERKEMBANGAN KERJAYA TRAINING AND CAREER DEVELOPMENT UNIT Dr Yu Chai Ping, Penolong Pengarah Latihan M44 Administrative and Diplomatic Officer M44 1.0 RINGKASAN EKSEKUTIF • Unit Latihan dan Perkembangan Kerjaya, Hospital Tuanku Ja’afar Seremban (HTJS) memainkan peranan untuk menganjurkan dan menyelaraskan aktiviti latihan di HTJS supaya anggota HTJS melengkapkan diri dengan sikap, kemahiran dan pengetahuan yang bersesuaian melalui program latihan yang berteraskan pembangunan kompetensi dan pembelajaran berterusan. 1.0 EXECUTIVE SUMMARY • Training and Career Development Unit has the role to organize and coordinate traning activities at HTJS to ensure HTJS staffs are equipped with the right attitude, skills and knowledge through training programme of competency development and continuous learning. 2.0 PERJAWATAN • Unit Latihan dan Perkembangan Kerjaya beroperasi di Tingkat bawah, Kompleks Pengurusan, HTJS. Unit ini dianggotai oleh seorang Pegawai Tadbir Dan Diplomatik Gred M44, seorang Pegawai Kader dari Jabatan Agama Islam Malaysia (JAKIM) iaitu Penolong Pegawai Hal Ehwal Islam S32, seorang Pembantu Tadbir Kanan N26 dan tiga (3) orang Pembantu Tadbir N17. 2.0 ORGANIZATION • The Training and Career Development Unit is situated at the ground floor of Administration Complex. It has an Administrative and Diplomatic Officer Grade M44 as the Head of Unit, a Religion Office Grade S32, a Chief Clerk N26, and three clerks N19. 3.0 PERKHIDMATAN YANG DISEDIAKAN • Unit Latihan dan Perkembangan Kerjaya bertanggungjawab dalam menyelaraskan latihan di HTJS yang meliputi pelbagai jabatan/unit. Berikut adalah perincian fungsi dan tanggungjawab Unit Latihan dan Perkembangan Kerjaya:- • Merancang dan menganjurkan kursus bagi anggota hospital. • Menguruskan permohonan penganjuran kursus oleh semua Jabatan/Unit. 17 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

• Menguruskan permohonan kehadiran kursus/latihan luar premis HTJS bagi anggota hospital. • Bertindak sebagai urusetia Jawatankuasa CPD peringkat HTJS dan pemantau sistem myCPD (Continues Professional Development) peringkat Hospital. • Bertindak sebagai urusetia Jawatankuasa Kursus dan Modal Insan peringkat HTJS dan pemantau sistem e- latihan peringkat Hospital. • Memantau pencapaian bilangan hari berkursus oleh semua anggota HTJS bagi mencapai sekurang - kurangnya tujuh (7) hari berkursus selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 (ditangguhkan sejak tahun 2016) dan keperluan Hospital Performance Indicator For Accountability (HPIA). • Menguruskan student attachment jangka pendek daripada sesetengah institusi-institusi pelajaran luar yang tertentu. 3.0 SERVICE PROVIDED • Plan and organize courses for HTJS staffs. • Process applications to organize in house courses from all department/unit at HTJS. • Process applications to attend courses out of HTJS premises for HTJS staffs. • Secretariat of CPD Committee of HTJS and sub-adminstration of myCPD system. • Secretariat of Training/Courses Committee of HTJS and sub-administration of e-latihan system. • Monitor the achievement of 7 days courses attended by HTJS staffs in accordance to Public Service Department’s Circular (postponed since 2016) and conformance to Hospital Performance Indicator For Accountability (HPIA). • Coordinate short term student attachment from some designated educational institution. 4.0 PENCAPAIAN • Sebanyak 86% anggota HTJS telah berjaya menghadiri kursus sekurang-kurangnya 7 hari pada tahun 2016. Sebanyak 2% anggota telah menghadiri enam (6) hari kursus dan sebanyak 2% anggota telah menghadiri lima (5) hari kursus. Selain itu, seramai 17 anggota telah menghadiri kursus panjang yang mengambil tempoh lebih daripada 3 bulan seperti pos basik dan program master. Perincian laporan jumlah hari berkursus bagi anggota Hospital Tuanku Jaafar Seremban 2016 seperti di Lampiran A. • Jumlah keseluruhan latihan yang dijalankan di HTJS termasuk klinikal dan bkan klinikal (mengikut laporan yang diterima) adalah sebanyak 236. Bilangan latihan yang dianjurkan oleh pelbagai unit/jabatan di HTJS adalah seperti di Lampiran B. Senarai latihan yang telah dianjurkan oleh Unit Latihan dan Perkembangan Kerjaya adalah seperti di Lampiran C. • Pada tahun 2016, sebanyak 87% pengguna sistem myCPD dan 78% pengguna sistem e-latihan telah mengemaskini maklumat kehadiran kursus mereka ke dalam sistem-sistem berkaitan. Penyelia e-latihan telah dilantik di setiap jabatan HTJS dalam rancangan penambahbaikan sistem e-latihan yang sedang dilaksanakan oleh Jabatan Kesihatan Negeri Sembilan. 4.0 ACHIEVEMENT • 86% of HTJS staffs has achieved 7 days courses in 2016, whilst 2% achieved 6 days courses and 2% achieved 5 days courses. Apart from that, a total of 17 staffs has attended courses of more than 3 months such as post-basic and masters programme. Details on days of courses attended by HTJS staffs are shown in Attachment A. • A total of 236 courses, including clinical and non-clinical, has been conducted in 2016. The number of courses conducted by various department/unit are shown in Attachment B. The list of courses conducted by Traning and Career Development are entailed in Attachment C. 18 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

• For 2016, 87% of my CPD system users and 78% of e-latihan system users has updated their courses attendance details into the respective systems. E-latihan coordinators have been appointed at each HTJS department as part of the upgrading plans of e-latihan system by the Negeri Sembilan Health State Office. 5.0 AKTIVITI • Penganjuran Kursus Generik berjenis motivasi, komunikasi dan pengetahuan am untuk anggota HTJS. • Penganjuran Kursus Orientasi untuk anggota baru yang bertukar masuk dari institusi lain. • Taklimat kepada Pegawai Sah Latihan (PSL) daripada jabatan/unit/wad. • Audit CPD/Latihan bagi jabatan/unit/wad di HTJS. 5.0 ACTIVITIES • Generic courses such as motivational, communication and general knowledge for HTJS staffs. • Orientation courses for new staffs transfer in from other institutions. • Briefing to training coordinators from department/unit/ward. • Audit CPD/Training for department/unit/wad at HTJS. 6.0 KESIMPULAN • Unit Latihan dan Perkembangan Kerjaya menggalakkan pembelajaran secara berterusan bagi semua anggota HTJS. Di samping itu, Unit Latihan dan Perkembangan Kerjaya menganjurkan kursus yang berbentuk soft skills untuk melengkapkan diri anggota dengan sikap, kemahiran dan pengetahuan yang bersesuaian demi kemajuan perkhidmatan anggota HTJS. 6.0 CONCLUSION • Training and Career Development Unit promotes continuous learning for HTJS staffs, whilst organizes various soft skills courses to ensure staffs are equipped with the right attitude, skills and knowledge towards better health service. 20 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

LAMPIRAN A 21 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

LAMPIRAN B JABATAN/UNIT BILANGAN KURSUS YANG DIANJURKAN OBSTETRIK & GINAEKOLOGI KECEMASAN 35 DIETETIK & SAJIAN 24 PEDIATRIK 8 ANESTESIOLOGI 5 FARMASI 5 OFTALMOLOGI 5 PERUBATAN (MOPD) 5 PEMBEDAHAN (SOPD) 4 PATOLOGI 4 PSIKIATRI 19 KERJA SOSIAL PERUBATAN 5 ORTOPEDIK 3 PENGIMEJAN DIAGNOSTIK 1 REHABILITASI 2 PENYELIDIKAN KLINIKAL (CRC) 3 PEROLEHAN & ASET 10 KESELAMATAN & KESIHATAN PEKERJA 3 PERKHIDMATAN 1 KEWANGAN 2 KUALITI/INOVASI 1 PEMBANGUNAN 12 PERPUSTAKAAN 2 LATIHAN DAN PERKEMBANGAN KERJAYA 1 UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI 40 KEJURURAWATAN 2 PENYELIA HOSPITAL PENYELIA HOSPITAL 3 KAWALAN INFEKSI 15 PENDIDIKAN PESAKIT (PROMOSI) 10 PEMULIHAN CARAKERJA 2 FISIOTERAPI 1 CSSU 2 JUMLAH 1 326 LATIHAN YANG TELAH DIANJURKAN OLEH JABATAN/UNIT HTJS TAHUN 2016 22 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

LAMPIRAN C KURSUS / LATIHAN YANG TELAH DIANJURKAN OLEH UNIT LATIHAN DAN PERKEMBANGAN KERJAYA SEPANJANG TAHUN 2016 BIL NAMA KURSUS/ BENGKEL / SEMINAR / TEMPOH TARIKH / TEMPAT KURSUS JENIS KURSUS LATIHAN SANGKUTAN KURSUS MOTIVASI 1 KURSUS ADA APA DENGAN KERJA? 1 21 JAN 2016 PENGETAHUAN 2 KURSUS IBADAH PESAKIT SIRI 1/2016 AUDITORIUM, HTJS AM 1 28 JAN 2016 KOMUNIKASI AUDITORIUM, HTJS MOTIVASI 3 KURSUS KOMUNIKASI INTEGRATIF 1 4 FEB 2016 PENGETAHUAN AUDITORIUM, HTJS AM 4 KURSUS SEMANIS KURMA 1 11 FEB 2016 MOTIVASI AUDITORIUM, HTJS PENGETAHUAN 5 KURSUS PENGURUSAN JENAZAH SIRI 1 1 21 JAN 2016 AM AUDITORIUM, HTJS KOMUNIKASI 6 KURSUS INSPIRASI TRANSFORMASI MINDA 1 25 FEB 2016 MOTIVASI KURSUS KEPENTINGAN PENGURUSAN HARTA AUDITORIUM, HTJS PENGETAHUAN 7 BERSIH DALAM URUSAN HAJI / BADAL HAJI / 26 FEB 2016 AM HIBAH 1 DEWAN SEMINAR TIGA NENEK, MOTIVASI MOTIVASI 8 KURSUS TERSUKA TANPA SENGAJA HTJS KOMUNIKASI 1 2 MAC 2016 AUDITORIUM, HTJS MOTIVASI 9 KURSUS TRANSFORMASI YUSOF 1 10 MAC 2016 MOTIVASI AUDITORIUM, HTJS MOTIVASI 10 KURSUS PEMBINAAN NEGARA BANGSA 1 17 MAC 2016 MOTIVASI AUDITORIUM, HTJS MOTIVASI 11 KURSUS PENGURUSAN STRESS 1 24 MAC 2016 PERAYAAN AUDITORIUM, HTJS PERAYAAN 12 KURSUS INSAN CEMERLANG KELUARGA BAHAGIA 1 2 APRIL 2016 AUDITORIUM, HTJS 13 KURSUS KOMUNIKASI BERPENGARUH DAN 1 14 APRIL 2016 BERKESAN AUDITORIUM, HTJS 14 KURSUS “POKET SUAMI MILIK SIAPA, DOMPET 1 21 JAN 2016 ISTERI HULURLAH” AUDITORIUM, HTJS 15 KURSUS SEHATI SEJIWA 1 28 APRIL 2016 BILIK SEMINAR LATIHAN 16 KURSUS PENGURUSAN KECERDASAN EQ 1 4 MEI 2016 AUDITORIUM, HTJS 17 KURSUS MOTIVASI TINGGI MENGATASI 1 19 MEI 2016 MASALAH SIKAP “BANGAU OH BANGAU” AUDITORIUM, HTJS 18 KURSUS PEMIKIRAN POSITIF 1 26 MEI 2016 AUDITORIUM, HTJS 19 KURSUS RAMADAN TINGKAT KUALITI INSAN 1 9 JUN 2016 AUDITORIUM, HTJS 20 KURSUS LAILATUL QADAR DIRINDUI AIDILFITRI 1 23 JUN 2016 MENANTI AUDITORIUM, HTJS 23 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

BIL NAMA KURSUS/ BENGKEL / SEMINAR / TEMPOH TARIKH / TEMPAT KURSUS JENIS KURSUS LATIHAN SANGKUTAN KURSUS MOTIVASI 21 KURSUS MENGETUK PINTU HATI 1 21 JULAI 2016 KOMUNIKASI AUDITORIUM, HTJS ORIENTASI 22 KURSUS KOMUNIKASI EFEKTIF DENGAN 1 28 JULAI 2016 PENGETAHUAN PENDEKATAN NLP AUDITORIUM, HTJS AM 23 KURSUS ORIENTASI ANGGOTA BARU HTJS 1 9 OGOS 2016 MOTIVASI SIRI 1/2016 DEWAN 3 NENEK, HTJS KOMUNIKASI PERAYAAN 24 TAKLIMAT PERANAN PSL,AUDIT CPD & 1 16 OGOS 2016 MOTIVASI AUDIT LATIHAN DEWAN 3 NENEK, HTJS PENGETAHUAN 25 KURSUS RASUAH VS INTEGRITI 1 18 OGOS 2016 AM 26 KURSUS “THE POWER OF COMMUNICATION” 1 AUDITORIUM, HTJS MOTIVASI 27 KURSUS SYUKUR MALAYSIA AMAN 1 28 KURSUS ‘BE A PROFESSIONAL’ 1 25 OGOS 2016 MOTIVASI AUDITORIUM, HTJS MOTIVASI 30 OGOS 2016 TEAM AUDITORIUM, HTJS BUILDING 8 SEPT 2016 MOTIVASI AUDITORIUM, HTJS PENGETAHUAN 29 TAKLIMAT LEMBAGA PEMBIAYAAN 1 22 SEPT 2016 AM PERUMAHAN SEKTOR AWAM AUDITORIUM, HTJS MOTIVASI PENGETAHUAN 30 KURSUS NASI LEMAK KACANG LEBIH : RESIPI 1 29 SEPT 2016 SERONOK DARI RUMAH KE PEJABAT AUDITORIUM, HTJS AM MOTIVASI 31 KURSUS PESONA KERJAYA : “REJUVANASI 1 5 OKT 2016 PENGETAHUAN FANTASI MENGHIASI REALITI” AUDITORIUM, HTJS AM 32 KURSUS KEUTUHAN PRODUKTIVITI 1 20 OKT 2016 ORIENTASI INTELEKTUAL (KPI) 1 AUDITORIUM, HTJS 1 33 KURSUS SENTUHAN CEMERLANG 2 21-23 OKT 2016 AUDITORIUM, HTJS 34 KURSUS HIJRAH MEMBUKA PINTU RAHMATNYA 24 OKT 2016 35 BENGKEL PENGURUSAN JENAZAH SIRI 3 (LELAKI) AUDITORIUM, HTJS 3 & 4 NOV 2016 DEWAN TIGA NENEK, HTJS 36 KURSUS HUBUNGAN PRESTASI KERJA DENGAN 1 3 NOV 2016 KEBAHAGIAAN KELUARGA AUDITORIUM, HTJS 37 BENGKEL PERSONALITI DIRI : “CANTIK VS COMOT” 1 18 NOV 2016 DEWAN TIGA NENEK, HTJS 38 KURSUS PRA PERSARAAN ANGGOTA HTJS 3 1 JAM 21-23 NOV 2016 39 TAKLIMAT “NEVER TRUST FIRE” GLORY BEACH RESORT, 1 36 KURSUS ORIENTASI ANGGOTA BARU HTJS SIRI PORT DICKSON 1/2016 25 NOV 2016 AUDITORIUM, HTJS 29 NOV 2016 DEWAN TIGA NENEK, HTJS JUMLAH KESELURUHAN 40 24 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

UNIT KEWANGAN Mohamad Nor Bin Osni Anuar Akauntan W44 1.0 RINGKASAN EKSEKUTIF • Unit Kewangan secara umumnya adalah bertanggungjawab bagi menguruskan kawalan peruntukan, perbelanjaan, pembayaran dan hal – hal berkaitan pengurusan kewangan. Objektif utama Unit Kewangan adalah memastikan pengurusan kewangan HTJS berjalan dengan baik dan mematuhi pekeliling yang ditetap kan oleh Perbendaharaan dan Kementerian seperti menyediakan bajet mengurus dan mengagihkan peruntu kan yang diluluskan serta memantau perbelanjaan, mengurus akaun dan sumber kewangan serta menguruskan perolehan kerja, khidmat perunding, bekalan dan perkhidmatan. 2.0 PERJAWATAN • Jumlah kakitangan di Unit Kewangan adalah seramai 21 orang yang terdiri daripada seorang Akauntan Kanan Gred W44, seorang Akauntan Gred W41, seorang Penolong Akauntan Gred W36, enam (6) orang Penolong Akauntan Gred W29(KUP), seorang Pembantu Tadbir Kewangan Gred W26, dua (2) orang Pembantu Tadbir Kewangan Gred W22, dua (2) orang Pembantu Tadbir Kewangan Gred W22(KUP), enam (6) orang Pembantu Tadbir Kewangan Gred W19 dan seorang Pembantu Am Pejabat Gred N11. 3.0 PERKHIDMATAN YANG DISEDIAKAN • Perkhidmatan Unit Kewangan meliputi aspek pengurusan peruntukan dan perbelanjaan, pembayaran gaji, elaun, bayaran tuntutan serta bantuan kewangan seperti pinjaman kenderaan, pinjaman komputer dan sara ubat. 4.0 PRESTASI PERBELANJAAN TAHUN 2016 • Perkhidmatan Unit Kewangan meliputi aspek pengurusan peruntukan dan perbelanjaan, pembayaran gaji, elaun, bayaran tuntutan serta bantuan kewangan seperti pinjaman kenderaan, pinjaman komputer dan sara ubat. BIL VOT PERUNTUKAN PERBELANJAAN %PERBELANJAAN 1 PERUNTUKAN MENGURUS 282,729,486.40 309,180,298.20 109.35 % 2 PERUNTUKAN PEMBANGUNAN 2877,576.42 2873.725.19 99.86 % 25 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

5.0 AKTIVITI • Unit kewangan telah mengadakan Kursus Pengurusan Kewangan pada 28 hinggaa 30 Mac 2016 di Akademi JPJ Wilayah Utara Langkawi, Kedah bagi menambahbaik lagi mutu kerja, ilmu pengetahuan, serta konsep dan tatacara perakaunan terimaan, perbelanjaan dan bayaran di kalangan kakitangan. 6.0 KESIMPULAN • Unit Kewangan sentiasa menambah baik perkhidmatan, serta menjalankan perbelanjaan dan peruntukan secara berhemah selari dengan arahan yang berkuatkuasa dari masa ke semasa. UNIT PEMBANGUNAN En. Mohd Nazri Bin Nasir Penolong Pegawai Tadbir N32 1.0 RINGKASAN EKSEKUTIF • Unit Pembangunan seorang Penolong Pegawai Tadbir Gred N32 dan dibantu oleh seorang Pembantu Tadbir Gred N17. 2.0 FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB • Menguruskan pelaksanaan projek-projek pembangunan sama ada yang sedang atau yang akan dijalankan. Antaranya adalah seperti berikut: • Menyediakan dokumen sebutharga dan pengurusan peti sebutharga. • Melaksanakan taklimat dan lawatan tapak . • Menguruskan penilaian harga dan teknikal sebutharga bagi kerja-kerja kecil pembangunan. • Melakukan pemantauan ke atas projek-projek yang dijalankan. • Melaksanakan sesi pengujian dan pentauliahan selepas projek disiapkan untuk tujuan pembayaran. • Memastikan kerja-kerja yang dijalankan mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan dalam dokumen sebutharga. 26 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

2.1 PROJEK-PROJEK NAIKTARAF/UBAHSUAI YANG DILAKSANAKAN DI BAWAH PERUNTUKAN BELANJA MENGURUS. BILANGAN PROJEK KOS (RM) 130 1,811,562.62 2.2 PROJEK-PROJEK NAIKTARAF/UBAHSUAI YANG DILAKSANAKAN DI BAWAH PERUNTUKAN BP00600. BILANGAN PROJEK KOS (RM) 9 845,718.34 2.3 PROJEK-PROJEK NAIKTARAF/UBAHSUAI YANG DILAKSANAKAN DI BAWAH PERUNTUKAN BELANJA MENGURUS. BILANGAN PROJEK KOS (RM) 139 2,657,280.96 KUTIPAN HASIL TAHUN 2016 BERBANDING DENGAN 2013, 2014 DAN 2015 TAHUN AMAUN BIL (RM) KUTIPAN (RM) TUNGGAKAN (RM) 2013 5,448,255.50 5,332,017.00 116,238.50 2014 6,672,333.97 6,589,114.47 83,219.50 2015 8,241,604.60 8,067,053.60 174,551.00 2016 9,636,538.13 9,204,101.13 432,437.00 27 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

UNIT PEROLEHAN & PENGURUSAN ASET PROCUREMENT & ASSET UNIT Puvana Nadarajah Ketua Unit Perolehan & Pengurusan Aset Penolong Pengarah Kanan M44 Head of Unit Senior Assistant Director M44 1.0 RINGKASAN EKSEKUTIF • Unit Perolehan dan Pengurusan Aset di Hospital Tuanku Ja’afar Seremban (HTJS) secara keseluruhannya bertanggungjawab dalam pengurusan hal-hal yang berkaitan dengan aset dan juga perolehan di hospital ini. • Laporan ini disediakan bertujuan untuk menerangkan lebih lanjut mengenai tugasan, aktiviti serta pencapaian Unit Perolehan dan Pengurusan Aset (UPPA), HTJS bagi tahun 2016. 1.0 EXECUTIVE SUMMARY • Procurement and Asset Management Unit at Hospital Tuanku Ja’afar Seremban (HTJS) is overall responsible for the management of matters relating to the acquisition of assets and also procurement in this hospital. • This report aims to further explain the function, performance and activities of Procurement and Asset Management Unit (UPPA), (HTJS) during the year of 2016. 2.0 PERJAWATAN • Jumlah perjawatan di Unit Perolehan & Pengurusan Aset HTJS ialah seramai 11 orang. Ini termasuk seorang Ketua Unit (Pegawai Tadbir dan Diplomatik) M44 (diisi pada pertengahan tahun 2016) dan dibantu oleh seorang Penolong Pegawai Tadbir N36, 3 orang Pembantu Tadbir (KUP N22) dan enam (6) orang Pembantu Tadbir N19 /W19. 2.0 ORGANIZATION • The number of posts in the Procurement & Asset Management Unit of the hospital is about 11 people. This consists of a Head of Unit (Administrative and Diplomatic Officer) M44 (filled in mid-2016) and assisted by an Assistant Administrative Officer N36, 3 Administrative Assistants (KUP N22) and six (6) Administrative Assistant N19 / W19. 28 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

3.0 PERKHIDMATAN YANG DISEDIAKAN • Terdapat dua perkhidmatan utama yang disediakan oleh Unit Perolehan dan Pengurusan Aset (UPPA) seperti berikut:- i) Pengurusan Perolehan Bertanggungjawab menguruskan hal-hal berkaitan dengan perolehan bekalan dan perkhidmatan mengikut spesifikasi, kuantiti, pembelian yang berhemah, kos efektif, telus, dan adil serta mem berikan saingan yang terbuka selaras dengan dasar yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia dan Kementerian Kesihatan Malaysia. Mesyuarat – mesyuarat yang diselaraskan oleh Unit ini termasuklah Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga, Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal Sebutharga dan Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Sebutharga. Unit ini turut menyediakan pelaporan perolehan bagi mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Jabatan (JPKA). Unit ini juga bertanggungjawab menyelaras perolehan melalui sistem ePerolehan serta Pelaporan perolehan Jabatan melalui GPIS (Government Procument Information System) di peringkat hospital untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti/program perolehan. ii) Pengurusan Aset Bertanggungjawab dalam pengurusan aset alih kerajaan bagi Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah. Ini termasuklah hal-hal yang melibatkan pengurusan aset alih kerajaan dan stor secara berkesan selaras dengan pekeliling 1PP iaitu Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Tatacara Pengurusan Stor termasuk mengemaskini data/maklumat pengurusan aset dan stor ke dalam Sistem MySPA dan MySPS. Unit ini juga terlibat dalam penyelarasan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) peringkat Hospital dan Jabatan Kesihatan Negeri, Negeri Sembilan. 3.0 SERVICES PROVIDED • Two main services provided by Procurement and Asset Management Unit are as follows: i) Procurement Management Responsible for managing the matters related to the procurement of supplies and services in ac cordance with specifications, quantity, purchases which is prudent, cost-effective, transparent, and fair and provide an open competition in accordance with the guidelines laid down by the Ministry of Finance and Ministry of Health. Meetings coordinated by this Unit includes Quotation Meetings, Technical Evaluation Committee Meetings and Quotation and Tender Evaluation Committee Meetings. Procurement reporting is also provided by this unit for the Management Committee of Finance and Accounts Department (JKPA) Meeting. This unit is also responsible for coordinating the acquisition through eProcurement systems and reporting Departmental procurement through GPIS (Government Procurement Information System) at the hospital level to improve the quality and productivity / procurement program. ii) Asset Management Responsible for the management of government assets for Capital Assets and Low Value Assets. This includes the effective management of government assets and store in accordance with the circulars and procedure 1PP Government Mobile Asset Management and Store Management Procedure (Pekeliling 1PP. Also involves updating the data / information management and storage of assets into the system of MySPS and MySPA. The UPPA is also involved in the coordination of Government Mobile Asset Management (JKPAK) committee meeting Hospital level and Negeri Sembilan State Health Department level. 29 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

4.0 PENCAPAIAN 4.0 ACHIEVEMENT • Pencapaian bagi bagi tahun 2016 adalah seperti di Jadual 1. AKTIVITI ACTIVITIES i) Bilangan Aset Alih i) Number of Mobile Assets Jumlah pendaftaran Harta Modal (HM) bagi tahun 2016 Total number of registered Capital Assets (HM) for 2016 adalah sebanyak 15,372 unit dengan nilai RM 207,566.00 amounted to 15,372 unit with a value of RM 207,566.00 dan pendaftaran Aset Bernilai Rendah (ABR) sebanyak and Low Value Assets (ABR) of 20,342 units with value 20,342 unit pada nilai RM 7,009,013.17 of RM 7,009,013.17. ii) Pelupusan Aset Alih ii) Disposal of Assets Sejumlah 284 unit aset peralatan perubatan telah A total of 284 units of medical equipment have been diluluskan dalam Mesyuarat Pelupusan HTJS untuk approved in the meeting of disposal of the the hospital dilupuskan dengan nilai perolehan asal sebanyak RM to be disposed of with the original acquisition cost of RM 1,713,227.50. 2 Unit kenderaan ambulans dengan nilai 1,713,227.50. 2 unit ambulance vehicle with the original perolehan asal RM 575,390.00 telah dilupuskan pada acquisition of RM 575,390.00 was written off in 2016. tahun 2016. iii) Disposal Committee of HTJS Government Mobile iii) Jawatankuasa Pelupusan Aset Alih Kerajaan Htjs Asset Tiga kali mesyuarat telah diadakan sepanjang tahun 2016 untuk pertimbangan dan membuat keputusan bagi 3 meetings were held in 2016 for consideration and aset-aset yang akan dilupuskan oleh jabatan/wad/unit. decision making for the assets to be disposed of by Melalui jawatankuasa ini, tindakan pelupusan aset alih di department / ward / unit. Through this committee, the hospital ini telah dapat dilakukan dengan teratur dan act of disposal of movable assets at the hospital has terancang serta mematuhi peraturan yang dikuatkua- been done with orderly manner and in compliance with sakan. regulations in force. 5.0 AKTIVITI 5.0 ACTIVITIES • Pada tahun 2016 beberapa aktiviti telah dilaksanakan oleh UPPA seperti berikut:~ i) Hari Pelupusan (Hari Pengumpulan Aset untuk Pelupusan) ~ Hari pelupusan adalah hari bagi jabatan/wad/unit untuk mengumpulkan aset-aset yang telah rosak dan tidak boleh digunakan lagi untuk dihantar ke stor pelupusan yang telah disediakan. Tindakan pelupusan dibuat mengikut kaedah dan peraturan yang berkuatkuasa dan menguntungkan kerajaan. Bagi tahun 2016, pelupusan telah dilakukan sebanyak 4 kali seperti berikut: i) Disposal Day ~ Disposal Day is a day for the department / ward / unit to gather the assets that have been damaged and cannot be used anymore to be sent to disposal store that has been provided. Disposal actions are made in accordance with rules and regulations in force and in profit to the government. For 2016, the disposal was carried out 4 times as follows; 30 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

BILANGAN TARIKH 1 13/2/2016 2 26/3/2016 3 18/4/2016 4 27/8/2016 Gambar Hari Pelupusan Bil 4 ~ 27/8/2016 (Sabtu) ii) Kursus-Kursus ~ Kursus Pengurusan Aset & Stor Telah diadakan sebanyak 2 kali iaitu pada 20 – 22 April 2016 dan 1-3 November 2016. Kursus ini bertujuan untuk memantapkan pengetahuan dan pengurusan aset setiap Penyelia Aset (wad / jabatan / unit) yang dilantik dalam pengurusan aset alih di hospital ini. ~ Kursus Perolehan Kerajaan Pada 28 November 2016 telah diadakan Kursus Perolehan Kerajaan bagi pegawai yang menguruskan perolehan di Jabatan / Unit masing-masing. Kursus ini diadakan bagi meningkatkan lagi pemahaman pegawai berhubung dengan perolehan kerajaan serta peraturan / pekeliling yang berkaitan. ii) Courses ~ Asset & Store Management Held twice, on 20 to 22 April 2016 and 1 to 3 November 2016. This course aims to enhance the knowledge and management of the assets of each Assets Supervisor (ward / department / unit) appointed in mobile asset management in this hospital. ~ Government Procurement Course On 28 November 2016 courses were held for Government Procurement for the procurement officer in the Department / Unit respectively. The course is organized to enhance the understanding of officials in relation to government procurement and rules / circulars related. 31 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

Gambar : Kursus Pengurusan Aset & Stor – Bil 2/2016 (1-3 November 2016) (Penceramah : En. Fauzi Abd. Aziz, Pen.Pengarah Kanan, Hospital Kuala Lumpur) Kursus Perolehan Kerajaan ~ 28 November 2016 (Penceramah : Pn. Zalina Zainal, Akauntan Institut Aminudin Baki, Nilai) iii) Penerimaan Hadiah / Sumbangan ~Unit ini juga turut menerima hadiah dan sumbangan oleh pihak luar / individu-individu tertentu kepada hospital ini untuk digunakan oleh pesakit dan anggota hospital. Berikut adalah perincian kelulusan penerimaan hadiah / sumbangan mengikut sukuan tahun; ~ iii) Gift Acceptance / Donation ~ This unit also has accepted gifts and donations by external parties / certain individuals to the hospital for use by patients and hospital staff. Here are the details of the approval of the acceptance of gifts / donations by quarterly; ~ 32 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

BULAN JUMLAH ASET NILAI PEROLEHAN ASET SUKU TAHUN PERTAMA 99 44,776.00 SUKU TAHUN KEDUA 3 1,050.00 SUKU TAHUN KETIGA - SUKU TAHUN KEEMPAT 7 - JUMLAH KESELURUHAN 109 12,869.00 58,695.00 iv) Penyerahan dan T&C Berpusat Peralatan Perubatan Tender KKM ~ Peralatan Perubatan yang diperolehi oleh HTJS melalui tender KKM dibuat T&C dan diserahkan secara berpusat di Hospital Tampoi, Johor Baharu pada 23/11/2016 (Rabu). Penyertaan dari hospital terdiri daripada wakil dari Unit Perolehan dan Pengurusan Aset, wakil dari Kejururawatan dan Ketua Penolong Pengarah 1. Gambar Penyerahan dan T&C Berpusat Peralatan Perubatan Tender KKM di Hospital Tampoi, Johor Baharu (23/11/2016) 6.0 KESIMPULAN • Unit Perolehan & Pengurusan Aset akan berusaha mempertingkatkan Pengurusan Aset Alih kerajaan di hospital ini selaras dengan peraturan yang ditetapkan dalam 1 Pekeliling Perkhidmatan (1PP) - Pengurusan Aset untuk memastikan pengurusan aset alih hospital dapat dijalankan dengan lancar. 6.0 CONCLUSION • Procurement & Asset Management Unit always strives to enhance the Government’s Asset Management in the hospital in accordance with the rules set in 1 Circular (1PP) - Asset Management so as to ensure the asset management for hospital can be carried out smoothly. 33 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI INFORMATION & COMMUNICATION TECHNOLOGY UNIT Nun Zarina Binti Zainal Pegawai Teknologi Maklumat F48 Information Technology Officer F48 1.0 RINGKASAN EKSEKUTIF • Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi (UTMK) merupakan unit di bawah Bahagian Pengurusan, Hospital Tuanku Ja’afar Seremban (HTJS). Unit ini telah dibahagikan kepada tiga seksyen; Seksyen Rangkaian, Pusat Data dan Keselamatan ICT, Seksyen Sistem Aplikasi dan Latihan serta Seksyen Pentadbiran ICT dan Helpdesk bagi memastikan perkhidmatan ICT yang diberikan adalah menyeluruh, cepat dan berkualiti. 1.0 EXECUTIVE SUMMARY • Information & Communication Technology Unit (UTMK) is a unit under Management Section, Tuanku Ja’afar Seremban Hospital (HTJS). This unit has been divided into three sections; Network, Data Center and ICT Security Section, Applications and Training Section and ICT Administration and Helpdesk Section to ensure services provided are comprehensive, fast and with quality. 2.0 PERJAWATAN • UTMK diketuai seorang Pegawai Teknologi Maklumat Gred F48, dianggotai dua orang Pegawai Teknolog Maklumat Gred F44, empat orang Pegawai Teknologi Maklumat Gred F41, seorang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred F38, seorang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred F32, tiga orang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred F29, seorang Juruteknik Komputer Gred FT22 dan enam orang Juruteknik Komputer Gred FT17. Unit ini turut dibantu oleh seorang Pembantu Tadbir N17. 2.0 ORGANIZATION • UTMK lead by an Information Technology Officer Grade F48, two Information Technology Officer Grade F44, four Information Technology Officer Grade F41, an Information Technology Officer Assistant Grade F38, an In- formation Technology Officer Assistant Grade F32, three Information Technology Officer Assistant Grade F29, a Computer Technician Grade FT22 and six Computer Technician Grade FT17. In addition, the department is also assisted by a Clerical Staff N17. 34 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

3.0 PERKHIDMATAN YANG DISEDIAKAN • UTMK bertindak sebagai satu unit yang mengurus selia tiga perkhidmatan utama; i) Sistem Rangkaian Memastikan ketersediaan dan keselamatan rangkaian berada pada tahap optimum dan selamat bagi kemudahan mengakses • Sistem kerajaan elektronik seperti HRMIS, ePerolehan dan e-SPKB; serta • Sistem dalaman HTJS seperti Sistem Pengurusan Pesakit (SPP), Radiology Information System (RIS), Laboratory Information System (LIS) dan Sistem Kehadiran Kakitangan (TimeTec). Bagi meningkatkan keselamatan rangkaian, pemasangan firewall dan antivirus dilaksanakan untuk memastikan rangkaian bebas daripada ancaman penggodam dan malicious software. ii) Sistem Aplikasi dan Latihan Dari masa ke masa, UTMK menyediakan sistem-sistem baru mengikut keperluan dan untuk kemudahan kakitangan HTJS. Disamping itu, UTMK memberi perkhidmatan mengurus selia sistem- sistem utama yang terdiri daripada SPP, LIS, RIS dan TimeTec. UTMK juga dipertanggungjawabkan untuk menyelenggara sistem emel 1GovUC melibatkan aktiviti pengwujudan, pengemaskinian dan pemantauan akaun emel pengguna HTJS. Pada 2016, hebahan Tips & Tricks OWA 1GovUC diadakan setiap bulan melalui emel dan aplikasi mobil Whatsapp sebagai mempromosi penggunaanya. Selain itu, UTMK bertindak menyelenggara struktur teknikal dan menambahbaik antaramuka laman web rasmi HTJS (http://htjs.gov.my) yang merupakan gerbang informasi utama HTJS kepada agensi-agensi kerajaan dan orang awam. Dalam membudayakan ICT dalam tugas seharian, UTMK turut menganjurkan latihan dalaman ICT secara hands on. Antara latihan yang dijalankan ialah: • Pengenalan SPP kepada pegawai perubatan dan paramedik; • Latihan emel 1GovUC; • Latihan automasi pejabat iaitu penggunaan produk-produk Open Office; dan • Latihan penggunaan sistem TimeTec kepada penyelia setiap jabatan, wad dan unit. iii) Pentadbiran ICT UTMK juga bertindak sebagai meja bantuan dalam menerima dan menyelesaikan aduan pengguna berkaitan ICT. Aduan tersebut dikategorikan kepada perkakasan, perisian, rangkaian, sistem aplikasi dan lain-lain. 3.0 SERVICES PROVIDED • UTMK is a unit which manages three main services; i) Network System Ensure the availability and security of the network at the optimum level and safe for the convenience of accessing • e-Government systems such as HRMIS, ePerolehan and e-SPKB; and • HTJS internal systems such as the Patient Management System (SPP), Radiology Information System (RIS), Laboratory Information System (LIS) and Staff Attendance System (TimeTec). To enhance network security, firewalls and antivirus installations implemented to ensure the network is free from hackers and malicious software. 35 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

ii) Applications and Training From time to time, UTMK provides new systems according to the requirements and to facilitate HTJS staff. In addition, UTMK provides service to manage hospital main systems consisting of SPP, LIS, RIS and TimeTec. UTMK is also responsible for maintaining the 1GovUC mail system involving the creation, updating and monitoring hospital user’s email account. in 2016, publicity on OWA 1GovUC Tips & Tricks held every month via email and WhatsApp mobile apps as to promote its usage. In addition, UTMK maintains technical structure and improves the interface of HTJS official website (http://htjs.gov.my) as the main gate of the hospital information to government agencies and the public. In promoting ICT in their daily duties, UTMK also organized internal hands on ICT training. The training includes: • Introduction to SPP to medical and paramedical personnel; • 1GovUC email training; • Office automation training, namely Open Office products; and • Training on TimeTec system to all departments and units supervisor. iii) ICT Administration UTMK also acts as helpdesk to receive and resolve user complaints related to ICT. Complaints are categorized to the hardware, software, networks, systems and other applications. 4.0 PENCAPAIAN 4.0 ACHIEVEMENT • Sistem Rangkaian Dalam menangani masalah rangkaian, UTMK telah melaksanakan penstrukturan semula rekabentuk menyeluruh rangkaian bagi mengemaskini dan menambah baik prestasi rangkaian sedia ada. UTMK juga melaksanakan migrasi Internet Protocol (IP) lama MOH*Net (10.1.x.x) kepada IP 1Gov*Net (10.61.x.x) secara berperingkat. Pada ketika ini, hampir 98% IP dalam rangkaian HTJS adalah IP 1Gov*Net. 2% baki penggunaan IP MoH*Net adalah perkakasan perubatan yang memerlukan kerjasama daripada pembekal perkakasan tersebut dan perkhidmatan yang diberikan dikenakan caj. Bagi memudahkan urusan kakitangan HTJS, rangkaian telah diperluas ke lokasi-lokasi baru. Sebanyak 15 permohonan pada tahun 2015 dan 20 permohonan pada tahun 2016 untuk penambahan pemasangan pot rangkaian telah diterima dari pelbagai jabatan / unit. Pemasangan tambahan pot rangkaian telah dilakukan di Jabatan Nefrologi, Jabatan Kecemasan dan Trauma, Klinik Ortopedik, Klinik ENT, Unit Fisioterapi, Unit Hasil, Unit Psikologi & Kaunseling, Unit Rekod Perubatan dan HDU (Pusat Rawatan Harian). • Network System In dealing with network problems, UTMK has implemented a comprehensive restructuring of the network design to streamline and improve the performance of existing networks. UTMK also perform migration of the old MOH*Net (10.1.x.x) Internet Protocol (IP) to 1Gov*Net (10.61.x.x) IP in stages. At this point, almost 98% of the IP in hospital network is 1Gov*Net IP. 2% remaining MoH*Net IP are medical devices which requires cooperation of the hardware provider and the services provided are charged. 36 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

To facilitate hospital staff, the network has been expanded to new locations. A total of 15 applications in 2015 and 20 applications in 2016 from various departments and units for additional installation of network ports have been received. Installation of additional network ports have been conducted in the Department of Nephrology, Department of Emergency and Trauma, Orthopedic Clinic, ENT Clinic, Physiotherapy Unit, Hasil Unit, Counseling & Psychology Unit, Medical Records Unit and HDU (Day Care Center). • Sistem Aplikasi Sepanjang tahun 2016, sistem-sistem utama beroperasi dengan baik tanpa melibatkan gangguan kritikal. Cadangan-cadangan penambahbaikan daripada pengguna telah dimajukan kepada pihak Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM). SPP telah dinaiktaraf dari versi sedia ada (3.1) ke 3.5 pada 18 November 2016 yang melibatkan penambahbaikan hampir keseluruhan modul. 95% jabatan klinikal, klinik Pakar dan Pusat Rawatan Harian telah menggunakan SPP. Statistik menunjukkan jumlah pesakit bertambah dari tahun 2014 hingga 2016 seperti di tunjukkan di Carta 4.2. • Application System During 2016, major systems operate properly without involving critical nuisance. Consumer complaints solved either by temporary or full solution. Statistics of complaints is as shown in Chart 4.1. Suggestions for improvement from users have been forwarded to the Ministry of Health (MOH). SPP has been upgraded from the existing version (3.1) to 3.5 on 18 November 2016 involving nearly the entire module improvements. 95% of clinical departments, specialist clinics and daycare centers have been using SPP. Statistic shows the increment on number of patients from 2014 to 2016 as shown in Chart 4.2. Carta 4.2 : Statistik Pesakit Mengikut Kategori Pharmacy Information System (PhIS) telah mula dilaksanakan pada 26 September 2016. Fasa pertama perlaksanaan ini hanya melibatkan modul inventori farmasi sahaja. Penyelenggaraan berjadual bagi sistem-sistem utama iaitu SPP, RIS dan LIS telah dijalankan sebanyak dua kali sepanjang tahun 2016. Pada 2016, UTMK dengan kerjasama Jabatan Kesihatan Negeri, Negeri Sembilan (JKNNS) telah menyediakan sistem eKnowledge. Sistem ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen atas talian. Selain UTMK, sistem ini telah digunapakai oleh Unit Inovasi bermula 18 April 2016 dan Unit Perkhidmatan bermula 4 Ogos 2016. 37 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

Pharmacy Information System (PhIS) was implemented on 26 September 2016. The first phase of this exercise involves only pharmacy store. Scheduled maintenance of main systems namely SPP, RIS and LIS were conducted twice during 2016. In 2016, UTMK in collaboration with the Negeri Sembilan State Health Department (JKNNS) has provided eKnowledge system. This system serves as an online documents repository. Besides UTMK, this system has been adopted by the Innovation Unit from 18 April 2016 and Services Unit from 4 August 2016. • Pentadbiran ICT Sistem e-Aduan ditambahbaik mengikut keperluan semasa. Di samping itu, pada 2016 dengan kerjasama syarikat penyelenggaraan yang baru, pemantauan aduan permasalahan SPP dan perkakasan yang diselenggara dibantu oleh Sistem DCrown. Contoh laporan yang dapat dikeluarkan adalah seperti jadual di bawah: • ICT Administration E-Aduan system improved according to current needs. Furthermore, in 2016 in collaboration with the new maintenance company, monitoring on SPP complaints and hardware maintained assisted by DCrown system. Example of report that can be issued is shown in the table below: Carta 4.3 : Bilangan Aduan Mengikut Kategori Pada 2016, aktiviti penaiktarafan / penggantian komputer peribadi usang di WCC melibatkan sebanyak 195 unit komputer peribadi, 119 komputer riba, 242 pencetak, pemasangan 51 unit WiFi di setiap wad dan pemasangan 12 projektor di bilik seminar dan mesyuarat. HTJS juga telah dibekalkan 70 unit komputer peribadi dan 3 unit komputer riba untuk kegunaan kebanyakannya kakitangan bukan perubatan. Penaiktarafan ini menyediakan HTJS dengan teknologi pengkomputeran terkini selaras dengan kemasukan sistem-sistem baru. In 2016, the upgrading / replacement of obsolete personal computers in the WCC involved 195 units of personal computers, 119 laptops, 242 printers, installation of 51 units of WiFi in every ward and installation of 12 projectors in seminar and meeting rooms. HTJS has also been supplied with 70 units of personal computers and 3 laptops for mostly non-medical personnel. This upgrade provides the hospital with the latest computing technology in line with the entry of new systems. 38 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

5.0 AKTIVITI • Hari Bersama Pelanggan UTMK telah menganjurkan Hari Bersama Pelanggan pada 23 September 2016 di ruang legar Auditorium Gemilang, Aras 1, Bangunan Klinik Pakar. Antara aktiviti yang disediakan adalah : i) Pendaftaran emel 1GovUC. ii) Perkhidmatan pemasangan aplikasi MyHRMIS Cuti di telefon pintar. iii) Kaunter pertanyaan berkenaan SPP, LIS dan RIS. iv) Kaunter sistem TimeTec bagi semakan rekod kedatangan dan edaran salinan prosedur untuk para penyelia. v) Pameran informasi berkenaan asas perkomputeran. vi) Kuiz vii) Cabutan bertuah. Hari Bersama Pelanggan ini memberi peluang UTMK memperkenalkan perkhidmatan yang disediakan. Ia juga mewujudkan hubungan mesra antara UTMK dengan pelanggan UTMK iaitu kakitangan HTJS yang diharapkan dapat melancarkan sebarang urusan berkaitan pada masa hadapan. Bersama pengunjung Hari Bersama Pelanggan UTMK 5.0 ACTIVITIES • Customer Day UTMKhasorganizedCustomerDayon23September2016atGemilangAuditoriumfoyer,Level1,Specialist C linic Building. Among the activities available are: i) Registration of 1GovUC mail. ii) MyHRMIS Cuti application installation services in smartphones. iii) Inquiry counter regarding SPP, LIS and RIS. iv) TimeTec system counter to review attendance record and distribution of procedures copy for the supervisors. v) Information showing the basis of computing. vi) Quiz. vii) Lucky draw. Customer Day provides an opportunity to introduce the services provided by UTMK. It also creates a friendly relationship between UTMK and the hospital staff, which is expected to ease any matters in the future. • Jawatankuasa ICT (JICT) Pada 2016, Mesyuarat JICT bersidang dua kali setahun iaitu pada bulan April dan Disember 2016. • ICT Committee (JICT) In 2016, JICT meeting convened twice a year, in April and December 2016. 39 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

• Latihan Kursus / Latihan yang telah dijalankan sepanjang tahun 2016 ialah: • Kursus automasi pejabat dengan kerjasama JKNNS meliputi dua produk utama Open Office iaitu Impress dan Calc sebanyak 2 sesi • Latihan Emel 1GovUC sebanyak 1 sesi • Latihan Sistem TimeTec sebanyak 1 sesi • Bengkel LIS sebanyak 1 sesi • Latihan SPP sebanyak 8 sesi • Training Courses / training that were conducted during the year 2016 are: • Office automation courses in collaboration with JKNNS covering Open Office two main products, namely Impress and Calc by 2 sessions • 1GovUC email training by 1 session • TimeTec System training by 1 session • Technical training by 8 sessions • LIS training by 1 session • SPP Training by 8 sessions BIL NAMA KURSUS / TARIKH / TEMPAT / BIL PESERTA / COURSE NAME DATE VENUE NO OF PARTICIPANTS 1 KURSUS CODEIGNITER 22–26 FEB 2016 MAKMAL ICT, HTJS 13 39 2 KURSUS OPEN OFFICE (CALC) BIL. 1/2016 1–3 MAC 2016 MAKMAL UNIX, 37 JKNNS 15 3 KURSUS OPEN OFFICE (IMPRESS) BIL. 1/2016 22–24 MAC 2016 MAKMAL UNIX, 4 LATIHAN SPPV3.1 – KETUA JURURAWAT 29 MAC 2016 JKNNS MAKMAL ICT, HTJS 5 LATIHAN SPPV3.1 – HOUSEMAN 15 APRIL 2016 MAKMAL ICT, HTJS 20 6 LATIHAN EMEL 1GOVUC 10 MEI 2016 MAKMAL ICT, HTJS 50 6 LATIHAN SISTEM TIMETEC 15–16 JUN 2016 MAKMAL ICT, HTJS 110 8 LATIHAN SPPV3.1 – ORDER LAB 15 JULAI 2016 MAKMAL ICT, HTJS 60 9 BENGKEL LIS 35 10 LATIHAN SPPV3.1 – JURURAWAT 25–29 JULAI 2016 BILIK MESYUARAT 16 JABATAN PATOLOGI, HTJS 11 OGOS 2016 MAKMAL ICT, HTJS 11 LATIHAN SPPV3.1 – HOUSEMAN 26 OGOS 2016 MAKMAL ICT, HTJS 27 12 LATIHAN SPPV3.1 – HOUSEMAN 4 OKTOBER 2016 MAKMAL ICT, HTJS 36 24 OKTOBER–4 MAKMAL ICT, HTJS 145 13 LATIHAN CR SPPV3.1 NOVEMBER 2016 MAKMAL ICT, HTJS 12 11 NOVEMBER 2016 14 LATIHAN SPP – MODUL BILLING & PAYMENT (PENGECUALIAN CAJ RAWATAN PESAKIT) 40 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

• Pelajar Latihan Industri UTMK sentiasa menerima pelajar kursus Teknologi Maklumat dan Komunikasi dari kolej / universiti yang ingin menjalankan latihan industri di HTJS. Pada tahun 2016, UTMK telah menerima dua pelajar iaitu seorang dalam Diploma Teknologi Maklumat dan seorang dalam Diploma Sains Komputer. Selain syarat wajib graduasi kolej atau universiti, latihan industri ini merupakan pendedahan kepada mereka dalam meningkatkan kemahiran teknikal ICT dan komunikasi. • Industrial Training Student UTMK always accept students of Information and Communications Technology courses from colleges / universities that wish to perform industrial training in the hospital. In 2016, UTMK received two students namely one in Diploma in Information Technology and one in Diploma in Computer Science. In addition to the pre-requisites of the college or university graduation, industrial training is to increase their exposure to the ICT technical skills and communication. 6.0 KESIMPULAN • UTMK HTJS sentiasa berusaha meningkatkan kecekapan perkhidmatan kepada pengguna dengan membudayakan penggunaan teknologi ICT yang terkini. • Ini secara langsung akan memberikan impak positif dalam memenuhi keperluan dan ekspektasi pengguna yang mengharapkan perkhidmatan ICT yang cekap dan berkesan bagi menyokong keperluan jabatan-jabatan di HTJS. 6.0 CONCLUSION • UTMK HTJS constantly strive to improve the efficiency of services to users with inculcating the use of the latest ICT technology. • This will directly gives positive impact in meeting the needs and users expectations who look forward to the efficiency and effectiveness of ICT services to support the needs of the hospital departments. 41 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

UNIT PERHUBUNGAN AWAM DAN KHIDMAT PELANGGAN PUBLIC RELATIONS AND CUSTOMER SERVICE UNIT Yanooremyliana Binti Yahya Pegawai Perhubungan Awam S41 Public Relations Officer S41 1.0 Ringkasan Eksekutif • Unit Perhubungan Awam dan Perkhidmatan Pelanggan Hospital Tuanku Ja’afar, Seremban merupakan satu unit di bawah penyeliaan Seksyen Pengurusan dan Pentadbiran. Bertindak sebagai penyelaras aktiviti Perhubungan Awam bagi Hospital Tuanku Ja’afar, Seremban dalam menyampaikan maklumat berhubung dengan fakta dan situasi yang berkaitan dengan hospital atas arahan dan persetujuan Pengarah Hospital, Hospital Tuanku Ja’afar Seremban. • Unit ini juga bertanggungjawab dalam menguruskan perhubungan awam dengan media dan merancang strategi media dalam penyebaran maklumat secara berkesan. Selain itu juga berperanan sebagai penasihat dalam bidang perhubungan awam, perhubungan media bagi merancang dan memberi cadangan pihak pengurusan tertinggi tentang strategi perhubungan awam. Unit Perhubungan Awam dan Perkhidmatan Pelanggan bertindak sebagai penyelaras Aduan Awam/Pelanggan. 1.0 Executive Summary • Public Relations and Customer Service Tuanku Ja’afar Hospital, Seremban is a unit under the supervision of the Management and Administration section. Acting as a coordinator of public relations activities for the Tuanku Ja’afar Hospital, Seremban in delivering information relating to the facts and circumstances relating to the Hospital on the direction and approval of the Director of the Hospital, Tuanku Ja’afar Hospital in Seremban. • The unit is also responsible for managing the public relations with the media and media planning strategy in the dissemination of information effectively. Moreover, it also serves as an advisor in the field of public relations, media relations plan and give suggestions for the top management of a public relations strategy. Public Relations and Customer Services acts as coordinator for customer complaints. 2.0 Perjawatan • Unit Perhubungan Awam dan Perkhidmatan Pelanggan diketuai oleh seorang Pegawai Perhubungan Awam Gred S41 dan dibantu oleh dua orang Penolong Pegawai Perhubungan Awam S27 (2 kekosongan yang masih belum diisi). Juga dibantu oleh 17 orang Pegawai Khidmat Pelanggan N17. Bertanggungjawab menyelia operasi di Kaunter Khidmat Pelanggan iaitu Kaunter info (2 orang) terletak di Lobi Klinik Pakar dan Khidmat Pelanggan (Operator – 15 orang). 42 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

2.0 Organization • Public Relations and Customer Service headed by a Public Relations Officer Grade S41 and assisted by two Assistant Public Relations Officer S27 (2 vacancies that have yet to be filled). Also assisted by 17 people Customer Service Officer N17. Oversees the operations of the Customer Service Counter of Reception info (2) located in the lobby and Customer Service Specialist (Operator - 15). 3.0 Perkhidmatan yang Disediakan i) Menyelaras dan mengurus maklum balas awam dari pelbagai sumber seperti SiSSPA, Surat, Borang Maklum Balas, Media, Lisan dan E-mail. ii) Menyelaras dan mengurus program dan aktiviti Perhubungan Awam hospital bagi meningkatkan keupayaan, kredibiliti dan imej. ii) Menyelaras dan mengurus Perkhidmatan Pelanggan hospital bagi mencapai kepuasan kepada pelanggan dalaman dan luar. 3.0 Service Provided i) To coordinate and manage public feedback from a variety of sources such as SiSSPA, Surat, Feedback Forms, Media, Voice and E-mail. ii) To coordinate and manage programs and public relations activities to increase hospital capacity, credibility and image. iii) To coordinate and manage the Customer Service hospitals to achieve the satisfaction of internal and external customers. 4.0 Pencapaian 4.0 Achievement JADUAL JUMLAH ADUAN TAHUN 2014 SEHINGGA TAHUN 2016 BULAN 2014 2015 2016 JAN 1 11 20 FEB 8 69 MAC 8 68 APR 2 10 12 MEI 10 4 19 JUN 6 0 17 JUL 5 0 17 OGOS 6 3 14 SEPT 3 6 22 OKT 3 13 15 NOV 4 10 12 DIS 4 52 JUMLAH 60 74 170 43 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

PERBANDINGAN JUMLAH ADUAN TAHUN 2014-2016 (JAN-DIS) JUMLAH ADUAN MENGIKUT SUMBER 2014-2016 SUMBER 2014 2015 2016 SURAT / EMAIL 15 15 22 > TERUS DARI PENGADU 29 36 42 > JKNNS / KKM / BPA / ISPAAA 8 12 74 PETI CADANGAN / BERTULIS 21 2 AKHBAR 6 10 30 LISAN/ TELEFON /SMS 60 74 170 JUMLAH TAHUN JUMLAH ADUAN MENGIKUT SUMBER 2014-2016 JUMLAH FAMILY CONFERENCE INTERNAL INQUIRY INTERNAL INQUIRY 2014 6 73 16 12 2015 8 - 4 37 2016 16 15 6 5.0 KESIMPULAN • Bergerak ke arah perkhidmatan perhubungan awam yang profesional bagi meningkatkan citra Hospital Tuanku Ja’afar, Seremban. Juga dapat menyediakan sistem penyampaian terbaik dalam aspek perkhidmatan perhubungan awam kepada pelanggan serta melaksanakan pengurusan majlis dan protokol mengikut piawaian secara profesional. Matlamatnya bagi menyelaras dan memantau penyebaran maklumat yang tepat melalui medium teknologi maklumat, media cetak dan elektronik. 5.0 CONCLUSION • Moving towards a professional public relations services to enhance the image of the Tuanku Ja’afar Hospital, Seremban. Also can provide the best delivery system in terms of public relations services to clients as well as perform management functions and protocol standards for professional. The goal of coordinating and monitoring the proper dissemination of information through the medium of information technology, electronic and print media. 44 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

UNIT PERPUSTAKAAN PERUBATAN MEDICAL LIBRARY UNIT Nor Fidyawati binti Abdul Manan Pustakawan S41 Librarian S41 1.0 RINGKASAN EKSEKUTIF • Unit Perpustakaan Perubatan HTJS terletak di tingkat 2, bangunan Klinik Pakar. Koleksi buku perpustakaan sehingga Disember 2017 ialah berjumlah 2500 judul buku. 1.0 EXECUTIVE SUMMARY • Unit HTJS Medical Library is located on the 2nd floor, Specialist Clinic building. Untill Disember 2017, the library’s collection is 2500 titles of books. 2.0 PERJAWATAN • Perpustakaan mempunyai tiga orang kakitangan iaitu seorang Pustakawan S41, seorang Pembantu Perpustakaan S22 (KUP) dan seorang Pembantu Perawatan Kesihatan U11. 2.0 ORGANIZATION • The library has three staff; one Librarian S41, one Library Assistant S22 (KUP) and one Assistant Health Care U11. 3.0 PERKHIDMATAN YANG DISEDIAKAN • i) Perkhidmatan Rujukan • Buku rujukan bidang perubatan/CPG • Buku rujukan umum/pengurusan • Rujukan ‘red spot’ • Laporan Tahunan pelbagai kementerian • Keratan suratkhabar (2010-sekarang) • Jurnal berjilid 3.0 SERVICES PROVIDED • i) Referral Service • Medical reference book / CPG • General reference book / management • Red spot reference 45 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016

• Multi-Ministry Annual Reports • Newspaper cuttings (2010-present) • Journals bounding • ii) Perkhidmatan Sirkulasi : Pinjaman,pulang dan perbaharui bahan • Pinjaman individu - Setiap ahli yang berdaftar dengan perpustakaan boleh meminjam 2 buah buku selama 2 minggu (14 hari). Perlanjutan pembaharuan hanya dibenarkan sekali selama tiga (2) minggu dari tarikh pembaharuannya. • Pinjaman antara perpustakaan - Perkhidmatan ini disediakan bagi memenuhi keperluan pengguna untuk mendapatkan bahan buku dan artikel dari organisasi-organisasi lain. • ii) Circulation Services: Loans, returns and renewals • Lending services for individual - Members are allowed to borrow two (2) books for two (2) weeks (14 days). Renewal extension is only allowed once for another two (2) weeks from its renewal date. • Inter Library Loan (ILL) - This service is provided to meet the needs of users to get books and articles from other organizations. • iii) Maklumat Kesedaran Semasa (CAS) • Kaunter rujukan pembaca • Papan notis (Buletin Perpustakaan dan berkaitan) • iii) Information Current Awareness (CAS) • Reader reference counters • Notice boards (Library Bulletin and related) • iv) Kemudahan membaca • Menyediakan lima puluh (50) ruang bacaan yang selesa • Karel bacaan individu • iv) Ease of reading • Provide fifty (50) comfortable reading space • Karel individual recitation • v) Sistem maklumat sumber elektronik • Portal U-Pustaka http://www.u-library.gov.my • Portal Perpustakaan Maya KKM http://www.vlib.moh.gov.my • Pelbagai jenis CD, VCD dan CD ROM • v) Electronic source information system • Portal U-Pustaka http://www.u-library.gov.my • KKM Virtual Library Portal http://www.vlib.moh.gov.my • Various types of CDs, VCDs and CD ROMs • vi) Perkhidmatan Internet untuk pengguna. • vi) Internet services for users. 46 LAPORAN TAHUNAN HTJS 2016