Muutosohjelmasuunnitelman liite B_Kuvaus prosessista sis. haastattelut, kyselyt sekä työpajojen esitys- ja tulosmateriaalit

HEINOLAN KAUPUNGIN JOHTAMISJÄRJESTELMÄN JA ORGANISAATION UUDISTAMISOHJELMA MUUTOSOHJELMASUUNNITELMAN LIITE B: KUVAUS PROSESSISTA SIS. HAASTATTELUT, KYSELYT SEKÄ TYÖPAJOJEN ESITYS- JA TULOSMATERIAALIT

Sisältö s. 3 s. 7 Muutosohjelman prosessi s. 8 Liitteet s. 16 s. 106 Ryhmähaastattelut s. 170 Henkilöstö- ja luottamushenkilökysely s. 210 Työpajat (3 kpl) ja tulokset työpajoista Esihenkilötilaisuus 20.04.2023 Valtuustoseminaari 28.04.2023

MUUTOSOHJELMAN PROSESSI 3

Etenemisen aikataulu Työpajan ajankohta Ohjausryhmän työpalaveri/tilannepalaveri Esihenkilötilaisuus Kaupunginhallituksen kokous Kaupunginvaltuuston seminaari Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Vko 4 Vko 5 Vko 7 Vko 8 Työvaihe Vko 6 Vko 9 Vko 10 Vko 11 Vko 12 Vko 13 Vko 14 Vko 15 Vko 16 Vko 17 Vko 18 Vko 19→ Projektihallinta ja laadunvarmistus 25.1 31.1 20.2. 7.2 1. Käynnistys 7.3. A. Projektin käynnistys B. Organisaatiovaihtoehtojen arviointikriteerien 14.3 21.3 28.3 4.4 määritys 11.413.4 18.4 24.4 C. Viestintä hankkeesta 2. Nykytilan ja toimintaympäristön analyysi sekä alustavien mallien muodostus A. Taustamateriaalin läpikäynti B. Henkilöstö- ja sidosryhmäkysely sekä avaintahojen haastattelut C. Alustavan johtamisjärjestelmäkuvauksen ja organisoitumisvaihtoehtojen yhteismitallinen kuvaaminen ja keskinäinen vertailu (validointityöpaja: ma.13.3. ) 3. Tavoitteellisen muutosohjelman sekä kestävän talouden suunnitelman laadinta A. Tavoitteellisen muutosohjelman laatiminen, avaintahojen työpaja, (ti.4.4.) B. Kestävän talouden suunnitelman laadinta, avaintahojen työpaja, (ke.12.4.) 4. Viimeistely, esittely ja yhteenveto 9.5 31.5 A. Johtamisjärjestelmäkuvauksen ja organisaatiomallin 28.4. kuvauksen muodostaminen 17.4. 28.4. B. Kaupunginhallituksen kokous ja 20.4. kaupunginvaltuuston seminaari 4C. Loppuraportointi ja viimeistely

Muutosohjelman laadintatyön Muutosohjelmassa lähtökohdat ja tavoiteltavat tarkasteltavia asiat näkökulmia • Tavoitteena on eri sidosryhmiä osallistavan • Vahva talous prosessin kautta toteuttaa vaikuttava ja • Arvon muodostus ja luonti toimintaympäristön muutokset huomioiva johtamisjärjestelmän arviointi, niin kuntalaisille kuin muutostarpeiden määrittely, tavoitteet, asiakkaillekin uuden järjestelmän mallintaminen ja muutosohjelman laadinta. • Elinvoimaetu – Heinola muuttuneessa • Muutosohjelman pohjana toimii keväällä 2022 yhteiskunnassa päivitetty strategia sekä kaupungin arvot välittäminen, uudistuminen ja tuloksellisuus. • Seutuyhteistyön merkitys • Innovatiivinen toimintatapa kaupunkiorganisaatiossa Ohjausryhmän keskustelu 31.1.2023

Heinolan muutosohjelman kiteytys Miksi teemme muutosta: HUOM: muutosohjelman kuva päivitetään Muutosohjelman tavoitteemme: 1. Osuvuus: Heinolaisten ja yritysten • Hyvät palvelut: Kuntalaisten ja tarpeet muuttuvat jatkuvasti ja yrityksien tarpeiden mukaiset palvelut toimintaympäristömme muutokset ja toiminnat, jotka houkuttelevat ja edellyttävät meiltä palveluiden juurruttavat Heinolaan uusia asukkaita uudistamista. Mm. HVA- ja TE24 – ja yrityksiä. uudistus muuttavat kunnan tehtäviä ja vastuita. Meidän kannattaa kehittää • Tehokas toiminta: tehokas kaupunki- palveluita ja toimintoja paremmin organisaatio järjestää/ tuottaa laaduk- kuntalaisten nykyisiin ja tuleviin kaat osuvat palvelut kustannustehok- tarpeisiin osuviksi ja hyvän kaasti itse ja kumppaneiden kanssa. asiakaskokemuksen vahvistamiseksi. • Laadukas päätöksenteko: Läpi- näkyvä ja luottamusta vahvistava 2. Sujuvuus: Päätöksentekomme ja orga- valmistelu, päätöksenteko sekä nisoitumisemme on ajanmukaistettava päätösten toimeenpanon seuranta. tukemaan sujuvampaa palveluiden johtamista, strategiaa ja kaupungin • Yhteinen sitoutuminen: Kaupungin kehitystä. Asukastyytyväisyyden, päättäjät ja johto yhdessä sitoutuneet kaupunkikokonaisuuden ja kumppa- toimintaan ja päätöksentekoon. neiden pitkäjänteinen johtaminen on keskiössä. • Tyytyväinen työyhteisö: Tyytyväinen ja motivoitunut henkilöstö sekä 3. Talous: Taloutemme ei ole vielä vahvistunut työnantajaimago. kestävällä pohjalla. Kaikkien ratkaisuidemme pitää tukea • Tasapainoinen talous: tarvitseeko taloutemme kestävän tasapainon enää lisäperusteluita ☺ saavuttamista. 6

LIITTEET 7

RYHMÄHAASTATTELUT 8

Ryhmähaastatteluiden osallistujat ja ajankohdat Henkilöstöryhmien Elinvoimatoimialan Hyvinvointitoimialan Tekniikan, luvan ja Yhteiset palvelut- KV ja KH:n edustajat, johtoryhmä, johtoryhmä, johtoryhmä, puheenjohtajisto, ti 21.2.2023 ke 22.2.2023 valvonnan ke 22.2.2023 pe 17.2.2023 klo 13-14:30 klo 8:30-10 klo 15-16 pe 24.2.2023 klo 11:30-12:45 johtoryhmä, klo 15-16:30 • Liisa Koski-Lukkari, • Pirjo Hepo-oja, • Hanna Hurmola- • Jari Rautiainen, elinvoimajohtaja hyvinvointijohtaja ke 22.2.2023 Remmi, hallinto- ja • Niina Varjo, KV:n suunnittelija kehitysjohtaja puheenjohtaja • Harri Kuivalainen, • Kirsi Mäkilä, klo 13-14:30 • Eija Launia, kaupungin- hyvinvointipääl- • Keijo Houhala, • Annika Blom, • Heimo Riutta, KV:n toimialasihteeri arkkitehti likkö henkilöstöpäällikkö 1. varapuheen- teknisen toimen Sanna Kekkonen, johtaja • Mia-Mari Lahti, • Irene Översti, • Pia Helander, johtaja talousjohtaja, koulunkäynti- kaavoitusarkkitehti koulutusjohtaja • Ari Matteinen, talouspalvelu- • Mikko Rautkoski, ohjaaja rakennuspäällikkö päällikkö KV:n 2. • Saija Jäppinen, • Päivi Salminen, • Jari Kuosa, varapuheenjohtaja • Rauno Rajavuori, kulttuurisihteeri varhaiskasvatus- Tilakeskuksen • Laura Montonen, liikuntapaikka- johtaja kiinteistöpäällikkö viestinnän • Kirsi Lehtimäki, hoitaja • Mirja Ruutu, • Elsi Lääveri, ruoka- ja asiantuntija KH:n maankäyttö- • Anne Andersson, siivouspalvelu- puheenjohtaja insinööri palvelualuejohtaja päällikkö • Piia Paasiranta, • Juha Mara, johtava talouden projekti- • Fuat Wafin, KH:n 1. • Tero Auvinen, rakennustarkastaja ja kehityspäällikkö varapuheenjohtaja työllisyyskoordi- • Tarja Laitinen, naattori vastaava • Teppo Joentausta, • Sanna Karppinen, ympäristönsuojelu- kaupunginlakimies KH:n 2. tarkastaja varapuheenjohtaja • Juho Kontra, metsätalousinsinööri • Rauno Rajavuori, liikuntapaikkahoitaja, henkilöstön edustaja • Maria Laakkonen, toimialasihteeri 9

Haastattelujen lähtökohdat Kevään työn tavoitteet: Lähtökohdat: • tavoitteena on saada vaikuttava ja toiminta- A. Heinolan toimintaympäristön muutokset ympäristön muutokset • toimintaympäristö ja tehtävät muuttuvat kansallisten uudistusten huomioiva johtamis- myötä; mm. hyvinvointialueiden käynnistys sekä TE24/25-uudistus järjestelmän arviointi, • toimintaympäristön muutoksia on arvioitu osana strategiatyötä muutostarpeiden määrittely, 2022 tavoitteet, uuden järjestelmän • nopeat muutokset vaikuttavat siihen, että Heinolan kaupungin mallintaminen ja poliittista ja operatiivista johtamisjärjestelmää, organisaatiota sekä muutosohjelman laadinta tapoja järjestää toiminta, on tarpeen tarkastella uudestaan ja tulevaisuuden tarpeiden näkökulmasta. • prosessi toteutetaan vuoro- vaikutteisesti monipuolisesti B. ”Hyvä kasvaa Heinolassa”-strategia 2030 muutosohjelman eri sidosryhmiä osallistaen lähtökohtana • Uusi johtamisjärjestelmä • kaupungin muutoksen toteuttamiseksi laaditaan muutosohjelma otettaisiin käyttöön 1.1.2025 • päivitetty strategia toimii johtamisjärjestelmätyön ja muutosohjelman pohjana • kaupungin arvoina ovat välittäminen, uudistuminen ja tuloksellisuus ja erityisesti uudistumisen huomiointi osana johtamisjärjestelmän kehittämistä tulee ottaa huomioon 10

Haastattelujen teemat / kysymykset 1. Mitä Heinolan kannattaa tavoitella muutosohjelmalla? • Mitkä tavoitteet tai seuraukset näet tärkeäksi, kun Heinola muutosohjelman kautta uudistaa kaupungin poliittista ja operatiivista johtamisjärjestelmää, organisaatiota sekä tapoja järjestää toimintansa? 2. Mitkä voisivat olla ratkaisumallit? • Mitkä voisivat olla ne ratkaisumallit ja -sisällöt, joilla Heinolan kannattaisi ratkaista nykyisiä tai tulevaisuuden haastekohtia? 3. Kaupungin talouden tasapainottamisen mahdollisuudet ja vaihtoehdot? • Mitä mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja tunnistatte joko omalla toimialalla tai eri toimijoiden yhteistyöllä tasapainottaa kaupungin taloutta, eli kustannustehostaa toimintaa tai kasvattaa tuloja? 4. Mitä pitää huomioida muutoksen suunnittelussa? • Muutoksen toteutuksen näkökulmasta: mitkä muutoksen osa-alueet ovat helppoja ja mitkä todennäköisesti haastavia Heinolan organisaatiokulttuurissa ja toimintaympäristössä? • Mitä asioita kannattaisi viedä eteenpäin tai mistä asioista kannattaisi pitää ennakolta huolta, että saadaan hyvä ratkaisu ja muutosohjelman läpiviennissä onnistuttaisiin? 5. Muuta palautetta ja vinkkejä projektille ja konsulteille asioista, joilla varmistetaan onnistuminen? • mm. mitä oppeja kannattaisi ottaa aikaisemmista vastaavista toteutuksista tai muista kunnista? 11

Haastatteluiden yhteenveto Mitä Heinolan kannattaa tavoitella muutosohjelmalla? Mitkä tavoitteet tai seuraukset näet tärkeäksi, kun Heinola muutosohjelman kautta uudistaa kaupungin poliittista ja operatiivista johtamisjärjestelmää, organisaatiota sekä tapoja järjestää toimintansa? Poliittiseen päätökseen Kaupunkiorganisaatioon Muita tavoitteita tekoon liittyvät tavoitteet liittyvät tavoitteet • Johtamisen tapa ja rakenne, joka ohjaa kaupungin • Päätöksenteko nopeammaksi ja selkeämmäksi • Tuleva palveluverkko ja palvelutaso organisoinnin talouden tasapainoon ja kuntalaiset tyytyväisiksi • Ei kaikkia operatiivisia asioita poliittisille päättäjille lähtökohtana (kasvukunnaksi) • Vähemmän käsittelyportaita • Järjestää organisaatiota vielä siten, että sisälle • Valtuustoa pienemmäksi, kaikki eivät kunnolla syntyisi enemmän prosessimaisemmat • Palvelutasa-arvo kuntoon ja palvelurakenne tekemiset kuntoon huomioiden väestön kehitys sekä tulevat mukana. Käytännössä poliittinen valta • Järjestää organisaatiota asiakkuuksien kautta: voimavarat. Toiminta suhteuttaa tarpeisiin, keskittymässä, harvempi kiinnostunut selkeyttää palvelut ja tekemiset varoihin ja tulevaisuuden resursseihin • Lautakunta linjailee eri tavalla kuin valtuusto, mikä asiakastarpeiden ja lakisääteisten tehtävien on karsittava kautta: palvelut yhdeltä luukulta • Henkilöstömäärän sopeuttaminen tuleviin tarpeisiin • Luottamushenkilöt vahvemmin mukaan • Selkeyttää mitkä ovat kunnan tuottamat palvelut ja valmisteluun • Rakenne ja johtaminen, jossa viranhaltijalla, jolla on • Poliitikoilta enemmän omistajatason ohjausta ja prosessi vastuullaan voi sitä kehittää sovittujen miten me ne järjestämme sen perustaksi omistajatietoisuutta sekä linjatussa linjauksien mukaisesti, ilman että tarvitsee pyytää • Henkilöstön työtyytyväisyys hyvälle tasolle asioissa pysymisen kestävyyttä lupaa / käyttää jotain kumileimasimena • Johtamisilmapiiri sellaiseksi, että tukee riskien 12 • Toimialat ylittävää yhteistyötä lisää. Erityisesti ottamista asioissa, joihin kaupunki voisi kokonaisvastuullisena • Seutuyhteistyö enemmän vaikuttaa (Kela-sakot, vetovoima) • Asiakastiimejä suurimmille toimijoille: mm. Hämeenmaa, UPM, Vierumäki • Tuotetaan sellainen ratkaisu, joka joustaa myös tulevien ja vielä tuntemattomien vaatimusten kanssa (kuten TE24 ratkaisumalli alueella) • Keventää johtamisella toiminnan hierarkkisuutta ja jäykkyyttä ts. tavoitellaan ketterämpää tapaa toimia

Haastatteluiden yhteenveto Mitkä voisivat olla ratkaisumallit? Mitkä voisivat olla ne ratkaisumallit ja -sisällöt, joilla Heinolan kannattaisi ratkaista nykyisiä tai tulevaisuuden haastekohtia? Yleisiä ratkaisuehdotuksia Kohdennettuja ratkaisu- Muita ehdotuksia ehdotuksia • Liitetään luottamushenkilöt vain asioihin, joihin • Suoraviivaisuuden lisääminen ei saa vaikuttaa kunta voi itse vaikuttaa • Oikean kokoiset lautakunnat tukemaan nopeaa valmisteluun. EI pidä sotkea valmistelua ja päätöksentekoa päätöksentekoa keskenään. • Neuvottelukulttuurin kehittäminen • Hallinnon kehittäminen: toive saada sihteerit • Kuntalaisten palvelutarpeet lähtökohdaksi eli takaisin, tai ainakin tarkemmin tietoon kuka tukee näkemys tulevaisuuden palveluista: mikä on missäkin asiassa palvelun lisäarvo kuntalaiselle suhteessa siihen, mitä palvelun tuottaminen maksaa • Kaavoitus ja mittaus takaisin tekniikkaan • Perustettaisiin ”elinvoima”-ryhmä luottamushenki- • Palvelustrategian määritys 2030-luvulle ja sen mukaisesti mm. palveluiden kehitys ja karsiminen, löistä ja viranhaltijoista. Se tekisi elinvoima- kunnassa on totuttu liian hyvään linjaukset (strategian) jota toteutetaan pidemmällä tähtäimellä • Prosessien/asiakaspolkujen aukikirjoittaminen, • Vähennetään työryhmiä ja kehittämisen jottei hukata asiakasta sisäiseen rakenteeseen palavereita: asiat eivät etene niiden kautta • Sisäisten sääntöjen ja ohjeiden keventäminen sekä harmonisointi tukemaan asiantuntijoiden päätöksentekoa • Parempi ymmärrys osaamisesta, jota meillä on organisaatiossa ja sen parempi hyödyntäminen (=tiedolla johtamista) 13

Haastatteluiden yhteenveto Kaupungin talouden tasapainottamisen mahdollisuudet ja vaihtoehdot? Mitä mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja tunnistatte joko omalla toimialalla tai eri toimijoiden yhteistyöllä tasapainottaa kaupungin taloutta, eli kustannustehostaa toimintaa tai kasvattaa tuloja? Yleisiä ratkaisuehdotuksia Kohdennettuja ratkaisu- Muita ehdotuksia ehdotuksia • Palvelurakenteen ja -sisällön kehittämisen kautta: • Luottamushenkilöiden kanssa yhteisten palveluverkko- ja palvelusisältösuunnittelun kautta • Tilavuokrat. Tilojen ja kiinteistöjen tehokkaampi skenaarioiden kautta linjataan palveluiden ja kustannustehostaminen, jotta yhteinen tavoite käyttö ja tyhjien myynti. toiminnan tavoitteisto ja sitä lähdetään selvä; ei enää pistemäisiä säästämisiä tavoittelemaan • Kehitetään palveluiden yhteistä tarjontaa palvelu- • Tekemisen laadun kohdentaminen riittävää laatuun pisteistä (tilatehokkuus ja henkilötehokkuus) • Lisätään yhteistyötä lähi-kuntien kanssa: (mm. talvikunnossapito) tehokkaampaa resurssien käyttöä laajemmalla • Omien maa-alueiden hyödyntäminen vuokraus / alueella sekä yhteisiä hankintoja • Karsitaan yhteisillä päätöksillä mm. turhat KELA- myynti sakot työllistämisessä • Luottamushenkilöiden turhien / lyhyiden • Nykyisten maksuttomien palveluiden siirtäminen kokouksien karsiminen • Kriittisten pullonkaulojen ratkaiseminen edes osittain maksulliseksi resurssoinnilla, etteivät ne aiheuta hidastamista ja • Työkuorman tasaaminen myös yli organisaation kustannuksia • Hule-vesimaksut käyttöön raja-aitojen. Koko kaupungin johtamisen • Maksujen ja veloitusten kustannus-vastaavuus näkökulman korostamisen arjen asioiden • Oman talousosaamisen vahvistaminen, jotta johtamisessa ymmärtää, miten oma tekeminen vaikuttaa tarkastelu ja hintakorjaukset talouteen (nyt jää liikaa päälliköiden vastuulle, • Sisäinen hallinto ja sisäisen laskuttamisen • Talouden tasapainottaminen on ok, kunhan ei eikä heillä ole aikaa) karsita liikaa asukkaita houkuttelevia palveluita /vastaavan karsiminen • Siirretään erikoisempia töitä ulkopuolelle • Karsitaan sisäisiä palavereita; vähennetään • Digitalisaatio ja nykyisten tietojärjestelmien osallistuvia tahoja / henkilöitä palavereihin parempi hyödyntäminen ja keskinäinen integraatio/ • Henkilöstökustannukset ovat kaupungin suurin yhteentoiminta • Karsitaan päällekkäistä tekemistä vahvemman kustannuserä. Sen kautta löytyy todellisia yhteistyön kautta ratkaisuja tasapainotukseen 14

Haastatteluiden yhteenveto Mitä pitää huomioida muutoksen suunnittelussa? Muutoksen toteutuksen näkökulmasta: mitkä muutoksen osa-alueet ovat helppoja ja mitkä todennäköisesti haastavia Heinolan organisaatiokulttuurissa ja toimintaympäristössä? Mitä asioita kannattaisi viedä eteenpäin tai mistä asioista kannattaisi pitää ennakolta huolta, että saadaan hyvä ratkaisu ja muutosohjelman läpiviennissä onnistuttaisiin? Muutoksen johtaminen Muutoksen onnistumisen Muita ehdotuksia taustatekijöitä • Johdon sitouttaminen ja sitoutuminen tehtyihin • Huolehditaan, että saadaan keskijohto osallistettu • Viestintä: rehellistä ja avointa ja oikea-aikaista linjauksiin ja niiden toteuttamiseen. Ei saa syntyä ja sitoutettua tavoitteisiin ja kehittämään • Toimintatapojen kokeilut ja niistä oppiminen tilanteita, jossa toiset ovat toteuttaneet linjaukset ratkaisuja niiden saavuttamiseksi. Ulkoa tuodut • Jatkuva viestintä ja asioiden pitäminen näkyvillä, ja toiset ei. ratkaisut jäävät helposti toteuttamatta jotta ”hitainkin” ymmärtää, että tärkeä asia • Johtamisen ajatusmallit sekä viranhaltijoilla että • Henkilöstön osallistaminen ja keskusteluttaminen: • Muut keinot ja tavat, jolla saadaan vahvistettua luottamushenkilöillä saada 2020 –luvulle (pois ei välttämättä ratkaisujen takia mutta vahvistetaan 80/90-luvulta) luottamusta omaan organisaatioon ja ratkaisujen henkilöstön luottamusta kaupunkiin siihen, että löytämiseen (muutospelkojen ennaltaehkäisy) huolehdimme työntekijöistämme ja löydämme • Ennaltaehkäistävä eri toimijoiden omat ratkaisut “ohituskaistat” omiin ratkaisuihin • Selkeästi avata minkälaisia henkilöstövaikutuksia arvioidaan tulevan sekä niistä keskustelu ja • Eri toimialojen johtoryhmien sitouttaminen ratkaisumallien läpikäynti. Luottamusta omaan tavoitteisiin ja tavoiteltavaan vaikuttavuuteen / organisaatioon ja pelkojen vähentäminen merkitykseen (helpompi johtaa muutosta tätä merkityksen kautta) • Hyvä viestintä ja vuoropuhelu: miksi muutos tapahtuu ja mitä se vaatii meiltä sekä miten me • Osallistaa keskeiset toimijat keskusteluun tuemme muutosta ja henkilöstöä muutoksessa riittävällä ajalla ja mahdollisuudella jo alusta alkaen, ja painottuen alkuvaiheeseen • Uudistamisen tekemiselle pitää voida varata myös resursseja ja aikaa. Kaikki ei kehity/muutu oman • Päättäjien pitää saada rakentaa realistinen kuva työn ohessa; ei ainakaan tavoiteaikataulussa tilanteesta, ilman tätä ei voida edetä • Näkyvä henkilö viemään muutosta eteenpäin. Henkilöllä pitää olla myös kokonaisuus hallussaan ja mahdollisuus vaikuttaa sen läpivientiin, jos jossain ”takkuaa” 15

HENKILÖSTÖ- JA LUOTTAMUSHENKILÖKYSELY 16

Kyselyn saate • Kyselyn tavoitteena on koota Heinolan työntekijöiden ja luottamushenkilöiden näkemyksiä organisaationsa ja johtamisjärjestelmän toimivuudesta ja muutostarpeista. • Organisaation toimivuutta ja muutostarvetta lähestytään uuden kaupunkistrategian ja kaupungin perustehtävien toteuttamisen näkökulmasta. Kysely jatkaa keväällä 2022 tehtyä strategiakyselyä. • Kyselyn toteuttaa KPMG. Kyselyyn vastataan nimettömänä ja se on luottamuksellinen. Kyselyssä ei kerätä henkilötietoja. Tulokset kootaan tilastollisesti siten, että yksittäinen vastaaja (alle 5 henkilön ryhmä) ei ole niissä tunnistettavissa. KPMG:n toteuttamissa kyselyissä henkilötietoja käsitellään KPMG:n tietosuojalausekkeessa kuvattujen periaatteiden mukaisesti, ja niitä käytetään vain mainittuihin tarkoituksiin. • Kyselyn vastausaika on maanantaihin 27.2. klo 16 saakka. 17

Kyselylomake: Taustakysymykset • Kuulun seuraavaan vastaajaryhmään: Henkilöstön jäsen / Luottamushenkilö Henkilöstön jäsenet • Kuulun seuraavaan kaupungin toimialaan: Elinvoimatoimiala / Hyvinvointitoimiala / Lupa- ja valvontatoimiala / Tekniikkatoimiala / Yhteiset palvelut –toimiala – Elinvoimatoimiala: Kuulun seuraavaan palvelualueeseen: Elinvoimapalvelut / Kaupunkisuunnittelu / Kiinteistö- ja mittauspalvelut / Kulttuuri ja tapahtumat / Työllisyyspalvelut – Hyvinvointitoimiala: Kuulun seuraavaan palvelualueeseen: Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen / Opetus ja koulutus / Varhaiskasvatus / Virikkeellinen elämä – Lupa- ja valvontatoimiala: Kuulun seuraavaan palvelualueeseen: Rakennusvalvonta / Ympäristönsuojelu – Tekniikkatoimiala: Kuulun seuraavaan palvelualueeseen: Kuntatekniikka / Ruoka- ja siivouspalvelut / Tilakeskus – Yhteiset palvelut: Kuulun seuraavaan palvelualueeseen: Hallinnon tukipalvelut / Henkilöstöpalvelut / Talous ja kehittämispalvelut / Tietohallinto- ja digipalvelut • Toimin esihenkilönä: Kyllä / En Luottamushenkilöt • Olen: Valtuuston jäsen / Kaupunginhallituksen jäsen / Lautakunnan tai jaoston jäsen / Vaikuttamistoimielinten jäsen (nuorisovaltuusto, vammaisneuvosto, vanhusneuvosto) (monivalinta) • Kuulun seuraavaan ryhmittymään: Sosialidemokraatit / Kokoomus ja Heinolan Kansallisseura / Perussuomalaiset / Sitoutumattomat ja muut poliittiset ryhmät 18

Kyselylomake: Strategiset tavoitteet ja kaupungin perustehtävien toteutuminen 1(2) • Tavoitteena on, että nykyinen (1.1.2023 voimassa) toimialarakenne ja toimialojen palvelualuerakenne mahdollistaisi Heinolan eri strategisten tavoitteiden ja kaupungin perustehtävien toteuttamisen parhaimmalla tavalla. Onko näin? Arvioi jokaisen tavoitteen osalta, näetkö kyseisen strategisen tavoitteen hyvän toteuttamisen nykymallilla mahdolliseksi. Heinolan kaupungin toimialarakenteen ja toimialojen palvelualuerakenteen myötä ... (Täysin samaa mieltä / Jokseenkin samaa mieltä / En osaa sanoa / Jokseenkin eri mieltä / Täysin eri mieltä) – Hyvinvointi lisääntyy – Kasvu tapahtuu kestävästi – Keskustan elinvoima kasvaa – Nettomuutto kasvaa – Heinolan arvostus kasvaa – Päätöksenteko perustuu tietoon – Henkilöstö on motivoitunutta – Velkamäärä vähentyy – Tilatehokkuus paranee – Nettomenojen kasvu on hallinnassa • (Jos teemaan vastattu Täysin eri mieltä / Jokseenkin eri mieltä) Vastasit teemaan liittyen täysin eri mieltä tai jokseenkin eri mieltä. Kerro kiteytetysti, mikä rakenteessa mielestäsi haittaa kyseisen strategisen tavoitteen toteuttamista? 19

Kyselylomake: Strategiset tavoitteet ja kaupungin perustehtävien toteutuminen 2(2) • Tavoitteena on, että nykyinen (1.1.2023 voimassa) toimialarakenne ja toimialojen palvelualuerakenne mahdollistaisi Heinolan eri strategisten tavoitteiden ja kaupungin perustehtävien toteuttamisen parhaimmalla tavalla. Arvioi seuraavien tekijöiden osalta, mahdollistavatko ne strategisten tavoitteiden ja kaupungin perustehtävien toteutumista parhaimmalla tavalla. • Seuraavat tekijät nykymuotoisena mahdollistavat Heinolan eri strategisten tavoitteiden ja kaupungin perustehtävien toteuttamisen parhaimmalla tavalla. (Täysin samaa mieltä / Jokseenkin samaa mieltä / En osaa sanoa / Jokseenkin eri mieltä / Täysin eri mieltä) – Kaupunginhallituksen tehtävät ja toimivalta – Lautakuntien ja jaoston tehtävät ja toimivalta – Vaikuttamistoimielinten tehtävät ja toimivalta (nuorisovaltuusto, vammaisneuvosto, vanhusneuvosto) – Kaupunginhallituksen puheenjohtajiston tehtävät ja vastuut – Kaupunginjohtajan tehtävät ja vastuut – Toimialajohtajien tehtävät ja vastuut – Palvelualuejohtajien tehtävät ja vastuut – Toimintayksiköiden esihenkilöiden tehtävät ja vastuut – Palvelualuejohtajien johtamisosaaminen – Toimintayksiköiden esihenkilöiden esihenkilötaidot • (Jos teemaan vastattu Täysin eri mieltä / Jokseenkin eri mieltä) Vastasit teemaan liittyen täysin eri mieltä tai jokseenkin eri mieltä. Kerro kiteytetysti, mikä rakenteessa mielestäsi haittaa kyseisen strategisen tavoitteen toteuttamista? 20

Kyselylomake: Toimenpide-ehdotukset • Alle on listattu erilaisia toimenpide-ehdotuksia, joilla Heinolan kykyä toteuttaa eri strategisia tavoitteita ja kaupungin perustehtäviä voisi kehittää. • Aseta ne mieleiseesi tärkeysjärjestykseen (1. tärkein, jne….) Voit järjestää toimenpide-ehdotukset uudelleen oikeanpuolisista nuolista klikkaamalla tai raahaamalla palkkeja mieleiseesi kohtaan listalla. Huomiona terminologiaan: • toimielinorganisaatiot = kv, kh, lautakunnat, vaali- ja vaikuttamistoimielimet • henkilöstöorganisaatio = kj, toimialat ja niiden rakenteet – Työnjaon selkeyttäminen toimielinorganisaatioiden ja henkilöstöorganisaation kesken – Työnjaon selkeyttäminen toimielinorganisaatioiden kesken – Työnjaon selkeyttäminen henkilöstöorganisaation sisällä – Työnjaon selkeyttäminen lautakunnan ja toimialan välillä – Työnjaon selkeyttäminen vaikuttamistoimielinten ja toimialojen kesken – Työjaon selkeyttäminen kaupunginhallituksen ja kaupungin johtoryhmän välillä – Toimialojen lukumäärän vähentäminen (pl. yhteiset palvelut) – Toimialojen ja lautakuntien lukumäärän vähentäminen (pl. yhteiset palvelut sekä tarkastus- ja keskusvaalilautakunta) – Valtuuston koon pienentäminen vastaamaan kaupungin asukaslukua (nykyisestä 43 paikasta minimiin 27 paikkaan) – Pormestarimalliin siirtyminen • Muu ehdotus toimenpiteeksi, mikäli jokin puuttuu listalta: (avoin) 21

HEINOLAN KAUPUNGIN ORGANISAATION JA JOHTAMISJÄRJESTELMÄN MUUTOSTARPEEN SELVITYS 2023 KYSELYN TULOKSET

Strategiset tavoitteet ja kaupungin 1(2) perustehtävien toteutuminen Heinolan kaupungin toimialarakenteen ja toimialojen palvelualuerakenteen myötä Henkilöstö (n=152...) Luottamushenkilöt (n=35) Henkilöstö on motivoitunutta 7% 47% 25% 21% 1% Hyvinvointi lisääntyy 9% 65% 12% 12%3% Heinolan arvostus kasvaa 8% 36% 39% 15% 2% Päätöksenteko perustuu tietoon 14% 49% 9% 23% 6% Hyvinvointi lisääntyy 10% 33% 45% 10%2% Kasvu tapahtuu kestävästi 63% 11% 17% 9% Kasvu tapahtuu kestävästi 5% 37% 39% 17% 2% Heinolan arvostus kasvaa 6% 51% 17% 20% 6% Päätöksenteko perustuu tietoon 9% 31% 29% 29% 2% Keskustan elinvoima kasvaa 54% 17% 23% 6% Tilatehokkuus paranee 6% 28% 38% 23% 5% Henkilöstö on motivoitunutta 6% 46% 29% 20% Keskustan elinvoima kasvaa 4% 28% 44% 21% 2% Nettomuutto kasvaa 3% 46% 26% 17% 9% Nettomuutto kasvaa 3% 22% 52% 19% 3% Tilatehokkuus paranee 6% 34% 9% 40% 11% 47% 22% 6% Nettomenojen kasvu on 51% 27% 6% Velkamäärä vähentyy 3% 29% 9% 51% 9% hallinnassa 6% 19% Nettomenojen kasvu on hallinnassa 23% 14% 49% 14% Velkamäärä vähentyy 5% 11% Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä En osaa sanoa Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä 23

Strategiset tavoitteet ja kaupungin 1(2) perustehtävien toteutuminen Heinolan kaupungin toimialarakenteen ja toimialojen palvelualuerakenteen myötä ... Esihenkilöt (n=34) Luottamushenkilöt (n=35) Henkilöstö on motivoitunutta 18% 50% 12% 18% 3% Hyvinvointi lisääntyy 9% 65% 12% 12%3% Hyvinvointi lisääntyy 24% 41% 24% 9%3% Päätöksenteko perustuu tietoon 14% 49% 9% 23% 6% Päätöksenteko perustuu tietoon 24% 32% 12% 32% Kasvu tapahtuu kestävästi 63% 11% 17% 9% Kasvu tapahtuu kestävästi 9% 47% 21% 21% 3% Heinolan arvostus kasvaa 6% 51% 17% 20% 6% Heinolan arvostus kasvaa 15% 38% 29% 18% Keskustan elinvoima kasvaa 54% 17% 23% 6% Keskustan elinvoima kasvaa 6% 44% 32% 12%6% Henkilöstö on motivoitunutta 6% 46% 29% 20% Nettomuutto kasvaa 12% 26% 38% 24% Nettomuutto kasvaa 3% 46% 26% 17% 9% Nettomenojen kasvu on hallinnassa 18% 18% 18% 44% 3% Tilatehokkuus paranee 6% 34% 9% 40% 11% Tilatehokkuus paranee 15% 21% 26% 32% 6% Velkamäärä vähentyy 3% 29% 9% 51% 9% Velkamäärä vähentyy 18% 12% 32% 32% 6% Nettomenojen kasvu on hallinnassa 23% 14% 49% 14% 24

Strategiset tavoitteet ja kaupungin 2(2) perustehtävien toteutuminen Seuraavat tekijät nykymuotoisena mahdollistavat Heinolan eri strategisten tavoitteiden ja kaupungin perustehtävien toteuttamisen parhaimmalla tavalla. Henkilöstö (n=152) Luottamushenkilöt (n=35) Kaupunginhallituksen tehtävät ja toimivalta 12% 43% 39% 5%1% Kaupunginjohtajan tehtävät ja vastuut 20% 69% 9%3% 44% Toimintayksiköiden esihenkilöiden tehtävät ja 9% 36% 10%1% Kaupunginhallituksen tehtävät ja toimivalta 9% 74% 6%9%3% vastuut 36% Kaupunginjohtajan tehtävät ja vastuut 16% 46% 21%% Kaupunginhallituksen puheenjohtajiston 6% 62% 18% 12%3% tehtävät ja vastuut Toimialajohtajien tehtävät ja vastuut 13% 36% 38% 13%0% Lautakuntien ja jaoston tehtävät ja 14% 43% 11% 29% 3% toimivalta Palvelualuejohtajien tehtävät ja vastuut 11% 34% 41% 13%1% Toimialajohtajien tehtävät ja vastuut 11% 46% 14% 29% Lautakuntien ja jaoston tehtävät ja toimivalta 9% 34% 42% 14%1% Palvelualuejohtajien tehtävät ja vastuut 9% 49% 20% 23% Toimintayksiköiden esihenkilöiden esihenkilötaidot 8% 35% 38% 16% 3% Palvelualuejohtajien johtamisosaaminen 3% 49% 40% 9% 33% Kaupunginhallituksen puheenjohtajiston tehtävät 9% 34% 53% 41%% Vaikuttamistoimielinten tehtävät ja 49% 20% 29% 3% ja vastuut 30% toimivalta (nuorisovaltuusto,… Vaikuttamistoimielinten tehtävät ja toimivalta 7% 48% 10%1% Toimintayksiköiden esihenkilöiden tehtävät 3% 43% 43% 11% (nuorisovaltuusto, vammaisneuvosto,… ja vastuut Palvelualuejohtajien johtamisosaaminen 9% 45% 14%2% Toimintayksiköiden esihenkilöiden 26% 59% 15% esihenkilötaidot Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä En osaa sanoa J2o5kseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä

Strategiset tavoitteet ja kaupungin 2(2) perustehtävien toteutuminen Seuraavat tekijät nykymuotoisena mahdollistavat Heinolan eri strategisten tavoitteiden ja kaupungin perustehtävien toteuttamisen parhaimmalla tavalla. Esihenkilöt (n=34) Luottamushenkilöt (n=35) Toimintayksiköiden esihenkilöiden tehtävät ja 12% 65% 12% 12% Kaupunginjohtajan tehtävät ja vastuut 20% 69% 9%3% vastuut 47% 15% 12% Toimialajohtajien tehtävät ja vastuut 26% Kaupunginhallituksen tehtävät ja toimivalta 9% 74% 6%9%3% Kaupunginjohtajan tehtävät ja vastuut 29% 41% 29% Kaupunginhallituksen puheenjohtajiston 6% 62% 18% 12%3% tehtävät ja vastuut Kaupunginhallituksen tehtävät ja toimivalta 24% 41% 29% 6% Lautakuntien ja jaoston tehtävät ja 14% 43% 11% 29% 3% toimivalta Palvelualuejohtajien tehtävät ja vastuut 24% 35% 21% 21% Toimialajohtajien tehtävät ja vastuut 11% 46% 14% 29% 15% 41% Kaupunginhallituksen puheenjohtajiston tehtävät 15% 38% 38% 6% Palvelualuejohtajien tehtävät ja vastuut 9% 49% 20% 23% ja vastuut 26% 18% 3% Palvelualuejohtajien johtamisosaaminen 3% 49% 40% 9% Palvelualuejohtajien johtamisosaaminen Toimintayksiköiden esihenkilöiden esihenkilötaidot 6% 47% 18% 26% 3% Vaikuttamistoimielinten tehtävät ja 49% 20% 29% 3% toimivalta (nuorisovaltuusto,… Lautakuntien ja jaoston tehtävät ja toimivalta 18% 29% 21% 26% 6% Toimintayksiköiden esihenkilöiden tehtävät 3% 43% 43% 11% 29% 38% 21% ja vastuut Vaikuttamistoimielinten tehtävät ja toimivalta 12% Toimintayksiköiden esihenkilöiden 26% 59% 15% (nuorisovaltuusto, vammaisneuvosto,… esihenkilötaidot 26

Ehdotettujen toimenpiteiden priorisointi Henkilöstö (n=123) Luottamushenkilöt (n=33) Valtuuston koon pienentäminen 48% 11%5% 36% Työnjaon selkeyttäminen 48% 24% 24% 3% vastaamaan kaupungin asukaslukua 42% toimielinorganisaatioiden ja (nykyisestä 43 paikasta minimiin 27… 37% 27% 24% 7% henkilöstöorganisaation kesken 45% 27% 18% 9% Työnjaon selkeyttäminen Työnjaon selkeyttäminen 25% 18% 20% toimielinorganisaatioiden kesken 21% 9%6% 64% toimielinorganisaatioiden ja Valtuuston koon pienentäminen henkilöstöorganisaation kesken vastaamaan kaupungin asukaslukua (nykyisestä 43 paikasta minimiin 27… Työnjaon selkeyttäminen henkilöstöorganisaation sisällä Työnjaon selkeyttäminen henkilöstöorganisaation sisällä Työnjaon selkeyttäminen 28% 38% 23% 11% 21% 42% 21% 15% toimielinorganisaatioiden kesken Toimialojen ja lautakuntien lukumäärän 15% 16% 11% 59% Työnjaon selkeyttäminen lautakunnan ja 18% 33% 33% 15% vähentäminen (pl. yhteiset palvelut sekä 11% 11% 34% toimialan välillä tarkastus- ja keskusvaalilautakunta) 45% Toimialojen ja lautakuntien lukumäärän 15% 15% 9% 61% Työjaon selkeyttäminen vähentäminen (pl. yhteiset palvelut sekä kaupunginhallituksen ja kaupungin tarkastus- ja keskusvaalilautakunta) johtoryhmän välillä Työnjaon selkeyttäminen lautakunnan ja 7% 39% 35% 19% Toimialojen lukumäärän vähentäminen (pl. 12% 15% 9% 64% toimialan välillä yhteiset palvelut) Toimialojen lukumäärän vähentäminen 6% 15% 8% 72% Työnjaon selkeyttäminen 45% 39% (pl. yhteiset palvelut) 38% vaikuttamistoimielinten ja toimialojen 9%6% 30% Työnjaon selkeyttäminen 41% kesken 36% vaikuttamistoimielinten ja toimialojen 3% 17% Työjaon selkeyttäminen kaupunginhallituksen ja kaupungin 6% 27% kesken johtoryhmän välillä Pormestarimalliin siirtyminen 212%%% 95% Pormestarimalliin siirtyminen 3%3% 94% 27 1. ja 2. sija 3. ja 4. sija 5. ja 6. sija 7. - 10. sijat

Ehdotettujen toimenpiteiden priorisointi Esihenkilöt (n=33) Luottamushenkilöt (n=33) Valtuuston koon pienentäminen vastaamaan 48% 6%9% 36% Työnjaon selkeyttäminen 48% 24% 24% 3% kaupungin asukaslukua (nykyisestä 43 paikasta 45% toimielinorganisaatioiden ja 36% 27% 27% henkilöstöorganisaation kesken 45% 27% 18% 9% minimiin 27 paikkaan) 42% 15% 6% Työnjaon selkeyttäminen 21% 9%6% 64% Työnjaon selkeyttäminen toimielinorganisaatioiden kesken toimielinorganisaatioiden ja henkilöstöorganisaation kesken Valtuuston koon pienentäminen vastaamaan kaupungin asukaslukua (nykyisestä 43 paikasta Työnjaon selkeyttäminen toimielinorganisaatioiden kesken minimiin 27 paikkaan) Työnjaon selkeyttäminen 33% 36% 12% 18% Työnjaon selkeyttäminen 21% 42% 21% 15% henkilöstöorganisaation sisällä henkilöstöorganisaation sisällä Työjaon selkeyttäminen kaupunginhallituksen ja 12%3% 36% 48% Työnjaon selkeyttäminen lautakunnan ja 18% 33% 33% 15% kaupungin johtoryhmän välillä toimialan välillä 15% 15% 9% 61% 12% 15% 9% 64% Työnjaon selkeyttäminen lautakunnan ja 9% 42% 33% 15% Toimialojen ja lautakuntien lukumäärän toimialan välillä vähentäminen (pl. yhteiset palvelut sekä Toimialojen lukumäärän vähentäminen (pl. 6%9%6% 79% tarkastus- ja keskusvaalilautakunta) yhteiset palvelut) Toimialojen lukumäärän vähentäminen (pl. yhteiset palvelut) Työnjaon selkeyttäminen kesken 3% 18% 42% 36% Työnjaon selkeyttäminen vaikuttamistoimielinten 9%6% 45% 39% vaikuttamistoimielinten ja toimialojen 67% ja toimialojen kesken Toimialojen ja lautakuntien lukumäärän Työjaon selkeyttäminen kaupunginhallituksen ja 6% 27% 30% 36% kaupungin johtoryhmän välillä vähentäminen (pl. yhteiset palvelut sekä 3%15% 15% tarkastus- ja keskusvaalilautakunta) Pormestarimalliin siirtyminen 33%% 94% Pormestarimalliin siirtyminen 3%3% 94% 28

ORGANISAATION JA JOHTAMISJÄRJESTELMÄN MUUTOSTARPEEN SELVITYS 2023 KYSELYN TULOKSET - HENKILÖSTÖ

Henkilöstö: taustatiedot 1(2) N=152 Henkilöstö: Kuulun seuraavaan kaupungin toimialaan Henkilöstö: Toimin esihenkilönä Yhteiset palvelut Elinvoimatoimiala Kyllä -toimiala 15 % 22 % 16 % Tekniikkatoimiala Hyvinvointitoimiala En 25 % 39 % 78 % Lupa- ja valvontatoimiala 5%

Henkilöstö: taustatiedot 2(2) N=152 Elinvoimatoimiala Hyvinvointitoimiala Lupa- ja valvontatoimiala Kuulun seuraavan palvelualueeseen: Kuulun seuraavan palvelualueeseen: Kuulun seuraavan palvelualueeseen Työllisyys Elinvoima Virikkeellinen Hyvinvoinnin ja palvelut palvelut elämä terveyden edistäminen Ympäristönsuojel 25 % u 30 % 31 % 5% 38 % Kaupunkis Opetus ja uunnittelu koulutus Rakennusvalvo nta 13 % 44 % 62 % Kiinteistö- ja mittauspalvelut Kulttuuri ja Varhaiskasvatus tapahtumat 9% 26 % 17 % Tekniikkatoimiala Yhteiset palvelut Kuulun seuraavan palvelualueeseen Kuulun seuraavan palvelualueeseen Tilakeskus Tietohallinto- Hallinnon 42 % ja digipalvelut tukipalvelut 25 % 37 % Kuntatekniikka 47 % Ruoka- ja Talous ja Henkilöstö siivouspalvelut kehittämis palvelut 31 11 % 13 % palvelut 25 %

Strategiset tavoitteet ja kaupungin N=152 perustehtävien toteutuminen 1(2) Heinolan kaupungin toimialarakenteen ja toimialojen palvelualuerakenteen myötä ... Henkilöstö on motivoitunutta 7% 47% 25% 21% 1% 39% Heinolan arvostus kasvaa 8% 36% 15% 2% 45% Hyvinvointi lisääntyy 10% 33% 39% 10% 2% 29% Kasvu tapahtuu kestävästi 5% 37% 38% 17% 2% 44% Päätöksenteko perustuu tietoon 9% 31% 52% 29% 2% 47% Tilatehokkuus paranee 6% 28% 51% 23% 5% Keskustan elinvoima kasvaa 4% 28% 21% 2% Nettomuutto kasvaa 3% 22% 19% 3% Nettomenojen kasvu on hallinnassa 6% 19% 22% 6% Velkamäärä vähentyy 5% 11% 27% 6% Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä En osaa sanoa Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä 32

Henkilöstö: Mikä rakenteessa mielestäsi haittaa strategisten tavoitteiden toteuttamista? Avoimien kommenttien kooste • Päätöksenteon haasteet: Suorittavan tason henkilökuntaa ei koeta kuulevan tarpeeksi päätöksenteossa. Ristiriitoja toimialojen/palvelualueiden sekä päättäjien kesken. Myös päätöksenteon hitaus koetaan ongelmalliseksi. Nykyinen rakenne koetaan suosivan enemmän poliittista päätöksentekoa: päättäjien osallistumista ja sitoutumista tulee lisätä. Päättäjien asiantuntemus koetaan heikoksi ja päätöksiä tehtävän enemmän poliittiseen ideologiaan perustuen kuin faktoihin. Motivaatiohaasteet päättäjien keskuudessa. Toimielinten määrän pienentäminen olennaista. • Toimialamallin ongelmat: Usean toimialan malli sekä palvelualueiden hierarkia hankaloittaa kokonaisuuden johtamista sekä tiedon jakamista. Toiminnan siiloutuminen haastaa myös kasvua, jotta kasvua pystytään tavoittelemaan, tunnistettiin olennaiseksi rakenteen yksinkertaistaminen niin virkamies- kuin luottamushenkilöorganisaation tasolla, hierarkkisuuden keventäminen esim. johtoportaista ja välijohdosta. Toimialat nähdään toimivan itsenäisesti ilman yhteistä linjaa ja asioita saatetaan tehdä eri tavalla eri toimialoilla. Rakenteen siilomaisuus aiheuttaa päällekkäisyyksiä, toimintojen yhdistämisen tarkastelu olennaista (positiivinen kehitys myös tilojen käyttötehokkuuteen). • Toiminnan ketteryyden puute: nykyisiin toimintaprosesseihin toivotaan suoruutta, niiden ollessa tällä hetkellä epäselviä. • Kestävän kehityksen integroimattomuus arkeen: Kestävää kehitystä ei koeta käsiteltävän tarpeeksi arjessa. • Yhteistyön puutteellisuus: Yhteistyön ja vuoropuhelun lisääminen toimialojen välillä nähdään kriittiseksi tavoitteiden saavuttamiseksi. Olennaisena nähdään myös yhteistyön lisääminen eri toimijoiden kanssa esim. matkailijoiden houkuttelemiseksi. Viestintä ja markkinoinnin osalta pitkän tähtäimen suunnittelu koetaan puuttuvan, fokuksen löytäminen yritysten ja yhteisöjen kanssa olennaista. • Keskusta-alueen kehitystä haastaa alueen hiljeneminen, kauppakeskittymien rakennus keskittää toimintaa ja palveluita keskusta-alueen ulkopuolelle. Myöskään toimia keskusta-alueen kehittämiseksi tai vastuuhenkilöä ei tunnisteta. • Suunnitelmallisuuden puute: mm. lyhytjänteisen investointisuunnittelun vuoksi velkamäärän ei nähdä vähentyvän tulevaisuudessa. • Palveluiden tuottamisen haasteet: Palveluverkko koetaan laajana eikä käyttökustannuksia voida pienentää ilman tiivistystä, maksuttomien palveluiden ja palveluiden määrän sekä laadun läpikäynti olennaista. 33 Huom: Tummennetut vastauksissa ilmenneitä teemoja, joiden perässä esimerkkejä annetuista vastauksista

Strategiset tavoitteet ja kaupungin N=152 perustehtävien toteutuminen 2(2) Seuraavat tekijät nykymuotoisena mahdollistavat Heinolan eri strategisten tavoitteidenja kaupungin perustehtävien toteuttamisen parhaimmalla tavalla. Kaupunginhallituksen tehtävät ja toimivalta 12% 43% 39% 5%1% 44% 36% 10% 1% Toimintayksiköiden esihenkilöiden tehtävät ja vastuut 9% 36% 46% 2%1% Kaupunginjohtajan tehtävät ja vastuut 16% 36% 38% 13% 0% 34% 41% 13% 1% Toimialajohtajien tehtävät ja vastuut 13% 34% 42% 14% 1% 35% 38% 16% 3% Palvelualuejohtajien tehtävät ja vastuut 11% 33% 53% 34% 48% 4%1% Lautakuntien ja jaoston tehtävät ja toimivalta 9% 30% 45% 10% 1% 14% 2% Toimintayksiköiden esihenkilöiden esihenkilötaidot 8% Kaupunginhallituksen puheenjohtajiston tehtävät ja vastuut 9% 7% Vaikuttamistoimielinten tehtävät ja toimivalta (nuorisovaltuusto, 9% vammaisneuvosto, vanhusneuvosto) Palvelualuejohtajien johtamisosaaminen Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä En osaa sanoa Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä 34

Henkilöstö: Mikä rakenteessa mielestäsi haittaa strategisten tavoitteiden toteuttamista? Avoimien kommenttien kooste • Päätöksentekoprosessin tehottomuus: Kaupunginhallitukseen nähdään saavan päätettäväksi asioita, jotka voitaisiin päättää järkevämmin toimialoilla (mm. virkojen täyttäminen). Luottamushenkilöiden päätöksenteko ei koeta aina perustuvan tietoon, joka hankaloittaa kaupungin strategisten tavoitteiden toteutumista. Valtuuston päätökset ja linjaukset eivät näytä toteutuvan lautakuntatyöskentelyssä ja jaostossa. • Luottamushenkilöiden lukumäärä: Heinolassa koetaan olevan liikaa luottamushenkilöitä. • Lautakunta- ja jaostorakenteen laajuus: Päättäviä elimiä koetaan olevan nykyisellään liikaa. Jaostojen rooli näyttäytyy ns. ylimääräisenä sekä lautakuntien toimivallat epäselvinä. • Lautakuntien osaaminen: Lautakunnilla nähdään olevan liikaa päätösvaltaa asiantuntemukseen verrattaessa. • Vaikuttamistoimielinten tehtävien ja toimivallan epäselvyys: Nähdään enemmän muodollisina toimieliminä, joilla ei ole todellisia vaikutusmahdollisuuksia. Toimielimet koetaan tällä hetkellä suhteellisen näkymättömäksi. • Toimintamallien selkeyden puute: kirkastaminen kaikille lautakunnille ja toimialoille. • Viranhaltijoiden kuuleminen päätöksenteossa: Vahvempi työntekijöitä kuunteleminen ja osallistaminen päätöksenteossa nähdään tärkeänä. Myös operatiivisessa toiminnassa työntekijöiden kuulemiseen toivotaan panostusta. • Roolien epäselvyys: Toimialajohtajien ja palvelualuejohtajien vastuut koetaan epäselvinä – tehtävien ja vastuiden yhdistäminen mahdolliseen tarkasteluun. Toimialajohtajat koetaan kaukaiseksi arjesta, kun taas palvelualuejohtajilla ei koeta olevan yhtenäistä näkemystä kaupungin toiminnasta – rakenteen tiivistäminen selkeyttäisi toimintaa sekä vastuita. Palvelualuejohtajilla nähdään olevan melko laaja tehtäväkenttä ja paljon yksittäisiä tehtäviä, jolloin kokonaisuus kärsii. Toimintayksiköiden esihenkilöiden päätäntävalta, vastuut ja tehtävät koetaan osittain epäselviksi. • Osaaminen: Palvelualuejohtajilla henkilöstö- ja muutosjohtamisen koetaan tarvitsevan tukea. Nykyisessä tilanteessa osaamisissa on paljon eroavaisuutta palvelualuejohtajien kesken. Toimintayksiköiden esihenkilöiden johtamisosaamisessa sekä esihenkilötaidoissa nähdään olevan kehitettävää. 35 Huom: Tummennetut vastauksissa ilmenneitä teemoja, joiden perässä esimerkkejä annetuista vastauksista

N=123 Henkilöstö: Ehdotettujen toimenpiteiden priorisointi Valtuuston koon pienentäminen vastaamaan kaupungin asukaslukua 48% 11% 5% 36% (nykyisestä 43 paikasta minimiin 27 paikkaan) 42% Työnjaon selkeyttäminen toimielinorganisaatioiden ja 37% 27% 24% 7% henkilöstöorganisaation kesken 25% 18% 20% Työnjaon selkeyttäminen henkilöstöorganisaation sisällä Työnjaon selkeyttäminen toimielinorganisaatioiden kesken 28% 38% 23% 11% 59% 19% Toimialojen ja lautakuntien lukumäärän vähentäminen (pl. yhteiset 15% 16% 11% palvelut sekä tarkastus- ja keskusvaalilautakunta) 11% 11% 34% 45% 35% Työjaon selkeyttäminen kaupunginhallituksen ja kaupungin johtoryhmän välillä Työnjaon selkeyttäminen lautakunnan ja toimialan välillä 7% 39% Toimialojen lukumäärän vähentäminen (pl. yhteiset palvelut) 6% 15% 8% 72% Työnjaon selkeyttäminen vaikuttamistoimielinten ja toimialojen kesken 3% 17% 41% 38% Pormestarimalliin siirtyminen 2%12%% 95% 36

Henkilöstön muut ehdotukset toimenpiteiksi Valikoituja nostoja kyselyn avoimista kommenteista • Resurssien lisäys – Tarvitaan pikaisia toimenpiteitä ammattitaitoisten työntekijöiden pitämiseen Heinolassa. – Resurssien lisääminen toimialoilla. • Päätöksenteko-organisaation täsmennys – Päätöksenteon johdonmukaisuuteen huomion kiinnittäminen. – Keskeistä on miettiä, toisiko valiokuntamalli nykyistä lautakuntamallia paremmin. Myös valtuutettujen ja ylimpien viranhaltijoiden yhteistyötä pitää parantaa. Teemme yhdessä töitä, olemme samalla puolella. Tulevaisuusvaliokunta tarvittaisiin. Sitä roolia voisi olla elinvoimavaliokunnalla. • Organisaatiorakenteen muutos – Luovutaan toimialoista, palvelualueet voivat jäädä. Muodostetaan sitten projektiorganisaatioita projekti- tai tavoitekohtaisesti. – Vähemmän johtajia ja päälliköitä, enemmän ns. rivityöntekijöitä. • Työnjaon täsmennys – Henkilöstö -ja talousasioiden Sarastialle ulkoistamisen jälkeen on ollut välillä vaikea hahmottaa, mitkä asiat kuuluvat kaupungin omille talous- sekä henkilöstöpalveluille ja mitkä asiat taas Sarastialle. Varsinkin talouspuoli on sekavaa. 37

ORGANISAATION JA JOHTAMISJÄRJESTELMÄN MUUTOSTARPEEN SELVITYS 2023 KYSELYN TULOKSET - LUOTTAMUSHENKILÖT

N=35 Luottamushenkilöt: taustatiedot Luottamushenkilö: Olen Luottamushenkilö: Kuulun seuraavaan ryhmittymään Vaikuttamistoimielinten jäsen Sitoutumattomat ja 2% muut poliittiset ryhmät 26 % Sosialidemokraatit 31 % Lautakunnan Valtuuston tai jaoston jäsen jäsen 37 % 49 % Perussuomalaiset Kokoomus ja Heinolan 17 % Kansallisseura 26 % Kaupunginhallituksen jäsen 12 %

Strategiset tavoitteet ja kaupungin N=35 perustehtävien toteutuminen 1(2) Heinolan kaupungin toimialarakenteen ja toimialojen palvelualuerakenteen myötä ... Hyvinvointi lisääntyy 9% 65% 12% 12% 3% Päätöksenteko perustuu tietoon 14% 49% 9% 23% 6% 11% Kasvu tapahtuu kestävästi 63% 17% 9% 17% Heinolan arvostus kasvaa 6% 51% 17% 20% 6% Keskustan elinvoima kasvaa 54% 29% 23% 6% 26% Henkilöstö on motivoitunutta 6% 46% 20% 40% Nettomuutto kasvaa 3% 46% 51% 17% 9% 49% Tilatehokkuus paranee 6% 34% 9% 11% Velkamäärä vähentyy 3% 29% 9% 9% Nettomenojen kasvu on hallinnassa 23% 14% 14% Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä En osaa sanoa Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä 40

Luottamushenkilöt: Mikä rakenteessa mielestäsi haittaa strategisten tavoitteiden toteuttamista? Valikoituja nostoja kyselyn avoimista kommenteista • Toiminnan ketteryyden puute nykyorganisaatiolla haasteena, toimialojen tehtävien ei koeta olevan linjassa. Rakenne tuntuu olevan kaupungilla siiloutunut, kokonaisuus ei hallinnassa kellään. Tavoitteet eivät nähdä kohtaavan, toimialat eivät tietoisia muiden toimialojen tekemisistä – tiedon jakamisen haasteet. Henkilöstömäärä nähdään liian suurena. Päällikkörakenne raskas myös kustannuksille. • Keskustan hiljeneminen haaste, ulkopuolelle rakennettavat suuret kohteet eivät tue keskustakehitystä. Lisäksi työpaikkojen puute haastaa keskustan kehitystä sekä nettomuuttoa. • Hallitus-lautakuntatyöskentelyn tiivistäminen olennaista, esim. valiokuntamallin avulla – nykymallissa lautakunnat tuntuvat päättävän samoista asioista. Nykymallissa haitallista lautakuntien ja hallituksen välisen yhteistyön puute. Luottamushenkilöorganisaation laajuus nähdään haasteena - tiedonjakamisen haasteet tästä johtuen. • Investointien suunnitelmallisuuden puute haittaa tavoitteiden toteutumista, ei tunnu palvelevan kokonaisuutta – suuria investointeja tulossa tulevaisuudessa. Tilasuunnittelun kehitys olennaista, tilojen monikäyttöisyyden lisääminen tärkeää, mm. toimintojen yhdistämisellä. • Kaupungin palvelurakenteen tarpeen tarkastelu olennaista (henkilöstön ja toimintaympäristön näkökulmasta). Nykyiset toiminnot koetaan sijaitsevan laajalti monessa eri paikassa. • Suunnitelmallisuuden puute toiminnasta haasteena mm. nettomenoille, mittaroinnin ja seurannan puute. 41

Luottamushenkilöt: Mikä rakenteessa mielestäsi haittaa strategisten tavoitteiden toteuttamista? Valikoituja nostoja kyselyn avoimista kommenteista • Toiminnan ketteryyden puute nykyorganisaatiolla haasteena, • Lautakuntarakenteen raskaus: toimialojen tehtävien ei nähdä olevan linjassa. Rakenne tuntuu lautakuntien tehtävien, vastuiden ja olevan kaupungilla siiloutunut. roolien tarkastelu uudelleen • Toimialat koetaan liian laajoiksi tällä hetkellä. Toimialajohtajien sekä palvelualue johtajien vastuiden yhdistäminen tarkasteluun. muuttuneessa tilanteessa (ml. jaostojen Hallinnollinen malli liian raskas nykymallilla, eri johtajaportaiden toimivalta). Toiminnoissa koetaan olevan vastuut ja erot niiden välillä epäselviä (toimialajohtajat vs. päällekkäisyyttä. Lautakuntien roolit palvelualuejohtajat vs. toimintayksiköiden esihenkilöt). monissa tilanteista epäselviä. • Keskustan hiljeneminen haaste, ulkopuolelle rakennettavat suuret kohteet eivät tue keskustakehitystä. • KH:n osaamisen vahvistaminen sekä työn kiinnittäminen mukaan lautakuntatyöhön • Hallitus-lautakuntatyöskentelyn tiivistäminen olennaista. tiiviimmin. Nykymallissa haitallista lautakuntien ja hallituksen välisen yhteistyön puute. • Investointien suunnitelmallisuuden puute haittaa tavoitteiden • Vaikuttamistoimielinten toteutumista, ei tunnu palvelevan kokonaisuutta. vaikutusmahdollisuudet epäselvät, roolit jäävät näkymättömäksi • Kaupungin palvelurakenteen tarpeen tarkastelu olennaista (henkilöstön ja toimintaympäristön näkökulmasta). Nykyiset toiminnot koetaan sijaitsevan laajalti monessa eri paikassa. • Suunnitelmallisuuden puute toiminnasta haasteena mm. nettomenoille, mittaroinnin ja seurannan puute. 42

Strategiset tavoitteet ja kaupungin N=35 perustehtävien toteutuminen 2(2) Seuraavat tekijät nykymuotoisena mahdollistavat Heinolan eri strategisten tavoitteidenja kaupungin perustehtävien toteuttamisen parhaimmalla tavalla. Kaupunginjohtajan tehtävät ja vastuut 20% 69% 9% 3% Kaupunginhallituksen tehtävät ja toimivalta 9% 74% 6% 9% 3% Kaupunginhallituksen puheenjohtajiston tehtävät ja vastuut 6% 62% 18% 12% 3% 43% Lautakuntien ja jaoston tehtävät ja toimivalta 14% 46% 11% 29% 3% 49% Toimialajohtajien tehtävät ja vastuut 11% 49% 14% 29% 49% Palvelualuejohtajien tehtävät ja vastuut 9% 43% 20% 23% Palvelualuejohtajien johtamisosaaminen 3% 40% 9% Vaikuttamistoimielinten tehtävät ja toimivalta (nuorisovaltuusto, 20% 29% 3% vammaisneuvosto, vanhusneuvosto) Toimintayksiköiden esihenkilöiden tehtävät ja vastuut 3% 43% 11% Toimintayksiköiden esihenkilöiden esihenkilötaidot 26% 59% 15% Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä En osaa sanoa Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä 43

Luottamushenkilöt: Mikä rakenteessa mielestäsi haittaa strategisten tavoitteiden toteuttamista? Valikoituja nostoja kyselyn avoimista kommenteista • Lautakuntarakenteen raskaus: lautakuntien tehtävien, vastuiden ja roolien tarkastelu uudelleen muuttuneessa tilanteessa (ml. jaostojen toimivalta). Toiminnoissa koetaan olevan päällekkäisyyttä. Lautakuntien roolit monissa tilanteista epäselviä. • KH:n osaamisen vahvistaminen sekä työn kiinnittäminen mukaan lautakuntatyöhön olennaista esim. valiokuntamallin avulla. • Vaikuttamistoimielinten vaikutusmahdollisuudet epäselvät, roolit jäävät näkymättömäksi • Toimialat koetaan liian laajoiksi tällä hetkellä, ehdotuksina nostettiin mm. yksi johtaja –järjestelmä tai kahden toimialan malli elinvoima- (sis. tekniikan) ja hyvinvointitoimialalla. Toimialajohtajien sekä palvelualue johtajien vastuiden yhdistäminen tarkasteluun. Hallinnollinen malli liian raskas nykymallilla, eri johtajaportaiden vastuut ja erot niiden välillä epäselviä (toimialajohtajat vs. palvelualuejohtajat vs. toimintayksiköiden esihenkilöt). 44

Luottamushenkilöt: Ehdotettujen toimenpiteiden N=33 priorisointi Työnjaon selkeyttäminen toimielinorganisaatioiden ja 48% 24% 24% 3% henkilöstöorganisaation kesken 45% 21% 9% 6% 27% 18% 9% Työnjaon selkeyttäminen toimielinorganisaatioiden kesken 21% 42% 64% Valtuuston koon pienentäminen vastaamaan kaupungin asukaslukua (nykyisestä 43 paikasta minimiin 27 paikkaan) 21% 15% Työnjaon selkeyttäminen henkilöstöorganisaation sisällä Työnjaon selkeyttäminen lautakunnan ja toimialan välillä 18% 33% 33% 15% 15% 15% 9% 61% Toimialojen ja lautakuntien lukumäärän vähentäminen (pl. yhteiset 12% 15% 9% palvelut sekä tarkastus- ja keskusvaalilautakunta) 64% Toimialojen lukumäärän vähentäminen (pl. yhteiset palvelut) Työnjaon selkeyttäminen vaikuttamistoimielinten ja toimialojen kesken 9% 6% 45% 39% 30% 36% Työjaon selkeyttäminen kaupunginhallituksen ja kaupungin johtoryhmän 6% 27% 94% välillä Pormestarimalliin siirtyminen 3% 3% 1. ja 2. sija 3. ja 4. sija 5. ja 6. sija 7. - 10. sijat 45

Luottamushenkilöiden muut ehdotukset toimenpiteiksi Valikoituja nostoja kyselyn avoimista kommenteista • Toimialojen palvelualuerakenteen uudelleen järjestely: mm. mitä tulisi olla hyvinvointitoimialan alla tai hyvinvointitoimiala jakaminen kahdeksi erilliseksi toimialaksi? • Hallinto-organisaation muuttaminen: toimialojen sekä luottamushenkilöorganisaation vähentäminen. Henkilöstö- ja tilaselvityksen toteutus – henkilöstön todellinen määrä ja tarve. • Valiokuntamalliin siirtyminen, lautakuntien jäsenet valtuutettuja. • Dialogin lisääminen luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden välillä, asukkaiden ja valtuutettujen kohtaamisten lisäys • Kuntatekniikan yksityistäminen 46

ORGANISAATION JA JOHTAMISJÄRJESTELMÄN MUUTOSTARPEEN SELVITYS 2023 KYSELYN TULOKSET - ESIHENKILÖT

Esihenkilöt: Strategiset tavoitteet ja N=34 kaupungin perustehtävien toteutuminen 1(2) Heinolan kaupungin toimialarakenteen ja toimialojen palvelualuerakenteen myötä ... Henkilöstö on motivoitunutta 18% 50% 12% 18% 3% Hyvinvointi lisääntyy 24% 41% 24% 24% 9% 3% Päätöksenteko perustuu tietoon 32% Kasvu tapahtuu kestävästi 9% 47% 12% 32% Heinolan arvostus kasvaa 15% 38% 21% 21% 3% Keskustan elinvoima kasvaa 6% 44% Nettomuutto kasvaa 12% 26% 29% 18% 18% 18% 18% Nettomenojen kasvu on hallinnassa 15% 21% 26% 32% 12% 6% Tilatehokkuus paranee 18% 12% 32% Velkamäärä vähentyy 38% 24% 44% 3% 32% 6% 32% 6% Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä En osaa sanoa Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä 48

Esihenkilöt: Strategiset tavoitteet ja N=34 kaupungin perustehtävien toteutuminen 2(2) Seuraavat tekijät nykymuotoisena mahdollistavat Heinolan eri strategisten tavoitteidenja kaupungin perustehtävien toteuttamisen parhaimmalla tavalla. Toimintayksiköiden esihenkilöiden tehtävät ja vastuut 12% 65% 12% 12% Toimialajohtajien tehtävät ja vastuut 26% 47% 15% 12% Kaupunginjohtajan tehtävät ja vastuut 29% 41% 29% Kaupunginhallituksen tehtävät ja toimivalta 24% 41% 29% 6% Palvelualuejohtajien tehtävät ja vastuut 24% 35% 21% 21% Kaupunginhallituksen puheenjohtajiston tehtävät ja vastuut 15% 41% 38% 6% Palvelualuejohtajien johtamisosaaminen 15% 38% 26% 18% 3% Toimintayksiköiden esihenkilöiden esihenkilötaidot 6% 47% 18% 26% 3% Lautakuntien ja jaoston tehtävät ja toimivalta 18% 29% 21% 26% 6% 12% Vaikuttamistoimielinten tehtävät ja toimivalta (nuorisovaltuusto, 29% 38% 21% vammaisneuvosto, vanhusneuvosto) Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä En osaa sanoa Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä 49

N=33 Esihenkilöt: Toimenpiteiden priorisointi Valtuuston koon pienentäminen vastaamaan kaupungin asukaslukua 48% 6% 9% 36% (nykyisestä 43 paikasta minimiin 27 paikkaan) 45% 27% 27% Työnjaon selkeyttäminen toimielinorganisaatioiden ja henkilöstöorganisaation kesken Työnjaon selkeyttäminen toimielinorganisaatioiden kesken 36% 42% 15% 6% Työnjaon selkeyttäminen henkilöstöorganisaation sisällä 33% 36% 12% 18% 48% 15% Työjaon selkeyttäminen kaupunginhallituksen ja kaupungin johtoryhmän 12% 3% 36% 33% välillä 42% Työnjaon selkeyttäminen lautakunnan ja toimialan välillä 9% Toimialojen lukumäärän vähentäminen (pl. yhteiset palvelut) 6% 9% 6% 79% Työnjaon selkeyttäminen vaikuttamistoimielinten ja toimialojen kesken 3% 18% 42% 36% 94% Toimialojen ja lautakuntien lukumäärän vähentäminen (pl. yhteiset 3% 15% 15% 67% palvelut sekä tarkastus- ja keskusvaalilautakunta) Pormestarimalliin siirtyminen 3%3% 1. ja 2. sija 3. ja 4. sija 5. ja 6. sija 7. - 10. sijat 50