Ebook_ตำราเทคโนโลยีสำนักงานสมัยใหม่

เทคโนโลยีสำนักงำนสมยั ใหม่ มำลินี คำเครือ คณะวทิ ยำกำรจดั กำร มหำวิทยำลัยรำชภัฏกำญจนบุรี 2563

เทคโนโลยสี ำนักงำนสมัยใหม่ มำลินี คำเครือ วท. ม. (สถติ ิประยกุ ต์และเทคโนโลยีสำรสนเทศ) คณะวทิ ยำกำรจัดกำร มหำวทิ ยำลยั รำชภฏั กำญจนบุรี 2563

คำนำ ตำรำเล่มนี้จัดทำขึ้นเพื่อใช้ในกำรสอนรำยวิชำ 36023005 เทคโนโลยีสำนักงำนสมัยใหม่ (Modern Office Technology) ตำมหลักสูตรปริญญำตรี สำขำวิชำคอมพิวเตอร์ธุรกิจ ผู้เขียนได้นำ ตำรำน้ีไปใชก้ ับนกั ศกึ ษำ ปีกำรศกึ ษำ 2562 และได้ปรับปรงุ พัฒนำอย่ำงต่อเนื่องโดยเรียบเรียงเน้ือหำ เพ่ิมเติมใหม้ ีควำมทันสมัยสอดคล้องกับสถำนกำรณ์ปัจจุบนั และได้นำมำใช้อีกครั้งใน ปีกำรศึกษำ 2563 ตำรำ เทคโนโลยีสำนักงำนสมยั ใหม่ ได้อธิบำยเกี่ยวกับกำรพัฒนำสำนักงำนโดยนำเทคโนโลยีสมัยใหม่ มำประยุกต์ใช้ เช่น เทคโนโลยีด้ำนฮำร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ กำรจัดกำรข้อมูล กำรส่ือสำรข้อมูลและ เครือข่ำย เทคโนโลยีไร้สำย และแนวโน้มเทคโนโลยีสำรสนเทศในอนำคต นอกเหนือจำกกำรพัฒนำ สำนกั งำนดว้ ยกำรนำเทคโนโลยสี มัยใหมม่ ำประยกุ ต์ใช้แลว้ กำรที่จะพัฒนำสำนกั งำนให้เป็นสำนกั งำน สมัยใหม่ยังหมำยรวมไปถึงกำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์ในสำนักงำนสมัยใหม่ด้วย ซ่ึงผู้ท่ีมีบทบำท สำคัญ คอื ผบู้ ริหำรองค์กำร อย่ำงไรก็ตำม เพ่ือใหก้ ำรจดั กำรเรียนกำรสอนเปน็ ไปอย่ำงมปี ระสทิ ธภิ ำพ ผู้เรีย น และ ผู้ท่ีสน ใจ ยัง สำมำ รถค้ นคว้ำ เอกส ำรเพิ่ มเติม จำกเ อกส ำรท่ีผู้ เขียน ได้นำ เสนอ ไว้ใ น บรรณำนุกรม ผู้เขียนได้แบ่งเน้ือหำไว้จำนวน 10 บท ประกอบด้วย ควำมรู้เบ้ืองต้นเก่ียวกับเทคโนโลยีและ สำนักงำนสมัยใหม่ บทบำทของผู้บริหำรสำนักงำนสมัยใหม่ กำรบริหำรเอกสำรสำนักงำนสมัยใหม่ กำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์ในสำนักงำนสมัยใหม่ เทคโนโลยีสำรสนเทศในสำนักงำนสมัยใหม่ กำร ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสำรสนเทศในสำนักงำนสมัยใหม่ กำรพัฒนำระบบสำรสนเทศในสำนักงำน สมัยใหม่ ระบบสำรสนเทศในสำนักงำนสมัยใหม่ จริยธรรมและกำรรักษำควำมปลอดภัยของระบบ สำรสนเทศในสำนกั งำน งำนวจิ ยั และกรณศี กึ ษำ ผู้เขียนหวังเป็นอย่ำงย่ิงว่ำตำรำเล่มน้ี จะเป็นประโยชน์ต่อผู้เรียนและผู้ท่ีสนใจ หำกมี ขอ้ ผิดพลำดประกำรใดตอ้ งขออภัยไว้ ณ ท่นี ้ี มำลนิ ี คำเครือ กรกฎำคม 2563

สารบัญ หนา้ (1) คานา (3) สารบัญ (7) สารบญั ตาราง (9) สารบญั ภาพ (13) สารบญั แผนภมู ิ 1 บทท่ี 1 ความรูเ้ บ้ืองต้นเก่ียวกบั เทคโนโลยีและสานกั งานสมยั ใหม่ 1 ความหมายและความสาคัญของเทคโนโลยี 3 ความหมายและความสาคัญของสานกั งานสมัยใหม่ 4 ความสาคัญของการบริหารสานักงานสมยั ใหม่ 11 แนวคิดการจัดการสานักงานสมัยใหม่ 12 การวางแผนทรัพยากรในสานักงานสมยั ใหม่ 13 องค์ประกอบและลกั ษณะของสานกั งานสมยั ใหม่ 16 ปัจจยั แห่งความสาเรจ็ ของการบรหิ ารสานักงานสมยั ใหม่ 18 สรุป 19 คาถามท้ายบท 20 เอกสารอ้างอิง 21 21 บทท่ี 2 บทบาทของผู้บริหารสานกั งานสมยั ใหม่ 23 การเป็นผ้นู าสมัยใหม่ 32 การจัดการการเปล่ียนแปลง 34 ทักษะการส่ือสาร 36 ความเปน็ ผนู้ าในดา้ นเทคโนโลยี 39 การมอบหมายงานและการควบคุมงาน 40 สรปุ 41 คาถามท้ายบท เอกสารอ้างองิ

(4) สารบัญ (ต่อ) หนา้ 43 บทท่ี 3 การบรหิ ารเอกสารสานักงานสมัยใหม่ 43 ความรเู้ บอื้ งต้นเก่ยี วกบั เอกสารในสานกั งาน 48 วงจรชีวิตเอกสาร 50 ปญั หาการจัดเกบ็ เอกสารในสานกั งาน 51 กระบวนการจดั การเอกสารในสานกั งาน 52 ประโยชน์ของการจดั เก็บเอกสารในสานักงาน 53 การวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติ 57 เทคโนโลยกี ารบริหารงานเอกสารในสานกั งาน 69 สรปุ 70 คาถามทา้ ยบท 71 เอกสารอา้ งองิ 73 73 บทที่ 4 การบริหารทรพั ยากรมนุษย์ในสานกั งานสมัยใหม่ 75 ความสาคัญของหนา้ ท่ีและบทบาทใหม่ของงานการบรหิ ารทรพั ยากรมนษุ ย์ 79 สมรรถนะทจ่ี าเปน็ ในการบริหารทรพั ยากรมนษุ ย์ยุคใหม่ 91 กระบวนการบรหิ ารทรัพยากรมนุษย์ 94 การจดั การความรู้ของทรัพยากรมนษุ ย์สกู่ ารเป็นองคก์ ารแห่งการเรยี นรู้ 97 คุณภาพชวี ิตการทางาน 100 การวิจยั ดา้ นทรัพยากรมนุษย์ 101 สรปุ 102 คาถามท้ายบท 105 เอกสารอ้างอิง 105 107 บทที่ 5 เทคโนโลยสี ารสนเทศในสานกั งานสมยั ใหม่ 109 ความหมายและความสาคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ 112 ลกั ษณะทสี่ าคญั ของเทคโนโลยีสารสนเทศ 115 เทคโนโลยีดา้ นฮาร์ดแวร์ 119 เทคโนโลยดี ้านซอฟต์แวร์ เทคโนโลยีดา้ นการจัดการข้อมูล เทคโนโลยดี ้านการสือ่ สารข้อมลู และเครือข่าย

(5) สารบญั (ตอ่ ) หนา้ 122 เทคโนโลยีไร้สาย 123 แนวโน้มเทคโนโลยสี ารสนเทศในอนาคต 126 สรปุ 127 คาถามท้ายบท 128 เอกสารอ้างอิง 129 บทท่ี 6 การประยกุ ต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในสานกั งานสมัยใหม่ 129 การประยุกตใ์ ช้อปุ กรณ์ทางคอมพิวเตอร์ท่ีเชื่อมต่อกนั เป็นระบบเครือข่าย 137 การประยุกต์ใช้ระบบประชมุ ทางไกล 142 การประยุกตใ์ ชเ้ ครือขา่ ยสงั คมออนไลน์ 151 การประยุกตใ์ ช้อีบสิ ซิเนสและอีคอมเมิรช์ 157 สรุป 158 คาถามทา้ ยบท 159 เอกสารอ้างอิง 161 บทท่ี 7 การพัฒนาระบบสารสนเทศในสานักงานสมัยใหม่ 161 ประเดน็ ปญั หาเพื่อนาไปสกู่ ารพัฒนาระบบสารสนเทศ 163 การเลอื กแนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศ 165 การวางแผนและการเขยี นแผนเพอื่ การพัฒนาระบบสารสนเทศ 169 วงจรการพัฒนาระบบสารสนเทศ 171 การพัฒนาระบบสารสนเทศ 172 การตดิ ตง้ั ระบบสารสนเทศ 175 โครงสรา้ งหน่วยงานและบุคลากรดา้ นสารสนเทศ 178 สรปุ 179 คาถามท้ายบท 180 เอกสารอา้ งอิง 181 บทท่ี 8 ระบบสารสนเทศในสานักงานสมัยใหม่ 181 ความหมายและความสาคญั ของระบบสารสนเทศ 186 ระบบสารสนเทศสาหรบั ผู้บริหารระดับสูง 188 ระบบสารสนเทศเพ่อื การบรหิ ารทรพั ยากรมนษุ ย์

(6) สารบญั (ตอ่ ) หนา้ 193 ระบบสารสนเทศทางการผลติ 197 ระบบสารสนเทศทางการตลาด 202 ระบบสารสนเทศทางการบัญชี 204 ระบบสารสนเทศทางการเงนิ 208 สรปุ 209 คาถามท้ายบท 210 เอกสารอา้ งองิ 211 บทที่ 9 จรยิ ธรรมและการรักษาความปลอดภัยของระบบสารสนเทศในสานกั งาน 211 ความหมายและความสาคญั ของจริยธรรม 212 เปา้ หมายการรักษาความปลอดภยั ของระบบ 213 ภยั ด้านความมั่นคงของระบบสารสนเทศ 215 มาตรการดา้ นการรกั ษาความปลอดภัยของระบบสารสนเทศ 215 แนวทางในการดาเนนิ งานด้านความมน่ั คงปลอดภัยของระบบสารสนเทศ 217 วงจรการพัฒนาระบบความมั่นคงปลอดภัยของระบบสารสนเทศ 221 การจดั การความเสีย่ งระบบสารสนเทศ 224 สรปุ 225 คาถามท้ายบท 226 เอกสารอา้ งองิ 227 บทที่ 10 งานวจิ ัยและกรณีศึกษา 227 งานวจิ ัยเพ่ือการพฒั นาสานักงาน 234 กรณศี ึกษาการบริหารสานักงาน 243 สรปุ 244 คาถามทา้ ยบท 245 เอกสารอา้ งองิ 247 บรรณานกุ รม 259 ดชั นี

ตารางที่ 2.1 สารบัญตาราง หนา้ ตารางที่ 2.2 25 ตารางท่ี 2.3 แรงผลักดนั ท่ีก่อใหเ้ กิดการเปลี่ยนแปลง 29 ตารางที่ 4.1 วิธีการสาหรับการจัดการกบั การตอ่ ตา้ นการเปลีย่ นแปลง 28 ตารางท่ี 6.1 สาเหตุท่ีก่อใหเ้ กิดการต่อต้านการเปลยี่ นแปลง 86 วัตถปุ ระสงค์หรือสาเหตขุ องการประเมินผลการปฏิบตั ิงานของพนักงาน 134 ตารางท่ี 6.2 แสดงตารางการเปรียบเทียบคณุ สมบตั ิของโครงสรา้ งเครือขา่ ย ตารางที่ 9.1 ในแต่ละประเภท 142 ตารางท่ี 9.2 เครือข่ายสังคมออนไลน์ยอดนิยม 5 อันดับ 214 ตารางสรุปประเภทของภยั คุกคาม 220 เปรียบเทียบกิจกรรมวงจรการพฒั นาระบบและการพฒั นาระบบ ความม่นั คงปลอดภยั ของระบบสารสนเทศ

สารบญั ภาพ ภาพที่ 3.1 แสดงตัวอยา่ งเอกสารทีม่ ีโครงสร้าง หนา้ ภาพท่ี 3.2 แสดงตัวอยา่ งเอกสารก่งึ โครงสร้าง 45 ภาพที่ 3.3 แสดงตัวอยา่ งเอกสารไมม่ ีโครงสร้าง 46 ภาพท่ี 3.4 ระบบแฟ้มข้อมูลที่กระจายอยู่ในแต่ละแผนก 47 ภาพท่ี 3.5 การจดั แฟม้ ขอ้ มูลแบบเรียงลาดับ 54 ภาพท่ี 3.6 การจัดแฟ้มข้อมลู แบบเรยี งลาดับ 55 ภาพท่ี 3.7 การจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดบั 56 ภาพท่ี 3.8 ภาพสัญลักษณ์แอปพลเิ คชนั “KanchanaburiSmartCity” 56 ภาพท่ี 3.9 หน้าแรกแอปพลิเคชนั “KanchanaburiSmartCity” 60 ภาพที่ 3.10 ภาพแสดงการให้บรกิ าร แจง้ เสีย/แจง้ ซอ่ ม ของเทศบาลกาญจนบุรี 61 ภาพที่ 3.11 ระบบการรบั สง่ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ 61 ภาพที่ 3.12 ตัวอยา่ งหนา้ จอการใชง้ านซอฟต์แวร์อลั เฟรสโก 62 ภาพท่ี 3.13 ตวั อยา่ งหนา้ จอการใช้งานซอฟตแ์ วรเ์ ทลโล 64 ภาพท่ี 3.14 ตวั อย่างหนา้ จอการใช้งานซอฟตแ์ วร์อีไฟล์แคบบเิ นท 66 ภาพท่ี 3.15 ตัวอยา่ งหนา้ จอการใช้งานซอฟต์แวรโ์ อวเพนิ่ เคเอ็ม 66 ภาพท่ี 3.16 ตัวอย่างหน้าจอการใชง้ านซอฟต์แวร์อดี ีไอ 67 ภาพที่ 4.1 ตัวอยา่ งเว็บไซตล์ งประกาศรับสมคั รงานจ๊อบส์ทอ็ ปกนั 68 ภาพที่ 4.2 ตวั อย่างเว็บไซต์ลงประกาศรับสมัครงานจ๊อบสด์ บี ี 82 ภาพที่ 4.3 ตัวอย่างเว็บไซตล์ งประกาศรับสมัครงานจอ๊ บสบ์ เี คเค 82 ภาพท่ี 4.4 ตัวอยา่ งเวบ็ ไซตล์ งประกาศรับสมคั รงานจอ๊ บส์ไทย 83 ภาพท่ี 4.5 ตวั อย่างเวบ็ ไซตล์ งประกาศรับสมัครงานไทยเบสจ๊อบส์ 83 ภาพที่ 4.6 ปจั จยั ที่มีความสัมพันธ์กับผลงาน 84 ภาพท่ี 4.7 ระบบค่าตอบแทน 84 ภาพท่ี 5.1 โปรแกรมเวริ ด์ โพรเซสเซอร์ 91 ภาพท่ี 5.2 โปรแกรมไมโครซอฟต์เอกซ์เซล 113 ภาพที่ 5.3 โปรแกรมเพาเวอร์พอยด์ 114 ภาพที่ 6.1 โครงสร้างเครือขา่ ยคอมพวิ เตอร์แบบดาว 114 ภาพท่ี 6.2 โครงสร้างเครือข่ายคอมพวิ เตอร์แบบบสั 130 131

(10) สารบัญภาพ (ต่อ) ภาพที่ 6.3 โครงสร้างเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบวงแหวน หนา้ ภาพท่ี 6.4 โครงสรา้ งเครือขา่ ยคอมพวิ เตอร์แบบแมช 132 ภาพที่ 6.5 โครงสรา้ งเครือขา่ ยคอมพิวเตอร์แบบผสม 133 ภาพท่ี 6.6 รูปแบบการเช่อื มตอ่ เครือข่ายแบบเพียร์ทูเพยี ร์ 133 ภาพท่ี 6.7 รูปแบบการเชอ่ื มตอ่ เครือข่ายแบบผรู้ บั บรกิ ารและผู้ให้บริการ 135 ภาพที่ 6.8 รปู แบบการเชอ่ื มตอ่ เครอื ข่ายแบบมัลทเิ พลิ แอคเซสพอยต์ 136 ภาพที่ 6.9 รูปแบบการเชื่อมต่อเครอื ข่ายแบบใช้เอค็ ซเทนเชินพอยต์ 136 ภาพท่ี 6.10 ตัวอย่างเวบ็ ไซตย์ ูทูบ 137 ภาพที่ 6.11 ตัวอย่างเว็บไซตเ์ ฟซบุ๊ก 145 ภาพที่ 6.12 ตวั อยา่ งแอปพลเิ คชันไลน์ 146 ภาพท่ี 6.13 ตวั อยา่ งแอปพลเิ คชนั อินสตราแกรม 147 ภาพท่ี 6.14 ตัวอย่างเวบ็ ไซต์ทวติ เตอร์ 147 ภาพที่ 6.15 ตวั อยา่ งเวบ็ ไซต์บล็อก 148 ภาพที่ 6.16 อบี ีสซเิ นสมีขอบเขตท่ีครอบคลุมและกวา้ งกว่าอีคอมเมริ ซ์ 149 ภาพท่ี 6.17 ตวั อยา่ งเวบ็ ไซต์การดาเนนิ ธรุ กรรมในรปู แบบธรุ กจิ กับผ้บู รโิ ภค 152 ภาพที่ 6.18 ตวั อย่างเว็บไซต์การดาเนินธุรกรรมในรปู แบบธุรกิจกับธุรกิจ 153 ภาพที่ 6.19 ตัวอยา่ งเวบ็ ไซต์การดาเนินธรุ กรรมในรูปแบบผบู้ รโิ ภคกับผู้บรโิ ภค 154 ภาพท่ี 6.20 ตัวอย่างเวบ็ ไซต์การดาเนินธุรกรรมในรปู แบบผบู้ รโิ ภคกบั ภาคธุรกิจ 154 ภาพที่ 6.21 ตวั อย่างเว็บไซต์การดาเนนิ ธุรกรรมในรปู แบบผบู้ ริโภคกับภาคธรุ กิจ 155 ภาพท่ี 7.1 ปจั จัยเส่ยี งของโครงการพัฒนาระบบ 155 ภาพท่ี 7.2 การตดิ ต้งั เพือ่ ใช้งานระบบใหมท่ นั ที 168 ภาพท่ี 7.3 การปรับเปลย่ี นแบบคู่ขนาน 173 ภาพที่ 7.4 การติดตัง้ แบบทีละเฟส 173 ภาพที่ 7.5 การติดตง้ั โครงการแบบนาร่อง 174 ภาพท่ี 8.1 ตัวอย่างหนา้ จอการใช้งานการจดั การงานทะเบียนประวตั พิ นักงาน 174 ภาพท่ี 8.2 ตัวอย่างหน้าจอการใช้งานการสรรหาพนกั งาน 190 ภาพท่ี 8.3 ตัวอย่างหนา้ จอการใชง้ านการบนั ทึกประวตั ิการฝึกอบรม 190 191

(11) สารบญั ภาพ (ตอ่ ) ภาพที่ 8.4 ตัวอย่างหนา้ จอการใชง้ านการบันทกึ ข้อมูลการเข้างานนาไปสกู่ าร หนา้ ประเมินผล 192 ภาพท่ี 8.5 ตัวอยา่ งหน้าจอการใชง้ านการบันทกึ ข้อมลู การจดั การผลตอบแทน ภาพที่ 8.6 ตวั อย่างแอปพลเิ คชนั การให้บริการลูกค้า 192 ภาพที่ 8.7 ตวั อยา่ งระบบสารสนเทศทางการบญั ชี 199 ภาพท่ี 10.1 บรรยากาศสมาร์ทออฟฟศิ ของบรษิ ทั อนนั ดา ดเี วลลอปเม้นท์ จากดั 203 (มหาชน) 239 ภาพที่ 10.2 บรรยากาศออฟฟศิ ของบริษทั โทเทล่ิ แอค็ เซ็ส คอมมูนิเคชั่น จากัด (มหาชน) จามจรุ ีสแควร์ 242

สารบญั แผนภมู ิ แผนภูมทิ ่ี 1.1 ลำดบั ข้นั ตอนของกำรทำวจิ ัย หนา้ แผนภูมิท่ี 2.1 ผู้นำคุณลกั ษณะพเิ ศษ 8 แผนภมู ิท่ี 2.3 วิธกี ำรสำหรับกำรจัดกำรกบั กำรต่อตำ้ นกำรเปลี่ยนแปลง 23 แผนภมู ทิ ี่ 3.1 วงจรชวี ติ เอกสำร 28 แผนภมู ิที่ 4.1 กรอบกำรดำเนนิ งำน 49 แผนภูมทิ ี่ 4.2 ขัน้ ตอนของกำรนำสมรรถนะไปประยกุ ต์ใช้ 78 แผนภูมทิ ่ี 4.3 ควำมสำคญั ของกำรวิเครำะห์งำน 78 แผนภูมิท่ี 4.4 กำรวเิ ครำะหง์ ำน 79 แผนภมู ทิ ่ี 4.5 กำรสรรหำเชิงกลยทุ ธ์ 80 แผนภูมิที่ 4.6 ส่วนประกอบของคำ่ ตอบแทน 85 แผนภูมทิ ่ี 5.1 แสดงควำมสัมพันธร์ ะหวำ่ งซอฟต์แวรร์ ะบบ ซอฟต์แวรป์ ระยุกต์และ 90 ฮำรด์ แวร์ 112 แผนภูมทิ ่ี 5.2 ประเภทของซอฟต์แวร์ แผนภูมทิ ่ี 5.3 โครงสร้ำงของระดับชั้นขอ้ มลู 115 แผนภมู ทิ ี่ 5.4 องค์ประกอบของฐำนข้อมลู 117 แผนภูมิท่ี 7.1 ขั้นตอนของกำรวำงแผนระบบสำรสนเทศ 117 แผนภมู ทิ ี่ 7.2 โครงสรำ้ งหนว่ ยงำนด้ำนสำรสเทศ 167 แผนภมู ทิ ่ี 8.1 แบบจำลองโซ่อุปทำนของระบบคุณค่ำ 176 แผนภูมิท่ี 8.2 กระบวนกำรไดส้ ำรสนเทศทเ่ี ปน็ ประโยชน์ต่อองคก์ ำร 183 แผนภูมทิ ่ี 8.3 คุณลักษณะของระบบสำรสนเทศสำหรับผู้บริหำรระดบั สูง 186 แผนภูมิท่ี 8.4 ระบบสำรสนเทศเพ่ือกำรบรหิ ำรทรัพยำกรมนุษยก์ ับกำรจดั กำร 188 กจิ กรรมตำ่ ง ๆ 189 แผนภมู ิที่ 8.5 ส่วนประกอบของระบบสำรสนเทศทำงกำรผลิต แผนภูมิท่ี 8.6 ระบบสำรสนเทศทำงกำรตลำดกบั กำรจัดกำรกจิ กรรมต่ำง ๆ 193 แผนภูมทิ ี่ 8.7 ระบบสำรสนเทศทำงกำรตลำดกับกำรจัดกำรกจิ กรรมต่ำง ๆ 197 แผนภมู ทิ ่ี 8.8 ระบบสำรสนเทศทำงกำรเงนิ กับกำรจัดกำรกจิ กรรมต่ำง ๆ 202 แผนภมู ิที่ 9.1 กิจกรรมหลักสำหรับกำรจัดกำรด้ำนควำมมนั่ คงไซเบอร์ 205 216

(14) แผนภมู ิที่ 9.2 สารบัญแผนภมู ิ (ตอ่ ) หนา้ แผนภูมทิ ่ี 9.3 219 กำรพฒั นำระบบควำมมั่นคงปลอดภยั ของระบบสำรสนเทศตำมแบบ ของวงจรกำรพัฒนำระบบ 221 ควำมสมั พันธร์ ะหวำ่ งองค์ประกอบของควำมเสย่ี ง

บทท่ี 1 ความรเู้ บื้องตน้ เกยี่ วกบั เทคโนโลยีและสานกั งานสมัยใหม่ ในยุคปัจจุบันเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทอย่างมากในการดาเนินธุรกิจ องค์การส่วนใหญ่ ได้รับอทิ ธิพลจากการเปลี่ยนแปลงทางดา้ นเทคโนโลยี ต่างต้องมีการปรับตัวอย่างรวดเร็วเพอ่ื ให้พร้อม รับกับการเปล่ียนแปลงท่ีเกิดข้ึน ซึ่งเป็นการสร้างฐานความเข้มแข็งให้กับธุรกิจเพื่อให้สามารถ ดาเนินงานได้อย่างปกติ บทบาทของเทคโนโลยีจึงมีส่วนขับเคลื่อนองค์การให้สามารถดาเนินงานได้ อย่างรวดเร็ว จึงปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเทคโนโลยีเป็นปัจจัยหนึ่งท่ีจะสามารถทาให้องค์การประสบ ความสาเร็จ สาหรับองค์การท่ีประสบความสาเรจ็ ได้อย่างรวดเร็วมักถูกขับเคลอื่ นด้วยเทคโนโลยี และ ผู้บริหารท่ีมีความท้าทาย พร้อมสาหรับการเปล่ียนแปลงอยู่เสมอ มีทรัพยากรมนุษย์ท่ีมีคุณภาพ สานักงานมีความทันสมัย มีความพร้อมของเทคโนโลยีสารสนเทศ และสามารถเสริมสรา้ งประสิทธิภาพ ในการดาเนินงานได้อยา่ งเต็มศักยภาพ ในบทน้ีจะได้อธิบายถึงความหมายและความสาคญั ของเทคโนโลยี ความหมายและความสาคัญ ของสานักงานสมัยใหม่ ความสาคัญของการบริหารสานักงานสมัยใหม่ แนวคิดการจัดการสานักงาน สมัยใหม่ การวางแผนทรัพยากรในสานักงานสมัยใหม่ องค์ประกอบและลักษณะของสานักงาน สมยั ใหม่ และปัจจัยแหง่ ความสาเรจ็ ของการบริหารสานักงานสมัยใหม่ โดยมีรายละเอยี ดดงั นี้ ความหมายและความสาคญั ของเทคโนโลยี เทคโนโลยีใหม่ที่เกิดขึ้นและได้พัฒนามาอย่างต่อเนื่องส่งผลให้ผู้บริหารต่างเริ่มที่จะเรียนรู้ เทคโนโลยีเหล่านั้น เพ่ือนามาปรับใช้ในองค์การ และพร้อมรับมือกับการเปล่ียนแปลงครัง้ ใหญ่เพ่ือให้ สอดคล้องกับสถานการณ์ภายนอก อีกทั้งเป็นการเตรียมความพร้อมให้สามารถนาเอาเทคโนโลยีมา ประยุกต์ให้เหมาะสมกับงานและสถานการณ์ที่แตกต่างกันออกไป โดยเฉพาะการทางานในสานักงาน เป็นปัจจัยหนึ่งที่ไปสู่ความสาเร็จทางธุรกิจหรือบริหารงานให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล จาเป็นต้องมคี วามเข้าใจและนาเอาเทคโนโลยีท่เี หมาะสมเหลา่ นนั้ มาประยกุ ต์ใชใ้ นงานแต่ละประเภท เทคโนโลยี หมายถึง ความรู้ทางวิทยาศาสตร์ ซึ่งใช้ในการผลติ สินค้าหรือบริการ หรือหากจะ กล่าวถึงเทคโนโลยีข้ันสูงท่ีองค์การธุรกิจได้นามาใช้ในการผลิตสินค้าหรือบริการ เช่น มีการนาเอา ระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานอุตสาหกรรมการผลิต นอกจากน้ียังเกี่ยวกับการติดต่อส่ือสารทาง โทรคมนาคม เทคโนโลยีพน้ื ฐานแบบไร้สาย (wireless) หรือในทางการแพทย์ เช่น การทดสอบ ดีเอ็นเอ (DNA) และการค้นพบตัวยาใหม่ ๆ เป็นต้น (วิเชียร วิทยอุดม, 2558, หน้า 138) เทคโนโลยีถือได้ว่า

2 เป็นวิทยาการที่นาเอาความรู้ทางวิทยาศาสตร์มาใช้ให้เกิดประโยชน์ในทางปฏิบัติ อุตสาหกรรม (พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน, 2554) นอกจากน้ีเทคโนโลยียังเป็นตัวเช่ือมท่ีนาเอาความรู้ ประสบการณ์ ความชานาญ เครอ่ื งมือ เคร่อื งจกั ร อุปกรณ์ทางด้านการผลิต และอุปกรณ์คอมพวิ เตอร์ รวมไปถึงการกระจายสินค้าและบริการเข้าด้วยกัน (Garenth, Jennifer & Charles, 1998, p. 57) เทคโนโลยีมีหลากหลายประเภท ต่างกันตรงท่ีลักษณะการนาไปใช้งาน เช่น หากเป็นเทคโนโลยีใน อุตสาหกรรมการผลิตรถยนต์มักจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์ควบคุมการทางานของหุ่นยนต์ให้สามารถ ปฏิบัติงานได้ เพ่ือเป็นการเพ่ิมสมรรถนะในการผลิต ลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน และต้นทุนอื่น ๆ ท่ี เกิดขึ้นในระหว่างการผลิต หรือหากเป็นอุตสาหกรรมการพิมพ์มักจะใช้ระบบการพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ ในการจัดเตรียมต้นฉบับ การออกแบบ หรือการตีพิมพ์ เพ่ือผลิตส่ือให้ได้อย่างรวดเร็ว แม้กระทั่ง กระบวนการทางานในสานกั งานได้ถกู นาเอาเทคโนโลยตี ่าง ๆ มาประยกุ ตใ์ ช้เช่นเดยี วกัน ไม่ว่าจะเป็น เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีการส่ือสารข้อมูล และเทคโนโลยีเครือข่าย เป็นต้น จะเห็นได้ว่า เทคโนโลยีถูกนามาใช้ในทุกแงม่ ุมของการดาเนินธุรกจิ แต่ที่สาคัญและมีความจาเป็นมากท่ีสุดสาหรับ สานักงานในปัจจุบันและอนาคต คือ คอมพิวเตอร์และสารสนเทศ (สุรัสวดี ราชกุลชัย, 2561, หน้า 397) นอกเหนือจากนี้ เทคโนโลยียังมีประโยชน์อย่างมากในการนามาช่วยงานในสานักงาน เช่น ช่วยเพ่ิม ประสิทธิภาพในระบบการจัดเก็บเอกสาร สามารถติดต่อสื่อสารได้สะดวกและรวดเร็วข้ึน สนับสนุน และควบคุมกระบวนการวางแผนหรือการตัดสินใจทางธุรกิจ และท่ีสาคัญ คือ การสร้างความ ได้เปรียบในการแข่งขนั ทางธุรกิจ ในขณะเดยี วกันนอกจากเทคโนโลยจี ะให้คณุ ประโยชนต์ า่ ง ๆ ในการ ดาเนนิ ธุรกิจแล้ว เทคโนโลยียังมีข้อจากัด และการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยียังส่งผลกระทบต่อการ ดาเนินงานในหลาย ๆ ด้าน เช่น การเก็บข้อมูลและสาระของงานต่าง ๆ ไว้ในระบบคอมพิวเตอร์อาจ ถกู โจรกรรมข้อมูลทาให้ข้อมูลสูญหาย ผลกระทบจากภัยธรรมชาติไฟดับ น้าท่วมหรือพบจุดบกพร่อง ของโปรแกรมปัญหาที่เกิดขึ้นกับโปรแกรมอันเนื่องมาจากคาสั่งในโปรแกรม ซ่ึงทาให้การทางานของ โปรแกรมไม่ถูกต้อง มีข้อผิดพลาด ไม่ราบรื่นเท่าที่ควร หรือเรียกว่า บั๊ก (bud) นั่นเอง (Courtland, John, Marian & George, pp. 587-589) รวมไปถึงการถ่ายทอดสินค้าหรือบริการออกส่ือท่ีกระจาย ไปอย่างรวดเร็วส่งผลให้ผลิตภัณฑ์หรือบริการเดิมถูกลบเลือนไป นอกจากนี้เทคโนโลยียังอาจส่งผล กระทบถึงพฤติกรรมองคก์ ารเพราะการนาเอาเทคโนโลยีมาใช้อาจเป็นการนามาทดแทนเพ่ือลดขนาด ขององค์การ อย่างไรก็ตาม ระบบ เครือมือ และเทคโนโลยีใหม่ ๆ ท่ีถูกพัฒนาอย่างต่อเน่ืองล้วนเป็น เครื่องมือที่สร้างพลังอานาจสาหรับการเปล่ียนแปลงสานักงาน (สรุ ัสวดี ราชกลุ ชัย, 2561, หน้า 401) เพราะช่วยใหส้ ามารถพัฒนาการดาเนนิ งาน สินคา้ และบริการ ซง่ึ จะได้เปรียบในการแขง่ ขนั และทาให้ สานักงานบรรลุตามวัตถุประสงค์และทิศทางของเทคโนโลยีท่ีช่วยในการปรับตัวสานักงาน ดังนั้น เทคโนโลยีจึงเปน็ สงิ่ ท่ขี าดไม่ได้ในการดาเนินธุรกจิ ในยุคปจั จบุ ันและอนาคต

3 ความหมายและความสาคญั ของสานักงานสมัยใหม่ พจนานุกรมฉบบั ราชบัณฑิตยสถาน (2554) ได้ให้ความหมาย สานักงาน (office) คอื สถานที่ ทาการของรัฐวิสาหกิจหรือบริษัทห้างร้าน ตัวอย่างสานักงาน เช่น สานักงานใหญ่ธนาคาร สานักงาน ทนายความ สานักงานสลากกินแบ่ง สานักงานบัญชี สานักงานกหหมาย สานักงานในบ้าน หรือท่ี เรียกว่า โฮมออฟฟิต (home office) เป็นต้น สานักงานยังเป็นสถานท่ีซึ่งมีข้อมูลกาลังปฏิบัติงาน (Keeling & Kallaus, 1996, p. 3) เปน็ ทพ่ี ักอาศัย แหลง่ ทาการหรอื อาคารทใี่ ชเ้ ป็นสถานท่ีปฏิบตั ิงาน และเปน็ สถานที่ท่ีเก่ียวข้องกับการปฏิบัติงานด้านเอกสาร หนังสอื หรอื ข้อมูลข่าวสาร ซ่ึงเปรียบเสมอื น หัวใจและมนั สมองของการบริหารงานท่ัว ๆ ไปท้ังในภาครัฐ ภาคเอกชน และวสิ าหกิจ (ศิริวรรณ เสรีรัตน์ และคณะ, 2541, หน้า 1) อีกทงั้ ยงั ถือวา่ เป็นศนู ยร์ วมของการบรหิ ารงานดา้ นต่าง ๆ เช่น งานสารบรรณ งานการเงินการบัญชี เป็นต้น โดยมีบทบาทหน้าที่หลัก คือ การให้บริการแก่หน่วยงานท้ังภายในและ ภายนอก (เนตร์พัณณา ยาวิราช, 2559, หน้า 1) นอกจากนี้ยังเป็นสถานที่ที่พนักงานมาอยู่รวมกัน เพอ่ื ปฏิบตั ิภารกิจตามบทบาทหนา้ ที่ ความรับผิดชอบ เนอ่ื งจากสานกั งานเปน็ ศนู ยก์ ลางของการดาเนิน กิจกรรมต่าง ๆ และการดาเนินงานหลักท่ีเอื้ออานวยให้พนักงานสามารถทางานร่วมกันได้อย่างมี ประสิทธิภาพ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ สานักงานยังเก่ียวข้องกับองค์การใน 2 ลักษณะ คือ ดา้ นสถานท่ีและด้านการปฏบิ ัตงิ านในองค์การ สามารถอธิบายรายละเอยี ดได้ ดังนี้ (กชภัส นิมมานนท์, 2557, หน้า 5) 1. ด้านสถานท่ี หากมองในลักษณะทางกายภาพ สานักงาน หมายถึง สถานที่ทางานท่ีอาจมี ทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ทั้งน้ีข้ึนอยู่กับขนาดของธุรกิจหรือการประกอบกิจการ ซึ่งประกอบด้วย เฟอร์นิเจอร์ วัสดุ อุปกรณ์ในสานักงานที่สามารถอานวยความสะดวกให้กับการปฏิบัติงาน โดยมีการ จัดวางองค์ประกอบของสภาพแวดล้อม มีระบบการทางานอย่างเหมาะสม มีการนาเทคโนโลยี สารสนเทศและการส่ือสารมาใช้ในการปฏิบัติงาน เพ่ืออานวยความสะดวกให้กับพนักงานให้สามารถ ปฏิบัติงานได้อย่างมีความสุขและปลอดภัย อีกทั้งเป็นการอานวยความสะดวกให้กับบุคคลภายนอก ท่ีมาติดต่อใช้บริการ สานักงานมีส่วนสาคัญที่ช่วยสนับสนุนการดาเนินงานขององค์การให้เป็นไปได้ อยา่ งราบรน่ื มีประสทิ ธภิ าพ ประสิทธผิ ล บรรลุตามวตั ถุประสงคข์ ององค์การ 2. ด้านการปฏิบัติงานในองค์การ สานักงานถือได้ว่าเป็นศูนย์รวมในการปฏิบัติงานของ พนักงาน ดังนั้น สานักงานจึงถือได้ว่าเป็นศูนย์กลางของการดาเนินงานและบริหารงานต่าง ๆ เช่น การบรหิ ารทรัพยากรมนุษย์ การบริการงานเอกสาร การบริหารงบประมาณ การบริหารกาลังการผลิต การบริหารการเงินการบญั ชี เป็นตน้

4 จากการศึกษาความหมายของสานักงานในข้างต้นและรวมไปถึงภาพรวมของเทคโนโลยีที่ถูก นามาใช้ในสานักงาน จึงสรุปได้ว่า สานักงานสมัยใหม่ หมายถึง สานักงานที่เกี่ยวข้องกับการ ปฏิบัติงานด้านเอกสาร หนังสอื หรอื ข้อมูลข่าวสาร และเปน็ ศูนย์รวมในการปฏิบัตงิ านของพนักงาน มี การเปลี่ยนแปลงโดยนาเทคโนโลยสี ารสนเทศและการสื่อสารเขา้ มาใชใ้ นส่วนงานต่าง ๆ ของสานกั งาน ทาให้การดาเนนิ งานในสานกั งานมีประสทิ ธภิ าพมากขนึ้ บรรลตุ ามวตั ถุประสงค์ขององค์การ ความสาคญั ของการบริหารสานกั งานสมัยใหม่ จากคากล่าวข้างต้นจะเห็นได้ว่า สานักงานถือได้ว่าเป็นศูนย์รวมในการปฏิบัติงานของ พนักงาน นอกจากผู้บริหารต้องบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ท้ังหมดขององค์การแล้ว ที่สาคัญยัง ต้องมีการบริหารสานักงานในภาพรวมให้สามารถดาเนินงานได้อย่างปกติ ซึ่งอาจมีทั้งผู้บริหาร ระดับสูง ระดับกลาง ระดับปฏิบัติการ มาช่วยบริหารจัดการ เพื่อให้การปฏิบัติงานในองค์การเกิด ประสิทธิภาพสูงสุดและบรรลุตามวัตถุประสงค์ขององค์การ ผู้บริหารมีบทบาทที่สาคัญในการนา องค์การไปสู่ความสาเร็จ โดยมีการใช้ทรัพยากรทางการบริหารอย่างถูกต้องเหมาะสมและคุ้มค่า การ จดั การมีบทบาทต่อผู้บริหารในการกาหนดกิจกรรมภารกจิ ของสมาชิกในองค์การ หากกจิ กรรมภารกิจ ท่ีถูกบริหารจัดการมาเป็นอย่างดี ถูกต้องเหมาะสม มีการจัดการเคร่ืองมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ อย่าง เพียงพอ กิจกรรมภารกิจนั้นจะประสบความสาเร็จและบรรลุตามวัตถุประสงค์ขององค์การได้อย่าง รวดเร็ว (เนตร์พัณณา ยาวิราช, 2560, หน้า 2) อีกทั้งผู้บริหารในยุคปัจจุบันจะต้องรู้ถึงการนาควบคู่ ไปกับการบริหาร เนื่องจากมีความสาคัญและมีความจาเป็นสาหรับองค์การ ซ่ึงหากเป็นการบริหาร ตามแนวคิดแบบเดิมจะช่วยให้องค์การสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้า ผู้ถือหุ้น พนักงาน และบุคคลอ่ืน ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ในขณะเดียวกันองค์การต้องการมีผู้นาที่เข้มแข็งในการ สร้างวิสัยทัศน์ สร้างแรงจูงใจ และแรงบันดาลใจให้แก่พนักงาน นาพาองค์การไปสู่การเปล่ียนแปลงท่ี สอดคล้องกบั สภาวการณ์ใหม่ในปัจจบุ ัน (Kotter, 1990, p. 6) งานในสานักงานไมไ่ ด้มีเพียงการรับส่ง เอกสารเท่าน้ัน แตย่ ังมีงานอืน่ ๆ ท่ีเกีย่ วขอ้ งกับสานักงานอกี มากมาย เชน่ งานติดตอ่ ส่ือสาร งานพัสดุ งานประชาสมั พันธ์ งานการตลาด งานขาย งานจัดซื้อจัดจ้าง เป็นต้น ซึ่งสามารถกาหนดขอบเขตงาน สานักงานสมัยใหม่ได้ ดงั นี้ (เนตร์พณั ณา ยาวริ าช, 2559, หน้า 4) 1. เกย่ี วข้องกับกิจกรรมขององคก์ าร โดยเปน็ ศูนย์กลางของขอ้ มลู ข่าวสาร การบริหารจัดการ การตดั สนิ ใจ การสง่ั การ การควบคมุ และการติดตาม 2. เป็นสว่ นทสี่ าคญั ในการดาเนินการดา้ นตา่ ง ๆ เพือ่ ให้องคก์ ารสามารถอยรู่ อด มคี วามม่นั คง เจรญิ เตบิ โต ช่วยสรา้ งภาพพจน์ที่ดีใหก้ บั องคก์ าร

5 3. สานักงานนอกเหนือจะเป็นศูนย์กลางของข้อมูลข่าวสารแล้ว ยังเป็นศูนย์กลางในการ ติดต่อส่ือสาร หากมีปัญหาในการปฏิบัติงานสามารถมาติดต่อเพื่อประสานงานกับหน่วยงานที่ เก่ยี วขอ้ งได้ 4. เป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลข่าวสาร เพ่ือประโยชน์ในการใช้ข้อมูล สนับสนุนการตัดสินใจ และช่วยในการวางแผนการดาเนินงานเพ่อื ใหบ้ รรลุเปา้ หมาย 5. ช่วยสนับสนุนการทางานของสายงานหลักทุก ๆ งาน เช่น การเงิน การบัญชี การจัดซื้อ การบริหาร เป็นต้น ซ่ึงล้วนแล้วแต่ต้องใช้ข้อมูลสนับสนุน เพื่อให้การดาเนินงานหน่วยงานหลัก สามารถพัฒนางาน หรอื ดาเนินงานได้อยา่ งมีประสทิ ธภิ าพ 6. งานของสานักงานเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้องค์การได้รับการยอมรับ สร้างความน่าเชื่อถือ สรา้ งความสัมพันธท์ ่ีดีกับสภาพแวดลอ้ มภายในและภายนอก 7. สานักงานเป็นศนู ย์กลางของการดาเนินงาน เช่น มสี ่วนท่ีเป็นสานกั งานกลางต้งั อยู่ในทาเล ที่ตั้งท่ีมีความสะดวก สามารถติดต่อได้ง่าย โดยอาจมีการแยกสาขาออกไปในพ้ืนท่ีอ่ืน ๆ ในการส่ง ข้อมูลสานกั งานกลางจะเป็นศูนยก์ ลางในการรับสง่ ข้อมลู เพ่ือใหก้ ารดาเนินงานในเรื่องตา่ ง ๆ สะดวก และรวดเร็วขนึ้ 8. สานักงานจัดตั้งเพ่ือประโยชน์ในการแข่งขันทางธุรกิจ เพื่อให้อยู่ในสถานะได้เปรียบคู่ แข่งขัน ไม่ว่าจะเป็นการบริการ การติดต่อสื่อสาร และการอานวยความสะดวกที่เหนือกว่าคู่แข่ง ประสทิ ธภิ าพในการบริหารสานักงานสะท้อนตอ่ เป้าหมายขององค์การ 9. การนาเทคโนโลยีสารสนเทศต่าง ๆ เข้ามาใช้งานในสานักงาน ช่วยให้การทางานมี ประสิทธิภาพ และเป็นภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์การ สิ่งหนึ่งท่ีผู้บริหารควรให้ความสาคัญ คือ การ บริหารเทคโนโลยี อปุ กรณ์ เครื่องมือต่าง ๆ ให้เพียงพอและเหมาะสม นอกจากน้ีงานในสานักงานยังเป็นกิจกรรมที่ช่วยส่งเสริม และสนับสนุนให้มีการดาเนินงาน ขององค์การเป็นไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งประสบความสาเร็จตามวัตถุประสงค์ของ องค์การที่ได้ตั้งไว้ งานที่เกิดข้ึนในสานักงานมักมีความหลากหลาย ขณะเดียวกันงานท่ีเกิดขึ้นมัก เป็นไปตามลักษณะของธุรกิจในแต่ละประเภทด้วย จึงทาให้งานมีลักษณะที่แตกต่างกันออกไป แต่ส่ิง ที่เหมอื นกันสาหรับงานที่เกิดข้ึนในสานักงานไม่ว่าจะเป็นของหนว่ ยงานภาครัฐหรือภาคเอกชน มักจะ เกย่ี วข้องกับขอบเขตงาน ดังน้ี (กชภสั นมิ มานนท์, 2557, หน้า 23) 1. งานด้านเอกสาร หมายถึง กิจกรรมในสานักงานมกั เกีย่ วขอ้ งกบั งานเอกสารท่เี ป็นหลักฐาน แสดงรายการธุรกิจหรือเป็นบันทึกรายงานต่าง ๆ เช่น การบันทึกการรับส่งเอกสารโดยมีรายละเอียด เกี่ยวกับแหล่งท่ีมาของเอกสาร วันเดือนป เวลาท่ีไดรับเอกสาร สาหรับการส่งเอกสาร คือ การส่ง เอกสารที่ไดรับไปยังผู้รับตามท่ีปรากฏชื่อบนเอกสาร รวมไปถึงการจัดพิมพ์เอกสาร การจัดเก็บและ การคน้ คนื เอกสารต่าง ๆ ทีเ่ ข้ามาในหนว่ ยงาน เป็นต้น

6 2. งานด้านเลขานุการ เปน็ งานทม่ี ีบทบาทสาคัญอย่างย่งิ เพราะถือเปน็ ภาพพจนข์ ององคก์ าร ในพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2554 ได้ให้ความหมายของเลขานกุ ารว่า “เป็นผมู้ ีหน้าท่ี เก่ียวข้องกับหนังสือหรืออ่ืน ๆ ตามท่ีผู้บังคับบัญชาสั่ง” ดังน้ัน งานเลขานุการจึงต้องดูแลรับผิดชอบ จดหมายเข้าและจดหมายออก พิมพ์จดหมายโต้ตอบและพิมพ์งานต่าง ๆ ท่ีสาคัญ และช่วยจัดการ เก่ียวกับการประชุมของผู้บริหาร จัดทาบันทึก รายงาน ร่างเอกสารต่าง ๆ ตลอดจนสามารถวาง รูปแบบงานพิมพ์ต่าง ๆ ที่จาเป็นต้องใช้ในสานักงาน พร้อมทั้งโทรศัพท์ติดต่อและประสานงานตามท่ี ผ้บู ังคับบญั ชาสั่ง 3. งานจัดทาแผน หมายถึง การกาหนดแผนงานทั้งระยะสั้นและระยะยาว เพื่อให้สามารถ ปฏิบัติงานได้ตามแผนท่ีกาหนดไว้ การวางแผนสามารถทาให้เห็นภาพรวมของงานทั้งหมด สามารถ ปรับแก้ไดก้ อ่ นลงมือปฏบิ ตั ิ และปอ้ งกนั ปญั หาไม่ใหเ้ กดิ ขน้ึ ในอนาคต 4. งานการเงินและการบัญชี หมายถึง งานท่ีควบคุมตรวจสอบใบสาคัญเบิกจ่ายเงิน และ จัดทาบันทึกด้านการรับการจ่ายเงิน การเก็บรักษาเงิน เอกสารทางการเงิน จัดทางบประมาณต่าง ๆ เช่น งบดุล งบกาไรขาดทุน เป็นต้น พร้อมทั้งวิเคราะห์กระบวนการปฏิบัติงานด้านการเงินและบัญชี เพือ่ จัดวางระบบควบคุมภายในป้องกันความเส่ยี งที่อาจเกดิ ขนึ้ จากการปฏิบัติงาน 5. งานพัสดุ หมายถึง การศึกษา วิเคราะห์ ระบบบริหารงานพัสดุ เพื่อให้การปฏิบัติงาน เป็นไปตามระเบียบ ดาเนินการจดั หาพสั ดุด้วยวิธตี ่าง ๆ เพอ่ื ให้ได้พัสดุเป็นไปตามแผนการจัดซ้ือจัดจ้าง ดาเนินการจัดทาบัญชีพัสดุ การจัดทาทะเบียนการเบิกจ่าย การควบคุมพัสดุ ควบคุมการเบิกจ่าย ตรวจสอบ การโอน การยืม การจาหน่ายพัสดุที่ชารุดหรือเสื่อมสภาพ พร้อมทั้งเสนอความคิดเห็น เกี่ยวกับงานพสั ดุต่อผบู้ ังคับบญั ชาเพอื่ ให้การปฏบิ ตั งิ านเปน็ ไปอย่างมีประสิทธภิ าพ 6. งานติดต่อสอื่ สาร หมายถึง การอานวยความสะดวกช่องทางในการติดต่อส่ือสารในสานักงาน โดยที่สานักงานสมัยใหม่ช่องทางการติดต่อส่ือสารมักจะใช้ระบบอินเทอร์เน็ต และส่งข้อมูลข่าวสาร ตา่ ง ๆ ผา่ นทางระบบอีเมล์ นอกจากน้ีชอ่ งทางการติดต่อสื่อสารในสานักงานที่พบเห็นอยบู่ ่อยคร้ัง คือ การโทรศพั ท์ เพราะเปน็ ช่องทางท่ีรวดเรว็ และสื่อสารกับผูร้ ับสารได้โดยตรง 7. งานด้านประชาสัมพันธ์ เป็นช่องทางหนึ่งที่ช่วยให้องค์การสามารถติดต่อสื่อสารกับ บุคคลภายนอก อีกทั้งยังเป็นการส่งเสริมภาพลักษณ์ในด้านดีให้เป็นท่ีจดจา ปฏิบัติงานด้านการ ประชาสัมพันธ์ พร้อมท้ังผลิตส่ือประชาสัมพันธ์และเผยแพร่เอกสาร ตรวจสอบข่าวสารจากสื่อ สิ่งพิมพ์ อินเตอรเ์ น็ต และจากกล่องแสดงความคดิ เหน็ 8. งานพิธกี าร หมายถึง งานท่เี ป็นกิจกรรมพิเศษท่ีไดจ้ ัดข้ึน เช่น กิจกรรมเพอ่ื สังคม กิจกรรม นทิ รรศการประจาปขี องพนกั งาน งานสงั สรรค์ปีใหม่ เปน็ ตน้

7 9. งานบริหารบุคคล หมายถึง งานท่ีครอบคลุมการบริหารบุคลากรในสานักงานทั้งหมด ตั้งแต่การกาหนดนโยบาย การวางแผน การสรรหา ว่าจ้าง การกาหนดค่าตอบแทน การทดลองงาน การควบคุมตดิ ตาม การประเมนิ ผลงาน การสร้างขวัญกาลังใจ และการพฒั นา 10. งานด้านอาคารสถานที่และภูมิทัศน์ หมายถึง การดูแลความสะอาดและความเป็น ระเบียบเรียบร้อยของสานักงาน ออกแบบและปรับปรุงภูมิทัศน์ภายในสานักงานให้เหมาะสมกับ สภาพแวดล้อมและการใช้ประโยชน์ กาหนดระเบียบหรือแนวปฏิบัติเกี่ยวกับการใช้อาคารสถานท่ี ดูแลซ่อมบารุง ปรับปรุงรักษา ซ่อมแซมอาคาร ตลอดจนครุภัณฑ์และส่ิงของเคร่ืองใช้ในสานักงาน ให้บริการด้านอาคารสถานที่แก่หน่วยงานท้ังในและนอกสานักงาน พร้อมท้ังทาแผนพัฒนาระยะยาว ระยะกลาง ระยะสัน้ เพ่ือปรับปรงุ พัฒนาอาคารสถานท่ี ขอบเขตงานเหล่าน้ีล้วนเป็นส่ิงทอ่ี ยใู่ นความดูแลรับผิดชอบของสานักงาน ผู้บริหารสานักงาน ควรควบคุม ติดตาม และพัฒนางานต่าง ๆ เหล่าน้ี ให้เป็นไปตามแบบแผนท่ีได้กาหนดไว้ พยายาม ควบคุมให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด เพราะหากเกิดความผิดพลาดขึ้นจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของ สานักงานและบุคคลที่มาขอรับบริการจากสานักงาน ซึ่งอาจโดนตาหนิไดแ้ ละไม่สามารถหลีกเล่ียงข้อ ตาหนิดังกล่าว เน่ืองจากงานในสานักงานผู้บริหารมีหน้าที่ท่ีต้องคอยควบคุมดูแล รับผิดชอบ บริหาร จัดการงานสานักงานในทุกดา้ นให้ดาเนนิ ไปอยา่ งราบรนื่ ยิ่งหากมีการนาเทคโนโลยีเขา้ มาใช้กับงานใน สานักงานจะยง่ิ ทาให้การบริหารงานในสานกั งานง่ายขึ้น การบรหิ ารงานสานักงานจึงเป็นสง่ิ ท่ีผบู้ ริหาร ควรจัดการ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการดาเนินงาน โดยวัตถุประสงค์ที่สาคัญของการ บริหารงานสานักงานมีดงั น้ี (สุรสั วดี ราชกลุ ชัย, 2561, หนา้ 8-9) 1. เพ่ือเป็นการรวมอานาจหน้าที่และความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับสานักงาน ตลอดจนส่ิง อ่ืนท่ีจาเป็นที่ไม่ได้อยู่ในความรับผิดชอบของหน่วยงานใดเฉพาะ เข้ามารวมและบริหารจัดการที่ ส่วนกลาง 2. เพื่อแก้ไขปัญหาการปฏิบัติงานที่ไม่ได้มาตรฐาน เช่น หน่วยงานเดียวกันแต่มีระบบการ ทางานไม่เหมอื นกนั ในกรณีทอ่ี งคก์ ารมีสาขาย่อยกระจายไปในพื้นท่ีอ่ืน ๆ 3. เพื่อเป็นศูนย์กลางในการปรับปรุงขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานให้ถูกพัฒนาและดีขึ้นอยู่ เสมอ เกดิ การทางานทเ่ี ปน็ ระบบและมปี ระสิทธภิ าพ 4. เพื่อพัฒนาสภาพแวดล้อมในการทางานให้ดีขึ้น โดยสภาพแวดล้อมในการทางานล้วน ส่งผลต่อการปฏิบัติงาน หากพนักงานอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ดีจะส่งผลให้การปฏิบัติงาน มีประสิทธิภาพเพิ่มขน้ึ พนักงานเกิดความพึงพอใจ และมีความสุขทุกครั้งที่มาปฏิบัติงานในสานักงาน เกิดพลังเชงิ บวก กระตุ้นให้อยากที่จะปฏิบัติงาน ในทางตรงกันข้ามหากในสานักงานมีบรรยากาศและ สภาพแวดล้อมท่ีไม่ดีจะส่งผลให้เกิดพลังเชิงลบ พนักงานไม่อยากมาปฏิบัติงาน หดหู่ ไม่มีความสุข และอาจสง่ ผลให้ผลงานทไี่ ด้ไม่บรรลตุ ามเป้าหมายทตี่ ้ังไว้

8 จะเห็นได้ว่าการบริหารสานักงานมีความสาคัญและมีความจาเป็นท่ีผู้บริหารควรให้ความ สนใจ เพื่อให้การดาเนินงานในภาพรวมเกิดประสิทธิภาพสูงสุด อีกท้ังเป็นการเสริมสร้างภาพพจน์ ให้แกอ่ งค์การอกี ดว้ ย ปจั จุบนั มลี ักษณะโครงสร้างการบริหารสานักงานแบบแนวราบ (flatter) เพ่อื ลด จานวนระดบั การบริหารลง แสดงดงั แผนภูมทิ ี่ 1.1 คณะกรรมการบริษทั ผู้จดั การท่วั ไป ฝา่ ยการตลาด ฝา่ ยการเงิน ฝ่ายทรัพยากรมนษุ ย์ ฝา่ ยการผลติ ฝ่ายบริหาร สานกั งาน แผนภมู ิท่ี 1.1 ลาดบั ข้ันตอนของการทาวจิ ยั ท่ีมา (สุรัสวดี ราชกุลชยั , 2561, หน้า 8) การจัดโครงสร้างการบริหารสานักงานให้มีความยืดหยุ่นจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการ บริหารจัดการ มีความรวดเร็วต่อการจัดการและการตัดสินใจ องค์การต่าง ๆ ในยุคปัจจุบันจึงต้องใช้ การลดขนาดขององค์การ เพ่ือช่วยลดปัญหาด้านการบริหารจัดการให้มีความคล่องตัวมากข้ึนเพ่ือ รองรับกบั การเปล่ียนแปลงภายนอก ท้ังในแง่ของเทคโนโลยีท่ีถูกพัฒนาขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยมีการจัด โครงสร้างองค์การให้ตอบสนองต่อสภาพแวดล้อม เน่ืองจากปัจจัยภายนอกมีบทบาทท่ีสาคัญต่อ กิจกรรมต่าง ๆ ขององค์การ เพ่ือให้เกิดความคล่องตัวในการบริหารงานในภาพรวมและการบริหาร สานักงาน องค์การจึงต้องคานึงถึงสภาพแวดล้อมภายนอกเป็นองค์ประกอบด้วย จึงส่งผลให้การจัด โครงสร้างองค์การในปัจจุบันมีปัจจัยท่ีเกี่ยวข้องในหลายประการ ดังน้ี (ชนงกรณ์ กุณฑลบุตร, 2560, หน้า 93-94) 1. การจัดองค์การโดยมุ่งเน้นการบริหารด้านระบบสารสนเทศ (organizing to manage information) ในทุก ๆ องค์การมีความต้องการรับข้อมูลข่าวสารจากภายนอก ในขณะเดียวกัน องค์การก็ตอ้ งมีการสื่อสารข้อมูลต่าง ๆ ออกสู่ภายนอกเช่นเดียวกัน เช่น หากองค์การผลติ สินค้าหรือ บริหารใหม่ ๆ มีความต้องการท่ีจะเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ออกสู่ภายนอก เพ่ือโปรโมทสินค้า

9 และบริหารน้ัน ในขณะเดียวกันองค์การก็ต้องการผลตอบรับที่ได้จากการโปรโมทสินค้าหรือบริการ ดังกล่าว หากเกิดผลกระทบหรือได้รับการตอบรับไม่ดีเท่าที่ควร องค์การจะได้แก้ไขพัฒนาสินค้าหรือ บริการดังกล่าวให้ตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคได้อย่างรวดเร็ว ซึง่ ส่งผลต่อภาพลักษณ์ที่ดีแก่ องคก์ าร ดงั นนั้ การจัดองค์การจึงต้องมงุ่ ไปท่กี ารบรหิ ารด้านสารสนเทศและใช้ประโยชนไ์ ด้ทันทว่ งที 2. การจัดองค์การท่ีมุ่งตอบสนองความต้องการของผู้บริโภค (organizing for customer responsiveness) ปัจจุบันองค์การมีการแข่งขันทางธุรกิจมากขึ้น ผู้บริโภคมีอิทธิพลในการเลือก สินค้าหรือบรกิ าร องค์การธุรกิจใดที่สามารถตอบสนองความต้องการสนิ ค้าไดอ้ ย่างรวดเรว็ ถือวา่ เปน็ ผู้ ได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจ องค์การจึงมุ่งเน้นไปท่ีการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (customer relationship management) หรือเรียกว่า ซีอาร์เอ็ม (CRM) หมายถึง เป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจเพ่ือ สร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้า เป็นการวิเคราะหพ์ ฤติกรรมและเรียนรู้ความตอ้ งการท่ีแตกต่าง กันของลูกค้า เพื่อตอบสนองความตอ้ งการของลกู ค้าดว้ ยสินค้าหรือบรกิ ารอย่างเหมาะสม ในปัจจุบันมีการนาบิ๊กดาต้า (big data) รวมเข้ากับระบบซีอาร์เอ็ม โดยมีเป้าหมายเพ่ือให้ บริการแก่ลูกค้าซ่ึงอาศัยข้อมูลจากการวิเคราะห์พฤติกรรมของลูกค้าและการคาดการณ์พฤติกรรม นอกจากนี้บ๊ิกดาต้ายังเป็นแหล่งในการจัดเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ องค์การสามารถนาข้อมูลต่าง ๆ ท่ีถูก เก็บไว้ในบิ๊กดาต้ามาใช้วิเคราะห์เพ่ือนาข้อมูลที่ได้ไปช่วยสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจ เป้าหมาย ของการทา บ๊ิกดาต้าซีอารเ์ อ็ม คือ การรวบรวมข้อมูลของลกู ค้าภายในองค์การเข้ากับขอ้ มลู ของลูกค้า ที่เกิดข้ึนภายนอกองค์การ เช่น เครือข่ายโซเช่ียลมีเดีย เป็นต้น โดยการหารูปแบบของข้อมูลและเทรนด์ ของข้อมูล โอกาสในการขายและการจัดการสินค้า รวมถึงการเสนอสินค้าและบริการ เพ่ือนามาช่วย สร้างรายได้และผลกาไรให้กับองค์การ หากนาบ๊ิกดาต้ามารวมกับซีอาร์เอ็ม จะสามารถช่วยพัฒนา ระบบการวิเคราะห์ลูกค้าและนาไปสู่การสร้างโมเดลคาดการณ์พฤติกรรม ของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว สว่ นใหญ่ใชบ้ ิ๊กดาต้าในการเชื่อมต่อกับระบบซีอาร์เอ็ม เพื่อให้เกิดระบบที่สามารถประมวลผลได้แบบ เรียลไทม์ และติดต่อกับลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว และช่วยในการพัฒนาปรับปรุงสินค้าหรือบริการให้ดี ย่ิงข้ึนได้ บิ๊กดาต้าสามารถนามาใช้กับธุรกิจได้ ในหลาย ๆ องค์การมีความต้องการข้อมูลที่เก่ียวข้อง กบั ลกู ค้าหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่มีผลต่อองค์การ การนาบ๊ิกดาต้าไปใชใ้ นการวิเคราะห์ขอ้ มลู ทางธุรกิจและ วิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้า จะสามารถทาให้องค์การได้ประโยชน์ในหลายแง่มุม เช่น ช่วยให้องค์การ เข้าใจพฤติกรรมของลูกค้า ช่วยให้องค์การสามารถคาดการณ์ส่ิงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ช่วยให้องค์การ รับมอื กบั ปญั หาในอนาคตได้ เปน็ ต้น (มาลนิ ี คาเครือ, 2562, หน้า 20) 3. การจัดองค์การที่มุ่งตอบสนองพัฒนาการทางด้านเทคโนโลยี (organizing for technological response) ธุรกิจในยุคปัจจุบันมีการแข่งขันกันมากขึ้นโดยเฉพาะความก้าวหน้าของเทคโนโลยีและ สารสนเทศ สง่ ผลใหเ้ กิดการแขง่ ขันกนั อย่างรนุ แรง เครื่องมือสาคญั หนงึ่ ท่ีจะช่วยเพิ่มขดี ความสามารถ ในการแข่งขันของธุรกิจในยุคนี้ คือ การวิจัยและพัฒนา (มาลินี คาเครือ, 2562, หน้า 1) นอกจากนี้

10 องค์การยังตอ้ งมีการนาเอาเทคโนโลยเี ข้ามาประยกุ ตใ์ ช้ในการทางาน มกี ารปรับและพฒั นาเทคโนโลยี ให้ทันสมยั อยู่เสมอ 4. การจัดโครงสร้างองค์การเพ่ือตอบสนองการผลิตแบบยืดหยุ่น (organizing for flexible manufacturing) ในอุตสาหกรรมมุ่งเน้นการผลิตแบบลีน ซึ่งเป็นชุดเครื่องมือหรือเทคนิคท่ีใช้กาจัด ความสูญเปล่าของกระบวนการผลิต โดยมุ่งเน้นการวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้า การลดความ สูญเสีย และเพิ่มคุณค่าในกระบวนการเพื่อผลิตสินค้า ให้มีประสิทธิภาพและประกันคุณภาพสูง การ ผลิตแบบลีนมุ่งเน้นการใช้ต้นทุนที่ต่าและใช้เวลาในการผลิตสั้นแต่มีคุณภาพ เพ่ือรีบส่งมอบสินค้า ให้กบั ลูกคา้ ได้ทันเวลา (ชญานุตน์ ภนู าเถร, ชลลดา ทองคา และสพุ รรณี องึ้ ปญั สัตวงศ์, 2560, หน้า 1) และปัจจุบันมีการนาเอาเทคโนโลยีมาช่วยในการผลิต เช่น ระบบการผลิตโดยใช้ข้อมูลร่วมกัน (computer integrated manufacturing: CIM) คือ ระบบการผลิตโดยใชข้ ้อมูลร่วมกัน หรือเรียกว่า การจัดระบบการผลิตแบบบูรณาการ หมายถึง กระบวนการผลิตโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ควบคุมและ จัดระบบข้อมูลเชือ่ มโยงกัน เป็นกระบวนการทางานท่ีมีลักษณะเฉพาะกระจายข้อมูลข่าวสารไปสู่การ เริ่มต้นของการทางานในกิจกรรมอื่น ๆ ด้วยการนาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาทางานร่วมกัน จึงทาให้ กระบวนการผลิตนั้นมีความรวดเร็วและสามารถจัดการกับข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นได้ ดังน้ัน การนา ระบบการผลิตโดยใช้ข้อมูลร่วมกันมาช่วยในการกระบวนการผลิตจะทาให้กระบวนการผลิตสามารถ ทาได้อย่างอัตโนมัติ รวมไปจนถึงการเก็บรักษาและบรรจุ (อนันตกุล อินทรผดุง, 2562, หน้า 3) หรือ การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เพอ่ื ช่วยในการผลติ (computer-aided manufacturing: CAM) เพื่อให้ ได้ชนิ้ งานท่ีดีมีคณุ ภาพ 5. การจัดโครงสร้างเพ่ือสนองตอบความรวดเร็ว (organizing for speed: time - based competition) คือ การบริหารจัดการไม่ว่าจะเป็นสินค้าหรือบริการต่าง ๆ ต้องตอบสนองความ ตอ้ งการของผู้บริโภคหรือผใู้ ชบ้ ริการได้อย่างรวดเรว็ มีระบบการผลิตที่ทันตอ่ สถานการณ์ มีโครงสร้าง องค์การที่เอ้ือต่อการดาเนนิ การ การบริหารสานักงานสมัยใหม่จึงเป็นการบริหารองค์การ การบริหารสานักงาน ควบคู่ไปกับ การบริหารเทคโนโลยีที่ถูกนามาใช้ในองค์การ เพื่อสร้างระบบที่เป็นมาตรฐาน และใช้ประโยชน์จาก ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจากัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพ่ือลดต้นทุนและสร้างประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ของการดาเนินงานเพอ่ื ใหบ้ รรลุเปา้ หมายขององค์การ และการสร้างภาพลักษณท์ ี่ดีให้กับองค์การ รวม ไปถึงการจัดโครงสร้างการเพ่ือให้เกิดความคล่องตัวในการบริหารงาน ส่งผลให้การจัดโครงสร้าง องค์การในปัจจุบันมีความยืดหยุ่น และพร้อมรับกับการเปล่ียนแปลงท่ีจะเกิดข้ึนจากสภาวะแวดล้อม ภายนอก

11 แนวคิดการจัดการสานกั งานสมัยใหม่ การจัดการถือเป็นปัจจัยหลักในการบริหารองค์การให้ประสบความสาเร็จ ซึ่งเป็น กระบวนการที่ผู้บริหารปฏิบัติเพื่อนาไปสู่ความสาเร็จตามเป้าหมายขององค์การ โดยอาศัยทรัพยากร มนษุ ย์และทรัพยากรทางการบริหาร ซึ่งการจดั การสานักงานสมัยใหมค่ วรประกอบไปด้วยคุณลักษณะ 5 ประการ ดงั น้ี (Edwin, 1970, p. 129) 1. เป็นกระบวนการที่ดาเนินการโดยใช้ทรัพยากรที่หลากหลายไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรทาง การเงิน ทรพั ยากรทางกายภาพ ทรพั ยากรมนุษย์ และทรัพยากรทางข้อมลู ขา่ วสาร 2. มุง่ เนน้ การบรรลุเป้าหมายขององคก์ าร โดยมีเป้าหมายทีม่ คี วามชัดเจนสามารถไปถึงได้ 3. เป็นกระบวนการท่ีมีความต่อเนื่องและสัมพันธ์กันทั้งระบบ จัดความสัมพันธ์ระหว่างส่วน ต่าง ๆ เพอื่ รวมกนั เข้าเปน็ หนว่ ยงานทม่ี ีประสิทธิภาพ สามารถทางานบรรลเุ ปา้ หมายได้ 4. สรา้ งระบบการทางานเป็นทมี มีการจัดสรรทีมท่มี ีคุณภาพ และใชท้ รัพยากรมนุษย์อย่าง เต็มศกั ยภาพ 5. ใชเ้ ทคนิคและเทคโนโลยสี มยั ใหมเ่ ข้ามาดาเนินงาน ผู้บริหารมีส่วนผลักดันให้องค์การไปสู่เป้าหมาย ดังนั้น ผู้บริหารควรใช้ทรัพยากรทางการ บริหารอย่างถูกต้องเหมาะสม การจัดการจะเป็นเครื่องมือท่ีสนับสนุนให้ภารกิจของพนักงานแต่ละคน ให้ไปสู่การบรรลุเป้าหมายขององค์การได้สาเร็จ โดยหน้าท่ีพ้ืนฐานทางการจัดการ ประกอบด้วย (เนตรพ์ ณั ณา ยาวริ าช, 2560, หนา้ 2) 1. การวางแผน (planning) เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการบริหาร ซึ่งเป็นกระบวนการใน การกาหนดวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมาย และกลยุทธ์ท่ีจะใช้เพ่ือให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น ๆ หากไม่มี การวางแผนไว้ก่อนกระบวนการบริหารต่าง ๆ จะไม่สามารถเกิดข้ึนได้ รวมไปถึงการจัดลาดับข้ันของ แผนงานที่ครอบคลุมไปถึงกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง การวางแผนเป็นกิจกรรมที่มีความสาคัญมาก และจาเป็นต้องกาหนดข้ึนกอ่ นหนา้ ทอ่ี ื่น ๆ เสมอ เพราะเป็นการกาหนดจดุ มงุ่ หมายของกิจการภายใน องคก์ รไว้ล่วงหน้า วางนโยบายและกหเกณฑ์ตา่ ง ๆ เป็นตน้ ความสมบูรณ์ของการวางแผนย่อมข้ึนอยู่ กบั ความสามารถ และประสบการณ์ของผู้บรหิ ารในการตัดสินใจรวมทงั้ การบริหารจัดการให้บรรลุผล สาเรจ็ อยา่ งมปี ระสิทธภิ าพและประสิทธผิ ล 2. การจัดองค์การ (organizing) เป็นการเอาแผนท่ีกาหนดไว้สู่การปฏิบัติ แบ่งกิจกรรมและ จัดสรรทรัพยากรต่าง ๆ อย่างเป็นระเบียบ เพ่ือให้เกิดการประสานงานระหว่างกิจกรรม และ ดาเนินงานใหเ้ ปน็ ไปอยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพและประสทิ ธิผล

12 3. การจัดบุคคลเข้าทางาน (staffing) เป็นการเสาะแสวงหา การคัดเลือก ตลอดจนการ ฝึกอบรม และพัฒนาพนักงานขององค์การ ซึ่งการจัดบุคคลเข้าทางานควรเป็นการจัดที่มีการคิดและ ไตร่ตรองให้รอบครอบ นอกจากนี้ยังต้องวิเคราะห์ถึงความต้องการของบุคลากรขององค์การท้ังใน ปจั จบุ ันและอนาคต 4. การชักนา (leading) การจูงใจและการสื่อสาร ตลอดจนเป็นภาวะผู้นา รวมไปถึงการ ถา่ ยทอดวสิ ัยทศั น์ และค่านยิ มไปสูก่ ารปฏบิ ัติ ผ่านระบบการนาองคก์ าร (leadership system) ไปยัง บุคลากรในองค์การที่เกี่ยวข้อง ผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เน้นการให้ความสาคัญกับคน มากกว่ากับงาน สุดท้ายแล้วก็เพื่อจูงใจให้พนักงานปฏิบัติงานอย่างขยันขันแข็งเพื่อให้องค์การบรรลุ วัตถปุ ระสงค์ทตี่ ง้ั ไว้ 5. การควบคุม (controlling) เป็นลักษณะการควบคุมทรัพยากรขององค์การ และเป็นการ ควบคุมงานพร้อมท้ังตรวจสอบการปฏิบัติงานว่าเป็นไปตามแผนและเป้าหมายหรือข้อตกลงตามที่ กาหนดไว้หรือไม่ เพอื่ ให้สามารถมั่นใจได้ว่าผลงานของพนักงานเป็นไปตามแผนที่ได้ต้ังไว้ และทาการ แกไ้ ขในกรณีที่ไมเ่ ปน็ ไปตามแผน โดยวัตถุประสงค์ของการควบคมุ คือ ชว่ ยสร้างมาตรฐานของงานใน องค์การ และยงั ช่วยในการประเมินผลการปฏิบตั งิ านของพนกั งานได้อีกดว้ ย อาจกล่าวได้ว่า การจัดการสานักงานสมัยใหม่จาเป็นอย่างย่ิงท่ีผู้บริหารจะต้องเรียนรู้ถึงหลัก ของการจัดการ และหน้าท่ีพ้ืนฐานทางการจัดการ เพ่ือให้เข้าใจถึงกระบวนการในการจัดการอย่าง ลึกซึ้ง และสามารถดาเนินการบริหารโดยอาศัยทรัพยากรมนุษย์และทรัพยากรทางการบริหารอย่าง เหมาะสม นาไปสู่เปา้ หมายของขององค์ได้อยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพและประสทิ ธิผลในทีส่ ุด การวางแผนทรพั ยากรในสานกั งานสมยั ใหม่ ปัจจุบันมีการแข่งขันกันสูงมาก องค์การต่าง ๆ จึงต้องมีการพัฒนาตนเองและปรับตัวให้ทัน ตอ่ การเปล่ียนแปลงที่เกิดขึ้น เช่น การพัฒนาข้อมูลท้งั หมดในองค์การเพ่ือให้มศี ักยภาพในการแข่งขัน การนาเทคโนโลยีตา่ ง ๆ เขา้ มาใช้ในสานักงานเพ่อื ใหก้ ระบวนการทางานมีความรวดเร็วยิ่งข้ึน เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ล้วนแสดงให้เห็นว่าองค์การจะต้องมีการพัฒนาปรับปรุงในทุก ๆ ส่วนขององค์การ โดยเฉพาะในสานักงาน เพราะสานักงานเปรยี บเสมือนกาลังท่ีสาคัญในการผลิตผลงานต่าง ๆ ให้บรรลุ วัตถุประสงค์ขององค์การ ดังนั้น การวางแผนทรัพยากรในสานักงานสมัยใหม่ จึงเป็นสิ่งที่สาคัญ โดย ทรัพยากรที่จะกล่าวถึงต่อไปน้ี คือ ทรัพยากรทางการบริหาร (organizational resource) ซึ่ง ประกอบไปด้วย บคุ ลากร (human) เงิน (monetary) วัตถุดิบ (raw material) และงบประมาณท่ีใช้ ในการดาเนินงาน (capital) ผู้บริหารควรมีการวางแผนทรัพยากรในสานักงานอย่างเหมาะสม

13 กล่าวคือ บริหารทรัพยากรในสานักงานให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลนั่นเอง ความมี ประสิทธภิ าพและประสทิ ธิผล สามารถแบ่งได้เปน็ 4 สว่ น ดงั น้ี (เนตร์พัณณา ยาวริ าช, 2560, หน้า 5) 1. ความไม่มีประสิทธิภาพและไม่ประสิทธิผล หมายถึง การบริหารทรัพยากรไม่สาเร็จตาม เป้าหมาย และสูญเสยี ทรพั ยากรไปโดยเปลา่ ประโยชน์ ได้ผลงานอยบู่ ้างแตไ่ ม่เปน็ ไปตามท่กี าหนดไว้ 2. ความไม่มีประสิทธิภาพแต่มีประสิทธิผล หมายถึง การบริหารทรัพยากรได้สาเร็จตาม เปา้ หมายที่กาหนด โดยสญู เสียทรัพยากรมาก 3. ความมีประสิทธิภาพแต่ไม่ประสิทธิผล หมายถึง การบริหารทรัพยากรไม่สาเร็จตาม เปา้ หมายทีก่ าหนด แต่ไมส่ ูญเสียทรพั ยากร 4. ความมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล หมายถึง การบริหารทรัพยากรสาเร็จตาม เป้าหมายที่กาหนด และใชท้ รัพยากรไดอ้ ยา่ งเหมาะสมและประหยัด ดังน้ัน เพ่ือให้การบริหารจัดการอย่างมีคุณภาพ ผู้บริหารควรมีการวางแผนทรัพยากรใน สานักงานอย่างมีประสทิ ธิภาพและประสิทธิผล หากยิ่งสามารถสร้างมูลค่าเพิ่มในสง่ิ ท่ีทาได้จะสง่ ผลให้ เกิดกระบวนการทางานท่ีรวดเร็ว อีกท้ังหากมีการบูรณาการงานหลักต่าง ๆ ขององค์การเข้าด้วยกัน จะช่วยใหก้ ารประสานงานทางานไดอ้ ยา่ งมีประสทิ ธิภาพมากยง่ิ ข้ึน องคป์ ระกอบและลกั ษณะของสานกั งานสมัยใหม่ สานักงานสมัยใหม่ (modern office) หมายถึง สานักงานท่ีเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานด้าน เอกสาร หนังสือหรือข้อมูลข่าวสาร และเป็นศูนย์รวมในการปฏิบัติงานของพนักงาน มีการนาแนวคิด วิธีการและกระบวนการ นวัตกรรมและเทคโนโลยีใหม่ ๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยใน การทางานภายในสานักงาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้บุคลากรผู้ปฏิบัติงานในสานักงานสามารถ ทางานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว สะดวกสบาย มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล หากพิจารณาถึง องค์ประกอบของสานักงานสมยั ใหม่ สามารถพิจารณาองค์ประกอบทเ่ี ป็นพื้นฐานได้ 5 ประเดน็ ดงั นี้ (กชภสั นมิ มานนท์, 2557, หน้า 13; สุรสั วดี ราชกลุ ชัย, 2561, หนา้ 133-134) 1. บุคลากร ถอื ได้วา่ เปน็ องค์ประกอบทส่ี าคญั ทส่ี ุดของสานกั งาน เพราะเปน็ ผู้ปฏบิ ัติงานและ ขับเคล่ือนองค์การให้สามารถดาเนินงานบรรลุเป้าหมายได้สาเร็จ บุคลากรในสานักงานประกอบไป ด้วยบุคลากรระดับบริหาร แบ่งเป็นผู้บริหารระดับสูง ระดับกลาง ระดับต้น และบุคลากรระดับ ปฏบิ ตั กิ าร ซึง่ สามารถจาแนกไดต้ ามสว่ นงานต่าง ๆ เช่น การเงนิ การบญั ชี การตลาด งานธุรการ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ เปน็ ต้น นอกจากนยี้ งั รวมไปถงึ ลูกค้า คคู่ ้า หรือพทั ธมติ ร

14 2. กระบวนการปฏิบัติงาน คือ การปฏิบัติงานในสานักงานที่เป็นส่วนสนับสนุนการดาเนิน ธุรกิจ รวมไปถงึ การบรหิ ารจดั การข้อมูลในสานักงาน กระบวนการปฏิบตั ิงานในสานักงานประกอบไป ดว้ ยการดาเนนิ งานในเรื่องต่าง ๆ ดงั นี้ 2.1 การกาหนดกลยุทธ์ในสานักงาน ผู้บริหารมีหน้าท่ีกาหนดกลยุทธ์ในสานักงาน เพื่อ เป็นทิศทางในการบริหารสานักงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับกลยุทธ์ของ องคก์ าร 2.2 การบริหารงานสานักงาน เป็นการบริหารงานด้านทรัพยากรมนุษย์ การบริหาร งบประมาณ การบริหารพัสดุ ที่มีส่วนสาคัญในการขับเคล่ือนองค์การ ซ่ึงเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร ระดบั กลางและระดบั ตน้ 2.3 การบริหารจัดการข้อมูล ข้อมูลมีหลายประเภททั้งที่เป็นข้อมูลดิบ (raw data) หรือ สารสนเทศ (information) ส่งิ ตา่ ง ๆ เหลา่ น้ลี ้วนเปน็ ส่งิ ท่ีตอ้ งบรหิ ารจัดการอยา่ งเหมาะสม หากมีการ จดั เก็บอย่างเป็นระบบจะทาให้ง่ายต่อการใชง้ าน 2.4 การควบคมุ คุณภาพและการรกั ษาความปลอดภยั สานักงานจาเปน็ ต้องมีการควบคุม คุณภาพและการรักษาความปลอดภัย เพื่อให้การดาเนินงานเป็นไปตามมาตรฐานท่ีกาหนด เช่น การ วางกรอบด้านจรยิ ธรรม ระบบบรหิ ารงานคณุ ภาพ เป็นต้น 2.5 การประสานการดาเนินงาน กระบวนการที่ทาให้บุคลากรในส่วนต่าง ๆ สามารถ ร่วมมือรว่ มใจในการปฏบิ ตั งิ านใหไ้ ปในทศิ ทางเดียวกนั ได้ 3. เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ สานักงานควรมีระบบสารสนเทศที่สรา้ งขึ้นมาเพ่อื จุดมุง่ หมาย หลายประการ โดยจุดมุ่งหมายพื้นฐานประการหนึ่ง คือ การประมวลข้อมูล (data) ใหเ้ ป็นสารสนเทศ (information) และนาไปสูค่ วามรู้ (knowledge) ที่ช่วยในการแกป้ ญั หาในการดาเนนิ งาน 4. เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร การทาให้สานักงานเป็นสานักงานอัตโนมัติโดยต้อง นาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้เพื่อประโยชน์ในด้านต่าง ๆ และให้กระบวนการทางานมีความรวดเร็ว ยิ่งข้ึน ผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานได้คล่องขึ้น เช่น การนาระบบอินเทอร์เน็ตเข้ามาช่วยในการ สื่อสาร การนาระบบวดี โี อคอนเฟอเรนซ์มาใช้ในการจัดการประชุม เปน็ ต้น 5. สภาพแวดล้อมในการทางาน บรรยากาศในการทางานเป็นปัจจัยหน่ึงที่สาคัญและส่งผล ต่อการปฏิบัติงาน ลักษณะของสภาพแวดล้อมมีผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน ผู้บริหารสานักงานจึง ต้องมีความเขา้ ใจในองค์ประกอบเหลา่ นี้ เพื่อจดั หาสภาพแวดลอ้ มให้ตอบสนองตามความตอ้ งการของ ผู้ปฏิบัติงาน ปัจจัยสภาพแวดล้อมด้านกายภาพท่ีกระทบต่อความรู้สึกของมนุษย์ เช่น การมองเห็น การได้ยิน การได้สัมผัส เป็นต้น ส่ิงเหล่าน้ีเป็นส่ิงที่ช่วยสร้างบรรยากาศในการส่ือสารได้เป็นอย่าง ดังนั้น เพ่ือให้ได้สภาพแวดล้อมท่ีน่าพอใจ พนักงานควรมีส่วนร่วมในการวางแผนพ้ืนที่และตกแต่ง สานักงานดว้ ย

15 จะเห็นได้ว่าองค์ประกอบของสานักงานพื้นฐานทั้ง 5 องค์ประกอบ มีความสาคัญทั้งสิ้น หาก ผู้บริหารให้ความสาคัญกับทุก ๆ องค์ประกอบ จะสามารถบริหารจัดการสานักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธผิ ล นอกจากนี้ยังสง่ ผลต่อการสร้างแรงจงู ใจในการปฏิบัตงิ านของพนกั งานอีกดว้ ย นอกจากองค์ประกอบพนื้ ฐานของสานักงานสมยั ใหม่ท้งั 5 องคป์ ระกอบ ที่ได้กลา่ วไปแล้วน้ัน ลกั ษณะทีส่ าคัญของสานกั งานสมยั ใหม่อธบิ ายได้ ดงั นี้ 1. ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้อง สามารถใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยี สารสนเทศในการบริหารจัดการได้อย่างคล่องแคล่ว โดยเฉพาะการบริหารจัดการงานด้านเอกสาร เพราะถือได้ว่าเป็นงานหลักขององค์การ เช่น การพิมพ์แอกสาร การบันทึกเอกสาร การส่งเอกสาร และการจดั เกบ็ เอกสาร เป็นตน้ 2. สานักงานมีระบบการสืบค้นที่ทันสมัย ตลอดจนมีเทคโนโลยีในการติดต่อส่ือสาร โดยเฉพาะการใชร้ ะบบอินเทอร์เนต็ และการใชเ้ ทคโนโลยสี ารสนเทศท่ที นั สมัย 3. มกี ารวางแผนระบบแฟม้ ข้อมูลอัตโนมัติ เพือ่ ให้ผูใ้ ชส้ ามารถค้นหาข้อมลู และเอกสารต่าง ๆ ไดอ้ ย่างสะดวก รวดเรว็ ระบบแฟม้ ขอ้ มลู อัตโนมัติจะช่วยให้การทางานสะดวกและรวดเรว็ ขน้ึ 4. ผู้บริหารควรให้การสนับสนุนกับพนักงานในการใช้ระบบสานักงานสมัยใหม่ และสามารถ ให้คาปรกึ ษาหรอื แนะนา พร้อมทงั้ หลกั วิธกี ารใช้แกพ่ นักงาน 5. มีซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ที่ใช้งานง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันท้ังองค์การ ซึ่งอาจจะเป็น โปรแกรมลิขสิทธิ์หรืออยู่ในรูปแบบ โอเพนซอร์ซ (open source) คือ ซอฟต์แวร์ที่เปิดเผยหลักการ หรือแหล่งท่ีมาของเทคโนโลยขี องซอฟต์แวรน์ ั้น ๆ ใหบ้ ุคคลภายนอกไดใ้ ช้ ภายใตเ้ งือ่ นไขบางประการ ท่ีเปิดโอกาสให้ผ้ใู ช้ทาการแก้ไข ดดั แปลง และเผยแพรซ่ อรส์ โค้ด (source code) ได้ 6. มอี ุปกรณ์สานกั งานต่าง ๆ ทเ่ี ปน็ มาตรฐาน รองรบั กบั อปุ กรณ์ใหม่ ๆ และการเปลยี่ นแปลง ในอนาคต เพ่ือพัฒนาให้ทันสมยั อยู่เสมอ เนือ่ งดว้ ยเทคโนโลยีต่าง ๆ ทถ่ี ูกพัฒนาขนึ้ มีการเปล่ียนแปลง อยา่ งรวดเรว็ 7. ระบบต่าง ๆ ท่ีใช้ในสานักงาน จะต้องมีความพร้อม และสามารถเชื่อมโยงระบบเข้า ด้วยกนั ไดท้ ั่วทง้ั องค์การ 8. มีบุคลากรท่ีมีความรู้ในด้านเทคโนโลยี หรือนักพัฒนาระบบอยู่ในองค์การ เพื่ออานวย ความสะดวกให้กับพนักงานในหน่วยงานอื่น ๆ องค์การบางแห่งมีตาแหน่งเฮลป์เดสก์ (help desk) หรือ ตาแหนง่ ไอทซี พั พอร์ท (it support) ไวค้ อยช่วยเหลอื พนกั งานในองค์การ จากท้ังองค์ประกอบและลักษณะของสานักงานสมัยใหม่ จะสังเกตได้ว่าสานักงานสมัยใหม่มี ความเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ระบบสารสนเทศ อุปกรณ์เคร่ืองมือต่าง ๆ ท่ีมีความทันสมัย ดังน้ัน ผู้บริหารจะตอ้ งมคี วามตื่นตวั ทางด้านเทคโนโลยี และพยายามเรยี นรสู้ ่ิงต่าง ๆ เหล่าน้ีใหไ้ ด้มากทส่ี ดุ

16 มกี ารตดิ ตามข้อมูลข่าวสารอยู่เสมอ เพือ่ นาเทคโนโลยีท่ีทันสมยั และความรู้ต่าง ๆ ที่ได้รับมาปรบั ใช้ใน สานกั งาน และถา่ ยทอดสพู่ นกั งานในองค์การ ปัจจยั แหง่ ความสาเร็จของการบริหารสานักงานสมยั ใหม่ สานักงานถือได้ว่าเป็นศูนย์กลางของการบริหารงาน โดยจัดเป็นศูนย์ข้อมูล เพ่ือเก็บข้อมูล จากหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์การ ซึง่ ขอ้ มูลดงั กล่าวเปน็ ประโยชน์อย่างยิง่ ต่อฝ่ายบริหารในการตดั สินใจ ดังน้ัน ปัจจัยแหง่ ความสาเร็จของการบรหิ ารสานักงานสมยั ใหม่ จาเป็นต้องอาศยั ปจั จยั หลาย ๆ อยา่ ง ร่วมกันจึงจะเกิดความสาเร็จในการดาเนินงาน ซ่ึงปัจจัยแห่งความสาเร็จของการบริหารสานักงาน สมยั ใหม่อธิบายได้ ดังนี้ (เกสรา ศกั ด์ิมณีวงศา, 2561) 1. ความมุ่งม่ันของผู้บริหาร ผู้บริหารต้องเป็นผู้มีวิสัยทัศน์กว้างไกล พร้อมจะผลักดันและ สนับสนุนการเปล่ียนแปลง โดยเฉพาะการเปล่ียนแปลงไปสู่สานักงานดิจิทัล ผู้บริหารจึงจาเป็นท่ี จะต้องมีความรู้ความเข้าใจ และมองเห็นโอกาสในการนาเอาเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่เป็นประโยชน์มาใช้ ในสานักงาน เน่ืองจากต้องเป็นผู้ท่ีเลือกสรรเทคโนโลยีท่ีมีความทันสมัย เหมาะสม และคุ้มค่าแก่การ ลงทนุ เข้ามาใช้ในสานักงาน อีกท้งั ควรมที ักษะในการส่ือสารเพอื่ สร้างแรงจูงใจ และความเช่ือมน่ั ใหก้ ับ พนักงาน รวมถึงเป็นกลไกหลักในการบริหารจัดการให้หน่วยงานต่าง ๆ ในองค์การ เพื่อให้องค์การ ตอบรับการเปล่ียนแปลงได้อยา่ งเหมาะสม 2. ความสามารถและความร่วมมือของบุคลากร ซ่ึงบุคลากรในทุกส่วนงานล้วนแล้วมีส่วน สาคัญอย่างย่ิงในการขับเคล่ือนและพัฒนาองค์การ นอกจากการทาให้พนักงานเข้าใจถึงความสาคัญ และรู้สึกตื่นตัวกับการเปลี่ยนแปลงท่ีเกิดขึ้นแล้ว องค์การยังจาเป็นต้องให้พนักงานมีความสามารถท่ี เหมาะสม ทั้งน้ีความสามารถของบุคลากรนอกจากต้องมีความรู้ความเขา้ ใจด้านเทคโนโลยีแล้ว ยังคง มีความจาเป็นต้องมีความสามารถในการคิดเชิงออกแบบ (design thinking) เพื่อรองรับแนวคิดการ การพัฒนาและปรับปรุงงาน เพ่ือให้สามารถจัดการการดาเนินงานภายใต้การเปลี่ยนแปลงได้อย่าง เหมาะสม นอกจากน้ียังต้องอาศัยความร่วมมือของบุคลากรภายในองค์การ เน่ืองจากบุคลากรจะช่วย ขับเคลื่อนองค์การไปสู่ความสาเร็จ หากมีการจัดเตรียมอุปกรณ์ต่าง ๆ หรือเทคโนโลยีที่เพียบพร้อม เพียงใด แต่หากบุคลากรไม่มคี ุณภาพ มที ัศนคติท่ีไม่ดตี ่อเพอ่ื นร่วมงาน ผู้บงั คับบัญชา และไม่ให้ความ รวมมือในการปฏบิ ตั งิ าน กถ็ ือได้วา่ เป็นความล้มเหลวของการบริหารสานกั งาน 3. วัฒนธรรมองค์การ เพื่อให้การเปล่ียนแปลงไปสู่สานักงานสมัยใหม่ องค์การต้อง ปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมให้สนับสนุนการสร้างนวัตกรรม และกระบวนการทางานแบบใหม่ในอนาคต ส่งเสรมิ องค์การให้มีการปรบั ตัว ความคลอ่ งแคล่วว่องไวต่อการเปล่ียนแปลง และความยืดหยุ่นในการ

17 ดาเนินการ อีกทั้งระดมความรู้ ความสามารถ และความคิดเพ่ือสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ ๆ อย่าง ต่อเนื่อง นอกจากน้ีผู้บริหารยังคงต้องมีวิสัยทัศน์ในการเลือกลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และ ศึกษาเทคโนโลยีสารสนเทศต่าง ๆ ที่ได้เข้ามามีบทบาทต่อการผลิตสารสนเทศ เพ่ือสร้างความพร้อม ของสานักงานให้มีเคร่ืองมือและสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ (strategic information and tool) ที่จะ สนบั สนนุ การปฏิบตั ิงาน การดาเนนิ งาน ให้ประสบความสาเรจ็ อย่างยัง่ ยืน ปัจจัยแห่งความสาเร็จของการบริหารสานักงานสมัยใหม่มิใช่เพียงท่ีองค์การมีอุปกรณ์ เครื่องมือ และเทคโนโลยีสารสนเทศท่ีมีความทันสมัยเพียงอย่างเดียว แต่ยังคงต้องอาศัยความมุ่งม่ัน ความสามารถและความร่วมมือของบุคลากรในองค์การ และการสร้างวัฒนธรรมองค์การเพื่อให้ บุคคลากรมีการปรับตัว มีความคล่องแคล่วว่องไวต่อการเปล่ียนแปลง และมีการระดมความรู้ ความสามารถ และความคิดเพ่ือสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ ๆ อย่างต่อเน่ือง เพื่อพัฒนาให้องค์การไปสู่ เป้าหมายได้สาเร็จ จงึ จะถือไดว้ า่ เปน็ ความสาเรจ็ ของการบริหารสานกั งานสมัยใหมอ่ ย่างแท้จรงิ

18 สรุป สานักงานสมัยใหม่การนาเทคโนโลยีเข้ามาใช้จะมีประโยชน์อย่างมาก โดยเฉพาะการ บรหิ ารงานเอกสารและการตดิ ตอ่ สือ่ สาร สง่ ผลให้เป็นสานกั งานสมัยใหม่ เนอื่ งจากมีการเปลย่ี นแปลง โดยนาเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเข้ามาใช้ในส่วนงานต่าง ๆ ของสานักงาน ทาให้การ ดาเนินงานในสานักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น การนาเทคโนโลยีสารสนเทศต่าง ๆ เข้ามาใช้งานใน สานักงานจะช่วยให้การทางานมีประสิทธิภาพ และเป็นภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์การ ผู้บริหารจึงควร บริหารจัดการเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการดาเนินงาน นอกจากนี้ผู้บริหารควรให้ความสาคัญ กับการจดั โครงสร้างขององค์การเพื่อให้การบริหารจัดการได้ง่าย สะดวกและรวดเร็วขนึ้ โดยปัจจุบนั มี ลักษณะโครงสร้างการบริหารสานักงานแบบแนวราบ เพ่ือลดจานวนระดับการบริหารลง ทาให้ สานักงานมีความยดื หยนุ่ และชว่ ยเพิ่มประสิทธภิ าพในการบรหิ ารจัดการ การจัดการถือเป็นปัจจัยหลกั ในการบริหารองค์การให้ประสบความสาเร็จ โดยหน้าท่ีพ้ืนฐาน ทางการจัดการ ประกอบไปด้วย การวางแผน การจัดองคก์ าร การจัดบคุ คลเข้าทางาน การชักนา และ การควบคุม ปัจจุบันมีการแข่งขันกันสูงมาก ผู้บริหารควรมีการวางแผนทรัพยากรในสานักงานอย่าง เหมาะสม เพ่ือการบริหารจัดการที่มีคุณภาพเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล การที่ผู้บริหารจะ บริหารจัดการสานักงานสมัยใหม่ได้อย่างมีคุณภาพจาเป็นต้องทราบถึงองค์ประกอบและลักษณะของ สานักงานสมัยใหม่ เพื่อเลือกสรรและนาเทคโนโลยีท่ีทันสมัย มาปรับใช้ในสานกั งานได้อย่างเหมาะสม ซึ่งปัจจัยแห่งความสาเร็จของการบริหารสานักงานสมัยใหม่มิใช่เพียงท่ีองค์การมีอุปกรณ์ เครื่องมือ และเทคโนโลยีสารสนเทศท่ีมีความทันสมัยเพียงอย่างเดียว แต่ยังคงต้องอาศัยความมุ่งมั่น ความสามารถและความรว่ มมือของบคุ ลากรในองค์การ พร้อมทั้งการสร้างวัฒนธรรมองค์การให้พร้อม รับกับเทคโนโลยีสมัยใหม่ที่กาลังจะเกิดข้ึนอย่างต่อเน่ือง เพื่อการปรับตัวท่ีดีและพัฒนางานให้ไปสู่ เป้าหมายและความสาเร็จ

19 คาถามท้ายบท จงตอบคาถามตอ่ ไปนี้ 1. จงอธิบายความหมายและความสาคญั ของเทคโนโลยี มาพอสังเขป 2. จงอธิบายความหมายและความสาคญั ของสานักงานสมัยใหม่ มาพอสงั เขป 3. จงอธบิ ายความสาคญั ของการบรหิ ารสานกั งานสมัยใหม่ มาพอสงั เขป 4. จงอธิบายขอบเขตของงานในสานักงานสมยั ใหม่ มาพอสงั เขป 5. จงอธิบายวัตถุประสงคท์ ่สี าคญั ของการบรหิ ารงานสานกั งานสมัยใหม่ 6. จงอธิบายลักษณะโครงสร้างการบรหิ ารสานกั งานแบบแนวราบ พร้อมทั้งยกตัวอย่างประกอบ 7. จงอธบิ ายแนวคดิ การจดั การสานักงานสมยั ใหม่ มาพอสังเขป 8. ท่านคิดว่าการวางแผนทรัพยากรในสานักงานสมัยใหม่มีประโยชน์อย่างไร พร้อมท้ังยกตัวอย่าง ประกอบ 9. ท่านคดิ วา่ องค์ประกอบและลกั ษณะของสานักงานสมยั ใหม่ ควรมลี ักษณะอยา่ งไร 10. ทา่ นคดิ ว่าปจั จัยใดทท่ี าใหก้ ารบรหิ ารสานักงานสมัยใหมป่ ระสบความสาเร็จ

20 เอกสารอ้างอิง เกสรา ศักด์ิมณีวงศา. (2561). เตรยี มความพร้อมใหก้ ับองคก์ รยคุ ดจิ ิทลั . คน้ เมื่อ พฤษภาคม 21, 2562, จาก http://www.bangkokbiznews.com/blog/detail/644094 กชภสั นมิ มานนท์. (2557). ระบบสารสนเทศสานกั งาน (หนว่ ยท่ี 1-8). นนทบุรี: มหาวทิ ยาลัย สโุ ขทยั ธรรมธริ าช. ชญานตุ น์ ภูนาเถร, ชลลดา ทองคา และสุพรรณี อึง้ ปัญสตั วงศ์. (2560). การผลิตแบบลนี ในโรงงาน อุตสาหกรรม. คน้ เม่ือ เมษายน 5, 2562, จาก http://sc2.kku.ac.th/stat/statweb/ images/Eventpic/60/Seminar/01_16_.pdf เนตร์พัณณา ยาวริ าช. (2559). การจัดการสานกั งาน. กรงุ เทพฯ: ทริปเพ้ิล กรปุ๊ . . (2560). การจัดการสมัยใหม่. กรุงเทพฯ: ทริปเพ้ิล กรุ๊ป. พจนานุกรมฉบบั ราชบัณฑิตยสถาน. (2554). ระบบค้นหาคาศัพท์. คน้ เมื่อ เมษายน 3, 2562, จาก http://www.royin.go.th/dictionary/ มาลินี คาเครือ. (2562). การวจิ ยั ธุรกิจ. กาญจนบุรี: มหาวทิ ยาลัยราชภัฏกาญจนบรุ ี. วเิ ชียร วทิ ยอดุ ม. (2558). ทฤษฏอี งค์การ. นนทบรุ ี: ธนธัช การพมิ พ์. ศิริวรรณ เสรีรตั น์ และคณะ. (2541). การบรหิ ารงานสานักงานแบบใหม่. กรุงเทพฯ: ธีระฟิล์มแอนด์ไซ เท็กซ์. สรุ ัสวดี ราชกลุ ชยั . (2561). การบรหิ ารสานกั งาน. กรุงเทพฯ: จฬุ าลงกรณม์ หาวทิ ยาลยั . อนนั ตกุล อนิ ทรผดงุ . (2562). computer integrated manufacturing (CIM). ค้นเมือ่ เมษายน 5, 2562, จาก http://www.anantakul.net/learning/CIM1.pdf Courtland, L. B., John, V. T., Marian, B. W., & George, P. D. (1993). Management. New Yok: McGraw-Hill. Edwin, B. F. (1970). Principle of personnel management. New York: McGraw-Hill. Gareth, R. J., Jennifer, M. G., & Charles W. L. (1998). Contemporary management. Singapore: McGraw-Hill. Keeling, B. L., & Kallaus, N. F. (1996). Administrative office management. (11th ed.). Cincinnati Ohio: South-Western Educational Publishing. Kotter, J. P. (1990). A force for change: How leadership differs from management. New York: Freepress.

บทที่ 2 บทบาทของผู้บริหารสานักงานสมยั ใหม่ เทคโนโลยีสารสนเทศมพี ัฒนาการมาอยา่ งต่อเนือ่ ง มีความเจรญิ กา้ วหน้าอย่างรวดเร็ว ส่งผล ให้มีการปรับปรุงเครอ่ื งมือเครื่องใช้ท่ีทันสมัยอยู่เสมอ ทาให้หลายองคก์ ารหันมาปรับปรุงกลไกในการ ดาเนนิ งานให้ทันกับยุคสังคมสารสนเทศ ทาให้เกิดการบรหิ ารรูปแบบใหม่ ๆ ขน้ึ มากมาย ไม่วา่ จะเป็น การนาอินเทอร์เน็ตเข้ามาใช้ในการติดต่อส่ือสาร และในปัจจุบันบางองค์การยังได้พัฒนาระบบ สารสนเทศในหนว่ ยงานของตนเองขึ้นเปน็ จานวนมาก จึงเหน็ ไดว้ ่าเทคโนโลยีสารสนเทศมบี ทบาทและ ความสาคัญมากในปัจจุบัน และมีแนวโน้มท่ีจะมีบทบาทมากย่ิงข้ึนในอนาคต ดังนั้น การท่ีจะบริหาร สานกั งานใหม้ ปี ระสิทธิภาพอยา่ งเตม็ ท่ี บทบาทของผบู้ ริหารสานักงานจึงเปน็ สง่ิ ทีส่ าคัญ เพราะเปน็ ส่ิง ทกี่ ระตุ้นหรอื ขบั เคล่ือนให้การดาเนนิ งานในองคก์ ารไปสู่ความสาเร็จได้ ผ้บู ริหารสานกั งานจึงต้องเป็น ผ้มู คี วามรู้ความสามารถทั่วไปเก่ียวกับงานหลักทุกประเภทในองค์การ และยงั สามารถแกป้ ญั หาในการ ปฏิบัติ พรอ้ มท้ังเรยี นร้เู ทคโนโลยีสารสนเทศตา่ ง ๆ ท่ีเกดิ ขนึ้ ในยคุ ปจั จบุ นั ในบทนี้จะได้อธิบายถึงการเป็นผู้นาสมัยใหม่ การจัดการการเปลี่ยนแปลง ทักษะการส่ือสาร ความเป็นผนู้ าในดา้ นเทคโนโลยี และการมอบหมายงานและการควบคุมงาน โดยมรี ายละเอียดดังนี้ การเป็นผู้นาสมัยใหม่ บทบาทของผู้บริหารจะต้องใช้ศาสตร์และศิลป์ในการบริหาร เพ่ือให้การดาเนินงานของ องค์การบรรลุจุดมุ่งหมาย โดยอาศัยหน้าที่พ้ืนฐานทางการจัดการท่ีสาคัญ คือ การวางแผน การจัด องค์การ การจัดบุคคลเข้าทางาน การชักนา และการควบคุม นอกเหนือจากนี้บทบาทของผู้บริหาร สานักงานยังคงต้องมีภาวะความเป็นผู้นาที่ดี เพื่อจะสามารถนาบุคลากรในสานักงานให้ปฏิบัติงานได้ อย่างมีศักยภาพ จึงจาเป็นอย่างย่ิงที่ผู้บริหารจะต้องสร้างศักยภาพของตนเองให้มีคุณลักษณะที่พึง ประสงค์เพ่ือให้สอดรับกับยุคแห่งการเปล่ียนแปลง การเป็นผู้นาสมัยใหม่เป็นส่ิงท่ีท้าทายมากสาหรับ ผบู้ ริหารสานักงาน เพราะนอกจากงานในสานักงานท่มี ีความหลากหลายแล้ว ยังต้องพบปัญหาต่าง ๆ ทเี่ กิดขึ้นจากการปฏิบัติงานของพนักงาน ซ่ึงปรากฏให้เห็นอยู่บ่อยคร้ัง ความเป็นผู้นาและการจัดการ จึงเป็นสิ่งท่ีสาคัญ ผู้นาเป็นองค์ประกอบท่ีสาคัญของการบริหารสานักงาน องค์การจะประสบ ความสาเร็จหรือล้มเหลวในการดาเนินงานนั้น ปัจจยั ที่สาคัญที่สดุ คอื ตัวผนู้ า บทบาทของผู้นาจึงเป็น สิ่งที่สาคัญและมีอิทธิพลเป็นอย่างมากในการเป็นต้นแบบพฤติกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชา ภาวะผู้นา จึงหมายถึง ลักษณะส่วนตัวของบุคคลที่แสดงพฤติกรรมออกมาเม่ือได้มีปฏิสัมพันธ์กับกลุ่ม ซ่ึงเป็น

22 ความสามารถที่เกิดขึ้นในระหว่างการทางานรว่ มกันกับผู้อ่นื หรืออาจอยู่ร่วมเหตุการณ์เดียวกนั โดยมี จุดมุ่งหมายให้การดาเนินกิจกรรมน้ันประสบความสาเร็จ (วิเชียร วิทยอุดม, 2556, หน้า 144) การ เป็นผู้บริหารจะต้องมีภาวะผู้นาและความเป็นผู้นา ซึ่งมีนักวิชาการหลายท่านได้ให้ความหมายของ ภาวะผูน้ า ไว้ตา่ ง ๆ ดงั นี้ วรางคณา กาญจนพาที (2556, หน้า 24) ได้ให้ความหมาย ภาวะผู้นา หมายถึง กระบวนการ และสถานการณ์ที่บุคคลได้รับการยอมรับให้เป็นผู้นา และมีความสามารถในการจูงใจหรือโน้มน้าวให้ บคุ คลร่วมกันทางานภายในองค์การด้วยความเต็มใจ เพ่ือให้ผลงานหรืองานท่ีได้รับมอบหมายสัมฤทธิ์ ผลและบรรลวุ ัตถุประสงค์ขององค์การ ธญั ญามาส โลจนานนท์ (2557, หน้า 11) ได้ใหค้ วามหมาย ภาวะผูน้ า หมายถึง กระบวนการ ท่ีมีอิทธิพลทางสังคมโดยที่บุคคลหนึ่งต้ังใจที่จะใช้อิทธิพลนั้นต่อผู้อ่ืนให้ปฏิบัติกิจกรรมต่าง ๆ ตามที่ ตนเองกาหนด รวมถึงการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลขององค์การ เพ่ือประโยชน์ส่วนรวม และ เพ่อื ใหบ้ รรลุตามเป้าหมายที่กาหนดไว้ โดยได้รับความยินยอมและปฏบิ ตั ดิ ว้ ยความเตม็ ใจ ณิรดา เวชญาลักษณ์ (2560, หน้า 5) ได้ใหค้ วามหมาย ภาวะผู้นา หมายถึง เป็นกระบวนการ ของผู้มีอิทธิผลที่สามารถโน้มน้าว ชักจูง หรือสร้างแรงบันดาลใจหรอื การจูงใจให้คล้อยตาม พร้อมท้ัง สร้างความเช่ือม่ัน ให้บุคลากรปฏิบัติงานด้วยความเต็มใจ ให้ความร่วมมือ เพื่อให้งานได้สาเร็จตาม เป้าหมาย หรือสามารถจูงใจให้บุคลากรปฏิบัติตามความคิดเห็นและความต้องการของตนเองด้วย ความเตม็ ใจที่จะใหค้ วามรว่ มมือ ซง่ึ นาไปสู่ผลสาเร็จของงาน เนตร์พัณณา ยาวิราช (2560, หน้า 158) ได้ให้ความหมาย ภาวะผูน้ า หมายถึง กระบวนการ ในการปฏิบัติงานท่ีทาให้ผู้อื่นประสบความสาเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ได้กาหนดไว้ด้วยความเต็มใจ จึง อาจสรปุ ไดว้ า่ ผู้นา คือ ผ้ทู ท่ี างานให้สาเร็จโดยบุคคลอื่น ลซู เซียร์ และแอชชัว (Lussier & Achua, 2007, p. 5) ได้ให้ความหมาย ภาวะผู้นา หมายถึง กระบวนการทางอทิ ธิพลท่ีจะก่อให้เกดิ การเปล่ียนแปลงในทัศนคติและข้อตกลงของกลุ่มสมาชิก และ สรา้ งข้อผกู พนั กับองคก์ าร จากความหมายของภาวะผู้นาที่ผู้เขียนได้ศึกษา จึงสามารถสรุปได้ว่า ภาวะผู้นา หมายถึง กระบวนการที่มีอิทธิพลก่อให้เกิดการเปล่ียนแปลงในทัศนคติที่ทาให้บุคคลยอมรับให้เป็นผู้นา และมี ความสามารถในการจูงใจหรือโน้มน้าวให้บุคคลร่วมกันทางานด้วยความเต็มใจ เพื่อให้ผลงานท่ีได้รับ มอบหมายสัมฤทธ์ิผลและบรรลวุ ตั ถปุ ระสงค์ขององคก์ าร ความเป็นผู้นาเป็นสว่ นสนบั สนุนท่สี าคัญแก่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของสานักงาน มีผล ต่อการเสริมสร้างสมรรถนะของการปฏิบัติงานในสานักงาน การปฏิบัติงานของผู้นาจะต้องเป็นการ สรา้ งระดับจริยธรรมให้เกดิ ข้ึนในองค์การ และจะต้องคานึงถงึ ตัวแปรหรือปัจจยั อน่ื ๆ รวมไปถึงปัจจัย สภาพแวดล้อม ปัจจัยทางด้านเทคโนโลยี เช่น สภาพเศรษฐกิจ ความมีประสิทธิภาพของเทคโนโลยี

23 เป็นต้น (วิเชียร วิทยอุดม, 2556, หน้า 127) นอกจากน้ีผู้นาสมัยใหม่ควรจะมีคุณลักษณะพิเศษที่ แสดงให้เห็นถึงศักยภาพในการบริหารงาน โดยเฉพาะงานในสานักงานท่ีมีความหลากหลาย และมัก เกยี่ วข้องกบั หลาย ๆ ส่วนงานในองคก์ าร โดยผนู้ าทีม่ คี ุณลกั ษณะพเิ ศษ แสดงดังแผนภมู ทิ ี่ 2.1 ผนู้ าคุณลักษณะพิเศษ การทาให้เห็นภาพ การกระตุ้น การแสดงความสามารถ 1. การแสดงภาพให้เหน็ ถงึ 1. การแสดงใหเ้ หน็ ถงึ การ 1. การแสดงการสนับสนุน ความประทับใจ กระตุน้ จูงใจบุคคล บุคคล 2. การตัง้ ความหวงั ไวส้ งู 2. การแสดงความรู้สกึ 2. การเน้นให้เห็นถงึ 3. พฤติกรรมมนั่ คง อนั เช่อื มัน่ ในบคุ คล ความสาคญั เป็นแบบอยา่ ง 3. การแสวงหา การค้นพบ 3. การแสดงความรู้สกึ และการใช้ความสาเร็จ เช่อื มัน่ ในตวั บุคคล แผนภมู ทิ ี่ 2.1 ผ้นู าคุณลกั ษณะพิเศษ ท่มี า (David & Michael, 1990, pp. 70-79) ผู้นาเปรียบเสมือนผู้ท่ีเป็นตัวแทนของการเปลี่ยนแปลงเป็นบุคคลที่มีอิทธิพลต่อบุคคลหรือ กลุ่มคนอื่น ๆ ดังนั้น ภาวะผู้นาจึงมักเก่ียวข้องกับการใช้อิทธิพลและการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคล โดยเป็นตัวแทนของการเปลี่ยนแปลงท่ีมีอิทธิผลต่อพฤติกรรมและการปฏิบัติงานของสมาชิก ซ่ึงการ เปลี่ยนแปลงท่ีว่าจะต้องมุ่งไปสู่การบรรลุเป้าหมายของกลุ่ม (Gibson, Ivancevich & Donnelly, 1997, p. 272) การเปล่ียนแปลงและการพัฒนาสานักงานมักเกิดข้ึนอยเู่ สมอ การเปลี่ยนแปลงจึงเป็น ส่วนท่ีสาคัญในการพัฒนาองค์การ ซ่ึงผู้เขียนจะได้อธิบายถึงผู้บริหารสานักงานสมัยใหม่ต่อบทบาท การจัดการการเปลี่ยนแปลงในหวั ข้อถัดไป การจัดการการเปล่ยี นแปลง ผู้บริหารมีบทบาทต่อการจัดการการเปล่ียนแปลง โดยวัตถุประสงค์ของการเปล่ียนแปลง คือ เปล่ียนเพ่ือความเป็นระบบมากขึ้น โดยอาจเลือกเปล่ียนแปลงทั้งหมดหรือเปลี่ยนแปลงบางส่วนเพ่ือ

24 ทาการเปล่ียนแปลง เช่น การเปลี่ยนโครงสร้างการบริหาร การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีในสานักงาน การเปล่ียนแปลงระบบสารสนเทศในองค์การ เป็นต้น (เรืองวิทย์ เกษสุวรรณ, 2557, หน้า 45) ดังน้ัน ผู้นาการเปล่ียนแปลงจะต้องเป็นบุคคลท่ีมีความมุ่งมั่นท่ีพร้อมจะปฏิบัติงาน เพื่อให้งานประสบผลสาเร็จ ตามเป้าหมายท่ีกาหนดไว้ พร้อมท้ังสามารถแก้ไขปัญหาที่มีความซับซ้อนได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยา และสนับสนุนให้การเปล่ียนแปลงประสบความสาเร็จ (กัลยารัตน์ ธีระธนชัยกุล ,2558, หน้า 216) ซ่ึง ผู้นาการเปล่ียนแปลงนั้นก็คือ ผู้บริหารสานักงาน นั่นเอง ผู้บริหารต้องตระหนักว่าการเปลี่ยนแปลง เป็นส่ิงทีส่ าคัญ ดังนั้น การศึกษาเร่ืองการเปลี่ยนแปลงจึงมีความสาคัญกับผู้บริหารในทุกระดบั เพ่ือให้ องค์การมีความอยู่รอดประสบความสาเร็จตามเป้าหมายท่ีได้กาหนดไว้ โดยสาเหตุของการ เปลย่ี นแปลงอธบิ ายได้ ดงั นี้ 1. เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลง มีความทันสมัยมากขึ้น ผู้บริหารจึงมีความจาเป็นที่จะต้อง นาเอาเทคโนโลยีเหล่านั้นมาใช้ในสานักงาน เพื่ออานวยความสะดวกแก่พนักงานในการปฏิบัติงาน และเพื่อประหยัดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน โดยเทคโนโลยีจะเข้ามามีบทบาทในทุกหน่วยงาน เช่น มีการนาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในสานักงาน การใช้ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตมาช่วยในการ ค้นหาข้อมูลหรอื ใช้ในการติดตอ่ สือ่ สาร เป็นตน้ 2. สร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อองคก์ าร ปฏิเสธไม่ได้ว่าการมีสานกั งานทีม่ ีระบบทันสมัย ให้บริการ ได้อย่างรวดเร็วจะช่วยสรา้ งความพึงพอใจให้แก่ผู้มาขอรบั บรกิ าร ดังนั้น การปรับเปลี่ยนสานักงานจึง สะทอ้ นภาพลักษณ์ทดี่ ใี ห้แกอ่ งค์การ 3. การเปล่ียนแปลงโครงสร้างหรือตาแหน่งหน้าท่ีงานเพ่ือการพัฒนาองค์การให้มีความ คลอ่ งตัวมากขนึ้ ใช้บุคลากรใหเ้ หมาะสมกบั งาน 4. แรงกดดันท่ีเกิดจากสภาพแวดล้อมภายนอกโดยเฉพาะคู่แข่ง ผู้บรหิ ารจะต้องเรียนรู้ศกึ ษา คู่แขง่ เพ่อื นาแนวทางการบรหิ ารจดั การมาพฒั นางาน เพ่ือสร้างความไดเ้ ปรยี บในการแขง่ ขนั จากสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงส่งผลให้ผู้บริหารและบุคลากรในองค์การ ต้องพัฒนาตนเอง และพร้อมท่ีจะเรียนรู้ในส่ิงใหม่ที่จะเกิดขึ้น โดยเฉพาะในเรื่องของเทคโนโลยีท่ีไม่หยุดน่ิง เพ่ือปรับตัว ในการตอบสนองต่อสภาพแวดล้อม และศึกษาแนวทางในการท่ีจะทาให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างมี ประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลท้ังในแง่ของการบริหารจัดการ การใช้ทรัพยากรต่าง ๆ อย่างคุ้มค่า ซึ่งปฏิเสธไม่ได้ว่าการเปลี่ยนแปลงในองค์การไม่ว่าจะเป็นส่วนใดก็ตามล้วนแล้วมีผลต่อการพัฒนา องค์การทั้งสิ้น นอกจากน้ี วิเชียร วิทยอุดม (2556, หน้า 245) ได้เสนอแนวคิดไว้ว่าแรงผลักดันที่ กอ่ ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงมากที่สุด ประกอบด้วย คน เทคโนโลยี การประมวลข้อมูลและการสื่อสาร และการแขง่ ขัน แสดงดังตารางท่ี 2.1

25 ตารางที่ 2.1 แรงผลกั ดันทีก่ อ่ ใหเ้ กิดการเปลย่ี นแปลง แรงผลักดนั ตวั อยา่ ง ประเภทของแรงผลักดนั ท่ีก่อใหเ้ กดิ คน การเปลยี่ นแปลง เทคโนโลยี คนรุ่นใหม่ เด็ก ผู้อาวุโส ต้องการความแตกตา่ งในดา้ นการฝกึ อบรม การประมวล พนกั งาน ผลประโยชน์ การจัดทท่ี างาน ระบบผลตอบแทน ข้อมูลและการ สือ่ สาร การผลิตในพนื้ ที่ การให้การศึกษาและฝึกอบรมแก่พนักงานเพ่ิมขึ้น การแขง่ ขัน การพัฒนาผลติ ภัณฑแ์ ละผลติ สนิ ค้าให้ทนั ต่อตลาด คอมพิวเตอร์ การสื่อสาร การปฏบิ ตั ทิ ่เี ร็วขนึ้ การตอบสนองอย่างรวดเรว็ ผ่านดาวเทียม ผลิตภณั ฑใ์ หม่ การจดั สานักงานท่ีแตกต่าง ตลาดโลก ขอ้ ตกลง การแข่งขนั ระดับโลก การทาให้ผลิตภัณฑ์มีรปู รา่ ง การคา้ ระหว่างประเทศ ตวั เลือก ตน้ ทนุ ตา่ และคุณภาพสูง ทีม่ า (วิเชยี ร วิทยอดุ ม (2556, หนา้ 245) ผู้บริหารควรจะจงเจาะว่าจะมีการเปล่ียนแปลงอะไรในองค์การ ซ่ึงการเปลี่ยนแปลงมัก เกย่ี วข้องกบั เรื่องทีส่ าคญั ๆ ดงั น้ี (เนตร์พณั ณา ยาวริ าช, 2560, หน้า 239) 1. องค์ประกอบด้านโครงสร้าง เช่น การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์การในสายการบังคับบัญชา การกระจายอานาจ การปรบั เปลี่ยนตาแหนง่ งาน การปรบั เปลี่ยนนโยบายขององคก์ าร เปน็ ต้น 2. องค์ประกอบด้านบคุ คล เช่น การเปล่ียนแปลงทัศนคติ การพัฒนาทักษะในการปฏิบัติงาน การเปลีย่ นแปลงลักษณะหรอื พฤติกรรมของพนกั งาน เป็นตน้ 3. องค์ประกอบด้านเทคโนโลยี การนาเอาเทคโนโลยีมาช่วยในการปฏิบัติงาน เพ่ืออานวย ความสะดวกให้กับพนักงานได้ปฏบิ ัติงานได้รวดเร็วขน้ึ จากท้ังสามองค์ประกอบผู้ที่มีบทบาทต่อการจัดการการเปลี่ยนแปลง คือ ผู้บริหารที่ต้อง คานึงถึงการเปลี่ยนแปลงและทรัพยากรในองค์การ โดยเฉพาะทรัพยากรมนุษย์ น่ันคือ พนักงาน เพราะท้ายท่ีสุดแล้วพนักงาน เป็นผู้ท่ีมีบทบาทท่ีสาคัญในการขับเคล่ือนองค์การ ดังนั้น ควรให้ บุคลากรในสานกั งานไดม้ ีสว่ นรว่ มตอ่ การเปล่ียนแปลง โดยองค์ประกอบของการเปล่ียนแปลงแสดงดัง แผนภมู ิท่ี 2.2

26 องค์ประกอบทางเทคโนโลยี 1. เทคโนโลยีใหม่ ๆ 2. นวตั กรรมต่าง ๆ 3. ผลติ ภณั ฑใ์ หม่ ๆ องค์ประกอบดา้ นบุคคล องค์การทม่ี ี องค์ประกอบดา้ นโครงสร้าง 1. ทัศนคติ ประสิทธภิ าพ องคก์ าร 2. ทักษะความเป็นผนู้ า 1. นโยบายขององคก์ าร 3. ทักษะการสอ่ื สาร 2. ระเบยี บวธิ ปี ฏบิ ตั ิ 4. การจูงใจ 3. กฎขอ้ บงั คับต่าง ๆ 4. การจูงใจ แผนภมู ิที่ 2.2 องคป์ ระกอบของการเปลยี่ นแปลง ทมี่ า (เนตร์พัณณา ยาวริ าช, 2560, หนา้ 239) การเปลี่ยนแปลงสามารถเกิดข้ึนได้กับทุก ๆ องค์การไม่ว่าจะเป็นองค์การขนาดเล็กหรือ องค์การขนาดใหญ่ ไม่สามารถหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงได้ และท่ีสาคัญการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่เรื่อง ใหม่ที่พึ่งเกิดขึ้น แต่เกิดข้ึนตลอดเวลาตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน และยังคงมีอย่างต่อเนื่องไปในอนาคต โดยปัญหาที่พบมากที่สุดในการเปลี่ยนแปลง คือ การต่อต้านการเปลี่ยนแปลงจากบุคลากร น่ันก็คือ พนักงาน ซึ่งการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงของพนักงานมักจะเกิดขึ้นจากความรู้สึก และการรับรู้ท่ีไม่ ม่ันใจ ความกลัว ความกังวล ความหวาดวิตกในสถานะของตนเองท่ีเกิดจากการนาระบบงานใหม่ ๆ มาใช้ และจากความรู้สึกนี้ จึงเป็นเหตุใหพ้ นกั งานมีพฤติกรรมการแสดงออกทงั้ ทางด้านบวก และด้าน ลบจากการเปลี่ยนแปลงท่ีเกิดข้ึน โดยสาเหตุที่ก่อให้เกิดการต่อต้านการเปล่ียนแปลงสรุปได้ ดังนี้ (เนตร์พณั ณา ยาวริ าช, 2560, หนา้ 240; มหาวิทยาลยั มหาสารคาม, 2562) 1. ความรู้สึกยึดตดิ กับส่งิ ที่เคยทา พนักงานมักจะคุ้นชินกับการปฏิบัติงานในแบบเดิม ๆ ไม่ชอบ การเปลี่ยนแปลงท่ีเกิดขึ้น และเกดิ ความเคยชินกับส่ิงท่ีตนเองเคยปฏิบัติ เพราะความเคยชินจะทาให้

27 รู้สึกว่าตนเองเกิดความสบายใจ เกิดความรู้สึกม่ันคง และปลอดภัย จึงก่อให้เกิดเป็นคาถามว่าแล้ว ทาไมต้องเปลย่ี นแปลง 2. ไม่ต้องการเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม ปกติบุคคลมักชอบระบบการปฏิบัติงานท่ีมีง่าย สะดวกสบาย สาหรับบางส่ิงบางอย่างท่ีแปลกใหม่เขา้ มาอาจไมช่ อบหรือปฏิเสธทจ่ี ะยอมรับกบั ส่ิงใหม่ นน้ั เพราะเกรงวา่ จะมาเพ่มิ ความยากลาบากจากเดิมที่เคยเปน็ 3. ระยะเวลาในการเปลี่ยนแปลงส้ัน หากมีการปรับเปลย่ี นอย่างรวดเร็วจะส่งผลให้พนักงาน เกิดความรีบร้อน กดดัน ดังน้ัน หากเป็นไปได้ผู้บริหารควรทาการชี้แจงกับพนักงานก่อนการ เปลยี่ นแปลงจะเกิดข้ึน เพื่อให้เกดิ การยอมรับ 4. แรงกดดันจากเพื่อนรว่ มงาน บางองคก์ ารมกั มกี ลมุ่ หัวรุนแรง และมักจะชักนาบุคคลอ่ืนให้ เกิดความรู้สึกต่อต้าน และคล้อยตามความคิดเห็นของตนเองจนทาให้สมาชิกคล้อยตามไปด้วยกับ ความคดิ เหน็ น้ัน 5. ความเส่ียงท่ีเกิดขึ้นจากการเปล่ียนแปลง สาหรับการเปล่ียนแปลงบางคร้ังอาจไม่พิสจู น์ได้ ว่าการเปลี่ยนแปลงน้ันจะดีเสมอไป หากพนักงานสามารถรับรู้ได้ถึงความเส่ียงที่เกิดขึ้นจากการ เปลี่ยนแปลงมีมากกว่าการน่ิงอยู่เฉย ๆ ความสาเร็จของการปรับเปล่ียนทัศนคติของพนักงานย่อมไม่ เกดิ ขนึ้ ซ่ึงจะนาไปสพู่ ฤตกิ รรมการแสดงออกของพนักงานทไ่ี ม่แตกต่างไปจากเดมิ ทเี่ คยปฏิบัติ 6. ความรู้สกึ สูญเสียการควบคุม และการปรับตัว หากพนักงานรับรู้ว่าการเปลีย่ นแปลงจะทาให้ ตนเองหมดอานาจ หรอื ความรับผิดชอบลดลง การสูญเสียการควบคุมในปัจจยั หรือสภาพแวดล้อมใน การทางาน รวมไปถึงความรู้สึกว่าตนเองจะต้องปรับตัวให้เข้ากับระบบงานใหม่ที่ไม่คุ้นเคยมาก่อน และลักษณะงานความรับผิดชอบใหม่ พนักงานจะรสู้ ึกว่าสภาพแวดลอ้ มใหม่ ๆ น้ีเองจะเปน็ ตน้ เหตุให้ พนักงานสญู เสยี อานาจหรือการควบคุมปัจจัยตา่ ง ๆ เหล่านี้ 7. ขาดความเต็มใจในการเรียนรู้ พนักงานหลาย ๆ คนท่ีไม่เห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงของ ระบบงานพัฒนาบุคลากรเน่ืองจากไม่ต้องการเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ เพราะคิดว่าส่ิงน้ันเป็นสิ่งที่ตนเองรู้อยู่ แล้ว จึงทาให้เกิดการตั้งคาถามว่าทาไมถึงต้องมาเรียนรู้ระบบงานใหม่ เป็นเหตุทาให้เกิดการต่อต้าน และไมเ่ ตม็ ใจท่ีจะเรยี นรใู้ นสิง่ ใหมน่ ้ัน 8. ความเชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นการลงทุนท่ีสูญเสีย เน่ืองจากการนาเคร่ืองมือ อุปกรณ์ หรือระบบงานใหม่ ๆ มาใช้ในการอานวยความสะดวกในการปฏิบัติงานหรือพัฒนาบุคลากรนั้น บางครั้งจาเป็นจะต้องใช้ท่ีปรึกษาจากภายนอกมาช่วยในการออกแบบระบบงานใหม่ จึงทาให้ พนักงานมีทัศนคติต่อการเปล่ียนแปลงในทางลบ เพราะเห็นว่าเป็นการลงทุนมาก ไม่ว่าจะเป็นการ ลงทุนเร่ืองงบประมาณ เร่อื งเวลาทสี่ ูญเสยี ไป จึงทาใหพ้ นกั งานไม่เห็นด้วยและไม่ปฏิบตั ิตามระบบงาน ใหม่ ๆ นนั้ จากข้อมูลจึงสามารถสรุปเปน็ แผนภูมิสาเหตุท่ีกอ่ ให้เกิดการต่อตา้ นการเปล่ยี นแปลงไว้ ดัง แผนภมู ิท่ี 2.3

28 ; ความร้สู ึกยึดติด ไม่ต้องการ ระยะเวลาในการ แรงกดดันจาก กบั สง่ิ ทีเ่ คยทา เปลย่ี นแปลง เปลย่ี นแปลงสน้ั เพอ่ื นร่วมงาน ไปจากเดิม สาเหตุทกี่ ่อใหเ้ กดิ การตอ่ ตา้ นการเปลีย่ นแปลง ความยุ่งยากซบั ซ้อน การเสยี ผลประโยชน์ ความคิดต่าง ความสอดคล้อง ความเขา้ ใจผิด ความเส่ยี งที่ ความรูส้ ึกสญู เสีย ขาดความเต็มใจ ความเชอ่ื ว่าการ เกิดขน้ึ จากการ การควบคุม ในการเรียนรู้ เปล่ยี นแปลงเปน็ เปล่ยี นแปลง การลงทุนท่สี ญู เสีย แผนภูมิที่ 2.3 สาเหตุทก่ี ่อให้เกดิ การตอ่ ตา้ นการเปลย่ี นแปลง ทมี่ า (เนตร์พัณณา ยาวริ าช, 2560, หน้า 240; มหาวทิ ยาลยั มหาสารคาม, 2562) ดังนั้น การต่อต้านในองค์การจึงเป็นเร่ืองปกติที่มักเกิดข้ึนกับทุก ๆ องค์การ หลังจากที่ ผู้บริหารตัดสินใจที่จะทาการเปล่ียนแปลงอะไรบางอย่างในองค์การซึ่งไม่อาจปฏิเสธได้ แต่สิ่งที่ ผู้บริหารสามารถกระทาได้และปรับเปล่ียนสถานการณ์ให้ดีข้ึน คือ การจัดการการต่อต้านการ เปล่ียนแปลง ซ่ึง ร็อบบินส์ และโคลเตอร์ (Robbins & Coulter, 2008, p. 163) ได้กล่าวถึง ตัวแบบ ในการจัดการต่อต้านการเปล่ียนแปลงของ เคิร์ท เลวิน (Kurt Lewin) ว่าประกอบด้วย การละลาย พฤติกรรม การเปลี่ยนแปลงและการรักษาการเปล่ียนแปลงให้มีความย่ังยืน มีรายละเอียดดังน้ี (Robbins & Coulter, 2008, p. 163) 1. การละลายพฤติกรรมเดมิ (unfreezing) เป็นข้ันตอนการปรบั ปรุงงานในปัจจบุ ันให้มีความ พร้อมสาหรับงานในอนาคต เป็นการเตรียมการไปส่กู ารเปลี่ยนแปลง โดยการเพ่ิมแรงขับเคลื่อน การ สร้างแรงจูงใจให้พนักงานเปลยี่ นทัศนคติและพฤติกรรมใหม่ โดยการให้ข้อมูลแสดงให้เห็นถึงปัญหาท่ี องคก์ ารเผชิญอยู่เพ่อื ให้พนกั งานตระหนกั ถึงความจาเปน็ ขององค์การที่ต้องเปลยี่ นแปลง

29 2. การเปลี่ยนแปลง (changing) เร่ิมจากการสร้างวิสัยทัศน์ พร้อมกระตุ้นให้เกิดการ เปลี่ยนแปลง การเปล่ียนแปลง หมายถึง การที่พนักงานต้องเรียนรู้ และต้องทาในส่ิงที่ต่างไปจากเดิม ในขั้นตอนน้ีองค์การต้องให้ข้อมูลใหม่ รูปแบบพฤติกรรมใหม่ กระบวนการใหม่ หรือวิธีการทางาน แบบใหม่แก่พนกั งาน เพือ่ สรา้ งความเข้าใจและปรับเปลี่ยนทัศนคตใิ หไ้ ปในทิศทางที่ดีข้ึน 3. การรักษาการเปล่ียนแปลงให้มีความย่ังยืน (refreezing) องค์การต้องสร้างกลไกในการ รักษาให้การเปล่ียนแปลงคงอยู่ เพ่ือช่วยให้พนักงานเกิดทัศนคติหรือพฤติกรรมการทางานใหม่ การ เสรมิ แรงในพฤตกิ รรมทด่ี ีของพนกั งาน สนบั สนุนให้รางวลั อย่างต่อเนือ่ ง และสรา้ งแรงจงู ใจ การจัดการการตอ่ ตา้ นการเปลี่ยนแปลงจงึ เป็นส่งิ ทีจ่ าเปน็ ทผี่ ้บู ริหารต้องให้ความสาคัญในการ ช่วยเสริมแรงพฤติกรรมท่ีดีเอาไว้ เพ่ือคงไว้ซึ่งพฤติกรรมท่ีดีและเป็นแบบอย่างต่อไป คอตเตอร์ และ ชเลซิงเจอร์ (Kotter & Schlesinger, 1979, p. 111) ยังได้เสนอวิธีการสาหรับการจัดการกับการ ตอ่ ตา้ นการเปลยี่ นแปลงไว้ แสดงดงั ตารางที่ 2.2 ตารางท่ี 2.2 วธิ กี ารสาหรบั การจัดการกบั การตอ่ ต้านการเปลย่ี นแปลง วิธกี าร ใช้เมอื่ ไร ขอ้ ดี ขอ้ เสีย การสือ่ สาร เมื่อขาดขอ้ มลู ขา่ วสาร จะได้รับการช่วยเหลือ ใช้เวลานานเม่ือมคี นมาก และกลัวทจี่ ะไม่รู้ ทันทีในการดาเนินการ เปลยี่ นแปลง ความร่วมมอื เมื่อไมม่ ขี อ้ มลู ท่ีเพียงพอ การมีส่วนร่วมจะชัก ใช้เวลามาก เสีย่ งตอ่ การ หรือเมื่อเห็นคนอ่ืนมี นาไปสูข่ อ้ ผกู มัด เปล่ยี นแปลงทไ่ี ม่ อานาจ เหมาะสม การทาใหง้ ่ายและ ใชเ้ มอื่ คนตอ่ ต้านเพราะ เป็นทางเลือกเดียวท่ีจะ ใชเ้ วลามาก เส่ียงทจี่ ะ การสนับสนนุ ต้องปรับตัว เชน่ ความกลัว ปรับเปล่ียนปญั หา ลม้ เหลว การเจรจาและ ใช้เม่ือมผี ลแพช้ นะ และ เป็นวิธีท่งี า่ ยในการ ตน้ ทุนอาจสูง มีการตกลง การตกลง มีความแตกต่างระหวา่ ง จดั การการตอ่ ต้าน อีกในอนาคต กลมุ่ อานาจ การจัดการและการ ใช้เมื่อไม่มีวิธีอื่น หรือ รวดเรว็ เสียค่าใช้จา่ ย นาไปสคู่ วามไมเ่ ชอ่ื ถือ ใหค้ วามรว่ มมือ ทางเลือกอ่ืน นอ้ ย และไม่พอใจ ไมส่ ามารถ จัดการได้ ไมม่ จี ริยธรรม การข่มขู่แบบชัดเจน ใช้เม่ือไม่มีเวลา และตอ้ ง รวดเร็วและมปี ระสทิ ธผิ ล นาไปสู่ความไม่พอใจ มี และโดยนยั ใชอ้ านาจ ในชว่ งระยะเวลาสน้ั กบั ผลในช่วงระยะเวลาอนั สน้ั การตอ่ ตา้ นทกุ ชนิด ที่มา (Kotter & Schlesinger, 1979, p. 111)

30 ผบู้ ริหารควรทาความเขา้ ใจและใช้หลายวธิ ีในการจัดการการเปล่ยี นแปลง เนตร์พัณณา ยาวิราช (2560, หนา้ 244-245) ได้สรุปเก่ยี วกับการจดั การการเปล่ยี นแปลงไว้ ดังน้ี 1. การให้ความรู้และการสื่อสารที่ดีแก่พนักงาน (education and communication) เป็น การบอกกล่าวให้พนักงานทราบก่อนที่จะเกิดการเปล่ียนแปลงในรูปแบบใดก็ได้ เพื่อให้พนักงานได้ ทราบถึงการเปลยี่ นแปลงทก่ี าลงั จะเกดิ ข้ึน โดยอาจชว่ ยใหพ้ นกั งานไมต่ ่นื ตระหนกมากจนเกินไป 2. การใหม้ ีส่วนรว่ มหรือเข้ามาเกย่ี วข้อง (participation and involvement) หมายถึง การให้ ความสาคัญกับพนักงาน ยอมรับฟังความคิดเห็นของพนักงาน ให้พนักงานได้มีส่วนร่วมกับการ เปลย่ี นแปลงนน้ั ๆ ส่งผลให้พนกั งานเกดิ ความรู้สกึ เปน็ อันหน่ึงอนั เดียวกับองค์การ 3. การอานวยความสะดวกและสนับสนุน (facilitation and support) เปน็ การเสาะแสวงหา สิ่งอานวยความสะดวกต่อการเปล่ียนแปลงน้ัน ๆ การเปลี่ยนแปลงจะง่ายข้ึนหากมีการสนับสนุนใน รูปแบบต่าง ๆ เช่น การฝึกอบรม การสอนงาน การจัดหาทรัพยากรให้กับพนักงานภายใต้ สภาพแวดล้อมใหม่ 4. การเจรจาต่อรองและการให้รางวัล (negotiation and rewards) ผู้บริหารควรมีการ เจรจาและการสือ่ สารขอ้ มูลกบั พนักงาน เพื่อแสวงหาความร่วมมือในการเปลย่ี นแปลงโดยอาจมกี ารให้ รางวัล เช่น เงินเดอื น โบนสั เปน็ ต้น ที่สอดคลอ้ งกบั การเปลีย่ นแปลง 5. การใชก้ ลวิธีการเอามาเป็นพวก (manipulation and cooptation) ผู้บรหิ ารควรใช้กลยทุ ธ์ และยุทธวธิ ีในการโน้มน้าวให้พนกั งานเหน็ ดว้ ยกับการเปล่ียนแปลง ควรจะมวี าทศิลปใ์ นการพูดคุยกับ พนักงาน เพ่ือให้เกิดความรสู้ ึกคลอ้ ยตาม โดยเฉพาะกับกลุ่มคนท่ีมีอิทธิผลบางกลุ่มที่มักจะสามารถชกั จูง บุคคลอ่นื ให้เห็นด้วยกับความคิดเห็นของตน หากผู้บริหารสามารถโน้มนา้ วกลุ่มคนเหล่าน้ีไดจ้ ะทาให้ การเปล่ยี นแปลงง่ายขึ้น 6. การบงั คับ (coercive) หากมีการตอ่ ต้านควรมีมาตรการการลงโทษ สาหรับผู้ทต่ี อ่ ตา้ นการ เปล่ียนแปลง ผู้เขียนเห็นว่าการบังคับควรเป็นวิธีสุดท้ายท่ีนามาใช้ ในกรณีท่ีไม่สามารถหาทางเลือกอื่น ๆ ได้แล้ว เพราะไม่ทาให้เกิดผลดีเท่าไรนัก พนักงานอาจเกิดความรู้สึกที่ไม่ดีต่อผู้บริหาร ซ่ึงอาจจะยอม ทาตามแต่เกิดความรู้สึกต่อต้านอยู่ภายในซึ่งจะเห็นได้ว่าสิ่งที่ดีท่ีสุดเพ่ือให้เกิดความเข้าใจกันทั้งสอง ฝ่ายระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน ต่อการเปล่ียนแปลง คือ การส่ือสารแก่พนักงาน เพราะการส่ือสาร เป็นองค์ประกอบสาคัญท่ีมีผลต่อความสาเร็จขององค์การ และช่วยให้บุคลากรในองค์การได้รับทราบ กจิ กรรมต่าง ๆ ทีเ่ กิดขึ้น และเป็นเครอ่ื งมือท่ีสรา้ งความเข้าใจ และสร้างวัฒนธรรม ตลอดจนเป็นศนู ย์ รวมให้องค์การน้ัน ทางานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผล เป็นการสร้างความ เข้าใจอันดีต่อกัน และเป็นการแจ้งให้ผู้อ่ืนได้รับทราบและเข้าใจถึงเจตนา ความต้องการปัญหา ความคดิ ความรู้สกึ แนวคิดต่าง ๆ เป็นตน้ โดยวัตถุประสงค์ของการส่ือสารหลัก ๆ ก็เพอ่ื แจง้ ให้ทราบ

31 เพอ่ื ความบนั เทงิ ใจ และเพื่อชักจูงโน้มน้าว ซ่ึงจะทาให้เกิดความเขา้ ใจ และเป็นการรับฟังความคิดเห็น ของทั้งสองฝ่าย โดยมีการปรึกษาหารือร่วมกัน เป็นอันหน่ึงอันเดียวกัน สะท้อนถึงการมีส่วนร่วมใน การเปล่ยี นแปลงนัน้ นอกจากนี้การบริหารการเปล่ยี นแปลง (change management) ยงั เปน็ อีกหนึ่งในเคร่ืองมือ ทางด้านการจัดการที่ใช้เพ่ือการปรับปรุงการดาเนินงานด้านกระบวนการภายในองค์การ ตามแนวคิดของ เคริ ์ท เลวิน (Kurt Lewin) ได้กล่าวถึง โมเดลของแผนการเปลี่ยนแปลงไว้ 3 ระยะ ดังน้ี (Kurt Lewin, 1957 อ้างถึงใน วิเชยี ร วิทยอุดม, 2556, หน้า 254) 1. ระยะก่อนการเปลี่ยนแปลง (unfreezing) คือ ข้ันตอนการเตรียมไปสู่การเปลี่ยนแปลง สมาชิกในองค์การท่ีจะได้รับผลกระทบต้องทราบถึงความต้องการท่ีจะเปล่ียนแปลง และจะต้องถกู จงู ใจ ให้ยอมรับกับการเปล่ียนแปลท่ีเกิดขึ้น โดยการขับเคลื่อนที่จะนาไปสู่การเปล่ียนแปลง เช่น การ อธิบายถึงความจาเป็นของการเปล่ียนแปลง การอธิบายประโยชน์ของการเปล่ียนแปลง เพื่อลด อปุ สรรคจากการตอ่ ต้านการเปลยี่ นแปลง 2. ระยะดาเนินการเปล่ียนแปลง (changing or moving) เป็นกระบวนการเรียนรู้พฤติกรรม ใหม่ เพื่อนาไปสู่พฤติกรรมองค์การที่พึงปรารถนา โดยผ่านวิธีการต่าง ๆ เช่น การสร้างค่านิยม ทัศนคติใหม่ การสอนงาน การพัฒนา ฝึกอบรม การสาธิต และการวิจัย เป็นต้น เพื่อที่จะเปลี่ยน ประสิทธิภาพขององคก์ ารให้เปน็ ไปตามเป้าหมาย 3. ระยะการเปล่ยี นแปลงใหม่ (refreezing) เปน็ ชว่ งท่พี ฤติกรรมท่ีได้เรยี นรใู้ หม่อย่ตู ัว จงึ ตอ้ ง มีการเสริมแรงโดยการจัดทาเป็นระบบมาตรฐาน และกระตุ้นจูงใจให้บุคคลปฏิบัติอย่างต่อเน่ือง เพอ่ื ใหอ้ งคก์ ารเกดิ การเปลี่ยนแปลงท่มี น่ั คง สามารถปรบั ตวั ใหเ้ ข้ากบั สถานการณน์ นั้ ๆ ได้ โดยการเปลี่ยนแปลงจะประสบความสาเร็จได้ควรมีองค์ประกอบดังนี้ (Daft, 1992, 254-255) 1. ความต้องการการเปล่ียนแปลงท่ีเกิดจากการที่องค์การและสมาชิกในองค์การไม่พอใจกับ สภาพต่าง ๆ ท่เี ปน็ อยู่ 2. แนวความคิดในการเปล่ยี นแปลงทส่ี อดคล้องกบั ความต้องการท่จี ะเปลย่ี นแปลงในข้อแรก 3. การยอมรับที่จะให้เกิดการเปล่ียนแปลง ซ่งึ รวมไปถึงผู้บริหารและพนักงานต้องสอดคล้อง และเปน็ ไปในทศิ ทางเดยี วกัน 4. การดาเนินการเปลยี่ นแปลง องค์การต้องนาแนวคดิ ใหม่ ๆ วธิ กี ารใหม่ ๆ รวมถึงเคร่ืองมือ อุปกรณ์ท่ีทันสมยั และพฤตกิ รรมการทางานใหม่มาสู่พนกั งาน เพือ่ นาการเปล่ียนแปลงสู่ภาคปฏบิ ัติ 5. การจัดสรรทรัพยากร หมายถึง ทรัพยากรทางด้านเวลาและทรัพยากรทางการบริหารต่าง ๆ เช่น คน วัสดุอุปกรณ์ ตลอดจนงบประมาณในการดาเนินการ อย่างไรก็ตามเพ่ือให้การเปลี่ยนแปลงเป็นการเปล่ียนแปลงท่ีไร้ปัญหาต่อการปฏิบัติงานใน สานักงาน ผู้บริหารสานักงานควรให้ความสาคัญกับคน โดยมุ่งเน้นการส่ือสารและเสริมสร้างความ

32 ผูกพันท่ีมีต่อการเปลี่ยนแปลง เพื่อค่อย ๆ ปรับเปล่ียนทัศนคติให้ไปในทิศทางเดียวกัน และเห็นด้วย ต่อการเปลยี่ นแปลงทกี่ าลังจะเกิดขึ้น เพื่อลดปญั หาและความขัดแย้งในองค์การ โดยทักษะการส่ือสาร สาหรบั ผู้บริหารสานกั งานจะไดก้ ล่าวไว้ในหวั ข้อถัดไป ทักษะการสอ่ื สาร อย่างท่ีได้กล่าวไปแล้วข้างต้นว่าทักษะการสื่อสารมีความสาคัญมากกับการเป็นผู้บริหาร สานักงาน ในการดาเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของสานักงานหรอื หน่วยงานใด ๆ ก็ตามปฏิเสธไม่ได้ว่าต้องอาศัย การติดต่อส่ือสารระหว่างกัน อีกท้ังเป็นสิ่งท่ีเช่ือมความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรในองค์การ ส่งผลให้ เกดิ ประสิทธิภาพและประสทิ ธิผลตอ่ องคก์ ารในทิศทางบวก เพราะนโยบายการบริหารงานการจดั การ ขององค์การเป็นส่ิงท่ีสาคัญ โดยมีเป้าหมายเพ่ือให้องค์การประสบความสาเร็จบรรลุเป้าหมายตามที่ต้ังไว้ การส่ือสารภายในองค์การจึงเป็นสิ่งท่ีจาเป็นในการดาเนินกิจกรรมต่าง ๆ ท้ังนี้ หากมีการส่ือสารที่มี ความชัดเจนจะช่วยลดการต่อต้านของบุคลากร และส่งผลดีต่อการปฏิบัติงานตามนโยบายทเี่ ปน็ ไปใน ทิศทางเดียวกัน โดยสามารถอธบิ ายความสาคญั ของการส่ือสารไว้ ดงั น้ี 1. เปน็ เครือ่ งมือที่สาคญั ท่ีช่วยให้ผู้บรหิ ารทางานได้เป้าหมาย สาเร็จลุล่วงไปไดด้ ้วยดโี ดยไม่มี อุปสรรค เน่ืองจากผู้ที่มีส่วนเก่ียวข้องได้รับรู้ถึงข้อมูลข่าสาร ความจาเป็น เหตุผล ของการดาเนิน กิจกรรมนั้น ๆ 2. เป็นเคร่ืองมือท่ีช่วยสร้างความสัมพันธ์ท่ีดีระหว่างผู้บริหารกับบุคลากร เพราะการสื่อสาร จะทาให้เกิดความเข้าใจท่ีตรงกัน และเป็นการเปิดโอกาสให้อีกฝ่ายได้เสนอแนะความคิดเห็นของ ตนเอง ทาให้เกดิ ความรสู้ กึ ไดว้ ่าเปน็ ผมู้ คี วามสาคญั และได้มีสว่ นร่วมต่อการดาเนินกจิ กรรมน้นั ๆ 3. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้บุคลากรในองค์การเกิดการประสานงานร่วมกัน โดยผู้บริหาร สามารถใชก้ ารส่อื สารช่วยโนม้ น้าวชกั จงู ให้เกิดความเปน็ อันหนงึ่ อันเดยี วกันได้ 4. เป็นส่ิงท่ีช่วยให้การดาเนินกิจกรรมต่าง ๆ ภายในองค์การมีประสิทธิภาพ เกิดแรง ขับเคลื่อนในการพัฒนาองค์การ โดยผู้บริหารอาจใช้การสื่อสารถ่ายทอดข้อมูลข่าวสาร เพื่อสร้าง แรงจูงใจและกระตนุ้ ใหเ้ กิดพลังบวกต่อการดาเนนิ กิจกรรมตา่ ง ๆ อาจกล่าวได้ว่า หากผู้บริหารมีทักษะการสื่อสารที่ดีจะช่วยเป็นแรงเสริมท่ี ช่วยสร้าง ความสัมพันธ์ทดี่ ีระหว่างผู้บริหารกบั บุคลากร ทาให้เกดิ การประสานงานร่วมกนั ลดแรงต้าน และเกิด แรงขับเคลื่อนในการพฒั นาองค์การให้ไปสู่เปา้ หมายได้อย่างรวดเรว็ การสื่อสารจะมีประสิทธิภาพหรือไม่น้ัน ควรพิจารณาในประเด็นผู้บริหารเป็นผู้นาสารต้อง เข้าใจจดุ มงุ่ หมายในการส่งข่าวสาร และควรหาช่องทางเพื่อการสื่อสารท่ีเหมาะสม ผูบ้ ริหารต้องเข้าใจ

33 ระดับความสามารถในการส่ือสารของบุคลากรในสานักงานด้วย และรู้จักใช้เทคนิคและวิธีการ ถ่ายทอดได้อย่างเหมาะสม สาหรับการติดต่อส่ือสารในสานักงานมักจะมีรูปแบบท่ีแตกต่างกัน โดย สานักงานขนาดเล็กมักจะใช้รปู แบบการติดต่อส่ือสารทางเสียงหรือคาพดู ส่วนสานกั งานขนาดใหญม่ ัก ใชร้ ปู แบบการตดิ ต่อสอื่ สารครบทุกด้าน ซง่ึ แบ่งรูปแบบการสื่อสารในสานักงานได้ 3 รปู แบบ ดังน้ี 1. รูปแบบการสื่อสารตามมิติประเภทของสื่อ รูปแบบการส่ือสารประเภทนี้แบ่งเป็น 4 รูปแบบ ดงั น้ี 1.1 เสียงหรือคาพูด จะเป็นสิ่งที่สะท้อนความรู้สึกนึกคิดได้ดีท่ีสุด การส่ือสารด้วยเสียง หรือคาพูดจึงมักนิยมใช้ในการส่ือสารเป็นอันดับต้น ๆ ในสานักงาน โดยอาจเป็นการพูดคุยแบบ เผชญิ หน้าหรือผา่ นสื่ออปุ กรณท์ ีช่ ว่ ยในการสอ่ื สาร เชน่ โทรศัพท์ เคร่อื งคอมพิวเตอร์ เป็นต้น 1.2 ข้อความ เป็นรูปแบบการติดต่อส่ือสารด้วยลายลักษณ์อักษรที่เกิดจากการพิมพ์หรือ การเขียน 1.3 ภาพ เป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารท่ีถ่ายทอดในรูปแบบไร้คา ไร้เสียง และไร้ตัวเลข แตเ่ ปน็ การสอ่ื สารด้วยภาพ หรือสญั ลกั ษณ์ต่าง ๆ 1.4 ข้อมูล เป็นรูปแบบการติดต่อสือ่ สารท่ีใช้เครื่องคอมพิวเตอรเ์ ป็นช่องทางในการติดต่อ หากเป็นการติดต่อสื่อสารภายในหน่วยงานเดียวกันเรียกว่า ระบบอินทราเน็ต (intranet) และหาก เป็นการติดตอ่ สื่อสารภายนอกสานกั งานไปยังเครือข่ายทัว่ โลก เรียกวา่ ระบบอินเทอรเ์ นต็ (internet) 2. รูปแบบการสื่อสารตามมิติความสาเร็จของงาน รูปแบบการสื่อประเภทน้ีแบ่งเป็น 2 รูปแบบ ดังนี้ 2.1 การส่อื สารแบบเป็นทางการ (formal communication) เป็นการส่ือสารที่มีระบบ มี กิจจะลักษณะที่ชัดเจน มีระเบียบแบบแผน หากเป็นเร่ืองท่ีสาคัญและเป็นทางการมักใช้การสื่อสาร ประเภทนี้ เช่น การส่ือสารที่เก่ียวข้องกับงาน การสื่อสารในเรื่องที่สาคัญ การส่ือสารผ่านสายการ บังคบั บญั ชา เป็นต้น 2.2 การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ (informal communication) เป็นการสื่อสารที่ไม่มี ระบบ ไม่มีกิจจะลักษณะที่ชัดเจน ไม่มีระเบียบแบบแผน หากเร่ืองน้ันเป็นเรื่องท่ีไม่สาคัญและไม่เป็น ทางการมักใช้การส่อื สารประเภทนี้ ในบางคร้ังมักใช้การส่อื สารประเภทน้ีเสริมไปกับการสื่อสารท่เี ป็น ทางการ 3. รูปแบบการสื่อสารตามมิติของเวลา รูปแบบการส่ือประเภทน้ีแบ่งเป็น 2 รูปแบบ ดังนี้ (สารวย กมลายุตต์, 2557, หน้า 391-392) 3.1 การสื่อสารแบบซิงโครนัส (synchronous communication) เป็นการส่ือสารใน ลักษณะแบบตอบโต้แบบเรียลไทม์ (real time) เช่น การใช้โทรศัพท์คุยกัน การประชุมท่ีผู้เข้าร่วม ประชมุ มโี อกาสแลกเปลยี่ นความคดิ เหน็ กนั เป็นต้น

34 3.2 การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส (asynchronous communication) เป็นการส่ือสารที่ ท้ังสองฝ่ายไม่สามารถตอบโต้กันแบบแบบเรียลไทม์ได้ เช่น การส่งอีเมล์ เพราะผู้ส่งสารเพียงแต่ส่ง ข้อความที่ต้องการไป แต่หากผู้รับสารไม่ได้อยู่ ณ ขณะน้ันก็ยังสามารถเห็นข้อความปรากฏข้ึนท่ีบน จอภาพอุปกรณส์ ่ือสารในภายหลังได้ ผู้เขียนมีความคิดเห็นว่าไม่ว่าผู้บริหารจะใช้รูปแบบใดก็ตามในการส่ือสารท้ายที่สุดแล้ว จะต้องเกิดการส่ือสารกันในองค์การ โดยมีจุดประสงค์เพ่ือแลกเปล่ียนข่าวสาร ข้อมูล ความคิด อัน ก่อให้เกิดความเข้าใจที่ดีระหว่างกัน การสื่อสารภายในองค์การทีด่ ีจะช่วยสร้างความเข้าใจในนโยบาย ของผู้บริหาร ดังน้ัน การส่ือสารจึงเป็นส่ิงที่สาคัญและเป็นสิ่งที่สานสัมพันธ์ให้ทุก ๆ ฝ่ายปฏิบัติงาน ร่วมกันอย่างสันติสุข เกิดการประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ ทักษะการส่ือสารจึงเป็นส่ิงที่จาเป็น สาหรบั ผู้บริหารสานักงาน ความเป็นผนู้ าในดา้ นเทคโนโลยี ผู้นาของในยุคปัจจุบันต้องใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่เป็น สามารถนาเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาสร้าง ความโดดเด่นในแบบที่แตกต่าง เทคโนโลยีมีบทบาทหลักในการช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการ ดาเนนิ กิจกรรม กระบวนการต่าง ๆ ขององคก์ าร รวมไปถึงการเปลี่ยนแปลงเพ่ือเพม่ิ ประสิทธภิ าพของ องค์การให้มคี วามสะดวกยิง่ ข้นึ อาจกลา่ วไดว้ ่า การเรียนรู้ด้านเทคโนโลยเี ป็นปจั จยั ทชี่ ่วยสนบั สนุนให้ องค์การก้าวสู่ความเป็นผู้นา ดังน้ัน ผู้บริหารและสมาชิกในองค์การควรมีรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีที่ เก่ียวข้องกับงาน และท่ีเกี่ยวข้องกับองค์การ โดยเฉพาะงานในสานักงาน เพราะเป็นศูนย์กลางของ แหล่งข้อมูล ข่าวสาร ในองค์การ เทคโนโลยีมีหลากหลายประเภท แต่ส่ิงท่ีสาคัญและจาเป็นมากที่สุด สาหรับสานักงานในปัจจุบันและอนาคต คือ คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีด้านข้อมูล หรือสารสนเทศ โดยประโยชน์ของเทคโนโลยีท่ีถกู นามาใชใ้ นสานักงานสรปุ ได้ ดงั น้ี 1. เป็นปัจจัยหลักที่จะมีส่วนร่วมในการพัฒนา ปฏิเสธไม่ได้ว่าเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาท อย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นองค์การขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ต่างให้ความสาคัญกับการนาเทคโนโลยีมาใช้ ในองค์การ โดยเฉพาะในสานักงาน เพราะงานในสานกั งานมักเกี่ยวขอ้ งกับขอ้ มลู และสารสนเทศ 2. สามารถเพ่ิมประสิทธิภาพในกระบวนการทางานของพนักงานให้ดีย่ิงข้ึน และลดความ กดดันให้กับพนกั งาน เนื่องจากมีเครื่องมือท่ีทนั สมัย 3. สามารถเช่ือมโยงข้อมูลต่าง ๆ ระหว่างหน่วยงาน เพื่อการประสานงานและการทางาน อยา่ งมปี ระสิทธิภาพ เพราะมีระบบการจดั การขอ้ มูลทีม่ ีประสทิ ธิภาพ

35 4. เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทางานเป็นทีม โดยไม่จาเป็นต้องอยู่ในสถานที่ เดียวกันก็สามารถติดต่อสอ่ื สารกนั ไดท้ กุ ทท่ี ุกเวลา 5. สามารถทางานแบบไร้สาย เพ่ือสนับสนุนการประยกุ ต์ใช้งานในรูปแบบเฉพาะเจาะจง เช่น การสรา้ งเครอื ข่ายทใ่ี ช้ตดิ ตอ่ เฉพาะกลุ่ม การสร้างอเี มล์ในการติดตอ่ สือ่ สาร เป็นตน้ 6. สรา้ งภาพลักษณ์ที่ดใี หก้ ับองคก์ าร เน่ืองจากถกู มองวา่ ทันต่อการเปล่ียนแปลง 7. ช่วยในการควบคุม ตรวจสอบ วางแผน และตัดสินใจ 8. สร้างความพึงพอใจให้กับผู้มาขอรับบริการ เนื่องจากมีการบริการที่รวดเร็ว ซึ่งงานใน สานักงานมักจะเกี่ยวข้องกับงานด้านเอกสาร หากมีระบบการสืบค้นที่ดีจะส่งผลให้ผู้มาขอรับ บริการเกิดความพึงพอใจ จะเห็นได้ว่าเทคโนโลยีมีความสาคัญและเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสาหรับสานักงาน ดังนั้น ผู้บริหารจึงมีบทบาทที่สาคัญในการเป็นผู้นาในด้านเทคโนโลยี เพ่ือให้งานในสานักงานเกิดระบบท่ีมี ประสิทธิภาพ ผู้บริหารจะต้องสามารถบริหารจัดการเทคโนโลยีได้ เข้าใจบทบาทของเทคโนโลยีที่ เกย่ี วข้องกบั องคก์ ารโดยอาศยั กลยุทธ์เพียง 4 อยา่ ง ดังน้ี (ชชั วาล อรวงศศ์ ภุ ทตั , 2556) 1. ต้องรู้วา่ การใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ อย่างชาญฉลาด สามารถชว่ ยองคก์ ารได้อยา่ งไรบ้าง 2. ต้องรู้จกั คัดเลือก พัฒนา และจูงใจทีมงานทีเ่ ก่งเรอ่ื งเทคโนโลยีให้อยกู่ บั องคก์ ารไปนาน ๆ 3. ต้องรู้วธิ ีการบริหารและการลงทนุ ในเทคโนโลยีใหม่ ๆ 4. ตอ้ งเป็นผนู้ าตวั อยา่ งในแง่การกล้าใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ การประเมินความต้องการเทคโนโลยี หากมีความต้องการท่ีจะพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ จะต้อง ทาความเข้าใจอย่างชัดเจนบนพ้ืนฐานของการใช้เทคโนโลยีในปัจจุบันว่าส่ิงสาคัญของเทคโนโลยีนั้น คืออะไร ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารดาเนินการได้อย่างถูกทิศทาง ผู้บริหารสานักงานอาจมีวิธีจัดการหรือ บริหารเทคโนโลยีในสานกั งานในหลายรูปแบบ การเป็นผนู้ าในด้านเทคโนโลยีเป็นเรอ่ื งท่ยี าก ผบู้ รหิ าร ต้องใช้ระยะเวลาในการท่ีจะศึกษาและเรียนรู้กบั สิ่งเหลา่ น้ี ซ่ึงการเป็นผู้นาในดา้ นเทคโนโลยี หมายถึง การใช้เวลาในการค้นควา้ พัฒนาและศึกษาทดลอง เพ่ือให้ได้กระบวนการ ผลิตภณั ฑ์ หรือนวัตกรรมท่ี แปลกใหม่ให้แตกต่างจากคู่แข่งในด้านต่าง ๆ (เนตร์พัณณา ยาวิราช, 2560, หน้า 291-292) ซ่ึง ประโยชน์ในการเป็นผู้นาด้านเทคโนโลยี คือ องค์การมีการเจริญเติบโตอย่างรวดเร็ว และสร้าง ภาพลักษณ์ทด่ี ีใหก้ ับองค์การ ดังน้ัน ผู้บริหารควรคานึงถึงเปา้ หมายหลกั ขององค์การ และวเิ คราะหถ์ ึง ผลการนาเทคโนโลยีมาใช้ เน้นความเข้าใจให้ถูกต้องกบั เทคโนโลยีเพ่อื ให้พนกั งานไดท้ ราบ โดยปฏิเสธ ไม่ได้ว่าทิศทางของสานักงานในอนาคตมีแนวโน้มต้องการนาเทคโนโลยีมาใช้ เพื่อช่วยปรับตัวต่อการ เปลี่ยนแปลงในสานักงาน (สุรัสวดี ราชกุลชัย, 2561, หน้า 401) รวมทั้งเพื่อขับเคล่ือนองค์การให้ เติบโตอยา่ งรวดเร็ว โดยผู้นาในดา้ นเทคโนโลยจี ะมบี ทบาทและหน้าที่ในการผลักดนั องคก์ ารท่ีแตกตา่ ง จากเดมิ ในหลายมติ ิ ดงั นี้ (ณฐั วุฒิ พงศ์สิริ, 2560)

36 1. ขับเคลื่อนองค์การให้เติบโตอย่างรวดเร็ว โดยผู้นาในด้านเทคโนโลยีต้องผสมผสานปัจจัย “3C” เข้าด้วยกัน คือ สภาพแวดล้อมการทางาน (climate) วัฒนธรรมองค์กร (culture) และ ความคดิ สรา้ งสรรค์ (creativity) 2. ผู้นาในด้านเทคโนโลยีจะต้องมีการผลักดันให้หน่วยงานคิดค้นกระบวนการทางาน ผลติ ภณั ฑ์ หรือบริการใหม่ ๆ อย่างต่อเนอ่ื ง เพือ่ การเติบโตอย่างไมห่ ยุดนิ่ง 3. เมื่อถึงเวลาต้องมีการเปล่ียนแปลง ผู้นาในด้านเทคโนโลยีจะสามารถปรับเปล่ียน ยุทธศาสตร์ขององค์การโดยการสร้างรูปแบบธุรกิจใหม่ ๆ สามารถใช้ประโยชน์จากความรู้ ความ เชี่ยวชาญ และศกั ยภาพของบุคลากรทมี่ ีอยอู่ ยา่ งเต็มศักยภาพ 4. การดาเนินธุรกิจในยุคปัจจุบันต้องเผชิญกับแรงกดดันจากเทคโนโลยีท่ีมีการเปล่ียนแปลง อย่างรวดเร็วและทาลายธุรกิจท่ีปรับตัวไม่ทันจนล่มสลาย (disruptive technology) ผู้นาในด้าน เทคโนโลยีจะต้องกล้าท่ีจะพัฒนากระบวนการทางาน สินค้า หรือบริการใหม่ ๆ มาทดแทนในส่ิงที่ ลา้ สมยั ไปแล้ว 5. ผู้นาในด้านเทคโนโลยีจะต้องเข้าใจคุณลักษณะของดิจิทัลเวิคเกอร์ “Digital Worker” เช่ือมั่นในทักษะการใช้เทคโนโลยี และเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถแสดงความคิด มีอิสระในการ ตดั สินใจ สร้างผลงานเต็มท่ี ซึ่งจะชว่ ยสนบั สนุนให้เกดิ ความคิดสร้างสรรค์ คิดนอกกรอบ กล้าทดลอง นาไปสู่นวตั กรรมใหม่ ๆ 6. องค์การในยุคดิจทิ ลั เร่ิมมีการนาระบบอตั โนมัติหรอื หนุ่ ยนต์ (robot) เขา้ มาทางานรว่ มกับ มนุษย์มากขึ้น เรียกว่า โคลาโบเรทีฟโรบอท “collaborative robot” หรือ โคบอท “CoBot” ผู้นา ในด้านเทคโนโลยตี ้องบริหารองค์การท่ีมกี ารใช้ “CoBot” ซงึ่ รวมถึงการพัฒนาทักษะของพนักงานให้ ใชห้ รอื ควบคุมระบบอตั โนมตั แิ ละหนุ่ ยนต์ได้ดว้ ย จะสังเกตได้ว่าการเป็นผู้นาในด้านเทคโนโลยีได้นั้น จะต้องสามารถปรับเปล่ียนองค์การและ พนักงานให้ทางานได้ดีภายใต้สังคมยุคใหม่ท่ีมีการเปลี่ยนแปลงอยา่ งรวดเร็ว โดยใช้เทคโนโลยีเป็นตัว ขับเคล่ือน และต้องสามารถติดตามแนวโน้มการเปล่ียนแปลงอยู่ตลอดเวลา ผสมผสานกับการสร้าง วัฒนธรรมท่ีเน้นการเรียนรู้ในสิ่งใหม่ ๆ เพ่ือสร้างแรงบันดาลใจให้กับพนักงานในการปฏิบัติงานเพื่อ นาไปสู่เปา้ หมายขององค์การ การมอบหมายงานและการควบคุมงาน การมอบหมายงานและการควบคุมงานเป็นหน้าที่ท่ีสาคัญสาหรับผู้บริหารอีกประการหนึ่ง การมอบหมายงาน (delegation) หมายถึง การใหบ้ ุคคลอื่นทางาน โดยมีการมอบหมายงานชิน้ ใดชิน้ หน่ึง