วิชา การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป

เอกสารประกอบการสอน รายวชิ า การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป วราพร กรเี ทพ บธ.ม. (บรหิ ารธุรกิจ) คณะวิทยาการจดั การ มหาวทิ ยาลยั ราชภัฏอุดรธานี 2556

คานา เอกสารประกอบการสอน รายวิชาการวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป รหัสวิชา BC10301 น้ี ได้เรียบเรียงขึ้นอย่างเป็นระบบ ครอบคลุมเน้ือหาสาระรายวิชา ในหมวดวิชา บงั คบั ของมหาวทิ ยาลัย เพอ่ื ใชเ้ ป็นเคร่ืองมือสาคัญสาหรับการประกอบการสอน ที่มุ่งเน้นให้ผู้เรียนมี ความรู้ความเข้าใจในเนื้อหา ซ่ึงได้ค้นคว้าจากแหล่งข้อมูลท่ีหลายหลาย โดยแบ่งเน้ือหาออกเป็น 9 บท ความรู้พ้ืนฐานการวางแผน แนวคิดการวางแผนโครงการ บริบททั่วไปของโครงการ ความ เปน็ ไปได้ของโครงการ การเขยี นโครงการ การจัดการโครงการโดยโครงสร้างกิจกรรมงาน การจัดการ ทรัพยากรในโครงการ การติดตามโครงการและประเมินผล การรายงานผลการดาเนินงาน ใน ระยะเวลาการเรียนการสอน 16 สัปดาห์ ผู้เขียนหวังว่าเอกสารประกอบการสอนฉบับน้ีคงอานวย ประโยชน์นักศกึ ษาและผอู้ ่านทุกทา่ น ขอขอบคุณบิดา มารดา ครู อาจารย์ รองศาสตราจารย์สมชาย ช่ืนวัฒนาประณิธิ ผู้เป็น แรงบันดาลใจและให้คาแนะนาแก่ผู้เขียน ขอขอบคุณเพื่อนร่วมงาน ท้ังในส่วนอาจารย์และเจ้าหน้าท่ี ฝุายสนบั สนุน คณะวทิ ยาการจดั การ มหาวิทยาลยั ราชภฏั อดุ รธานี ท่เี ปน็ กาลงั ใจด้วยดีตลอดมา วราพร กรเี ทพ 2556

สารบัญ หน้า คานา .................................................................................................................................................ก สารบัญ ..............................................................................................................................................ข สารบญั ตาราง ....................................................................................................................................ฉ สารบญั ภาพ .......................................................................................................................................ซ แผนบริหารการสอนประจารายวิชา .................................................................................................. ฏ แผนบรหิ ารการสอนประจาบทที่ 1.....................................................................................................1 บทที่ 1 ความรพู้ นื้ ฐานการวางแผน...................................................................................................3 แนวคิดการวางแผน .............................................................................................................. 3 ความสาคญั ของการวางแผน.................................................................................................4 วตั ถปุ ระสงคใ์ นการวางแผน..................................................................................................6 ขอ้ ดแี ละข้อจากัดของการวางแผน........................................................................................7 การวางแผนกับการบรหิ ารเวลาและความไม่แนน่ อน ..........................................................10 กระบวนการวางแผน ..........................................................................................................12 ประเภทของแผน ................................................................................................................13 วธิ กี ารวางแผน ...................................................................................................................15 เครื่องมือในการวางแผน .....................................................................................................16 การวางแผนกับงานเทคโนโลยสี ารสนเทศ...........................................................................19 สรุปทา้ ยบทเรียน................................................................................................................19 แบบฝกึ หดั ท้ายบท..............................................................................................................21 เอกสารอ้างองิ .....................................................................................................................22 แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 2...................................................................................................23 บทที่ 2 ความรพู้ ้ืนฐานโครงการ .......................................................................................................25 แนวคิดโครงการ .................................................................................................................25 สว่ นประกอบของโครงการ..................................................................................................26 ลักษณะของโครงการทดี่ ี.....................................................................................................27 ประเภทของโครงการ .........................................................................................................28 วงจรโครงการ.....................................................................................................................28 กระบวนการคดั เลอื กโครงการ............................................................................................31 กจิ กรรมสาหรับเตรยี มจัดทาโครงการ.................................................................................33 สรุปท้ายบทเรียน................................................................................................................38

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู ค สารบัญ (ต่อ) หน้า แบบฝกึ หดั ทา้ ยบท ............................................................................................................. 39 เอกสารอา้ งอิง.................................................................................................................... 40 แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 3.................................................................................................. 41 บทท่ี 3 การวางแผนโครงการ......................................................................................................... 43 แผนโครงการ ..................................................................................................................... 43 ความจาเป็นของการวางแผนโครงการ ............................................................................... 44 ความสาคัญของการวางแผนโครงการ ................................................................................ 45 การวเิ คราะหโ์ ครงการและแผนงาน.................................................................................... 46 ความจาเปน็ และความสาคัญของการวเิ คราะห์โครงการและแผนงาน................................. 47 กระบวนการวางแผนโครงการ............................................................................................ 49 สรปุ ทา้ ยบทเรียน ............................................................................................................... 56 แบบฝกึ หดั ท้ายบท ............................................................................................................. 58 เอกสารอา้ งอิง.................................................................................................................... 60 แผนบรหิ ารการสอนประจาบทท่ี 4.................................................................................................. 61 บทท่ี 4 ความเป็นไปได้ของโครงการ .............................................................................................. 63 แนวคิดการศึกษาความเป็นไปได้........................................................................................ 63 หลักการในการศึกษาความเป็นไปได้.................................................................................. 65 การแสวงหาข้อมูลสาหรับการศกึ ษาความเป็นไปได้............................................................ 72 ความแมน่ ยาของการประมาณการ..................................................................................... 73 หัวใจสาคญั ของการศึกษาความเปน็ ไปได้........................................................................... 74 การประเมนิ โครงการก่อนดาเนนิ งาน................................................................................. 77 สรปุ ทา้ ยบทเรียน ............................................................................................................... 81 แบบทดสอบท้ายบท........................................................................................................... 83 เอกสารอา้ งอิง.................................................................................................................... 84 แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 5.................................................................................................. 85 บทท่ี 5 การเขียนโครงการและเริ่มต้นโครงการดว้ ยโปรแกรม......................................................... 87 วธิ ีเลอื กโครงการ................................................................................................................ 87 รายละเอียดในการเขยี นโครงการ....................................................................................... 87 การเขียนข้อเสนอโครงการ................................................................................................. 88 เอกสารขออนุมตั ิโครงการ.................................................................................................. 97

ง การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู สารบัญ (ต่อ) หน้า ตวั อย่างการเขียนข้อเสนอโครงการ.....................................................................................98 จัดการโครงการ ด้วย MICROSOFT PROJECT..................................................................... 103 สรุปท้ายบทเรียน............................................................................................................. 112 แบบทดสอบท้ายบท ........................................................................................................ 114 เอกสารอ้างองิ .................................................................................................................. 116 แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 6................................................................................................ 117 บทท่ี 6 การจดั การโครงการโดยโครงสรา้ งกจิ กรรมงาน ............................................................... 119 แนวคิดโครงสร้างกิจกรรมงาน......................................................................................... 119 ความสาคัญในการจัดทาโครงสร้างกจิ กรรมงาน............................................................... 121 หลกั ในการพิจารณาโครงสร้างกิจกรรมงาน ..................................................................... 121 คุณสมบัติของ (WORK BREAKDOWN STRUCTURE).............................................................. 122 การจาแนกโครงสร้างงานกจิ กรรมงาน............................................................................. 122 ประโยชนข์ องโครงสรา้ งงานโครงการ (PBS) .................................................................... 124 ประโยชน์ของโครงสรา้ งกจิ กรรมงาน (WBS).................................................................... 124 ตวั อยา่ งการจดั ทาโครงสรา้ งกิจกรรมงาน (WBS) ............................................................. 125 การจัดการงานในโครงการ ดว้ ย MICROSOFT PROJECT ..................................................... 126 สรปุ ท้ายบทเรียน............................................................................................................. 160 แบบฝึกหัดทา้ ยบท........................................................................................................... 161 เอกสารอา้ งองิ .................................................................................................................. 164 แผนบรหิ ารการสอนประจาบทที่ 7................................................................................................ 165 บทท่ี 7 การจดั การทรัพยากรในโครงการ..................................................................................... 167 การจดั สรรทรพั ยากรโครงงาน......................................................................................... 167 บุคลากรในโครงการ ........................................................................................................ 168 ผู้รับผดิ ชอบการจัดลาดับโครงการ ................................................................................... 169 หนา้ ท่แี ละความรบั ผิดชอบของบคุ ลากร .......................................................................... 170 รปู แบบองคก์ รโครงการ................................................................................................... 172 ขอ้ พิจารณาในการเลือกรปู แบบองค์กรโครงการ.............................................................. 176 ปัจจัยสาคญั แหง่ ความสาเร็จของคณะทางานโครงการ..................................................... 177 การจัดทางบประมาณโครงการ........................................................................................ 178 การจดั การกบั ทรัพยากรในโครงการด้วยโปรแกรม MICROSOFT PROJECT......................... 179 สรุปทา้ ยบทเรียน............................................................................................................. 192

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู จ สารบัญ (ต่อ) หน้า แบบทดสอบทา้ ยบท.........................................................................................................193 เอกสารอ้างองิ ..................................................................................................................194 แผนบรหิ ารการสอนประจาบทท่ี 8................................................................................................195 บทที่ 8 การตดิ ตามและประเมินผลโครงการ................................................................................197 แนวคดิ การติดตาม...........................................................................................................197 ประเภทการตดิ ตาม .........................................................................................................198 การติดตามโครงการ......................................................................................................... 200 การประเมินผลโครงการ ..................................................................................................203 วตั ถุประสงค์ของการประเมนิ ผล......................................................................................204 ขอคิดในการประเมินผลโครงการ .....................................................................................205 จุดมุงหมายของการประเมนิ ผลโครงการ..........................................................................205 การประเมนิ ผลตามระยะเวลา .........................................................................................206 การประเมินผลลัพธ์ .........................................................................................................208 ความสาคญั และจาเป็นของการติดตามและประเมนิ ผล....................................................209 ความต้องการข้อมลู สารสนเทศตามชว่ งเวลาของโครงการ ...............................................210 การตดิ ตามความก้าวหน้าของโครงการด้วย MICROSOFT PROJECT....................................216 สรุปทา้ ยบทเรียน .............................................................................................................221 แบบฝึกหดั ท้ายบท ...........................................................................................................222 เอกสารอา้ งอิง..................................................................................................................224 แผนบรหิ ารการสอนประจาบทที่ 9................................................................................................225 บทที่ 9 การรายงานและปดิ โครงการ............................................................................................227 การรายงานผลการดาเนนิ งาน..........................................................................................227 การประเมนิ ผลการปฏิบตั ิงาน..........................................................................................228 การรายงานความก้าวหน้า ...............................................................................................231 การจดั การปดิ โครงการ ....................................................................................................231 การออกแบบรายงานและการพิมพ์ ในโปรแกรม MICROSOFT PROJECT ............................236 สรุปทา้ ยบทเรยี น .............................................................................................................253 แบบฝึกหัดทา้ ยบท ...........................................................................................................254 เอกสารอา้ งอิง..................................................................................................................255 บรรณานกุ รม.................................................................................................................................256

สารบัญตาราง หนา้ ตารางที่ 5.1 ตวั อยา่ งการเขียนโครงการแบบตารางเหตุผลสมั พันธ์ (Logical Framework Method)..............................................................................97 ตารางที่ 5.2 รูปแบบปฏทิ นิ .......................................................................................................... 111 ตารางท่ี 6.1 ตวั อย่าง โครงสร้างกิจกรรมงาน“ โครงการบริการวชิ าการอบรม การใช้งานคอมพวิ เตอร์แก่ชุมชน” ........................................................................... 125 ตารางที่ 6.2 มุมมองตา่ งๆ ในการจดั การโครงการ......................................................................... 128 ตารางท่ี 6.3 รายการมุมมอง Gantt Chart................................................................................... 129 ตารางที่ 6.4 ประเภทขอบเขตงาน ................................................................................................ 140 ตารางท่ี 6.5 ชนดิ การเชอื่ มต่องาน................................................................................................ 146 ตารางท่ี 7.1 เปรียบเทียบประเด็นพิจารณารปู แบบโครงสร้างองค์กร ............................................ 177 ตารางท่ี 7.2 รายการ ในมมุ มอง Resource Sheet...................................................................... 181 ตารางท่ี 7.3 ตวั อย่าง รายการทรพั ยากรโครงการบริการวชิ าการแก่ชุมชน ................................... 183 ตารางที่ 8.1 ตัวอยา่ งการวิเคราะหจ์ ุดแข็งและจุดอ่อนของการตดิ ตามประเมินผล ของโครงการ “บริการวชิ าการแก่ชุมชน” ................................................................ 207 ตารางท่ี 8.2 ขอ้ แตกตา่ งระหว่างการตดิ ตามผลลัพธแ์ ละการประเมินผลลพั ธ์................................ 209 ตารางที่ 8.3 ระยะโครงการและขอ้ มูลทต่ี ้องการ (Project Stages and Information Needs)... 210 ตารางที่ 8.4 ประเภทของตวั ชี้วดั จาแนกตามลาดบั ของวตั ถุประสงค์............................................. 213 ตารางที่ 8.5 ประเภทของตวั ชีว้ ัดจาแนกตามประเดน็ ท่ตี ้องการประเมิน....................................... 214 ตารางที่ 9.1 ตัวอยา่ งแบบสอบถามความคดิ เหน็ ต่อโครงการ “โครงการบรกิ ารวชิ าการแก่ชุมชน” ........................................................................ 229 ตารางที่ 9.2 ตวั อยา่ งการรายผลการดาเนนิ งานโครงการ“บรกิ ารวิชาการแก่ชุมชน ประจาปี 2556”...................................................................................................... 231 ตารางท่ี 9.3 แบบฟอร์มรายงาน ข้อมูลเบ้ืองตน้ เพอื่ ประกอบกาหนดวตั ถุประสงค์ ของการประเมิน ...................................................................................................... 234 ตารางท่ี 9.4 แบบฟอร์มรายงานข้อมลู เบื้องต้นสาหรับการกาหนดขอบเขต ของการประเมนิ ...................................................................................................... 235 ตารางท่ี 9.5 แบบฟอร์มรายงานกาหนดแหลง่ ข้อมลู ของการประเมนิ ............................................ 235 ตารางท่ี 9.6 หวั ข้อรายการย่อยจาก Overview............................................................................ 243 ตารางที่ 9.7 หวั ข้อรายงานย่อยจาก Current Activities Report............................................... 244

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป ช สารบัญตาราง (ต่อ) หน้า ตารางท่ี 9.8 หวั ข้อรายงานย่อยจาก Cost Reports ....................................................................245 ตารางท่ี 9.9 หวั ข้อรายงานย่อยจาก Assignment Reports........................................................246 ตารางที่ 9.10 หัวข้อรายงานย่อยจาก Workload Reports.........................................................247

สารบัญภาพ หนา้ ภาพท่ี 2.1 ข้นั ตอนของวงจรโครงการ ..............................................................................................30 ภาพท่ี 2.2 กระบวนการคดั เลือกโครงการ........................................................................................32 ภาพที่ 2.3 ลาดบั ภาพกจิ กรรมเพื่อเตรยี มจดั ทาโครงการภาคเอกชน................................................33 ภาพที่ 2.4 ลาดบั กิจกรรมเพื่อเตรียมจัดทาโครงการภาครัฐ..............................................................34 ภาพที่ 3.1 การแตกแผนเปน็ โครงการ..............................................................................................44 ภาพท่ี 3.2 กระบวนการวางแผนโครงการ........................................................................................50 ภาพที่ 3.3 แผนภูมิสมอง Brain Mapper........................................................................................56 ภาพที่ 4.1 การศึกษาความเป็นไปได้ 6 ดา้ น ....................................................................................65 ภาพท่ี 4.2 การศกึ ษาความเป็นไปได้................................................................................................66 ภาพที่ 4.3 รายการตรวจสอบการศกึ ษาความเป็นไปไดต้ ่างๆ ...........................................................76 ภาพท่ี 4.4 แสดงการประเมนิ และการอนมุ ัตโิ ครงการ ......................................................................79 ภาพท่ี 5.1 ระบบการกาหนดรายละเอยี ดของการเขยี นโครงการ......................................................88 ภาพท่ี 5.2 สว่ นประกอบโปรแกรม Microsoft Project................................................................ 104 ภาพที่ 5.3 ข้นั ตอนการสร้างโครงการใหม่..................................................................................... 105 ภาพท่ี 5.4 ข้นั ตอนการสร้างโครงการใหม่จากงานต้นแบบ............................................................ 106 ภาพที่ 5.5 ตัวอย่างงานต้นแบบทไี่ ด้จากการ Download............................................................. 107 ภาพท่ี 5.6 ขนั้ ตอนการบนั ทึกโครงการ ......................................................................................... 107 ภาพท่ี 5.7 ขน้ั ตอนกาหนดวนั เร่มิ ตน้ หรอื วันส้ินสุดโครงการ.......................................................... 108 ภาพท่ี 5.8 ข้ันตอนกาหนดวนั เร่มิ ต้นโครงการ............................................................................... 109 ภาพท่ี 5.9 วิธกี าหนดจากวนั สนิ้ สดุ โครงการ ................................................................................. 109 ภาพที่ 5.10 ข้นั ตอนการกาหนดปฏทิ นิ งาน................................................................................... 110 ภาพที่ 5.11 ขน้ั ตอนการกาหนดปฏทิ นิ งาน (ตอ่ ) .......................................................................... 111 ภาพท่ี 5.12 ข้นั ตอนการกาหนดปฏทิ ินงาน (ตอ่ ) .......................................................................... 112 ภาพท่ี 6.1 ผังโครงสรา้ งงาน.......................................................................................................... 120 ภาพที่ 6.2 ลาดบั โครงสร้างโครงงาน............................................................................................. 122 ภาพท่ี 6.3 แผนผัง WBS ตัวอยา่ ง โครงการบริการวิชาการคอมพวิ เตอร์แกช่ มุ ชน ....................... 123 ภาพท่ี 6.4 ขนั้ ตอนการแสดงมุมมองใน Microsoft Project......................................................... 127 ภาพท่ี 6.5 หัวขอ้ รายการมมุ มอง Gantt Chart ............................................................................ 130

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป ฌ สารบัญภาพ (ต่อ) หน้า ภาพท่ี 6.6 ขน้ั ตอนการแทรก Task ในโครงการ............................................................................131 ภาพที่ 6.7 การลบTask ในโครงการ..............................................................................................132 ภาพที่ 6.8 ขั้นตอนการคัดลอก Task ............................................................................................132 ภาพท่ี 6.9 การสร้าง Task ดว้ ยเมาส์ ............................................................................................133 ภาพท่ี 6.10 การยา้ ย Task ดว้ ยเมาส์............................................................................................133 ภาพที่ 6.11 ข้ันตอนการแยกสว่ นงาน ...........................................................................................134 ภาพที่ 6.12 ขนั้ ตอนการเขยี นโนต้ งาน วธิ ีท่ี 1...............................................................................135 ภาพท่ี 6.13 ขน้ั ตอนการเขียนโนต้ งานวิธที ่ี 2 ................................................................................135 ภาพที่ 6.14 ข้ันตอนและผลการเขียนโน้ตงาน...............................................................................136 ภาพที่ 6.15 ข้ันตอนการเพิม่ คอลัมน์.............................................................................................137 ภาพท่ี 6.16 ขนั้ ตอนการซ่อนคอลัมน์ ............................................................................................138 ภาพท่ี 6.17 ขั้นตอนกาหนดจุด Milestone..................................................................................139 ภาพท่ี 6.18 ข้นั ตอนกาหนดขอบเขตวนั สนิ้ สุดการทางาน..............................................................141 ภาพท่ี 6.19 ขน้ั ตอนกาหนดขอบเขตงาน ......................................................................................143 ภาพที่ 6.20 ตวั อย่างการเช่ือมต่องาน ...........................................................................................144 ภาพที่ 6.21 การเชื่อมต่อแบบ (Finish – to –start).....................................................................144 ภาพท่ี 6.22 การเชือ่ มต่อแบบ (Finish to Finish) ........................................................................145 ภาพท่ี 6.23 การเชอื่ มต่อแบบ (Start – to – Start).....................................................................145 ภาพที่ 6.24 การเชื่อมต่อแบบ (Start – to – Finish)...................................................................145 ภาพท่ี 6.25 ตัวอย่างการเชือ่ มตอ่ งานชนิดตา่ งๆ............................................................................147 ภาพท่ี 6.26 ขน้ั ตอนการเชื่อมตอ่ งานดว้ ยเมาส์ .............................................................................148 ภาพท่ี 6.27 ขน้ั ตอนการเช่อื มต่องานด้วยToolbar .......................................................................148 ภาพที่ 6.28 ขัน้ ตอนการเชอ่ื มต่องานโดยการใช้ Task Information ............................................149 ภาพท่ี 6.29 ขัน้ ตอนการยกเลิกการเชอ่ื มต่องาน ...........................................................................150 ภาพท่ี 6.30 การชื่อต่อแบบ Lead Time......................................................................................150 ภาพท่ี 6.31 การเช่อื มต่อแบบ Lag Time .....................................................................................151 ภาพที่ 6.32 หนา้ ต่างสาหรบั กาหนดคา่ Lead Time และ Lag Time...........................................151 ภาพที่ 6.33 แสดงขัน้ ตอน กาหนดคา่ Lead Time และ Lag Time.............................................152

ญ การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป สารบัญภาพ (ต่อ) หนา้ ภาพที่ 6.34 ขัน้ ตอนกาหนดงานประจา ........................................................................................ 153 ภาพท่ี 6.35 ขัน้ ตอนการกาหนดงานประจา .................................................................................. 153 ภาพที่ 6.36 รายละเอยี ดงานประจาในรูปแบบตา่ งๆ..................................................................... 154 ภาพที่ 6.37 ตวั อย่างการกาหนดงานประจารปู แบบรายวัน........................................................... 155 ภาพท่ี 6.38 ตวั อยา่ งงานหลกั และงานย่อย ................................................................................... 156 ภาพท่ี 6.39 ข้นั ตอนกาหนดงานย่อย ............................................................................................ 157 ภาพท่ี 6.40 ตวั อยา่ งงานหลักงานย่อย.......................................................................................... 157 ภาพท่ี 6.41 ตัวอย่างงานหลกั งานย่อย (ต่อ).................................................................................. 158 ภาพท่ี 6.42 ข้ันตอนการเปล่ียนสถานะเปน็ งานหลัก..................................................................... 158 ภาพที่ 6.43 คอื สภาพสถานะจากงานยอ่ ยเป็นงานหลกั ................................................................ 159 ภาพท่ี 6.44 ข้นั ตอนการคืนสถานงานหลักดว้ ยเมาส์..................................................................... 159 ภาพที่ 7.1 หน้าที่ของทรัพยากรแต่ละกลุ่ม ................................................................................... 172 ภาพที่ 7.2 ผงั องคก์ รแบบหน้าที่ Functional Organization....................................................... 173 ภาพที่ 7.3 Projectized Organization or Project Task Force................................................ 174 ภาพที่ 7.4 Matrix organization ................................................................................................. 176 ภาพท่ี 7.5 รายการในมุมมอง Resource Sheet.......................................................................... 180 ภาพที่ 7.6 ขั้นตอนการกาหนดมมุ มอง Resource Sheet ............................................................ 182 ภาพที่ 7.7 รายละเอียดข้อมลู ทรัพยากรในมมุ มอง Resource Sheet .......................................... 184 ภาพท่ี 7.8 ขนั้ ตอนกาหนดทรัพยากรให้กิจกรรมดว้ ย Resource Name...................................... 185 ภาพที่ 7.9 ข้นั ตอนกาหนดทรัพยากร ดว้ ย Task Information .................................................... 186 ภาพท่ี 7.10 ขน้ั ตอนกาหนดทรัพยากรดว้ ย Assign Resource..................................................... 187 ภาพที่ 7.11 รายละเอียดทรัพยากรทีก่ าหนดดว้ ย Assign Resource ........................................... 188 ภาพท่ี 7.12 ขั้นตอนกาหนดทรัพยากรด้วย Task Entry............................................................... 189 ภาพท่ี 7.13 ขัน้ ตอนกาหนดทรัพยากรดว้ ย Task Entry (ต่อ)....................................................... 190 ภาพท่ี 7.14 ข้นั ตอนกาหนดวันเรม่ิ งานของทรัพยากรด้วย Resource Schedule........................ 191 ภาพท่ี 8.1 แนวคดิ การตดิ ตามผลและประเมนิ ผลโครงการ............................................................ 198 ภาพท่ี 8.2 การติดการผลการปฏบิ ัตงิ าน ....................................................................................... 204 ภาพท่ี 8.3 แนวคดิ การทางาน Baseline....................................................................................... 217

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป ฎ สารบัญภาพ (ต่อ) หน้า ภาพท่ี 8.4 ขน้ั ตอนการบันทกึ Baseline.......................................................................................219 ภาพที่ 8.5 ขนั้ ตอนการบนั ทึก Baseline (ตอ่ )...............................................................................220 ภาพที่ 9.1ข้ันตอนการประเมินโครงการ ........................................................................................230 ภาพที่ 9.2 วงจรชีวติ โครงการเรมิ่ ตน้ ถึงปดิ โครงการ ......................................................................232 ภาพที่ 9.3 ขนั้ ตอนการรวมไฟล์ในหน้าจอเดียว .............................................................................237 ภาพท่ี 9.4 ขน้ั ตอนการรวมไฟล์ในหน้าตา่ งใหม่.............................................................................238 ภาพที่ 9.5 ขั้นตอนการใชท้ รัพยากรรว่ มกันจาก2โครงการ ............................................................239 ภาพท่ี 9.6 ขน้ั ตอนการใชท้ รัพยากรรว่ มกันจาก2โครงการ ............................................................240 ภาพท่ี 9.7 ข้นั ตอนการเลือกออกรายงาน......................................................................................242 ภาพที่ 9.8 หวั ขอ้ รายงานย่อยจาก Overview...............................................................................243 ภาพท่ี 9.9 หัวขอ้ รายงานยอ่ ยจาก Current Activities Report..................................................244 ภาพที่ 9.10 หัวขอ้ รายงานย่อยจาก Cost Reports.....................................................................245 ภาพท่ี 9.11 หวั ขอ้ รายงานย่อยจาก Assignment Reports ........................................................246 ภาพท่ี 9.12 หัวขอ้ รายงานย่อยจาก Workload Reports ...........................................................247 ภาพที่ 9.13 ตวั อยา่ งรายงานจากหัวข้อรายงานยอ่ ย Top Level Task ........................................247 ภาพที่ 9.14 ข้ันตอนการออกแบบรายงานดว้ ยตนเอง ..................................................................248 ภาพที่ 9.15 ขนั้ ตอนการออกรายงานดว้ ยตนเอง...........................................................................249 ภาพท่ี 9.16 ตัวอย่างรายงานจากการออกแบบด้วยตนเอง ............................................................250 ภาพที่ 9.17 การสงั่ พิมพ์ ...............................................................................................................251 ภาพท่ี 9.18 การตั้งค่ากาหนดการพิมพ์ .........................................................................................252

แผนบริหารการสอนประจารายวิชา รหัสวิชา BC10301 ชอ่ื รายวชิ า การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 3(2-2-5) Software Project Planning and Management คาอธบิ ายรายวิชา ศึกษาการวางแผน แนวคิดโครงการ ลักษณะโครงการ ประเภทโครงการ การวางแผน โครงการ ความเป็นไปได้ของโครงการ การเขยี นโครงการ การจัดการกิจกรรมงาน แผนภูมิโครงสร้าง บุคลากรในโครงการ การวางแผนโครงการโดยใช้เครื่องมือตารางโครงสร้างกิจกรรมงาน ตาราง แผนภูมิงาน และปฏบิ ตั ิประยุกต์ใช้โปรแกรมสาเร็จรูปในการวางแผน จดั การกจิ กรรมงานในโครงการ จัดการทรัพยากรโครงการ การจัดการค่าใช้จ่ายโครงการ การติดตามโครงการ การออกรายงาน โครงการ วัตถปุ ระสงคท์ ั่วไป 1. เพอ่ื ให้เกดิ ความร้คู วามเขา้ ใจเรอ่ื งการวางแผน ข้อดี ขอ้ จากัดของวางแผนอย่างถกู ตอ้ ง 2. เพอ่ื ให้เกดิ ความรคู้ วามเข้าใจเรื่องแนวคดิ โครงการ การวางแผนในโครงการอยา่ งถกู ตอ้ ง 3. เพอ่ื ให้เกดิ ความร้คู วามเขา้ ใจเรอ่ื งการศกึ ษาความเปน็ ไปได้ของโครงการอย่างถูกต้อง 4. เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจและสามารถเขียนโครงการเพ่ือสนับสนุนการทางานของ องคก์ รได้อย่างถกู ตอ้ ง 5. เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจเร่ืองการใช้เคร่ืองมือโครงสร้างกิจกรรมงาน ตารางงาน แผนภูมิองค์กร มาสนับสนุนการวางแผนในเร่ืองกิจกรรมงาน ทรัพยากรต่างๆ และค่าใช้จ่ายของ โครงการได้ถกู ต้อง 6. เพ่ือให้เกิดความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดการโครงการในเรื่อง การติดตาม การออก รายงานสรุปการดาเนนิ งานโครงการได้อย่างถูกต้อง 7. เพื่อให้เกิดความรู้เกี่ยวกับการวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป Microsoft Project โดยสามารถประยุกต์ใช้โปรแกรมในการจัดการโครงการ เร่ืองกิจกรรมงาน ระยะเวลางาน การจัดการทรัพยากร การจัดการค่าใช้จ่าย การติดตามโครงการรวมถึงการออก รายงานการดาเนนิ งานโครงการในรปู แบบตา่ งๆ ได้อยา่ งถกู ต้อง

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป ฐ เนื้อหา 4 ชวั่ โมง 4 ชั่วโมง บทท่ี 1 ความรพู้ นื้ ฐานการวางแผน 4 ชั่วโมง แนวคิดการวางแผน ความสาคัญของการวางแผน วัตถุประสงคใ์ นการวางแผน ข้อดแี ละข้อจากัดของการวางแผน การวางแผนกบั การบรหิ ารเวลาและความไมแ่ น่นอน กระบวนการวางแผน ประเภทของแผน วิธกี ารวางแผน เครื่องมือในการวางแผน การวางแผนกบั งานเทคโนโลยสี ารสนเทศ สรุปทา้ ยบทเรยี น แบบฝกึ หัดท้ายบท เอกสารอา้ งอิง บทท่ี 2 ความรพู้ ้นื ฐานโครงการ แนวคิดโครงการ สว่ นประกอบของโครงการ ลักษณะของโครงการทดี่ ี ประเภทของโครงการ วงจรโครงการ กระบวนการคดั เลือกโครงการ กจิ กรรมสาหรับเตรยี มจัดทาโครงการ สรุปท้ายบทเรยี น แบบฝกึ หดั ท้ายบท เอกสารอ้างอิง บทที่ 3 การวางแผนโครงการ แผนโครงการ ความจาเปน็ ของการวางแผนโครงการ

ฑ การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป เนือ้ หา บทท่ี 3 ความสาคญั ของการวางแผนโครงการ การวิเคราะหโ์ ครงการและแผนงาน ความจาเปน็ และความสาคัญของการวเิ คราะหโ์ ครงการและแผนงาน กระบวนการวางแผนโครงการ สรุปทา้ ยบทเรียน แบบฝึกหดั ท้ายบท เอกสารอ้างองิ บทที่ 4 ความเป็นไปไดข้ องโครงการ 4 ชัว่ โมง แนวคดิ การศึกษาความเปน็ ไปได้ หลักการในการศึกษาความเป็นไปได้ การแสวงหาข้อมลู สาหรบั การศึกษาความเปน็ ไปได้ ความแม่นยาของการประมาณการ หวั ใจสาคัญของการศกึ ษาความเปน็ ไปได้ การประเมนิ โครงการกอ่ นดาเนนิ งาน สรปุ ท้ายบทเรยี น แบบทดสอบทา้ ยบท เอกสารอ้างอิง บทที่ 5 การเขยี นโครงการและเร่ิมต้นโครงการด้วยโปรแกรม 8 ชว่ั โมง วิธเี ลือกโครงการ รายละเอยี ดในการเขยี นโครงการ การเขยี นข้อเสนอโครงการ เอกสารขออนุมัติโครงการ ตัวอยา่ งการเขียนข้อเสนอโครงการ จดั การโครงการ ดว้ ย Microsoft Project สรุปท้ายบทเรียน แบบทดสอบท้ายบท เอกสารอา้ งองิ

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป ฒ เน้อื หา 8 ชว่ั โมง 8 ชั่วโมง บทที่ 6 การจัดการโครงการโดยโครงสรา้ งกจิ กรรมงาน แนวคดิ โครงสรา้ งกจิ กรรมงาน ความสาคัญในการจัดทาโครงสร้างกิจกรรมงาน หลกั ในการพจิ ารณาโครงสรา้ งกิจกรรมงาน คณุ สมบตั ิของ (Work breakdown Structure) การจาแนกโครงสร้างงานกจิ กรรมงาน ประโยชนข์ องโครงสรา้ งงานโครงการ (PBS) ประโยชนข์ องโครงสร้างกจิ กรรมงาน (WBS) ตวั อยา่ งการจดั ทาโครงสร้างกิจกรรมงาน (WBS) การจดั การงานในโครงการ ดว้ ย Microsoft Project สรุปทา้ ยบทเรยี น แบบฝกึ หัดท้ายบท เอกสารอ้างองิ บทท่ี 7 การจดั การทรัพยากรในโครงการ การจัดสรรทรัพยากรโครงงาน บคุ ลากรในโครงการ ผู้รับผดิ ชอบการจัดลาดบั โครงการ หนา้ ทแ่ี ละความรบั ผิดชอบของบุคลากร รูปแบบองคก์ รโครงการ ข้อพจิ ารณาในการเลอื กรูปแบบองค์กรโครงการ ปัจจยั สาคญั แหง่ ความสาเรจ็ ของคณะทางานโครงการ การจัดทางบประมาณโครงการ การจดั การกับทรัพยากรในโครงการด้วยโปรแกรม Microsoft Project สรปุ ทา้ ยบทเรยี น แบบทดสอบท้ายบท เอกสารอ้างองิ

ณ การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป เนอ้ื หา 8 ชัว่ โมง บทที่ 8 การติดตามและประเมนิ ผลโครงการ แนวคิดการตดิ ตาม ประเภทการติดตาม การติดตามโครงการ การประเมินผลโครงการ วตั ถปุ ระสงค์ของการประเมินผล ขอคิดในการประเมนิ ผลโครงการ จุดมงุ หมายของการประเมินผลโครงการ การประเมินผลตามระยะเวลา การประเมนิ ผลลัพธ์ ความสาคัญและจาเป็นของการติดตามและประเมินผล ความต้องการข้อมลู สารสนเทศตามช่วงเวลาของโครงการ การติดตามความก้าวหนา้ ของโครงการดว้ ย Microsoft Project สรปุ ทา้ ยบทเรยี น แบบฝึกหดั ท้ายบท เอกสารอา้ งองิ บทท่ี 9 การรายงานและปิดโครงการ 12 ชวั่ โมง การรายงานผลการดาเนนิ งาน การประเมนิ ผลการปฏิบัติงาน การรายงานความกา้ วหน้า การจดั การปดิ โครงการ การออกแบบรายงานและการพิมพ์ ในโปรแกรม Microsoft Project สรปุ ท้ายบทเรียน แบบฝกึ หัดทา้ ยบท เอกสารอา้ งองิ

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป ด วธิ สี อนและกิจกรรม 1. ผสู้ อนจะนาเข้าสู่บทเรยี นโดยการบรรยายเนอ้ื เรื่องโดยยอ่ เพ่ือให้นกั ศึกษาอ่านตารา หนังสอื หรอื เอกสารประกอบการสอนแล้วเข้าใจในเน้ือเร่ืองได้โดยง่าย พร้อมทง้ั มีคาถามจากอาจารย์ หรอื จากนกั ศกึ ษา หลังจากนั้นจะมคี าตอบที่ถูกตอ้ งจากอาจารย์ 2. มอบหมายให้นักศกึ ษาไปอา่ นตารา หนังสือ หรอื เอกสารประกอบการสอน ตามบทเรียนท่ี อาจารย์ผูส้ อนกาหนดให้ เพื่อใหส้ ามารถนามาเรียนในคร้งั ต่อไปได้อย่างมปี ระสทิ ธิภาพ พร้อมทงั้ ให้ อ่านเอกสารเพื่อความรู้ทเ่ี ก่ยี วข้อง เชน่ หนังสือท่ีเกย่ี วข้องกับการวางแผน การจดั การโครงการ หนงั สอื การใช้งานโปรแกรม Microsoft Project เปน็ ตน้ 3. อาจารยจ์ ะอธบิ ายรว่ มกบั นักศกึ ษาในเร่ืองท่ไี ด้รับมอบหมายไป และสรุปบทเรียนร่วมกัน 4. มอบหมายให้นักศกึ ษาตอบคาถามโดยใชข้ ้อมูลจากบทเรียน หรอื บทปฏบิ ตั กิ าร 5. แบง่ กลมุ่ ผู้เรียน ให้ทากิจกรรมรว่ มกนั เพ่ือวางแผนเขยี นโครงการ และปฏิบตั งิ านตาม โครงการที่วางแผนไว้ 6. ผ้เู รียนใช้โปรแกรมสาเร็จรปู Microsoft Project จัดการกิจกรรม ในโครงการที่กล่มุ ตนเองได้วางแผนไว้ 7. ผเู้ รยี นนาเสนอผลงานเปน็ กลุ่มผ่าน โปรแกรม Microsoft PowerPoint 8. ผูเ้ รียนจัดส่งใบงานของตนเองผ่านเครือขา่ ยอนิ เตอรเ์ นต็ สือ่ การสอน 1. เอกสารประกอบการสอน 2. โปรแกรม Microsoft Project 3. โปรแกรม Microsoft PowerPoint 4. โปรแกรม Microsoft Word 5. คอมพิวเตอร์ 6. เครือข่ายอนิ เตอรเ์ นต็ 7. แบบฝึกหัดท้ายบทเรยี น การวดั ผลและการประเมินผล การวัดผล 1. คะแนนระหว่างเรยี น 70% 1.1 ความสนใจการเรยี นและการมีสว่ นร่วมในช้ันเรียน 10 % 1.2 งานทมี อบหมายรายกลุม่ 15 % 1.3 งานทมี อบหมายรายบุคคล (แบบฝึกหัดทา้ ยบทเรยี น) 15 % 1.4 ทดสอบกลางภาคเรียน 30 % 2. ทดสอบปลายภาคเรียน 30%

ต การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป การประเมินผล ไดร้ ะดับ A คะแนนระหว่าง 80 – 100 ได้ระดับ B+ คะแนนระหวา่ ง 75 – 79 ไดร้ ะดบั B คะแนนระหว่าง 70 – 74 ได้ระดบั C+ คะแนนระหวา่ ง 65 – 69 ได้ระดบั C คะแนนระหว่าง 60 – 64 ได้ระดบั D+ คะแนนระหว่าง 55 – 59 ไดร้ ะดบั D คะแนนระหว่าง 50 – 54 ได้ระดบั F คะแนนระหวา่ ง 0 – 49

แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 1 ความรู้พื้นฐานการวางแผน เวลาเรียน 4 ชั่วโมง วัตถปุ ระสงค์ หลงั จากท่ีได้ศกึ ษาบทเรียนนี้แล้ว นักศึกษาควรมีพฤตกิ รรมดังน้ี 1. บอกแนวคิด ความสาคัญ และวตั ถุประสงค์ในการวางแผนได้ 2. ยกตวั อย่างขอ้ ดีขอ้ จากดั ของการวางแผนได้ 3. สรปุ เหตุการณ์ จากเรื่องการวางแผนกบั การบรหิ ารเวลาและความไม่แนน่ อนได้ 4. บอกความแตกต่างของการวางแผนในแต่ละประเภทได้ 5. เลือกใชเ้ คร่ืองมือในการวางแผน ตามวธิ ีการวางแผนในแบบตา่ งๆได้ 6. ออกแบบแผนกับงานดา้ นเทคโนโลยสี ารสนเทศได้ หัวข้อเน้ือหา 1. แนวคดิ การวางแผน 2. ความสาคัญของการวางแผน 3. วัตถุประสงค์ในการวางแผน 4. ข้อดแี ละข้อจากัดของการวางแผน 5. การวางแผนกับการบริหารเวลาและความไมแ่ นน่ อน 6. กระบวนการวางแผน 7. ประเภทของแผน 8. วิธกี ารวางแผน 9. เครือ่ งมือในการวางแผน 10.การวางแผนกับงานเทคโนโลยสี ารสนเทศ วิธกี ารสอนและกจิ กรรม 1. ปฐมนิเทศชี้แจงรายละเอียดในการศกึ ษาวิชาการวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้ โปรแกรมสาเร็จรปู 2. บรรยายเนื้อหาสาระสาคัญประกอบ PowerPoint 3. ตงั้ คาถามอภปิ รายระหว่างอาจารยก์ ับนักศึกษา 4. สรุปประเดน็ เนื้อหาร่วมกนั 5. ให้ตอบคาถามท้ายบทเรียน

2 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู สื่อการสอน 1. เอกสารประกอบการสอน 2. Microsoft PowerPoint ประจาบทเรียน 3. คอมพิวเตอร์ และเครือข่ายอินเตอร์เน็ต 4. แบบฝึกหัดทา้ ยบทเรียน การวดั ผล 1. สงั เกตพฤตกิ รรมการมีส่วนร่วมในห้องเรยี น 2. ความรบั ผิดชอบในงานท่ีได้รับมอบหมาย 3. ประเมินการทางานตามที่มอบหมาย 4. ประเมนิ การตอบคาถามและทางานทา้ ยบทเรยี น

บทท่ี 1 ความรู้พ้ืนฐานการวางแผน ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรมใดๆของการทางานต่างก็เป็นกิจกรรมท่ีสาคัญด้วยกันทั้งส้ิน เพราะทุก คนต่างกม็ เี ปาู หมายปลายทางคือ การทากิจกรรมท่ีตนเองรับผิดชอบให้สาเร็จ บรรลุเปูาหมาย ท้ังใน กลุ่มบุคลากรฝุายงานบริหาร และกลุ่มบุคลากรฝุายปฏิบัติงาน ทุกคนย่อมต้องการทางานให้สาเร็จ แต่ความสาเร็จที่เกิดข้ึนน้ันอาจามาจากหลากหลายวิธีในการดาเนินงานที่แตกต่างกัน ซึ่งวิธีต่างๆ เหล่าน้ันจะถูกเรียกว่าแผนงาน และแผนงานนั้นก็เกิดข้ึนจากการวางแผนน้ันเอง การวางแผนจึง กลายเป็นท่ีมาของความสาเร็จของกิจกรรมงานในทุกรูปแบบ แผนงานเป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นว่า บุคคลากรผู้รับผิดชอบงานมีความพยายามในการดาเนินกิจกรรมงานอย่างเป็นระบบ จึงทาให้ผลงาน ทเ่ี กดิ ขน้ึ ในกจิ กรรมงานนน้ั บรรลุและประสบความสาเร็จไดใ้ นที่สุด แนวคดิ การวางแผน มีนักวชิ าการหลายท่านได้ให้แนวคดิ เก่ียวกับการวางแผน (Planning) ไวด้ งั น้ี เพ็ญศรี ปักกะสีนัง (2556) ให้ความหมายว่าการวางแผน หมายถึง การกาหนดงานท่ีจะ จัดทาในอนาคตอยา่ งเปน็ ลาดบั เพือ่ ให้โครงการบรรลวุ ัตถปุ ระสงค์ สุภาพร พิศาลบุตร (2553) กล่าวว่าการวางแผน หมายถึง วิธีการตัดสินใจล่วงหน้า เพื่อ อนาคตขององค์กรซึ่งเป็นหน้าที่ของการจัดการ ในทางเลือกว่าจะให้ใครทาอะไร ที่ไหน อย่างไร มี ขน้ั ตอนดาเนินงานการใชท้ รพั ยากรบรหิ ารเพือ่ ให้บรรลุวัตถุประสงค์ และเปูาหมายท่ีต้องการ มยุรี อนุมานราชธน (2551) กล่าวว่า การวางแผนโครงการเป็นข้ันตอนแรกของ กระบวนการบริหารโครงการ ซึ่งเป็นเร่ืองของแปรเปลี่ยนปัจจัยทางการบริหาร ได้แก่ คน วัสดุ เงิน ขอ้ มลู และการจัดให้เป็นผลผลติ /ผลติ ภณั ฑ์/บริการที่สอดคลอ้ งกับวตั ถุประสงค์ของโครงการ สุพจน์ โกสิยะจินดา (2550) กล่าวว่า การวางแผนคือ การเขียนให้มีลาดับงานที่จะเกิดข้ึน ในอนาคต เพ่ือให้ได้งานท่ีต้องการ ซ่ึงเป็นกระบวนการที่ต้องตัดสินใจล่วงหน้าเพื่อให้งานเป็นไปตาม วัตถุประสงค์ นโยบาย และแนวปฏบิ ัติ ณรงค์ นนั ทวรรธนะ (2547) สรปุ ถงึ การวางแผนคอื การจดั ลาดับขั้นตอนในการกาหนดงาน ให้บุคคลท่ีมีหน้าที่เก่ียวข้องลงมือปฏิบัติงานเพื่อให้เป็นไปตามเปูาหมายของ องค์กรท่ีได้กาหนดไว้ว่า ควรจะลงมือปฏิบัติงานอะไรก่อนหรือหลัง ตามท่ีตนได้ตั้งเปูาหมายเอาไว้ การวางแผนจึงเป็น กระบวนการข้นั ท่สี าคญั ทสี่ ุดขัน้ หน่งึ และจะตอ้ งดาเนนิ การเป็นอันดับแรกในการบริหารงาน เสนาะ ติเยาว์ (2543) ให้ความหมายของการวางแผนคือ กระบวนการในการกาหนด วัตถุประสงค์และวิธีการว่าจะทาอย่างไรให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น หากจะกล่าวในแง่ของสถานการณ์ การวางแผนเป็นกระบวนการในการเผชิญกับความไม่แน่นอนโดยการกาหนดการกระทาขึ้นล่วงหน้า เพ่ือให้ได้ผลตามท่ีกาหนดไว้ การวางแผนจะเก่ียวข้องกัน 2 อย่างคือ จุดหมายปลายทาง คือจะทา อะไร กบั วธิ กี าร คอื จะทาอยา่ งไร

4 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู ฟรีมอนต์ อี. คาสต์ และเจมส์ อี. โรเซนวิก (Kast and Rosenzwieg, 1970) ให้ ความหมายวา่ การวางแผนคือ กระบวนการของการพิจารณาตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะทาอะไร อย่างไร มกี ารเลอื กวตั ถปุ ระสงค์ นโยบาย โครงการ และวธิ กี ารปฏบิ ตั เิ พ่อื บรรลวุ ตั ถปุ ระสงค์นั้น ธงโรลด์ คูนต์ และซีริส โอดอนเนลส์ (Koontz and O’Donnell, 1968) ให้ ความหมายว่า วางแผนคือ การตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะทาอะไร ทาเม่ือใด และใครเป็นผู้ทาการ วางแผนเป็นสะพานเช่ือมช่องว่างจากปัจจุบันไปสู่อนาคตตามท่ีต้องการ และทาให้สิ่งต่างๆ เกิดขึ้น ตามตอ้ งการ สตีเฟน พี. ร็อบบินส์ (Robbins, 1997) ให้ความหมายของการวางแผน คือ การกาหนด ของวัตถุประสงค์ขององค์กร การวางกลยุทธ์เพ่ือให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ โดยมีแผนงานท่ีเป็น ระดับข้ัน (hierarchy of plans) ลดหล่ันและสอดคล้องกันไป พร้อมท้ังกิจกรรมท่ีสัมพันธ์กันทั้ง วิธกี ารและเปูาหมาย เอช.จี.ฮิกส์ (Hicks, 1981) อธิบายว่า การวางแผนเป็นหน้าท่ีทางการบริหารประการแรกที่ กระทาเพื่อกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งโดยเฉพาะ การที่จะวางแผนได้สาเร็จผลนั้น จาเป็นต้องมีการ วเิ คราะห์ตัวเลขข้อมลู จากอดตี การตัดสินใจในปัจจุบนั และทาการประเมิลผลในอนาคต การวางแผนอาจเป็นเร่ืองส่วนตัวหรือเรื่องท่ีเป็นทางการ เม่ือผู้บริหารมีความคิดท่ีจะหาวิธี ทางานให้สาเร็จตามเปูาหมาย ความคิดน้ันอาจเป็นการส่วนตัวคือไม่ได้เขียนไว้ ไม่ได้ขอความคิดเห็น จากคนอ่ืนในองค์กร การวางแผนเป็นการส่วนตัวนี้อาจเป็นเรื่องของส่วนบุคคลหรือขององค์กรขนาด เล็ก การวางแผนส่วนตัวจะขาดความต่อเนื่องและขาดข้อมูล แต่การวางแผนที่เป็นทางการเป็นเร่ือง ย่งุ ยากซับซ้อน จะตอ้ งเขียนวัตถปุ ระสงค์ไว้ จะต้องกาหนดวธิ กี ารอย่างชัดเจน จะต้องอาศัยการมีส่วน ร่วมของคนในองค์กร ให้คนในองค์กรยอมรับอาศัยข้อมูลจานวนมาก และมีกาหนดระยะเวลาไว้และ อืน่ ๆทมี่ สี ่วนเกี่ยวขอ้ ง เช่นคา่ ใชจ้ า่ ย บุคลากรเปน็ ตน้ จากข้อมูลข้างต้นจึงสามารถสรุปได้ว่า การวางแผนหมายถึง การเตรียมความพร้อมในการ จัดการเร่ืองต่างๆ ก่อนทีจ่ ะดาเนนิ งานจรงิ โดยคานงึ ถึงผลลัพธ์เป็นหลัก ท้งั น้ีเพื่อให้การดาเนินงานที่ จะเกิดข้ึนนั้นมีทิศทางในการทางานและสามารถบรรลุเปูาหมายท่ีกาหนดไว้ ซึ่งในทิศทางของการ ดาเนินงานจะมีความเก่ียวข้องกับเร่ืองคน ข้อมูล เงิน เครื่องมือ เวลา สถานที่ เป็นต้น และการ วางแผนจะเป็นเครอื่ งมือสาหรบั การจัดการกบั เร่อื งที่เก่ียวข้องดังกล่าวน่นั เอง ความสาคัญของการวางแผน ทาไมตอ้ งมกี ารวางแผนอาจตอบไดง้ า่ ยๆ ว่า เพ่อื ลดความไม่แนน่ อนลงหรือลดความเสี่ยงให้ เหลอื นอ้ ยที่สุด หากสถานการณ์ตา่ งๆ ในโลกมีความแน่นอนก็ไม่จาเป็นต้องมีการวางแผนคิดอยากจะ ทาอะไรก็ได้และก็ประสบผลสาเร็จตามต้องการด้วย แต่เพราะสถานการณ์ต่างๆ ไม่มีความแน่นอน หรือมคี วามเสี่ยงจงึ ต้องมกี ารวางแผน อนนั ต์ เกตวุ งศ์ (2534) กลา่ วว่า การวางแผนหรือการจัดการเป็นปัจจัยที่สาคัญมากในการ ทางานให้สาเร็จตามเปูาหมาย การที่จะทางานให้ผลสูงสุดตามวัตถุประสงค์ได้จาจะต้องมีการบริหาร หรอื การจัดการท่มี ปี ระสิทธภิ าพ และการท่จี ะทาเชน่ นัน้ ได้ผบู้ รหิ ารต้องทาหนา้ ทสี่ าคญั ๆ ตามที่กล่าว กันไว้คือหน้าทีใ่ นการวางแผน การจัดองค์กร การบริหารงานบุคคล การอานวยการ การประสานงาน

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 5 การรายงาน การงบประมาณ ตามที่กล่าวมาจะเห็นว่าการวางแผนเป็นหน้าท่ีอย่างหนึ่งของผู้บริหาร หน้าทน่ี ีจ้ ะสาคญั หรือไม่สามารถพจิ ารณาจากเหตผุ ลต่อไปน้ี 1. การวางแผนเป็นหนา้ ทีอ่ นั ดับแรกของผู้บริหาร ท้ังนค้ี ือ ก่อนท่ีผูบ้ รหิ ารจะ ดาเนินงานใดๆ ต้องเริม่ ทางานวางแผนก่อนงานอ่ืนๆ นั่นเอง 2. การวางแผนเป็นแนวทางปฏิบัติท่ีสาคัญ ผู้ปฏิบัติตามแผนสามารถศึกษาเรียนรู้ วธิ กี ารขัน้ ตอน และกระบวนการทางานได้จากแผนก่อนท่ีจะลงมือปฏิบัติ ดังนั้นจึงช่วยในการทางานมี ความเปน็ ไปไดม้ าก ท้งั เปน็ ท่เี ชอ่ื วา่ จะทาใหเ้ กดิ ประสทิ ธิภาพประสทิ ธผิ ลของการทางานด้วย แผนจึงมี ความสาคญั และจาเป็นสาหรบั ผปู้ ฏบิ ตั ิงานและองคก์ ร 3. การวางแผนและแผนเป็นตัวกาหนดทิศทาง ในเร่ืองของการดาเนินงานตาม เปูาหมายขององค์กรให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนได้รู้ นอกจากน้ีแผนยังเป็นกรอบสาหรับการตัดสินใจ สาหรับผู้ปฏิบัติงานได้อย่างดี ซึ่งสามารถปูองกันมิให้ เกิดการตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหาในคร้ังต่อๆ ไป อย่างไร้จุดหมาย 4. การวางแผนและแผนจะช่วยให้ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานมองไปในอนาคต และ เห็นโอกาสท่ีจะแสวงประโยชน์หรือกระทาการต่าง ๆ ให้สาเร็จตามความมุ่งหมายได้ ทั้งยังทาให้ มองเห็นปัญหาอุปสรรค์และภัยคุกคามต่าง ๆ เพื่อจะได้หาทางปูองกัน ตลอดจนลดถาวะความเส่ียง ต่างๆ ไดด้ ้วย 5. การวางแผนช่วยการตดั สนิ ใจทมี่ เี หตุผล ในการวางแผนน้ันจะมีการตัดสินใจเร่ือง ต่าง ๆ ไว้ล่วงหน้าซึ่งจะมีเวลาพอท่ีจะใช้ท้ังหลักทฤษฎี แนวความคิด และหลักการ ประกอบกับ ตัวเลข สถิติและขอ้ มลู ข่าวสารตา่ ง ๆ 6. การวางแผนเป็นเรื่องการเตรียมการไว้ก่อนล่วงหน้า เมื่อมีการกาหนด วัตถุประสงค์และเปูาหมายตามความต้องการแล้ว กิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องกะทาเพื่อให้เป็นไปตาม วัตถุประสงค์และบังเกิดผลตามเปูาหมายน้ัน ๆ จะต้องได้รับการพิจารณา และการตัดสินใจในเร่ือง ต่างๆ เกยี่ วกบั การกระทาในกิจกรรมต่างๆ ทั้งนี้เพื่อให้แผนมีความสมบูรณ์ถูกต้องแล้วจึงนาไปปฏิบัติ ดังน้ันสาระสาคัญดังกล่าวเก่ียวกับการวางแผนจึงเป็นเครื่องประกันความเป็นไปได้ของการทางานให้ สาเร็จ 7. การวางแผนมีส่วนช่วยให้มนุษย์เปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ ได้มาก เน่ืองจากการ เปล่ียนแปลงเป็นสิ่งท่ีเกิดขึ้นเสมอตามธรรมชาติ เม่ือมีความเจริญก้าวหน้าทางวิทยาศาสตร์และ เทคโนโลยมี ากข้ึน มนษุ ยม์ ีความสามารถในการเปล่ยี นแปลงส่ิงตา่ งๆ ให้เป็นตามความต้องการมากขึ้น การวางแผนจงึ เป็นส่งิ ทมี นษุ ยอ์ าศยั เพือ่ ใช้ในการเตรียมการเปล่ยี นแปลงสิ่งต่างๆ ในอนาคต 8. การวางแผนเป็นตัวนาในการพัฒนา ตามหลักการวางแผนข้ันแรกจะต้องมีการ กาหนดวัตถปุ ระสงค์ และวัตถุประสงค์จะเป็นหลกั ของการตัดสินใจในทุกเรื่องท่ีจะกระทาต่อไป กล่าว อีกนัยหนึ่งก็คือ การตัดสินใจใดๆ เก่ียวข้อง ก็เพื่อท่ีจะทาให้เกิดตามผลวัตถุประสงค์ทั้งน้ีเพราะการ กาหนดวัตถุประสงค์จะต้องมีการกระทาเพื่อให้เกิดผล ดังนั้นการมีการวางแผนย่อมหมายถึงการมี วัตถุประสงค์ มีเปูาหมาย มีการตัดสินใจที่มีเหตุผล มีการกระทาตามแผน และให้บังเกิดผลตาม ต้องการได้

6 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป การวางแผนมีความสาคัญ เพื่อลดความไม่แน่นอนลงหรือลดความเส่ียงให้เหลือน้อยที่สุด หากสถานการณ์ต่างๆ ในโลกมีความแน่นอนก็ไม่จาเป็นต้องมีการวางแผน ความสาคัญของการ วางแผนที่ว่า การบริหารหรือการจัดการเป็นปัจจัยท่ีสาคัญมากในการทางานให้สาเร็จตามเปูาหมาย การที่จะทางานให้ได้ผลสูงสุดตามวัตถุประสงค์นั้น จาเป็นจะต้องมีการบริหาร หรือการจัดการที่มี ประสิทธิภาพ จากข้อมูลข้างต้นจึงสรุปได้ว่า การวางแผนเป็นเสมือนตัวช่วยในการลดความเส่ียงต่อการ ดาเนินงานไปสจู่ ดุ หมายปลายทาง เปน็ เสมือนเกราะปอู งกนั สาหรับความเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกิดขึ้น ในอนาคต เป็นดังเส้นทางที่สามารถมีได้หลากหลายช่องทางให้เลือกดาเนินการในสภาวการณ์ท่ี เปลี่ยนแปลงไป ท้ังน้ีการวางแผนเป็นยังเป็นตัวช่วยในการขับเคลื่อนการทางานให้มีแบบแผนที่มุ่งสู่ ความสาเรจ็ ไดอ้ ย่างมปี ระสิทธภิ าพอกี ดว้ ย วตั ถปุ ระสงค์ในการวางแผน วตั ถปุ ระสงค์ในการวางแผนเปน็ ขอ้ มูลแสดงถึงทิศทางการดาเนินงานเพ่ือให้บรรลุเปูาหมาย ของงานซง่ึ สามารถแจกแจงได้ดังนี้ 1. การวางแผนทาใหร้ ทู้ ิศทางในการดาเนนิ งาน เมอื่ ผ้ปู ฏิบัติงานรู้ทิศทางการทางานก็ สามารถประสานงานกัน รู้ว่าควรทาอะไรและทาอย่างไรจะได้ผลตามเปูาหมายที่กาหนดไว้ หากไม่มี การวางแผน นอกจากไม่รู้ว่าจุดหมายปลายทางอยู่ท่ีไหนแล้วก็ยังก่อให้เกิดการสูญเสียหรือสิ้นเปลือง ทรัพยากรได้ 2. การวางแผนทาให้ลดความไม่แน่นอนลง เพราะผู้บริหารจะมุ่งมั่นไปสู่จุดหมาย ปลายทางอย่าง แน่วแน่ สามารถคาดคะเนการเปลี่ยนแปลงอันอาจเกิดขึ้นได้ดียิ่งขึ้น สามารถ ปรับเปล่ียนให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงขณะเดียวกันก็เตรียมพร้อมรับการเปล่ียนแปลงอย่าง เหมาะสม 3. การวางแผนทาให้ลดความเสียหายการซ้าซ้อนกันของงานท่ีทา เนื่องจากการ วางแผนทาให้รู้ทั้งวิธีการและเปูาหมายของงานจึงทาให้มีความชัดเจนในการทางาน รู้ว่ากิจการรมใด ควรทาก่อนหลงั อยา่ งไร การซ้าซ้อนและการสนิ้ เปลืองจงึ ไมเ่ กิดขึน้ 4. การวางแผนทาให้รู้มาตรฐานในการควบคุม หน้าที่ข้ันสุดท้ายของการบริหารคือ การควบคุมให้เป็นไปตามเปูาหมายที่กาหนด กิจกรรมที่สาคัญของการควบคุมคือมาตรฐานที่ให้ เปรียบเทียบกับการปฏิบัติท่ีเกิดขึ้นจริง การวางแผนจึงกาหนดมาตรฐานได้แน่นอนชัดเจนว่างต้องให้ ได้ผลงานอยา่ งไร ดังนั้นจึงสรุปได้ว่าวตั ถุประสงค์ในการวางแผนน้ัน เพื่อทาให้งานนั้นๆสามารถดาเนินงานได้ อยา่ งมที ศิ ทางและมีแบบแผน มงุ่ ส่กู ารบรรลเุ ปาู หมายทีเ่ ตรยี มไว้อย่างมปี ระสทิ ธิภาพ

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป 7 ข้อดีและข้อจากัดของการวางแผน การวางแผนมีทั้งข้อดแี ละข้อจากดั ซง่ึ สามารถแจกแจงประเดน็ สาคญั ได้ดังน้ี ข้อดีของการวางแผน สุภาพร พิศาลบุตร (2553) ได้กล่าวไว้ว่าก่อนท่ีจะได้พิจารณาถึงหลักต่าง ๆ เกี่ยวกับการ วางแผน ควรได้เข้าใจถึงประโยชน์ท่สี าคญั ๆ ของการวางแผนดงั นี้ 1. ชว่ ยค้นหาหรือช้ีให้ทราบถึงปัญหาทอี่ าจเกดิ ขึน้ หรือชว่ ยชีใ้ หเ้ หน็ ถงึ โอกาสต่างๆ ท่ี อาจมีข้นึ 2. ช่วยปรับปรุงและยกระดับคุณภาพ ของกระบวนการตัดสินใจภายในองค์กรใน ทิศทางทดี่ ีข้นึ 3. ชว่ ยในทางปรับทิศทางอนาคตขององค์กร ตลอดจนค่านิยม และวัตถุประสงค์ของ องคก์ รให้ชดั เจนเสมอ 4. ช่วยให้แต่ละบุคคลหรือองค์กรสามารถปรับตัว ให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงใน สภาวะแวดลอ้ ม 5. ชว่ ยเหลอื ผบู้ ริหารใหส้ ามารถมัน่ ใจท่ีจะนาองค์กรให้อยู่รอด เสนาะ ติเยาว์ (2543) ได้กล่าวว่าการวางแผนจะต้องเผชิญกับปัญหาหลายอย่างในแง่ของ ปัจจัยภายนอกก็คือ ข้อกาหนดของรัฐ เทคโนโลยีท่ีซับซ้อน และเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ความไม่ แนน่ อนของเศรษฐกจิ โลก การเปลยี่ นแปลงอตั ราค่าแรงงาน การเคล่ือนไหวของเงินทุนและอ่ืนๆ ส่วน ปัจจัยภายในองค์กรก็ได้แก่ ประสิทธิภาพในการบริหารงาน โครงสร้างองค์กรและระบบงาน ความ หลากหลายทางด้านแรงงาน ความรู้ความสามารถของฝุายบริหาร การวิจัยและพัฒนา เครื่องจักร อุปกรณ์และชื่อเสียงขององค์กร เป็นต้น การวางแผนจะทาให้องค์กรสามารถปรับเปล่ียนให้เข้ากับ ปัจจัยภายในและภายนอกองค์กรได้ ซ่ึงสามารถแจกแจงเป็นประโยชน์หรือข้อดีของการวางแผนได้ ดงั น้ี 1. ช่วยปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น การปรับปรุงการปฏิบัติงานของฝุายบริหาร และพนักงานแยกได้เป็น 2 อยา่ ง ท่จี ะช่วยสรา้ งอานาจในการแข่งขนั ขององคก์ ร คอื 1.1 ควรเน้นอะไร (focus) โดยควรเน้นอะไรน้ันทาให้องค์กรรู้ว่าจะทาอะไรจึงจะ ดีทสี่ ุดตอ่ กลมุ่ เปูาหมายและควรให้บริการแก่กลุม่ เปาู หมายอย่างไร ในแง่ของผู้ปฏิบัติงานก็รู้ว่าควรทา อะไร และทาอย่างไรจงึ บรรลเุ ปาู หมายขององค์กร 1.2 ควรยืดหยุ่นอย่างไร (flexible) ควรยืดหยุ่นอย่างไร การยืดหยุ่นน้ีจะทาให้ องค์กรสามารถปรับเปลี่ยนแผนงานให้เข้ากับสภาพแวดล้อมท่ีเปลี่ยนแปลงไป และสามารถเตรียม รับมอื ให้เข้ากับอนาคตที่กาลังจะเกิดขึ้น ในส่วนของพนักงานก็ทาให้รู้ว่าควรปรับตัวเองอย่างไรให้เข้า กบั โอกาสและอุปสรรคทกี่ าลงั จะเกดิ ข้ึน 2. ช่วยในการปรบั ปรุงการปฏบิ ตั ิงาน ซง่ึ สรปุ ได้ 4 หวั ข้อคอื 2.1 ม่งุ ไปทางไหนจึงจะบรรลุเปูาหมายสงู สดุ 2.2 ทาอะไรกอ่ นหลังจึงจะได้ประโยชน์สงู สดุ

8 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู 2.3 ทรัพยากรอยา่ งไรจึงจะกอ่ ใหเ้ กดิ ประสิทธภิ าพและประสิทธิผลสงู สดุ 2.4 ปรบั ตัวอย่างไรจงึ จะสอดคล้องกับสถานการณ์และก่อให้เกดิ ผลดีทสี่ ดุ 3. ช่วยปรับปรุงการประสานงานให้ดีขึ้น ในองค์กรย่อมประกอบด้วยระบบย่อยและ กลุ่มงาน (subsystem and group) หลายระบบและหลายกลุ่มงาน แต่ละระบบของแต่ละกลุ่มงาน ต่างมีเปูาหมายท่ีแตกต่างกันออกไป การที่จะไม่ให้ระบบย่อยและกลุ่มงานต่างๆ ขัดแย้งกัน ก็ต้อง อาศัยการวางแผนท่ีดี โดยการวางแผนที่ดีจะช่วยในเร่ืองการปรับปรุงและประสานงานของแต่ละ ระบบและแต่ละกลุ่มงาน โดยจะต้องแยกวัตถุประสงค์หรือเปูาหมาย กิจกรรม หน้าท่ีต่างๆ ของ ระบบย่อยและกลุ่มงานออกมาอย่างชัดเจนเป็นลาดับ โดยจะลดหล่ันกันลงมา จากสูงสุดไปจนถึง ต่าสุด เม่ือมีการวางแผนอย่างดีกิจกรรมต่างๆ ของแต่ละระบบและแต่ละกลุ่มจะสอดรับกันอย่าง เหมาะสม โดยเปูาหมายในระดบั สงู เป็นเสมอื นจดุ หมายปลายทาง (end) และเปูาหมายในแต่ละระดับ ลา่ งเป็นเสมอื นวธิ ีการ (mean) 4. ช่วยปรับปรุงการควบคุมให้ดีขึ้น การควบคุมก็คือ การประเมินผลการปฏิบัติงาน และการปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น การวางแผนจะช่วยให้การควบคุมมีประสิทธิภาพ เพราะการ วางแผนจะมีปลายทางคือเปูาหมาย ซึ่งถือเป็นมาตรฐานที่ใช้ประเมินผลการปฏิบัติงาน หากผลการ ปฏิบัติงานต่ากว่ามาตรฐานหรือสูงกว่ามาตรฐานก็ต้องปรับปรุงในการปฏิบัติงาน หรือมาตรฐานท่ีใช้ ประเมิน หรือระบบการควบคุมใหม่ ดังนั้น การวางแผนกับการควบคุมจะต้องทาหน้าที่ควบคูกันไป หากไม่มีระบบการควบคุมท่ีดี การวางแผนก็ขาดการติดตามว่างานบรรลุเปูาหมายหรือไม่ หากไม่มี ระบบการวางแผนทดี่ ี การควบคุมก็ขาดกรอบการประเมนิ ผลงานว่า ไดม้ ีการปฏิบัตงิ านทดี่ ีขน้ึ หรือไม่ 5. ช่วยปรับปรุงการบริหารเวลาให้ดีขึ้น ส่วนใหญ่การจัดการเรื่องการใช้เวลาให้ เหมาะสมกับกิจกรรมที่ทา มีวิธีบริหารจัดการเวลาอย่างง่ายๆ ก็คือ การกาหนดตารางเวลาไว้ในสมุด บันทึกหรือในปฏิทินเพ่ือเตือนความจาว่าวันไหนจะต้องทาอะไร ซ่ึงหากไม่ได้วางแผนเรื่องเวลา อาจ ทาให้เกิดการใช้เวลากับกิจกรรมหนึ่งมากเกินไปและในอีกกิจกรรมหนึ่งน้อยเกินไป หรือลืมทา กิจกรรมบางอยา่ ง ดงั นนั้ การวางแผน จึงช่วยทาให้เกิดการใช้เวลาผ่านไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น กว่าการไม่วางแผน และเกิดความสมดุลของการใชเ้ วลาดขี ึ้นสง่ ผลให้มีการสญู เสียเวลาลดลง ซิมอล (Simmons, 1982) ไดก้ ลา่ วถึงประโยชนข์ องการวางแผนไว้ดงั น้ี 1. เพ่ือให้ผบู้ รหิ ารตะหนักถงึ ความรบั ผิดชอบได้ดีข้ึน 2. ชว่ ยในการควบคมุ คุณภาพงาน สามารถวดั ผลสาเร็จของงานได้ ตามแผนงานทีท่ า 3. แผนงานใช้เป็นเคร่ืองช่วยในการส่ือความให้ทุกฝุายทราบถึงทิศทางการดาเนินงาน และใหฝ้ าุ ยต่างๆ ประสานการทางานเป็นทีมโดยอาศัยเคร่ืองมือจากการวางแผน 4. แผนงานท่ีใช้ดาเนินงานอยู่สามารถใช้ตรวจสอบความถูกต้องของนโยบายปัจจุบัน โดยจะสามารถตรวจสอบดูได้จากผลของการปฏิบัติตามแผน เพื่อจะได้มีการปรับแต่งนโยบายและ เปูาหมายในระยะยาวให้ถูกตอ้ ง 5. การวางแผนช่วยให้ขยายขอบเขตของความคิดของผู้บริหาร และช่วยให้ผู้บริหาร คล่องตัวในการแก้ไขปัญหาหรือยกระดับผลงานได้ดีขึ้น เพราะสามารถเพิ่มทัศน์วิสัยของการคิดให้ กว้างและไกลและสามารถปรบั ตัวไดด้ ี

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 9 สรุปได้ว่า การวางแผนนั้นมีประโยชน์และข้อดีในหลากหลายเรื่องคือช่วยในเร่ืองการ ปรับปรุงการปฏิบัติงาน ช่วยจัดลาดับความสาคัญของงาน ช่วยกาหนดทิศทางเปูาหมาย ช่วย ปรับเปลย่ี นพฤตกิ รรมด้านการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์และมีประสิทธิภาพ ช่วยประสานงานระหว่าง ระบบงานหรือกลุ่มงานให้สอดคล้องกับเปูาหมายได้ดีข้ึน ช่วยควบคุมการดาเนินงานให้ชัดเจนและ ช่วยเป็นเครือ่ งช้ีวดั ผลการดาเนนิ งานท่ีเกดิ ขน้ึ ว่าเปน็ ไปตามเปาู หมายท่ีวางแผนไวห้ รือไม่ ขอ้ จากดั ของการวางแผน สุภาพร พิศาลบุตร (2553) ได้กลา่ ววา่ การวางแผนย่อมมีจุดอ่อนหรือข้อจากดั บ้างเชน่ กัน ดงั ตอ่ ไปนี้ 1. ข้อจากัดเกี่ยวกับการทานายในอนาคต การวางแผนเป็นเรื่องท่ีเก่ียวข้องกับ อนาคต มีการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ล่วงหน้าและในการตัดสินใจแต่ล่ะเร่ืองแต่ล่ะคร้ังจะต้องอาศัย ตัวเลขข้อมูลมาประกอบการพิจารณา และบางครั้งหรือบ่อยครั้งที่ไม่สามารถหาข้อมูลหรือตัวแทน ขอ้ มูลทีด่ ีได้ ดงั นั้นถา้ การวางแผนเร่ืองใดที่จะต้องอาศยั ข้อมูลท่ีได้จากการพยากรณ์มากเท่าใดโอกาส ผดิ พลาดกย็ อ่ มมมี ากดว้ ยและอาจทาให้การทานายไมถ่ ูกต้องหรือคลาดเคล่ือนได้ 2. ข้อจากัดเกี่ยวกับตัวเลขและข้อมูล การตัดสินใจในการวางแผนส่วนใหญ่ต้อง อาศัย ตัวเลข สถิติ ข้อมูล และข่าวสารต่างๆ ที่เก่ียวข้อง ถ้าผู้ตัดสินใจไม่มีข้อมูลหรือข้อมูลผิดพลาด บกพร่องหรือไม่ถูกต้องและล้าสมัยไม่ว่าจะเหตุผลใดก็ตามย่อมทาให้การตัดสินใจและการวางแผนใน เรอ่ื งนนั้ ผิดพลาดบกพรอ่ งตามไปดว้ ย และจะต้องกระทบถงึ แผนใหญ่ท้งั หมดด้วยไม่มากก็นอ้ ย 3. แนวปฏิบัติของการปิดกั้นการใช้ดุลยพินิจของผู้ปฏิบัติ ในแต่ละแผนงาน โครงการจะมีการกาหนดระเบียบปฏิบัติ แนวทางหรือหลักปฏิบัติ รวมทั้งวิธีการปฏิบัติงานไว้ ส่วน แผนหรือโครงการใดจะกาหนดไว้อย่างละเอียดมากน้อยกว่ากันเพียงใดย่อมข้ึนอยู่กับความประสงค์ ของผู้วางแผนทั้งนก้ี ารกาหนดแผนงานไวล้ ะเอยี ดหรือไมล่ ะเอียดนน้ั มีผลดผี ลเสียเหมือน ๆ กัน 4. ข้อจากัดเก่ียวกับค่านิยมของผู้บริหาร หากผู้บริหารไม่สนใจกับเหตุการณ์ใน อนาคตไม่พยายามมองไปข้างหน้าและไม่ชอบการเปล่ียนแปลง ซึ่งผู้บริหารกลุ่มนี้มักไม่นิยมคิด วางแผนและการกระทาใด ๆ ที่จะเป็นการปูองกันมิให้เกิดปัญหาในอนาคต และไม่คิดที่จะให้มีการ เปล่ียนแปลงในอนาคต แต่มักจะทางานและให้ความสาคัญกับส่ิงต่างๆ ในปัจจุบันหรือการแก้ปัญหา เฉพาะหนา้ หรอื หากจะตอ้ งมีการเปล่ยี นแปลงใดๆ ในปัจจุบันหรือการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าก็มักจะ ปัดให้เป็นหน้าทีข่ องผ้อู ื่นแทน 5. ข้อจากัดในการปรับปรุงให้สอดคล้องกับสภาพแวดล้อม แผนระยะยาวที่มีเวลา ดาเนินการมากกว่าสองปีข้ึนไป ในแผนระยะใดก็ตาม หากจะต้องนาไปปฏิบัติในสภาพแวดล้อมที่มี การเปล่ียนแปลงอย่างรวดเร็ว การเปล่ียนแปลงของส่ิงแวดล้อมจะเป็นไปโดยทั้งหมดหรือบางส่วนก็ ตาม อาจกะทบถึงแผนได้ และทาให้แผนนั้นทาไม่ได้ จะเป็นทั้งหมดหรือบางส่วนของแผน แล้วแต่ กรณี ปัญหาคอื ไมอ่ าจปฏิบัติตามแผนได้ การปรับปรุงแก้ไขแผนทั้งหมดหรือส่วนหน่ึงส่วนใดของแผน จะต้องมีข้ึนแต่ถ้าปัญหาหรือการแก้ไขแผนอาจต้องใช้เวลา ดังนั้นจึงอาจถือได้ว่าประเด่นดังกล่าวน้ีมี ปัญหาอย่างหนึ่งของแผนทางแก้ปัญหาเร่ืองนี้อาจทาได้วิธีหน่ึงก็คือ ผู้ร่างแผนเปิดแนวทางไว้โดยไม่ ระบุเงอ่ื นไขลงไปใหช้ ดั เจนหรอื ละเอยี ดมากนกั

10 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 6. ข้อจากัดเกี่ยวกับเวลา การวางแผนเป็นงานท่ีต้องใช้ทรัพยากรท้ังคน เงิน วัตถุ และการจัดการที่จาเป็นอย่างยิ่งก็คือต้องใช้เวลา อาจใช้เวลาเป็น ชั่วโมง วัน เดือน และเป็นปีน้ัน ขึ้นอยู่กับลักษณะ เนื้อหา ขอบข่ายและขอบเขตของงานแต่ละอย่าง ปัญหาท่ีพบเห็นส่วนใหญ่จะเป็น เรื่องของการมีเวลาน้อยไม่เพียงพอท่ีจะใช้ในการวางแผนอย่างละเอียดรอบคอบ จะด้วยเหตุผลใดก็ ตาม หากทาให้การวางแผนต้องรีบเร่ง และได้แผนที่ไม่สมบูรณ์ถูกต้อง ปัญหาต่าง ๆ จะตามมาใน ขน้ั ตอนการปฏบิ ตั ติ ามแผน 7. ข้อจากัดในเร่ืองความรู้ ความเข้าใจ ความสามารถและประสบการณ์ของผู้ วางแผน ปัญหานี้ค่อนข้างจะกว้างและมีลักษณะทั่วๆ ไป ทั้งนี้เพราะการวางแผนก็เช่นเดียวกับงาน ด้านอื่นท่ีต้องอาศัยผู้มีความรู้และประสบการณ์ในแต่ละด้านมามีส่วนร่วมในการวางแผนโดยเฉพาะ อย่างย่ิงในงานที่ต้องกาหนดว่าจะทาอย่างไร ส่วนงานด้านอื่นๆ เช่นจะทาอะไร ทาไมจึงต้องทา ทา เมื่อใด ทาที่ไหน และใครจะเป็นผู้ทา รวมทั้งการควบคุมประสานงานน้ัน สามารถใช้ผู้บริหารท่ีมี ความรู้ทางด้านวางแผนและการบริหารท่ัวๆ ไป ฉะนั้นบุคคลที่ต้องมีส่วนร่วมในการวางแผนต้องมี ความรแู้ ละประสบการณพ์ อสมควร จากข้อมลู ขา้ งต้นกล่าวได้ว่าข้อจากดั การวางแผนนน้ั เก่ยี วขอ้ งกับปัจจัยในเร่ืองท่ีคาดเดา ไม่ได้ เร่ืองของเวลา เร่ืองของความรู้ เรอ่ื งของแนวปฏิบตั ิ เร่อื งของคา่ นยิ มในตัวบุคคล เรื่องของข้อมูล และตวั เลข รวมถงึ เร่อื งของสภาพแวดล้อม ซ่ึงเร่ืองต่างๆ เหล่านี้สามารถทาให้การวางแผนติดขัดและ อาจเกดิ ปัญหาในการดาเนนิ งานได้ การวางแผนกับการบรหิ ารเวลาและความไม่แนน่ อน การวางแผนมคี วามเกี่ยวข้องกับการบรหิ ารเวลาและความไม่แนน่ อน ซึ่งสามารถแจกแจง ประเดน็ สาคัญได้ดังนี้ การวางแผนกบั การบริหารเวลา ในแงข่ องการบรหิ ารไดแ้ บ่งเวลาออกเปน็ 3 ประเภทคอื 1. เวลาในส่วนงานหัวหน้าหรือผู้บังคับบัญชา (Boss-Imposed Time) หมายถึง เวลาที่ผู้บรหิ ารระดบั สงู หรอื ในฐานะระดับงานผู้บังคับบัญชาโดยตรง ใช้กับการปรึกษาหารือเร่ืองงาน หรือออกคาสั่งให้ทางานรว่ มกันแก้ปัญหาท่ีเกิดขึ้น หรือใช้เวลาทางานให้กับผู้บังคับบัญชาระดับสูงขึ้น ไป เวลาท่ีใช้ในส่วนนี้ ถือเป็นหน้าที่ ท่ีเลี่ยงไม่ได้จะใช้เวลามากหรือน้อยอยู่ท่ีผู้บังคับบัญชาเป็นผู้ กาหนดไม่สามารถเปลย่ี นแปลงได้ หากเกิดการผดิ พลาด จะเกิดผลเสยี แก่ผูบ้ ริหารคนนั้น 2. เวลาในส่วนงานระบบ (System-Imposed Time) หมายถึง การใช้เวลากับการ ทางานให้กับองค์กร จากการทางานในหน้าที่ด้วยตัวเอง และจากการทางานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน ซ่ึง ถือเป็นหน้าที่ท่ีต้องกระทา เช่น การทางานท่ีต้องประสานงานร่วมกับองค์กรอื่น การเข้าร่วมประชุม ในบริษัท ซ่ึงเป็นการทางานให้ส่วนรวม รวมท้ังเวลาที่ใช้ไปกับพิธีการต่างๆ ขององค์กร การบริหาร เวลาในส่วนงานระบบน้ีเปล่ียนแปลงไม่ได้เช่นเดียวกัน จะเสียเวลามากหรือน้อยขึ้นอยู่กับระบบงาน สว่ นรวมไมใ่ ชต่ ัวผ้บู รหิ ารเปน็ ผูก้ าหนด

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 11 3. เวลาท่ีใช้กบั ตัวเอง (Self-Imposed Time) หมายถึง เวลาทีต่ ัวเองผู้กาหนดข้ึนมา โดยตวั เองต้องใชเ้ วลาอยา่ งมคี ณุ ค่าเหมาะสมกบั เวลาที่หมดไป โดย แบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ คือ เวลา ท่ีใช้ไปหน้าที่การทางานของตนเองท่ีต้องรับผิดชอบในองค์กร (Dominated Time) โดยเป็นงานท่ี ตัวเองลงมือทาด้วยตัวเองหรือทาร่วมกับผู้ใต้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชา ในการแก้ปัญหาหรือ ปรึกษาหารือในเร่ืองการทางาน และ เวลาท่ีใช้กับการทางานเพื่อความความก้าวหน้าขององค์กร (Discretionary Time) เป็นการใช้เวลาไปกับการคิดเพื่อให้งานก้าวหน้า ใช้เวลาในส่วนนี้ด้วยตัวเอง ไม่เกี่ยวข้องกับคนอื่น เวลาที่หมดไปกับการทางานส่วนนี้จะมากหรือน้อยข้ึนอยู่กับผู้บริหารเอง ถ้า ผู้บริหารไม่มุ่งในรายละเอียดของงาน ไม่ลงมือทางานด้วยตัวเอง แต่มอบหมายงานไปให้ ผู้ใตบ้ งั คบั บัญชารับผิดชอบเวลาทหี่ มดไปกบั งานส่วนนกี้ น็ อ้ ยลง ในกรณีเดียวกัน ผู้ปฏิบัติงานบางคนเมื่อมีปัญหาการทางาน และไปปรึกษาหารือกับ ผู้บริหารและผบู้ รหิ ารก็เป็นผู้แก้ไขปัญหาในท่ีสุด เวลาในส่วน Discretionary Time ของผู้บริหารจะ ถกู ใช้ไปมาก แต่ถ้าปัญหานั้นผู้ปฏิบัติงานเป็นผู้แก้ไขปัญหาเองเวลาในส่วน Discretionary Time จะ ถกู ใช้หมดไปน้อย ซ่ึงจะส่งผลให้เวลาในส่วน (Self-Imposed Time) ท่ีใช้แก้ปัญหาของตัวเองอย่าง แท้จริงมีมากขึ้น เวลาท่ีใช้กับตัวเอง ควรใช้ให้เหมาะสมโดยมอบหมายให้คนอ่ืนทาในส่วนของ Dominated Time ให้มาก ตัวเองใช้น้อย แล้วหันไปใช้เวลาในส่วนของ Discretionary time ใน ปญั หาของตวั เองหรอื ปัญหางานที่ตวั เองรับผิดชอบใหเ้ จริญกา้ วหน้าจะไดป้ ระโยชน์มากกว่า อยา่ งไรกต็ าม มีหลักส้ันๆ ในการบริหารเวลาของผูบ้ ริหารไว้ดงั นี้ 1. ตอ้ งร้จู ักปฏิเสธคนท่ที าให้ ละเลยไปจากการทางานซงึ่ เปน็ งานที่ทา่ นตอ้ งทา อยา่ เข้าไปยุ่งเกย่ี วกับงานท่ีตอ้ งทาเปน็ ประจาวันอยู่แล้ว และไม่ลงรายละเอียดในงานท่ีทามากนักควร มอบหมายงานเหล่านใ้ี ห้คนอืน่ ทา 2. จัดลาดับงานท่ีต้องทาก่อนหลังโดยยึดถือความสาคัญและความเร่งด่วนของงานเป็น หลัก อยา่ ใหโ้ ทรศัพท์ จดหมาย หรือการตดิ ต่อสื่อสารใดๆ มาขดั ขวางการทางานใหเ้ สยี เวลาไป ฝึกหัดเลขานุการ หน้าห้องหรือเจ้าหน้าท่ีคนใดคนหนึ่งให้กลั่นกรองงาน จดหมาย และ โทรศัพทก์ ่อนท่ีจะมาถงึ ตนเอง 3. อย่าทาตัวเป็นคนยดึ ตดิ อยกู่ ับตารางในปฏิทิน หรือสมุดบันทึกจนลืมทาตามแผนงาน ของตัวเอง 4. อยา่ ให้แขกทีแ่ วะมาเยอื นหรือไมไ่ ดน้ ัดหมายมาขัดจังหวะการทางานของตนจนทาให้ เสยี เวลาโดยเปลา่ ประโยชน์ การวางแผนกับความไมแ่ นน่ อน การวางแผนเป็นวิธีการที่จะเผชิญกับความไม่แน่นอนโดยการกาหนด การกระทาล่วงหน้า เพ่ือบรรลุผลตามท่ีต้องการ การวางแผนเท่ากับเป็นตัวเชื่อมระหว่างความคิดกับความจริง ย่ิงคิดสูง เท่าไรการเกดิ ความจรงิ ยิ่งยากข้ึนเท่านั้น เพราะตัวกลางที่อยู่ระหว่างความคิดกับความจริงคือ ความ เสี่ยง ซึ่งแม้จะมีความหมายต่างกับความไม่แน่นอนแต่ก็มักจะใช้แทนกันบ่อยๆ ซึ่งทาให้เข้าใจง่าย ความไม่แน่นอนมีความสาคัญต่อการวางแผน ดังนั้น ขอให้ทาความเข้าใจเรื่องความไม่แน่นอน และ การตอบสนองตอ่ ความไม่แน่นอน

12 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป สภาพของความไม่แน่นอน ได้แก่ สถานการณ์ท่ีเกิดข้ึนโดยไม่สามารถคาดเดาได้ว่าจะ เกดิ ข้ึนเมื่อไรและเกิดในลักษณะใด หากจะเปรียบเทียบความหมายของคา 3 คาในแง่ของสถิติคือ คา ว่าความไม่แน่นอน (Uncertainly) หมายถงึ สถานการณ์ที่จะเกิดข้ึนโดยไม่รู้ว่าโอกาสหรือความน่าจะ เป็น (Probability) มีค่าเท่าไร คาว่าความเส่ียง (risk) หมายถึง สถานการณ์ท่ีจะเกิดขึ้นโดยรู้ว่าความ น่าจะเป็นมีค่าเท่าใดแต่ไม่เกิน 1 คาว่า ความแน่นอน (certainly) หมายถึง สถานการณ์ที่จะเกิดขึ้น โดยรู้ว่าความน่าจะเป็นมีค่าเท่ากับ 1 ความไม่แน่นอนย่อมก่อให้เกิดผลกระทบหลายอย่างต่อคน องค์กร และอื่นๆ ในแง่ขององค์กร ผู้บริหารจะต้องพยายามคาดคะเนว่าความไม่แน่นอนน้ันกระทบ องค์กรอย่างไร เช่น ผ้บู รหิ ารไม่อาจคาดคะเนว่า การนดั หยุดงานของสหภาพจะเกิดขึ้นอย่างไร แต่รู้ว่า เมอื่ เกดิ ขึน้ และจะกระทบกาไรขององค์กรอย่างแนน่ อน กระบวนการวางแผน แผนท่ีเป็นทางการ (format plan) ได้จัดทาข้ึนอย่างมีเปูาหมาย มีทิศทางชัดเจน ผู้บริหาร สามารถควบคุมได้ ขณะเดียวกันจะสอดคล้องกับความรู้ความสามารถและประสบการณ์ของ ผู้ปฏิบัติงาน ในการวางแผนจะต้องกาหนดไว้อย่างชัดเจนว่าแต่ละองค์กรและแต่ละคนจะต้องทา อะไรบ้างและทาอย่างไรให้สอดคล้องกับสิ่งท่ีจะเกิดข้ึนในอนาคต และขณะเดียวกันก็ระบุไว้ด้วยว่า หากมีการเปล่ียนแปลงเกิดขึ้นในอนาคตจะต้องปรับแผนอย่างไร เพราะว่าการวางแผนเป็นการ ตัดสินใจในปัจจุบันถึงการกระทาในอนาคต ดังน้ัน ขั้นตอนการวางแผนจึงมีความสาคัญต่อ ความสาเรจ็ ของงาน ขน้ั ตอนการวางแผนมีดังต่อไปนี้ 1. การวิเคราะห์สถานการณ์ ไดแ้ ก่ การหาขอ้ มลู ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน การ แปลความหมายของข้อมูลที่ได้ และการสรุปผลเกี่ยวกับข้อมูลท้ังหมดสาหรับนามาใช้ในการตัดสินใจ กาหนดเป็นแผนขึ้นมา การวิเคราะห์จะต้องรวมถึงสถานการณ์ในอดีตสภาพแวดล้อมในปัจจุบันและ รวมถึงการคาดคะเนเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต การวิเคราะห์สถานการณ์จะต้องแยกเป็น สภาพแวดล้อมภายในองค์กรและสภาพแวดล้อมภายนอกองค์กร สภาพแวดล้อมภายในเป็นปัจจัยท่ี องค์กรสามารถควบคุมได้ เช่น ระบบงาน ความรู้ความสามารถของคนในองค์กร เงินทุน ปรัชญาการ บริหาร เคร่ืองจักรอุปกรณ์ที่มีอยู่และอื่นๆ ท่ีแสดงให้เห็นถึงข้อดีข้อเสียท่ีองค์กรมีอยู่ในปัจจุบัน ส่วน สภาพแวดล้อมภายนอกเป็นปัจจัยท่ีองค์กรควบคุมไม่ได้ เช่น พฤติกรรมของผู้บริโภค วิธีการของคู่ แขง่ ขนั สภาพทางเศรษฐกิจ ปัจจัยทางสังคมและวัฒนธรรม และการเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยี เป็นตน้ การวิเคราะหส์ ถานการณจ์ ะทาใหร้ วู้ ่าปัจจัยภายในองค์กรน้ันมีสิ่งใดที่ดีอยู่แล้วจะส่งเสริมให้ดี ยิ่งขึ้น ส่ิงใดท่ีเป็นข้อเสียจะได้แก้ไขและปรับเปล่ียนใหม่ ส่วนปัจจัยภายนอกทาให้รู้ว่าจะวางแผน อย่างไรให้สอดคล้องกับสถานการณ์หรือหาว่าปัจจัยภายนอกดังกล่าวนั้นกระทบต่อการวางแผน อย่างไร 2. การกาหนดวัตถุประสงค์ของแผน ผู้ทาแผนจะต้องกาหนดวัตถุประสงค์ไว้หลายๆ วัตถุประสงค์และกาหนดแผนไว้หลายๆ แผน ขั้นตอนน้ตี ้องอาศยั ความคดิ รเิ ร่ิมและการสร้างสรรค์โดย ต้องอาศัยการมีส่วนร่วมจากคนหลายๆ คน ไม่ว่าจะเป็นระดับบริหารหรือระดับปฏิบัติ และใช้เวลา มาก กว่าจะได้วัตถุประสงค์และแผน วัตถุประสงค์ของแผนเป็นส่ิงสาคัญที่สุดเพราะเป็นเสมือน จุดหมายปลายที่ท่ีจะไปถึง การกาหนดวัตถุประสงค์ก็จะต้องชัดเจน แน่นอน เฉพาะเจาะจง ค่อนข้าง

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป 13 สูงและสามารถทาได้จรงิ ขณะเดยี วกันจะต้องกาหนดระยะเวลาท่ีจะบรรลุวัตถุประสงค์นั้น สอดคล้อง กับระบบงานและองค์กร ส่วนแผนก็คือ การกระทาหรือวิธีการที่ผู้บริหารต้ังใจที่จะนามาใช้เพื่อให้ บรรลุผลตามเปูาหมายท่ีกาหนดจะต้องกาหนดไว้หลายๆ แผนแต่ละแผนจะทาให้ได้ตามเปูาหมาย อย่างไร จะใช้ทรพั ยากรอยา่ งไร มีอุปสรรคตอ้ งแก้ไขอย่างไร 3. การประเมนิ วตั ถุประสงค์และแผน การประเมนิ กค็ ือ การหาคุณคา่ ของวัตถุประสงค์ แตล่ ะอยา่ งและแผนแต่ละแผน แต่ละวัตถุประสงค์และแต่ละแผนย่อมมีทั้งผลดีผลเสีย หากสามารถรู้ ข้อดีข้อเสียอย่างชัดเจนก็ย่อมไม่มีปัญหาในการตัดสินใจเลือก แต่ถ้าไม่ชัดเจน ผู้บริหารจะต้อง จัดลาดับความสาคญั ของวัตถุประสงค์และแผน การประเมินอาจทาในรปู ของกรรมการหรือทีมพิเศษที่ จดั ต้งั เปน็ การเฉพาะที่ประกอบดว้ ยบุคคลท่ีมีพื้นฐานความรูแ้ ละประสบการณต์ า่ งๆ กัน 4. การเลือกวัตถุประสงค์ และแผนหากในชั้นการประเมินได้ดาเนินการอย่างถูกต้อง เหมาะสม การเลือกก็ไม่ยากเพราะมีข้อมูลต่างๆ พร้อมอยู่แล้ว แต่ถ้าขั้นการประเมินไม่ชัดเจนก็อาจ ยากท่ีจะตัดสินใจเลือกทางใดทางเลือกหนึ่ง ตามปกติการเลือกแผนใดแผนหนึ่งมักจะอาศัย ประสบการณ์เป็นสาคัญ แต่ก็ต้องระมัดระวังว่าดุลพินิจโดยอาศัยประสบการณ์อย่างเดียวไม่พอ การ ติดสินใจเลือกจะต้องกาหนดมาตรการว่าจะใช้วิธีใดระหว่างแผนท่ีดีที่สุด หรือแผนที่เหมาะสมที่สุด ทั้งนี้แลว้ แต่ข้อมูลที่มี 5. การนาไปใช้ เม่ือเลือกวัตถปุ ระสงค์และแผนแล้ว ผู้บริหารจะต้องนาไปใช้ การเลือก แผนที่ดีที่สุด อาจไม่ได้ประโยชน์เลยถ้าการนาไปใช้ไม่เหมาะสม ส่ิงสาคัญก็คือ ผู้ใช้แผนจะต้องเข้าใจ อย่างชัดเจนและต้องมีทรัพยากรอย่างเพียงพอและขณะเดียวกันทุกคนควรมีส่วนร่วมในการวางแผน ตง้ั แตต่ น้ ด้วย การนาแผนไปใช้จงึ จะประสบผลตามตอ้ งการ 6. การตรวจสอบและควบคุม การนาแผนไปใช้มักจะเกิดข้ึนอย่างต่อเน่ือง มี กระบวนการที่แน่นอน และเกิดข้ึนเป็นประจาหากไม่มีการตรวจสอบและควบคุมผลงานที่เกิดขึ้นจริง อาจไม่เปน็ ไปตามเปาู หมาย การตรวจสอบและควบคุมทาให้รู้ว่าจะต้องมีการแก้ไขอะไรบ้าง หรือต้อง มีการปรับเปลยี่ นอยา่ งไร หากสถานการณ์จริงทีเ่ กดิ ขนึ้ เปลยี่ นแปลงไปจากท่คี าดคะเนลว่ งหนา้ ประเภทของแผน การแบ่งประเภทของแผนอาจใช้วิธีการต่างๆ กันแล้วแต่จะพิจารณาในแง่ใด แต่โดยท่ัวไป การแบ่งประเภทของแผนใช้เกณฑ์ 3 อย่างคือ แบ่งตามระยะเวลา แบ่งตามขอบเขตของกิจการ และ แบง่ ตามการนาไปใช้ 1. การแบ่งตามระยะเวลา (Time horizon) การแบ่งตามเกณฑ์น้ีใช้วิธีง่ายๆ 3 ประเภทคือ แผนระยะส้ัน (Short-range plan) หมายถึง แผนที่ครอบคลุมเวลาการใช้แผนไม่เกิน 1 ปี แผนระยะกลาง (Intermediate-range plan) เปน็ แผนที่ครอบคลมุ เวลา 1 ถึง 2 ปี และแผนระยะ ยาว (Long-range plan) คือ แผนท่ีมีระยะเวลาการใช้แผนครอบคลุมเวลาเกิน 2 ปีขึ้นไปจนถึง 5 ปี หรือเกินกว่าน้ัน การแบ่งตามระยะเวลาทาให้มีความแตกต่างกันในเรื่องต่างๆ เช่น การกาหนด วัตถุประสงค์สาหรับแผนระยะส้ันจะต้องชัดเจน ขณะท่ีวัตถุประสงค์สาหรับแผนระยะยาวจะเปิด กว้างขวางมากกว่า การมีส่วนร่วมในการวางแผนก็แตกต่างกันกล่าวคือ หากเป็นแผนระยะยาว ผบู้ ริหารระดับสงู จะเข้ามาเกยี่ วข้อง แต่ถา้ เป็นแผนระยะสนั้ ผู้บรหิ ารระดับกลางและระดับล่างเข้ามามี

14 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู ส่วนมากกว่า แต่อย่างไรก็ตาม ฝุายบริหารทุกระดับจะต้องเข้าใจและร่วมกันในการกาหนด วัตถุประสงค์ของแผนระยะยาวด้วยเช่นกันเพ่ือให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน ท้ังแผนระยะส้ัน ระยะ ปานกลาง และระยะยาว มิฉะนน้ั จะก่อให้เกิดความสบั สนและขดั กันระหวา่ งองค์กรตา่ งๆ ในองค์กร 2. การแบ่งตามขอบเขตของกิจกรรมท่ีทา (scope of activity) การแบ่งตามเกณฑ์ น้ีจะแยกแผนออกเป็น 2 ประเภทคือ แผนกลยุทธ์ (strategic plan) กับแผนดาเนินงาน (operational plan) แผนกลยุทธ์เป็นแผนท่ีทาขึ้นเพ่ือสนองความต้องการในระยะยาว และรวมเอา กิจกรรมทุกอย่างขององค์กร ผู้บริหารระดับสูงท่ีวางแผนกลยุทธ์จะต้องกาหนดวัตถุประสงค์ของทั้ง องค์กรแล้วตัดสินใจว่าจาทาอย่างไรและจะจัดสรรทรัพยากรอย่างไรจึงจะทาให้ องค์กรสาเร็จตาม เปูาหมายนั้น จะต้องใช้เวลาในการกาหนดกิจกรรมท่ีแตกต่างกันในแต่ละองค์กรรวมตลอดทั้งทิศ ทางการดาเนินงานที่ไม่เหมอื นกันให้อยู่ในแนวเดียวกัน การติดสินใจท่ีสาคัญของแผนกลยุทธ์ก็คือการ เลือกวิธีการในการดาเนินงาน และการจัดสรรทรัพยากรท่ีมีอยู่อย่างจากัดให้เหมาะสมเพื่อท่ีจะนาพา องคก์ รให้กา้ วไปข้างหน้าอย่างสอดคล้องกบั สถานการณแ์ วดล้อมภายนอกท่เี ปลี่ยนแปลงตลอดเวลา แผนดาเนนิ งานเปน็ แผนท่กี าหนดขึน้ มาใช้สาหรบั แตล่ ะกจิ กรรมโดยเฉพาะ เพ่ือให้บรรลุ เปูาหมายของแต่ละกิจกรรมซึง่ เทา่ กบั เปน็ แผนงานเพือ่ ใหแ้ ผนกลยุทธ์บรรลุผลหรือเป็นการนาแผนกล ยุทธไ์ ปใช้นน่ั เอง แผนดาเนนิ งานที่แยกเปน็ แตล่ ะกิจกรรมก็ได้แก่ แผนการผลิต แผนการเงิน แผนการ ตลาด แผนทรพั ยากรมนุษย์ และแผนอุปกรณ์ เป็นต้น - แผนการผลิต (production plan) เป็นเร่ืองเก่ียวกับการกาหนดวิธีการและ เทคโนโลยีท่ีจะนาไปใช้กับการผลิตงาน หรือสนิ ค้าและบริการ - แผนการเงิน (financial plan) เป็นเรื่องเก่ียวกับเงินท่ีนาไปใช้สนับสนุนการ ดาเนินงานต่างๆ - แผนการตลาด (marketing plan) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ การ ขายหรือการจดั จาหนา่ ยสินค้าและกจิ กรรมการใหบ้ ริการ - แผนทรพั ยากรมนษุ ย์ (human resource plan) เปน็ เร่อื งเกย่ี วกับการจัดการ คนคดั เลอื กคน ให้กับตาแหนง่ งานตา่ งๆ - แผนอุปกรณ์ (facilities plan) เป็นเรื่องเกี่ยวกับอุปกรณ์และการวางผังท่ีใช้ สนบั สนุนกิจกรรมต่างๆ 3. การแบ่งตามการนาไปใช้ (frequency of use) การแบ่งตามเกณฑ์นี้แยกเป็น 2 ประเภทคือ แผนที่ใช้คร้ังเดียว (single-use plan) กับแผนท่ีใช้ประจา (standing-use plan) แผนที่ ใช้ครั้งเดียว หมายถึงแผนท่ีหมดไปกับการใช้หน่ึงครั้งแล้วบรรลุวัตถุประสงค์ของแผนงานนั้น การใช้ แต่ละครั้งถือตามเวลา เช่น 3 เดือน 1 ปี เป็นต้น ตัวอย่างของแผนที่ใช้คร้ังเดียวคือ งบประมาณและ โครงการ งบประมาณเปน็ แผนกาหนดการใชท้ รัพยากรให้กับกจิ กรรมแต่ละอย่างภายในเวลาท่ีกาหนด งบประมาณแบ่งเป็น 3 ประเภทคือ งบประมาณคงท่ี (fixed budget) งบประมาณยืดหยุ่น (flexible budget) และงบประมาณฐานศูนย์ (zero-based budget) งบประมาณทีจ่ ดั สรรทรัพยากรให้จานวน คงทแี่ น่นอนกับโครงการหรือองค์กรตามระยะเวลาท่ีกาหนด แต่จะใช้เกนิ กวา่ จานวนทีจ่ ดั สรรไม่ได้

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 15 วธิ ีการวางแผน ผู้บริหารจะต้องมุ่งท่ีประสิทธิผลของการวางแผนคือ ทาให้บรรลุเปูาหมายท่ีระบุไว้ในแผน ขณะเดียวกันก็มุ่งให้เกิดประสิทธิภาพของการวางแผนคือต้องเสียค่าใช้จ่ายต่าสุดด้วย นอกจากน้ีการ วางแผนจะต้องก่อให้เกิดความพอดีแก่ตัวบุคคลและกลุ่มในองค์กรด้วย การจะทาให้ได้แผนที่มี ลกั ษณะดงั กลา่ วผบู้ ริหารจะต้องเลอื กวิธกี ารวางแผนให้เหมาะสม ซึง่ มีหลายวธิ คี ือ 1. การวางแผนจากข้างในไปข้างนอก และจากข้างนอกมาข้างใน (inside-out and outside-in planning) การวางแผนจากข้างในไปข้างนอกจะเน้นการวางแผนให้ดีที่สุดเท่าท่ี ความสามารถขององค์กรมีอยู่ ความสามารถขององค์กรหมายถึง ทรัพยากรที่องค์กรเป็นเจ้าของอยู่ ขณะน้ัน ก่อนวางแผนผู้บริหารจะต้องสารวจทรัพยากรต่างๆ ที่มีอยู่ แล้ววางแผนให้เหมาะสมกับ ทรพั ยากรนั้นแมว้ ่าจะมีวิธีการที่ดีกว่า ผู้บริหารก็ทาไม่ได้เพราะไม่มีทรัพยากรพอ วิธีการวางแผนจาก ข้างในไปข้างนอกเป็นการพิจารณาจากขีดความสามารถขององค์กร แล้ววางแผนให้ดีท่ีสุดตามขีด ความสามารถนั้น ส่วนวิธีการวางแผนจากข้างนอกมาข้างใน (outside-in planning) ผู้บริหารจะ พิจารณาปัจจัยภายนอกองค์กรก่อนแล้วจึงมาวางแผนขององค์กร ผู้บริหารอาจออกไปดูงานหรือ สารวจตรวจตราข้อมูลข้างนอกเพ่ือดูว่าองค์กรอื่นหรือองค์กรอ่ืนวางแผนกันอย่างไร เลือกวิธีการ วางแผนท่ดี ีทส่ี ดุ มีประสทิ ธภิ าพสงู สุด และนาเอาวิธีที่ดีท่ีสุดมาใช้วางแผนขององค์กร เท่ากับเป็นการ นาเอาปัจจัยภายนอกมาพิจารณาในการวางแผนแล้วปรับปัจจัยภายในองค์กรให้สอดคล้องกับข้าง นอก วิธกี ารนจี้ ะช่วยลดปญั หาการวางแผนงานใหเ้ หลือนอ้ ยลงและสรา้ งโอกาสการวางแผนใหด้ ขี ึ้น วิธีการวางแผนจากข้างในไปข้างนอก เหมาะกับความต้องการท่ีผู้บริหารจะทาให้ ดีกว่าท่ีกาลังกระทาอยู่และกระทาให้ดีกว่าองค์กรอ่ืนท่ีกาลังกระทาอยู่แล้วเป็นการเน้นที่วิธีการท่ีดี กว่าเดิม ส่วนวิธกี ารวางแผนจากขา้ งนอกมาข้างในควรนามาใช้เม่ือ ผู้บริหารต้องการให้การวางแผนมี ลักษณะพิเศษและเหมาะสมกับองค์กรของตัวเองคือพยายามจะทาให้แตกต่างไปจากองค์กรอื่นหรือ ทาให้ดีที่สุด อย่างไรก็ตาม การวางแผนควรผสมผสานกันระหว่างวิธีการวางแผนจากข้างในไปข้าง นอก กับวธิ กี ารวางแผนจากขา้ งนอกมาข้างใน 2. การวางแผนจากบนลงล่างและจากล่างขึ้นบน (top-down and bottom-up planning) การวางแผนจากบนลงล่างเป็นวิธีที่ผู้บริหารกาหนดนโยบายวัตถุประสงค์แล้วให้วางแผน ตามกรอบท่ีกาหนดขึ้นมานั้น การวางแผนวิธีนี้มีข้อกาหนดต่างๆ เพราะผู้บริหารระดับสูงจะเป็นผู้ เริ่มต้นแล้วกลั่นกรองลงมายังผู้บริหารระดับกลางแล้วลงมายังผู้ปฏิบัติ เป็นวิธีการวางแผนเพ่ือเน้น ความเป็นอย่างเดียวกันหรือเน้นท่ีนโยบายเป็นใหญ่ จึงก่อให้เกิดผลเสียในความร่วมมือของผู้ปฏิบัติ จากระดับล่าง ผ้ปู ฏบิ ัตมิ กั จะไม่พอใจเพราะไมม่ ีส่วนรว่ มในการวางแผน การวางแผนจากล่างขึ้นบน (Bottom-up planning) เป็นการวางแผนที่เร่ิมต้นจาก ระดับล่างขององค์กรโดยไม่มีกรอบกาหนดแล้วเสนอขึ้นไปเป็นลาดับขั้นจนถึงผู้บริหารระดับสูงของ องค์กร เป็นแผนงานท่ีเกิดจากการรวบรวมกิจกรรมต่างๆ ของทุกองค์กรโดยไม่มีการประสานงานจาก องค์กร จึงก่อให้เกิดผลเสียที่แผนขาดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ทิศทางและเปูาหมายการ

16 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป ดาเนินการขัดแย้งกันและไม่สัมพันธ์กัน แต่มีผลดีทาให้คนเกิดความผูกพัน เกิดความรู้สึกมีส่วนร่วม และความเป็นเจา้ ของในแผนเพราะได้ทาแผนมากับมอื ตวั เอง อย่างไรก็ตาม วิธีการวางแผนที่ดีควรเป็นการเร่ิมต้นการวางแผนมาจากผู้บริหาร ระดับสูงสุดแล้วส่งแผนต่อมาระดับล่างและอนุญาตให้ระดับล่างทุกระดับแก้ไข แสดงความเห็นหรือ ปรับเปล่ียนในส่วนท่ีสาคัญได้ โดยวิธีนี้ผู้บริหารเริ่มขอความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากทุกฝุายที่ เกี่ยวข้องว่าต้องการอะไร อยากให้ทาอะไร หรือทิศทางการดาเนินงานจะไปทางไหน การหาข้อมูล จากทุกระดับทาให้การวางแผนเป็นระบบเปิดสาหรับทุกคน และการเปิดโอกาสให้คนทุกฝุายมีส่วน รว่ มและข้ันสดุ ทา้ ยทางานร่วมกันในทุกขั้นตอนของการวางแผน เพื่อทาให้คนทุกคนเกิดการยอมรับ มี ความผูกพนั กับแผน เมอื่ นาแผนไปใชท้ ุกคนก็ใหค้ วามรว่ มมอื และสนบั สนุนแผน 3. การวางแผนเพื่อความไม่แน่นอน (contingency planning) การวางแผนเป็น เร่ืองของการคิดล่วงหน้า เป็นเร่ืองของการคาดคะเนสถานการณ์และต้องเผชิญกับความเส่ียงและ ความไมแ่ น่นอนในเหตุการณ์อันอาจเกิดขึ้น ดังน้ัน จึงต้องมีการเตรียมพร้อมกับความเปลี่ยนแปลงใน อนาคต การวางแผนเพ่ือความไม่แนน่ อนเป็นการกาหนดทางเลือกที่จะดาเนินงานไว้หลายๆ ทางเลือก หากแผนเดิมที่กาหนดไว้ไม่สามารถนาไปใช้ได้อันเกิดจากการเปลี่ยนแปลงสถานการณ์ แทนท่ีจะ วางแผนไว้เดิมเมื่อมีความเปลี่ยนแปลงเกิดข้ึนก็แก้แผนหรือปรับปรุงแผนเดิมให้สอดคล้องกับการ เปลี่ยนแปลงที่เกิดข้ึน อาจไม่ทันการ สู้การเตรียมพร้อมล่วงหน้าไม่ได้ โดยการเตรียมการกระทาไว้ หลายๆ อย่างเมือ่ สถานการณ์เกิดขึ้นอย่างหนึ่งก็นาเอาแผนทเ่ี ตรยี มไว้ออกมาใช้ ขั้นตอนในการวางแผนเพ่ือความไม่แนน่ อนมดี งั นี้ 1. ระบลุ ่วงหนา้ วา่ อะไรอาจเกดิ ขึน้ ทาให้สถานการณ์ผิดไปจากเดิมหรือเป็นอุปสรรค ใน การนาแผนเดิมออกมาใช้ การระบุล่วงหน้าอาจเกิดอย่างเดยี วหรือหลายอยา่ ง 2. คาดคะเนโอกาสที่จะเกิดสถานการณ์ขึ้นท่ีทาให้ผิดไปจากเดิม แต่ละสถานการณ์มี โอกาสเกิดขึน้ มากนอ้ ยแตกต่างกนั อยา่ งไร 3. ตรวจสอบค่าใช้จ่ายท่ีจะเกิดข้ึนในการจัดเตรียมแผนต่างๆ สาหรับจะนาไปใช้กับ สถานการณ์ทีเ่ ปลย่ี นแปลงไป 4. เลือกสถานการณ์ทีค่ าดวา่ จะมีโอกาสเกิดข้นึ สงู สุดและมีความสาคัญมากท่ีสุด เพ่ือให้ สอดคล้องกับแผนที่เตรียมไว้ 5. เตรียมแผนสารองไว้เพื่อนาไปใช้หากสถานการณ์ที่คาดคะเนไม่เกิดขึ้นจะได้นาแผน สารองไปใชไ้ ด้ทัน เครื่องมอื ในการวางแผน การวางแผนที่ดีย่อมขึ้นอยู่กับเคร่ืองมือที่ใช้ช่วยในการวางแผนไม่ว่าการวางแผนนั้นจะ กระทาร่วมกันหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่งจัดทาข้ึน การเลือกเคร่ืองมือจะต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับ การวางแผนแตล่ ะเร่อื งและตามทีก่ ล่าวมาแล้ววา่ การวางแผนมีประโยชน์หลายอย่าง ถ้าวางแผนไม่ดีก็ อาจทาใหแ้ ผนล้มเหลวได้ สาเหตุทีท่ าให้แผนล้มเหลวกค็ ือ

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 17 1. แผนที่วางไว้ไม่สอดคล้องกับลักษณะงานขององค์กร งานบางอย่างที่เกิดข้ึนเป็น ประจาอาจเป็นสาเหตใุ ห้แผนไม่สาเรจ็ ก็ได้หรือไมจ่ าเปน็ ต้องใช้แผนกไ็ ด้ 2. คนวางแผนไม่มีความรู้ในการวางแผน ไม่มีความเช่ียวชาญพอที่จะวางแผนในแต่ละ ข้นั ตอนให้สอดคลอ้ งกันไดอ้ ย่างเหมาะสม 3. ขาดข้อมูลที่สาคัญและจาเป็นในการวางแผนทาให้การนาแผนไปใช้ผิดพลาดต้ังแต่ เร่มิ ต้น 4. ขาดการสนบั สนนุ จากบุคคลทเ่ี กย่ี วขอ้ งกับแผนทาใหแ้ ผนทีน่ าไปใชม้ ีอปุ สรรค 5. ผู้บริหารเนน้ ในรายละเอยี ดมากเกนิ ไปซ่งึ ไม่ใชเ่ ปาู หมายของการวางแผน 6. ไม่มีการปรับแผนหรือเปล่ียนแปลงแผน และวัตถุประสงค์เพื่อเอาแผนใหม่หรือ วตั ถปุ ระสงคใ์ หม่มาใช้แทน 7. มีการต่อต้านจากคนในองค์กรซ่ึงเป็นพฤติกรรมปกติของคนท่ีมีการต่อต้านการ เปลย่ี นแปลง ทาใหไ้ ม่อาจนาแผนไปใช้ได้ การจะปูองกันไม่ให้เกิดความล้มเหลวในการนาแผนไปใช้จะต้องพยายามทาให้คนที่ เกี่ยวข้องมีความเข้าใจอย่างแท้จริงเกี่ยวกับแผนนั้น และท่ีสาคัญจะต้องให้เครื่องมือในการวางแผนท่ี เหมาะสมดว้ ย โดยมเี คร่อื งมอื ในการวางแผนไว้ดงั น้ี 1. การพยากรณ์ (forecasting) ไดแ้ ก่ การมองไปในอนาคตดว้ ยการกาหนด สมมตฐิ านวา่ อะไรจะเกดิ ข้ึนในอนาคต การพยากรณ์ทาได้ 4 วธิ คี อื 1.1 พยากรณ์เชิงคุณภาพ (Qualitative forecasting) คือ การใช้ความเห็นของ ผู้เชี่ยวชาญคาดคะเนส่ิงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ความเห็นอาจเป็นของผู้เชี่ยวชาญคนเดียวหรือ ผ้เู ชย่ี วชาญหลายคน แสดงความเห็นกนั ในทีป่ ระชมุ สมั มนา จากความเหน็ ต่างๆ ก็นามาปรบั เปลี่ยนให้ เหมาะอีกคร้ังสาหรับใช้ในการวางแผน 1.2 การพยากรณ์เชิงปริมาณ (Quantitative forecasting) คือ การใช้วิเคราะห์ เชิงสถิติและการคานวณข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาคาดคะเนเหตุการณ์ในอนาคต มีเทคนิคตางๆ หลายอยา่ ง เชน่ การวิเคราะหอ์ นกุ รมเวลา (Time-series analysis) ซ่ึงอาศัยความสัมพันธร์ ะหว่างตัว แปรตา่ งๆ ที่เกิดขนึ้ ตามเวลาทีช่ ้ีให้เห็นสิ่งทจี่ ะเกิดข้ึนในอนาคต 1.3 รูปแบบทางเศรษฐกิจ (economic model) ซ่ึงอาศัยความน่าจะเป็นและ สมมติฐานตา่ งๆ ทใ่ี ชใ้ นการคาดคะเนเหตุการณ์ในอนาคตอันแสดงให้เห็นถึงแนวโน้มทางเศรษฐกิจใน วนั ขา้ งหน้า 1.4 การสารวจทางสถติ ิ (statistic survey) เป็นการใช้การวิเคราะห์เชิงสถิติสารวจ ความเห็นและทัศนคติของคนมาคาดคะเนเหตุการณ์ เช่น รสนิยมในการบริโภค การเลือกตั้งในทาง การเมอื ง และ ทศั นคตทิ างสังคม เปน็ ตน้ การพยากรณ์ก็มีข้อจากัดเพราะเป็นเร่ืองของการใช้ศิลปะและสัญชาตญาณของคน เพือ่ การบรหิ าร แม้ว่าข้นั ตอนในการคาดคะเนจะยงุ่ ยากซับซ้อนก็ต้องอาศัยข้อมูล การได้มาของข้อมูล อาจเป็นทั้งข้อมูลที่เป็นความจริงหรือข้อมูลที่เป็นความเห็นก็จะต้องแปลความหมายของข้อมูล เหล่าน้ัน การแปลความหมายหลายอย่างเกี่ยวข้องการใช้ดุลพินิจของคน ถ้าข้อมูลเป็นข้อมูลที่เป็น

18 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู ความจริงการใช้ดุลพินิจอาจไม่แตกต่างกัน แต่ถ้าข้อมูลเป็นความเห็นหรือเกิดจากความน่าจะเป็น (probability) แล้วความเหน็ อาจแตกต่างกนั หรอื เปน็ เรื่องเลื่อนลอยและเกิดความผิดพลาดได้ เครื่องมือพัฒนาองค์กร ตามแนวทางใหม่ (benchmarking) ความสาเร็จและความ ล้มเหลวของการวางแผนที่สาคัญอีกอย่างหน่ึงคือ การใช้มาตรฐานมาวัดแผนขององค์กร หากผู้ วางแผนมีความรู้น้อยอาจใช้มาตรฐานที่ไม่ดีนักมาวัด แต่ถ้าผู้วางแผนมีความรู้ความเชี่ยวชาญก็จะ สามารถหามาตรฐานท่ีดีมาเปรียบเทียบ ปกติมาตรฐานท่ีใช้วัดมักจะมาจากภายนอกองค์กรและ มาตรฐานท่ีดีต้องเป็นมาตรฐานท่ีดีที่สุดจากภายนอก วิธีหน่ึงของการวางแผนก็คือการหามาตรฐาน จากข้างนอกองค์กรที่ดีที่สุดมาใช้เปรียบเทียบหรือเรียกว่าการหาจุดเด่น หรือใช้เคร่ืองมือพัฒนา องค์กร ตามแนวทางใหม่ (benchmarking) ขององค์กรอื่นมาใช้เพื่อทาให้องค์กรของเรามีมาตรฐาน สูงขึ้น แต่ถ้าองค์กรของเราทาข้ึนมาเองยังไม่ดีขึ้น ไม่เทียบเท่าองค์กรอื่น ก็ให้แสวงหาแนวทางส่ิง ใหม่ๆจากองค์กรอ่ืนที่ดีที่สุด หรืออย่างน้อยก็ดีกว่าองค์กรของเราที่จะไม่ทาอะไรเลย จุดประสงค์ สาคัญของ benchmarking คอื การหาว่า ท่ีอื่น บุคคลอื่น องค์กรอ่ืน หรือสถาบันอื่นทาอะไร อย่างไร ได้ผลดรี ะดบั ใด แลว้ องคก์ รกน็ าเอาแนวทางน้นั มาทาเปน็ แบบอย่าง การวางแผนก็เช่นเดียวกันจะต้อง ไปแสวงหาว่าองค์กรอื่นใดสามารถวางแผนได้ดีหรือดีท่ีสุด องค์กรของเราก็นาเอาวิธีการวางแผนนั้น มาประยุกต์ใช้ เพราะปัจจุบันการดาเนินธุรกิจหรือการบริหารงานในองค์กรใดๆ ก็ดีเป็นเร่ืองของการ แข่งขันเสมอ ถ้าองค์กรไม่มีความเป็นเลิศโอกาสจะแข่งขันกับองค์กรอื่นเป็นเรื่องยากที่จะสาเร็จ การ หาจุดเด่นของท่ีอ่ืนจะผลักดันให้องค์กรมุ่งไปสู่การคิดค้นประดิษฐ์ส่ิงใหม่ (innovation) ซึ่งเป็นหัวใจ ของการพฒั นาธรุ กิจให้อยู่ในตลาดท่เี ต็มไปด้วยการแข่งขนั ได้ 2. การให้มีส่วนร่วมในการวางแผน (participative planning) การให้คนทุกระดับ มีส่วนร่วมในการวางแผนมีความสาคัญมาก เพราะคนทุกคนล้วนกระทบต่อการวางแผนไม่ทางใดก็ ทางหน่งึ การใหค้ นมีส่วนร่วมจะทาใหไ้ ด้ขอ้ มลู มากขึ้น ทาให้เกดิ ความคิดริเริ่มและความคิดสร้างสรรค์ ในการวางแผนก็จะได้แผนที่ดีและสมบูรณ์ เม่ือมีการนาแผนไปใช้คนก็จะมีความผูกพันกันแผน มี ความเขา้ ใจและยอมรับแผนดว้ ยเชน่ กนั ซึง่ ทาให้แผนดาเนนิ ต่อไปจนเสรจ็ 3. การใช้ภาพ (use of scenario) การวางแผนท่ีดีจะต้องทาให้เห็นภาพหรือฉาก เหมือนกันของจริงที่เกดิ ขึน้ การใช้ภาพคอื การทาให้เห็นสถานการณ์ท่ีจะเกิดข้ึนให้เป็นฉากเป็นรูปร่าง หรือเรื่องราวต่างๆ เหมือการดูภาพยนตร์หรือละคร ฉากหรือภาพจะทาให้เห็นความแตกต่างของแต่ ละสถานการณ์ และเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงก็จะเห็นว่าเปล่ียนแปลงไปอย่างไร เป็นวิธีการท่ีทาให้ เข้าใจได้ว่าตอ้ งปรับตวั หรอื ยืดหย่นุ แผนใหเ้ ขา้ กบั สถานการณ์แต่ละอย่างจะทาอย่างไร 4. การใช้ท่ีปรึกษาวางแผน (use of staff planner) การวางแผนเป็นเรื่องยุ่งยาก ซบั ซอ้ น และต้องอาศยั ผู้เชี่ยวชาญในการวางแผนโดยเฉพาะ องค์กรอาจจ้างผู้เชี่ยวชาญวางแผนให้ตั้ง คณะที่ปรึกษาเป็นผู้วางแผน ผู้เช่ียวชาญในการวางแผนจะทาหน้าท่ีประสานงานองค์กรต่างๆ ทั้ง องค์กร จะดาเนินข้นั ตอนต่างๆ ในการวางแผนโดยการใชเ้ คร่ืองมือที่มีประสิทธิภาพในการวางแผนจน สาเร็จ สิง่ ที่คณะทีป่ รึกษาวางแผนทากค็ อื 4.1 ชว่ ยเหลอื ฝาุ ยบรหิ ารในการจดั เตรยี มแผน 4.2 พัฒนาแผนแตล่ ะแผนขนึ้ มาตามท่ีได้รับการร้องขอ 4.3 เก็บรวบรวมและเตรียมขอ้ มลู ในการวางแผน

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 19 4.4 ช่วยในการสื่อหรือแจ้งใหค้ นในองค์กรรบั รู้ 4.5 ตรวจสอบการใชแ้ ผนและเสนอแนะแก้ไขเปลยี่ นแปลงแผน การวางแผนกบั งานเทคโนโลยสี ารสนเทศ (วทิ ยาลัยการปกครอง ศนู ย์เทคโนโลยกี ารฝกึ อบรม, ม.ป.ป.) การวางแผน เป็นงานขั้นแรกที่เก่ียวกบั เทคโนโลยสี ารสนเทศ หากปราศจากการวางแผนที่ดี แล้ว การนาไอท่มี าใช้กจ็ ะเป็นงานที่ปราศจากเปาู หมายและทศิ ทาง การวางแผนเทคโนโลยีสารสนเทศ น้ันเป็นงานท่ีผู้บริหารของหน่วยงานจะต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ แผนไอที่น้ีจะต้องสอดคล้องกับ แผนระยะยาว หรือแผนด้านกลยุทธ์ของหน่วยงานเอง อีกนัยหนึ่งก่อนที่จะมีแผนไอที่ หน่วยงาน จะต้องจัดทาแผนระยะยาว หรือแผนกลยุทธ์ของหน่วยงานข้ึนก่อน แผนระยะยาวของหน่วยงานนั้น จะระบุว่าในสามถึงห้าปีข้างหน้าหน่วยงานจะดาเนินการอย่างไร จะขยายตัวอย่างไร และจะทาอะไร ต่อไปในอนาคต สาหรับแผนกลยทุ ธ์น้ันก็มีลักษณะเหมือนแผนระยะยาว เพียงแต่เน้นว่าหน่วยงานจะ เปลยี่ นแนวทางการดาเนนิ ธุรกิจไปจบั แนวทางใหม่ หรอื มนี โยบายใหม่อยา่ งไรบา้ ง ผู้บริหารจะต้องมีทีมงานสาหรับนาแผนระยะยาว หรือแผนกลยุทธ์ของหน่วยงานมาศึกษา ต้องรวบรวมข้อมูลว่าหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้องน้ันได้ใช้ไอท่ีทาอะไรไปแล้วบ้าง และมีแนวทางจะ ประยุกต์ไอท่ีอย่างไรต่อไป จะต้องศึกษาสิ่งแวดล้อมว่ากาลังมุ่งหน้าไปทางใดต่อจากน้ันก็จะต้อง พิจารณาว่าควรนาไอท่ีด้านใดมาใช้กับหน่วยงาน บางหน่วยงานมีความพร้อมทางด้านอุปกรณ์ และ กาลังคนมากนอ้ ยแคไ่ หนเม่ือพจิ ารณาเสร็จแล้วก็จัดวางแผนทางด้านไอที่ที่ทุกคนในหน่วยงานยอมรับ ไดอ้ อกมาใชเ้ ปน็ แนวทาง แผนงานด้านไอทีทเี่ หมาะสมน้นั ควรจะมรี ายละเอยี ดต่อไปน้ี 1. โครงสร้างระบบสารสนเทศ หมายถึงแผนงานท่ีกาหนดว่าหน่วยงานควรมีระบบ สารสนเทศอะไรบา้ งในช่วง 3 ถงึ 5 ปขี า้ งหน้าระบบเหล่านใ้ี ชฐ้ านข้อมลู อะไร และสมั พันธ์กันอยา่ งไร 2. โครงสร้างฐานข้อมูล หมายถึงแผนงานท่ีกาหนดว่าหน่วยงานจะต้องสร้างฐานข้อมูล อะไรบ้าง และฐานขอ้ มลู เหลา่ นนั้ สมั พนั ธก์ นั อยา่ งไร 3. โครงสร้างระบบเครอื ขาย หมายถงึ แผนงานท่ีกาหนดว่าหน่วยงานควรจะสร้างระบบ เครือขา่ ยเชอื่ มโยงกันอยา่ งไร ไม่ว่าจะเปน็ การเชอ่ื มโยงภายใน หรอื เช่ือมโยงกบั หน่วยงานภายนอก 4. รายละเอียดมาตรฐานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายท่ีควรจัดหามาใช้ใน งานต่างๆ หรือเชือ่ มโยงกบั หน่วยงานภายนอก 5. แนวทางการประยุกต์ หรือจัดทาระบบสารสนเทศโดยพิจารณาจากความจาเป็น เร่งด่วน ความต้องการของผู้บรหิ าร ความชานาญของบุคลากร และความเป็นไปได้ทางเทคโนโลยี สรุปท้ายบทเรยี น การวางแผนหมายถึง การเตรียมความพร้อมในการจัดการเรื่องต่างๆ ก่อนที่จะดาเนินงาน จริง โดยคานงึ ถงึ ผลลัพธเ์ ปน็ หลักสาคญั เพ่ือให้การดาเนินงานท่ีจะเกิดข้ึนนั้นมีทิศทางในการทางาน และสามารถบรรลุเปาู หมายทก่ี าหนดไว้

20 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป การวางแผนมคี วามสาคัญ ในการช่วยลดความไม่แน่นอนลงหรือลดความเสีย่ งให้เหลือนอ้ ย เปน็ แนวทางปฏบิ ัตทิ ี่สาคญั การวางแผนมีข้อจากัด ในเร่ือง สถิติ ข้อมูล และข่าวสารต่าง ๆ ท่ีเกี่ยวข้อง ของผู้ตัดสินใจ ข้อจากัดเกี่ยวกับเวลา ข้อจากัดในเรื่องความรู้ ความเข้าใจ ความสามารถและประสบการณ์ของผู้ วางแผน การวางแผนมกี ระบวนการ 6 ขนั้ ตอนคือการวเิ คราะห์สถานการณ์ การกาหนดวัตถุประสงค์ ของแผน การประเมินวัตถุประสงค์และแผน การเลือกวัตถุประสงค์ การนาไปใช้ การตรวจสอบและ ควบคุม เคร่ืองมือสาหรับการวางแผนคือ การพยากรณ์ การหาจดุ เดน่ การใหม้ ีส่วนร่วมในการ วางแผน การใชภ้ าพ และการใช้ทีป่ รึกษา การวางแผน กับเทคโนโลยีสารสนเทศ ผู้บริหารของหน่วยงานจะต้องให้ความสนใจเป็น พิเศษ โดยต้องรวบรวมข้อมูลว่าหน่วยงานอ่ืนที่เก่ียวข้องน้ันได้ใช้ไอท่ีทาอะไรไปแล้วบ้าง และมี แนวทางจะประยกุ ตไ์ อทอ่ี ย่างไรตอ่ ไป จะตอ้ งศกึ ษาสิง่ แวดล้อมว่ากาลังมุ่งหน้าไปทางใด ต่อจากนั้นก็ จะต้องพจิ ารณาว่าควรนาไอทด่ี า้ นใดมาใช้กบั หน่วยงาน

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 21 แบบฝึกหัดท้ายบทท่ี 1 1. การวางแผน คอื อะไร 2. การวางแผนมวี ัตถุประสงค์ และความสาคญั ต่อภาคธรุ กิจ อยา่ งไรบ้าง 3. ใหร้ ะบเุ รือ่ งที่ควรคานึงถงึ (อยา่ งน้อย 5 เรือ่ ง) เม่ือต้องวางแผนใน 1 กจิ กรรม ต่อไปน้ี - การเรยี น - การออกคา่ ยช่วงปดิ ภาคเรียน - การทางานพเิ ศษระหว่างเรียน 4. การวางแผนมีข้อดี ข้อจากัดอย่างไรบ้าง พรอ้ มยกตวั อย่างประกอบ 5. ให้สรปุ ความจาเป็นของการวางแผน กบั ความเก่ียวข้องกบั เรอื่ งการบรหิ ารเวลาและ ความไม่แนน่ อน 6. ให้ยกตัวอยา่ งการวางแผนด้านการเรยี นของตนเอง กบั สภาพความไม่แนน่ อน ตลาดแรงงานในปัจจุบนั 7. ใหแ้ สดงความคิดเหน็ ถงึ ความแตกต่างของการวางแผน จากประเภทแผนแบง่ ตามระ เวลา แผนแบ่งตามประเภทของกจิ กรรม และแผนแบ่งตามการนาไปใช้ 8. ใหย้ กตวั อย่างการวางแผนท่ีควรเกิดจากผบู้ ังคบั บัญชา และการวางแผนท่ีควรเกดิ จาก ผ้ใู ต้บังคบั บญั ชา 9. เครอ่ื งมือทช่ี ว่ ยงานดา้ นการวางแผนมอี ะไรอยา่ ง และมีประโยชนใ์ นการชว่ ยงาน อย่างไร 10. ยกตัวอย่างเหตุการณ์ สาหรับการเลือกใช้เครือ่ งมือมาสนับสนุนการวางแผนจากวิธี การวางแผนจากขา้ งในไปข้างนอก และจากข้างนอกมาข้างใน (inside-out and outside-in planning) 11. ใหอ้ อกแบบแผนงาน สนบั สนุนการทางานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ สาหรบั หน่วยงานภาคธุรกจิ ท่ีนักศึกษาสนใจ มา1 ธุรกิจ

22 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู เอกสารอ้างอิง ณรงค์ นันทวรรธนะ. (2547). การบรหิ ารโครงการ. กรุงเทพฯ: ฟิสกิ ส์เซน็ เตอร์. เพญ็ ศรี ปักกะสนี ัง. (2556). การจัดการโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ. กรุงเทพฯ: ซีเอ็ดยูเคชนั่ . มยุรี อนมุ านราชธน. (2551). การบริหารโครงการ. พมิ พ์ครั้งท่ี6. กรุงเทพฯ: ดูมายเบส. วิทยาลยั การปกครอง ศนู ย์เทคโนโลยีการฝึกอบรม. [ม.ป.ป.]. Information Technology 1. สืบค้นเม่อื 20 มกราคม 2557, จาก http://iad.dopa.go.th/subject/lo_iad.html สุพจน์ โกสะยะจนิ ดา. (2550) การบริหารโครงการในระบบงานไอท.ี่ กรุงเทพฯ: จฬุ าลงกรณ์ มหาวทิ ยาลยั . สุภาพร พิศาลบตุ ร. (2553). การวางแผนและการบริหารโครงการ. พิมพ์คร้ังท่ี7. นนทบรุ ี: Urai Thoophom. เสนาะ ตเิ ยาว์. (2543). หลักการบริหาร : การวางแผน. กรงุ เทพฯ: มหาวิทยาลยั ธรรมศาสตร์. อนันต์ เกตวุ งษ์. (2434). หลักและเทคนคิ การวางแผน. พิมพ์คร้ังที่ 5. กรงุ เทพฯ: มหาวิทยาลยั ธรรมศาสตร์. Hieks, Herbert G. and Gullett, Ray C. (1981). Management. Kokyo: McGraw-Hill Internations Book Company. Kast, Fremon E. and Rosenzweig, James E. (1970). Organization and Management: A System Approach. New York: Mc Graw-Hill Book Company. Koontz, Harold and O’Donnell, Cyrill. (1968). Principle of Management. New York: Mc Graw -Hill Book Company. Robbins, Stephen P. (1997). Managing Today!. New jersey: Prentice-Hall, lnc.

แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 2 ความรู้พื้นฐานโครงการ เวลาเรียน 4 ชั่วโมง วตั ถุประสงค์ หลังจากท่ไี ด้ศึกษาบทเรยี นนี้แลว้ นกั ศึกษาควรมพี ฤติกรรมดงั นี้ 1. บอกแนวคิด และส่วนประกอบของโครงการได้ 2. แสดงความคดิ เห็นถงึ ลักษณะโครงการทีด่ ีได้ 3. เขยี นสรปุ ประเดน็ การดาเนินงานของแตล่ ะประเภทของโครงการ ได้ 4. อธบิ ายถงึ ความแตกตา่ งการดาเนนิ งานในแตล่ ะช่วง ของวงจรโครงการได้ 5. เสนอแนะเพมิ่ เพมิ่ เติมเกย่ี วกับกระบวนการคดั เลอื กโครงการได้ 6. ออกแบบกิจกรรมทเ่ี ก่ยี วข้องกบั การเตรียมจดั ทาโครงการได้ หัวข้อเนื้อหา 1. แนวคิดโครงการ 2. ส่วนประกอบของโครงการ 3. ลกั ษณะของโครงการทดี่ ี 4. ประเภทของโครงการ 5. วงจรโครงการ 6. กระบวนการคดั เลือกโครงการ 7. กิจกรรมสาหรับเตรียมจัดทาโครงการ วิธีการสอนและกิจกรรม 1. บรรยายเน้ือหาสาระสาคญั ประกอบ PowerPoint 2. ต้งั คาถามอภิปรายระหว่างอาจารย์กบั นักศึกษา 3. สรุปประเด็นเนอ้ื หารว่ มกนั 4. ใหต้ อบคาถามทา้ ยบทเรียน สอ่ื การสอน 1. เอกสารประกอบการสอน 2. Microsoft PowerPoint ประจาบทเรียน 3. คอมพวิ เตอร์ และเครือขา่ ยอินเตอร์เน็ต 4. แบบฝึกหดั ทา้ ยบทเรียน

24 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู การวดั ผล 1. สงั เกตพฤติกรรมการมสี ่วนรว่ มในหอ้ งเรยี น 2. ความรบั ผดิ ชอบในงานท่ีไดร้ บั มอบหมาย 3. ประเมนิ การทางานตามที่มอบหมาย 4. ประเมินการตอบคาถามและทางานท้ายบทเรยี น

บทที่ 2 ความรู้พื้นฐานโครงการ ปัจจุบันมีโครงการเกิดขึ้นมากมาย ไม่ว่าจะเป็นโครงการท่ีเกิดข้ึนเฉพาะกิจ โครงการที่ เกิดข้ึนอย่างต่อเน่ืองในองค์กร โครงการต่างๆ ล้วนเป็นโครงการท่ีเกิดข้ึนโดยมุ่งหวังผลลัพธ์อย่างใด อย่างหนึ่ง บางโครงการสาเรจ็ ตามวตั ถปุ ระสงคท์ ี่กาหนดไว้ บางโครงการไม่ประสบความสาเร็จ ซึ่งแต่ ละโครงการที่เกิดขึ้นน้ันต่างมีข้อได้เปรียบ เสียเปรียบที่แตกต่างกัน มีสภาวการณ์ท่ีแตกต่างกัน อาจจะส่งผลให้โครงการน้ันมีผลสรุปออกมาที่แตกต่างกัน ดังน้ันการที่จะดาเนินโครงการใดๆ ควรมี ความพร้อมในการดาเนินงานให้มากเพื่อโครงการดังกล่าว จะสามารถบรรลุถึงเปูาหมายได้ตาม ต้องการ แนวคิดโครงการ มีนกั วิชาการหลายท่านได้ให้แนวคดิ เก่ียวกบั โครงการไว้ดงั น้ี ฐาปนา ฉ่ินไพศาล (2556) ได้กล่าวว่า โครงการมีคาจากัดความหลายมุมมองเช่นโครงการ คือกิจกรรมทั้งส้ินที่เกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรต่างๆ เพ่ือหวังผลประโยชน์ตอบแทน หรือโครงการคือ แผนสาหรบั กจิ กรรมต่างๆ เพอ่ื ใหบ้ รรลุวัตถุประสงค์ตามระยะเวลาทีก่ าหนดไว้ อรอุมา เอกตาแสง (2555) ให้ความหมายว่า โครงการ คือ งานกิจการที่มีคุณสมบัติและ วตั ถปุ ระสงค์ที่ชัดเจน มีกาหนดเวลาเริม่ ต้น และสน้ิ สุด และจะตอ้ งดาเนินงานภายใต้เงื่อนไข 3 ข้อคือ งบประมาณ เวลา และคุณภาพของผลงาน หากทาไม่ได้ตามเง่ือนไขข้อใดข้อหนึ่งแล้ว จะถือว่า โครงการยงั ไม่ประสบความสาเรจ็ สุภาพร พิศาลบุตร (2553) ให้ความหมายคาว่า โครงการ เป็นแผนงานท่ีจัดทาข้ึนอย่างมี ระบบ โดยประกอบดว้ ยกิจกรรมย่อยหลายกิจกรรมท่ีต้องใช้ทรัพยากรในการดาเนินงานและคาดหวัง ท่ีจะได้ผลตอบแทนอย่างคุ้มค่าจะต้องมีจุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดในการดาเนินงานโดยมีวัตถุประสงค์ หรือจุดมุ่งหมายอย่างชัดเจน มีพื้นที่ในการดาเนินงานเพ่ือให้การบริการและสนองความต้องการของ กลุ่มบุคคลในพ้ืนท่ีนั้น มีบุคคลหรือองค์กรรับผิดชอบในการดาเนินงานหรือโครงการเป็นกาหนดการ ปฏิบัติงานในรายละเอียดให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์และ“โครงการ” มีความหมายตรงกับคาใน ภาษาอังกฤษ 2 คา คือ project และprogram ซึ่งหมายถึง ระบบการปฏิบัติงานที่ประกอบด้วย กิจกรรมและรายละเอยี ดตา่ ง ๆ ของการดาเนนิ งานให้บรรลถุ ึงวตั ถุประสงค์ท่ีได้กาหนดไว้ คาว่า project (โครงการ) และ program (รายการ การปฏิบัติงานหรือในบางตาราแปลว่า “โครงการ” ) แม้โดยทว่ั ไปจะมีความหมายท่ีคล้ายคลึงกันดังท่ีได้กล่าวแล้ว แต่ในเชิงการวางแผน ถือ เป็นการปฏิบัติงานท่ีต่างระดับกัน กล่าวคือ โครงการเป็นกลุ่มกิจกรรมท่ีกาหนดข้ึน เพ่ือใช้ในการ ดาเนนิ งานตามแผน ส่วนรายการปฏิบัติงาน หมายถึง รายละเอียด ในการดาเนินงานของกิจกรรมแต่ ละกิจกรรมที่ได้กาหนดข้ึนเพื่อการดาเนินงานตามโครงการ ฉะน้ันจึงกล่าวโดยสรุปได้ว่า รายการ ปฏิบตั งิ าน คือ สว่ นประกอบของโครงการ และโครงการแตล่ ะโครงการคอื สว่ นประกอบของแผน

26 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป ประสทิ ธิ์ ตงยงิ่ ศิริ (2545) ให้คาจากดั ความ “โครงการ” คอื “กจิ กรรมหรืองานที่ เกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรเพ่ือหวังผลประโยชน์ตอบแทน กิจกรรมหรืองานดังกล่าวจะต้องเป็นหน่วย อสิ ระหนว่ ยหนึ่งท่ีสามารถวิเคราะห์วางแผน และนาไปปฏิบัติ พร้อมทั้งมีลักษณะแจ้งชัดถึงจุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของการดาเนินงาน โครงการจึงเก่ียวข้องกับการวางแผน การจัดสรรทรัพยากร และ แผนปฏิบัตอิ ยา่ งมรี ะเบียบซึง่ แสดงให้เห็นถึงแหล่งท่ีตั้งของโครงการ ช่วงระยะเวลาของโครงการ การ ผลิต การลงทุน ผลตอบแทน และรวมตลอดถงึ การจดั รปู องค์กรและการบริหารโครงการ ประชุม รอดประเสริฐ (2535) กล่าวว่าโครงการ หมายถึง กิจกรรมของระบบท่ีสามารถ อธิบายได้ว่า องค์กรใดเป็นผู้รับผิดชอบดาเนินการ บุคคลประเภทใด และลักษณะใดท่ีจะต้องเข้าร่วม กิจกรรมนั้น จะต้องนาเคร่ืองมือ และอุปกรณ์ใดมาสนับสนุน มีการจัดสรรทรัพยากรเพื่อการใช้ ดาเนินการอย่างไร สถานที่ดาเนินการอยู่ท่ีไหน จะใช้เวลาในการดาเนินงานยาวนานเท่าใด โดยจะ เรม่ิ ตน้ และสิน้ สดุ เมอื่ ใด ผลท่ีเกิดขึ้นคืออะไร และสามารถนาไปใช้ให้เกดิ ประโยชน์ได้มากน้อยเพียงใด วีระพล สุวรรณนันต์ (2530) กล่าวได้ โครงการ หมายถึง การนาทรัพยากรท่ีมีอยู่อย่าง จากัด (เมื่อเทียบกับความต้องการของมนุษย์) มาผสมผสานซ่ึงกันและกัน โดยก่อให้เกิดประโยชน์ สูงสุด (ประหยัดและมีประสิทธภิ าพ) ภายในเวลาที่กาหนดไว้ จากที่กล่าวมาแล้วข้างต้นสรุปได้ว่า โครงการ เป็นส่วนหนึ่งของแผนงานที่จัดทาขึ้นอย่างมี ระบบ เป็นกิจกรรมหรือกลุ่มกิจกรรมที่รวมกันอยู่ ซ่ึงต้องใช้อุปกรณ์ เคร่ืองมือ บุคคลากร เป็น ทรัพยากรในการดาเนินงาน ในช่วงระยะเวลาที่กาหนด และคาดหวังผลตอบแทนในการดาเนินงาน ตามวัตถปุ ระสงคอ์ ย่างชัดเจน ส่วนประกอบของโครงการ สุภาพร พศิ าลบตุ ร (2553) โครงการใด ๆ ที่กาหนดขึ้นย่อมต้องประกอบด้วยข้นั ตอนการ รวบรวมความคิดเพ่ือการสร้างโครงการ จนกระท่งั ถึงส่วนประกอบสดุ ท้ายท่ีเป็นการควบคมุ และการ ประเมิลผลการดาเนินงานโครงการทุกโครงการท่เี กิดข้นึ มจี ุดมุง่ หมายทสี่ าคญั คือ เพ่ือการแก้ปัญหา การพัฒนาและการตดั สนิ ใจเพ่อื ดาเนินงานขององค์กรหรอื องค์กร ฉะนนั้ โครงการยอมต้องมีประเดน็ หรอื ขน้ั ตอนในการสร้างท่ีสาคัญหลายประการ เชน่ นีก้ ารชีใ้ ห้เห็นถึงปญั หา หรือภูมิหลังของโครงการ (identification) การจัดเตรียมโครงการ (preparation or formulation) การตรวจสอบควบคมุ (Appraisal) การตอ่ รองโครงการ (Negotiations) การสนับสนนุ และการบริหารโครงการ (Implementation and supervision) และการประเมนิ ผลโครงการ (Evaluation) นอกจากน้ียังได้มีผเู้ สนอสว่ นประกอบของโครงการดังต่อไปน้ี 1. โครงการประกอบด้วยส่วนประกอบที่สาคัญดังน้ี คือ หลักการและเหตุผล วัตถุประสงค์ เปูาหมาย วิธีดาเนินการ ทรัพยากรท่ีต้องใช้ การประเมินผลหรือการติดตามผ ล ผู้รบั ผดิ ชอบโครงการ ผลท่คี าดหวังว่าจะไดร้ ับและพ้นื ที่การปฏบิ ตั กิ าร 2. โครงการประกอบด้วยโครงสร้างที่สาคัญดังต่อไปนี้คือ การศึกษาสภาพแวดล้อม และปัญหาของโครงการ การกาหนวัตถุประสงค์และเปูาหมายโครงการ การค้นหาแนวทางการ แก้ปัญหา เพ่ือให้ โครงการบรรลุ เปูาหมายการจัดทาโครงการ การเสนอโครงการเพื่อการพิจารณา การสนองงบประมาณโครงการ การดาเนินงานตามโครงการ และการประเมนิ ผลโครงการ

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 27 ลักษณะของโครงการท่ีดี สุภาพร พิศาลบุตร (2553) กล่าวว่า โครงการเป็นแผนงานที่จัดทาข้ึน เพื่อการปฏิบัติ ภารกิจขององค์กรให้บรรลุถึงเปูาหมายอย่างมีประสิทธิภาพของการดาเนินงาน และผลตอบแทนที่ องคก์ รหรอื องคก์ รจะได้รับอยา่ งคมุ้ ค่าอันจะนามาชี้ความเจริญก้าวหน้าขององค์กรในท่ีสุด โครงการท่ี ดีควรมลี กั ษณะดงั ตอ่ ไปนี้ 1. สามารถแกป้ ัญหาขององค์กรหรอื องค์กรได้ 2. มีรายละเอียด วัตถุประสงค์เปูาหมายท่ีชัดเจน สามารถดาเนินงานได้ หรือมีความ เปน็ ไปสูง 3. รายละเอียดของโครงการต้องเก่ียวข้องสัมพันธ์กัน กล่าวคือ วัตถุประสงค์ต้อง สอดคลอ้ งกับปญั หาหรอื หลกั การและเหตผุ ล วธิ กี ารดาเนนิ งานตอ้ งสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ เปน็ ต้น 4. สามารถสนองตอบความต้องการของสังคม ของกลุ่มชนส่วนใหญ่ และนโยบายของ ประเทศชาติ 5. รายละเอียดของโครงการย่อมต้องสามารถเข้าใจได้ง่าย และสามารถดาเนินตาม โครงการได้ 6. สามารถนาไปปฏิบัติได้สอดคล้องกับแผนหลักขององค์กรและ สามารถติดตาม ประเมินผลได้ 7. โครงการต้องกาหนดขึ้นจากข้อมูลที่เป็นความเป็นจริง และเป็นข้อมูลที่ได้รับการ วิเคราะหอ์ ยา่ งรอบคอบแล้ว 8. โครงการต้องได้รับการสนับสนุนทั้งด้านทรัพยากรอย่างเหมาะสม และทางด้านการ บรหิ ารอย่างแท้จรงิ 9. โครงการจะต้องมีระยะเวลาในการดาเนินงาน กล่าวคือจะต้องระบุถึงวันเวลาท่ี เร่มิ ตน้ และวนั เวลาท่ีแล้วเสรจ็ ท่ีแน่ชัด ประชุม รอดประเสริฐ (2535) ให้ข้อมูลไว้ว่าโครงการเป็นการจัดกิจกรรมท่ีเป็นระบบ เพื่อ การปฏิบัติหน้าท่ีองค์กรให้บรรลุถึงเปูาหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ซ่ึงโครงการที่ดีย่อมทาให้ ประสิทธิภาพของการดาเนินงาน และผลตอบแทนท่ีองค์กรหรือองค์กรจะได้รับอย่างคุ้มค่า อันจะ นามาซ่งึ การพัฒนาขององค์กรนน้ั ๆ ซง่ึ ไดส้ รปุ ลกั ษณะทดี่ ขี องโครงการดังต่อไปน้ี 1. สามารถตอบสนองความตอ้ งการหรอื แก้ปัญหาขององคก์ รหรือองค์กรได้ 2. มีวัตถปุ ระสงคแ์ ละเปาู หมายทีช่ ดั เจน สามารถดาเนนิ งานและปฏิบัตไิ ด้ 3. รายละเอียดของโครงการต้องสอดคล้องและสัมพันธ์กัน กล่าวคือ วัตถุประสงค์ของ โครงการต้องสอดคล้องกับหลักการและเหตุผล วิธีการดาเนินงานต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์เป็น ตน้ 4. รายละเอียดของโครงการสามารถเข้าใจได้ง่าย สะดวกต่อการดาเนินงานตาม โครงการ 5. เป็นโครงการที่สามารถนาไปปฏิบัติได้ สอดคล้องกับแผนงานหลักขององค์กรและ สามารถติดตามประเมนิ ผลได้

28 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป 6. โครงการต้องกาหนดขน้ึ จากข้อมูลทีม่ ีความเปน็ จรงิ และเป็นข้อมลู ที่ไดร้ บั การ วเิ คราะหอ์ ย่างรอบคอบ 7. โครงการตอ้ งไดร้ ับการสนบั สนนุ ในด้านทรัพยากร และการบริหารอยา่ งเหมาะสม 8. โครงการต้องมรี ะยะเวลาในการดาเนินงาน กลา่ วคอื ตอ้ งระบุถงึ วันเวลาท่ีเร่ิมตน้ และสน้ิ สุดโครงการ ขอ้ สังเกต โครงการที่กาหนดข้ึนแมเ้ ปน็ โครงการทม่ี ีลักษณะดเี พยี งใด แตต่ วั โครงการก็ ไม่อาจแก้ไขปญั หาต่างๆ ขององค์กร หรือ สังคมของชนกลุ่มใหญ่ ตามทไ่ี ดเ้ ขียนไว้ในโครงการได้ ท้งั หมด เพราะการดาเนนิ โครงการเพื่อแกไ้ ขปัญหาตา่ งๆ นั้น ยงั ต้องมสี ่วนประกอบหรอื ปัจจัยอน่ื ๆ อกี มากมายมาสนับสนนุ ซ่งึ แสดงให้เห็นไดว้ ่าโครงการหนงึ่ ทจ่ี ดั ทาขึ้นอาจเปน็ โครงการที่ดที ่สี ดุ ใน ระยะเวลาหนึ่ง แตอ่ าจเป็นโครงการทใ่ี ช้ประโยชน์ไดน้ ้อยในอกี เวลาหนึ่งก็เป็นไปได้ ประเภทของโครงการ ปกรณ์ ปรียากร (2542) โครงการมีลักษณะที่หลากหลายท้ังในเรื่องของขนาด ขอบข่าย ระยะเวลา กลุ่มลูกค้าหรือผู้รับบริการหรือกลุ่มเปูาหมาย รวมทั้งอายุการใช้งานโครงการ (Project life) การแบ่งประเภทโครงการจึงเป็นเรื่องยาก แต่เพ่ือให้ง่ายในการทาความเข้าใจ ในที่นี้จะแบ่ง ประเภทของโครงการ ตามลักษณะของสถานการณ์ทเ่ี ปน็ 3 ประเภทคอื 1. โครงการปรับปรุงหรือแก้ไขปัญหาต่างๆ (Improvement project) ซ่ึงในที่นี้ หมายความรวมถึง โครงการปรับสมรรถนะด้านต่างๆขององค์กร(Competency improvement) เพอ่ื นาไปสกู่ ารทางานที่มีประสิทธภิ าพมากย่งิ ขน้ึ ด้วย 2. โครงการริเริ่มหรือพัฒนานวัตกรรม (Innovative project) ด้านต่างๆทั้งในส่วน ของทุน อปุ กรณ์ เคร่อื งมือ เครื่องจักร เทคโนโลยี ความรู้ วิทยากร และปัญญาประดิษฐ์ ท้ังหลายที่มี คณุ ค่าอย่างสูงยง่ิ ตอ่ องคก์ ร 3. โครงการวิจัยและพัฒนา (research and development project) ทั้งนี้เพ่ือ ทุ่มเทหรืออุทิศให้กับการค้นคว้า การทาการทดลอง การฝึกปฏิบัติ การบุกเบิกหรือนาร่อง (Pilot) ใน พน้ื ทีห่ รือกลมุ่ คน เพื่อหาขอ้ สรุปท่ีเหมาะสมและเป็นประโยชนต์ อ่ การจดั การในระยะยาว โดยสามารถต้ังข้อสังเกตว่า ในบางสถานการณ์ โครงการท้ังสามประเภทอาจจะแยกขาด จากกันอย่างเป็นอิสระได้ ในขณะท่ีบางสถานการณ์ ผู้บริหารท่ีเก่ียวข้องอาจจะคิดโครงการท้ังสาม ประเภทที่มีความสัมพันธ์กันก็ได้ ในอีกนัยหนึ่ง การคิดโครงการเพียงโครงการเดียว ที่สามารถรับมือ กับสถานการณ์ต่างๆมากกว่าหน่ึงสถานการณ์ ย่อมจะบังเกิดผลดี เปรียบได้กับวลีที่ว่า “ยิงปืนนัด เดยี วได้นกหลายตัว” ในขณะท่บี างสถานการณท์ ่ีมคี วามสลบั ซับซ้อนสูง อาจจะต้องคิดโครงการหลาย โครงการ เพื่อแก้ไขปัญหาหรอื ตอบสนองความต้องการท่เี กิดขึ้นก็ได้ วงจรโครงการ ในการบริหารโครงการใหบ้ รรลผุ ลสาเรจ็ ท่ีพึงปรารถนา ผู้บริหารตอ้ งดาเนินงานตามข้ันตอน ต่างๆ แต่ละข้ันตอนจะสัมพันธ์กับขั้นตอนก่อนหน้านั้น และอาจนาไปสู่ข้ันตอนอ่ืนในลาดับต่อไป โครงการทัง้ หลายอาจจะมีลกั ษณะที่แตกต่างกันในแต่ละข้ันตอน ในการจัดทาและบริหารโครงการจะ

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 29 มีลาดับเป็นวงจรโครงการ(project life cycle) ที่คล้ายคลึงกัน 4 ข้ันตอนดังนี้ (Morris, 1988 ; อ้าง ถึงใน มยรุ ี อนุมานราชธน, 2551) 1. ขน้ั ตอนการศึกษาความเปน็ ไปได้ข้นั ต้น (start-up) เปน็ ข้ันตอนทเี่ ก่ยี วกบั การ ค้นหาและกาหนดหรอื นยิ ามโครงการ กลา่ วไดว้ ่าการศึกษาความเป็นไปไดข้ ึ้นตน้ เปน็ การพจิ ารณา กว้างๆ หรอื ประเมนิ เก่ยี วกับความต้องการผลผลติ /ผลติ ภณั ฑ์/บริการของโครงการที่กาลงั จะจัดทา ขอ้ เสนอ สภาพการณ์ของความตอ้ งการ และลทู่ างในการเข้าถงึ กลุ่มเปูาหมาย ทรัพยากร แหลง่ ทนุ คา่ ใชจ้ า่ ยผลประโยชน์ตอบแทน/ผลทไี่ ด้รับ การคาดคะเนปญั หาและความเสีย่ งระหวา่ งดาเนินงาน โครงการ หลงั จากศกึ ษาความเป็นไปไดข้ นั้ ต้นแลว้ ผู้จดั ทาขอ้ เสนอโครงการ กจ็ ะทาการวิเคราะห์ ความเป็นไปได้ซงึ่ เป็นการพิจารณารายละเอยี ดของโครงการเกีย่ วกบั ความเหมาะสมดา้ นต่างๆ ไมว่ ่า จะเปน็ ด้านเศรษฐกจิ ดา้ นการเงนิ ด้านการบรหิ าร ด้านเทคนิค ดา้ นการตลาด ด้านสังคม ดา้ น การเมือง และดา้ นสิ่งแวดล้อม เพื่อตัดสินใจและกาหนดทางเลือกสาหรบั ดาเนินงานโครงการ การศึกษาความเปน็ ไปได้ขัน้ ต้นนี้ จะอาศยั เทคนิคในการวเิ คราะหเ์ ช่นเทคนิคการวเิ คราะหต์ ้นทุน เทคนิคการวเิ คราะห์ประสิทธิผล เปน็ ต้น เมือ่ เสรจ็ สิ้นขน้ึ ตอนน้ีแลว้ ต้องมีการตดั สนิ ใจวา่ จะจดั ทา โครงการหรือไม่ (go/no-go decision) 2. ขั้นการออกแบบโครงการ (design) เม่ือได้ข้อมูลและผลการศึกษาความเป็นไปได้ ในการจัดทาโครงการแล้วก็นาข้อเสนอโครงการที่เป็นที่ยอมรับนั้นมากาหนดรายละเอียด เช่น วัตถุประสงค์ สถานที่จัดโครงการ เปูาหมาย ขอบเขต วิธีดาเนินการ ทรัพยากร งบประมาณ ระยะเวลาจดั ทาโครงการ และการทาสัญญา ความเก่ยี วเน่อื งสัมพันธ์กับโครงการอ่ืนๆ ความเป็นไปได้ ที่จะจัดทาโครงการด้านต่างๆ เช่น ความต้องการของกลุ่มเปูาหมายโครงการ ความเหมาะสมของ กรรมวธิ ีดาเนินงาน ผลตอบแทนทางการเงินของโครงการในรูปกาไร ผลท่ีได้รับของโครงการต่อสังคม โดยรวม เป็นต้น รวมท้ังอุปสรรคที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างดาเนินงานโครงการ ขั้นตอนนี้เป็นการ รวบรวมสิง่ ต่างๆ เพอ่ื จดั ทาโครงการ 3. ขั้นการผลิตหรือขั้นการจัดทาการก่อสร้างและการติดตั้ง (production/ manufacture, construction and installation) เป็นการเร่ิมต้นดาเนินงานตามโครงการท่ีได้ ออกแบบไว้ อาจต้องเปล่ียนแปลงโครงสร้างขององค์กรเพ่ือเหมาะสมกับการดาเนินงานโครงการ อุปกรณ์ เครื่องมือและบุคลากรโครงการจะ ถูกจัดซ้ือ จัดจ้าง หรือโอนย้ายมาปฏิบัติงานโครงการ มี การก่อสร้างติดตั้งเครื่องเคร่ืองจักรและสิ่งอานวยความสะดวกต่างๆ เป็นการสร้างสิ่งต่างๆ ท่ีได้ กาหนดไว้ในขั้นการออกแบบโครงการ มีการจัดต้ังองค์กร ทีมงานเพ่ือให้เข้ามารับผิดชอบโครงการ เปน็ การดาเนนิ งานโครงการเต็มรูปแบบ มีการติดตามและควบคุมในข้ันตอนน้ีจะเกี่ยวกับการควบคุม ทางด้านตน้ ทุน คณุ ภาพ และเวลา เพอ่ื ใหก้ ารดาเนินงานเป็นไปตามวตั ถุประสงค์ท่ีกาหนดไว้ 4. ข้นั ยตุ โิ ครงการและเร่มิ ต้นใหม่(turn-over and start-up) ขัน้ ตอนนค้ี าบ เกยี่ วกับขน้ั การผลิตในขน้ั ตอนท่ี 3 ซึ่งถา้ สอดคล้องกนั ดีจะทาใหโ้ ครงการสามารถ ดาเนินการได้ตามท่ี ไดอ้ อกแบบไว้จนสิน้ สุดระยะเวลาที่กาหนดเมื่อโครงการบรรลวุ ตั ถุประสงค์/เปาู หมายก็ถือว่าโครงการ ส้นิ สดุ ลง แตโ่ ครงการอาจจะระงับไปก่อนระยะเวลาที่กาหนดดว้ ยเหตผุ ลและความจาเปน็ บางอยา่ ง และหาก เมอ่ื โครงการส้นิ สดุ อาจจะประเมนิ ผลโครงการ เขา้ สกู่ ารบริหารทว่ั ไป เพื่อรักษากจิ กรรม

30 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู ของโครงการน้ันๆ เพอ่ื สามารถมผี ลผลติ หรือให้สามารถบริหารงานได้ต่อไป อย่างมีประสิทธิภาพและ ประสิทธผิ ลในอตั รา และปริมาณ ทค่ี าดคะเนไว้ แตล่ ะขนั้ ตอนในวงจรโครงการ จะมีจดุ เปลีย่ น (change points) หรือทเ่ี รยี กว่าจดุ เชือ่ มโยง ดงั นี้ 1. จากข้ันการศึกษาความเป็นไปได้ขั้นต้น/การศึกษาความเป็นไปได้ไปยงั ขน้ั การ ออกแบบ 2. ขน้ั การออกแบบ 3. ขน้ั การผลิต 4. ขั้นยุติโครงการและเริม่ ต้นใหม่ ซึ่งสามารถนาเสนอขั้นตอนของวงจรโครงการได้ดงั น้ี โครงการเสร็จ ดาเนนิ การแล้วเสร็จ สมบรู ณ์ 100% จดั ตง้ั องค์กร ทาสัญญา ตัดสินใจ ทาโครงการ ขนั้ ตอน 1 ขนั้ I II III IV ศึกษาความ เปน็ ไปได้ ขน้ั ตอน 2 ขน้ั ตอน 3 ขนั้ ตอน 4 ข้ันการ ข้ันการ ข้นั ยุติโครงการ ออกแบบ ผลิต และเรม่ิ ต้นใหม่ ภาพท่ี 2.1 ขน้ั ตอนของวงจรโครงการ ที่มา: มยุรี อนุมานราชธน (2551:24) โครงการในขณะที่อยู่ ณ จดุ เช่อื มโยงจดุ ใดจุดหนึ่ง อาจจะมีความแตกต่างกันในด้านภารกิจ ขนาด เทคโนโลยี ขอบเขตและขนาดของอัตราการเปล่ียนแปลงความแตกต่างเหล่าน้ีทาให้ลักษณะ ของงาน พฤติกรรมของบุคคล และลักษณะของการควบคุมแตกต่างกันไป การบริหารโครงการในแต่ ละขั้นตอนทั้ง 4 ของวงจรโครงการจงึ มีลักษณะทแี่ ตกต่างกนั มาก