MODALITÀ OPERATIVA Successione in ordine cronologico del reso da cliente: • Il cliente torna con l’articolo acquistato e chiede di effettuare un reso; • l'assistente di filiale autorizza il reso se è presente lo scontrino fiscale originariamente emesso (ad eccezione degli articoli alimentari e non alimentari a nostro marchio per i quali non è necessario lo scontrino); • ritiro articolo difettoso e procedere con l’emissione dello scontrino di reso (vedi procedura al punto 6.6); • compilare il modulo Reso con Restituzione di Denaro nel caso le casse non siano abilitate all’emissione dello scontrino di reso; • Archiviare il documento per il controllo del capo-settore e per l’invio all’amministrazione; • rimettere in vendita il prodotto ritirato se ancora vendibile o registrarlo tra gli scarti (vedi procedura al punto 2.4), andandolo ad accantonare in magazzino nell’area dedicata. • restituire il denaro al cliente. • l'assistente di filiale deve occuparsi sulla restituzione dei prodotti difettosi al deposito. Questa operazione può essere eseguita dal solo Assistente di filiale o di chi ne fa le veci. Il reso può essere effettuato per: Articolo spot non-food a nostro marchio e non, con presentazione dello scontrino: entro dieci giorni dall’emissione dello scontrino, anche se il bene non è difettoso. Il bene deve apparire in stato integro in tutte le sue parti compreso l’imballo e deve sempre essere accompagnato dallo scontrino di acquisto. entro due anni dalla data di emissione dello scontrino, in caso di difetto di prodotti elettronici / elettrodomestici coperti da garanzia di legge per la riparazione. Relativamente a questi prodotti si ricorda che quando vi è nostra diretta importazione (Keiros – Eurogarden - Star’s Light – Il Giocoliere) può non esservi il centro di assistenza del fornitore in Italia e quindi non potendo essere economicamente riparato, si può procedere solo alla sostituzione del bene o alla restituzione del corrispettivo pagato. N.B.: i prodotti spot con le caratteristiche di cui sopra dovranno essere sostituiti/ rimborsati ai clienti (muniti di relativo scontrino) anche in punti vendita diversi da quello dove è stato effettuato l’acquisto, anche se appartenenti ad altra società operativa. Articoli alimentari e non alimentari, anche senza presentazione dello scontrino se il prodotto è a nostro marchio. N.B.: nel caso in cui un cliente richieda il reso di un articolo scaduto è necessario che presenti lo scontrino che ne attesti l’acquisto. È importante verificare la scadenza del prodotto con il giorno di emissione dello scontrino. nel caso in cui siano resi più articoli diversi, ed in ogni caso se il valore del reso è superiore a 5€, è necessario l’autorizzazione del capo-settore. MODALITÀ OPERATIVA Il cliente torna con l’articolo acquistato e chiede di effettuare un reso.
L'assistente di filiale: autorizza il reso se è presente lo scontrino fiscale originariamente emesso (ad eccezione degli articoli alimentari e non alimentari a nostro marchio per i quali non è necessario lo scontrino); ritira l’articolo difettoso e procede con l’emissione dello scontrino di reso (vedi procedura al punto 6.6); compilare il modulo RESO CON RESTITUZIONE DI DENARO nel caso le casse non siano abilitate all’emissione dello scontrino di reso archivia il documento per il controllo del capo-settore e per l’invio all’amministrazione; rimette in vendita il prodotto ritirato se ancora vendibile o lo registra tra gli scarti (vedi procedura al punto 2.4), andandolo ad accantonare in magazzino nell’area dedicata. restituisce quindi il denaro al cliente. L'assistente di filiale dovrà infine gestire la restituzione dei prodotti difettosi al deposito.
Schema per la modalità operativa dei resi da cliente CONSEGNA A CASA DIRITTO DI RECESSO Diritto di restituire il prodotto entro 14 giorni dall’acquisto. Il cliente avrà due modalità a disposizione per restituire i prodotti: 1-Invio dei prodotti al mittente presente sulla lettera di vettura: Spesa Intelligente c/a Spin Service S.r.l Via del Lavara padigliane 4 63066 Manteprandane AP. Con spese di spedizione a carico del cliente.
2-Consegnando il prodotto nei punti vendita diretti abilitati, allegando documentazione di richiesta e accettazione di recesso. In entrambi i casi il prodotto e la sua confezione devono essere integri nella confezione originale Modalità 2: CONSEGNA NEI PUNTI VENDITA ABILITATI. Il cliente per riconsegnare il prodotto nei punti vendita abilitati deve essere munito dei seguenti documenti: • Conferma d’ordine eseguito online • Conferma di accettazione di Recesso eseguita via mail o via raccomandata a/r Per poter accettare il prodotto il punto vendita deve aver ricevuto comunicazione dalla sede in merito. Se ciò non avvenisse ed il cliente si presentasse comunque con la suddetta documentazione il punto vendita può contattare il servizio assistenza Online store 800190520. Il punto vendita dovrà: • Ritirare il prodotto del cliente • Verificare la documentazione • Verificare l’integrità della confezione e che il prodotto sia in essa contenuto • Inviare mail di conferma ricezione del prodotto a: [email protected] Invio dei prodotti al mittente presente sulla lettera di vettura: Spesa Intelligente c/a Spin Service S.r.l Via del Lavara padigliane 4 63066 Manteprandane AP. Con spese di spedizione a carico del cliente. Oppure Consegnando il prodotto nei punti vendita diretti abilitati, allegando documentazione di richiesta e accettazione di recesso. In entrambi i casi il prodotto e la sua confezione devono essere integri nella confezione originale MODALITÀ 2: CONSEGNA NEI PUNTI VENDITA ABILITATI. Il cliente per riconsegnare il prodotto nei punti vendita abilitati deve essere munito dei seguenti documenti: Conferma d’ordine eseguito online Conferma di accettazione di Recesso eseguita via mail o via raccomandata a/r Per poter accettare il prodotto il punto vendita deve aver ricevuto comunicazione dalla sede in merito. Se ciò non avvenisse ed il cliente si presentasse comunque con la suddetta documentazione il punto vendita può contattare il servizio assistenza Onlinestore 800190520. Il punto vendita dovrà: Ritirare il prodotto del cliente Verificare la documentazione Verificare l’integrità della confezione e che il prodotto sia in essa contenuto Inviare mail di conferma ricezione del prodotto a: [email protected]
Figura… Esempio e-mail per il diritto di recesso da mandare a [email protected] Il cliente deve essere informato che il rimborso sarà effettuato solo previa verifica di conformità del prodotto. Il rimborso al cliente verrà eseguito dalla sede con la modalità di storno del pagamento in base al metodo di pagamento con cui l’ordine è stato eseguito. Il prodotto, se non manomesso e in perfette condizioni, va rimesso in vendita nel punto vendita. Se il prodotto è rendibile al fornitore si segue la procedura di reso al fornitore. PRODOTTO MANOMESSO/IN CATTIVE CONDIZIONI Nel caso in cui il prodotto non fosse in buone condizioni e fosse manomesso, si informa il cliente che non può esercitare il diritto di Recesso come da condizioni di vendita reperibili dal sito web onlinestore.eurospin.it/condizioni di vendita. Non si ritira il prodotto del cliente e se ne dà comunicazione a [email protected] via mail. DIRITTO DI RESO PER DIFETTOSITÀ CAUSA ROTTURA DEL PRODOTTO NELLA CONSEGNA Il cliente può usufruire di due metodi per comunicare la rottura del prodotto nella consegna: • Contattando Online Store via mail: [email protected] • Chiamando il call center 800190520 CAUSA DIFETTOSITA' DEL PRODOTTO O ROTTURA IN GARANZIA Il cliente ha a disposizione due modalità per restituire il prodotto causa difettosità del prodotto o rottura in garanzia: 1-Richiedere il ritiro del prodotto a casa tramite un trasporto organizzato da Eurospin: ll cliente deve contattare Online Store via e-mail [email protected] oppure chiamare il call center 800190520.
2-Riconsegnare il prodotto in un punto vendita Eurospin diretto. Il cliente per riconsegnare il prodotto in punto vendita deve essere munito dei seguenti documenti: -Conferma d’ordine eseguito online; -Richiesta e conferma di Reso eseguita via mail o via raccomandata a/r; Per poter accettare il prodotto, il punto vendita deve aver ricevuto comunicazione da [email protected] di procedere: tale comunicazione conterrà anche le indicazioni su come procedere. Il punto vendita dovrà inviare mail di conferma ricezione del prodotto a:[email protected] N.B.: In nessun caso il punto vendita dovrà rimborsare il cliente. N.B.: Il prodotto verrà gestito in base alla comunicazione contenuta nella mail al punto vendita e dopo le verifiche il cliente verrà rimborsato dalla sede. Il cliente dovrà essere informato che il rimborso sarà effettuato solo previa verifica di conformità del prodotto. Il rimborso al cliente verrà eseguito dalla sede con la modalità di storno del pagamento in base al metodo di pagamento con cui l’ordine è stato eseguito. Il prodotto, se non manomesso e ma in perfette condizioni, va rimesso in vendita nel punto vendita. Se il prodotto è rendibile al fornitore si segue la procedura di reso al fornitore. PRODOTTO MANOMESSO/IN CATTIVE CONDIZIONI Se il prodotto non fosse in buone condizioni ma manomesso si informa il cliente che non può esercitare il diritto di Recesso come da condizioni di vendita onlinestore.eurospin.it/condizioni di vendita Non si ritira il prodotto al cliente e se ne dà comunicazione a [email protected] via mail. DIRITTO DI RESO PER DIFETTOSITÀ CAUSA ROTTURA DEL PRODOTTO NELLA CONSEGNA Il cliente deve contattare Online Store via mail: [email protected] Oppure il call center 800190520 CAUSA DIFETTOSITA' DEL PRODOTTO O ROTTURA IN GARANZIA Il cliente ha due modalità per rendere il prodotto: Richiedere il ritiro del prodotto a casa tramite un trasporto organizzato da Eurospin: ll cliente deve contattare Online Store via e-mail [email protected] Oppure al call center 800190520 Riconsegnare il prodotto in un punto vendita Eurospin diretto
Il cliente per riconsegnare il prodotto in punto vendita deve essere munito dei seguenti documenti: Conferma d’ordine eseguito online Richiesta e conferma di Reso eseguita via mail o via raccomandata a/r Per poter accettare il prodotto il punto vendita deve aver ricevuto comunicazione da [email protected] di procedere. Tale comunicazione conterrà anche le indicazioni su come procedere. Il punto vendita dovrà: inviare mail di conferma ricezione del prodotto a: [email protected] In nessun caso il punto vendita dovrà rimborsare il cliente. Il prodotto verrà gestito in base alla comunicazione contenuta nella mail al punto vendita e dopo le verifiche il cliente verrà rimborsato dalla sede. Figura… Esempio e-mail per il diritto di recesso da mandare a [email protected] CLICCA E RITIRA DIRITTO DI RECESSO la vendita compiuta con il Clicca e Ritira si attua nel punto vendita, qualsiasi prodotto venga riconsegnato in punto vendita esercitando il diritto di Recesso, anche se prenotato online, segue le procedure di Recesso da Punto vendita. Poiché la vendita eseguita con il Clicca e Ritira si concretizza nel punto vendita stesso, qualsiasi prodotto venga riconsegnato in punto vendita esercitando il diritto di Recesso, anche se prenotato online, segue le procedure di Recesso da Punto vendita. DIRITTO DI RESO PER DIFETTOSITÀ
La vendita eseguita con il Clicca e Ritira si concretizza nel punto vendita stesso, qualsiasi Commentato [FMM8]: Back office (?) prodotto venga riconsegnato in punto vendita per difettosità, anche se prenotato online, segue le procedure dei resi di punto vendita. Poiché la vendita eseguita con il Clicca e Ritira si concretizza nel punto vendita stesso, qualsiasi prodotto venga riconsegnato in punto vendita per difettosità, anche se prenotato online, segue le procedure dei resi di punto vendita. GESTIONE PRODOTTI PRENOTATI MA NON RITIRATI DAL CLIENTE Dopo 10 giorni dall’arrivo del prodotto in punto vendita (come evidenziato nel back office), il prodotto va rimesso in vendita e segnato sul back office come non ritirato. Dopo 10 giorni dall’arrivo del prodotto in punto vendita (come evidenziato in bo), il prodotto va rimesso in vendita e segnato su bo come non ritirato. 10.4 Fatturazione (con e senza IVA) FATTURE SENZA IVA Caso particolare per la quale serve l'autorizzazione dell'Ufficio Amministrazione; perciò, i clienti devono prima consegnare all’Assistente di Filiale la documentazione necessaria e passare in un secondo momento per effettuare gli acquisti. È consigliabile farsi indicare dal cliente il giorno in cui si recherà in negozio per gli acquisti, al fine di avere già la merce già pronta. La tempistica tra la richiesta di emissione fattura senza iva e l'acquisto della merce deve comunque essere sufficiente per le verifiche della documentazione da parte dell'Ufficio Amministrativo. Si tratta di una casistica particolare per la quale serve l'autorizzazione dell'Ufficio Amministrazione; pertanto, i clienti devono prima consegnare all’Assistente di Filiale la documentazione necessaria e passare in un secondo momento per effettuare gli acquisti. È consigliabile farsi indicare dal cliente il giorno in cui si recherà in negozio per gli acquisti, al fine di avere già la merce già pronta. La tempistica tra la richiesta di emissione fattura senza iva e l'acquisto della merce deve comunque essere sufficiente per le verifiche della documentazione da parte dell'Ufficio Amministrativo. CASI DI APPLICAZIONE FATTURE ESENTI O NON IMPONIBILI IVA • Art. 8. : Cessioni all’esportazione Caso in cui il cliente ha diritto ad avere una fattura esente Iva in quanto esportatore. Per avere fattura esente Iva deve presentare un documento che si chiama “Lettera d’Intento”. Questo documento redatto su apposito modulo approvato dal Fisco Italiano deve essere prima controllato e processato dall’amministrazione in sede. Il cliente si presenta al punto vendita mostrando al capo negozio la propria dichiarazione d’intento, contenente il Protocollo di invio assegnato dall’Agenzia delle Entrate, richiedendo, di conseguenza, l’emissione di fattura esente IVA. Il capo negozio invia la dichiarazione d'intento agli uffici amministrativi al fine di poter verificare la conformità della dichiarazione al modello ministeriale e la presenza del protocollo di invio assegnato dall’Agenzia delle Entrate. L’Amministrazione, verificata la documentazione, deve inviare al Punto Vendita la conferma della correttezza della dichiarazione su supporto informatico (indicando il protocollo di invio assegnato dall’Agenzia delle Entrate). Se dai controlli la dichiarazione risulta conforme, l’Amministrazione autorizza l’emissione della fattura Iva esente. La fattura deve riportare i
seguenti dati: estremi della dichiarazione d’intento e il titolo di non imponibilità Iva e la relativa norma di esonero. • Art.8 bis: Scambi extracomunitari: esportazioni improprie - ATTIVITÀ AD OGGI NON GESTITA Il cliente, operatore economico Extra Cee (ad. esempio Barista Svizzero e quindi con Partita Iva Svizzera), compra beni presso nostro punto vendita e chiede emissione fattura non imponibile IVA; il punto vendita provvede all’emissione della fattura non imponibile. Il cliente deve far apporre dalla dogana di uscita dal territorio comunitario un visto sulla fattura ed inviarne copia all’Amministrazione entro 90 gg dalla consegna dei beni. Il processo termina se l’amministrazione riceve entro 90gg il visto sulla fattura. Nel caso in cui questo non avviene, l’Amministrazione dovrà provvedere all’emissione nota di addebito con assoggettamento ad imposta dell’operazione originaria. • Art. 41.: Cessioni intracomunitarie Caso in cui il cliente ha partita Iva di un altro paese della comunità Europea e quindi ha diritto ad avere una fattura esente Iva in quanto la merce viene portata in un altro paese della C.E.E.. Il cliente richiede emissione di fattura esente IVA. L'operatore di filiale invia in Sede i documenti ricevuti per consentirne gli opportuni controlli (Controllo della Partita IVA comunitaria). Deve richiedere dati identificativi (comprendenti anche il certificato di attribuzione della Partita Iva comunitaria dalle competenti autorità del suo paese) ed inviarli alla sede per consentirne gli opportuni controlli. (Controllo della Partita IVA comunitaria) Una volta che la sede ha attuato i controlli della Partita Iva collegandosi in via telematica al sito Internet dell’Agenzia delle Entrate arriva l’Ok dell’amministrazione alla: Emissione della fattura munita della prescritta annotazione della non imponibilità IVA, ai sensi dell’art. 41 – comma 1 – lett. a) del DL n. 331/1993. • Art. 38: Vendite a viaggiatori non residenti nella UE Art. 38 quater. - ATTIVITÀ AD OGGI NON GESTITA Il cliente è un privato viaggiatore che si trova in Italia e ha diritto a chiedere restituzione dell’Iva pagata in Italia sui beni che acquista per uso o consumo personale. Il Punto vendita spiegherà al cliente che potrà farsi convalidare la fattura alla dogana di uscita, poi invierà copia della fattura convalidata presso la sede amministrativa. Il Punto vendita farà compilare al cliente il 'Modello di bonifico al viaggiatore non residente” (Allegato N.20) con le coordinate bancarie al fine di poter bonificare l’iva dovuta sulla fattura. Successivamente, una volta ricevuta la fattura convalidata dalla Dogana, l'amministrazione restituirà l'Iva a mezzo bonifico al cliente. • Art. 71: Cessioni alla Repubblica di San Marino – ATTIVITA’ AD OGGI NON GESTITA Il cliente, risiedente nella Repubblica di San Marino, richiede l’emissione della fattura; se il cliente è un soggetto privato, il punto vendita è autorizzato all’emissione della fattura con Iva; se invece il cliente è un soggetto passivo d’imposta, la cessione dei beni può risultare non Imponibile IVA in base all’art. 71. La Fattura deve essere emessa in 4 Copie. Nella fattura devono essere indicati i seguenti dati: a) il codice identificativo fiscale dell’acquirente di San Marino (composto da 5 cifre precedute dal prefisso di San Marino) b) il riferimento al titolo di non applicazione dell’imposta italiana (art. 71). Una copia deve essere trattenuta presso il negozio e, quindi, inviata in amministrazione con il normale giro delle buste settimanali; mentre le altre 3 copie devono essere trattenute dal cliente. • Trattati ed accordi internazionali: Art. 72. - ATTIVITÀ AD OGGI NON GESTITA
Alcuni particolari clienti (ad esempio sedi e rappresentanti diplomatici e consolari, Nato e comandi militari degli Stati membri, ONU,…) godono di non imponibilità Iva ai sensi dell’art.72:Il cliente deve presentare l'attestazione che certifica la non imponibilità e nella fattura deve presentare il titolo dell’esenzione. N.B.: Per tutte le tipologie di fatture in esenzione di Iva è necessario richiedere l'abilitazione del punto vendita al responsabile del Back Office Art. 8. Art. 8 Bis. 3. Art. 41. Cessione a San Marino Art. 71 –ATTIVITÀ AD OGGI NON GESTITA Scambi extracomunitari Art. 8 lettera b): esportazioni improprie - ATTIVITÀ AD OGGI NON GESTITA Vendite a viaggiatori non residenti nella UE Art. 38 quater. - ATTIVITÀ AD OGGI NON GESTITA Trattati ed accordi internazionali: Art. 72. - ATTIVITÀ AD OGGI NON GESTITA N.B.: Per tutte le tipologie di fatture in esenzione di Iva è necessario richiedere l'abilitazione del punto vendita al responsabile del Back Office Art. 8: Cessioni all’esportazione Premessa: Trattasi di caso in cui il cliente ha diritto ad avere una fattura esente Iva in quanto esportatore. Per avere fattura esente Iva deve presentare un documento che si chiama “Lettera d’Intento”. Questo documento redatto su apposito modulo approvato dal Fisco Italiano deve essere prima controllato e processato dall’amministrazione in sede. Il cliente si presenta al punto vendita mostrando al capo negozio la propria dichiarazione d’intento, contenente il Protocollo di invio assegnato dall’Agenzia delle Entrate, richiedendo, di conseguenza, l’emissione di fattura esente IVA. Il capo negozio invia la dichiarazione d'intento agli uffici amministrativi al fine di poter verificare la conformità della dichiarazione al modello ministeriale e la presenza del protocollo di invio assegnato dall’Agenzia delle Entrate. 2 Bis L’Amministrazione, verificata la documentazione, deve inviare al Punto Vendita la conferma della correttezza della dichiarazione su supporto informatico (indicando il protocollo di invio assegnato dall’Agenzia delle Entrate) atto alla successiva dimostrabilità dell’avvenuto invio Se dai controlli la dichiarazione risulta conforme, l’Amministrazione autorizza l’emissione della fattura Iva esente, altrimenti no. La fattura deve riportare i seguenti dati: estremi della dichiarazione d’intento e il titolo di non imponibilità Iva e la relativa norma di esonero (articolo 8, co. 2 oppure articolo 8-bis, co.2). Art. 8 Bis.: Cessioni assimilate all’esportazione Premessa: Trattasi di caso in cui il cliente ha diritto ad avere una fattura esente Iva in quanto acquista per le dotazioni di bordo (di un’imbarcazione ad esempio).
Il cliente si presenta al punto vendita presentando la documentazione, compilata per anno solare, tramite la quale dichiara la necessità di ricevere fattura esente IVA (articolo 8 Bis) in quanto la merce che sta comprando gli serve quale dotazione di bordo (relativamente ad una imbarcazione ad esempio). Il capo negozio invia la suddetta dichiarazione agli uffici amministrativi così da poter verificare se sussistano o meno le condizioni per autorizzare l'emissione della fattura esente Iva. L'Amministrazione provvede a verificare la partita iva di riferimento sul VIES e se l’esito del controllo è positivo autorizza l’emissione del documento fiscale. Art.41: Cessioni intracomunitarie Premessa: Trattasi di caso in cui il cliente ha partita Iva di altro paese della comunità Europea e quindi ha diritto ad avere una fattura esente Iva in quanto la merce viene portata in altro paese della C.E.E.. Il cliente richiede emissione di fattura esente IVA art. 41. L'operatore di filiale invia in Sede i documenti ricevuti per consentirne gli opportuni controlli (Controllo della Partita IVA comunitaria). Deve richiedere dati identificativi (comprendenti anche il certificato di attribuzione della Partita Iva comunitaria dalle competenti autorità del suo paese) ed inviarli alla sede per consentirne gli opportuni controlli. (Controllo della Partita IVA comunitaria) Una volta che la sede ha esperito i controlli della Partita Iva collegandosi in via telematica al sito Internet dell’Agenzia delle Entrate arriva l’Ok dell’amministrazione alla: Emissione della fattura munita della prescritta annotazione della non imponibilità IVA, ai sensi dell’art. 41 – comma 1 – lett. a) del DL n. 331/1993. Cessioni alla Repubblica di San Marino – ATTIVITA’ AD OGGI NON GESTITA Premessa: Il cliente, risiedente nella Repubblica di San Marino, richiede l’emissione della fattura. Se il cliente è un soggetto privato, il punto vendita è autorizzato all’emissione della fattura con Iva. Se invece il cliente è un soggetto passivo d’imposta, la cessione dei beni può risultare non Imponibile IVA art. 71. La Fattura deve essere emessa in 4 Copie. Nella fattura devono essere indicati i seguenti dati: a) il codice identificativo fiscale dell’acquirente di San Marino (composto da 5 cifre precedute dal prefisso SM), b) il riferimento al titolo di non applicazione dell’imposta italiana (art. 71). Una copia deve essere trattenuta presso il negozio e, quindi, inviata in amministrazione con il normale giro delle buste settimanali; mentre le altre 3 copie devono essere trattenute dal cliente. Scambi extracomunitari Art. 8 lettera b): esportazioni improprie - ATTIVITA’ AD OGGI NON GESTITA Premessa: Il cliente è un operatore economico Extra Cee (ad. esempio Barista Svizzero e quindi con Partita Iva Svizzera) Il cliente, operatore economico Extra Cee, compra beni presso nostro punto vendita e chiede emissione fattura non imponibile IVA Art. 8 lettera b).
Il punto vendita provvede all’emissione della fattura non imponibile. Il cliente deve far apporre dalla dogana di uscita dal territorio comunitario un visto sulla fattura ed inviarne copia all’Amministrazione entro 90 gg. dalla consegna dei beni. Se questo avviene il processo termina. Se questo non avviene, invece, l’Amministrazione dovrà provvedere all’emissione nota di addebito con assoggettamento ad imposta dell’operazione originaria. Vendite a viaggiatori non residenti nella UE Art. 38 – quater - ATTIVITÀ AD OGGI NON GESTITA Premessa: Il cliente è un privato viaggiatore che si trova in Italia e ha diritto a chiedere restituzione dell’Iva pagata in Italia sui beni che acquista per uso o consumo personale. Il cliente Extra CEE richiede emissione fattura; Emissione fattura con IVA; Il Punto vendita spiegherà al cliente che potrà farsi vistare la fattura alla dogana di uscita, poi invierà copia della fattura vistata presso la sede amministrativa. Il Punto vendita farà compilare al cliente il 'Modello di bonifico al viaggiatore non residente” (Allegato N.20) con le coordinate bancarie al fine di poter bonificare l’iva dovuta sulla fattura. Successivamente, una volta ricevuta la fattura vistata dalla Dogana, l'amministrazione restituirà l'Iva a mezzo bonifico. Trattati ed accordi internazionali Art. 72 – ATTIVITÀ AD OGGI NON GESTITA Premessa: Alcuni particolari tipi di clienti (ad esempio sedi e rappresentanti diplomatici e consolari, Nato e comandi militari degli Stati membri, ONU, …) godono di non imponibilità Iva ai sensi dell’art.72 Il cliente richiede fattura non imponibile Art. 72 in quanto uno dei soggetti indicati in procedura. Il cliente deve presentare l'attestazione che certifica detta non imponibilità la fattura deve presentare il titolo dell’esenzione. Lettera d’Intento-documento per avere fattura esente Iva dal fisco italiano
Modello di bonifico al viaggiatore non residente 10.5 Operazioni straordinarie clienti Tutti quei casi in cui il cassiere sia costretto ad annullare, stornare, correggere, abortire solo in parte oppure tutto l’importo dello scontrino, deve chiamare l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale che, utilizzando la chiave c.d. S/z sono i soli autorizzati a porre in essere questo tipo di operazioni. Operazioni straordinari avvengono nel caso in cui: • il cassiere sbagli a digitare un importo e serva pertanto fare una correzione; • il cliente decida di non comprare un determinato prodotto già passato alla barriera cassa e serva pertanto annullare il relativo importo dal totale scontrino; • il cliente renda un prodotto in precedenza acquistato; • il cliente non abbia denaro per pagare la spesa; • non funzioni il POS del punto vendita; Nel caso in cui: il cassiere sbagli a digitare un importo e serva pertanto fare una correzione; il cliente decida di non comprare un determinato prodotto già passato alla barriera cassa e serva pertanto annullare il relativo importo dal totale scontrino; il cliente renda un prodotto in precedenza acquistato; il cliente non abbia denaro per pagare la spesa; non funzioni il POS del punto vendita; ovvero in tutti quei casi in cui il cassiere sia costretto ad annullare, stornare, correggere, abortire solo in parte ovvero tutto l’importo dello scontrino, deve chiamare l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale che, utilizzando la chiave c.d. S/z sono i soli autorizzati a porre in essere questo tipo di operazioni
Sottolineiamo che qualsiasi tipo storno, annullo, transazione abortita, correzione, ecc., totale ovvero parziale, deve essere giustificato e documentato e che l'azienda non ammette e tollera nessun tipo di eccezione. In caso di operazione straordinaria non giustificata, l'azienda procederà disciplinarmente nei confronti del cassiere e dell'assistente di filiale ovvero del vice assistente di filiale. Procedura di parziale annullo/storno/correzione dell’importo di uno scontrino Commentato [FMM9]: Cd? Svolgimento del caso in cui occorra annullare/stornare/correggere parte dell’importo di uno scontrino, il cassiere deve: • chiamare l’assistente di filiale oppure il vice assistente di filiale; • spiegare il motivo della necessità dell’annullo/storno/correzione; • permettere all’assistente di filiale oppure il suo vice assistente di filiale di procedere, tramite l’uso della chiave c.d. S/Z, all’annullo/storno/correzione dell’importo, • segnare sul modulo c.d. “giustificativo operazioni di cassa straordinarie” (cfr. ALLEGATO E): la data e l’ora dell’operazione straordinaria; il tipo di operazione straordinaria; il motivo dell’operazione straordinaria; il numero della cassa; il proprio nome; firma leggibile per esteso del cassiere e dell’assistente oppure del vice assistente di filiale che ha eseguito il parziale annullo/storno/correzione dell’importo. In caso occorra annullare/stornare/correggere parte dell’importo di uno scontrino il cassiere deve: chiamare l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale; spiegare il motivo della necessità dell’annullo/storno/correzione; permettere all’assistente di filiale ovvero al suo vice assistente di filiale di procedere, tramite l’uso della chiave c.d. S/Z, all’annullo/storno/correzione dell’importo, segnare sul modulo c.d. “giustificativo operazioni di cassa straordinarie” (cfr. ALLEGATO E): la data e l’ora dell’operazione straordinaria; il tipo di operazione straordinaria; il motivo dell’operazione straordinaria; il numero della cassa; il proprio nome; firma leggibile per esteso del cassiere e dell’assistente ovvero del vice assistente di filiale che ha eseguito il parziale annullo/storno/correzione dell’importo. Procedura di totale annullo/storno dell’importo di uno scontrino – transazioni c.d. “abortite” In caso occorra annullare/stornare l’importo totale di uno scontrino il cassiere deve: • chiamare l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale; • spiegare il motivo della necessità dell’annullo/storno totale; • permettere all’assistente di filiale ovvero al suo vice assistente di filiale di procedere, tramite l’uso della chiave c.d. S/Z, all’annullo/storno totale dell’importo;
• segnare sul modulo c.d. “giustificativo operazioni di cassa straordinarie” (cfr. ALLEGATO E): • la data e l’ora dell’operazione straordinaria; • il tipo di operazione straordinaria; • il motivo dell’operazione straordinaria; • il numero della cassa; • il proprio nome; • firma leggibile per esteso del cassiere e dell’assistente ovvero del vice assistente di filiale che ha eseguito l’annullo/storno totale dell’importo. • conservare la copia originale dello scontrino non fiscale annullato/stornato in toto, che non deve essere rilasciato per nessun motivo e/o causa al cliente e che a fine turno deve essere allegato al c.d. “Rapporto Cassiere - Lettura”. È assolutamente vietato consegnare al cliente uno scontrino stornato/annullato/ abortito. N.B.:In tutti i casi in cui le casse generano automaticamente scontrini annullati/stornati/abortiti (ad esempio nel caso in cui la cassa si spegne per un calo di corrente), occorre conservare diligentemente copia di quello scontrino annullato/stornato/ abortito che a fine turno deve essere consegnato all'assistente di filiale ovvero al vice assistente di filiale. In caso occorra annullare/stornare l’importo totale di uno scontrino il cassiere deve: chiamare l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale; spiegare il motivo della necessità dell’annullo/storno totale; permettere all’assistente di filiale ovvero al suo vice assistente di filiale di procedere, tramite l’uso della chiave c.d. S/Z, all’annullo/storno totale dell’importo; segnare sul modulo c.d. “giustificativo operazioni di cassa straordinarie” (cfr. ALLEGATO E): la data e l’ora dell’operazione straordinaria; il tipo di operazione straordinaria; il motivo dell’operazione straordinaria; il numero della cassa; il proprio nome; firma leggibile per esteso del cassiere e dell’assistente ovvero del vice assistente di filiale che ha eseguito l’annullo/storno totale dell’importo. conservare la copia originale dello scontrino non fiscale annullato/stornato in toto, che non deve essere rilasciato per nessun motivo e/o causa al cliente e che a fine turno deve essere allegato al c.d. “Rapporto Cassiere - Lettura”. È assolutamente vietato consegnare al cliente uno scontrino stornato/annullato/ abortito. In tutti i casi in cui le casse generano automaticamente scontrini annullati/stornati/abortiti (ad esempio nel caso in cui la cassa si spegne per un calo di corrente), occorre conservare diligentemente copia di quello scontrino annullato/stornato/ abortito che a fine turno deve essere consegnato all'assistente di filiale ovvero al vice assistente di filiale.
Procedura di reso Nel caso in cui un cliente debba effettuare un reso di un articolo precedentemente acquistato, il cassiere deve: • verificare che il cliente sia in possesso dello scontrino d’acquisto; • chiamare l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, il quale, preso in custodia l’articolo da rendere, procede, tramite l’uso della chiave c.d. S/Z, ad effettuare l’operazione di reso; • emettere uno scontrino il c.d. “documento commerciale emesso per reso merce” che deve essere compilato con: la firma del cassiere; la firma dell’Assistente di Filiale ovvero l’Aiuto Assistente di Filiale che sovraintende la procedura di reso; numero identificativo e la data dello scontrino originale d’acquisto; il motivo del reso. • allegare al documento commerciale emesso per reso merce l’originale dello scontrino di acquisto dell’articolo reso, che a fine turno devono entrambi essere allegati al c.d. “Rapporto Cassiere - Lettura”. Effettuati correttamente tutti i suddetti passaggi, solo a questo punto il cassiere può consegnare al cliente il denaro corrispondente al prezzo pagato per l’articolo reso. All’esito della procedura di reso, il cassiere deve segnare sul modulo c.d. “giustificativo operazioni di cassa straordinarie” (cfr. ALLEGATO E):la data e l’ora dell’operazione straordinaria; il tipo di operazione straordinaria; il motivo dell’operazione straordinaria; il numero della cassa; il proprio nome; firma leggibile per esteso del cassiere e dell’assistente oppure del vice assistente di filiale che ha eseguito il reso. Nel caso in cui un cliente debba effettuare un reso di un articolo precedentemente acquistato, il cassiere deve: verificare che il cliente sia in possesso dello scontrino d’acquisto; chiamare l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, il quale, preso in custodia l’articolo da rendere, procede, tramite l’uso della chiave c.d. S/Z, ad effettuare l’operazione di reso; la cassa emette uno scontrino il c.d. “documento commerciale emesso per reso merce” che deve essere compilato con: la firma del cassiere la firma dell’Assistente di Filiale ovvero l’Aiuto Assistente di Filiale che sovraintende la procedura di reso numero identificativo e la data dello scontrino originale d’acquisto il motivo del reso il cassiere allega al documento commerciale emesso per reso merce l’originale dello scontrino di acquisto dell’articolo reso, che a fine turno devono entrambi essere allegati al c.d. “Rapporto Cassiere - Lettura”; effettuati correttamente tutti i suddetti passaggi, solo a questo punto il cassiere può consegnare al cliente il denaro corrispondente al prezzo pagato per l’articolo reso; All’esito della procedura di reso, il cassiere deve segnare sul modulo c.d. “giustificativo operazioni di cassa straordinarie” (cfr. ALLEGATO E):
la data e l’ora dell’operazione straordinaria; il tipo di operazione straordinaria; il motivo dell’operazione straordinaria; il numero della cassa; il proprio nome; firma leggibile per esteso del cassiere e dell’assistente ovvero del vice assistente di filiale che ha eseguito il reso. ALLEGATO E) Giustificativo Operazioni Di Cassa Straordinarie
10.6 Spese personali – Spesa parenti/conoscenti ACQUISTI NEL PUNTO VENDITA E TUTELA DEI BENI E DEL PATRIMONIO AZIENDALE Effettuare la spesa personale al termine del proprio orario di lavoro, con il controllo e la visione degli acquisti effettuati da parte dell’assistente di filiale (o di chi lo sostituisce). Non portare all’interno del punto vendita sacchetti, borse e/o zaini contenenti spesa e prodotti precedentemente acquistati presso il punto vendita. Allega lo scontrino d’acquisto, sottoscritto dall’assistente di filiale (o da chi lo sostituisce), ad eventuali singoli prodotti acquistati per una consumazione immediata sul posto. Ad ogni dipendente è assolutamente vietato: • effettuare la propria spesa durante l’orario di lavoro. • battersi personalmente la spesa: ogni dipendente farà battere la spesa ad un altro collega; • conservare la spesa fatta all’interno del punto vendita; • battere personalmente la spesa a parenti e/o conoscenti. Ogni alimento e/o bevanda consumata dal dipendente all’interno del punto vendita, devono essere regolarmente acquistati prima del loro effettivo consumo. Anche in questo caso, deve essere un collega a formalizzare la spesa e a rilasciare il relativo scontrino di acquisto, che deve essere firmato dall'assistente di filiale ovvero dal vice assistente di filiale e che dovrà essere attaccato ai prodotti, pronto ad essere esibito in caso di espressa richiesta da parte dell'assistente di filiale oppure del vice assistente di filiale. Prima dell’uscita dal Punto di vendita tutti gli acquisti del personale interno e il relativo scontrino dovranno essere visionati e controllati dall'Assistente di filiale in turno. L’azienda, qualora non venisse scrupolosamente seguita, agirà disciplinarmente nei confronti del dipendente inadempiente. Effettua la spesa personale al termine del tuo orario di lavoro, con il controllo e la visione degli acquisti effettuati da parte dell’assistente di filiale (o di chi lo sostituisce) Non portare all’interno del punto vendita sacchetti, borse e/o zaini contenenti spesa e prodotti precedentemente acquistati presso il punto vendita Allega lo scontrino d’acquisto, sottoscritto dall’assistente di filiale (o da chi lo sostituisce), ad eventuali singoli prodotti acquistati per una consumazione immediata sul posto Ad ogni dipendente è assolutamente vietato: effettuare la propria spesa durante l’orario di lavoro. battersi personalmente la spesa. Ogni dipendente farà battere la spesa ad un collega; conservare la spesa fatta all’interno del punto vendita; battere personalmente la spesa a parenti e/o conoscenti.
Prima dell’uscita dal Punto di vendita tutti gli acquisti del personale interno e il relativo scontrino dovranno essere visionati e controllati dall'Assistente di filiale ovvero dall'Aiuto Assistente di Filiale in turno. Ogni alimento e/o bevanda consumati dal dipendente all’interno del punto vendita, devono essere regolarmente acquistati prima del loro effettivo consumo. Anche in questo caso, deve essere un collega a formalizzare la spesa e a rilasciare il relativo scontrino di acquisto, che deve essere firmato dall'assistente di filiale ovvero dal vice assistente di filiale e che dovrà essere attaccato ai prodotti, pronto ad essere esibito in caso di espressa richiesta da parte dell'assistente di filiale ovvero del vice assistente di filiale. L’azienda, qualora non venisse scrupolosamente seguita detta procedura, agirà disciplinarmente nei confronti del dipendente inadempiente. 11 Procedure cassaforte 11.1 Procedura cassaforte tradizionale PROCEDURE DI PRELIEVO E VERSAMENTO DEL DENARO CONTANTE CON CASSAFORTE TRADIZIONALE – NON AUTOMATICA (VEDI ALL. B – “DISTINTA DI PRELIEVO”) Prelievo Onde evitare la presenza eccessiva di denaro in cassa, al raggiungimento della somma di incasso pari a Euro 1.300,00 (in Eurospin Puglia Euro 800,00) per i Punti Vendita standard oppure pari a Euro 1000,00 (in Eurospin Puglia Euro 500,00) per alcuni Punti Vendita particolarmente a rischio rapina, la stessa segnalerà all’operatore la necessità di effettuare un prelievo. Sarà poi responsabilità dell’operatore chiamare alla barriera casse l’Assistente di filiale (o il suo vice) e, alla presenza di quest’ultimo, procedere al prelievo di denaro da versare attenendosi scrupolosamente e diligentemente a quanto indicato nella procedura allegata di seguito (ALLEGATO B). terminata la procedura di prelievo, la cassa emetterà due uguali distinte di versamento, una delle quali dovrà essere inserita dall’addetto alla cassa insieme con il denaro prelevato nell’apposita busta di sicurezza numerata. al raggiungimento della somma di incasso di Euro 1.300,00 (milletrecento) - in Eurospin Puglia Euro 800,00 (ottocento) - per i punti vendita standard, ovvero di Euro 1.000,00 (mille)- in Eurospin Puglia Euro 500,00 (cinquecento) -, per alcuni punti vendita particolarmente a rischio rapina, la cassa segnala all’operatore che deve essere effettuato il prelievo; l'operatore chiama alla barriera casse l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale; il cassiere, attenendosi scrupolosamente e diligentemente a quanto dettagliatamente indicato nella procedura qui allegata (sub B), giunto alla barriera cassa l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, procede personalmente, in presenza di quest’ultimo, al prelievo del denaro da versare;
terminata la procedura di prelievo, la cassa emette due uguali distinte di versamento, una delle quali deve essere inserita dal cassiere, col denaro prelevato, nell’apposita busta di sicurezza numerata. Versamento Affinché si possa procedere al versamento del denaro prelevato dalla cassa, l’addetto dovrà provvedere a mettere la cassa in chiusura temporanea e, fatto questo, dovrà recarsi nel box ufficio accompagnato dall’Assistente di filiale (o dal suo vice) al quale consegnerà la busta di sicurezza. A questo punto l’Assistente di filiale (o il suo vice), alla presenza del cassiere, dovrà verificare che il denaro da questi prelevato corrisponda a quanto indicato nelle due distinte; accertata la corrispondenza con quanto indicato nelle distinte, l’Assistente di filiale (o il suo vice) e il cassiere dovranno firmare per esteso e in modo leggibile le due distinte assicurandosi che la firma del cassiere preceda quella dell’Assistente di filiale (o del suo vice). Sarà poi compito dell’assistente di filiale o del suo vice, sotto l’attenta vigilanza dell’addetto alla cassa: • inserire una delle due distinte firmate e il denaro prelevato nella busta di sicurezza; • chiudere e sigillare la busta di sicurezza avendo cura di trattenere il tagliando riportante il numero identificativo della busta stessa; • introdurre la busta di sicurezza nel tesoretto della cassaforte; • consegnare la seconda delle due distinte firmate al cassiere. Sicuro che le operazioni sopra descritte siano state effettuate in maniera diligente e puntuale, l’operatore potrà tornare in cassa e riprendere la propria attività dopo aver riposto copia della distinta nel cassetto. Alla fine del turno, sarà responsabilità dell’operatore consegnare la distinta all’Assistente di filiale (o al suo vice), il quale dovrà pinzarla alla fine della giornata lavorativa al cosiddetto Finanziario. L’Assistente di filiale o il suo vice, dovrà a questo punto compilare e firmare “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno, cfr. Allegato C) inserendo: • la data della distinta; • il numero della distinta, vale a dire il codice EAN; • il numero del sigillo/tagliando della busta di sicurezza; • l’importo versato; • la firma per esteso e leggibile dell’Assistente di filiale (o del suo vice), il quale ha provveduto a imbucare la busta di sicurezza. Terminata la compilazione sarà cura dell’Assistente di filiale (o del suo vice) pinzare sul “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) il sigillo/tagliando riportante il numero della busta di sicurezza. il cassiere, dopo aver messo la cassa in chiusura temporanea, accompagnato dall'assistente di filiale ovvero dal vice assistente di filiale, si reca nel box ufficio e consegna la busta di sicurezza all'assistente di filiale ovvero al vice assistente di filiale; l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, in presenza del cassiere, controlla la corrispondenza del denaro da questi prelevato con quanto indicato nelle due distinte; riscontrato che il denaro prelevato dal cassiere corrisponde a quanto indicato nelle due distinte, l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale ed il cassiere firmano, per esteso e in modo leggibile, nei relativi appositi spazi, le due distinte (prima firma: cassiere; seconda firma: assistente di filiale ovvero vice assistente di filiale);
l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, sempre in presenza del cassiere, che deve vigilare scrupolosamente: • inserisce una delle due distinte firmate ed il denaro prelevato nella busta di sicurezza; • procede a chiudere e sigillare la busta di sicurezza trattenendo il tagliando riportante il numero identificativo della busta stessa; • introduce la busta di sicurezza nel tesoretto della cassaforte; • consegna la seconda delle due distinte firmate al cassiere; l'operatore, una volta \"presidiato\" l'inserimento da parte dell'assistente di filiale ovvero del vice assistente di filiale della busta di sicurezza sigillata nel tesoretto e ritirata la seconda delle due distinte firmate, può tornare alla sua postazione cassa, inserire e custodire copia della distinta nel cassetto e riprendere la sua attività di cassiere; questa distinta andrà poi consegnata a fine turno all'Assistente ovvero Aiuto Assistente di Filiale che la pinzerà a fine giornata lavorativa al c.d. Finanziario; l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, deve a questo punto, compilare e firmare il foglio c.d. \"Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno, cfr. Allegato C) inserendo: data della distinta; numero della distinta (cod. ean); numero del sigillo/tagliando della busta di sicurezza; importo versato; firma per esteso e leggibile dell’assistente ovvero dell’aiuto assistente di filiale che ha imbucato la busta di sicurezza; l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale deve pinzare sul foglio c.d. \"Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno), il sigillo/tagliando riportante il numero della busta di sicurezza.
Di fatto, la funzione DISTINTA DI PRELIEVO ci permette di prelevare denaro dalla cassa dichiarandone la quantità e i tagli delle banconote. Di seguito verrà mostrata la procedura di prelievo per un importo pari a Euro 1.300,00, composto da diversi tagli. Per avviare la procedura l’operatore dovrà digitare il tasto “DISTINTA”. (foto tasto) Successivamente procederà a contare: • 5 banconote da Euro 100,00 digitando in sequenza 5 X 100.00 DENARO (foto tasti); • 12 banconote da Euro 50,00 digitando in sequenza 12 X 50.00 DENARO; • 20 banconote da Euro 10,00 digitando in sequenza 20 X 10.00 DENARO. N.B. In qualsiasi momento si potrà correggere gli inserimenti avvalendosi delle frecce e, una volta posizionati in corrispondenza dell’errore, digitando due volte il tasto CORR. (foto). Terminata la procedura, per uscire dalla funzione sarà sufficiente digitare il tasto “DISTINTA”.
Fatto ciò, sarà necessario digitare il tasto “V” per confermare di voler uscire dalla funzione oppure il tasto “C” qualora si volesse rimanere nella funzione.
Operazioni di prelievo e versamento da parte dell’Assistente di Filiale (o del Vice Assistente di Filiale) unico responsabile in turno Qualora in turno vi sia soltanto un responsabile, vale a dire l’Assistente di Filiale o il suo vice, il quale per esigenze organizzative debba svolgere le mansioni di cassiere, in caso di prelievo e versamento del denaro presente nella cassa a lui affidata, dovrà procedere come segue: • l’Assistente o il suo vice con mansioni di cassiere, attenendosi scrupolosamente e diligentemente a quanto indicato in maniera puntuale nella procedura qui allegata (sub B), dovrà chiamare alla barriera cassa un commesso addetto alle vendite e procedere personalmente, in presenza di quest’ultimo, al prelievo del denaro da versare; • terminata la procedura di prelievo, la cassa emetterà due uguali distinte di versamento, che dovranno essere inserite dall’Assistente o dal vice assistente con mansioni di cassiere, col denaro prelevato, nell’apposita busta di sicurezza numerata; • l’Assistente o il vice assistente con mansioni di cassiere, dopo aver messo la cassa in chiusura temporanea, accompagnato dal commesso addetto alle vendite, dovrà recarsi nel box ufficio; • il commesso addetto alle vendite, in presenza dell’Assistente di Filiale o del suo vice con mansioni di cassiere, sarà responsabile di verificare la corrispondenza del denaro da questi prelevato con quanto indicato nelle due distinte; • riscontrata la corrispondenza del denaro prelevato rispetto a quanto indicato nelle due distinte, l'assistente di filiale o il vice assistente di filiale con mansioni di cassiere e il commesso addetto alle vendite dovranno firmare, per esteso e in modo leggibile, nei relativi appositi spazi, le due distinte: l'Assistente o il suo vice firmerà nello spazio riservato al cassiere (prima firma), mentre il commesso addetto alle vendite controfirmerà nello spazio riservato alla \"seconda firma”; • l'assistente di filiale o il vice assistente di filiale, sempre in presenza del commesso addetto alle vendite, che dovrà vigilare scrupolosamente: inserirà una delle due distinte firmate ed il denaro prelevato nella busta di sicurezza; provvederà a chiudere e sigillare la busta di sicurezza trattenendo il sigillo/tagliando riportante il numero identificativo della busta stessa e introdurrà la busta di sicurezza nel tesoretto della cassaforte; • il commesso addetto alle vendite, una volta “presidiato” l’inserimento da parte dell'assistente di filiale o del vice assistente di filiale con mansioni di cassiere della busta di sicurezza sigillata nel tesoretto, potrà tornare alle sue mansioni; • l'assistente di filiale o il vice assistente di filiale, dovrà a questo punto, compilare e firmare il \"Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) inserendo: o la data della distinta; o il numero della distinta (cod. EAN); o il numero del sigillo/tagliando della busta di sicurezza; o importo versato; o firma per esteso e leggibile dell’assistente ovvero dell’aiuto assistente di filiale che ha imbucato la busta di sicurezza; • l'assistente di filiale o il vice assistente di filiale dovrà pinzare sul “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno), il sigillo/tagliando riportante il numero della busta di sicurezza; • l'assistente di filiale o il vice assistente di filiale con mansioni di cassiere dovrà poi custodire nel proprio cassetto una delle due distinte firmate, che andrà poi pinzata a fine
giornata lavorativa al c.d. Finanziario e, fatto questo, riprendere l’attività di cassiere. PROCEDURE di CONSEGNA/RITIRO del DENARO CONTANTE VERSATO NELLA CASSAFORTE TRADIZIONALE – non automatica All’arrivo dell’addetto al ritiro, l’Assistente di filiale o in sua assenza il vice assistente di filiale, dopo aver cliccato il tasto “FINANZIARIO” e successivamente il tasto “VERSAMENTO DISTINTE” (cfr. allegato D), dovrà compilare i seguenti campi: all'arrivo dell'addetto al ritiro, l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale stampa in duplice copia (una per office, selezionando finanziario - versamento distinte (cfr. allegato D) e compilando i campi come segue: • il numero del bustone all’interno del quale verranno inserite le bustine di versamento; • il cognome e nome dell'assistente di filiale o del vice assistente di filiale che si occuperà di svolgere l’operazione; • il codice guardia o il cognome della guardia addetta al ritiro. Terminata la compilazione si dovrà procedere alla stampa del “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno); qualora si riscontrassero eventuali anomalie occorrerà contattare IMMEDIATAMENTE il Capo Settore e la procedura di ritiro valori verrà interrotta. Inoltre, sarà compito dell’Assistente di filiale o del vice assistente di filiale accertare preventivamente che l’addetto al ritiro sia disposto, terminata la procedura di ritiro, a controfirmare il “Riepilogo distinte e buste immesse” contenente l’elenco dettagliato delle buste di sicurezza prelevate dal tesoretto. in caso di anomalie bisognerà contattare IMMEDIATAMENTE il capo settore e NON si procederà con il ritiro valori. l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale accerta, preliminarmente, che l'addetto al ritiro sia disposto, all'esito della procedura di ritiro, a controfirmare il c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) contenente l’elenco dettagliato delle buste di sicurezza di sicurezza prelevate dal tesoretto; Qualora la guardia addetta al ritiro accettasse di apporre la propria firma: • l’Assistente di filiale o il suo vice, mediante apposita chiave in suo possesso, dovrà aprire la cassaforte e procedere all’apertura del tesoretto; • l’Assistente di filiale o il suo vice, alla presenza dell’addetto al ritiro, avrà il compito di prendere tutte le buste di sicurezza versate nel tesoretto chiudendo poi lo stesso e riconsegnando la chiave all’addetto al ritiro; • l’Assistente di filiale o il suo vice, alla presenza dell’addetto al ritiro, dopo aver contato le buste di sicurezza e verificata la corrispondenza delle stesse con quanto indicato nel “Riepilogo distinte e buste immesse”, rispetto ai tagliandi pinzati sullo stesso nonché con quanto riportato nel “Riepilogo Distinte e Buste immesse” stampato a Back Office, dovranno inserire tutte le buste di sicurezza all’interno di una busta più grande; • l’Assistente di filiale o il suo vice, dopo aver chiuso e sigillato la busta grande, avrà il compito di pinzare il sigillo/tagliando numerato relativo a tale busta sul “Riepilogo Distinte e Buste immesse”, compilando successivamente il riquadro in calce al modulo con i seguenti dati: o il numero del sigillo della busta grande;
o la quantità di buste piccole di sicurezza inserite all’interno della busta più grande; o il numero di matricola e la firma per esteso e leggibile dell’addetto al ritiro; o il luogo e la data del ritiro; o la firma leggibile dell’Assistente di filiale o del suo vice che sta curando la procedura di ritiro valori. Se la guardia addetta al ritiro accetta: l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale apre, con l'apposita chiave in suo possesso, la cassaforte e, con la chiave consegnatagli dall’addetto al ritiro, procede all’apertura del tesoretto; l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, in presenza dell'addetto al ritiro, prende tutte le buste di sicurezza versate nel tesoretto; procede poi a chiudere il tesoretto, riconsegnando la chiave all’addetto al ritiro; dopo aver contato le buste di sicurezza e riscontrata, alla presenza dell’addetto al ritiro, la loro corrispondenza con l’elenco indicato nel foglio c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno), ai tagliandi su di esso pinzati e con l’elenco indicato nel c.d. “Riepilogo Distinte e Buste immesse\" stampato dal back office, l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, introduce tutte le buste di sicurezza all'interno di una busta più grande; dopo aver chiuso e sigillato la busta grande, l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, pinza il sigillo/tagliando numerato della busta grande sul foglio c.d. \"Riepilogo distinte e buste immesse (Modello Uso Interno)” e compila il riquadro in calce al modulo con i seguenti dati: numero del sigillo della busta grande, quantità di buste piccole di sicurezza inserite, il numero matricola e la firma per esteso e leggibile dell’addetto al ritiro, luogo e data del ritiro, firma (leggibile) dell’Assistente di Filiale ovvero dell’Aiuto Assistente di Filiale che sta curando la procedura di ritiro valori. Qualora l’addetto al ritiro si rifiuti di seguire la procedura sopradescritta, le operazioni di prelevamento, conteggio e inserimento delle buste di sicurezza nella busta più grande, dovranno avvenire alla presenza di un altro collega; quest’ultimo, in particolare, avrà il compito di: • verificare che il numero delle buste di sicurezza introdotte nella busta più grande corrisponda a quanto indicato nel “Riepilogo distinte e buste immesse”, alla voce “NR…BUSTE PICCOLE DI SICUREZZA”, dall’Assistente di filiale (o dal vice) che ha eseguito la procedura; • apporre la propria firma per esteso e in modo leggibile, dopo aver inserito il proprio nome e cognome in stampatello, sotto alla firma dell’Assistente di filiale o del vice Assistente di filiale. Terminate le operazioni di cui sopra, l’Assistente di filiale (o il vice) potrà consegnare la busta all’addetto al ritiro. Al momento del ritiro, inoltre, a Back Office verrà generata automaticamente una duplice stampa del “Riepilogo distinte e buste immesse” all’interno del quale verrà riportato l’elenco dei versamenti che dovranno essere effettuati. In particolare, una copia dovrà essere consegnata all’addetto al ritiro, mentre l’altra dovrà essere conservata e allegata alla documentazione custodita all’interno del Box Office. N.B. Al termine delle operazioni di ritiro, è fondamentale ricordare di compilare nuovamente il
“Riepilogo distinte e buste immesse”, scansionandolo su Target e custodendolo successivamente all’interno del Box Office. Nel solo caso in cui l'addetto al ritiro si rifiuti di seguire l'anzidetta procedura, le operazioni di prelevamento, conteggio ed inserimento delle buste di sicurezza, nella busta più grande, dovranno avvenire in presenza di altro collega di lavoro, che dovrà: controllare che il numero di buste di sicurezze introdotte nella busta più grande, corrisponda a quello riportato dall'assistente di filiale ovvero dal vice assistente di filiale, che ha eseguito la procedura, sul c.d. \"Riepilogo distinte e buste immesse (Modello Uso Interno) alla voce “NR……… BUSTE PICCOLE DI SICUREZZA”; inserire, sotto alla firma dell'assistente di filiale ovvero del vice assistente di filiale, il proprio nome e cognome in stampatello, firmando poi per esteso e in modo leggibile. solo al termine degli adempimenti appena descritti, l'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale possono consegnare la busta grande all'addetto al ritiro; una stampa del c.d. Riepilogo buste immesse generato automaticamente dal back office con l'elenco dei versamenti che devono essere ritirati, va consegnata all'addetto al ritiro, la seconda deve essere conservata e allagata alla documentazione conservata in punto vendita; il c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse (Modello Uso Interno)” compilato manualmente deve essere scansionato al termine delle operazioni di ritiro su Target e conservato in punto vendita.; ALLEGATO D) Procedura Creazione “RIEPILOGO DISTINTE BUSTE IMMESSE” Per avviare la procedura sarà necessario aprire il programma “BACK OFFICE” cliccando, una volta aperto, il tasto “FINANZIARIO”. Aprire il programma “BACK OFFICE” e premere il TASTO “FINANZIARIO”
A questo punto sarà necessario cliccare il tasto “VERSAMENTO DISTINTE”, così come mostrato nella figura di seguito riportata. Premere IL TASTO “VERSAMENTO DISTINTE” Fatto questo, sarà necessario cliccare il tasto “CONFERMA”. Premere il tasto “CONFERMA”
Visualizzata correttamente la schermata di cui sopra, sarà nostra cura inserire negli appositi campi le seguenti informazioni: • il numero del bustone all’interno del quale verranno inserite le buste di sicurezza; • il nome e il cognome dell’Assistente di filiale (o del vice) che dovrà effettuare l’operazione; • il codice guardia oppure il cognome della guardia che si occuperà del ritiro. Compilare inserendo: Il numero del bustone all’interno del quale verranno inserite le bustine di versamento il cognome e nome dell’assistente di filiale ovvero dell’aiuto assistente di filiale che effettua l’operazione il codice guardia o il cognome della guardia Una volta terminato l’inserimento delle informazioni necessarie, occorrerà cercare e selezionare la guardia incaricata del ritiro cliccando l’apposito tasto. Fatto questo sarà necessario cliccare il tasto “CONFERMA” premere cerca e selezionare la guardia che effettua il ritiro premere “CONFERMA”
Conclusa la procedura ci verrà restituito il documento di seguito riportato. Si genera così questo documento: 11.2 Procedura cassaforte automatica
PROCEDURE DI PRELIEVO E VERSAMENTO DEL DENARO CONTANTE CON CASSAFORTE AUTOMATICA (VEDI ALL. B – “DISTINTA DI PRELIEVO”) Prelievo Commentato [FMM10]: ??? Onde evitare la presenza eccessiva di denaro in cassa, al raggiungimento della somma di incasso pari a Euro 1.300,00 (in Eurospin Puglia Euro 800,00) per i Punti Vendita standard oppure pari a Euro 1000,00 (in Eurospin Puglia Euro 500,00) per alcuni Punti Vendita particolarmente a rischio rapina, la stessa segnalerà all’operatore la necessità di effettuare un prelievo. . Il cassiere deve annunciare al microfono che alla sua cassa è in atto l’operazione di versamento identificata come “codice 1”, poi procedere personalmente in totale autonomia, al prelievo del denaro da versare, attenendosi accuratamente e diligentemente a quanto indicato nella procedura qui allegata sub B ), Terminata la procedura di prelievo, la cassa emette due uguali distinte di versamento, che il cassiere, col denaro contante prelevato, deve portare immediatamente con sé nel box ufficio dove si trova la cassaforte automatica; al raggiungimento della somma di incasso di Euro 1.300,00 (milletrecento) - per Eurospin Puglia 800,00 Euro (ottocento) - per i punti vendita standard, ovvero di Euro 1.000,00 (mille) per Eurospin Puglia 500,00 Euro (cinquecento), per alcuni punti vendita particolarmente a rischio rapina, la cassa segnala all’operatore che deve essere effettuato il prelievo; il cassiere, attenendosi scrupolosamente e diligentemente a quanto dettagliatamente indicato nella procedura qui allegata sub B), prima annuncia al microfono che alla sua cassa è in atto l’operazione di versamento identificata come “codice 1”, poi procede personalmente in totale autonomia, al prelievo del denaro da versare; terminata la procedura di prelievo, la cassa emette due uguali distinte di versamento, che il cassiere, col denaro contante prelevato, deve portare immediatamente con sé nel box ufficio dove si trova la cassaforte automatica; Versamento Affinché si possa procedere al versamento del denaro prelevato dalla cassa, il cassiere firma nel box ufficio per esteso ed in modo leggibile negli appositi spazi nelle due distinte, dopo aver messo la cassa in chiusura temporanea; il cassiere attraverso il lettore laser rileva il codice a barre della distinta di versamento e automaticamente gli accettatori di banconote iniziano ad introdurre il denaro nei cassetti interni della cassaforte automatica. il cassiere, dopo aver messo la cassa in chiusura temporanea si reca nel box ufficio e, firma per esteso ed in modo leggibile negli appositi spazi, le due distinte; il cassiere inserisce il denaro prelevato negli accettatori; il cassiere con il lettore laser rileva il codice a barre della distinta di versamento e, contestualmente ed in modo automatico, gli accettatori iniziano ad introdurre il denaro nei cassetti interni della cassaforte automatica.
Il cassiere dovrà digitare, sull’apposita tastiera touch screen, la sequenza dei numeri di detto codice nel caso in cui il lettore laser non riuscisse a rilevare il codice a barre della distinta di versamento. La cassaforte stampa due scontrini da cui si possono chiaramente ed inequivocabilmente riscontrare tutti i dati del denaro versamento, quali: • codice ean della distinta; • quantità e taglio di banconote inserite; • totale complessivo del versamento; il cassiere deve controllare che i dati della distinta di versamento emessa dalla cassa corrispondano ai dati dello scontrino emesso dalla cassaforte (c.d. “deposito”); il cassiere inserisce nell’apposito raccoglitore presente nel box ufficio una delle due distinte di versamento emesse dalla cassa nell’operazione di prelievo e una copia dello scontrino emesso dalla cassaforte nell’operazione di versamento; il cassiere custodisce diligentemente in cassa fino a chiusura definitiva del suo codice operatore la seconda distinta di versamento e lo scontrino c.d. “deposito” emesso dalla cassaforte automatica, che consegnerà all’assistente di filiale oppure all’aiuto assistente di filiale a chiusura cassa che a sua volta allegherà le stampe al finanziario. Qualora il lettore laser non riuscisse a rilevare il codice a barre della distinta di versamento, il cassiere dovrà digitare, sull’apposita tastiera touch screen, la sequenza dei numeri di detto codice. A denaro versato, la cassaforte stampa due scontrini da cui si possono chiaramente ed inequivocabilmente riscontrare tutti i dati del versamento quali: codice ean della distinta, quantità e taglio di banconote inserite, totale complessivo del versamento. il cassiere deve controllare che i dati della distinta di versamento emessa dalla cassa corrispondano ai dati dello scontrino emesso dalla cassaforte (c.d. “deposito”);
il cassiere inserisce nell’apposito raccoglitore presente nel box ufficio una delle due distinte di versamento emesse dalla cassa nell’operazione di prelievo e una copia dello scontrino emesso dalla cassaforte nell’operazione di versamento; il cassiere porta con sé in cassa e custodisce diligentemente fino a chiusura definitiva del suo codice operatore la seconda distinta di versamento e lo scontrino c.d. “deposito” emesso dalla cassaforte automatica, che consegnerà all’assistente di filiale ovvero all’aiuto assistente di filiale a chiusura cassa; l’assistente di filiale ovvero l’aiuto assistente di filiale allegheranno le stampe al finanziario. Procedura di Safe bag in caso di banconote non accettate dalla cassaforte Nel caso in cui l’accettatore di banconote non riconosca e respinga una o più banconote perché logore o presunte false, il cassiere deve chiamare nel box ufficio l'assistente di filiale oppure l'aiuto assistente di filiale, il quale da seguito alla seguente procedura \"safe bag”, in presenza del cassiere: • introduce le banconote non accettate all’interno di una bustina di sicurezza numerata • digita il numero della bustina sulla tastiera touch screen • specifica numero e taglio di banconote, controllando che ci sia corrispondenza tra denaro versato e importo digitato • dopo averla chiusa e sigillata, introduce la bustina nell’apposita fessura safe bag, trattenendo il tagliando riportante il numero identificativo della busta stessa, e chiude il versamento con la tastiera touch screen. La cassaforte emette uno scontrino da cui si evincono le somme regolarmente versate e anche la somma versata con il “safe bag”, distinguendo i due diversi importi. In questo caso, sia le due copie delle distinte di versamento che copia dello scontrino emesso dalla cassaforte, dovranno essere sottoscritti per esteso ed in forma leggibile anche dall'assistente di filiale o dall'aiuto assistente di filiale che ha dato seguito alla procedura di \"safe bag”. Qualora l’accettatore non riconosca e quindi respinga una o più banconote perché ad esempio logore o presunte false, il cassiere deve chiamare nel box ufficio l'assistente di filiale ovvero l'aiuto assistente di filiale, il quale da seguito alla seguente procedura \"safe bag”, in presenza del cassiere: introduce le banconote non accettate all’interno di una bustina di sicurezza numerata digita il numero della bustina sulla tastiera touch screen specifica numero e taglio di banconote, controllando che ci sia corrispondenza tra denaro versato e importo digitato dopo averla chiusa e sigillata, introduce la bustina nell’apposita fessura safe bag, trattenendo il tagliando riportante il numero identificativo della busta stessa, e chiude il versamento con la tastiera touch screen. A questo punto la cassaforte emette uno scontrino da cui si evincono le somme regolarmente versate e anche la somma versata con il “safe bag”, distinguendo chiaramente i due diversi importi. In questo caso, sia le due copie delle distinte di versamento che copia dello scontrino emesso dalla cassaforte, dovranno essere sottoscritti per esteso ed in forma leggibile anche dall'assistente di filiale o dall'aiuto assistente di filiale che ha dato seguito alla procedura di \"safe bag”.
Successivamente, L'assistente di filiale oppure il vice assistente di filiale deve compilare e firmare il foglio c.d. \"Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) inserendo: data della distinta; • numero della distinta (cod. ean); • numero del sigillo/tagliando della busta di sicurezza; • importo versato; • firma per esteso e leggibile dell’assistente ovvero dell’aiuto assistente di filiale che ha imbucato la busta di sicurezza. • L'assistente di filiale oppure il vice assistente di filiale deve pinzare sul foglio c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno), il sigillo/tagliando riportante il numero della busta di sicurezza; • L'assistente di filiale oppure l'aiuto assistente di filiale, prima del termine del proprio turno, scansiona in target il c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) dove ha riportato i dati delle safe bag da lui versate. L'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, deve a questo punto, compilare e firmare Commentato [FMM11]: Pag 14? il foglio c.d. \"Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) inserendo: data della distinta; numero della distinta (cod. ean); numero del sigillo/tagliando della busta di sicurezza; importo versato; firma per esteso e leggibile dell’assistente ovvero dell’aiuto assistente di filiale che ha imbucato la busta di sicurezza. L'assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale deve pinzare sul foglio c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno), il sigillo/tagliando riportante il numero della busta di sicurezza; L'assistente di filiale ovvero l'aiuto assistente di filiale, prima del termine del proprio turno, scansiona in target il c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) dove ha riportato i dati delle safe bags da lui versate. Procedura di Safe Bag in caso di inoperatività della cassaforte Il cassiere deve chiamare nel box ufficio l'assistente di filiale oppure l'aiuto assistente di filiale, nel caso in cui la cassaforte abbia un malfunzionamento e si darà seguito alla procedura di prelievo e versamento di cui a pag. 14 (prevista per la Cassaforte Tradizionale – non automatica), utilizzando come tesoretto la fessura della Safe Bag. Nel caso in cui la cassaforte non sia operativa, il cassiere chiamerà nel box ufficio l'assistente di filiale ovvero l'aiuto assistente di filiale e si darà seguito alla procedura di prelievo e versamento di cui a pag. 14 (prevista per la Cassaforte Tradizionale – non automatica), utilizzando come tesoretto la fessura della Safe Bag.
PROCEDURE DI CONSEGNA/RITIRO DEL DENARO CONTANTE VERSATO CON CASSAFORTE AUTOMATICA Ritiro del denaro contante accettato dalla cassaforte • Nel momento in cui arriva l’addetto al ritiro valori, l’assistente di filiale oppure il vice assistente di filiale, inserisce nell’apposita fessura il proprio badge digitando il proprio PIN (PIN che deve essere conosciuto solo dal titolare del relativo badge), oppure la chiave modello Dallas o equipollenti in base al modello di cassaforte presente, dando accesso al MENU della cassaforte e all’attività di prelievo; • l’assistente di filiale oppure l’aiuto assistente di filiale apre con l’apposita chiave la prima porta della cassaforte; • l’addetto al ritiro valori digiterà la password sulla tastiera posizionata in prossimità della serratura della cassaforte, aprendo così il secondo sportello; • la cassaforte emetterà quindi due stampe riepilogative di tutte le operazioni inerenti quello specifico versamento; una stampa riepilogativa sarà conservata in punto vendita, l’altra copia sarà consegnata all’addetto del ritiro valori; • l’addetto al ritiro valori estrae i due cassetti contenenti il denaro contante; • l’addetto al ritiro valori, estratti i cassetti pieni ed inseriti i due cassetti vuoti, chiuderà il tesoretto e l’assistente di filiale ovvero l’aiuto assistente di filiale toglierà il badge dando quindi fine alla procedura di ritiro. all’arrivo dell’addetto al ritiro, l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, inserisce nell’apposita fessura il proprio badge digitando il proprio PIN (PIN che deve essere conosciuto SOLO dal titolare del relativo badge), oppure la chiave modello Dallas o equipollenti in base al modello di cassaforte presente, dando accesso al MENU della cassaforte e all’attività di prelievo; l’assistente di filiale ovvero l’aiuto assistente di filiale apre con l’apposita chiave la prima porta della cassaforte; l’addetto al ritiro valori digiterà la password sulla tastiera posizionata in prossimità della serratura della cassaforte, aprendo così il secondo sportello; la cassaforte emetterà quindi due stampe riepilogative di tutte le operazioni inerenti quello specifico versamento; una stampa riepilogativa sarà conservata in punto vendita, l’altra copia sarà consegnata all’addetto del ritiro valori; l’addetto al ritiro valori estrae i due cassetti contenenti il denaro contante; l’addetto al ritiro valori, estratti i cassetti pieni ed inseriti i due cassetti vuoti, chiuderà il tesoretto e l’assistente di filiale ovvero l’aiuto assistente di filiale toglierà il badge dando quindi fine alla procedura di ritiro. Ritiro del denaro versato con procedura di Safe bag L’assistente di filiale oppure il vice assistente di filiale si accerta che l’addetto al ritiro sia disposto, all’esito della procedura di ritiro, a controfirmare il c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) contenente l’elenco dettagliato delle buste di sicurezza di sicurezza prelevate dal tesoretto.
Se la guardia addetta al ritiro accetta, l’assistente di filiale oppure il vice assistente di filiale, in presenza dell’addetto al ritiro, prende tutte le buste di sicurezza versate con procedura “safe bag” nell’apposito vano presente nella cassaforte. Dopo aver contato le buste di sicurezza e riscontrata, alla presenza dell’addetto al ritiro, la loro corrispondenza con l’elenco indicato nel foglio c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) e ai tagliandi su di esso pinzati, l’assistente di filiale oppure il vice assistente di filiale, introduce tutte le buste di sicurezza all’interno di una busta più grande. Successivamente alla chiusura e sigillo della busta grande, l’assistente di filiale oppure il vice assistente di filiale, pinza il tagliando numerato della busta grande sul foglio c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) e compila il riquadro in calce al modulo con i seguenti dati: • numero del sigillo della busta grande; • quantità di buste piccole di sicurezza inserite; • il numero matricola e la firma per esteso e leggibile dell’addetto al ritiro; • luogo e data del ritiro; • firma (leggibile) dell’Assistente di Filiale ovvero dell’Aiuto Assistente di Filiale che sta curando la procedura di ritiro valori; l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale accerta, preliminarmente, che l’addetto al ritiro sia disposto, all’esito della procedura di ritiro, a controfirmare il c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) contenente l’elenco dettagliato delle buste di sicurezza di sicurezza prelevate dal tesoretto; Se la guardia addetta al ritiro accetta: l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, in presenza dell’addetto al ritiro, prende tutte le buste di sicurezza versate con procedura “safe bag” nell’apposito vano presente nella cassaforte; dopo aver contato le buste di sicurezza e riscontrata, alla presenza dell’addetto al ritiro, la loro corrispondenza con l’elenco indicato nel foglio c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) e ai tagliandi su di esso pinzati, l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, introduce tutte le buste di sicurezza all’interno di una busta più grande; dopo aver chiuso e sigillato la busta grande, l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale, pinza il tagliando numerato della busta grande sul foglio c.d. “Riepilogo distinte e buste immesse” (Modello Uso Interno) e compila il riquadro in calce al modulo con i seguenti dati: numero del sigillo della busta grande, quantità di buste piccole di sicurezza inserite, il numero matricola e la firma per esteso e leggibile dell’addetto al ritiro, luogo e data del ritiro, firma (leggibile) dell’Assistente di Filiale ovvero dell’Aiuto Assistente di Filiale che sta curando la procedura di ritiro valori. Nel solo caso in cui l'addetto al ritiro si rifiuti di seguire la procedura, le operazioni di prelevamento, conteggio ed inserimento delle buste di sicurezza, nella busta più grande, dovranno avvenire in presenza di un altro collega di lavoro, che dovrà:
• controllare che il numero di buste di sicurezze introdotte nella busta più grande, corrisponda a quello riportato dall'assistente di filiale ovvero dal vice assistente di filiale, che ha eseguito la procedura, sul c.d. \"Riepilogo distinte e buste immesse (Modello Uso Interno)” alla voce “numero...buste piccole di sicurezza”; • sotto alla firma dell'assistente di filiale ovvero del vice assistente di filiale, inserire il proprio nome e cognome in stampatello, firmando poi per esteso e in modo leggibile. • solo al termine degli adempimenti appena descritti, l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale possono consegnare la busta grande all’addetto al ritiro; • il c.d. Riepilogo distinte e buste immesse compilato manualmente deve essere scansionato in TARGET e conservato in punto vendita. Nel solo caso in cui l'addetto al ritiro si rifiuti di seguire l'anzidetta procedura, le operazioni di prelevamento, conteggio ed inserimento delle buste di sicurezza, nella busta più grande, dovranno avvenire in presenza di altro collega di lavoro, che dovrà: controllare che il numero di buste di sicurezze introdotte nella busta più grande, corrisponda a quello riportato dall'assistente di filiale ovvero dal vice assistente di filiale, che ha eseguito la procedura, sul c.d. \"Riepilogo distinte e buste immesse (Modello Uso Interno)” alla voce “NR……… BUSTE PICCOLE DI SICUREZZA”; inserire, sotto alla firma dell'assistente di filiale ovvero del vice assistente di filiale, il proprio nome e cognome in stampatello, firmando poi per esteso e in modo leggibile. solo al termine degli adempimenti appena descritti, l’assistente di filiale ovvero il vice assistente di filiale possono consegnare la busta grande all’addetto al ritiro; il c.d. Riepilogo distinte e buste immesse compilato manualmente deve essere scansionato in TARGET e conservato in punto vendita. 11.3 Monitoraggio movimenti cassaforte Cliccando sull’appostio tasto,verrà aperta la seguente schermata: Pigiando l’apposito tasto si apre la seguente schermata:
Per poter ottenere il dato aggiornato in tempo reale circa la cassaforte, dovrà essere digitato prima il tasto “recupera”: Per poter avere il dato aggiornato della cassaforte in tempo reale deve essere digitato prime il tasto “recupera”: Una volta ottenuto l’aggionamento con i dati delle diverse casse, cliccando sul tasto “visualizza” si potrà ottenere il saldo della cassaforte aggiornato in tempo reale: E una volta ottenuto l’aggiornamento con le casse digitare il tasto “visualizza” per ottenere il saldo della cassaforte aggiornato:
Cliccando invece sul tasto “dettaglio”, vi è la possibilità di visualizaare gli ultimi movimenti che sono stati registrati, in ordine cronologico: Dalla schermata di cui sopra, cliccando con il tasto destro del mouse, è possibile accedere ai dettagli della giornata per visualizzare la movimentazione legata ad ogni operatore di cassa che ha lavorato nella data di riferimento. Dalla schermata di cui sopra cliccando con il tasto destro del mouse è possibile accedere ai dettagli della giornata per visualizzare la movimentazione per ogni operatore di cassa che ha lavorato nella data di riferimento.
Dal menù a tendina è quindi possibile accedere alle seguenti voci: • carico e scarico cassaforte (entrambe le voci possono essere utilizzate dal PdV, previa autorizzazione, a seguito del verificarsi di anomalie specifiche relative alla conta cassetto); • inventario (voce utilizzata dai CS o dai funzionari aziendali autorizzati a verificare che il contenuto della cassaforte corrisponda alla reale giacenza indicata); • carico kit moneta (visualizzata quando si deve registrare il kit moneta ricevuto dal service); • trasferimento moneta per altro PV (utilizzata dal CS o dai funzionari aziendali previa autorizzazione, per inventariale la moneta da trasferire in un altro PV); • trasferimento moneta da altro PV (utilizzata dal CS o dai funzionari aziendali previa autorizzazione, per inventariale la moneta che è stata traasferita da un altro PV); Dal menù a tendina è possibile accedere alle seguenti voci: Carico cassaforte e Scarico cassaforte: entrambe le voci possono essere utilizzate dal PdV, dietro precisa autorizzazione, a seguito di anomalie specifiche relative alla conta cassetto che sono meglio dettagliate nell’operazioni straordinarie di casse nell’apposito capitolo del mansionario. Inventario: è la voce utilizzata dal CS o dai funzionari aziendali autorizzati per verificare che il contenuto della cassaforte corrisponde alla reale giacenza della stessa come meglio specificato ad inizio paragrafo. Carico Kit moneta: Tale voce viene utilizzate nel momento in cui si deve registrare il Kit moneta ricevuto dal service. Trasferimento moneta per altro PV: Tale voce viene utilizzata dal CS o dai funzionari aziendali autorizzati per inventariale la moneta da trasferire su un altro PV.
Trasferimento moneta da altro PV: Tale voce viene utilizzata dal CS o dai funzionari aziendali autorizzati per inventariale la moneta che è stata trasferita da un altro PV. 11.4 Inventario back-office denaro cassaforte PROCEDURE DI PRELIEVO E VERSAMENTO DEL DENARO CONTANTE CON CASSAFORTE AUTOMATICA (VEDI ALLEGATO B – “DISTINTA DI PRELIEVO”) L’Assistente di Filiale e l’Aiuto Assistente di Filiale sono responsabili del denaro contante presente in cassaforte. Pertanto, è opportuno eseguire frequentemente - con cadenza quantomeno settimanale - un controllo del denaro presente in cassaforte e nei cassetti non in uso al momento del controllo, al fine di una corretta gestione della stessa. Ogni inventario della cassaforte deve essere eseguito alternativamente; • dall’Assistente di Filiale unitamente ad un Aiuto Assistente di Filiale; • da due Aiuto Assistenti di Filiale; • dall’Assistente di Filiale o, in sua assenza, dall’Aiuto Assistente di Filiale insieme al capo settore; • dall’Assistente di Filiale o, in sua assenza, dall’Aiuto Assistente di Filiale insieme al controllore amministrativo (N.B. all’ingresso del controllore amministrativo, l’Assistente o l’Aiuto Assistente di Filiale dovranno immediatamente informare il capo settore di riferimento per verificarne l’identità). Ogni qualvolta si effettua un conteggio del denaro presente in cassaforte si dovrà registrare l'operazione a Back Office. PROCEDURE DI PRELIEVO E VERSAMENTO DEL DENARO CONTANTE CON CASSAFORTE AUTOMATICA (VEDI ALL. B – “DISTINTA DI PRELIEVO”) L’Assistente di Filiale e l’Aiuto Assistente di Filiale sono responsabili del denaro contante presente in cassaforte. È pertanto opportuno eseguire frequentemente (con cadenza quantomeno settimanale) un controllo del denaro presente in cassaforte e nei cassetti non in uso al momento del controllo, al fine di una corretta gestione della stessa. Ogni inventario della cassaforte deve essere eseguito alternativamente: dall’Assistente di Filiale unitamente ad un Aiuto Assistente di Filiale, da due Aiuto Assistenti di Filiale, dall’Assistente di Filiale o, in sua assenza, dall’Aiuto Assistente di Filiale insieme al capo settore. dall’Assistente di Filiale o, in sua assenza, dall’Aiuto Assistente di Filiale insieme al controllore amministrativo (NB all’ingresso del controllore amministrativo, l’Assistente ovvero l’Aiuto Assistente di Filiale dovranno immediatamente informare il capo settore di riferimento per verificarne l’identità). Ogni qualvolta si effettua un conteggio del denaro presente in cassaforte si dovrà registrare l'operazione a back office.
11.5 Procedura carico kit moneta Quando arriva, il portavalori consegna la moneta all’interno di blister e mazzette da 5 €, insieme ad un cedolino in cui è specificata la pezzatura. Preliminarmente, l'Assistente o l'Aiuto Assistente di Filiale verifica che la sovvenzione sia destinata a quel punto vendita. In caso contrario, deve tassativamente rifiutare la sovvenzione. L'Assistente o l'Aiuto Assistente di Filiale del punto vendita verificano che la quantità consegnata corrisponda a quanto indicato nel cedolino e, solo dopo averne accertata la corrispondenza, lo firma. Il denaro va immediatamente riposto al sicuro in cassaforte. Nel caso in cui la moneta consegnata non corrisponda a quanto indicato nel cedolino, l’Assistente o l’Aiuto Assistente di Filiale deve accettare la sovvenzione indicando sul cedolino la pezzatura non consegnata. In questo caso il cedolino deve essere firmato anche dal portavalori. Terminata questa operazione, l'Assistente o l’Aiuto Assistente di Filiale deve darne immediata comunicazione al referente amministrativo. Una volta riposto il denaro in cassaforte, l’Assistente o l’Aiuto Assistente di Filiale apre il Back Office (tasto cassaforte), inserisce una nuova operazione con causale “carico kit moneta”, inserisce la descrizione (ad esempio “ricevuta moneta n° di sigillo e nome di chi la ritira) e la pezzatura, infine clicca su “salva”. All’arrivo, il portavalori consegna la moneta chiusa in blister e mazzette da 5€ insieme ad un cedolino in cui è specificata la pezzatura. Preliminarmente, l'Assistente ovvero l'Aiuto Assistente di Filiale verifica che la sovvenzione sia destinata a quel punto vendita. In caso contrario, deve tassativamente rifiutare la sovvenzione. L'Assistente ovvero l'Aiuto Assistente di Filiale del punto vendita verificano che la quantità consegnata corrisponda a quanto indicato nel cedolino e, solo dopo averne accertata la corrispondenza, lo firma. Il denaro va immediatamente riposto al sicuro in cassaforte. Nel caso in cui la moneta consegnata non corrisponda a quanto indicato nel cedolino, l’Assistente ovvero l’Aiuto Assistente di Filiale deve accettare la sovvenzione indicando sul cedolino la pezzatura non consegnata. In questo caso il cedolino deve essere firmato anche dal portavalori. Terminata questa operazione, l'Assistente ovvero l’Aiuto Assistente di Filiale deve darne immediata comunicazione al referente amministrativo. Una volta riposto il denaro in cassaforte, l’Assistente ovvero l’Aiuto Assistente di Filiale apre il back office (tasto cassaforte) e inserisce una nuova operazione con causale carico kit moneta. Inserisce la descrizione (es. ricevuta moneta n° di sigillo e nome di chi la ritira) e la pezzatura e clicca salva.
11.6 Guida scansioni CREAZIONE ETICHETTA Aprire “Target” Cliccare su “Archiviazione documenti” CREAZIONE ETICHETTA Aprire Target Cliccare su Archiviazione documenti Cliccare su “Etichetta”
Cliccare su Etichetta A questo punto si aprirà un file “.pdf” con le due etichette da stampare • quella con la numerazione inferiore, riportante le date di riferimento \"dal. - al.\", che identifica lo scatolone pieno da chiudere. È in duplice copia, da attaccare su entrambi i lati dello scatolone (vedi FIG); • quella con la numerazione superiore, che identifica il nuovo scatolone (VEDI FIG). Si aprirà un file .pdf con le due etichette da stampare: quella con la numerazione inferiore che riporta le date di riferimento \"dal. al.\" identifica lo scatolone pieno da chiudere (in duplice copia, da attaccare su entrambi i lati dello scatolone). Quella con la numerazione superiore identifica il nuovo scatolone. È possibile ordinare gli scatoloni tramite il portale “Target - Manutenzioni” nella sezione “Gestione dotazioni”, dove già vengono ordinati i dispositivi dpi. È possibile ordinare gli scatoloni tramite il portale “Target - Manutenzioni” nella sezione “Gestione dotazioni” (dove già vengono ordinati i dispositivi dpi). CARICAMENTO SCANSIONI • Aprire “Target” • Cliccare su “Archiviazione documenti” CARICAMENTO SCANSIONI Aprire Target Cliccare su Archiviazione documenti
Nel menu di sinistra selezionare l'ufficio (ad esempio, “AMMINISTRAZIONE”, vedi FIG.), e il tipo di documento che si intende caricare (ad esempio, “Extra Vendite”, vedi FIG.). Nel menu di sinistra selezionare l'ufficio con il tipo di documento che si intende caricare Cliccare sul tasto “+” Cliccare sul tasto + Cliccare sul tasto “carica” (icona con cartellina bianca contenente una freccia verde, vedi FIG) Cliccare sul tasto carica Cliccare sul tasto “apri” (vedi FIG) Cliccare sul tasto carica
DOCUMENTI UFFICIO AMMINISTRAZIONE Extra vendite È necessario caricare le scansioni entro due giorni dalla ricezione dell’e-mail automatica avente come oggetto “Avviso operazioni extra vendite”. Per l’operazione bisogna attenersi al testo dell’e- mail. Riepilogo distinte e buste immesse La procedura a seconda del tipo di cassaforte: • I Punti Vendita provvisti di cassaforte automatica dovranno scansionare il “riepilogo distinte e buste immesse” (le safe bag) quotidianamente; • I Punti Vendita con cassaforte tradizionale dovranno scansionare il “riepilogo distinte e buste immesse” e compilarlo manualmente dopo ogni ritiro valori. Consegna moneta Le scansioni dei “cedolini di consegna sovvenzione” dovranno essere caricate nella giornata in cui avviene la consegna. Giustificativi spese varie Le scansioni di fatture e scontrini di acquisto dovranno essere scansionate nel giorno di emissione del documento. Note di accredito estere + fattura
Le scansioni delle note di accredito estere e della pagina della fattura di riferimento timbrata dalla dogana dovranno essere scansionati nella giornata in cui viene effettuato il rimborso (ad esempio, punti vendita di confine). DDT attrezzature Le scansioni dei DDT timbrate e firmate di tutte le attrezzature dovranno essere caricate nella giornata in cui avviene la consegna. Denunce Le scansioni delle denunce devono essere caricate nella giornata di emissione. Altro Per le scansioni dei documenti che non rientrano nelle precedenti categorie si deve indicare nella descrizione la natura del documento. Extra vendite Caricare le scansioni entro 2 giorni dalla ricezione dell’e-mail automatica con oggetto “Avviso operazioni extra vendite”. Attenersi a quanto richiesto nel testo dell’e-mail. Riepilogo distinte e buste immesse I punti vendita provvisti di cassaforte automatica dovranno scansionare il riepilogo distinte e buste immesse quotidianamente (le safe bag). I p.v. con cassaforte tradizionale invece dovranno scansionare il riepilogo distinte e buste immesse compilato manualmente dopo ogni ritiro valori. Consegna moneta Le scansioni dei cedolini di consegna sovvenzione dovranno essere caricate nella giornata in cui avviene la consegna. Giustificativi spese varie Le scansioni di fatture e scontrini di acquisto dovranno essere scansionate nel giorno di emissione del documento. Note di accredito estere + fattura Le scansioni delle note di accredito estere e della pagina della fattura di riferimento timbrata dalla dogana dovranno essere scansionati nella giornata in cui viene effettuato il rimborso. Esempio punti vendita di confine. DDT attrezzature Le scansioni dei ddt di tutte le attrezzature (timbrate e firmate) dovranno essere caricate nella giornata in cui avviene la consegna. Denunce Le scansioni delle denunce devono essere caricate nella giornata di emissione. Altro Le scansioni dei documenti che non rientrano nelle precedenti categorie (indicando nella descrizione la natura del documento).
DOCUMENTI UFFICIO COMMERCIALE • Registro bancali; • Caricare le scansioni entro il 10 del mese successivo a quello di riferimento; • Consegna dpi (per i dipendenti già attivi); • Caricare le scansioni entro 5 giorni dal ricevimento del materiale dpi; • Controllo volantini; • Caricare le scansioni entro 5 giorni dall'inizio della promozione; • Servizio cortesia; • Caricare le scansioni delle schede di servizio cortesia entro il 2 del mese successivo a quello di riferimento. DOCUMENTI UFFICIO PERSONALE Caricare le scansioni entro il giorno successivo al ricevimento del documento DOCUMENTI NUOVE ASSUNZIONI • Richiesta assunzione con ok Capo Area; • Scheda PRESENTAZIONE CANDIDATURA con note esaminatore e firme apposte; • Fototessera; • Scheda Anagrafico Professionale (rilasciata dal centro per l'impiego); • Stato Famiglia; • Certificato di residenza; • Certificato Penale; • Certificato carichi pendenti; • Fotocopia carta d'identità; • Codice Fiscale; • Documentazione Invalidità; • Fotocopie del titolo di studio e/o altri attestati conseguiti; • Permesso di soggiorno in corso di validità (per cittadini stranieri); • Idoneità alloggiativa (per cittadini stranieri); • Contratti di assunzione firmati (nel caso in cui il dipendente inizi l'attività direttamente sul punto vendita. VARIAZIONI CONTRATTUALI RELATIVE A PERSONALE IN FORZA • Variazione orario di lavoro; • Trasferimento; • Cambio livello; • Mutamento mansione; • Trasformazione a tempo indeterminato; • Prova mansione superiore; • Conferma mansione superiore; • Demansionamento; • Mancato superamento periodo di prova;
• Proroga tempo determinato; • Risoluzione contratto. DOCUMENTAZIONE PERSONALE IN FORZA • Maternità: tutto (da certificati gravidanza a permessi assistenza pediatrica); • Infortuni (tutto da apertura + modulo interno a chiusura evento); • Malattia (ove non disponibile n° PUK); • Richiesta attestazioni servizio; • Richieste anticipi tfr; • Permessi particolari (lutto, studio, congedo matrimoniale, etc.); • Conferimenti TFR fondi previdenza; • Richiesta di accredito stipendio in c/c – variazione c/c; • Variazione dati anagrafici dipendenti. DOCUMENTI UFFICIO QUALITÀ Verbali Devono essere caricate le scansioni dei verbali relative all’igiene e sicurezza degli alimenti, i campionamento dei prodotti dopo la visita della autorità o multe e verbali varie, tassativamente entro il giorno successivo. Verbali Caricare le scansioni dei verbali relativi all'igiene e sicurezza degli alimenti o a campionamenti di prodotti dopo la visita dell'autorità o multe e verbali vari tassativamente entro il giorno successivo GESTIONE CARTACEO I documenti giornalieri devono essere riposti nelle apposite caselline di plastica presenti all’interno dell’ufficio. In chiusura, i documenti devono essere tutti controllati e, se richiesto nella seguente guida, scansionati, caricati su target ed inseriti nello scatolone. Devono essere siglati con una “S” i documenti che vengono caricati su target. I documenti per la quale non vi è richiesta la scansione, devono essere unicamente inseriti nello scatolone. GESTIONE CARTACEO I documenti giornalieri devono essere riposti nelle caselline di plastica presenti in ufficio. In chiusura i documenti devono essere controllati e, se richiesto nella seguente guida, scansionati, caricati su target ed inseriti nello scatolone. Si chiede di siglare con una “S” i documenti che vengono caricati su target. I documenti per i quali non è richiesta la scansione devono solo essere inseriti nello scatolone.
CREAZIONE DDT PER TRASFERIMENTO SCATOLONI DOCUMENTI Aprire il programma “Manutenzioni”, ed entrare in “Archiviazione Documenti”. CREAZIONE DDT PER TRASFERIMENTO SCALOTONI DOCUMENTI Aprire il programma “Manutenzioni” ed entrare in “Archiviazione Documenti” Selezionare “SCATOLONI COMPLETI IN GIACENZA” Andrà così ad aprirsi la schermata da cui andare a generare il DDT: dovremo spuntare dall’elenco tutti gli scatoloni completati sino a quel momenti, assicurandoci che l’etichetta a video corrisponda alla relativa etichetta attaccata fisicamente sullo scatolone (N.B: in elenco a video non sono presenti tutti gli scatoloni che sono ancora in uso come anche tutte le etichette che sono state erroneamente aperte e chiuse nella stessa giornata, piuttosto che documenti che sono stati scartati). Si aprirà la schermata da cui generare il DDT: spuntare dall’elenco tutti gli scatoloni completati fino a quel momento assicurandosi che l’Etichetta a video corrisponda alla relativa Etichetta attaccata fisicamente sullo scatolone (NB: in elenco a video non saranno presenti gli scatoloni ancora in uso e le etichette che erano state erroneamente aperte e chiuse nella stessa giornata e/o senza documenti caricati) Selezionare il pulsante “TRASFERISCI”:
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