คู่มือการปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณ

คมู อื การปฏบิ ตั ิงานดา นงานสารบรรณ โดย สำนักงานคณะกรรมการการอาชวี ศกึ ษา กระทรวงศกึ ษาธิการ



พระบรมราโชวาท พระบาทสมเดจ็ พระเจา้ อยู่หัวภมู พิ ลอดลุ ยเดช เม่ือจะท�ำ งาน อยา่ หยบิ ยกเอาความขาดแคลนเป็นข้ออา้ ง จงทำ�ท่ามกลางความขาดแคลนให้บรรลุผล จงท�ำ ด้วยความต้งั ใจและซื่อสัตย์



คำนำ งานสารบรรณ หมายถึง งานท่ีเก่ียวกับการบริการงานเอกสาร เริ่มต้ังแต่การจัดทา การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทาลาย เป็นข้ันตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณ วา่ เกย่ี วข้องกับเรือ่ งอะไรบ้าง แต่ในทางปฏบิ ัติ การบริหารงานเอกสารทั้งปวงจะเริ่มต้นตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จา ทาสาเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเร่ือง เสนอ ส่ังการ ตอบ ทารหัส การเก็บเข้าท่ี ค้นหา ติดตามและทาลาย ท้ังนี้ ต้องเป็น ระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เพ่ือประหยัดเวลา แรงงาน ค่าใช้จ่าย สนบั สนนุ ภารกจิ หลกั ขององค์กรให้อยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ การบริหารงานเอกสารในส่วนราชการ มีระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับท่ี 2 พ.ศ. 2548 รวมทั้งระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับทางราชการ พ.ศ. 2544 นอกจากนี้ ยังมีแนวปฏิบัติอ่ืนเพิ่มเติมอีก อาทิ การระบุหมายเลขโทรศัพท์เลขโทรศัพท์ โทรสาร การพิมพ์หนังสือราชการด้วยคอมพิวเตอร์ ซึ่งจัดรวบรวมไว้ในหนังสือคู่มือฉบับน้ีไว้แล้ว เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานสารบรรณของสานักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา ให้สถานศึกษาและหน่วยงานส่วนกลางถือปฏิบัติเป็นแนวทางเดียวกันกับหน่วยงานภาคราชการ ทง้ั ประเทศ สานักพัฒนาสมรรถนะครูและบุคลากรอาชีวศึกษาหวังเป็นอย่างยิ่งว่า คู่มือฉบับน้ีจะช่วยให้ การบริหารงานเอกสารของสานักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษามีคุณภาพได้ มาตรฐาน ตามระเบียบ อันจะช่วยส่งเสรมิ ภารกิจหลักของการจัดการอาชวี ศึกษาแก่สงั คมต่อไป สำ�นกั งานคณะกรรมการการอาชวี ศึกษา พ.ศ. ๒๕๕๕

ค่มู อื การปฏบิ ัติงานด้านงานสารบรรณ ขนาด ๒๑๐ x ๒๙๗ มม. จำ�นวนพมิ พ์ ๑,๐๐๐ เลม่ พิมพเ์ มื่อ กนั ยายน ๒๕๕๕ จัดทำ�โดย ส�ำ นักพฒั นาสมรรถนะครูและบคุ ลากรอาชีวศึกษา สำ�นักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา www.vec.go.th ออกแบบและพิมพท์ ี่ แผนกวิชาการพิมพ์ วิทยาลยั เทคนิคมนี บุรี www.minburi.ac.th

สารบญั หนา้ เรื่อง 1 1. แนวทางการปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ 33 2. เรอื่ งนา่ รู้เกยี่ วกับการปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ 119 3. งานการประชุม 141 4. ตัวอย่างรายงานการประชุม 161 5. การเกบ็ และทาลายหนังสือ 169 6. คอมพิวเตอร์กบั งานสารบรรณ 195 7. ถาม – ตอบ งานสารบรรณ 239 241 8. ภาคผนวก 265 - ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 271 - ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 2548 - สรปุ ขอ้ ทีย่ กเลิกในระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 281 2526 และข้อท่ีใชแ้ ทนในระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ 295 (ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 2548 315 - รูปแบบหนังสือราชการตามระเบียบงานสารบรรณ 319 - คาอธิบายเอกสารประกอบระเบียบสานักนายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ 323 พ.ศ. 2526 329 - คาขน้ึ ตน้ สรรพนาม คาลงท้ายในหนงั สอื ราชการและคาท่ีใช้ในการจา่ หน้าซอง - การไหลเวยี นของหนังสอื - โครงสรา้ งของหนังสอื ตดิ ต่อราชการ - ตัวอยา่ งการเขียนบันทึกข้อความ





-2- แนวทางการปฏิบตั ิงานสารบรรณ “งานสารบรรณ” หมายถึง งานท่เี กย่ี วกับการบรหิ ารงานเอกสาร เริม่ ตงั้ แต่การจัดทา การ รับ การส่ง การเกบ็ รกั ษา การยมื การทาลาย ซึง่ เปน็ การกาหนดขน้ั ตอนและขอบข่ายของงานสาร บรรณ ในทางปฏิบตั กิ ารบริหารงานเอกสาร เริม่ ตงั้ แต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จดจา ทาสาเนา ส่งหรือส่ือข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเร่ือง เสนอ สั่งการ ตอบ ทารหัส เก็บเข้าท่ี ค้นหา ติดตามและทาลาย ต้องเป็นระบบท่ีให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกตอ้ งและมปี ระสทิ ธภิ าพ เน่ืองจากงานสารบรรณเปน็ งานทมี่ ีอยู่ทุกหน่วยงาน การดาเนินงานต้องดาเนินงานด้วย ระบบเอกสาร ดังนั้นจึงต้องมีการกาหนดและการควบคุมงานสารบรรณ ให้เปน็ ไปด้วยความ เรยี บรอ้ ย การปฏบิ ัติงานสารบรรณ เป็นการปฏบิ ตั งิ านเก่ียวกับหนังสอื ราชการ 6 ชนดิ คอื 1. หนงั สือภายนอก 2. หนังสอื ภายใน 3. หนงั สือประทบั ตรา 4. หนังสอื สงั่ การ 5. หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์ 6. หนงั สอื ทเ่ี จ้าหน้าทีจ่ ดั ทาขึ้น หรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ จงึ เสนอแนวทางการปฏิบัตงิ านสารบรรณ เฉพาะหวั ข้อที่สาคัญและปฏบิ ัติเป็นประจา ดังต่อไปน้ี

-3- การรับหนงั สอื การรบั หนังสอื คือ การรับหนังสือจากส่วนราชการ หน่วยงานเอกชนและบุคคลซ่ึงมาจาก ภายนอกและภายใน หนังสือที่รับไว้น้ันเรียกว่า “หนังสือรับ” การรับหนังสือมีข้ันตอนการปฏิบัติ ดงั นี้ ๑. จัดลาดับความสาคัญและความเร่งด่วนของหนังสือ เพื่อดาเนินการก่อนหลังและตรวจ ความถูกต้องของเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงานท่ีส่งออก หนงั สือ เพื่อดาเนินการใหถ้ ูกตอ้ งและบนั ทึกข้อบกพร่องไวเ้ ปน็ หลักฐาน ๒. การประทบั ตรารับหนงั สอื ทมี่ ุมบนด้านขวาของหนงั สือ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี ๒.๑ เลขรับ ให้ลงเลขทร่ี ับตามลาดับทะเบยี นหนงั สอื รับ ๒.๒ วนั ท่ี ใหล้ งวัน เดือน ปที ีร่ ับหนังสอื ๒.๓ เวลา ใหล้ งเวลาที่รบั หนงั สอื แบบตรารบั หนังสือ (ชือ่ สว่ นราชการ) เลขที่รบั ………………………………. วนั ที่……………………………………. เวลา……………………………………. ๓. ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบยี นหนังสือรบั โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ ๓.๑ ทะเบียนหนงั สอื รบั วนั เดือน พ.ศ. ใหล้ งวัน เดอื น ปี ท่ลี งทะเบยี น ๓.๒ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลาดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลาดับติดต่อกันไป ตลอดปปี ฏทิ นิ เลขทะเบียนของหนงั สอื รบั จะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนงั สือ ๓.๓ ที่ ให้ลงเลขทข่ี องหนังสอื ทีร่ ับเข้ามา ๓.๔ ลงวันท่ี ให้ลงวัน เดอื น ปี ของหนงั สือทรี่ บั เขา้ มา ๓.๕ จาก ใหล้ งตาแหนง่ เจ้าของหนังสอื หรอื ชื่อส่วนราชการ หรอื ชื่อบคุ คลในกรณี ทีไ่ มม่ ตี าแหนง่ ๓.๖ ถึง ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้ที่หนงั สือนน้ั มถี ึง หรอื ช่อื ส่วนราชการ หรอื ชือ่ บคุ คล ในกรณีทีไ่ ม่มตี าแหน่ง ๓.๗ เรอื่ ง ให้ลงชอื่ เร่ืองของหนงั สอื ฉบับนัน้ ในกรณีทไี่ ม่มชี อื่ เรือ่ งให้ลงสรุปเรื่องยอ่ ๓.๘ การปฏบิ ัติ ใหบ้ ันทึกการปฏิบตั เิ กยี่ วกบั หนังสอื ฉบับน้ัน ๓.๙ หมายเหตุ ใหบ้ ันทึกข้อความอ่ืนใด (ถ้าม)ี

ทะเบยี นหนงั สอื รบั -4- แบบทะเบียนหนงั สือรับ ……….. วันที่………… เดือน……………….. พ.ศ. เลข ที่ ทะเบียนรบั ลงวันที่ จาก ถงึ เรอ่ื ง การปฏบิ ัติ หมายเหตุ ๔. จดั แยกหนงั สือท่ีลงทะเบยี นรับแล้วสง่ ให้สว่ นราชการทเี่ กย่ี วข้องดาเนนิ การ โดยให้ลงช่ือ หน่วยงานที่รับหนังสือน้ันในช่อง การปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคล หรือตาแหน่งท่ีเกี่ยวข้องกับการรับ หนังสอื ให้ลงช่อื หรือตาแหน่งไวด้ ้วย การส่งหนังสือที่ลงทะเบียนไปให้หน่วยงานท่ีเกี่ยวข้องดาเนินการตามข้ันตอน โดยใช้สมุด ส่งหนงั สือหรือใหผ้ รู้ ับหนงั สือลงชื่อและวัน เดือน ปี ที่รับหนังสือไว้เป็นหลักฐานในทะเบียนหนังสือ รับ การดาเนินการตามขั้นตอนนี้จะเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาผู้ใดหรือไม่ ให้เป็นไปตามที่หัวหน้า ส่วนราชการกาหนด ถ้าหนังสือรับน้ันจะต้องดาเนินเร่ืองในหน่วยงานน้ันเอง จนถึงขั้นได้ตอบหนังสือไปแล้ว ให้ลงทะเบียนวา่ ได้สง่ หนงั สือออกเลขที่ทเี่ ท่าใด วัน เดือน ปีใด ๕. การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เม่ือผู้รับได้รับหนังสือจากหน่วยงานสาร บรรณกลางแลว้ ใหป้ ฏบิ ัตติ ามวธิ ีการท่ีกลา่ วข้างต้นโดยอนโุ ลม การปฏิบตั ิเกย่ี วกับเอกสารลับ 1. การลงทะเบยี นเอกสารลบั ส่วนราชการต้องลงหลักฐานในทะเบียนเอกสารลับ เพ่ือควบคุมการรับ การดาเนินการ การสง่ การเกบ็ รักษา และการแจกจา่ ยเอกสารลบั ให้เป็นไปโดยถูกต้องและให้หัวหน้าส่วนราชการ ดังกล่าวแต่งตั้งบุคคลท่ีได้รับความไว้วางใจและได้ผ่านการตรวจสอบประวัติและพฤติกรรมตาม ช้นั ความลับทจ่ี าเป็นตอ้ งปฏบิ ัติเป็นเจ้าหน้าทค่ี วบคมุ รับผดิ ชอบเรียกว่า “นายทะเบียนข้อมูลข่าวสาร ลับ” และ “ผชู้ ่วยนายทะเบยี นข้อมูลขา่ วสารลับ” ของสว่ นราชการน้นั หากมีความจาเป็นก็ให้แต่งต้ังนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับและผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูล ข่าวสารลับของสว่ นราชการนนั้ ในระดับรองลงมาได้ โดยใหอ้ ยู่ในดุลพินิจของหัวหน้าราชการดังกล่าว ในวรรคแรก

-5- 2. เคร่อื งหมายแสดงชั้นความลบั การแสดงชั้นความลับของเอกสารท่ีเป็นความลับ โดยปกติให้ประทับหรือเขียนตัวอักษร ตามช้ันความลับท่ีก่ึงกลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่างของทุกหน้าเอกสารท่ีมีช้ันความลั บ ตัวอักษรต้องให้แสดงไว้ที่หน้าแรกในลักษณะเดียวกัน ถ้าเอกสารนั้นเย็บเป็นเล่มเข้าปกให้ทา เครื่องหมายดังกล่าวที่ด้านนอกของปกหน้าปกหลังด้วย ถ้าเป็นภาพเขียน แผนที่และแผนภูมิ ให้ประทบั หรอื เขียนอักษรแสดงชัน้ ความลบั ในลักษณะเดียวกนั กบั เอกสารทกี่ ล่าวมาแล้ว และแสดง ไวใ้ กลก้ ับชอื่ ภาพหรือมาตราสว่ นด้วย โดยใหช้ ัน้ ความลับนนั้ ปรากฏเหน็ ได้เดน่ ชดั ถ้าเอกสารนั้นม้วน หรือพับไดก้ ็ใหแ้ สดงช้ันความลับไว้ใหป้ รากฏเห็นไดข้ ณะท่เี อกสารน้ันมว้ นหรอื พบั อยดู่ ้วย 3. การรบั หนังสอื ลับ การรับเอกสารช้ันลับท่ีสุดและลับมากท่ีจ่าหน้าซองหรือซองช้ันใน ระบุชื่อบุคคลใด บุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ หรือระบุช่ือพร้อมกับตาแหน่ง ให้บุคคลนั้นหรือผู้ท่ีได้รับมอบหมายจากผู้น้ัน โดยตรงเป็นผู้เปิดซองและลงชื่อในใบเอกสารลับ และนาเอกสารไปลงทะเบียนเอกสารลับหรือ นาเสนอผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับเสียก่อนจึงดาเนินการต่อไปได้ ถ้าเป็นกรณีเร่งด่วน อาจดาเนินการไปก่อนแลว้ ใหน้ ามาลงทะเบียน ถา้ จ่าหน้าซองหรือซองช้ันในระบุถึงตาแหน่งก็ให้ผู้ดารงตาแหน่งหรือผู้ท่ีได้รับมอบหมายจาก ผู้ครองตาแหน่งนั้น หรือนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารลับท่ีสุดและลับมาก เปน็ ผเู้ ปดิ ซองและลงช่อื ในใบรับเอกสารลับ และให้ดาเนนิ การลงทะเบียนเช่นเดยี วกัน ในกรณที ่ผี ไู้ ด้รบั มอบหมายหรือนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับเป็นผู้ลงชื่อในใบรับเอกสารลับ และลงทะเบียนแล้วใหป้ ฏบิ ัติ ดังน้ี (1) นาเอกสารลับที่สุดและลับมากนั้นส่งมอบโดยตรงให้แก่บุคคลท่ีถูกระบุชื่อโดยเร็ว แต่ถ้าเป็นเอกสารที่ระบุตาแหน่งแล้ว ก็อาจพิจารณามอบให้แก่ส่วนราชการท่ีมีหน้าท่ีดาเนินการใน ข้ันตน้ แทนบุคคลท่ีถูกระบตุ าแหน่งนั้นดาเนนิ การด่วนได้ (2) ในกรณีท่ีบุคคลที่เอกสารลับนั้นระบุชื่อหรือตาแหน่งยังไม่สามารถดาเนินการต่อ เอกสารได้ในทันที ให้นาเอกสารลับท่ีสุดหรือลับมากน้ันมาเก็บไว้ตามระเบียบการเก็บรักษาเอกสาร ลบั ที่สุดและลับมาก เอกสารช้ันลับที่จ่าหน้าซองหรือซองชั้นในระบุถึงตาแหน่งให้บุคคลท่ีครองตาแหน่งนั้นหรือ ผูท้ ีไ่ ด้รบั มอบหมายหรือนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ หรือผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับเป็น ผู้เปิดซองและลงช่ือในใบเอกสารลับ ถ้าจ่าหน้าซองหรือซองชั้นในระบุถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง โดยเฉพาะหรือระบุชื่อพร้อมตาแหน่งแล้ว ให้ผู้ถูกระบุชื่อที่หน้าซองหรือผู้ได้รับมอบหมายโดยตรง เท่าน้ันเป็นผู้เปิดและลงช่ือในใบรับเอกสารลับ สาหรับเอกสารช้ันลับที่ใส่ซองช้ันเดียว ให้เจ้าหน้าที่ ผู้เปิดซองเอกสารน้ันให้แก่นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับหรือผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ ทนั ที

-6- ในกรณีที่มีระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ กาหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับ งานสารบรรณไว้ประการใดให้ถือปฏิบัติตามน้ัน (โปรดดูรายละเอียดในระเบียบว่าด้วยการรักษา ความลับของทางราชการในภาคผนวกทา้ ยหนังสอื เลม่ น้ี) แผนภมู ทิ ่ี 1 กระบวนการของหนังสอื เข้า 3.
() 2.

( -) 1. - 4. ( ) () กระบวนการของหนังสอื ออก มีแนวทางปฏิบตั ิดงั นี้ 1. เจ้าหน้าท่เี จ้าของเร่ืองรับเร่ืองไวป้ ฏิบัติแลว้ บันทึกเสนอผา่ นหวั หนา้ ฝา่ ย/งาน ถา้ สมควร ทาหนังสอื โตต้ อบเสนอด้วยก็ควรพิมพแ์ นบไปพร้อมกนั หรืออาจเสนอตรวจร่างก่อนก็ได้ 2. เจ้าหน้าท่ีรับ – สง่ รบั เร่อื งเสนอผู้บริหารหรอื ผู้ท่ีได้รบั มอบหมาย 3. ผู้บรหิ ารหรอื ผู้ที่ไดร้ ับมอบหมายพิจารณาสง่ั การ ตรวจรา่ ง และหรอื ลงนาม 4. เจา้ หน้าที่รบั – ส่ง นาเร่ืองคืนฝ่าย/งาน หรือเจ้าของเร่ืองดาเนนิ การ ถา้ เปน็ เรื่องท่ี ลงนามแลว้ ให้ลงทะเบียนหนังสือสง่ และลงวันที่ เลขทห่ี นังสือส่งออกเพ่ือจดั สง่ ต่อไป ส่วนสาเนา คูฉ่ บับและตน้ เรอ่ื งส่งคนื เจ้าของเร่ืองผูป้ ฏิบัติ แตถ่ ้ายังไม่สามารถสง่ ออกไดท้ ันทคี วรเก็บไวใ้ นแฟ้มรอ ส่งก่อน 5. หนังสือฉบบั ใดยังปฏิบตั ิไม่เสรจ็ สิ้นต้องรอการโต้ตอบอีก เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องควรเก็บ ไว้ในแฟ้มรอตอบ ซง่ึ อาจจะตอ้ งทาเรือ่ งนัน้ ส่งออกไปอีก

-7- แผนภมู ิที่ 2 3.

4. - (- ) ( ) 2.
1. () () นอกจากกระบวนการของหนังสือเข้าและกระบวนการของหนังสือออกดังได้กล่าวมาแล้ว ในการปฏิบัติงานสารบรรณมีกระบวนการไปสู่การเก็บระหว่างปีและตอนสิ้นปีจนถึงการทาลาย หนังสือ ฉะนั้นกระบวนการของหนังสือเข้าและหนังสือออกท่ีกล่าวมาแล้ว ยังมีข้ันตอนท่ีต้อง ดาเนินการตอ่ ไปอีกดงั น้ี 1. ในระหว่างปีเรื่องใดอยู่ระหว่างปฏิบัติหรือเป็นเรื่องเก่ียวกับระเบียบหรือเร่ืองที่ใช้ ตรวจสอบ จะต้องจัดเก็บไว้ในแฟ้มเก็บหนังสือระหว่างปีตามหมวดหนังสือน้ัน ๆ ถ้าเร่ืองใดปฏิบัติ เสร็จแล้ว เจ้าหน้าท่ีเจ้าของเร่ืองดาเนินการจัดเก็บหนังสือที่เสร็จแล้วในระหว่างปีในแฟ้มเก็บ ระหว่างปี เพือ่ รอเก็บตอนสิน้ ปี 2. เม่ือส้ินปีเจ้าหน้าท่ีเจ้าของเรื่องมอบหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จแล้วจากแฟ้มเก็บระหว่างปี พร้อมบัญชีหนังสือส่งเก็บให้เจ้าหน้าท่ีเก็บหนังสือประจาสานักงาน เพื่อดาเนินการจัดทาทะเบียน หนังสือเก็บและจัดเก็บหนงั สือใหช้ อบด้วยระเบียบ 3. ส่วนราชการท่ีขอทาลายหนังสือดาเนินการทาลายหนังสือตามระเบียบว่าด้วยงาน สารบรรณ หมายเหตุ ข้ันตอนการเดินหนังสือราชการสาหรับสถานศึกษาสังกัดสถาบันการอาชีวศึกษา สานักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษาให้ถือปฏิบัติ โดยยึดหลักการและแนวทาง ปฏบิ ัติตามท่กี ล่าวไวน้ โ้ี ดยอนุโลม

-8- แผนภมู ิที่ 3 11. 10. 9. 4. ( ) 3.
5.
() () 2.
/ 7. 8. 6.
/
)
( - ( -) ) - 1. (-

-9- การทาสาเนาหนังสอื สาเนา คือ เอกสารทีจ่ ัดทาขึ้นเหมือนกบั ต้นฉบบั โดยจดั ทาจากตน้ ฉบับ สาเนาคฉู่ บบั หรอื จากสาเนาอีกช้นั หนง่ึ ในกรณมี ีความจาเปน็ ต้องใชเ้ อกสารราชการนั้น ๆ เพม่ิ ขึ้น และเอกสารเหล่าน้ันไม่ได้จัดทา ไว้หลายฉบับ จาเป็นต้องจัดทาสาเนาข้ึนเพ่ือให้เป็นหลักฐานในการประกอบการพิจารณาของ ทางราชการ การทาสาเนาอาจทาได้หลายวธิ ี ดงั นี้ 1. ถอดหรือจัดทาพร้อมต้นฉบับ โดยใช้กระดาษคาร์บอนสอดระหว่างต้นฉบับกับกระดาษ ท่ที าสาเนา เม่ือพิมพ์เสรจ็ แล้ว ตน้ ฉบบั กับสาเนาจะเหมอื นกนั ทกุ ประการ ซ่ึงเราเรียกว่า “สาเนาคู่ ฉบับ” สาเนาชนดิ นี้จะตอ้ งมีลายมือช่ือหรือลายมือช่ืออย่างย่อของผู้ลงช่ือ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์และ ผู้ตรวจ ลงลายมอื ช่อื หรือลายมอื ชื่อย่อไว้ท่ขี ้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือด้วย 2. คัดหรือลอกจากต้นฉบับ คาต่อคา ให้ถูกต้องกับต้นฉบับเดิม และต้องตรวจทานให้ ถูกต้องกับต้นฉบับอย่างแท้จริง สาเนาชนิดน้ีอาจผิดพลาดไปจากต้นฉบับได้ ผู้จัดทาต้องมีความ ละเอยี ดถีถ่ ว้ น และเพ่ือแสดงใหท้ ราบว่าได้มีการตรวจสอบรายละเอียดแล้ว จึงต้องมีผู้รับรองสาเนา ว่า “สาเนาถูกตอ้ ง” 3. ใช้วิธีถ่ายจากต้นฉบับ เช่น ถ่ายด้วยเคร่ืองถ่ายเอกสาร ซึ่งจะไม่ผิดพลาดไปจาก ต้นฉบบั และต้องมีการรับรองสาเนาว่า “สาเนาถกู ต้อง” เช่นกัน เพราะเปน็ สาเนาทถ่ี ่ายจากต้นฉบับ อีกครง้ั หน่งึ 4. สาเนาหนังสือที่พิมพ์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งต้นฉบับกับสาเนาจะเหมือนกัน ทุกประการ ซง่ึ เรยี กว่า “สาเนาคฉู่ บับ” สาเนาชนิดน้จี ะตอ้ งมีลายมอื ช่อื หรือลายมือชื่ออย่างย่อของ ผู้ลงชื่อและผู้ร่าง ผู้พิมพ์และผู้ตรวจ ลงลายมือช่ือหรือลายมือช่ือย่อไว้ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวา ของหนังสอื ดว้ ย การรับรองสาเนาให้มีคารับรองว่า “สาเนาถูกต้อง” และเจ้าหน้าที่ต้ังแต่ระดับ 2 หรือ เทียบเท่าขึ้นไป ซึ่งเป็นเจ้าของเร่ืองทาสาเนาน้ันขึ้นเป็นผู้ลงลายมือชื่อรับรอง พร้อมท้ังพิมพ์ชื่อ ตัวบรรจง ตาแหน่ง และวัน เดือน ปีที่รับรอง และโดยปกติให้มีคาว่า “สาเนา” ไว้ที่ก่ึงกลาง หน้ากระดาษเหนอื บรรทัดแรกของสาเนาหนังสอื ด้วย

- 10 - การตรวจหนังสอื การตรวจหนังสือ หมายถึง การตรวจหนังสือต่าง ๆ ที่เก่ียวกับการปฏิบัติงานสารบรรณ เช่น การตรวจร่างหนังสือ ตรวจรายงานการประชุม ตรวจการพิมพ์ ตรวจการทาสาเนา นอกจากน้ี ยงั มีการตรวจหนังสอื ของเจ้าหน้าที่รบั – ส่ง อกี ด้วย การตรวจหนังสอื ของเจา้ หน้าที่รับ – สง่ เจ้าหน้าที่รับ – ส่ง มีหน้าที่ตรวจหนังสือ 2 ประเภท คือ หนังสือที่รับเข้าและหนังสือ ทส่ี ง่ ออก 1. การตรวจหนงั สอื ที่รบั เข้า 1.1 ตรวจจ่าหน้าซองเพ่ือทราบว่าเป็นหนังสือที่มาถึงส่วนราชการท่ีตนรับผิดชอบ ถกู ตอ้ งหรือไม่ 1.2 ตรวจสอบความถูกต้องของหนงั สือรับเข้า 1.2.1 มีเลขท่หี นงั สอื สง่ ออกและวนั ทห่ี รอื ไม่ 1.2.2 ตรวจสิง่ ท่ีสง่ มาดว้ ยมคี รบถว้ นถกู ตอ้ งหรอื ไม่ 1.2.3 มกี ารลงชือ่ และตาแหน่งในหนงั สือถูกตอ้ งหรือไม่ 2. การตรวจหนงั สือท่ีส่งออก 2.1 ตรวจสอบความถกู ตอ้ งของหนงั สือส่งออก 2.1.1 ลงรหัสสว่ นราชการ และเลขทีส่ ง่ ออกถูกตอ้ งหรอื ไม่ 2.1.2 ลงวนั ที่ เดือน พ.ศ. ถกู ตอ้ งหรือไม่ 2.1.3 มสี ง่ิ ท่สี ง่ มาด้วยตามทีแ่ จ้งไว้ ถกู ต้องหรือไม่ 2.1.4 มกี ารลงชอื่ และตาแหน่งทถี่ ูกต้องในหนงั สอื หรือไม่ 2.1.5 มีชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานท่ีรับผิดชอบในการทา หนังสือนั้น และมหี มายเลขโทรศัพทห์ รือไม่ 2.2 ตรวจการลงเลขท่หี นงั สือสง่ ออกถกู ต้องตรงกับในทะเบียนสง่ หนงั สือหรือไม่ 2.3 ตรวจการจ่าหนา้ ซอง และการใชซ้ องถกู ตอ้ งหรอื ไม่ ข้อเสนอแนะในการตรวจร่างหนงั สอื การร่างหนังสือภายใน – ภายนอก หนังสือประทับตรา หนังสือส่ังการ หนังสือ ประชาสัมพันธ์หนังสือรับรอง แผนงานและโครงการ คากล่าวรายงาน คาปราศรัย ฯลฯ มีขอ้ เสนอแนะสาหรบั ผตู้ รวจรา่ งหนังสอื ดงั น้ี 1. เปน็ ผมู้ คี วามรู้ ความเขา้ ใจในระเบียบว่าดว้ ยงานสารบรรณเป็นอยา่ งดี 2. มคี วามรู้ ความเข้าใจเร่ืองหลกั การรา่ งหนงั สือ 10 ประการ คอื

- 11 - 2.1 ตอ้ งรู้และเขา้ ใจเรอ่ื งใหช้ ดั เจนกอ่ น 2.2 ใหข้ นึ้ ต้นดว้ ยขอ้ ความทีเ่ ปน็ เหตกุ อ่ น และตามด้วยข้อความทเี่ ป็นความประสงค์ 2.3 ความใดทอี่ ้างองิ ถงึ กฎหมาย ระเบียบ คาสั่งหรือเรื่องตัวอย่างต้องระบุให้ถูกต้อง ชดั เจน 2.4 ใช้ข้อความส้ัน ๆ เป็นลักษณะสานวนราชการ แต่ละประโยคเข้าใจง่ายถูกตาม หลักภาษาไทย 2.5 ระมัดระวังเร่ืองความถูกต้องของการใช้ตัวสะกด การันต์ การย่อหน้าและวรรค ตอน 2.6 ตอ้ งรจู้ กั ชือ่ ตาแหนง่ และส่วนราชการทถี่ กู ตอ้ ง 2.7 ต้องคานึงถึงผู้รับหนังสือหรือผู้เกี่ยวข้อง จะต้องเข้าใจถูกต้องตามความประสงค์ หรือไม่ 2.8 ใช้ถ้อยคาสุภาพให้สมฐานะของผู้รับรองหนังสือ ถ้าปฏิเสธคาขอก็ควรมีเหตุผล ใหผ้ ู้ขอเห็นใจ 2.9 ต้องเป็นนักสงั เกต การใช้ถ้อยคา สานวน คาราชาศัพท์ และคาใช้กับพระภิกษุ ใหถ้ ูกต้องเหมาะสม 2.10 เม่ือร่างหนังสือเสร็จแล้ว ต้องอ่านทบทวนดูว่าได้ข้อความถูกต้อง ครบถ้วน เหมาะสมหรอื ไม่ หากเหน็ สมควรปรับปรุงแก้ไขจุดใดอีก ก็ปรับแก้ให้เรียบร้อยก่อนเสนอ ตรวจร่าง และส่ังพิมพ์ 3. ตอ้ งตรวจอย่างละเอยี ดรอบคอบ 4. ต้องเขียนตัวหนังสือและเครื่องหมายต่าง ๆ ที่แก้ไขให้ชัดเจน สะดวกต่อการนาไป พมิ พ์ 5. เม่อื ตรวจแกไ้ ขคร้ังแรกเสร็จ ควรอ่านทานข้อความท้ังหมดอีกครั้ง เพื่อให้ได้ข้อความที่ เหมาะสมอย่างแท้จริง 6. หลงั จากการตรวจรา่ งหนังสอื หากเหน็ วา่ สมควรนาเสนอให้ผู้บังคับพิจารณาตรวจแก้ไข อกี คร้งั หนึง่ ก็ให้เสนอกอ่ นนาไปพมิ พด์ ว้ ย 7. ใหล้ งชื่อผ้ตู รวจร่างหนังสอื ไว้ท่มี ุมลา่ งด้านขวามือเพื่อเป็นหลกั ฐาน ขอ้ เสนอแนะในการตรวจรายงานการประชุม ในการตรวจรายงานการประชุม มขี อ้ เสนอแนะสาหรบั ผ้ตู รวจรายงานการประชุม ดังนี้ 1. เป็นผู้มีความรู้ ความเข้าใจในเร่ืองระเบียบงานสารบรรณ การจดรายงานการประชุม รปู แบบการพมิ พห์ นังสอื ที่เหมาะสม 2. เปน็ ผมู้ คี วามละเอียดรอบคอบ 3. เปน็ ผู้มคี วามร้ใู นการใชภ้ าษาไทย การยอ่ หน้าและการเว้นวรรคตอนทถ่ี กู ตอ้ งเหมาะสม

- 12 - 4. เป็นนักยอ่ ความที่ดี และเข้าใจเป้าหมายหรอื ประเดน็ ของการประชุมแตล่ ะระเบียบวาระ 5. เป็นผู้ที่มีความสามารถเขียนหนังสือได้เน้ือหาสาระ ให้ผู้อ่านเข้าใจง่าย ได้ความหมาย ตรงกนั 6. สามารถเขยี นตัวหนังสือและทาเครื่องหมายแก้ไขแต่ละจุดได้เรียบร้อย ชัดเจน สะดวก ตอ่ การอา่ นและนาไปพมิ พ์ 7. เม่ือตรวจแกไ้ ขครั้งแรกแล้ว ควรอ่านทานข้อความทง้ั หมดและปรับปรุงแก้ไขอีกครั้ง ให้ มขี อ้ บกพรอ่ งนอ้ ยท่ีสดุ 8. ผทู้ าหน้าที่ตรวจรายงานการประชมุ ควรเปน็ ผ้ทู ่ไี ด้เข้าประชุมดว้ ย 9. หลังการตรวจรายงานการประชุมเสร็จ ถ้ายังไม่แน่ใจในผลการตรวจ ควรนาเสนอ ประธานการประชุม เพื่อตรวจสอบความถูกตอ้ ง เหมาะสมอีกครงั้ 10.ผู้ตรวจรายงานการประชุมควรรับผิดชอบผลการตรวจของตน โดยเป็นผู้ร่วมลงช่ือใน รายงานการประชมุ ในฉบบั ทเี่ ก็บไวใ้ นสมุดประชุม ในฐานะผตู้ รวจรายงานการประชมุ ขอ้ เสนอแนะในการตรวจการพิมพ์ การตรวจพิมพห์ นงั สือ ตามระเบียบว่าดว้ ยงานสารบรรณซ่ึงได้แก่ หนงั สอื ภายนอก หนังสือภายใน หนงั สือประทับตรา หนังสอื สงั่ การ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนงั สอื รับรอง รายงาน การประชมุ แผนงานโครงการ คากลา่ วรายงาน คากล่าวปราศรยั รวมท้งั สาเนาหนงั สือตา่ ง ๆ มี ขอ้ เสนอแนะในการตรวจพิมพ์ ดังน้ี 1. ตรวจขอ้ ความถกู ต้อง ครบถ้วนตามรา่ งตน้ ฉบับหรือไม่ 2. ตรวจตัวสะกด การนั ต์ การใช้ย่อหนา้ วรรคตอน 3. ตรวจการใช้ถ้อยคา สานวน การเรยี กช่อื ส่วนราชการ ชื่อและตาแหนง่ ถูกต้องหรือไม่ 4. ตรวจความเรียบรอ้ ย 5. ตรวจการพมิ พ์และรปู แบบเอกสารถูกต้องหรือไม่ 6. ตรวจการใช้กระดาษพิมพ์และการพมิ พ์จา่ หน้าซอง เหมาะสมหรอื ไม่

- 13 - การส่งหนังสอื การส่งหนังสือ คือ การดาเนินส่งหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแล้วไปยังผู้รับหนังสือ มีข้ันตอน ในการปฏิบัติ ดงั น้ี ๑. เจา้ หน้าท่ีเจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือรวมท้ังสิ่งท่ีส่งมาด้วยให้ครบถ้วน แลว้ ส่งเรือ่ งใหเ้ จา้ หน้าทีข่ องหนว่ ยงานสารบรรณกลางเพ่อื ส่งออก ๒. เมื่อเจ้าหน้าท่ีของหน่วยงานสารบรรณกลางหรือเจ้าหน้าท่ีรับ-ส่งหนังสือได้รับเรื่องแล้ว ให้ปฏิบัติ ดังนี้ 2.1 ลงทะเบยี นหนังสือสง่ ตามระเบยี บวา่ ด้วยงานสารบรรณ ดังนี้ ๒.๑.๑ ทะเบยี นหนงั สอื ส่ง วันท่ี เดอื น พ.ศ. ใหล้ งวนั เดือน ปที ีล่ งทะเบยี น ๒.๑.๒ เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขท่ีลาดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลาดับ ติดต่อกนั ไปตลอดปปี ฏิทิน ๒.๑.๓ ที่ ใหล้ งรหัสตวั พยญั ชนะและเลขประจาของสว่ นราชการเจ้าของเร่ือง ใน หนังสอื ส่งออก ๒.๑.๔ ลงวันท่ี ใหล้ งวัน เดอื น ปี ทจ่ี ะส่งหนงั สือนนั้ ออก ๒.๑.๕ จากให้ลงตาแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลใน กรณีทไ่ี ม่มีตาแหนง่ ๒.๑.๖ ถึง ให้ลงตาแหน่งของผู้ที่หนังสือน้ันมีถึง หรือช่ือส่วนราชการหรือชื่อ บุคคลในกรณที ี่ไมม่ ตี าแหน่ง ๒.๑.๗ เร่ือง ให้ลงช่ือเร่ืองของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเร่ืองให้ลงสรุป เรือ่ งย่อ ๒.๑.๘ การปฏิบัติ ให้บันทกึ การปฏบิ ตั ิเก่ยี วกับหนังสือฉบับนั้น ๒.๑.๙ หมายเหตุ ให้บนั ทึกขอ้ ความอืน่ ใด (ถา้ มี) ทะเบยี นหนงั สือส่ง แบบทะเบียนหนังสือส่ง วนั ...... เดือน.......... พ.ศ. .......... เลขท่ี ท่ี ลงวนั ท่ี จาก ถงึ เรือ่ ง การปฏิบตั ิ หมายเหตุ ทะเบียนสง่

- 14 - ๒.๒ ลงเลขที่ และวัน เดอื น ปี ในหนงั สอื ทจี่ ะสง่ ออกทง้ั ในต้นฉบับและสาเนาคูฉ่ บบั ให้ตรงกบั เลขทะเบยี นสง่ และวัน เดือน ปี ในทะเบยี นหนังสอื ส่ง ๓. ก่อนบรรจุซอง เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางควรตรวจสอบความเรียบร้อย ของหนงั สือและส่ิงท่สี ่งมาด้วยแล้วจึงปิดผนึก ในกรณีทห่ี นังสือมีความสาคัญไม่มากนัก อาจส่งไปโดยยึดติดด้วยแถบกาวหรือเย็บด้วยลวด หรือวิธีอ่ืนแทนการบรรจุซองกไ็ ด้ ๔. จา่ หน้าซองให้ถูกต้องเรยี บร้อยตามระเบียบวา่ ด้วยงานสารบรรณ สาหรับหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือท่ีต้องจัดส่งและดาเนินการทาง สารบรรณดว้ ยความรวดเรว็ เปน็ พิเศษ แบ่งเปน็ ๓ ประเภท คือ ๔.๑ ด่วนท่สี ดุ ๔.๒ ด่วนมาก ๔.๓ ดว่ น ใหร้ ะบุชน้ั ความเรว็ ด้วยตวั อกั ษรสีแดง ขนาดไมเ่ ลก็ กวา่ ตัวพิมพโ์ ปง้ ๓๒ พอยท์ สูง ๑/๒ ซม. ให้เห็นได้ชัดบนหนังสือและซองตามที่กาหนดไว้ในระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณโดยให้ระบุคาว่า ด่วนทสี่ ดุ ด่วนมาก หรือดว่ น แล้วแตก่ รณี ๕. การส่งหนังสือทางไปรษณีย์ ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบหรือวิธีการท่ีการสื่อสารแห่ง ประเทศไทยกาหนด ดงั น้ี ๕.๑ ให้ส่วนราชการที่จัดส่งหนงั สือทางไปรษณีย์ ระบุช่ือส่วนราชการหรือ หน่วยงาน และสถานท่ตี ั้งไว้บรเิ วณมมุ บนซ้ายด้านจา่ หนา้ ระดับตนี ครฑุ และเหนือเลขทีห่ นังสอื ๕.๒ ระบุช่ือหรือตาแหน่งของผู้รับพร้อมที่อยู่หรือสังกัดและรหัสไปรษณีย์ที่บริเวณ กลางของด้านจา่ หนา้ ๕.๓ ในกรณีทเ่ี ป็นการจัดสง่ โดยมีข้อตกลงกับการสื่อสารแห่งประเทศไทยขอชาระค่า ฝากส่งเป็นรายเดือน ให้มรี ายละเอยี ดบนดา้ นจา่ หน้าซองเพมิ่ ข้ึนดังนี้ ๕.๓.๑ ระบุข้อความ “ชาระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ใบอนุญาตท่ี/ช่ือที่ทาการ ฝากสง่ ” ในกรอบสเ่ี หลี่ยมผนื ผา้ แนวนอน ขนาด 2×4 ซม. ที่มมุ ขวาด้านจา่ หน้า ๕.๓.๒ ใหเ้ ว้นพน้ื ทีว่ า่ งใต้รหัสไปรษณีย์ถึงขอบล่างของซอง ๒๐ มม. ตลอดแนว และเว้นพ้นื ทว่ี ่างรมิ ซองด้านขวา-ซา้ ย ระดบั ใต้เลขท่ีหนงั สือ ๒๐ มม. ตลอดแนวดว้ ย หมายเหตุ รายละเอียดเกี่ยวกับการจัดส่งทางไปรษณีย์ ให้ถือปฏิบัติตามวิธีปฏิบัติในการ จ่าหน้าซองหนังสือท่จี ัดส่งทางไปรษณีย์ ตามหนงั สอื สานักนายกรัฐมนตรี ที่ นร ๑๒๐๕/ว ๑๖๐๗ ลงวันท่ี ๓ มนี าคม ๒๕๔๑

- 15 - แบบสมดุ ส่งหนังสอื เลขทะเบยี น จาก ถึง หนว่ ยรบั ผรู้ บั วันและเวลา หมายเหตุ แบบใบรับหนงั สือ ท.่ี .........................ถงึ .......................... เรื่อง................................................... รบั วันที.่ ..........................เวลา.........น. ผรู้ ับ..................................................... ๖. หนังสือท่ีได้ลงทะเบียนส่งในกรณีท่ีเป็นการตอบหนังสือซึ่งรับเข้ามาให้ลงทะเบียนว่า หนงั สือนน้ั ได้ตอบตามหนงั สอื รบั ทีเ่ ท่าใด วนั เดือน ปใี ด ๗. การสง่ หนงั สือลับ การบรรจุซอง ๗.๑ เอกสารช้ันลับท่ีสุดและช้ันลับมาก จะต้องบรรจุซองหรือ ห่อทึบแสง เช่น ใส่ ซอง สีน้าตาลเอกสารดังกล่าวต้องบรรจุอยู่ในซองหรือซองชั้นในพร้อมด้วยใบเอกสารลับตามแบบที่ กาหนดไว้ในระเบียบ แต่ใบรับเอกสารลับไม่ต้องกาหนดช้ันความลับให้ระบุเพียงที่เอกสาร วนั เดอื น ปี จานวนและหมายเลขฉบับของเอกสารที่ใชเ้ ปน็ หลกั ฐานเทา่ น้นั หา้ มเขยี นช่ือเรื่องไว้ใน ใบรับเอกสารลบั ใบรบั เอกสารลบั นจ้ี ะต้องสง่ คืนส่วนราชการผ้สู ง่ เอกสารลับโดยเรว็ ที่สดุ บนซองหรือซองชั้นในให้จ่าหน้าโดยลงเลขท่ีเอกสาร ชื่อหรือตาแหน่งผู้รับและส่วน ราชการผู้ส่งพร้อมทั้งทาเคร่ืองหมาย “ลับท่ีสุด” หรือ “ลับมาก” ทั้งด้านหน้าและด้านหลัง ส่วน ซองหรอื หอ่ ชั้นนอกนน้ั ห้ามทาเครอ่ื งหมายแสดงชน้ั ความลับ ๗.๒ เอกสารชั้นลับ จะต้องบรรจุซองหรือห่อสองชั้นอย่างม่ันคง ซองหรือห่อช้ันนอก ตอ้ งทึบแสงหากตอ้ งการใบรับเอกสารลบั กใ็ หบ้ รรจุใบรบั น้ันไว้ในซองด้านในรว่ มกบั เอกสารด้วย การส่งเอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก ให้ส่งตรงต่อนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ หรือ ผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับเพ่ือลงทะเบียนเอกสารเสียก่อน ไม่ว่าจ่าหน้าซองหรือห่อของ เอกสารนั้นจะระบุช่ือหรือตาแหน่งก็ตาม เว้นแต่มีเหตุผลเป็นพิเศษ จึงให้ส่งตรงต่อผู้รับตามจ่าหน้า ซองหรือเจ้าหนา้ ทพี่ ิเศษซึง่ ไดร้ ับมอบอานาจเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับตามจ่าหน้าซองให้เป็นผู้รับ เอกสารได้

- 16 - เอกสารชน้ั ลบั กป็ ฏิบัติเชน่ เดยี วกัน เว้นแต่จะส่งผ่านเจ้าหน้าท่ีรับส่งหนังสือราชการธรรมดา ไปยังนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับหรือผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับก็ได้ เช่นเดียวกับ เอกสารลับท่ีสดุ และลับมาก ๘. การส่งหนงั สือราชการ ภายในส่วนราชการเดียวกนั ๘.๑ การส่งหนังสือราชการภายในกรมเดียวกันและหน่วยงานอยู่ท่ีเดียวกันในการส่ง หนงั สือใหผ้ ้เู ซ็นรับเรื่องไปพร้อมกบั ลง วัน เดอื น ปี ไวใ้ นสมุดทะเบยี นหนังสือสง่ เพ่อื เปน็ หลักฐาน ทางราชการ ๘.๒ การส่งหนังสือราชการภายในกรมเดียวกันและหน่วยงานตั้งอยู่นอกสถานที่ หรือ สว่ นภมู ิภาคใหถ้ ือปฏบิ ัตเิ รื่องการสง่ ดงั ที่กล่าวมาแลว้ โดยอนุโลม ๘.๓ ในกรณีที่มีเร่ืองเร่งด่วนอาจใช้การติดต่อส่ือสารท่ีรวดเร็วได้ เช่น โทรศัพท์หรือ โทรสาร

- 17 - การกากบั ดแู ล เรง่ รดั และตดิ ตามงานสารบรรณ การกากับดูแลและเร่งรัดงานสารบรรณ คือ การกากับดูแลให้งานสารบรรณดาเนินไปโดย เรยี บร้อยถูกตอ้ งตามระเบยี บและมีหลักฐานครบถ้วน เพื่อให้การปฏิบัติงานในเรื่องนั้น ๆ ได้เสร็จส้ิน โดยรวดเรว็ การกากบั ดูแลและเร่งรัดงานสารบรรณจะบังเกิดผลมากน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับการเอาใจใส่ ของผู้บังคับบัญชาตามลาดับช้ัน และเพ่ือให้งานสารบรรณดาเนินไปด้วยความรวดเร็วและเรียบร้อย ผบู้ งั คับบัญชาตอ้ งปฏิบัติงานสารบรรณให้เป็นตวั อยา่ งอันดีแก่ผใู้ ตบ้ งั คบั บัญชา ๑. การเร่งรัดงานทางดา้ นสารบรรณทั่วไป ให้ดาเนินการดังน้ี ๑.๑ หนังสือราชการท้ังปวงที่ไม่มีปัญหาต้องรีบดาเนินการให้เสร็จเรียบร้อยโดยเร็ว และหากจะต้องตอบให้ทราบ ก็ให้ตอบให้ผู้ถามทราบโดยเร็วตามกาหนดระยะเวลาที่กาหนดไว้ สาหรบั การปฏิบัตริ าชการของส่วนราชการนัน้ ๆ ๑.๒ หนังสือราชการท้ังปวงที่ไม่มีปัญหา เมื่อถึงบุคคลใดบุคคลนั้นต้องพิจารณาเสนอ ความคดิ เห็นทันที ให้เสรจ็ ในวันนน้ั หรืออย่างชา้ ในวันรุ่งขน้ึ ๑.๓ งานที่ประทับตราคาว่า ด่วนที่สุด ด่วนมาก ด่วน ให้รีบดาเนินการให้เสร็จโดย ทันทีสาหรบั งานที่มีกาหนดเวลา ใหเ้ ร่งดาเนินการให้แล้วเสร็จภายในกาหนดเวลา ๑.๔ สาหรบั งานทงั้ ปวง ถ้าเป็นงานท่ีมีปัญหาให้แจ้งเจ้าของเรื่องท่ีถามทราบถึงปัญหา ชัน้ หนึ่งก่อน ๒. การตรวจสอบเพื่อเร่งรัดงาน ให้มีการตรวจสอบงานสารบรรณ เพ่ือดาเนินการเร่งรัด เป็นงวด ๆ โดยแบง่ ออกเป็น ๓ งวด คือ ประจาสปั ดาห์ ประจาเดือน และประจาปี ๒.๑ การเร่งรัดประจาสปั ดาห์ จะตอ้ งพิจารณาว่างานทผ่ี ่านเขา้ มาในสปั ดาหห์ น่ึง งาน เสรจ็ เรียบรอ้ ยเพียงใด จดั เกบ็ แฟ้มเรยี บร้อยตามระเบยี บหรือไม่ อาจสอบถามด้วยวาจาหรือหนงั สือ ๒.๒ การเร่งรดั ประจาเดือน ให้พิจารณาว่างานท่ีรับเข้ามาแต่ละเดือนดาเนินการเสร็จ เรียบร้อยเพียงใด จัดเก็บเข้าระบบเรียบร้อยตามระเบียบหรือไม่ งานที่ค่ังค้างติดอยู่ที่ใด และได้ ดาเนินการไปแล้วเพียงไร แล้วเร่งรัดให้มีการปฏิบัติโดยเร็ว การเตือนเมื่อเห็นล่าช้าให้เตือนเป็น หนังสือ ๒.๓ การเรง่ รัดประจาปี ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับการเร่งรัดประจาเดือน แต่ให้พิจารณา ว่าหนงั สอื ทเ่ี ก็บไว้นน้ั จะต้องไดร้ ับการทาลายตามระเบยี บท่ีกาหนดไว้หรอื ไม่อกี ด้วย ๒.๔ งานที่เป็นเร่ืองด่วนเป็นกรณีพิเศษ ให้มีการเตือนเร่งเป็นพิเศษไม่ต้องคานึงถึง เวลาทีก่ าหนดไว้

- 18 - การกากบั ดแู ลงานสารบรรณในสถานศึกษา ผู้มหี น้าท่กี ากบั ดูแลการปฏิบัติงานสารบรรณ ๑. ผบู้ ริหารสถานศกึ ษา ๒. ผชู้ ว่ ยผบู้ ริหารศึกษา ๓. หัวหน้างานสารบรรณ ๔. หวั หน้าคณะวชิ า ระบบการกากับดูแลและตดิ ตามงานสารบรรณ ๑. จัดสายงานการกากับดูแลใหเ้ หมาะสม ๒. ทาบันทกึ เพอ่ื ช่วยความจา ๓. สอบถามเปน็ ครงั้ คราว ๔. จัดทาทะเบยี นคุมเร่อื ง ๕. ตรวจสอบเอกสารหลกั ฐานงานสารบรรณ คอื ๕.๑ ทะเบยี นรับ - สง่ หนงั สือ 5.2 สมดุ สง่ หนังสือ ๕.๓ ทะเบยี นคมุ เรอ่ื ง ๕.๔ ทะเบยี นรหัสหนังสือ ๕.๕ บญั ชีหนังสือสง่ เกบ็ ๕.๖ ทะเบยี นหนงั สอื สง่ เก็บ ขอ้ ควรดาเนนิ การเกย่ี วกบั การกากับดูแลตดิ ตามงานสารบรรณ ๑. ทาคาสั่งแบง่ งานเป็นหลกั ฐานและใหเ้ ป็นปจั จบุ นั ๒. ทาบญั ชีกาหนดสง่ งานประจาเดือนหน่งึ ๆ แสดงไว้ ๓. ทาปฏิทินการปฏิบัติงานใหเ้ ปน็ ปัจจบุ นั ๔. จัดระบบกากับดูแลงานสารบรรณใหเ้ หมาะสม ๕. จัดระบบขน้ั ตอนการเดนิ ของหนังสอื ให้เหมาะสม ๖. จดั เก็บหนังสือ ท้งั การเก็บระหว่างปแี ละตอนสน้ิ ปใี หเ้ ป็นระบบที่ดี ๗. ประชุมแกไ้ ขปัญหาและปรับปรงุ งานอย่เู สมอ ๘. อบรมให้ความรู้-นิเทศงานให้แกผ่ ู้รว่ มงาน ๙. ตดิ ตามการปฏิบตั งิ านและประเมินผลงาน

- 19 - แนวทางปฏิบัตใิ นการกากับดูแลและติดตามงานสารบรรณ ๑. จัดทาคาสั่งแบ่งงานของส่วนราชการให้เป็นปัจจุบัน และให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติไว้ เป็นหลักฐาน การแบ่งงานให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเป็นกระบวนการอย่างหนึ่ง ของการปฏิบัติและกากับ ดแู ลงานสารบรรณมีหลักทค่ี วรยึดถอื ปฏิบตั ิ ดังน้ี ๑.๑ ควรแต่งต้ังคณะทางานเพื่อยกร่างคา ส่ังแบ่งงานให้เจ้าหน้าท่ีปฏิบัติ ประกอบด้วยผู้ช่วยหัวหน้าส่วนราชการเป็นประธาน หัวหน้าฝ่าย งานต่าง ๆ เป็นคณะทางานและ มีผู้ทาหน้าที่เลขานกุ าร ๑ คน ๑.๒ ควรแจ้งให้เจา้ หน้าทท่ี กุ คนแสดงเน้ืองานท่ปี ฏบิ ัตจิ รงิ เป็นลายลักษณ์อักษร ๑.๓ ควรพิจารณาเนอ้ื งานตามคาสง่ั แบ่งงานฉบบั เดิมมาประกอบด้วย ๑.๔ ควรดเู น้ืองานตามกฎหมาย ระเบยี บ คาส่ังที่มรี ะบุไว้ด้วย ๑.๕ ควรดูหวั ขอ้ งานตามโครงสรา้ งของส่วนราชการและนาเอาหัวข้องานเหล่านั้นมา บรรจไุ วด้ ว้ ย ๑.๖ โดยปกติในคาส่ังแบ่งงานมักจัดงานที่จะต้องปฏิบัติให้เข้ากลุ่มงานเดียวกัน ถ้าสามารถทาได้ควรจัดเจ้าหน้าที่ให้เข้ากับกลุ่มงานนั้น ๆ เพราะการจัดเจ้าหน้าที่เข้าสู่งานในคาส่ัง แบง่ งานไม่ตอ้ งรือ้ โครงสร้างงานในคาสงั่ แบ่งงานย่อมสะดวกกวา่ การจดั เนอ้ื งานเขา้ สูเ่ จ้าหนา้ ที่ ๑.๗ ประโยคสุดท้ายในคาส่ังแบ่งงานของเจ้าหน้าท่ีแต่ละคน ควรระบุว่า “และ ปฏบิ ัตงิ านอนื่ ๆ ตามทไี่ ดร้ บั มอบหมาย” ดว้ ย ๑.๘ ควรให้ผู้มีอานาจท่ีแท้จริงเป็นผู้ออกคาสั่ง ในตอนท้ายของคาสั่งควรระบุว่า “ถา้ มีการเปลย่ี นแปลงใด ๆ เกย่ี วกับตัวบุคคลและหรอื เนื้องาน ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองเป็น ผู้กาหนด ปรับปรุงและเปลยี่ นแปลงได้ตามความเหมาะสม” ๑.๙ ควรออกคาสัง่ ตามแบบใหช้ อบด้วยระเบยี บว่าดว้ ยงานสารบรรณ ๑.๑๐ ต้องให้เจ้าหน้าที่ลงนามรับทราบในคาส่ังแบ่งงาน และควรมอบคาสั่งแบ่งงาน ให้ยึดถือไวด้ ว้ ย ๒. หวั หน้าส่วนราชการ หรือหน่วยงาน และหรือผ้ชู ว่ ย ทาการจดบันทึกหนังสือเข้าใหม่ บางเรือ่ งทมี่ ีความสาคญั และหรือท่ีมีกาหนดให้ส่ง เพ่ือช่วยติดตามสอบถามในโอกาสใกล้ถึงกาหนด สง่ งาน ๓. จาทาบัญชีกาหนดส่งงานให้เป็นปัจจุบัน โดยพิมพ์แจกเจ้าหน้าที่ ผู้เก่ียวข้องทุกคน และเขียนรายการสง่ งานประจาเดือนในแผน่ ป้ายประจาสานกั งานด้วย ๔. จัดระบบขัน้ ตอนการเดนิ หนงั สอื ให้เหมาะสม และแจง้ ใหผ้ เู้ ก่ยี วข้องทราบทวั่ กัน ๕. จดั กระบวนการปฏบิ ตั งิ านสารบรรณของสานกั งานให้เปน็ ระบบงานท่ีดีทุกข้ันตอนและ จัดสายงานการกากับดแู ลให้เหมาะสม ๖. จัดใหเ้ จา้ หนา้ ทีใ่ ช้แฟม้ ต่าง ๆ ในการปฏิบตั งิ านอยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพ

- 20 - ๗. จดั ทาเอกสารหลักฐานทีต่ อ้ งมีการกากับดูแลให้ครบ และกาชับเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ ในการปฏิบัติตามเอกสารหลักฐานต่าง ๆ ให้เรียบร้อยเป็นปัจจุบัน เช่น ทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง สมุดส่งหนังสือ ทะเบียนรหัสหนังสือ ทะเบียนคุมเรื่อง บัญชีหนังสือเก็บ สารบัญเร่ืองประจาแฟ้ม ทะเบียนหนงั สือเกบ็ ๘. ดูแลตรวจสอบเอกสารหลกั ฐานที่ต้องมีการกากับดูแล โดยการขอดูและตรวจสอบเป็น ระยะ ๆ บางอย่างอาจกาหนดระยะเวลาการขอตรวจสอบไวเ้ ป็นการแนน่ อน ๙. หัวหน้าส่วนราชการสอบถามการปฏิบัติงานของผู้ช่วยหัวหน้าส่วนราชการ และ เจ้าหน้าที่ระดับต่าง ๆ ตามโอกาสอันควร ผู้ช่วยหัวหน้าส่วนราชการหมั่นสอบถามหัวหน้าฝ่าย หวั หน้างานตามโอกาสอันควรและดบู ัญชีกาหนดส่งงานควบคู่ไปด้วย บางคร้ังอาจของตรวจสอบการ ปฏิบัติจากทะเบียนคุมเร่ืองโดยตรงบ้าง หัวหน้าฝ่าย หัวหน้างานสอบถามเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติและดู บญั ชีกาหนดสง่ งาน รวมทงั้ ติดตามการปฏบิ ัติจากทะเบยี นคุมเรอื่ งตามโอกาสอันสมควร ๑๐. จัดเกบ็ หนงั สือในระหว่างปีและตอนสน้ิ ปีให้เปน็ ระบบทด่ี ี ๑๑. จดั ประชุมผมู้ หี นา้ ทก่ี ากับดแู ลและเจา้ หนา้ ที่ผปู้ ฏบิ ตั ิตามโอกาสอันควร โดยสม่าเสมอ เพื่อปรึกษาหารือแนวทางปฏิบัติ รับทราบปัญหา ข้อคิดเห็น และข้อเสนอแนะ แล้วช่วยกัน ปรบั ปรุงแกไ้ ขใหง้ านพฒั นายงิ่ ขึ้น และควรจัดประชมุ เพอ่ื ประเมินผลงานประจาปอี กี ด้วย ๑๒. ตดิ ตามการปฏิบัตงิ านของเจา้ หนา้ ท่ี ๑๒.๑ จดบันทึกหนังสือทสี่ าคัญไว้ ๑๒.๒ สอบถามด้วยวาจาตามโอกาส ๑๒.๓ ถา้ มีหนงั สือมาก ควรทาทะเบยี นคุมเรอ่ื ง ๑๒.๔ ติดตามการปฏิบัติจากการรับ-จ่าย การเสนอหนังสือ การพิมพ์ การส่งและ การเกบ็ หนังสือ ๑๒.๕ ตดิ ตามเรอ่ื งค้างปฏบิ ัติหรือรอตอบ ๑๓. จดั ทาปฏทิ นิ ปฏบิ ตั งิ านประจาเดอื น ๑๔. จัดประเมนิ ผลการปฏิบัติงานอย่างนอ้ ยปลี ะหนึ่งคร้ัง ๑๕. จดั เรื่องการใชแ้ ฟ้มตา่ ง ๆ อย่างมีประสิทธภิ าพ ๑๕.๑ เจ้าหน้าทร่ี ับ-สง่ หนังสือ ควรจัดใหม้ ีแฟม้ ตา่ ง ๆ ดงั นี้ ๑๕.๑.๑ แฟม้ หนังสอื เข้าใหม่ (ใชแ้ ฟ้มหนบี ปกแขง็ หรอื แฟม้ ปกอ่อนเจาะใน) ๑๕.๑.๒ แฟม้ เสนอต่าง ๆ ได้แก่ ๑๕.๑.๒.๑ แฟ้มเสนอหนงั สอื เขา้ ใหม่ ๑๕.๑.๒.๒ แฟ้มเสนอเรอ่ื งธรรมดา ๑๕.๑.๒.๓ แฟม้ เสนอเร่ืองด่วน ๑๕.๑.๓ แฟม้ รอสง่ (ใช้แฟม้ เช่นเดียวกับ ๑๕.๑.๑) ๑๕.๑.๔ แฟ้มประชุมตา่ ง ๆ (ตามที่ไดร้ ับมอบหมายให้จัดเก็บ)

- 21 - ๑๕.๑.๕ แฟ้มอ่ืน ๆ ๑๕.๒ เจ้าหนา้ ทขี่ องเรือ่ ง ควรจัดใหม้ ีแฟม้ ต่าง ๆ ดังน้ี ๑๕.๒.๑ แฟ้มกาลังจัดทาหรือแฟ้มระหว่างปฏิบัติ (ใช้แฟ้มเช่นเดียวกับ ๑๕.๑.๑) ๑๕.๒.๒ แฟ้มรอตอบ (ใชแ้ ฟม้ เชน่ เดยี วกบั ๑๕.๑.๑) ๑๕.๒.๓ แฟ้มเก็บระหว่างปี (ใช้แฟ้มแขวนหรือแฟ้มปกอ่อนเจาะใน) ควร จัดทา สารบัญเรื่องประจาแฟ้ม โดยมีแผ่นคั่นบ่งชี้กากับและควรแยกเก็บตามรหัสกลุ่มเรื่องของ หนังสือ โดยมีทะเบยี นรหัสหนังสือกากบั ด้วย ๑๕.๒.๔ แฟ้มระเบียบ (ใช้แฟ้มปกอ่อนชนิดเจาะใน) ควรจัดทาสารบัญเร่ือง ประจาแฟม้ และมแี ผ่นคั่นบ่งชกี้ ากบั ท่ีแต่ละปึกเรอ่ื งดว้ ย ๑๕.๒.๕ แฟม้ ประชุม ๑๕.๒.๖ แฟ้มอื่น ๆ ๑๖. การทาบัญชกี าหนดส่งงาน ๑๖.๑ ควรแจกแบบบญั ชีกาหนดสง่ งานให้เจ้าหน้าที่ทุกคน เพื่อกรอกรายการในบัญชี กาหนดสง่ งานในสว่ นทต่ี นรบั ผิดของจรงิ แล้วสง่ กลบั ใหห้ วั หนา้ สว่ นราชการพิจารณา ๑๖.๒ ควรสอบถามส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง เพื่อทราบรายการกาหนดส่งงานที่เป็น ปัจจุบนั ๑๖.๓ ควรดรู ายการจากบัญชีกาหนดส่งงานตามท่มี อี ยู่เดมิ ควบคู่ด้วย ๑๖.๔ ควรตง้ั คณะทางานเพ่ือจัดทาบัญชีกาหนดส่งงานของสานักงานให้เรียบร้อยเป็น ปจั จุบัน ๑๖.๕ เม่ือจัดทาบัญชีกาหนดส่งงานเสร็จแล้ว ควรให้เจ้าหน้าท่ีที่รับผิดชอบลงนาม รับทราบแลว้ แจกบัญชีกาหนดส่งงานให้แก่เจ้าหน้าทที่ กุ คน ๑๖.๖ เขียนรายการกาหนดส่งงานประจาเดือนหนึ่ง ๆ ไว้ที่ป้ายกาหนดส่งงานของ สานักงาน ๑๖.๗ บญั ชกี าหนดสง่ งานของสว่ นราชการหรือหนว่ ยงานอาจมีแบบดงั นี้ บัญชกี าหนดส่งงานในรอบปี ของ.................................. เลขที่ รายการ กาหนดส่ง ส่งที่ หมายเหตุ (หนว่ ยงาน) เดอื น..............................

- 22 - ๑๗. การจัดทาทะเบียนคุมเรื่องหรือติดตามการปฏบิ ัติงาน ควรกาหนดแบบทะเบยี นคุม เร่อื ง ดงั นี้ ทะเบียนคุมเรอื่ งหรือตดิ ตามการปฏบิ ตั งิ าน ฝ่าย/งาน.......................ชื่อผปู้ ฏิบตั .ิ .................. เลขที่ สว่ นราชการ วนั เดอื น ปี การปฏิบตั ิ หนังสือ เจ้าของหนงั สอื ที่รบั หนังสอื ลาดับ เรื่อง ตอ้ งจัดทาให้เสร็จ กาลัง รอตอบ ปฏบิ ตั ิ หมายเหตุ ภายในวนั ที่ ปฏบิ ตั ิ เสรจ็ แล้ว คาอธิบายการใช้ ลาดับ ใหล้ งเรยี งเลขที่ตามลาดับ เลขท่หี นงั สือ ให้ลงเลขที่ส่งออกของหนงั สือราชการฉบบั ทีร่ ับไว้ เร่อื ง ใหล้ งชอ่ื เร่อื งของหนังสือฉบบั นน้ั สว่ นราชการเจ้าของหนังสือ ใหล้ งช่อื ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือฉบับน้ัน ใ ห้ ถกู ตอ้ ง วัน เดอื น ปี ที่รับหนังสอื ให้ลงวนั เดอื น ปี ทผี่ ้ปู ฏบิ ัติรับหนังสอื น้ันไว้ การปฏิบัติ ต้องจัดให้เสร็จภายในวันท่ี ถ้ามีกาหนดเวลาให้ส่งมอบเมื่อใด ใหล้ งวนั ที่ เดอื น พ.ศ. แสดงไว้ กาลังปฏบิ ตั ิ ถ้ายังปฏิบตั ิไมเ่ สร็จใหก้ าเครือ่ งหมาย  ไว้ในช่องน้ี รอตอบ ถ้าปฏิบัติเสร็จเป็นขั้นตอนท่ีหนึ่งแล้ว แต่รออีกฝ่ายหน่ึงทาหนังสือ ตอบมาให้กาเครอื่ งหมาย  ไวใ้ นชอ่ งน้ี ปฏิบัติเสร็จแล้ว หนังสือเร่ืองปฏิบัติเสร็จแล้ว ให้กาเคร่ืองหมาย  ไว้ใน ช่องน้ี หมายเหตุ ใหบ้ ันทึกรายการอืน่ ใด นอกเหนือจากที่กล่าวไวแ้ ลว้ (ถ้าม)ี ประโยชน์ เพื่อช่วยในการกากับและติดตามเร่ืองท่ีเจ้าหน้าที่รับไปปฏิบัติ ให้เสร็จทันกาหนดเวลา ให้บงั เกดิ ผลดแี กร่ าชการหรือหนว่ ยงาน

- 23 - การใช้แฟ้มตา่ ง ๆ ของเจ้าหนา้ ทแี่ ละผ้บู ริหาร เพื่อความเหมาะสมในการปฏิบัติงานสารบรรณให้มีประสิทธิภาพ จึงเสนอแนะแนวทางใน การใช้แฟม้ ต่าง ๆ ของเจา้ หน้าทแี่ ละผู้บรหิ าร ดังนี้ ๑. เจา้ หน้าที่รับ-สง่ หนังสือ ๑.๑ แฟ้มหนงั สือเขา้ ใหม่ ๑.๒ แฟม้ เสนอต่าง ๆได้แก่ ๑.๒.๑ แฟ้มเสนอหนงั สอื เข้าใหม่ ๑.๒.๒ แฟม้ เสนอเรอ่ื งธรรมดา ๑.๒.๓ แฟ้มเสนอเร่ืองดว่ น,ลบั ๑.๓ แฟ้มรอสง่ ๑.๔ แฟม้ ประชุม ๑.๕ แฟ้มอนื่ ๆ ๒. เจา้ หน้าที่เจ้าของเร่ือง ๒.๑ แฟม้ กาลังจัดทา (แฟ้มระหว่างปฏบิ ัติ) ๒.๒ แฟม้ รอตอบ ๒.๓ แฟม้ รอเกบ็ ๒.๔ แฟ้มระเบยี บ ๒.๕ แฟม้ ประชุม ๒.๖ แฟ้มอืน่ ๆ ๓. ผ้บู ริหาร ๓.๑ แฟม้ ประชุม (ทปี่ ระสงคเ์ กบ็ เอง) ๓.๒ แฟม้ หนังสือทต่ี ้องเป็นเจ้าของเรอื่ งเอง ๓.๓ แฟม้ เกย่ี วกับการสืบสวน สอบถาม ๓.๔ แฟม้ หนงั สือลบั ลบั มาก ลับทสี่ ุด ๓.๕ แฟ้มเกี่ยวกบั การพิจารณาความดคี วามชอบ ๓.๖ แฟ้มอนื่ ๆ

- 24 - สาเหตทุ สี่ ง่ งานล่าชา้ และข้อเสนอแนะเพอื่ แกไ้ ข สาเหตุ ขอ้ เสนอแนะ ๑. ไมร่ ู้กาหนดส่งงานทแี่ นน่ อน - จัดทาบญั ชกี าหนดสง่ งานในรอบเดอื นหนึง่ ๆ ให้ ๒. ขาดการเอาใจใส่ เฉอื่ ยชา ๓. ขาดความรู้ ความสามารถ เป็นปจั จุบัน ๔. งานมากเกนิ กาลงั - หัวหนา้ งานต้องหม่ันสอบถาม และติดตามงานอยู่ ๕. จัดระบบงานไมด่ ี เสมอ ๖. เคร่อื งใช้สานกั งานไมเ่ พียงพอ - จดั ฝึกอบรม นเิ ทศ แนะนา ใหค้ วามรู้ทั้ง ๗. ไมไ่ ดร้ ะบเุ จา้ ของเรอ่ื ง ภาคทฤษฎีและภาคปฏบิ ัติ - จดั ทาคาสง่ั แบง่ งานใหเ้ หมาะสม ถา้ มีงานค้างมาก ๘. ขาดความรอบคอบในการจัดสง่ เอกสาร ๙. มีขน้ั ตอนในการจดั สง่ เอกสารมาก บางคร้ังอาจต้องระดมกาลงั ช่วยกนั สะสางงานนน้ั ๆ ๑๐. เคร่อื งใช้สานักงานชารดุ ไมส่ ามารถใช้งานได้ - วางกาหนดขัน้ ตอนในการทางานไว้ให้ชดั เจน โดย ตามปกติ ๑๑. ไมไ่ ด้แตง่ ตง้ั ผทู้ าหน้าทแ่ี ทนเจา้ หนา้ ทีส่ ารบรรณ มผี ูร้ บั ผดิ ชอบหน้าท่ที ัง้ เป็นรายบคุ คลและเป็นคณะ และมีการประชุมคณะทางาน เพ่ือพิจารณา แก้ปัญหาตา่ ง ๆ เปน็ ประจา - จดั หาเครอื่ งใชส้ านักงานให้เพียงพอเพอ่ื ความ สะดวกและคล่องตวั ในการทางาน เช่น เครอ่ื ง เขียน กระดาษตา่ ง ๆ เครื่องคอมพวิ เตอร์ เครือ่ ง โรเนียว เคร่ืองถ่ายเอกสาร เคร่ืองคดิ เลข ฯลฯ และรวบรวม กฎหมายระเบียบ คาสง่ั แบบพิมพ์ ต่าง ๆ ให้พร้อมอยู่เสมอ - ในการจดั ทาหนงั สือราชการโดยเฉพาะหนังสือ ภายนอกจะต้องระบุหนงั สือที่อ้างถงึ ซึง่ เปน็ ตน้ เรอื่ งของการโต้ตอบหนังสือ และการระบชุ ือ่ ผรู้ บั หนงั สือจะต้องระบเุ จา้ ของเรือ่ งเวน้ แต่ในกรณีท่ี เจา้ ของเรื่องระบุใหจ้ ดั สง่ ใหก้ บั บคุ คลอืน่ - ควรตรวจสอบความถูกตอ้ ง ครบถ้วนของหนังสอื กอ่ นจดั ส่งออกจากหน่วยงาน - ลดขัน้ ตอนในการสง่ เอกสาร โดยใหเ้ อกสารผ่าน เฉพาะบคุ คลท่ีเกย่ี วข้อง - จัดให้มผี รู้ บั ผดิ ชอบดแู ลในการบารุงรักษาเครอ่ื งใช้ สานักงานโดยตรง ตรวจสอบให้อยใู่ นสภาพพร้อม ใช้งานอยเู่ สมอ - ควรจัดเตรยี มเจ้าหน้าทท่ี ี่มคี วามรใู้ นงานสารบรรณ ในกรณีที่เจา้ หนา้ ทส่ี ารบรรณไมส่ ามารถปฏิบตั ิงาน ได้ใหพ้ รอ้ มทจ่ี ะทาหน้าทีแ่ ทนเจา้ หนา้ ทีส่ ารบรรณ ในกรณีท่ีเจ้าหนา้ ท่ีสารบรรณไมส่ ามารถปฏบิ ตั ิ หน้าท่ไี ด้

- 25 - ปัญหาและข้อเสนอแนะเกีย่ วกบั การปฏิบัติงานสารบรรณ ปัญหา ขอ้ เสนอแนะ หมายเหตุ ๑. ปัญหาดา้ นบุคลากร ๑. วางระบบการปฏิบตั งิ านและจดั ทาคู่มอื ๑.๑ ผ้บู ริหาร การปฏบิ ัติงานสารบรรณเสนอกรมเพ่อื สัง่ การให้ทกุ ๑.๑.๑ บรหิ ารงานตามความเคยชิน สว่ นราชการและหน่วยงานของกรมถอื ปฏบิ ตั ิ ๑.๑.๒ ใหค้ วามสาคญั ของงานสารบรรณ ๒. จดั ประชุม อบรม สมั มนาเพอื่ ให้ความรู้ ไมม่ ากเท่าท่คี วร ความเข้าใจในด้านการบริหารและการปฏิบัตงิ าน ๑.๑.๓ การควบคมุ การปฏิบตั ิงานสาร สารบรรณแกผ่ ูบ้ ริหารและเจา้ หน้าที่ บรรณยังไมเ่ หมาะสม ๓. จดั ใหม้ ีการติดตามผลและประเมินผลการ ๑.๑.๔ ไม่เข้าใจระเบยี บปฏบิ ตั ิทถ่ี กู ตอ้ ง ปฏบิ ัตงิ านอย่างน้อยปลี ะ ๑ ครัง้ ๑.๑.๕ การพัฒนางานสารบรรณยังไม่ ๔. จัดใหม้ ีการคัดเลอื กหนว่ ยงานราชการ บังเกิดผลดเี ทา่ ทค่ี วร หนว่ ยงาน และสถานศกึ ษาท่ปี ฏบิ ัตงิ านสารบรรณ ๑.๑.๖ สนบั สนนุ และใหก้ าลงั ใจ ดีเดน่ เป็นแบบอย่างที่ดีแลว้ ประกาศใหท้ ราบทั่วกนั ผูใ้ ต้บงั คบั บัญชาในการปฏบิ ตั ิงานสารบรรณน้อยไป ๕. สนบั สนนุ และใหก้ าลังใจผใู้ ต้บงั คับบญั ชา ในการปฏบิ ัตงิ านสารบรรณตามโอกาสอนั ควร ๑.๒ เจ้าหนา้ ทีผ่ ้ปู ฏบิ ตั ิ ๑.๒.๑ ขาดความรู้ ความชานาญในการ ๑. จดั ประชุมอบรมใหค้ วามรคู้ วามเข้าใจแก่ ปฏิบัติงานและปฏิบตั ิงานตามความเคยชนิ บคุ ลากรในสานักงานท้ังภาคทฤษฎีและภาคปฏบิ ตั ิ ๑.๒.๒ ไมป่ ฏบิ ตั ิตามระเบียบและ ๒. จัดอบรมให้ความรเู้ ร่ืองงานสารบรรณแก่ แนวทางปฏบิ ตั ิที่ถูกต้อง ขา้ ราชการบรรจุใหมก่ อ่ นส่งไปปฏบิ ัติงานตาม ๑.๒.๓ ผูป้ ฏบิ ัตงิ านไมไ่ ดร้ บั การพัฒนา หน่วยงานต่าง ๆ ของกรม และส่งบุคลากรท่ี เกี่ยวกับการปฏบิ ัตงิ านสารบรรณ ปฏบิ ตั ิงานสารบรรณเข้ารบั การอบรม ๑.๒.๔ ไมส่ นใจที่จะปรับปรงุ งานให้ ประชุมสมั มนา ตามท่ีหนว่ ยงานอื่น ๆ จดั เจริญกา้ วหนา้ ๓. ส่งไปศกึ ษาดูงานหนว่ ยงานอ่ืน ๆ ทั้งภาครฐั ๑.๒.๕ ขาดผูน้ เิ ทศงาน และเอกชน ๑.๒.๖ ขาดคู่มอื การปฏบิ ตั ิงาน ๔. จัดประชุมบุคลากรผูป้ ฏบิ ตั โิ ดยสมา่ เสมอ ๑.๒.๗ มีเจ้าหนา้ ทไี่ ม่เพยี งพอ เพื่อปรับปรุงการปฏิบัตงิ านสารบรรณใหพ้ ฒั นา ๑.๒.๗.๑ มีปรมิ าณงานมาก (งาน ยงิ่ ข้ึน ล้นคน) ๕. จดั ให้มกี ารนิเทศ ตดิ ตามงานเปน็ ระยะ ๆ ๑.๒.๗.๒ ทางานหลายหนา้ ที่ โดยหัวหนา้ ฝา่ ย หวั หนา้ งาน ๖. จดั หาตาราและคมู่ ือปฏบิ ตั งิ านไว้ประจา สานกั งาน

- 26 - ปญั หา ข้อเสนอแนะ หมายเหตุ ๑.๒.๗.๓ ให้ไปปฏบิ ตั ิงานอนื่ หรอื ๗. ให้เจ้าหนา้ ทดี่ าเนนิ การตามลาดบั ความ ไปชว่ ยราชการทอ่ี นื่ ทาให้ขาดบคุ ลากรผูป้ ฏบิ ตั งิ าน สาคญั ของงาน ๑.๒.๘ ขาดขวญั และกาลงั ใจ ๘. ผบู้ ริหารควรใหค้ วามสาคัญของงาน ๑.๒.๘.๑ ขาดขวญั และกาลังใจ สารบรรณและควรใหเ้ จ้าหน้าท่ีปฏิบัตงิ านตาม หน้าทท่ี ่รี บั ผดิ ชอบให้เตม็ ที่ ในเร่อื งความกา้ วหนา้ ในตาแหนง่ หน้าทีก่ ารงาน ๑.๒.๘.๒ ไมไ่ ดร้ บั การสนับสนุน ๙. ผู้บังคับบญั ชาควรสนบั สนนุ ใหไ้ ดม้ โี อกาส ศึกษาตอ่ ทั้งภาคปกตแิ ละภาคค่าเมอื่ มีตาแหนง่ ว่าง จากผู้บังคับบญั ชาเท่าทค่ี วร สามารถเปลยี่ นตาแหนง่ ทางสายงานได้ก็ควร ๑.๒.๙ การเปลย่ี นแปลงบางอยา่ ง เชน่ พจิ ารณาเจา้ หน้าที่ธุรการที่มวี ุฒิทสี่ ามารถลงใน ตาแหนง่ นน้ั ไดม้ ใิ ชร่ ับโอนหรอื บรรจุใหม่ การแบง่ สว่ นราชการ ทาให้การปฏิบตั ิงาน คลาดเคลือ่ น ๑๐. ประสานงานกับ ก.พ. หรอื ก.ค. เพ่ือ ส่งเสริมความกา้ วหนา้ ของเจา้ หนา้ ทีธ่ รุ การและ ๑.๒.๑๐ ขาดขอ้ มลู ทีถ่ ูกต้องเก่ียวกับชอื่ ผูร้ บั ผดิ ชอบงานสารบรรณ และตาแหนง่ ของบุคคลและชื่อหนว่ ยงาน ๑๑. จดั หากฎหมาย ระเบยี บที่เกยี่ วข้องกับ การปฏบิ ัติงานสารบรรณ เช่น พระราชบญั ญัติ ระเบียบบริหารราชการสว่ นแผน่ ดนิ และเอกสาร ตา่ ง ๆ ที่มีรายละเอยี ดเก่ยี วกับขอ้ มลู การเรยี กชอ่ื ตาแหน่งของบคุ คลและชื่อหนว่ ยงานที่ถูกต้อง ๑.๓ ผ้เู กย่ี วข้อง ผูบ้ ังคับบญั ชา หัวหน้าสว่ นราชการ ควรจัด เจ้าหนา้ ท่ฝี า่ ยอืน่ ๆ ภายในส่วนราชการ ประชมุ อบรมให้ความรคู้ วามเขา้ ใจแกบ่ ุคลากรใน สานักงานท้ังภาคทฤษฎแี ละภาคปฏิบัติ และหน่วยงานขาดความรคู้ วามเขา้ ใจ ในการ ปฏบิ ตั ิงานสารบรรณทาใหไ้ มไ่ ดร้ บั ความร่วมมือใน การปฏบิ ัตงิ านสารบรรณใหม้ ปี ระสิทธิภาพ ๒. ปญั หาดา้ นการปฏบิ ตั ิงาน ผบู้ งั คับบญั ชาควรกาชับให้เจ้าหนา้ ทท่ี ุกฝา่ ย ๒.๑ การสง่ หรือเสนอหนงั สือขา้ มสายงานทา เสนอหนังสือหรอื สง่ หนงั สอื ผา่ นเจา้ หน้าท่ีธุรการ ท่รี ับผิดชอบและควรทาหลกั ฐานในการสง่ -รับเร่อื ง ให้เรอื่ งหายตดิ ตามเรอ่ื งไมไ่ ด้ ผปู้ ฏิบัติไมท่ ราบเร่ือง ไวด้ ว้ ย ๒.๒ การปฏิบตั งิ านลา่ ชา้ เจา้ หนา้ ที่ธรุ การท่รี ับผดิ ชอบควรมสี มุดคมุ ๒.๒.๑ ฝา่ ยตา่ ง ๆ เกบ็ เร่อื งไวไ้ ม่ปฏิบตั ิ เรอื่ งทสี่ าคัญ ๆ ประจาวันบันทกึ ข้อทผี่ ู้บงั คบั บญั ชาสง่ั การใหป้ ฏบิ ตั ิ ปฏิบัตติ ามกาหนดเวลา

- 27 - ปัญหา ข้อเสนอแนะ หมายเหตุ ๒.๒.๒ เจ้าหนา้ ท่ีไมเ่ ข้าใจคาส่ัง คาสง่ั ตา่ ง ๆ ทผ่ี ้บู งั คบั บญั ชาเกษยี นหนงั สอื ไป ควรเขยี นให้ชดั เจน ถ้าไมแ่ นใ่ จตอ้ งทาความเขา้ ใจ ให้ชดั เจนกอ่ นด้วยวาจา เพราะการปฏบิ ัตบิ าง เรอ่ื งต้องการคาอธิบาย ๒.๒.๓ เจา้ หนา้ ที่ผู้รับผิดชอบมกั หลงลืม หัวหน้าฝ่ายตา่ ง ๆ ควรมสี มดุ บันทกึ เพือ่ คุม เรื่องต่าง ๆ ไว้ตามการปฏบิ ตั ิงานของเจ้าหนา้ ท่ี ในฝ่าย ๒.๒.๔ ขั้นตอนในการดาเนินงานมากไป ขั้นตอนดาเนนิ งานบางอย่างอาจลดลงได้ เช่น เรือ่ งท่หี นว่ ยงานอื่นขอความรว่ มมอื ให้บคุ ลากรใน หนว่ ยงานไปเป็นวทิ ยากร ควรทาบันทึกเสนอเพอ่ื ขออนุมตั พิ ร้อมท้งั ทาหนังสอื ตอบแนบไปดว้ ย ๒.๒.๕ สง่ เร่อื งมาใหด้ าเนนิ การกระชน้ั ชิด เจ้าของเรอ่ื งควรประสานงานแจง้ ทางโทรศพั ท์ ไมส่ ามารถดาเนนิ การได้ทนั หรือโทรสาร ๒.๓ การจดั เก็บและการทาลายเอกสารไมเ่ ปน็ ไป ควรมีคู่มอื ในการจัดเกบ็ และทาลายเอกสารที่ ตามระเบียบงานสารบรรณ เปน็ ระบบ งา่ ยตอ่ การเข้าใจของผปู้ ฏิบตั ิ ๒.๓.๑ ใชผ้ จู้ ดั เก็บทขี่ าดความร้คู วาม เขา้ ใจในเร่อื งการจัดเก็บหนังสือทช่ี อบด้วยระเบยี บ และระบบท่ดี ี ๒.๓.๒ ไม่มีแนวทางปฏิบตั ิเร่ืองการให้ยมื ควรทาทะเบยี นคมุ การให้ยมื เอกสารและมีการ เอกสารไปใช้ตลอดจนเร่อื งการทวงถามท่เี หมาะสม ทวงถามเมื่อถึงกาหนดเวลาส่งคืน ๒.๓.๓ ขาดเครอ่ื งมอื เครอ่ื งใช้และเนอื้ ท่ี ผบู้ ังคับบญั ชาควรจดั ระบบการจดั เกบ็ เอกสารท่ี เก็บเอกสารไมเ่ พยี งพอ ไม่เหมาะสมกบั ปรมิ าณงาน สามารถรับการขยายตัวของส่วนราชการในอนาคต ได้ ๒.๓.๔ ไมม่ ีการวางแผนและกาหนด ควรมีหน่วยงานกลางในการเก็บหนังสือราชการ ระยะเวลาในการเกบ็ และทาลายหนังสือ และมีการพิจารณาวา่ เอกสารเร่ืองใด ควรเก็บไว้ เปน็ ระยะเวลานานเท่าใด ตลอดจนจดั ทาลาย หนังสือตามระเบยี บดว้ ย ๒.๓.๕ ผูบ้ ังคับบัญชาของหนว่ ยงานให้ ผบู้ ังคบั บัญชาควรกาชับใหม้ กี ารปฏิบัตจิ รงิ และ ความสาคญั ตอ่ การจัดเก็บและดาเนนิ การด้าน ติดตามเปน็ ระยะ ๆ เอกสารนอ้ ยไปหรอื มองขา้ มความจาเป็น

- 28 - ปญั หา ขอ้ เสนอแนะ หมายเหตุ ๒.๔ ไมม่ ีการนิเทศตดิ ตามและประเมนิ ผล ควรมกี ารนิเทศตดิ ตามโดยสมา่ เสมอและ ๒.๕ จัดระบบการปฏบิ ตั แิ ละการควบคมุ งาน ประเมินผลทกุ ปี โดยผบู้ ังคบั บญั ชามอบหมายให้ สารบรรณไม่ดพี อ หัวหนา้ ระดับกอง หัวหนา้ ฝ่าย หวั หนา้ งาน ในหนว่ ยงานน้ัน ๆ เป็นผดู้ าเนนิ การ ๒.๖ ขาดคูม่ อื การปฏบิ ตั ิงาน ๒.๗ ใชร้ ูปแบบหนงั สอื และสานวนไม่ถกู ตอ้ ง ควรมีการกาหนดบทบาทหนา้ ทข่ี องผู้ปฏบิ ตั ิงาน เหมาะสม และสายการบริหารงานสารบรรณในแตล่ ะ หนว่ ยงานให้ชัดเจน ควรจดั ทาคู่มอื การปฏิบตั งิ านสารบรรณของ กรมโดยเฉพาะ ใหศ้ ึกษาจากตาราและหนังสอื คมู่ อื การ ปฏบิ ตั ิงานสารบรรณและควรจัดใหม้ กี ารอบรม เกย่ี วกบั การปฏบิ ัติงานสารบรรณบางเรอ่ื ง โดยเฉพาะ เช่น การใชแ้ บบหนังสือภายนอก การรา่ งหนังสือราชการ การบันทกึ เสนอและการ จดรายงานการประชมุ เป็นตน้ ๓. ปัญหาด้านวัสดุ - อปุ กรณ์ เสนอตัง้ งบประมาณเพ่อื จัดซอ้ื ทดแทนของเดมิ ๓.๑ เครื่องมอื เคร่อื งใชไ้ มเ่ พียงพอ ท่มี ีอยู่กเ็ ก่า ท่เี สื่อมสภาพ โดยแนบประวตั ิ อายกุ ารใชง้ านและ ล้าสมยั ชารดุ ซอ่ มแซมบอ่ ยครง้ั การจดั ซ่อม ๓.๒ ขาดเคร่อื งโทรสารทีจ่ าเป็นเพ่ือใชใ้ นกรณที ่ี ควรใหท้ ุกสว่ นราชการของกรมมีเครือ่ งโทรสาร มเี รอ่ื งเร่งด่วน ประจาสานักงาน จะทาใหเ้ กดิ ความรวดเร็วและ ความคล่องตัวในการปฏิบตั งิ าน ๓.๓ ขาดวสั ดุ อปุ กรณ์ท่ใี ช้ในการปฏบิ ตั งิ าน สารวจวสั ดอุ ุปกรณ์ทใ่ี ชใ้ นการปฏบิ ตั งิ านและ ทาประมาณการจานวนวสั ดุอปุ กรณท์ จี่ ะตอ้ งใช้ พรอ้ มเสนอข้อมลู การใชว้ ัสดุอปุ กรณ์ที่ผา่ นมาและ เหตผุ ลความจาเป็นท่ีตอ้ งของบประมาณเพ่ิมให้ ผู้บังคบั บญั ชาพิจารณา ๔. ปัญหาด้านสถานท่ี หัวหน้าสว่ นราชการควรจดั ใหม้ ีสถานที่ท่ี สถานทีค่ ับแคบ พลกุ พล่าน ไม่เออ้ื อานวยต่อการ สะดวกต่อการปฏบิ ตั งิ านของเจ้าหนา้ ทแี่ ละผมู้ า ปฏบิ ัตงิ าน ตดิ ตอ่ ราชการ

- 29 - ปัญหาในการปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ ๑. ปฏิบัติไมช่ อบดว้ ยระเบียบบริหารราชการ ๒. ใชร้ ปู แบบหนงั สือต่าง ๆ ไม่ถกู ต้อง ๓. ใช้สานวนหนงั สือราชการไม่เหมาะสม ๔. บนั ทกึ เสนอจบั ประเด็นสาคญั ไมถ่ ูก ยอ่ ความไม่ดีพอ ๕. จดรายงานการประชุมไม่ไดใ้ จความทีส่ มบรู ณ์ ๖. จดั ระบบการปฏบิ ัติงานสารบรรณในสานกั งานไม่ดี ๗. จดั ระบบการกากับดแู ลงานสารบรรณไม่ดี ๘. จัดเกบ็ หนงั สอื ไมเ่ ป็นระบบท่ีดี ๙. ไม่ทาลายหนงั สือตามระเบียบงานสารบรรณ ๑๐.ขาดคู่มือการปฏบิ ัติงานสารบรรณ ๑๑.ผู้ปฏบิ ัตงิ านไม่ไดร้ ับการพฒั นาเก่ยี วกบั งานสารบรรณ ๑๒.ผูบ้ ริหารสนใจเรอื่ งการปฏิบตั ิงานสารบรรณไม่เทา่ ท่ีควร

- 30 - แนวทางการพัฒนางานสารบรรณ “งานสารบรรณ” เป็นงานท่ีต้องปฏิบัติเป็นประจา ซ่ึงต้องการผู้มีความรู้ความเข้าใจใน กระบวนการและแนวทางในการปฏิบัติท่ีถูกต้อง เพื่อแก้ปัญหาต่าง ๆ ท่ีเกิดขึ้นของส่วนราชการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งปัจจุบันความเจริญก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทต่อการบริหารจึง จาเปน็ ต้องพัฒนาการบริหารหรือการปฏิบัติงานสารบรรณให้สอดคล้องและสัมพันธ์กันย่ิงขึ้นสามารถ ทางานไดอ้ ย่างมีประสทิ ธภิ าพและประสทิ ธิผล จงึ ควรจดั ทาแนวทางการพฒั นางานสารบรรณ ดังนี้ ๑. จัดทาค่มู อื แนวทางปฏิบตั ิงานสารบรรณ ให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน โดยยึดระเบียบ ที่ถกู ตอ้ งเป็นหลัก ๒. นาเคร่ืองคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานสารบรรณในการจัดเก็บข้อมูลและประมวลผล เพ่ือ เพิม่ ประสิทธภิ าพในการปฏบิ ัติงาน ๓. ควรจัดฝึกอบรมหรือดูงานให้แก่เจ้าหน้าท่ีผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ ทั้งภาคทฤษฎีและ ภาคปฏบิ ัติอย่างต่อเนื่อง เพอ่ื นามาพัฒนางานตอ่ ไป ๔. ประชุม ปรึกษาหารือในระดับหัวหน้างานของส่วนราชการ เพื่อหาแนวทางการพัฒนา และการปรับปรุงงานสารบรรณให้ดยี ่ิงขึ้น ๕. จัดหาวัสดุ – ครุภัณฑ์ และอุปกรณ์ เคร่ืองใช้สานักงานที่จาเป็นและมีประสิทธิภาพ สาหรบั การปฏบิ ตั งิ านนั้น ๆ ๖. จัดสถานทใี่ ห้เหมาะสมโดยนาระบบ ๕ ส. มาใช้ ๗. จัดระบบงาน กากับ ดูแลการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่งานสารบรรณ พร้อมทั้งปรึกษา หารอื และปรับปรงุ งานอยูเ่ สมอ ๘. สง่ เสริมให้เจา้ หนา้ ทีไ่ ด้ศกึ ษาหาความรใู้ นระดับทส่ี ูงขึ้น

- 31 - ขน้ั ตอนการเดนิ หนงั สอื ราชการ ข้นั ตอนการเดินหนังสอื ราชการโดยปกติจะสามารถแบ่งออกไดเ้ ปน็ ๒ ลกั ษณะ ลกั ษณะท่ี ๑ ขั้นตอนการเดินหนังสือในกระบวนการรับเข้า โดยเร่ิมจากการรับเข้าของ เจ้าหน้าที่รับ – ส่ง และมีการปฏิบัติของเจ้าหน้าท่ีและผู้บริหาร ทาให้เกิดข้ันตอนการเดินหนังสือ ตามลาดับ จนถึงเจ้าหน้าท่ีเจ้าของเร่ืองเป็นผู้ปฏิบัติ เช่นน้ีเรียกว่า ข้ันตอนของหนังสือเข้าตาม แผนภูมิที่ ๑ ลกั ษณะท่ี ๒ ขั้นตอนการเดินหนังสือในกระบวนการส่งออก โดยเริ่มจากเจ้าหน้าท่ี เจา้ ของเรือ่ งรับเร่ืองจากผู้จ่ายหนังสือมาดาเนินการหรืออาจเร่ิมจากการเป็นเจ้าของเรื่องผู้ปฏิบัติเป็น เริม่ แรก (ต้นเรอ่ื ง) กไ็ ด้ในการดาเนินการเปน็ ข้ันตอนตามลาดบั จนถึงการสง่ ออกดูจากแผนภูมทิ ี่ ๒ กระบวนการเดินหนังสือราชการท่ีปฏิบัติอยู่ในระหว่างปี หนังสือจะต้องอยู่ในแฟ้มเก็บ ระหวา่ งปจี นถึงสิ้นปี มีการเก็บ และการทาลายเป็นข้ันตอนสุดท้าย จัดเป็นขั้นตอนการเดินหนังสือ ราชการครบกระบวนการตามแผนภูมิที่ ๓ กระบวนการของหนังสือเข้ามแี นวทางปฏิบัติ ดังนี้ ๑. เจา้ หนา้ ท่ีรบั -ส่งหนงั สือ รบั หนงั สือแลว้ แยกหนังสือตามความสาคญั ของหนังสือและเปิด ผนกึ ซองตามท่ไี ด้รบั มอบหมาย ๒. ประทบั ตรารับและตรารหสั หนังสอื ลงทะเบยี นหนังสือรับ กรอกรายการในตรารับแล้ว จดั แยกหนงั สอื เขา้ แฟม้ เสนอหนงั สอื เขา้ ใหม่ ๓. เสนอหนังสอื เข้าใหม่ให้ผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เพื่อรับทราบเบ้ืองต้นและหรือ สง่ั การหากมเี รื่องสาคญั ผูบ้ รหิ ารควรบนั ทึกย่อเรอื่ งไวใ้ นสมุดบันทึกกนั ลมื ๔. เจ้าหน้าท่ีรับ – ส่ง นาแฟ้มเสนอหนังสือเข้าใหม่ท่ีผู้บริหารหรือผู้ท่ีได้รับมอบหมาย รับทราบและหรือสั่งการแล้ว มอบให้ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยให้ลงช่ือรับหนังสือ ไว้เปน็ หลักฐานดว้ ย ๕. เมอื่ หัวหน้าฝา่ ย/งานรับหนังสือแล้วให้ดาเนินการดงั น้ี ๕.๑ พิจารณาหนังสอื ต่าง ๆ ลงรายการในตรารหสั หนงั สอื และบันทึกในทะเบยี นคุมเรื่อง ๕.๒ แจกหนังสอื แกเ่ จา้ หน้าทีเ่ จา้ ของเร่ือง โดยใหล้ งชือ่ รับไวเ้ ปน็ หลักฐานด้วย ๕.๓ เจ้าหน้าทเี่ จา้ ของเรื่องนาหนังสอื ไปปฏบิ ตั ิ

- 32 -



- 34 - เร่อื งทนี่ า่ รตู้ า่ ง ๆ เก่ยี วกับการปฏิบัตงิ านสารบรรณ ความรู้ความเข้าใจเกยี่ วกบั ระเบยี บงานสารบรรณบางประการ คาว่า “สารบรรณ” ตามพจนานุกรม หมายถึง “หนังสือท่ีเป็นหลักฐาน” เมื่อนามาใช้กับ ระบบราชการก็หมายถึง “หนังสือราชการที่เป็นหลักฐาน” ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งาน สารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ “งานสารบรรณ” หมายความว่า “งานท่ีเกี่ยวกับการบริหารงาน เอกสาร เร่ิมตัง้ แตก่ ารจัดทา การรบั การส่ง การเก็บรักษา การยมื จนถงึ การทาลาย” การจัดทางานสารบรรณเริ่มตั้งแต่ การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จา ทาสาเนา ส่ง หรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทารหัส เก็บ เขา้ ท่ี ค้นหา ยมื ตดิ ตาม และทาลาย ทง้ั หมดนี้เป็นกระบวนการงานสารบรรณ งานสารบรรณเป็นงานท่ีมีอยู่ทุกส่วนราชการและหน่วยงานต่าง ๆ ซ่ึงต้องดาเนินงานด้วย ระบบเอกสารเกือบทั้งส้ิน งานสารบรรณเป็นพ้ืนฐานของการบริหารและปฏิบัติงานในสานักงาน การบรหิ ารงานควรถอื ว่างานสารบรรณและกฎหมายรวมท้ังระเบียบท่ีเกี่ยวข้อง เป็นปัจจัยสาคัญของ การปฏิบัติงานที่เป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ซึ่งผู้บริหารและเจ้าหน้าท่ีทุกคนต้องตระหนักถึงความสาคัญ ดังกล่าว

- 35 - ความสาคญั ของระเบยี บว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เนือ้ หาระเบียบวา่ ด้วยงานสารบรรณ ก่อนที่จะทราบรายละเอียดของเนื้อหาในระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ ควรได้ทราบถึง ส่วนประกอบ (โครงสร้าง) ของเนื้อหา เพื่อทาความเข้าใจเป็นเบ้ืองต้นก่อน แล้วจึงศึกษารายละเอียด ของเนื้อหาในระเบียบงานสารบรรณ ให้มีความรู้ ความเข้าใจอย่างแท้จริงต่อไปโดยมีส่วนประกอบ ใหญ่ ๆ ของเนื้อหาในระเบียบวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ดงั น้ี ส่วนประกอบของระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เนือ้ หาระเบยี บ ภาคผนวก ส่วนประกอบของระเบียบ หมวด ๑ ภาคผนวก ๑ การวินิจฉัยปัญหาในการปฏบิ ตั ิ ชนิดของหนังสือ การกาหนดเลขท่หี นงั สือออก ตามระเบยี บวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ หมวด ๒ ภาคผนวก ๒ ขอ้ เปลีย่ นแปลงเพิม่ เติมบาง การรบั และสง่ หนังสือ ประการท่ีรวบรวมได้จากระเบยี บ คาขนึ้ ต้น สรรพนามและคาลงทา้ ย หมวด ๓ คาอธบิ ายประกอบระเบียบ การเกบ็ รักษา ยมื และ ภาคผนวก ๓ ว่าดว้ ยงานสารบรรณ การลงชื่อและตาแหน่ง ทาลายหนังสอื ภาคผนวก ๔-๕ วิธีการปฏิบตั เิ กีย่ วกับ หมวด ๔ แบบหนงั สือราชการ การจ่าหน้าซอง มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ ภาษาองั กฤษ และซอง

- 36 - การปฏบิ ัติตามดว้ ยระเบยี บว่าด้วยงานสารบรรณเกี่ยวขอ้ งกบั กฎหมายและระเบียบอื่นอะไรบ้าง นอกจากจะต้องปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณแล้ว ในทางปฏิบัติบางประการ จะต้องถือปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบอ่ืนท่ีเกี่ยวข้องด้วย เช่น ต้องปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วย ระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน กฎหมายว่าด้วยท่ีดิน ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของ ทางราชการ ระเบยี บว่าด้วยการสื่อสารและไปรษณีย์ กฎหมายและระเบียบวา่ ดว้ ยการเงนิ เป็นต้น ระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณเป็นระเบียบประเภทใด ระเบยี บต่าง ทสี่ ว่ นราชการถอื ปฏบิ ัติอย่ใู นปัจจุบนั พอจาแนกไดเ้ ปน็ ๒ ประเภทใหญ่ ๆ คือ ๑. ระเบียบที่ต้องถือปฏิบัติตามโดยเคร่งครัด เช่น ระเบียบเกี่ยวกับการเงิน ระเบียบการลา ของขา้ ราชการ ระเบยี บวา่ ดว้ ยการประเมินผลการเรียน ฯลฯ ถือว่าเป็นระเบยี บประเภท ๑ ๒. ระเบียบที่ต้องถือปฏิบัติตามโดยเคร่งครัดน้อยกว่า กล่าวคือ สามารถปฏิบัติแบบยืดหยุ่น ได้บ้าง เช่น ระเบียบว่าด้วยแบบพิธีไหว้ครู ระเบียบว่าด้วยการแสดงตนเป็นพุทธมามกะ ระเบียบว่า ด้วยการทาพธิ ีเปิดโรงเรยี น ฯลฯ สาหรับการจัดระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณถือว่าเป็นระเบียบประเภท ๒ คือ สามารถถือ ปฏิบัติแบบมีการยืดหยุ่นไดบ้ า้ งในบางกรณี ซึ่งไม่ก่อใหเ้ กดิ ความเสียหายร้ายแรงแตอ่ ยา่ งใด การปฏิบตั ิงานสารบรรณอย่างมปี ระสิทธภิ าพ ๑. ตอ้ งศึกษาระเบยี บงานสารบรรณให้มคี วามรู้ ความเข้าใจ เปน็ อย่างดี ๒. ต้องเปน็ นกั สงั เกตที่ดี ๓. ต้องฝึกในด้านการปฏิบัติจริงให้เกิดความชานาญ เช่น การบันทึก การร่าง การจด รายงานการประชมุ การพิมพ์ ๔. ตอ้ งเป็นนกั บนั ทึกและจดจาท่ดี ี ๕. ต้องละเอยี ดรอบคอบ ๖. ตอ้ งขยันหมนั่ เพียร ๗. ตอ้ งสนใจและต้ังใจจรงิ ในการเขา้ ประชมุ อบรมว่าด้วยงานสารบรรณตามโอกาส ๘. ตอ้ งรู้งานธุรการ และปฏิบัติไดด้ ี เชน่ การตดิ ต่อประสานงาน ๙. ต้องรจู้ กั รับผดิ ชอบงานดี ๑๐. ตอ้ งมคี วามรอบรู้ ๑๑. ต้องพยายามปรับปรุงการปฏบิ ัตงิ านสารบรรณให้มคี วามเจรญิ กา้ วหนา้ ๑๒. ต้องรจู้ ักเกบ็ หนังสือให้เป็นระบบท่ีดี

- 37 - ตัวอยา่ งการพมิ พ์สว่ นราชการเจา้ ของหนังสอื และทต่ี ้ัง แบบที่ ๑ สานักนายกรัฐมนตรี ทาเนียบรฐั บาล กทม. ๑๐๓๐๐ แบบท่ี ๒ สานักนายกรัฐมนตรี ทาเนียบรัฐบาล กทม. ๑๐๓๐๐ แบบท่ี ๓ สานักนายกรัฐมนตรี ทาเนียบรฐั บาล กทม. ๑๐๓๐๐ ตวั อยา่ งการพมิ พ์ “อา้ งองิ ” ในหนังสือภายนอก ต้องระบสุ ่วนราชการเจา้ ของหนังสือด้วย เช่น ๑. อา้ งถึง หนังสือกระทรวงศึกษาธกิ าร ท่ี ศธ ๐๒๐๒/๒๗๗๒ ลงวันท่ี ๑๖ พฤษภาคม ๒๕๔๖ ๒. อา้ งถึง หนงั สือสานกั งานศึกษาธกิ ารจงั หวัดลพบุรี ด่วนมาก ท่ี ศธ ๐๒๐๓/๑๗๘ ลงวนั ที่ ๒๔ พฤษภาคม ๒๕๔๖ ๓. อ้างถึง หนงั สือกระทรวงศึกษาธิการ ปกปดิ ท่ี ศธ ๐๒๐๒/๒๗๗๕ ลงวนั ที่ ๒๖ พฤษภาคม ๒๕๔๖ ๔. อา้ งถึง หนงั สอื กระทรวงศึกษาธกิ าร ลับ ดว่ นมาก ที่ ศธ ๐๒๐๒/๒๗๘๑ ลงวันท่ี ๒๐ มิถนุ ายน ๒๕๔๖ ตัวอยา่ งการพิมพ์ “ส่ิงที่สง่ มาดว้ ย” ๑. สงิ่ ทส่ี ่งมาด้วย ๑. รายงานการประชมุ ศึกษาธกิ ารจงั หวดั จานวน ๑ ชดุ ๕ แผ่น ๒. ระเบยี บวาระการประชมุ ศึกษาธิการจังหวดั จานวน ๑ แผ่น ๒. สิง่ ทส่ี ่งมาด้วย เงินสดจานวน ๕๐๐ บาท (ห้าร้อยบาทถ้วน) ๓. ส่งิ ท่สี ่งมาด้วย วารสารประชากรศึกษา จานวน ๒ เล่ม ตวั อย่างการพิมพช์ ดุ คาลงท้ายท่ีงาม เม่ือขีดเสน้ แผนผังโดยรอบแล้ว จะปรากฏดังนี้ ขอแสดงความนบั ถือ ขอแสดงความนับถือ (นายชัยพฤกษ์ เสรีรกั ษ์) วา่ ท่ีรอ้ ยตรี เลขาธิการคณะกรรมการการอาชีวศกึ ษา (ณรงค์ เกษตรภบิ าล) ผู้อานวยการวิทยาลยั เทคนิคฉะเชิงเทรา

- 38 - ขอแสดงความนับถือ (นายอานวย เถาะตระกลู ) ผู้อานวยการสานกั พฒั นาสมรรถนะครูและบุคลากรอาชีวศึกษา ขอแสดงความนบั ถือ (นายสรุ ตั น์ จน่ั แยม้ ) ผู้อานวยการสานักความร่วมมือ ตวั อย่างการพมิ พช์ ุดคาลงท้ายไม่งาม เม่ือขีดเสน้ แผนโดยรอบแล้ว จะปรากฏ ดงั น้ี (สเี่ หล่ยี มดา้ นขนาน) (สเี่ หล่ยี มขนมเปยี กปนู ) (ส่เี หล่ียมด้านไมเ่ ทา่ มมี ุมแหลมด้านขวา) (สี่เหลย่ี มด้านไม่เท่ามีมุมแหลมด้านซา้ ย)

- 39 - การบนั ทกึ พรอ้ มตัวอยา่ งและการเสนอหนงั สอื การบนั ทึก การบันทึก คือ การเขียนข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับ บัญชาบันทึกสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรืออาจเป็นข้อความท่ีเจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานของส่วน ราชการติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ ประเภทการบนั ทึก แยกไดเ้ ป็น ๕ ประเภท ๑. บันทึกย่อเรื่อง คือ การเรียบเรียงข้อความ โดยเก็บข้อความที่สาคัญจากต้นเรื่องย่อให้ได้ ใจความสาคญั และครบถ้วน เพยี งพอทผี่ ู้บงั คับบัญชาจะสงั่ งานไดโ้ ดยไมผ่ ิดพลาด ๒. บันทึกรายงาน คือ การรายงานเรื่องท่ีปฏิบัติหรือประสบพบเห็น หรือสารวจสืบสวนได้ ซึ่งเกีย่ วกบั ราชการ เสนอต่อผ้บู ังคับบัญชา ๒.๑ ถ้ารายงานเรื่องในหน้าท่ี ให้เขยี นรายงานขอ้ เทจ็ จรงิ ให้ละเอียด ๒.๒ ถ้ารายงานเรื่องที่ได้รับมอบหมายเฉพาะให้รายงานทุกเรื่องท่ีผู้บังคับบัญชาต้องการ ทราบหรือสนใจ ๒.๓ ถ้ารายงานเรื่องท่ีนอกเหนือหน้าท่ี ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ต่อราชการให้เขียนแต่ ใจความทจ่ี าเปน็ ๒.๔ ถ้าเป็นรายงานที่ผู้บังคับบัญชาจะต้องตัดสินใจ ให้รายงานเสนอความเห็น ประกอบการพิจารณาของทผ่ี ู้บังคบั บัญชาไวด้ ้วย ๓. บันทึกความเห็น คือ การเขียนข้อความแสดงความรู้สึกนึกคิดของตนเองเก่ียวกับเร่ืองที่ บันทึกเพ่ือช่วยประกอบการพิจารณาสั่งการของผู้บังคับบัญชา อาจบันทึกต่อเร่ืองใดเรื่องหน่ึงหรือ บันทึกต่อทา้ ย บนั ทึกยอ่ เรอ่ื ง โดยสรุปประเดน็ ทเี่ ปน็ เหตุ แล้วจึงเขียนความเห็นทเ่ี ป็นผล ตวั อยา่ งการใชค้ าเสนอความเหน็ ในตอนทา้ ยของบันทึก เช่น “เพ่อื โปรดทราบ” “เพ่ือโปรดทราบและแจง้ ให้.............................ทราบด้วย” “เพื่อโปรดทราบและลงนามใน............................ดังแนบ” “เพอ่ื โปรดพิจารณาอนุมัติ” “เพือ่ โปรดพิจารณาอนญุ าต” “เพือ่ โปรดพจิ ารณาลงนาม” “เพื่อโปรดพจิ ารณาอนุมัติและลงนามแตง่ ต้ังคณะกรรมการ……………………….. “เพื่อโปรดพจิ ารณาสง่ั การ” “เพอ่ื โปรดสัง่ การให้ถอื ปฏิบตั ติ อ่ ไป”

- 40 - “เพือ่ โปรดพจิ ารณา ๑. อนุญาต ๒. ลงนามในหนังสอื ถึงสถาบนั การอาชวี ศึกษาภาคตะวันออก ฯลฯ ถ้าเป็นเรื่องท่ีจะสั่งการได้หลายทาง ให้บันทึกความเห็นถึงผลดี ผลเสียในการเลือกสั่งการ ทางใด ถ้าความเห็นนั้นเก่ียวกับกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คาสั่ง ให้แนบตัวบทหรือข้อความ ของกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คาสั่งท่ีเกี่ยวข้องกับเร่ืองน้ัน ๆ เสนอไปประกอบการพิจารณา ด้วย ๔. บันทึกติดต่อ คือ การเขียนข้อความติดต่อกันภายในระหว่างหน่วยงาน หรือระหว่าง เจ้าหน้าที่ในสงั กดั เดยี วกนั ในกรณีทม่ี ีการอา้ งถึงหนังสือที่เคยติดต่อกัน หรือมีสิ่งท่ีส่งมาด้วยให้ระบุไว้ ในข้อความท่ีบนั ทึกด้วย ๕. บันทึกส่ังการ คือ การเขียนข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาส่ังการไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาใน เรือ่ งใดเรื่องหนง่ึ ขอ้ แนะนาบางประการเก่ยี วกบั การบันทกึ เสนอ ๑. ถ้ามเี นื้อท่ีในหน้ากระดาษพอ ควรบันทกึ ในหนังสอื ภายนอกหรือภายในทีม่ มี าถงึ นนั้ ๒. การใช้กระดาษบันทึกข้อความบันทึกเสนอสาหรับเจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่อง ไม่ต้องลงวัน เดือน ปี ย่อใต้ช่ือและนามสกุลเต็มในวงเล็บเพราะมีวัน เดือน ปี ปรากฏอยู่ท่ีข้างบนกระดาษบันทึก แล้ว ๓. การบันทึกเสนอต่อจากเจ้าหน้าที่เจ้าของเร่ือง ผู้บันทึกทุกคนต้องลงชื่อและเขียนหรือ ประทับตรายาง ชือ่ เตม็ ตาแหน่ง และลงวัน เดือน ปยี อ่ กากับไว้ด้วย ๔. ปัจจุบันการใช้คาข้ึนต้น เลิกใช้คา “เสนอ” และ “ขอประทานเสนอ” โดยให้ใช้คา “เรยี น” และ “กราบเรียน” ๕. ข้อความในบันทึกเสนอของเจ้าหน้าท่ีเจ้าของเร่ือง ต้องมีทั้งบันทึกย่อเรื่องและบันทึก ความเหน็ ด้วย ๖. หนงั สอื บางฉบับมีขอ้ ความไม่มากและขอ้ ความชดั เจนอยู่แล้ว ไม่จาเป็นต้องบันทึกย่อเร่ือง เช่น หนังสือเชิญประชุม ผู้บันทึกเสนออาจใช้ขีดสัญประกาศใต้ข้อความสาคัญและบันทึกเสนอว่า “เพือ่ โปรดทราบกาหนดการนดั ประชมุ ๗. การบันทกึ เสนอหนังสอื ควรมีข้อความกะทัดรัดชัดเจน ให้ผู้บังคับบัญชาสามารถส่ังการได้ สะดวก