การใช้โปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจ

81 สนิ ทรพั ย์ประเภททนุ เชน่ เครือ่ งจกั รและอุปกรณ์ โรงงานผลิต วัสดุ ที่ดินและพลังงานที่ใช้ผลิตสินค้าและ บริการแลว้ กย็ งั มสี ่งิ นาเข้ากระบวนการผลติ อื่นทีอ่ ย่ภู ายใตส้ ภาพแวดล้อมของธุรกิจ คือ ความคิดเห็นของ ลกู คา้ ภายในและภายนอกองคก์ ารตลอดจนสารสนเทศด้านผลประกอบการขององค์การ ซึ่งถือว่าเป็นส่วน หน่ึงของระบบการผลิตด้วย เม่ือส่ิงรับเข้าต่าง ๆ ได้ผ่านเข้าสู่แต่ละขั้นตอนของกระบวนการผลิตย่อยจะ เสร็จสนิ้ สมบูรณ์แล้ว จะก่อให้เกิดส่ิงส่งออกหรือผลผลิตในรูปแบต่าง ๆ ของผลิตภัณฑ์ ส่วนประกอบของ ระบบการผลติ แสดงดงั ภาพที่ 4.6 ปจั จยั การผลติ ลกู ค้าภายในองค์การ ผลติ ภณั ฑ์  แรงงาน ลูกค้าภายนอกองค์การ  สนิ คา้  ผู้จดั การ  บรกิ า  อปุ กรณ์ กระบวนการ  โรงงาน ผลิตและบริการ ร  วัสดุ  บรกิ าร 13  ทด่ี นิ 5  พลงั งาน 24 สารสนเทศดา้ นผล ประกอบการองคก์ าร ภาพที่ 4.6 สว่ นประกอบของระบบการผลิต ทมี่ า (รุจจิ นั ทร์ วิชวิ านิเวศน์, 2560, หน้า 158) หน้าท่ีทางการผลิตและการดาเนินงานจึงนับว่าเป็นหัวใจสาคัญของธุรกิจ มีผลต่อความพึงพอใจ ของลูกค้าอีกท้ังมีการผลิตสินค้าให้มีคุณภาพตามความต้องการของลูกค้า และมีผลต่อความสามารถด้าน การรองรบั ปรมิ าณการผลติ ที่เพิ่มข้นึ ในอนาคตได้ ในส่วนเทคโนโลยีทางการผลิต จะกล่าวถึง เทคโนโลยีสารสนเทศท่ีธุรกิจต่างนิยมนามาใช่ร่วมกับ กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการผลิต ได้แก่ โปรแกรมสาเร็จรูปทางการผลิต การใช้ หุ่นยนต์ การใช้รหัสแท่ง การใช้อินเทอร์เน็ต การออกแบบใช้คอมพิวเตอร์ช่วย การผลิตใช้คอมพิวเตอร์ช่วย ระบบการผลิตแบบยืดหยุ่น การผลิตแบบผสมผสานด้วยคอมพิวเตอร์ ระบบการบูรณาการทางการผลิต ตลอดจนระบบสับเปล่ยี นข้อมลู อิเล็กทรอนิกส์ เป็นตน้ (รุจจิ นั ทร์ วชิ วิ านิเวศน์, 2560, หน้า 176-182)

82 1. โปรแกรมสาเร็จรูปทางการผลิต คือ โปรแกรมเชิงพาณิชย์ท่ีพัฒนาข้ึนใช้งานเฉพาะด้านและ จาเป็นต้องใช้งานร่วมกับการจัดการฐานข้อมูล เพื่อสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลท่ีมีประสิทธิภาพ อีกทั้ง สามารถออกเอกสารและรายงานทางการผลิตตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น โปรแกรมสาเร็จรูปด้าน จัดการโลจิสติกส์ โปรแกรมสาเร็จรูปด้านควบคุมสินค้าคงเหลือ โปรแกรมสาเร็จรูปด้านวางแผนความ ต้องการวัสดุ โปรแกรมสาเร็จรูปด้านวางแผนทรัพยากรการผลิต และโปรกรมสาเร็จรูปด้านการผลิตแบบ ทันเวลาพอดี 2. การใช้หุ่นยนต์ ในส่วนโรงงานอุตสาหกรรม เทคโนโลยีหุ่นยนต์สามารถช่วยงานในด้านการ กระจายและการจัดการวัสดุในโกดังสินค้าขนาดใหญ่ หรือมีการใช้หุ่นยนต์ช่วยงานด้านการนาออกวัสดุ และชนิ้ สว่ นจากหน่วยเกบ็ สนิ คา้ ในเวลาที่ตอ้ งการ การเกบ็ ช้นิ สว่ นในถงั เก็บช้ินส่วนท่ีทับซ้อนกันเป็นช้ัน ๆ เม่ือใดก็ตามที่เกิดความต้องการชิ้นส่วนน้ัน ๆ ผู้เก็บพัสดุจะไขกุญแจซ่ึงบันทึกเลขที่อยู่ของถังเก็บช้ินส่วน สั่งงานให้หุ่นยนต์มือถือเดินทางไปยังเลขที่ถังเก็บชิ้นส่วนน้ัน เพื่อนาถังเก็บชิ้นส่วนออกจากพ้ืนท่ีจัดเก็บ โดยใช้แรงแม่เหล็กดูดถังเก็บชิ้นส่วนน้ัน และนาไปส่งมอบให้ผู้เก็บพัสดุ เมื่อมีการนาชิ้นส่วนออกจากถัง เก็บชิ้นส่วนแล้ว หุ่นยนต์จะนาส่งถังเก็บชิ้นส่วนไปยังเลขท่ีอยู่เดิม ส่วนในประเทศญ่ีปุ่น อาจมีการใช้ระบบ อาคารอัจฉริยะ (Intelligent Building) ในโรงงานอุตสาหกรรม โดยหุ่นยนต์จะนาแฟ้มสั่งงานไปยังลูกจ้าง และส่งแฟม้ กลบั คืนยงั หน่วยเก็บแฟ้ม หรือในสถานพยาบาลก็อาจมีการใชห้ ุ่นยนตป์ รุงยาและจา่ ยยาผปู้ ่วยได้ 3. การใช้รหัสแท่ง เรียกอีกอย่างว่า บาร์โค๊ด (barcode) คือ สัญลักษณ์ท่ีอยู่ในรูปรหัสแท่ง ซ่ึงมี ลักษณะเป็นแท่งสีเข้มและช่องว่างท่ีมีสีอ่อน แท่งเหล่านี้จะเป็นตัวแทนของตัวเลขหรือตัวอักษรและ สามารถอ่านขอ้ มลู ท่เี ก็บในรหสั แท่งดว้ ยเคร่ืองกราดตรวจ ข้อมูลทุกอย่างจะถูกจัดเก็บไว้ภายในฐานข้อมูล เมอ่ื มีธุรกรรมใด ๆ เกิดขึ้น ระบบจะจัดการข้อมูลที่เก่ียวข้องโดยอัตโนมัติ เช่น การตัดยอดสินค้าคงเหลือ ทันที มีการตั้งค่าจุดส่ังซื้อเพิ่มเพ่ือจัดส่งข้อมูลสั่งซื้ออัตโนมัติให้ผู้ขาย เพื่อเป็นการเติมเต็มสินค้าในเวลาที่ ต้องการ ซง่ึ โดยปกติแลว้ ธรุ กจิ จะนารหสั แท่งมาใชร้ ่วมกับงานจาหน่ายสนิ ค้า เปน็ ต้น 4. การใช้อินเทอร์เน็ต ปจั จบุ นั มีธุรกจิ จานวนมากท่ีพฒั นาระบบสารสนเทศบนเว็บข้ึนมาใช้งานบน พ้นื ฐานอนิ เทอร์เน็ตเพื่อสนับสนุนงานดา้ นการผลิตและการดาเนินงาน ช่วยเสริมการใช้งานของระบบการ ผลิตให้ดีย่ิงข้ึน ตัวอย่างเช่น ระบบการจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ ระบบจัดซ้ือจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ ระบบสารสนเทศด้านควบคุมคุณภาพบนเว็บ ระบบสารสนเทศด้านบริหารโครงการบนเว็บ ระบบ สารสนเทศด้านจัดตารางการทางานของลูกจ้างบนเว็บ และระบบสารสนเทศด้านจัดการโกดังสินค้าบน เว็บ เป็นต้น จากตัวอย่างจะเห็นว่าเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตช่วยเพ่ิมขีดความสามารถในการผลิตและการ ดาเนินงาน ทั้งธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่ โดยมีการนาโปรแกรมสาเร็จรูปเฉพาะด้านเข้ามาอานวย ความสะดวกในด้านต่าง ๆ จนพฒั นาสนิ ค้าสู่ตลาดดว้ ยความรวดเร็วและมปี ระสิทธภิ าพ 5. การออกแบบใชค้ อมพิวเตอรช์ ว่ ย (computer-aided design: CAD) เปน็ ระบบที่ช่วยสนับสนุน การออกแบบทางวิศวกรรมของส่วนประกอบผลิตภัณฑ์ กระบวนการออกแบบจะคานึงถึงความคิดเห็น ของลูกค้า มีการใช้โปรแกรมน้ีเพ่ือสร้างแบบจาลองผลิตภัณฑ์ และทาการทดสอบประสิทธิภาพของ แบบจาลองนน้ั อีกท้งั ยงั ประเมินต้นทุนการผลิตท่ีลดลงจากปกติ ก่อนท่ีจะดาเนินการผลิตจริง นอกจากนี้

83 ยังสามารถใช้ข้อมูลท่ีได้จากงานด้านการออกแบบเพื่อบ่งบอกถึงปัญหาที่มีอยู่ของผลิตภัณฑ์ และช่วย สนับสนนุ งานดา้ นการพฒั นาผลติ ภณั ฑ์ใหม่ 6. การผลิตใช้คอมพิวเตอร์ช่วย (computer-aided manufacturing: CAM) เป็นระบบควบคุม และกระชับกระบวนการผลิตอัตโนมัติ โดยมักใช้ทางานร่วมกับโปรแกรมการออกแบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ ช่วย และมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยติดตามและควบคุมการผลิตในโรงงาน เช่น การใช้คอมพิวเตอร์ช่วย ผลิตควบคุมเคร่ืองจักรประเภทสว่านและสายประกอบช้ินส่วน อีกทั้งยังมีการตั้งโปรแกรมวิเคราะห์งาน ประจาวนั เพือ่ ทดสอบข้อผดิ พลาดของระบบคอมพิวเตอรแ์ ละอุปกรณ์การผลติ เปน็ ต้น 7. ระบบการผลิตแบบยืดหยุ่น (flexible manufacturing system: FMS) คือ ระบบที่รองรับการ เปล่ียนแปลงคาส่ังผลิตของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยอาจจะเป็นการเปลี่ยนจาก ผลิตภัณฑ์หนึ่งเป็นอีกผลิตภัณฑ์หน่ึง หรือมีการเปล่ียนแปลงวัสดุการผลิต ในขณะท่ีเคร่ืองจักรยัง ดาเนนิ การผลติ อยู่ ซึง่ จะช่วยลดเวลาของการเปล่ียนสายงานผลิต ทีส่ ่งผลให้ธุรกจิ ตอบสนองความต้องการ ของตลาดและการแข่งขันไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว 8. การผลิตแบบผสมผสานด้วยคอมพิวเตอร์ (computer-integrated manufacturing: CIM) คือ ระบบที่ใชค้ อมพิวเตอรเ์ พอื่ เชอื่ มโยงสว่ นประกอบของกระบวนการผลิตเข้าด้วยกนั โดยมงุ่ เน้นเป้าหมายใน ด้านการเชอื่ มตอ่ กระบวนการผลิตกับการประมวลผลคาสั่งซื้อ การออกแบบผลิตภัณฑ์การตรวจสอบและ ควบคุมคณุ ภาพ ตลอดจนการขนสง่ โดยการเพิ่มประสิทธิภาพของการประสานการดาเนินการของหน่วย ผลิตต่าง ๆ อีกท้ังยังใช้ซิมเพื่อบูรณาการระบบย่อย ๆ ขององค์การเข้าด้วยกัน ระบบสารสนเทศทางการ ผลิตส่วนใหญ่เป็นระบบบนเว็บ ซึ่งสามารถสนับสนุนการใช้ซิม แนวคิดพื้นฐานของซิม คือ ระบบง่าย ระบบอัตโนมัติและระบบบูรณาการ ซึ่งท้ังสามส่วนนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อการผลิตแบบผสมผสานด้วย คอมพิวเตอร์ร่วมกับระบบสารสนเทศทางการผลิตท่ีเป็นระบบท่ียืดหยุ่น คล่องแคล่วว่องไว และยังมีการ ออกแบบกระบวนการผลิตท่ีมีคุณภาพสูง ตลอดจนมีการจัดการคุณภาพโดยรวม (total quality management: TQM) เพือ่ ชว่ ยให้บรรลุความต้องการของลูกคา้ ดว้ ยผลติ ภัณฑ์ทีม่ ีคณุ ภาพสงู ดว้ ย 9. ระบบการบูรณาการทางการผลิต ช่วยสนับสนุนกิจกรรมที่หลากหลายทางการผลิต โดยมี การบูรณาการต่าง ๆ เข้าด้วยกัน มีความง่ายต่อการใช้งาน และยังมีความเป็นอัตโนมัติ ซ่ึงมุ่งเน้นถึงการ ผลิตสินค้าท่ีหลากหลายชนิด ตัวอย่าง ระบบบูรณาการทางการผลิต เช่น มีการใช้งานวิศวกรรมใช้ คอมพิวเตอร์ช่วย (computer-aided engineering: CAE) ร่วมกับการออกแบบใช้คอมพิวเตอร์ช่วย อีก ท้ังยังออกแบบกระบวนการผลิตที่ดีด้วยระบบวางแผนกระบวนการผลิต (computer-aided process planning) นอกจากน้ีธุรกิจยังมีการใช้ระบบการวางแผนความต้องการวัสดุ (MRP) บูรณาการเข้ากับ ระบบจัดตารางการผลิตและระบบดาเนินการผลิตในโรงงาน ซึ่งก็คือ ระบบวางแผนทรัพยากรการผลิต นั่นเอง และมีการเชื่อมโยงโมดูลงานท่ีหลากหลายของการวางแผนทรัพยากรการผลิตกับโมดูลของการ วางแผนทรัพยากรองค์กร (enterprise resource planning: ERP) เพื่อผลตอบแทนอย่างสูงสุดของ ระบบบูรณาการทางการผลิตอกี ดว้ ย

84 10.ระบบสับเปล่ียนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ปัจจุบันมีการใช้ระบบสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (electronic data interchange: EDI) เพอื่ เปน็ ตัวกลางในการเปลี่ยนข้อมูลดิจิทัลทั้งในส่วนของตัวอักษร ภาพ เสียง วีดีโอ โปรแกรมหรือโทรสาร ผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ตก็ได้ ซึ่งส่วนใหญ่จะใช้รับและส่ง ข้อมูลและเอกสารที่ใช้อยู่เป็นประจาโดยสร้างรูปแบบมาตรฐานของเอกสาร และส่งผ่านจากระบบ คอมพิวเตอร์ขององค์การไปยังระบบคอมพิวเตอร์ขององค์การคู่ค้า การใช้ระบบแลกเปล่ียนข้อมูล อิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นการลดความซับซ้อนด้านกระบวนการทางธุรกิจ และลดเวลาการรับและส่งเอกสาร อีกทั้งยังเพิ่มความรวดเรว็ ไดเ้ ป็นอยา่ งมาก สาหรับตัวอย่างโปรแกรมประยุกต์ด้านการผลิตการดาเนินงาน แสดงดังภาพท่ี 4.7-4.9 ภาพที่ 4.7 โปรแกรมประยุกต์ CAD ท่มี า (วีนารัตน์ แสวงกจิ , 2553) ภาพท่ี 4.8 โปรแกรมประยกุ ต์ CAM ทม่ี า (วนี ารตั น์ แสวงกิจ, 2553)

85 ภาพท่ี 4.9 การใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมแขนและมือของหุ่นยนต์เพ่ือชว่ ยในการประกอบแผงวงจร ท่ีมา (วนี ารตั น์ แสวงกิจ, 2553) แนวคิดและเทคโนโลยีโปรแกรมประยุกตก์ ับงานดา้ นการบริหารทรัพยากรมนษุ ย์ การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (human resource management) ถือว่าเป็นหน้าที่หนึ่งใน กระบวนการจัดการธุรกิจ เก่ียวข้องกับกิจกรรมการจัดคนเข้าทางาน ซ่ึงเป็นภารกิจสาคัญของผู้บริหารท่ี จะต้องจัดสรรบุคคลท่ีมีคุณภาพเข้าทางาน รวมถึงการพัฒนาระบบและธารงรักษาไว้ซ่ึงลูกจ้างท่ีมี ความสามารถ เพื่อให้เกดิ ความเขา้ ใจมากข้ึน จงึ แบ่งความหมายออกเปน็ 2 ความหมาย โดยมรี ายละเอยี ดดังน้ี รุจิจันทร์ วิชิวานิเวศน์ (2560, หน้า 126) อธิบายว่า การบริหารงานบุคคล หมายถึง กระบวนการ ในการสรรหา คัดเลือก และบรรจุบุคคลท่ีเหมาะสมเข้าทางานในองค์การในจานวนที่เพียงพอและ เหมาะสม รวมท้ังการบารุงรกั ษา ดว้ ยการเพ่ิมพนู ความรคู้ วามสามารถให้ทันสมยั อยู่เสมอ รุจิจนั ทร์ วิชวิ านิเวศน์ (2560, หน้า 127) อธิบายว่า การบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง การนา หลักบรหิ ารงานบคุ คลมาใชเ้ พื่อเชื่อมโยงกับความสัมพันธ์ของการดาเนินงาน และพฤติกรรมของบุคคลใน องค์การ โดยมีจุดเน้นท่ีการพัฒนาบุคคลและการจัดการด้านศักยภาพของบุคคลท่ีเกิดจากประสบการณ์ เพือ่ นาไปสคู่ วามสาเรจ็ ขององคก์ ารตามเปา้ หมาย จากทั้งสองความหมายทาให้เหน็ วา่ การบริหารงานบุคคล กับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ มีความหมาย แตกตา่ งกนั โดยการบรหิ ารงานบคุ คลเนน้ การกระทาที่ลงมอื ปฏบิ ัติ สว่ นการบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็นการนา หลักการงานบรหิ ารงานบุคคลมาปรบั ใช้เป็นความหมายเชิงทฤษฎมี ากกวา่ การปฏิบัตจิ รงิ สารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ถือเป็นส่วนหน่ึงของสารสนเทศทางธุรกิจ เป็น สารสนเทศในรปู แบบของเอกสาร รายงานการปฏิบตั งิ านและรายงานเพ่ือการบริหาร การจาแนกประเภท สารสนเทศ สามารถแบ่งออกเป็นสารสนเทศเชิงปฏิบัติ สารสนเทศเชิงวิธี และสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ สารสนเทศแต่ละประเภทมีความแตกต่างกันดังนี้

86 ความแตกตา่ งของสารสนเทศแตล่ ะประเภท อธิบายได้ว่า สารสนเทศเชิงปฏิบัติ เป็นผลมาจากการ ประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการปฏิบัติงานของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เช่น การคัดเลือก การบรรจุ งาน ประวัติบุคลากร การประเมินผล และการจ่ายเงินเดือน เป็นต้น ส่วนสารสนเทศเชิงกลวิธี เป็นผลที่ ได้จากการประมวลผลข้อมูลจากการบริหารงานของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เช่น การสรรหา การ วิเคราะห์งาน การควบคุมตาแหน่งงาน สวัสดิการ ผลประโยชน์ และการพัฒนาฝึกอบรม เป็นต้น และ สารสนเทศเชิงกลยุทธ์ เป็นผลมาจากการประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการวางแผนงานของผู้บริหาร ระดบั สงู เชน่ การวางแผนอัตรากาลงั การเจรจาต่อรองแรงงาน เปน็ ตน้ กลา่ วโดยสรปุ วา่ สารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ถูกนามาใช้สาหรับการบริหารงานทั้ง 3 ระดบั และสารสนเทศทีเ่ ปน็ ผลลัพธจ์ ากระบบหนงึ่ กจ็ ะกลายเปน็ ขอ้ มลู นาเขา้ ของอีกระบบหน่งึ ในส่วนของเทคโนโลยีด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ กล่าวว่าหากมีการนาเทคโนโลยีมาใช้งาน เป็นเครื่องมือของการนาเสนอสารสนเทศแล้ว เราจะเรียกว่า ระบบสารสนเทศเพ่ือการบริหารทรัพยากร มนุษย์ นามาใช้เป็นเครือ่ งมือนาเสนอสารสนเทศทไ่ี ด้กลา่ วมาแล้วทั้ง 3 ประเภท เพื่อเพิ่มขีดความสามารถ ในการปฏบิ ตั งิ านตามหน้าทีง่ านที่รับผดิ ชอบของลกู จา้ งแต่ละบคุ คลภายในองค์การได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซงึ่ ระบบสารสนเทศเพอ่ื การบรหิ ารทรพั ยากรมนุษย์ มีกระบวนการทางธุรกิจดังจะยกตัวอย่าง เช่น ระบบ วางแผนอัตรากาลังคน ระบบวิเคราะห์งาน ระบบสรรหาและคัดเลือก ระบบบุคลากร ระบบจ่ายค่าจ้าง และเงินเดือน ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน ระบบพัฒนาและฝึกอบรม ระบบสวัสดิการและ ผลประโยชน์ เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีการนาโปรแกรมสาเร็จรูปเข้ามาใช้เป็นระบบสารสนเทศอีกด้วย ซึ่ง จะประกอบด้วยโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์ การใช้งานอินทราเน็ต การจัดการ ทรพั ยากรบคุ คลทางอิเลก็ ทรอนิกส์ ซึ่งมรี ายละเอียดดังนี้ โปรแกรมสาเร็จรูปทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (human resource software) คือ โปรแกรม เชิงพาณิชย์ท่ีวางขายอยู่ในตลาดซอฟต์แวร์ พัฒนาข้ึนใช้เฉพาะกับงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ และใช้ร่วมกับระบบจัดการฐานข้อมูล เพ่ือสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ อีกทั้งสามารถออก เอกสารและรายงานทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้ตามความต้องการของผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น โปรแกรม บันทึกเวลาทางาน โปรแกรมการจ่ายเงินเดอื น โปรแกรมบรหิ ารดา้ นทนุ มนษุ ย์ เป็นตน้ การใชง้ านอนิ ทราเนต็ เปน็ ระบบเครอื ขา่ ยทสี่ ร้างขน้ึ เพ่ือใช้งานเฉพาะภายในองค์การ อินทราเน็ตมี มาตรฐานบนพ้ืนฐานอินเทอร์เน็ต ลักษณะการใช้งานเดียวกันกับระบบอินเทอร์เน็ต จึงไม่ยากต่อการ เรียนรูใ้ ช้งานของบุคลากร อินทราเน็ตเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังด้านการสื่อสารภายในองค์การ ระบบนี้จะ ช่วยลดปริมาณกระดาษลงอย่างเห็นได้ชัด จึงกล่าวได้ว่าอินทราเน็ตจะนาไปสู่ประสิทธิภาพในการลด ต้นทนุ ค่าใชจ้ ่ายดา้ นการสอ่ื สารของบคุ ลากร รวมทงั้ ใช้ในการฝึกอบรมบคุ ลากรขน้ั พืน้ ฐานอกี ด้วย การจัดการทรัพยากรบุคคลทางอิเล็กทรอนิกส์ จากหวั ขอ้ ท่ีผ่านมาเป็นการอธิบายถงึ การใช้งานอินทราเน็ต หัวข้อน้ีเป็นการใช้งานส่ือสารผ่านระบบอินเทอร์เน็ต เทคโนโลยีท่ีใช้สาหรับการสื่อสารและประสานงานระหว่าง บคุ คลภายในและภายนอกองค์การ ตัวอย่างเช่น การจัดการองค์การเสมือนจริง การประชุมทางไกล การประชุม

87 ผ่านวีดิทัศน์ การสรรหาอิเลก็ ทรอนิกส์ การเรียนอิเล็กทรอนกิ ส์ การประเมินผลการปฏิบัติงานทางอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น สาหรบั ตัวอย่างโปรแกรมบรหิ ารงานบุคคล แสดงดังภาพท่ี 4.10 ภาพท่ี 4.10 โปรแกรมบรหิ ารงานบคุ คล ที่มา (Onlinesoft software as a service, 2562) จากการที่ความก้าวหนา้ ของเทคโนโลยีในปัจจบุ นั เปลย่ี นไปอย่างรวดเรว็ มาก การทางานแบบต่าง คนต่างทาเปลี่ยนไปเป็นการทางานร่วมกันบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ดังนั้น เม่ือองค์กรได้นาระบบ สารสนเทศเข้ามาใช้งานแล้ว จึงควรวางแผนการใช้ให้คุ้มค่า เช่น อาจจะนามาใช้สาหรับ การประกาศ ขอ้ มลู ข่าวสารตา่ ง ๆ แทนการออกเป็นหนังสือเวียนเหมือนแต่ก่อน การนามาใช้สาหรับการติดต่อสื่อสาร ภายในองค์กร ในรูปแบบของการส่งอีเมล (E–Mail) การนามาใช้ในการเก็บข้อมูลสาหรับผู้มาติดต่อ หรือ อน่ื ๆ ซงึ่ แลว้ แตว่ า่ องค์กรจะกาหนดนโยบายอยา่ งไร พงึ จาไวเ้ สมอว่า การลงทุนนาเทคโนโลยีสารสนเทศ เขา้ มาใช้ในองคก์ รนนั้ ในช่วงเร่มิ แรกจะเปน็ การลงทุนท่มี มี ลู คา่ คอ่ นขา้ งสูง ซึ่งถ้าองค์กรนามาใช้ประโยชน์ ได้ไม่เต็มที่ ผู้บริหารจะมองว่าเป็นการลงทุนท่ีสูญเปล่า ดังน้ัน ผู้รับผิดชอบในเร่ืองนี้ จึงต้องพิจารณาให้ รอบคอบ ก่อนการตดั สนิ ใจจัดหาระบบเขา้ มาใช้ในองคก์ ร

88 สรปุ ทา้ ยบท ปัจจุบันมีการใช้คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ประยุกต์ทางานได้หลายอย่าง ผู้ใช้ควรเรียนรู้ว่าใครควร จะใช้โปรแกรมใด ใช้ทาอะไร และใช้อย่างไร ซอฟต์แวร์ประยุกต์เป็นโปรแกรมที่พัฒนาข้ึนเพื่อให้ คอมพิวเตอรท์ างานดา้ นต่าง ๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทางธุรกิจจึงเป็นทางเลือกหน่ึง ทธ่ี ุรกจิ ตา่ งหนั มาเลอื กใชเ้ ป็นเครื่องมือช่วยเพ่ิมประสทิ ธิภาพในการทางานแต่ละดา้ นตามหน้าท่ีทางธุรกิจ แนวคิดและเทคโนโลยีโปรแกรมประยุกต์ด้านการบัญชีและการเงิน งานบัญชีและการเงินเป็น กิจกรรมท่ีรวบรวม วิเคราะห์ จัดประเภท และสรุปข้อมูลรายการต่าง ๆ ให้อยู่ในรูปของตัวเลข โดยมี วัตถุประสงค์เพ่ือนาข้อมูลเหล่าน้ันมาใช้สาหรับการวางแผนและควบคุมการดาเนินงานด้านต่าง ๆ ของ ธุรกิจ และงานการเงินจะมีหน้าท่ีการจัดหาเงินทุน การเก็บรักษาและการใช้เงินทุนอย่างมีประสิทธิภาพ โดยมวี ัตถุประสงคเ์ พ่ือให้การดาเนินธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น และเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ธุรกิจหรือกิจการ กาหนดไว้ ในส่วนการนาเทคโนโลยีมาใช้งาน เรียกว่าระบบสารสนเทศด้านการบัญชีการเงินท่ีผลิต สารสนเทศทางดา้ นบญั ชีการเงิน แนวคิดและเทคโนโลยีโปรแกรมประยุกต์ด้านการตลาด การดาเนินกิจกรรมด้านการขายและ การตลาดจะถือว่าเป็นภาระงานที่สาคัญภายใต้โซ่คุณค่าขององค์การ จากแนวคิดในการดาเนินธุรกิจใน ปัจจุบันมักจะเน้นที่ความพึงพอใจของลูกค้าเป็นสาคัญ องค์การจึงต้องให้ความสาคัญกับการดาเนินงาน ดา้ นการตลาด รวมทัง้ การสร้างแรงจูงใจใหก้ ับบุคลากรของทุกหน่วยงาน ในการสร้างมูลค่าของผลิตภัณฑ์ ที่สง่ มอบต่อลกู ค้าทุกราย สารสนเทศทางการตลาดนับว่าเป็นส่วนหนง่ึ ของสารสนเทศทางธุรกิจ ถือว่าเป็น ผลลัพธ์ของระบบสารสนเทศทางการตลาด ในส่วนการนาเทคโนโลยีมาใช้งานเรียกว่า ระบบสารสนเทศ ทางการตลาดที่ผลติ สารสนเทศทางการตลาด แนวคิดและเทคโนโลยีโปรแกรมประยุกต์กับงานด้านการผลิตและการดาเนินงาน คือหน้าท่ีงาน หนึ่งทางธรุ กจิ รับผดิ ชอบสาหรบั กระบวนการแปรรูปปัจจัยการผลิต เพื่อเข้าสู่รูปแบบการผลิตภัณฑ์ ถือว่า เป็นกระบวนการสรา้ งมลู ค่าใหก้ ารกับแปรรปู ปจั จัยการผลิตใหเ้ ป็นผลิตภัณฑ์อันทรงคุณค่า ส่งถึงมือลูกค้า หรอื ผบู้ ริโภค ในส่วนการนาเทคโนโลยมี าใชง้ านเรยี กว่า ระบบสารสนเทศดา้ นการผลิตและการดาเนินงาน ที่ผลติ สารสนเทศทางการผลติ และการดาเนนิ งาน แนวคิดและเทคโนโลยีโปรแกรมประยุกต์กับงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ การบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ ถือว่าเป็นหน้าท่ีหน่ึงในกระบวนการจัดการธุรกิจ เก่ียวข้องกับกิจกรรมการจัดคนเข้า ทางาน ซ่ึงเป็นภารกิจสาคัญของผู้บริหารที่จะต้องจัดสรรบุคคลท่ีมีคุณภาพเข้าทางาน รวมถึงการพัฒนา ระบบและธารงรักษาไว้ซ่ึงลูกจ้างที่มีความสามารถ ในส่วนการนาเทคโนโลยีมาใช้งานเรียกว่า ระบบ สารสนเทศดา้ นการบรหิ ารทรพั ยากรมนษุ ย์ท่ีผลติ สารสนเทศดา้ นบรหิ ารทรัพยากรมนุษย์

89 คาถามท้ายบท กจิ กรรมด้านทฤษฎี 1. จงอธิบายแนวคิดการเลอื กใช้โปรแกรมประยุกต์กบั งานการบัญชกี ารเงิน 2. จงอธบิ ายแนวคิดการเลือกใช้โปรแกรมประยุกต์กบั งานการตลาด 3. จงอธิบายแนวคิดการเลือกใช้โปรแกรมประยกุ ต์กบั งานการผลิตและการดาเนินงาน 4. จงอธิบายแนวคิดการเลือกใช้โปรแกรมประยกุ ต์กับงานการบรหิ ารทรพั ยากรมนษุ ย์ 5. จงยกตวั อย่างโปรแกรมประยุกต์สาหรบั งานบญั ชกี ารเงนิ 1 โปรแกรม พร้อมอธิบาย 6. จงยกตวั อย่างโปรแกรมประยุกต์สาหรบั งานการตลาด 1 โปรแกรม พร้อมอธบิ าย 7. จงยกตัวอย่างโปรแกรมประยุกต์สาหรบั งานการบรหิ ารทรัพยากรมนุษย์ 1 โปรแกรม พรอ้ มอธิบาย 8. จงยกตวั อย่างโปรแกรมประยุกต์สาหรบั งานการผลิตและการดาเนนิ งาน 1 โปรแกรม พรอ้ มอธบิ าย 9. จงวเิ คราะห์ข้อดี ข้อเสยี ของการนาโปรแกรมประยุกต์เขา้ มาใช้งานกบั ธรุ กิจ 10. แนวทางการนาโปรแกรมประยกุ ต์ทางธุรกจิ มาใชง้ าน ควรคานึงถึงสงิ่ ใดบ้าง กิจกรรมดา้ นปฏิบัติ 1. ผเู้ รยี นสบื ค้นโปรแกรมประยุกตท์ างธรุ กิจในด้านต่าง ๆ ดงั น้ี 1.1 ด้านบัญชี 1.2 ดา้ นการเงนิ 1.3 ดา้ นการตลาด 1.4 ดา้ นการผลติ และการดาเนนิ งาน 1.5 ดา้ นทรพั ยากรมนุษย์ โดยผเู้ รยี นเลอื กคนละ 1 ด้าน เพ่อื นาเสนอข้อมูลพร้อมอธิบายแนวคดิ และการใชง้ านพอสังเขป

90 เอกสารอา้ งอิง กรมตรวจบญั ชสี หกรณ์. (2559). ระบบสารสนเทศทางการเงินของกรมตรวจบญั ชสี หกรณ์. ค้นเมอื่ กุมภาพันธ์ 16, 2562. จาก https://www.cad.go.th/main.php?filename=index. จนิ ตนยั ไพรสณฑ์ และคณะ. (2551). การจดั การการผลิตและการปฏิบตั ิการ. กรุงเทพฯ: เพียรส์ ัน เอ็ดดเู คช่ัน อินโดไชนา่ . ชลติ ผลอนิ ทร์หอม. (2559). ไอทีกับนักบัญชีมืออาชพี . ค้นเมื่อ กมุ ภาพันธ์ 5, 2560, จาก https://www.spu.ac.th. บิซเิ นส ซอฟต์. (2562). Easy Acc โปรแกรมบญั ชีภาษาไทย. คน้ เมือ่ กุมภาพนั ธ์ 16, 2562. จาก https://www.businesssoft.com/easy-acc2. พนดิ า พานิชกลุ . (2554). การจดั การธุรกิจ. กรุงเทพฯ: เคทีพีคอมพแ์ อนด์คอนซลั ท์. รุจิจันทร์ วิชวิ านิเวศน.์ (2560). สารสนเทศทางธุรกิจ (ฉบับปรบั ปรุงเพมิ่ เตมิ ). กรงุ เทพฯ: ซเี อด็ ยูเคชั่น. วนี ารตั น์ แสวงกจิ . (2553). โปรแกรมประยกุ ต์ด้านธุรกจิ . ค้นเมอื่ มนี าคม 14, 2560, จาก http://bc.crru.ac.th/download.aspx. สมุ น มาลาสิทธ.ิ์ (2548). การจดั การการผลิต/การดาเนนิ งาน. กรุงเทพฯ: ศูนย์หนงั สือจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย. โอภาส เอีย่ มศริ วิ งศ์. (2556). พาณชิ ย์อเิ ลก็ ทรอนิกส์. กรงุ เทพฯ: ซีเอ็ดยูเคชัน่ . Onlinesoft software as a service. (2562). โปรแกรมบรหิ ารงานบคุ คล. ค้นเมอ่ื มนี าคม 3, 2562, จาก http://www.onlinesoft.co.th/ArticleInfo.aspx?ArticleID=5026. Turban, E., Leidner, D., Mclean, E.,& Wetherbe], J. (2006). Information technology for Management: transforming organizations in the digital economy (5th ed.). Hoboken, NJ: John Wiley & Sons (Asia).

แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 5 การใชโ้ ปรแกรมประยกุ ต์ทว่ั ไปทางธุรกจิ หัวขอ้ เนอื้ หา 1. โปรแกรมประยุกต์ทวั่ ไปทางธุรกจิ 2. โปรแกรมประยุกตด์ า้ นการจัดการงานเอกสาร 3. โปรแกรมประยุกต์ดา้ นการคํานวณ 4. โปรแกรมประยุกตด์ ้านการนาํ เสนอข้อมูล 5. โปรแกรมประยุกต์ด้านฐานข้อมลู วตั ถปุ ระสงค์เชงิ พฤติกรรม 1. อธิบายหลกั การพนื้ ฐานการใช้โปรแกรมประยกุ ต์ทั่วไปทางธรุ กจิ ได้ 2. อธิบายแนวคิดใชโ้ ปรแกรมประยกุ ตด์ ้านการจดั การงานเอกสารได้ 3. อธบิ ายแนวคดิ การใชโ้ ปรแกรมประยุกตด์ า้ นการคํานวณได้ 4. อธิบายแนวคิดการใชโ้ ปรแกรมประยุกตด์ ้านการนําเสนอข้อมลู ได้ 5. อธบิ ายแนวคิดการใช้โปรแกรมประยุกต์ด้านฐานข้อมลู ได้ 6. จําแนกเพื่ออภปิ รายเปรียบเทยี บประเภทงานท่ีมีความเหมาะสมกบั โปรแกรมประยุกต์ได้ 7. ปฏบิ ัติการใช้งานเบ้ืองต้นกับโปรแกรมประยกุ ตท์ ่ัวไปทางธุรกจิ ได้ วธิ ีสอนและกิจกรรมการเรียนการสอน 1. วธิ ีสอน 1.1 วธิ ีสอนแบบบรรยาย 1.2 วธิ ีสอนแบบฝกึ ปฏบิ ัติ 1.3 วิธสี อนโดยใชก้ ารอภปิ รายกล่มุ ยอ่ ย 1.4 วิธสี อนโดยใชก้ รณตี ัวอยา่ ง 2. กิจกรรมการเรียนการสอน 2.1 แบง่ กลุ่มผเู้ รียนอภิปรายเหตกุ ารณ์ในปัจจบุ ันโดยมีตวั อยา่ งกรณีศกึ ษางานในธุรกิจและ ช่วยกนั วเิ คราะหง์ านในธุรกจิ นั้นว่าเหมาะสมกับโปรแกรมอะไร เพราะเหตุใด ผู้สอนสรุปการอภิปราย ร่วมกบั ผ้เู รียน เพื่อเชอื่ มโยงเขา้ สู่เนื้อหาบทเรยี น 2.2 ผสู้ อนบรรยายเร่อื งตอ่ ไปน้ี 2.2.1 โปรแกรมประยุกตท์ วั่ ไปทางธุรกิจ

92 2.2.2 โปรแกรมประยุกต์ด้านการจัดการงานเอกสาร 2.2.3 โปรแกรมประยุกตด์ า้ นการคาํ นวณ 2.2.4 โปรแกรมประยุกต์ด้านการนําเสนอขอ้ มูล 2.2.5 โปรแกรมประยุกตด์ า้ นฐานข้อมลู 2.3 ผู้สอนยกกรณีศึกษาตัวอย่างโปรแกรมประยุกต์เพ่ือให้เห็นตัวอย่างจริง พร้อมท้ังให้ ทดลองใชง้ านพนื้ ฐานโปรแกรมต่าง ๆ เพ่ือใหเ้ กดิ ความคุ้นเคย โดยเรียนรพู้ รอ้ มกนั ในหอ้ งเรยี น 2.4 ผูเ้ รียนศึกษาเนื้อหาทเี่ รียนพร้อมเปิดโอกาสใหแ้ ลกเปลย่ี นความรู้กับเพ่ือนในห้องเรยี น และตอบคาํ ถามทา้ ยบท สอื่ การเรยี นการสอน 1. เอกสารประกอบการสอน รายวิชา การใช้โปรแกรมประยุกต์ทางธรุ กิจ 2. โปรแกรมสําเร็จรปู Power Point ประกอบการสอน 2.1 โปรแกรมประยุกต์ทว่ั ไปทางธุรกจิ 2.2 โปรแกรมประยุกตด์ า้ นการจดั การงานเอกสาร 2.3 โปรแกรมประยุกต์ดา้ นการคํานวณ 2.4 โปรแกรมประยุกต์ด้านการนําเสนอข้อมูล 2.5 โปรแกรมประยุกต์ด้านฐานข้อมลู 3. โปรแกรม web browser สืบคน้ ขอ้ มูล 4. ใบงานฝกึ ปฏบิ ตั ิ กรณีศึกษาตัวอย่าง 5. โปรแกรมสําเรจ็ รูป Microsoft office 6. บทเรียนออนไลน์ www.elearningbynirut.com/moodle/ การวัดผลและประเมนิ ผล 1. สงั เกตจากพฤติกรรมการเรยี น 2. สงั เกตการสนทนาและตอบคําถาม 3. ตรวจผลงานการอภิปรายรายกลมุ่ 4. ตรวจผลงานการฝึกปฏิบตั ิจากกรณีศึกษา 5. ตรวจผลงานการตอบคําถามท้ายบท

93 บทที่ 5 โปรแกรมประยุกต์ท่ัวไปทางธรุ กจิ จากบทที่ผ่านมาได้กล่าวถึงแนวคิดและเทคโนโลยีการใช้โปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจ ทําให้ทราบถึง แนวคดิ ของหน้าทท่ี างธุรกจิ ที่สาํ คญั ในด้านตา่ ง ๆ คอื ดา้ นการบญั ชกี ารเงิน ด้านการตลาด ด้านการผลิตและ การดําเนินงาน และด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ แนวคิดในแต่ละด้านจะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้ เทคโนโลยีโปรแกรมประยุกต์ได้อยา่ งเหมาะสมและช่วยเพิ่มประสิทธภิ าพในการทาํ งานด้านนั้น ในบทก่อนนั้น ได้กล่าวถงึ ประเภทของซอฟต์แวร์ไว้วา่ แบ่งออกเปน็ ซอฟต์แวร์ระบบและซอฟต์แวร์ประยุกต์ ซ่ึงในบทน้ีจะได้ กล่าวถงึ ในส่วนของซอฟต์แวร์ประยุกตท์ ่ีเป็นโปรแกรมประยุกตท์ วั่ ไปท่ีนยิ มนํามาใช้ทางธรุ กิจมากท่ีสุด ธุรกิจ ไดน้ ํามาใชเ้ พอื่ สนบั สนุนกระบวนการธุรกิจให้แก่องค์กร ท้ังน้ีก็เพ่ือความอยู่รอดและการเติบโตทางธุรกิจ ไม่ ว่าจะเป็นการประยกุ ตใ์ ช้งานเทคโนโลยดี ้านตา่ ง ๆ การนําโปรแกรมประยุกต์ท่ัวไปเข้ามาจัดการงานทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องานเอกสารในสํานักงาน การจัดการงานด้านการวิเคราะห์ข้อมูล การจัดการฐานข้อมูล แม้กระทั่งงานด้านการนําเสนอข้อมูล ธุรกิจต่าง ๆ ได้นําโปรแกรมประยุกต์มาใช้กันอย่างแพร่หลาย ก็เพ่ือ นาํ มาปฏบิ ตั งิ านตามสว่ นต่าง ๆ การนาํ มาใช้เพ่อื จัดการ และเพือ่ ชงิ ความได้เปรยี บในทางธุรกจิ ในบทนี้จะอธิบายถึง การใช้โปรแกรมประยุกต์ท่ัวไปทางธุรกิจ โปรแกรมประยุกต์ด้านการ จัดการงานเอกสาร โปรแกรมประยุกต์ด้านการคํานวณ โปรแกรมประยุกต์ด้านการนําเสนอข้อมูล และโปรแกรมประยกุ ต์ดา้ นฐานข้อมลู โดยมรี ายละเอยี ดดังต่อไปน้ี โปรแกรมประยกุ ต์ท่วั ไปทางธุรกิจ ในบทท่ี 3 ผู้เขียนได้กล่าวถึง ซอฟต์แวร์ประยุกต์ไว้แล้วว่า คือ โปรแกรมชุดคําส่ังที่ติดต้ัง ภายหลังจากติดต้ังระบบปฏิบัติการ มีลักษณะท่ีผู้ใช้นํามาประยุกต์ใช้งานท่ัวไป และเฉพาะด้าน อาจจะเป็นงานจําพวกงานด้านบัญชี งานด้านเอกสาร และงานควบคุมสินค้าคงคลัง ท้ังน้ีโปรแกรม ดังกล่าวอาจมาในรูปของโปรแกรมสําเร็จรูปหรือส่ังให้เขียนขึ้นมาเฉพาะด้าน หรืออาจกล่าวได้ว่า โปรแกรมประยุกต์ท่ัวไปเป็นโปรแกรมที่ได้รับการพัฒนาขึ้นโดยมีจุดประสงค์เพ่ือให้สามารถนํา โปรแกรมดังกล่าวไปใช้ในงานใดก็ได้โดยไม่เจาะจงประเภทหรือลักษณะของธุรกิจ อาจแบ่งได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่ โปรแกรมมาตรฐาน (standard software) และโปรแกรมเฉพาะ (customized package) โดยแตล่ ะประเภทมรี ายละเอยี ดดงั น้ี (วศนิ เพิม่ ทรัพย์, 2561, หน้า 87) โปรแกรมมาตรฐาน หมายถึง โปรแกรมท่ีพัฒนาขึ้นมาเพื่อให้สามารถใช้ได้กับงานทั่วไป ส่วน ใหญ่มีคุณสมบัติเป็นมาตรฐานเดียวกัน ผู้ใช้ไม่จําเป็นต้องไปปรับปรุงหรือแก้ไขส่วนใด ๆ ข อง โปรแกรม ในทีน่ ้จี ะกล่าวถงึ โปรแกรมสําเรจ็ รปู ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ (Microsoft office) โปรแกรมเฉพาะ หมายถึง โปรแกรมท่ีอาจต้องขอให้ผู้ผลิตเพิ่มเติมคุณสมบัติบางอย่างลงไป เพราะโปรแกรมท่ีวางขายนั้นยังมีข้อจํากัดบางประการท่ีไม่สามารถตอบสนองความต้องการทํางาน ขององค์การได้ หากมีการปรับเปล่ียนแก้ไขเพียงเล็กน้อยก็จะทําให้ใช้งานได้ดีและเหมาะสมกับ องคก์ ารมากขนึ้ หรอื บางโปรแกรมก็ทาํ มาให้ผใู้ ช้สามารถปรบั เปลย่ี นแกไ้ ขไดเ้ องในระดับหนงึ่

94 ในบทนี้จะกล่าวถึงโปรแกรมมาตรฐานและในเอกสารเล่มนี้จะขอใช้คําว่า โปรแกรมประยุกต์ ท่ัวไป โดยโปรแกรมประยุกต์ทั่วไปจะเป็นโปรแกรมซึ่งได้มาโดยการพัฒนาข้ึนเองภายในหน่วยงาน หรือว่าจ้างหน่วยงานภายนอกเขยี นโปรแกรมน้ันให้หรืออาจจะซื้อโปรแกรมสําเร็จท่ีมีจําหน่ายท่ัวไปก็ ได้ โดยจุดประสงคใ์ นการนําโปรแกรมประยกุ ตเ์ หล่าน้นั มาใช้งานทไี่ มเ่ จาะจงประเภทหรือลักษณะของ ธุรกิจ คือ การนํามาช่วยงานท่ัวไปทั้งในระดับบุคคล ระดับหน่วยงาน หรือระดับองค์การขนาดใหญ่ โดยทั่วไปแล้วโปรแกรมประยุกต์ที่ใช้ในงานท่ัวไปน้ัน มักจะเป็นโปรแกรมสําเร็จซึ่งมีการจําหน่ายแก่ ผสู้ นใจเพอ่ื นาํ ไปประยกุ ต์ใช้งาน หากเราแบ่งตามกลุ่มการใช้งานแล้วนั้น โปรแกรมประยุกต์ทั่วไปจะ ถูกจัดอยู่ในกลุ่มซอฟต์แวร์สําหรับงานด้านธุรกิจหรืองานสํานักงาน ที่เน้นการใช้งานทางธุรกิจ โดยเฉพาะ โดยมุ่งหวังให้การทํางานมีประสิทธิภาพที่ดีขึ้นกว่าการใช้แรงงานคน เช่น การใช้งาน สําหรับการจัดพิมพ์รายงานเอกสาร การวิเคราะห์คํานวณ การนําเสนองาน การจัดทําฐานข้อมูล รวมถึงการบันทึกนัดหมาย รายงานการประชุม ฯลฯ ปัจจุบันมีบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ในกลุ่มนี้เป็น จาํ นวนมาก ตามตัวอยา่ งแสดงดังตารางที่ 5.1 (สุพรรษา ยวงทอง, 2557, หน้า 111) ตารางที่ 5.1 ลกั ษณะโปรแกรมและตวั อยา่ งโปรแกรม ลกั ษณะโปรแกรม ตวั อย่างโปรแกรม ประมวลผลคํา (Word Processing) Microsoft Word Writer (โปรแกรมของชดุ OpenOffice) Kingsoft Writer ตารางคาํ นวณ (Spreadsheet) Microsoft Excel Calc (โปรแกรมของชดุ OpenOffice) นาํ เสนองาน (Presentation) Microsoft PowerPoint Impress (โปรแกรมของชุด OpenOffice) ฐานขอ้ มูล (Database) Microsoft Access Oracle MySQL Base (โปรแกรมของชุด OpenOffice) แบบกลุ่ม (Software Suite) Microsoft Office OpenOffice Adobe จดั การโครงการ (Project Management) Microsoft Project GanttProject งานบัญชี (Accounting) Intuit QuickBooks Peachtree SPSS(Statistical Package for the Social Sciences) ที่มา (สพุ รรษา ยวงทอง, 2557, หน้า 111)

95 จากตารางท่ี 5.1 กลุ่มโปรแกรมท่ีนิยมนํามาใช้งานกันมากที่สุดในสํานักงาน คือ โปรแกรม ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ ซงึ่ ในบทเรียนนี้จะได้อธิบายถึง โปรแกรมด้านการจัดการงานเอกสาร โปรแกรม ดา้ นการวิเคราะหข์ อ้ มลู โปแกรมดา้ นการนําเสนอขอ้ มูล และโปรแกรมดา้ นการจัดการฐานข้อมูล โปรแกรมประยุกต์ดา้ นการจดั การงานเอกสาร เอกสารถือว่าเป็นสิ่งสําคัญและเป็นสิ่งที่เราต้องพบเจอทุกวันในชีวิตประจําวันแต่เดิมเอกสาร เหล่าน้ีมักเป็นกระดาษ ซ่ึงถูกบันทึกด้วยการเขียนหรือพิมพ์ดีดแต่ในปัจจุบันเมื่อการใช้คอมพิวเตอร์ เป็นที่แพร่หลาย เอกสารจึงถูกจัดทําข้ึนโดยใช้โปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ ที่เรียกว่าโปรแกรม ประมวลผลคํา หรือเวิร์ด โปรเซสซ่ิง (word processing) ซึ่งจะบันทึกเอกสารลงในสื่อคอมพิวเตอร์ เช่น ฮาร์ดดิสก์ หรอื แผ่นซีดี แทน เกิดเป็นเอกสานท่ีเรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และเมื่อเราต้อง ใช้งานเอกสารน้ันในรูปแบบกระดาษ ก็สามารถจัดพิมพ์ออกมาได้อย่างคมชัด สวยงาม และรวดเร็ว โดยโปรแกรมประยุกต์ด้านการจดั การงานเอกสารที่นยิ มใช้มากท่สี ดุ คือ โปรแกรมประมวลผลคํา โดย มรี ายละเอียดดังน้ี (อัมรินทร์ เพช็ รกลุ , 2558, หนา้ 21-22) วศิน เพิ่มทรัพย์ (2561, หน้า 89) อธิบายวา่ โปรแกรมประมวลผลคํา หมายถึง โปรแกรมที่ใช้ พิมพ์ขอ้ ความและจัดหนา้ เอกสาร กําหนดขนาดใหญ่เล็กและรูปแบบตัวอักษร สร้างตาราง ใส่รูปภาพ ประกอบ และจัดพิมพ์ออกมาใหส้ วยงาม สพุ รรษา ยวงทอง (2557, หนา้ 112) อธบิ ายวา่ โปรแกรมประมวลผลคํา หมายถึง โปรแกรมที่ ช่วยในการประมวลผลคําโดยคุณสมบัติหลักที่มีคือ สามารถจัดการเอกสารต่าง ๆ ได้ เช่น ขนาด ตัวอักษรใหญ่ เล็ก รูปแบบตัวอักษร การสร้างตาราง การใส่รูปภาพในเอกสารซึ่งอาจเป็นไฟล์ภาพ ทั่วไป หรือภาพทีโ่ ปรแกรมมีไว้ให้อยแู่ ลว้ อยา่ งภาพตดั ปะ (clip art) เป็นตน้ โอภาส เอ่ียมสิริวงศ์ (2561, หน้า 242) อธิบายว่า โปรแกรมประมวลผลคํา หมายถึง โปรแกรมประยุกต์ที่นิยมใช้งานอย่างกว้างขวาง เหมาะสําหรับงานเอกสารท่ัวไปท่ีผู้ใช้สามารถสร้าง แกไ้ ข บนั ทึก และส่งั พมิ พ์ เช่น งานพิมพ์จดหมาย หนังสือ ร่างเอกสาร สมัครงาน ร่างสัญญาคู่ค้าทาง ธุรกิจ จดหมายแจง้ ข่าว และรายงานอ่นื ๆ เป็นตน้ กล่าวโดยสรุปว่า การประมวลผลคําเป็นการนําคําหลาย ๆ คํามาเรียงกันให้อยู่ในรูปแบบที่ กําหนดเพ่อื จดั ทําเปน็ เอกสารโดยใช้เคร่อื งคอมพิวเตอร์ผ่านทางโปรแกรมประมวลผลคํา ซ่ึงช่วยให้เรา สามารถสร้าง แกไ้ ข คดั ลอก จดั รูปแบบ และจัดพิมพ์ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วอีกทั้งยังสามารถเก็บ บันทกึ เอกสารลงบนบันทึกข้อมลู ตา่ ง ๆ เพื่อนาํ กลบั มาใช้ในภายหลังได้ โปรแกรมประมวลผลคํา เป็นโปรแกรมท่ีช่วยในการจัดสร้างเอกสารในแบบต่าง ๆ ต้ังแต่ เอกสารแบบง่าย ๆ เช่น จดหมายหรือบทความต่าง ๆ ไปจนถึงเอกสารท่ีซับซ้อน เช่น ใบโฆษณาหรือ บทความประกอบภาพสร้างและจัดการเอกสารทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นรายงาน จดหมาย ใบปะหน้า แฟกซ์ แบบฟอร์มต่าง ๆ ไปจนถึงการจัดทําคู่มือและหนังสือ โดยมีระบบอัตโนมัติท่ีช่วยในการจัดทํา เอกสาร เช่น การตรวจคําสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์ การใส่ข้อความอตั โนมัติ เปน็ ตน้

96 ภาพที่ 5.1 โปรแกรมสําเรจ็ รูป Microsoft Word โปรแกรมประยุกต์ในการจัดการเอกสารนั้นที่นิยมใช้งานกันอย่างแพร่หลายมากท่ีสุด คือ โปรแกรมสําเร็จรูปชุดสํานักงาน ไมโครซอฟต์ เวิร์ด (Microsoft Word) ซึ่งเป็นโปรแกรมหน่ึงในชุด สํานักงานท่ีมีการพัฒนารุ่นต่าง ๆ ไปอย่างรวดเร็ว เนื่องด้วยใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนมากจึงทําให้ กลายเป็นทน่ี ิยม ในแต่ละวนั เราอาจต้องทาํ งานกับเอกสารต่าง ๆ มากมาย ตั้งแต่รายงานการประชุม สรุปยอดขาย จดหมาย และคู่มือต่าง ๆ การบันทึกข้อความเหล่าน้ีโดยใช้มือเขียน หรือใช้เคร่ือง พิมพ์ดีด อาจไม่ใช่วิธีท่ีสะดวกรวดเร็วท่ีสุด เพราะแทนท่ีเราจะใช้เวลาในการวางแผนสิ่งที่คิดเป็น ถอ้ ยคาํ เพือ่ สอ่ื สาร ก็อาจกลับต้องเสียเวลาส่วนใหญ่ในการแก้ไขและตกแต่งเอกสารให้ได้ตามต้องการ การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์ เวิร์ด จะช่วยลดขั้นตอนเหล่านี้ได้ และทําให้การตกแต่งและแก้ไข เอกสารท่ีสร้างเป็นได้อยา่ งง่ายดาย ซ่งึ กลา่ วโดยสรุปถึงความสามารถของโปรแกรมไมโครซอฟต์ เวิร์ด มรี ายละเอยี ดดังนี้ (อัมรินทร์ เพ็ชรกุล, 2558, หน้า 21-22) 1. สามารถช่วยสร้างเอกสาร รายงาน คู่มือ รวมทั้งจดหมายสําหรับงานด้านต่าง ๆ ได้อย่าง รวดเร็ว โดยใช้แบบฟอร์มจดหมายท่ีมีอยู่แล้ว นอกจากนั้นเราสามารถทําจดหมายที่มีข้อความ เหมือนกนั และส่งไปยงั ผรู้ ับหลาย ๆ คนไดอ้ ย่างงา่ ยดาย 2. ตกแต่งเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว ด้วยสีสันและรูปภาพ เพื่อให้ดูน่าสนใจยิ่งขึ้น และเน้น หัวข้อท่ีสําคัญโดยใช้ตัวอักษรแบบต่าง ๆ เช่น ตัวหนา ตัวเอียง นอกจากนั้นจะใช้ โปรแกรม ไมโครซอฟต์ เวริ ด์ ตกแตง่ เอกสารให้อัตโนมตั ิ 3. สร้างเอกสารรวดเร็วจากแม่แบบ สําหรับเอกสารท่ีใช้กันบ่อย ๆ เช่น จดหมายรูปแบบต่าง ๆ รายงาน ใบเสนอราคา เปน็ ต้น รวมทง้ั สามารถสร้างเอกสารแม่แบบทีต่ อ้ งการไดเ้ องอกี ดว้ ย 4. นําเสนอข้อมูลด้วยตารางและกราฟ เราสามารถสร้างตารางข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เพื่อ นําเสนอขอ้ มูลในรปู แบบท่ีเข้าใจง่าย รวมทัง้ การแทรกผังองค์กร และไดอะแกรมแบบอื่น ๆ ดว้ ย

97 5. ทํางานกับไฟล์ข้อมูลรูปแบบอื่น สามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรมอ่ืนในชุดออฟฟิศได้อย่าง รวดเร็ว เช่น สามารถดึงข้อมูลในโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซลมาใส่ในเอกสารหรือนําข้อมูลจาก เอกสารในลักษณะโครงร่างไปสรา้ งสไลดพ์ รเี ซนตเ์ ตชนั บนไมโครซอฟต์ พาวเวอร์ พอยท์ เป็นต้น 6. ใช้ไฟลเ์ อกสารบนอินเทอรเ์ น็ต เราสามารถแปลงเอกสารท่ีสร้างเป็นเว็บเพจเพ่ือเผยแพร่ใน อนิ เทอร์เนต็ หรือเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรได้ รวมท้ังบริการสําหรับการใช้งานไฟล์เอกสาร รว่ มกันเปน็ ทมี ดว้ ย จากความสามารถของโปรแกรมไมโครซอฟต์ เวิร์ด ทําให้เห็นว่ามีความสามารถท่ีจะทําการ จัดการงานด้านเอกสารได้เป็นอย่างดี เกิดกระบวนการทํางานในการผ ลิตเอกสารได้อย่างมี ประสทิ ธิภาพ ไม่ว่าจะเปน็ เร่ืองการสร้างแมแ่ บบเอกสาร การจัดแบ่งข้อมูลในรูปแบบตารางหรือกราฟ ตกแตง่ เอกสารได้ง่ายและรวดเรว็ ดว้ ยสสี ันและรปู ภาพ เพอ่ื ใหด้ นู า่ สนใจยงิ่ ขนึ้ โปรแกรมประยุกตด์ า้ นการคานวณ ในกรณีท่ีเราเป็นผู้บริหารกิจการมีหน้าที่ต้องทราบข้อมูลของธุรกิจท่ีเราดําเนินการอยู่ว่ามี ความสามารถในการหารายได้เข้าสู่กิจการได้ดีเพียงไร มีค่าใช้จ่ายจากการดําเนินงานอย่างไรบ้าง ข้อมูลเหล่านี้จะต้องจัดทําเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาส รายปี เราใช้ตารางคํานวณ แสดงผลการประกอบการเหล่านี้ หน่วยงานที่รวบรวมและจัดทําข้อมูลเหล่าน้ีส่วนใหญ่เป็นฝ่ายจัดซ้ือ ฝา่ ยจัดเก็บสินคา้ ฝ่ายการตลาด เป็นผู้จัดทํารับรู้ให้ถูกต้องตรงกัน ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบัญชี จะสามารถ ดําเนินการได้ถูกต้องแม่นยําตามมา โดยโปรแกรมประยุกต์ด้านการคํานวณที่นิยมใช้มากท่ีสุด คือ โปรแกรมตารางคาํ นวณ (สุพชี า ถิรจิตตกลุ , ม.ป.ป. หนา้ 3) โดยมีรายละเอยี ดดงั น้ี วศิน เพิม่ ทรพั ย์ (2561, หนา้ 89) อธบิ ายวา่ โปรแกรมตารางคํานวณ หมายถึง โปรแกรมท่ีช่วย ในการคํานวณแบบสารพัดประโยชน์ทั่วไปมีลักษณะเป็นตารางให้เราใส่ตัวเลขลงในแต่ละช่อง บาง ช่องอาจใส่สูตรที่ดึงตัวเลขช่องอ่ืน ๆ มาคํานวณ และอาจกําหนดลักษณะข้อมูลในแต่ละช่อง เช่น ตัวเลข วนั ท่ี ค่าเงนิ ฯลฯ จดั รูปแบบตารางใหส้ วยงาม และสงั่ พมิ พ์ออกมาได้ สพุ รรษา ยวงทอง (2557, หน้า 112) อธบิ ายว่า โปรแกรมตารางคํานวณ หมายถึง โปรแกรมที่ เกีย่ วข้องกับการคํานวณต่าง ๆ โดยทํางานกับตารางคํานวณ มักนําไปใช้ในงานด้านบัญชีและรายการ คํานวณอน่ื ๆ ในหน้าตารางทาํ งานจะมีหนว่ ยที่เล็กทีส่ ดุ เรียกวา่ เซลล์ (cell) มีลักษณะเป็นช่องตาราง ซ่ึงเป็นพ้ืนท่ีใช้งานในขณะหน่ึง ๆ โดยสามารถกําหนดค่าต่าง ๆ ให้กับแต่ละเซลล์ เช่น กําหนดให้ ขอ้ ความในเซลล์นน้ั เปน็ ตัวเลขทัว่ ไป วันที่ หรือเป็นสตู รคาํ นวณต่าง ๆ เป็นต้น โอภาส เอ่ยี มสิรวิ งศ์ (2561, หน้า 242) อธิบายวา่ โปรแกรมตารางคํานวณ หมายถึง โปรแกรม ตารางทําการท่ีเก่ียวข้องกับกลุ่มของชุดค่าตัวเลขและข้อมูลอื่น ๆ เช่น ข้อความ สูตรคํานวณ และ ฟังก์ชนั่ คณติ ศาสตร์ ดว้ ยการจัดรูปแบบลงในแถวและคอลมั น์ ทีเ่ รยี กว่า เซลล์ กล่าวโดยสรุปว่า โปรแกรมตารางคํานวณ เป็นโปรแกรมท่ีมีความสามารถในด้านการคํานวณ มักนํามาใช้ในงานด้านการบัญชี ซ่ึงลักษณะของตารางคํานวณเป็นช่องท่ีเรียกว่า เซลล์ สามารถใส่ ข้อมูลได้ทั้งตัวเลข ข้อความ ฟังก์ช่ันคณิตศาสตร์ สูตรการคํานวณ และจัดรูปแบบตารางได้อย่าง สวยงาม

98 ภาพท่ี 5.2 โปรแกรมสาํ เรจ็ รปู Microsoft Excel จีระสิทธิ์ องึ้ รัตนวงศ์ (2558, หน้า 185) อธิบายว่า โปรแกรมประยุกตด์ า้ นการคํานวณท่ีนิยมใช้ งานกันอย่างแพร่หลายมากที่สุด คือ โปรแกรมสําเร็จรูปชุดสํานักงาน ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล (Microsoft Excel) สําหรับผู้ที่มีหน้าที่ต้องวิเคราะห์ผลการดําเนินงานอยู่เป็นประจํา ต้องรวบรวม ข้อมูลท่ีเกี่ยวข้องกับรายได้กิจการจากรายงานขายหรือจากฐานข้อมูลของกิจการ มีการนําเสนอผล ประกอบการท่ีจัดทําด้วยโปรแกรมไมโครซอฟต์ เอ็กเซล ต่อคณะผู้บริหาร จะเห็นได้ว่าไมโครซอฟต์ เอ็กเซล เปน็ โปรแกรมตารางคํานวณ ซ่ึงจัดเป็นโปรแกรมประเภทตารางงานคํานวณ (spreadsheet) โดยใช้จัดการกับข้อมูลตัวเลขจํานวนมาก เพ่ือนําข้อมูลเหล่านี้ไปประมวลผลหาผลลัพธ์หรือ เปรยี บเทียบวิเคราะหส์ รุปผล เปน็ ตาราง กราฟ แผนภมู ิต่าง ๆ ซึง่ กลา่ วโดยสรุปถึงความสามารถของ โปรแกรมไมโครซอฟต์ เอก็ เซล มรี ายละเอียดดงั น้ี (อมั รนิ ทร์ เพ็ชรกุล, 2559 หนา้ 23-24) 1. จัดเก็บและนําเสนอข้อมูลในรูปแบบของกราฟประเภทต่าง ๆ เราสามารถจัดเก็บข้อมูล อย่างเป็นระบบระเบียบในลักษณะของตารางข้อมูล พร้อมนําเสนอข้อมูลในรูปของกราฟแบบต่าง ๆ ได้ อย่างรวดเรว็ เพอ่ื ให้สามารถเหน็ ความแตกต่างของข้อมูลและทําความเข้าใจได้ง่ายข้นึ 2. บริหารจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ สามารถใช้ไมโครซอฟต์ เอ็กเซลจัดเรียงข้อมูลและ คัดเลือกขอ้ มลู เฉพาะที่ต้องการได้ (กรองข้อมูล) เพื่อช่วยในการเปรียบเทียบและตัดสินใจเกี่ยวกับงาน ตา่ ง ๆ ได้ง่ายและแมย่ ํา 3. คาํ นวณข้อมลู ใชฟ้ ังก์ชันพิเศษ ไมโครซอฟต์ เอ็กเซลสามารถคํานวณข้อมูลในตาราง โดยใช้ สูตรและฟังก์ชันการคํานวณ ทั้งสามารถนําข้อมูลท่ีอยู่ในแต่ละแผ่นงานมาคํานวณร่วมกัน และการ บรหิ ารขอ้ มูลทม่ี ปี ริมาณมาก ๆ ได้

99 จากความสามารถของโปรแกรมไมโครซอฟต์ เอ็กเซล ทําให้เห็นว่านอกจากมีความสามารถใน ดา้ นการคาํ นวณไดอ้ ย่างมีประสิทธิภาพแล้วยังสามารถจัดเก็บและนําเสนอข้อมูลในรูปแบบของกราฟ ประเภทตา่ ง ๆ พร้อมนาํ เสนอข้อมูลในรูปของกราฟแบบต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว คัดเลือกข้อมูลด้วยวิธีการ กรองข้อมูลเพื่อเปรียบเทียบหรือเพื่อการตัดสินใจเกี่ยวกับงานต่าง ๆ ด้วยการใช้ฟังก์ชั่นพิเศษท่ีมีการใช้ สูตรคํานวณในแต่ละแผ่นงานร่วมกันเพื่อนําไปสู่การบริหารข้อมูลที่มีปริมาณมากได้อย่างแม่นยําและมี ประสิทธิภาพ โปรแกรมประยุกต์ด้านการนาเสนอขอ้ มลู การนําเสนอข้อมูลที่ดีและมีประสิทธิภาพเป็นผลมาจากสื่อนําเสนอข้อมูลที่ดีด้วย มีโปรแกรม จํานวนมากที่ใช้ผลิตส่ือนําเสนอข้อมูลเป็นจํานวนมาก แต่หากจะกล่าวถึงโปรแกรมท่ีนิยมใช้กันมาก ที่สุด คือ โปรแกรมไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ (Microsoft PowerPoint) สามารถใช้งานนําเสนอ ข้อมูล ช่วยให้เราจัดเตรียมข้อมูลล่วงหน้าได้ดี สื่อท่ีดีก็จะเพ่ิมความน่าเชื่อถือจากผู้ชม สร้างความ นา่ สนใจในการรบั ชมได้อีกดว้ ย ผู้เขยี นได้รวบรวมความหมายไว้ โดยมรี ายละเอยี ดดังนี้ วศิน เพิ่มทรัพย์ (2561, หน้า 89) อธิบายว่า โปรแกรมนําเสนอข้อมูล หมายถึง โปรแกรมที่ ช่วยในการนําเสนอเรื่องราวต่าง ๆ เช่น แผนธุรกิจ แนวคิดใหม่ ๆ ผลงานขององค์การ ฯลฯ ให้ น่าสนใจ โดยอาจใส่ข้อความ รูปภาพ เสียง วิดีโอหรือภาพเคล่ือนไหว เพื่อนําเสนอผ่านจอภาพหรือ โปรเจคเตอร์ สุพรรษา ยวงทอง (2557, หน้า 112) อธิบายว่า โปรแกรมนําเสนอข้อมูล หมายถึง โปรแกรมท่ีช่วย ในเร่ืองการนําเสนองานเป็นหลัก สามารถใส่ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร รูปภาพตลอดจนภาพเคล่ือนไหว วีดิโอ หรือเสียงต่าง ๆ รวมถึงเทคนิคการนําเสนอให้มีความสวยงามและน่าสนใจ เพ่ือนําไฟล์งานที่จัดทํานี้ไป นําเสนอผ่านจอภาพในรูปแบบต่าง ๆ เช่น จอโน้ตบุค แท็บเล็ต สมาร์ทโฟน หรือบนฉากรับภาพผ่านทาง เครอื่ งโปรเจคเตอร์ เป็นตน้ โอภาส เอ่ยี มสริ วิ งศ์ (2561, หน้า 243) อธิบายว่า โปรแกรมนําเสนอข้อมูล หมายถึง โปรแกรม ที่ใช้นําเสนอคําบรรยายและรูปภาพที่ได้รับการออกแบบมาเป็นอย่างดี เช่น การนําเสนอผลงานในท่ี ประชุม การนําเสนอข้อมูลสินค้า การจัดทําสไลค์เพ่ือบรรยายในห้องเรียน รวมถึงการนําไปจัดพิมพ์ เป็นเอกสารประกอบคาํ บรรยาย เป็นตน้ กล่าวโดยสรุปว่า โปรแกรมนาํ เสนอข้อมลู เป็นโปรแกรมที่ใช้ผลิตงานนําเสนอเป็นหลัก ไม่ว่าจะ เป็นงานนําเสนอในที่ประชุม การนําเสนอข้อมูลสินค้า การบรรยายในห้องเรียน รวมถึงการนําไป จัดพิมพ์เป็นเอกสารประกอบคําบรรยาย เป็นต้น ซึ่งมีลูกเล่นภาพเคล่ือนไหว เสียง วีดิโอ รูปภาพ ตวั อกั ษร และนาํ ไปใชง้ านเพือ่ นาํ เสนอผ่านจอภาพหรอื โปรเจคเตอร์ โปรแกรมนําเสนอข้อมูลท่ีนิยมใช้งานกันอย่างแพร่หลายมากที่สุด คือ โปรแกรมสําเร็จรูปชุด สํานักงาน ไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ ซึ่งเป็นหน่ึงในโปรแกรมสําหรับสร้างงานพรีเซนเตชันท่ีได้รับ ความนิยม โดยจะช่วยให้เราสามารถนําข้อมูลที่เป็นท้ังข้อความ ภาพ เสียง และวิดีโอ มาจัดร้อยเรียง เป็นเรื่องราวและจัดลําดับให้นําเสนอออกมาด้วยการเคลื่อนไหวที่ชวนติดตาม และเร้าความสนใจต่อ ผู้ชมทุกคนด้วยเหตุน้ี จึงส่งผลให้ไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ ถูกนํามาใช้งานพรีเซนเตชันอย่าง

100 กว้างขวาง ได้แก่ การนําเสนอแผนงาน การประชุมในบริษัท ไปจนถึงการสัมมนา การสร้างส่ือการ เรยี นการสอนในสถานศกึ ษา และการสรา้ งเปน็ สอ่ื ประชาสมั พันธ์สนิ คา้ หรือองคก์ ร หนว่ ยงานต่าง ๆ ภาพท่ี 5.3 โปรแกรมสาํ เร็จรูป Microsoft PowerPoint เน่ืองจากงานนําเสนอ ช่วยให้เราจัดเตรียมข้อมูลล่วงหน้าได้เป็นอย่างดี จึงทําให้ได้รับความ นา่ เชอ่ื ถอื จากผู้ชมรวมถงึ เพิ่มความกระตือรือรน้ ในการรบั ชม และสามารถควบคุมเวลาในการบรรยาย ได้ ส่งผลทําให้งานนําเสนอได้รับความนิยมต่อการนําไปใช้งานด้านต่าง ๆ มากมาย ซึ่งกล่าวโดยสรุป ถึงความสามารถของโปรแกรม ไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ มีรายละเอียดดังน้ี (ปิยะ นาคสงก์, 2558, หนา้ 23-26) 1. เมื่อเปรียบเทียบการนําเสนองานด้วยสื่อแผ่นใส ไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ มีความง่าย และสะดวกไม่ซับซ้อนต่อการสร้าง แก้ไข และเพิ่มเติมเน้ือหา มีการใช้งานคล้ายกับการสร้างเอกสาร ในไมโครซอฟต์เวิร์ด แต่ไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ จะมีส่วนการใช้งานท่ีเรียกว่า การสร้าง ภาพเคล่อื นไหว แตย่ งั ถือว่าไมม่ ียงุ่ ยาก 2. ไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ เปน็ โปรแกรมที่รองรับการทํางานมัลติมีเดีย สามารถนําเสนอ ด้วยส่ือมัลติมีเดียได้ท้ังภาพน่ิง ภาพเคล่ือนไหว เสียง แฟลชมูฟวี่ มาใช้เพื่อสร้างความน่าสนใจและ สสี ันใหก้ บั สอ่ื นําเสนอ เพ่ือให้เกิดการสือ่ ความหมายได้อย่างชดั เจน 3. สามารถจะใช้ไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ สร้างสื่อนําเสนอได้อย่างหลากหลายรูปแบบ เช่น ตู้คอมพิวเตอร์นําเสนอข้อมูล (ตู้ Kiosk) และเกม เป็นต้น 4. แสดงผลได้ทัง้ บนหนา้ จอและเอกสาร สามารถนําเสนอข้อมูลบนจอภาพ พร้อมกับสั่งพิมพ์ สไลด์เหล่านี้ออกมาเป็นเอกสาร เพราะปกติสไลด์จะมีแต่หัวข้อ ดังนั้น ผู้ฟังจึงสามารถจดข้อมูล ตัวอย่างหรอื เนอื้ หาที่ไม่มสี ไลดเ์ พิม่ เตมิ ได้

101 5. บันทึกงานไปใช้งานในรูปแบบอ่ืน ๆ งานพรีเซนเตชันท่ีสร้างด้วยไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ สามารถถูกบันทึกไปใช้งานในรูปแบบอ่ืน ๆ ได้ เช่น บันทึกเป็นไฟล์ PDF สร้างเป็นวิดีโอนําเสนอข้อมูลเพื่อ อพั โหลดไปยังเว็บไซต์ หรอื เลือกบนั ทึกเป็นไฟล์ภาพ เพ่ือนําไปประกอบในเอกสารรายงาน หรือส่ือต่าง ๆ ได้ ตามต้องการ จากความสามารถของโปรแกรมไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ ทําให้เห็นว่ามีความสามารถ เฉพาะด้านหลัก คือ การนําเสนอข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ใช้งานง่ายไม่ยุ่งยาก สามารถผลิตงาน สําหรับการนําเสนอข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น สามารถนําส่ือมัลติมีเดียในรูปแบบภาพวิดีโอ ภาพเคลือ่ นไหวแบบแฟลชมูฟว่ี และเสียงได้ ซึ่งผู้นําเสนอสามารถนําเสนอข้อมูลได้ท้ังบนหน้าจอและ ก็สามารถพิมพ์เอกสารออกมาได้ เพ่ือนําไปประกอบในเอกสารรายงาน บันทึกเป็นไฟล์ PDF สร้างเป็น วิดีโอนําเสนอข้อมูลเพื่ออัพโหลดไปยังเว็บไซต์ หรือเลือกบันทึกเป็นไฟล์ เพื่ออัพโหลดไปยังเว็บไซต์ หรือ เลือกบันทึกเปน็ ไฟลภ์ าพ เปน็ ต้น โปรแกรมประยกุ ต์ดา้ นฐานข้อมูล บทบาทสําคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีการพัฒนาไปแบบก้าวกระโดดส่งผลให้ปริมาณ ข้อมูลมีการเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว องค์กรต่าง ๆ จําเป็นต้องมีการเตรียมความพร้อมเพื่อรับมือกับ ปริมาณข้อมูลที่เพ่ิมข้ึน ธุรกิจจึงจําเป็นต้องมีการบริหารข้อมูลอย่างเป็นระบบท่ีจะนําไปสู่การใช้ ประโยชน์เพื่อการวิเคราะห์และตัดสินใจ จึงได้มีการนําระบบฐานข้อมูลเข้ามาใช้งานเพ่ือรวบรวม ขอ้ มลู ให้เกดิ เป็นแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ที่จะใช้สําหรับสนับสนุนประโยชน์ในด้านการบริหารข้อมูลท่ีมี ประสิทธิภาพ ใช้เป็นแหล่งข้อมูลสารสนเทศเพื่อประกอบการวางแผนการบริหาร และการตัดสินใจ (รัฐสิทธิ์ สุขะหตุ , 2560, หนา้ 27) โปรแกรมด้านฐานข้อมูลหนึ่งท่ีนิยมใช้งานกันอย่างแพร่หลายเป็นโปรแกรมฐานข้อมูลท่ีมี ความสามารถสูง ใช้งานง่าย มีเครื่องมือให้เลือกใช้มากมาย สามารถสร้างแบบสอบถามต่าง ๆ จาก ฐานข้อมูล เพื่อนําผลลัพธ์ไปคํานวณค่า วิเคราะห์ข้อมูล และจัดทํารายงานสรุปได้ ที่นิยมใช้งาน คือ Microsoft Access ผู้เขียนได้รวบรวมความหมายไว้ มีรายละเอยี ดดังน้ี วศิน เพิ่มทรัพย์ (2561, หน้า 89) อธิบายว่า โปรแกรมฐานข้อมูล หมายถึง โปรแกรมท่ีใช้ใน การจัดเก็บข้อมูลจํานวนมากที่มีลักษณะแตกต่างกัน แบ่งเป็นหลายตารางที่มีความเชื่อมโยงกัน เช่น รายช่ือลูกค้า รายการสินค้า ใบส่ังซ้ือ ใบส่งสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ เพื่อให้สามารถจัดเก็บ แก้ไข และเรียกดูขอ้ มูลในรปู แบบท่ซี บั ซ้อนได้ สุพรรษา ยวงทอง (2558, หน้า 112) อธิบายว่า โปรแกรมฐานข้อมูล หมายถึง โปรแกรมที่ใช้ ประมวลผลข้อมูลจํานวนมาก ๆ จําเป็นต้องใช้โปรแกรมที่มีความสามารถในการสร้างและรวบรวม ขอ้ มูลต่าง ๆ ให้อยู่เป็นระบบมากย่งิ ขน้ึ โปรแกรมประเภทนจ้ี ะชว่ ยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลได้โดยง่าย รวมท้ังการเพ่ิม ลบ แก้ไข ปรับปรุงรายการต่าง ๆ หรือการจัดเรียงข้อมูลท่ีทําได้ง่ายและสะดวก รวดเร็ว

102 โอภาส เอ่ียมสิริวงศ์ (2561, หน้า 244) อธิบายว่า โปรแกรมฐานข้อมูล หมายถึง โปรแกรมท่ีมี ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบท่ีมีความสําพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลประวัติ นักศึกษา ฐานข้อมูลการลงทะเบียน ฐานข้อมูลคณะ ฐานข้อมูลสาขา ฐานข้อมูลตารางเรียน ฯลฯ และสามารถเรียกใช้งานรว่ มกันได้ ตน้ กล่าวโดยสรุปว่า โปรแกรมฐานข้อมูลเปน็ โปรแกรมทีใ่ ช้จัดเก็บข้อมูลสารสนเทศที่มีจํานวนมาก มีลักษณะแบ่งเป็นตารางที่สัมพันธ์กัน ใช้งานร่วมกันได้ รวมท้ังการเพ่ิม ลบ แก้ไข ปรับปรุงรายการ ต่าง ๆ หรอื การจดั เรยี งขอ้ มูลทที่ าํ ไดง้ า่ ยและสะดวกรวดเร็ว ภาพท่ี 5.4 โปรแกรมสาํ เรจ็ รูป Microsoft Access ในขณะที่ จีระสิทธิ์ อึ้งรัตนวงศ์ (2558, หน้า 339) ได้อธิบายเพ่ิมเติมว่า โปรแกรมฐานข้อมูลที่ นิยมใช้งานกันอย่างแพร่หลายมากท่ีสุด คือ โปรแกรมสําเร็จรูปชุดสํานักงาน ไมโครซอฟต์ แอคเซส (Microsoft Access) ซึ่งเป็นหนึ่งในโปรแกรมสําหรับสร้างฐานข้อมูลท่ีได้รับความนิยม เม่ือมีการนํา เทคโนโลยเี ขา้ มาใช้งานกับฐานข้อมูล จึงเรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล โปรแกรมท่ีใช้ในการจัดการ ข้อมูล หรือรายการต่าง ๆ ท่ีอยู่ในฐานข้อมูล โดยมีวัตถุประสงค์หลัก คือ สร้างสภาวะแวดล้อมที่ สะดวกและมปี ระสิทธิภาพในการเข้าถึงและจัดเก็บข้อมูล แปลความต้องการของผู้ใช้ให้อยู่ในรูปแบบ ท่ีสามารถทํางานไดก้ ับฐานขอ้ มูล ช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซ่ึงโปรแกรมจัดการ ฐานข้อมูลที่นิยมใช้มีอยู่หลายโปรแกรมด้วยกัน เช่น ดีเบส (Dbase) ฟ้อกซ์โปร (FoxPro) แอคเซส (Access) เอสคิวแอล เซอร์ฟเวอร์ (SQL Server) และออราเคิล (Oracle) เป็นต้น โดยแต่ละ โปรแกรมจะมคี วามสามารถท่แี ตกตา่ งกัน บางโปรแกรมใช้งานได้ง่ายแต่ก็จะจํากดั ขอบเขตการใช้ บาง โปรแกรมใชง้ านยากกวา่ แต่จะมีความสามารถในการทํางานมากกวา่ โปรแกรมไมโครซอฟต์ แอคเซส เป็นโปรแกรมท่ีใช้จัดการกับฐานข้อมูล สามารถจัดการกับ ข้อมูลปริมาณมาก ๆ ได้อย่างง่ายดาย ทั้งในแง่การจัดเก็บข้อมูล การค้นหาข้อมูล การจัดทํารายงาน ข้อมูล การสํารองข้อมูล สามารถสร้างแบบฟอร์มท่ีต้องการเรียกดูในฐานข้อมูล หลังจากบันทึกข้อมูล ในฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถค้นหาหรือเรียกดูข้อมูลใดก็ได้ นอกจากน้ียังมีระบบรักษาความ

103 ปลอดภัยของข้อมูล โดยการกําหนดรหัสผ่านเพ่ือป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลในระบบได้ด้วย โปรแกรม ไมโครซอฟต์ แอคเซส น้ัน เป็นที่นิยมใช้อย่างมากในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล สามารถ รองรับข้อมูลจํานวนมากๆ ท้ังงานท่ัวไป ในสํานักงาน เช่น งานด้านบัญชี งานบุคคล คลังสินค้า รวมถึงงานท่ีเก่ียวข้องกับอินเทอร์เน็ต เช่น การเก็บข้อมูลผู้ใช้งานเว็บไซต์ รวมไปถึงการทําธุรกิจผ่าน อนิ เทอร์เน็ตดว้ ย ซงึ่ กล่าวโดยสรุปถงึ ความสามารถของโปรแกรมไมโครซอฟต์ แอคเซส มีรายละเอียด ดังน้ี (ดวงพร เกี๋ยงคาํ , 2558, หน้า 1-3) 1. ฐานข้อมูลในโปรแกรมไมโครซอฟต์ แอคเซส มี ออบเจ็กต์ (object) หรือวัตถุฐานข้อมูล ประเภทต่าง ๆ ประกอบด้วย ตาราง (Table) แบบสอบถาม (Query) ฟอร์ม (Form) รายงาน (Report) มาโคร (Macro) และ โมดลู (Module) โดยเก็บออบเจ็กต์ท้งั หมดในไฟลฐ์ านข้อมูลเดียว 2. ใน 1 ไฟล์ฐานข้อมูล (database file) อาจจะมีตารางเพียง 1 หรือมากกว่า 1 ตาราง โดย มักจะเก็บตารางข้อมูลที่เก่ียวข้องและสัมพันธ์กัน เพื่อนํามาใช้งานร่วมกันภายหลังได้ เรียกว่า เป็น ฐานขอ้ มลู เชิงสมั พันธ์ (relational database) 3. สามารถสร้างฐานข้อมูลเก็บข้อมูลท่ีต้องการได้ เช่น ระบบการซื้อการขายสินค้าของบริษัท ซึง่ จะต้องมขี ้อมลู หลายกลุ่ม เช่น ข้อมูลของสินค้า ข้อมูลของลูกค้า และข้อมูลของพนักงาน ก็จะแยก เก็บเป็นตาราง ๆ ไป เมื่อนําเข้าสู่ระบบการขายข้อมูลเหล่าน้ีก็ต้องมาเช่ือมโยงกันได้ (relationship) เพ่ือลดความซ้ําซ้อนในการจัดเก็บข้อมูล เช่น ขายสินค้า รหัสอะไรไป ขายให้ลูกค้าคนใด และ พนักงานคนไหนเปน็ คนขาย เป็นตน้ ก็จะอา้ งอิงคีย์เพอื่ ดึงข้อมูลจากตารางตา่ ง ๆ มาร่วมกันได้ เริ่มต้น การทํางานจะเร่มิ จากออบเจ็กต์ตาราง 4. สามารถสร้างข้อมูลโดยผู้บริหารนําข้อมูลมาบริหารจัดการต่อด้วยออบเจ็กต์รายงาน เช่น นํามาทํารายงานสรุป สั่งพิมพ์ด้วยรายงาน สร้างแบบฟอร์มแสดง กรอกข้อมูล หรือค้นหาข้อมูลท่ี ตอ้ งการ จากความสามารถของโปรแกรมไมโครซอฟต์ แอคเซส ทําให้เห็นว่า มีความสามารถเฉพาะด้าน หลกั คอื การสร้างระบบฐานข้อมลู ไดอ้ ย่างมีประสทิ ธิภาพ ไม่วา่ จะเปน็ การเก็บข้อมูลในรูปแบบตาราง สร้างการค้นหาข้อมูลด้วยแบบสอบถาม สร้างส่วนตดิ ตอ่ ผ้ใู ชง้ านดว้ ยฟอร์ม และการสรา้ งรายงาน เพ่ือ นาํ ขอ้ มลู บรหิ ารจดั การได้อยา่ งมีประสิทธิภาพ จากท่ีผูเ้ ขียนไดเ้ ขียนถึงโปรแกรมประยุกต์ทั่วไปท้ัง 4 ประเภท ซ่ึงเป็นโปรแกรมสําเร็จรูปในชุด สํานักงาน ซ่ึงได้แก่ ไมโครซอฟต์ เวิร์ด ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล ไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ และ ไมโครซอฟต์ แอคเซส ซึ่งจริง ๆ แล้วโปรแกรมในชุดสํานักงานยังมีโปรแกรมอ่ืน ๆ อีก ซ่ึงโปรแกรม ต่าง ๆ ที่กล่าวมาล้วนเป็นโปรแกรมประยุกต์ทั่วไป โดยเฉพาะโปรแกรมท้ัง 4 ประเภทท่ีได้กล่าวไว้ ข้างต้น เปน็ โปรแกรมประยกุ ตท์ ว่ั ไปทธี่ ุรกจิ ส่วนใหญน่ ยิ มใช้งาน จึงจําเปน็ ทจ่ี ะต้องมีความเข้าใจและมี ทักษะการทาํ งานเบอ้ื งต้นเพ่ือนําไปสู่การประยุกต์ใช้งานกับหน้าที่งานในธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซ่ึงผ้เู ขียนจะไดเ้ ขยี นการประยุกตใ์ ช้งานโปรแกรมประยกุ ตท์ ัว่ ไปสําหรับงานธุรกิจแต่ละโปรแกรมไว้ใน บทตอ่ ไป

104 สรุปท้ายบท เมื่อธุรกิจในปัจจุบันต่างเปิดรับและพร้อมลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและอินเทอร์เน็ต เพราะเทคโนโลยีดังกล่าวมบี ทบาทสําคญั ตอ่ การนาํ มาใช้ เพ่ือสนบั สนุนกระบวนการธรุ กิจให้แก่องค์กร จึงส่งผลต่อรูปแบบการดําเนินธุรกิจแบบด้ังเดิม จําเป็นต้องได้รับการปรับตัวกันยกใหญ่ ทั้งนี้ก็เพ่ือ ความอยู่รอดและการเติบโตทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการประยุกต์ใช้งานเทคโนโลยีด้านต่าง ๆ การนํา โปรแกรมประยุกต์ต่าง ๆ เข้ามาจัดการงานทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องานเอกสารในสํานักงาน การ จดั การงานดา้ นการวเิ คราะหข์ อ้ มูล การจัดการฐานขอ้ มูล แม้กระท่ังงานด้านการนําเสนอข้อมูล ธุรกิจ ต่าง ๆ ได้นําโปรแกรมประยุกต์มาใช้กันอย่างแพร่หลาย ก็เพื่อนํามาปฏิบัติงานตามส่วนต่าง ๆ การ นํามาใช้เพื่อจัดการ และเพื่อชิงความได้เปรียบในทางธุรกิจ โปรแกรมประยุกต์เป็นโปรแกรมท่ีได้รับ การพัฒนาข้ึนโดยมีจุดประสงค์เพ่ือให้สามารถนําโปรแกรมดังกล่าวไปใช้ ในงานใดก็ได้โดยไม่เจาะจง ประเภทหรือลักษณะของธุรกิจ ตัวอย่างเช่น โปรแกรมด้านการประมวลผลคําซึ่งเป็นโปรแกรมที่ พัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้ในงานด้านการพิมพ์เอกสารนั้นมีจุดประสงค์ คือ ช่วยอํานวยความสะดวกในด้าน การพมิ พ์เอกสาร ซ่ึงโปรแกรมประยุกต์ดังกล่าวน้ีสามารถนําไปใช้เพื่อพิมพ์เอกสารในงานใดก็ได้ ท้ังนี้ ขึ้นกับจุดประสงค์และความตอ้ งการของผ้ใู ชโ้ ปรแกรมนนั้ โปรแกรมประยุกต์เพื่องานท่ัวไป อาจจะเป็นโปรแกรมซ่ึงได้มาโดยการพัฒนาข้ึนเองภายใน หน่วยงานหรือว่าจ้างหน่วยงานภายนอกเขียนโปรแกรมนั้นให้หรืออาจจะซื้อโปรแกรมสําเร็จท่ีมี จาํ หน่ายทวั่ ไปก็ได้ โดยจุดประสงค์ในการนําโปรแกรมประยุกต์เหล่านั้นมาใช้งานที่ไม่เจาะจงประเภท หรือลักษณะของธุรกิจ คือ การนํามาช่วยงานทั่วไปทั้งในระดับบุคคล ระดับหน่วยงาน หรือระดับ องค์การขนาดใหญ่ โดยทว่ั ไปแล้วโปรแกรมประยุกต์ทีใ่ ช้ในงานทั่วไปนั้น มักจะเป็นโปรแกรมสําเร็จซ่ึง มีการจําหน่ายแก่ผู้สนใจเพื่อนําไปประยุกต์ใช้งาน ในเอกสารประกอบการนี้จะขอยกตัวอย่าง โปรแกรมประยุกต์เพื่อใช้งานท่ัวไปประกอบด้วย โปรแกรมประยุกต์ด้านการพิมพ์และการจัดการ เอกสาร โปรแกรมประยกุ ต์เพอื่ ใชง้ านด้านการคาํ นวณ โปรแกรมประยุกตด์ ้านการนําเสนอข้อมูล และ โปรแกรมประยุกตด์ า้ นการจัดการฐานข้อมูล โปรแกรมประยุกต์ทั่วไปท่ีธุรกิจส่วนใหญ่นิยมใช้งาน คือ ไมโครซอฟต์ เวิร์ด ไมโครซอฟต์ เอ็ก เซล ไมโครซอฟต์ พาวเวอรพ์ อยท์ และ ไมโครซอฟต์ แอคเซส เราจึงจําเป็นท่ีจะต้องมีความเข้าใจและ มีทักษะการทํางานเบื้องต้นเพ่ือนําไปสู่การประยุกต์ใช้งานกับหน้าท่ีงานในธุรกิจได้อย่างมี ประสทิ ธิภาพ

105 คาถามทา้ ยบท กิจกรรมดา้ นทฤษฎี 1. จงอธบิ ายหลักการพ้นื ฐานการใช้โปรแกรมประยุกต์ท่วั ไปทางธุรกิจ 2. จงอธิบายแนวคดิ ใชโ้ ปรแกรมประยุกตด์ ้านการจดั การงานเอกสาร 3. จงอธิบายแนวคิดการใชโ้ ปรแกรมประยุกต์ดา้ นการคํานวณ 4. จงอธิบายแนวคิดการใช้โปรแกรมประยุกตด์ ้านการนําเสนอข้อมูล 5. จงอธบิ ายแนวคดิ การใชโ้ ปรแกรมประยุกต์ดา้ นฐานขอ้ มูล 6. จงเปรียบเทยี บประเภทงานต่าง ๆ ท่มี คี วามเหมาะสมกบั โปรแกรมประยกุ ต์ 7. โปรแกรมมาตรฐานและโปรแกรมเฉพาะ มีความแตกตา่ งกันอย่างไร 8. โปรแกรมประมวลผลคาํ ตารางการคํานวณ การนําเสนอข้อมูล และการจดั การจัดฐานข้อมูล มี ลักษณะสําคญั ต่างกนั อย่างไร 9. หากผู้เรียนได้รับมอบหมายให้ทาํ หน้าที่เป็นพนกั งานจ่ายเงนิ เดือนพนักงาน ผูเ้ รียนจะเลือกใช้ โปรแกรมใดมาประยุกต์ใช้งาน เพราะเหตุใด 10.ผูเ้ รยี นมวี ธิ กี ารแนะนาํ เพื่อนร่วมงานอยา่ งไร กรณีเพื่อนร่วมงานเลือกใช้งานโปรแกรมท่ไี ม่ เหมาะสมกบั งาน กิจกรรมดา้ นปฏบิ ตั ิ 1. ฝกึ ปฏิบัติการใชง้ านเบื้องตน้ กับโปรแกรมประยุกต์ทวั่ ไปทางธุรกิจต่อไปน้ี 1.1 โปรแกรมไมโครซอฟต์เวริ ์ด 1.2 โปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล 1.3 โปรแกรมไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยท์ 1.4 โปรแกรมไมโครซอฟต์แอคเซส โดยปฏิบตั กิ ารใชโ้ ปรแกรมสําเรจ็ รปู ตามใบงานฝึกปฏิบตั ิ

106 เอกสารอา้ งองิ จีระสทิ ธิ์ อึ้งรตั นวงศ์. (2558). คู่มือใชง้ าน Microsoft Office 2013. กรงุ เทพฯ : สวสั ดี ไอท.ี ดวงพร เก๋ียงคํา. (2558). ค่มู ือการใชง้ าน Access 2013 ฉบับสมบูรณ์. นนทบรุ ี: ไอดีซี. ปยิ ะ นาคสงก์. (2558). สรา้ งงานพรีเซนเตชันด้วย PowerPoint 2013 ฉบับสมบูรณ์. กรุงเทพฯ: REVIVA. รัฐสทิ ธิ์ สขุ ะหตุ . (2560). คลงั ข้อมูลเพ่ือการจดั การขอ้ มูลสมยั ใหม่. เชียงใหม.่ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ วศิน เพ่ิมทรัพย์. (2561). ความร้เู บ้อื งตน้ เกี่ยวกบั คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ. กรงุ เทพฯ: โปรวิช่นั . สุพรรษา ยวงทอง. (2557). ความรเู้ บื้องตน้ เกยี่ วกับคอมพวิ เตอร์และเทคโนโลยสี ารสนเทศ. กรุงเทพฯ: โปรวชิ ั่น. สุพชี า ถิรจติ ตกุล. (ม.ป.ป.). Excel Workshop ฉบับบรรลเุ ปน็ เซียนสานกั งาน. กรุงเทพฯ: เอส พซี บี คุ๊ ส์. อัมรนิ ทร์ เพ็ชรกุล. (2558). สร้าง ปรับแต่ง และจดั เอกสารดว้ ย Word 2013 ฉบบั สมบูรณ์. กรุงเทพฯ: REVIVA. อมั รนิ ทร์ เพ็ชรกุล. (2559). สรา้ งตารางงานและบริหารขอ้ มลู ด้วย Excel 2013 ฉบับสมบูรณ์ กรุงเทพฯ: REVIVA. โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์. (2561). วิทยาการคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ. กรงุ เทพฯ: ซเี อด็ ยูเคช่นั .

แผนบริหารการสอนประจาบทที่ 6 การใช้โปรแกรมประยกุ ต์การจดั การงานเอกสาร หวั ขอ้ เน้อื หา 1. ความสาคัญของการใชโ้ ปรแกรมประยกุ ต์การจัดการงานเอกสาร 2. การใช้โปรแกรมประยุกต์เพ่มิ ประสทิ ธิภาพการจดั การงานเอกสาร 3. โปรแกรมประยุกต์การจัดการงานเอกสารบนเครือข่าย 4. โปรแกรมประยกุ ต์บนเครือขา่ ยเพ่อื เพิ่มประสทิ ธภิ าพการจดั การงานเอกสาร วัตถุประสงค์เชงิ พฤตกิ รรม 1. อธิบายความสาคัญของการใชโ้ ปรแกรมประยุกตด์ า้ นการจัดการงานเอกสารได้ 2. เห็นความสาคัญการใชโ้ ปรแกรมประยุกตใ์ นการเพิม่ ประสิทธภิ าพการจัดการงานเอกสาร 3. ปฏิบตั กิ ารใช้โปรแกรมประยกุ ตด์ า้ นการจัดการงานเอกสารบนเครือขา่ ยได้ 4. ปฏิบัตกิ ารใช้โปรแกรมประยกุ ตบ์ นเครอื ข่ายเพือ่ เพิ่มประสทิ ธิภาพการจดั การงานเอกสารได้ วธิ สี อนและกิจกรรมการเรยี นการสอน 1. วธิ ีสอน 1.1 วิธสี อนแบบบรรยาย 1.2 วิธสี อนแบบปฏิบตั ิ 2. กิจกรรมการเรยี นการสอน 2.1 ผู้สอนต้ังคาถามว่า งานเอกสารกับโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด มีความสัมพันธ์กัน อย่างไร ผูเ้ รยี นตอบคาถามโดยใช้ application Poll Everywhere 2.2 ผสู้ อนบรรยายในเรอ่ื งต่อไปน้ี 2.2.1 ความสาคญั ของการใชโ้ ปรแกรมประยกุ ต์การจัดการงานเอกสาร 2.2.2 การใช้โปรแกรมประยุกต์เพม่ิ ประสทิ ธิภาพการจดั การงานเอกสาร 2.2.3 โปรแกรมประยุกตก์ ารจัดการงานเอกสารบนเครือขา่ ย 2.2.4 โปรแกรมประยุกตบ์ นเครอื ข่ายเพือ่ เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการงานเอกสาร 2.3 ฝกึ ปฏิบตั กิ ับเครอื่ งคอมพิวเตอร์โดยปฏบิ ตั ิตามใบงานฝกึ ปฏิบัติ 2.4 ผเู้ รยี นศึกษาเนื้อหาทเี่ รียนพร้อมเปิดโอกาสใหแ้ ลกเปลี่ยนความร้กู บั เพื่อนในห้องเรยี น และตอบคาถามทา้ ยบท

108 สอื่ การเรียนการสอน 1. เอกสารประกอบการสอน รายวิชา การใช้โปรแกรมประยกุ ต์ทางธุรกจิ 2. โปรแกรมสาเร็จรูป Power Point ประกอบการสอน 2.1 ความสาคัญของการใชโ้ ปรแกรมประยกุ ตก์ ารจดั การงานเอกสาร 2.2 การใชโ้ ปรแกรมประยุกตเ์ พม่ิ ประสทิ ธิภาพการจดั การงานเอกสาร 2.3 โปรแกรมประยุกตก์ ารจัดการงานเอกสารบนเครอื ข่าย 2.4 โปรแกรมประยกุ ตบ์ นเครอื ข่ายเพ่ือเพ่ิมประสิทธิภาพการจัดการงานเอกสาร 3. แอปพลเิ คชนั Poll Everywhere 4. ใบงานฝึกปฏิบัติ 5. โปรแกรมสาเร็จรูป Microsoft office 6. บทเรยี นออนไลน์ www.elearningbynirut.com/moodle/ การวัดผลและประเมนิ ผล 1. สังเกตจากพฤติกรรมการเรียน 2. สงั เกตการสนทนาและตอบคาถามจากแอปพลิเคชัน Poll Everywhere 3. ตรวจผลงานการฝกึ ปฏบิ ัติ 4. ตรวจผลงานคาถามท้ายบท 5. ทดสอบปฏบิ ัติ

109 บทท่ี 6 การใชโ้ ปรแกรมประยกุ ต์การจัดการงานเอกสาร จากบทท่ี 5 ผู้เขียนได้กล่าวถึงโปรแกรมประยุกต์ท่ัวไปในด้านต่าง ๆ สาหรับในบทน้ีจะได้มา เรยี นรถู้ งึ การใช้โปรแกรมประยกุ ต์การจดั การงานเอกสาร ซึ่งในแต่ละวันอาจต้องทางานกับเอกสารต่าง ๆ มากมาย ต้ังแต่รายงานการประชุม สรุปยอดขาย จดหมาย และคู่มือต่าง ๆ การบันทึกข้อความเหล่านี้ โดยใช้มือเขียน หรือใช้เครื่องพิมพ์ดีด อาจไม่ใช่วิธีการที่สะดวกรวดเร็วที่สุด เพราะแทนท่ีจะใช้เวลาใน การวางแผนส่ิงท่ีคิดเป็นถ้อยคาเพ่ือสื่อสาร อาจกลับต้องเสียเวลาส่วนใหญ่ในการแก้ไขและตกแต่ง เอกสารให้ได้ตามต้องการ โปรแกรมประยุกต์ด้านการจัดการงานเอกสารที่นิยมใช้กัน คือ โปรแกรม ไมโครซอฟต์ เวิร์ด (Microsoft Word) โปรแกรมน้ีมีความสามารถช่วยลดข้ันตอนการจัดการเอกสารให้มี ประสิทธภิ าพมากข้นึ และทาใหก้ ารตกแต่งเอกสารและแก้ไขเอกสารทส่ี ร้างเป็นไปอย่างง่ายและรวดเรว็ ในบทนี้จะอธิบายถึง ความสาคัญของการใช้โปรแกรมประยุกต์การจัดการงานเอกสาร การใช้ โปรแกรมประยุกตเ์ พิ่มประสิทธิภาพการจดั การงานเอกสาร โปรแกรมประยุกต์การจัดการงานเอกสาร บนเครือข่าย และโปรแกรมประยุกต์บนเครือข่ายเพื่อเพ่ิมประสิทธิภาพการจัดการงานเอกสาร โดยมี รายละเอียดดังต่อไปน้ี ความสาคัญของการใชโ้ ปรแกรมประยกุ ต์ดา้ นการจัดการงานเอกสาร งานเอกสารมบี ทบาทสาคัญทั้งในหนว่ ยงานภาครัฐ ภาคเอกชน ส่วนใหญ่ต้องมีกิจกรรมที่ต้องอาศัย การพมิ พเ์ อกสารเพอื่ บันทึก จดั เกบ็ รวมรวมงาน เพอื่ ใช้เป็นหลักฐานอ้างองิ กลา่ วได้ว่า เอกสาร คือ กระดาษ หรือวัสดุใด ๆ ที่ได้ถูกบันทึก หรือทาให้ปรากฏด้วยการเขียน พิมพ์ ถ่ายรูป บันทึก หรือวิธีอื่น ๆ ให้ปรากฏ อยู่ในข้อมูล ข่าวสารซ่ึงทาให้เกิดความหมายสื่อสารกนั ใหเ้ ข้าใจได้ เอกสารถอื วา่ เปน็ สงิ่ สาคญั และเปน็ สิง่ ท่ีเรา ต้องพบเจอทุกวันในชีวิตประจาวันแต่เดิมเอกสารเหล่าน้ีมักเป็นกระดาษ ซ่ึงถูกบันทึกด้วยการเขียนหรือ พิมพ์ดีด แต่ในปัจจุบันเม่ือการใช้คอมพิวเตอร์เป็นท่ีแพร่หลาย เอกสารจึงถูกจัดทาข้ึนโดยใช้โปรแกรมทาง คอมพิวเตอร์ ท่เี รยี กว่า โปรแกรมประมวลผลคา (word processor) ซึ่งจะบนั ทกึ เอกสารลงในสอ่ื คอมพิวเตอร์ เช่น ฮาร์ดดิสก์ หรือ แผ่นซีดี แทน เกิดเป็นเอกสารที่เรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และเม่ือต้องใช้งาน เอกสารนัน้ ในรปู แบบกระดาษ จะสามารถจดั พมิ พอ์ อกมาไดอ้ ยา่ งคมชัด สวยงาม และรวดเรว็ จะเห็นว่าในอดีตการจัดพิมพ์เอกสารไม่ได้เกิดจากการใช้โปรแกรมเข้ามาช่วย แต่เป็นการใช้งาน พิมพ์ดีดหรืออาจยังใช้แรงงานคนในการเขียนเพื่อบันทึกข้อมูล รวมรวมเอกสาร ปัจจุบันวิวัฒนาการของ เทคโนโลยสี ง่ ผลต่อการปฏิบัติกิจกรรมในภาครัฐและเอกชน มีการนาเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้งานเพื่อเพ่ิม ประสิทธิภาพในการทางานมากข้ึน โปรแกรมประยุกต์ด้านงานเอกสารเร่ิมเข้ามามีบทบาทในวงการธุรกิจ มากข้ึน หน่วยงานท้ังภาครัฐและเอกชนนาโปรแกรมประยุกต์เข้ามาใช้งาน เพื่อบันทึก จัดเก็บ รวมรวม เอกสาร เพ่อื ใชเ้ ป็นหลกั ฐานอ้างอิง เช่น การพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน การพิมพ์หนังสือราชการ การพิมพ์บันทึก เอกสาร การพิมพ์รายงานการประชุม การพิมพ์การนัดหมาย เป็นต้น จึงทาให้โปรแกรมประยุกต์ด้านการ

110 จดั การงานเอกสารมีความสาคัญต่อระบบการทางานในปัจจุบันมากข้ึนจนเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงาน ผเู้ ขยี นจะยกตัวอยา่ งให้เห็นเป็นเอกสารหนังสอื ราชการภายนอก แสดงดงั ภาพท่ี 6.1 ภาพที่ 6.1 ตัวอย่างเอกสารหนังสอื ราชการภายนอก ในหน้าท่ีงานธุรกิจด้านการบัญชีการเงิน การตลาด การบริหารทรัพยากรมนุษย์ และการผลิต และการดาเนินงาน จะนิยมใช้โปรแกรมประยุกต์เฉพาะด้านมากกว่า เน่ืองจากงานในแต่ละด้านมี ขอบเขตที่แตกต่างกันออกไป จึงไม่ค่อยนิยมนาโปรแกรมประยุกต์ทั่วไปมาประยุกต์ใช้งาน แต่ในทุก หน้าที่ก็ยังใช้โปรแกรมประยุกต์มาช่วยจัดการงานเอกสาร เพราะทุกงาน ทุกหน้าท่ีธุรกิจยังหนีไม่พ้น งานเอกสารทั้งนั้น ถึงแม้ว่าจะประยุกต์ใช้โปรแกรมเฉพาะด้านแต่ก็ยังต้องอาศัยการรายงานผลสรุป ออกมาเป็นรูปแบบเอกสารเช่นกัน โปรแกรมประยุกต์ด้านการจัดการเอกสารนิยมใช้กันอย่าง โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด จึงมีความสาคัญกับการปฏิบัติงานในทุก ๆ ด้าน และผู้ใช้งานจึงต้องมี ความรู้ความเข้าใจและมีทักษะท่ีจาเป็น ซึ่งผู้เขียนจะได้กล่าวถึงการใช้โปรแกรมประยุกต์เพ่ิม ประสทิ ธภิ าพในการจัดการงานเอกสาร โดยมีรายละเอียดในหัวข้อถดั ไป การใช้โปรแกรมประยกุ ต์เพ่ิมประสิทธภิ าพการจัดการงานเอกสาร โปรแกรมประยุกต์สาหรับการจัดการงานเอกสารในท่ีน้ีจะกล่าวถึงโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด สาหรบั เทคนิคทผี่ เู้ ขียนจะอธิบายเพมิ่ เตมิ เป็นการใชเ้ ครือ่ งมือโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด เหมาะสาหรับงาน เอกสารที่ต้องการรายละเอียดเฉพาะด้าน ได้แก่ การคานวณหาผลลัพธ์ในตาราง การแทรกสมการทาง

111 คณิตศาสตร์ การสร้างตาแหน่งท่ีคั่นหนังสือ การสร้างสารบัญเน้ือหา การสร้างคาบรรยายรูปภาพ การ จัดการกับแหล่งอ้างอิงภายในเอกสาร และการทางานร่วมกันของผู้ใช้ไฟล์เอกสารเดียวกัน ซึ่งรายละเอียด ต่าง ๆ เหลา่ นจี้ ะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการจดั การงานเอกสารให้งานออกมาเป็นมืออาชีพมากข้ึน โดยมี รายละเอียดดังนี้ 1. การคานวณในตาราง เปน็ การใช้สตู รการคานวณผลลัพธ์ในโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ซึ่งเป็น อีกทางเลอื กหน่ึงที่จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถนาเสนอข้อมูลในรูปแบบตารางที่ดูง่ายและสะดวกย่ิงขึ้น โดยมีข้นั ตอนดังน้ี (เออารไ์ อที, 2560, หนา้ 86) 1.1 สรา้ งตารางขอ้ มลู ทมี่ ีการจัดเก็บขอ้ มลู และตัวเลขทตี่ ้องการ 1.2 คลิกในช่องเซลลท์ ีต่ ้องการคานวณหาผลลพั ธ์ 1.3 ในกลุ่มคาส่ัง Data คลิกเลือกคาส่ัง Formula ในแท็บ Layout บน Tools จะปรากฏ หน้าต่าง Formula ข้ึนมาทนั ที มีรายละเอียดดงั นี้ 1.3.1 ในช่อง Formula ใส่สูตรคานวณท่ีน้ีคือ การคานวณหาผลรวมจากข้อมูลในทุกเซลล์ ทางซา้ ย 1.3.2 หากตอ้ งการกาหนดรูปแบบตัวเลขท่ี Number format หรือต้องการใช้ฟังก์ช่ันอื่น ๆ ที่ Paste function 1.4 จากนน้ั คลกิ OK สาหรับตัวอย่างการคานวณหาผลลัพธ์ในตาราง แสดงดังตารางที่ 6.1 และหน้าต่างการใส่ ฟังกช์ ่ันสูตรการคานวณ แสดงดงั ภาพท่ี 6.2 ตารางที่ 6.1 แสดงตวั อยา่ งการคานวณในตาราง หลักสูตร/สาขาวิชา จานวนนกั ศึกษา จานวนรวม ชาย หญิง บริหารธรุ กิจ 154 233 387 วิศวกรรมศาสตร์ 213 101 314 พาณชิ ยศาสตรแ์ ละการบัญชี 125 222 347 ทีม่ า (เออาร์ไอท,ี 2560, หน้า 86) ภาพท่ี 6.2 หน้าต่างการใส่ฟังก์ชน่ั สตู รการคานวณ ท่ีมา (เออารไ์ อท,ี 2560, หน้า 86)

112 จากภาพที่ 6.2 การคานวณสามารถกาหนดช่วงเซลล์ในการคานวณไดโ้ ดย ถ้าเป็นช่วงเซลล์ด้านบน ใช้ คาว่า ABOVE และช่วงเซลล์ด้านซ้าย ใช้คาว่า LEFT เท่าน้ัน อีกทั้งสามารถปรับเปลี่ยนสูตรคานวณ โดยใช้ ฟังก์ชั่นสาเร็จรปู เชน่ เดยี วกบั โปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล (Microsoft Excel) เชน่ หากตอ้ งการหาค่าเฉลี่ย ไปท่ี Paste Function เลือกเปน็ =AVERAGE(ABOVE) หรืออื่น ๆ แตม่ ีข้อควรระวัง คือ ช่องเซลล์ท่ีอ้างอิงถึง ทั้งหมดจะต้องมีค่าไม่เป็นช่องว่าง นอกจากการคานวณในตารางแล้วยังมีเทคนิคอ่ืนอีกท่ีจาเป็นทาง คณิตศาสตรค์ วรทราบ คอื การแทรกสูตรสมการ โดยมีรายละเอยี ดในลาดับถดั ไป 2. สาหรับการพิมพ์ข้อความหรือสมการทางคณิตศาสตร์จะไม่เป็นเรื่องยุ่งยาก เนื่องโปรแกรม ไมโครซอฟต์เวิรด์ สามารถแทรกสูตรหรือสมการ ซ่ึงทาได้ 2 วธิ ี คือ การใช้สูตรหรือสมการแบบสาเร็จเพียงแค่ เลือกชื่อท่ีสูตรต้องการใช้ก็จะแทรกเข้าในเอกสารให้อัตโนมัติ อีกหน่ึงวิธี คือ การพิมพ์สูตรเองโดยใช้ Equation Tools เป็นตวั ช่วย ซึ่งขัน้ ตอนการใสส่ มการทางคณิตศาสตร์ แสดงดงั ภาพที่ 6.3  คลกิ เลอื กตาแหน่งท่ีจะวางสูตร แล้วคลิกท่ี หัวลูกศรชี้ลง คลิกแท็บแทรก เลือกคาสั่ง Equation  คลกิ เลือกทชี่ ื่อสูตร หรือสมการทต่ี อ้ งการ  หรอื คลกิ ทค่ี าสัง่ แทรกสมการใหม่ เพอ่ื เพิม่ สตู รดว้ ยตนเอง  แท็บ Design ของ Equation แบง่ เป็น 4.1 Symbols ใส่สญั ลักษณเ์ คร่ืองหมายตา่ ง ๆ 4.2 Structures ใส่สตู รการคานวณตา่ ง ๆ  พมิ พส์ ตู รหรอื ลงไปแทนทขี่ ้อความคาวา่ Type equation here ในกล่องขอ้ ความทป่ี รากฏข้ึนมา ภาพท่ี 6.3 ขนั้ ตอนการใสส่ มการทางคณติ ศาสตร์ ท่มี า (เออาร์ไอท,ี 2560, หนา้ 116)

113 การแทรกสูตรสมการทางคณิตศาสตร์ เหมาะสาหรับการนามาใช้ในการพิมพ์เอกสารจาพวกท่ี ต้องการใช้เคร่ืองหมายเหล่าน้ี อาจเป็นแบบทดสอบทางคณิตศาสตร์ เอกสารตาราคณิตศาสตร์ การ วิจัยเชงิ ปรมิ าณ เปน็ ต้น 3. การสร้างตาแหน่งที่คั่นหนังสือ กรณีท่ีเอกสารท่ีสร้างขึ้นมีจานวนมาก การเปิดไปยังเนื้อหาที่ ต้องการทาได้ยาก จึงมีการกาหนดตาแหน่งที่คั่นหนังสือเพ่ือเปิดไปยังเน้ือหาน้ัน ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ข้ันตอน การใส่ท่ีคัน่ หนังสือ แสดงดงั ภาพที่ 6.4 (เออารไ์ อท,ี 2560, หนา้ 123)  คลิกแท็บ INSERT เลือกคาส่งั Bookmark  สร้างตาแหน่งเคร่ืองหมายโดยพิมพ์ช่ือที่ ชอ่ ง Bookmark Name แลว้ คลิกปุ่ม Add 2.1 ปุ่ม Delete ลบตาแหน่งเคร่ืองหมาย Bookmark 2.2 ปุ่ม Go To เล่ือนกระดาษไปยังตาแหน่งท่ี คั่นหนังสือที่ต้องการ (Bookmark)  หลังจากที่สร้างเสร็จแล้ว จะแสดงรายชื่อ ในช่องรายการด้านลา่ ง จดั เรยี งลาดับในรายการ Bookmark Name จดั เรียบลาดบั ตามช่ือ Location เรยี งลาดบั ตามตาแหน่งหนา้ กระดาษ ภาพท่ี 6.4 ข้ันตอนการใส่ท่ีคัน่ หนงั สอื ท่มี า (เออารไ์ อท,ี 2560, หนา้ 123) การสร้างที่ค่ันหนังสือจะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหาเอกสารเนื้อหาที่ต้องการหาในเอกสาร ได้รวดเร็วมากย่งิ ขนึ้ โดยที่ไมต่ ้องเลอ่ื นดูเอกสารทีละหน้าและทาใหเ้ สยี เวลาเพ่อื เปิดไปยังเน้ือหานั้น ๆ นอกจากการสร้างที่ค่ันหนังสือแล้วอีกเทคนิคหน่ึงท่ีผู้เขียนอยากนาเสนอ คือ การจัดการแหล่งอ้างอิง ในเอกสาร โดยมีรายละเอยี ดในลาดับถัดไป 4. การจัดการแหล่งอ้างอิงในเอกสารซ่ึงจะเก่ียวข้องกับการสร้างสารบัญเนื้อหา การสร้างคา บรรยายรูปภาพ การสร้างสารบัญรูปภาพ สารบัญตาราง การแทรกเชิงอรรถ การแทรกอ้างอิงท้าย เร่ือง การสร้างรายการอ้างอิงและบรรณานุกรม ดังนั้น ผู้เขียนจะเขียนบรรยายถึงแต่ละประเด็นดังน้ี (เออารไ์ อท,ี 2560, หนา้ 152-160) 4.1 การจัดการกับแหล่งอ้างอิงภายในเอกสาร มีความจาเป็นและสาคัญกับงานเอกสาร โดยเฉพาะผทู้ ีพ่ มิ พเ์ อกสารจาพวกผลงานวชิ าการ การอ้าอิงเอกสารจงึ เปน็ เรื่องที่สาคัญจะทาอย่างไรให้ช่วย

114 เพิ่มประสิทธิภาพกับการจัดการแหล่งอ้างอิงเอกสาร ในหัวข้อน้ีผู้เขียนจะยกตัวอย่างเรื่องการสร้างสารบัญ เน้ือหา การสร้างคาบรรยายรูปภาพ การสร้างสารบัญรูปภาพ และสารบัญตาราง การแทรกเชิงอรรถ การ แทรกอ้าองิ ทา้ ยเร่อื ง การสร้างรายการอ้างองิ และบรรณานุกรม และการจดั การแหล่งอา้ งอิง 4.1.1 การสร้างสารบัญเนื้อหา ในการสร้างงานเอกสารในลักษณะหนังสือ รายงาน สารบัญเนื้อหานับเป็นหัวใจสาคัญซึ่งจะแสดงข้อมูลท่ีจาเป็นชื่อเรื่อง และเลขหน้า หลักการสร้างสารบัญ เนื้อหานั้นจาเป็นอย่างย่ิงที่จะต้องจัดรูปแบบข้อความในเอกสารให้มีลักษณะเป็นหัวข้อใหญ่ และหัวข้อ ย่อยเสียกอ่ นดว้ ยการใช้สไตล์ (style) ต่าง ๆ ขน้ั ตอนการสร้างสารบัญเนื้อหา แสดงดังภาพที่ 6.5  เมื่อกาหนด Heading เรียบร้อยแล้ว ไปยังหน้า เอกสารว่างคลิกแท็บ REFERENCE เลือกคาส่ัง Table of Contents แลว้ จงึ คลิกเลือกรูปแบบตามต้องการท่ี มีอยู่ใน Built-in เช่น Automatic Table1, Manual Table เปน็ ตน้  หากต้องการกาหนดเป็นรูปแบบอ่ืน ๆ ข้ึน เอง คลิกคาส่ัง Custom Table of Contents..  ที่คาส่ัง Tab Leader: เลือกรูปแบบของเส้น นาแท็บที่คาสั่ง Formats: เลือกรูปแบบของเส้น สารบัญ และท่ีปุ่ม Options… กาหนดจานวน การแสดงระดับ ภาพที่ 6.5 ข้ันตอนการสร้างสารบัญเน้ือหา ท่มี า (เออาร์ไอท,ี 2560, หน้า 152-153)

115 4.1.2 การสร้างคาบรรยายรูปภาพ เป็นการสร้างคาบรรยายรูปภาพด้วยคาสั่ง INSERT CAPTION เพื่อระบุตาแหน่งรูปภาพ ตาราง หรือสมการคณิตศาสตร์ท่ีเป็นข้อมูลอยู่ใน เอกสาร ช่วยให้สามารถนาไปอ้างอิงในสารบัญรูปภาพต่อไป ซ่ึงขั้นตอนการสร้างคาบรรยายรูปภาพ แสดงดงั ภาพท่ี 6.6  คลิกท่รี ูปภาพแลว้ คลิกแทบ็ REFERENCE เลือกคาสงั่ Insert Caption  พิมพ์ข้อความหรือช่ือรูปภาพลง ในช่อง Caption ตามทตี่ ้องการก่อน แล้วคลิก OK ในกรณีท่ีข้อมูลเป็น ตารางหรือสมการทางคณิตศาสตร์ก็ สามารถทาได้เช่นเดียวกัน (ตัวเลข แสดงลาดับจะปรากฏเรียงลาดับ กอ่ นหลังในหนา้ เอกสารให้อตั โนมัต)ิ ภาพที่ 6.6 ข้นั ตอนการสร้างคาบรรยายรปู ภาพ ท่มี า (เออารไ์ อท,ี 2560, หนา้ 154) 4.1.3 การสร้างสารบัญรูปภาพ สารบัญตาราง มีขั้นตอนวิธีการคล้ายกับการสร้าง สารบัญเนื้อหา เพยี งแต่ตอ้ งระบตุ าแหน่งของรูปภาพ และตารางท่ีมีอยู่ในเอกสารให้ครบถ้วนเสียก่อน สาหรบั ขนั้ ตอนการสรา้ งสารบัญรปู ภาพ และสารบัญตาราง แสดงดังภาพที่ 6.7  คลกิ ที่วา่ งในเอกสารแล้วคลกิ แท็บ REFERENCE เลอื กคาสั่ง Insert Table of Figures

116  ที่คาสั่ง Tab Leader: เลือกรูปแบบ ของเส้นนาแทบ็ ทคี่ าสงั่ Formats: เลือก รู ป แ บ บ ข อ ง ส า ร บั ญ / ต า ร า ง แ ล ะ ท่ี ปุ่ ม Captions Label: เลือกข้อความนาหน้า Caption ภาพที่ 6.7 ขน้ั ตอนการสรา้ งสารบัญรูปภาพและสารบญั ตาราง ทีม่ า (เออาร์ไอท,ี 2560, หน้า 154-155) 4.1.4 การแทรกเชิงอรรถ เป็นอีกหน่ึงการอ้างอิงที่งานเอกสารบางประเภทต้อง นามาใช้งาน เป็นข้อความอ้างอิง หมายเหตุ หรือคาอธิบายเน้ือหาเพ่ิมเติมท้ายหน้า ตาแหน่งของ เชิงอรรถจะแสดงไว้ทางด้านซ้ายตรงส่วนท้ายหน้ากระดาษในหน้าแต่ละหน้าที่มีการแทรกเชิงอรรถ สาหรับข้นั ตอนการแทรกเชิงอรรถ แสดงดังภาพท่ี 6.8  คลิกแทบ็ REFERENCE เลอื กคาส่ัง Insert Footnote  คลิกเลือกขอ้ ความที่ต้องการใส่ข้อมูลอา้ งองิ หรอื คาอธบิ ายเพิม่ เตมิ

117 พมิ พข์ อ้ มลู อ้างองิ ณ ตาแหน่งทา้ ยกระดาษในหน้าเดียวกัน ตัวอย่างผลลัพธ์ ภาพท่ี 6.8 ขัน้ ตอนการแทรกเชงิ อรรถ ที่มา (เออารไ์ อท,ี 2560, หนา้ 155-156) 4.1.5 การแทรกอ้างอิงท้ายเรื่อง สาหรับการอ้างอิงท้ายเรื่องน้ันมีลักษณะคล้ายกัน กับเชิงอรรถ แต่อ้างอิงท้ายเร่ืองเป็นข้อความอ้างอิง หมายเหตุ หรือคาอธิบายเน้ือหาเพิ่มเติมท้าย เอกสาร ตาแหน่งจะแสดงไปอยู่รวมกันด้านซ้ายท้ายเอกสาร (เอกสารหน้าสุดท้าย) สาหรับขั้นตอน การแทรกอา้ งองิ ทา้ ยเรอื่ ง แสดงดังภาพท่ี 6.9  เลือกข้อความที่ตอ้ งการ  คลกิ แทบ็ REFERENCE เลือกคาส่ัง Insert Endnote

118 พิมพข์ อ้ ความทแี่ สดง ณ ตาแหน่งท้ายเอกสาร แสดงท่ีหนา้ สดุ ท้ายของเอกสาร ภาพที่ 6.9 ข้นั ตอนการแทรกอา้ งองิ ท้ายเร่ือง ที่มา (เออารไ์ อท,ี 2560, หนา้ 156-157) 4.1.6 การสร้างรายการอ้างอิงและบรรณานุกรม ทุกครั้งในการสร้างงานเอกสาร ต้องแสดงข้อมูลที่ได้ค้นหาเพื่อนามาประกอบการจัดทาเอกสารน้ัน อาจได้จากแหล่งค้นคว้าท่ี หลากหลาย เช่น จากหนังสือ ตารา วารสาร นิตยสาร เอกสารตีพิมพ์เผยแพร่ รวมถึงข้อมูลที่เป็น เน้อื หาส่ืออิเล็กทรอนิกส์ แบบออนไลน์ หรือแบบออฟไลน์ เป็นต้น โดยข้อมูลท่ีนามาจากแหล่งความรู้ เหลา่ นมี้ าใชส้ รา้ งงานเอกสารแมแ้ ตเ่ ปน็ บางส่วนควรมีอา้ งองิ แหลง่ ทม่ี าของขอ้ มูลไว้เป็นรายการอ้างอิง (citation) และบรรณานกุ รม (bibliography) โดยมีรายละเอียดขัน้ ตอนดงั นี้ 4.1.6.1 รายการอา้ งองิ (citation) การอ้างองิ แหลง่ ทมี่ าของข้อมูลในเอกสาร ให้ระบุลงในบรรณานุกรม ท้ังนี้หากมีแหล่งท่ีมาของข้อมูลจานวนมากจะใช้รายการอ้างอิงเพ่ืออ้างอิง ถงึ แตล่ ะรายการในบรรณานุกรม กรณีใชร้ ายการอา้ งอิงทีม่ ขี อ้ มูลในบรรณานกุ รม แสดงดังภาพที่ 6.10  คลกิ แท็บ REFFERENCE ในกลุ่มคาสั่ง citation & bibliography คลกิ คาส่ัง Insert Citation  คลิกเลอื ก citation ท่มี ีอยู่ ภาพท่ี 6.10 ข้ันตอนการแทรกรายการอา้ งองิ ท่มี ีข้อมลู ในบรรณานุกรม ทม่ี า (เออารไ์ อท,ี 2560, หน้า 157)

119 กรณีสร้างรายการอา้ งอิงใหม่ (ไม่มขี อ้ มูลบรรณานกุ รม) แสดงดงั ภาพที่ 6.11  คลิกแทบ็ REFFERENCES คลกิ คาสงั่ Insert Citation คลิกคาส่งั Add New Placeholder ตง้ั ช่ือหรอื ไม่ตง้ั ชื่อกไ็ ด้ และคลกิ OK  แกไ้ ขขอ้ มลู แหล่งอา้ งองิ โดยคลิกคาสงั่ Edit Source  คลกิ เลือกประเภทของข้อมูล ภาพที่ 6.11 ข้นั ตอนการสรา้ งรายการอ้างอิงใหม่ (ไม่มีข้อมูลบรรณานุกรม) ทม่ี า (เออารไ์ อท,ี 2560, หน้า 157-158)

120 4.1.6.2 การสร้างบรรณานุกรมผู้ใช้จะต้องนาเอาข้อมูลเกี่ยวกับท่ีมาไป จัดการอ้างอิงให้เสร็จสมบูรณ์เสียก่อนจึงจะสามารถเรียกใช้งานได้อย่างถูกต้องและครบถ้วน ข้ันตอน การแทรกบรรณานุกรม แสดงดังภาพที่ 6.12  คลิกแท็บ REFFERENCES คลกิ คาสัง่ Bibliography  คลิกเลือกแบบท่ีมีอยู่ใน Built-in เช่น แบบ Reference  ตัวอยา่ งผลลพั ธ์แสดงในเอกสารเมื่อเลือก Built-in บรรณานุกรมแบบ References ท่ีมี Style แบบ APA  คลิกท่ี Style เพ่ือเลือกเปล่ียน Bibliography ตามทีต่ ้องการ ภาพท่ี 6.12 ขนั้ ตอนการแทรกบรรณานุกรม ที่มา (เออาร์ไอท,ี 2560, หน้า 159)

121 สาหรับเทคนิคการจัดการแหล่งอ้างอิงในเอกสาร ซ่ึงถ้าหากนาเทคนิคเหล่านี้มาปรับใช้ในการ จัดทาเอกสารของเราได้จริง จะช่วยลดระยะเวลาในการจัดทาเอกสารและทาเอกสารน้ันดูเป็นมือ อาชีพมากข้ึนโดยเฉพาะกลุ่มอาชีพนักวิชาการจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดทาผลงานทาง วิชาการ นอกจากเทคนิคการจัดการแหล่งอ้างอิงในเอกสารแล้ว อีกเทคนิคที่ผู้ใช้งานควรทราบ คือ การทางานร่วมกันของผู้ใช้ไฟล์เอกสารเดียวกัน เพราะในปัจจุบันการบันทึกไฟล์งานเอกสารไว้ใช้คน เดยี วยอ่ มเป็นเร่อื งธรรมดามากสาหรบั การใช้งาน แต่ถ้ามีเทคนิคที่ดีกว่านี้ถ้าการใช้งานไฟล์เอกสารใช้ งานรว่ มกนั ได้พร้อมกนั ในเอกสารเดียวกันกจ็ ะช่วยเพ่ิมประสทิ ธภิ าพในการทางานเอกสารไดอ้ ีกหนึ่งวธิ ี หลงั จากท่ผี ู้ใช้งานได้ทาการสร้างไฟล์งานเอกสารไวแ้ ลว้ จนครบถว้ น ผู้ใช้งานอาจมีความจาเป็น ท่ีจะตอ้ งนาไฟล์เอกสารนั้นไปเผยแพร่ในแหล่งอ่นื ๆ หรอื นาไปใช้งานรว่ มกนั กับผใู้ ช้งานอื่น ก่อนนาไป เผยแพร่ เจ้าของเอกสารควรจัดการแก้ไข หรือจัดการลบข้อมูลส่วนตัวของตนเองที่ติดไปกับไฟล์ เอกสารน้ัน ๆ กอ่ น เชน่ มขี อ้ ความบางส่วนถูกซ่อนเอาไว้ มีการแทรกข้อความที่เป็นข้อคิดเห็น หรือมี ร่องรอยการตรวจสอบเนอ้ื หาเหล่านนั้ ซ่ึงมีรายละเอยี ดหวั ข้อทจี่ ะอธิบาย ได้แก่ การกาหนดการแสดง Mark up แนวใหม่ การแทรกและจัดการข้อคิดเห็น การติดตามการเปล่ียนแปลงแก้ไขเอกสาร การ ยอมรับหรือปฏิเสธรายการที่ถูกแก้ไข การเปรียบเทียบและผสานเอกสาร การป้องกันเอกสาร การ ตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียด และการแสดงคุณสมบัติรายละเอียดของไฟล์เอกสาร (เออาร์ไอที, 2560, หนา้ 177-196) 1. การกาหนดการแสดง Mark up แนวใหม่ ตามปกติไฟล์เอกสารใด ๆ ที่มีการนาส่งออกไปให้ ตรวจทานโดยบุคคลอื่นที่ไมใ่ ชผ่ ูส้ รา้ งแลว้ อาจมีการแทรกข้อคิดเห็นเอาไว้หรืออาจมีการเปล่ียนแปลง เกดิ ข้ึนภายในเอกสาร เช่น เปล่ียนการจัดรูปแบบ เพิ่มเติม หรือลบเน้ือหา ย้ายบรรทัด เป็นต้น ซ่ึงถ้า หากผู้สร้างไฟล์ได้เปิดใช้คาสั่งสาหรับติดตามการเปล่ียนแปลงเอาไว้ก่อนส่งต่อบุคคลอ่ืน เพ่ือ ตรวจทานก็จะเกิดร่องรอยการแก้ไข หรือที่เรียกว่า มาร์คอัพ ขึ้นในเอกสารทันที สาหรับขั้นตอนการ กาหนดการแสดง Markup แสดงดังภาพที่ 6.13  คลิกแท็บ REVIEW ในกลมุ่ คาสัง่ Comments คลกิ Show Comments  แสดง Mark up ของ ขอ้ คดิ เห็นในเอกสาร

122  ตัวอยา่ งผลลพั ธ์แสดงในเอกสารเมือ่ เลอื ก Built-in บรรณานุกรมแบบ References ท่ีมี Style แบบ APA  คลิกเลอื กรูปแบบการแสดง Markup - Simple Markup แสดง Markup ใหม่ - All Markup แสดง Markup ทั้งหมด - No Markup ไมแ่ สดง Markup ภาพท่ี 6.13 ขนั้ ตอนการกาหนดการแสดง Markup - Original แสดงไฟล์ตน้ ฉบับเดิม ทมี่ า (เออาร์ไอท,ี 2560, หน้า 178) 2. การแทรกและจัดการข้อคิดเห็น สาหรับการแทรกข้อคิดเห็น ข้อคิดเห็นเป็นข้อความ บรรยายเพือ่ ใชอ้ ธบิ ายหรือช้แี จงเพ่มิ เติมทใี่ สล่ งไป ณ ตาแหนง่ ใด ๆ ในเอกสาร ทั้งน้ีเพ่ือให้ตัวผู้ใช้และ ผู้ใช้งานอื่น ๆ สามารถอ่านเพ่ือการตรวจทานหรืออาจใช้ประโยชน์ในแง่การเตือนความจาได้อีกด้วย สาหรับขน้ั ตอนการแทรกและจัดการข้อคดิ เห็น แสดงดงั ภาพที่ 6.14  คลิกเลอื กขอ้ ความทจ่ี ะแทรกข้อคดิ เห็นกอ่ น  คลิกแท็บ REVIEW ในกลุ่มคาสัง่ Comments คลกิ New Comment

123 ภาพที่ 6.14 ข้ันตอนการแทรกและจัดการขอ้ คิดเหน็  พมิ พ์ขอ้ คดิ เหน็ ลงไปทนี่ ี่ ทม่ี า (เออาร์ไอท,ี 2560, หนา้ 179) 2.1 สาหรับการแก้ไขข้อคิดเห็นที่เอกสารมีจานวนมากนั้น ทางลัดในการค้นหาข้อคิดเห็น ภายในเอกสารอยา่ งรวดเร็ว ขน้ั ตอนการแกไ้ ขข้อคดิ เหน็ แสดงดงั ภาพท่ี 6.15  กดปุ่ม F5 หรอื Ctrl + G บนแปน้ พมิ พ์ เพื่อเปดิ หน้าตา่ งคาส่งั Go To  ในกล่องรายการ Go to What ใหค้ ลิกเลอื ก Comment ภาพท่ี 6.15 ขั้นตอนการแก้ไขขอ้ คิดเห็น  แก้ไขข้อคิดเห็นใหม่ ลงไปแทนท่ี ท่มี า (เออาร์ไอท,ี 2560, หนา้ 180)

124 2.2 ส่วนการตอบกลับข้อคิดเห็น เป็นคุณสมบัติใหม่ท่ีผู้ใช้สามารถตอบกลับข้อคิดเห็นใน ขณะที่กาลังอ่านในมุมมองการอ่าน หรือแก้ไขเอกสารในมุมมองปกติได้ทันที ข้ันตอนการตอบกลับ ข้อคดิ เหน็ แสดงดงั ภาพที่ 6.16 คลิกท่สี ญั ลักษณด์ า้ นหลงั รายช่ือบุคคลทต่ี อ้ งการตอบกลบั ภาพที่ 6.16 ขั้นตอนการตอบกลับข้อคิดเห็น ท่มี า (เออารไ์ อท,ี 2560, หนา้ 180) 2.3 การติดตามการเปล่ียนแปลงแก้ไขเอกสาร เอกสารที่ต้องการส่งต่อไปให้บุคคลอ่ืนเป็น ไฟล์เอกสารที่ต้องใช้งานร่วมกันหลายคนนั้น ควรจะต้องเปิดโหมดการติดตามการเปล่ียนแปลงแก้ไข เอกสาร ท้ังนี้เน่ืองจากหากมีใครแก้ไขส่ิงใดไปแล้วบันทึกทับไฟล์เดิม จะทาให้เป็นการยากต่อการ ตรวจสอบเป็นอย่างย่ิง ผู้ใช้งานจึงจาเป็นต้องใช้คาส่ังน้ีติดตามการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสารได้ ขนั้ ตอนการติดตามการเปลย่ี นแปลงแกไ้ ขเอกสาร แสดงดังภาพท่ี 6.17  คลิกแท็บ REVIEW ในกล่มุ คาสั่ง Tracking  คลกิ Tracking Changes  คลิกท่ี Dialog box Launcher ของ Tracking Changes  คลกิ Advance Options…

125  ใน Advance Track Changes Options Dialog Box กาหนดรายละเอยี ดคณุ สมบตั ขิ อง Markup การ ตดิ ตามการเปลี่ยนแปลง ภาพท่ี 6.17 ข้นั ตอนการตดิ ตามการเปลย่ี นแปลงแกไ้ ขเอกสาร ท่ีมา (เออาร์ไอท,ี 2560, หนา้ 181) 2.4 การยอมรับหรือปฏิเสธรายการท่ีถูกแก้ไข เม่ือได้รับไฟล์เอกสารที่ผ่านการตรวจทาน และ แก้ไขเปล่ียนแปลงข้อมูลจากบุคคลอื่นกลับมาแล้ว ผู้สร้างเอกสารจาเป็นต้องตัดสินใจว่าจะยอมรับหรือ ปฏเิ สธการแกไ้ ขเปลยี่ นแปลงข้อมูลเหล่าน้ัน โดยต้องเปิดดูใน Reviewing Pane ซ่ึงข้ันตอนการยอมรับหรือ ปฏิเสธรายการทถี่ กู แกไ้ ข แสดงดงั ภาพที่ 6.18  คลกิ แท็บ REVIEW ในกลมุ่ คาสัง่ Tracking คลกิ คาสั่ง Reviewing Pane  คลกิ เลอื ก Reviewing Pane Vertical…  แสดงหน้าตา่ ง Revisions แบบแนวตั้ง ภาพที่ 6.18 ขนั้ ตอนการยอมรับหรอื ปฏเิ สธรายการทถี่ กู แก้ไข ที่มา (เออาร์ไอท,ี 2560, หนา้ 182-183)

126 2.5 สาหรับการยอมรับหรือการปฏิเสธรายการแก้ไขท้ังหมด ก็สามารถทาได้เช่นกัน สามารถทาได้หลังจากเปิดดูใน Reviewing Pane เช่นกัน ขั้นตอนการยอมรับรายการแก้ไขทั้งหมด และการปฏเิ สธรายการแก้ไขทัง้ หมด แสดงดังภาพที่ 6.19-6.20 ภาพที่ 6.19 ขนั้ ตอนการยอมรับรายการแก้ไขทัง้ หมด ท่มี า (เออารไ์ อท,ี 2560, หน้า 184) ภาพท่ี 6.20 ขน้ั ตอนการปฏิเสธรายการแกไ้ ขท้ังหมด ทม่ี า (เออาร์ไอท,ี 2560, หน้า 185) 2.6 การเปรยี บเทยี บและผสานเอกสาร การติดตามการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงไฟล์เอกสาร โดยการนาไฟล์เอกสาร 2 ไฟล์ มาเปรียบเทียบเพื่อแสดงส่วนที่แตกต่างกัน ซ่ึงได้แยกหัวข้อออกเป็น 2 ประเดน็ คอื การเปรียบเทยี บเอกสาร และการผสานเอกสาร โดยมีรายละเอยี ดดังนี้ 2.6.1 สาหรับการเปรียบเทียบเอกสารไฟล์ 2 ไฟล์ และแสดงถึงสิ่งท่ีแตกต่างกัน ออกมาในเอกสารใหม่ หรือสามารถเลือกรวมไว้ในเอกสารใดเอกสารหน่ึง ขั้นตอนการเปรียบเทียบ เอกสาร แสดงดังภาพท่ี 6.21

127  คลกิ แท็บ REVIEW ในกลุ่มคาสง่ั Compare  คลกิ คาส่งั Compare…  เลอื กไฟล์ต้นฉบับ และไฟลท์ ป่ี รับปรุงใหม่ เพอื่ นามาเปรยี บเทยี บกัน คลิกคาสั่ง More  คลิก OK  เลือกตาแหน่งในการแสดงผลลพั ธ์ ภาพที่ 6.21 ขนั้ ตอนการเปรยี บเทียบเอกสาร ที่มา (เออารไ์ อท,ี 2560, หนา้ 187-188)

128 2.6.2 ในส่วนการผสานเอกสาร เป็นการรวมการแก้ไขเปลี่ยนแปลงไฟล์เอกสารจาก ผู้ใช้หลาย ๆ คนให้กลายเป็นไฟล์เอกสารเดียวกันเลือกรวมไว้ในเอกสารใดเอกสารหน่ึง ซึ่งมีขั้นตอน การทางานเหมอื นกับคาส่งั การเปรียบเทยี บเอกสาร แสดงดงั ภาพที่ 6.22  คลกิ แท็บ REVIEW ในกล่มุ คาสัง่ Combine  คลกิ คาส่ัง Combine…  เลือกไฟล์ที่จะผสานรวมกัน  คลกิ OK คลิกเลือกตาแหนง่ ท่ใี ชแ้ สดงผล ภาพท่ี 6.22 ข้ันตอนการผสานเอกสาร ที่มา (เออาร์ไอท,ี 2560, หน้า 187) 2.7 การปอ้ งกนั เอกสาร มที ้งั ลกั ษณะเป็นการปอ้ งการแกไ้ ขขอ้ มูลในเอกสารท้ังหมดหรือบางส่วน รวมถึงการใส่รหสั ผา่ นในการเปดิ ไฟลเ์ อกสาร และการทาเอกสารใหเ้ ปน็ ขัน้ ตอนสุดท้าย ขั้นตอนการปอ้ งกัน เอกสาร แสดงดังภาพที่ 6.23  คลกิ แทบ็ REVIEW ในกล่มุ คาส่งั Protect  คลกิ คาส่ัง Restrict Editing ภาพที่ 6.23 ขั้นตอนการป้องกันเอกสาร ท่ีมา (เออารไ์ อท,ี 2560, หนา้ 188-189)

129 2.7.1 การป้องกันให้ไม่สามารถแก้ไขได้เลย หากผู้ใช้ต้องการให้สามารถแก้ไขได้ บางส่วนต้องเลือกพ้ืนท่ีส่วนที่อนุญาตแก้ไขได้ก่อน แล้วกาหนดสิทธิ์การแก้ไข โดยระบุในข้อ 2 แต่ถ้า เลือกแบบ No changes เป็นการป้องกันท่ีห้ามแก้ไขใด ๆ ทั้งส้ิน ขั้นตอนการป้องกันเอกสาร ไม่ สามารถแก้ไขได้เลย แสดงดงั ภาพที่ 6.24  ใน Restrict Editing Pane กาหนดสทิ ธิก์ ารแกไ้ ข ได้ในขอ้ 2 ดงั ภาพ หรือแบบอนื่ ๆ  กาหนดรหัสผ่าน และยืนยันอกี ครัง้  คลกิ Yes, Start Enforcing Protection ภาพที่ 6.24 ขน้ั ตอนการปอ้ งกนั เอกสาร ไม่สามารถแกไ้ ขไดเ้ ลย  คลิก OK ที่มา (เออารไ์ อท,ี 2560, หน้า 188-189) 2.7.2 นอกจากนี้แล้วยังสามารถทาการป้องกันเอกสารเพื่อเพ่ิมความปลอดภัยให้กับ เนื้อหาเอกสารได้ด้วยการใส่รหัสผ่านวิธีหนึ่งท่ีนิยมใช้กันเพื่อป้องกันการเปิดไฟล์เอกสาร ข้ันตอนการ เข้ารหัสผา่ นการเปดิ เอกสาร แสดงดังภาพที่ 6.25  ใส่รหัสผ่านและยืนยันรหัสผ่านอกี ครง้ั หน่งึ  จากแท็บ FILE > info คลิกท่ี Protect Document เลือก Encrypt with Password ภาพที่ 6.25 ขนั้ ตอนการเข้ารหสั ผา่ นการเปิดเอกสาร ทีม่ า (เออารไ์ อท,ี 2560, หน้า 190)

130 2.8 การตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียด สาหรับไฟล์เอกสารที่จะนาไปใช้งานร่วมกับผู้อื่นหรือ เผยแพร่สู่สาธารณะ ผู้ใช้ควรตรวจสอบก่อนว่ามีข้อมูลส่วนตัวที่ไม่จาเป็นหรือไม่ และควรขจัดข้อมูล ส่วนตัวเหล่านั้นออกไป เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลต่าง ๆ ที่ไม่ควรแสดงเห็นในไฟล์เอกสารถูกเผยแพร่ ออกไปดว้ ย สาหรบั ขนั้ ตอนการ Mark as Final เอกสาร แสดงดังภาพท่ี 6.26  จากแท็บ FILE > info  คลกิ ที่ Protect Document เลอื ก Mark as Final  จะมกี ารแจง้ เตือนวา่ เอกสารนีจ้ ะสามารถอา่ นไดเ้ พียงอยา่ งเดยี ว ใหบ้ นั ทกึ ไฟล์ แลว้ คลิก OK ภาพท่ี 6.26 ขัน้ ตอนการ Mark as Final เอกสาร ทมี่ า (เออารไ์ อท,ี 2560, หนา้ 190) 2.9 การแสดงคุณสมบัติรายละเอียดของไฟล์เอกสาร คุณสมบัติหรือรายละเอียดของไฟล์ เอกสารเป็นคุณสมบัติต่าง ๆ ท่ีมีประโยชน์สาหรับการตรวจสอบ และค้นหาไฟล์เอกสาร เช่น ช่ือ ผู้สร้าง (Author) ช่ือเรื่อง (Title) และคาสาคัญ (Keyword) เป็นต้น รายละเอียดทั้งหมดจะอยู่ใน รายการ info ของแท็บ FILE และผู้ใช้สามารถกาหนดให้ไฟล์เอกสารมีรายละเอียดอ่ืน ๆ เพิ่มเติมได้ ตามต้องการ ซึง่ ขน้ั ตอนการแสดงคณุ สมบตั ิรายละเอยี ดเอกสาร แสดงดังภาพท่ี 6.27