การใช้โปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจ

131  จากแท็บ FILE > info  คลกิ ปมุ่ Properties เลือก Advance Properties  พิมพข์ อ้ ความลงไป  คลิก OK ภาพท่ี 6.27 ขัน้ ตอนการแสดงคุณสมบตั ิรายละเอียดเอกสาร ทม่ี า (เออาร์ไอท,ี 2560, หน้า 190) สาหรับเทคนิคการทางานร่วมกันของผู้ใช้ไฟล์เอกสารเดียวกัน ที่ผู้เขียนได้กล่าวมาข้างต้นเป็น เพียงบางส่วนเท่าน้ัน ผู้อ่านสามารถศึกษาข้อมูลเพ่ิมเติมอื่น ๆ ได้อีกจากเอกสารอ้างอิง หากมีการนา เทคนิคเหลา่ นีม้ าปรับใช้ในเอกสารกจ็ ะสามารถช่วยเพม่ิ ความเป็นมอื อาชีพในการจัดการเอกสารให้กับ เจ้าของไฟล์เอกสารได้ สาหรับประเด็นต่อมาที่ผู้เขียนขอนาเสนอ ซ่ึงเป็นหน่ึงในเอกสารในสานักงานท่ีมีความสาคัญ คือ การนัดหมายการประชุม ในอดีตท่ีผ่านมาวิธีการนัดหมายการประชุมอาจทาได้ด้วยวิธีการส่ง หนังสือแจ้งเชิญประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร โทรศัพท์เรียนเชิญโดยตรง เขียนโน้ตย่อ ฯลฯ ปัจจุบัน

132 วิวฒั นาการการนัดหมายการประชุมเปลี่ยนไปตามยุคสมัย มีนาเทคโนโลยีมาช่วยบันทึกนัดหมายการ ประชุม สาหรับเอกสารประกอบการสอนเล่มนี้ขอนาเสนอการสร้างปฏิทินนัดหมาย ด้วยกูเกิลคาเลนดาร์ (Google Calendar) มรี ายละเอยี ดดังนี้ กูเกิลคาเลนดาร์ คือ บริการปฏิทินแบบออนไลน์ของกูเกิล มีความสามารถในการสร้าง กาหนดการนัดหมายในการทากิจกรรมต่าง ๆ ซ่ึงสามารถส่งข้อความเชิญโดยใช้ปฏิทินร่วมกันได้ ค้นหากาหนดนัดหมายตา่ ง ๆ ขอ้ ดกี ว่าโปรแกรมทอ่ี ยู่ในคอมพวิ เตอร์ตา่ ง ๆ ดงั นี้ 1. กูเกิลคาเลนดาร์ เป็นการใหบ้ รกิ ารแบบไมเ่ สียค่าใช้จ่ายและออนไลน์ตลอดเวลา 2. กูเกิลคาเลนดาร์ สามารถแสดงกจิ กรรมได้หลายรูปแบบมากกวา่ โปรแกรมในคอมพิวเตอร์ 3. กเู กิลคาเลนดาร์ มีการแจง้ เตือนผ่านทางอปุ กรณส์ ื่อสารท่ีเชอ่ื มต่อไวเ้ ม่ือถึงกาหนดการนัด 4. กเู กิลคาเลนดาร์ ใช้งานได้ง่ายและสะดวกกวา่ จึงทาให้ผทู้ เ่ี ริ่มใช้งานเข้าใจได้ง่าย 5. กูเกิลคาเลนดาร์ สามารถใช้ทุกท่ีที่มีเครือข่ายสัญญาณอินเตอร์เน็ตเชื่อมต่อจึงทาให้สะดวก กว่าโปรแกรมแบบออฟไลน์ กูเกลิ คาเลนดาร์ มปี ระโยชน์ในการเป็นตัวช่วยจัดตารางเวลาการทางาน กาหนดกิจกรรมท่ีต้อง ทา สามารถใส่สีสันต่าง ๆ ลงไปเพ่ือสร้างความจาได้ ท่ีสาคัญสามารถตั้งระบบการแจ้งเตือนผ่านทาง อีเมลได้ นอกจากนั้น ยังสามารถจัดส่งข้อความเรียนเชิญประชุมได้อย่างล่วงหน้าอีกด้วย ในยุคท่ี เทคโนโลยีดิจิทัลถูกนามาใช้งานในการทางานมากขึ้น การทางานร่วมกันผ่านเทคโนโลยีจึงกลายเป็น เรื่องปกติ เพราะกูเกิลคาเลนดาร์สามารถทางานร่วมกันได้ ยังกาหนดได้อีกว่าจะให้ใครใช้ได้หรือไม่ได้ อกี ทั้งแสดงได้อีกวา่ เรากาลังอยู่ในสถานะใดคล้ายกบั การใชบ้ ริการของเอม็ เอสเอน็ (MSN) การสร้างการนัดหมายในปฏิทิน ปฏิทินในกูเกิลคาเลนดาร์ มีประโยชน์มากต่อการกาหนดวัน เวลาการกิจกรรมที่ต้องการเตือน เมื่อต้องการสร้างการนัดหมายบนปฏิทิน สามารถกาหนดวันเวลา และสถานที่ รายละเอียดต่าง ๆ ได้โดยใช้กูเกิลคาเลนดาร์ ในการกาหนดการนัดหมายในปฏิทิน สาหรบั การกาหนดการนัดหมายปฏิทิน จะต้องมีข้อมูล 3 อย่าง ได้แก่ เรื่องการนัดหมาย สถานท่ีการ นัดหมาย ระยะวนั เวลาเรมิ่ ตน้ และสน้ิ สดุ ของการนัดหมาย ซ่ึงมขี ั้นตอนในการสร้างนัดหมายดังน้ี 1. การเข้าใช้งาน มี 2 วิธี คือ เข้าถึงกูเกิลคาเลนดาร์ ได้จาก http://calendar.google.com หรอื เมอื่ อยู่ในระบบแล้วสามารถเขา้ ถงึ ได้จากเมนู Google Apps แสดงดงั ภาพที่ 6.8 ภาพท่ี 6.28 ข้ันตอนการเข้าสู่ Google Calendar ทม่ี า (มหาวิทยาลยั เทคโนโลยีสรุ นารี, 2562)

133 2. จะปรากฏหนา้ จอปฏิทิน แสดงดงั ภาพท่ี 6.29 ภาพท่ี 6.29 หนา้ จอปฏิทนิ Google Calendar ทีม่ า (มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี, 2562) 3. จากนน้ั ใหก้ ดป่มุ Create เพอ่ื สรา้ งกิจกรรมใน Calendar แสดงดังภาพท่ี 6.30 ภาพท่ี 6.30 ขั้นตอนการสร้างรายการนดั หมาย ท่ีมา (มหาวิทยาลยั เทคโนโลยสี รุ นารี, 2562) 4. เมอ่ื ระบุรายละเอยี ดกิจกรรมเรียบร้อยเสร็จแล้วให้กดปุ่มบันทึก (save) และเมื่อถึงวันเวลา ท่กี าหนด ระบบจะทาการแจ้งเตือนไปท่ีอีเมล และส่งข้อความแจ้งเตือนไปยังโทรศัพท์ที่ได้ลงทะเบียน ไว้ (ผู้ใช้งานต้องลงทะเบียนเบอร์โทรศัพท์) หากต้องใช้งานปฏิทินร่วมกับผู้อื่น (Shared Calendar) ตอ้ งไปทีเ่ มนูตงั้ คา่ (setting) แสดงดงั ภาพที่ 6.31 ภาพท่ี 6.31 ข้ันตอนการตง้ั ค่าการใชง้ านปฏทิ นิ รว่ มกัน ทีม่ า (มหาวิทยาลยั เทคโนโลยสี รุ นารี, 2562)

134 5. ทาการเลอื กทีแ่ ถบการตง้ั ค่าปฏทิ ินของฉัน โดยเลือกหัวข้อ ใชร้ ว่ มกับบุคคลที่ระบุ กดเพิ่มบุคคล แลว้ กรอกอีเมลผทู้ เ่ี ราต้องการแชร์ปฏทิ นิ เม่อื บนั ทกึ ข้อมลู แล้ว แสดงดังภาพที่ 6.32 – 6.33 ภาพท่ี 6.32 ขน้ั ตอนการแชรป์ ฏทิ ิน ทีม่ า (มหาวิทยาลยั เทคโนโลยสี ุรนารี, 2562) ภาพที่ 6.33 ขัน้ ตอนการเพ่มิ บุคคลในปฏิทนิ ทม่ี า (มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี, 2562) ดังนัน้ บคุ คลทคี่ ณุ แชรป์ ฏิทินดว้ ย จะเหน็ ขอ้ มูลของปฏิทนิ ท่ีแชร์ ซึ่งบางคนจะเห็นปฏิทินแต่จะ ไมส่ ามารถแก้ไขปฏทิ นิ ของคณุ ได้ บางคนเห็นและสามารถจดั การแกไ้ ขปฏทิ ินของคุณได้ ขึ้นอยู่กับการ กาหนดสทิ ธ์ิ การนัดหมายการประชุม มีเคร่ืองมืออื่น ๆ อีกที่สามารถประยุกต์ใช้งานได้ ปัจจุบันเทคโนโลยี ได้อานวยความสะดวกมากขึ้น จึงเปล่ียนวิธีการเดิม ๆ ให้ผู้ใช้งานมีความสะดวกและรวดเร็วขึ้นตาม ยุคตามสมัย และนอกจากนี้แล้วการจัดการงานเอกสาร ยังสามารถใช้งานได้บนระบบเครือข่าย ผู้เขยี นจะได้นาเสนอในหัวข้อถัดไป

135 โปรแกรมประยุกต์ด้านการจัดการงานเอกสารบนเครือขา่ ย ปจั จบุ ันโปรแกรมประยกุ ตด์ ้านการจดั การเอกสารบนเครอื ข่ายมีหลายโปรแกรม เช่น โปรแกรม เอกสารใน Google Drive อย่าง Google Docs และโปรแกรมเอกสารใน Office Web Apps เป็นต้น ใช้งานไฟล์เอกสารผ่านหน้าจอเว็บเบราเซอร์ทันที พร้อมจัดเก็บเอกสารได้ทันทีบน One Drive หรือบน Google Drive ทั้งการเปิดดู แก้ไขเอกสาร พร้อมเคร่ืองมือคุณสมบัติพ้ืนฐานต่าง ๆ นอกจากนี้ยังแชร์ให้กับเพื่อนได้ด้วย เรียกว่า ทางานได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากน้ียังสามารถทางาน ร่วมกับผู้อื่น เช่น การสร้างข้อมูล การทางานร่วมกัน การแชร์ข้อมูล เป็นต้น หากเราใช้อุปกรณ์ท่ี แตกต่างกันก็ยังสามารถทางานผ่าน application ได้ บนอุปกรณ์ Windows Android และ iOS (สุธีร์ นวกุล, 2560, หน้า 12) เมื่อกลา่ วถึงโปรแกรมการจดั การงานเอกสารบนเครอื ข่ายทน่ี ิยมใชก้ นั ในภาคธุรกิจ คือ Google docs ซ่ึงอยูใ่ น Google Drive ซึง่ ผู้ใช้งานต้องมีการสมัคร e-mail โดยมีบัญชีของ G-mail เพ่ือเข้าใช้ งานโปรแกรมประยกุ ตบ์ นเครือข่ายนไี้ ด้ ภาพที่ 6.34 สัญลักษณ์ Google doc ใน Google Drive ทมี่ า (The Economic Time, 2562, หนา้ 1) Google Docs เป็นบริการออนไลน์ท่ีให้คุณ สามารถจัดการเอกสารได้แบบไม่ต้องเสียเงิน เพียงมีอีเมล์ของ Gmail และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต Google Docs ทางานเหมือน Microsoft Word แต่ทุกอย่างจะทางานอยู่บนเว็บ สามารถทางานได้ทันทีที่มีการเช่ือมต่ออินเทอร์เน็ต โดยไม่ต้อง เสียเวลาติดต้ังโปรแกรมลงในเครื่องหรือเสียเงินค่าลิขสิทธ์ิก่อนใช้งานแต่อย่างใด เพียงเข้าไปยัง Google Docs จะสามารถสร้าง แก้ไข หรือเปิดอ่านเอกสารได้เลย โดยตัวเอกสารน้ันจะถูกเก็บไว้ใน เซิร์ฟเวอร์ของ Google และที่สาคัญสามารถแชร์เอกสารให้กับผู้อื่นเพื่อแก้ไขข้อมูลไปพร้อม ๆ กัน โดยจะเหน็ ว่าอกี ฝา่ ยกาลงั พิมพ์ขอ้ มลู ความสามารถของ Google Docs สามารถตอบสนองผู้ท่ีต้องการใช้งานเอกสารได้อย่าง สมบูรณแ์ บบ สามารถสร้างเอกสาร สร้างเอกสารพ้ืนฐานแบบเริ่มต้นจากศูนย์ สามารถทางานพื้นฐาน ทุกประเภทได้อย่างง่ายดาย รวมถึงการทารายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย การเรียงลาดับตาม คอลัมน์ การเพิ่มตาราง รูปภาพ ข้อคิดเห็น สูตร การเปลี่ยนแปลงแบบอักษร และอื่น ๆ โดยไม่มี

136 ค่าใชจ้ ่ายใด ๆ อัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่แล้ว รองรับรูปแบบไฟล์ที่นิยมใช้กันส่วนใหญ่ ได้แก่ DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV และ PPT ใช้งานบนแถบเครื่องมือได้อย่างคุ้นเคยทาให้การแก้ไขเป็น เรื่องง่าย ๆ เลือกตัวหนาขีดเส้นใต้ เพิ่ม สัญลักษณ์ในข้อย่อย เปลี่ยนแบบอักษร หรือรูปแบบตัวเลข เปลี่ยนสีพ้ืนหลังของเซลล์ และอื่น ๆ เพียงคลิกปุ่มบนแถบเครื่องมือ สาหรับโปรแกรม Google doc ใน Google Drive แสดงดังภาพท่ี 6.35 ภาพที่ 6.35 โปรแกรม Google doc ใน Google Drive นอกจากนน้ั แลว้ ยังสามารถใช้งานและทางานรว่ มกนั ในแบบเรยี ลไทม์ เลือกรายชอ่ื ท่ีต้องการให้ เข้าถึงเอกสารของได้ เพียงป้อนท่ีอยู่อีเมลของผู้ที่ต้องการให้ใช้งานเอกสารท่ีระบุร่วมกัน แล้วส่งคา เชญิ ไปให้รายช่ือเหล่าน้ัน ก็สามารถใช้งานเอกสารร่วมกันได้ใช้งานร่วมกันได้ทันที รายชื่อผู้ที่คุณเชิญ ให้เข้ามาแก้ไขหรือดูเอกสารของคุณ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีที่เข้าสู่ระบบ แก้ไขและนาเสนอ ร่วมกับบุคคลอ่ืนในแบบเรียลไทม์ สามารถดูและแก้ไขร่วมกันได้หลายคนในเวลาเดียวกัน มีหน้าต่าง สนทนาบนหน้าจอสาหรบั การแกไ้ ขเอกสาร เพือ่ แสดงให้เหน็ วา่ ใครแกไ้ ขอะไรและเมื่อใด และแล้วการ ดูงานนาเสนอพร้อมกัน เนื่องจาก ใครก็ตามที่เข้ามาร่วมในงานนาเสนอ ต่างสามารถติดตามงาน นาเสนอน้ันได้โดยอตั โนมัติ การจัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย แก้ไขและเข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ ไม่ต้องดาวน์ โหลดสิ่งใด สามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ท่ีมีการเชื่อมต่อ อินเทอร์เน็ตและมีบราวเซอร์ มาตรฐานโดยไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ จัดเก็บงานได้อย่างปลอดภัย อุปกรณ์ เก็บข้อมูลแบบออนไลน์ และการบันทึกอัตโนมัติ ไม่ต้องกังวลเร่ืองฮาร์ดไดร์ฟเสียหรือไฟดับเพราะ ขอ้ มลู จะถกู เกบ็ ไว้ในเซิร์ฟเวอร์ขนาดใหญ่ของ Google บันทึกและส่งออกสาเนาได้อย่างง่าย สามารถ บันทึกเอกสารไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบ DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได้ ชว่ ยการจัดระเบียบเอกสาร คน้ หาเอกสารได้อย่างงา่ ยดายด้วยการจัดระเบียบเอกสาร ในโฟลเดอร์ต่าง ๆ และสามารถลากและวางเอกสารต่าง ๆ ลงในหลายโฟลเดอร์ได้ตามท่ีคุณต้องการ ควบคุมวา่ ใครสามารถดูเอกสารได้ เผยแพรง่ านเปน็ หน้าเว็บ สามารถเผยแพร่เอกสารแบบออนไลน์ได้ โดยการคลิกเพียงคร้ังเดียว ก็สามารถเผยแพรผลงานชิ้นสาคัญให้เป็นหน้าเว็บได้อย่างง่าย ควบคุมว่า

137 จะให้ใครเห็นหน้าเว็บของเราได้บ้าง สามารถเผยแพร่ข้อมูลได้ท่ัวโลกหรือจากัดเอกสาร ให้เห็นได้ใน กลุ่มเพียงแค่สอง สามคน หรือจะส่ังไม่ให้ใครเห็นเอกสารน้ันเลยก็ได้ ซึ่งก็แล้วแต่จะกาหนด นอกจากน้ียังสามารถหยุดการเผยแพร่ข้อมูลได้ตลอดเวลา โพสต์เอกสารขึ้นบล็อกเม่ือสร้างเอกสาร เสรจ็ เผยแพร่ภายในบริษัทหรือกลุ่ม เม่ือใช้ Google Apps จะช่วยให้ใช้งานเอกสารท่ีสาคัญร่วมกัน ภายในบริษัทหรือกลุ่มได้ง่ายขึ้น สาหรับตัวอย่างโปรแกรม Google doc ใน Google Drive (ศูนย์ คอมพิวเตอร์ มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยีสุรนาร,ี 2562) โดยสามารถสรุปขอ้ ดีของ Google Docs ได้ดังนี้ 1. ใ ช้ ง า น ฟ รี ไ ม่ มี ค่ า ใ ช้ จ่ า ย ส า ม า ร ถ ใ ช้ ง า น ไ ด้ ฟ รี โ ด ย เ ข้ า ไ ป ท่ี เ ว็ บ ไ ซ ต์ http://docs.google.com แลว้ Sign in ดว้ ยบัญชี Google 2. ผู้ใช้สามารถทางานร่วมกันแบบออนไลน์ ข้อนี้ถือว่าตอบโจทย์ของผู้ใช้งานท่ีเป็นกลุ่มหรือ การทางานเป็นทีม โดยสามารถเข้าใช้งานพร้อม ๆ กันได้ และสามารถ chat พูดคุยกันในขณะท่ี ทางานได้อีกด้วย 3. ทราบได้เลยเมื่อมีคนแก้ไขงาน การแก้ไขงานในแต่ละครั้งระบบจะแจ้งเตือนว่าใครที่กาลัง อยูห่ น้าจอและทาเอกสารรว่ มกนั ทาใหง้ ่ายต่อการเสาะแสวงหาคนที่ทางานพลาด 4. บันทึกเอกสารอัตโนมัติ ไม่ต้องกังวลหากเกิดเหตุท่ีไม่คาดคิดแล้วสิ่งที่พิมพ์มานั้นจะหายไป ซง่ึ ระบบจะบันทกึ งานอตั โนมตั ิ สงั เกตได้ว่าจะไมม่ ปี ุ่ม save 5. นา link ท่ีอยู่ของรูปภาพไปใช้ในเอกสารได้เลย ในส่วนของการแทรกรูปภาพน้ันไม่ต้อง เสียเวลาไปกดบันทึกรูปภาพแล้วนามาแรกท่ีไฟล์งานของเรา เพียงคัดลอก link ที่อยู่ของรูปภาพแล้ว ระบบจะทาการคน้ หาเพอื่ ให้ไดน้ ารปู ภาพไปใชใ้ นเอกสารของได้ทนั ที 6. แปลเอกสารได้ สามารถท่ีจะแปลเอกสารทุกหน้าจากภาษาต่างประเทศมาเป็นภาษาไทยได้ เชน่ กนั ซ่ึงแปลเป็นอีกเคร่ืองมือท่ีสามารถใช้แปลได้โดยไม่ต้องเสียเงินและไม่ต้องลงโปรแกรม ใช้งาน ผา่ นทางไดท้ นั ที เพียงมีการเชอื่ มต่ออนิ เทอรเ์ น็ต 7. ทางานบนอุปกรณ์ Mobile Device อื่น ๆ ไม่จาเป็นต้องมีคอมพิวเตอร์ หรือโน๊ตบุ๊คก็ สามารถใช้งานได้ ท้ังบน iOS อย่างเช่น iPhone, iPod Touch, iPad และ โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต ระบบปฏิบัติการ Android ทุกรุน่ 8. ใส่สัญลักษณ์พิเศษลงในเอกสารได้ด้วย ใครท่ีต้องการใส่สัญลักษณ์พิเศษเว็บไซต์น้ีก็ตอบ โจทย์ สามารถนามาใช้ในการพมิ พง์ านได้ สะดวกและหาได้ง่ายมาก 9. ง่ายต่อการเขียนสูตรหรือใส่เลขยกกาลัง ใครท่ีเป็นนักฟิสิกส์หรือนักคณิตศาสตร์ท่ีจะต้อง พมิ พง์ านโดยการเขียนสูตรหรอื ใสต่ วั ยกกาลัง โดยเขา้ ไปท่ีเมนู Insert แล้วเลอื กท่ี Equation จะมีสูตร ให้เลอื กใช้มากมาย 10. มหี น้า Template ให้เลือกใชม้ ากมาย หลายท่านท่ีใช้งานส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการเปิดหน้า เอกสารใหม่แล้วพิมพ์งานแบบบนกระดาษเปล่าเฉย ๆ แต่หารู้ไม่ว่าในเว็บไซต์นี้ก็มี Template ให้ เลอื กใชง้ านอย่างหลากหลาย แถมยงั ฟรีอีกด้วย สาหรับการเข้าใช้งาน Google Docs สามารถเข้าถึงได้จาก http://docs.google.com หรือเมื่อ login อยู่ในระบบแลว้ ท่เี มนู Google Apps เลอื ก \"Docs จะปรากฏหนา้ จอ google docs แสดงดงั ภาพที่ 6.36

138 ภาพท่ี 6.36 โปรแกรม Google doc ใน Google Drive การสร้างเอกสารสามารถทาได้โดยโดยเลือกจากแม่แบบที่มีอยู่ก็ได้ (โดยเลือกแม่แบบท่ี ใกล้เคียงกับที่เราต้องการ แล้วเอามาแก้ไขเนื้อหาให้เป็นแบบที่เราต้องการ) หรือสร้างจากเอกสาร เปล่า (blank) ขนึ้ มาใหม่ได้ ตัวอย่างเอกสารเปลา่ แสดงดงั ภาพที่ 6.37 ภาพท่ี 6.37 การสรา้ งจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ทม่ี า (ศนู ยค์ อมพวิ เตอร์ มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี. 2562, หนา้ 1) ซง่ึ Google Docs จะมีรูปร่างหน้าตาและการใชง้ านคลา้ ย ๆ microsoft word แสดงดังภาพท่ี 6.38 ภาพที่ 6.38 โปรแกรม Google doc ใน Google Drive

139 โปรแกรมจะทาการบันทึกเอกสารให้เองโดยอัตโนมัติเม่ือมีการพิมพ์ หรือ แก้ไขเอกสาร และ เม่ือปิดโปรแกรมไฟล์เอกสารจะไปอยู่ใน Google Drive โดยอตั โนมตั ิ โปรแกรมประยุกต์บนเครือขา่ ยเพอื่ เพ่มิ ประสิทธภิ าพการจัดการงานเอกสาร นอกจากโปรแกรมประยุกต์ของ Google แล้ว ยังมีโปรแกรมประยุกต์บนเครือข่ายอื่น ๆ ที่ ให้บริการฟรีเกี่ยวกับการจัดการงานเอกสาร ซึ่งจะช่วยเพ่ิมประสิทธิภาพการจัดการงานเอกสารได้ดี ขึ้น โปรแกรมที่จะแนะนา ได้แก่ PDFCandy และ Thaidocs เป็นต้น ซ่ึงทั้ง 2 โปรแกรมเป็น โปรแกรมบนเครอื ขา่ ยทถี่ อื ไดว้ า่ เป็นตัวช่วยในเรอื่ งงานเอกสารไดด้ ี โดยมีรายละเอยี ดดงั นี้ 1. PDFCandy สามารถเข้าถงึ ได้จากเว็บไซต์ https://pdfcandy.com/ มีคุณสมบัติท่ีสามารถ แบ่งออกเป็น 3 กลุ่มเมนู คือ กลุ่มแรก คือ Convert from PDF กลุ่มท่ีสอง คือ Convert to PDF และกล่มุ ทีส่ าม คอื Other tools สาหรับโปรแกรม PDFCandy แสดงดังภาพท่ี 6.39 ภาพที่ 6.39 โปรแกรม PDFCandy ท่ีมา (พดี ีเอฟแคนด้ี, 2562) 1.1 เมนกู ลมุ่ แรก คือ Convert from PDF เป็นการแปลงเอกสาร PDF ให้เป็นเอกสารอื่น เช่น PDF to Word, PDF to jpg, PDF to docx, เป็นต้น 1.2 เมนูกลุ่มท่ีสอง คือ Convert to PDF เป็นการแปลงเอกสารอ่ืน ๆ ให้เป็น PDF เช่น Word to PDF, jpg to PDF, Docx to PDF เปน็ ต้น 1.3 เมนูกลุ่มทีส่ าม คือ Other tools เป็นเครอ่ื งมืออ่นื ๆ ทนี่ อกเหนือจากสองเมนแู รก เช่น Edit PDF, Merge PDF, Split PDF, Protect PDF เปน็ ตน้ โดยเมนทู ัง้ 3 กลุ่ม แสดงดังภาพที่ 6.40

140 ภาพท่ี 6.40 เมนู Convert from PDF, Convert to PDF และ Other tools ท่ีมา (พดี เี อฟแคนดี้, 2562) 2. สาหรับผู้ทปี่ ระสบปัญหาเกยี่ วกบั การแปลงไฟล์เอกสาร โปรแกรมน้ีสามารถช่วยแก้ไขปัญหาน้ัน ได้ สามารถใชโ้ ปรแกรมดงั กลา่ วชว่ ยเหลอื ในการจดั การงานเอกสาร ซงึ่ จะชว่ ยลดระยะเวลาในการปฏบิ ตั งิ าน ได้เป็นอย่างดี เกิดความสะดวกรวดเร็วในการปฏิบัติงาน สาหรับอีกหนึ่งโปรแกรม คือ thaidocs สาหรับ โปรแกรมนี้จะแก้ไขปัญหาในการคัดลอกข้อความจากไฟล์ PDF ไปลงโปรแกรมจัดการเอกสาร ช่วยให้ ข้อความไม่เกิดลักษณะท่ีผิดเพี้ยน ซึ่งมีการใช้งานไม่ยุ่งยาก เพียงคัดลอกข้อความที่ต้องการจากไฟล์ PDF ลงไปวางในโปรแกรม และทาการจัดเรียงเอกสารให้ จากน้ันคัดลอกไปวางในโปรแกรมจัดการเอกสารต่อไป โปรแกรม ThaiDocs แสดงดังภาพที่ 6.41 ภาพที่ 6.41 โปรแกรม ThaiDocs ทม่ี า (ไทยดอคส,์ 2562, หนา้ 1)

141 จากโปรแกรมไมโครซอฟต์ เวิร์ด โปรแกรมประยุกต์ Google docs ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้ งานได้ตามความถนัดและสะดวก ซ่ึงแต่ละโปรแกรมมีข้อดีข้อเสียท่ีแตกต่างกันไป ข้ึนอยู่กับ วัตถุประสงค์ของงาน สถานท่ีการใช้งาน และในส่วนโปรแกรมประยุกต์บนเว็บท่ีบริการฟรีไม่มี ค่าใช้จ่าย สามารถประยุกต์ใช้งานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเอกสารได้เป็นอย่างดี ซึ่งในบท ต่อไปจะได้กล่าวถึงกรณีศึกษาในการใช้จัดการงานเอกสารในประเภทต่าง ๆ ด้วยโปรแกรม ไมโครซอฟต์เวริ ด์ เพ่ือให้ผู้อ่านเหน็ ภาพและประยกุ ต์ใชง้ านไดจ้ ริงจากตัวอย่างในลักษณะต่าง ๆ

142 สรปุ ท้ายบท ในบทเรยี นนี้ไดเ้ รยี นรู้ความสาคัญของการใช้โปรแกรมประยุกต์ด้านการจัดการงานเอกสาร ซึ่ง ได้กล่าวถึงความสาคัญของงานเอกสารที่มีต่อหน่วยงานภาครัฐ ภาคเอกชน เพ่ือใช้บันทึก จัดเก็บ รวบรวมข้อมูล เพ่ือใช้เป็นหลักฐาน ดังนั้น ในสมัยก่อนจะใช้วิธีการเขียนหรือพิมพ์ดีด แต่เม่ือยุคสมัย เปลี่ยนแปลงไปด้วยเทคโนโลยี จึงมีการนาโปรแกรมประยุกต์งานเอกสารเข้ามาใช้งาน เรียกว่า โปรแกรมประมวลผลคา ซ่ึงท่ีนิยมใช้กันมากท่ีสุด คือ โปรแกรม Microsoft Word ซึ่งปัจจุบันก็มีการ ปรับปรุงรุ่นไปหลายรุ่น และนอกจากน้ันแล้วยังได้กล่าวถึง การคานวณหาผลลัพธ์ในตาราง การแทรก สมการทางคณิตศาสตร์ การสร้างตาแหน่งที่คั่นหนังสือ การสร้างสารบัญเน้ือหา การสร้างคาบรรยาย รปู ภาพ การจัดการกับแหล่งอ้างองิ ภายในเอกสาร การทางานร่วมกันของผู้ใช้ไฟล์เอกสารเดียวกัน และการ นัดหมายการประชุม ซ่ึงรายละเอียดต่าง ๆ เหล่าน้ีจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการงานเอกสารให้ งานออกมาเป็นมอื อาชีพมากข้ึน แต่ปัจจบุ นั มกี ารนาโปรแกรมประยุกต์ดา้ นการจัดการเอกสารบนเครือข่ายเข้ามาใช้งานมากขึ้น ซ่งึ จะเห็นได้จากทน่ี ิยมใชง้ านมากทสี่ ุด คือ Google docs ซ่ึงผู้ใช้งานที่ต้องการใช้งานต้องมีการสมัคร e-mail โดยมีบัญชีของ G-mail เพ่ือเข้าใช้งานโปรแกรมประยุกต์บนเครือข่ายนี้ได้ โดยโปรแกรม ดงั กลา่ วมีข้อดี คอื สร้างเอกสารแบบออนไลน์ ใช้งานและทางานร่วมกันในแบบเรียลไทม์ จัดเก็บและ จัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย ควบคุมว่าใครสามารถดูเอกสารของคุณได้ เป็นต้น นอกจากนี้บน เว็บไซตย์ งั มบี ริการโปรแกรมจดั การเอกสารอน่ื อีก เช่น PDFCandy และ Thaidocs เปน็ ตน้

143 คาถามท้ายบท กจิ กรรมด้านทฤษฎี 1. จงอธิบายความสาคญั ของโปรแกรมประยกุ ต์ด้านการจัดการงานเอกสารมา 5 ขอ้ 2. โปรแกรมไมโครซอฟต์เวริ ์ด สามารถเพม่ิ ประสิทธิภาพการจัดการงานเอกสารได้อย่างไร 3. ตารางในโปรแกรมไมโครซอฟตเ์ วริ ์ด สามารถคานวณหาผลลพั ธ์จากตัวเลขได้ ด้วยวิธกี ารใด 4. การแทรกสูตรสมการทางคณิตศาสตร์ มีวธิ ีการอยา่ งไร 5. การสร้างตาแหน่งทค่ี ่ันหนังสือ มีวัตถุประสงคเ์ พือ่ ส่งิ ใด 6. การจัดการกบั แหลง่ อ้างอิงภายในเอกสาร สามารถทาไดด้ ้วยวธิ กี ารใดไดบ้ ้าง 7. แทบ็ ใดในโปรแกรม Microsoft Word เก่ยี วขอ้ งกับการจดั การกบั แหลง่ อา้ งองิ ภายในเอกสาร 8. เชิงอรรถคืออะไร มปี ระโยชน์อย่างไร 9. การใส่รหสั ผา่ นในการเปิดไฟล์เอกสาร ทาได้อย่างไร 10.จงยกตวั อยา่ งโปรแกรมประยุกต์การจัดการงานเอกสารบนเครอื ข่าย 1 โปรแกรม 11.โปรแกรมประยุกต์ดา้ นเอกสารบนเครอื ข่ายอยา่ ง Google docs มีลักษณะสาคัญอยา่ งไร กิจกรรมด้านปฏิบตั ิ 1. ฝกึ ปฏบิ ัตกิ ารใชง้ านโปรแกรมไมโครซอฟต์เวริ ์ด หวั ข้อต่อไปน้ี 1.1 การคานวณในตาราง 1.2 การแทรกสูตรสมการทางคณิตศาสตร์ 1.3 การสร้างตาแหนง่ ที่คั่นหนังสือ 1.4 การสรา้ งสารบัญเน้อื หา สารบญั ตาราง สารบัญรปู ภาพ 1.5 การแทรกเชงิ อรรถ 1.6 การสร้างรายการอ้างอิงและบรรณานกุ รม 1.7 การกาหนดการแสดง Mark Up 1.8 การนัดหมายการประชุม

144 เอกสารอ้างองิ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสรุ นารี. (2562). การสรา้ งการนัดหมายในปฏทิ นิ Google calendar. ค้นเมื่อ มนี าคม 28, 2562, จาก http://web.sut.ac.th/g/index.php/documentation/google-calendar. ศูนยค์ อมพวิ เตอร์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสรุ นารี. (2562). Google App for Education ค้นเมื่อ ค้นเม่ือ มนี าคม 12, 2562, จาก http://web.sut.ac.th/g/index.php/documentation/google-docs. สธุ ีร์ นวกลุ . (2560). Microsoft Office 2016 ฉบับเรียนรู้ดว้ ยตนเอง. กรงุ เทพฯ: ซเี อด็ ยูเคช่นั . เออาร์ไอที. (2560). คูม่ อื การเรยี นรู้ Microsoft Word 2016. กรงุ เทพฯ: ARIT. Thaidocs. (2562). โปรแกรมแกไ้ ขเอกสาร PDF. คน้ เม่ือ มนี าคม 28, 2562, จาก https://thaidocs.com/pdf/. PDFCandy. (2562). โปรแกรมแปลงไฟล์เอกสาร. คน้ เมื่อ มีนาคม 28, 2562, จาก https://pdfcandy.com/. The Economic Time. (2562). Google Docs to make life simpler; new update will automate tasks. คน้ เมอ่ื มีนาคม 12, 2562, จาก https://economictimes.indiatimes.com.

แผนบรหิ ารการสอนประจาบทที่ 7 การพิมพ์หนงั สอื ราชการไทยด้วยโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ หัวข้อเนื้อหา 1. หนงั สอื ราชการไทย 2. หลักการพน้ื ฐานการพมิ พ์หนังสอื ราชการไทยดว้ ยโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ 3. การพิมพ์หนงั สือภายนอก 4. การพมิ พ์หนงั สอื ภายใน 5. การพิมพ์หนงั สือท่เี จ้าหน้าที่ทาขนึ้ หรอื รบั ไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ วัตถุประสงค์เชงิ พฤตกิ รรม 1. อธิบายความหมายและจาแนกหนังสือราชการไทยได้ 2. อธิบายหลักการพ้นื ฐานการพมิ พห์ นังสอื ราชการไทยด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ได้ 3. สามารถพมิ พ์หนงั สอื ราชการภายนอกได้ 4. สามารถพมิ พ์หนังสือภายในได้ 5. สามารถพิมพ์หนงั สือท่เี จา้ หน้าท่ที าข้นึ หรอื รับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการได้ วธิ ีสอนและกจิ กรรมการเรียนการสอน 1. วิธสี อน 1.1 วิธสี อนแบบบรรยาย 1.2 วิธสี อนแบบปฏบิ ตั ิ 1.3 วธิ สี อนโดยใช้กรณีตัวอย่าง 2. กจิ กรรมการเรียนการสอน 2.1 ผสู้ อนนาตัวอยา่ งหนงั สอื ราชการไทยแต่ละชนดิ ตา่ ง ๆ ใหผ้ ้เู รียนตอบคาถามว่า หนงั สือแต่ละ ชนิดที่เห็น เป็นหนังสือราชการไทย แบบใด ตามประสบการณ์ท่ีผู้เรียนได้พบเจอ แล้วตอบคาถามใน ลกั ษณะแลกเปลย่ี นความคดิ เห็น ร่วมกันสรปุ เพอ่ื เช่อื มโยงเขา้ เนอ้ื หาบทเรยี น 2.2 ผ้สู อนบรรยายและฝึกปฏิบัติไปพรอ้ มกันในเร่ืองตอ่ ไปนี้ 2.2.1 หนงั สอื ราชการไทย 2.2.2 หลักการพื้นฐานการพิมพห์ นงั สือราชการไทยดว้ ยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ 2.2.3 การพมิ พห์ นังสือภายนอก 2.2.4 การพิมพห์ นังสือภายใน 2.2.5 การพิมพ์หนังสอื ที่เจา้ หน้าที่ทาขนึ้ หรอื รบั ไว้เปน็ หลักฐานในราชการ

146 2.3 ฝกึ ปฏิบัตกิ ับเครื่องคอมพิวเตอร์โดยปฏิบตั ิตามแบบฝกึ ปฏิบตั ิ 2.4 ผเู้ รียนศกึ ษาเน้ือหาท่เี รยี นพร้อมเปดิ โอกาสใหแ้ ลกเปลย่ี นความรกู้ ับเพ่ือนในห้องเรยี น และตอบคาถามทา้ ยบท สือ่ การเรียนการสอน 1. เอกสารประกอบการสอน รายวชิ า การใช้โปรแกรมประยุกต์ทางธรุ กิจ 2. โปรแกรมสาเรจ็ รปู Power Point ประกอบการสอน 2.1 หนงั สอื ราชการไทย 2.2 หลกั การพืน้ ฐานการพิมพห์ นังสอื ราชการไทยด้วยโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ 2.3 การพมิ พ์หนงั สอื ภายนอก 2.4 การพมิ พห์ นงั สอื ภายใน 2.5 การพมิ พ์หนงั สือทีเ่ จา้ หนา้ ทที่ าข้นึ หรอื รบั ไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ 3. ใบงานฝึกปฏบิ ัติ 4. ตัวอย่างหนงั สอื ราชการไทย 5. โปรแกรมสาเรจ็ รปู Microsoft office 6. บทเรียนออนไลน์ www.elearningbynirut.com/moodle/ การวัดผลและประเมินผล 1. สังเกตจากพฤติกรรมการเรยี น 2. สังเกตการสนทนาและตอบคาถาม 3. ตรวจผลงานการฝึกปฏบิ ัติ 4. ตรวจผลงานคาถามท้ายบท 5. ทดสอบการฝึกปฏบิ ตั ิพิมพ์หนังสอื ราชการไทย

147 บทท่ี 7 การพิมพ์หนงั สอื ราชการไทยด้วยคอมพิวเตอร์ การเขียนหนังสือเป็นการสื่อสารอย่างหนึ่ง จากผู้ส่งสารไปถึงผู้รับสาร จุดประสงค์สาคัญ คือ เพื่อให้เข้าใจได้ถูกต้องตรงกัน และสามารถปฏิบัติได้ยอย่างรวดเร็ว แต่บางคร้ังการสื่อสารด้วยระบบ หนังสือก็ประสบปัญหาทั้งผู้เขียนและผู้รับ กล่าวคือ ผู้เขียนก็เขียนวกวนไม่ชัดเจน หรือเยิ่นเย้อ จับ ความได้ยาก ผู้อ่านไม่สามารถเข้าใจได้ชัดเจน และไม่สามารถปฏิบัติได้ตามจุดประสงค์ของผู้เขียน การเขยี นหนังสอื ราชการและหนังสือโต้ตอบผู้เขียนต้องมีความรู้ทั้งทางทฤษฎีและปฏิบัติจนเกิดความ ชานาญ จึงจะสามารถเขียนได้ดี การเขียนหนังสือที่ดีจึงมีความสาคัญประโยชน์ต่อตนเองและ หน่วยงานอย่างยิ่ง ฉะนั้นการเรียนรู้มาตรฐานการพิมพ์หนังสือราชการจึงเป็นส่วนหน่ึงท่ีจะทาให้ หนังสือราชการสร้างภาพลกั ษณ์ทีด่ ขี องหนว่ ยงาน แสดงออกถึงคุณภาพของผู้ปฏิบัติงาน เป็นตัวอย่าง ต่อไปแก่ผู้ศึกษางานและปฏบิ ัตงิ านต่อไป ในบทน้ีจะอธิบายถึง หนังสือราชการไทย หลักการพ้ืนฐานการพิมพ์หนังสือราชการไทยด้วย โปรแกรมคอมพิวเตอร์ การพิมพ์หนังสือภายนอก การพิมพ์หนังสือภายใน และการพิมพ์หนังสือท่ี เจ้าหนา้ ทท่ี าขน้ึ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ โดยมรี ายละเอยี ดดงั ตอ่ ไปนี้ หนังสือราชการไทย งานเอกสารทีเ่ ราต้องพบเจอในชีวิตการทางานและบ่อยมาก คือ เอกสารทางราชการ ซ่ึงเป็นเอกสารท่ีมี มาตรฐานเปน็ ทย่ี อมรับกนั สากล เอกสารทางราชการยังเป็นภาพลักษณ์ที่ดีให้กับหน่วยงานได้หากมีการจัดการ เอกสารอย่างถูกต้อง การจัดทาหนังสือราชการที่หน่วยราชการทุกหน่วยถือเป็นหลักในการปฏิบัติท่ีเป็น มาตรฐานเดียวกันตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสรรณ พ.ศ. 2526 และระเบียบสานัก นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 2558 ทั้งนี้ ยังมีการปรับปรุงระเบียบต่าง ๆ เพื่อให้ สอดคล้องกบั สถานการณ์ในปัจจุบันไม่ว่าจะเป็น ระเบียบ ประกาศ และหนังสือท่ีเก่ียวกับระบบงานสารบรรณ ทอี่ อกโดยสานกั นายกรฐั มนตรแี ละหนว่ ยงานทเ่ี กีย่ วข้อง (ปราณี กันธมิ า, 2562, หน้า 1) การปฏิบัติงานในหน่วยงานราชการจึงมีความจาเป็นท่ีต้องมีความรู้เก่ียวกับการพิมพ์หนังสือทาง ราชการไว้บ้าง จะตอบปฏิเสธเลยว่าไม่เคยพิมพ์หรือไม่รู้จักย่อมผิดวิสัย ในหัวข้อนี้ผู้เขียนจะอธิบายถึง ความหมายและประเภทหนังสือราชการก่อนเป็นอันดับแรก แล้วจากน้ันจึงเรียนรู้เก่ียวกับหนังสือราชการ ประเภทต่าง ๆ ฝึกปฏิบัติการพิมพ์ด้วยโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด สาหรับความหมายของหนังสือราชการ ผูเ้ ขยี นไดร้ วบรวมความหมายไว้ โดยมีรายละเอียดดังนี้ ธนู ทดแทนคุณ (2559, หน้า 23) อธิบายว่า หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐาน ทางราชการ ไมจ่ าเป็นตอ้ งเปน็ รูปเล่มกระดาษแผ่นเดยี วกเ็ รยี กว่า หนงั สอื ราชการ นภาลัย สุวรรณธาดา และอดุล จันทรศักดิ์ (2554, หน้า 2) อธิบายว่า หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือท่ีมีไปมาระหว่างส่วนราชการ หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึง หนว่ ยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก หนังสือท่ีหน่วยงานอื่นใด ซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ

148 หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ รวมท้ังเอกสารท่ีทางราชการจัดทาขึ้นเพ่ือเป็นหลักฐานในราชการ และเอกสารท่ีทางราชการจัดทาข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือท่ีได้รับ จากระบบสารบัญอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ปรีชา พันธเสน (2557, หน้า 4) อธิบายว่า หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารที่เป็นหนังสือ ราชการ มีองค์ประกอบท่ีสาคัญสองประการ คือ เป็นเอกสารที่จัดทาขึ้นและเป็นหลักฐานในการ ปฏบิ ัติราชการ หรือนาไปใช้ปฏิบัติราชการ ปวีณ ณ นคร (2556, หน้า 1) อธิบายว่า หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารทางราชการที่ออก ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ มี 6 ชนิด ได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือ ภายใน หนงั สอื ประทบั ตรา หนงั สือส่งั การ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือที่เจ้าหน้าท่ีทาขึ้นหรือรับไว้ เป็นหลกั ฐานในราชการ กล่าวโดยสรุปว่า หนังสือราชการ คือ เอกสารที่ผลิตขึ้นเพื่อใช้ในการติดต่อส่ือสารอย่างหน่ึง จากผู้ส่งสารถึงผู้รับสาร โดยมีลักษณะประเภทที่แตกต่างกันไปตามแต่ละสถานที่ บุคคล เหตุการณ์ เพ่ือเกิดความเข้าใจตรงกันและถูกต้อง ดังน้ัน ผู้อ่านจึงควรทราบถึงชนิดของหนังสือราชการแต่ละ ชนดิ เพอื่ สามารถทจี่ ะใช้งานเอกสารนั้นได้อยา่ งถกู ต้องและเหมาะสม จากความหมายของหนังสือราชการนั้น ได้กล่าวถึงประเภทของหนังสือราชการไว้ 6 ชนิด ซ่ึง ประกอบด้วย หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือ ประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทาขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ซ่ึงหนังสือแต่ละ ประเภท มรี ายละเอียดดงั น้ี (ปวณี ณ นคร, 2556 หน้า 1-26) 1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือที่ใช้เป็นหนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธีระหว่างส่วน ราชการ (ต่างกระทรวง ทบวง กรม) หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอ่ืนใด ซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรือที่ มีถึงบุคคลภายนอก กาหนดให้ใช้กระดาษตราครุฑขนาด เอ 4 พิมพ์ครุฑขนาดครุฑสูง 3 เซนติเมตร ด้วยหมึกสีดาครฑุ ดนุ ที่ก่ึงกลางสว่ นบนของกระดาษ 2. หนังสือภายใน คือ หนังสือท่ีใช้เป็นหนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือ ภายนอก เป็นหนงั สือราชการท่ตี ดิ ต่อกันภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน กาหนดให้ ใช้กระดาษบันทึกข้อความขนาด เอ 4 พิมพ์ครุฑขนาดสูง 1.5 เซนติเมตรด้วยหมึกสีดาที่มุมบน ด้านซ้าย แต่ถ้าหนังสือมีสาระสาคัญ ถึงแม้จะติดต่อภายในกระทรวง ทบวงเดียวกัน ก็อาจใช้หนังสือ ภายนอกได้ 3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือท่ีใช้เป็นหนังสือติดต่อราชการระหว่างส่วนราชการกับส่วน ราชการ และระหวา่ งสว่ นราชการกบั บุคคลภายนอก ที่เปน็ การติดตอ่ ท่มี ใิ ชเ่ รื่องสาคัญ ได้แก่ เร่ืองการ ขอรายละเอียดเพิ่มเติม เรื่องการส่งสาเนาหนังสือสั่งของเอกสารหรือบรรณสาร เร่ืองการตอบ รับทราบที่ไม่เก่ียวกับราชการสาคัญ หรือการเงิน เร่ืองการแจ้งผลงานที่ได้ดาเนินการไปแล้วให้ส่วน ราชการที่เกีย่ วขอ้ งทราบ เร่ืองการเตือนทีค่ ้าง และเร่อื งซ่งึ หัวหนา้ สว่ นราชการระดับกรมข้ึนไปกาหนด โดยทาเป็นคาสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา หนังสือดังกล่าวให้ใช้วิธีการประทับตราแทนการลงชื่อของ หัวหน้าสว่ นราชการระดบั กรมขน้ึ ไป ท้งั นใี้ หห้ วั หนา้ ส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ได้รับมอบหมายจาก หวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมขึ้นไปเป็นผรู้ บั ผิดชอบลงชอ่ื ยอ่ กากับตรา กาหนดใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ ขนาด เอ 4 พิมพ์ครุฑขนาดสูง 3 เซนตเิ มตร ด้วยหมึกสีดา

149 4. หนังสือส่ังการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คาสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ โดยให้ใช้ตามแบบท่ีกาหนด เวน้ แตจ่ ะมกี ฎหมายกาหนดไว้เฉพาะ ได้แก่ 4.1 คาส่ัง คือ หนังสือส่ังการที่ประกอบด้วยข้อความที่ผู้บังคับบัญชาส่ังการให้ปฏิบัติโดย ชอบดว้ ยกฎหมาย กาหนดใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ 4.2 ระเบยี บ คอื หนงั สือส่ังการท่ีประกอบดว้ ยข้อความทผี่ ้มู ีอานาจหน้าทีไ่ ด้วางไว้ โดยจะอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่กไ็ ด้ เพอ่ื ถอื เปน็ หลักปฏบิ ตั ิงานเปน็ การประจา กาหนดใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ 4.3 ข้อบังคับ คอื หนงั สอื สง่ั การท่ปี ระกอบด้วยขอ้ ความทผ่ี ู้มีอานาจหนา้ ที่กาหนดบังคับให้ ใช้ โดยอาศัยอานาจของกฎหมายทบี่ ัญญัตใิ หก้ ระทาได้ กาหนดใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ 5. หนงั สอื ประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว 5.1 ประกาศ คือ หนังสือประชาสัมพันธ์ท่ีประกอบด้วยข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือช้แี จงให้ทราบหรอื แนะแนวทางให้ปฏิบัติ กาหนดใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ 5.2 แถลงการณ์ คอื หนังสือประชาสมั พนั ธท์ ปี่ ระกอบด้วยขอ้ ความท่ีทางราชการแถลงเพ่ือทา ความเขา้ ใจในกิจการ ของทางราชการหรอื เหตุการณห์ รือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน กาหนดให้ใช้ กระดาษตราครุฑ 5.3 ข่าว คือ หนังสือประชาสัมพันธ์ท่ีประกอบด้วยข้อความที่ทางราชการเห็นสมควร เผยแพร่ให้สาธารณชนไดร้ บั ทราบ 6. หนังสือที่นอกเหนือจาก 5 ประเภทข้างต้น เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าท่ีทาขึ้นหรือรับไว้เป็น หลกั ฐานในราชการหรือหนังสือท่ีหน่วยงานอื่นใด ซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วน ราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการ ประชมุ บันทกึ และหนงั สืออื่น 6.1 หนังสือรับรอง คือ หนังสือท่ีส่วนราชการออกให้เพ่ือรับรองแก่บุคคล นิติ-บุคคล หรือ หน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหน่ึงอย่างใด ให้ปรากฏแก่บุคคลโดยท่ัวไปไม่จาเพาะเจาะจง กาหนดใหใ้ ช้กระดาษตราครฑุ 6.2 รายงานการประชุม คอื การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และ มตขิ องท่ปี ระชุมไวเ้ ป็นหลกั ฐาน มไิ ด้กาหนดใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ แตน่ ิยมพิมพ์ลงกระดาษ A4 6.3 บันทึก คือ ข้อความซ่ึงผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่ง การแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือข้อความท่ีเจ้าหน้าท่ี หรือหน่วยงานระดับต่ากว่าส่วนราชการระดับกรม ติดต่อกนั ในการปฏบิ ัติราชการ กาหนดให้ใชก้ ระดาษบนั ทึกขอ้ ความ 6.4 หนังสืออ่ืน คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้น เน่ืองจากการปฏิบัติงานของ เจา้ หนา้ ทเ่ี พือ่ เป็นหลกั ฐานในทางราชการ โดยส่งิ ท่ีสามารถใช้เปน็ หลกั ฐาน ได้แก่ ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบ บันทึกเสียง หรือหนังสือของบุคคลภายนอกท่ีย่ืนต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าท่ีได้รับเข้าทะเบียนรับ หนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามท่ีกระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดข้ึนใช้ตามความ เหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวนและคาร้อง เป็นตน้ จากรายละเอียดประเภทของหนังสือราชการทั้ง 6 ชนิด ผู้ใช้งานต้องทาความเข้าใจอย่างถ่อง แทก้ อ่ นนาไปใช้งานจริงว่าชนิดใดเหมาะสมกับงานประเภทใด เลือกใช้งานให้ถูกต้องตามระเบียบงาน

150 สารบรรณ สาหรบั หนังสอื ทั้งชนิดหนงั สือภายนอก และหนงั สือภายใน จะมชี นั้ ความเร็วและชั้นความลับที่ แสดงออกถึงความรวดเร็วทต่ี อ้ งรบี ดาเนนิ การ หรือความลบั ทม่ี มี ากนอ้ ยเพียงใด ช้ันความเรว็ และช้ันความลบั ของหนังสอื ราชการ ชั้นความเรว็ และช้นั ความลบั เป็นความต้องการความรวดเรว็ และเป็นความลับในการติดต่อราชการ มากน้อยเพียงใด ก็ให้ระบุด้วย ช้ันความเร็วเขียนไว้ในแนวเดียวกับที่แต่ให้อยู่เหนือ หนังสือภายนอก เช่นเดียวกนั กับหนงั สือประทับตรา สว่ นหนังสือภายใน ให้เขยี นชนั้ ความเรว็ ไวด้ ้านซา้ ยมอื ตดิ กับครุฑ แตใ่ ห้ อยเู่ หนือส่วนราชการ โดยมีรายละเอียดดงั น้ี (นภาลยั สุวรรณธาดา และ อดลุ จนั ทรศกั ดิ์, 2554, หนา้ 3-5) ชนั้ ความเรว็ ในหนงั สอื ราชการมี 3 ช้นั คือ ด่วนที่สดุ ด่วนมาก และด่วน 1) ดว่ นท่ีสุด ให้เจา้ หน้าท่ีปฏบิ ัตทิ นั ทที ไ่ี ดร้ บั หนงั สือน้นั 2) ด่วนมาก ใหเ้ จ้าหน้าทป่ี ฏิบัตโิ ดยเร็ว 3) ดว่ น ใหเ้ จ้าหนา้ ทปี่ ฏบิ ัติเรว็ กว่าปกติเทา่ ที่จะทาได้ กล่าวโดยสรุปว่า ชั้นความเร็วเป็นหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่ง และดาเนนิ การทางสารบรรณดว้ ยความรวดเร็วเปน็ พเิ ศษ ชั้นความลับ ในหนังสือราชการมีหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา ให้ เขียนไวต้ รงกลางกระดาษเหนือครฑุ และส่วนล่างสุดของหน้ากระดาษ ช้ันความลับในหนังสือราชการ ตามระเบยี บวา่ ด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ. 2544 มี 3 ชั้น คือ ลับที่สุด ลับมาก และ ลับ โดยมีรายละเอยี ดดงั นี้ 1) ลบั ที่สุด เปน็ เรือ่ งที่เก่ยี วกับความมัน่ คง ความปลอดภยั และความสงบ 2) ลบั มาก เป็นเร่อื งสาคัญท่เี ก่ียวกับข่าวสาร วัตถุ หรอื บคุ คล 3) ลับ เป็นเรื่องท่ีเก่ียวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล แต่สาคัญน้อยกว่าลับมากมิให้รั่วไหลไปยัง บุคคลอนื่ ทีไ่ ม่มหี น้าที่ กล่าวโดยสรุปว่า การรับส่งหนังสือที่มีช้ันความลับด้วยระบบงานสารบรรณหรือสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ก็ตาม ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานท่ีได้รับการแต่งต้ังให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับเป็นผู้รับ ผา่ นระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เปน็ ไปตามระเบียบว่าดว้ ยการรักษาความลับของทางราชการ นอกจากความหมาย ประเภท ช้ันความเรว็ และชั้นความลับของหนังสือราชการ อีกหน่ึงเร่ืองที่ สาคัญเลยที่ผู้ที่จะเขียนหนังสือราชการต้องมีความรู้ คือ การกาหนดเลขท่ีหนังสือออก รหัสตัว พยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่องตามระเบียบ ประกอบด้วยรหัสตัวพยัญชนะสองตัวแล้วต่อ ด้วยเลขประจาของเจา้ ของเร่อื ง โดยมรี ายละเอียดดังนี้ (ปรีชา พนั ธเสน, 2557, หน้า 51-57) 1) รหัสตวั พยัญชนะสองตวั ใช้แทนชอื่ กระทรวง ทบวง กรม หรือสว่ นราชการท่ีไม่สังกัด สานัก นายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด การกาหนดรหัสพยัญชนะ ตัวพยัญชนะนอกจากท่ี กาหนดไว้นี้ ให้ปลัดสานักนายกรัฐมนตรีซ่ึงเป็นผู้รักษาการตามระเบียบเป็นผู้กาหนดรหัสพยัญชนะ สาหรับจังหวัดให้กาหนดโดยหารือกระทรวงมหาดไทย เพื่อมใิ ห้การกาหนดอกั ษรสองตวั นี้มีการซา้ กนั ต่อไปน้เี ป็นการยกตวั อย่างเพือ่ ประกอบเพียงบางส่วน รหัสตัวพยัญชนะประจากระทรวง ทบวง และส่วนราชการที่ไม่สังกัดสานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง หรือทบวง ให้กาหนดไว้ ปัจจุบันได้มีการจัดตั้งกระทรวงใหม่เพิ่มเติม ได้แก่ กระทรวง อดุ มศกึ ษา วิจัย และนวัตกรรม ซง่ึ หน่วยงานราชการและตวั ยอ่ แสดงดงั ตารางท่ี 7.1

151 ตารางที่ 7.1 แสดงหนว่ ยงานราชการและตวั ย่อ หนว่ ยงาน ตวั ยอ่ หนว่ ยงาน ตัวยอ่ สานกั นายกรฐั มนตรี นร กระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี วท กระทรวงกลาโหม กห กระทรวงศกึ ษาธกิ าร ศธ กระทรวงการคลัง กค กระทรวงสาธารณสขุ สธ กระทรวงการต่างประเทศ กต กระทรวงอตุ สาหกรรม อต กระทรวงการทอ่ งเท่ียวและกีฬา กก สานกั ราชเลขาธกิ าร รล กระทรวงการพัฒนาสังคมและความม่ันคง พม สานกั พระราชวงั พว ของมนุษย์ กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ กษ สานักงานพระพทุ ธศาสนาแห่งชาติ พศ กระทรวงคมนาคม คค ส า นั ก ง า น ค ณ ะ ก ร ร ม ก า ร พิ เ ศ ษ เ พื่ อ กร ประสานงาน- โครงการอนั เนื่องมาจากพระราชดาริ กระทรวงทรพั ยากรธรรมชาตแิ ละสิง่ แวดลอ้ ม ทส สานักงานคณะกรรมการวจิ ัยแหง่ ชาติ วช กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการ ทก ราชบัณฑิตยสถาน รถ สื่อสาร กระทรวงพลงั งาน พน สานกั งานตารวจแหง่ ชาติ ตช กระทรวงพาณชิ ย์ พณ สานกั งานป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน ปง กระทรวงมหาดไทย มท สานกั งานอัยการสงู สุด อส กระทรวงยตุ ิธรรม ยธ สานกั งานตรวจเงนิ แผน่ ดนิ ตผ กระทรวงแรงงาน รง สานักงานเลขาธิการสภาผแู้ ทนราษฎร สผ กระทรวงวัฒนธรรม วธ สานกั งานเลขาธิการวฒุ สิ ภา สว กระทรวงอดุ มศึกษา วจิ ัย และนวตั กรรม อว ท่ีมา (ปรชี า พนั ธเสน, 2557, หน้า 51-52) นอกจากตัวอย่างของหน่วยงานราชการที่ต้องทราบในการเขียนหนังสือราชการ ตัวย่อจังหวัด ในประเทศไทยมคี วามเก่ียวข้องกับหนังสือราชการเช่นกัน ซึ่งจะแสดงรหัสตัวพยัญชนะประจาจังหวัด และกรุงเทพมหานคร ใหก้ าหนดไว้ แสดงดงั ตารางท่ี 7.2 ตารางที่ 7.2 แสดงรายชอ่ื จังหวัดและตวั ย่อ จงั หวดั ตวั ยอ่ จังหวดั ตวั ยอ่ จังหวดั ตัวยอ่ กระบ่ี กบ เชียงราย ชร ยะลา ยล กรงุ เทพมหานคร กท เชียงใหม่ ชม ร้อยเอ็ด รอ กาญจนบรุ ี กจ ตรงั ตง ระนอง รน กาฬสนิ ธุ์ กส ตราด ตร ระยอง รย กาแพงเพชร กพ ตาก ตก ราชบุรี รบ

152 จังหวดั ตวั ยอ่ จังหวดั ตวั ย่อ จงั หวัด ตัวยอ่ ขอนแกน่ ขก นครนายก นย ลพบุรี ลบ จันทบรุ ี จบ นครปฐม นฐ สมุทรปราการ สป บรุ รี มั ย์ บร นครพนม นพ สมุทรสงคราม สส บึงกาฬ บก นครราชสีมา นม สมทุ รสาคร สค ปทมุ ธานี ปท นครศรธี รรมราช นศ สระแกว้ สก ประจวบคีรีขนั ธ์ ปข นครสวรรค์ นว สระบรุ ี สบ ปราจีนบุรี ปจ นนทบรุ ี นบ สิงห์บุรี สห ปัตตานี ปน นราธวิ าส นธ สุโขทยั สท พะเยา พย น่าน นน สุพรรณบรุ ี สพ ลาปาง ลป พระนครศรอี ยุธยา อย สุราษฎรธ์ านี สฎ ลาพูน ลพ พงั งา พง สุรนิ ทร์ สร เลย ลย พิจิตร พจ หนองคาย นค ศรีสะเกษ ศก พษิ ณุโลก พล หนองบวั ลาภู นภ สกลนคร สน เพชรบรุ ี พบ อ่างทอง อท สงขลา สข เพชรบรู ณ์ พช อานาจเจรญิ อจ สตูล สต แพร่ พร อดุ รธานี อด ฉะเชิงเทรา ฉช ภูเก็ต ภก อตุ รดิตถ์ อต ชลบุรี ชบ มหาสารคาม มค อุทยั ธานี อน ชัยนาท ชน มุกดาหาร มห อุบลราชธานี อบ ชยั ภมู ิ ชย แมฮ่ ่องสอน มส ชมุ พร ชพ ยโสธร ยส ท่มี า (ปรีชา พนั ธเสน, 2557, หนา้ 52-53) 2) เลขประจาของเจา้ เร่ือง ประกอบดว้ ยตวั เลข 4 ตวั ใหก้ าหนดดังนี้ 2.1) สาหรับราชการบริหารส่วนกลาง 2.1.1) ตัวเลขสองตัวแรก สาหรับกระทรวง หรือทบวง หมายถึง ส่วนราชการ ระดับ กรม โดยเร่มิ จากตวั เลข 01 เรียงไปตามลาดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม หากมีการเปลี่ยนแปลงโดยยุบส่วนราชการใดให้ปล่อยตัวเลขนั้นว่าง หากมีการจัดต้ังส่วน ราชการข้นึ ใหม่ให้ใชเ้ รยี งลาดับถัดไป ในกรณีกระทรวง หรือทบวงใดมกี รม หรอื ส่วนราชการที่เรียกช่ืออย่างอื่นที่มีฐานะเป็น กรมตงั้ แต่ 100 สว่ นราชการข้นึ ไป ให้ใชเ้ ลขได้ตามตวั โดยเรม่ิ จาก 001 เรียงไปตามลาดับ สาหรับส่วน ราชการที่ไม่สังกัดสานกั นายกรัฐมนตรี กระทรวง หรือทบวง ให้ใช้ตวั เลข 00 2.1.2) ตวั เลขสองตัวหลัง หมายถึง สานัก กอง หรือส่วนราชการท่ีมีฐานะเทียบเท่ากอง โดย เร่ิมจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลาดับส่วนราชการ ตามกฎหมาย ว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ หากมีการ เปลยี่ นแปลงโดยยุบสว่ นราชการใดให้ปลอ่ ยเลขน้ันวา่ ง หากมีส่วนราชการใหมใ่ หเ้ รียงลาดับถัดไป

153 ในกรณีท่ีมีสานัก กอง ส่วนราชการที่มีฐานเทียบกอง หรือหน่วยงานระดับกอง ตั้งแต่ 100 ส่วนราชการขึน้ ไป ให้ใชเ้ ลขไดส้ ามตวั โดยเร่มิ จาก 001 เรยี งไปตามลาดับ ถ้ามกี องหรือหนว่ ยงานระดบั กองทีม่ ไิ ด้จัดตั้งโดยกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเป็นผู้กาหนดตัวเลขสองตัวหลัง โดยใช้ตัวเลขในลาดับต่อจากกอง หรอื หน่วยงานระดับกอง ตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งสว่ นราชการ เช่น สานกั งานปลัดสานักนายกรฐั มนตรี กองกลาง นร 1201 สานักงานตรวจเงนิ แผน่ ดิน สานักงานเลขานกุ ารกรม ตผ 0001 2.2) สาหรับราชการสว่ นภมู ภิ าค 2.2.1) ตัวเลขสองตัวแรก หมายถึง อาเภอหรือก่ิงอาเภอโดยเริ่มจากตัวเลข 001 ซ่ึง โดยปกติให้ใช้สาหรับอาเภอเมืองเรียงไปตามลาดับตามที่กระทรวงมหาดไทยกาหนด สาหรับ หน่วยงานในราชการสว่ นภูมภิ าคทขี่ ้ึนกับจงั หวัดโดยตรง ตวั เลขสองตวั แรกใหใ้ ชต้ ัวเลข 00 2.2.2) ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง หน่วยงานในราชการส่วนภูมิภาคท่ีสังกัดจังหวัด หรอื อาเภอ โดยกาหนดให้ แสดงดังตารางท่ี 7.3 ตารางที่ 7.3 แสดงรายช่อื หน่วยงานและตัวเลข หนว่ ยงาน ตัวเลข หน่วยงาน ตวั เลข สานกั นายกรฐั มนตรี ประชาสัมพนั ธ์ กระทรวงพาณชิ ย์ 16 กระทรวงกลาโหม 01 พาณิชย์ สัสดี 17 กระทรวงมหาดไทย 18 กระทวงการคลงั 02 สานกั งานจังหวดั 19 คลัง 20 ปกครอง 21 กระทรวงการท่องเทย่ี วและกฬี า พฒั นาชุมชน 22 ทอ่ งเทยี่ วและกฬี า ที่ดนิ 23 ปอ้ งกันและบรรเทาสาธารณภยั กระทรวงการพฒั นาสงั คมและความม่นั คงของมนษุ ย์ โยธาธกิ ารและผังเมอื ง 24 พัฒนาสงั คมและความม่ันคงของมนษุ ย์ ส่งเสรมิ การปกครองทอ้ งถ่ิน 25 กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ 26 กระทรวงยตุ ิธรรม 03 คุมประพฤติ 27 28 เรอื นจา 29 บงั คบั คดี 30 กระทรวงแรงงานและสวสั ดกิ ารสงั คม 31 04 แรงงานและสวสั ดิการสงั คม จัดหางาน สวสั ดิการและค้มุ ครองแรงงาน ประกนั สงั คม กระทรวงวฒั นธรรม 05 วัฒนธรรม กระทรวงสาธารณสุข

154 หนว่ ยงาน ตัวเลข หนว่ ยงาน ตัวเลข 32 เกษตรและสหกรณ์ 06 สาธารณสขุ 33 ประมง 07 34 35 ปศสุ ัตว์ 08 36 37 เกษตร 09 38 สหกรณ์ 10 ปฏิรปู ทีด่ ิน 11 กระทรวงคมนาคม กระทรวงอุตสาหกรรม ขนสง่ 12 อตุ สาหกรรม กระทรวงทรพั ยากรธรรมชาตแิ ละส่งิ แวดลอ้ ม สานักงานพระพุทธศาสนาแห่งชาติ ทรพั ยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม 13 พระพทุ ธศาสนา กระทรวงเทคโนโลยสี ารสนเทศและการสอ่ื สาร สานักงานอัยการสงู สดุ สถติ ิ 14 อยั การจังหวดั อยั การประจาศาลจังหวัด อัยการประจาศาลแขวง อัยการประจาศาลเด็กและเยาวชน กระทรวงพลงั งาน พลังงาน 15 ที่มา (ปรชี า พันธเสน, 2557, หนา้ 55-56) ในกรณีท่ีมีการเปลี่ยนแปลงอาเภอ กิ่งอาเภอแผนกงานต่าง ๆ ของจังหวัดหรือ หนว่ ยงานในราชการส่วนภูมภิ าคทข่ี ้ึนกับจงั หวัดโดยตรงให้ยบุ หน่วยงานใดให้ปล่อยตัวเลขน้ันว่างหาก มกี ารจดั ตัง้ หนว่ ยงานขน้ึ ใหม่ใหเ้ รยี งลาดับถัดไป เชน่ จังหวดั กระบ่ี กบ สานกั งานศกึ ษาธิการจังหวัดกระบี่ กบ 0032 สานักงานศึกษาธกิ ารอาเภอเมืองกระบี่ กบ 0132 2.3) ให้มีการปรบั ปรงุ เลขประจาของเจ้าของเรื่องให้เป็นไปตามลาดับตามกฎหมายว่าด้วย การปรบั ปรุงสว่ นราชการ ทบวง กรม และกฎหมายว่าดว้ ยการแบง่ สว่ นราชการ ทกุ ๆ 5 ปี โดยถือเอา ปพี ุทธศกั ราชที่ลงทา้ ยด้วยเลข 5 และเลข 0 เปน็ หลัก 2.4) ในกรณีที่กระทรวง ทบวง ส่วนราชการที่ไม่สังกัดสานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง จังหวัด ประสงค์จะให้รัฐวิสาหกิจ หรือหน่วยงานอ่ืนใดท่ีมิได้เป็นส่วนราชการซึ่งอยู่ในสังกัดให้ รหัสตัวพยัญชนะของกระทรวง ทบวง ส่วนราชการท่ีไม่สังกัดสานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจงั หวดั แลว้ แต่กรณีให้ใช้ตวั เลขสองตวั แรกเร่ิมจาก 51 เรยี งไปตามลาดบั หากกระทรวง หรือทบวงหรือทบวงมีส่วนราชการระดับกรม หรือส่วนราชการท่ีเรียกชื่อ อย่างอื่นท่ีมีฐานะเป็นกรม ตั้งแต่ 100 ส่วนราชการข้ึนไป การกาหนดตัวเลขประจาของรัฐวิสาหกิจ หรือหน่วยงานอื่นใดท่ีมิได้เป็นส่วนราชการตามวรรคหน่ึง ให้ใช้ตัวเลขสามตัว โดยเริ่มจาก 510 เรียง ไปตามลาดับ

155 3) เลขประจาของเจ้าของเร่ืองซงึ่ ส่วนราชการใดกาหนดขึ้นเพิ่มเติมจากที่กาหนดไว้ใน 1และ 2 ใหแ้ จง้ ให้ปลดั สานกั นายกรฐั มนตรีทราบ 4) การกาหนดเลขท่ีหนังสือออกของคณะกรรมการ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาของ เจ้าของเร่ือง ในกรณีท่ีคณะกรรมการประสงค์จะกาหนดรหัสตัวพยัญชนะเพ่ิมขึ้น ให้กาหนดได้ไม่เกิน ส่ีตัว โดยให้อยู่ในวงเล็บต่อจากรหัสตัวพยัญชนะของเจ้าของเร่ือง และรหัสตัวพยัญชนะดังกล่าว จะตอ้ งไม่ซ้ากบั รหัสตวั พยญั ชนะทีก่ าหนดไว้ แลว้ ต่อดว้ ยเลขประจาของเจา้ ของเร่ือง 5) สาหรับส่วนราชการต่ากว่าระดับกรม หรือจังหวัด หากจาเป็นต้องออกหนังสือราชการเอง หรือเพ่อื ประโยชน์แกก่ ารปฏบิ ัติงานสารบรรณ ให้ส่วนราชการระดับกรมเจ้าสังกัดหรือจังหวัดกาหนด เลขรหัสให้ไม่เกินสามตาแหน่ง โดยให้ใส่จุดหลังเลขประจาของเจ้าของเร่ืองตาม 2 แล้วต่อด้วยเลข รหัสท่ีกาหนดข้ึนดังกล่าว การให้เลขรหัสตามวรรคหน่ึงถ้าสามารถจัดเรียงส่วนราชการตามลาดับ พยัญชนะไดก้ ็ให้เรยี งตามนน้ั จากรายละเอียดกล่าวโดยสรุปว่า หนังสือราชการ เป็นหนังสือที่มีระเบียบแบบแผนกาหนด รูปแบบไว้อย่างชัดเจนไม่ว่าจะเป็นประเภทหนังสือราชการต่าง ๆ ท่ีใช้แตกต่างกันออกไป สาหรับ หนังสอื ภายในและภายนอกยังมีการกาหนดช้ันความเร็ว ช้ันความลับ แม้แต่การกาหนดเลขท่ีหนังสือ ออกของแต่ละหน่วยงาน แต่ละจังหวัด ก็ยังมีกาหนดไว้อย่างชัดเจนเพ่ือให้เป็นแนวทางปฏิบัติใน ทศิ ทางเดียวกนั นอกจากการมีความรู้ความเขา้ ใจในเอกสารทางราชการแลว้ ผู้อ่านต้องมีทักษะในการ จัดพิมพ์หนังสือราชการอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์จากเครื่องพิมพ์ดีดหรือด้วยโปรแกรม คอมพวิ เตอร์กต็ าม ผเู้ ขยี นจะได้อธิบายถึงหลักการพ้ืนฐานการพิมพ์หนังสือราชการไทยด้วยโปรแกรม คอมพวิ เตอรว์ า่ มีหลักการอยา่ งไร โดยมีรายละเอียดในหวั ขอ้ ถดั ไป หลกั การพ้นื ฐานการพิมพ์หนังสอื ราชการไทยดว้ ยโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ จากหัวข้อท่ีผ่านมาได้กล่าวถึงหนังสือราชการประเภทต่าง ๆ หนังสือราชการตามระเบียบ สานกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ ซ่ึงปจั จบุ นั มมี าแล้ว 3 ฉบบั ดังน้ี 1. ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 2. ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ.2548 3. ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 3) พ.ศ. 2560 ถึงแม้ว่าจะมีการปรับปรุงระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ มาหลายฉบับก็ ตามแต่หลักการพ้ืนฐานในการพิมพ์หนังสือราชการไทยด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์น้ันยังมี การจัดทา กระดาษตราครฑุ และกระดาษบันทึกข้อความโดยใชโ้ ปรแกรมการพิมพ์ในเครอ่ื งคอมพิวเตอร์ ให้จัดทา ให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ (แบบท่ี 28) และแบบของกระดาษบันทึกข้อความ (แบบที่ 29) ท้ายระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซ่ึงหลักการพื้นฐานในการ พิมพท์ จี่ ะกล่าวถึงประกอบด้วยเรื่องการต้ังค่าในโปรแกรมการพิมพ์ การตั้งค่าระยะขอบหน้ากระดาษ การต้ังค่าระยะบรรทัด การก้ันค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ การกาหนดขนาดตราครุฑ และ รายละเอียดการพิมพ์อ่ืน ๆ ในแต่ละรูปแบบแต่ละประเภท ซ่ึงผู้เขียนจะได้อธิบายท่ีละประเด็นดังน้ี (กองสารบรรณ กรมสารบรรณทหารเรือ, 2554, หนา้ 3-4)

156 1. การตงั้ คา่ ในโปรแกรมการพมิ พ์ 1.1 การต้งั ระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซา้ ย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร - ขอบบน 2.5 เซนตเิ มตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนตเิ มตร 1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single ในกรณีที่มี ความจาเป็นอาจปรับระยะเป็น 1.05 พอยท์ หรือ 1.1 พอยท์ ได้ตามความเหมาะสม โดยให้คานึงถึง ความสวยงามและรูปแบบหนังสือเป็นสาคัญ (ระยะ 1.05 พอยท์ หรือ 1.1 พอยท์ จะสวยงาม อ่าน ง่ายและสบายตากว่าระยะ 1 เท่า หรือ Single) 1.3 การกนั้ ค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0–16 เซนติเมตร (หน้ากระดาษ เอ 4 เม่ือต้ังระยะขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร จะเหลือพ้ืนท่ีสาหรับการพิมพ์ มีความ กวา้ ง 16 เซนตเิ มตร) 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร ใช้สาหรับการจัดทากระดาษตราครุฑ ตราครุฑสูง 1.5 เซนตเิ มตร ใช้สาหรบั การจดั ทากระดาษบนั ทึกข้อความ 2.2 การวางตราครุฑให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (เผื่อพ้ืนที่ สาหรบั การประทับตรารบั หนังสอื และการลงทะเบียนรับทางระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์) 3. การพมิ พ์ 3.1 การจัดทาหนังสือราชการตามแบบท้ายระเบียบ ฯ จานวน 11 แบบ (ได้แก่ หนังสือ ภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา คาสั่ง ข้อบังคับ ระเบียบ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว หนังสอื รบั รอง และรายงานการประชุม) ให้ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ (ฟอนต์) ไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การพิมพ์หนังสือท่ีมีข้อความมากกว่า 1 หน้า หน้าต่อไปให้ใช้กระดาษท่ีมีคุณภาพ เช่นเดยี วกันหรอื ใกล้เคียงกับแผ่นแรก 3.3 การพิมพห์ วั ขอ้ ต่าง ๆ ของหนงั สอื แต่ละชนดิ ใหเ้ ปน็ ไปตามที่กาหนดไวใ้ นระเบยี บ 3.4 กอ่ นเรม่ิ พมิ พข์ อ้ ความ ให้ click File > ตัง้ คา่ หนา้ กระดาษ (Page Setup) ก่อนเสมอ เพื่อเลือกขนาดกระดาษทีจ่ ะใชพ้ มิ พ์ ต้งั ระยะขอบหน้ากระดาษ และการวางแนวกระดาษ 3.5 จานวนบรรทัดการพิมพห์ นังสอื ราชการในแต่ละหน้าให้เป็นไปตามความเหมาะสมกับ จานวนขอ้ ความ และความสวยงาม รูปแบบมาตรฐานการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่อง คอมพิวเตอร์น้ี ประกอบด้วยแบบมาตรฐานการพิมพ์ พร้อมคาแนะนาประกอบการพิมพ์หนังสือ ราชการชนิดต่าง ๆ ซง่ึ ใช้ในการปฏบิ ัตริ าชการ รวม 9 ชนดิ ดงั น้ี 1. หนังสอื ภายนอก 2. หนังสือภายในท่ีใช้กระดาษบันทึกข้อความ ส่วนหนังสือภายในท่ีใช้กระดาษตราครุฑให้ จดั พิมพ์ตามแบบของหนงั สือภายนอกโดยอนุโลม 3. บนั ทึก 4. หนงั สอื ประทับตรา

157 5. คาส่งั 5.1 คาสง่ั กรณีหวั หนา้ ส่วนราชการท่อี อกคาส่งั เป็นผู้ลงชือ่ 5.2 คาสั่ง กรณีรับคาสัง่ 6. ระเบยี บ 7. ประกาศ 8. หนังสือรับรอง 9. รายงานการประชุม กล่าวโดยสรุปว่า หนังสือราชการเป็นหนังสือท่ีมีรูปแบบการพิมพ์อย่างชัดเจน สังเกตได้ ชดั เจนว่าหนังสอื ราชการจะมสี ญั ลกั ษณค์ รฑุ เป็นส่วนประกอบ จะมีเพียง 2 ขนาด คือ ขนาด 1.5 ซม. และ 3 ซม. ส่วนระยะบรรทัดจะมีความคล้ายคลึงกันในแต่ละประเภท หากจับจุดสาคัญของรูปแบบ การพิมพ์ได้จะสามารถพิมพ์งานหนังสือราชการประเภทอ่ืน ๆ ได้อย่างไม่ยาก นอกจากรูปแบบการ พิมพ์ในภาพรวมแล้ว จักต้องทาความเข้าใจในรูปแบบหลักการของหนังสือราชการในแต่ละประเภท ด้วย พร้อมทัง้ วธิ ีการพิมพ์หนังสือราชการไทยดว้ ยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ท้ังน้ีในเอกสารประกอบการ น้ีจะขอยกตัวตัวอย่างการพิมพ์หนังสือราชการประเภทหนังสือราชการภายนอก ภายใน และรายงาน การประชมุ โดยผู้เขียนจะได้นาเสนอในหัวข้อถดั ไป การพิมพห์ นังสอื ราชการภายนอก ในการติดตอ่ ราชการที่เปน็ แบบพธิ ีระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอ่ืนที่ ไม่ใช่ส่วนราชการหรือถึงบุคคลภายนอก จะต้องเลือกใช้หนังสือราชการภายนอกในการติดต่อสื่อสาร ซึ่งจะเป็นหนังสือราชการที่สังเกตได้ คือ ขนาดตราครุฑมีขนาด 3 เซนติเมตร มักจะเห็นบ่อยมาก ระหว่างหน่วยงานภายนอก ซ่ึงผู้เขียนได้รวบรวมความหมายของหนังสือราชการภายนอกไว้ โดยมี รายละเอียดดังน้ี นภาลัย สุวรรณธาดา และ อดุล จันทรศักดิ์ (2554, หน้า 11) อธิบายว่า หนังสือภายนอก หมายถงึ หนังสือตดิ ต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วน ราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือท่ีมีถึงบุคคลภายนอก ส่วนประกอบของหนังสือราชการภายนอกตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ประกอบด้วยสว่ นสาคัญดังน้ี 1) ท่ี ให้ลงรหัสพยญั ชนะและเลขประจาของเจา้ ของเรอื่ ง ตามที่กาหนดไว้ในของระเบียบงาน สารบรรณทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง สาหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กาหนดรหัสตัวพยัญชนะ เพ่ิมขน้ึ ไดต้ ามความจาเปน็ 2) สว่ นราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานท่ีราชการ หรือคณะกรรมการซ่ึง เปน็ เจ้าของหนังสือน้ัน และโดยปกตใิ หล้ งทตี่ ั้งไว้ด้วย 3) วันเดือนปี ให้ลงเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวรหัสของปีพุทธศักราชท่ีออก หนงั สอื โดยไมต่ ้องใสค่ าว่า “วันท่ี” “พ.ศ.”

158 4) เร่ือง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความส้ันที่สุดของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีท่ีเป็นหนังสือ ต่อเนือ่ งโดยปกตใิ ห้ลงช่อื ของหนงั สือฉบบั เดมิ 5) คาขนึ้ ต้น ให้ใช้คาขึ้นต้นของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คาข้ึนต้น สรรพนาม คาลงท้าย ทกี่ าหนดไวใ้ นระเบียบงานสารบรรณ แล้วลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือมีถึง หรือชื่อบุคคลกรณีท่ีมีถึงตัว บคุ คลไม่เก่ียวกบั ตาแหนง่ หนา้ ท่ี 6) อ้างถงึ (ถ้ามี) ใหอ้ า้ งถึงหนังสือที่มีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับ หนังสือได้รับมา กอ่ นแลว้ จะจากส่วนราชการใดกต็ าม ใหล้ งช่ือส่วนราชการเจ้าของหนังสือและ เลขท่ีหนังสือ วันที่ เดือน ปี พทุ ธศักราชของหนังสือน้ัน ถ้าหากหนังสือที่อ้างถึงมีชั้นความลับ และชั้นความเร็วในฉบับเดียวกัน ให้ระบุ ช้ันความลับก่อนช้ันความเร็ว การอ้างถึงให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายท่ีติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่ เร่ืองอื่นท่ีเป็นสาระสาคัญต้องนามาพิจารณาจึงอ้างถึงหนังสือฉบับอ่ืน ๆ ที่เก่ียวกับเรื่องน้ันโดยเฉพาะให้ ทราบด้วย การท่ีต้องอ้างถึงเพื่อแสดงหลักฐานให้เจ้าหน้าที่ของส่วนราชการผู้รับหนังสือค้นหาเรื่องเดิมท่ี ประกอบการพจิ ารณาได้โดยง่าย ถา้ ไมม่ ีการอ้างถึงไม่ต้องพมิ พเ์ อาไว้ 7) สง่ิ ทสี่ ง่ มาดว้ ย (ถ้ามี) ให้ลงช่ือส่งิ ของ เอกสาร หรอื บรรณาสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือน้ัน ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด ส่ิงท่ีส่งมาด้วย ถ้าไม่มีก็ไม่ ตอ้ งพิมพ์ไว้เช่นเดียวกับอา้ งถึง 8) ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจน เข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลาย ประการให้แยกเป็นขอ้ ๆ 9) คาลงทา้ ย ให้ใช้คาลงท้ายตามฐานะของผรู้ บั หนงั สือตามตารางการใช้คาข้ึนต้น สรรพนาม และคาลงทา้ ยของระเบียบงานสารบรรณ 10) ลงช่ือ ให้ลงลายมือเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ ไว้ใต้ ลายมอื ชือ่ ตามระเบยี บงานสารบรรณ 11) ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของเจ้าของหนังสือ การลงชื่อตาแหน่งในหนังสือราชการได้ กาหนดรายละเอยี ดไว้ตามของระเบยี บงานสารบรรณ 12) ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานที่ออก หนังสือ ถ้าส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการ เจ้าของ เรื่องท้ังระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสือยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการ เจ้าของเร่ืองทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงช่ือส่วน ราชการเจา้ ของเร่อื งเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผดิ ชอบ 13) โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานท่ีออก หนงั สอื และหมายเลขภายในตูส้ าขา (ถ้ามี) 14) สาเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีทผ่ี ้สู ่งจดั ทาสาเนาสง่ ไปใหส้ ว่ นราชการหรือบุคคลอื่นทราบ และ ประสงคจ์ ะใหผ้ ู้รับทราบว่าได้มีสาเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการหรือ ช่ือบุคคลที่ส่งสาเนาไปให้ เพ่ือให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมี รายชื่อท่ีส่งมากให้พิมพ์ สง่ ว่าสง่ ไปตามรายชื่อทแ่ี นบและแนบรายชอ่ื ไปด้วย

159 จากคาอธบิ ายในแต่ละส่วนของหนังสือราชการภายนอกแล้ว เม่อื มคี วามเข้าใจในแตล่ ะส่วนประกอบ ของหนังสือราชการภายนอก ในหัวข้อถัดไปจะได้กล่าวถึงหลักการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างโปรแกรม ไมโครซอฟตเ์ วริ ์ดในการพมิ พห์ นงั สือราชการภายนอก ผูเ้ ขยี นได้รวบรวมคาแนะนาประกอบการพมิ พ์ไว้ โดยมี รายละเอียดดังน้ี (กองสารบรรณ กรมสารบรรณทหารเรือ, 2554, หน้า 7) 1. การตง้ั ค่าในโปรแกรมการพิมพ์ 1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซา้ ย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนตเิ มตร - ขอบบน 2.5 เซนตเิ มตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนตเิ มตร 1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้คา่ ระยะบรรทัดปกติ คอื 1 เทา่ หรือ Single 1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0–16 เซนติเมตร ซ่ึงหากแบ่งครึ่ง กระดาษจะพบวา่ อยูท่ ี่ 8 เซนติเมตร 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครฑุ มขี นาดสูง 3 เซนติเมตร 2.2 ตาแหน่งในการวางตราครฑุ กาหนดใหว้ างห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร 3. การพมิ พ์ 3.1 รูปแบบตัวพมิ พ์ไทยสารบรรณ (TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ ท้งั ฉบบั 3.2 ตาแหนง่ การพิมพ์ “ท”ี่ และ “ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ” ตรงกบั แนวเท้าของครฑุ 3.3 ช่อื เดอื น พมิ พโ์ ดยให้ตัวอักษรตวั แรกอย่ตู รงกับแนวเทา้ ขวาของตราครุฑ 3.4 การพิมพ์เร่ือง คาข้ึนต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับ ระยะบรรทดั ปกตแิ ละเพิ่มคา่ กอ่ นหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 3.5 การยอ่ หน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะย่อหน้าตาม คา่ ไม้บรรทัดระยะการพิมพเ์ ท่ากบั 2.5 เซนติเมตร 3.6 การพิมพ์คาลงท้าย ให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงกับแนวกึ่งกลางของตราครุฑ และห่างจาก บรรทัดสุดท้ายของภาคสรปุ เทา่ กบั ระยะบรรทัดปกตแิ ละเพ่ิมค่าก่อนหน้าอีก 12 พอยท์ (1 Enter + Before 12pt) 3.7 การพมิ พย์ ศของผู้ลงช่อื ใหอ้ ยู่หน้าแนวก่ึงกลางของตราครุฑกับให้เว้นบรรทัดการพิมพ์2 บรรทัด ปกติและเพิ่มค่ากอ่ นหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากคาลงท้าย 3.8 การพมิ พ์ชอื่ เตม็ ของเจ้าของหนังสอื (ชอื่ สกุล) และตาแหนง่ ใหถ้ อื คาลงทา้ ยเป็นหลกั โดยให้อยู่ก่ึงกลางซ่ึงกนั และกัน ในกรณีท่ีต้องพมิ พ์ตาแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทดั ใหใ้ ชร้ ะยะ 1 Enter 3.9 ระยะระหว่างตาแหน่งกับส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้พิจารณาตามความเหมาะสมของพ้ืนที่ท่ี เหลืออยู่ในหน้ากระดาษน้ัน โดยสามารถเลือกใช้ระยะบรรทัด 1 Enter หรือ 1 Enter + Before 6 pt หรือ 2 Enter ได้ตามความเหมาะสม จากคาแนะนาประกอบการพิมพ์หนังสือราชการภายนอก ผู้เขียนได้รวบรวมภาพประกอบเป็นรูปแบบ ในการพิมพ์หนังสือราชการภายนอก และตัวอย่างหนังสือราชการภายนอก โดยผู้อ่านจะได้อ่านและทาความ เขา้ ใจได้งา่ ย แสดงดงั ภาพที่ 7.1-7.2

160 ภาพท่ี 7.1 รปู แบบการพิมพห์ นังสือราชการภายนอก ท่ีมา (ปรชี า พันธเสน, 2557, หนา้ 20)

161 ภาพที่ 7.2 ตัวอยา่ งหนังสือราชการภายนอก

162 การพิมพ์หนังสือราชการภายใน สาหรบั หนังสือราชการท่ีใช้ติดต่อส่ือสารภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน เรา ควรเลือกใช้หนังสือราชการภายใน สังเกตได้ง่ายหนังสือราชการภายในจะมีตราครุฑขนาด 1.5 เซนตเิ มตร อยดู่ า้ นซ้ายมือ และใช้กระดาษบันทึกขอ้ ความ ธนู ทดแทนคุณ (2559, หน้า 31-33) อธิบายว่า หนังสือราชการภายใน คือ หนังสือติดต่อ ราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือ จังหวัดเดียวกัน หรือติดต่อบุคคลอ่ืนให้ทราบพร้อมทั้งกาหนดให้ใช้เฉพาะกระดาษบันทึกข้อความ เพือ่ ใหเ้ ห็นข้อแตกต่างจากหนงั สือราชการภายนอก ซง่ึ สว่ นประกอบมีรายละเอยี ดดงั น้ี 1) สว่ นราชการ เป็นรายละเอียดของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ซึ่งจะประกอบด้วยช่ือและท่ีอยู่ ของหน่วยงานที่ออกหนังสือโดยมีรายละเอียดพอสมควร หากหน่วยงานอยู่ระดับกรมข้ึนไป ให้ลงชื่อทั้ง ระดับกรมและกอง หากต่ากวา่ ระดบั กรมลงมา ใหล้ งช่อื เพยี งระดับกองพร้อมทง้ั หมายเลขโทรศัพท์ (ถา้ ม)ี ถ้าส่วนราชการระดับกระทรวงเป็นผู้ออกหนังสือภายใน ให้ระบุช่ือกระทรวง ทบวง กรม และหมายเลข โทรศพั ท์ เพ่ือให้ทราบว่าเปน็ หนังสอื กระทรวงใด 2) ท่ี ให้ลงรหัสพยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่ือง ตามท่ีกาหนดไว้ตามระเบียบงาน สารบรรณทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง สาหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กาหนดรหัสตัวพยัญชนะ เพิ่มข้ึนไดต้ ามความจาเป็น ซงึ่ มลี ักษณะเช่นเดยี วกบั หนงั สือภายนอก โดยมหี ลักเกณฑก์ ารกาหนดรหัสตัว พยญั ชนะ และเลขประจาเจ้าของเร่อื งเชน่ เดียวกบั หนังสอื ภายนอก 3) วนั ท่ี ใหล้ งเลขของวันที่ ชอื่ เต็มของเดอื น และตัวรหสั ของปพี ุทธศักราชท่ีออกหนังสือ โดย ไมต่ ้องพมิ พค์ าว่า “วันท่ี” และ “พ.ศ.” เชน่ เดยี วกันกบั หนงั สือราชการภายนอก 4) เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นท่ีสุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีท่ีเป็นหนังสือ ตอ่ เนือ่ งโดยปกติใหล้ งเร่ืองของหนังสอื ฉบบั เดิม 5) คาข้ึนต้น ให้ใช้คาข้ึนต้นของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คาขึ้นต้น สรรพนาม คาลงท้ายที่ กาหนดไวใ้ นระเบียบงานสารบรรณ แล้วลงตาแหนง่ ของผทู้ หี่ นังสือมถี งึ หรือชื่อบุคคลกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่ เกีย่ วกับตาแหน่งหนา้ ที่ ซ่งึ มีลกั ษณะการใชเ้ ชน่ เดียวกบั หนงั สือภายนอก 6) ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจน เข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลาย ประการใหแ้ ยกเป็นขอ้ ๆ ในกรณีท่มี กี ารอ้างถึงหนังสอื ท่ีเคยมีติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ระบุไว้ ในข้อความ ข้อความข้างต้นนี้มีส่วนท่ีแตกต่างไปจากหนังสือภายนอก ที่ระบุ “อ้างถึง” “สิ่งที่ส่งมา ด้วย” ไว้เป็นหัวข้อ แต่ในหนังสือภายในที่เคยมีติดต่อกัน หรือสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ระบุไว้ในส่วนของ ข้อความ หรือเนอื้ เร่อื งเลย มิได้กาหนดเปน็ หัวขอ้ ตา่ งหากแบบหนงั สอื ภายนอก 7) ลงชอ่ื และตาแหนง่ ใหล้ งลายมอื ชื่อเจ้าของหนังสือ และใหพ้ ิมพ์ชอ่ื เตม็ ตามเจ้าของลายมือช่ือ ไว้ใต้ลายมือช่ือ แล้วลงตาแหน่งของเจ้าของหนังสือไว้ใต้ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือ ท้ังน้ีมิได้มีคาลงท้าย ซึ่งแตกต่างจากหนังสือภายนอกท่ีต้องมีคาลงท้าย การลงชื่อและตาแหน่งมีลักษณะการใช้เช่นเดียวกับ หนังสือภายนอก ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกาหนดแบบการเขียน โดยเฉพาะ เพื่อใช้ตามความเหมาะสมก็ใหก้ ระทาได้

163 จากคาอธิบายในแตล่ ะสว่ นของหนงั สือราชการภายในแล้ว เม่ือมีความเข้าใจในแต่ละส่วนประกอบ ของหนังสือราชการภายใน ในหัวข้อถัดไปจะได้กล่าวถึงหลักการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างโปรแกรม ไมโครซอฟตเ์ วิร์ด ในการพิมพ์หนังสือราชการภายใน ผู้เขียนได้รวบรวมคาแนะนาประกอบการพิมพ์ไว้ โดย มีรายละเอียดดงั น้ี (กองสารบรรณ กรมสารบรรณทหารเรอื , 2554, หนา้ 10) 1. การตงั้ ค่าในโปรแกรมการพิมพ์ 1.1 การต้ังระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซ้าย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร - ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนตเิ มตร 1.2 การตั้งระยะบรรทดั ให้ใชค้ ่าระยะบรรทัดปกติคือ 1 เทา่ หรอื Single 1.3 การต้ังค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0–16 เซนติเมตร ซึ่งหากแบ่งคร่ึง กระดาษจะพบวา่ อย่ทู ี่ 8 เซนติเมตร 2. ขนาดตราครฑุ 2.1 ขนาดตราครุฑสงู 1.5 เซนตเิ มตร 2.2 การวางตาแหนง่ ครฑุ ใหว้ างห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเิ มตร (ชิดขอบบน) 3. การพิมพ์ 3.1 ใชร้ ปู แบบตวั พมิ พ์ไทยสารบรรณ (TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การพิมพส์ ว่ นหวั ของแบบบนั ทกึ ข้อความ 3.2.1 คาว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 29 พอยท์ และปรับค่า ระยะบรรทัดจาก 1 เท่า เป็นคา่ แน่นอน (Exactly) 35 พอยท์ 3.2.2 คาวา่ “ส่วนราชการ วนั ท่ี เรื่อง” พิมพ์ดว้ ยอักษรตวั หนาขนาด 20 พอยท์ 3.2.3 การพิมพค์ าว่า “วนั ที่” ใหพ้ ิมพ์ตรงกบั ตัวอักษร “ข” และให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกของ ช่ือเดอื น ตรงกับแนวหลังของตัวอกั ษร “ม” ของคาวา่ “บนั ทึกข้อความ” 3.2.4 ใช้จดุ ไขป่ ลาแสดงเสน้ บรรทดั ทเ่ี ปน็ ชอ่ งว่างหลงั คา ส่วนราชการ ท่ี วนั ท่ี และ เรื่อง 3.3 การพิมพ์คาขน้ึ ตน้ ใหม้ รี ะยะบรรทัดห่างจากเรอ่ื งเทา่ กบั ระยะบรรทัดปกติและเพ่ิมค่า ก่อนหน้าอกี 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 3.4 การยอ่ หน้าข้อความ ให้มรี ะยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทดั ระยะการพิมพเ์ ท่ากับ 2.5 เซนตเิ มตร 3.5 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางกระดาษ และให้เว้น ระยะบรรทดั การพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ (2 Enter) จากบรรทัดสดุ ท้ายของข้อความ 3.6 การพมิ พ์ช่อื เต็มในวงเล็บ (ช่ือ สกุล) และการพิมพ์ตาแหน่ง ให้พิมพ์อยู่ก่ึงกลางซึ่งกัน และกัน ในกรณีท่ีตอ้ งพิมพต์ าแหนง่ 2 บรรทัด ระหว่างบรรทดั ใหใ้ ช้ระยะ 1 Enter จากคาแนะนาประกอบการพมิ พห์ นงั สอื ราชการภายใน ผู้เขยี นได้รวบรวมภาพประกอบแสดงรูปแบบใน การพิมพ์หนังสือราชการภายใน พร้อมทั้งยกตัวอย่างหนังสือราชการภายใน โดยผู้อ่านจะได้อ่านและทาความ เขา้ ใจได้งา่ ย สาหรับรปู แบบการพมิ พ์และตวั อยา่ งหนังสือราชการภายใน แสดงดังภาพท่ี 7.3-7.4

164 ภาพที่ 7.3 รูปแบบการพมิ พห์ นังสือราชการภายใน ท่มี า (ปรีชา พันธเสน, 2557, หนา้ 25)

165 ภาพที่ 7.4 ตัวอยา่ งหนังสอื ราชการภายใน

166 การพมิ พ์หนังสือทเ่ี จา้ หน้าท่ีทาขน้ึ หรือรับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ หนังสือท่ีเจ้าหน้าท่ีทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการ ประชุม บันทึก และหนังสืออื่น เป็นหนังสือท่ีทางราชการทาขึ้นนอกเหนือจาก 5 ชนิดข้างต้น โดยหนังสือ แต่ละชนดิ มีรายละเอียดดังนี้ (นภาลยั สุวรรณธาดา และอดุล จันทรศกั ดิ์, 2554, หน้า 18) 1. หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อใช้ในวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง โดยใช้กระดาษตราครุฑเพื่อรับรองแก่บุคคล นิติ-บุคคล หรือหน่วยงาน ให้ปรากฏแก่บุคคลโดยท่ัวไป ไมจ่ าเพาะเจาะจง โดยมีส่วนประกอบดังนี้ (ธนู ทดแทนคณุ , 2559, หนา้ 70) 1) เลขท่ี โดยให้เริ่มนับตั้งแต่เลขท่ี 1 เรียงเป็นลาดับ ซึ่งการลงเลขที่ของหนังสือรับรองให้แยก ออกจากหนังสือประเภทอื่น 2) ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ลงช่ือส่วนราชการซ่ึงเป็นเจ้าของหนังสือน้ัน และในส่วน ของทตี่ ัง้ นั้นมไิ ดบ้ งั คับ แต่หากจะลงสถานท่ตี ้ังของสว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือก็ทาได้ 3) ข้อความ ข้ึนต้นว่า หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า แล้วตาม ด้วยชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานท่ีทางราชการรับรอง ในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ช่ือเต็ม โดยมีคานาหน้านาม ช่ือ นามสกุล ตาแหน่งหน้าท่ี และสังกัดหน่วยงานท่ีผู้น้ันทางานอยู่อย่างชัดแจ้ง แล้วจึงลงข้อความท่ี รบั รอง 4) ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พุทธศักราชที่ ออกหนงั สือรบั รอง 5) ลงช่ือ ให้ลงลายมือช่ือหัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนังสือหรือผู้ท่ีได้รับ มอบหมาย และ พมิ พ์ชอ่ื เตม็ ของเจ้าของลายมือชื่อไวใ้ ตล้ ายมือชื่อ 6) ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้มีอานาจลงลายมือช่อื ในหนงั สอื รบั รองนน้ั ๆ 7) รูปถ่าย และลายมอื ช่ือของผูไ้ ด้รบั การรับรอง ในกรณีท่ีการรับรองเป็น เร่ืองสาคัญที่ออกให้แก่ บุคคลให้ติดรูปถ่ายของผู้ที่ได้รับการรับรอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หน้าตรงไม่สวมหมวก ประทับตราชื่อ ส่วนราชการที่ออกหนังสือบนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนแผ่นกระดาษและให้ผู้นั้นลงลายมือ ช่อื ไว้ใตร้ ูปถา่ ยพรอ้ มทั้งพิมพช์ อื่ เตม็ ของเจา้ ของลายมือชือ่ ไว้ใต้ลายมือช่อื ด้วย หนงั สอื รบั รอง อาจไมต่ ้องตดิ รูปถา่ ยทุกกรณี จะต้องติดเฉพาะเร่ืองสาคัญเท่านั้น การพิจารณา วา่ กรณีใดเปน็ เรือ่ งสาคัญหรือไม่นน้ั ใหอ้ ย่ใู นดลุ พนิ จิ ของหัวหน้าส่วนราชการ การออกหนังสอื รับรองในนามคณะกรรมการจะสามารถกระทาได้ โดยใหล้ งช่ือคณะกรรมการที่ สว่ นราชการของหนังสือ โดยออกเลขท่ีหนังสือเช่นเดียวกับการออกเลขท่ีหนังสือภายนอกในนามของ คณะกรรมการ การลงช่ือให้ลงช่ือประธานกรรมการ หรอื ผูไ้ ดร้ ับมอบหมายจากคณะกรรมการให้ลงช่ือ ในนามของคณะกรรมการ ในกรณีท่ีรับรองเป็นเร่ืองสาคัญให้ประทับตราช่ือส่วนราชการระดับ กระทรวง ทบวง กรม หรอื จงั หวัดเจ้าของเรอ่ื ง เว้นแตจ่ ะมตี ราของคณะกรรมการ จากคาอธิบายในแต่ละส่วนของหนังสือรับรอง เม่ือมีความเข้าใจในแต่ละส่วนประกอบ ในหัวข้อ ถัดไปจะไดก้ ล่าวถงึ หลักการใช้โปรแกรมคอมพวิ เตอร์อยา่ งโปรแกรมไมโครซอฟตเ์ วริ ์ดในการพมิ พ์ ผู้เขียนได้ รวบรวมคาแนะนาประกอบการพิมพ์ไว้ โดยมรี ายละเอียดดังน้ี (ธนู ทดแทนคณุ , 2559, หนา้ 49)

167 1. การตง้ั คา่ ในโปรแกรมการพิมพ์ 1.1 การต้ังระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนตเิ มตร - ขอบบน 2.5 เซนตเิ มตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนติเมตร 1.2 การต้ังระยะบรรทัด ใหใ้ ช้ค่าระยะบรรทัดปกตคิ ือ 1 เทา่ หรือ Single 1.3 การกั้นคา่ ไมบ้ รรทัดระยะการพิมพ์ อยรู่ ะหวา่ ง 0–16 เซนติเมตร 2. ขนาดตราครฑุ 2.1 ขนาดตราครุฑกาหนดไว้สงู 3 เซนตเิ มตร เท่ากบั ทใี่ ช้ในหนังสือราชการภายนอก 2.2 การวางตาแหน่งของตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเิ มตร 3. การพิมพ์ 3.1 ใช้รปู แบบตัวพิมพไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การย่อหน้าข้อความแต่ละย่อหน้า ให้มีระยะตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์เท่ากับ 2.5เซนติเมตร ซ่ึงเปน็ การยอ่ หน้าที่เหมอื นกบั หนังสอื ราชการทั่วไป 3.3 การพิมพ์ข้อความ “ให้ไว้ ณ วันที่ เดือน พ.ศ. ....” กาหนดให้มีระยะย่อหน้าตามค่า ไมบ้ รรทัดระยะการพมิ พ์เท่ากบั 5 เซนติเมตร (เพม่ิ ระยะจากยอ่ หน้าขอ้ ความ 1 เทา่ ) 3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงช่ือ กาหนดอักษรตัวแรกอยู่ในแนวก่ึงกลางของตราครุฑ โดยให้ เวน้ บรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติและเพ่ิมค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จาก คาว่า “ใหไ้ ว้ ณ วันท่ี” 3.5 การพิมพ์ช่ือเต็ม (ชื่อ สกุล) และตาแหน่ง ให้อยู่ก่ึงกลางซ่ึงกันและกัน ในกรณีที่ต้อง พิมพต์ าแหนง่ 2 บรรทดั ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter จากคาแนะนาประกอบการพิมพ์ ผู้เขียนได้รวบรวมภาพประกอบแสดงรูปแบบในการพิมพ์ หนงั สอื พร้อมท้ังยกตัวอย่างหนังสือ โดยผู้อ่านจะได้อ่านและทาความเข้าใจได้ง่าย สาหรับรูปแบบการ พมิ พ์และตวั อย่างหนงั สือรับรอง แสดงดังภาพท่ี 7.5-7.6

168 ภาพที่ 7.5 รูปแบบการพิมพห์ นงั สือรับรอง ทม่ี า (ปรชี า พนั ธเสน, 2557, หนา้ 49)

169 ภาพท่ี 7.6 ตัวอย่างหนงั สอื รับรอง ทมี่ า (ปรีชา พนั ธเสน, 2557, หน้า 49)

170 2. รายงานการประชุม เป็นการบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติ ของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ปรีชา พันธเสน (2557, หน้า 153-154) ยังได้กล่าวถึงแนวปฏิบัติการ ดาเนินการประชุมของเลขานุการว่าต้องดาเนินแจ้งกาหนดการประชุมให้ผู้ที่จะต้องเข้าร่วมประชุม ทราบก่อนการประชุม ไม่น้อยกว่า 3 วันงาน ยกเว้นกรณีเร่งด่วน จัดแนวทางการประชุม รายชื่อ ผู้เขา้ ร่วมประชุม สาหรับลงชอื่ จัดเตรียมและตรวจสอบห้องประชุม ติดต้ังและทดสอบอุปกรณ์ต่าง ๆ ประสานงานผู้ที่จะชี้แจงในท่ีประชุมซ่ึงมีข้อมูลนาเสนอในที่ประชุม จากแนวปฏิบัติแล้วหากต้อง ดาเนินการจัดทารายงานการประชุม จะต้องทราบส่วนประกอบต่าง ๆ ท่ีควรมี โดยมีส่วนประกอบ ดังน้ี (นภาลยั สุวรรณธาดา และอดลุ จนั ทรศักด,์ิ 2554, หน้า 19) 1) รายงานการประชุม ให้ลงชอ่ื คณะทปี่ ระชมุ หรือชอื่ การประชมุ นน้ั 2) คร้ังที่ ให้ลงคร้ังทีป่ ระชุม 3) เมื่อ ให้ลงวัน เดือน ปที ปี่ ระชมุ 4) ณ ใหล้ งสถานที่ประชมุ 5) ผมู้ าประชุม ให้ลงช่ือและหรือตาแหน่งของผู้ได้รับแต่งต้ังเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมาประชุม ในกรณีทมี่ ีผู้มาประชุมแทนใหล้ งช่ือผมู้ าประชุมแทน และลงว่ามาประชมุ แทนผ้ใู ด หรือตาแหนง่ ใด 6) ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงช่ือ และ หรือ ตาแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งต้ังเป็นคณะท่ี ประชุม ซ่ึงมิได้มาประชมุ พร้อมท้ังเหตุผล (ถ้ามี) 7) ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงช่ือและหรือตาแหน่งของผู้ท่ีมิได้รับการแต่งต้ังเป็นคณะ ท่ี ประชมุ ซ่ึงไดเ้ ขา้ ร่วมประชมุ (ถา้ มี) 8) เริม่ ประชุมเวลา ให้ลงเวลาทเี่ รม่ิ ประชมุ 9) ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เร่ิมต้นด้วยประธานกล่าวเปิด ประชมุ และเรื่องท่ีประชมุ กบั มตหิ รอื ขอ้ สรุปทีป่ ระชมุ ในแต่ละเรือ่ งเรียงตามลาดบั 10) เลิกประชุม เวลา ให้ลงเวลาท่ีเลกิ ประชุม 11) ผู้จดรายงานการประชมุ ใหล้ งชื่อผ้จู ดรายงานการประชมุ ครงั้ นัน้ 12) ผู้ตรวจรายงานการประชุม ให้ลงลายมือช่ือผู้ตรวจรายงานการประชุมในคร้ังนั้น ซ่ึง ปกติจะเป็นประธานท่ปี ระชุม หรอื ผูท้ ่ไี ดร้ ับมอบหมายจากประธาน จากคาอธบิ ายในแต่ละส่วนของรายงานการประชุม เมือ่ มีความเข้าใจในแต่ละสว่ นประกอบ ในหัวข้อ ถดั ไปจะได้กล่าวถงึ หลักการใช้โปรแกรมคอมพวิ เตอร์อย่างโปรแกรมไมโครซอฟต์เวริ ด์ ในการพมิ พ์ ผู้เขียนได้ รวบรวมคาแนะนาประกอบการพิมพ์ไว้ โดยมีรายละเอียดดังน้ี (กองสารบรรณ กรมสารบรรณทหารเรือ, 2554, หน้า 34) 1. การต้ังค่าในโปรแกรมการพมิ พ์ 1.1 การตั้งระยะขอบหนา้ กระดาษ - ขอบซา้ ย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร - ขอบบน 2.5 เซนตเิ มตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนติเมตร 1.2 การต้งั ระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทดั ปกติคือ 1 เท่า หรอื Single 1.3 การก้ันค่าไมบ้ รรทัดระยะการพิมพ์ อยรู่ ะหวา่ ง 0–16 เซนติเมตร 2. การพมิ พ์

171 2.1 ใช้รปู แบบตัวพมิ พไ์ ทยสารบรรณ (TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ 2.2 การยอ่ หนา้ ใหม้ ีระยะยอหนา้ ตามค่าไม้บรรทดั ระยะการพมิ พ์เทา่ กบั 2.5 เซนตเิ มตร 2.3 การพิมพ์ยศของผู้จดรายงานการประชุม ให้อยู่หลังแนวก่ึงกลางของกระดาษกับให้ เวน้ บรรทดั การพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ (2 Enter) จากข้อความสุดทา้ ย 2.4 การพิมพช์ อ่ื เตม็ (ชือ่ สกุล) และผจู้ ดรายงานการประชุม ให้อยู่ก่งึ กลางซง่ึ กนั และกนั จากคาแนะนาประกอบการพมิ พ์ ผเู้ ขียนได้รวบรวมภาพประกอบแสดงรูปแบบในการพิมพ์พร้อมท้ัง ยกตัวอย่าง โดยผู้อ่านจะได้อ่านและทาความเข้าใจได้ง่าย สาหรับรูปแบบการพิมพ์และตัวอย่างรายงาน การประชุม แสดงดงั ภาพที่ 7.7-7.10 ภาพที่ 7.7 รูปแบบการพมิ พร์ ายงานการประชุม หนา้ แรก ท่มี า (ปรีชา พันธเสน, 2557, หน้า 151)

172 ภาพท่ี 7.8 รปู แบบการพมิ พร์ ายงานการประชุม หนา้ สอง ทม่ี า (ปรชี า พนั ธเสน, 2557, หน้า 152)

173 ภาพที่ 7.9 ตวั อยา่ งรายงานการประชุม หนา้ 1 ทม่ี า (ปรชี า พันธเสน, 2557, หนา้ 156)

174 ภาพที่ 7.10 ตวั อยา่ งรายงานการประชุม หน้า 2 ทมี่ า (ปรชี า พนั ธเสน, 2557, หนา้ 157)

175 3. บันทึก คือ บรรดาข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ากว่า ส่วนราชการระดับกรม ติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ กาหนดให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ โดยมีส่วนประกอบดังน้ี (นภาลัย สุวรรณธาดา และอดุล จนั ทรศกั ด์ิ, 2554, หนา้ 20) 1) ช่อื หรือตาแหน่งทบ่ี นั ทึกถงึ โดยใช้คาขึ้นต้นตามกาหนดไว้ในภาคผนวก 2 ของระเบียบ สารบรรณ 2) สาระสาคัญของเรื่อง ให้ลงใจความของเร่ืองท่ีบันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบก็ให้ ระบุไว้ ด้วย 3) ช่ือและตาแหน่ง ให้ลงลายมือและตาแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีท่ีไม่ใช้ กระดาษ บนั ทึกขอ้ ความ ใหล้ งวนั เดือนปที บ่ี นั ทึกไวด้ ้วย การบันทึกต่อเนื่อง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคาข้ึนต้น ใจความบันทึก และลงช่ือ เช่นเดียวกับท่ี ได้กล่าวไว้ข้างต้น และให้ลงวัน เดือน ปี กากับใต้ลายมือชื่อผู้บันทึก หากไม่มีความเห็นใดเพิ่มเติมให้ ลงชื่อ และวนั เดือน ปี กากบั เท่านัน้ 4. หนังสืออื่น เป็นหนังสือท่ีเจ้าหน้าที่จัดทาข้ึนเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ อาจจะอยู่ใน รปู แบบภาพนง่ิ ฟลิ ์ม แถบบันทึกเสยี ง หรือหนงั สอื ของบุคคลภายนอกท่ียืน่ ต่อเจ้าหนา้ ที่และเจ้าหน้าที่ ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่หน่วยราชการกาหนดขึ้นใช้ตาม ความเหมาะสม เวน้ แตม่ แี บบตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สญั ญา หลกั ฐานการสืบสวนและสอบสวนและคาร้อง เปน็ ตน้ ในส่วนของหนังสือบันทึกและหนังสืออื่น ผู้เขียนไม่ได้กล่าวถึงรูปแบบในการพิมพ์และตัวอย่าง หากผู้อ่านสนใจสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จากแหล่งอ้างอิงท้ายบท หากผู้อ่านได้ฝึกฝนในการพิมพ์ หนังสือราชการแต่ละประเภทได้อย่างถูกต้องตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ จะมีโอกาสมากกว่าผู้อ่ืนในการสอบเข้าบรรจุแต่งต้ังข้าราชการในตาแหน่งธุรการได้ในอนาคต ซึ่ง นอกจากรูปแบบการพิมพ์ท่ีได้กล่าวมาแล้ว ยังมีรายละเอียดอ่ืน ๆ ท่ีเก่ียวข้องอีกมากมาย เกี่ยวข้อง กับงานธุรการ เช่น การลงรับหนังสือ ออกเลขหนังสือ คาข้ึนต้น คาลงท้าย การเสนอหนังสือ การ จัดทาสาเนา ฯลฯ เปน็ ตน้ ผู้อา่ นสามารถศึกษาเพมิ่ เติมได้จากแหลง่ อ้างอิง การเขียนหนังสือราชการผู้เขียนต้องมีความรู้ทั้งทางทฤษฎีและปฏิบัติจนเกิดความชานาญ จึง จะสามารถเขียนไดด้ ี การเขยี นท่ีดีมีความสาคัญและมีประโยชน์ท้ังต่อตนเองและหน่วยงานนานัปการ ซ่ึงการพิมพ์หนังสือราชการด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ท่ีถูกต้องตามรูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการ แตล่ ะชนิดจะส่งผลตอ่ หลายเร่อื ง ไม่ว่าจะเป็นการสื่อความหมายได้ถูกต้อง ตรงประเด็น เข้าใจตรงกัน ก่อให้เกิดมนุษยสัมพันธ์ บรรยากาศที่ดีในองค์กร ประหยัดเวลาในการตีความหมายตรวจสอบข้อมูล ทาให้งานประสบความสาเร็จตามจดุ มุ่งหมายเปน็ ผลดีแก่ทางราชการ

176 สรปุ ทา้ ยบท หนังสือราชการคือเอกสารท่ีเป็นหลักฐานในราชการ แบ่งเป็น 6 ชนิด ได้แก่ หนังสือภายใน หนังสือ ภายนอก หนงั สอื ประทับตรา หนังสือส่งั การ หนงั สอื ประชาสัมพันธ์ และหนังสือท่ีเจ้าหน้าที่ทาข้ึนหรือรับไว้ เป็นหลักฐานในราชการ ซ่ึงมีรูปแบบที่ใช้กันตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ กล่าว โดยสรปุ วา่ หนังสือราชการ คอื เอกสารทผี่ ลติ ขึน้ เพ่อื ใช้ในการติดต่อส่ือสารอย่างหน่ึงจากผู้ส่งสารถึงผู้รับสาร โดยมีลักษณะประเภทท่ีแตกต่างกันไปตามแต่ละสถานท่ี บุคคล เหตุการณ์ เพ่ือเกิดความเข้าใจตรงกันและ ถกู ตอ้ ง ดังนัน้ ผอู้ า่ นจึงควรทราบถงึ ชนิดของหนังสือราชการแตล่ ะชนดิ เพือ่ สามารถทจี่ ะใช้งานเอกสารนั้นได้ อย่างถกู ต้องและเหมาะสม หนังสือราชการแต่ละประเภทจะมีหลักการพื้นฐานในการพิมพ์ท่ีคล้ายกัน ไม่ว่าจะเป็นเร่ืองขนาด ตราครุฑที่มเี พียงสองขนาด คือ ขนาด 1.5 เซนตเิ มตร และ 3 เซนตเิ มตร การตงั้ คา่ หน้ากระดาษดา้ นบน 2.5 เซนติเมตร ซ้าย 3 เซนติเมตร ด้านขวาและด้านล่าง 2 เซนติเมตร ซ่ึงในเอกสารประกอบการสอนนี้ได้ ยกตวั อย่างรูปแบบการพิมพห์ นังสอื ราชการไทยทน่ี ยิ มใช้และพบเหน็ บ่อยท่สี ดุ คอื หนงั สอื ราชการภายนอก หนงั สือราชการภายใน หนงั สือรับรอง และรายงานการประชุม สาหรับหนังสือราชการภายนอกและภายใน นั้น หากผ้ทู ปี่ ฏบิ ตั หิ น้าท่เี ก่ยี วกับงานธุรการ จะตอ้ งมคี วามเข้าใจในสว่ นรายละเอียดอืน่ ๆ เชน่ ชน้ั ความลับ ช้ันความเร็ว สาหรบั หนังสือทงั้ ชนิดหนงั สือภายนอก และหนงั สือภายใน จะมชี น้ั ความเรว็ และชัน้ ความลับที่ แสดงออกถึงความรวดเร็วทตี่ ้องรีบดาเนินการ หรือความลบั ทีม่ ีมากนอ้ ยเพยี งใด นอกจากเร่ืองช้ันความลับ ช้ันความเร็ว งานธุรการจาเป็นต้องเข้าใจเร่ืองการกาหนดเลขท่ีออก หนังสือ รหัสพยัญชนะและเลขประจาของเจ้าเรื่อง ตัวตัวย่อของกระทรวงต่าง ๆ นอกจากตัวอย่าง ของหน่วยงานราชการท่ีเราต้องทราบในการเขียนหนังสือราชการ ตัวย่อจังหวัดในประเทศไทยก็ เก่ยี วขอ้ งกบั หนงั สือราชการเช่นกัน ซ่ึงจะแสดงรหัสตัวพยัญชนะประจาจังหวัด และกรุงเทพมหานคร ให้กาหนดไว้ นอกจากน้ีแล้วยังมีเรื่องเลขประจาเจ้าของเรื่อง และแต่ว่าจะกาหนดไว้กี่หลัก แบ่งเป็น สว่ นกลาง และส่วนภูมิภาค สาหรับรปู แบบการพมิ พห์ นงั สือราชการไทยแต่ละประเภทที่ยกตัวอย่างมีความแตกต่างกันและ เป็นหนังสือราชการไทยที่พบบ่อยมากท่ีสุด คือ หนังสือราชการภายนอก หนังสือราชการภายใน หนังสือรับรอง รายงานการประชุม เป็นต้น หากฝึกฝนปฏิบัติบ่อย ๆ ก็จะเกิดความชานาญและ เช่ยี วชาญต่อไป

177 คาถามท้ายบท กิจกรรมด้านทฤษฎี ข้อ 1-8 และกจิ กรรมดา้ นปฏิบตั ิ ข้อ 9-10 1. “หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วน ราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือท่ีมีถึงบุคคลภายนอก” จากขอ้ ความขา้ งต้นน้ี หมายถึง หนังสอื ราชการใด 2. “หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายใน กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวดั เดยี วกัน” จากข้อความขา้ งต้นน้ี หมายถงึ หนังสือราชการใด 3. สว่ นราชการเจ้าของเร่อื ง คืออะไรในหนงั สือราชการภายนอก 4. หนงั สอื รับรอง คืออะไร มลี ักษณะอย่างไร 5. รายงานการประชุมคืออะไร มคี วามสาคญั อยา่ งไร 6. แนวปฏิบัตทิ ่ดี ีของเลขานกุ ารในการดาเนินการประชมุ ควรปฏิบัติอย่างไร 7. จงคน้ ควา้ หาตวั อยา่ งหนังสือราชการภายนอกทผ่ี ดิ รูปแบบ พรอ้ มแก้ไขให้ถกู ต้อง 8. จงคน้ ควา้ หาตัวอย่างหนังสอื ราชการภายในทีผ่ ิดรปู แบบ พรอ้ มแก้ไขใหถ้ กู ต้อง 9. จงฝึกปฏิบัติการพิมพ์หนังสือราชการภายนอกต่อไปน้ี ท่ี ศธ 1503/4475 / สานักงาน ก.ค. / ถนนศรีอยุธยา/ กรุงเทพ 10400 / 11 กันยายน 2528 / เร่ือง การอ้างอิง แหลง่ ท่ีมาของข้อมูล / เรียน อธิการบดี / (ย) ตามหนังสือสานักงานท ก.ค. ได้แจ้งมติ ก.ค. เกี่ยวกับหลักเกณฑ์และ วิธกี ารพิจารณากาหนดตาแหน่งและแตง่ ต้ังข้าราชการครูให้ดารงตาแหน่งผู้ช่วยศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ นั้น (ย) บัดนี้ ก.ค.ได้พิจารณาเห็นว่า การเสนอผลงานทางวิชาการนั้น ควรแสดงให้เห็นเด่นชัดว่าส่วนใดเป็นของผู้เขียน และส่วนใดเป็นการนาเสนอข้อมูลจากหนังสือหรือเอกสารต่าง ๆ ซึ่งจะต้องอ้างอิงแสดงแหล่งที่มาของข้อมูล หรือ หนงั สอื หรอื เอกสารน้ัน ๆ ให้ชัดเจนด้วย ก.ค. จึงขอความร่วมมือ อ.ก.ค. กรมน้ีได้ตรวจสอบเรื่องดังกล่าวด้วย หาก จะแจง้ ใหข้ ้าราชการครใู นสงั กัดทราบและถือปฏบิ ัตจิ ะเกดิ ประโยชนแ์ ก่การพิจารณาผลงานทางวชิ าการของข้าราชการ ครูต่อไป (ย) จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและดาเนินการต่อไป (ย) ขอแสดงความนับถือ / นายสุรศักดิ์ พิมพ์สวัสด์ิ / เลขาธิการ ก.ค./ กองมาตรฐานกาหนดตาแหน่ง / โทร. 2458394 10. จงฝกึ ปฏบิ ัติการพิมพห์ นังสอื ราชการภายในต่อไปนี้ ส่วนราชการ คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏกาญจนบุรี / ที่ ศธ.0553.4/001 วันท่ี 20 พฤศจิกายน 2561 / เร่ือง ขอความอนุเคราะหท์ ่านเปน็ ผูเ้ ชย่ี วชาญในการประเมนิ ประสิทธิภาพบทเรียน / เรยี น ดร.ณรงค์ พนั ธุ์คง / (ย) ดว้ ย นายนิรุตต์ จรเจริญ อาจารยป์ ระจาหลกั สตู รบรหิ ารธรุ กจิ บณั ฑิต สาขาวิชาคอมพวิ เตอรธ์ ุรกจิ มหาวิทยาลยั ราชภัฏกาญจนบุรี กาลังศึกษาค้นคว้างานวิจัยเร่ือง การส่งเสริมการศึกษาด้วยการพัฒนาบทเรียนท้องถ่ินออนไลน์ ชุมชนปากแพรก อาเภอเมือง จังหวัดกาญจนบุรี ประจาปีงบประมาณ 2561 และขณะน้ีได้ดาเนินการสร้างและ พฒั นาบทเรียนเสร็จส้ินเปน็ ทเ่ี รียบรอ้ ยแล้ว การวจิ ยั ครัง้ นีจ้ าเป็นต้องใหผ้ ้เู ชย่ี วชาญตรวจสอบประสทิ ธภิ าพก่อนที่จะ นาไปใชง้ านจริงต่อไป (ย) ในการนี้ คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏกาญจนบุรี พิจารณาแล้วเห็นว่าท่าน เป็นผู้มีความรู้ ความสามารถและมปี ระสบการณ์ทางดา้ นนเ้ี ป็นอยา่ งดี จึงขอความอนเุ คราะหท์ ่านเปน็ ผู้เช่ยี วชาญใน ดา้ นเทคโนโลยีการศกึ ษาและคอมพิวเตอรศ์ ึกษา เปน็ ผปู้ ระเมินประสทิ ธภิ าพบทเรียนท้องถิ่นออนไลน์ฯ ตามเอกสารที่ แนบมาพรอ้ มนี้ หากท่านมีข้อคดิ เห็นประการใดและต้องการขอ้ มลู เพ่มิ เติม กรณุ าตดิ ตอ่ ท่ี นายนิรุตต์ จรเจริญ เบอร์ โทรศพั ท์ 09-9820-6755 (ย) จงึ เรียนมาเพ่อื โปรดพิจารณา / (นายนิรตุ ต์ จรเจริญ) รองคณบดี ปฏิบัติราชการแทน คณบดคี ณะวิทยาการจดั การ

178 เอกสารอา้ งอิง กองสารบรรณ กรมสารบรรณทหารเรือ. (2554). แบบมาตรฐานการพิมพ์หนังสอื ราชการของทร. (โดยใชโ้ ปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์). คน้ เมอ่ื กมุ ภาพนั ธ์ 6, 2560, จาก http://www.admin.navy.mi.th/2013/download.php. ธนู ทดแทนคณุ . (2559). การเขยี นสาหรับขา้ ราชการ. พิมพ์ครัง้ ท่ี 2. กรุงเทพฯ: โอเดยี นสโตร์. นภาลัย สวุ รรณธาดา และอดุล จนั ทรศกั ด.์ิ (2554). เทคนิคการเขียนหนงั สอื ราชการ หนังสอื โต้ตอบ และรายงานการประชมุ พมิ พ์ครัง้ ที่ 7. กรงุ เทพฯ: ภาพพมิ พ.์ ประวณี ณ นคร. (2556). การเขยี นหนงั สอื ตดิ ต่อราชการและธรุ กิจ. นนทบรุ ี: สานักงาน ก.พ. ปราณี กนั ธมิ า. (2562). การเขยี นหนงั สือราชการ. ค้นเมื่อ มีนาคม 17, 2562, จาก https://erp.mju.ac.th/acticleDetail.aspx?qid=708. ปรชี า พนั ธเสน. (2557). การเขยี นหนงั สือราชการ การเขยี นข้อพิจารณาฝ่ายอานวยการ รายงานการประชมุ . กรงุ เทพฯ: สตู รไพศาล.

แผนบรหิ ารการสอนประจาบทที่ 8 การใช้โปรแกรมประยกุ ต์เพือ่ การวเิ คราะหข์ อ้ มูล หวั ขอ้ เน้ือหา 1. ลกั ษณะทั่วไปของโปรแกรมประยุกต์เพ่ือการวิเคราะหข์ ้อมูล 2. การจดั การขอ้ มลู ดว้ ยกราฟเพ่ือสรปุ ข้อมลู สาหรบั ผูบ้ ริหาร 3. การใช้ Data Analysis ใน Excel ทาสถติ เิ ชิงพรรณนา 4. การสรุปขอ้ มูลด้วย PivotTable และ PivotChart วัตถุประสงค์เชิงพฤตกิ รรม 1. อธิบายลักษณะทว่ั ไปของโปรแกรมประยุกตเ์ พ่ือการวิเคราะห์ขอ้ มูลได้ 2. ปฏบิ ตั กิ ารจดั การข้อมลู ด้วยกราฟเพ่อื สรุปข้อมลู สาหรบั ผู้บริหารได้ 3. ปฏิบตั ิการใช้ Data Analysis ใน Excel ทาสถิตเิ ชงิ พรรณนาได้ 4. ปฏบิ ตั ิการสรุปข้อมูลด้วย PivotTable และ PivotChartได้ วิธสี อนและกิจกรรมการเรยี นการสอน 1. วิธสี อน 1.1 วิธีสอนแบบบรรยาย 1.2 วธิ สี อนแบบปฏบิ ัติ 1.3 วิธีสอนแบบระดมสมอง 2. กิจกรรมการเรียนการสอน 2.1 ผู้สอนแบ่งกลุ่มเพ่ือระดมสมองประเด็นความสาคัญของการใช้โปรแกรมประยุกต์เพื่อ การวิเคราะห์ข้อมูล นาไปใช้ในหน่วยงานธุรกิจได้อย่างไร มีข้อดี ข้อเสียอย่างไร แล้วตอบคาถามใน ลกั ษณะแลกเปลยี่ นความคดิ เหน็ ร่วมกนั สรุป 2.2 ผสู้ อนบรรยายพร้อมทง้ั ฝึกปฏิบตั กิ ับโปรแกรม Excel ในเรอ่ื งตอ่ ไปน้ี 2.2.1 ลักษณะทั่วไปของโปรแกรมประยุกต์เพ่ือการวเิ คราะหข์ ้อมลู 2.2.2 การจัดการขอ้ มลู ด้วยกราฟเพ่ือสรุปขอ้ มลู สาหรับผบู้ ริหาร 2.2.3 การใช้ Data Analysis ใน Excel ทาสถติ ิเชงิ พรรณนา 2.2.4 การสรุปข้อมลู ดว้ ย PivotTable และ PivotChart 2.3 ฝึกปฏิบัติการการใช้งานแผ่นงาน สมุดงาน ฝึกใช้สูตรการคานวณ และการจัดการ ข้อมลู ดว้ ยกราฟ พรอ้ มท้งั เปิดโอกาสให้ผเู้ รยี นถามขอ้ สงสยั

180 2.4 ผู้เรียนศึกษาเนื้อหาทีเ่ รียนพร้อมเปดิ โอกาสให้แลกเปลีย่ นความรกู้ ับเพ่ือนในห้องเรียน และตอบคาถามท้ายบท สื่อการเรยี นการสอน 1. เอกสารประกอบการสอน รายวชิ า การใช้โปรแกรมประยุกต์ทางธุรกจิ 2. โปรแกรมสาเร็จรูป Power Point ประกอบการสอน 2.1 ลกั ษณะทั่วไปของโปรแกรมประยกุ ต์เพื่อการวิเคราะหข์ ้อมูล 2.2 การจดั การข้อมลู ในแผน่ งานและสมดุ งานในโปรแกรม Microsoft Excel 2.3 เทคนคิ การใช้สูตรคานวณในโปรแกรม Microsoft Excel 2.4 การจัดการข้อมลู ด้วยกราฟเพื่อสรุปข้อมูลสาหรับผ้บู ริหาร 2.5 โปรแกรมประยุกต์บนเครอื ขา่ ยเพ่ือการวิเคราะห์ข้อมูล 3. ใบงานฝกึ ปฏิบัติ 4. โปรแกรมสาเรจ็ รูป Microsoft office 5. เว็บไซต์ www.mentimeter.com 6. บทเรยี นออนไลน์ www.elearningbynirut.com/moodle/ การวดั ผลและประเมินผล 1. สงั เกตการระดมสมองแลกเปลีย่ นความคดิ เห็น 2. สังเกตจากพฤติกรรมการเรยี น 3. ตรวจผลงานการฝึกปฏิบัติ 4. ตรวจผลงานคาถามท้ายบท 5. ทดสอบภาคปฏิบัติการสรปุ ข้อมูลเพ่ือนาเสนอผ้บู รหิ าร