การใช้โปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจ

231 Video เพ่มิ สไลด์ที่ 3 โดยคลิก สไลดท์ ี่ 2 จากน้ัน คลกิ คาสั่ง New Slide ท่ี Ribbon Tabs HOME แสดงดังภาพท่ี 9.19 ภาพท่ี 9.19 การเพิม่ สไลด์ ทม่ี า (งานพัฒนาส่ือผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวทิ ยาลัยมหดิ ล, 2560, หน้า 52) หากต้องการเปลี่ยนสไลด์ที่ 3 ให้มีรูปแบบ Layout ของสไลด์ เป็น Title and Content คลิก สไลด์ท่ี 3 แล้วคลิกคาสั่ง Layout ที่ Ribbon Tabs HOME เลือก Layout รูปแบบ Title and Content แสดงดังภาพท่ี 9.20 ภาพที่ 9.20 การเลือกรูปแบบสไลด์ ท่ีมา (งานพัฒนาสอื่ ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยมหดิ ล, 2560, หน้า 52) จะได้สไลด์ที่ 3 มีรูปแบบ Layout เป็น Title and Content จากนั้น พิมพ์หัวข้อสไลด์ “1. Video Presentation แนะนามหาวิทยาลยั ” แสดงดังภาพที่ 9.21

232 ภาพท่ี 9.21 รปู แบบ Layout เป็น Title and Content ทีม่ า (งานพัฒนาสื่อผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวทิ ยาลัยมหิดล, 2560, หน้า 53) แทรกไฟล์วิดีโอลงบนสไลด์ที่ 3 ท่ี Ribbon Tabs INSERT > Group Button Media > Video เลือก Video on My PC แสดงดังภาพที่ 9.22 ภาพที่ 9.22 การแทรกไฟล์วดิ ีโอลงบนสไลด์ ทมี่ า (งานพฒั นาสือ่ ผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวิทยาลยั มหิดล, 2560, หนา้ 53) จะปรากฏหน้าต่าง Insert Video จากน้ันเลือกไฟล์วิดีโอท่ีต้องการ เช่น excellenceEdit02_1.wmv แลว้ คลิก Insert แสดงดงั ภาพท่ี 9.23-9.24 ภาพที่ 9.23 เลอื กไฟลว์ ิดโี อทตี่ อ้ งการ ที่มา (งานพัฒนาสอ่ื ผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั มหิดล, 2560, หนา้ 53)

233 จะได้ไฟล์วดิ ีโอแทรกลงสไลด์ที่ 3 ดังภาพที่ 9.24 ภาพท่ี 9.24 ไฟลว์ ิดโี อแทรกลงสไลด์ ทม่ี า (งานพฒั นาสื่อผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั มหดิ ล, 2560, หนา้ 54) เมื่อแทรกไฟล์วิดีโอแล้วทาการปรับแต่งวิดีโอด้วย Adjust และ Video Styles ท่ี Ribbon Tabs VIDEO TOOLS>FORMAT เพ่ือเพิ่มความน่าสนใจให้กับไฟล์วิดีโอ โดยการปรับแต่งวิดีโอด้วย Adjust สามารถปรบั ค่าต่าง ๆ แสดงดังภาพที่ 9.25 โดยมีรายละเอียดดังน้ี - Corrections การปรบั ความสวา่ ง/ความมดื - Color การเปลย่ี นสี - Poster Frame การตัง้ ค่าภาพตัวอยา่ งคลิปวดิ โี อ - Reset Design การคืนค่าการปรับแตง่ วดิ ีโอตา่ ง ๆ และการคนื คา่ การปรับขนาดของวิดีโอ และการปรับแต่งวดิ ีโอดว้ ย Video Styles สามารถปรับคา่ ตา่ ง ๆ ดงั น้ี - Video Styles มีรูปแบบสาเร็จรูปให้เลือกใช้งาน 3 แบบ คือ Subtle, Moderate และ Intense สามารถคลิกเลือกรูปแบบเพื่อใช้งานไดท้ นั ที - Video Shape การเปล่ียนรูปรา่ ง - Video Border การใสเ่ ส้นขอบ - Video Effects การใส่ลักษณะพเิ ศษ ภาพที่ 9.25 การปรับแต่งวิดีโอด้วย Adjust และการปรับแต่งวิดโี อด้วย Video Styles ทม่ี า (งานพฒั นาสอื่ ผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวิทยาลยั มหดิ ล, 2560, หนา้ 54)

234 ปรบั แตง่ Adjust และ Video Styles ให้กับวิดีโอ มขี นั้ ตอนดงั น้ี - การตง้ั ค่าภาพตัวอย่างคลปิ วิดโี อ โดยเลือกจากคลิปวิดีโอ คลิกปุ่ม Play ที่ไฟล์วิดีโอ แสดงดัง ภาพที่ 9.26 ภาพที่ 9.26 การปรับแต่ง Adjust และ Video Styles ใหก้ ับวิดีโอ ท่ีมา (งานพัฒนาสอื่ ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั มหิดล, 2560, หน้า 55) เลือกช่วงเวลาของภาพวิดีโอที่ต้องการ แล้วหยุดวิดีโอโดยคลิกท่ีปุ่ม Play อีกคร้ัง จากน้ันท่ี Ribbon Tabs VIDEO TOOLS > FORMAT > Adjust > Poster Frame เลือก Current Frame แสดงดังภาพท่ี 9.27 ภาพท่ี 9.27 เลือกช่วงเวลาของภาพวิดีโอที่ต้องการ ทมี่ า (งานพัฒนาสือ่ ผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั มหิดล, 2560, หน้า 55) จะได้ภาพช่วงเวลาที่เลือกไว้เป็นภาพตัวอย่างของคลิปวิดีโอ โดยจะปรากฏข้อความ Poster Frame Set ที่ชอ่ งส่เี หลยี่ มข้างปมุ่ Play แสดงดงั ภาพท่ี 9.28

235 ภาพที่ 9.28 ภาพชว่ งเวลาทเ่ี ลอื กไว้เป็นภาพตวั อย่างของคลิปวดิ ีโอ ทมี่ า (งานพัฒนาส่ือผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวิทยาลยั มหิดล, 2560, หน้า 56) - การเปล่ียนรูปร่างให้กับวิดีโอ ท่ี Ribbon Tabs VIDEO TOOLS > FORMAT > Video Styles > Video Shape เลอื ก Round Diagonal Corner Rectangle แสดงดงั ภาพท่ี 9.29 ภาพที่ 9.29 ภาพชว่ งเวลาที่เลอื กไวเ้ ป็นภาพตวั อย่างของคลิปวิดีโอ ทมี่ า (งานพัฒนาส่ือผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวทิ ยาลัยมหิดล, 2560, หนา้ 56) 3. การตัดต่อไฟล์วิดีโอด้วย Bookmark, Trim Video, Fade Duration และการ Preview Bookmark คือ การกาหนดจุดแสดงวิดีโอตามช่วงเวลาของคลิปวิดีโอที่ต้องการ วิธีการ Bookmark คลิกเลือกไฟล์วิดีโอสไลด์ที่ 3 ที่ได้ Insert ไว้ ท่ี Ribbon Tabs VIDEO TOOLS > PLAYBACK เลือก คาสั่ง Add Bookmark จะปรากฏวงกลมสีเหลืองท่ีช่องสี่เหลี่ยมข้างปุ่ม Play ของไฟล์วิดีโอ แสดงดัง ภาพท่ี 9.30

236 ภาพท่ี 9.30 การตดั ตอ่ ไฟล์วดิ ีโอดว้ ย Bookmark ท่ีมา (งานพัฒนาสื่อผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลยั มหิดล, 2560, หนา้ 58) หากต้องการเพิ่ม Bookmark ใหม่ไปยังช่วงเวลาท่ีต้องการ คลิกเลือกช่วงเวลาท่ีต้องการที่ช่อง สี่เหล่ียมข้างปุ่ม Play จะปรากฏแถบสีเทาไปจนถึงช่วงเวลาของวิดีโอที่ต้องการ เช่น ช่วงเวลา 02:10:77 แสดงดงั ภาพที่ 9.31 ภาพท่ี 9.31 คลิกเลอื กช่วงเวลาทต่ี ้องการทช่ี อ่ งส่เี หลีย่ มข้างปุ่ม Play ท่ีมา (งานพฒั นาสือ่ ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวทิ ยาลัยมหดิ ล, 2560, หน้า 59) เมื่อได้ช่วงเวลาท่ีต้องการแล้ว ท่ี Ribbon Tabs VIDEO TOOLS > PLAYBACK เลือกคาส่ัง Add Bookmark จะปรากฏวงกลมสีเหลืองตาแหน่งของช่วงเวลาที่เลือกไว้ และ Bookmark แรกท่ี

237 ทาไว้จะเป็นวงกลมสีขาว (วงกลมสีเหลืองแสดงการเลือกแสดงช่วงเวลาท่ี Bookmark ไว้) แสดงดัง ภาพท่ี 9.32 ภาพท่ี 9.32 วงกลมสเี หลอื งแสดงการเลือกแสดงช่วงเวลาท่ี Bookmark ไว้ ทีม่ า (งานพัฒนาสื่อผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลยั มหดิ ล, 2560, หน้า 59) หากต้องการลบ Bookmark คลิกที่วงกลมสีขาวให้เป็นสีเหลืองเพ่ือเลือกตาแหน่งของ Bookmark ที่ต้องการลบ เช่น Bookmark ช่วงเวลา 00:00:00 จากน้ัน ที่ Ribbon Tabs VIDEO TOOLS > PLAYBACK เลอื กคาสงั่ Remove Bookmark แสดงดังภาพท่ี 9.33 ภาพท่ี 9.33 การลบ Bookmark ที่มา (งานพฒั นาสอ่ื ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั มหิดล, 2560, หนา้ 60) Trim Video คือ การตัดคลิปวิดีโอโดยระบุเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด วิธีการ Trim Video คลิก เลือกไฟล์วิดีโอสไลด์ที่ 3 ที่ Ribbon Tabs VIDEO TOOLS > PLAYBACK เลือกคาส่ัง Trim Video แสดงดังภาพที่ 9.34

238 ภาพที่ 9.34 Trim Video ที่มา (งานพฒั นาสอ่ื ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลยั มหดิ ล, 2560, หน้า 61) จะปรากฏหน้าต่าง Trim Video จากน้ันกาหนดค่า แสดงดังภาพท่ี 9.35 และมีรายละเอียด ดงั นี้ - ระบุเวลาเริ่มต้นที่ต้องการให้แสดงวิดีโอ โดยเลื่อนแถบสีเขียวด้านซ้าย หรือระบุตัว เลขทชี่ อ่ ง Start Time เช่น 00:53.207 - ระบุเวลาสิ้นสุดท่ีต้องการให้แสดงวิดีโอ โดยเลื่อนที่แถบสีแดงด้านขวา หรือระบุตัว เลขทีช่ อ่ ง End Time เชน่ 04:10.765 ภาพที่ 9.35 หน้าต่าง Trim Video ท่มี า (งานพฒั นาส่อื ผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั มหดิ ล, 2560, หนา้ 61) Fade Duration คือ การกาหนดให้วิดีโอจางก่อนการเล่นวิดีโอและ/หรือก่อนจบการเล่นวิดีโอ วิธีการ Fade Duration คลิกเลือกไฟล์วิดีโอสไลด์ที่ 3 ท่ี Ribbon Tabs VIDEO TOOLS> PLAYBACK ท่ี Ribbon Fade Duration กาหนดค่า แสดงดังภาพท่ี 9.36 ดังนี้ - Fade In: การกาหนดใหว้ ดิ ีโอจางกอ่ นการเลน่ วิดีโอ เช่น 03:00 (วินาที) - Fade Out: การกาหนดให้วิดีโอจางกอ่ นจบการเล่นวิดโี อ เช่น 03:00 (วนิ าที) ภาพท่ี 9.36 Fade Duration ทีม่ า (งานพฒั นาสอ่ื ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยมหิดล, 2560, หนา้ 62)

239 หลังจากท่ีเราได้จัดการข้อมูลวัตถุต่าง ๆ ในแผ่นงานนาเสนอแล้ว ข้ันต่อไปก่อนที่จะนาไป นาเสนอ ผู้ใช้งานต้องมีการกาหนดภาพเคล่ือนไหว วิธีการกาหนดภาพเคลื่อนไหวและแบ่งหัวข้อ ออกเป็น 2 เร่อื ง คือ การกาหนด Transition และ การกาหนด Animation โดยมรี ายละเอยี ดดงั นี้ 1. Transition คือ การเพิ่มลักษณะพิเศษ การเพิ่มการเคล่ือนไหวให้กับสไลด์ เพ่ือให้การ นาเสนอในแต่ละสไลดม์ ีความโดดเด่น น่าสนใจมากขนึ้ การสร้าง Transitions ทาได้โดยคลิก Ribbon Tab TRANSITION จะปรากฏรูปแบบต่าง ๆ ของ Transitions ให้เลือกใช้งาน หากต้องการดู Transition รูปแบบทั้งหมดคลิกป่มุ More สาหรับ Fade Duration แสดงดังภาพท่ี 9.37 ภาพที่ 9.37 Fade Duration ท่มี า (งานพฒั นาส่ือผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวทิ ยาลัยมหิดล, 2560, หนา้ 94) การเปลี่ยน Effect Options คือ การเปล่ียนลักษณะพิเศษการเคลื่อนไหวของสไลด์เพ่ิมเติมซ่ึง ขึ้นอยู่กับรูปแบบท่ีเลือกใช้งาน ตัวอย่าง เช่น รูปแบบ Cube จะมีลักษณะพิเศษให้เลือกเพ่ิมเติม 4 รูปแบบ คือ From Right, From Bottom, From Left และ From Top สาหรับ Effect Options แสดงดงั ภาพท่ี 9.38 ภาพท่ี 9.38 Effect Options ทม่ี า (งานพัฒนาส่อื ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั มหิดล, 2560, หนา้ 95)

240 การกาหนดคา่ เพม่ิ เตมิ ด้วย Timing คอื การกาหนดการแสดงผลและความเร็วในการแสดงการ เคลื่อนไหวของสไลด์ประกอบไปดว้ ยเครื่องมือตา่ ง ๆ แสดงดังภาพท่ี 9.39 ภาพท่ี 9.39 การกาหนดค่าเพิม่ เติมด้วย Timing ทมี่ า (งานพฒั นาสื่อผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลยั มหิดล, 2560, หนา้ 96) 2. ในการสร้าง Animation การเปลี่ยน Effect Options การกาหนดค่าเพ่ิมเติมด้วย Advanced Animation และ Timing Animation คือการสร้างภาพเคลื่อนไวให้กับวัตถุที่อยู่บน สไลด์เพื่อเพิ่มจุดสนใจและสร้างลักษณะพิเศษให้กับวัตถุ เช่น ข้อความรูปภาพ โดยการสร้าง Animation ให้กับวัตถุทาได้โดยคลิกเลือกวัตถุที่ต้องการจากน้ันคลิก Ribbon Tab ANIMATIONS เลือกรปู แบบของ Animation ที่ต้องการได้จาก Animation Group แสดงดังภาพท่ี 9.40 หรอื คลิกปุม่ More เพอ่ื เลอื กรูปแบบเพิ่มเตมิ ภาพท่ี 9.40 การเลอื กรปู แบบของ Animation ทีม่ า (งานพฒั นาสือ่ ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลยั มหดิ ล, 2560, หน้า 100) การเปลี่ยน Effect Options คือ การเปล่ียนลักษณะพิเศษของ Animation เพ่ิมเติมซึ่ง ข้ึนอยู่กับรูปแบบท่ีเลือกใช้งาน เช่น Animation ลักษณะ Entrance รูปแบบ Wipe จะมีลักษณะ

241 พิเศษให้เลือกเพิ่มเติม 4 รูปแบบ คือ From Button, From Left, From Right และ From Top สาหรับการเปลีย่ นลักษณะพิเศษของ Animation แสดงดงั ภาพที่ 9.41 ภาพท่ี 9.41 การเปล่ยี นลกั ษณะพิเศษของ Animation ทมี่ า (งานพฒั นาสือ่ ผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวิทยาลยั มหิดล, 2560, หนา้ 100) การกาหนดค่าเพ่ิมเติมด้วย Advanced Animation เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการกาหนดค่า เพิ่มเติมให้กับวัตถุ ประกอบไปด้วย Add Animation, Animation Pane, Trigger และ Animation Painter Add Animation การเพ่ิมลักษณะการเคล่ือนไหวให้กับวัตถุ ซ่ึงรูปแบบท่ีเพิ่มมาใหม่จะแสดง การเคลื่อนไหวถัดจาก Animation รูปแบบก่อนหน้าท่ีเลือกไว้สามารถเลือกใช้ Animation ได้ท้ัง 4 ลกั ษณะใหต้ รงกบั ความต้องการในการนาเสนอ การ Add Animation แสดงดงั ภาพท่ี 9.42 ภาพท่ี 9.42 Add Animation ทมี่ า (งานพัฒนาสือ่ ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยมหดิ ล, 2560, หนา้ 100)

242 Animation Pane เป็นเคร่อื งมือทใี่ ช้ในการจดั ลาดบั การแสดงภาพเคล่ือนไหวภายในสไลด์ที่ได้ กาหนด Animation ให้กับวัตถุไว้การกาหนดระยะเวลาในแสดง Animation หากต้องการจัดลาดับ การแสดงภาพเคล่ือนไหว ทาได้โดยคลิกเลือกวัตถุท่ีต้องการเปล่ียนลาดับการแสดงที่ Panel Animation Pane จะมีปุ่มเลื่อนลาดับไว้ด้านบน และปุ่มเลื่อนลาดับไว้ด้านล่าง Animation Pane แสดงดงั ภาพท่ี 9.43 ภาพท่ี 9.43 Animation Pane ทีม่ า (งานพฒั นาสอ่ื ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวทิ ยาลัยมหดิ ล, 2560, หนา้ 101) Trigger การกาหนดเงื่อนไขพิเศษในการแสดงการเคล่ือนไหวของรูปภาพ เม่ือคลิกวัตถุ Animation Painter การคัดลอกลักษณะ รูปแบบการเคลื่อนไหวของวัตถุใด ๆ ท่ีกาหนดไว้แล้ว นาไปใชก้ ับวตั ถอุ นื่ ๆ ทต่ี ้องการใชร้ ปู แบบของ Animation แบบเดียวกัน โดยคลิกเลือกวัตถุที่เราต้อง คัดลอก Animation จากนั้นคลิก Ribbon Animation Painter เลื่อน Pointer ไปยังวัตถุที่ต้องการ ใส่ Animation สังเกตได้จาก Pointer จะเปลี่ยนรูปจากลูกศรเป็นแปลงทาสี นาไปป้ายท่ีวัตถุ ๆ น้ัน จะถูกนา Animation รูปแบบเดียวกันมาใช้ให้วัตถุเกิดการเคล่ือนไหวรูปแบบเดียวกัน สาหรับการ กาหนดเง่อื นไขพิเศษในการแสดงการเคลอ่ื นไหวของรปู ภาพ แสดงดังภาพที่ 9.44 ภาพที่ 9.44 การกาหนดเงื่อนไขพิเศษในการแสดงการเคลือ่ นไหวของรูปภาพ ทีม่ า (งานพฒั นาสอ่ื ผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวทิ ยาลัยมหิดล, 2560, หนา้ 102)

243 การยกเลิก Animation ทาได้โดยคลิก Drop Down lite ของวัตถุท่ีต้องการ ท่ี Panel Animation Pane จะปรากฏคาสั่งต่าง ๆ เพ่ิมข้ึน แล้วเลือก Remove เพ่ือลบ Animation สาหรับ การยกเลกิ Animation แสดงดงั ภาพที่ 9.45 ภาพที่ 9.45 การยกเลกิ Animation ที่มา (งานพัฒนาส่ือผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวิทยาลัยมหิดล, 2560, หน้า 103) การกาหนดคา่ เพมิ่ เตมิ ด้วย Timing คือ การกาหนดการแสดงผลและความเร็วในการแสดงการ เคลือ่ นไหวของวัตถุ ประกอบไปดว้ ยเครื่องมือต่าง ๆ ดงั นี้ ภาพท่ี 9.46 การกาหนดค่าเพม่ิ เตมิ ดว้ ย Timing ทม่ี า (งานพฒั นาสื่อผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั มหิดล, 2560, หนา้ 103)

244 Start คอื การกาหนดการแสดงผลการเคลือ่ นไหวของวตั ถุ มีรปู แบบใหเ้ ลือก 3 แบบ ได้แก่ - On Click แสดงวัตถเุ มือ่ คลิกเมาส์ - With Previous แสดงวัตถพุ รอ้ มกับวตั ถุก่อนหน้าที่กาหนด Animation ไว้ - After previous แสดงวัตถุหลังจากวตั ถุก่อนหน้าแสดงเสรจ็ แลว้ Reorder Animation คือ การจัดลาดับการแสดงภาพเคลือ่ นไหวของวัตถุท่ีอยู่ในสไลด์สามารถ ยา้ ยได้ 2 แบบ คือ - Move Earlier การเล่ือนลาดบั การแสดงภาพเคลื่อนไหวของวตั ถุไว้ด้านบน - Move Later การเลอื่ นลาดับการแสดงภาพเคลือ่ นไหวของวัตถุไว้ด้านล่าง ในส่วนการแสดงงานนาเสนอ Presentation เม่ือสร้างงานนาเสนอเสร็จแล้วและต้องการฉาย สไลด์ โดยโปรแกรมจะแสดงลูกเลน่ ต่าง ๆ ทเี่ รากาหนดไว้ในสไลด์ มี 2 วิธี ดังนี้ วิธีที่ 1 คลิกที่มุมมองการนาเสนอ (Slide Show) หรือกดที่ปุ่ม F5 โปรแกรมจะนาเสนอ ตั้งแตส่ ไลดเ์ ร่ิมต้น วธิ ีที่ 2 1). คลิกท่ีแท็บ Slide Show แล้วคลกิ เลอื กทปี่ มุ่ คาสั่ง แสดงดังภาพท่ี 9.47 - From Beginning (ตงั้ แตต่ ้น): โปรแกรมจะนาเสนอต้งั แตส่ ไลดเ์ ริ่มตน้ (หรอื กดที่ป่มุ F5) - From Current Slide (จากสไลด์ปัจจุบัน): โปรแกรมจะนาเสนอตั้งแต่สไลด์ปัจจุบัน (หรือกดทป่ี ุ่ม Shift + F5) ภาพท่ี 9.47 Slide Show จากสไลดป์ จั จุบัน 2) จะปรากฏหนา้ จอแสดงงาน Presentation โดยมุมมองน้ีจะมีอยดู่ ้วยกัน 2 แบบ ไดแ้ ก่ 2.1 มุมมองสาหรับผู้ชม (Full Screen) เป็นมุมมองแบบเต็มจอ สาหรับฉายขึ้นบนฉาก รบั ในหอ้ งประชมหรอื เช่อื มตอ่ จอภาพที่ 2 มุมมองแบบเตม็ จอ แสดงดงั ภาพที่ 9.48

245 ภาพที่ 9.48 มมุ มองแบบเต็มจอ 2.2 มุมมองสาหรับผู้บรรยาย (Speaker View) เป็นมุมมองท่ีใส่รายละเอียดต่าง ๆ สาหรบั ผบู้ รรยาย แสดงดงั ภาพที่ 9.49 ภาพท่ี 9.49 มุมมองสาหรบั ผู้บรรยาย การนาเสนองานออนไลน์ผ่านเว็บราวเซอร์ นอกเหนือจากการนาเสนองานภายในห้องประชุม แล้ว ปัจจุบัน Microsoft PowerPoint มีเครื่องรูปแบบใหม่ท่ีอานวยความสะดวกสบายให้แก่ผู้ นาเสนอ โดยผู้นาเสนอไม่ตอ้ งน่งั ในห้องประชมุ และผเู้ ข้าร่วมก็ไม่ต้องนง่ั ในห้องประชุมเช่นเดียวกัน ท้ัง ผู้นาเสนอและผู้เข้าฟังไม่จาเป็นต้องอยู่สถานท่ีเดียวกันก็สามารถเห็นสไลด์ได้ ขอเพียงแค่มี อินเตอร์เน็ตและเครื่องคอมพิวเตอร์เท่าน้ัน ซึ่งการนาเสนอที่ว่าน้ี คือ การนาเสนอแบบออนไลน์

246 PowerPoint รุ่นใหม่ มีเคร่ืองมือที่ช่วยให้งานนาเสนอของเราสามารถนาแสดงข้ึนบนเว็บบราวเซอร์ ผ้นู าเสนอและผเู้ ขา้ รว่ มนนั้ สามารถเหน็ การนาเสนอแบบออนไลน์ได้พร้อมกันโดยผ่านเวบ็ บราวเซอร์ ข้ันตอนการนาเสนองานออนไลน์ คือ เปิดไฟล์งานที่พร้อมสาหรับการนาเสนอออนไลน์บน PowerPoint จากนนั้ คลกิ เลือก Tab File เลือก Share – >Present Online และคลิกปุ่ม Present Online แสดงดงั ภาพท่ี 9.50 ภาพท่ี 9.50 ขั้นตอนการนาเสนองานออนไลน์ ทีม่ า (Officemanner in Microsoft PowerPoint, 2557) จากนั้นจะเจอกับหน้าต่างเข้าสู่ระบบ ให้ผู้ใช้งาน กรอกอีเมล์ของ Hotmail ในการเข้าสู่ระบบ Present Online จะแสดงหน้าต่างขึ้นมาโดยให้ผู้นาเสนอ คัดลอกล้ิงและส่งล้ิงไปให้กับผู้เข้าอบรม แสดงดงั ภาพท่ี 9.51 เม่ือทาการส่งลิ้งให้กับผู้เข้าอบรมแล้ว ให้ผู้นาเสนอ คลิกที่ Start Presentation เพื่อเร่ิมการ นาเสนอออนไลน์ ภาพที่ 9.51 คดั ลอกลิง้ ก์และสง่ ลิ้งก์ไปให้กับผเู้ ขา้ อบรม ที่มา (Officemanner in Microsoft PowerPoint, 2557)

247 ในส่วนของผู้เขา้ อบรม ใหน้ าล้ิงท่ีได้มาจากผ้นู าเสนอ คัดลอกและมาวางไว้ใน Address bar หน้าเวบ็ บราวเซอร์แลว้ กด Enter แสดงดังภาพที่ 9.52 ภาพท่ี 9.52 Address bar หนา้ เวบ็ บราวเซอร์ ทม่ี า (Officemanner in Microsoft PowerPoint, 2557, หน้า 3) หลังจากนนั้ ผูเ้ ขา้ ร่วมกจ็ ะเขา้ สหู่ นา้ เวบ็ การนาเสนอโดยผา่ นเวบ็ บราวเซอร์ แสดงดงั ภาพท่ี 9.53 ภาพที่ 9.53 หน้าเวบ็ การนาเสนอโดยผ่านเวบ็ บราวเซอร์ ที่มา (Officemanner in Microsoft PowerPoint, 2557, หน้า 3) หากผู้นาเสนอต้องการหยุดการนาเสนอออนไลน์ให้กดปุ่ม ESC และคลิกท่ี End online Presentation เพือ่ สน้ิ สุดการนาเสนอแบบออนไลนโ์ ดยผ่านเวบ็ บราวเซอร์ แสดงดังภาพท่ี 9.54 ภาพท่ี 9.54 ตอ้ งการหยุดการนาเสนอออนไลน์ ทมี่ า (Officemanner in Microsoft PowerPoint, 2557, หน้า 3) หลงั จากทาแบบนาเสนอใน Microsoft PowerPoint เสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปเป็นการส่ังพิมพ์เอกสาร เพื่อนาให้ผู้เข้าร่วมประชุมหรือผู้รับฟังการนาเสนองานของเรา ให้ได้ดูเอกสารพรีเซนที่ทาไว้ เพื่อดู ประกอบการนาเสนอ หรือเพื่อให้จดโน้ตต่าง ๆ ลงในเอกสารท่ีให้ โดยการส่ังพิมพ์ใน PowerPoint สามารถ พมิ พ์ได้หลายแบบขนึ้ อย่กู ับผู้ใชง้ านเลือกตามท่ีต้องการ โดยจะมีทั้งแบบ 1 สไลด์เต็มหน้า แบบ 2 3 4 สไลด์ อยู่ในหนา้ เดยี วกนั หรอื จะเป็นหลาย ๆ สไลด์และมีให้จดโนต๊ ลงไปดา้ นข้าง ๆ 1. เปิดเอกสาร PowerPoint ที่ต้องการพิมพ์ จากนั้นคลิกที่ File > แล้วเลือก Print > คลิก หวั ข้อ Print Layout แสดงดงั ภาพที่ 9.55

248 ภาพที่ 9.55 การเปิดเอกสารทต่ี ้องการพมิ พ์ 2. จากนนั้ จะมรี ปู แบบการพมิ พแ์ บบตา่ ง ๆ เลอื กรูปแบบการพมิ พ์ตามที่ต้องการ แสดงดังภาพ ที่ 9.56 2.1 Full Page Slides – เป็นการพมิ พแ์ บบเต็มหนา้ กระดาษ 2.2 Notes Pages – เป็นการพมิ พ์ 1 สไลด์ต่อหนา้ และพิมพโ์ นต๊ ไวท้ ดี่ ้านลา่ ง (ถา้ มี) 2.3 Outline – จะพิมพเ์ ฉพาะขอ้ ความ และหวั ขอ้ โดยจะไม่มีรปู ประกอบ 2.4 1 Slide – เปน็ การพิมพ์ 1 สไลด์ต่อ 1 แผ่น แบบไมเ่ ต็มหนา้ 2.5 2 Slide – พมิ พ์ 2 สไลดใ์ น 1 แผน่ กระดาษ 2.6 3 Slide – พิมพ์ 3 สไลด์ใน 1 แผ่น และจะมีเสน้ ตใี ห้เขียนโนต๊ ทด่ี ้านขา้ งเพมิ่ เตมิ 2.7 4 Slide Horizontal – พมิ พ์ 4 สไลด์ใน 1 แผ่น ซง่ึ จะไลล่ าดับสไลด์ คือ 1-2 และ 3-4 2.8 6 Slide Horizontal – พมิ พ์ 6 สไลดใ์ น 1 แผน่ ซึง่ จะไลล่ าดบั สไลด์ คือ 1-2, 3-4 และ 5-6 2.9 9 Slide Horizontal – พมิ พ์ 9 สไลดใ์ น 1 แผน่ ซึง่ จะไล่ลาดับสไลด์ คือ 1-2-3, 4-5-6 และ 7-8-9 2.10 4 Slide Vertical – พมิ พ์ 4 สไลด์ใน 1 แผน่ ซึ่งจะไล่ลาดับ คอื 1-3 และ 2-4 2.11 6 Slide Vertical – พมิ พ์ 6 สไลดใ์ น 1 แผน่ ซึง่ จะไล่ลาดบั สไลด์ คือ 1-4, 2-5 และ 3-6 2.12 9 Slide Vertical – พิมพ์ 9 สไลด์ใน 1 แผ่น ซ่งึ จะไล่ลาดบั สไลด์ คือ 1-4-7, 2-5-8 และ 3-6-9 ภาพท่ี 9.56 เลอื กรูปแบบการพิมพเ์ อกสารในลักษณะต่าง ๆ

249 กล่าวโดยสรปุ ว่า การใช้โปรแกรมประยุกต์เพ่ืองานนาเสนอข้อมูล มีพื้นฐานการใช้งานสาคัญที่ ควรทราบ คือ ส่วนประกอบของหน้าจอ มุมมองเอกสาร การสร้างงานนาเสนอ การออกแบบและจัดการ สไลด์ การจัดกลุ่มหมวดหมู่งานนาเสนอ การสร้างอัลบั้มภาพ แทรกวิดีโอ การตัดต่อวิดีโอ การกาหนด Transition การกาหนด Animation การแสดงงาน Presentation และการสั่งพิมพ์เอกสารการนาเสนอ ผู้เขียนเพียงนาเสนอเฉพาะส่วนที่สาคัญเท่านั้น หากต้องการศึกษาเพ่ิมเติมสามารถศึกษาได้จาก เอกสารอา้ งอิง นอกจากพื้นฐานสาคัญท่ีทราบแล้ว ลาดับต่อมา คือ เทคนิคการสร้างสื่อนาเสนอด้วย โปรแกรม Microsoft PowerPoint ซง่ึ ผเู้ รียนจะไดศ้ กึ ษาเทคนิครายละเอียดดังกล่าวในหัวข้อถดั ไป เทคนิคการสร้างสอื่ นาเสนอดว้ ยโปรแกรม Microsoft PowerPoint การนาเสนองานดว้ ยโปรแกรม Microsoft PowerPoint ถือว่าเป็นโปรแกรมพื้นฐานท่ีสามารถ เรียนรูก้ ารใชง้ านได้ไมย่ าก แต่จรงิ ๆ หลักสาคัญบางคร้ังไม่ได้อยู่ที่การออกแบบส่ือนาเสนอเพียงอย่าง เดียวให้น่าสนใจ เทคนิคการนาเสนองานอย่างมีประสิทธิภาพก็เป็นส่วนสาคัญที่จะส่งผลให้ภาพรวม ทงั้ การนาเสนอและสือ่ นาเสนอประสบความสาเร็จ แนวคิดพื้นฐานที่ส่งผลต่อการนาเสนออย่างมีประสิทธิภาพ พบว่า ในการบรรยายแต่ละครั้ง ผู้ฟังจะฟังเพียง 25%-50% ของเวลาทั้งหมด ความจาระยะส้ันของคนสามารถจดจาได้เพียง 5-7 ประเด็นจากส่ิงที่ได้ฟังท้ังหมด โดยทั่วไปจะจาได้เพียง 10% ในส่ิงท่ีได้ยิน และ 50% จากการอ่าน สาหรับเทคนคิ การสร้างสื่อการนาเสนอผลงานด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint มีรายละเอียด เทคนิคที่ควรทราบเป็นพ้นื ฐาน ซ่งึ ประกอบด้วยรายละเอียดดังนี้ การเรยี งลาดบั ข้อในในการสร้างสื่อนาเสนอจะประกอบด้วยประเด็นที่สาคัญที่ควรคานึงถึง คือ อันดับแรกให้คานึงถึง โครงเร่ือง โครงสร้างสไลด์ โดยให้ออกแบบสไลด์ท่ี 1 และท่ี 2 เป็นสไลด์นา โดย แบ่งเป็นสไลด์ท่ี 1: ชอื่ เรอ่ื ง ชอ่ื ผูน้ าเสนอ และสไลดท์ ่ี 2: เปน็ วัตถุประสงค์ หรือหัวข้อการนาเสนอ แสดง ตัวอยา่ งดงั ภาพที่ 9.57 ภาพที่ 9.57 แสดงตวั อยา่ งการวางโครงเร่อื ง เพื่อให้ผู้เรียนเกิดความเข้าใจง่ายข้ึน ผู้เขียนจะสรุปโครงเรื่องเป็นลาดับ สาหรับการวางโครง เรือ่ ง แสดงดังภาพท่ี 9.58

250 ภาพท่ี 9.58 ลาดบั การวางโครงเรือ่ ง นอกลาดับโครงเร่ืองแล้ว ต่อไปเป็นตัวอย่างการกาหนดหัวข้อสาคัญของสไลด์ เช่น หัวข้อเรื่อง: การ พฒั นาคมู่ ือการฝกึ อบรมการวิจัยเพอ่ื พัฒนาพน้ื ท่ีสาหรับบุคลากรมหาวิทยาลยั แสดงดงั ภาพท่ี 9.59-9.60 • หวั ข้อสาคญั • การฝกึ อบรม • การพฒั นาคู่มือ • การวิจัยเพ่อื พฒั นาพ้ืนท่ี • งานวิจัยท่ีเกีย่ วข้อง ภาพท่ี 9.59 ตัวอยา่ งการลาดบั ความสาคญั ของโครงเรอ่ื ง ภาพที่ 9.60 ตัวอย่างการลาดบั วางโครงเร่ือง นอกจากการลาดับวางโครงเรื่องจะเป็นส่ิงสาคัญมากแล้ว การวางโครงสร้างที่ดีถือว่าเป็นส่วน สาคญั ประการหนึง่ ทีผ่ ู้สร้างสื่อนาเสนอควรให้ความสาคัญ

251 1. การวางโครงสรา้ งของสไลด์ สาหรับในหัวข้อน้ีผู้เขียนจะนาเสนอลักษณะโครงสร้างสไลด์ที่ดี และไมด่ ี เพอ่ื ให้เหน็ ความแตกต่าง 1.1 โครงสร้างของสไลด์ที่ดี จะต้องเน้นแนวคิด “หนึ่งสไลด์ ต่อหน่ึงความคิด” มีการสรุป ประเดน็ หรือสาระสาคญั โดยอยภู่ ายใต้เกณฑค์ วบคมุ 3 ประการ คอื  Works สือ่ นาเสนอตอ้ งสามารถส่ือความหมายไดอ้ ย่างรวดเร็ว  Organizes มีการจดั ลาดบั เนอื้ หาเป็นระเบยี บดงู ่าย ไมส่ ับสน  Attracts ต้องสะดุดตา น่าสนใจ โครงสรา้ งสไลดท์ ด่ี จี ะใช้สไลด์ 1-2 สไลด์ในการนาเสนอต่อ 1 นาที เสนอเฉพาะจุดสาคัญไม่ ต้องใช้ประโยคเต็ม แต่ละรายการควรจบในบรรทัดเดียวกันอยู่ระหว่าง 6-8 คาในภาษาอังกฤษ หรือไม่เกิน 10 คาในภาษาไทย นาเสนอรายการสั้น ๆ (bullet Point) ทีละบรรทัด เน้ือหาในแต่ละ สไลด์ไม่ควรเกิน 6 รายการในแตล่ ะหนา้ หากเป็นบรรทดั ไม่ควรเกิน 8-10 บรรทดั ในแต่ละสไลด์ ภาพท่ี 9.61 ตวั อย่างการนบั บรรทดั ในการนาเสนอ หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ให้ใช้เทคนิคการเน้น Main idea ของแต่ละรายการหรือใน พารากราฟด้วยสีท่ีโดดเด่น ตัวอย่างภาพท่ี 9.62 ภาพซ้ายเป็นการวางข้อความลงไปโดยที่ไม่ได้เน้นสี ตรงจุดท่ีสาคัญ จึงทาให้สไลด์ไม่น่าสนใจ ส่วนภาพขวามีการใช้สีแดงตรงข้อความที่ต้องการเน้น ความสาคัญ (ในท่ีนผี้ เู้ ขียนขดี เสน้ ใต้เป็นการใช้สีทโ่ี ดดเด่นกว่าจุดอ่นื ) ภาพท่ี 9.62 เทคนิคการเนน้ Main idea ของแตล่ ะรายการ

252 นอกจากนแ้ี ล้วยังมีตัวอยา่ งข้อความต้นฉบบั กับการสร้างสไลดใ์ หม่ แสดงดังภาพที่ 9.63 เนื้อหาต้นฉบบั เนือ้ หาทน่ี าเสนอในลักษณะสอ่ื ภาพที่ 9.63 การเตรียมเนอ้ื หาเพ่ือการนาเสนอกบั เนอื้ หาตน้ ฉบับ ในการออกแบบเน้ือหาให้เนื้อหาอยู่ภายในกรอบนาเสนอ สาหรับเน้ือหาท่ีสาคัญจะต้องอยู่ ภายในพื้นทใี่ ชง้ าน แสดงดังภาพที่ 9.64 ภาพที่ 9.64 แสดงกรอบขนาดของพน้ื ท่สี าหรับเนอ้ื หาท่สี าคัญ 1.2 โครงสร้างของสไลด์ท่ีไม่ดี ในหน่ึงหน้ามีเน้ือหาสาระมากเกินไป ความเร็วในการ นาเสนอไมส่ ัมพนั ธ์การการนาเสนอเนือ้ หา ใช้การนาเสนอแบบเคลือ่ นไหวทไ่ี ม่เหมาะสม ภาพท่ี 9.65 ตวั อย่างสไลด์ทม่ี เี นอ้ื หาสาระมากเกนิ ไปกบั ตวั อย่างทีส่ รุปเป็นหัวข้อง่ายต่อการนาเสนอ

253 2. การเลือกใช้ขนาดและแบบตัวอักษรอย่างเหมาะสม เลือกใช้รูปแบบตัวอักษรที่มีหัวเพื่อให้ อา่ นงา่ ย ไม่ควรใชต้ ัวอักษรเกิน 2 แบบในแต่ละสไลด์ ใช้แบบตัวอักษรมาตรฐาน เช่น Angsana New สาหรับภาษาไทย หรือ Times New Roman สาหรับภาษาอังกฤษ ใช้ลักษณะพิเศษของตัวอักษร เพ่ือแบ่งแยกหรือเน้นเน้ือหา เช่น การขีดเส้นใต้ ใส่เงาตัวอักษร ตัวเอียง ซ่ึงอักษรตัวเอียง จะใช้ก็ ต่อเมื่อใช้เพื่อเขียน “อ้างอิง” ใช้เพ่ือเน้นเนื้อหา และใช้เขียนช่ือหนังสือ วารสาร นิตยสาร เป็นต้น หรือแม้แต่ไม่ควรใช้ข้อความภาษาอังกฤษแบบตัวใหญ่ท้ังหมด (capitalize) เพราะจะอ่านได้ยาก แสดงดังภาพที่ 9.66 ภาพที่ 9.66 การใชข้ ้อความภาษาอังกฤษพิมพใ์ หญแ่ ละพิมพ์เล็ก สาหรบั การกาหนดขนาดอักษรขอ้ ความ ควรใช้ตวั อกั ษรขนาดใหญ่เพ่ือให้มองเห็นได้ง่าย โดย ใช้ประมาณ 36-50 พอยท์ (point) สาหรับเนอ้ื หา และ 54-60 พอยท์ สาหรบั หัวขอ้ เร่ือง 3. การใช้สีตัวอักษรเพ่ือเน้นความแตกต่าง ไม่ควรใช้สีมากเกินไปใช้สีตัวอักษรตัดกับพื้นหลัง เช่น ตัวอักษรสีน้าเงินบนพ้ืนหลังสีขาว ใช้สีตัวอักษรท่ีไม่ตัดกับพ้ืนหลังท่ียากต่อการอ่าน สร้างสรรค์ แตไ่ มน่ า่ สนใจ ภาพท่ี 9.67 การใชแ้ ถบสีแบง่ บรรทดั เพื่อให้สไลดอ์ ่านได้ง่ายขึ้น ในส่วนการเลือกใช้พ้ืนหลังอย่างเหมาะสม ใช้พ้ืนหลังแบบใดแบบหน่ึงคงที่ในการนาเสนอ สไลด์แตล่ ะชดุ สขี องพ้ืนหลังต้องตัดกับตวั อกั ษร ควรใช้พื้นหลังสีเข้มกับห้องท่ีมีผู้ฟังนั่งไม่เกิน 6 เมตร หากไกลกวา่ นัน้ ไมค่ วรใช้ (ใชส้ ีสว่างแทน) พื้นหลังซง่ึ มีลวดลายไม่ควรใช้ท่ีมีลายเยอะจนเกินไป การใช้ พ้ืนหลังท่ีเป็นรูปภาพปรับความเข้ม-ความสว่างของพ้ืนหลังหรือใช้กรอบสีเข้ามาช่วยเพื่อให้มองเห็น ตัวอกั ษรได้ชัดเจนข้ึน

254 ภาพที่ 9.68 การปรับสีพ้ืนหลังความเข้ม สวา่ ง และใส่กรอบใหก้ ับข้อความ 4. งานกราฟิกส์ สุภาษิตจีนบอกไว้ว่า “ภาพหนึ่งภาพบอกได้มากกว่าคาพูดหม่ืนคา” ควร เปลี่ยนข้อความให้เป็นรูปภาพหรือ รูปแบบอื่นที่น่าสนใจเพ่ือช่วยให้เข้าใจได้ง่ายข้ึน เช่น แผนภูมิ แผนภาพ ตารางแสดงสถิติ หลักในการเลือกใช้รูปภาพในการนาเสนอ การแทรกรูปภาพ ภาพควรมี ความสัมพันธ์กับเนื้อหา ไม่ควรใช้ภาพ clipart ปนกับ photo ไม่ควรใช้ภาพการ์ตูนเคล่ือนไหว (.gif) สิง่ ทไ่ี มเ่ หมาะสม คอื ใช้พน้ื หลงั แบบตารางโดยไม่จาเป็น ตัวอกั ษรขนาดเล็กเกินไปและมากเกินไป สีที่ ใชย้ ากในการอ่าน ขาดหัวเรอ่ื ง ให้เงาแบบท่ีไมน่ ่าสนใจ แสดงตวั อย่างดังภาพท่ี 9.69 ภาพท่ี 9.69 ตัวอยา่ งการแทรกแผนภมู ทิ ี่ดีและไม่เหมาะสม 5. การสะกด การันต์และไวยากรณ์ พิสูจน์อักษรในสไลด์ การสะกดผิด การใช้คาซ้า ประโยค ผิดไวยากรณ์ ให้ผู้รู้หรือเจ้าของภาษาตรวจทานสไลด์ให้ถูกต้องก่อนนาเสนอ ใช้การปิดสรุปที่ ประทับใจและได้ใจความ ผู้ฟังสามารถจดจาคาสุดท้ายหรือบทสรุปได้ ใช้การสรุปเพื่อย้าจุดสาคัญท่ี สไลด์นาเสนอเพอ่ื การเสนอแนวคิดสาคญั ต่อไป 6. การซักถาม ปิดการนาเสนอด้วยการเปิดโอกาสให้ผู้ฟังซักถาม เชิญชวนให้ผู้ฟังถามเพื่อการ ขยายความเข้าใจหรือการแลกเปลย่ี น เลี่ยงการปดิ การนาเสนอแบบรวบรัด

255 กล่าวโดยสรุปว่า การเตรียมผลิตและการใช้สไลด์ จัดทาสไลด์ตามลาดับของเนื้อหา จัดทา เป็น Bullet point ไมอ่ ัดขอ้ มลู ลงจานวนมากในสไลด์ ในแต่ละ Bullet ควรจบในบรรทัดเดียวกัน ใช้ ตัวอักษรขนาดใหญ่ ใช้สีตัวอักษรตัดกับพ้ืน Background ของสไลด์ ใช้ภาพประกอบ อย่าให้เทคนิค ของ PowerPoint แย่งความสาคัญจากผู้นาเสนอ เพราะผู้นาเสนอ คือ ศูนย์กลางความสนใจไม่ใช่ เทคนคิ ท่มี ากจนเกินพอดี เทคนิคการสร้างอนิ โฟกราฟกิ ส์ดว้ ยโปรแกรม Microsoft PowerPoint การใช้อนิ โฟกราฟกิ ส์ในการสือ่ สารขอ้ มลู จะช่วยทาให้เข้าใจข้อมูลนั้นได้ง่ายข้ึน ถึงแม้ว่าข้อมูล เหล่านั้นจะมีปริมาณจานวนมากก็ตาม เป็นการสรุปข้อมูลอย่างตรงประเด็น เห็นครั้งแรกแล้วชวนให้ ติดตามทนั ที อีกอย่างอินโฟกราฟิกส์ยังส่งผลต่อระบบความจา เพราะการใช้ภาพ และสีสันต่าง ๆ มา ตกแต่ง จะทาให้จดจาได้ง่ายและช่วยกระตุ้นความสนใจและการจดจา เรายังสามารถนาอินโฟ กราฟกิ ส์มาชว่ ยในดา้ นการตลาดจดั ทาคอนเทนตท์ างการตลาด สรา้ งภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์การ อินโฟ กราฟิกส์มีหลากหลายรูปแบบในการส่ือสาร ไม่จาเป็นต้องเป็นข้อมูลเชิงสถิติอย่างเดียวเท่านั้น อาจ เป็นการเล่าเร่ืองราว การเปรียบเทียบข้อดีข้อเสีย ในรูปแบบต่างๆ ทั้งรูปภาพ การ์ตูน คลิปวิดีโอ ที่ สาคัญมผี ลสารวจออกมาว่า อินโฟกราฟิกส์มีอัตราการแชร์ท่ีสูงกว่าเน้ือหาทางการตลาดอ่ืน ๆ เพราะ อนิ โฟกราฟิกสม์ ีความน่าสนใจ สวยงาม ข้อมูลกระชับ ครบถ้วน สามารถเข้าใจได้ง่ายในภาพเดียว ใช้ เวลาในการอ่านไม่มาก สะดวกรวดเร็ว ผู้คนจึงนิยมแชร์ในโซเชียลมีเดียเพื่อเผยแพร่ความรู้ สาหรับ ตัวอยา่ งอินโฟกราฟกิ ส์ แสดงดังภาพท่ี 9.70 ภาพที่ 9.70 ตัวอย่างอินโฟกราฟิกส์ สาหรับหลักการออกแบบอินโฟกราฟิกส์ ต้องคานึงถึง 2 ด้าน ได้แก่ ด้านข้อมูล และด้านการ ออกแบบ โดยด้านข้อมูลน้ันเป็นเร่ืองราวท่ีนาเสนอต้องมีความน่าสนใจ หรือเป็นเร่ืองที่คนท่ัวไป ต้องการรู้ข้อมูลต้องเป็นความจริง มีความถูกต้อง เน้ือหากระชับ และจัดข้อมูลให้เป็นระบบระเบียบ สรปุ ประเดน็ เปน็ หัวข้อให้คนอา่ นเขา้ ใจได้งา่ ย ส่วนดา้ นการออกแบบ รูปแบบสวยงาม แต่มีความเรียบ งา่ ย ไม่ออกแบบการจัดวางให้ซบั ซ้อนจนเกนิ ไป ดแู ลว้ เขา้ ใจง่าย การเน้นหัวข้อ การใส่ตัวเลข รูปภาพ ท่ีสือ่ ถึงข้อมูลไดช้ ัดเจน มสี ีสนั สะดุดตา แต่ไม่ลายตา เลือกใช้สีโทนสีให้เข้ากัน ตัวอักษรไม่กลืนกับพื้น หลัง สามารถนาไปใชง้ านไดจ้ รงิ เชน่ เปิดดูบนมือถือแล้วภาพไม่เล็กหรือใหญ่เกินไป

256 ส่ิงทค่ี านงึ ถงึ ทั้งสองด้าน ถือว่าเป็นปัจจัยสาคัญที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพของการสื่อสาร เพื่อให้ ประสิทธิภาพการส่ือสารด้วยอินโฟกราฟิกส์ทรงพลังมากยิ่งขึ้น ผู้เขียนจะแนะนาข้ันตอนที่สาคัญใน การออกแบบอินโฟกราฟิกส์ โดยมีรายละเอียดดงั นี้ 1. การกาหนดหัวข้อ ถือว่าเป็นขั้นตอนแรกที่สาคัญที่จะนาไปสู่การกาหนดเนื้อหา กลุ่มเปา้ หมาย และ เวลาทจี่ ะเผยแพร่ 2. การรวบรวมขอ้ มูล ข้อมูลในการนาเสนอเป็นส่ิงสาคัญ อาจมาจากการจดบันทึกหรือค้นคว้า จากแหล่งต่าง ๆ โดยสามารถกลับมาตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ในภายหลัง หรือใช้สาหรับ อ้างอิงในผลงาน 3. ส่ิงสาคัญในการนาข้อมูลมาใส่ในอินโฟกราฟิกส์ จะต้องอ่านแล้วสรุปเลือกข้อมูลเฉพาะท่ี สาคัญ เพราะอินโฟกราฟิกส์ตอ้ งมีความกระชับ ครบถว้ น และเปน็ ประโยชน์ 4. การเลือกรูปแบบของอินโฟกราฟิกส์ มีหลายรูปแบบที่เหมาะสมให้เลือก เช่น แผนภูมิ ตาราง รูปภาพ คลิปวิดโี อ หรือการเนน้ ตวั เลขท่ีเป็นขอ้ มูลเชิงสถิติเพอื่ ความนา่ สนใจ 5. เม่ือทาเสร็จแล้ว ควรมีการตรวจสอบก่อนเผยแพร่ ข้ันตอนนี้ถือว่าเป็นขั้นตอนที่สาคัญ เพราะอินโฟกราฟกิ ส์ ต้องเปน็ ส่ิงท่ีเห็นแล้วสะดุดตา น่าสนใจ อ่านเข้าใจได้ง่าย นอกจากทบทวนด้วย ตนเองแล้ว ควรให้คนอนื่ ๆ ชว่ ยดูดว้ ยว่านา่ สนใจ อ่านเข้าใจหรือไม่ 6. การเผยแพรบ่ นโลกโซเชยี ลมเี ดีย ควรเขียนแคปชันที่น่าสนใจเพื่อเป็นตัวช่วยในการดึงดูดให้ คนอยากรู้อยากอ่าน และควรติดแฮชแท็ก # ที่เก่ียวข้องกับเนื้อหา เพื่อให้คนสามารถค้นหาอินโฟ กราฟิกส์ของเราได้งา่ ยขึน้ เน้ือหาดิจิทัลที่เป็นอินโฟกราฟิกส์น้ันได้รับความนิยมอย่างมาก เพราะมีความเหมาะสมกับ พฤติกรรมการรับข่าวสารของผู้คนในปัจจุบันที่ต้องการความสะดวกและรวดเร็ว จากหลักการและ ขั้นตอนการออกแบบอินโฟกราฟิกส์ ต่อไปน้ีผู้เขียนจะยกตัวอย่าง เทคนิคในการออกแบบโดยใช้ รูปร่างอะตอม มรี ายละเอียดดังนี้ รปู รา่ งอะตอม มีข้นั ตอนดังนี้ 1. วาดรปู ร่างไม่มเี ส้นขอบ คดั ลอกรปู ร่างวางเรยี งตดิ กัน ภาพที่ 9.71 ตัวอยา่ งวาดรูปรา่ งไมม่ เี สน้ ขอบ 2. วาดรูปร่างสี่เหลี่ยมไม่มีเส้นขอบวางทับ ดังภาพ เปล่ียนสีรูปร่างส่ีเหล่ียมเป็นสีส้ม ปรับ รูปรา่ งส่เี หล่ียมให้อยู่ดา้ นหลงั ภาพวงกลม

257 ภาพท่ี 9.72 ตวั อย่างจดุ ปรับรปู ร่างส่ีเหลี่ยมให้อยู่ดา้ นหลงั ภาพวงกลม 3. ทาการผสานรูปร่างสีส้มให้เป็นภาพเดียวกันด้วยการคลิกรูปร่างสีส้มทั้งสามรูปโดยในขณะ คลิกให้กด Shift คา้ งไว้ แทบ็ Shape Format เลือก เช่ือม (Union) ภาพที่ 9.73 ตัวอยา่ งการผสานรปู รา่ งสสี ้มใหเ้ ปน็ ภาพเดียวกัน 4. ให้ทาการตัดส่วนย่อยท้ิง โดยการคลิกพ้ืนท่ีสีส้มท่ีเราเช่ือมไว้แล้ว กด Shift ค้างไว้ เลือก วงกลมสีน้าเงินที่เหลือทั้งหมด ผสานรูปร่างแบบ ตัดส่วนย่อย (Fragment) จากน้ันคลิกลบส่วนที่ไม่ ตอ้ งการท้งิ ภาพท่ี 9.74 ตัวอย่างการตัดสว่ นยอ่ ยทงิ้ 5. ประกอบรปู รา่ งวงกลมสามมติ ิ กบั อะตอม และกรฟุ๊ รวมภาพเป็นภาพเดยี วกัน ภาพที่ 9.75 ตวั อยา่ งการประกอบรูปร่างวงกลมสามมติ ิกับอะตอม

258 ตวั อย่างการออกแบบข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น นอกจากน้ีแล้วยังมีเทคนิคท่ีน่าสนใจอีก เชน่ รปู รา่ งสามมิติ การทาเสน้ โค้ง การแบง่ ส่วนวงกลม และเงา เป็นต้น จากรายละเอียดจึงทาให้เห็น ถึงประโยชน์ของโปรแกรมไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ มากขึ้น ซ่ึงนอกจากจะเป็นการสร้างงาน นาเสนอหน้าชั้นเรียน หรือนาเสนอในที่ประชุมแล้ว ยังสามารถใช้เป็นเคร่ืองมือในการสร้างงานท่ี เรยี กว่า อินโฟกราฟิกสไ์ ด้อยา่ งมีประสิทธิภาพอีกดว้ ย สรปุ ท้ายบท โปรแกรมประยุกต์สาหรับการจัดการงานด้านการนาเสนอข้อมูล โปรแกรมในชุดสานักงานท่ี เหมาะสมและนิยมใช้งานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทางาน คือ โปรแกรมไมโครซอฟต์ พาวเวอร์ พอยท์ ซึง่ โปรแกรมดังกลา่ วได้ถูกพัฒนาให้มีความสามารถเฉพาะด้านในเร่ืองการนาเสนอข้อมูล นิยม ใชใ้ นการประชมุ สัมมนา ส่ือการสอน เนื่องจากโปรแกรมดังกล่าวมีความสามารถนาเสนอข้อมูลได้ท้ัง ข้อความ ภาพ เสียง และภาพเคล่ือนไหว มาจัดร้อยเรียงเป็นเรื่องราวและจัดลาดับให้การนาเสนอ ออกมาด้วยการเคลื่อนไหวท่ชี วนติดตาม และสรา้ งความเรา้ ใจตอ่ ผ้ชู ม การใช้โปรแกรม ไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ น้ัน ถ้าผู้ใช้งานสามารถใช้งานเครื่องมือพื้นฐาน ได้อย่างคล่องก็จะสามารถเพ่ิมประสิทธิภาพการทางานให้กับธุรกิจของตนเองได้ ผู้เรียนต้องทาความ เข้าใจในเครื่องมือพื้นฐาน ปัจจุบัน ไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์มีเครื่องรูปแบบใหม่ที่อานวยความ สะดวกสบายให้แก่ผู้นาเสนอ โดยผู้นาเสนอไม่ต้องน่ังในห้องประชุมและผู้เข้าร่วมก็ไม่ต้องน่ังในห้อง ประชุมเช่นเดียวกัน ท้ังผู้นาเสนอและผู้เข้าฟังไม่จาเป็นต้องอยู่สถานที่เดียวกันก็สามารถเห็นสไลด์ได้ ขอเพียงแค่มีอินเตอร์เน็ตและเคร่ืองคอมพิวเตอร์เท่านั้น ซึ่งการนาเสนอท่ีว่าน้ี คือ การนาเสนอแบบ ออนไลน์ PowerPoint รุ่นใหม่ มีเคร่ืองมือท่ีช่วยให้งานนาเสนอของเราสามารถนาแสดงขึ้นบนเว็บ บราวเซอร์ ผนู้ าเสนอและผู้เข้าร่วมนั้นสามารถเห็นการนาเสนอแบบออนไลน์ได้พร้อมกันโดยผ่านเว็บ บราวเซอร์ หลังจากที่ไดผ้ ลิตงานนาเสนอเสร็จสิ้นแล้ว สิ่งสาคัญประการหน่ึง คือ การสั่งพิมพ์เอกสารออก ทางเคร่ืองพิมพ์ ซึ่งอาจต้องพิมพ์ออกมาเพ่ือแจกจ่ายให้กับผู้เข้ารับฟังการนาเสนอ นอกจากทักษะ พื้นฐานที่จาเป็นการใช้โปรแกรมประยุกต์แล้ว เทคนิคการสร้างสื่อนาเสนอ ส่ิงท่ีควรคานึงถึง ได้แก่ การวางโครงสร้างของสไลด์ การเลือกใช้ขนาดและแบบตัวอักษรอย่างเหมาะสม การใช้สีตัวอักษรเพ่ือ เน้นความแตกต่าง งานกราฟิกส์ การสะกด การันต์และไวยากรณ์ พิสูจน์อักษรในสไลด์ และการ ซกั ถาม ปิดการนาเสนอด้วยการเปดิ โอกาสให้ผู้ฟงั ซกั ถาม อีกหนึ่งความสามารถของไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ คือ การสร้างงานที่เรียกว่า อินโฟ กราฟิกส์ การเล่าเรื่องหรืออธิบายข้อมูลสารสนเทศต่าง ๆ โดยใช้ภาพในการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็น สารสนเทศเกี่ยวกับตัวเลข ข่าวสาร สถิติ ความรู้ อาจถูกถ่ายทอดออกมาในรูปแบบของแผนภูมิ แผนผัง สัญลักษณ์ กราฟ ท้ังน้ี ยังมีการออกแบบสีสัน รูปแบบ ลูกเล่น ต่าง ๆ ให้สามารถสื่อสารได้ เข้าใจงา่ ยข้นึ ดึงดดู นา่ สนใจ ซ่งึ ทส่ี ่ิงทกี่ ล่าวมาเรียกวา่ อนิ โฟกราฟิกส์ (Infographic)

259 คาถามท้ายบท กจิ กรรมด้านทฤษฎี ข้อ 1-7 และกจิ กรรมด้านปฏิบัติ ข้อ 8-10 1. จงอธบิ ายลักษณะทวั่ ไปของโปรแกรมประยุกต์เพ่ือการนาเสนอข้อมูล 2. โปรแกรมประยุกตเ์ พอ่ื การนาเสนอขอ้ มลู ไมโครซอฟตพ์ าวเวอรพ์ อยท์ มีลักษณะอยา่ งไร 3. งานนาเสนอลกั ษณะใดทเ่ี หมาะสมกับการใชโ้ ปรแกรมไมโครซอฟต์พาวเวอรพ์ อยท์ 4. จงอธิบายการใชง้ านเครอื่ งมือพนื้ ฐานโปรแกรมไมโครซอฟตพ์ าวเวอรพ์ อยท์ สาหรบั การจัดกลุ่มหมวดหมู่ งานนาเสนอ 5. เราสามารถสร้างสไลด์ดว้ ยวิธกี ารใดไดบ้ า้ ง 6. เทคนคิ การสรา้ งส่อื นาเสนอขอ้ มูล มีเทคนคิ สาคัญอะไรบา้ งท่คี วรคานงึ ถงึ 7. การส่งั พมิ พ์เอกสารการนาเสนอ มีประโยชน์ต่อผู้รบั ชมอย่างไร 8. จงออกแบบสไลดป์ ระวตั ิส่วนตวั โดยใหม้ ีการจัดกล่มุ หมวดหมงู่ านนาเสนอ การสร้างอัลบ้ัมรูปภาพ กาหนด Transition การกาหนด Animation การแสดงงาน Presentation 9. จงออกแบบสไลด์เก่ียวกับการใช้โปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจ โดยให้มีการแทรกวิดีโอ การตัดต่อ วดิ ีโอ กาหนด Transition การกาหนด Animation การแสดงงาน Presentation 10.จงออกแบบอินโฟกราฟิกส์เพ่ืองานธุรกิจ โดยยกตัวอย่างกรณีศึกษาท่ีตนเองสนใจคนละ 1 เรื่อง โดยประยุกต์ใชเ้ ทคนิค อะตอม รปู รา่ งสามมติ ิ เสน้ โคง้ วงกลม เงา

260 เอกสารอา้ งองิ งานพฒั นาสือ่ ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลยั มหิดล. (2560). เทคนคิ การสรา้ ง Presentations PowerPoint 2013 อย่างมืออาชีพ. คน้ เมื่อ มนี าคม 31, 2562, จาก http://www.muit.mahidol.ac.th/muit_training/it360/manual-powerpoint2013.pdf. จีระสทิ ธ์ิ องึ้ รตั นวงศ.์ (2558). ค่มู อื ใช้งาน Microsoft Office 2013. กรุงเทพฯ: สวัสดี ไอที. ธัชชยั จาลอง. (2561). คอมพวิ เตอรแ์ ละสารสนเทศเพื่องานอาชพี . กรุงเทพฯ: ซีเอ็ดยูเคช่ัน. ปยิ ะ นาคสงค.์ (2558). สรา้ งงานพรีเซนเตชันด้วย PowerPoint 2013 ฉบบั สมบรู ณ์. กรงุ เทพฯ: REVIVA. สุธีร์ นวกลุ . (2560). Microsoft Office 2016 ฉบบั เรียนรู้ด้วยตนเอง. กรงุ เทพฯ: ซีเอด็ ยูเคช่นั . เออาร์ไอท.ี (2560). ค่มู อื การเรยี นรู้ Microsoft PowerPoint 2016. กรุงเทพฯ: เออาร์ไอที. Carmine Gallo.(2010). เก่ง Presentation อยา่ ง สตีฟ จ๊อบส์. กรงุ เทพฯ: แมคกรอ-ฮิล. Hamilton,Cheryl. (1999). Essentials of Public Speaking. USA: Wadsworth Publishing Company. Jay,Antony. and Jay,Rose. (1996) .Effective Presentation. UK: Pitman Publishing. School Press. Morgan, Nick. (2004) Presentations that persuade and motivate. USA: Harvard Business. Officemanner in Microsoft PowerPoint. (2557). นาเสนองานออนไลนผ์ ่านเวบ็ ราวเซอรด์ ้วย PowerPoint 2013. คน้ เม่ือ เมษายน 1, 2562, จาก https://officemanner.com/2014/02/03/. Tierney, Elizabeth. (1999). 101 ways to better presentations. UK: Kogan Page Limited.

แผนบรหิ ารการสอนประจาบทท่ี 10 การใช้โปรแกรมประยกุ ต์เพือ่ การจัดการฐานข้อมลู หัวขอ้ เน้ือหา 1. ลกั ษณะท่ัวไปของโปรแกรมประยกุ ตเ์ พือ่ การจดั การฐานขอ้ มูล 2. พน้ื ฐานการออกแบบและพฒั นาระบบฐานข้อมลู 3. การใช้งานโปรแกรมประยุกตไ์ มโครซอฟต์แอคเซส 4. โปรแกรมประยุกต์บนเครือขา่ ยเพ่อื การจัดการฐานข้อมลู วัตถุประสงค์เชิงพฤตกิ รรม 1. อธบิ ายลักษณะทั่วไปของโปรแกรมประยุกต์เพ่ือการจดั การฐานขอ้ มลู ได้ 2. บอกพ้ืนฐานการออกแบบและพฒั นาระบบฐานข้อมลู ได้ 3. ประยุกตใ์ ช้งานโปรแกรมประยุกต์ไมโครซอฟต์แอคเซสได้ 4. ประยุกตใ์ ชง้ านโปรแกรมประยุกตบ์ นเครือขา่ ยเพื่อการจัดการฐานข้อมลู ได้ วิธสี อนและกิจกรรมการเรยี นการสอน 1. วธิ สี อน 1.1 วธิ สี อนแบบบรรยาย 1.2 วธิ ีสอนแบบปฏบิ ัติ 1.3 วิธสี อนโดยใช้กรณีตวั อย่าง 2. กิจกรรมการเรยี นการสอน 2.1 ผู้สอนยกตัวอย่างกรณีศึกษา ปัญหาในการประกอบธุรกิจ เพื่อให้ผู้เรียนช่วยกันวิเคราะห์ วา่ ธรุ กจิ มปี ัญหาเรอ่ื งอะไร เรอื่ งใดมีความเหมาะสมกับการนําระบบฐานข้อมูลเข้ามาช่วยแก้ไขปัญหา ไดบ้ ้าง ตอบคาํ ถามในลักษณะแลกเปลยี่ นความคิดเห็น รว่ มกนั สรปุ 2.2 ผสู้ อนบรรยายพร้อมทัง้ ฝึกปฏิบัตเิ ร่ืองต่อไปนี้ 2.2.1 ลักษณะทว่ั ไปของโปรแกรมประยกุ ต์เพ่ือการจดั การฐานขอ้ มูล 2.2.2 พ้ืนฐานการออกแบบและพฒั นาระบบฐานข้อมูล 2.2.3 การใชง้ านโปรแกรมประยุกตไ์ มโครซอฟตแ์ อคเซส 2.2.4 โปรแกรมประยุกต์บนเครือขา่ ยเพ่ือการจัดการฐานข้อมลู 2.3 ฝึกปฏิบัติในการออกแบบฐานข้อมูลในระดับแนวคิด โดยใช้แบบจําลอง ER ยกตัวอยา่ งธรุ กจิ ท่ีมีความตอ้ งการท่จี ะพฒั นาระบบฐานข้อมูลเพ่อื มาชว่ ยบริหารขอ้ มูลในธรุ กจิ

262 2.4 ผู้เรียนศึกษาเน้ือหาที่เรียนพร้อมเปิดโอกาสให้แลกเปล่ียนความรู้กับเพ่ือนใน ห้องเรยี นและตอบคําถามท้ายบท สื่อการเรยี นการสอน 1. เอกสารประกอบการสอน รายวชิ า การใชโ้ ปรแกรมประยกุ ตท์ างธุรกจิ 2. โปรแกรมสาํ เรจ็ รูป Power Point ประกอบการสอน 2.1 ลักษณะทว่ั ไปของโปรแกรมประยกุ ต์เพอ่ื การจดั การฐานขอ้ มูล 2.2 พ้ืนฐานการออกแบบและพฒั นาระบบฐานข้อมลู 2.3 การใช้งานโปรแกรมประยุกตไ์ มโครซอฟต์แอคเซส (microsoft access) 2.4 โปรแกรมประยุกตบ์ นเครือข่ายเพ่ือการจัดการฐานขอ้ มูล 3. ใบงานฝึกปฏิบัติ 4. กรณศี ึกษาตวั อย่าง 5. โปรแกรมสาํ เร็จรูป Microsoft office 6. เว็บไซต์ www.mentimeter.com 7. บทเรียนออนไลน์ www.elearningbynirut.com/moodle/ การวดั ผลและประเมินผล 1. สงั เกตการตอบคําถาม 2. ตรวจผลงานการฝกึ ปฏิบตั ิ 3. ตรวจผลงานการตอบคําถามท้ายบท 4. ทดสอบภาคปฏิบตั ิการสรา้ งฐานขอ้ มูลอยา่ งง่าย

263 บทท่ี 10 การใช้โปรแกรมประยกุ ต์เพ่ือการจดั การฐานขอ้ มลู ปัจจุบันเทคโนโลยีได้พัฒนาไปอย่างรวดเร็ว ไม่เว้นแม้แต่เทคโนโลยีด้านการจัดการฐานข้อมูล จากการพัฒนาด้านเทคโนโลยสี ่งผลให้เกิดข้อมูลข้ึนใหม่เป็นจํานวนมาก ซึ่งข้อมูลดังกล่าวเป็นข้อมูลที่ เกิดขึ้นมาพร้อมกับพฤติกรรมของมนุษย์ จากข้อมูลจํานวนมากหากเจ้าของธุรกิจสามารถจัดเก็บและ รวบรวมข้อมูลดังกล่าวอย่างเป็นระบบ จะช่วยเพ่ิมประสิทธิภาพในการใช้เป็นข้อมูลประกอบการ ตัดสินใจได้อย่างดี ลักษณะการจัดการฐานข้อมูลมีหลากหลายแบบผู้ใช้งานจะเลือกใช้แบบออนไลน์ หรือแบบติดต้ังกับเครื่องคอมพิวเตอร์ตามแต่สะดวก โดยผ่านเครื่องมือท่ีเรียกว่า ซอฟต์แวร์ประยุกต์ ซอฟต์แวร์ดังกล่าวมีหลากหลายประเภท สําหรับผู้ใช้งานที่ไม่ได้ต้องการข้อมูลในแบบออนไลน์ สามารถเลือกใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ประยุกต์ท่ีติดต้ังมาพร้อมกับเคร่ืองคอมพิวเตอร์ได้เช่นกัน ซึ่ง โปรแกรมประยุกตเ์ พ่ือการจัดการฐานข้อมูลท่นี ยิ มใช้งานกันอย่างแพร่หลาย คือ ไมโครซอฟต์แอคเซส (Microsoft Access) ซ่ึงเป็นหนึ่งโปรแกรมประยุกต์ท่ีเหมาะสมกับการจัดการฐานข้อมูลในชุด โปรแกรมสํานักงาน ไมโครซอฟต์แอคเซส เป็นโปรแกรมในการจัดการระบบฐานข้อมูล (database management system) ท่สี ามารถจัดเกบ็ ขอ้ มลู จาํ นวนมากและยังสามารถพัฒนาแบบฟอร์ม (form) และสร้างรายงาน (report) ได้อกี ด้วย โดยสามารถใชพ้ ฒั นาระบบงานง่าย ๆ จนถึงซับซ้อนได้ และยัง สามารถใช้งานพร้อมกันหลาย ๆ คน แต่นอกจากตัวโปรแกรมท่ีจําเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจแล้ว ผู้ใช้งานต้องมีพ้ืนฐานเก่ียวกับแนวคิดระบบฐานข้อมูล องค์ประกอบของฐานข้อมูล ลักษณะ ความสัมพันธ์ คีย์ข้อมูล เป็นต้น ต้องศึกษาและทําความเข้าใจเสียก่อน ก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรมประยกุ ตไ์ มโครซอฟตแ์ อคเซส ในบทน้ีจะอธิบายถึง ลักษณะท่ัวไปของโปรแกรมประยุกต์เพ่ือการจัดการฐานข้อมูล พื้นฐาน การออกแบบและพัฒนาระบบฐานข้อมูล การใช้งานโปรแกรมประยุกต์ไมโครซอฟต์แอคเซส และ โปรแกรมประยุกตบ์ นเวบ็ เพอื่ การจดั การฐานข้อมลู โดยมรี ายละเอียดดงั ตอ่ ไปน้ี ลกั ษณะทัว่ ไปของโปรแกรมประยกุ ต์เพื่อการจดั การฐานขอ้ มูล ฐานข้อมูล (database) ได้เข้ามามีบทบาทสําคัญต่อวงการท่ัวไปเป็นอย่างมาก ดังจะเห็นได้ว่า แทบทุกที่ที่มคี อมพิวเตอร์ใช้งานเพ่ือการประมวลผล ไม่ว่าจะเป็นการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์สําหรับ งานด้านธุรกิจ การศึกษา การแพทย์ วิทยาศาสตร์ หรืองานด้านวิศวกรรม ล้วนแต่เกี่ยวข้องกับ ฐานขอ้ มูลแทบทงั้ สน้ิ กล่าวได้ว่าอัตราการเติบโตของการใช้งานคอมพิวเตอร์ ได้ส่งผลกระทบโดยตรง ต่อเทคโนโลยีฐานข้อมูล จึงส่งผลให้แต่ละองค์กรต่างจําเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์เพ่ือการเข้าถึง ฐานขอ้ มูลท่ตี นตอ้ งการ ซ่ึงใชว่ า่ จะเปน็ เพียงฐานข้อมลู ในระดบั ภายในองค์การเท่านัน้ ปัจจุบันมีการพัฒนาเป็นฐานข้อมูลท้ังภายในและภายนอกมาอยู่รวมกันเป็นฐานข้อมูลขนาด ใหญ่ท่ีเรียกว่า คลังข้อมูล (data warehouse) ด้วยอัตราการเติบโตของคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยี สารสนเทศท่ีผ่านมา จึงทําให้ท้ังหน่วยงานภาครัฐและภาคธุรกิจเอกชนในปัจจุบัน ต่างต่ืนตัวในการ

264 พัฒนาฐานข้อมูลข้ึนมาเพ่ือใช้งาน ไม่ว่าจะมีจุดประสงค์เพ่ือใช้งานภายในองค์กร หรือเพ่ือบริการ ลูกค้า รวมถึงการแสดงศักยภาพทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ด้วยการพัฒนาเทคโนโลยีฐานข้อมูล ของหน่วยงานให้ประจักษ์แก่คู่แข่งขัน ซึ่งถือว่าเป็นการชิงความได้เปรียบด้านการแข่งขันทางธุรกิจก็ ว่าได้ และด้วยคนรุ่นใหม่ในปัจจุบันส่วนใหญ่มีความรู้ด้านเทคโนโลยี จึงทําให้มีโอกการเลือกบริโภค สินคํ้าหรือเลือกใช้บริการมากขึ้น โดยเฉพาะการบริการที่มุ่งเน้นความฉับไว มีการติดต่อสื่อสารท่ี รวดเร็ว ดังน้ัน แต่ละองค์การจึงต้องหันมาปรับปรุงตัวเองให้ทันกับเทคโนโลยี จึงทําให้เทคโนโลยีต่าง ๆ ได้เกิดขึ้น และหล่ังไหลเข้ามาเป็นส่วนหน่ึงในชีวิตประจําวันของมนุษย์มากขึ้นทุกขณะ เทคโนโลยี ฐานข้อมูลจึงเป็นสิ่งสําคัญในการติดต่อกิจธุระ เพื่อให้การเข้าถึงและสามารถเรียกข้อมูลที่ต้องการได้ ทันที โดยมีคาํ กล่าวประโยคหนง่ึ ทน่ี ่าสนใจ คอื หากหนว่ ยงานใดได้มกี ารนําเทคโนโลยีฐานข้อมูลมาใช้ งานภายในองค์การ ย่อมได้เปรียบในเชิงแข่งขันด้านการค้า หมายความว่า เมื่อหน่วยงานน้ันได้มีการ พัฒนาฐานข้อมูลเพ่ือใช้ในองค์การด้วยการนําข้อมูลมารวบรวมได้อย่างเป็นระบบและจัดเก็บลงใน ฐานขอ้ มลู จะสามารถนําไปใช้ใหเ้ กิดประโยชน์ได้อย่างหลากหลาย (โอภาส เอยี่ มสริ ิวงษ,์ 2551, หน้า 14) สุพรรษา ยวงทอง (2557, หน้า 192-193) ได้อธบิ ายถงึ แนวคิดของการนาํ ระบบฐานข้อมูลมา ใช้งานว่า ระบบฐานข้อมูลช่วยจัดการกับข้อมูลอยู่บนพื้นฐานของการลดความซ้ําซ้อนกันของข้อมูล กลา่ วคอื หากมขี ้อมูลชดุ เดียวกนั ถูกจดั เกบ็ ในสองแฟมู ขอ้ มลู หรืออาจมากกว่าน้ัน ทําให้ต้องเก็บข้อมูล จํานวนมากหลายแฟูมหรืออาจจะมากกว่านั้น แนวคิดนี้จึงช่วยให้เม่ือใดที่มีการเปล่ียนแปลงใน แฟมู ข้อมูลน้ันจะช่วยให้เราสามารถปรับแก้ไขข้อมูลแค่เพียงจุดเดียว ไม่จําเป็นต้องตามไปแก้ไขทุก ๆ แฟมู เป็นตน้ อีกพื้นฐานหน่ึง คือ ระบบฐานข้อมูลจะช่วยลดความขัดแย้งของข้อมูล ลักษณะข้อมูลท่ีเป็นชุด เดียวกันแต่มีค่าต่างกัน เป็นผลมาจากความซํ้าซ้อนกันของข้อมูล จากการแก้ไขข้อมูลเพียงจุดเดียว ขอ้ มูลจึงมีความถกู ต้องและสอดคล้องกัน ตามด้วยความสมเหตุสมผลของข้อมูลท่ีอยู่ในฐานข้อมูล ซึ่ง ระบบฐานข้อมูลจะมีการกําหนดชนิดข้อมูล ความยาวข้อมูล ให้แต่ละส่วน จึงทําให้โอกาสในการ บันทึกข้อมูลมคี วามผิดพลาดน้อย ถูกต้องตามโครงสรา้ งท่ีกําหนดเสมอ เมื่อเป็นระบบฐานข้อมูลย่อม มีการทํางานในลักษณะการใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล และช่วยลดระยะเวลาการ พัฒนาระบบงาน ทาํ ให้ปญั หาลดน้อยลง สง่ ผลให้นักพัฒนาระบบประหยัดเวลา เพราะฐานข้อมูลช่วย ในเร่อื งของคุณสมบตั ดิ ังกล่าว หากกลา่ วโดยสรุปแนวคิดของการใช้ฐานขอ้ มลู แสดงดงั ภาพท่ี 10.1

265 รักษาความคงสภาพข้อมลู ลดความขัดแยง้ ของขอ้ มูล ใช้ขอ้ มลู ร่วมกัน แนวคิดการใชฐ้ านข้อมลู ลดความซา้ ซ้อนของขอ้ มลู ง่ายต่อการเข้าถงึ ขอ้ มลู ลดเวลาพัฒนาระบบงาน ภาพที่ 10.1 แนวคิดของการใชฐ้ านข้อมลู ทม่ี า (สพุ รรษา ยวงทอง, 2557, หนา้ 192) นอกจากน้ีแล้ว ฐานข้อมูลยังช่วยในเร่ืองรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยผู้ดูแลระบบ สามารถกําหนดสิทธ์ิได้ว่าให้ผู้ใช้คนใดทําอะไรได้หรือไม่ได้บ้าง เม่ือนําไปใช้ร่วมกับกา รพัฒนา ระบบงานโปรแกรมฐานข้อมลู จะทาํ ให้ระบบงานมีประสิทธิภาพมากขน้ึ ตามไปด้วย โดยผู้ใช้โปรแกรม ในแต่ระดับสามารถใช้งานได้แตกต่างกัน โปรแกรมประยุกต์เพ่ือการจัดการฐานข้อมูลในปัจจุบันมี หลากหลายประเภท เช่น ไมโครซอฟต์แอคเซส โปรแกรมไมโครซอฟต์เอสคิวแอลเซอร์ฟเวอร์ (Microsoft SQL Server) โปรแกรมฟฺอกซ์โปร (FoxProx) โปรแกรโอราเคิ้ล (Oracle) โปรแกรมคลิปเปอร์ (Clipper) และโปรแกรมดีบีทู (DB2) เป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน บาง โปรแกรมใชง้ า่ ยแตจ่ ะจาํ กดั ขอบเขตการใชง้ านหรือใช้กบั ฐานข้อมูลขนาดเล็กบางโปรแกรมใช้งานยาก กวา่ แตจ่ ะมีความสามารถในการทํางานมากกวา่ หรือใชก้ บั ฐานข้อมูลขนาดใหญ่ ซึ่งในบทนี้จะกล่าวถึง เฉพาะโปรแกรมไมโครซอฟต์แอคเซส โปรแกรมสําเร็จรูปในชุดสํานักงานท่ีมีความสามารถสูง ใช้งาน ง่าย มีเครื่องมือให้เลือกใช้มากมาย สามารถสร้างแบบสอบถามจากฐานข้อมูล เพ่ือนําผลลัพธ์ไป คํานวณค่า วิเคราะห์ข้อมูล และจัดทํารายงานสรุปได้ โดยสามารถสรุปการทํางานของระบบการ จัดการฐานขอ้ มลู แสดงดงั ภาพที่ 10.2 เรียกใช้ จัดการและตดิ ต่อ ใหผ้ ลลัพธ์ ฐานข้อมูล ภาพที่ 10.2 ระบบการจดั การฐานขอ้ มูลหรอื ดบี เี อ็มเอส ที่มา (สุพรรษา ยวงทอง, 2557, หน้า 193)

266 เมื่อจะกล่าวถึงความสามารถโดยท่ัวไปของระบบจัดการฐานข้อมูล พบว่า ระบบจัดการ ฐานข้อมูลทั่วไปจะมีความสามารถในการสร้างฐานข้อมูล เพ่ิม เปล่ียนแปลงแก้ไขและลบข้อมูล จัดเรียงและค้นหาข้อมูล สร้างรูปแบบและรายงาน โดยแต่ละความสามารถมีรายละเอียดดังนี้ (สุพรรษา ยวงทอง, 2557, หน้า 196) 1. การสร้างฐานข้อมูล ซ่ึงปกติแล้วผู้ท่ีมีหน้าที่เก่ียวข้องกับการออกแบบฐานข้อมูล จะต้องเก็บ ข้อมูลหรือข้ันตอนการทํางานของระบบที่จะพัฒนาเสียก่อน โดยจะมาจากการสัมภาษณ์หรือวิเคราะห์ ค่ารายการต่าง ๆ จากเอกสารงานเดิม ซ่ึงจะทําให้ทราบว่าต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง มีจํานวนกี่ตาราง คุณสมบัติอย่างไร ประกอบด้วยก่ีเขตข้อมูล โดยการใช้เทคนิคการจัดระบบบรรทัดฐานข้อมูล (normalization) เทคนิคดังกล่าวจะช่วยลดความซ้ําซ้อนของข้อมูล ทําให้ลดความผิดพลาดให้น้อยลง มีการกาํ หนดความสัมพันธต์ า่ ง ๆ โดยใชเ้ ครือ่ งมืออีอาร์ไดอะแกรม (ER-Diagram) 2. การเพิ่ม เปล่ียนแปลง แก้ไข และลบข้อมูล สามารถท่ีจะเพ่ิมรายการต่าง ๆ เข้าไปได้ ตลอดเวลา โดยเขา้ ไปจัดการท่ีตัวของดบี เี อ็มเอสโดยตรง เช่น การเพม่ิ ข้อมลู ของบางระเบียน และเม่ือ ข้อมูลใดไม่มีความจําเป็นต้องใช้อีก ก็สามารถลบข้อมูลนั้นออกจากระบบได้ รวมถึงการเปล่ียนแปลง ขอ้ มลู 3. การจัดเรียงและค้นหาข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลยังช่วยให้การเรียกสืบค้นข้อมูลทําได้ ง่ายและสะดวก โดยสามารถกําหนดได้ว่าจะให้โปรแกรมจัดเรียงแบบใด จากมากไปน้อยหรือน้อยไปมาก เรยี งตามลาํ ดบั วันเวลา หรอื ค้นหาขอ้ มูลเพยี งบางสว่ นหรอื ท้งั หมด เป็นต้น 4. การสร้างรูปแบบและรายงาน คุณสมบัติน้ีช่วยให้รูปแบบการแสดงผลบนหน้าจอและพิมพ์ ผลลัพธ์รายการต่าง ๆ ออกมาเป็นรายงาน เพื่อให้ผู้ใช้งานฐานข้อมูลนั้นสามารถตรวจสอบและแก้ไข รายการได้ง่าย หรือช่วยในการเรื่องการตัดสินใจของผู้บริหารองค์กรและนําไปวิเคราะห์ข้อมูลท่ีเป็น ประโยชน์ได้ กล่าวโดยสรุปวา่ ความสามารถหลัก ๆ ของระบบจัดการฐานข้อมูลจะเร่ิมต้นที่สร้างฐานข้อมูล หลงั จากทมี่ กี ารสรา้ งแล้ว จะตอ้ งมีการนําขอ้ มูลเขา้ สรู่ ะบบท่ีเรียกว่าการเพ่ิม และบางคร้ังอาจมีข้อมูล ผดิ พลาดกจ็ ะตอ้ งทาํ การเปลย่ี นแปลงแกไ้ ขหรือลบข้อมูล อีกความสามารถท่ีเรามีโอกาสที่จะได้ใช้งาน เป็นการจัดเรียงข้อมูล ค้นหาข้อมูล นําไปสู่กระบวนการสุดท้ายท่ีเรียกว่า การออกรายงานข้อมูล ซ่ึง รายละเอียด แสดงดงั ภาพท่ี 10.3 ระบบจดั การฐานขอ้ มูล สร้างฐานขอ้ มลู เพมิ่ เปลีย่ นแปลงแก้ไข จดั เรียงและค้นหาข้อมูล สร้างรูปแบบและ ลบข้อมลู รายงาน ภาพที่ 10.3 ความสามารถของระบบการจดั การฐานขอ้ มูล ที่มา (สพุ รรษา ยวงทอง, 2557, หน้า 196)

267 พนื้ ฐานการออกแบบและพัฒนาระบบฐานขอ้ มลู กอ่ นการใช้งานโปรแกรมฐานข้อมูลได้น้ัน ผู้เรียนมีความจําเป็นที่ต้องเรียนรู้พื้นฐานเบ้ืองต้นของ ระบบฐานขอ้ มูลเสยี กอ่ น เพ่ือให้สามารถเข้าใจในรายละเอียดของระบบฐานข้อมูลในการต่อยอดการใช้ งานโปรแกรมและเรียนรู้ใช้งานได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยเรียนรู้เกี่ยวกับความหมายของฐานข้อมูล โครงสร้างของฐานข้อมูล องค์ประกอบของฐานข้อมูล การออกแบบและการใช้งานฐานข้อมูล การ ออกแบบฐานข้อมูลในระดับแนวคิด โดยพื้นฐานแรกที่ผู้เรียนจะต้องทําความเข้าใจเสียก่อนเป็นอันดับ แรก คือ ความหมายของฐานข้อมลู ซึง่ ผเู้ ขียนได้รวบรวมความหมายไว้ มรี ายละเอียดดงั นี้ รัฐสิทธิ์ สุขะหุต (2560, หน้า 15) อธิบายว่า ฐานข้อมูล หมายถึง ฐานข้อมูลปฏิบัติการที่ ออกแบบมาเพ่ือสนับสนุนการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ในแต่ละหน่วยงานหรือฝุาย เป็นข้อมูลท่ีเกิด จากทรานแซคชัน(transaction) ท่ีมีการเพ่ิม ลบ แก้ไข ข้อมูล เป็นฐานข้อมูลที่มีการจัดเก็บข้อมูลใน ระดับระเบียน สุพรรษา ยวงทอง (2557, หนา้ 184) อธิบายวา่ ฐานขอ้ มูล หมายถึง กลุ่มข้อมูลที่เกิดจากการ รวบรวมเอาแฟูมตารางข้อมูลหลาย ๆ แฟูมท่ีมีความสัมพันธ์กันมาเก็บรวบรวมไว้ท่ีเดียวกัน โดยจะมี การเก็บคาํ อธบิ ายเกีย่ วกับโครงสรา้ งฐานขอ้ มูลทเี่ รยี กวา่ พจนานุกรมขอ้ มลู (data dictionary) โอภาส เอยี่ มสิริวงศ์ (2561, หน้า 362) อธิบายว่า ฐานข้อมูล หมายถึง ศูนย์กลางท่ีใช้เป็นแหล่งรวม แฟูมขอ้ มูลท้ังหมดขององคก์ ร ศูนยก์ ลางขอ้ มูลแห่งนส้ี ามารถแบง่ ปนั ใชง้ านให้กับผู้ใช้ตามแผนกต่าง ๆ การ มศี นู ยก์ ลางข้อมลู เพียงแห่งเดยี วทําใหก้ ารปรบั ปรุงข้อมูลใด ๆ จะดําเนินการอยู่บนศูนย์กลางแห่งนี้เท่าน้ัน ส่งผลให้ข้อมูลที่บรรจุในฐานข้อมูลมีความทนั สมัยอยตู่ ลอดเวลา สามารถนาํ ไปใช้งานได้ทนั ที กล่าวโดยสรุปว่า ฐานข้อมูล หมายถึง กลุ่มข้อมูลท่ีเกิดจากการรวบรวมเอาแฟูมตารางข้อมูล หลาย ๆ แฟูมท่ีมีความสัมพันธ์กันมาเก็บรวบรวมไว้ท่ีเดียวกัน ศูนย์กลางท่ีใช้เป็นแหล่งรวมแฟูมข้อมูล ทัง้ หมดขององค์กร หากมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเพิ่มลบแก้ไขค้นหาต้องอยู่ศูนย์กลางนี้เท่าน้ัน หรือ อาจกล่าวไดว้ า่ ฐานขอ้ มูล คอื การรวบรวมจดั เกบ็ ชุดของข้อมูลท่ีมีความสัมพันธ์กันมาไว้ด้วยกันอย่าง เปน็ ระบบ เพ่อื ให้ผใู้ ชส้ ํามารถเรยี กใช้ข้อมลู เหลาํ่ น้ันร่วมกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสทิ ธิภาพ พ้ืนฐานในการออกแบบและพัฒนาฐานข้อมูลที่ควรทราบประการต่อมา คือ โครงสร้างของ ฐานข้อมูล ซึ่งในระบบดิจิตอลคอมพิวเตอร์ทํางานโดยใช้ข้อมูลท่ีเป็นรหัสของตัวเลข ตัวเลขท่ีใช้เป็น รหัสแทนข้อมูล คือ เลขฐานสอง ซ่ึงมีรหัสแทนข้อมูล 2 ตัวได้แก่ 0 และ 1 แล้วนําตัวเลขมาต่อเรียง กัน รหัสของเลขฐาน 2 1 หลัก = 1bit รหัสของเลขฐาน 2 8 หลัก = 8 bit = 1 byte หรือ 1 character ซ่ึงสามารถแบง่ โครงสร้างของแฟมู ข้อมลู ได้ โดยมีรายละเอยี ดดงั นี้ 1. ไบต์ (Byte) หรือ อักขระ (character) หมายถึง ตัวอักษร (A-z) ตัวเลข (0-9) และ สัญลกั ษณ์ตา่ ง ๆ ที่อยบู่ นแปูนพมิ พ์ 2. ฟลิ ด์ (field) หมายถงึ เขตข้อมูลท่ีเกิดจากการนําอักขระ (character) แต่ละตัวมาประกอบ กนั เปน็ ขอ้ ความหรือกลมุ่ คาํ เพ่อื ใช้แทนความหมายของสิง่ ใดส่ิงหน่งึ เช่น รหสั นกั ศึกษาชือ่ ท่อี ยู่ เปน็ ตน้ 3. เรคอร์ด (record) หมายถึง การนําฟิลด์หลาย ๆ ฟิลด์ท่ีมีความสัมพันธ์กันมารวมกัน เช่น เรคคอร์ดขอ้ มลู นักศึกษาประกอบไปดว้ ยฟิลด์ รหสั นักศกึ ษา ชือ่ นกั ศกึ ษา สกลุ นักศึกษา ทีอ่ ยู่ เปน็ ตน้

268 4. แฟูมข้อมูล (file) หมายถึง การรวมเรคอร์ดหลาย ๆ เรคอร์ดที่มีความเก่ียวข้องกันและมี ความสัมพันธ์กนั มาจัดเก็บรวมไวด้ ว้ ยกนั จากโครงสร้างของฐานข้อมูลดังกล่าว โครงสร้างของฐานข้อมูลที่เล็กท่ีสุด คือ อักขระ และ โครงสร้างของข้อมูลท่ีใหญ่สุด คือ ไฟล์ แต่ก็ยังมีโครงสร้างข้อมูลท่ีใหญ่กว่าไฟล์ คือ ฐานข้อมูล ซ่ึง หมายถึง ไฟล์ต้ังแต่ 1 ไฟล์ ขึ้นไปมารวมกัน มีความสัมพันธ์กัน ตัวอย่างโครงสร้างของฐานข้อมูล ตัวอย่างการจัดเก็บข้อมูลแบ่งตามโครงสร้างของฐานข้อมูล เช่น วิทยาลัยเทคนิคสกลนคร ได้จัดเก็บ ขอ้ มูลทะเบยี นประวัติของนักศึกษาระดับชั้น ปวส.1 แผนกวิชาคอมพิวเตอร์ธุรกิจโดยมีโครงสร้างของ ฐานขอ้ มลู แสดงดงั ภาพท่ี 10.4 ภาพที่ 10.4 โครงสร้างของฐานข้อมลู ทมี่ า (พยอม เหล่าชุมพล, 2551) จากภาพท่ี 10.4 มโี ครงสร้างของฐานข้อมูล ดังน้ี character คอื ตวั อักษรแตล่ ะ่ ตวั เชน่ รหสั ประจํา ตวั นักศึกษา field คอื ตัวอกั ษรต้ังแต่ 1 ตัวขน้ึ ไปมารวมกนั เชน่ field : รหัสประจํา ตวั นกั ศกึ ษา field : ชอ่ื field : นามสกลุ field : ท่อี ยู่ field : เบอรโ์ ทรศัพท์ field : ชอ่ื บิดา field : ชอ่ื มารดา field : ชอ่ื ผู้ปกครอง ข้อมูลของนักศึกษาแต่ละคนมารวมกัน ช่ือเขตข้อมูลเหมือนกัน แต่ข้อมูลท่ีอยู่ในเขตข้อมูลแต่ ละเขตข้อมูลจะแตกต่างกันข้ึนอยู่กับข้อมูลเฉพาะของนักศึกษาแต่ละคน ข้อมูลของนักศึกษาเลขท่ี 2 คอื ระเบียน ท่ี 2 ตามลาํ ดับ

269 เขตข้อมูล คือ ระเบียนตั้งแต่ 1 ระเบียน ข้ึนไปมารวมกัน ซึ่งในตัวอย่างน้ีไฟล์ คือ แฟูมข้อมูล ทะเบยี นประวตั ิของนักศึกษาระดบั ชั้น ปวส.1 แผนกวิชาคอมพิวเตอร์ธุรกจิ วิทยาลัยเทคนิคสกลนคร จากการศึกษาโครงสร้างพื้นฐานของฐานข้อมูล ทําให้ทราบส่วนประกอบของโครงสร้างที่เล็ก ท่ีสุดท่ีรวมตัวกันแล้วเป็นฐานข้อมูล ได้เรียนรู้ศัพท์พ้ืนฐานต่าง ๆ และนอกจากน้ีแล้วพ้ืนฐานประการ ต่อมาที่ต้องทําความเข้าใจ คือ องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล ระบบฐานข้อมูลมักจะนําเอาระบบ คอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดเก็บฐานข้อมูลเพ่ือให้ทันต่อความต้องการในการใช้งาน สะดวก รวดเร็ว และถูกต้องมคี วามเช่ือถือได้ โดยมีซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูล องค์ประกอบของ ระบบฐานข้อมูล แบ่งออกเป็น 4 องค์ประกอบ ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ (hardware) ซอฟต์แวร์ (software) ข้อมลู (data) และบคุ ลากร (personal) โดยมรี ายละเอียดดงั นี้ 1. ฮาร์ดแวร์ หมายถึง ตัวเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบนอกท่ีต่อเข้ากับเครื่อง คอมพิวเตอร์ สามารถจับต้องได้ ระบบฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพควรมีฮาร์ดแวร์ที่มีประสิทธิภาพ สามารถอํานวยความสะดวกในการบริการระบบฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ขนาดของ หน่วยความจําหลักความเร็วของหน่วยประมวลผลกลาง หน่วยความจําสํารอง อุปกรณ์นําเข้าข้อมูล และอุปกรณ์ออกรายงานตอ้ งรองรับการประมวลผลข้อมูลได้อยา่ งมีประสทิ ธิภาพ 2. ซอฟต์แวร์ หมายถึง โปรแกรม หรือชุดคําส่ังท่ีส่ังให้คอมพิวเตอร์ทํางาน ซึ่งระบบจัดการ ฐานข้อมลู ประดว้ ยซอฟต์แวร์ 2 ประเภท คอื ซอฟตแ์ วร์ระบบ และซอฟตแ์ วรป์ ระยกุ ต์ 2.1 ซอฟแวร์ระบบ ซึ่งเรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS) เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูลและควบคุมดูแลการสร้างฐานข้อมูล สร้างตารางการเรียกใช้ข้อมูล การจัดทํารายงาน การปรับเปลี่ยน แก้ไขโครงสร้าง ทําหน้าที่ในการ จัดการฐานขอ้ มลู โดยจะเป็นสื่อกลางระหวา่ งผ้ใู ชแ้ ละโปแกรมประยุกต์ต่าง ๆ ที่อยู่ในระบบฐานข้อมูล การติดต่อกับข้อมูลในฐานข้อมูล จะต้องติดต่อผ่านโปรแกรมดีบีเอ็มเอสโดยหน้าท่ีของระบบจัดการ ฐานข้อมูลหรือโปรแกรมดบี เี อ็มเอส คอื 2.1.1 ช่วยกาํ หนด และเก็บโครงสรา้ งฐานขอ้ มูล 2.1.2 ช่วยดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล ขอมูลที่นํามาประมวลผลด้วยโปรแกรม คอมพิวเตอร์ ระบบจัดการฐานขอ้ มลู จะทําการรบั และเก็บขอ้ มูลไวใ้ นฐานข้อมูลประมวลผล 2.1.3 ช่วยจัดเก็บและดูแลข้อมูล โดยข้อมูลถูกรวบรวมและจัดเก็บบนระบบจัดการ ฐานขอ้ มลู เป็นผดู้ แู ลรกั ษาข้อมลู เหลา่ นนั้ 2.1.4 ช่วยประสานงานกับระบบปฏิบัติการ ระบบปฏิบัติการจะควบคุมระบบการ ทํางานของคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมต่าง ๆ ซึ่งระบบจัดการฐานข้อมูลจะทําการประสานงานกับ ระบบปฏบิ ัติการในการเรยี กใช้ แก้ไขข้อมูล ลบขอ้ มลู ออกรายงาน 2.1.5 ช่วยควบคุมความปลอดภัย ระบบจัดการฐานข้อมูลจะมีวิธีควบคุมการเรียกใช้ ข้อมูล หรือแก้ไขเปล่ียนแปลงข้อมูลของผู้ใช้ในระบบแตกต่างกัน เพ่ือปูองกันความเสียหายท่ีจะเกิด ขน้ึ กับฐานข้อมลู 2.1.6 การจัดทําข้อมูลสํารองและการกู้คืน ระบบจัดการฐานข้อมูลจะทําการสํารอง ข้อมูลของฐานข้อมูล เมื่อเกิดปัญหาข้ึนกับฐานข้อมูล เช่น แฟูมข้อมูลเสียหายเนื่องจากดิสก์เสีย หรือ

270 ถูกโปรแกรมไวรัสทําลายข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลจะใช้ระบบสํารองน้ีในการฟ้ืนฟูสภาพการ ทํางานของระบบใหส้ ู่สภาวะปกติ 2.1.7 ควบคมุ การใช้ขอ้ มลู พร้อมกนั ของผใู้ ชร้ ะบบ ระบบคอมพิวเตอร์ที่มีผู้ใช้หลายคน สามารถเรยี กใช้ข้อมลได้พร้อมกัน ระบบจัดการฐานข้อมูลจะทําการควบคุมการใช้ข้อมูลพร้อมกันของ ผ้ใู ช้หลายคนในเวลาเดยี วกัน โดยมีการควบคุมอย่างถูกต้องเหมาะสม 2.1.8 ควบคุมความบูรณภาพของข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลจะทําการควบคุมค่า ของข้อมลู ในระบบใหถ้ กู ต้องและเชอื่ ถอื ได้ 2.1.9 ทําหน้าท่ีจัดทําพจนานุกรมข้อมูล ซ่ึงเป็นองค์ประกอบทางซอฟต์แวร์ ทําสร้าง เม่อื ใด และแต่ละตารางประกอบด้วยเขตข้อมูลใดบ้าง คุณลักษณะของแต่ละเขตข้อมูลเป็นอย่างไร มี การเรียกใชอ้ ยูใ่ นโปรแกรมประยกุ ต์ใดบ้าง และมีตารางใดที่มีความสัมพันธ์กันบ้าง มีเขตข้อมูลใดเป็น คยี บ์ า้ ง เปน็ ตน้ 2.2 ซอฟท์แวร์ใช้งาน เป็นโปรแกรมที่เขียนขึ้นโดยใช้เคร่ืองมือต่าง ๆ ของ DBMS ในการ ทํางานเฉพาะอย่าง เช่น การเข้าถึงข้อมูล การออกรายงาน ฯลฯ โปรแกรมใช้งานน้ีถูกเขียนโดยใช้ ภาษาระดบั สงู ทส่ี ามารถติดต่อส่ือสารกับ DBMS ได้ เชน่ ภาษา SQL Visual basic เป็นตน้ 3 ข้อมูล (Data) คือ ข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูลควรเก็บรวมรวบแฟูมข้อมูลต่าง ๆ ไว้ ด้วยกนั โดยมวี ตั ถปุ ระสงค์เพอื่ ลดความซ้ําซ้อนของข้อมูลที่จะถูกเก็บในแฟูมข้อมูลต่าง ๆ ให้มากที่สุด เท่าท่ีจะสามารถทําได้ ซึ่งผู้ใช้หลาย ๆ คน สามารถเรียกใช้หรือดึงข้อมูลชุดเดียวกันได้ ณ เวลา เดยี วกันหรอื ตา่ งเวลากันได้ 4 บคุ ลากร (Personal) ทีเ่ กย่ี วขอ้ งกบั ระบบฐานข้อมูล มดี งั นี้ 4.1 ผใู้ ชท้ ั่วไป (User) เป็นบคุ ลากรที่ใชข้ อ้ มูลจากระบบฐานข้อมูลเพื่อใช้งานสําเร็จลุล่วงได้ 4.2 พนักงานปฏิบัติการ (Operator) เป็นผู้ปฏิบัติการด้านการประมวลผลการปูอนข้อมูล เขา้ เครือ่ งคอมพิวเตอร์ 4.3 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst) เป็นบุคลากรท่ีทําหน้าท่ีวิเคราะห์ ออกแบบฐานข้อมลู และออกแบบระบบงานทจี่ ะนาํ มาใช้ 4.4 ผู้เขียนโปรแกรมประยุกต์ใช้งาน (Programmer) เป็นผู้ทําหน้าที่เขียนโปรแกรม ประยุกตใ์ ช้งานตา่ ง ๆ เพื่อให้การจดั เก็บ การเรียกใชข้ ้อมูลเป็นไปตามความตอ้ งการของผู้ใช้ 4.5 ผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator: DBA) เป็นบุคลากรที่มีหน้าท่ีควบคุม และบริหารทรัพยากรฐานข้อมูลขององค์การ ควรมีความรู้ท้ังหลักการบริหารและด้านเทคนิคของ ระบบจัดการฐานข้อมูล เนื่องจากผู้บริหารฐานข้อมูลจะทําหน้าเป็นท่ีปรึกษาและประสานงานกับ เจ้าหน้าท่ีฝุายปฏิบัติการ เช่น นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ โปรแกรมเมอร์ และผู้ใช้ เพ่ือให้การ บริหารระบบฐานข้อมูลเปน็ ไปอย่างมปี ระสิทธิภาพ จากท่ีกล่าวมาแล้วถึงองค์ประกอบต่าง ๆ ที่มีในระบบฐานข้อมูลแต่ละองค์ประกอบจะ ความสําคัญ จะขาดองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งไม่ได้ และแต่ละองค์ประกอบน้ีจะมี ความสัมพนั ธ์กนั กบั องคป์ ระกอบท่ีมีในระบบฐานข้อมลู 5 ข้อมูลและการบรหิ ารฐานข้อมูล การทําความเข้าใจเบ้ืองต้นเก่ียวกับฐานข้อมูลน้ัน จําเป็นต้องรับรู้ ถึงความแตกต่างระหว่างข้อมูลกับสารสนเทศเสียก่อน สําหรับข้อมูลในยุคปัจจุบันอาจเป็นชนิดข้อมูลแบบมี

271 โครงสรา้ ง (structured data types) หรือไม่มโี ครงสรา้ ง (unstructured data types) กไ็ ด้ โดยขอ้ มูลทั้งชนดิ แบบมโี ครงสร้างและไม่มโี ครงสรา้ งบอ่ ยคร้ังมกั ถูกนํามาใชร้ ่วมกนั บนฐานข้อมูลเดียวกัน เช่น อู่ซ่อมรถยนต์ที่ สามารถนําข้อมูลทั้งแบบมีโครงสร้าง (ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลรถ) นํามาใช้ร่วมกันกับข้อมูลแบบมัลติมีเดีย (ภาพถา่ ยดจิ ทิ ลั ภาพสแกน) ด้วยการนาํ ภาพถ่ายรถยนต์ท่ีเกิดอุบัติเหตุหรือภาพสแกนข้อมูลสําคัญ ๆ นําส่ง พร้อมกับแบบฟอรม์ ขอ้ มูลเพ่ือสง่ เคลมกับบรษิ ัทประกันภัย เป็นต้น ข้อมูลและสารสนเทศ ความจริงแล้ว คํา ว่า ขอ้ มูล (data) และสารสนเทศ (information) มคี วามสัมพันธอ์ ยา่ งใกลช้ ิด ทําใหม้ ีการนําไปใช้งานสลับกัน อยู่บ่อยครั้ง แต่ทั้งสองคํามีความหมายที่แตกต่างกัน โดยข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริง วัตถุ หรือเหตุการณ์ที่ เกิดขึ้น กล่าวคือ เป็นข้อมูลดิบ (raw data) ที่ยังไม่ได้ผ่านการประมวลผล ในขณะที่สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลทีผ่ า่ นการประมวลผลแล้ว และสามารถนําไปใช้ให้เกิดประโยชน์ตามแต่ละบุคคลท่ีต้องการได้ (โอภาส เอย่ี มสิริวงษ,์ 2551 หน้า 14-15) ต่อมาเม่ือปริมาณข้อมูลเพ่ิมข้ึนอย่างต่อเน่ือง จึงได้มีการพัฒนารูปแบบการจัดเก็บข้อมูลให้มีระบบ ระเบยี บ มมี าตรฐานยง่ิ ข้ึน ดว้ ยการบันทกึ ขอ้ มลู ลงในเอกสารและจดั เกบ็ ไว้ในแฟูมเอกสารอย่างเป็นหมวดหมู่ มกี ารจดั ทาํ สารบัญ การทาํ ดัชนีเพ่อื ใหก้ ารคน้ หาข้อมูลมีความรวดเร็วขึ้น นอกจากน้ียังจําเป็นต้องมีอุปกรณ์ หรอื เครอ่ื งมือท่ใี ชจ้ ดั เก็บแฟมู เอกสารเหล่านั้น เพ่ือให้เกิดความปลอดภัยย่ิงข้ึนด้วย การมีตู้เก็บเอกสาร ซ่ึงก็ จะมีท้ังขนาดเล็กและขนาดใหญ่ให้เลือกใช้งานตามความเหมาะสมเพื่อการจัดเก็บแฟูมเอกสารเหล่านั้น (โอภาส เอ่ียมสริ ิวงษ,์ 2551, หนา้ 19) ประการต่อมาสําหรับพื้นฐานเป็นการออกแบบฐานข้อมูลในระดับแนวคิดโดยใช้แบบจําลอง อีอาร์ การจัดการฐานข้อมูลต้องอาศัยโปรแกรมท่ีทําหน้าที่ในการกําหนดลักษณะข้อมูลท่ีจะเก็บไว้ในฐานข้อมูล อํานวยความสะดวกในการบันทกึ ขอ้ มูลลงในฐานข้อมลู กําหนดผทู้ ี่ไดร้ บั อนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูลได้ พร้อมกับ กําหนดด้วยว่าให้ใช้ได้แบบใด เช่น ให้อ่านข้อมูลได้อย่างเดียวหรือให้แก้ไขข้อมูลได้ด้วย นอกจากนั้นยัง อํานวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูล การแก้ไขปรับปรุงข้อมูล ตลอดจนการจัดทําข้อมูลสํารองด้วย โดย อาศัยโปรแกรมทีเ่ รียกวา่ ระบบการจัดการฐานข้อมลู พ้ืนฐานท่ีสําคัญสําหรับผู้ใช้งานท่ีจําเป็นก่อนการใช้โปรแกรมประยุกต์ ต้องมีความรู้ความเข้าใจ พื้นฐานในการออกแบบฐานข้อมูลเสียก่อน หากผู้ใช้งานยังไม่มีความรู้ความเข้าใจส่ิงเหล่านี้จะส่งผลให้พบ กับปัญหาในขั้นตอนของการนําไปสร้างจริงในโปรแกรม สําหรับพ้ืนฐานข้ันตอนการออกแบบ ฐานขอ้ มลู ในระดบั แนวคดิ โดยใชแ้ บบจําลองอีอาร์ มที ัง้ หมด 4 ขน้ั ตอน ดังนี้ 1. การศกึ ษาและวิเคราะห์ความตอ้ งการของผ้ใู ช้ 2. การออกแบบฐานข้อมลู ในระดบั แนวคดิ โดยใชแ้ บบจําลอง ER 2.1 แบบจาํ ลอง ER 2.1.1 ขน้ั ตอนที่ 1 กําหนด Entity - แผนกวชิ า - ครู - วิชา - นกั เรยี น - การลงทะเบียน

272 แผนกวชิ า ครู วชิ า นกั เรยี น การลงทะเบยี น ช่อื ครู ภาพท่ี 10.5 ตวั อยา่ ง Entity 2.1.2 ขนั้ ตอนที่ 2 กาํ หนด Attribute ใหแ้ ต่ละ Entity แผนกวิชา ครู ชื่อวชิ า ภาคเรยี น นักเรยี น วชิ า การลงทะเบยี น ภาพท่ี 10.6 ตัวอย่างการกําหนด Attributes

273 2.1.3 ขั้นตอนท่ี 3 กําหนด Relationship ระหว่าง Entity ภาพท่ี 10.7 ตัวอย่างการพจิ ารณาความสัมพนั ธ์ 2.2 เขียนเปน็ แบบจาํ ลองแผนภาพ ERD ภาพที่ 10.8 แบบจาํ ลองแผนภาพ ERD

274 2.3 การแปลง ERD เปน็ โครงสรา้ งตาราง แผนกวชิ า(รหัสแผนกวชิ า, ชอื่ แผนกวิชา) คร(ู รหสั ครู, คํานําหน้า, ชื่อ, สกลุ , เบอร์โทรศัพท์) วชิ า(รหสั วชิ า, ชื่อวิชา, หนว่ ยกติ ) การลงทะเบียน(รหัสใบเสร็จ,วันท่ี, ภาคเรียน, ปีการศึกษา, ยอดรวมท้ังหมด, รหัส นักเรยี น, แผนกวิชา, รหสั วชิ าท่ีเรยี น) นกั เรยี น(รหัสนกั เรียน, คํานาํ หน้า, ชอ่ื , สกลุ , รหสั ครทู ป่ี รกึ ษา) 2.4 การอธบิ ายพจนานุกรมขอ้ มูล Data Dictionary ตารางท่ี 10.1 พจนานุกรมข้อมูล Data Dictionary Table Attribute Name Description Data Size/Format Null Key Reference Name Type แผนกวิชา รหสั แผนกวชิ า - Text 10 N PK - ช่ือแผนกวชิ า - Text 10 N - - ครู รหสั ครู - Text 5 N PK - คํานาํ หนา้ - Text 10 N - - ชื่อ - Text 255 N - - สกลุ - Text 255 N - - เบอร์โทร - Text 12 N - - วชิ า รหสั วชิ า - Text 5 N PK - ชื่อวิชา - Text 50 N - - หน่วยกิต - Number - N- - การ รหสั ใบเสร็จ - Text 5 N PK - ลงทะเบียน วันที่ - Date/time dd/mm/yy N - - ภาคเรยี น - Text 1 N- - ปีการศกึ ษา - Text 4 N- - ยอดรวมทั้งหมด - Currency Standard N - - นกั เรียน รหัสนกั เรยี น - Text 10 N PK - คาํ นาํ หน้า - Text 10 N - - ชือ่ - Text 50 N - - สกุล - Text 50 N - - รหสั แผนกวชิ า - Text 10 N FK แผนกวิชา รหสั ครทู ่ปี รกึ ษา - Text 5 N FK ครู รหสั วชิ าท่เี รยี น - Text 5 N FK วชิ า รหัสใบเสร็จ - Text 5 N FK การ ลงทะเบยี น

275 หลังจากที่ได้ทําการออกแบบฐานข้อมูลจนถึงข้ันตอนท่ีเรียกว่า พจนานุกรมข้อมูล ขั้นตอน ต่อไปจะเป็นการนําส่ิงท่ีออกแบบจาก 4 ขั้นตอนข้างต้นไปสร้างระบบจริงในโปรแกรมจัดการ ฐานข้อมูลต่อไป ซ่ึงในท่ีน้ีจะได้กล่าวถึงโปรแกรมไมโครซอฟต์แอคเซส ซ่ึงเป็นโปรแกรมที่ติดตั้งมา พร้อมกับชุดโปรแกรมสาํ นักงาน โดยมีรายละเอียดโปรแกรมในหัวข้อถดั ไป การใช้งานเครอื่ งมือพื้นฐานโปรแกรม Microsoft Access ในปัจจุบันการจัดเก็บข้อมูลไม่สํามารถจัดเก็บลงในแผ่นกระดาษเหมือนในอดีตที่ผ่านมา แต่ ขอ้ มลู น้ันถกู นํามาบันทกึ ลงในระบบคอมพิวเตอร์ ในวงการศึกษา วงการธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นขนาดใหญ่ หรอื เล็ก จึงจัดเก็บข้อมูลลงในแฟูม ในระบบคอมพิวเตอร์โดยอาจใช้โปรแกรมที่แตกต่างกันไป ทั้งนี้ก็ ขึ้นอยู่กับขนาดข้อมูล และความสําคัญของข้อมูลด้วย เช่น ร้านค้ําเล็ก ๆ อาจจะใช้โปรแกรม Word หรือ Excel จัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน และนํามาใช้เพียงแค่เก็บเอาไว้ดูภายหลัง สั่งพิมพ์รายงาน หรือ นํามาอ้างอิง แต่ถ้าเป็นธุรกิจที่มีข้อมูลที่ต้องบริหารจัดการจํานวนมาก และต้องการจัดการให้เป็น ระบบ เพ่ือช่วยให้การจัดการ เข้าถึง ค้นหาหรือเรียกใช้งานได้แบบรวดเร็ว ถูกต้องและแม่นยา ก็จะ จัดเก็บในโปรแกรมท่ีมีความสามารถและออกแบบมาสําหรับการจัดการฐานข้อมูลโดยเฉพาะอย่าง Access ซง่ึ จะทําใหธ้ ุรกจิ มคี วามแม่นยําสูง รวดเรว็ ในการจัดการ ลดข้อจํากัดเร่ืองระยะเวลา ลดเวลา ในการดาํ เนนิ งานได้อย่างมาก (ดวงพร เกี๋ยงคาํ , 2558, หนา้ 6-7) การจัดเกบ็ ข้อมลู ในลกั ษณะฐานข้อมูลด้วย Access น้ันจะไม่เหมือนกับการเก็บข้อมูลท่ัว ๆ ไป เพราะเราจะเปดิ โปรแกรมแล้วใส่ขอ้ มลู เลยไมไ่ ด้ ตอ้ งมกี ารวิเคราะหข์ ้อมูลดิบก่อนวา่ ข้อมูลที่จะจัดเก็บ มีอะไรบ้าง เกบ็ แบบไหน เก็บอย่างไร และจะเอาไปใช้งานในด้านไหนบ้าง จากน้ันออกแบบโครงสร้าง ฐานข้อมูลว่าจะเก็บข้อมูลกี่แฟูม ใน 1 แฟูมมีตารางข้อมูลกี่ตาราง แต่ละตารางมีหัวข้อท่ีจะใส่ข้อมูล อะไรบ้าง และข้อมูลที่เก็บน้ันจะนํามาใช้งานอย่างไร เช่น เก็บเอาไว้ดูอย่างเดียว สั่งพิมพ์ได้ หรือ นํามาใช้งานรว่ มกันได้ เปน็ ต้น โดยผู้เขียนจะไดก้ ล่าวถึงโปรแกรมดงั ตอ่ ไปนี้ 1. ปัจจุบันหน้าต่างโปรแกรม มีอยู่ในลักษณะการเปิดแบบออฟไลน์ หน้าเร่ิมต้นจะมีตัวเลือก การทํางานให้เลือก สร้างใหม่ เปิดของเก่า หรือ เลือกสร้างจากเท็มเพลตฐานข้อมูลตัวอย่าง บางส่วน ทตี่ ดิ ตัง้ มาพร้อมกบั โปรแกรม หนา้ ตา่ งโปรแกรม Access 2013 แสดงดงั ภาพที่ 10.9 ภาพที่ 10.9 แสดงการเปดิ หนา้ ตา่ งโปรแกรม Access 2013 ในลกั ษณะการเปิดแบบออฟไลน์

276 2. หน้าต่างโปรแกรม ในลักษณะการเปิดแบบออนไลน์ หน้าเร่ิมต้นจะมีตัวเลือกการทํางานให้ เลือก สรา้ งใหม่ เปดิ ของเก่า หรือเลอื กสร้างจากเทม็ เพลตฐานข้อมลู ตวั อย่างที่มีใหเ้ ลอื กหลายประเภท โดยจะเชื่อมโยงไปที่เว็บไซต์ Office.com ของ Microsoft หากคลิกเลือกสร้างฐานข้อมูลแบบใด จะ เป็นการ Download จากอินเตอรเ์ นต็ มาเก็บยังเคร่ืองคอมฯ ที่เราใช้งานอยู่ แสดงดงั ภาพที่ 10.10 ภาพท่ี 10.10 แสดงการเปิดหน้าต่างโปรแกรม Access 2013 ในลักษณะการเปดิ แบบออนไลน์ 3. พื้นที่การทํางานหลักในหน้าตา่ งฐานข้อมูล จะประกอบดว้ ยสว่ นต่าง ๆ แสดงดงั ภาพที่ 10.11 ภาพที่ 10.11 แสดงการเปดิ หนา้ ต่างโปรแกรม Access 2013 ในลกั ษณะการเปิดแบบออนไลน์ 4. การสร้างตารางเก็บข้อมูลมีสองวธิ ี คือ การสรา้ งตารางจากมุมมองออกแบบ และการสร้าง ตารางจากมุมมองแผน่ งาน ในบทเรยี นนีข้ อเสนอวิธีการเดียว มีรายละเอียดดังนี้ 4.1 การสร้างตารางจากมุมมองออกแบบ โดยคลิกที่แท็บ CREATE คลิกปุม Table Design แสดงดงั ภาพที่ 10.12

277 ภาพที่ 10.12 แสดงการสร้างตารางจากมุมมองออกแบบ 4.2 ส่วนประกอบต่าง ๆ ในมุมมอง Table Design ส่วนประกอบนั้นจะแบ่งออกเป็น 2 สว่ น คอื สว่ นปูอนฟิลด์ (field entry area) เปน็ สว่ นทใี่ ช้ปูอนขอ้ มลู เบ้ืองตน้ ของตารางประกอบด้วย ช่ือเขตข้อมลู หรอื ฟลิ ด์ (field name) สําหรับกําหนดชอ่ื เขตข้อมลู ชนิดขอ้ มลู ของฟลิ ด์ (data type) ประเภทข้อมูลในแต่ละฟิลด์ คาํ อธบิ าย (field description) อธิบายฟลิ ด์ต่าง ๆ (ใสห่ รือไม่ใสก่ ็ได้) และส่วนคุณสมบัติของฟิลด์ (field properties area) เป็นส่วนท่ีใช้กําหนดคุณสมบัติต่าง ๆ ให้กับ ฟลิ ด์ เช่น ขนาดของตวั อักษรหรือตัวเลขท่ปี ูอนได้ รปู แบบในการแสดงผล เป็นตน้ แสดงดงั ภาพที่ 10.13 ภาพท่ี 10.13 แสดงสว่ นประกอบตา่ ง ๆ ในมุมมอง Table Design 5. ข้ันตอนในการสร้างฟิลด์แบบพ้ืนฐาน สําหรับวิธีการสร้างนั้นในมุมมองออกแบบ แสดงดัง ภาพท่ี 10.14 โดยมขี น้ั ตอน ดังนี้ 5.1 พมิ พ์ช่ือเขตข้อมูลในคอลัมน์ Field Name 5.2 คลิกเลือกชนิดข้อมลู ของฟลิ ดใ์ นคอลมั น์ Data Type 5.3 พมิ พ์คําอธิบายของฟลิ ด์ในคอลัมน์ Description 5.4 กาํ หนดคุณสมบตั ิให้ฟลิ ด์

278 ภาพที่ 10.14 แสดงการสรา้ งตารางในมุมมอง Table Design 6. การกําหนดคียใ์ หก้ บั ตาราง ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์น้ันจะจัดเก็บข้อมูลแยกกันในหลายตาราง ดังนั้น จึงต้องกําหนดระหว่างตารางคีย์หลัก (primary key) หรือคีย์ร่วม (compound key) เพื่อนํา ขอ้ มูลท่ีสมั พนั ธ์กนั จากหลายตารางมาใช้งานพรอ้ มกัน 6.1 การกําหนดคีย์หลัก เป็นการกําหนดให้ฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งทําหน้าที่เป็นตัวแทนข้อมูลแต่ ละเรคคอรด์ โดยจะตอ้ งไม่มีข้อมูลซ้าํ กนั โดยมีข้นั ตอนดงั น้ี 6.1.1 คลกิ เลอื กฟลิ ดท์ ี่ต้องการกําหนดคีย์หลัก 6.1.2 คลกิ ปุม Primary Key ในแทบ็ DESIGN 6.1.3 จะพบไอคอนรปู กุญแจที่ฟลิ ดท์ ่ีกําหนด 6.2 การกําหนดคีย์ร่วม เป็นการกําหนดให้ฟิลด์ตั้งแต่ 2 ฟิลด์ ทําหน้าท่ีร่วมกับฟิลด์ท่ีเป็น คยี ห์ ลัก เน่ืองจากในบางตารางอาจไม่สามารถเลือกฟิลด์ใดฟิลด์หน่ึงเป็นคีย์หลักได้ เพราะทุก ๆ ฟิลด์ จะมีขอ้ มูลซ้ํากัน ดังน้นั จึงตอ้ งอาศยั ฟลิ ดอ์ ่นื มาร่วมดว้ ย โดยมขี ้นั ตอนดงั น้ี 6.2.1 ลากเมาสค์ ลมุ เลือกฟลิ ดท์ ตี่ อ้ งการกําหนดคียร์ ว่ ม 6.2.2 คลกิ ปุม Primary Key ในแทบ็ DESIGN 6.2.3 จะพบไอคอนรปู กุญแจท่ีฟิลด์ท่ีกาํ หนด 7. การจัดการกับตารางในฐานข้อมูล จะกล่าวถึงเร่ืองการบันทึกข้อมูล การเปิดตาราง การ เปลยี่ นชอื่ ตาราง การคดั ลอกตาราง การลบตาราง โดยมีรายละเอยี ดดงั นี้ 7.1 การบันทึกตาราง เม่ือสร้างตารางเสร็จแล้ว สิ่งท่ีสําคัญอย่างมาก คือ การบันทึกตาราง เพ่อื ไวใ้ ช้งานตอ่ ไป มขี น้ั ตอนดังน้ี 7.1.1 คลกิ ไอคอน Save ใน Quick Access Toolbar 7.1.2 ต้งั ชอ่ื ตาราง แลว้ คลิกปุม Ok 7.1.3 จะได้ตารางท่สี ร้างใหม่ 7.2 การเปิดตารางที่สร้างขึ้นสามารถทําได้โดยดับเบ้ิลคลิกที่ชื่อตารางน้ัน ๆ จากน้ันจะ แสดงแผน่ ขอ้ มูลข้ึนมา

279 7.3 การเปลี่ยนช่ือตาราง ทําได้โดยคลิกเมาส์ขวาท่ีตารางท่ีต้องการเปลี่ยนชื่อ แล้วเลือก คาํ สั่ง Rename จากนัน้ พิมพ์ชื่อตารางใหม่ท่ีต้องการแลว้ กด Enter 7.4 การคัดลอกตาราง สามารถทําได้โดยคลิกเลือกตารางที่ต้องการคัดลอก คลิกขวาเลือก คําสั่ง Copy และคลิกปุม Paste อีกคร้ังท่ีแท็บ HOME จะปรากฏหน้าต่าง Paste Table As ให้ต้ัง ช่ือตาราง คลิกเลือกตัวเลือกการวาง แบ่งเป็นการวางโครงสร้างเท่าน้ัน (Structure Only) วางแบบ โครงสร้างและข้อมูล (Structure and Data) และวางแบบผนวกข้อมูลไปยังตารางท่ีมีอยู่ (Append Data to Existing Table) 7.5 การลบตาราง เม่ือตารางท่ีสร้างข้ึนมาใหม่นั้นไม่ได้ใช้งาน เราสามารถลบออกเพ่ือเพิ่ม พืน้ ที่หน่วยความจําได้ โดยมีข้นั ตอน ดงั นี้ 7.5.1 คลกิ เลอื กตารางท่ตี ้องการลบ 7.5.2 คลิกลูกศรที่ปุม Delete ใน TABLE 7.5.3 คลิกคาํ ส่ัง Delete 7.5.4 จะแสดงหนา้ ต่างถามความยนื ยนั การลบ ใหค้ ลกิ ปุม YES 8 การกําหนดรูปแบบในการแสดงผล เช่น ในการแสดงผลราคาสินค้า เราสามารถกําหนดให้ ราคาสินคา้ แสดงผลอย่ใู นรูป 1,245฿ ได้ โดยกาํ หนดคณุ สมบัติท่ี Format ใน Field Properties ของ มุมมอง Table Design สําหรบั การกาํ หนดรปู แบบในการแสดงผลข้อมลู แสดงดังตารางที่ 10.2 ตารางที่ 10.2 การกําหนดรูปแบบในการแสดงผลขอ้ มลู สญั ลกั ษณ์ ความหมาย ตวั อย่าง การแสดงผล 0000.00 0123.45 0 แสดงผลเป็นตัวเลขนนั้ ถ้าไม่มกี แ็ สดงเป็นตวั เลข 0 ####.## 123.5 # แสดงผลเป็นตวั เลขนน้ั ตวั เลข 0 อยขู่ ้างหน้าและ $##,###.00 $1,234.50 ####.## 123.50 หลงั จะไม่แสดง #,###.## 1,234.50 $ แสดงสญั ลกั ษณ์ $ ในตําแหน่งนัน้ AdsL ADSL AdsL Adsl . แสดงจุดทศนิยมในตําแหน่งน้ัน , แสดงสญั ลกั ษณ์ , ในตาํ แหนง่ นั้น > แปลงตวั อกั ษรทุกตัวเป็นตัวใหญ่ทง้ั หมด < แปลงตวั อกั ษรทกุ ตวั เปน็ ตวั เลก็ ทงั้ หมด ทม่ี า (จีรสิทธิ์ อง้ึ รตั นวงศ์, 2558 หนา้ 362) 9. การกําหนดรูปแบบการปูอนข้อมูล Input Mask เป็นคุณสมบัติท่ีใช้กําหนดวิธีการหรือ รูปแบบการปูอนข้อมูล สามารถกําหนดได้ว่าข้อมูลประเภทใดบ้างที่สามารถใส่ลงในฟิลด์ได้ โดยใช้ สญั ลกั ษณ์ แสดงดังตารางที่ 10.3

280 ตารางท่ี 10.3 การกําหนดรูปแบบการปูอนข้อมูล Input Mask ตวั อกั ขระ คาอธิบาย ขอ้ ความว่าง จะใส่อะไรกไ็ ด้ ตัวเลข 0-9 (จาํ เปน็ ตอ้ งปูอน) 0 (ศนู ย์) ตัวเลข 0-9 หรอื space (ไมจ่ ําเปน็ ตอ้ งปูอน) 9 ตัวเลข 0-9 เคร่ืองหมาย +, - และช่องว่าง (ไมจ่ าํ เปน็ ตอ้ งปูอน) # ปอู นเฉพาะตวั อักษร A-Z L จะใส่ตัวอกั ษรหรือไม่กไ็ ด้ ? จะใสต่ วั อักษรหรือตวั เลขกไ็ ด้ (จําเปน็ ต้องปูอน) A จะใส่ตวั อักษรหรือตัวเลขก็ได้ (ไมจ่ ําเป็นต้องปูอน) A จะใส่ตวั อักษรหรอื ช่องวา่ ง (ไมจ่ าํ เปน็ ต้องปูอน) C บังคบั ใหแ้ สดงตวั อักษรทีต่ ามมาทนั ที \\ จัดตัวอกั ษรชิดขวา ! ท่ีมา (จรี สิทธิ์ อ้ึงรัตนวงศ์, 2558 หนา้ 363) 10 การกําหนดความสมั พันธ์ สามารถทําไดด้ ังน้ี 10.1 คลิกปุม Relationships ในแท็บ DATABASE จากน้ันจะแสดงหน้าต่างRelationships สําหรับกําหนดความสัมพนั ธร์ ะหว่างตารางเป็นหนา้ ว่าง ๆ พรอ้ มหน้าต่าง Show Table ขนึ้ มา 10.2 คลกิ แทบ็ Tables ในหน้าต่าง Show Table 10.3 ดบั เบล้ิ คลกิ เลอื กตารางท่มี ีความสมั พันธก์ ัน 10.4 เมือ่ คลิกแล้วจะแสดงตารางในหนา้ ตา่ ง Relationships 10.5 สร้างความสมั พนั ธโ์ ดยลากเมาส์จากฟลิ ด์ท่เี ก่ียวขอ้ งในตารางหนึ่งไปยังอีกตารางหน่งึ 10.6 จะปรากฏหน้าต่าง Edit Relationships ขึน้ มา คลกิ เลือกตวั เลือกการปรบั ปรุงขอ้ มลู 10.6.1 Enforce Referential Integrity จับคู่กันจากตารางหนึ่งเป็นคีย์หลัก หรือ มดี ชั นีที่ไม่ซาํ้ 10.6.2 Cascade Update Related Field ปรับปรุงข้อมลู ทเ่ี กี่ยวข้องท้ังหมด 10.6.3 Cascade Delete Related Records ลบข้อมลู ทเี่ กีย่ วข้องท้งั หมด 10.7 คลกิ ปุม Create 10.8 จะแสดงเส้นความสัมพันธร์ ะหวา่ งตาราง กลา่ วโดยสรุปว่า จากพ้นื ฐานการใช้โปรแกรมน้นั จะนําไปสู่การสรา้ งฐานขอ้ มลู ในระดับท่ีสูงข้ึน ต้องยอมรบั วา่ โปรแกรมนี้เป็นโปรแกรมท่ีมีความแตกต่างจากโปรแกรมประยุกต์อ่ืน ๆ เพราะจะต้อง เกิดจากการออกแบบฐานข้อมูลท่ีผู้ใช้งานมีความรู้ความเข้าใจพื้นฐานอย่างดีในการออกแบบ หากใช้ โปรแกรมได้อย่างเดียว ระบบฐานข้อมูลในขณะท่ีสร้างอาจก่อให้เกิดปัญหาได้ในระหว่างการทํา เพราะโปรแกรมนี้มีการสร้างแฟูมข้อมูลหลายแฟูม แต่ละแฟูมจะต้องมีความสัมพันธ์กันเกิดขึ้น และ