การใช้โปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจ

181 บทท่ี 8 การใช้โปรแกรมประยกุ ต์เพ่ือการวิเคราะห์ขอ้ มูล โปรแกรมสาเร็จรูปสาหรับทางธุรกิจมีอยู่ด้วยกันหลายประเภท หลายลักษณะ ซึ่งสามารถ เลือกใช้งานได้ตามลักษณะของงานเพ่ือเพ่มิ ประสิทธภิ าพในการทางานขององค์กร โปรแกรมสาเร็จรูป ทั่วไปด้านการวิเคราะห์ข้อมูลในชุดโปรแกรมสานักงานอย่างโปรแกรม Microsoft Excel มี ความสามารถในเรื่องการวิเคราะห์ข้อมูล ตั้งแต่ข้อมูลพ้ืนฐานการบวก ลบ คูณ หาร ยกกาลัง จนถึง ข้ันสงู ท่ีมีการวิเคราะห์สถติ ิสาหรับงานวิจัย องค์การธุรกิจส่วนใหญ่แล้วนาโปรแกรมประยุกต์น้ีไปช่วย เพิ่มประสิทธิภาพการทางานกันอย่างหลากหลาย เช่น การบันทึกข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงาน การบันทึกรายรับ รายจ่าย จนกระท่ังใช้สาหรับพยากรณ์ข้อมูล เป็นต้น ด้วยความสามารถท่ี หลากหลายจึงเปน็ ทน่ี ิยมในปัจจบุ ัน ในบทน้ีจะอธิบายถึง ลักษณะท่ัวไปของโปรแกรมประยุกต์เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูล การจัดการ ข้อมูลด้วยกราฟเพื่อสรุปข้อมูลสาหรับผู้บริหาร การใช้ Data Analysis ใน Excel ทาสถิติเชิงพรรณนา และการสรปุ ข้อมูลด้วย PivotTable และ PivotChart โดยมรี ายละเอียดดังต่อไปน้ี ลกั ษณะทัว่ ไปของโปรแกรมประยุกต์เพ่อื การวเิ คราะหข์ อ้ มูล เมื่อกล่าวถึงโปรแกรมประยุกต์เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูล คนส่วนใหญ่จะนึกถึงโปรแกรม ไมโครซอฟตเ์ อก็ เซล ซง่ึ โปรแกรมดงั กลา่ วเป็นโปรแกรมประยุกต์เพือ่ ใช้งานท่วั ไป อย่ใู นชุดโปรแกรมสานักงาน ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ (Microsoft Office) แต่ในปัจจุบันก็ยังมีโปรแกรมประยุกต์บนเว็บท่ีให้บริการด้านการ วิเคราะหข์ ้อมูลหลายโปรแกรมโดยที่ผู้ใชง้ านไมจ่ าเป็นต้องตดิ ตงั้ โปรแกรมลงบนเคร่ือง ลักษณะทั่วไปแล้วโปรแกรมประยุกต์เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูล จะมีความสามารถในการจัดการ ข้อมูลตัวเลขจานวนมาก เพ่ือนาข้อมูลเหล่าน้ีไปประมวลผลหาผลลัพธ์หรือเปรียบเทียบวิเคราะห์ สรุปผลเป็นสารสนเทศในรูปแบบตาราง กราฟ แผนภูมิต่าง ๆ เป็นต้น จะมีลักษณะเป็นช่องตาราง จานวนมาก เรียกว่า เซลล์ (cell) ในหนึ่งไฟล์จะประกอบด้วยแผ่นงาน (worksheet) รวมกันเป็นสมุดงาน (workbook) (จรี ะสทิ ธิ์ อ้งึ รตั นวงศ์, 2558, หน้า 173) โปรแกรมในลักษณะนี้จะมีความสามารถในการคานวณ และสร้างกราฟจากข้อมูลได้รวดเร็ว ทาให้การ คานวณในตารางสะดวก ง่าย และรวดเร็ว จัดเก็บข้อมูลในเป็นระบบระเบียบของตารางข้อมูล พร้อมนาเสนอ ข้อมลู ในรปู ของกราฟต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้สามารถเห็นความแตกต่างของข้อมูลและทาความเข้าใจได้ ง่ายข้ึน นอกจากนี้แล้วช่วยบริหารจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ ในลักษณะการจัดเรียงข้อมูล คัดเลือกข้อมูล เฉพาะท่ีต้องการได้ เพื่อช่วยในการเปรียบเทียบและตัดสินใจเกี่ยวกับงานต่าง ๆ ได้ง่ายและแม่นยา อีกหน่ึง ความสามารถ คือ การคานวณข้อมูล การใช้ฟังก์ช่ันพิเศษ สามารถนาข้อมูลท่ีอยู่ในแต่ละแผ่นงานมาคานวณ รว่ มกนั ได้ และการบริหารขอ้ มลู ท่มี ีปริมาณมาก ๆ ได้ (อมั รินทร์ เพ็ชรกุล, 2559, หน้า 23-24)

182 จากลักษณะทั่วไปแล้วสามารถสรุปได้ว่า โปรแกรมประยุกต์เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลที่นิยมใช้ งานในปัจจุบันคือ ไมโครซอฟต์เอ็กเซล สามารถจัดการข้อมูลในแผ่นงานและสมุดงาน ใช้สูตรคานวณ ทางสถิติได้ และสามารถจัดการข้อมูลด้วยกราฟเพ่ือสรุปข้อมูลสาหรับผู้บริหาร สาหรับโปรแกรม Microsoft Excel แสดงดังภาพท่ี 8.1 ภาพท่ี 8.1 โปรแกรม Microsoft Excel ลักษณะการทางานของโปรแกรม Microsoft Office Excel นั้น จะมีลักษณะเป็นตารางงาน มีแถว และคอลัมน์ตัดกันเป็นช่องตารางท่ีเรียกว่า เซลล์ ก่อนจะทาการจัดการข้อมูลในแผ่นงานและสมุดงานได้ ต้องทาความเขา้ หลกั การทางานของเซลลเ์ บื้องต้นก่อน (จีระสทิ ธ์ิ อึง้ รตั นวงศ์, 2558, หน้า 185-205) 1. เซล (Cell) คอื ช่องส่ีเหล่ียมท่ีเกิดจากจากตัดของคอลัมน์และแถว ใช้สาหรับพิมพ์ข้อความ ตัวอักษร หรือตัวเลขลงไป โดยแต่ละช่องเซลจะมีช่ือเซล ซึ่งจะแสดงใน Name box เช่น เซล D5 ก็ คือ คอลัมน์ D แถว 5 โดยคอลัมนจ์ ะเรมิ่ ต้นที่ A ส่วนแถวจะเริ่มตน้ ท่ี 1 2. สาหรับวิธีการเลือกเซลใน Excel เม่ือต้องการป้อนข้อมูล แก้ไขข้อมูล หรือตกแต่งรูปแบบ แสดงผล สามารถทาได้หลายวิธดี ว้ ยกันขึ้นอยูก่ บั ลกั ษณะการใช้งาน เราสามารถเลอื กเซลเดียว เลอื กหลายเซล ตดิ กัน เลอื กหลายเซลไม่ติดกนั การเลอื กเซลท้งั แถว เลือกทง้ั คอลัมน์ เปน็ ต้น 3. การแทรกแถวและคอลัมน์ เมื่อพิมพ์ข้อมูลต่าง ๆ ลงไปในแต่ละเซลเรียบร้อยแล้ว หาก ตอ้ งการเพ่ิมแถวรายการข้อมูลหรอื คอลมั นห์ วั ข้อเข้าไปในแผน่ งาน ก็สามารถทาได้ตลอดเวลา 3.1 การแทรกแถวเมอื่ แทรกแถวเข้ามาแลว้ แถวใหม่จะแทรกเข้ามาด้านบนของแถวท่ีเลือก โดยมีข้ันตอนดังน้ี

183  คลกิ เมาสห์ ัวแถวทตี่ อ้ งการแทรก  ภาพท่ี 8.2 แสดงการเลือกหัวแถวท่ตี อ้ งการแทรก  คลิกลกู ศรที่ปุ่ม Insert ในแท็บ Home  คลกิ คาสัง่ Insert Sheet Rows เพื่อแทรกแถว   ภาพที่ 8.3 แสดงการเลอื กป่มุ Insert เพ่อื แทรกแถว  จากนั้นแถวทเ่ี ลอื กจะถูกเลอื่ นลงไปดา้ นลา่ งโดยมีแถวใหมแ่ ทรกเข้ามา  ภาพท่ี 8.4 แสดงแถวทไี่ ดท้ าการแทรกสาเร็จแลว้

184 3.2 การแทรกคอลัมน์ เมื่อแทรกคอลัมน์เข้ามาแล้ว คอลัมน์ใหม่จะแทรกเข้ามาด้านบน ของคอลัมนท์ เี่ ลือก โดยมขี นั้ ตอนดังนี้  คลิกเมาสห์ ัวคอลัมน์ทต่ี ้องการแทรก แสดงดังภาพท่ี 8.5  ภาพที่ 8.5 แสดงการเลือกหัวคอลมั น์ทต่ี ้องการแทรก  คลกิ ลูกศรท่ีปุ่ม Insert ในแทบ็ Home แสดงดงั ภาพที่ 8.6  คลกิ คาส่ัง Insert Sheet Columns เพื่อแทรกคอลัมน์ แสดงดงั ภาพที่ 8.6   ภาพที่ 8.6 แสดงการเลอื กปุ่ม Insert เพ่อื แทรกคอลมั น์  จากนัน้ คอลัมน์ท่เี ลอื กจะถูกเล่อื นออกไปทางด้านขวา โดยมีคอลัมน์ใหม่แทรกเข้ามา แสดง ดังภาพท่ี 8.7

185 ภาพท่ี 8.7 แสดงคอลมั น์ท่ไี ดท้ าการแทรกสาเรจ็ แล้ว 4. การลบแถวและคอลัมน์ เมื่อต้องการลบแถวหรือคอลัมน์ท่ีไม่ต้องการแล้ว ก็สามารถทาได้ เช่นกัน 4.1 การลบแถว เมือ่ ลบแถวท่เี ลือกออกไปแล้วแถวใหม่จะเลื่อนขึ้นมาแทนที่แถวที่ลบ โดย มขี ้ันตอนดังน้ี  คลกิ เมาส์หัวแถวทตี่ ้องการลบ แสดงดงั ภาพที่ 8.8  ภาพท่ี 8.8 เลอื กหวั คอลัมนท์ ต่ี อ้ งการลบ  คลิกลูกศรท่ีปุม่ Delete ในแท็บ Home แสดงดังภาพท่ี 8.9  คลิกคาส่งั Delete Sheet Rows เพอื่ ลบแถว แสดงดงั ภาพท่ี 8.9   ภาพท่ี 8.9 แสดงการเลือกคาสั่ง Delete Sheet Rows

186 4.2 การลบคอลมั น์ เมอ่ื ลบคอลมั น์ที่เลอื กออกไปแล้ว คอลัมน์ถัดไปทางขวามือจะเล่ือนมา แทนทีค่ อลมั นท์ ่ีถูกลบ โดยมีข้ันตอนดังน้ี (ทาลักษณะคล้ายกนั กับการลบแถว)  คลิกเมาส์คอลัมน์ทต่ี อ้ งการลบ  คลกิ ลูกศรทีป่ ุม่ Delete ในแท็บ Home  คลกิ คาสัง่ Delete Sheet Columns เพอื่ ลบคอลัมน์ 4.3 หากต้องการปรบั ขนาดของชอ่ งแถวและคอลมั นใ์ ห้มีขนาดกวา้ งขนึ้ หรอื แคบลง หรือสูง มากขึ้นหรือสูงน้อยลง เพ่ือให้พอดีเหมาะสมกับข้อความหรือตัวเลขที่พิมพ์ลงไปในช่องเซล ก็สามารถ ทาได้โดยเป็นการปรบั ขนาดทง้ั คอลมั น์หรอื ทัง้ แถว โดยแต่ละวธิ มี ีรายละเอยี ดดังนี้ 4.3.1 ปรับขนาดคอลัมน์หรือแถวโดยการลากเส้นกริด ซ่ึงเป็นการใช้เมาส์คลิก ลากเส้นกริดในแนวตง้ั ไปทางขวาหรอื ซา้ ยเพ่ือปรับขนาดคอลัมน์ หรือลากเส้นกริดแนวนอนขึ้นลงเพื่อ ปรับความสูงของแถว 4.3.2 ปรบั ขนาดคอลัมนห์ รอื แถวให้พอดกี ับข้อความ  คลกิ เมาส์ที่หัวคอลมั นห์ รอื แถวท่ตี อ้ งการปรับขนาด  คลิกลูกศรทปี่ ่มุ Format ในแท็บ HOME  คลกิ คาสงั่ AutoFit Column Width/ AutoFit Row Height  จากน้นั คอลมั น์หรอื แถวทีเ่ ลือกจะมขี นาดกว้างหรือสูงพอดีกับข้อความ 4.3.3 ปรับขนาดโดยระบุขนาด  คลิกเมาส์ขวาคอลัมน์หรือแถวที่ต้องการปรับขนาดแล้วเลือกคาส่ัง Column Width หรอื Row Height  จะแสดงหน้าต่าง Column Width/ Row Height ขน้ึ มา ให้กาหนดขนาด ลงไปตามทตี่ ้องการ  คลิกปมุ่ OK  จากนน้ั คอลัมน์หรอื แถวทีเ่ ลือกจะมีขนาดกว้างหรือสงู เทา่ กับขนาดที่กาหนด การจัดการข้อมูลในแผ่นงานและสมุดงานในโปรแกรม ก่อนที่จะเร่ิมต้นการจัดการข้อมูลในแผ่น งานและสมุดงาน ผู้ใช้งานควรทราบข้อมูลพื้นฐานท่ีสาคัญได้แก่ ส่วนประกอบท่ีสาคัญของสมุดงาน มุมมองของเอกสาร การบันทึกข้อมูล (save/save as) การบันทึก (save) ไฟล์อย่างรวดเร็ว โดยมี รายละเอยี ดดังน้ี (จีระสิทธ์ิ อง้ึ รตั นวงศ์, 2558, หนา้ 174) สาหรับสว่ นประกอบทส่ี าคญั ของสมดุ งาน ประกอบด้วย 5 ส่วนทสี่ าคญั ได้แก่ 1. กล่องชือ่ (Name box) ชอ่ งสาหรับแสดงตาแหนง่ เซลล์ และช่อื เซลล์ 2. ป่มุ ตกลงหรือยกเลิก เมอ่ื พิมพ์ข้อความในแถบสตู ร (Formula bar) 3. ปุ่มฟังกช์ นั สาหรับคน้ หาและใสฟ่ ังก์ชนั หรือสตู รคานวณสาเรจ็ รปู ลงในเซลล์ 4. แถบ Formula bar ชอ่ งสาหรบั พมิ พ์และแกไ้ ขขอ้ ความ ตัวเลข และสตู รคานวณทางคณติ ศาสตร์ 5. แผน่ งาน (Worksheet) หรอื หน้ากระดาษในสมุดงาน โดยส่วนประกอบของ Workbook แสดงดงั ภาพที่ 8.10

187      ภาพที่ 8.10 ส่วนประกอบของ Workbook สว่ นประกอบพน้ื ฐานที่สาคัญของโปรแกรมเป็นสว่ นท่ผี ู้ใชง้ านจาเป็นต้องทราบและมีการใช้งาน ส่วนน้ันบ่อย ๆ จึงควรศึกษาและทาความเข้าใจเพื่อต่อยอดในระดับที่สูงข้ึน นอกจากน้ีแล้วพื้นฐาน เร่ืองมุมมองเอกสารในโปรแกรม Microsoft Excel ก็ควรทราบแต่ผู้ใช้งานส่วนใหญ่แล้วจะไม่ค่อยมี การปรับเปลี่ยนการใช้งานบ่อยนักเหมือนกับโปรแกรม Microsoft Word ซ่ึงโปรแกรม Microsoft Excel มมี มุ มองของเอกสารอยู่ด้วยกนั 3 มุมมอง แต่ละมุมมองก็จะมีรูปแบบการใช้งานที่ต่างกัน เพ่ือ ความสะดวกในการทางานกับเอกสาร โดยมรี ายละเอยี ดดังน้ี 1. มุมมองปกติ (Normal View) เป็นมุมมองปกติที่ใช้สาหรับป้อนข้อความ ตัวอักษร ตัวเลข รูปภาพ ซึ่งจะมองไมเ่ หน็ ระยะขอบกระดาษ และจะมีเส้นกริด (Gridlines) เป็นตัวแบ่งแถวและคอลัมน์ ตัวอย่างมุมมอง ปกติ แสดงดงั ภาพท่ี 8.11 ภาพที่ 8.11 แสดงมุมมองปกติ 2. มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (Page Layout) เป็นมุมมองท่ีจะแสดงให้เห็นเหมือนกับเมื่อ พิมพ์ออกมาทางเคร่ืองพิมพ์ โดยจะแบ่งเป็นหน้า ๆ สามารถกาหนดหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และ

188 เลขหน้าได้ ซ่ึงมุมมองน้ีจะใช้ตอนท่ีเราตกแต่งเอกสาร ตัวอย่างมุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ แสดงดัง ภาพท่ี 8.12 ภาพท่ี 8.12 แสดงมมุ มองเคา้ โครงเหมอื นพมิ พ์ 3. มุมมองแบ่งหน้า (Page Break Preview) เป็นมุมมองที่จะแสดงให้เห็นเป็นหน้า ๆ แต่จะไม่ สามารถมองเหน็ หัวกระดาษ ทา้ ยกระดาษ และเลขหน้าได้ ตัวอยา่ งมมุ มองแบ่งหน้า แสดงดงั ภาพท่ี 8.13 ภาพที่ 8.13 แสดงมุมมองแบง่ หน้า ผ้ใู ช้งานสามารถเลือกใช้งานมุมมองเอกสารได้ทั้ง 3 มุมมอง ท้ังนี้อาจขึ้นอยู่กับความเหมาะสม และจาเปน็ การใช้งาน เมื่อผใู้ ช้งานไดจ้ ัดพิมพข์ ้อมูลในโปรแกรมเสร็จสน้ิ แลว้ หากตอ้ งการบันทึกข้อมูล เก็บไว้ใช้งาน โดยมีรายละเอยี ดดงั น้ี ศิระ เอกบตุ ร (2558 หนา้ 62-63) ไดแ้ นะนาวิธกี ารบันทึกไฟล์เก็บไว้ใช้ต่อไปในอนาคต วิธีการ โดยไปท่ี File  Save หรือ Save As 1. Save As คือ การบันทกึ ลงไปในไฟล์ใหม่ตัง้ ชื่อใหม่ได้และเปล่ียนนามสกุลของไฟล์ได้ดว้ ย

189 2. Save คือ การบันทึกลงไปท่ีไฟล์เดิมท่ีเคย Save ไว้แล้ว (แต่ถ้ายังไม่เคย Save มาก่อนเลย มันจะบังคับให้เป็นการ Save as) เมื่ออยู่ในหน้าจอท่ีจะ Save จะมี 2 ส่วนหลัก ๆ ที่อาจต้องกรอก ขอ้ มลู คอื File name และ Save as type แสดงดงั ภาพที่ 8.14 ภาพท่ี 8.14 แสดงการบนั ทึกข้อมลู 2.1 File name : ตงั้ ชอื่ ไฟลไ์ ด้ตามตอ้ งการ 2.2 Save as type : มอี ย่หู ลายแบบ แต่ทีส่ าคญั มดี งั น้ี 2.2.1 .xlsx สาหรบั Save ไฟล์ Excel แบบปกติ (Version 2007 ขึ้นไป) 2.2.2 .xlsm สาหรับ Save ไฟล์ Excel ท่ีมี Macro (Version 2007 ข้นึ ไป) 2.2.3 .xls สาหรับ Save ไฟล์ Excel ไดท้ ั้งปกติ และมี Macro (Version ต่ากว่า 2007) ถา้ ต้องเปิดใน Excel Version เก่า ๆ เชน่ 2003 แนะนาให้ Save เป็นรูปแบบนี้ รูปแบบนามสกุล Format.xlsx นั้น มีการบีบอัดไฟล์ให้เล็กลงโดยอัตโนมัติ ถ้าสังเกตดี ๆ ไฟล์จะ ขนาดเลก็ กวา่ Format.xls หากลองเปล่ียนนามสกุล .xlsx เปน็ .zip แลว้ Unzip การบันทึก (Save) ไฟล์อย่างรวดเร็วในโปรแกรม Microsoft Excel มีหลายข้ันตอน (Step) กว่าจะไปถึงหน้าท่ีให้เลือกว่าจะ Save ลงท่ี Folder ใด แต่ยังมีวิธีที่ทาให้ง่ายและรวดเร็วขึ้น โดยมี ขน้ั ตอน แสดงดังภาพท่ี 8.15 ภาพที่ 8.15 แสดงการบนั ทึกขอ้ มูลแบบ Save as

190 จากภาพท่ี 8.15 เรียกว่า Backstage View วิธีท่ีเร็วกว่าในการ Save ไปท่ี Folder ตรง ๆ เลย คือ ให้กดคีย์ลัด F12 เพ่ือทาการ Save As แต่ว่าแบบกดแป้นพิมพ์ F12 ก็ยังไม่ดี เพราะบางทีอาจลืมกด F12 แต่ไปกด Ctrl+s แทน แต่มีวิธีแก้แบบถาวร คือ ให้เลือกใน Option  Save  Don’t show the Backstage when opening or saving files เทา่ นก้ี ็จะกลับมาเหมือน Excel version กอ่ น ๆ สาหรบั การต้ัง ค่าการบนั ทกึ ขอ้ มูล F12 แบบถาวร แสดงดงั ภาพท่ี 8.16 ภาพที่ 8.16 แสดงการตง้ั ค่าการบนั ทึกข้อมูล F12 แบบถาวร หลงั จากทไ่ี ดศ้ ึกษาข้อมลู พื้นฐานของโปรแกรม Microsoft Excel ท่ีควรทราบไปแล้ว เมื่อกล่าวถึงการ จดั การข้อมลู ในแผ่นงานและสมุดงานนนั้ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถจดั รูปแบบใหก้ บั ขอ้ มลู ให้อยใู่ น รูปแบบท่ีต้องการได้ เช่น ใส่จุดทศนิยม ใส่ตัวคั่นหลักพัน สกุลเงิน เคร่ืองหมาย % เป็นต้น ในหัวข้อน้ีจะ กล่าวถึง ตัวอย่างการใส่จุดทศนิยม การใส่ตัวค่ันหลักพัน การใส่สกุลเงิน การจัดรูปแบบวันท่ีและเวลา การ ปรับแต่งข้อมูลด้วย AutoFormat และการป้อนชุดข้อมูลอย่างรวดเร็วด้วย AutoFill โดยมีรายละเอียดดังนี้ (จรี ะสทิ ธิ์ อ้ึงรตั นวงศ์, 2558, หนา้ 206-216) 1 การใสท่ ศนยิ ม ตัวค่ันหลกั พัน เปอร์เซน็ ต์ และสกลุ เงิน 1.1 เลือกเซลทีต่ ้องการจดั รปู แบบ 1.2 คลกิ ปุม่ คาสัง่ เพือ่ เลือกใชง้ าน ตามสัญลกั ษณด์ งั น้ี เพิ่มหลักทศนิยม ลดหลกั ทศนิยม ใส่เครื่องหมายค่นั หลกั พนั ใสเ่ ปอร์เซ็นต์ ใสส่ กุลเงิน 1.3 จากนนั้ ขอ้ มูลในเซลท่เี ลือกจะเป็นไปตามคาสั่งทเ่ี ลอื กขา้ งต้น การจัดการข้อมูลเก่ียวกับตัวเลข โปรแกรมสามารถปรับเปล่ียนรูปแบบข้อมูลเป็นรูปแบบ ตา่ ง ๆ ไดอ้ กี เชน่ ตวั เลขท่ัวไป จานวนเงนิ เงนิ ทางบัญชี วนั ที่ เวลา เป็นต้น 2 ข้อมูลต่าง ๆ ที่อยู่ในแต่ละเซลล์ เราสามารถปรับแต่งให้สวยงาม ให้เหมาะสมกับลักษณะ งานได้ ไมว่ า่ จะเปน็ การกาหนดรูปแบบและลักษณะตัวอักษร การใส่สีตวั อักษรและสีพน้ื หลัง เปน็ ตน้

191 2.1 เม่ือตอ้ งการกาหนดรูปแบบและลักษณะให้กับตวั อกั ษรให้กับเซลข้อมูลใด ไม่ว่าจะเป็น ตัวหนา ตัวเอียง ปรับขนาดตัวอักษร สีพื้นหลัง สีตัวอักษร เป็นต้น สามารถทาได้เช่นเดียวกัน โดย เลือกใช้เคร่ืองมือในแท็บ HOME กลุ่ม Font และกลุ่ม Alignment สาหรับเคร่ืองมือกลุ่ม Font และ กลุ่ม Alignment แสดงดังภาพท่ี 8.17 ภาพที่ 8.17 เครอื่ งมอื กลุ่ม Font และกลุม่ Alignment 2.2 การจดั รปู แบบด้วย AutoFormat นอกจากน้ีเรายังสามารถเลือกจัดรูปแบบให้กับเซล ได้อีกหลายแบบด้วย AutoFormat ท่ีโปรแกรมมีมาให้เลือกใช้กับข้อมูลประเภทต่าง ๆ เช่น รูปแบบ เซลหวั เรอื่ ง รูปแบบเซลตวั เลข เป็นตน้ โดยมขี ้นั ตอนดังน้ี  คลิกเลือกเซลท่ีตอ้ งการจัดรูปแบบ แสดงดังภาพที่ 8.18  ภาพที่ 8.18 แสดงเลือกเซลทีต่ อ้ งการจัดรูปแบบ  คลิกเลือกรปู แบบสไตล์ของเซลที่ต้องการ ในแท็บ HOME เพียงเท่านี้ข้อความใน เซลล์ท่เี ลือกก็จะถูกจดั ด้วยรูปแบบเซลล์ทเ่ี ลือกแล้ว แสดงดังภาพที่ 8.19  ภาพที่ 8.19 แสดงรูปแบบสไตลข์ องเซล

192 2.3 การป้อนข้อมูลแบบรวดเร็วด้วย AutoFill คือ การเติมคา ข้อความหรือข้อมูลโดย อัตโนมตั ิลงในเซลแบบเรียงลาดับไปเร่อื ย ๆ ตามการลากเมาสค์ ลุมเซล เชน่ ลาดับเลข ช่ือวนั ช่ือเดือน เป็นต้น ทาให้ประหยัดเวลาในการพิมพ์ข้อมูลอย่างมาก และป้องกันความผิดพลาดท่ีอาจเกิดขึ้นจาก การพิมพ์ข้อมลู ผดิ โดยตัวอยา่ งชุดขอ้ มลู AutoFill ที่มใี น Excel แสดงดังตารางท่ี 8.1 ตารางท่ี 8.1 ชดุ ขอ้ มูลของ AutoFill ชดุ ขอ้ มลู ชดุ ขอ้ มูลของ AutoFill ชอ่ื วนั แบบย่อ (อังกฤษ) Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat, Sun ชื่อวันแบบเต็ม (องั กฤษ) Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday Sunday ช่อื เดือนแบบย่อ (อังกฤษ) Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec ชอ่ื เดือนแบบเตม็ January February March April May June July August (อังกฤษ) September October November December ชื่อวนั แบบย่อ (ไทย) จ. อ. พ. พฤ. ศ. ส. อา. ชอ่ื วนั แบบเต็ม (ไทย) จนั ทร์ อังคาร พธุ พฤหสั บดี ศกุ ร์ เสาร์ อาทิตย์ ชอ่ื เดอื นแบบย่อ (ไทย) ม.ค. ก.พ. มี.ค. เม.ย. พ.ค. ม.ิ ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ชอ่ื เดอื นแบบเต็ม (ไทย) มกราคม กุมภาพันธ์ มีนาคม เมษายน พฤษภาคม มิถุนายน กรกฎาคม สิงหาคม กนั ยายน ตุลาคม พฤศจกิ ายน ธนั วาคม ที่มา (จีระสิทธิ์ อ้งึ รัตนวงศ์, 2558, หนา้ 214) สาหรับวิธีการเรียกใช้น้ันก็มีหลายวิธี อาจใช้วิธีการลากเมาส์ท่ีมุมด้านล่างขวาเซลล์ท่ีเป็น เคร่ืองหมาย + จากนัน้ กก็ ด Ctrl ค้างไว้ลากลงมา ชดุ ข้อมูลกจ็ ะเติมให้เรียงลาดับอัตโนมัติ ในตัวอย่าง เป็นการใสล่ าดับเลข แสดงดงั ภาพที่ 8.20 ภาพท่ี 8.20 แสดงการใชง้ าน AutoFill

193 สาหรับในกรณีที่ต้องการกาหนดชุดข้อมูลสาหรับใช้งานเฉพาะของเราขึ้นมาเอง นอกเหนือจาก AutoFill ท่ีมีอยู่ในโปรแกรม Excel แล้ว ยังสามารถเพิ่มรายการหรือชุดข้อมูลอ่ืน ๆ ได้ โดยมขี ้ันตอนดังนี้  คลิกปมุ่ ลูกศรลงท่ี Quick Access Toolbar  คลกิ คาสั่ง More Commands  จะแสดงหนา้ ต่าง Excel Options ขึน้ มา ใหค้ ลกิ ท่ี Advanced  คลิกปุ่ม Edit Custom Lists ในส่วน General เพอื่ กาหนดชดุ ข้อมูลเอง     ภาพท่ี 8.21 แสดงการเลอื กคาสงั่ More Commands และ หนา้ ต่าง Excel Option  จะแสดงหน้าต่าง Custom Lists ขนึ้ มา ใหค้ ลิกปุ่ม Add  พิมพช์ ดุ ขอ้ มูลทตี่ ้องการลงในช่อง List entries  คลกิ ปุ่ม OK   ภาพท่ี 8.22 แสดงหนา้ ตา่ ง Custom Lists 

194 อีกวิธหี นึ่งท่ีสามารถกาหนดชดุ ขอ้ มลู เองไดโ้ ดยไม่ตอ้ งพมิ พล์ งในช่อง List entries มขี ้นั ตอนดงั นี้  คลกิ ปุ่ม  ลากเมาสค์ ลุมขอ้ มลู ในเซลที่ต้องการสรา้ งเป็นชุดขอ้ มูล  จากนั้นคลิกปุ่ม Import ชุดข้อมูลท่ีเลือกจะปรากฏในช่อง Import list from cells จะแสดงขอบเขตของเซลท่ถี ูกเลือก  คลิกปุ่ม OK เป็นอันเสรจ็ ส้ินขัน้ ตอนการกาหนดชุดข้อมลู ด้วยตนเอง    ภาพที่ 8.23 แสดงการ Import list from cells  การใชส้ ตู รและฟงั ก์ชนั การคานวณอีกพื้นฐานหนึ่งความสามารถท่ีสาคัญบนโปรแกรม ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล คือ การคานวณข้อมูลในตารางโดยใช้สูตรและฟังก์ชันการคานวณที่สามารถให้ผลลัพธ์ได้อย่าง แม่นยาและรวดเรว็ เราควรทาความเข้าใจการใชส้ ูตรกอ่ นเป็นอนั ดบั แรก เมื่อเราป้อนสูตรคานวณในตารางให้ ใช้เครื่องหมายเท่ากับ (=) นาหน้าเสมอ มิฉะนั้น ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล จะคิดว่าสูตรที่ป้อนเข้าไปน้ันเป็น ข้อความธรรมดาและจะไม่นาไปคานวณ เครื่องหมายการคานวณท่ีใช้ในการเขียนสูตร ได้แก่ เคร่ืองหมาย บวก ลบ คูณ หาร ยกกาลัง และเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ เมื่อไมโครซอฟต์ เอ็กเซล นาสูตรท่ีเราเขียนไป คานวณ ลาดับการคานวณจะเกิดขึ้นตามลาดับความสาคัญของเคร่ืองหมาย ตัวอย่างเช่น สูตร = (2x3)^2/4+2 โดยจะมขี น้ั ตอนการคานวณดังน้ี (อมั รินทร์ เพช็ รกุล, 2559 หน้า 95-102) = 6^2/4+7 = 36/4+7 = 9+7 = 16 ตัวดาเนินการทางคณิตศาสตร์ จะมีเครื่องหมายแบบพ้ืนฐาน คือ เครื่องหมายบวก ลบ คูณ หาร หารเอาเศษ และยกกาลงั แสดงดังตารางที่ 8.2

195 ตารางที่ 8.2 แสดงความหมายของตวั ดาเนนิ การทางคณิตศาสตร์ เครื่องหมาย ความหมาย + บวก - ลบ * คูณ / หาร % หารเอาเศษ ^ ยกกาลัง ทมี่ า (จรี สิทธ์ิ องึ้ รตั นวงศ์, 2558, หนา้ 218) ตวั ดาเนนิ การเปรียบเทียบ เปน็ การเปรียบเทียบข้อมูลต้ังแต่สองจานวนข้นึ ไป แสดงดังตารางที่ 8.3 ตารางท่ี 8.3 แสดงความหมายของตัวดาเนินการเปรยี บเทยี บ เคร่อื งหมาย ความหมาย = เท่ากับ < นอ้ ยกว่า > มากกว่า <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ >= มากกวา่ หรือเทา่ กับ <> ไม่เทา่ กับ ที่มา (จรี สทิ ธิ์ อึ้งรตั นวงศ,์ 2558, หน้า 218) ตัวดาเนนิ การสาหรับการอา้ งอิง ใชส้ าหรบั ระบุขอบเขตของเซลท่นี ามาใชค้ านวณ แสดงดังตารางที่ 8.4 ตารางท่ี 8.4 แสดงความหมายของตัวดาเนินการสาหรบั การอ้างองิ เครือ่ งหมาย ความหมาย ตวั อยา่ ง : ใชอ้ ้างอิงขอบเขตระหวา่ งจุดสองจดุ C1:C6 ช่องวา่ ง 1 ช่องว่าง ใช้อา้ งองิ เซลทีอ่ ยู่ในชว่ งของเซล =SUM(B4:B7 A1:D8) , นาขอบเขตตั้งแต่สองชุดขึ้นไปมารวมกันเป็นชุด =SUM(A1:A5,C1:C5 เดียว ทมี่ า (จีรสิทธ์ิ อึง้ รตั นวงศ,์ 2558, หน้า 218)

196 วธิ กี ารคานวณสามารถทาได้ 2 วธิ ี โดยมขี ัน้ ตอนแตล่ ะวธิ ีดงั น้ี 1. การพมิ พส์ ตู รดว้ ยตนเอง มีขนั้ ตอนดังนี้ 1.1 คลกิ เลอื กเซลท่ีต้องการแสดงผลลพั ธ์ 1.2 สรา้ งสูตรคานวณโดยพิมพ์ลงในเซล โดยเริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย = จากนั้นตามด้วย เซลทีเ่ ปน็ ตวั ถูกดาเนนิ การตวั แรกและเครอื่ งหมายการคานวณลงไป แลว้ เซลที่เป็นตัวถูกดาเนินการตัว ถัดไป ในทนี่ ้คี ือ =B2*B3 เมื่อเสร็จแลว้ ให้กดแป้น Enter แสดงดงั ภาพท่ี 8.24 12 3 ภาพท่ี 8.24 แสดงการพิมพส์ ตู รการคานวณดว้ ยตนเอง 2.1 การเลือกใชฟ้ ังกช์ นั หรือสตู รคานวณสาเร็จรูปใน Excel มีฟังก์ชันหรือสูตรการคานวณ สาเร็จรูปท่ีมาพร้อมกับโปรแกรมให้เลือกใช้มากมาย สามารถเลือกได้จากแท็บ FORMULAS โดยจะ แบ่งฟังก์ชันออกเป็นกลุ่ม ๆ ตามลักษณะงานท่ีเกี่ยวข้อง ได้แก่ AutoSum, Recently Used, Financial, Logical, Text, Date & Time, Lockup & Reference, Math & Trig, Statistical, Database และ Information สาหรบั ฟงั กช์ นั ที่น่าสนใจ ในบทเรียนน้ีผ้เู ขยี นจะขอนาเสนอฟังก์ชัน โดยมีรายละเอียดแสดงดัง ตารางที่ 8.5

197 ตารางท่ี 8.5 แสดงฟงั ก์ชั่น ความหมาย และรูปแบบตัวอยา่ ง ช่อื ฟังก์ชัน่ ความหมาย ตัวอยา่ ง Bahttext สาหรับการแปลงตวั เลขเงินหน่วยบาทใหเ้ ปน็ คาอ่าน =Bahttext(b9) ตวั อักษร If เป็นฟงั ก์ชนั ทีใ่ ช้กาหนดเงอ่ื นไขใดเงื่อนไขหน่ึงข้ึนมา =IF(c9>10,“สอบผา่ น”,“สอบตก”) เพื่อใช้ในการเปรยี บเทยี บแลว้ กาหนดทางเลือก โดย CountIf ถา้ เป็นไปตามเง่ือนไขใดกจ็ ะทาตามเงือ่ นไขนัน้ =Countif(a1:a5,>=10) เป็นฟังก์ชันที่ใช้สาหรับนับจานวนข้อมูลในเซลท่ี Sum กาหนด =Sum(a1:a10) Max หาผลรวม =Max(a1:a10) Min หาค่าสูงสดุ =Min(a1:a10) Average หาคา่ ตา่ สดุ =Average(a1:a10) NOW หาค่าเฉลยี่ =NOW() TODAY แสดงวนั เดอื น ปี เวลา =TODAY() DATE แสดงวันทป่ี ัจจบุ นั =DATE(2012,10,15) WEEKDAY แสดงรปู แบบปี เดอื น วนั =WEEKDAY(B4) DAY แสดงรปู วนั ในหน่ึงสปั ดาห์ =DAY(B4) MONTH แสดงวันท่ี =MONTH(B4) YEAR แสดงเดือน =YEAR(B4) Text แสดงปี =TEXT(B14-$C$12,\"h:mm:ss”) Left เกี่ยวกบั เวลา =LEFT(A24,11) Right นบั ตัวอกั ขระจากซ้ายไปขวา =RIGHT(A25,4) Len นบั ตวั อกั ขระจากขวาไปซา้ ย =LEN(A26) Datedif นบั ตัวอักขระ =DATEDIF($B$5,$B$6,\"y\") คานวณหาอายุ =DATEDIF($B$5,$B$6,\"ym\") Vlookup =DATEDIF($B$5,$B$6,\"md\") Hlookup ค้นหาคา่ ในแนวตั้ง =VLOOKUP(B11,$B$3:$D$7,2,FALSE) คน้ หาค่าในแนวนอน =HLOOKUP(G11,$H$2:$L$4,2,FALSE) ทมี่ า (จีรสทิ ธิ์ องึ้ รตั นวงศ,์ 2558, หนา้ 218) สาหรับเทคนิคอื่น ๆ ที่นอกเหนือจากข้างต้นที่จะสามารถช่วยเพ่ิมประสิทธิภาพการทางาน ให้กับโปรแกรมประยุกต์อย่างไมโครซอฟต์เอ็กเซล ได้แก่ เทคนิคการป้อนข้อมูลพร้อมกันหลาย ๆ แผ่นงาน เทคนิคการป้อนข้อมูลอย่างรวดเร็ว เทคนิคการพิมพ์ข้อมูลตารางให้ก่ึงกลางกระดาษ และ การพมิ พข์ ้อมลู หลาย ๆ แผน่ งานพรอ้ มกัน โดยมรี ายละเอียดดงั นี้ 1. เทคนิคการป้อนข้อมูลพร้อมกันหลาย ๆ แผ่นงาน และการป้อนข้อมูลอย่างรวดเร็ว มี ลกั ษณะขนั้ ตอนคลา้ ยกัน โดยมีข้นั ตอนดงั นี้ 1) โดยผ้ใู ชง้ านตอ้ งคลกิ เลือกแผน่ งานที่ต้องการกรอกข้อมลู ไว้ 2) แล้วหลังจากนั้นถึงป้อนข้อมูลลงในช่องตาราง หรือปรับแก้ไขข้อมูลตาราง ผลลัพธ์ที่ได้ คือ จะปรากฏขอ้ มูลในทกุ ๆ เซลของทุกแผน่ งานทเ่ี ลือกไว้ วิธกี ารน้ีจะชว่ ยลดระยะเวลาในการปอ้ นขอ้ มลู 2. เทคนิคการพมิ พ์ขอ้ มูลตารางใหก้ ง่ึ กลางกระดาษ โดยมขี ัน้ ตอนดังนี้

198 1) เลือกตารางขอ้ มูลที่ตอ้ งการพมิ พ์ออกทางเครือ่ งพิมพ์ 2) ไปที่เมนพู ิมพ์ เลือกพิมพ์เฉพาะสว่ นทเ่ี ลือก 3) คลกิ ตั้งคา่ หน้ากระดาษ คลิกแท็บระยะขอบ ในส่วนหัวข้อก่ึงกลางหน้ากระดาษ ให้คลิก แนวนอน เพียงเทา่ นี้เอกสารตารางจะอย่กู ง่ึ กลางกระดาษ 3. เทคนคิ การพมิ พ์ข้อมูลตารางหลายตารางพรอ้ มกัน 1) เลอื กแผน่ งานทกุ แผน่ งานทตี่ ้องการพมิ พ์ 2) กลบั ไปแผน่ งานท่มี ีข้อมลู มากท่สี ุด แล้วเลอื กคลมุ ข้อมลู 3) ไปเมนูพมิ พ์ เลือกพมิ พ์เฉพาะสว่ นท่ีเลือก เอกสารจะถูกพิมพ์ออกมาทุกแผน่ งานท่ีได้เลือก นอกจากเทคนคิ เล็กน้อยที่ได้นาเสนอให้ผู้เรียน เพื่อจะได้นาไปใช้เพ่ิมเทคนิคในการจัดการงาน ด้านตารางใหม้ ปี ระสทิ ธภิ าพมากยิง่ ข้ึน แต่ฟงั กช์ ั่นทน่ี า่ สนใจสาหรับโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล คือ การวิเคราะห์ข้อมูลแล้วสรุปผลเพื่อการนาไปประกอบการตัดสินใจ ถือว่าเป็นหัวใจสาคัญของ โปรแกรม การสรุปข้อมูลด้วยกราฟจะสามารถแสดงการเปรียบเทียบข้อมูลได้อย่างชัดเจน ซ่ึงจะเป็น ประโยชนอ์ ยา่ งยิ่งสาหรับผู้บรหิ ารใช้ประกอบการตดั สนิ ใจ การจัดการขอ้ มลู ด้วยกราฟเพอื่ สรุปขอ้ มลู สาหรับผู้บรหิ าร เมื่อข้อมูลในตารางมีปริมาณมากขึ้น นอกจากการวิเคราะห์และเปรียบเทียบข้อมูลจะทาได้ยากแล้ว การนาเสนอข้อมูลแบบตารางจะดูไม่น่าสนใจ วิธีที่ดีกว่า คือ การแสดงข้อมูลโดยใช้กราฟ เพราะสามารถสื่อ ความหมายไดช้ ัดเจน ซึ่งในหัวข้อนี้จะได้รู้จกั การสร้างกราฟชนิดต่าง ๆ โดยการสร้างกราฟใน Excel น้ัน ได้มี การปรับเปล่ียนวิธกี ารให้ง่ายขึน้ มาก สาหรบั การจดั การข้อมูลด้วยกราฟ แสดงดงั ภาพที่ 8.25 ภาพท่ี 8.25 การจัดการขอ้ มูลดว้ ยกราฟ การสร้างกราฟบน Excel ข้ันตอนการทากราฟ 2 แกน 3 แกน หรือมากกว่านั้นตามข้อมูลที่ ต้องการทาเป็นกราฟ Microsoft Office Excel เป็นที่นิยมในการสร้างกราฟ การรวมข้อมูล ใช้สร้าง กราฟแสดงผลรวมข้อมูล หรือการทารายงานสรุปผลต่าง ๆ การทาเป็นกราฟทาให้สามารถดู ใน รูปแบบเป็นแกนแท่ง ๆ แยกข้อมูลแต่ละประเภทได้ชัดเจน สะดวกกว่าการที่ดูข้อมูลเป็นตาราง การ สร้างกราฟเบอ้ื งต้น เพือ่ สามารถนาไปประยุกตใ์ ช้งานกับงานทางธุรกิจท่ตี ้องการ มีรายละเอยี ดดงั น้ี

199 1. เปิด Microsoft Excel จากนน้ั สรา้ งตารางข้อมูล ที่ต้องการทาเป็นกราฟ (Chart) แสดงดัง ภาพท่ี 8.26 ภาพที่ 8.26 แสดงการจัดการข้อมูลด้วยกราฟ 2. หลังจากไดต้ ารางข้อมูล ให้ลากเมาส์คลุมตารางข้อมูลที่ต้องการสร้างกราฟ แล้วคลิกที่แท็บ Insert (แทรก) แลว้ จะเห็นเมนู Column (คอลมั น์) แสดงดงั ภาพที่ 8.27 ภาพที่ 8.27 แสดงการเลือกเมนู Column 3. คลิกเลอื กรูปแบบกราฟทต่ี อ้ งการ ท่เี มนู Column (คอลัมน)์ แสดงดงั ภาพท่ี 8.28 ภาพที่ 8.28 แสดงการเลือกกราฟท่ตี อ้ งการ

200 4. หลังจากเลือกรูปแบบกราฟเสร็จแล้ว ก็จะได้กราฟท่ีเราต้องการ หากต้องการปรับแต่ง กราฟเพม่ิ เติม ใหค้ ลกิ ทกี่ ราฟ แลว้ เลอื กแท็บ Layout (เคา้ โครง) แสดงดังภาพท่ี 8.29 ภาพที่ 8.29 แสดงกราฟท่ีเลือก 5. Chart Title (ชอ่ื แผนภมู ิ) มีใหเ้ ลือก 2 แบบ คอื วางเหนอื แผนภูมิ (แนะนา) และซ้อนกลาง แผนภมู ิ แสดงดงั ภาพท่ี 8.30 ภาพท่ี 8.30 แสดงการใสช่ ื่อให้กราฟ 6. Axis Titles (ชอื่ แกน) มีใหเ้ ลือกท้ังแนวนอน และแนวตงั้ แนวตัง้ แสดงดงั ภาพที่ 8.31 ภาพที่ 8.31 แสดงการตกแตง่ แกน

201 7. Legend (คาอธิบายแผนภมู ิ) โดยส่วนมากจะไม่ปรับกัน หากต้องการปรับก็ทาการเลือกตามใจชอบ แสดงดังภาพท่ี 8.32 ภาพท่ี 8.32 แสดงการใสค่ าอธบิ ายกราฟ 8. Data Labels (ป้ายช่ือข้อมูล) ช่วยให้ง่ายในการดูแท่งแผนภูมิ เลือกตาแหน่งได้ตาม ต้องการ โดยสว่ นมากจะเลือกไว้ทสี่ ว่ นปลายของแทง่ แผนภมู ิ แสดงดงั ภาพท่ี 8.33 ภาพท่ี 8.33 แสดงการใส่ปา้ ยชื่อข้อมูล 9. Data Table (ตารางข้อมูล) ส่วนนี้เป็นการเพิ่มตารางข้อมูลให้แสดงในกราฟด้วย แสดงดัง ภาพท่ี 8.34 ภาพที่ 8.34 แสดงการเพิม่ ตารางขอ้ มลู

202 Boonlert Aroonpiboon (2556) ไดเ้ ขยี นบทความเกยี่ วกบั เร่อื ง การใช้งานกราฟและแผนภูมิ ไว้ว่า การนาเสนอข้อมูลด้วยกราฟและแผนภูมิ (Graph & Chart) ถูกใช้กันโดยท่ัวไปในการนาเสนอ ข้อมูลกับผู้อ่าน ผู้ฟัง เน่ืองจากเป็นทางเลือกที่ดีในการสื่อข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว และง่ายกว่า การใช้ตาราง ผู้อ่าน ผู้ฟังสามารถเข้าใจ และจดจาข้อมูลได้เป็นอย่างดี การนาเสนอข้อมูลลักษณะน้ี ต้องแน่ใจว่ารูปแบบของกราฟท่ีเลือกใช้ เหมาะสมกับข้อมูลที่จะนาเสนอ ไม่ควรนาเสนอข้อมูล เดียวกันโดยใชก้ ราฟหลายรูปแบบผสมผสานกัน กราฟมหี ลายชนิด โดยกราฟแต่ละชนิดมีรายละเอียด ดงั น้ี 1. กราฟวงกลม (pie graph) กราฟวงกลม จะนาเสนอเพ่ือแสดงสัดส่วนของข้อมูลต่างๆ ต่อ ขอ้ มูลท้งั หมดทค่ี ดิ เป็น 100% การนาเสนอข้อมลู ในรปู แบบนี้ จะต้องมีการปรับ หรือคานวณข้อมูลใน แต่ละส่วน โดยให้ผลรวมของข้อมูลทั้งหมดคิดเป็น 100% และเท่ากับพ้ืนท่ีวงกลม และท่ีสาคัญต้อง พิจารณาด้วยว่าข้อมูลมีไม่มากจนเกินไป ไม่ควรมีความแตกต่างของจานวนตัวเลขของข้อมูลน้อย เกินไป จนไมส่ ามารถแบง่ แยกความแตกตา่ งด้วยสายตา โดยท่ัวไปสัดส่วนข้อมูลต่าง ๆ ควรมีขนาดไม่ น้อยกว่า 7% ในการสร้างกราฟชนิดน้ี ควรให้ส่วนท่ีข้อมูลท่ีมีขนาดใหญ่สุดเร่ิมที่ 12 นาฬิกา และ ขนาดที่มีขนาดเล็กรองลงมาอยู่ถัดไปในทิศทางตามเข็มนาฬิกา การอธิบายข้อมูล ควรมีคาอธิบายสั้น ๆ และให้คาจากัดความของข้อมูลอย่างคร่าว ๆ สาคัญท่ีสุดตัวเลขที่แสดงอยู่ในส่วนต่างๆ ของกราฟ วงกลม รวมกันแล้วต้องได้เท่ากับผลรวมของข้อมูลทั้งหมด ที่คิดเป็น 100% ตัวอย่างแผนภูมิวงกลม แสดงดังภาพท่ี 8.35 ภาพที่ 8.35 ตัวอย่างแผนภมู ิวงกลม 2. กราฟแท่ง (bar graph) กราฟแท่ง นิยมใช้กันมากในการเปรียบเทียบ โดยสามารถนาเสนอ ไดท้ ง้ั แนวตง้ั และแนวนอน โดยกราฟแท่งแนวตง้ั นิยมนาไปใชใ้ นการเปรียบเทียบข้อมูลชนิดเดียวกันท่ี เวลาแตกต่างกัน ส่วนกราฟแท่งแนวนอนมักใช้เปรียบเทียบข้อมูลต่างชนิดกันท่ีเวลาเดียวกัน การ แสดงผลด้วยกราฟแท่ง ควรกาหนดจานวนศูนย์ท่ีแกนตั้งไว้เสมอ และความสูงไม่ควรถูกแบ่ง หรือตัด ทอน นอกจากน้ีควรแสดงข้อมูลทางสถิติกากับไว้เสมอ รวมทั้งจานวนข้อมูลที่แปลความหมายได้ง่าย สามารถใช้สีหรือลวดลาย หรือเน้นความแตกต่างของข้อมูลชนิดต่าง ๆ โดยให้ความกว้างและ ระยะห่างของแท่งกราฟมีขนาดเทา่ ๆ กันควรใช้ขนาดตัวอักษรที่ใหญ่พอที่จะอ่านได้ชัดเจน เมื่อมีการ

203 ย่อภาพเพอ่ื พิมพ์ ประกอบดว้ ยกราฟแท่งเดี่ยว เปน็ รปู แบบกราฟแท่งทีน่ ิยมใชก้ นั อย่างกว้างขวาง การ นาเสนอควรเริ่มจากกลุ่มควบคุมก่อนเสมอในกรณีนาเสนอข้อมูลงานวิจัย หรือค่าน้อยที่สุดไปหาค่า มากที่สุด และกราฟแท่งกลุ่มเป็นการเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างกลุ่ม โดยมีข้อมูลชนิดเดียวกัน 2–3 ชนิดกระจายในทกุ กลุม่ ตัวอย่างแผนภมู แิ ทง่ แสดงดังภาพที่ 8.36 ภาพที่ 8.36 ตวั อยา่ งแผนภมู แิ ทง่ 3. กราฟเส้น (line graph) รูปแบบการนาเสนอที่ใช้กันมากทาได้ง่าย และใช้ได้กับข้อมูลเกือบ ทุกชนิดใช้ในการเปรียบเทียบข้อมูลแบบง่ายที่สุด จนถึงข้อมูลที่ซับซ้อนที่สุด มักใช้ในการนาเสนอ ข้อมูลท่ีต้องการให้เห็นแนวโน้มของการเปล่ียนแปลงที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ มากกว่าจะแสดง เพียงจานวนตัวเลขท่ีแท้จริงเท่าน้ัน อย่างไรก็ตามหากกราฟเส้นแสดงความสาคัญของข้อมูลเพียงจุด เดยี วการนาเสนอด้วยคาบรรยายจะเหมาะสมกวา่ ตวั อย่างกราฟเสน้ แสดงดังภาพท่ี 8.37 ภาพท่ี 8.37 ตัวอย่างกราฟเสน้

204 ในแต่ละประเภทของกราฟและแผนภมู ิ ผใู้ ช้งานควรเลือกใช้งานให้ถูกต้องตามข้อมูล เช่น หาก เป็นกราฟแท่งเมื่อต้องการเปรียบเทียบความมากน้อย หรือหากเป็นแผนภูมิวงกลมเม่ือต้องการแสดง ให้เห็นสัดส่วนความมากน้อย เป็นต้น แผนภูมิแต่ละประเภทมีความเหมาะสมในการนาไปใช้สรุป ขอ้ มูลสาหรับผบู้ รหิ ารท่ีแตกต่างกนั ตามแตโ่ อกาสและลกั ษณะของข้อมูล การใช้ Data Analysis ใน Excel ทาสถิติเชงิ พรรณนา Data Analysis ใน Excel เปน็ เครือ่ งมือสาหรับช่วยวเิ คราะหส์ ถิติ ซง่ึ ในการเปิดใช้งาน โปรแกรมคร้งั แรก ค่าเร่ิมตน้ จะไม่แสดงเครื่องมือนี้ ดงั นั้น การใช้งานจงึ ต้องมีการเรียกใชเ้ ครือ่ งมือให้ มคี วามพร้อมทันตอ่ การใช้งาน มีขัน้ ตอนดังน้ี 1. การเพม่ิ เครือ่ งมอื Data Analysis File > Option > Add-ins > Manage (Excel Add-Ins) > Go > Analysis ToolPak > OK > OK ภาพท่ี 8.38 ขั้นตอนการเพ่มิ เครอื่ งมอื Data Analysis

205 2. จากนัน้ เครื่องมือ Data Analysis จะปรากฏขึน้ ในแท็บรบิ บอน Data ภาพท่ี 8.39 เครื่องมือ Data Analysis 3. ขัน้ ตอนการใช้เครื่องมือ descriptive statistics ใน Data Analysis ภาพที่ 8.40 เครอ่ื งมอื Data Analysis 4. จากนนั้ จะปรากฏหนา้ ต่าง Descriptive Statistics โดย Input Range ใหเ้ ลอื กข้อมลู ใน ตาราง โดยมีรายละเอียดดังนี้ Grouped By คือ การคานวณในลักษณะ Columns หรอื Rows Labels in First Row คือ การคลกิ เลอื กให้ Excel ทราบว่า บรรทัดแรก คือ หวั ข้อ Output Range คอื การเลอื กตาแหนง่ แสดงผลลพั ธ์ ภาพที่ 8.41 Input Range

206 5. นาเมาสไ์ ปคลิกในเซลล์ใดเซลลห์ น่ึงในตารางข้อมูล จากน้ันกด Ctrl A เพื่อคลมุ ขอ้ มูลใน ตาราง ($B$11:$F$41) และคลิกสัญลักษณท์ ี่ลูกศรชี้เพื่อกลบั ไปสหู่ น้าต่าง Descriptive Statistics ภาพที่ 8.42 ขั้นตอนการเลือกข้อมลู ใน Input Range 6. คลกิ เลอื กตาแหน่งแสดงผลลัพธ์ Output Range และ Summary Statistics จากน้ันคลิก OK ภาพท่ี 8.43 ขนั้ ตอนการเลือกตาแหน่งใน Output Range 7. จะปรากฏผลลัพธ์ ดงั ภาพ ภาพที่ 8.44 ขน้ั ตอนการเลอื กตาแหนง่ ใน Output Range

207 Mean ค่าเฉล่ยี Standard Error SE เปน็ การบอกความกระเจงิ (\"standard error\") ของคา่ เฉลีย่ (\"of the mean\") ที่เป็นผลจากการสุ่มมาวัด ขนาดการสุ่มจึงมี Median ผลกระทบอยา่ งรุนแรงต่อคา่ นี้ Mode มธั ยฐาน (การเรียงข้อมูลนอ้ ยไปมาก แลว้ แสดงค่าทอี่ ย่ตู รงกลาง) Standard Deviation ฐานนิยม (ขอ้ มูลทีม่ กี ารซ้า ๆ กันมากที่สุดหรอื ความถ่สี งู สดุ ) Kurtosis ส่วนเบ่ียงเบนมาตรฐาน การกระจายขอ้ มลู Skewness เส้นโค้งการแจกแจงแบบปกติ (ความโด่ง) Range ความเบ้ Minimum พสิ ยั Maximum คา่ ตา่ สดุ Sum ค่าสงู สดุ Count ผลรวม นับจานวน การสรุปข้อมลู ดว้ ย PivotTable และ PivotChart Pivot Table คือ เครื่องมือในไมโครซอฟต์ เอ็กเซล ที่ใช้ในการวิเคราะห์ สรุปผล คานวณ นา ข้อมูลจานวนมาก ๆ มาสรุปผล ในรูปแบบของตาราง และยังสามารถนาไปสร้างกราฟ ซึ่งเรียกว่า Pivot Chart การวเิ คราะหเ์ บ้ืองต้น เปรียบเสมอื นวา่ เป็นการตอบคาถามท่ีตอ้ งการแล้วนามาสรุป เช่น ต้องการทราบว่าสินค้าใดขายดีท่ีสุด ใครเป็นคนซื้อ แล้วซ้ือไปเท่าไร เป็นต้น สาหรับในหัวข้อนี้จะ ยกตวั อย่างการสรุปข้อมลู ดังนี้ (สุเทพ โลหณตุ , 2562, หน้า 16-17) 1. การคลิกเลือกข้อมูลทต่ี อ้ งการ ในที่นใี้ ชข้ ้อมลู วิจัย โดยกาหนดให้เลือกขอ้ มลู เพศ ภาพที่ 8.45 การเลอื กขอ้ มูล

208 2. คลกิ ริบบอน Insert เลอื ก PivotTable ระบแุ หล่งข้อมลู ในชอ่ ง Table/Range และเลือก sheet ทีต่ ้องการแสดงผล ในทน่ี ี้ระบเุ ปน็ New Worksheet และคลิก OK ภาพท่ี 8.46 การกาหนด Input Range และ Output Range 3. แสดงผลลพั ธ์ดงั ภาพ ภาพที่ 8.47 หน้าตา่ งการกาหนด PivotTable 4. คลกิ เลือก PivotTable Fields ตามรายละเอยี ดทต่ี ้องการออกแบบ

209 ภาพท่ี 8.48 หนา้ ตา่ งการกาหนด PivotTable 5. การปรบั รายละเอียด Value Field Settings… แทบ็ Show Values As > % of Column Total > OK ภาพท่ี 8.49 หน้าตา่ งการปรับรายละเอยี ด Value Field Settings 6. แสดงผลรอ้ ยละดังภาพ ภาพท่ี 8.50 ผลลัพธจ์ ากการปรับรายละเอียด Value Field Settings

210 7. ทาการสร้าง PivotChart โดย นาเมาส์ไปคลิกในพื้นทที่ ่ีเป็น PivotTable เลือก Insert > PivotChart ภาพที่ 8.51 การสรา้ ง PivotChart 8. จากนั้นจะปรากฏหน้าตา่ ง Insert Chart ในทนี่ ้เี ลือก แบบ Column ภาพที่ 8.52 หนา้ ตา่ ง Insert Chart 9. ปรบั ตงั้ ค่า แกนตงั้ โดยดับเบลิ้ คลิก ปรับคา่ Maximum เป็น 100 และ Major 20 เปล่ียนสี แท่งกราฟให้มีความแตกตา่ งกัน ใหไ้ ดผ้ ลลัพธ์ดังภาพ

211 ภาพที่ 8.53 ผลลัพธ์การแทรก PivotChart ปัญหาหน่ึงสาหรับการจัดการข้อมูลปริมาณมาก ซ่ึงข้อมูลเหล่านั้นส่วนใหญ่เป็นตัวเลข แล้ว ไม่ทราบว่าจะจัดการข้อมูลเหล่าน้ันเพื่อสรุปและนาเสนออย่างไรให้เข้าใจง่าย PivotTable และ PivotChart เป็นเครื่องมือที่ช่วยลดปัญหาเหล่านี้ได้ เคร่ืองมือนี้มีลักษณะเฉพาะสาหรับงานด้านการ คานวณ สร้างตารางสรปุ ผลข้อมลู ไดร้ วดเร็ว สามารถนามาวิเคราะห์เพ่ือสนับสนุนการตัดสินใจในงาน ทางธุรกิจไดอ้ ยา่ งมีประสิทธภิ าพ

212 สรุปท้ายบท ลักษณะทั่วไปของโปรแกรมสาเร็จรูปด้านการวิเคราะห์ข้อมูลในชุดโปรแกรมสานักงานอย่าง โปรแกรม Microsoft Excel มีความสามารถในเรื่องการวิเคราะห์ข้อมูล ตั้งแต่ข้อมูลพื้นฐานการบวก ลบ คูณ หาร ยกกาลัง จนถึงข้ันสูงที่มีการวิเคราะห์สถิติสาหรับงานวิจัย องค์การธุรกิจส่วนใหญ่แล้ว นาโปรแกรมประยุกต์น้ีไปช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทางานกันอย่างหลากหลาย สาหรับการจัดการ ข้อมูลในแผ่นงานและสมุดงานจึงเป็นเร่ืองพ้ืนฐานท่ีสาคัญในการจะเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม ไม่ว่าจะ เป็นส่วนประกอบท่ีสาคัญในการใช้งาน มุมมองของเอกสาร การบันทึกไฟล์งาน รายละเอียดการ บันทึก ชนิดของไฟล์ การจัดการกับข้อมูลตัวเลข แม้แต่การจัดฟอนต์ ขนาด ตาแหน่ง การจัดแบบ AutoFormat Autofill ส่ิงสาคัญประการหน่ึงที่ควรมี คือ ทักษะการคานวณ การคานวณลาดับความสาคัญของ เคร่ืองหมายต่าง ๆ การพิมพ์สูตร และฟังก์ชันในลักษณะต่าง ๆ สุดท้ายในบทเรียนได้นาเสนอการ จัดการข้อมลู ด้วยกราฟจาก Excel เพื่อเพม่ิ ประสิทธิภาพการทางานในการสรุปข้อมูลสาหรับผู้บริหาร สาหรับโปรแกรมประยุกต์บนเว็บเพ่ือการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างไมโครซอฟต์เอ็กเซล ปัจจุบันได้มีการ พัฒนาการพร้อมความสามารถใหม่ท่ีมีหน้าตาสวยงาม ทางานร่วมกันได้บนเว็บบราวเซอร์ สามารถ เปิดและแกไ้ ขข้อมลู ในโปรแกรมบนเวบ็ บราวเซอร์ได้ทันที เพ่ิมประสิทธิภาพการทางานร่วมกับบริการ คลาวด์ นอกจากนีย้ ังสามารถใช้งานโปรแกรมได้กับเคร่ืองคอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ค แท็บเล็ต สมาร์ทโฟน หรืออุปกรณ์หน้าจอสัมผัสได้อีกด้วย โปรแกรมประยุกต์ไมโครซอฟต์เอ็กเซลพัฒนามาอยู่ในชุด โปรแกรมสานกั งาน ปจั จบุ นั มที ง้ั ฟรี แบบเชา่ ซือ้ ต่อเดือนหรือปี และชุดโปรแกรมแบบซ้ือขาด การใช้ งานจะมปี ระสทิ ธิภาพมากขน้ึ จะตอ้ งหมั่นฝึกฝนเป็นประจาและเลือกใช้งานสูตรและฟังก์ชันให้ตรงกับ งานให้มากท่สี ุด ก็จะทาใหง้ านนนั้ ดเู ปน็ มอื อาชีพมากขึน้

213 คาถามท้ายบท กจิ กรรมด้านทฤษฎี ข้อ 1-6 และกิจกรรมดา้ นปฏิบัติ ข้อ 7-12 1. โปรแกรมประยกุ ตด์ ้านการวิเคราะห์ขอ้ มูลทน่ี ิยมใช้ คือ โปรแกรมใดในโปรแกรมชดุ สานกั งาน 2. ลกั ษณะท่วั ไปของโปรแกรมประยกุ ต์เพื่อการวิเคราะห์ข้อมลู มีลักษณะอย่างไร 3. การจัดการข้อมลู ในแผน่ งานและสมดุ งาน สามารถจดั การไดอ้ ย่างไรบ้าง 4. ลาดบั ความสาคัญของเครอ่ื งหมายทางคณิตศาสตรใ์ น Excel เปน็ อยา่ งไร 5. การสร้างแผนภูมิหรือกราฟมีประโยชน์อยา่ งไรสาหรบั ผ้บู รหิ ารธุรกจิ 6. เทคนคิ การใชโ้ ปรแกรม Microsoft Excel สาหรับการพมิ พ์ 7. จงพมิ พ์ข้อมลู ต่อไปนแ้ี ละนาไปสร้างแผนภูมิแท่ง แสดงยอดขายของแต่ละบุคคล ตกแต่งแผนภมู ใิ หส้ วยงาม 8. จงพมิ พข์ อ้ มูลต่อไปนี้ และคานวณหาคาตอบ 9. จงพมิ พ์ขอ้ มลู ต่อไปน้ี และคานวณหาคาตอบ

214 10. จงสรา้ งตารางงานเพื่อทดสอบการใช้งานฟังก์ช่ันต่อไปน้ี 10.1 Datedif 10.2 Vlookup และ Hlookup 10.3 Len, Left, Right, 10.4 Today, Now 10.5 การคานวณขา้ มแผน่ งาน โดยการใช้เคร่ืองหมาย ! 11. จงสรา้ งตารางงานต่อไปนี้ และหาคาตอบหมายเลข (1)-(12) AB C D E บริษัท มง่ั มี จากัด 1 สินคา้ ประเภท A ยอดขายปที แี่ ลว้ (วนั ทีป่ ัจจุบัน) งบประมาณ 2,300 2 งบกาไรขาดทนุ ประจางวดท่ี 3,000 -250 3 หน่วยพนั บาท ยอดท่ีเกิดขึน้ จริง -500 4 2,500 (2) (3) -300 -1,300 -250 5 รายได้จากการขาย (5) 6 รบั คืนสินค้าและส่วนลดจา่ ย (1) (6) 7 ขายสทุ ธิ -1,188 -300 8 ต้นทนุ สนิ คา้ ทข่ี าย -280 -258 9 กาไรข้ันตน้ (4) -22 -284 10 คา่ ใช้จ่ายในการขายและบริหาร (8) -18 11 คา่ ใชจ้ า่ ยในการบรหิ าร -250 (11) (9) 12 คา่ ใช้จ่ายในการขาย -300 (12) 13 ค่าเสอ่ื มราคาทรพั ย์สิน -20 14 รวมค่าใช้จา่ ยในการขายและบริหาร (7) 15 กาไรหลังหกั ค่าใชจ้ า่ ยในการขายและบรหิ าร (10) 12. จงสร้างตารางงานข้อมูลตอ่ ไปนี้ และเรยี งลาดบั ตามคาส่งั รหสั ชื่อ นามสกุล อายุ เพศ วุฒิการศึกษา โทรศพั ท์ ฝ่าย เงนิ เดอื น 201 กษิฐา พร้อมพงษ์ 25 หญิง ปริญญาตรี 02-7330088 ขาย 15000 203 ฐิติยา สวยสุด 27 หญงิ ปรญิ ญาตรี 081-6660011 ขาย 15500 301 ทศพล สขุ ธรรม 26 ชาย ปริญญาตรี 02-54445666 บญั ชี 15000 502 ธรี ะพล คงขา 29 ชาย ปริญญาโท 081-4444333 บุคคล 19000 405 กนิษฐา บญุ กติ ติ 24 หญงิ ปริญญาตรี 081-3333444 การตลาด 15000 12.1 ใหท้ าการเรยี งลาดับฐานขอ้ มูลจาก มากไปน้อย โดยยึด Field หลกั คอื ฝา่ ย 12.2 ให้ทาการเรียงลาดับฐานข้อมูลจาก น้อยไปมาก โดยยึด Field หลักคือ ฝ่ายและเรียงลาดับ Field รอง คอื เงนิ เดือน จาก นอ้ ยไปมาก 12.3 ให้ทาการเรียงลาดับฐานข้อมูลจาก น้อยไปมาก โดยยึด Field หลักคือ ฝ่ายและเรียงลาดับ Field รอง คือ เงินเดอื น จาก นอ้ ยไปมาก และ Field รองตอ่ มา คอื อายุ จาก มากไปนอ้ ย

215 13. จงนาข้อมูลจากตารางข้อ 12 สรุปข้อมลู เป็น PivotTable 14. จงนาขอ้ มลู จากตารางข้อ 12 สรปุ ข้อมลู เปน็ PivotChart 15. ดาวน์โหลดไฟลง์ าน ch03-1 แบบฝึกหดั จากบทเรยี นออนไลน์ ใหป้ ฏิบัตติ ามดงั น้ี 15.1 สรา้ ง Pivot Table โดยแสดงข้อมูลความแตกต่างระหวา่ ง Agro & Food Industry กบั Consumer Products วา่ มมี ลู ค่าแตกต่างกันเท่าไร 15.2 สรา้ ง Pivot Table โดยต้องการทราบมูลคา่ และเปอรเ์ ซ็นต์ผลตอบแทนสะสมของ Agro & Food Industry และ Consumer Products 15.3 ในการสรา้ ง Pivot Table ตอ้ งคานึงถึงความเหมาะสมในการอ่านข้อมูลทเ่ี ข้าใจงา่ ย เชน่ การเปลยี่ นชื่อคอลัมน์ให้สือ่ ความหมาย การกาหนดรูปแบบการแสดงตัวเลข การจัดกลุ่มข้อมลู 15.4 สร้าง PivotChart แสดงรายละเอยี ดมลู คา่ ผลตอบแทนของ Agro & Food Industry และ Consumer Products

216 เอกสารอ้างอิง จกั รทิพย์ ชวี พฒั น์. (2556). รวมสูตรและฟงั ก์ชัน Excel ฉบบั สมบรู ณ์. นนทบรุ ี: ไอดีซีฯ. จีระสทิ ธ์ิ อ้งึ รตั นวงศ.์ (2558). คู่มือใชง้ าน Microsoft Office 2013. กรงุ เทพฯ : สวสั ดี ไอท.ี สเุ ทพ โลหณุต. (2562). พนื้ ฐาน ประยกุ ตใ์ ช้ PivotTable PivotChart ใน MS Excel. กรงุ เทพฯ: วิตตีก้ รุ๊ป. ศิระ เอกบตุ ร. (2558). Excel level up.กรุงเทพฯ: อมรินทร์. อมั รนิ ทร์ เพ็ชรกุล. (2559). สร้างตารางงานและบรหิ ารข้อมลู ด้วย Excel 2013 ฉบับสมบูรณ์. พมิ พ์ครงั้ ท่ี 2. กรงุ เทพฯ: REVIVA. Boonlert Aroonpiboon (2556). การใช้งานกราฟและแผนภูม.ิ คน้ เม่อื มนี าคม 18, 2560, จาก http://www.thailibrary.in.th/2013/04/19/chart/.

แผนบรหิ ารการสอนประจาบทท่ี 9 การใช้โปรแกรมประยกุ ต์เพ่อื การนาเสนอขอ้ มูล หัวข้อเนอื้ หา 1. ลกั ษณะทั่วไปของโปรแกรมประยกุ ตเ์ พ่ือการนาเสนอข้อมูล 2. การใชง้ านโปรแกรมประยกุ ต์ Microsoft PowerPoint 3. เทคนิคการสรา้ งสอื่ นาเสนอด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint 4. เทคนิคการสร้างอินโฟกราฟกิ ส์ดว้ ยโปรแกรม Microsoft PowerPoint วัตถุประสงค์เชงิ พฤตกิ รรม 1. อธิบายลักษณะทั่วไปของโปรแกรมประยุกต์เพื่อการนาเสนอข้อมลู ได้ 2. ปฏบิ ัติการใช้งานโปรแกรมประยุกต์ Microsoft PowerPoint ได้ 3. ประยุกต์ใชง้ านเทคนคิ การสรา้ งส่ือนาเสนอด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint ได้ 4. ประยุกต์ใชง้ านเทคนคิ การสร้างอินโฟกราฟิกสด์ ้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint ได้ วิธีสอนและกจิ กรรมการเรยี นการสอน 1. วิธสี อน 1.1 วธิ ีสอนแบบบรรยาย 1.2 วิธีสอนแบบปฏิบัติ 1.3 วิธีสอนแบบอภปิ รายกลุ่ม 2. กิจกรรมการเรยี นการสอน 2.1 ผู้สอนยกตัวอย่างงานทางธุรกิจที่เหมาะสมกับการนาโปรแกรม PowerPoint ไป ประยกุ ตใ์ ชง้ าน โดยผู้เรียนพิจารณาจากภาพตัวอย่าง ให้ผู้เรียนตอบคาถามโดยผู้สอนเป็นผู้ตั้งคาถาม แลว้ ตอบคาถามในลักษณะแลกเปลีย่ นความคดิ เหน็ รว่ มกนั สรุป 2.2 ผสู้ อนบรรยายและฝึกปฏบิ ัตพิ รอ้ มกันในเรอ่ื งตอ่ ไปนี้ 2.2.1 ลกั ษณะทั่วไปของโปรแกรมประยุกต์เพ่ือการนาเสนอข้อมูล 2.2.2 การใช้งานโปรแกรมประยุกต์ Microsoft PowerPoint 2.2.3 เทคนิคการสร้างสอื่ นาเสนอดว้ ยโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2.2.4 เทคนคิ การสร้างอนิ โฟกราฟกิ สด์ ้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2.3 ผู้เรียนทาแบบฝึกปฏิบัติ โดยประยุกต์ใช้งานโปรแกรมสร้างป้ายประชาสัมพันธ์ธุรกิจ ในลักษณะอนิ โฟกราฟิกส์ โดยเลือกใช้เครื่องมือในโปรแกรมตา่ ง ๆ ให้เหมาะสม

218 2.4 แบ่งกลุ่มผู้เรียนเพ่ือวิเคราะห์งานนาเสนอว่ามีการเลือกใช้เคร่ืองมืออะไรบ้าง โดยให้ ผ้เู รียนต้ังประเดน็ คาถาม เรยี กช่อื เพือ่ นในหอ้ งเรียนเป็นผ้ตู อบ รว่ มกนั อภิปราย 2.5 ผู้เรยี นศึกษาเนื้อหาทเ่ี รยี นพร้อมเปิดโอกาสใหแ้ ลกเปลย่ี นความรูก้ บั เพื่อนในห้องเรียน และตอบคาถามทา้ ยบท สือ่ การเรยี นการสอน 1. เอกสารประกอบการสอน รายวชิ า การใชโ้ ปรแกรมประยกุ ต์ทางธุรกจิ 2. โปรแกรมสาเรจ็ รปู Power Point ประกอบการสอน 2.1 ลักษณะทัว่ ไปของโปรแกรมประยกุ ตเ์ พื่อการนาเสนอข้อมลู 2.2 การใช้งานโปรแกรมประยกุ ต์ Microsoft PowerPoint 2.3 เทคนคิ การสร้างส่ือนาเสนอดว้ ยโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2.4 เทคนิคการสร้างอินโฟกราฟกิ สด์ ว้ ยโปรแกรม Microsoft PowerPoint 3. ใบงานฝกึ ปฏบิ ัติ 4. ตัวอย่างการออกแบบอนิ โฟกราฟกิ ส์ 5. โปรแกรมสาเร็จรปู Microsoft office 6. เวบ็ ไซต์ www.mentimeter.com 7. บทเรยี นออนไลน์ www.elearningbynirut.com/moodle/ การวดั ผลและประเมินผล 1. สังเกตการตอบคาถาม 2. สงั เกตการอภิปราย 3. ตรวจผลงานการฝกึ ปฏบิ ตั ิ 4. ตรวจผลงานคาถามท้ายบท 5. ทดสอบภาคปฏิบัติการสร้างสื่อนาเสนออยา่ งมืออาชีพ 6. ทดสอบภาคปฏบิ ตั ิการออกแบบอนิ โฟกราฟิกสน์ าเสนองานธรุ กิจ

219 บทที่ 9 การใช้โปรแกรมประยกุ ต์เพือ่ การนาเสนอขอ้ มูล โปรแกรมประยุกต์สาหรับการจัดการงานด้านการนาเสนอข้อมูล โปรแกรมในชุดสานักงานท่ี เหมาะสมและนิยมใช้งานเพื่อเพ่ิมประสิทธิภาพในการทางาน คือ โปรแกรมไมโครซอฟต์ พาวเวอร์ พอยท์ (Microsoft PowerPoint) ซ่ึงโปรแกรมดังกล่าวได้ถูกพัฒนาให้มีความสามารถเฉพาะด้านใน เร่ืองการนาเสนอข้อมูล นิยมใช้ในการประชุม สัมมนา ส่ือการสอน เน่ืองจากโปรแกรมดังกล่าวมี ความสามารถนาเสนอข้อมูลได้ทั้งข้อความ ภาพ เสียง และ VDO มาจัดร้อยเรียงเป็นเร่ืองราวและ จัดลาดับใหก้ ารนาเสนอออกมาด้วยการเคลื่อนไหวทชี่ วนติดตาม และสร้างความเร้าใจต่อผูช้ ม ในบทน้ีจะอธิบายถึง ลักษณะทั่วไปของโปรแกรมประยุกต์เพ่ือการนาเสนอข้อมูล การใช้งาน โปรแกรมประยุกต์ Microsoft PowerPoint เทคนิคการสร้างส่ือนาเสนอด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint และเทคนิคการสร้างอินโฟกราฟิกส์ด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint โดยมี รายละเอียดดงั ตอ่ ไปน้ี ลกั ษณะทว่ั ไปของโปรแกรมประยุกตเ์ พอื่ การนาเสนอขอ้ มูล โปรแกรมประยุกต์เพ่ือการนาเสนอข้อมูล ลักษณะทั่วไปแล้วใช้เพื่อวัตถุประสงค์สาหรับการ นาเสนอข้อมูล ถูกนาไปใช้งานในลักษณะงานประเภทต่าง ๆ มีความสามารถในการแสดง หรือ นาเสนอขอ้ มลู ให้บุคคลทั่วไปได้รับทราบข่าวสารข้อมูล โดยใช้ส่ือต่าง ๆ เพื่อนาไปใช้ประโยชน์ในการ ประกอบการบรรยายหรืองานประชาสัมพันธ์ เช่น จะต้องนาเสนอเป็นผังงาน ตารางข้อมูล แผนภูมิ รวมไปถึงข้อความรูปภาพ และเสียง หรือส่ือด้านอ่ืน ๆ เข้ามาผสมผสาน ซึ่งนาเสนอในรูปแบบที่ น่าสนใจ รวมไปถึงการประยุกต์ใช้กับการบรรยายหน้าช้ันเรียน การนาเสนอผลิตภัณฑ์สินค้าของ พนักงานขาย นาเสนอยอดขายของลกู นอ้ งต่อผบู้ ังคบั บัญชา โปรแกรมประยุกต์เพื่อการนาเสนอข้อมูลที่นิยมใช้งานกันมากท่ีสุดเป็นโปรแกรมไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ (Microsoft PowerPoint) โปรแกรมน้ีถือได้ว่าเป็นโปรแกรมสาคัญสาหรับใครหลาย คน เพราะเป็นโปรแกรมท่ีใช้สาหรับการบรรยาย หรือนาเสนอข้อมูลให้แก่ผู้ฟัง หรือผู้ชม โดยมี อุปกรณ์ประกอบการบรรยาย ซึ่งนาเสนอผ่านอุปกรณ์อย่างเครื่องฉายสไลด์โปรเจคเตอร์ โปรแกรม สามารถนาเสนองานได้หลายรูปแบบ เช่น ภาพนิ่ง ภาพเคล่ือนไหว แผนภูมิ แผนผังองค์กร ไดอะแกรม แทรกไฟลม์ ัลติมิเดยี ต่าง ๆ เสยี ง วิดีโอ สามารถส่ือสารได้หลากหลายแพลตฟอร์ม หลาย อุปกรณ์ สามารถส่ือสารในวงกว้างด้วยงานนาเสนอ สามารถแปลงแฟ้มเป็นรูปแบบ XML Paper Specification (XPS) และ Portable Document Format (PDF) และยังสามารถปรับเปล่ียน กราฟิกได้ตามต้องการ อีกอย่างปัจจุบันได้พัฒนาการโปรแกรมไปจนถึงสนับสนุนการทางานแบบ ออนไลน์ หรอื การทางานรว่ มกันเป็นทีม (เออาร์ไอที, 2560, หนา้ 1-7) ธัชชัย จาลอง (2561, หน้า 210) อธิบายว่า โปรแกรมนาเสนอข้อมูล ไมโครซอฟต์พาวเวอร์ พอยท์ เป็นโปรแกรมนาเสนอข้อมูลที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน เนื่องจากเป็น

220 โปรแกรมใช้งานง่าย และสามารถนาเสนอข้อมูลได้หลายรูปแบบ เช่น การนาเสนอผ่านข้อความ รูปภาพ แผนภูมิ ตาราง และไดอะแกรมต่าง ๆ นอกจากน้ันยังสามารถใส่เสียง คลิปวิดีโอ และเอฟ เฟ็กต์ (effect) การเคลอื่ นไหวต่าง ๆ ประกอบการนาเสนอได้อีกดว้ ย ปิยะ นาคสงก์ (2558, หน้า 23-25) อธิบายว่า โปรแกรมนาเสนอข้อมูล ไมโครซอฟต์พาวเวอร์ พอยท์ เปน็ โปรแกรมสาหรับสร้างงานนาเสนอโดยช่วยให้เราสามารถนาข้อมูลท่ีเป็นทั้งข้อความ ภาพ เสียง และวดิ โี อ มาจดั ร้อยเรียงเป็นเรอื่ งราวและจดั ลาดับใหน้ าเสนอออกมาด้วยภาพเคลื่อนไหวที่ชวน ตดิ ตาม และกระตนุ้ ความสนใจตอ่ ผชู้ มทุกคน ถูกนาไปประยกุ ต์ใชใ้ นการนาเสนอแผนงาน การประชุม ในบริษัท ไปจนถึงงานสัมมนา การสร้างสื่อการเรียนการสอนในสถานศึกษา และการสร้างเป็นส่ือ ประชาสมั พันธ์สนิ คา้ หรือองค์กร หน่วยงานต่าง ๆ สุธรี ์ นวกลุ (2560, หนา้ 155) อธิบายวา่ โปรแกรมนาเสนอขอ้ มูล ไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยท์ เป็นโปรแกรมสาหรับใช้สร้างงานนาเสนอ ทั้งงานนาเสนอผลิตภัณฑ์ สินค้า โครงงาน งบประมาณ แผนงานในไตรมาส ผู้ใช้สามารถใส่ข้อความ รูปภาพ ตาราง แผนภูมิ วิดีโอและอื่น ๆ เพ่ือนาเสนอ ข้อมูลผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ โปรเจคเตอร์ ( projector) แท็บเล็ต (taplet) สมาร์ทโฟน (smartphone) หรือเขยี นขอ้ มูลนาเสนอบนแผน่ ซดี ี ดีวีดีได้ตามต้องการ กล่าวโดยสรุปว่า โปรแกรมนาเสนอข้อมูล ไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยท์ เป็นโปรแกรมสาหรับ ใช้สร้างงานนาเสนอ สามารถนาข้อมูลท่ีเป็นทั้งข้อความ ภาพ เสียง และวิดีโอ มาจัดร้อยเรียงเป็น เรื่องราวและจัดลาดับให้นาเสนอออกมาด้วยภาพเคลื่อนไหว ถูกนาไปประยุกต์ใช้ในการนาเสนอ แผนงาน การประชุมในบรษิ ัท ไปจนถึงงานสมั มนา การสรา้ งส่ือการเรียนการสอนในสถานศึกษา และ การสร้างเป็นส่ือประชาสัมพันธ์สินค้า หรือองค์กร หน่วยงานต่าง ๆ นาเสนอข้อมูลผ่า นหน้า จอคอมพิวเตอร์ โปรเจคเตอร์ แท็บเล็ต สมาร์ทโฟน หรือเขียนข้อมูลนาเสนอบนแผ่นซีดี ดีวีดีได้ตาม ตอ้ งการ การใช้งานโปรแกรมประยุกต์ Microsoft PowerPoint โปรแกรมไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ เป็นหนึ่งในโปรแกรมสาหรับสร้างงานนาเสนอท่ีได้รับ ความนยิ ม โดยจะชว่ ยให้เราสามารถนาข้อมลู ท่ีเปน็ ท้งั ข้อความ ภาพ เสียง และภาพเคล่ือนไหว มาจัด รอ้ ยเรยี งเป็นเรื่องราวและจัดลาดับให้นาเสนอออกมาด้วยการเคลื่อนไหวท่ีชวนติดตาม และเร้าความ สนใจตอ่ ผู้ชมทุกคน ดว้ ยเหตุน้ีจึงส่งผลใหโ้ ปรแกรมดังกลา่ วถูกนามาใช้ในงานนาเสนออย่างกว้างขวาง ในกิจกรรมต่าง ๆ ดงั นี้ (ปยิ ะ นาคสงค,์ 2558, หนา้ 23) 1) การนาเสนอแผนงาน 2) การประชุมบรษิ ทั 3) งานสัมมนา 4) การสร้างเปน็ สื่อการเรยี นการสอนในสถานศึกษา 5) การสร้างเป็นส่ือประชาสัมพนั ธ์สินคา้ หรอื องคก์ ร หนว่ ยงานตา่ ง ๆ

221 ภาพท่ี 9.1 โปรแกรม Microsoft PowerPoint สาหรับเครื่องมือพ้ืนฐานโปรแกรมไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ ในเอกสารบทน้ีจะกล่าวถึงส่วนสาคัญที่ ควรทราบ ได้แก่ ส่วนประกอบของหน้าจอ มุมมองเอกสาร การสร้างงานนาเสนอ การออกแบบและจัดการสไลด์ การจัดกลุ่มหมวดหมู่งานนาเสนอ การสร้างอัลบั้มภาพ แทรกวิดีโอ การตัดต่อวิดีโอ การกาหนดเปลี่ยนภาพน่ิง (transition) การกาหนดภาพเคล่ือนไหว (animation) การนาเสนองาน (presentation) และการสง่ั พิมพเ์ อกสาร ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรมไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ แสดงดังภาพที่ 9.2 มี รายละเอียดดังนี้ 1. เมื่อเปดิ ขนึ้ มาแลว้ จะพบกับหน้าจอโปรแกรม ตามภาพตวั อยา่ ง โดยมีสว่ นประกอบดังน้ี  Thumbnails pane เปน็ ส่วนที่ใช้แสดงแผน่ สไลด์ทงั้ หมด  Slide pane เปน็ พ้ืนทท่ี ใ่ี ชส้ ร้างรายละเอียดของสไลด์  Notes เปน็ สว่ นท่ใี ชเ้ ปดิ หน้าต่าง Notes pane เพ่อื ใสโ่ น้ตหรือข้อความเพิม่ เติมให้กบั สไลด์  Comment เปน็ ส่วนทใ่ี ช้เปดิ หน้าต่าง Comment pane เพอื่ ใสค่ วามคดิ    ภาพที่ 9.2 ส่วนประกอบของหนา้ ต่างโปรแกรม Microsoft PowerPoint

222 2. มมุ มองของเอกสาร เป็นคาสั่งในการแสดงผลสไลด์ในลักษณะต่าง ๆ เพื่อให้ความสามารถ ตรวจสอบและแก้ไขสไลด์ได้สะดวกมาขึ้น โดยคลิกเลือกมุมมองได้ท่ีมุมขวาล่าง โดยในไมโครซอฟต์ พาวเวอร์พอยท์ มีอย่ดู ว้ ยกัน 4 มมุ มอง ดงั น้ี 2.1 มุมมองปกติ (normal) ใช้สาหรับเวลาทางาน แบ่งออกเป็นสองส่วน คือ ส่วนสไลด์ (slide) และสว่ นโครงร่าง (outline) 2.2 มมุ มองแบบเรยี งลาดับ (slide Sorter) จัดเรยี งตามลาดบั สามารถปรบั เปลีย่ นลาดบั ได้ 2.3 มุมมองสาหรับการอา่ น (reading View) เหมาะสาหรับการอ่าน โดยแสดงเต็มหน้าจอ 2.4 มุมมองสาหรบั การนาเสนอ (slide show) แสดงสไลด์โชวต์ ามลาดับหรือกด F5 โดยมีลักษณะของแต่ละมมุ มอง แสดงดงั ภาพที่ 9.3-9.6 ภาพท่ี 9.3 มมุ มองปกติ ภาพท่ี 9.4 มุมมองแบบเรยี งลาดับ

223 ภาพที่ 9.5 มุมมองสาหรบั การอ่าน ภาพท่ี 9.6 มุมมองสาหรับการนาเสนอ 3. สร้างสไลดเ์ ปล่าดว้ ยตนเอง หรอื ธีม (theme)  คลิกเลือกสไลด์แบบเปล่า (blank presentation) หรือ ธีม ใน แบ็คสเตจ (backstage) แสดงดงั ภาพที่ 9.7  จากนั้นจะได้สไลด์แบบว่าง ๆ ขึ้นมา ถ้าสร้างด้วย theme ก็จะแสดงสไลด์แบบ theme แสดงดงั ภาพที่ 9.7

224   ภาพท่ี 9.7 ขน้ั ตอนการสรา้ งงานนาเสนอเปลา่ เม่ือกล่าวถึงการออกแบบและจัดการสไลด์ ได้แก่ การตกแต่ง การเลือกใช้ชุดสี การใส่รหัสป้องกัน การเลือกใช้เค้าโครงสไลด์ (slide layout) การใส่พ้ืนหลัง โดยมีรายละเอียดดังน้ี (จีรสิทธิ์ อ้ึงรัตนวงศ์, 2558, หน้า 295-299) 1. การตกแต่งสไลด์ให้สวยงามด้วยธีม สามารถทาได้โดยคลิกเลือกธีม ที่ต้องการในกลุ่ม themes ในแท็บออกแบบ (DESIGN) แสดงดังภาพที่ 9.8 คลกิ เลอื ก Theme ทต่ี อ้ งการ ภาพที่ 9.8 ข้ันตอนการสร้างงานนาเสนอเปล่า

225 2. การเลือกชุดสี (theme color) ชุดโทนสี หมายถึง สีที่แสดงกับข้อความ พ้ืนหลัง และวัตถุ ต่าง ๆ เช่น ลูกศร ส่ีเหล่ียม เป็นต้น หากต้องการเปล่ียนสีของธีมสไลด์ให้เป็นชุดสีอื่น แสดงดังภาพท่ี 9.9 และมขี น้ั ตอนดงั น้ี 2.1 คลิกลกู ศรทป่ี ุ่ม Variants ในแทบ็ DESIGN 2.2 คลกิ คาสั่ง Colors เพื่อเลือกชดุ สีโทนสี 2.3 คลิกเลอื กชดุ โทนสีทตี่ อ้ งการ 2.4 เพยี งเท่านี้สไลด์ก็จะเปล่ียนเป็นชดุ โทนสตี ามท่เี ลือก ภาพที่ 9.9 การเลอื กชุดสี Theme Color ชุดโทนสี 3. การเลือกชดุ ตวั อกั ษร Theme Font ปฏบิ ตั ิในลกั ษณะเดียวกันกับการเลือกชดุ โทนสี แสดงดังภาพที่ 9.10 ภาพท่ี 9.10 การเลอื กชุดตัวอกั ษร Theme Font

226 4. หากต้องการกาหนดชุดตัวอักษรเองเพ่ือใช้งานกับสไลด์ตัวเองโดยเฉพาะ จะได้ไม่ซ้าใคร มี ขน้ั ตอนดงั น้ี 4.1 คลกิ ลกู ศรที่กล่มุ Variants ในแทบ็ DESIGN และคลิกคาสั่ง Fonts เพื่อเลือกชุดแบบอกั ษร 4.2 คลกิ คาสัง่ Customize Fonts เพือ่ กาหนดชุดตวั อักษร 4.3 จะแสดงหนา้ ตา่ ง Create New Theme Fonts ข้นึ มา ที่ Name ให้ต้งั ชอื่ ชดุ แบบตวั อักษร 4.4 เลือกฟอนตภ์ าษาอังกฤษในกลมุ่ Latin Text ท้งั ฟอนตท์ ่ีใช้ทาหวั ขอ้ (Heading font) และฟอนตท์ ่ีใช้แสดงเนอื้ หา (Body font) 4.5 เลอื กฟอนต์ภาษาไทยในกลมุ่ Complex script ทง้ั ฟอนตท์ ่ใี ช้ทาหัวข้อ (Heading font) และฟอนต์ท่ใี ช้แสดงเนื้อหา (Body font) โดยเลอื กฟอนต์ทลี่ งท้ายด้วย New หรือ UPC หรือ ฟอนต์ภาษาไทยทด่ี าวน์โหลดมา 4.6 คลกิ ปมุ่ Save เปน็ อันเสรจ็ ขนั้ ตอนการกาหนดชดุ แบบตัวอักษร เม่ือต้องการนาชุดแบบตัวอักษรไปใช้ในสไลด์ก็สามารถทาได้เช่นข้ันตอนข้างต้น ซ่ึง ข้อความในสไลดจ์ ะเปล่ียนไปตามชุดแบบตัวอักษรท่เี ลือก แสดงดงั ภาพท่ี 9.11 ภาพท่ี 9.11 การกาหนดชุดตัวอักษรเอง 5. การเพ่ิมสไลด์สามารถเพ่ิมดว้ ยอย่างรวดเรว็ 3 วิธี ดังน้ี วิธีที่ 1 คลิกปมุ่ New Slide ในแทบ็ HOME วธิ ีที่ 2 คลิกเมาสข์ วาในส่วน Thumbnails pane แล้วเลือก New Slide วธิ ีที่ 3 คลิกท่สี ว่ น Thumbnails pane แลว้ กดแป้น Enter 6. นอกจากนัน้ แลว้ ยงั สามารถลบสไลด์ หรอื ย้ายสไลด์ได้เช่นกัน นอกจากนี้แล้วยังมีเทคนิคการในการเพิ่มส่วนซึ่งเป็นการจัดกลุ่มให้กับงานนาเสนอตามหัวข้อ หรือเน้อื หาเพ่ือใหเ้ กิดความสวยงามและเป็นการการจัดสไลด์ให้เป็นหมวดหมู่ ทาได้โดยคลิกเมาส์ขวา ที่สไลด์ท่ีต้องการจัด Section เลือกคาส่ัง Add Section เช่น คลิกเลือกสไลด์ที่ 3 เนื้อหาเกี่ยวกับ 1. ประวตั คิ วามเป็นมา จะทาใหส้ ไลด์ที่ 3-5 ถูกจัดให้อยู่ใน Section เดียวกัน และสามารถเปลี่ยนช่ือ Section ได้โดยคลิกเมาส์ขวาที่ข้อความ Untitled Section เลือกคาส่ัง Rename Section แล้ว

227 พมิ พ์ชือ่ ท่ีตอ้ งการได้ เช่น ประวตั ิความเปน็ มา สาหรับขน้ั ตอนการ Add Section และตั้งชื่อ Section name และผลการแบ่ง Section แสดงดงั ภาพท่ี 9.12-9.13 ภาพที่ 9.12 ขน้ั ตอนการ Add Section และตั้งชื่อ Section name ทม่ี า (งานพฒั นาส่ือผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลยั มหดิ ล, 2560, หน้า 39) ภาพท่ี 9.13 ผลการแบง่ Section ทม่ี า (งานพัฒนาส่อื ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั มหดิ ล, 2560, หนา้ 39) นอกจากการแบ่งหมวดหมู่ของงานนาเสนอแล้ว ในงานนาเสนอจะต้องมีการแทรกวัตถุต่าง ๆ ลงไป ซึ่งจะได้อธิบายการทางานกับรูปภาพและสื่อผสม ได้แก่ การสร้างอัลบั้มภาพ แทรกวิดีโอ และ การตดั ต่อวดิ ีโอ โดยมรี ายละเอยี ดดงั นี้ 1. การสรา้ ง Photo Album คอื นารูปภาพมาประกอบงานนาเสนอในรูปแบบอัลบ้ัมเพื่อให้มี ความน่าสนใจ สวย และตกแต่งรูปภาพเพิ่มเติมในการใช้นาเสนองานได้ โดยคลิกแท็บ INSERT คลิก

228 Photo Album เลือกคาส่ัง New Photo Album เพื่อสร้าง Photo Album สาหรับการ Insert Photo Album แสดงดงั ภาพที่ 9.14 ภาพท่ี 9.14 การ Insert Photo Album ทมี่ า (งานพัฒนาสอ่ื ผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวทิ ยาลัยมหิดล, 2560, หน้า 47) จะปรากฏหน้าต่าง Photo Album ที่ Album Content Insert picture from: คลิก File/Disk เพอ่ื นารูปภาพมาสร้างเป็น Album แสดงดงั ภาพท่ี 9.15 ภาพที่ 9.15 การนารูปภาพมาสรา้ งเปน็ Album ที่มา (งานพัฒนาสอื่ ผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวิทยาลัยมหิดล, 2560, หนา้ 47) จากน้ันเลอื กรูปภาพท่ีต้องการตัวอย่างเลอื กรปู ภาพจิ ากไดร้ ์ E โฟลเดอร์ gallery จานวน 20 รูปภาพ pic1.jpg่ pic20.jpg เสร็จแล้วคลิกปมุ่ Insert แสดงดังภาพท่ี 9.16

229 ภาพที่ 9.16 การเลอื กรูปภาพท่ีตอ้ งการ ที่มา (งานพัฒนาสอ่ื ผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวิทยาลัยมหิดล, 2560, หน้า 48) จะกลับมาที่หน้าต่าง Photo Album และแสดงรายการรูปภาพท่ีเลือกท่ีช่อง Pictures in album และแสดงตวั อย่างรปู ภาพท่ีช่อง Preview ท่ีหน้าต่าง Photo Album สามารถตั้งค่าปรับแต่ง การนาเสนอใหน้ า่ สนใจและสวยมากขึน้ แสดงดังภาพที่ 9.17-9.18 ภาพท่ี 9.17 การปรับตั้งค่า Photo Album ที่มา (งานพฒั นาสือ่ ผสม กองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั มหิดล, 2560, หน้า 48) 1. New Text Box = แทรกขอ้ ความประกอบรูปภาพ โดยจะแทรกสไลด์ต่อจากสไลดท์ ถ่ี กู เลอื ก 2. Picture Options/All picture black and white = การกาหนดสขี าว ดา ใหก้ ับรปู ภาพ 3. Picture Layout = การกาหนดรูปแบบของรูปภาพ จานวนของรูปภาพท่แี สดงบนสไลด์

230 4. Frame Shape = การกาหนดรูปรา่ งกรอบของรูปภาพ 5. ต้งั คา่ รปู ภาพเพิม่ เตมิ = ใช้ในการแกไ้ ขรปู ภาพ เชน่ การหมุน การปรับความสว่าง ความเข้ม ของรูปภาพ เมอื่ Insert ไฟลร์ ปู ภาพ pic1.jpg – pic20.jpg แลว้ ตั้งคา่ ทห่ี นา้ ตา่ ง Photo Album ดงั น้ี - Album Layout > Picture layout เลือก 4 pictures - Album Layout > Frame shape เลือก Simple Frame, White - Album Layout > Theme คลกิ Browse เลือก Facet.thmx เสรจ็ คลกิ Select ภาพท่ี 9.18 การกาหนด Album Layout ท่ีมา (งานพฒั นาส่อื ผสม กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ มหาวทิ ยาลัยมหดิ ล, 2560, หนา้ 49) 2. การ Insert Video คือ การนาไฟล์วิดีโอมาแทรกลงบนสไลด์งานนาเสนอ โดยไฟล์วิดีโอที่ สามารถนามาแทรกลงสไลด์นั้นได้แก่ .wmv .mp4 .mpeg .mov .avi .swf เป็นต้น วิธีการ Insert