Instrukcja programu Mateusz

6.1.15. Zabezpieczenia – blokada zapisu danych i możliwości wykony- wania kopii bazy danych SB Mateusz z licencją PRO posiada rozbudowany zestaw zabezpieczeń i funkcji zgodnych z wymogami GIODO. Część z nich dotyczy wykazu osób mających dostęp do danych osobowych (są one omówione w osobnym poradniku). Pozostałe związane są z bardziej ogólnymi aspektami ochrony dostępu oraz rejestracji związanych z tym zdarzeń. W module udostępniania SB Mateusz znajdują się panele umożliwiające: - prowadzenie dziennika systemu informatycznego oraz rejestru incydentów; - zablokowanie możliwości zapisywania danych na pamięciach zewnętrznych (dołą- czanych poprzez złącze USB) oraz płytach CD/DVD; - zablokowanie możliwości wykonywania backupu z poziomu programu; - kontrolę stosowania hasła Windows i wymuszanie jego zmiany. Wybieramy moduł Administracja. Następnie klikamy zakładkę Zabezpieczenia GIODO. W dolnej części ekranu wybie- ramy panel, który chcemy uruchomić. 248

6.1.15.1. Dziennik systemu informatycznego Panel ten umożliwia tworzenie dziennika zdarzeń dotyczących systemu informatycznego. Gotowe wpisy pobieramy z rozwijanej listy. Przed zapisaniem można je swobodnie edytować. Z rozwijanej listy wybieramy odpowiedni wpis. Zawartość listy zależy od uprawnień operatora, który jest zalogowany. Jedynie dla Administratora dostępny jest pełen zestaw uwag. Tym przyciskiem przepisujemy wybraną wartość do pola edycji. W polu edycji możemy zmodyfikować opis zdarzenia. W uzasadnionych przypadkach można pominąć pierwszy etap (wybór z listy) i samodzielnie wpisać pełny tekst uwagi opisu- jącej zaistniałe zdarzenie. 249

Następnie klikamy przycisk WPISZ DO DZIENNIKA. Po chwili wyświetli się okienko, w którym potwierdzamy decyzję. Jeżeli klikniemy przycisk TAK wpis zostanie dopisany do dziennika. Nie będzie już możliwości jego edycji lub usunięcia. Informacja o dodaniu wpisu Pełna zawartość dziennika systemu informatycznego. Przycisk umożliwiający sporządzenie wydruku dziennika. 250

Dodatkowo do dziennika automatycznie dopisywana jest informacja o konieczności uruchomienia procedury awa- ryjnej związanej z niezmienie- niem na czas hasła dostępu do SB Mateusz. 6.1.15.2. Rejestr incydentów IT Panel ten umożliwia tworzenie rejestru incydentów IT. Znajduje się w nim gotowa lista zda- rzeń w formie zgodnej z wymogami GIODO. Jeżeli doszło do incydentu mogącego być zagrożeniem dla bezpieczeństwa danych osobowych odnajdujemy na liście odpowiedni wpis. Następnie postępujemy zgodnie z zaleceniami wyświetlonymi przez program. 251

Wpis wyszukujemy w tym polu. Po jego wybraniu w tym miejscu wyświetla się jego pełna treść. W polu obok widoczne są zgodne z GIODO zalecenia, które należy zrealizować po zaistnieniu danego incydentu. Jeżeli mamy trudności z odnale- zieniem odpowiedniej uwagi klikamy ten przycisk. Rejestr incydentów zostanie wy- świetlony w łatwiejszej do wy- szukiwania formie. Po kolejnym kliknięciu przycisku okno powróci do standardowych rozmiarów. W odpowiednich polach wprowadzamy dokładny opis incydentu. Podajemy informację do- tyczącą:  Osoby lub osób powodujących naruszenie;  danych ujawnionych lub zagrożonych ujawnieniem;  zabezpieczonych materiałów lub dowodów;  przebiegu zdarzenia i podjętych działaniach. 252

Wypełniamy pola przeznaczone na dokładny opis incydentu. Jeżeli wprowadziliśmy wszyst- kie niezbędne informacje klikamy przycisk WPISZ DO REJESTRU. Po chwili wyświetli się okienko, w którym potwierdzamy decyzję. Jeżeli klikniemy przycisk TAK wpis zostanie dopisany do rejestru. Nie będzie już możliwości jego edycji lub usunięcia. 253

Informacja o dodaniu wpisu Pełna zawartość dziennika Rejestru incydentów IT. Przycisk umożliwiający sporządzenie wydruku rejestru. 254

255

6.1.15.3. Blokada zapisu danych Na komputerach, na których odbywa się przetwarzanie danych osobowych należy kontrolować (ograniczać) dostęp do zapisywania danych na nośnikach zewnętrznych. SB Mateusz umożliwia włączenie blokady zapisu poprzez złącza USB oraz z wykorzysta- niem nagrywarki CD/DVD. Funkcja ta jest dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniami Administratora. Tym przyciskiem włączana jest blokada zapisu poprzez złącza USB. Obok znajduje się przycisk wyłączający blokadę. Tym przyciskiem włączana jest blokada zapisu z wykorzysta- niem nagrywarki CD/DVD. Obok znajduje się przycisk wyłącza- jący blokadę. Zmiana ustawień nie wymaga restartu komputera. Konieczne jest jednak posiadanie przez danego zalogowanego użytkownika systemu operacyjnego praw do wprowadzania zmian w rejestrze (uruchamiamy MATEUSZA „jako administratora” – ADMINISTRATOR systemu Windows). Tak wygląda komunika wyświetlany przy próbie za- pisu z wykorzystanie zablokowanego portu USB. 256

6.1.15.4. Backup W SB Mateusz dostępna jest także funkcja blokująca możliwość wykonywania kopii bazy danych bezpośrednio w SB Mateusz (w module Różne w zakładce Backup bazy – patrz 8.5. Backup bazy sql ). Funkcja ta jest dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniami Administratora. Ten przycisk umożliwia zablo- kowanie na danym komputerze możliwości wykonania kopii w zakładce Backup bazy. Obok znajduje się przycisk wy- łączający blokadę. Poniżej znajdują się przyciski umożliwiające włączenie / wyłą- czenie możliwości wykonywa- nia tej kopii na wszystkich kom- puterach w danej sieci lokalnej. Wygląd zakładki Backup bazy po wyłączeniu możliwości wyko- nywania kopii bazy danych. 257

6.1.15.5. Hasło WINDOWS Specjalna funkcja wbudowana w SB Mateusz umożliwia automatyczną zmianę parametrów Windows dotyczącą haseł. Zmiany dotyczą konieczności stosowania hasła, okresu jego ważności oraz minimalnej długości. Funkcja ta jest dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniami Administratora. Przed zastosowaniem funkcji należy ustawić hasło admini- stratora w Windows, umożliwiające awaryjne zalogowanie. W tym miejscu podajemy aktualne hasło logowania Windows. Następnie tym przyciskiem włączamy funkcję (powyżej znajduje się przycisk, który ją wyłącza). Komunikat potwierdzający przyjęcie hasła. Bardziej szczegółowa polityka haseł może być ustawiona po kliknięciu tego przycisku. 258

Wyświetli się wtedy okno systemu Windows zawierające ustawienia zasad zabezpieczeń lokalnych. Ten przycisk umożliwia wyświe- tlenie kont Windows (w wierszu poleceń wywołuje komendę net user) Efekt działania funkcji. Zmiana parametrów widoczna gdy wpiszemy w wierszu poleceń komendę net accounts. 259

7. Statystyka Po uruchomieniu modułu domyślnie wyświetli się zakładka Wydruki umożliwiająca przygotowywanie drukowanych raportów z działalności biblioteki (w pełni zgodnych z ich papierowymi pierwowzorami). Poza tą zakładką mamy do dyspozycji 9 innych paneli słu- żących głównie do przedstawiania szczegółowych informacji o działalności biblioteki. 7.1. Informacje Po wybraniu zakładki należy wybrać czy chcemy wyświetlić dane statystyczne doty- czące całej biblioteki (przycisk TAK), czy tylko wybranej placówki (przycisk NIE). Jeśli wybraliśmy drugą opcję po chwili wyświetli się zestawienie zawierające ogólne informacje o pracy wypożyczalni w danym dniu, obsłudze czytelni, udostępnieniach prezen- cyjnych oraz wszystkich wypożyczonych pozycjach (ta ostatnia kategoria przedstawia pro- centowe dane wg kryterium upłynięcia terminu zwrotu). Z rozwijanej listy na górze możemy wybrać inną placówkę do kontroli. Po jej zmianie program wyświetli nowe dane. 260

Poniżej z rozwiniętego kalendarzyka możemy wybrać inną dzienną datę i potwierdzić wybór przyciskiem WYŚWIETL (możemy również kursorami góra – dół przwinać datę bezpośrednio w polu). Na dole ekranu znajdują się przyciski umożliwiające wydruk i podgląd wydruku ze- stawienia. W polu obok określamy czy chodzi nam o wybraną placówkę czy o zestawienie łączne dla całej biblioteki. Jeśli po uruchomieniu zakładki wybraliśmy statystykę dotyczącą całej biblioteki, wy- świetli się zestawienie łączne. 261

Z prawej strony ekranu widoczne są dane dla jednej placówki (obsługa panelu patrz wy- żej), z lewej strony informacje statystyczne dotyczące wszystkich placówek. W osobnych tabelach podane są tam informacje dotyczące ilości (i procentowego udziału):  wypożyczonych pozycji,  wypożyczonych pozycji od początku bieżącego roku  wypożyczonych od początku roku pozycji nie posiadających kodu kreskowego. W dalszych tabelach prezentowane są informacje dotyczące  ilości czytelników (z wyszczególnieniem kont zablokowanych),  ilości wydanych kart bibliotecznych,  ilości rezerwacji,  oraz dane dotyczące obsługi rezerwacji poprzez WWW. 262

… oraz „nowość” ilość czytelników i użytkowników biblioteki 263

7.2. Wykresy Zakładka ta prezentuje graficzne przedstawienie ilości wypożyczeń w wybranych pla- cówkach i danym okresie czasu. Placówki, które mają być uwzględnione w zestawieniu wy- bieramy umieszczając znacznik w polu obok ich nazw. Przycisk ZAZNACZ/ODZNACZ umieszcza / kasuje znacznik przy nazwach wszystkich placówek. W zależności od potrzeb wybieramy wykres roczny (przycisk WYŚWIETL ROCZNY), wy- kres miesięczny (przycisk WYŚWIETL MIES.) lub wykres porównujący wypożyczenia w roku bieżącym z rokiem poprzednim (przycisk PORÓWNAJ Z). Znajdujące się obok pola z rozwija- nymi listami służą do ustawienia właściwego roku i miesiąca. Możliwe jest także wybranie czy wykres ma przedstawiać prolongaty wykonane po- przez www, wszystkie prolongaty, wypożyczenia (domyślna wartość) czy zestawienie su- maryczne. W polu Typ wykresu wybieramy z rozwijanej listy sposób prezentacji danych (2D liniowy, 2D słupkowy). Kliknięcie dowolnej kolumny na wykresie spowoduje wyświetlenie w lewym górnym rogu prezentacji dokładnej liczby wypożyczeń, którą ona reprezentuje. 264

Znajdujący się poniżej przycisk umożliwia zmianę struktury wykresu. Jeśli ilość danych na wykresach ogranicza ich czytelność, możemy kliknąć przycisk LUPA. 265

Wykres zostanie wtedy wyświetlony w powiększeniu, fragment widoczny na ekranie wybieramy suwakiem znajdującym się na dole panelu. Kolejne kliknięcie przycisku przy- wraca skalę początkową. Każdy z wykresów można wydrukować. Jeśli chcemy usunąć z bazy migawki stanów z ubiegłego roku, klikamy przycisk USUŃ MEM. Decyzję potwierdzamy w okienku, które wyświetli się po chwili. 266

7.2.1. Dzienna statystyka wypożyczeń Zakładka Dzienne umożliwia dokładne skontrolowanie dziennego stanu wypożyczeń w każdej placówce. Dzięki czemu można np. zaplanować optymalne rozłożenie dyżurów pracowników. Z rozwijanej listy wybieramy placówkę i następnie z kalendarza interesującą nas datę. Decyzję potwierdzamy przyciskiem WYŚWIETL. Po chwili program zaprezentuje dane dotyczące ilości wypożyczeń w tym dniu z podziałem na godziny. Przedstawione dane można również wydrukować. 267

7.3. Wydruki Po wybraniu zakładki Wydruki domyślnie wyświetli się panel Dziennik biblioteki. Program umożliwia wydruk odpowiednich stron dziennika. Do czynności operatora należy tylko wybór okresu (pola ROK i MIESIĄC), placówki (jeżeli inna niż domyślna), rodzaju wydruku, ilości egzemplarzy i drukarki. Rok i miesiąc (wydruk za dany miesiąc wykonujemy na po- czątku następnego) Placówka, której dotyczy wydruk. Znacznikiem ustawiamy/wybie- ramy rodzaj wydruku. Po wyborze drukarki i określeniu ilości egzemplarzy klikamy przycisk DRUKUJ. Dostępne są następujące rodzaje standardowych wydruków:  Dziennik miesięcznie;  Dziennik (czytelnicy);  Statystyki uzupełniające (np. udostępnianie internetu);  Łączne (roczne) zestawienie statystyk. Przy wydruku miesięcznym Dziennika możemy dodatkowo ustawić:  czy dołączamy statystykę udostępniania na miejscu zbiorów specjalnych;  czy drukujemy obie strony, czy tylko drugą;  czy wydruk ma być jedno, czy dwustronny;  do której kolumny mają trafić pozycje z sygnaturą IV (do dorosłych, czy do dzieci). Przy wydruku statystyk uzupełniających (dotyczących np. udostępniania internetu) należy w polu poniżej wpisać numery stacji (cyfry oznaczające grupy stacji kontrolowanych przez okno Internet, ustawiane są w Administracji w zakładce Inne ustawienia – patrz rozdział 6.1.10). 268

Numery stacji (cyfry oznacza- jące grupy stacji kontrolowanych przez okno Internet. 269

Przycisk KOMPLET umożliwia wydrukowanie kompletu staty- styk za cały rok. Decyzje tę trzeba jeszcze potwierdzić w okienku, które pojawi się po chwili. Dodatkowo można sporządzić wykaz podpisanych / wydrukowanych oświadczeń czytelni- ków i na jego podstawie rozliczyć się z wydrukowanych / wydanych dokumentów. Dla celów kontrolnych drukowane są dwie wersje zestawienia (pierwsze na podstawie wpisów w tabeli Czytelnicy, drugie na podstawie tabeli LOG) (wydruk patrz p. 2.1. Edycja bazy czytelni- ków). Zestawienie wydrukowanych oświadczeń sporządzimy po wstawieniu znacznika w tym polu. Następnie klikamy przycisk DRUKUJ. Zestawienie kontrolne składa się z dwóch części, powinny być identyczne. Wykaz podpisanych oświad- czeń - na podstawie wpisów w tabeli Czytelnicy. Wykaz wydrukowanych oświadczeń - na podstawie tabeli LOG. W dolnej części znajduje się także panel umożliwiający wydruk list pozycji zaznaczonych przy skontrum. (pełny opis funkcji patrz p. 8.3.3. Funkcje specjalne – pamięć skontrum) 270

7.3.1. Szczegółowa analiza wypożyczeń W module Statystyka dostępne jest także rozbudowane narzędzie do analizy ilości wypożyczeń w zależności od wieku czytelników. Dodatkowo może być także uwzględ- niana płeć czytelników i/lub sygnatura wypożyczanych pozycji. Po wybraniu zakładki Wydruki klikamy na panel Analiza. Panel Analiza. Przed pierwszym uruchomie- niem należy zaindeksować dane dotyczące wypożyczeń. W tym celu wybieramy dany rok. Następnie klikamy przycisk ROZPOCZNIJ. Z prawej strony znajdują się pola, w których ustawiamy zakres analizy. Wybieramy rok I placówkę (lub całą bibliotekę) 271

Po kliknięciu przycisku WYŚWIETL program przygotuje odpowiedni wykres, zawiera- jący informację o ilości wypo- życzeń w zależności od wieku czytelników. Przycisk ZOOM powiększa obraz i ukrywa część panelu Jeżeli chcemy, żeby wykres uwzględniał płeć czytelników wstawiamy znacznik w tym miejscu. Po kliknięciu przycisku WYŚWIETL program przygotuje odpowiedni wykres. Jeżeli chcemy, żeby analiza była ograniczona do pozycji z daną sygnaturą – to wpisujemy ją w tym miejscu Znacznik w polu Przybliż spo- woduje, że uwzględnione zo- staną także „podobne” sygna- tury (mające ten sam początek) Ten przycisk ukrywa panel ustawień. 272

Aby przywrócić panel klikamy tutaj. Każdy wykres możemy również wydrukować. Po wybraniu drukarki klikamy przycisk DRUKUJ. Przykładowy wydruk. 273

7.3.2. Ocena wykorzystania stanowisk komputerowych przez czytelników SB Mateusz umożliwia sprawdzenie stopnia wykorzystania znajdujących się w danej lokalizacji stanowisk komputerowych. Wybieramy zakładkę panelu. W poszczególnych kolumnach podany jest rok, czas sesji w minutach, ilość sesji (suma- rycznie i dla dzieci do lat 18) oraz liczba internautów (sumarycznie oraz dzieci do lat 18). Jeżeli chcemy wydrukować ze- stawienie klikamy przycisk DRUKUJ Po wyświetleniu podglądu wy- druku jeszcze raz klikamy przy- cisk DRUKUJ. 274

7.3.3. Czytelnicy w Bibliotece Dzięki tej zakładce możliwe jest ustalenie nazwisk czytelników (i numerów PIN ich kart bibliotecznych), którzy w wybranym dniu oddali i/lub wypożyczali pozycje w danej pla- cówce. Z rozwijanej listy wybieramy placówkę. Następnie ustawiamy datę ja- kiej ma dotyczyć zestawienie. Znacznikiem określamy zakres zestawienia. Może ono dotyczyć czytelników który: - oddali pozycję, - wypożyczyli pozycję, - oddali lub(i) wypożyczyli Tym przyciskiem wyświetlamy zestawienie. Licznik określający ilość wyników. Wynikowe zestawienie zawiera PIN-y kart czytelników oraz ich nazwiska. 275

7.3.4. Multimedia i nie tylko Panel ten umożliwia porównanie ilości czytelników wypożyczających daną grupę dokumen- tów z ogólną ilością tych materiałów. Zestawienie dotyczy roku bieżącego i przedstawia dane dotyczące multimediów (podział wg rodzajów) i książek (podział według działu UKD oraz zbiorcza informacja o działach z sygnaturą I, II, III). W kolejnych kolumnach przedstawiane są:  ilość czytelników wypożyczających pozycje z danego działu/rodzaju zbiorów,  ogólna ilość pozycji/materiałów w danym dziale/rodzaju zbiorów,  wskaźnik będący wynikiem ilorazu powyższych cyfr (liczba pozycji / ilość czytelni- ków) Ilość czytelników Ogólna ilość pozycji/materiałów Wskaźnik 276

7.4. Top 100 SB Mateusz umożliwia uzyskanie informacji o najczęściej wypożyczanych pozycjach oraz „najlepszych” czytelnikach (wraz z liczbą wypożyczonych pozycji). Z rozwijanej listy wybieramy okres czasu, jakiego ma doty- czyć zestawienie. Dla wybranych lat dostępne są zakresy „roku kalendarzo- wego” oraz „roku szkolnego” (od 1 września do 30 czerwca oraz od 1 września do 31 sierpnia). Można również usta- wić okres wakacji (od 1 lipca do 31 sierpnia). Po wybraniu właściwego zakresu klikamy przycisk WYODRĘBNIJ REKORDY. Następnie ustawiamy kategorię wiekową, której ma dotyczyć ze- stawienie. Po chwil wyświetlą się nazwiska czytelników posortowane wg ilości wypożyczeń. 277

Jeżeli chcemy sprawdzić jakie pozycje są najczęściej wypoży- czane używamy drugiego z paneli. W tym polu wybieramy placówkę, jakiej dotyczyć ma zestawienie, (jeśli chcemy poznać suma- ryczne dane dla całej biblioteki wybieramy z listy wartość – Wszystkie placówki). Po chwili wyświetlą się wyniki po- sortowane wg ilości wypożyczeń. Znajdujące się na dole przyciski umożliwiają wydrukowanie zestawień. 278

Po wybraniu wartości „5 ostatnich lat” i kliknięciu przycisku WYODRĘBNIJ REKODY wyświetli się zmodyfikowany panel. Z rozwijanej listy wybieramy okres „5 ostatnich lat”. Następnie klikamy przycisk WYODRĘBNIJ REKORDY (w polu obok możemy znaczni- kiem wybrać czy zestawienie ma brać pod uwagę wypożyczenia filmów) Oprócz listy czytelników uszeregowanej malejąco wg liczby wypożyczeń panel zawiera do- datkowe zestawienie. Po podaniu „progu wypożyczeń” (liczby książek) można zobaczyć ilu czytelników przeczytało w poszczególnych latach więcej pozycji (i przekroczyło próg). Lista czytelników z ostatnich 5 lat. Tu podajemy „próg” (liczbę książek) Klikamy przycisk SPRAWDŹ i po widać wyniki dla poszczególnych lat. 279

7.5. Czytelnicy W zakładce tej prezentowane są zawartości poszczególnych indeksów, co ułatwia zlokalizowanie i poprawienie ewentualnych błędów. Grupowe modyfikacje są nieodwracalne dlatego przed ich wprowadzeniem zalecane jest utworzenie kopii bazy (np. w module Różne zakładka Backup bazy) Indeks do wyświetlenia wybie- ramy stawiając znacznik. Grupowo można zmieniać wartości w indeksach: - Roku zapisu do biblioteki, - Osoby zapisującej, - Nazwy ulic, - Nazwy miast. Dla pozostałych dostępna jest tylko funkcja przeglądania wartości. Jak modyfikować istniejące wpisy? Kliknięciem myszki wybieramy daną wartość z listy. Po chwili wybrany wpis wyświetli się w tym miejscu. Tutaj wprowadzamy nową, po- prawioną wartość. Jeżeli nowa wartość jest inna od korygowanej uaktywni się przycisk ZASTĄP WYBRANYM. Jego kliknięcie rozpoczyna proces grupowej zmiany. 280

Zmiana nazw ulic Jeżeli nowy wpis niewiele różni się od poprzedniego możemy wykorzystać przycisk PRZEPISZ. Po jego kliknięciu do okienka z wartością docelową wprowadzona zostanie stara wartość. Wystarczy teraz ją poprawić (np. dopisać brakującą literę, znak) i po uaktywnieniu się przycisku ZASTĄP WYBRANYM, możemy przeprowadzić modyfikację. Nazwy ulic możemy zmienić tylko na „wzorcowe” z dowiąza- nej bazy adresowej. Baza adresowa przeszuki- wana jest wg zawartości pola Pomocnicze. Nazwy ulic, które do niej pasują widoczne są w tabelce poniżej (domyśl- nie pole to zawiera „starą” na- zwę). Wystarczy wybrać właściwą „wzorcową” formę nazwy ulicy z tabelki i kliknąć przycisk ZASTĄP WYBRANYM. 281

7.5.1. Kontrola kont bibliotecznych W dolnej części zakładki Czytelnicy dostępny jest panel Grupowe zmiany rodzaju kont. Umożliwia on wprowadzenie warunków, przy których dany rodzaj konta bibliotecz- nego zostanie zmodyfikowany (po uruchomieniu tej funkcji). Dzięki tej opcji można „premio- wać” czytelników oddających książki w terminie oraz ograniczać rodzaj konta osobom prze- trzymującym wypożyczone pozycje. Moduł Statystyka zakładka Czytelnicy Wybieramy panel Grupowe zmiany rodzaju kont. Dostępne są trzy różne mechanizmy kontroli i modyfikacji. Zmianę rodzaju konta uzależniają od tego czy wypożyczane pozycję były oddawane w terminie. Warunki, które muszą spełniać konta czytelnicze Każdy mechanizm składa się z trzech części. W pierwszej określamy rodzaj konta którego dotyczy, w drugiej ustawiamy warunek. Na końcu wybieramy rodzaj konta, który ma otrzymać dany czytelnik po spełnieniu warunku. 282

Warunki dla nowo zapisanych czytelników z terenu miasta (dzielnicy) Ustawiamy rodzaj konta dla nowo zapisanych czytelników z terenu miasta, dzielnicy (do wy- boru: Gość 3, Gość 4, Gość 5) Określamy warunek – tzn. ile pozycji musi być oddanych w terminie (od 10 do 95) Wybieramy rodzaj konta, który ma zostać nadany po spełnie- niu warunku (do wyboru: Gość 4, Gość 5, STANDARD) Warunki dla nowo zapisanych czytelników z poza terenu miasta (dzielnicy) Ustawiamy rodzaj konta dla nowo zapisanych czytelników z terenu miasta, dzielnicy (do wy- boru: Gość 1, Gość 2, Gość 3) Określamy warunek – tzn. ile pozycji musi być oddanych w terminie (od 10 do 95) Wybieramy rodzaj konta, który ma zostać nadany po spełnie- niu warunku (do wyboru: Gość 3,Gość 4, Gość 5, STANDARD) Warunki dla wszystkich czytelników Ta część panelu umożliwia zmianę rodzaju konta na bardziej ograniczone pod wzglę- dem maksymalnej ilości wypożyczeń. Ustalamy ilu wypożyczeń ma dotyczyć kontrola. Po- tem ustawiamy ilość przetrzymanych pozycji, która spowoduje zmianę rodzaju konta. (np. Jeżeli ustawimy kolejno liczby 30 i 15 to program sprawdzi ostatnich 30 wypożyczeń i jeżeli wśród nich co najmniej 15 było przetrzymanych zostanie spełniony warunek powodu- jący zmianę rodzaju konta). 283

Ustawiamy rodzaj konta (do wyboru: STANDARD, WYDŁUŻONE) W tym polu ustawiamy ilość kontrolowanych wypożyczeń (od 10 do 95) W tym polu ustawiamy ilość maksymalną ilość pozycji prze- trzymanych (od 15 do 95) Wybieramy rodzaj konta, który ma zostać nadany po spełnie- niu warunku (do wyboru: Gość 3,Gość 4, Gość 5, STANDARD) Tym przyciskiem zapamiętu- jemy wprowadzone ustawienia. Kliknięcie tego przycisku spowoduje uruchomienie mechanizmu kontroli kont bibliotecznych. 284

7.6. Przetrzymane Po uruchomieniu modułu należy ustawić warunek, który mają spełnić przetrzymane pozycje żeby znaleźć się w zestawieniu. Kryterium wybieramy z rozwijanej listy na dole ekranu (do wyboru czas przetrzymania większy od: tygodnia, miesiąca, 1 i mniej niż 3, trzech miesięcy, 3 i mniej niż 6, 3 i mniej niż 12, 6 i mniej ni 12, 12 i mniej niż 24, pół roku, roku, dwóch lat, trzech lat, pięciu lat, dziesięciu lat). Na liście znajduje się również dodatkowa opcja „czytelnicy mający 9 monitów”. Dzięki niej można wyświetlić nazwiska tych osób, nie uwzględnianie standardowo w zestawieniach przetrzymujących pozycje. Lista, na której wybieramy warunek wyszukiwania Wyświetlone zestawienie zawiera dodatkowo informacje o ilości wysłanych monitów i wykonanych telefonów do czytelnika w celu odzyskania wypożyczonych pozycji (kolumna T i M). Wartości do tych kolumn brane są z danych wprowadzonych przez operatorów w module Czytelnicy w okienku MONITY, UWAGI (patrz rozdział 2.7). Przycisk PODGLĄD umożliwia sprawdzenie jak będzie wyglądała lista po wydruku (który umożliwia przycisk WY- DRUK). Liczba monitów i wykonanych telefonów do danego czytelnika. Podgląd listy w formacie do wydruku. 285

Domyślnie w zestawieniu widoczne są wypożyczenia wszystkich osób spełniających dany warunek (ich nazwiska wyliczone są w polu Monity). Jeśli jednak chcemy ograniczyć zestawienie (a tym samym późniejszą wydrukowaną listę) wstawiamy znaczniki tylko przy nazwiskach osób, które mają pozostać. Ułatwieniu tej operacji służy przycisk ZAZNACZ/OD- ZNACZ znajdujący się poniżej (jego nazwa i funkcja zmienia się po kliknięciu). Następnie należy kliknąć przycisk LISTA POZYCJI TYLKO WYBRANYCH CZYTELNIKÓW i po chwili w zestawieniu widoczne będą tylko wybrane znacznikiem osoby. Ograniczenie listy do wybranych czytelników. 286

Możliwe jest również ograniczenie wyników do osób z określonym rodzajem konta (Gość, Gość 1, Gość 2, Gość 3, Gość 4, Gość 5) lub przynależnych do określonej grupy (studenci, uczniowie, wszyscy). W tym celu wybieramy odpowiednią wartość z rozwijanej listy. Tu możemy ograniczyć wyniki do osób z określonym rodzajem konta. Zapamiętanie listy do wysyłania sms Listę można zapamiętać tym przyciskiem i wykorzystać póź- niej przy wysyłaniu wiadomości sms do czytelników (patrz 2.13.3 Bramka sms). Okienko z informacją potwier- dzającą zapamiętanie listy. 287

7.6.1. Wydruk monitów i zestawienia do windykacji Znajdujące się obok przyciski umożliwiają drukowanie monitów do wysłania oraz wy- druk zestawienia do windykacji. W obu przypadkach wydruki dotyczą tylko osób, których nazwiska zaznaczono uprzednio w polu Monity. Wydruk monitu (przyciskiem DRUKUJ MO- NITY) nastąpi natychmiast (w zależności od wybranej znacznikiem opcji może dodatkowo zawierać sumę kar za przetrzymane pozycje oraz dotyczyć czytelników poniżej 18 roku ży- cia). Złożony monit pasuje do koperty z okienkiem, nie trzeba, więc osobno adresować ko- pert. 288

Rodzaj wydruku zależy od tego czy wcześniej dla danego czytelnika przygotowy- wano/drukowano już monity (za pierwszym razem drukowany jest monit upomnienia, potem powtórnego upomnienia, później ostatecznego wezwania do zwrotu). Każde przygotowa- nie/drukowanie upomnienia dodaje jeden do liczby monitów w uwagach lokalnych. Natomiast po kliknięciu przycisku DRUKUJ ZEST. DO WINDYKACJI wyświetli się najpierw jego zawartość. Właściwy wydruk wymaga jeszcze kliknięcia przycisku WYDRUK. 289

7.6.2. Rejestr – Windykacja Przycisk REJESTR umożliwia zapisanie/zaznaczenie osób, które będą podlegać win- dykacji. Dotyczy to tylko tych osób, przy nazwiskach, których (w polu Monity) postawiono znacznik. Decyzje potwierdzamy w okienku. Po chwili wyświetli się potwierdzenie wykonania operacji. Lista wprowadzonych do rejestru osób widoczna jest po wybraniu zakładki Windyka- cja. Jeśli chcemy usunąć daną osobę z tego zestawienia, zdejmujemy znacznik z pola obok jej nazwiska i klikamy przycisk WPROWADŹ ZMIANY DO REJESTRU. Grupowe zdejmowanie znacz- ników umożliwia przycisk ODZNACZ/ZAZNACZ (jego nazwa i funkcja zmienia się po kliknięciu). 290

Obecność danej osoby w rejestrze powoduje wyświetlenie odpowiedniej informacji po sczytaniu jej karty. W zakładce Windykacja można również grupowo dopisywać uwagi do czytelników zaznaczonych wcześniej na liście Dane przekazane do windykacji. Informację należy wpi- sać w okienku i potwierdzić przyciskiem DOPISZ UWAGĘ. 291

7.6.3. Przygotowanie monitów i obliczanie sumy opłat Zanim przystąpimy do sporządzania i wysyłania monitów musimy wypełnić wszystkie pola w zakładce Przygotowanie monitów. Podajemy tam dane biblioteki oraz nazwisko i nazwę pełnionej funkcji osoby odpowiedzialnej za wysyłanie monitów. Dodatkowo możemy zmodyfikować tekst monitu/upomnienia (oznaczenie osoby, która zmodyfikowałaś treść upomnienia, dopisane zostanie do uwag lokalnych danego czytelnika). Zatwierdzamy przy- ciskiem ZAPISZ ZMIANY. 292

W zakładce Zobowiązania możemy obliczyć sumaryczną wysokość opłat za prze- trzymane pozycje. W tym celu ustawiamy datę graniczą dla terminów zwrotu (opłaty zostaną naliczone dla pozycji, których termin zwrotu przypadał przed ta datą) i klikamy przycisk PO- LICZ. Po chwili wyświetlą się: ilość przetrzymywanych pozycji, sumaryczna wysokość należ- nych opłat oraz ilość osób zalegających ze zwrotem pozycji. 293

7.7. Ponowienia Zakładka umożliwia odnalezienie czytelników, którzy „mają ponowienie” (wypożyczali w tym roku) w wybranych z tabeli placówkach. Wybieramy zakładkę. Placówki wybieramy wstawiając znacznik w polu obok ich nazwy. Następnie klikamy przycisk WYŚWIETL. Po chwili zaprezentowana zostanie lista czytelników spełniająca usta- wione warunki. Wybór placówek. Po kliknięciu tego przycisku wyświetla się lista czytelników mających ponowienie w wy- branych placówkach Listę można wydrukować, klikać ikonkę znajdującą się w nagłówku tabeli. Dostępna jest również funkcja umożliwiająca porównanie ilości ponowień wykazywa- nych w dziennikach biblioteki oraz ilości kont czytelniczych z ponowieniem Ten przycisk powoduje wyświetlenie informacji. 294

7.8. Rezerwacje W zakładce tej przedstawione są informacje dotyczące rezerwacji. Wyświetlany jest ranking czytelników mających najwięcej rezerwacji, prezentowane są również informacje dotyczące ilości wysłanych powiadomień i wykonanych rezerwacji (ile zostało zrealizowa- nych, ile nie odebrano w terminie, ile usunięto etc. ). 7.9. Widoki Zakładka umożliwia porównanie tegorocznych i ubiegłorocznych wypożyczeń w da- nej placówce. Placówkę wybieramy z rozwijanej listy i klikamy przycisk WYŚWIETL. Wykres porównawczy i podsumo- wanie. 295

8. Zaawansowane funkcje programu - różne W module tym udostępniane są specjalistyczne opcje programu oraz funkcje pomoc- nicze. Pełny dostęp do nich zależy od posiadanych przez użytkownika uprawnień. Upraw- nienia administratora niezbędne są do rozpoczęcia skontrum oraz grupowej prolongaty. Uprawnienia kierownika wymagane są do uruchomienia zakładki obsługa kaucji, oraz do zakończenia procesu tworzenia protokołów. 8.1. Podstawowe Przygotowanie protokołów ubytków, ekwiwalentów, książek przekazanych wymaga zaznaczenia/wybrania wcześniej pozycji, które mają wchodzić w ich skład. W zależności od rodzaju protokołu zastosowane zostają różne narzędzia pomocnicze automatyzujące ten proces. W zakładce tej nie jest obsługiwany protokół darów (należy go przygotować w mo- dule katalogowania – ikonka Administracja zakładka Akcesja) oraz protokół (obejmujący braki bezwzględne) powstający po zakończeniu skontrum (patrz rozdział 8.3). Możliwe jest swobodne zaznaczaniu pozycji w danej bazie i tworzenie tym samym listy pomocniczej bę- dącej podstawą utworzenia odpowiednich protokołów. Najpierw w polu Baza należy z rozwijanej listy wybrać właściwy katalog. Następnie w polach poniżej ustawiamy parametry wyszukiwania. Znacznikiem wy- bieramy czy mają być wyświetlone wszystkie pozycje czy tylko pozycje z wybraną dostęp- nością, (którą ustawiamy z rozwijanej listy poniżej). 296

W polu Z nr inwent. od możemy określić numer, od którego rozpocznie się wyszuki- wanie. Możliwe jest również wybranie sposobu sortowania tabeli wyników (wg numeru in- wentarzowego lub wg tytułu). Lista wyników zostanie utworzona po kliknięciu przycisku WY- ŚWIETL. Możliwe jest również utworzenie listy z kolejno sczytanych kodów kreskowych wybra- nych pozycji. W tym celu klikamy przycisk ROZPOCZNIJ (kursor ustawi się wtedy w właściwym polu) i rozpoczynamy sczytywanie. Kiedy wyświetlona zostanie lista pomocnicza przystępujemy do zaznaczania na niej pozycji, które chcemy umieścić w wybranym protokole (patrz rozdział 8.1.2). 297