Instrukcja programu Mateusz

8.1.1. Ubytki Jeśli wybrana zostały pozycje z dostępnością U (ubytkowane) uaktywni się dodat- kowa grupa przycisków. Służą one kontroli (przyciski SPRAWDŹ oraz SPÓJNOŚĆ) i edycji ubyt- ków w danym inwentarzu (przycisk EDYTUJ). Po wybraniu przycisku EDYTUJ wyświetli się tabela przedstawiająca bazę ubytków. Można do niej wprowadzać kolejne zaległe protokoły ubytków (aktualne wpisy z protokołów ubytków tworzonych za pomocą programu dodawane są automatycznie), lub rozszerzać/po- prawiać już wprowadzone informacje (np. będące wynikiem utworzenia bazy przeciwstaw- nej). 298

W tabeli zawarte są w kolejnych kolumnach informacje o ubytkowanych pozycjach (nr ubytku, nr inwentarzowy, tytuł, autor i cena). Dane prezentowane są partiami po 1000 rekordów. Początkowy numer wyświetlanego zakresu widoczny jest w okienku znajdującym się z lewej dolnej strony ekranu. Żeby zmienić zakres należy strzałkami znajdującymi się obok pola ustawić właściwy numer (kliknięcie strzałki oznacza skok o 1000) i potwierdzić znajdującym się obok przyciskiem WYŚWIETL. Każdy wybrane kliknięciem myszki (lub kursorami) pole tabeli można edytować (ak- tywne pole oznaczone jest podświetleniem danego wiersza i nazwy kolumny). W tym celu należy wcisnąć klawisz ENTER i następnie poprawić/wprowadzić właściwą wartość. W ten sposób możemy wpisać/poprawić wartości w wszystkich wymaganych polach danego za- kresu. Zmiany w bazie zatwierdzamy przyciskiem .WPROWADŹ (ZMIANY) Przycisk ANULUJ za- myka okienko tabeli. Dostępna jest także możliwość usuwania wprowadzonych wierszy. W tym celu na- leży wskazać myszką wiersz, którego zawartość chcemy skasować. Następnie klikamy prawym przyciskiem myszki wybrany wpis. Decyzję potwierdzamy w okienku, które wy- świetli się po chwili. 299

8.1.2. Obsługa listy W dolnej części zakładki Podstawowe znajduje się lista zawierająca informacje o numerze inwentarzowym pozycji, dostępności oraz tytule i autorze pozycji. Lista może być posortowana wg numeru inwentarzowego, tytułu lub autora. Kliknięcie myszką dowolnej pozycji na liście spowoduje wyświetlenie jej szczegółowych danych w tabeli Wybrana po- zycja. Wstawienie znacznika w kolumnie ZAZ zaznacza dana pozycję do dalszej pracy (tę samą funkcję pełni przycisk ZAZNACZ/ODZNACZ znajdujący się w prawej, górnej części ekranu). Inwentarz, którego dotyczy lista Tabela Wybrana pozycja. Zaznaczona pozycja. Tu ustawiamy sposób sortowa- nia listy. Decyzję potwierdzamy przyciskiem WYŚWIETL. Wydruk listy umożliwia ten przycisk. 300

Tak wygląda podgląd wydruku i wydruk listy Klikając przyciski strzałek umieszczone u góry tabeli możemy zmienić o jeden numer wpisany w polu Numer inwentarzowy i przeglądać w ten sposób dane pozycji z kolejnymi numerami. Przycisk ODZNACZ umożliwia grupowe odznaczenie wszystkich pozycji z listy. Wybranie przycisku znajdującego się poniżej umożliwia wyświetlenie i wydruk tylko zaznaczonych dokumentów. Najpierw wyświetli się okienko, w którym wybierzemy rodzaj sortowania. 301

A po chwili lista, gotowa do podglądu i wydruku. Przycisk Zaznacz grupę umożliwia grupowe zaznaczenie rekordów z listy. Możemy podać odpowiedni zakres i klikamy ZAZNACZ. (przyciski ANULUJ i PRZERWIJ służą rezygnacji z przygotowywanej/wykonywanej operacji). Znacznikiem wybieramy zazna- czanie wg numerów inwentarzo- wych i wpisujemy zakres. Klikamy przycisk ZAZNACZ. 302

Okienko z informacją potwierdza- jącą zaznaczenie egzemplarzy. W podobny sposób możemy zaznaczyć pozycję wg sygnatury (lub jej początku). Znacznikiem wybieramy zazna- czanie wg sygnatury. Daną sygnaturę wpisujemy w polu poniżej. Klikamy przycisk ZAZNACZ. Przycisk AKTUALIZACJA KONTA SPECJALNEGO przenosi zaznaczone pozycje na konto specjalne W schowku. Dodatkowe funkcje dostępne są po kliknięciu przycisku OBSŁUGA SCHOWKA (patrz rozdział 8.1.3). Umożliwiają one zapamiętanie i przenoszenie listy zazna- czonych pozycji. Przyciskiem DALEJ przechodzimy do tworzenia i drukowania protokołów z zaznaczonych dokumentów (patrz rozdział 8.1.4). 303

8.1.3. Obsługa schowka Po kliknięciu przycisku OBSŁUGA SCHOWKA wyświetli się okno przedstawiające listę ist- niejących schowków, oraz informacje o inwentarzach, których dotyczą i ilości znajdujących się w nich pozycji, (jeśli przy obsłudze kont specjalnych wybraliśmy przycisk ZAZNACZONE UMIEŚĆ RÓWNIEŻ W SCHOWKU, utworzony zostanie schowek, którego nazwa informuje z jakiego konta pozycje zostały przeniesione – patrz rozdział 3.2.2). Możemy utworzyć nowy schowek wpisując w odpowiednie pole jego nazwę i klikając przycisk UTWÓRZ. Przycisk USUŃ umożliwia skasowanie wybranego schowka. Znajdujący się poniżej przycisk WYKONAJ przepisuje zaznaczone wcześniej rekordy do wybranego schowka. Nato- miast następny przycisk WYKONAJ wykonuje operację odwrotną – załaduje rekordy z wybra- nego schowka. 304

8.1.4. Protokoły - czyli ubytkowanie, ekwiwalenty oraz przekazanie innej placówce Podstawą tworzeniu protokołów jest przygotowana wcześniej lista pozycji. Lista może zo- stać utworzona automatycznie z pozycji znajdujących się na koncie specjalnym lub przygo- towana od podstaw. 8.1.4.1. Utworzenie listy z pozycji znajdujących się na wybranym koncie specjalnym Jeżeli chcemy sporządzić protokół w oparciu o zawartość konta specjalnego (np. pro- tokół ubytków z wykorzystaniem konta specjalnego Zniszczone) musimy wejść na to konto i przenieść z niego wszystkie (lub wybrane) pozycje (opis obsługi kont specjalnych patrz 3.3.2. Konta specjalne). Konto specjalne Wybieramy znacznikiem opcję grupowego przenoszenia. Następnie klikamy przycisk WYKONAJ. Po chwili wyświetli się okienko. Wybieramy w nim inwentarz, którego ma dotyczyć operacja. 305

Możemy kliknięciem zaznaczyć część pozycji (albo przyciskiem ZAZNACZ WSZYSTKIE wybrać całą zawartość konta – dotyczącą danego inwentarza). Przyciskiem ZAZNACZONE UMIEŚĆ RÓWNIEŻ W SCHOWKU umieszczamy wybrane pozycje w schowku (pełna obsługa schowka patrz rozdział 8.1.3). Przycisk umożliwiający zazna- czenie całej zawartości konta specjalnego (w ramach danego inwentarza) Jeżeli chcemy przenieść tylko część pozycji to zaznaczamy je wstawiając znacznik obok da- nego tytułu) Tym przyciskiem uruchamiamy proces przeniesienia wybranych pozycji. Kolejny krok to przejście do Modułu Różne i zakładki Podstawowe. Tutaj musi być ustawiony właściwy inwentarz. Następnie klikamy ten przycisk. 306

Gdy wyświetli się lista schowków, zaznaczamy odpowiedni (np. Przeniesione z konta pozycje zniszczone) Tym przyciskiem ładujemy do listy rekordy z wybranego schowka Schowek zostanie opróżniony („0” oznacza, że już jest pusty) Powracamy do głównego okna modułu. Zmieniona liczba pozycji na liście. Klikamy przycisk WYŚWIETL i możemy zobaczyć wszystkie zaznaczone pozycje. Jeżeli wszystko się zgadza wy- bieramy przycisk DALEJ i prze- chodzimy do sporządzenia odpo- wiedniego protokołu. 307

8.1.4.2. Utworzenie listy poprzez wprowadzenie numerów inwentarzo- wych pozycji Przechodzimy do Modułu Różne i zakładki Podstawowe. Tutaj musi być ustawiony właściwy inwentarz. Jeżeli tworzymy nową listę w tym miejscu musi być podana infor- macja” „0 zaznaczonych” Gdy podana jest inna liczba, to przyciskiem ODZNACZ zerujemy stan listy. W tym polu wprowadzamy numer inwentarzowy pozycji, która ma się znaleźć w protokole. Następnie naciskamy ENTER. Po chwili wyświetlą się dane wy- branej pozycji (Tytuł, Autor, Wy- dawca, Cena oraz Dostępność). Przyciskiem ZAZNACZ dodajemy daną pozycję do listy. 308

W tym miejscu wyświetla się liczba pozycji na liście. W identyczny sposób dodajemy kolejne egzemplarze. Po zakończeniu klikamy przycisk WYŚWIETL i możemy zobaczyć wszystkie zaznaczone pozycje. Jeżeli wszystko się zgadza wy- bieramy przycisk DALEJ i prze- chodzimy do sporządzenia odpo- wiedniego protokołu. Możliwe są również inne (mniej uniwersalne) sposoby zaznaczania pozycji na liście (patrz p. 8.1.2. Obsługa listy). 1) sczytanie kodu kresko- wego danej pozycji 2) Wstawienie znacznika obok odpowiedniej pozycji. 3) Zaznaczenie grupy numerów inwentarzowych (podajemy zakres nume- rów od… do…) lub wg podanej sygnatury 309

8.1.4.3. Sporządzenie protokołów Po przygotowaniu listy pozycji przyciskiem DALEJ przechodzimy do panelu przygo- towania i wydruku protokołów. Przycisk DALEJ W panelu tym najpierw wypełniamy/uzupełniamy pola Skład komisji, Z dnia. Dalsze postępowanie zależy od rodzaju przygotowywanego protokołu. 310

8.1.4.3.1. Wyłączenie z księgozbioru Podstawą tworzeniu protokołu ubytków jest przygotowana wcześniej lista. W polu Bieżący numer ubytku program wyświetli pierwszy wolny numer (jeśli to pierwszy protokół wykonany w SB Mateusz należy wartość tę wprowadzić ręcznie – w kolejnych protokołach nie będzie już takiej potrzeby). Wypełniamy również pole poniżej podając numer inwenta- rzowy pozycji będącej granicą przy denominacji. W polu Protokół nr: podajemy właściwy numer protokołu (jeśli jest on inny od proponowanego przez program). Następnie należy użyć przycisków SPRAWDŹ znajdujących się z prawej górnej strony panelu. Pierwszy z nich umożliwia skontrolowanie czy wszystkie pozycje mogą być na pro- tokole - np. czy nie zostały już wcześniej ubytkowane). Drugi przycisk umożliwia sprawdzenie czy wszystkie pozycje przygotowane do ubyt- kowania mają wpisaną cenę. W przypadku jej braku wyświetli się odpowiedni komunikat. 311

Znajdujący się poniżej przycisk NADPISZ służy do nadpisania cen w bazie wartościami z centralne bazy opisów (jeśli występuje różnica). Opcja ta jest dostępna tylko dla admini- stratora i przy standardowych protokołach nie ma potrzeby jej używania. Następnie znacznikiem wybieramy: Protokół komisji – WYŁĄCZENIE Z KSIĘGO- ZBIORU. W polu poniżej podajemy przyczynę ubytkowania (np. zniszczone). 312

Kolejny etap to kliknięcie przycisku DRUKUJ i sprawdzenie poprawności protokołu. Jeśli protokół jest wydrukowany prawidłowo klikamy przycisk UBYTKUJ EGZEMPLARZE W BAZIE. Proces ten jest wymaga potwierdzenia decyzji w okienku, które wyświetli się po chwili. Jeśli potwierdzimy program zmieni dostępność ubytkowanych pozycji na U. 313

W sytuacjach szczególnych możliwie jest odwołanie ostatniego protokołu ubytków. Służy do tego przycisk COFNIJ OSTATNI PROTOKÓŁ UBYTKÓW. 314

W dolnej lewej części panelu znajduje się przycisk SPRAWDŹ umożliwiający skontro- lowanie czy na kontach specjalnych nie ma wypożyczeń dotyczących ubytkowanych pozy- cji, oraz przycisk wyświetlający rejestr ubytków zrobionych w SB Mateusz. 8.1.4.3.2. Przekazane innej placówce Podstawą tworzeniu protokołu przekazania książek innej placówce jest przygoto- wana wcześniej lista. W polu Bieżący numer ubytku wprowadzamy odpowiednią wartość, wypełniamy również pole poniżej podając numer inwentarzowy pozycji będącej granicą przy denominacji. W polu Protokół nr: podajemy numer protokołu. Powyższe dane dotyczą pierwszego z dwóch protokołów, które powstaną w tej zakładce. W pierwszym zaznaczone pozycje zostaną wyłączone z księgozbioru danej placówki (i trafią do rejestru ubytków). Drugi protokół będzie dokumentem umożliwiającym włączenie tych pozycji do inwentarza innej placówki. Numer akcesji drugiego protokołu podajemy w polu Przybytki trafią do ak- cesji nr:. Znajdującym się obok przyciskiem możemy sprawdzić poprawność wpisanego numeru. 315

Następnie znacznikiem wybieramy: Protokół komisji – PRZEKAZANIE INNEJ PLA- CÓWCE. W polu poniżej podajemy nazwę placówki, do której przekazujemy wybrane pozy- cje. Z rozwijanej listy wybieramy jej inwentarz. W kolejnym polu podajemy pierwszy numer inwentarzowy, jaki przypisany zostanie do protokołu. Znajdującym się obok przyciskiem PIERWSZY WOLNY? możemy nadać kolejny wolny numer w danym inwentarzu. Poprawność numeru (kontrola czy nie jest zajęty) sprawdzamy przyciskiem SPRAWDŹ. Następnie należy użyć przycisków SPRAWDŹ znajdujących się z prawej górnej strony panelu. Pierwszy z nich umożliwia skontrolowanie czy wszystkie pozycje mogą być na pro- tokole - np. czy nie zostały już wcześniej ubytkowane). Drugi przycisk umożliwia sprawdzenie czy wszystkie pozycje przygotowane do ubyt- kowania mają wpisaną cenę. W przypadku jej braku wyświetli się odpowiedni komunikat. Następnie klikamy przycisk DRUKUJ i sprawdzamy poprawność protokołów. 316

Jeśli otrzymaliśmy prawidłowe wydruki klikamy przycisk DOKONAJ PRZEPISANIA EGZEM- PLARZY W BAZIE. Proces ten jest nieodwołalny i wymaga potwierdzenia decyzji w okienku, które wyświetli się po chwili. Jeśli potwierdzimy program zmieni dostępność ubytkowanych pozycji na U. 317

Jeśli przekazywane pozycje za- kupione zostały przed datą deno- minacji istnieje możliwość wpro- wadzenia wartości całego proto- kołu – bez przydzielania cen po- szczególnym pozycjom. Nową wspólną cenę wprowa- dzamy w tym polu. SB MATEUSZ przechowuje całościowe zestawienie protokołów ubytków, można je wywołać poprzez kliknięcie w klawisz WYŚWIETL 318

Zestawienie protokołów ubytków 319

8.1.4.3.3. Ekwiwalenty Podstawą tworzeniu protokołu są dwie przygotowane wcześniej listy. Pierwsza z nich jest listą pozycji, za które czytelnicy przekazali ekwiwalenty, drugą lista nowych przekaza- nych w zamian pozycji (konieczne jest, więc ich wcześniejsze wprowadzenie poprzez moduł wprowadzania SB MATEUSZ i późniejsza aktualizacja bazy). W związku z specyfiką ope- racji niezbędne jest umieszczenie nowych (przekazanym w zamian) pozycji w odpowiednim schowku (o nazwie: Pozycje będące ekwiwalentami od czytelników). Pozycje wycofywane powinny znajdować się w schowku o nazwie: Pozycje za które czytelnicy przekazali ekwiwalenty. Nie jest możliwa przenoszenie wybranych rekordów do tego schowka. Powstaje on (i jest później uzupełniany) przy operacji zdejmowania tych pozycji z konta czytelnika, który przekazał w zamian ekwiwalent (patrz rozdział 3.3.4). W polu Bieżący numer ubytku wprowadzamy odpowiednią wartość, wypełniamy również pole poniżej podając numer inwentarzowy pozycji będącej granicą przy denomina- cji. 320

Następnie znacznikiem wybieramy: Protokół komisji – EKWIWALENTY. Następnie należy użyć przycisków SPRAWDŹ znajdujących się z prawej górnej strony panelu. Pierwszy z nich umożliwia skontrolowanie czy wszystkie pozycje mogą być na pro- tokole - np. czy nie zostały już wcześniej ubytkowane). Drugi przycisk umożliwia sprawdzenie czy wszystkie pozycje przygotowane do ubyt- kowania mają wpisaną cenę. W przypadku jej braku wyświetli się odpowiedni komunikat. Następnie klikamy przycisk DRUKUJ i sprawdzamy poprawność protokołów. 321

Jeśli otrzymaliśmy prawidłowy wydruk klikamy przycisk UBYTKUJ EGZEMPLARZE W BA- ZIE. Proces ten jest nieodwołalny i wymaga potwierdzenia decyzji w okienku, które wyświe- tli się po chwili. Jeśli potwierdzimy program zmieni dostępność ubytkowanych pozycji na U. 322

8.1.5. Zmiana dostępności pozycji Dostępność pozycji oznacza się w module katalogowania. Natomiast zmiana już nadanej dostępności jest możliwa także w module udostępniania. Dzięki temu można szybko (bez konieczności przeprowadzania konwersji Kasia>Mateusz) zmodyfikować standardowy ter- min wypożyczania danej pozycji. W zakresie od 2 do 360 dni dostępne są wartości: 2, 7, 14, 30, 45, 60, 90, 180, 360 dni. Dla części z nich również te powiązane z pobraniem kaucji (2, 7, 14, 30 dni) lub dotyczące pozycji na zamówienie (7, 14, 30 dni). Udogodnienie to dotyczy tylko pozycji z pojedynczym egzemplarzem (w danej placówce). Jeżeli chcemy zmienić do- stępność w pozycjach wieloegzemplarzowych musimy dodatkowo wykonać konwersję Ka- sia>Mateusz. Moduł Różne, zakładka Podstawowe Nazwa inwentarza Wprowadzamy numer inwenta- rzowy pozycji której dostępność chcemy zmodyfikować. Potwier- dzamy klawiszem ENTER. Następnie naciskamy przycisk ZMIEŃ DOSTĘPNOŚĆ. Po chwili wyświetli się okienko z listą możliwych dostępności. Wybieramy docelową i klikamy przycisk WPROWADŹ ZMIANĘ. Znacznik w tym miejscu powo- duje, że modyfikacja zostanie wprowadzona również w module katalogowania. 323

Dostępność została zmodyfikowana. Katalog. Pozycja z zmodyfiko- waną dostępnością Ewentualna zmiana dostępności na okres dłuższy niż 30 dni nie dotyczy czytelników z kon- tem typu Gość. W tym przypadku niezależnie od ustawionego dla danej pozycji okresu, termin zwrotu zostanie zredukowany do 30 dni. 324

8.2. Historia W zakładce tej możemy sprawdzić historię wypożyczeń danej pozycji. W tym celu wypełniamy trzema pierwszymi cyframi kodu pole kod placówki, oraz z rozwijanej listy obok wybieramy numer inwentarza. W polu poniżej wybieramy stosowane w danym katalogu zakończenie kodu kreskowego (do wyboru wartości: sumą kontrolną, jednym zerem, dwoma zerami, trzema zerami). Powyższe wartości są stałe dla danego katalogu, więc wystarczy wprowadzić je przy pierwszym wyszukiwaniu. Następnie w polu Numer inwentarzowy wpisujemy numer poszukiwanej pozycji, po- tem klikamy przycisk WYŚWIETL. Po chwili w tablicy poniżej wyświetli się historia danej pozy- cji. W polu Szczegóły widoczne będą natomiast informacje o tytule, ilości wypożyczeń i aktualnym statusie pozycji. Klikając przyciski strzałek umieszczone z lewej strony przycisku WYŚWIETL możemy zmienić o jeden numer wpisany w polu Numer inwentarzowy i przeglądać w ten sposób historię wypożyczeń pozycji z kolejnymi numerami inwentarzowymi. 325

W każdym momencie możemy dopisać uwagę do danego dokumentu. Po kliknięciu przycisku DOPISZ, wyświetli się okienko, w które wprowadzamy i potwierdzamy właściwą in- formację. Po chwili pojawi się ona w polu Uwagi do pozycji. Uwagę do pozycji może skasować tylko administrator, przyciskiem WYCZYŚĆ. 326

8.3. Skontrum Program umożliwia przeprowadzenie spisu kontrolnego księgozbioru za pomocą czytnika kodów kreskowych. Ułatwia to i znacznie przyśpiesza cały proces. Warunkiem rozpoczęcia i prawidłowego przeprowadzenia pierwszego skontrum jest skatalogowanie wszystkich pozycji oraz wprowadzenie do bazy informacji o egzemplarzach ubytkowanych. Jeżeli w momencie wdrożenia SB Mateusz dana biblioteka posiadała wła- sną bazę ubytków (np. w programie MAK) istnieje możliwość jej zaimportowania. Innym rozwiązaniem jest utworzenie takiej bazy bezpośrednio w programie. W tym celu należy utworzyć w module katalogowania „przeciwstawną bazę ubyt- ków”. Bazę tę można rozszerzyć o dodatkowe informacje (autor, tytuł, cena) w module udostępniania (patrz 8.1.1. Ubytki). Aktualne wpisy z protokołów ubytków tworzonych za pomocą SB Mateusz dodawane są do tej bazy automatycznie. Jeżeli jest to pierwsze skontrum w SB Mateusz na odpowiednie konto specjalne mu- szą zostać wprowadzone aktualne ubytki względne (opis obsługi kont specjalnych patrz 3.3.2. Konta specjalne). Uruchomienie konta specjalnego „braki względne” Przed każdym skontrum należy:  Skatalogować wszystkie nowo zakupione pozycje;  Sprawdzić (w module katalogowania) czy w bazie nie ma pozycji z dostępnością „H”. Po ich ewentualnym odnalezieniu należy nadać im właściwą dostępność i przepro- wadzić konwersję Kasia > Mateusz; 327

Wyszukiwanie pozycji z dostęp- nością „H”  Sprawdzić czy w schowku nie pozostały pozycje oczekujące na protokół ekwiwalen- tów. Jeżeli są taki protokół należy wydrukować (wtedy schowek zostanie automatycz- nie wyczyszczony – opis funkcji patrz 8.1.4.3.3. Ekwiwalenty). Pozycje oczekujące na protokół ekwiwalentów.  Przenieść zawartość kont specjalnych (poza kontem przeznaczonym na ubytki względne) do schowków (sposób przeniesienia zawartości tych kont patrz 3.3.2. Konta specjalne). Podczas skontrum zostaną zdjęte wszystkie pozycje z tych kont.  Należy zatrzymać rezerwację (moduł Administracja, zakładka Rezerwacje), oraz zablokować wykonywanie zamówień poprzez stronę www biblioteki.  Konta czytelników, którzy nie zwrócili wypożyczonych pozycji i nie \"rokują\" (biblio- teka wykorzystała możliwości odzyskania pozycji) zaznaczamy poprzez przypisanie im 9 monitów. Dzięki temu już po zakończeniu skontrum możliwe: 1. Wydrukowanie protokołu \"nieściągalne\" i ubytkowanie pozycji wypożyczonych 2. Na konta czytelników zostanie nałożona specjalna blokada – SKONTRUM (możliwa do zdjęcia tylko przez administratora). 3. W uwagach tych kont pojawi się wpis zawierający informację o tytułów, ceny nie zwróconych pozycji oraz wysokości kary na dzień ich ubytkowania 328

8.3.1. Rozpoczęcie skontrum Najpierw należy wybrać z rozwijanej listy właściwy inwentarz (do wyboru są tylko in- wentarze danej placówki). W polu poniżej program wyświetli odpowiadający wybranemu in- wentarzowi początek kodu kreskowego. Z rozwijanej listy wybieramy wła- ściwą bazę/inwentarz. Tu wyświetli się początek kodu kreskowego odpowiadający wy- branemu inwentarzowi. Następnie klikamy przycisk UTWÓRZ BAZY (w tym momencie musi być zalogowany użytkownik z uprawnieniami Administratora). Przycisku używamy tylko raz na początku skontrum (jego ponowne użycie w trakcie spisu spowodowałoby konieczność powtórzenia skontrum). Tym przyciskiem rozpoczynamy skontrum. SB Mateusz wyświetli teraz kilka okienek:  Pierwsze dwa okienka informują nas o kasowaniu pomocniczych baz skontrum. Kli- kając przycisk TAK potwierdzamy naszą decyzję o rozpoczęciu skontrum 329

 W kolejnym okienku wyświetli się informacja o tym, że podczas tworzenia bazy po- mocniczej na potrzeby skontrum, pozycje z kont specjalnych zostaną zdjęte. Informacja ta nie dotyczy konta specjalnego przeznaczonego na ubytki względne oraz pozycji pochodzących z innych placówek. Operację potwierdzamy przyciskiem OK.  Następnie wyświetli się okienko przypominające o konieczności sprawdzenia czy po odjęciu od najwyższego numeru inwentarzowego w bazie ilości ubytków otrzy- mamy liczbę podaną w module skontrum, jako „w katalogu”. Jeżeli liczby te różnią się należy sprawdzić czy w bazie nie pozostały egzemplarze z dostępnością „H”. Po ich ewentualnym odnalezieniu należy przeprowadzić kon- wersję KASIA > MATEUSZ i ponownie rozpocząć skontrum.  Ostatnie okienko informuje o tym, że jeżeli podczas skontrum konieczne będzie prze- prowadzenie konwersji KASIA > MATEUSZ to należy przerwać w tym czasie sczy- tywanie pozycji. 330

W tym miejscu widzimy informa- cję o ilości pozycji w danym ka- talogu. Liczby te będą aktualizo- wane podczas skontrum W panelu „Informacja o pozycjach” prezentowane są dane o pozycjach:  W katalogu;  Wypożyczonych;  Braków względnych;  Sczytanych;  Odzyskanych (braki względne z poprzedniego skontrum, które zostały odnalezione przy sczytywaniu);  Pozostało do sczytania. Podczas skontrum dane te oczywiście będą się zmieniać w zależności od jego postę- pów. Zanim rozpoczniemy skontrum możemy dodatkowo zaznaczyć, jako sczytane wszyst- kie pozycje z wybraną dostępnością. Dzięki temu możemy wyłączyć z procesu skontrum część księgozbioru (np. księgozbiór podręczny). W tym celu w polu Operacje grupowe! wybieramy z rozwijanej listy odpowiednia dostępność i klikamy przycisk WYKONAJ. Decyzję potwierdzamy w kolejnych okienkach. Jeżeli chcemy grupowo sczytać pozycje z wybraną dostępnością to wybieramy ją z listy w tym miejscu. Następnie klikamy przycisk WYKONAJ. 331

Po chwili pojawi się pierwsze okienko, w którym po- twierdzamy decyzję. W kolejnym okienku potwierdzenia podana zostanie liczba egzemplarz do zmiany/sczytania jako dostępne. Po chwili SB Mateusz poinformuje w okienku o zakończeniu operacji. W panelu Informacje o po- zycjach podana zostanie natomiast zaktualizo- wana liczba sczytanych pozycji (zwierająca również sczytane grupowo) Dostępna jest także możliwość pomijania podczas skontrum pozycji z określonym początkiem kodu kreskowego. Funkcja to może mieć zastosowanie w sytuacji występowa- nia w danej placówce książek/pozycji z różnych inwentarzy. Podajemy początek kodu, który ma być pomijany (dostępne są dwa okienka) Uruchamiamy funkcję pomijania Przystępujemy do sczytywania pozycji z półek. Po sczytaniu każdej pozycji wyświetli się jej kod kreskowy oraz dane z pola 245 formatu MARC21 pozwalające zidentyfikować dany tytuł. W tabeli Opis miejsca należy wpisać w odpowiednie pola oznaczenie regału i numer półki (jeśli okaże się, że dany kod kreskowy występuje na więcej niż jednej pozycji, łatwo będzie ustalić ich położenie, gdy program wyświetli komunikat „Pozycja figuruje jako sczytana”). Można również podać dodatkowe informacje w polu Więcej. 332

Po sczytaniu danej pozycji w tym miejscu wyświetli się treść pola 245 formatu MARC21. W tych polach podajemy ozna- czenie regału i półki oraz ewentualnie inne informacje lokalizacyjne. Sczytanie powoduje zmianę wartości w tabelce Informacja o pozycjach. Jeśli podany przez program tytuł nie odpowiada rzeczywistemu możemy kliknąć przy- cisk ANULUJ i wtedy z bazy wycofana zostanie informacja o ostatnim sczytaniu. Taką pozycję należy odłożyć do późniejszego wyjaśnienia. Przycisk anulujący informację o ostatnim sczytaniu W tabeli Historia wypisywana jest lista ostatnio sczytanych kodów. Po zakończeniu sczytywania w danym dniu program wyłączamy standardowo. Na- stępnego dnia po wybraniu modułu Rożne i zakładki Skontrum kontynuujemy proces sczy- tywania. Do kontynuacji skontrum nie jest wymagane zalogowanie się użytkownika z upraw- nieniami administratora. 333

8.3.2. Komunikaty informujące o napotkanych problemach podczas skontrum Podczas sczytywania może wyświetlić się specjalny komunikat informujący o problemie z identyfikacją danej pozycji lub informujący o jej ponownym sczytaniu. Takie pozycje należy odłożyć do wyjaśnienia lub sczytać ponownie prawidłowy kod kreskowy. Możliwe komunikaty: Pozycji nie ma w katalogu, czyli sczytany numer może należeć do pozycji będącej ubytkiem lub jesz- cze niewprowadzonej do bazy Kod nie został zidentyfikowany przez system. Począ- tek kodu kreskowego jest inny niż przypisany danej placówce. Może to oznaczać, że została sczytana pozycja pochodząca z innej biblioteki lub kod kre- skowy mający inne zastosowanie (np. używany do zapisu ISBN kod EAN-8, EAN-13) Ten komunikat oznacza, że sczytana pozycja jest aktualnie wypożyczona lub znajduje się na koncie specjalnym braki względne. Kliknięcie przycisku TAK spowoduje zdjęcie tej pozycji z danego konta i ozna- czenie, jako sczytanej podczas skontrum. Jeżeli ten egzemplarz był dotąd oznaczony, jako uby- tek względny w tym miejscu zostanie zwiększona o jeden liczba oznaczająca ilość odzyskanych (odnale- zionych) pozycji. 334

Okienko z taką informacją wyświetli się, gdy dany kod kreskowy był już wcześniej sczytany. Podana zo- stanie także lokalizacja, którą podaliśmy podczas czytywania po raz pierwszy tej pozycji. Kod nie został zidentyfikowany kod kreskowy mający inne zastosowanie. 8.3.3. Funkcje specjalne – pamięć skontrum Podczas skontrum dostępna jest także dodatkowa możliwości zaznaczenia, zapa- miętywania sczytywanych pozycji. W ten sposób można przygotować listę pozycji wymagających naprawy lub zniszczo- nych. Osobna lista może dotyczyć opisów wymagających poprawienia (gdy nie odpowiadają w pełni sczytanej pozycji). Dodanie (aktualnie sczytanej) pozycji do odpowiedniej listy wymaga kliknięcia jed- nego z przycisków w środkowej części zakładki. Standardowo dostępne są przyciski:  Opis do poprawy (błędny),  Pozycja zniszczona,  Do naprawy. Jeżeli opis nie odpowiada w pełni sczytanej pozycji klikamy w tym miejscu. Tym przyciskiem oznaczamy pozycję zniszczoną. A tym pozycję wymagającą naprawy Nazwy i znaczenie przycisków mogą zostać zmienione. 335

Tym przyciskiem kasujemy pamięć skontrum dla bieżącej pozycji. Jeżeli do sczytywanej pozycji dowiązana została sygnatura obrazkowa to zostanie ona wyświetlona. Jeżeli sygnatura jest błędna (inna niż na książce) klikamy odpowiedni przycisk. W podobny sposób zaznaczamy pozycję, do których nie została naklejona (mimo jej nadania w katalogu) sygnatura obrazkowa. Sygnatura obrazkowa danej pozycji Gdy na książce brak sygnatury klikamy tutaj. Gdy sygnatura jest błędna (inna niż w katalogu) klikamy ten przycisk Po zakończonym skontrum możemy przejrzeć i wydrukować przygotowane listy. Dzięki nim możemy odszukać zaznaczone pozycje i poprawić dotyczące ich błędy zauwa- żone podczas spisu kontrolnego księgozbioru. W tym celu przechodzimy do modułu Statystyka i wybieramy zakładkę Wykresy. Zakładka Wykresy Ustawiamy właściwy inwentarz. Wybieramy znacznikiem listę do wydruku 336

Nazwy list odpowiadają nazwom przycisków w module skontrum. Po kliknięciu przycisku DRUKUJ wyświetlona zostanie zawartość wybranej listy. Przykładowa lista pozycji „Do naprawy” Tym przyciskiem rozpoczynamy wydruk listy. Tak może wyglądać wykaz po- zycji bez naklejonej sygnatury obrazkowej. Wykaz pozycji z błędnie nadaną sygnaturą obrazkową. 337

Ustawienia Użytkownik z uprawnieniami Administratora może włączyć/wyłączyć obecność przycisków pomocniczych oraz zmienić ich nazwę. Znacznikiem włączamy wyświe- tlanie okna z przyciskami. W tych polach można zmienić nazwy przycisków. Zatwierdzamy zmiany Dla pozostałych użytkowników panelu opcje edycji nie są dostępne. Panel po zalogowaniu użytkownika z uprawnie- Panel po zalogowaniu pozostałych użytkowników. niami Administratora. 338

Tak wygląda panel skontrum gdy wyłączymy znacznikiem wy- świetlanie dodatkowych przycisków (widok po zalogo- waniu użytkownika z uprawnie- niami kierownika) Jeżeli zamiast nazwy wstawimy trzy „myślniki” (---) dany przycisk nie będzie wyświetlany 8.3.4. Obsługa czytnika bezprzewodowego Motorola CS3070 Podczas skontrum można również wykorzystać czytnik bezprzewodowy Motorola CS3070. Przygotowywanie naklejek służących do oznaczania regałów. W zakładce skontrum można uruchomić panel umożliwiający wydrukowanie kodów kreskowych służących do oznaczania regałów. Kody te są przeznaczone do współpracy z czytnikiem Motorola CS3070. Tym przyciskiem włączamy panel drukowania kodów. 339

Ustawiamy ilość półek w regale oraz ilość regałów w placówce. Do drukarki wkładamy odpo- wiedni papier z etykietami i kli- kamy ten przycisk. Tabela zostaje automatycznie wypełniona wybranymi danymi i rozpocznie się drukowanie kodów. Pola tabeli można również wy- pełnić ręcznie. W tej sytuacji drukowanie rozpoczynamy tym przyciskiem. Kody do oznaczania regałów z wybranymi w panelu drukowania danymi. 340

Skontrum z czytnikiem bezprzewodowym Kolejny etap to sczytanie czytnikiem książek (lub innych dokumentów). Jeżeli półki oznaczyliśmy kodami to należy to oczywiście wykorzystać. Po zakończeniu, podłączamy czytnik do komputera z zainstalowanym SB Mateusz i rozpoczynamy pobieranie danych o sczytanych pozycjach. Po sczytaniu książek, podłą- czamy czytnik do komputera. Czytnik będzie widoczny, jako dysk zewnętrzny. Następnie klikamy ten przycisk. Po chwili wyświetli się okienko z informacją. Po kliknięciu przycisku OK, na dysku zewnętrznym (w pamięci czytnika) w folderze Scanned Barcodes wskazujemy plik BAR- CODES.TXT. Zaznaczamy plik i klikamy przy- cisk OTWÓRZ. 341

Dane z czytnika zostaną po- brane do SB Mateusz. Po chwili wyświetli się komunikat informu- jący o liczbie sczytanych pozycji. Jeżeli wskażemy zły plik, lub po- wtórnie spróbujemy zaimporto- wać już wprowadzone dane wy- świetli się odpowiedni komunikat. Jeżeli w danej placówce na sali znajdują się pozycję z kilku inwentarzy (np. książki z wypożyczalni i książki z czytelni) można je sczytywać łącznie. Dane na czytniku mogą być wymieszane (raz książka z jednego inwentarza, raz z drugiego). Podczas importu, SB Mateusz zaczyta tylko te, które dotycząc inwentarza, dla któ- rego włączyliśmy skontrum. Po jego zakończeniu, możemy zacząć skontrum dla drugiego inwentarza i powtórzyć proces importu z tego samego czytnika. Tym razem jednak SB Ma- teusz pobierze tylko pozostałe dane (dotyczące drugiego spisu). 342

8.3.5. Zakończenie skontrum Po zakończonym sczytywaniu klikamy przycisk WŁĄCZ WYDRUKI. Jeśli sczytaliśmy wszystkie pozycje klikamy ten przycisk. Sprawdzamy czy pola w panelu wydruki zawierają prawidłowe dane (data, nr. protokołu, bie- żący numer ubytku i granica denominacji) Następnie podajemy skład komisji. Kolejny etap to przygotowanie wydruków zawierających informację o ubytkach względnych i bezwzględnych. Dzięki części z nich może udać się jeszcze odnaleźć braku- jące pozycje. Wyboru wydruku dokonujemy przez umieszczenie znacznika obok jego na- zwy, potem klikamy przycisk ROZPOCZNIJ. Wybieramy rodzaj wydruku Tym przyciskiem powodujemy wyświetlenie na ekranie wybra- nego zestawienia. 343

Dostępne są wydruki: Każde z zestawień możemy na- stępnie wydrukować tym przyciskiem. Braki bezwzględne lista posortowana po tytule pozycji Braki względne lista posortowana po tytule pozycji Braki względne lista posortowana po sygnaturze i autorze 344

Braki względne widok okładek posortowanych po sygnaturach (okładki obok siebie) Widok podglądu i wydruku wy- kazu braków względnych dla większej ilości pozycji zaginionych. 345

Braki względne widok okładek posortowanych po sygnaturach (wierszami) Gdy brak okładki podane zostają tylko dane tekstowe. Na liście wyświetlą się także oznaczenia pozycji, które były wcześniej na koncie specjalnym SKRADZIONE. Dzięki tej opcji, nie trzeba po raz kolejny szukać pozycji, która wcześniej zaginęła (została skradziona). Braki względne z podziałem na kategorie 346

Po ewentualnym odszukaniu za pomocą powyższych wydruków brakujących pozycji (i ich sczytaniu) oraz po rozstrzygnięciu problemów zasygnalizowanych przez SB Mateusz możemy zakończyć skontrum. Najpierw należy wydrukować protokoły komisji i zestawienie końcowe. Wybieramy rodzaj protokołu. Następnie klikamy przycisk ROZPOCZNIJ. Po chwili wyświetli się okienko przypominające o wpisaniu numeru inwentarzowego będącego gra- nica denominacji. Jeżeli wpisaliśmy wcześniej tą granicę, lub wszyst- kie pozycje w bazie zostały zakupione po denomi- nacji pomijamy ten komunikat klikają przycisk TAK. Protokół komisji dotyczący braków bezwzględnych (czyli pozycji które znajdowały się dotychczas na koncie braki względne i nie zostały odnale- zione/sczytane podczas aktual- nego skontrum) 347