Instrukcja programu Mateusz

Protokół komisji dotyczący braków względnych (czyli pozycji które nie zostały sczytane/odnotowane podczas aktualnego skontrum). Protokół komisji będący podsumowaniem skontrum Tu możemy określić parametry dotyczące pozycji nieściągalnych Wydruk protokołu komisji – pozycje nieściągalne 348

Protokół dotyczący pozycji nieściągalnych Po wydrukowaniu wszystkich protokołów (w wystarczającej ilości kopii) i dokładnym sprawdzeniu czy wszystkie dane zawarte w wydrukach są prawidłowe (np. nie ma pomyłek w składzie komisji, dacie etc) klikamy przycisk PRZESUŃ. Po chwili wyświetli się okienko z informacją o nieodwracalności operacji. Potwierdzamy decyzję klikając przycisk TAK. W tym momencie:  Wszystkie pozycje znajdujące się w protokole komisji dotyczącym braków względ- nych zostaną wpisane na specjalne konto – braki względne.  Wszystkie pozycje znajdujące się na protokole komisji dotyczącym braków bez- względnych zostaną ubytkowane (ich dostępność zostanie zmieniona na U).  Aktywna pozostanie tylko możliwość drukowania protokołu dotyczącego pozycji nie- ściągalnych Skontrum tradycyjne Jeżeli w danej bibliotece została podjęta decyzja o przeprowadzeniu skontrum a proces komputeryzacji nie został jeszcze ukończony (np. nie skatalogowano wszystkich pozycji) istnieje możliwość wydrukowania tradycyjnych przeznaczonych do ręcznego wy- pełniania arkuszy. 349

Wydruk arkuszy skontrum, z za- znaczonymi pozycjami wypoży- czonymi Arkusz do przeprowadzenia trady- cyjnego skontrum. 350

8.4. Selekcja Zakładka Selekcja umożliwia dokładne skontrolowanie zbiorów danej placówki pod kątem ilości wypożyczeń. W tym celu zostaje utworzona specjalna pomocnicza baza. Najpierw należy z rozwijanej listy wybrać bazę, którą chcemy sprawdzić. Jeśli interesują nas tylko pozycje zakupione w danym roku – sta- wiamy znacznik w tym polu i wy- bieramy właściwą z rozwijanej li- sty obok. Znacznik, w tym polu oznacza, że pomijane są pozycje z dostępno- ścią „na miejscu” (czyli „C”) Klikamy na ROZPOCZNIJ i cze- kamy na sprawdzenie bazy. Powyżej prezentowane są infor- macje dotyczące ilości pozycji w bazie oraz pozycji niewypoży- czanych. Następnie w panelu „generowania tabeli wyników” precyzyjnie określamy zakres ta- beli i sposób prezentacji danych. Dostępne są rozwijane listy:  Tabela ma zawierać (dostępne wartości: do 100 rekordów, do 1000 rekordów, wszystkie rekordy, wszystkie niewypożyczane),  Pozycji (niewypożyczanych, najczęściej wypożyczanych),  Sortowanych po: (tytule, autorze, ilości wypożyczeń – malejąco, sygnaturze, numerze in- wentarzowym) 351

Jeśli wybierzemy sortowanie po numerze inwentarzowym, uaktywni się pole w dolnej części panelu, w którym powinniśmy wpisać numer początkowy, od którego rozpocznie się wyświetlanie wyników.  Ostatnio wypożyczane (bez znaczenia, 2 lata temu, 3 lata temu, 4 lat temu, 5 lat temu). Po ustawieniu właściwych para- metrów klikamy przycisk GENERUJ. Po chwili wyświetlona zostanie li- sta wyników, którą możemy wy- drukować i wykorzystać w proce- sie oceny wykorzystania zbiorów danej placówki. 352

Tak wygląda lista wyników posortowana wg nazwisk autorów. Jeśli interesują nas tylko pozycje z określoną sygnaturą, stawiamy znacznik w odpowiednim polu. Na liście poniżej wyświetlą się wtedy sygnatury, które występują w danym katalogu więcej niż 100 razy. Jeśli interesują nas tylko pozycje z określoną sygnaturą – stawiamy znacznik w tym polu. Z wyświetlonych sygnatur wybie- ramy jedną. Powyżej zieloną czcionką podana zostanie ile razy występuje ona w katalogu. Klikamy na ROZPOCZNIJ i cze- kamy na sprawdzenie bazy. Po ustawieniu właściwych para- metrów klikamy przycisk GENERUJ. 353

Po chwili wyświetlona zostanie li- sta wyników, zawierająca posorto- wane pozycje z daną sygnaturą. SB Mateusz umożliwia również sprawdzenie wykorzystania ostatnio zakupionych pozycji. Dzięki temu możemy skontrolować, jaki procent „nowości” jest wypożyczany (w tym ile jest przetrzymywanych pozycji). Wybieramy bazę do sprawdzenia. Określamy ile ostatnio zakupio- nych pozycji ma zostać skontrolo- wanych (500, 1000, 2500, 5000) Znacznikami określamy czy doli- czyć oczekujące rezerwacje i po- minąć pozycje z dostępnością „na miejscu”. Klikamy przycisk ROZPOCZNIJ. 354

I po chwili wyświetlona zostanie liczba pozycji przetrzymywanych oraz liczba pozycji wypożyczo- nych. Dane te będą również wy- rażone w procentach. Jeżeli klikniemy przycisk ZESTA- WIENIE CAŁOŚCIOWE przygo- towane zostanie zbiorcze podsu- mowanie wykorzystania „nowo- ści”. Dzięki niemu możemy porównać dane dotyczące wszystkich in- wentarzy, ocenić „trafność” do- boru nowości dla całej biblioteki. 355

8.5. Backup bazy SQL Zakładka ta umożliwia wykonanie kopii bazy SQL (ze względu na obciążenie sieci podczas wykonywania operacji, zalecane jest wykonywanie kopii poza godzinami otwarcia placówki dla czytelników). Dostępność tej funkcji zależy od ustawień dotyczących bezpie- czeństwa danych (w module Administracja w zakładce Zabezpieczenia - patrz p. 6.1.15.). Najpierw z rozwijanej listy wybieramy bazę, którą chcemy skopiować (lokalną lub centralną). Kopia bazy lokalnej nie zawiera KHW (dzięki temu jest o ponad 1 GB mniejsza) Następnie klikamy przycisk POBIERZ NAZWY TABEL. W polu Kopia wybranych tabel pojawią się po chwili nazwy tabeli w bazie. Przyciskiem ZAZNACZ wybieramy wszystkie do skopiowania (możliwe jest również zaznacze- nie znacznikami dowolnego ich zestawu). 356

Poniżej znajdują się pola, w których postawienie znacznika wymusza:  Dołączenie komendy set cp 1250;  Dołączenie struktury tabel;  Dołączenie komendy czyszczącej tabele. Tworzenie kopii rozpoczynamy klikając przycisk ROZPOCZNIJ ZRZUT TABEL. W wyniku operacji powstanie w katalogu „C:\\WypMateusz\\Backup” plik zawierający w nazwie ciąg „KopiaTabel” i czas sporządzenia kopii (np. KopiaTa- bel_20080906021933.sql). Wykonanie kopii jest również odnotowane poprzez odpowiedni wpis w logach. 357

8.5.1. Szybki backup wybranych tabeli Jeżeli chcemy zrobić szybką kopię najważniejszych (newralgicznych) tabeli możemy użyć przycisku KOPIA MINIMUM. W polu Kopia wybranych tabel pojawią się wtedy nazwy wybranych tabeli w bazie. Domyślnie wszystkie z nich zostaną zaznaczone. Tworzenie kopii rozpoczynamy klikając przycisk ROZPOCZNIJ ZRZUT TABEL. Z uwagi na mini- malną ilość wybranych tabeli trwa ono dużo krócej niż standardowy (pełny) zapis. 358

8.6. Obsługa kaucji Program umożliwia wyświetlenie zestawienia czytelników z wpłaconą kaucją oraz czytelników, na których kontach wykonywane były operacje związane z obsługą kaucji. Umożliwiają to odpowiednie przyciski WYŚWIETL w tej zakładce (zestawienia te można potem wydrukować). Możliwe jest również wyświetlenie listy osób (biernych czytelników) z wpłaconą kau- cją, która podlega przepadkowi na rzecz biblioteki (okres biernego czytelnictwa decydujący o tym, określamy wpisując ilość lat, która musi upłynąć od ostatniej zarejestrowanej wizyty w bibliotece). Jeśli zapadła decyzja o uruchomieniu procedury przepadku kaucji klikamy odpowiedni przycisk. Następnie dwukrotnie potwierdzamy decyzję. Po chwili wyświetli się okienko informujące o przepadku kaucji i zmianie statusu ich konta na internauta. W uwagach dopisane zostaną odpowiednie informujące o tym wpisy, wydrukowane zostanie również zestawienie dla księgowości. 359

8.7. Wydruk naklejek Program umożliwia wydruk naklejek z kodem kreskowym w formacie UPC-A na de- dykowanej drukarce (podłączonej lokalnie). Ustawienia programu zoptymalizowane są do pracy z drukarką Toshiba TEC BSV4T. Operator może dostosować parametry pracy dru- karki wybierając odpowiednie wartości z rozwijanych pól Prędkość wydruku (zakres 1-5) oraz Intensywność wydruku (zakres 00-10). Standardowym sposobem drukowania naklejek jest wykorzystanie znajdującej się w prawym górnym rogu ekranu tablicy Dla wybranego inwentarza. W polu Wybrany inwen- tarz wybieramy z rozwijanej listy odpowiednią nazwę. Następnie w polach poniżej podajemy zakres, dla którego chcemy wydrukować kody kreskowe. W polu Na pozycję wybieramy z rozwijanej listy ilość kodów dla każdego numeru inwentarzowego (zakres 1-3). 360

Możliwe jest wydrukowanie kodów dla wszystkich numerów inwentarzowych w poda- nym zakresie, albo tylko dla tych, które są aktualnie w bazie (tzn. program nie wydrukuje kodów dla pozycji wycofanych z księgozbioru). Ma to szczególne znaczenie przy kodowaniu starszego księgozbioru, w którym część pozycji została już ubytkowana. Zmianę trybu umożliwia specjalny przycisk, jego kliknięcie przełącza drukowanie miedzy stanami : TYLKO DOSTĘPNE (bez ubytków) i BEZ SPRAWDZANIA (pełen zakres). Przyciskiem DRUKUJ rozpoczynamy drukowanie kodów. Istnieje również inny alternatywny sposób drukowania kodów na dedykowanej dru- karce. W środkowej części ekranu znajduje się tabela Nowe, umożliwiająca wpisanie nu- merów inwentarzowych, dla których chcemy wydrukować kody. Najpierw w pola Numer placówki oraz Rodzaj materiału bibliotecznego wprowadzamy właściwe dane (początek kodu kreskowego dla danego katalogu, – jaki wpisać kod można sprawdzić w zakładce Do- wiązywanie tabel patrz Rozdział 6.1.11). Następnie w poszczególnych polach wpisujemy numery inwentarzowe. Obok każdego numeru wybieramy z rozwijanej listy ilość kodów, które chcemy wydrukować dla każdego wpisanego numeru (dostępne wartości 1-3). 361

Na dole ekranu znajduje pole, w którym z rozwijanej listy możemy ustawić jednakową ilość kodów dla każdego numeru. Drukowanie kodów rozpoczynamy znajdującym się poni- żej przyciskiem DRUKUJ. Przyciskiem WYCZYŚĆ można usunąć numery wpisane do tabeli. Jeśli chcemy wydrukować kody dla kolejnych numerów inwentarzowych w polu Nu- merację rozpocznij od możemy wpisać pierwszy numer, a następnie kliknąć przycisk GE- NERUJ. Po chwili program sam wypełni wszystkie pola numerami. Jeśli wydrukujemy kody dla tych numerów i chcemy wypisać kolejne, klikamy jeszcze raz GENERUJ. Program wpisze następne dziesięć numerów, które możemy wydrukować. 362

Zamiast generować i drukować następne dziesiątki tym przyciskiem, można w polu na dole ekranu wybrać z rozwijanej listy odpowiednią wartość (zakres 2-100) i kliknąć przy- cisk POWTARZAJ X. Wydrukowane zostaną wtedy kody dla kolejnych dziesiątek numerów in- wentarzowych (np. jeśli w pole Numeracje rozpocznij od wpiszemy liczbę 45663 i klik- niemy przycisk GENERUJ i wydrukujemy kody dla wyświetlonych 10 numerów kody, to po wybraniu POWTARZAJ X 11 program wydrukuje 110 kodów poczynając od numer 45673). Z prawej dolnej strony kranu znajduje się tabela Kopier, umożliwiająca drukowanie nowych kodów po sczytaniu czytnikiem starych do każdego z pól. Funkcja ta może mieć zastosowanie w sytuacji, w której chcemy zamienić stare dawniej wydrukowane kody kre- skowe na nowe. (np. stare wydrukowano na słabszej, jakości etykietach, lub z zastosowa- niem drukarki atramentowej i chcemy zastąpić te kody zanim z czasem ulegną zniszczeniu). Również i w tej tabeli możemy określić w polach z rozwijaną listą ilość drukowanych kodów dla każdego dokumentu. Drukowanie rozpoczynam przyciskiem DRUKUJ znajdującym się na dole tej tabeli. Program umożliwia również drukowanie kodów na arkuszach papieru w formacie A4 (obsługa drukowania w module Administracja zakładce Naklejki – patrz rozdział 6.1.5). W zakładce tej określa się również tekst drukowany nad kodem kreskowym (niezależnie od metody wydruku). 363

8.8. Grupowe prolongaty Zakładka Grupowo umożliwia zbiorowe prolongowanie pozycji. Można w ten sposób prolongować terminy zwrotu pozycji przypadające na dodatkowy dzień wolny od pracy (jeśli nie został on zaznaczony w programie patrz rozdział 6.1.14). Najpierw z rozwijanej listy wy- bieramy placówkę, w której chcemy dokonać tej operacji. Następnie odnajdujemy na kalendarzu z lewej strony ekranu termin zwrotu, który chcemy zmienić i zaznaczamy go kliknięciem myszki. 364

W podobny sposób zaznaczamy na kalendarzu z prawej strony ekranu, termin, na który chcemy zmienić datę zwrotu (możliwe do wyboru są tylko terminy od bieżącej daty włącznie). Znajdujący się poniżej przycisk umożliwia ograniczenie (lub nie) prolongaty tylko do pozycji, których termin zwrotu nie był jeszcze przedłużany (opcje TYLKO BEZ PROLONGAT / RÓW- NIEŻ I PROLONGOWANE WCZEŚNIEJ). Operację rozpoczynamy klikając przycisk WYKONAJ. 365

9. Kwitariusz Każda operacja pobrania i zwrotu kaucji zostaje odnotowana w programie, podobnie wszystkie inne opłaty pobrane od czytelnika (np. za nieterminowy zwrot, zagubione zbiory, wydanie duplikatu karty bibliotecznej etc.). Pobieranie tych opłat (i drukowanie pokwitowań) powiązane zostało z odpowiednimi modułami. Część opłat może być jednak pobierania/od- notowywana bezpośrednio przez moduł Kwitariusz. Dotyczy to opłat związanych z korzy- staniem z internetu (patrz rozdział 5) oraz innych, których pobieranie nie zostało przypisane do konkretnego modułu. Moduł Kwitariusz umożliwia także kontrolę tych operacji, sporzą- dzanie wydruków mogących być podstawą rozliczenia z księgowością danej biblioteki. 9.1. Pobieranie opłat Aby uruchomić moduł klikamy ikonkę kwitariusza. Po chwili wyświetli się okienko, w którym po sczytaniu karty danego czytelnika, pojawią się jego dane. Możliwe jest również wypełnienie tych pól przez operatora. Następnie w polu Nazwa zależności wybieramy wła- ściwy wpis. Po wybraniu wpisu Inne uaktywni się dodatkowe pole (poprzedzone słowami: Opłata za), w które należy wpisać, za co pobraliśmy odpłatność. Kwitariusz „pamięta” ostatni wpis w kategorii Inne. 366

Po wybraniu/wpisaniu nazwy należności, w polu poniżej wpisujemy wysokość kwoty i klikamy przycisk DRUKUJ. Następnie wyświetli się okienko, w którym sprawdzamy poprawność wpisanej kwoty i jeśli jest właściwa klikamy przycisk POPRAWNIE - DRUKUJ. 367

Po chwili wydrukowane zostanie pokwitowanie. Kliknięcie przycisku WYDRUKUJ DUPLIKAT umożliwia powtórny wydruk ostatnio wysta- wionego pokwitowania. 368

9.2. Zestawienie wystawionych pokwitowań Jeśli w okienku kwitariusza klikniemy przycisk WIĘCEJ przejdziemy do zawansowa- nych opcji modułu. Wyświetli się wtedy okno zestawień wydrukowanych pokwitowań. Na samej górze znajduje się pole, w które należy wpisać nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej (np. kierownika wypożyczalni). W polu Sortuj pokwitowania po wybie- ramy z rozwijanej listy właściwą wartość (do wyboru: sortowanie wg nr pokwitowania lub 369

nazwy należności). W polu poniżej wybieramy interesujący nas kwitariusz (seria K dla kau- cji, seria M dla innych opłat). Następnie wybieramy rodzaj zestawienia (do wyboru: dzienne, miesięczne, roczne, od numeru). W zależności od dokonanego wyboru uaktywniają się pola poniżej, w których precyzujemy zakres (czasowy lub numerów pokwitowań). Jeśli wybraliśmy opcję „od numeru” i podaliśmy zakres numerów pokwitowań, mo- żemy kliknąć przycisk ZAPAMIĘTAJ, przy następnym wyborze tej opcji program domyślnie ustawi dalszy/wyższy zakres (od zapamiętanej górnej granicy do najwyższego aktualnego numeru). 370

Po wybraniu sortowania, serii i rodzaju kwitariusza, klikamy przycisk WYŚWIETL. Na ekranie pojawi się wtedy wybrane zestawienie (domyślnie po uruchomieniu modułu prezen- towane jest zestawienie dzienne dla kwitariusza serii M). Zawarte są w nim szczegółowe informacje na temat wystawionych pokwitowań. W zależności od obecności znacznika w polu Pokazać stan na wydruku kwitariu- sza, zestawienie i wydruk dla serii K mogą zawierać także informację o sumie wpłaconych kaucji (suma ta wyświetla się zawsze z prawej strony ekranu w polu Kasa). 371

Przycisk DRUKUJ umożliwia wydrukowanie wybranego zestawienia 372

373