เอกสารประกอบการสอนปรับปรุง 2564

129 พมิ พ์ข้อมูลอา้ งองิ ณ ตาแหนง่ ท้ายกระดาษในหน้าเดยี วกัน ตัวอยา่ งผลลัพธ์ ภาพที่ 6.8 ข้นั ตอนการแทรกเชิงอรรถ ท่มี า (เออารไ์ อที, 2560, หน้า 155-156) 4.1.5 การแทรกอ้างอิงท้ายเร่ือง สาหรับการอ้างอิงท้ายเร่ืองน้ันมีลักษณะคล้ายกัน กับเชิงอรรถ แต่อ้างอิงท้ายเร่ืองเป็นข้อความอ้างอิง หมายเหตุ หรือคาอธิบายเน้ือหาเพิ่มเติมท้าย เอกสาร ตาแหน่งจะแสดงไปอยู่รวมกันด้านซ้ายท้ายเอกสาร (เอกสารหน้าสุดท้าย) สาหรับขั้นตอน การแทรกอา้ งองิ ทา้ ยเร่อื ง แสดงดังภาพท่ี 6.9  เลอื กขอ้ ความทตี่ ้องการ  คลิกแทบ็ อ้างองิ (REFERENCE) เลอื กคาสงั่ แทรกอา้ งองิ ทา้ ยเรื่อง (Insert Endnote)

130 พิมพข์ ้อความท่แี สดง ณ ตาแหนง่ ท้ายเอกสาร แสดงทหี่ น้าสุดท้ายของเอกสาร ภาพท่ี 6.9 ขัน้ ตอนการแทรกอ้างอิงท้ายเรื่อง ที่มา (เออาร์ไอที, 2560, หน้า 156-157) 4.1.6 การสร้างรายการอ้างอิงและบรรณานุกรม ทุกคร้ังในการสร้างงานเอกสาร ต้องแสดงข้อมูลท่ีได้ค้นหาเพื่อนามาประกอบการจัดทาเอกสารน้ัน อาจได้จากแหล่งค้นคว้าที่ หลากหลาย เช่น จากหนังสือ ตารา วารสาร นิตยสาร เอกสารตีพิมพ์เผยแพร่ รวมถึงข้อมูลที่เป็น เน้ือหาส่ืออิเล็กทรอนิกส์ แบบออนไลน์ หรอื แบบออฟไลน์ เป็นต้น โดยข้อมูลที่นามาจากแหล่งความรู้ เหล่าน้มี าใชส้ ร้างงานเอกสารแมแ้ ตเ่ ป็นบางสว่ นควรมีอา้ งอิงแหล่งที่มาของข้อมูลไว้เป็นรายการอ้างอิง (citation) และบรรณานุกรม (bibliography) โดยมีรายละเอยี ดขัน้ ตอนดังน้ี 4.1.6.1 รายการอ้างอิง (citation) การอ้างอิงแหล่งที่มาของข้อมูลในเอกสาร ให้ระบุลงในบรรณานุกรม ทั้งน้ีหากมีแหล่งท่ีมาของข้อมูลจานวนมากจะใช้รายการอ้างอิงเพื่ออ้างอิง ถึงแต่ละรายการในบรรณานุกรม กรณีใช้รายการอา้ งองิ ท่มี ขี อ้ มูลในบรรณานกุ รม แสดงดงั ภาพที่ 6.10  คลิกแท็บอ้างองิ (REFFERENCE) ในกลุ่มคาส่งั citation & bibliography คลกิ คาส่งั แทรกรายการอ้างอิง (Insert Citation)  คลกิ เลอื ก citation ทีม่ ีอยู่ ภาพที่ 6.10 ขนั้ ตอนการแทรกรายการอ้างองิ ท่มี ีข้อมูลในบรรณานุกรม ทีม่ า (เออารไ์ อที, 2560, หนา้ 157)

131 กรณสี รา้ งรายการอา้ งอิงใหม่ (ไมม่ ขี ้อมูลบรรณานุกรม) แสดงดังภาพท่ี 6.11  คลกิ แทบ็ อ้างอิง (REFFERENCES) คลิกคาสง่ั แทรกรายการอ้างองิ (Insert Citation) คลกิ คาส่งั เพ่ิมพน้ื ที่ทส่ี ารองไวใ้ หม่ (Add New Placeholder) ตงั้ ช่ือหรือไมต่ งั้ ชื่อกไ็ ด้ และคลกิ ตกลง (OK)  แกไ้ ขขอ้ มลู แหลง่ อา้ งอิงโดยคลกิ คาสัง่ แกไ้ ข แหล่งข้อมลู (Edit Source)  คลกิ เลือกประเภทของแหลง่ ข้อมลู (Type of Source) ภาพที่ 6.11 ขน้ั ตอนการสรา้ งรายการอ้างอิงใหม่ (ไมม่ ขี อ้ มลู บรรณานกุ รม) ทมี่ า (เออาร์ไอที, 2560, หน้า 157-158)

132 4.1.6.2 การสร้างบรรณานกุ รมผูใ้ ช้จะต้องนาเอาข้อมูลเกี่ยวกับท่ีมาไปจัดการ อ้างอิงให้เสร็จสมบูรณ์เสียก่อนจึงจะสามารถเรียกใช้งานได้อย่างถูกต้องและครบถ้วน ขั้นตอนการ แทรกบรรณานุกรม แสดงดังภาพที่ 6.12  คลกิ แท็บอ้างอิง (REFFERENCES) คลกิ คาส่งั บรรณานุกรม (Bibliography)  คลกิ เลอื กแบบท่มี อี ย่ใู น (Built-in)  ตวั อยา่ งผลลัพธ์แสดงในเอกสารเม่ือเลือกรูปแบบท่ี มีอยู่ภายใน (Built-in) ในที่น้ีเลือกบรรณานุกรมแบบ อ้างอิง (References) ท่ีมีรูปแบบ (Style) แบบ เอพีเอ (APA)  คลิกที่รูปแบบ (Style) เพื่อเลือกเปลี่ยน บรรณานุกรม (Bibliography) ตามทต่ี อ้ งการ ภาพที่ 6.12 ขัน้ ตอนการแทรกบรรณานุกรม ทม่ี า (เออารไ์ อที, 2560, หน้า 159)

133 สาหรับเทคนิคการจัดการแหล่งอ้างอิงในเอกสาร ซ่ึงถ้าหากนาเทคนิคเหล่าน้ีมาปรับใช้ในการ จัดทาเอกสารของเราได้จริง จะช่วยลดระยะเวลาในการจัดทาเอกสารและทาเอกสารนั้นดูเป็นมือ อาชีพมากขึ้นโดยเฉพาะกลุ่มอาชีพนักวิชาการจะเป็นประโยชน์อย่างย่ิง ในการจัดทาผลงานทาง วิชาการ นอกจากเทคนิคการจัดการแหล่งอ้างอิงในเอกสารแล้ว อีกเทคนิคที่ผู้ใช้งานควรทราบ คือ การทางานร่วมกันของผู้ใช้ไฟล์เอกสารเดียวกัน เพราะในปัจจุบันการบันทึกไฟล์งานเอกสารไว้ใช้คน เดียวยอ่ มเป็นเรือ่ งธรรมดามากสาหรบั การใช้งาน แต่ถ้ามีเทคนิคท่ีดีกว่านี้ถ้าการใช้งานไฟล์เอกสารใช้ งานร่วมกนั ไดพ้ ร้อมกันในเอกสารเดียวกันกจ็ ะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทางานเอกสารไดอ้ ีกหน่ึงวธิ ี หลงั จากที่ผ้ใู ชง้ านไดท้ าการสรา้ งไฟล์งานเอกสารไว้แลว้ จนครบถว้ น ผู้ใช้งานอาจมีความจาเป็น ที่จะต้องนาไฟล์เอกสารนนั้ ไปเผยแพรใ่ นแหลง่ อ่ืน ๆ หรอื นาไปใช้งานรว่ มกันกบั ผู้ใชง้ านอ่ืน ก่อนนาไป เผยแพร่ เจ้าของเอกสารควรจัดการแก้ไข หรือจัดการลบข้อมูลส่วนตัวของตนเองที่ติดไปกับไฟล์ เอกสารน้ัน ๆ กอ่ น เชน่ มขี อ้ ความบางส่วนถูกซ่อนเอาไว้ มีการแทรกข้อความที่เป็นข้อคิดเห็น หรือมี รอ่ งรอยการตรวจสอบเนือ้ หาเหลา่ นั้น ซง่ึ มีรายละเอียดหวั ขอ้ ท่จี ะอธิบาย ได้แก่ การกาหนดการแสดง มาร์กอัป (Mark up) แนวใหม่ การแทรกและจัดการข้อคิดเห็น การติดตามการเปล่ียนแปลงแก้ไข เอกสาร การยอมรับหรือปฏิเสธรายการท่ีถูกแก้ไข การเปรียบเทียบและผสานเอกสาร การป้องกัน เอกสาร การตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียด และการแสดงคุณสมบัติรายละเอียดของไฟล์เอกสาร (เออารไ์ อท,ี 2560, หนา้ 177-196) 1. การกาหนดการแสดงร่องรอยการแก้ไข ตามปกติไฟล์เอกสารใด ๆ ที่มีการนาส่งออกไปให้ ตรวจทานโดยบคุ คลอ่นื ท่ีไม่ใช่ผสู้ รา้ งแล้ว อาจมีการแทรกข้อคิดเห็นเอาไว้หรืออาจมีการเปลี่ยนแปลง เกดิ ขนึ้ ภายในเอกสาร เช่น เปล่ียนการจัดรูปแบบ เพ่ิมเติม หรือลบเนื้อหา ย้ายบรรทัด เป็นต้น ซ่ึงถ้า หากผู้สร้างไฟล์ได้เปิดใช้คาส่ังสาหรับติดตามการเปล่ียนแปลงเอาไว้ก่อนส่งต่อบุคคลอ่ืน เพ่ื อ ตรวจทานก็จะเกิดร่องรอยการแก้ไขหรือท่ีเรียกว่า มาร์กอัป (Mark up) ขึ้นในเอกสารทันที สาหรับ ขนั้ ตอนการกาหนดการแสดงรอ่ งรอยการแก้ไข แสดงดงั ภาพที่ 6.13  คลิกแทบ็ ตรวจทาน (REVIEW) ในกลมุ่ คาสงั่ ขอ้ คิดเห็น (Comments) คลกิ แสดงขอ้ คิดเห็น (Show Comments)  แสดงรอ่ งรอยการแกไ้ ข (Mark up) ของข้อคิดเห็นในเอกสาร

134  ตัวอย่างผลลัพธแ์ สดงในเอกสาร  คลกิ เลือกรูปแบบที่ต้องการแสดงผล - แสดงมาร์กอัปใหม่ (Simple Markup) - แสดงมาร์กอปั ทง้ั หมด (All Markup) - ไม่แสดงมาร์กอัป (No Markup) - แสดงไฟลต์ น้ ฉบับเดมิ (Original) ภาพที่ 6.13 ข้นั ตอนการกาหนดการแสดง Markup ท่มี า (เออารไ์ อที, 2560, หนา้ 178) 2. การแทรกและจัดการข้อคิดเห็น สาหรับการแทรกข้อคิดเห็น ข้อคิดเห็นเป็นข้อความ บรรยายเพอื่ ใชอ้ ธิบายหรือช้ีแจงเพิม่ เตมิ ท่ใี สล่ งไป ณ ตาแหน่งใด ๆ ในเอกสาร ทั้งน้ีเพ่ือให้ตัวผู้ใช้และ ผู้ใช้งานอ่ืน ๆ สามารถอ่านเพ่ือการตรวจทานหรืออาจใช้ประโยชน์ในแง่การเตือนความจาได้อีกด้วย สาหรบั ขั้นตอนการแทรกและจัดการขอ้ คิดเห็น แสดงดังภาพที่ 6.14  คลกิ เลือกขอ้ ความที่จะแทรกข้อคิดเหน็ กอ่ น  คลิกแทบ็ ตรวจทาน (REVIEW) ในกล่มุ คาส่ัง ข้อคิดเหน็ (Comments) คลิก ข้อคิดเหน็ ใหม่ (New Comment)

135 ภาพท่ี 6.14 ขั้นตอนการแทรกและจดั การข้อคิดเห็น  พิมพ์ข้อคิดเหน็ ลงไปทนี่ ี่ ท่มี า (เออารไ์ อที, 2560, หนา้ 179) 2.1 สาหรับการแก้ไขข้อคิดเห็นที่เอกสารมีจานวนมากนั้น ทางลัดในการค้นหาข้อคิดเห็น ภายในเอกสารอยา่ งรวดเรว็ ข้นั ตอนการแก้ไขข้อคดิ เห็น แสดงดังภาพท่ี 6.15  กดปุม่ F5 หรอื Ctrl + G บนแปน้ พมิ พ์ เพื่อเปิดหน้าต่างคาสง่ั ไปท่ี (Go To)  ในกลอ่ งรายการ Go to What ให้คลิกเลอื ก Comment ภาพท่ี 6.15 ขนั้ ตอนการแกไ้ ขข้อคิดเหน็  แกไ้ ขข้อคิดเห็นใหม่ ลงไปแทนท่ี ทม่ี า (เออาร์ไอที, 2560, หนา้ 180)

136 2.2 ส่วนการตอบกลับข้อคิดเห็น เป็นคุณสมบัติใหม่ที่ผู้ใช้สามารถตอบกลับข้อคิดเห็นใน ขณะท่ีกาลังอ่านในมุมมองการอ่าน หรือแก้ไขเอกสารในมุมมองปกติได้ทันที ข้ันตอนการตอบกลับ ขอ้ คดิ เหน็ แสดงดงั ภาพที่ 6.16 คลิกที่สญั ลักษณ์ด้านหลงั รายชอ่ื บคุ คลที่ตอ้ งการตอบกลบั ภาพที่ 6.16 ขัน้ ตอนการตอบกลับข้อคิดเห็น ทีม่ า (เออารไ์ อที, 2560, หน้า 180) 2.3 การติดตามการเปล่ียนแปลงแก้ไขเอกสาร เอกสารท่ีต้องการส่งต่อไปให้บุคคลอื่นเป็น ไฟล์เอกสารที่ต้องใช้งานร่วมกันหลายคนน้ัน ควรจะต้องเปิดโหมดการติดตามการเปลี่ยนแปลงแก้ไข เอกสาร ท้ังน้ีเน่ืองจากหากมีใครแก้ไขสิ่งใดไปแล้วบันทึกทับไฟล์เดิม จะทาให้เป็นการยากต่อการ ตรวจสอบเป็นอย่างยิ่ง ผู้ใช้งานจึงจาเป็นต้องใช้คาสั่งนี้ติดตามการเปล่ียนแปลงแก้ไขเอกสารได้ ขัน้ ตอนการตดิ ตามการเปลย่ี นแปลงแกไ้ ขเอกสาร แสดงดงั ภาพท่ี 6.17  คลิกแทบ็ ตรวจทาน (REVIEW) ในกลุม่ คาสงั่ ติดตามการเปล่ยี นแปลง (Tracking)  คลิก ติดตามการเปล่ียนแปลง (Tracking)  คลกิ ที่ ไดอะลอ็ ก บอกซ์ เลาน์เชอร์ (Dialog box Changes Launcher) ของ ตดิ ตามการเปลยี่ นแปลง (Tracking Changes)  คลิก ตวั เลอื กขั้นสูง (Advance Options…)

137  ใน ตวั เลือกตดิ ตามการเปลย่ี นแปลง (ตัวเลอื กการ ติดตามการเปลี่ยนแปลง (Advance Track Changes Options Dialog Box) )กาหนดรายละเอียดคณุ สมบัติ ของมาร์กอปั (Markup) การติดตามการเปลย่ี นแปลง ภาพท่ี 6.17 ขนั้ ตอนการติดตามการเปล่ียนแปลงแกไ้ ขเอกสาร ที่มา (เออาร์ไอที, 2560, หนา้ 181) 2.4 การยอมรับหรือปฏิเสธรายการทถี่ กู แกไ้ ข เมื่อไดร้ ับไฟล์เอกสารทผี่ ่านการตรวจทาน และแก้ไข เปลี่ยนแปลงขอ้ มูลจากบคุ คลอนื่ กลบั มาแลว้ ผู้สร้างเอกสารจาเป็นต้องตัดสินใจว่าจะยอมรับหรือปฏิเสธการ แกไ้ ขเปลย่ี นแปลงขอ้ มูลเหล่านั้น โดยตอ้ งเปิดดูในบานหนา้ ตา่ งการตรวจทาน (Reviewing Pane) ซึ่งข้ันตอน การยอมรบั หรือปฏิเสธรายการท่ีถูกแกไ้ ข แสดงดงั ภาพท่ี 6.18  คลกิ แท็บ ตรวจทาน (REVIEW) ในกลุ่มคาสั่ง ตามตามการเปลยี่ นแปลง (Tracking) คลกิ คาสง่ั บานหน้าต่างการตรวจทาน (Reviewing Pane)  คลกิ เลือก บานหนา้ ตา่ งการตรวจทานแนวตงั้ (Reviewing Pane Vertical…)  แสดงหนา้ ต่างการทบทวน (Revisions) แบบแนวต้ัง ภาพที่ 6.18 ขนั้ ตอนการยอมรับหรอื ปฏิเสธรายการทถี่ กู แกไ้ ข ท่มี า (เออาร์ไอที, 2560, หนา้ 182-183)

138 2.5 สาหรับการยอมรับหรือการปฏิเสธรายการแก้ไขทั้งหมด ก็สามารถทาได้เช่นกัน สามารถทาได้หลังจากเปิดดูในบานหน้าต่างการตรวจทาน (Reviewing Pane) เช่นกัน ขั้นตอนการ ยอมรับรายการแกไ้ ขทัง้ หมด และการปฏเิ สธรายการแก้ไขท้งั หมด แสดงดังภาพท่ี 6.19-6.20 ภาพที่ 6.19 ข้นั ตอนการยอมรับรายการแกไ้ ขทง้ั หมด ทม่ี า (เออาร์ไอที, 2560, หนา้ 184) ภาพที่ 6.20 ข้นั ตอนการปฏเิ สธรายการแก้ไขท้งั หมด ทม่ี า (เออาร์ไอที, 2560, หนา้ 185) 2.6 การเปรียบเทียบและผสานเอกสาร การติดตามการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงไฟล์เอกสาร โดยการนาไฟลเ์ อกสาร 2 ไฟล์ มาเปรียบเทียบเพ่อื แสดงส่วนท่ีแตกต่างกัน ซ่ึงได้แยกหัวข้อออกเป็น 2 ประเด็น คือ การเปรียบเทียบเอกสาร และการผสานเอกสาร โดยมรี ายละเอียดดงั น้ี 2.6.1 สาหรับการเปรียบเทียบเอกสารไฟล์ 2 ไฟล์ และแสดงถึงสิ่งที่แตกต่างกัน ออกมาในเอกสารใหม่ หรือสามารถเลือกรวมไว้ในเอกสารใดเอกสารหน่ึง ขั้นตอนการเปรียบเทียบ เอกสาร แสดงดังภาพท่ี 6.21

139  คลิกแทบ็ ตรวจทาน (REVIEW) ในกลุม่ คาส่ัง เปรยี บเทยี บ (Compare)  คลกิ คาส่งั เปรียบเทียบ (Compare…)  เลือกไฟล์ต้นฉบับ และไฟลท์ ่ีปรบั ปรุงใหม่ เพ่อื นามาเปรยี บเทียบกนั คลกิ คาสัง่ เพมิ่ เติม (More)  คลิก ตกลง (OK)  เลอื กตาแหนง่ ในการแสดงผลลัพธ์ ภาพที่ 6.21 ขนั้ ตอนการเปรยี บเทียบเอกสาร ทีม่ า (เออารไ์ อที, 2560, หน้า 187-188)

140 2.6.2 ในส่วนการผสานเอกสาร เป็นการรวมการแก้ไขเปล่ียนแปลงไฟล์เอกสารจาก ผู้ใช้หลาย ๆ คนให้กลายเป็นไฟล์เอกสารเดียวกันเลือกรวมไว้ในเอกสารใดเอกสารหน่ึง ซ่ึงมีข้ันตอน การทางานเหมอื นกบั คาสง่ั การเปรยี บเทยี บเอกสาร แสดงดังภาพท่ี 6.22  คลิกแท็บ ตรวจทาน (REVIEW) ในกลุ่มคาส่งั ผสาน (Combine)  คลกิ คาส่งั ผสาน (Combine…)  เลือกไฟลท์ ี่จะผสานรวมกนั  คลกิ ตกลง (OK) คลิกเลือกตาแหน่งทีใ่ ช้แสดงผล ภาพท่ี 6.22 ขั้นตอนการผสานเอกสาร ทมี่ า (เออารไ์ อที, 2560, หนา้ 187) 2.7 การป้องกันเอกสาร มีทัง้ ลักษณะเปน็ การป้องการแก้ไขขอ้ มูลในเอกสารท้ังหมดหรือบางส่วน รวมถึงการใสร่ หสั ผ่านในการเปิดไฟลเ์ อกสาร และการทาเอกสารให้เป็นขัน้ ตอนสุดทา้ ย ข้นั ตอนการปอ้ งกนั เอกสาร แสดงดงั ภาพที่ 6.23  คลิกแท็บ ตรวจทาน (REVIEW) ในกลมุ่ คาสงั่ จากัดการแกไ้ ข (Protect)  คลิกคาสั่ง จากัดการจัดรูปแบบ และการแกไ้ ข (Restrict Editing) ภาพท่ี 6.23 ข้นั ตอนการป้องกนั เอกสาร ท่มี า (เออาร์ไอที, 2560, หนา้ 188-189)

141 2.7.1 การป้องกันให้ไม่สามารถแก้ไขได้เลย หากผู้ใช้ต้องการให้สามารถแก้ไขได้ บางส่วนต้องเลือกพื้นท่ีส่วนที่อนุญาตแก้ไขได้ก่อน แล้วกาหนดสิทธ์ิการแก้ไข โดยระบุในข้อ 2 แต่ถ้า เลือกแบบ No changes เป็นการป้องกันท่ีห้ามแก้ไขใด ๆ ทั้งสิ้น ข้ันตอนการป้องกันเอกสาร ไม่ สามารถแกไ้ ขได้เลย แสดงดงั ภาพที่ 6.24  กาหนดสิทธิ์การแกไ้ ขดงั ภาพ หรอื แบบอนื่ ๆ  กาหนดรหสั ผ่าน และยนื ยันอีกคร้ัง  คลิก ใช่, เริม่ ต้นบังคับใชก้ ารปอ้ งกัน  คลกิ ตกลง (OK) (Yes, Start Enforcing Protection) ภาพท่ี 6.24 ข้นั ตอนการปอ้ งกันเอกสาร ไม่สามารถแกไ้ ขได้เลย ท่มี า (เออารไ์ อที, 2560, หน้า 188-189) 2.7.2 นอกจากนี้แล้วยังสามารถทาการป้องกันเอกสารเพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้กับ เน้ือหาเอกสารได้ด้วยการใส่รหัสผ่านวิธีหนึ่งท่ีนิยมใช้กันเพื่อป้องกันการเปิดไฟล์เอกสาร ข้ันตอนการ เขา้ รหัสผ่านการเปิดเอกสาร แสดงดังภาพที่ 6.25  ใส่รหสั ผ่านและยืนยนั รหัสผ่านอกี ครง้ั หน่งึ  จากแท็บ แฟ้ม (FILE) >ข้อมูล (info) คลิกที่ ป้องกันเอกสาร (Protect Document) เลอื ก เข้ารหสั ลบั ดว้ ยรหสั ผา่ น (Encrypt with Password) ภาพที่ 6.25 ขนั้ ตอนการเขา้ รหสั ผ่านการเปดิ เอกสาร ท่มี า (เออารไ์ อที, 2560, หน้า 190)

142 2.8 การตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียด สาหรับไฟล์เอกสารที่จะนาไปใช้งานร่วมกับผู้อื่นหรือ เผยแพร่สู่สาธารณะ ผู้ใช้ควรตรวจสอบก่อนว่ามีข้อมูลส่วนตัวท่ีไม่จาเป็นหรือไม่ และควรขจัดข้อมูล ส่วนตัวเหล่าน้ันออกไป เพ่ือป้องกันไม่ให้ข้อมูลต่าง ๆ ที่ไม่ควรแสดงเห็นในไฟล์เอกสารถูกเผยแพร่ ออกไปด้วย และวิธีการนี้ทาเพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าเอกสารเสร็จสมบูรณ์แล้วและทาให้เอกสารเป็นแบบอ่าน อยา่ งเดยี ว สาหรบั ขน้ั ตอนการกาหนดใหเ้ ปน็ ขัน้ ตอนสดุ ทา้ ย (Mark as Final) แสดงดังภาพท่ี 6.26  จากแท็บ แฟ้ม (FILE) >ข้อมูล (info)  คลิกท่ี ป้องกันเอกสาร (Protect Document) เลือก การกาหนดใหเ้ ปน็ ขนั้ ตอนสดุ ทา้ ย (Mark as Final)  จะมกี ารแจง้ เตือนว่าเอกสารน้ีจะสามารถอ่านได้เพยี งอยา่ งเดยี ว ใหบ้ นั ทึกไฟล์ แลว้ คลกิ ตกลง (OK) ภาพท่ี 6.26 ขั้นตอนการ Mark as Final เอกสาร ทมี่ า (เออาร์ไอที, 2560, หนา้ 190) 2.9 การแสดงคุณสมบัติรายละเอียดของไฟล์เอกสาร คุณสมบัติหรือรายละเอียดของไฟล์ เอกสารเป็นคุณสมบัติต่าง ๆ ท่ีมีประโยชน์สาหรับการตรวจสอบ และค้นหาไฟล์เอกสาร เช่น ช่ือ ผู้สร้าง (Author) ชื่อเรื่อง (Title) และคาสาคัญ (Keyword) เป็นต้น รายละเอียดทั้งหมดจะอยู่ใน รายการขอ้ มลู (info) ของแท็บแฟ้ม (FILE) และผูใ้ ช้สามารถกาหนดให้ไฟล์เอกสารมีรายละเอียดอื่น ๆ เพม่ิ เติมได้ตามตอ้ งการ ซึง่ ข้นั ตอนการแสดงคณุ สมบัตริ ายละเอียดเอกสาร แสดงดังภาพที่ 6.27

143  จากแท็บ แฟม้ (FILE) >ข้อมูล info  คลิกปุ่มคุณสมบัติ (Properties) เลือก คุณสมบัติขั้นสูง (Advance Properties)  พมิ พข์ ้อความลงไป  คลกิ ตกลง (OK) ภาพที่ 6.27 ขนั้ ตอนการแสดงคุณสมบัติรายละเอียดเอกสาร ที่มา (เออาร์ไอที, 2560, หน้า 190) สาหรับเทคนิคการทางานร่วมกันของผู้ใช้ไฟล์เอกสารเดียวกัน ท่ีผู้เขียนได้กล่าวมาข้างต้นเป็น เพยี งบางส่วนเท่าน้ัน ผู้อ่านสามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมอื่น ๆ ได้อีกจากเอกสารอ้างอิง หากมีการนา เทคนคิ เหล่านีม้ าปรบั ใชใ้ นเอกสารก็จะสามารถชว่ ยเพม่ิ ความเป็นมืออาชพี ในการจัดการเอกสารให้กับ เจ้าของไฟล์เอกสารได้ นอกจากการใช้งานโปรแกรมประยุกต์ท่ีติดตั้งกับตัวเคร่ืองคอมพิวเตอร์แล้ว ผ้ใู ช้งานยงั สามารถเลือกใชโ้ ปรแกรมประยุกต์การจัดการงานเอกสารบนเครือข่ายได้ ซ่ึงผลการทางาน ไมไ่ ดแ้ ตกต่างกันมากนัก อีกท้ังยังสะดวกสบายสามารถเรียกใช้งานเอกสารได้ตลอดทุกที่ท่ีมีเครือข่าย อนิ เทอร์เน็ต

144 โปรแกรมประยกุ ต์ด้านการจัดการงานเอกสารบนเครือข่าย ปัจจบุ ันโปรแกรมประยุกตด์ า้ นการจัดการเอกสารบนเครอื ข่ายมีหลายโปรแกรม เชน่ โปรแกรม เอกสารใน Google Drive อย่าง Google Docs และโปรแกรมเอกสารใน Office Web Apps เป็นต้น ใช้งานไฟล์เอกสารผ่านหน้าจอเว็บเบราเซอร์ทันที พร้อมจัดเก็บเอกสารได้ทันทีบน One Drive หรือบน Google Drive ท้ังการเปิดดู แก้ไขเอกสาร พร้อมเคร่ืองมือคุณสมบัติพ้ืนฐานต่าง ๆ นอกจากนี้ยังแชร์ให้กับเพื่อนได้ด้วย เรียกว่า ทางานได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ยังสามารถทางาน ร่วมกับผู้อ่ืน เช่น การสร้างข้อมูล การทางานร่วมกัน การแชร์ข้อมูล เป็นต้น หากเราใช้อุปกรณ์ที่ แตกต่างกันก็ยังสามารถทางานผ่าน application ได้ บนอุปกรณ์ Windows Android และ iOS (สุธรี ์ นวกุล, 2560, หน้า 12) เมอื่ กลา่ วถึงโปรแกรมการจัดการงานเอกสารบนเครอื ข่ายทน่ี ิยมใชก้ ันในภาคธุรกิจ คือ Google docs ซ่งึ อยใู่ น Google Drive ซง่ึ ผู้ใช้งานต้องมีการสมัคร e-mail โดยมีบัญชีของ G-mail เพ่ือเข้าใช้ งานโปรแกรมประยุกต์บนเครือข่ายน้ีได้ ภาพท่ี 6.28 สัญลักษณ์ Google doc ใน Google Drive ที่มา (เดอะ อโี คโนมิค ไทม์, 2562) Google Docs เป็นบริการออนไลน์ท่ีให้คุณ สามารถจัดการเอกสารได้แบบไม่ต้องเสียเงิน เพียงมีอีเมล์ของ Gmail และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต Google Docs ทางานเหมือน Microsoft Word แต่ทุกอย่างจะทางานอยู่บนเว็บ สามารถทางานได้ทันทีที่มีการเช่ือมต่ออินเทอร์เน็ต โดยไม่ต้อง เสียเวลาติดต้ังโปรแกรมลงในเคร่ืองหรือเสียเงินค่าลิขสิทธิ์ก่อนใช้งานแต่อย่างใด เพียงเข้าไปยัง Google Docs จะสามารถสร้าง แก้ไข หรือเปิดอ่านเอกสารได้เลย โดยตัวเอกสารน้ันจะถูกเก็บไว้ใน เซิร์ฟเวอร์ของ Google และท่ีสาคัญสามารถแชร์เอกสารให้กับผู้อ่ืนเพื่อแก้ไขข้อมูลไปพร้อม ๆ กัน โดยจะเห็นว่าอกี ฝ่ายกาลังพมิ พ์ข้อมูล ความสามารถของ Google Docs สามารถตอบสนองผู้ท่ีต้องการใช้งานเอกสารได้อย่าง สมบูรณแ์ บบ สามารถสรา้ งเอกสาร สรา้ งเอกสารพื้นฐานแบบเร่ิมต้นจากศูนย์ สามารถทางานพื้นฐาน ทุกประเภทได้อย่างง่ายดาย รวมถึงการทารายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย การเรียงลาดับตาม คอลัมน์ การเพ่ิมตาราง รูปภาพ ข้อคิดเห็น สูตร การเปล่ียนแปลงแบบอักษร และอื่น ๆ โดยไม่มี

145 คา่ ใช้จ่ายใด ๆ อัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่แล้ว รองรับรูปแบบไฟล์ท่ีนิยมใช้กันส่วนใหญ่ ได้แก่ DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV และ PPT ใช้งานบนแถบเครื่องมือได้อย่างคุ้นเคยทาให้การแก้ไขเป็น เร่ืองง่าย ๆ เลือกตัวหนาขีดเส้นใต้ เพ่ิม สัญลักษณ์ในข้อย่อย เปลี่ยนแบบอักษร หรือรูปแบบตัวเลข เปล่ียนสีพื้นหลังของเซลล์ และอ่ืน ๆ เพียงคลิกปุ่มบนแถบเครื่องมือ สาหรับโปรแกรม Google doc ใน Google Drive แสดงดังภาพที่ 6.29 ภาพท่ี 6.29 โปรแกรม Google doc ใน Google Drive นอกจากนน้ั แลว้ ยงั สามารถใชง้ านและทางานรว่ มกนั ในแบบเรียลไทม์ เลือกรายชื่อท่ีต้องการให้ เข้าถึงเอกสารของได้ เพียงป้อนที่อยู่อีเมล์ของผู้ที่ต้องการให้ใช้งานเอกสารท่ีระบุร่วมกัน แล้วส่งคา เชญิ ไปให้รายช่ือเหล่านั้น ก็สามารถใช้งานเอกสารร่วมกันได้ใช้งานร่วมกันได้ทันที รายช่ือผู้ที่คุณเชิญ ให้เข้ามาแก้ไขหรือดูเอกสารของคุณ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีที่เข้าสู่ระบบ แก้ไขและนาเสนอ ร่วมกับบุคคลอื่นในแบบเรียลไทม์ สามารถดูและแก้ไขร่วมกันได้หลายคนในเวลาเดียวกัน มีหน้าต่าง สนทนาบนหนา้ จอสาหรับการแกไ้ ขเอกสาร เพื่อแสดงให้เหน็ วา่ ใครแก้ไขอะไรและเมื่อใด และแล้วการ ดูงานนาเสนอพร้อมกัน เนื่องจาก ใครก็ตามที่เข้ามาร่วมในงานนาเสนอ ต่างสามารถติดตามงาน นาเสนอน้นั ไดโ้ ดยอตั โนมตั ิ การจัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย แก้ไขและเข้าถึงจากท่ีไหนก็ได้ ไม่ต้องดาวน์ โหลดส่ิงใด สามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ท่ีมีการเช่ือมต่อ อินเทอร์เน็ตและมีบราวเซอร์ มาตรฐานโดยไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ จัดเก็บงานได้อย่างปลอดภัย อุปกรณ์ เก็บข้อมูลแบบออนไลน์ และการบันทึกอัตโนมัติ ไม่ต้องกังวลเรื่องฮาร์ดไดร์ฟเสียหรือไฟดับเพราะ ข้อมูลจะถกู เก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ขนาดใหญ่ของ Google บันทึกและส่งออกสาเนาได้อย่างง่าย สามารถ บันทึกเอกสารไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบ DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได้ ช่วยการจัดระเบียบเอกสาร ค้นหาเอกสารได้อย่างงา่ ยดายดว้ ยการจัดระเบียบเอกสาร ในโฟลเดอร์ต่าง ๆ และสามารถลากและวางเอกสารต่าง ๆ ลงในหลายโฟลเดอร์ได้ตามท่ีคุณต้องการ ควบคมุ วา่ ใครสามารถดูเอกสารได้ เผยแพรง่ านเปน็ หน้าเว็บ สามารถเผยแพร่เอกสารแบบออนไลน์ได้ โดยการคลิกเพียงคร้ังเดียว ก็สามารถเผยแพรผลงานชิ้นสาคัญให้เป็นหน้าเว็บได้อย่างง่าย ควบคุมว่า

146 จะให้ใครเห็นหน้าเว็บของเราได้บ้าง สามารถเผยแพร่ข้อมูลได้ท่ัวโลกหรือจากัดเอกสาร ให้เห็นได้ใน กลุ่มเพียงแค่สอง สามคน หรือจะส่ังไม่ให้ใครเห็นเอกสารน้ันเลยก็ได้ ซ่ึงก็แล้วแต่จะกาหนด นอกจากน้ียังสามารถหยุดการเผยแพร่ข้อมูลได้ตลอดเวลา โพสต์เอกสารขึ้นบล็อกเม่ือสร้างเอกสาร เสรจ็ เผยแพร่ภายในบริษัทหรือกลุ่ม เม่ือใช้ Google Apps จะช่วยให้ใช้งานเอกสารท่ีสาคัญร่วมกัน ภายในบริษัทหรือกลุ่มได้ง่ายข้ึน สาหรับตัวอย่างโปรแกรม Google doc ใน Google Drive (ศูนย์ คอมพิวเตอร์ มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี, 2562) โดยสามารถสรุปขอ้ ดขี อง Google Docs ได้ดงั นี้ 1. ใ ช้ ง า น ฟ รี ไ ม่ มี ค่ า ใ ช้ จ่ า ย ส า ม า ร ถ ใ ช้ ง า น ไ ด้ ฟ รี โ ด ย เ ข้ า ไ ป ท่ี เ ว็ บ ไ ซ ต์ http://docs.google.com แล้ว Sign in ดว้ ยบญั ชี Google 2. ผู้ใช้สามารถทางานร่วมกันแบบออนไลน์ ข้อนี้ถือว่าตอบโจทย์ของผู้ใช้งานท่ีเป็นกลุ่มหรือ การทางานเป็นทีม โดยสามารถเข้าใช้งานพร้อม ๆ กันได้ และสามารถ chat พูดคุยกันในขณะท่ี ทางานได้อีกด้วย 3. ทราบได้เลยเม่ือมีคนแก้ไขงาน การแก้ไขงานในแต่ละครั้งระบบจะแจ้งเตือนว่าใครที่กาลัง อยูห่ น้าจอและทาเอกสารรว่ มกนั ทาใหง้ า่ ยต่อการเสาะแสวงหาคนที่ทางานพลาด 4. บันทึกเอกสารอัตโนมัติ ไม่ต้องกังวลหากเกิดเหตุท่ีไม่คาดคิดแล้วส่ิงท่ีพิมพ์มานั้นจะหายไป ซง่ึ ระบบจะบันทกึ งานอัตโนมัติ สงั เกตไดว้ ่าจะไมม่ ปี ่มุ save 5. นา link ท่ีอยู่ของรูปภาพไปใช้ในเอกสารได้เลย ในส่วนของการแทรกรูปภาพน้ันไม่ต้อง เสียเวลาไปกดบันทึกรูปภาพแล้วนามาแรกท่ีไฟล์งานของเรา เพียงคัดลอก link ท่ีอยู่ของรูปภาพแล้ว ระบบจะทาการคน้ หาเพอ่ื ให้ไดน้ ารปู ภาพไปใชใ้ นเอกสารของได้ทนั ที 6. แปลเอกสารได้ สามารถที่จะแปลเอกสารทุกหน้าจากภาษาต่างประเทศมาเป็นภาษาไทยได้ เชน่ กนั ซ่ึงแปลเป็นอีกเคร่ืองมือที่สามารถใช้แปลได้โดยไม่ต้องเสียเงินและไม่ต้องลงโปรแกรม ใช้งาน ผา่ นทางไดท้ นั ที เพียงมกี ารเชื่อมต่ออนิ เทอร์เน็ต 7. ทางานบนอุปกรณ์ Mobile Device อื่น ๆ ไม่จาเป็นต้องมีคอมพิวเตอร์ หรือโน๊ตบุ๊คก็ สามารถใช้งานได้ ท้ังบน iOS อย่างเช่น iPhone, iPod Touch, iPad และ โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต ระบบปฏิบัติการ Android ทกุ ร่นุ 8. ใส่สัญลักษณ์พิเศษลงในเอกสารได้ด้วย ใครท่ีต้องการใส่สัญลักษณ์พิเศษเว็บไซต์น้ีก็ตอบ โจทย์ สามารถนามาใชใ้ นการพมิ พ์งานได้ สะดวกและหาได้ง่ายมาก 9. ง่ายต่อการเขียนสูตรหรือใส่เลขยกกาลัง ใครท่ีเป็นนักฟิสิกส์หรือนักคณิตศาสตร์ท่ีจะต้อง พมิ พง์ านโดยการเขียนสตู รหรอื ใส่ตัวยกกาลัง โดยเขา้ ไปทเ่ี มนู Insert แล้วเลอื กท่ี Equation จะมีสูตร ให้เลอื กใช้มากมาย 10. มหี น้า Template ให้เลือกใชม้ ากมาย หลายท่านท่ีใช้งานส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการเปิดหน้า เอกสารใหม่แล้วพิมพ์งานแบบบนกระดาษเปล่าเฉย ๆ แต่หารู้ไม่ว่าในเว็บไซต์น้ีก็มี Template ให้ เลอื กใชง้ านอย่างหลากหลาย แถมยังฟรีอกี ด้วย สาหรับการเข้าใช้งาน Google Docs สามารถเข้าถึงได้จาก http://docs.google.com หรือเม่ือ login อยู่ในระบบแลว้ ทีเ่ มนู Google Apps เลอื ก \"Docs จะปรากฏหนา้ จอ google docs แสดงดงั ภาพที่ 6.30

147 ภาพท่ี 6.30 การสรา้ งเอกสารใหม่ในโปรแกรม Google doc ใน Google Drive การสร้างเอกสารสามารถทาได้โดยโดยเลือกจากแม่แบบที่มีอยู่ก็ได้ (โดยเลือกแม่แบบที่ ใกล้เคียงกับท่ีเราต้องการ แล้วเอามาแก้ไขเนื้อหาให้เป็นแบบที่เราต้องการ) หรือสร้างจากเอกสาร เปล่า (blank) ข้นึ มาใหม่ได้ ตัวอยา่ งเอกสารเปลา่ แสดงดังภาพท่ี 6.31 ภาพท่ี 6.31 การสรา้ งจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ท่มี า (ศูนย์คอมพวิ เตอร์ มหาวิทยาลยั เทคโนโลยีสุรนารี. 2562, หนา้ 1) ซง่ึ Google Docs จะมีรูปรา่ งหน้าตาและการใชง้ านคลา้ ย ๆ microsoft word แสดงดังภาพท่ี 6.32 ภาพท่ี 6.32 โปรแกรม Google doc ใน Google Drive

148 โปรแกรมจะทาการบันทึกเอกสารให้เองโดยอัตโนมัติเมื่อมีการพิมพ์ หรือ แก้ไขเอกสาร และ เม่ือปดิ โปรแกรมไฟลเ์ อกสารจะไปอยู่ใน Google Drive โดยอัตโนมัติ สาหรับประเด็นต่อมาท่ีผู้เขียนขอนาเสนอ ซ่ึงเป็นหนึ่งในเอกสารในสานักงานที่มีความสาคัญ คือ การนัดหมายการประชุม ในอดีตท่ีผ่านมาวิธีการนัดหมายการประชุมอาจทาได้ด้วยวิธีการส่ง หนังสอื แจง้ เชิญประชมุ เป็นลายลกั ษณ์อกั ษร โทรศพั ทเ์ รียนเชิญโดยตรง เขียนโน้ตย่อ ฯลฯ การประชุม (meeting) เปน็ เครือ่ งมือสาคัญสาหรับการบริหารงานเพ่ือการทางานเป็นทีม เป็น การแลกเปลยี่ นความคิดเห็นของคนในองค์การให้ตรงกัน จนได้ข้อยุติเป็นที่ยอมรับร่วมกันนาไปสู่การ ปฏิบัติตามมติของที่ประชุมต่อไป การประชุมมีจุดมุ่งหมายหลายประเด็น เช่น แถลงข่าวเรื่องราวต่าง ๆ ปรกึ ษาหารือ แลกเปลีย่ นความคิดเห็น ดาเนินงาน พิจารณาเร่ืองใดเรื่องหน่ึงโดยเฉพาะ ให้การศึกษา และกระตนุ้ ใหส้ มาชิกเกิดความรู้และทัศนคติใหม่ เป็นต้น ในมิติของประโยชน์ท่ีได้รับจากการประชุม สามารถช่วยพัฒนาคนให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ สร้างทีมงานท่ีดี ปรับความคิด แก้ปัญหาร่วมกัน สร้างแรงจูงใจในการทางาน องค์การเกิดความเจริญก้าวหน้า เป็นกลไกในการสรรหาบุคลากรเข้าสู่ ตาแหน่งผู้บริหาร ท่ีสาคัญการประชุมยังช่วยสร้างความรู้สึกในการเป็นเจ้าของร่วมกันอย่างเป็น รปู ธรรม โดยวัตถุประสงค์ของการประชุม มีรายละเอียดดังนี้ 1. กาหนดนโยบายขององค์การ 2. การหาข้อตกลงใจรว่ มกนั อยา่ งมเี หตผุ ล 3. กาหนดแนวทางการปฏิบตั งิ านร่วมกัน 4. แก้ปัญหาและตดั สนิ ใจ 5. ปรึกษาหารอื 6. ประเมินผลและใหข้ ้อมูลย้อนกลับ 7. สรา้ งความสามคั คีให้กบั บุคลากร 8. ระดมความคดิ สรา้ งสรรค์ ปัจจุบันวิวัฒนาการการการประชุมเปลี่ยนไปตามยุคสมัย มีนาเทคโนโลยีมาช่วยสนับสนุนการ ทางานเก่ียวกับกระบวนการประชุม ต้ังแต่การเสนอวาระการประชุม จัดทาวาระ ออกจดหมายเชิญ ประชมุ จัดทาบนั ทกึ การประชุม และออกรายงานการประชุมได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ระบบนัดหมายและการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ ได้เกิดขึ้นมาอย่างเต็มรูปแบบในช่วงปลายปี พ.ศ. 2563 เป็นต้นมา ตั้งแต่เกิดสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 หลายหน่วยงาน ได้ให้ความสาคัญกับการประชุมอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ซ่ึงขั้นตอนของระบบนัดหมายและการประชุม มี ข้นั ตอนหลัก ๆ 5 ข้ันตอน ดังนี้ (มหาวิทยาลยั ราชภัฏสวนสุนันทา, 2564) 1. ข้ันตอนในการสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย เป็นข้ันตอนในการสร้างหนังสือนัดหมาย สาหรับนัดหมายบุคคลอ่ืน (ทาบันทึกส่วนบุคคล) การตอบรับการนัดหมาย ปฏิเสธการนัดหมาย เมื่อมี หนังสอื นัดหมายส่งมา หรอื ทาการนดั หมายตัวเอง (ทาบนั ทกึ ส่วนบุคคล) 2. ข้ันตอนในการสร้างวาระประชุม เป็นขั้นตอนการจัดเตรียมวาระที่จะนาเข้าสู่การประชุม ซ่ึง วาระท่ีจะจัดทานี้อาจเป็นวาระท่ีถูกเสนอจากผู้เข้าร่วมประชุมและผ่านการเห็นชอบจากผู้มีอานาจก่อน หรอื อาจจัดทาวาระเพ่ือนาเข้าสู่ที่ประชุมเลยก็ได้

149 3. ขั้นตอนในการสร้าง-ส่ง-ลงนามหนังสือเชิญประชุมอิเล็กทรอนิกส์เป็นขั้นตอนการจัดทาหนังสือ เชิญประชมุ เพื่อสง่ ถึงผู้เข้ารว่ มประชมุ เพอ่ื ใหท้ ราบถึงกาหนดการประชมุ และวาระท่ีจะทาการประชุ 4. ข้ันตอนในการบันทึกและจัดทารายงานการประชุม เป็นข้ันตอนการบันทึกผลการประชุม และ จดั ทาเปน็ รายงานการประชุมไดโ้ ดยอัตโนมตั ิ 5. ขั้นตอนในการค้นหาและดูรายงานที่เกี่ยวข้อง เป็นข้ันตอนการค้นหาหรือดูรายงานต่าง ๆ ที่ เกยี่ วข้องกับการประชุม สาหรับตัวอย่างเว็บไซต์ระบบสานักงานอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา แสดงดัง ภาพที่ 6.33 ภาพท่ี 6.33 ระบบสานกั งานอิเล็กทรอนิกส์ ทม่ี า (มหาวทิ ยาลยั ราชภัฏสวนสุนันทา, 2564) จากภาพที่ 6.33 ความสามารถของระบบน้ี ได้แก่ สร้างการนัดหมาย ตอบรับการนัดหมาย ตอบรับ หรือปฏิเสธการนัดหมาย แสดงปฏิทินรายบุคคล สร้างวาระการประชุม สร้าง-ส่ง-ลงนามหนังสือเชิญ ประชุมอิเลก็ ทรอนิกส์ การบนั ทึกและจัดทารายงานการประชุม คน้ หาและตรวจรายงานประชุม ฯลฯ ซ่ึงแน่นอนว่าหากธุรกิจของเราต้องการระบบท่ีสมบูรณ์แบบนี้ จะต้องใช้ระยะเวลาในการออกแบบ และพัฒนา รวมถึงงบประมาณอีกด้วย แต่ในเน้ือหาบทเรียนน้ีจะยกตัวอย่างโปรแกรมประยุกต์ท่ีมีอยู่บน เครือข่ายใหบ้ รกิ ารแบบไมม่ ีค่าใช้จา่ ย ซ่ึงเป็นเว็บไซต์ท่ีมีความสามารถในการทางานร่วมกันได้บนเครือข่าย คือ กูเกิล คาเลนดาร์ (Google Calendar) สาหรับเอกสารประกอบการสอนเล่มน้ีขอนาเสนอการสร้าง ปฏิทนิ นดั หมาย ด้วยกูเกลิ คาเลนดาร์ มรี ายละเอยี ดข้นั ตอนตา่ ง ๆ ดังนี้ กูเกิล คาเลนดาร์ คือ บริการปฏิทินแบบออนไลน์ของกูเกิล (Google) มีความสามารถในการ สรา้ งกาหนดการนดั หมายในการทากิจกรรมต่าง ๆ ซ่ึงสามารถส่งข้อความเชิญโดยใช้ปฏิทินร่วมกันได้ ค้นหากาหนดนดั หมายตา่ ง ๆ ขอ้ ดกี วา่ โปรแกรมทีอ่ ยู่ในคอมพิวเตอร์ตา่ ง ๆ ดงั น้ี 1. เปน็ การให้บริการแบบไมเ่ สยี คา่ ใช้จา่ ยและออนไลนต์ ลอดเวลา 2. สามารถแสดงกจิ กรรมได้หลายรูปแบบมากกวา่ โปรแกรมในคอมพิวเตอร์ 3. มกี ารแจง้ เตือนผา่ นทางอปุ กรณ์สอ่ื สารท่ีเชอ่ื มต่อไว้เมอื่ ถงึ กาหนดการนดั 4. ใช้งานได้งา่ ยและสะดวกกวา่ จึงทาใหผ้ ู้ทเี่ รมิ่ ใชง้ านเขา้ ใจได้ง่าย

150 5. สามารถใช้ทุกท่ีท่ีมีเครือข่ายสัญญาณอินเตอร์เน็ตเชื่อมต่อจึงทาให้สะดวกกว่าโปรแกรม แบบออฟไลน์ กูเกิลคาเลนดาร์ มีประโยชน์ในการเป็นตัวช่วยจัดตารางเวลาการทางาน กาหนดกิจกรรมที่ต้อง ทา สามารถใส่สีสันต่าง ๆ ลงไปเพื่อสร้างความจาได้ ที่สาคัญสามารถตั้งระบบการแจ้งเตือนผ่านทาง อีเมลได้ นอกจากน้ัน ยังสามารถจัดส่งข้อความเรียนเชิญประชุมได้อย่างล่วงหน้าอีกด้วย ในยุคที่ เทคโนโลยีดิจิทัลถูกนามาใช้งานในการทางานมากข้ึน การทางานร่วมกันผ่านเทคโนโลยีจึงกลายเป็น เร่ืองปกติ เพราะกูเกิลคาเลนดาร์สามารถทางานร่วมกันได้ ยังกาหนดได้อีกว่าจะให้ใครใช้ได้หรือไม่ได้ อีกท้ังแสดงไดอ้ ีกว่าเรากาลงั อยู่ในสถานะใดคล้ายกบั การใช้บรกิ ารของเอ็มเอสเอ็น (MSN) การสร้างการนัดหมายในปฏิทิน ปฏิทินในกูเกิลคาเลนดาร์ มีประโยชน์มากต่อการกาหนดวัน เวลาการกิจกรรมที่ต้องการเตือน เมื่อต้องการสร้างการนัดหมายบนปฏิทิน สามารถกาหนดวันเวลา และสถานที่ รายละเอียดต่าง ๆ ได้โดยใช้กูเกิลคาเลนดาร์ ในการกาหนดการนัดหมายในปฏิทิน สาหรบั การกาหนดการนัดหมายปฏิทิน จะต้องมีข้อมูล 3 อย่าง ได้แก่ เรื่องการนัดหมาย สถานที่การ นดั หมาย ระยะวันเวลาเร่ิมต้นและสน้ิ สดุ ของการนดั หมาย ซงึ่ มขี น้ั ตอนในการสรา้ งนัดหมายดงั นี้ 1. การเข้าใช้งาน มี 2 วิธี คือ เข้าถึงกูเกิลคาเลนดาร์ ได้จาก http://calendar.google.com หรือเมอ่ื อยู่ในระบบแล้วสามารถเข้าถึงได้จากเมนู Google Apps แสดงดงั ภาพที่ 6.34 ภาพที่ 6.34 ขนั้ ตอนการเข้าสู่ Google Calendar ทีม่ า (มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี, 2562) 2. จะปรากฏหนา้ จอปฏิทนิ แสดงดงั ภาพที่ 6.35 ภาพที่ 6.35 หน้าจอปฏทิ นิ Google Calendar ทม่ี า (มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสรุ นารี, 2562)

151 3. จากนั้นให้กดปมุ่ Create เพอ่ื สร้างกิจกรรมใน Calendar แสดงดงั ภาพที่ 6.36 ภาพท่ี 6.36 ขั้นตอนการสรา้ งรายการนดั หมาย ท่ีมา (มหาวิทยาลยั เทคโนโลยสี ุรนารี, 2562) 4. เมื่อระบรุ ายละเอยี ดกิจกรรมเรียบร้อยเสร็จแล้วให้กดปุ่มบันทึก (save) และเมื่อถึงวันเวลา ท่ีกาหนด ระบบจะทาการแจ้งเตือนไปทีอ่ ีเมล และส่งข้อความแจ้งเตือนไปยังโทรศัพท์ที่ได้ลงทะเบียน ไว้ (ผู้ใช้งานต้องลงทะเบียนเบอร์โทรศัพท์) หากต้องใช้งานปฏิทินร่วมกับผู้อื่น (Shared Calendar) ต้องไปที่เมนูตั้งคา่ (setting) แสดงดงั ภาพที่ 6.37 ภาพท่ี 6.37 ขน้ั ตอนการตง้ั คา่ การใชง้ านปฏิทนิ รว่ มกัน ที่มา (มหาวิทยาลยั เทคโนโลยสี รุ นารี, 2562) 5. ทาการเลอื กที่แถบการตงั้ คา่ ปฏทิ นิ ของฉนั โดยเลอื กหวั ข้อ ใชร้ ่วมกับบุคคลท่ีระบุ กดเพ่ิมบุคคล แล้วกรอกอีเมลผูท้ ีเ่ ราตอ้ งการแชรป์ ฏิทนิ เม่ือบนั ทึกข้อมลู แล้ว แสดงดงั ภาพที่ 6.38 – 6.39 ภาพท่ี 6.38 ขัน้ ตอนการแชร์ปฏิทนิ ทมี่ า (มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี, 2562)

152 ภาพท่ี 6.39 ขั้นตอนการเพิ่มบุคคลในปฏิทิน ท่มี า (มหาวิทยาลยั เทคโนโลยีสุรนารี, 2562) ดงั นั้น บุคคลทคี่ ุณแชร์ปฏิทินด้วย จะเหน็ ขอ้ มูลของปฏทิ นิ ท่แี ชร์ ซึ่งบางคนจะเห็นปฏิทินแต่จะ ไม่สามารถแกไ้ ขปฏิทนิ ของคุณได้ บางคนเหน็ และสามารถจดั การแก้ไขปฏิทินของคุณได้ ข้ึนอยู่กับการ กาหนดสทิ ธิ์ การนัดหมายการประชุม มีเคร่ืองมืออ่ืน ๆ อีกที่สามารถประยุกต์ใช้งานได้ ปัจจุบันเทคโนโลยี ได้อานวยความสะดวกมากข้ึน จึงเปล่ียนวิธีการเดิม ๆ ให้ผู้ใช้งานมีความสะดวกและรวดเร็วขึ้นตาม ยุคตามสมัย และนอกจากน้ีแล้วผู้ใช้งานยังสามารถใช้งานได้โปรแกรมประยุกต์อ่ืน ๆ ท่ีเก่ียวข้องกับ งานเอกสารบนระบบเครอื ข่ายเพ่อื เพม่ิ ประสิทธิภาพใหก้ บั งานเอกสาร ซ่งึ มีรายละเอยี ดในหัวขอ้ ถัดไป โปรแกรมประยุกต์บนเครือข่ายเพื่อเพ่มิ ประสทิ ธภิ าพการจัดการงานเอกสาร นอกจากโปรแกรมประยกุ ต์ของกูเกิล (Google) แล้ว ยังมโี ปรแกรมประยุกต์บนเครือข่ายอื่น ๆ ทใี่ ห้บริการฟรีเก่ยี วกับการจัดการงานเอกสาร ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการงานเอกสารได้ดี ข้ึน โปรแกรมท่ีจะแนะนา คือ พีดีเอฟแคนดี้ (PDFCandy) และไทยดอคส์ (Thaidocs) ซ่ึงท้ัง 2 โปรแกรมเป็นโปรแกรมบนเครือข่ายท่ีถือได้ว่าเป็นตัวช่วยในเรื่องการจัดการงานเอกสารได้ดี โดยมี รายละเอียดแตล่ ะโปรแกรมดังนี้ 1. พีดีเอฟแคนดี้ สามารถเข้าถึงได้จากเว็บไซต์ https://pdfcandy.com/ มีคุณสมบัติที่ สามารถแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มเมนู คือ กลุ่มแรก คือ การแปลงเอกสารพีดีเอฟ ให้เป็นเอกสารอ่ืน (Convert from PDF) กลุ่มท่ีสอง คือ การแปลงเอกสารอื่น ๆ ให้เป็นพีดีเอฟ (Convert to PDF) และกลุ่มที่สาม คือ เครื่องมืออ่ืน (Other tools) สาหรับตัวอย่างโปรแกรม พีดีเอฟแคนด้ี แสดงดัง ภาพท่ี 6.40

153 ภาพท่ี 6.40 โปรแกรม PDFCandy ทม่ี า (พีดเี อฟแคนดี้, 2562) 1.1 เมนูกลุ่มแรก คือ Convert from PDF เป็นการแปลงเอกสาร PDF ให้เป็นเอกสารอื่น เช่น PDF to Word, PDF to jpg, PDF to docx, เปน็ ตน้ 1.2 เมนูกลุ่มที่สอง คือ Convert to PDF เป็นการแปลงเอกสารอ่ืน ๆ ให้เป็น PDF เช่น Word to PDF, jpg to PDF, Docx to PDF เป็นตน้ 1.3 เมนูกลุ่มที่สาม คือ Other tools เป็นเคร่ืองมืออน่ื ๆ ท่นี อกเหนอื จากสองเมนแู รก เชน่ Edit PDF, Merge PDF, Split PDF, Protect PDF เป็นต้น โดยเมนทู ้ัง 3 กลุ่ม แสดงดงั ภาพท่ี 6.41 ภาพที่ 6.41 เมนู Convert from PDF, Convert to PDF และ Other tools ทม่ี า (พดี เี อฟแคนด้ี, 2562)

154 2. สาหรับผูท้ ปี่ ระสบปญั หาเกี่ยวกับการแปลงไฟล์เอกสาร โปรแกรมนี้สามารถช่วยแก้ไขปัญหาน้ัน ได้ สามารถใชโ้ ปรแกรมดังกลา่ วชว่ ยเหลอื ในการจดั การงานเอกสาร ซง่ึ จะช่วยลดระยะเวลาในการปฏบิ ัติงาน ได้เป็นอย่างดี เกิดความสะดวกรวดเร็วในการปฏิบัติงาน สาหรับอีกหน่ึงโปรแกรม คือ ไทยดอคส์ (Thaidocs) สาหรับโปรแกรมน้ีจะแก้ไขปัญหาในการคัดลอกข้อความจากไฟล์ PDF ไปลงโปรแกรมจัดการ เอกสาร ชว่ ยใหข้ ้อความไม่เกดิ ลักษณะทผี่ ดิ เพีย้ น ซ่ึงมกี ารใช้งานไม่ยุ่งยาก เพียงคัดลอกข้อความท่ีต้องการ จากไฟล์ PDF ลงไปวางในโปรแกรม และทาการจัดเรยี งเอกสารให้ จากนั้นคัดลอกไปวางในโปรแกรมจัดการ เอกสารตอ่ ไป ตวั อยา่ งโปรแกรม แสดงดังภาพที่ 6.42 ภาพท่ี 6.42 โปรแกรม ThaiDocs ทม่ี า (ไทยดอคส,์ 2562) จากรายละเอียดตา่ ง ๆ เกย่ี วกับโปรแกรมประยกุ ต์เพอ่ื การจดั การงานเอกสาร ผู้ใช้งานสามารถ เลือกใช้งานได้ตามความถนัดและสะดวก ซ่ึงแต่ละโปรแกรมมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันไป ข้ึนอยู่กับ วัตถุประสงค์ของงาน สถานที่การใช้งาน และในส่วนโปรแกรมประยุกต์บนเว็บที่บริการฟรีไม่มี คา่ ใชจ้ า่ ย สามารถประยกุ ตใ์ ช้งานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจดั การเอกสารได้เป็นอย่างดี ตวั อยา่ งการประยุกต์ใชโ้ ปรแกรมไมโครซอฟตเ์ วริ ์ดจัดการงานเอกสาร โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด เป็นโปรแกรมที่ได้รับความนิยมสูงในการจัดการงานเอกสารใน สานักงานดว้ ยคุณสมบัตขิ องโปรแกรมทม่ี คี าส่งั เคร่ืองมือช่วยในการจัดรูปแบบ ตกแต่งเอกสาร จัดเก็บ แกไ้ ข การสั่งพิมพต์ ลอดจนสามารถออกแบบเอกสารแบบมืออาชีพโดยใช้แม่แบบ หรือเรียกว่า เท็มเพลต (template) ซึง่ มีไวส้ าหรับช่วยออกแบบและพมิ พเ์ อกสารในรูปแบบต่าง ๆ ตลอดจนสามารถนาไปใช้ เพอื่ แสดงผลข้อมลู สารสนเทศทางธรุ กจิ ได้อย่างมีประสทิ ธภิ าพ

155 สานกั งานมีการนาโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดไปใช้ในการพิมพ์งานเอกสารในประเภทต่าง ๆ เป็น จานวนมากที่เกี่ยวข้องกับเอกสารทางธุรกิจที่จาเป็นต้องใช้ติดต่อกับลูกค้าหรือหน่วยงานภายนอก ตัวอยา่ งที่เห็นไดช้ ัด เช่น การพมิ พ์จดหมายธรุ กิจ การพิมพห์ นงั สอื ราชการ รายงานงบดุลประจาเดือน ต่อกรมบัญชีกลาง การพิมพ์ใบปะหน้ารายงานงบการเงิน และการพิมพ์แบบฟอร์มเอกสารทางบัญชี เปน็ ต้น ตอ่ ไปน้ีผู้เขยี นจะแสดงตวั อย่างให้เห็นวา่ มีงานประเภทใดบ้างที่สามารถนาโปรแกรมประเภท นไ้ี ปประยุกต์ใชแ้ ลว้ สง่ ผลต่อประสิทธิภาพท่ีสูงขน้ึ ในธรุ กจิ มีรายละเอยี ดดังน้ี 1. ตั ว อ ย่ า ง ก า ร พิ ม พ์ น า ม บั ต ร ผู้ เ รี ย น ส า ม า ร ถ ศึ ก ษ า ขั้ น ต อ น ก า ร ท า ไ ด้ จ า ก https://www.youtube.com/watch?v=g-CaVq1JH1Q หรือสแกน QR-Code ตัวอย่างแสดงดัง ภาพท่ี 6.43 ภาพท่ี 6.43 ตัวอยา่ งการพมิ พน์ ามบตั ร ท่มี า (chatcha zee, 2562) 2. ตัวอย่างการพิมพ์แผ่นพับธุรกิจ ผู้เรียนสามารถศึกษาขั้นตอนการทาได้จาก https://www.youtube.com/watch?v=lXjwHCUuQ4o หรือสแกน QR-Code ตัวอย่างแสดงดัง ภาพที่ 6.44 ภาพที่ 6.44 ตวั อยา่ งการพมิ พ์แผ่นพบั ธรุ กิจร้านอาหาร ท่ีมา (โกโกปร้นิ ไทยแลนด,์ 2560)

156 3. ตัว อย่ า งก า รพิ ม พ์ เ ม นูอ า หา ร ผู้ เ รีย น สา ม าร ถ ศึก ษ าขั้ น ตอ น กา ร ทา ไ ด้จ า ก https://www.youtube.com/watch?v=xw7TGOFpdx0 หรือสแกน QR-Code ตัวอย่างแสดงดัง ภาพท่ี 6.45 ภาพท่ี 6.45 ตัวอย่างการพิมพ์เมนูอาหาร ทม่ี า (จิบ๊ จ๊ิบ ชาแนล, 2564) 4. ตัวอย่างการพิมพ์จดหมายเวียน ผู้เรียนสามารถศึกษาขั้นตอนการทาได้จาก https://www.youtube.com/watch?v=wNJE3wKwCOQ หรือสแกน QR-Code ตัวอย่างแสดง ดงั ภาพที่ 6.46 ภาพที่ 6.46 ตัวอย่างการพิมพ์จดหมายเวียน ที่มา (thanika, 2562)

157 การจัดการงานเอกสารจึงกลายเป็นเรื่องสาคัญให้การปฏิบัติงานดาเนินต่อไปได้อย่างต่อเนื่อง เอกสารจึงถูกจัดว่าเป็นเอกสารสาคัญท่ีมีบทบาทสาคัญสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงประกอบ กิจกรรมต่าง ๆ ไดท้ ้ังภาครฐั และเอกชน จากตัวอยา่ งจะเหน็ ว่า โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดถูกนาไปใช้ งานได้มากกวา่ การพิมพเ์ อกสารธรรมดาทั่วไป หนึ่งในตัวอย่างมีเรื่องการพิมพ์จดหมายเวียน ซ่ึงในบท ต่อไปผู้เขียนจะนาเร่ืองเก่ียวกับหนังสือราชการไทยเข้ามาอธิบายเพ่ิมเติม เพื่อให้ผู้เรียนได้ฝึกปฏิบัติ พิมพ์รูปแบบเอกสารที่มีระเบียบ ซึ่งในบทต่อไปจะได้กล่าวถึงการใช้โปรแกรมประยุกต์ในการพิมพ์ หนงั สอื ราชการไทย

158 สรปุ ทา้ ยบท ในบทเรียนน้ไี ดเ้ รียนรู้ความสาคัญของการใช้โปรแกรมประยุกต์ด้านการจัดการงานเอกสาร ซึ่ง ได้กล่าวถึงความสาคัญของงานเอกสารที่มีต่อหน่วยงานภาครัฐ ภาคเอกชน เพื่อใช้บันทึก จัดเก็บ รวบรวมข้อมูล เพ่ือใช้เป็นหลักฐาน ดังนั้น ในสมัยก่อนจะใช้วิธีการเขียนหรือพิมพ์ดีด แต่เมื่อยุคสมัย เปลี่ยนแปลงไปด้วยเทคโนโลยี จึงมีการนาโปรแกรมประยุกต์งานเอกสารเข้ามาใช้งาน เรียกว่า โปรแกรมประมวลผลคา ซึ่งท่ีนิยมใช้กันมากท่ีสุด คือ โปรแกรม Microsoft Word ซ่ึงปัจจุบันก็มีการ ปรับปรุงรุ่นไปหลายรุ่น และนอกจากน้ันแล้วยังได้กล่าวถึง การคานวณหาผลลัพธ์ในตาราง การแทรก สมการทางคณิตศาสตร์ การสร้างตาแหน่งท่ีค่ันหนังสือ การสร้างสารบัญเน้ือหา การสร้างคาบรรยาย รูปภาพ การจัดการกบั แหลง่ อ้างองิ ภายในเอกสาร การทางานร่วมกันของผู้ใช้ไฟล์เอกสารเดียวกัน และการ นัดหมายการประชุม ซึ่งรายละเอียดต่าง ๆ เหล่าน้ีจะเป็นการเพ่ิมประสิทธิภาพการจัดการงานเอกสารให้ งานออกมาเปน็ มืออาชพี มากขน้ึ แต่ปจั จุบนั มีการนาโปรแกรมประยกุ ต์ด้านการจัดการเอกสารบนเครือข่ายเข้ามาใช้งานมากขึ้น ซง่ึ จะเหน็ ได้จากทน่ี ยิ มใชง้ านมากท่ีสุด คอื Google docs ซึ่งผู้ใช้งานที่ต้องการใช้งานต้องมีการสมัคร e-mail โดยมีบัญชีของ G-mail เพ่ือเข้าใช้งานโปรแกรมประยุกต์บนเครือข่ายน้ีได้ โดยโปรแกรม ดังกลา่ วมขี อ้ ดี คอื สรา้ งเอกสารแบบออนไลน์ ใช้งานและทางานร่วมกันในแบบเรียลไทม์ จัดเก็บและ จัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย ควบคุมว่าใครสามารถดูเอกสารของคุณได้ เป็นต้น นอกจากน้ีบน เว็บไซต์ยังมีบริการโปรแกรมจัดการเอกสารอื่นอีก เช่น PDFCandy และ Thaidocs เป็นต้น สาหรับ ในบทนี้ผู้เขียนยังได้รวบรวมวิดีโอสาธิตการประยุกต์ใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดในการจัดการงาน เอกสารทางธุรกิจมาเป็นตัวอยา่ งและแนวทางเสริมเพ่อื ให้ผู้เรียนได้มองเห็นแนวทางในการประยุกต์ใช้ งานท่ีเหมาะสมกับธรุ กิจไดช้ ดั เจนยิง่ ข้ึน

159 คาถามท้ายบท กิจกรรมด้านทฤษฎี 1. จงอธบิ ายความสาคัญของโปรแกรมประยกุ ตด์ ้านการจัดการงานเอกสารมา 5 ขอ้ 2. โปรแกรมไมโครซอฟต์เวริ ด์ สามารถเพ่ิมประสิทธภิ าพการจัดการงานเอกสารไดอ้ ย่างไร 3. ตารางในโปรแกรมไมโครซอฟต์เวริ ์ด สามารถคานวณหาผลลัพธ์จากตัวเลขได้ ดว้ ยวธิ กี ารใด 4. การแทรกสูตรสมการทางคณิตศาสตร์ มวี ิธีการอย่างไร 5. การสร้างตาแหนง่ ที่คั่นหนงั สือ มีวตั ถปุ ระสงค์เพ่อื สิง่ ใด 6. การจดั การกับแหลง่ อา้ งอิงภายในเอกสาร สามารถทาได้ด้วยวิธีการใดไดบ้ ้าง 7. เชงิ อรรถคืออะไร มีประโยชน์อย่างไร 8. การใสร่ หสั ผา่ นในการเปิดไฟล์เอกสาร ทาได้อยา่ งไร 9. จงยกตัวอยา่ งโปรแกรมประยุกต์การจดั การงานเอกสารบนเครอื ขา่ ย 1 โปรแกรม 10.โปรแกรมประยุกตด์ า้ นเอกสารบนเครือข่ายอยา่ ง Google docs มลี ักษณะสาคัญอย่างไร กจิ กรรมดา้ นปฏิบัติ 1. ฝึกปฏบิ ัติการใชง้ านโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิรด์ หัวข้อต่อไปน้ี 1.1 การคานวณในตาราง 1.2 การแทรกสูตรสมการทางคณิตศาสตร์ 1.3 การสร้างตาแหน่งทีค่ น่ั หนงั สือ 1.4 การสรา้ งสารบญั เนอ้ื หา สารบญั ตาราง สารบญั รปู ภาพ 1.5 การแทรกเชงิ อรรถ 1.6 การสรา้ งรายการอา้ งอิงและบรรณานุกรม 1.7 การกาหนดการแสดง Mark Up 1.8 การนัดหมายการประชุม 2. ฝึกปฏบิ ตั กิ ารใชโ้ ปรแกรมไมโครซอฟตเ์ วริ ์ดในการออกแบบนามบัตร แผ่นพับ เมนูอาหาร โดยให้ ผู้เรียนจดั ต้ังธรุ กจิ ขน้ึ มา 1 ธุรกจิ แลว้ ให้ประยุกต์ใชโ้ ปรแกรมให้เหมาะสม

160 เอกสารอา้ งอิง โกโกปร้ิน ไทยแลนด์. (2560). Gogoprint Thailand วธิ อี อกแบบใบปลิวใน Microsoft Word อย่างงา่ ยในแบบมือโปร. คน้ เมื่อ มนี าคม 12, 2562, จาก https://www.youtube.com/watch?v=lXjwHCUuQ4o. จิ๊บจ๊ิบ ชาแนล. (2560). การสร้างรายการอาหาร หรือ เมนูอาหารงา่ ยๆ ด้วยโปรแกรม Microsoft Word สวยใช้งานไดจ้ ริง. ค้นเม่ือ มีนาคม 12, 2562, จาก https://www.youtube.com/watch?v=xw7TGOFpdx0. เดอะ อโี คโนมคิ ไทม์. (2562). Google Docs to make life simpler; new update will automate tasks. คน้ เม่อื มนี าคม 12, 2562, จาก https://economictimes.indiatimes.com. ไทยดอคส์. (2562). โปรแกรมแก้ไขเอกสาร PDF. ค้นเม่ือ มนี าคม 28, 2562, จาก https://thaidocs.com/pdf/. พีดีเอฟแคนด้ี. (2562). โปรแกรมแปลงไฟลเ์ อกสาร. ค้นเม่ือ มนี าคม 28, 2562, จาก https://pdfcandy.com/. มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสรุ นารี. (2562). การสรา้ งการนดั หมายในปฏิทนิ Google calendar. คน้ เมื่อ มนี าคม 28, 2562, จาก http://web.sut.ac.th/g/index.php/documentation/google-calendar. มหาวทิ ยาลัยราชภฏั สวนสุนันทา. (2564). ระบบสานักงานอิเล็กทรอนิกส.์ ค้นเมื่อ มีนาคม 12, 2564, จาก https://eoffice.ssru.ac.th/ ศูนย์คอมพิวเตอร์ มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยสี รุ นาร.ี (2562). Google App for Education ค้นเมื่อ คน้ เม่ือ มีนาคม 12, 2562, จาก http://web.sut.ac.th/g/index.php/documentation/google-docs. สธุ รี ์ นวกลุ . (2560). Microsoft Office 2016 ฉบบั เรียนร้ดู ว้ ยตนเอง. กรุงเทพฯ: ซีเอด็ ยเู คชนั่ . เออาร์ไอที. (2560). คู่มอื การเรยี นรู้ Microsoft Word 2016. กรงุ เทพฯ: ARIT. chatcha zee. (2562). ทานามบตั รงา่ ย ๆ ด้วยตัวเอง โดยใช้ Microsoft word. ค้นเมอื่ มีนาคม 12, 2562, จาก https://www.youtube.com/watch?v=g-CaVq1JH1Q. Thanika. (2562). การทาจดหมายเวียนดว้ ยโปรแกรม Microsoft Word 2019. ค้นเมื่อ มนี าคม 12, 2562, จาก https://www.youtube.com/watch?v=wNJE3wKwCOQ.

แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 7 หนังสือราชการไทยกบั การพิมพ์ดว้ ยโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ หวั ข้อเน้ือหา 1. หนงั สือราชการไทย 2. หลกั การพ้นื ฐานการพิมพ์หนังสือราชการไทยด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ 3. การพิมพห์ นังสือภายนอก 4. การพิมพห์ นงั สอื ภายใน 5. ตัวอยา่ งการใชโ้ ปรแกรมประยุกตล์ บิ ร้า ออฟฟิศ เทมเพลต วัตถุประสงค์เชงิ พฤติกรรม 1. อธิบายความหมายและจาแนกหนังสือราชการไทยได้ 2. อธบิ ายหลักการพื้นฐานการพมิ พ์หนังสือราชการไทยด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ได้ 3. สามารถพมิ พห์ นังสือราชการภายนอกได้ 4. สามารถพมิ พ์หนงั สือภายในได้ 5. สามารถใชง้ านโปรแกรมประยุกตล์ บิ รา้ ออฟฟิศ เทมเพลต ในการพิมพ์หนังสือราชการไทยได้ วิธสี อนและกิจกรรมการเรยี นการสอน 1. วิธีสอน 1.1 วิธีสอนแบบบรรยาย 1.2 วธิ ีสอนแบบปฏบิ ตั ิ 1.3 วิธีสอนโดยใชก้ รณตี ัวอยา่ ง 2. กจิ กรรมการเรียนการสอน 2.1 ผสู้ อนนาตวั อย่างหนงั สือราชการไทยแตล่ ะชนดิ ต่าง ๆ ใหผ้ เู้ รียนตอบคาถามวา่ หนงั สือแต่ละ ชนิดที่เห็น เป็นหนังสือราชการไทย แบบใด ตามประสบการณ์ท่ีผู้เรียนได้พบเจอ แล้วตอบคาถามใน ลักษณะแลกเปลย่ี นความคดิ เห็น รว่ มกันสรปุ เพอื่ เช่ือมโยงเขา้ เนอ้ื หาบทเรียน 2.2 ผู้สอนบรรยายและฝึกปฏิบตั ิไปพรอ้ มกนั ในเรอื่ งตอ่ ไปน้ี 2.2.1 หนงั สอื ราชการไทย 2.2.2 หลักการพ้นื ฐานการพมิ พ์หนงั สือราชการไทยด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ 2.2.3 การพิมพห์ นังสือภายนอก 2.2.4 การพิมพห์ นงั สือภายใน 2.2.5 ตัวอยา่ งการใชโ้ ปรแกรมประยกุ ต์ลิบรา้ ออฟฟศิ เทมเพลต

162 2.3 ฝึกปฏิบตั ิกับเคร่ืองคอมพิวเตอรโ์ ดยปฏิบัติตามแบบฝกึ ปฏิบตั ิ 2.4 ผ้เู รียนศกึ ษาเนื้อหาทเ่ี รยี นพรอ้ มเปิดโอกาสให้แลกเปลยี่ นความรู้กับเพื่อนในห้องเรยี น และตอบคาถามท้ายบท สอ่ื การเรียนการสอน 1. เอกสารประกอบการสอน รายวิชา การใชโ้ ปรแกรมประยุกตท์ างธรุ กิจ 2. โปรแกรมสาเรจ็ รูป Power Point ประกอบการสอน 2.1 หนงั สอื ราชการไทย 2.2 หลักการพ้นื ฐานการพิมพ์หนงั สอื ราชการไทยดว้ ยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ 2.3 การพมิ พห์ นงั สือภายนอก 2.4 การพมิ พ์หนงั สือภายใน 2.5 ตวั อยา่ งการใช้โปรแกรมประยุกตล์ บิ รา้ ออฟฟศิ เทมเพลต 3. ใบงานฝกึ ปฏิบตั ิ 4. ตวั อยา่ งหนังสอื ราชการไทย 5. โปรแกรมสาเรจ็ รูป Microsoft office 6. โปรแกรมสาเรจ็ รูป ลิบรา้ ออฟฟศิ เทมเพลต 7. บทเรียนออนไลน์ www.elearningbynirut.com/moodle/ การวดั ผลและประเมินผล 1. สงั เกตจากพฤติกรรมการเรียน 2. สังเกตการสนทนาและตอบคาถาม 3. ตรวจผลงานการฝึกปฏิบตั ิ 4. ตรวจผลงานคาถามท้ายบท 5. ทดสอบการฝกึ ปฏบิ ัติพมิ พ์หนังสือราชการไทย

163 บทท่ี 7 หนังสือราชการไทยกับการพิมพ์ด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ การเขียนหนังสือเป็นการสื่อสารอย่างหนึ่ง จากผู้ส่งสารไปถึงผู้รับสาร จุดประสงค์สาคัญ คือ เพื่อให้เข้าใจได้ถูกต้องตรงกัน และสามารถปฏิบัติได้ยอย่างรวดเร็ว แต่บางคร้ังการส่ือสารด้วยระบบ หนังสือก็ประสบปัญหาทั้งผู้เขียนและผู้รับ กล่าวคือ ผู้เขียนก็เขียนวกวนไม่ชัดเจน หรือเยิ่นเย้อ จับ ความได้ยาก ผู้อ่านไม่สามารถเข้าใจได้ชัดเจน และไม่สามารถปฏิบัติได้ตามจุดประสงค์ของผู้เขียน การเขียนหนงั สือราชการและหนงั สือโต้ตอบผู้เขียนต้องมีความรู้ทั้งทางทฤษฎีและปฏิบัติจนเกิดความ ชานาญ จึงจะสามารถเขียนได้ดี การเขียนหนังสือท่ีดีจึงมีความสาคัญทั้งประโยชน์ต่อตนเองและ หน่วยงานอย่างยิ่ง ฉะนั้นการเรียนรู้มาตรฐานการพิมพ์หนังสือราชการจึงเป็นส่วนหน่ึงท่ีจะทาให้ หนังสือราชการสรา้ งภาพลกั ษณ์ที่ดขี องหนว่ ยงาน แสดงออกถงึ คุณภาพของผู้ปฏิบัติงาน เป็นตัวอย่าง ต่อไปแก่ผู้ศึกษางานและปฏบิ ัตงิ านตอ่ ไป ในบทนี้จะอธิบายถึง หนังสือราชการไทย หลักการพื้นฐานการพิมพ์หนังสือราชการไทยด้วย โปรแกรมคอมพิวเตอร์ การพิมพ์หนังสือภายนอก การพิมพ์หนังสือภายใน และตัวอย่างการใช้ โปรแกรมประยกุ ตล์ ิบร้า ออฟฟิศ เทมเพลต โดยมีรายละเอียดดงั ตอ่ ไปน้ี หนงั สือราชการไทย งานเอกสารท่เี ราต้องพบเจอในชีวติ การทางานและบ่อยมาก คือ เอกสารทางราชการ ซ่ึงเป็นเอกสารที่มี มาตรฐานเปน็ ท่ยี อมรับกันสากล เอกสารทางราชการยังเปน็ ภาพลักษณ์ท่ีดีให้กับหน่วยงานได้หากมีการจัดการ เอกสารอย่างถูกต้อง การจัดทาหนังสือราชการท่ีหน่วยราชการทุกหน่วยถือเป็นหลักในการปฏิบัติที่เป็น มาตรฐานเดียวกันตามระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ซึ่งระเบียบดังกล่าวได้มีการปรับปรุง มาแล้วจานวน 4 ฉบบั ดังนี้ (ปราณี กันธิมา, 2562, หนา้ 1; รุ่งหทยั บญุ พรม, 2564, หนา้ 2) 1. ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 2. ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 3. ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 3) พ.ศ. 2560 4. ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 4) พ.ศ. 2564 ท้ังนี้ การปรับปรุงระเบียบต่าง ๆ ทาเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันไม่ว่าจะเป็น ระเบียบ ประกาศ และหนังสือที่เก่ียวกับระบบงานสารบรรณท่ีออกโดยสานักนายกรัฐมนตรีและหน่วยงานท่ีเก่ียวข้อง ได้แก่ หนังสือสานักนายกรัฐมนตรี ที่ นร 0106/ว 2019 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2553 เรื่องคาอธิบายการ พิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเคร่ืองคอมพิวเตอร์และตัวอย่างการพิมพ์ และยังมี ระเบยี บวา่ ด้วยการรักษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ. 2544 และฉบบั ที่ 2 พ.ศ. 2561

164 การปฏิบัติงานในหน่วยงานราชการจึงมีความจาเป็นที่ต้องมีความรู้เกี่ยวกับการพิมพ์หนังสือทาง ราชการไว้บ้าง จะตอบปฏิเสธเลยว่าไม่เคยพิมพ์หรือไม่รู้จักย่อมผิดวิสัย ในหัวข้อนี้ผู้เขียนจะอธิบายถึง ความหมายและประเภทหนังสือราชการก่อนเป็นอันดับแรก แล้วจากนั้นจึงเรียนรู้เกี่ยวกับหนังสือราชการ ประเภทต่าง ๆ ฝึกปฏิบัติการพิมพ์ด้วยโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด สาหรับความหมายของหนังสือราชการ ผู้เขียนได้รวบรวมความหมายไว้ โดยมีรายละเอียดดังน้ี ธนู ทดแทนคุณ (2559, หน้า 23) อธิบายว่า หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารท่ีเป็นหลักฐาน ทางราชการ ไมจ่ าเปน็ ต้องเปน็ รูปเล่มกระดาษแผ่นเดียวกเ็ รียกว่า หนงั สอื ราชการ ปรีชา พันธเสน (2557, หน้า 4) อธิบายว่า หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารที่เป็นหนังสือ ราชการ มีองค์ประกอบที่สาคัญสองประการ คือ เป็นเอกสารท่ีจัดทาขึ้นและเป็นหลักฐานในการ ปฏิบตั ิราชการ หรือนาไปใช้ปฏิบตั ิราชการ ปวีณ ณ นคร (2556, หน้า 1) อธิบายว่า หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารทางราชการที่ออก ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ มี 6 ชนิด ได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือ ภายใน หนงั สอื ประทบั ตรา หนงั สือส่ังการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทาขึ้นหรือรับไว้ เป็นหลกั ฐานในราชการ รงุ่ หทัย บญุ พรม (2564, หน้า 2) อธิบายวา่ หนังสือราชการ หมายถงึ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือท่ีมีไปมาระหว่างส่วนราชการ หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก หนังสือที่หน่วยงานอ่ืนใด ซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วน ราชการ รวมท้ังเอกสารทท่ี างราชการจัดทาข้ึนเพอื่ เปน็ หลกั ฐานในราชการ และเอกสารที่ทางราชการจัดทาขึ้น ตามกฎหมาย ระเบยี บ หรอื ข้อบงั คบั ข้อมูลข่าวสารหรอื หนงั สอื ทไ่ี ดร้ ับจากระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ กล่าวโดยสรุปว่า หนังสือราชการ คือ เอกสารท่ีผลิตขึ้นเพื่อใช้ในการติดต่อส่ือสารอย่างหนึ่ง จากผู้ส่งสารถึงผู้รับสาร โดยมีลักษณะประเภทที่แตกต่างกันไปตามแต่ละสถานที่ บุคคล เหตุการณ์ เพ่ือเกิดความเข้าใจตรงกันและถูกต้อง ดังน้ัน ผู้อ่านจึงควรทราบถึงชนิดของหนังสือราชการแต่ละ ชนิด เพ่อื สามารถที่จะใช้งานเอกสารนน้ั ได้อยา่ งถกู ตอ้ งและเหมาะสม จากความหมายของหนังสือราชการนั้น ได้กล่าวถึงประเภทของหนังสือราชการไว้ 6 ชนิด ซ่ึง ประกอบด้วย หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือส่ังการ หนังสือ ประชาสัมพันธ์ และหนังสือท่ีเจ้าหน้าที่ทาข้ึน หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ซ่ึงหนังสือแต่ละ ประเภท มรี ายละเอียดดงั นี้ (ปวณี ณ นคร, 2556 หน้า 1-26) 1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือท่ีใช้เป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีระหว่างส่วน ราชการ (ตา่ งกระทรวง ทบวง กรม) หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอ่ืนใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือท่ี มีถึงบุคคลภายนอก กาหนดให้ใช้กระดาษตราครุฑขนาด เอ 4 พิมพ์ครุฑขนาดครุฑสูง 3 เซนติเมตร ด้วยหมกึ สีดาครุฑดุนทกี่ ึง่ กลางสว่ นบนของกระดาษ ตัวอยา่ งแสดงดังภาพท่ี 7.1

165 ภาพที่ 7.1 ตัวอยา่ งหนังสือราชการภายนอก

166 2. หนังสือภายใน คือ หนังสือท่ีใช้เป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือ ภายนอก เปน็ หนังสือราชการที่ตดิ ต่อกันภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน กาหนดให้ ใช้กระดาษบันทึกข้อความขนาด เอ 4 พิมพ์ครุฑขนาดสูง 1.5 เซนติเมตรด้วยหมึกสีดาท่ีมุมบน ด้านซ้าย แต่ถ้าหนังสือมีสาระสาคัญ ถึงแม้จะติดต่อภายในกระทรวง ทบวงเดียวกัน ก็อาจใช้หนังสือ ภายนอกได้ ตัวอยา่ งแสดงดงั ภาพที่ 7.2 ภาพที่ 7.2 ตวั อย่างหนงั สอื ราชการภายใน

167 3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือท่ีใช้เป็นหนังสือติดต่อราชการระหว่างส่วนราชการกับส่วน ราชการ และระหวา่ งสว่ นราชการกับบุคคลภายนอก ทเ่ี ปน็ การติดตอ่ ที่มิใช่เรื่องสาคญั ได้แก่ เรือ่ งการ ขอรายละเอียดเพ่ิมเติม เร่ืองการส่งสาเนาหนังสือสั่งของเอกสารหรือบรรณสาร เรื่องการตอบ รับทราบท่ีไม่เก่ียวกับราชการสาคัญ หรือการเงิน เรื่องการแจ้งผลงานที่ได้ดาเนินการไปแล้วให้ส่วน ราชการทเ่ี กี่ยวข้องทราบ เร่ืองการเตอื นทคี่ า้ ง และเรือ่ งซง่ึ หวั หน้าสว่ นราชการระดบั กรมขึน้ ไปกาหนด โดยทาเป็นคาส่ังให้ใช้หนังสือประทับตรา หนังสือดังกล่าวให้ใช้วิธีการประทับตราแทนการลงช่ือของ หัวหนา้ สว่ นราชการระดับกรมขนึ้ ไป ท้งั น้ีให้หวั หนา้ สว่ นราชการระดับกอง หรือผู้ได้รับมอบหมายจาก หวั หน้าส่วนราชการระดับกรมข้นึ ไปเปน็ ผูร้ บั ผดิ ชอบลงชอื่ ยอ่ กากับตรา กาหนดให้ใชก้ ระดาษตราครฑุ ขนาด เอ 4 พมิ พ์ครุฑขนาดสงู 3 เซนติเมตร ด้วยหมึกสดี า ตัวอยา่ งแสดงดังภาพที่ 7.3 ภาพที่ 7.3 ตัวอยา่ งหนังสอื ประทับตรา ทมี่ า (กระทรวงวัฒนธรรม, 2560)

168 4. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คาส่ัง ระเบียบ และข้อบังคับ โดยให้ใช้ตามแบบท่ีกาหนด เว้นแต่จะมกี ฎหมายกาหนดไว้เฉพาะ ไดแ้ ก่ 4.1 คาส่ัง คือ หนังสือส่ังการท่ีประกอบด้วยข้อความที่ผู้บังคับบัญชาส่ังการให้ปฏิบัติโดย ชอบด้วยกฎหมาย กาหนดให้ใชก้ ระดาษตราครุฑ ตัวอย่างแสดงดังภาพท่ี 7.4 ภาพท่ี 7.4 ตัวอย่างหนังสือคาสั่ง ที่มา (สภามหาวทิ ยาลัยราชภฏั กาญจนบุรี, 2563)

169 4.2 ระเบียบ คือ หนงั สือสัง่ การทป่ี ระกอบดว้ ยข้อความท่ีผูม้ ีอานาจหน้าท่ไี ดว้ างไว้ โดยจะอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจา กาหนดให้ใช้กระดาษตราครุฑ ตัวอย่างแสดงดงั ภาพท่ี 7.5 ภาพที่ 7.5 ตัวอย่างหนังสือระเบยี บ ท่มี า (สภามหาวิทยาลยั ราชภัฏกาญจนบรุ ,ี 2562)

170 4.3 ข้อบังคับ คอื หนังสอื สง่ั การที่ประกอบด้วยขอ้ ความที่ผู้มีอานาจหนา้ ทีก่ าหนดบังคับให้ ใช้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทาได้ กาหนดให้ใช้กระดาษตราครุฑ ตัวอย่างแสดง ดังภาพท่ี 7.6 ภาพที่ 7.6 ตวั อยา่ งหนังสือข้อบงั คบั ทีม่ า (สภามหาวทิ ยาลยั ราชภฏั กาญจนบุรี, 2562)

171 5. หนงั สือประชาสมั พันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว 5.1 ประกาศ คือ หนังสือประชาสัมพันธ์ที่ประกอบด้วยข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางให้ปฏบิ ตั ิ กาหนดให้ใชก้ ระดาษตราครฑุ ตัวอย่างแสดงดังภาพที่ 7.7 ภาพที่ 7.7 ตวั อยา่ งหนังสือประกาศ ที่มา (มหาวิทยาลัยราชภฏั กาญจนบุรี, 2563)

172 5.2 แถลงการณ์ คือ หนังสือประชาสมั พันธท์ ่ีประกอบด้วยข้อความท่ที างราชการแถลงเพอื่ ทา ความเขา้ ใจในกิจการ ของทางราชการหรือเหตุการณห์ รือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน กาหนดให้ใช้ กระดาษตราครฑุ ตวั อย่างแสดงดังภาพที่ 7.8 ภาพท่ี 7.8 ตัวอยา่ งหนังสอื แถลงการณ์ ทมี่ า (มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี, 2564)

173 5.3 ข่าว คือ หนังสือประชาสัมพันธ์ท่ีประกอบด้วยข้อความท่ีทางราชการเห็นสมควร เผยแพรใ่ ห้สาธารณชนได้รบั ทราบ ตวั อย่างแสดงดังภาพท่ี 7.9 ภาพที่ 7.9 ตวั อยา่ งหนงั สอื ข่าว ทีม่ า (กรมการกงสลุ กระทรวงการต่างประเทศ, 2557)

174 6. หนังสือท่ีนอกเหนือจาก 5 ประเภทข้างต้น เป็นหนังสือท่ีเจ้าหน้าที่ทาข้ึนหรือรับไว้เป็น หลกั ฐานในราชการหรือหนังสือท่ีหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วน ราชการ และส่วนราชการรับไวเ้ ปน็ หลักฐานของทางราชการ เช่น หนังสือรับรอง รายงานการประชุม และหนังสืออืน่ เป็นต้น 6.1 หนังสือรับรอง คือ หนังสือท่ีส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติ-บุคคล หรือ หน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหน่ึงอย่างใด ให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จาเพาะเจาะจง กาหนดให้ใช้กระดาษตราครฑุ ตัวอยา่ งแสดงดงั ภาพท่ี 7.10 ภาพท่ี 7.10 ตัวอย่างหนังสือรับรอง ท่ีมา (ปรีชา พันธเสน, 2557, หน้า 49)

175 6.2 รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และ มติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน มิได้กาหนดให้ใช้กระดาษตราครุฑ แต่นิยมพิมพ์ลงกระดาษ A4 ตวั อย่างแสดงดงั ภาพที่ 7.11 ภาพที่ 7.11 ตัวอย่างรายงานการประชมุ หนา้ 1 ทีม่ า (ปรีชา พนั ธเสน, 2557, หน้า 156)

176 ภาพที่ 7.12 ตวั อยา่ งรายงานการประชุม หน้า 2 ทมี่ า (ปรชี า พนั ธเสน, 2557, หนา้ 157)

177 6.3 หนังสืออ่ืน คือ หนังสือหรือเอกสารอ่ืนใดที่เกิดข้ึน เน่ืองจากการปฏิบัติงานของ เจ้าหน้าที่เพ่อื เปน็ หลักฐานในทางราชการ โดยส่ิงทส่ี ามารถใช้เป็นหลกั ฐาน ได้แก่ ภาพถ่าย ฟิลม์ แถบ บันทึกเสียง หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ย่ืนต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าท่ีได้รับเข้าทะเบียนรับ หนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามท่ีกระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดข้ึนใช้ตามความ เหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา หนังสือมอบอานาจ หลักฐานการสืบสวนและสอบสวนและคาร้อง เป็นต้น ตัวอย่างแสดงดัง ภาพท่ี 7.13 ภาพที่ 7.13 ตัวอยา่ งหนงั สอื มอบอานาจ ทม่ี า (งานบรหิ ารการคลัง มหาวิทยาลยั ราชภัฏกาญจนบรุ ี, 2564)

178 หนงั สอื ราชการไทยตามระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ ซงึ่ ปจั จุบนั มีมาแลว้ 4 ฉบับ โดยปจั จุบันตามระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 4) พ.ศ. 2564 ใน หมวด 5 ได้กาหนดให้ส่วนราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในการปฏิบัติงานสารบรรณ หรืออย่างน้อยต้องมีท่ีอยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลาง เพ่ือใช้รับ-ส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของส่วน ราชการนนั้ รงุ่ หทัย บญุ พรม (2564, หน้า 12-14 ) ได้อธบิ ายเก่ียวกับงานสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์วา่ การตดิ ตอ่ ราชการใหด้ าเนนิ การดว้ ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสเ์ ปน็ หลัก เว้นแต่กรณีที่เป็นข้อมูลข่าวสารลับ ชั้นลบั ท่สี ุด ตามระเบียบวา่ ด้วยการรกั ษาความลับของทางราชการ หรือเป็นสิ่งท่ีเป็นความลับราชการ ช้ันลับที่สุดตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือมีเหตุ จาเป็นอื่นใดท่ีไม่สามารถดาเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ ในกรณีท่ีติดต่อราชการ ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกคร้ังและให้ผู้รับแจ้งตอบรับเพื่อ ยืนยนั วา่ หนงั สือไดจ้ ัดสง่ ไปยงั ผรู้ บั เรียบร้อยแลว้ ถ้าไดร้ ับการแจง้ ตอบรับแล้ว ส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้อง จดั ส่งหนงั สือเป็นเอกสารตามไปอีก กล่าวโดยสรุปว่า ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือ การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงการรับส่งโดยใช้ไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) ของส่วนราชการ ดังน้ัน หนังสือราชการในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จะเรียกวา่ หนงั สอื อเิ ลก็ ทรอนิกส์ การพิมพ์ข้อความในหนังสืออิเล็กทรอนิกส์จะมีการจัดเก็บไว้ในสื่อกลางบันทึกข้อมูล เช่น บริการคลาวด์ (cloud computing) เป็นต้น ทัง้ นี้ในหนังสือจะตอ้ งมสี ว่ นท่ีใช้สาหรับยืนยันตัวตนด้วย การพิมพ์ชอ่ื ผู้บนั ทกึ การลงลายมือช่ือ เราอาจไม่ต้องลงวัน เดือน ปี หากระบบจัดเก็บมีการบันทึกไว้ อัตโนมัติ การจัดเกบ็ ต้องมีการจัดทาทะเบียนหนังสือหรือบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ เราสามารถประยุกต์ใช้ โปรแกรมไมโครซอฟตเ์ อก็ เซล หรอื กูเกิล ชีท และแอปพลเิ คชนั อ่นื ๆ ก็ได้ ดงั นั้น เมื่อมีทะเบียนหรือ บัญชีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ไม่ต้องจัดทาทะเบียนหรือบัญชีใดเป็นเอกสารอีก เช่นเดียวกันกับ การปฏิบัติเก็บสาเนาหนังสือก็ไม่ต้องเก็บเป็นเอกสารอีก และในการรับหรือส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ หากปรากฏวา่ พบปัญหาในการส่งทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ไม่สาเร็จ ให้ลงวันและเวลาท่ีปรากฏใน ระบบว่าไดจ้ ดั ส่งครัง้ แรกเปน็ วนั และเวลาท่ีไดส้ ง่ หนงั สอื การเก็บหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ จะเรียกว่า การสารองข้อมูล (backup) ต้องดาเนินการตาม หลักเกณฑ์และวิธีการท่ีหัวหน้าราชการกาหนด สาหรับการเก็บรักษาในการสารองข้อมูลและที่ส่ง ใหก้ บั สานักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ให้อยใู่ นรูปแบบมาตรฐาน เช่น ไฟล์พีดีเอฟ (PDF) ความละเอียดไม่น้อยกว่า 150 dpi และให้ตั้งช่ือไฟล์งานตามหลักเกณฑ์ที่กาหนดไว้ตามระเบียบ สานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 4) พ.ศ. 2564 ข้อ 10 การเก็บหนังสือ อิเลก็ ทรอนกิ ส์จะไมม่ อี ายุการเก็บหนงั สอื โดยปกตแิ ลว้ ให้เก็บไว้ตลอดไปเว้นแต่กรณีจาเป็นที่ต้องเพิ่ม พื้นทจ่ี ดั เก็บในระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสข์ องส่วนราชการ หรือมเี หตุผลความจาเปน็ อนื่ ใด