เอกสารประกอบการสอนปรับปรุง 2564

179 สาหรับหนังสือทั้งชนิดหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา จะมีชั้นความเร็ว และชั้นความลบั ที่แสดงออกถึงความรวดเร็วทต่ี อ้ งรีบดาเนนิ การ หรอื ความลบั ทมี่ ีมากน้อยเพยี งใด ชน้ั ความเรว็ และชนั้ ความลบั ของหนังสือราชการ ชั้นความเร็ว และช้ันความลับ เปน็ ความตอ้ งการความรวดเรว็ และเปน็ ความลับในการติดต่อราชการ มากน้อยเพียงใด ก็ให้ระบุด้วย ชั้นความเร็วเขียนไว้ในแนวเดียวกับที่แต่ให้อยู่เหนือ หนังสือภายนอก เช่นเดยี วกันกบั หนงั สอื ประทบั ตรา สว่ นหนังสือภายใน ให้เขียนชน้ั ความเร็วไวด้ ้านซา้ ยมือติดกบั ครุฑ แตใ่ ห้ อยูเ่ หนอื สว่ นราชการ โดยมรี ายละเอียดดังนี้ (รุ่งหทัย บุญพรม, 2564, หน้า 6) ช้นั ความเรว็ ในหนงั สือราชการมี 3 ชนั้ คือ ด่วนทส่ี ุด ด่วนมาก และด่วน 1) ดว่ นท่สี ุด ใหเ้ จา้ หนา้ ที่ปฏบิ ตั ทิ นั ทีทไี่ ด้รับหนังสือนัน้ 2) ดว่ นมาก ให้เจา้ หน้าที่ปฏิบัติโดยเรว็ 3) ดว่ น ใหเ้ จ้าหนา้ ที่ปฏิบัติเรว็ กว่าปกติเทา่ ท่จี ะทาได้ กล่าวโดยสรุปว่า ชั้นความเร็วเป็นหนังสือท่ีต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่ง และดาเนนิ การทางสารบรรณดว้ ยความรวดเร็วเป็นพิเศษ ให้ช้ันความเร็วตัวอักษรสีแดง ขนาดไม่เล็ก กว่า ตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ บนหนังสือและบนซอง ตามท่ีกาหนดไว้ในแบบที่ 1 (แบบหนังสือ ภายนอก) แบบที่ 2 (แบบหนังสือภายใน) แบบที่ 3 (แบบหนังสือประทับตรา) และแบบท่ี 15 (แบบ การจา่ หน้าซอง) ท้ายระเบยี บ ช้ันความลับ ในหนังสือราชการมีหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา ให้ เขยี นไว้ตรงกลางกระดาษเหนือครฑุ และส่วนลา่ งสดุ ของหน้ากระดาษ ช้ันความลับในหนังสือราชการ ตามระเบียบวา่ ด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ. 2544 มี 3 ชั้น คือ ลับท่ีสุด ลับมาก และ ลบั โดยมรี ายละเอียดดงั น้ี 1) ลบั ทส่ี ดุ (top secret) เปน็ เร่ืองทเ่ี กี่ยวกับความมัน่ คง ความปลอดภยั และความสงบ 2) ลับมาก (secret) เปน็ เรอื่ งสาคัญที่เก่ียวกับข่าวสาร วัตถุ หรือบุคคล 3) ลบั (confidential) เป็นเรอ่ื งที่เกย่ี วกบั ข่าวสาร วตั ถหุ รือบคุ คล แตส่ าคญั น้อยกว่าลับมากมิ ให้รัว่ ไหลไปยังบคุ คลอน่ื ที่ไมม่ ีหน้าท่ี กล่าวโดยสรุปว่า การรับส่งหนังสือท่ีมีช้ันความลับด้วยระบบงานสารบรรณหรือสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ก็ตาม ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งต้ังให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับเป็นผู้รับ ผ่านระบบการรกั ษาความปลอดภัย โดยให้เปน็ ไปตามระเบียบว่าดว้ ยการรักษาความลับของทางราชการ นอกจากความหมาย ประเภท ชนั้ ความเรว็ และชน้ั ความลบั ของหนงั สอื ราชการ อีกหน่ึงเรื่องที่ สาคัญเลยท่ีผู้ท่ีจะเขียนหนังสือราชการต้องมีความรู้ คือ การกาหนดเลขท่ีหนังสือออก รหัสตัว พยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่ืองตามระเบียบ ประกอบด้วยรหัสตัวพยัญชนะสองตัวแล้วต่อ ดว้ ยเลขประจาของเจ้าของเรือ่ ง โดยมรี ายละเอยี ดดงั น้ี (ปรชี า พันธเสน, 2557, หน้า 51-57) 1) รหัสตวั พยญั ชนะสองตวั ใชแ้ ทนชอ่ื กระทรวง ทบวง กรม หรอื สว่ นราชการที่ไม่สังกัด สานัก นายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด การกาหนดรหัสพยัญชนะ ตัวพยัญชนะนอกจากท่ี กาหนดไว้น้ี ให้ปลัดสานักนายกรัฐมนตรีซ่ึงเป็นผู้รักษาการตามระเบียบเป็นผู้กาหนดรหัสพยัญชนะ สาหรับจงั หวดั ใหก้ าหนดโดยหารอื กระทรวงมหาดไทย เพอ่ื มิให้การกาหนดอักษรสองตวั น้ีมีการซา้ กัน ตอ่ ไปน้ีเป็นการยกตวั อยา่ งเพื่อประกอบเพียงบางสว่ น

180 รหัสตัวพยัญชนะประจากระทรวง ทบวง และส่วนราชการที่ไม่สังกัดสานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง หรือทบวง ให้กาหนดไว้ ปัจจุบันได้มีการจัดต้ังกระทรวงใหม่เพิ่มเติม ได้แก่ กระทรวง อดุ มศึกษา วิจัย และนวตั กรรม ซ่ึงหนว่ ยงานราชการและตัวยอ่ แสดงดังตารางท่ี 7.1 ตารางที่ 7.1 แสดงหนว่ ยงานราชการและตวั ยอ่ หน่วยงาน ตวั ยอ่ หน่วยงาน ตวั ยอ่ สานกั นายกรฐั มนตรี นร กระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี วท กระทรวงกลาโหม กห กระทรวงศึกษาธกิ าร ศธ กระทรวงการคลงั กค กระทรวงสาธารณสุข สธ กระทรวงการตา่ งประเทศ กต กระทรวงอุตสาหกรรม อต กระทรวงการท่องเที่ยวและกฬี า กก สานักราชเลขาธกิ าร รล กระทรวงการพัฒนาสังคมและความมั่นคง พม สานกั พระราชวงั พว ของมนุษย์ กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ กษ สานกั งานพระพุทธศาสนาแหง่ ชาติ พศ กระทรวงคมนาคม คค ส า นั ก ง า น ค ณ ะ ก ร ร ม ก า ร พิ เ ศ ษ เ พื่ อ กร ประสานงาน- โครงการอนั เน่อื งมาจากพระราชดาริ กระทรวงทรพั ยากรธรรมชาติและส่ิงแวดล้อม ทส สานักงานคณะกรรมการวจิ ัยแห่งชาติ วช กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการ ทก ราชบณั ฑติ ยสถาน รถ สอ่ื สาร กระทรวงพลงั งาน พน สานักงานตารวจแหง่ ชาติ ตช กระทรวงพาณชิ ย์ พณ สานักงานปอ้ งกนั และปราบปรามการฟอกเงิน ปง กระทรวงมหาดไทย มท สานักงานอยั การสูงสดุ อส กระทรวงยตุ ธิ รรม ยธ สานักงานตรวจเงนิ แผ่นดิน ตผ กระทรวงแรงงาน รง สานกั งานเลขาธกิ ารสภาผูแ้ ทนราษฎร สผ กระทรวงวัฒนธรรม วธ สานกั งานเลขาธิการวุฒิสภา สว กระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัย อว และนวตั กรรม ที่มา (ปรชี า พันธเสน, 2557, หนา้ 51-52) นอกจากตัวอย่างของหน่วยงานราชการท่ีต้องทราบในการเขียนหนังสือราชการ ตัวย่อจังหวัด ในประเทศไทยมีความเกี่ยวข้องกับหนงั สือราชการเช่นกัน ซ่ึงจะแสดงรหัสตัวพยัญชนะประจาจังหวัด และกรุงเทพมหานคร ให้กาหนดไว้ แสดงดังตารางท่ี 7.2

181 ตารางที่ 7.2 แสดงรายชือ่ จังหวัดและตัวยอ่ จังหวดั ตัวยอ่ จังหวดั ตวั ย่อ จังหวดั ตวั ยอ่ กระบ่ี กบ เชยี งราย ชร ยะลา ยล กรงุ เทพมหานคร กท เชียงใหม่ ชม ร้อยเอด็ รอ กาญจนบรุ ี กจ ตรงั ตง ระนอง รน กาฬสินธ์ุ กส ตราด ตร ระยอง รย กาแพงเพชร กพ ตาก ตก ราชบรุ ี รบ ขอนแกน่ ขก นครนายก นย ลพบุรี ลบ จันทบุรี จบ นครปฐม นฐ สมุทรปราการ สป บรุ รี มั ย์ บร นครพนม นพ สมทุ รสงคราม สส บงึ กาฬ บก นครราชสีมา นม สมทุ รสาคร สค ปทมุ ธานี ปท นครศรีธรรมราช นศ สระแก้ว สก ประจวบคีรีขันธ์ ปข นครสวรรค์ นว สระบรุ ี สบ ปราจนี บรุ ี ปจ นนทบุรี นบ สงิ ห์บุรี สห ปตั ตานี ปน นราธิวาส นธ สุโขทยั สท พะเยา พย นา่ น นน สุพรรณบุรี สพ ลาปาง ลป พระนครศรีอยธุ ยา อย สรุ าษฎรธ์ านี สฎ ลาพูน ลพ พงั งา พง สุรินทร์ สร เลย ลย พจิ ิตร พจ หนองคาย นค ศรีสะเกษ ศก พษิ ณโุ ลก พล หนองบวั ลาภู นภ สกลนคร สน เพชรบรุ ี พบ อา่ งทอง อท สงขลา สข เพชรบูรณ์ พช อานาจเจรญิ อจ สตูล สต แพร่ พร อุดรธานี อด ฉะเชิงเทรา ฉช ภูเกต็ ภก อุตรดติ ถ์ อต ชลบรุ ี ชบ มหาสารคาม มค อุทัยธานี อน ชยั นาท ชน มุกดาหาร มห อุบลราชธานี อบ ชยั ภูมิ ชย แมฮ่ ่องสอน มส ชมุ พร ชพ ยโสธร ยส ที่มา (ปรชี า พันธเสน, 2557, หน้า 52-53) 2) เลขประจาของเจ้าเรอ่ื ง ประกอบด้วยตัวเลข 4 ตวั ใหก้ าหนดดงั น้ี 2.1) สาหรับราชการบรหิ ารส่วนกลาง 2.1.1) ตัวเลขสองตัวแรก สาหรับกระทรวง หรือทบวง หมายถึง ส่วนราชการ ระดับ กรม โดยเร่ิมจากตวั เลข 01 เรยี งไปตามลาดบั สว่ นราชการตามกฎหมายว่าด้วยการปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม หากมีการเปล่ียนแปลงโดยยุบส่วนราชการใดให้ปล่อยตัวเลขน้ันว่าง หากมีการจัดต้ังส่วน ราชการข้ึนใหม่ใหใ้ ช้เรียงลาดับถัดไป

182 ในกรณีกระทรวง หรือทบวงใดมกี รม หรอื สว่ นราชการทีเ่ รียกชื่ออย่างอ่ืนที่มีฐานะเป็น กรมต้งั แต่ 100 ส่วนราชการข้ึนไป ให้ใช้เลขได้ตามตวั โดยเร่มิ จาก 001 เรยี งไปตามลาดบั สาหรับส่วน ราชการทไ่ี มส่ ังกัดสานกั นายกรฐั มนตรี กระทรวง หรอื ทบวง ใหใ้ ชต้ วั เลข 00 2.1.2) ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง สานัก กอง หรือส่วนราชการท่ีมีฐานะเทียบเท่ากอง โดย เริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลาดับส่วนราชการ ตามกฎหมาย ว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ หากมีการ เปล่ยี นแปลงโดยยบุ ส่วนราชการใดใหป้ ล่อยเลขนั้นว่าง หากมสี ว่ นราชการใหม่ใหเ้ รยี งลาดบั ถัดไป ในกรณีที่มีสานัก กอง ส่วนราชการท่ีมีฐานเทียบกอง หรือหน่วยงานระดับกอง ตั้งแต่ 100 ส่วนราชการข้นึ ไป ใหใ้ ช้เลขไดส้ ามตัวโดยเรมิ่ จาก 001 เรียงไปตามลาดบั ถ้ามีกองหรือหนว่ ยงานระดบั กองที่มิไดจ้ ดั ตัง้ โดยกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเป็นผู้กาหนดตัวเลขสองตัวหลัง โดยใช้ตัวเลขในลาดับต่อจากกอง หรอื หนว่ ยงานระดบั กอง ตามกฎหมายว่าดว้ ยการแบ่งสว่ นราชการ เชน่ สานักงานปลัดสานกั นายกรัฐมนตรี กองกลาง นร 1201 สานกั งานตรวจเงินแผน่ ดนิ สานกั งานเลขานกุ ารกรม ตผ 0001 2.2) สาหรบั ราชการส่วนภูมภิ าค 2.2.1) ตัวเลขสองตัวแรก หมายถึง อาเภอหรือก่ิงอาเภอโดยเร่ิมจากตัวเลข 001 ซ่ึง โดยปกติให้ใช้สาหรับอาเภอเมืองเรียงไปตามลาดับตามที่กระทรวงมหาดไทยกาหนด สาหรับ หน่วยงานในราชการสว่ นภมู ภิ าคที่ขนึ้ กับจังหวัดโดยตรง ตัวเลขสองตัวแรกให้ใชต้ ัวเลข 00 2.2.2) ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง หน่วยงานในราชการส่วนภูมิภาคท่ีสังกัดจังหวัด หรืออาเภอ โดยกาหนดให้ แสดงดังตารางท่ี 7.3 ตารางที่ 7.3 แสดงรายช่อื หนว่ ยงานและตัวเลข หน่วยงาน ตวั เลข หน่วยงาน ตัวเลข สานักนายกรฐั มนตรี ประชาสมั พันธ์ กระทรวงพาณิชย์ 16 กระทรวงกลาโหม 01 พาณชิ ย์ สัสดี 17 กระทรวงมหาดไทย 18 กระทวงการคลงั 02 สานักงานจงั หวัด 19 คลัง 20 ปกครอง 21 กระทรวงการทอ่ งเที่ยวและกีฬา พัฒนาชุมชน 22 ที่ดิน 23 ปอ้ งกนั และบรรเทาสาธารณภัย โยธาธิการและผงั เมือง 24 ส่งเสริมการปกครองท้องถน่ิ 25 26 กระทรวงยตุ ธิ รรม 03 คมุ ประพฤติ เรอื นจา บงั คบั คดี กระทรวงแรงงานและสวสั ดกิ ารสงั คม

183 หนว่ ยงาน ตัวเลข หนว่ ยงาน ตัวเลข 27 ท่องเทีย่ วและกฬี า 04 แรงงานและสวัสดกิ ารสงั คม 28 29 จัดหางาน 30 สวสั ดิการและคุม้ ครองแรงงาน 31 ประกนั สังคม 32 กระทรวงการพฒั นาสังคมและความมั่นคงของมนษุ ย์ กระทรวงวัฒนธรรม 33 พัฒนาสังคมและความมนั่ คงของมนุษย์ 05 วฒั นธรรม 34 กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ กระทรวงสาธารณสขุ 35 36 เกษตรและสหกรณ์ 06 สาธารณสขุ 37 38 ประมง 07 ปศสุ ตั ว์ 08 เกษตร 09 สหกรณ์ 10 ปฏิรปู ทีด่ ิน 11 กระทรวงคมนาคม กระทรวงอตุ สาหกรรม ขนสง่ 12 อุตสาหกรรม กระทรวงทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม สานกั งานพระพุทธศาสนาแหง่ ชาติ ทรพั ยากรธรรมชาติและส่งิ แวดลอ้ ม 13 พระพทุ ธศาสนา กระทรวงเทคโนโลยสี ารสนเทศและการส่ือสาร สานักงานอัยการสูงสุด สถติ ิ 14 อัยการจงั หวัด อัยการประจาศาลจงั หวดั อยั การประจาศาลแขวง อัยการประจาศาลเด็กและเยาวชน กระทรวงพลงั งาน พลังงาน 15 ท่มี า (ปรชี า พันธเสน, 2557, หนา้ 55-56) ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงอาเภอ ก่ิงอาเภอแผนกงานต่าง ๆ ของจังหวัดหรือ หน่วยงานในราชการส่วนภูมภิ าคที่ขน้ึ กบั จงั หวดั โดยตรงให้ยบุ หน่วยงานใดให้ปล่อยตัวเลขนั้นว่างหาก มกี ารจัดต้ังหน่วยงานขึน้ ใหม่ใหเ้ รียงลาดบั ถดั ไป เชน่ จงั หวดั กระบ่ี กบ สานักงานศกึ ษาธกิ ารจงั หวัดกระบ่ี กบ 0032 สานกั งานศกึ ษาธิการอาเภอเมอื งกระบี่ กบ 0132 2.3) ให้มีการปรบั ปรงุ เลขประจาของเจ้าของเรื่องให้เป็นไปตามลาดับตามกฎหมายว่าด้วย การปรบั ปรุงส่วนราชการ ทบวง กรม และกฎหมายว่าดว้ ยการแบง่ สว่ นราชการ ทุก ๆ 5 ปี โดยถอื เอา ปีพุทธศักราชที่ลงท้ายดว้ ยเลข 5 และเลข 0 เปน็ หลัก 2.4) ในกรณีที่กระทรวง ทบวง ส่วนราชการท่ีไม่สังกัดสานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง จังหวัด ประสงค์จะให้รัฐวิสาหกิจ หรือหน่วยงานอื่นใดที่มิได้เป็นส่วนราชการซ่ึงอยู่ในสังกัดให้

184 รหัสตัวพยัญชนะของกระทรวง ทบวง ส่วนราชการที่ไม่สังกัดสานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรอื จงั หวัด แลว้ แตก่ รณีใหใ้ ชต้ ัวเลขสองตัวแรกเร่มิ จาก 51 เรียงไปตามลาดับ หากกระทรวง หรือทบวงหรือทบวงมีส่วนราชการระดับกรม หรือส่วนราชการท่ีเรียกชื่อ อย่างอื่นที่มีฐานะเป็นกรม ตั้งแต่ 100 ส่วนราชการข้ึนไป การกาหนดตัวเลขประจาของรัฐวิสาหกิจ หรือหน่วยงานอ่ืนใดที่มิได้เป็นส่วนราชการตามวรรคหน่ึง ให้ใช้ตัวเลขสามตัว โดยเร่ิมจาก 510 เรียง ไปตามลาดบั 3) เลขประจาของเจา้ ของเรือ่ งซ่ึงสว่ นราชการใดกาหนดขึ้นเพ่ิมเติมจากที่กาหนดไว้ใน 1และ 2 ให้แจ้งใหป้ ลดั สานกั นายกรัฐมนตรีทราบ 4) การกาหนดเลขที่หนังสือออกของคณะกรรมการ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาของ เจา้ ของเรอ่ื ง ในกรณีที่คณะกรรมการประสงค์จะกาหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มข้ึน ให้กาหนดได้ไม่เกิน สี่ตัว โดยให้อยู่ในวงเล็บต่อจากรหัสตัวพยัญชนะของเจ้าของเร่ือง และรหัสตัวพยัญชนะดังกล่าว จะต้องไมซ่ า้ กบั รหัสตวั พยัญชนะทีก่ าหนดไว้ แล้วตอ่ ดว้ ยเลขประจาของเจ้าของเรอ่ื ง 5) สาหรับส่วนราชการต่ากว่าระดับกรม หรือจังหวัด หากจาเป็นต้องออกหนังสือราชการเอง หรือเพอ่ื ประโยชนแ์ ก่การปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ ใหส้ ว่ นราชการระดับกรมเจ้าสังกัดหรือจังหวัดกาหนด เลขรหัสให้ไม่เกินสามตาแหน่ง โดยให้ใส่จุดหลังเลขประจาของเจ้าของเร่ืองตาม 2 แล้วต่อด้วยเลข รหัสที่กาหนดขึ้นดังกล่าว การให้เลขรหัสตามวรรคหนึ่งถ้าสามารถจัดเรียงส่วนราชการตามลาดับ พยญั ชนะไดก้ ใ็ หเ้ รยี งตามนัน้ จากรายละเอียดกล่าวโดยสรุปว่า หนังสือราชการ เป็นหนังสือท่ีมีระเบียบแบบแผนกาหนด รูปแบบไว้อย่างชัดเจนไม่ว่าจะเป็นประเภทหนังสือราชการต่าง ๆ ที่ใช้แตกต่างกันออกไป สาหรับ หนังสือภายในและภายนอกยังมีการกาหนดช้ันความเร็ว ชั้นความลับ แม้แต่การกาหนดเลขที่หนังสือ ออกของแต่ละหน่วยงาน แต่ละจังหวัด ก็ยังมีกาหนดไว้อย่างชัดเจนเพ่ือให้เป็นแนวทางปฏิบัติใน ทศิ ทางเดียวกนั นอกจากการมีความรู้ความเข้าใจในเอกสารทางราชการแลว้ ผูอ้ า่ นต้องมที กั ษะในการ จัดพิมพ์หนังสือราชการอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์จากเครื่องพิมพ์ดีดหรือด้วยโปรแกรม คอมพวิ เตอร์กต็ าม ผูเ้ ขียนจะไดอ้ ธบิ ายถึงหลักการพื้นฐานการพิมพ์หนังสือราชการไทยด้วยโปรแกรม คอมพิวเตอรว์ ่ามีหลกั การอย่างไร โดยมรี ายละเอียดในหัวข้อถัดไป หลักการพื้นฐานการพิมพห์ นงั สือราชการไทยด้วยโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ ถึงแม้ว่าจะมีการปรับปรุงระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณมาหลายฉบับก็ ตามแต่หลักการพ้ืนฐานในการพิมพ์หนังสือราชการไทยด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์น้ันยังมี การจัดทา กระดาษตราครฑุ และกระดาษบนั ทึกข้อความโดยใชโ้ ปรแกรมการพิมพใ์ นเคร่อื งคอมพิวเตอร์ ใหจ้ ดั ทา ให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ (แบบที่ 28) และแบบของกระดาษบันทึกข้อความ (แบบที่ 29) ท้ายระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซ่ึงหลักการพื้นฐานในการ พมิ พ์ทีจ่ ะกล่าวถงึ ประกอบดว้ ยเร่ืองการต้งั ค่าในโปรแกรมการพิมพ์ การตั้งค่าระยะขอบหน้ากระดาษ การตั้งค่าระยะบรรทัด การก้ันค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ การกาหนดขนาดตราครุฑ โดยมี รายละเอียดดงั น้ี (รุง่ หทัย บญุ พรม, 2564, หน้า 20-35)

185 1. การตัง้ คา่ ในโปรแกรมการพมิ พ์ 1.1 การต้ังระยะขอบหนา้ กระดาษ - ขอบซา้ ย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนตเิ มตร - ขอบบน 1.5 เซนติเมตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนตเิ มตร 1.2 การต้ังระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single ในกรณีท่ีมี ความจาเป็นอาจปรับระยะเป็น 1.05 พอยท์ หรือ 1.1 พอยท์ ได้ตามความเหมาะสม โดยให้คานึงถึง ความสวยงามและรูปแบบหนังสือเป็นสาคัญ (ระยะ 1.05 พอยท์ หรือ 1.1 พอยท์ จะสวยงาม อ่าน ง่ายและสบายตากวา่ ระยะ 1 เท่า หรอื Single) 1.3 การก้ันค่าไม้บรรทดั ระยะการพมิ พ์ อยู่ระหวา่ ง 0–16 เซนติเมตร (หน้ากระดาษ เอ 4 เมื่อต้ังระยะขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร จะเหลือพื้นท่ีสาหรับการพิมพ์ มีความ กวา้ ง 16 เซนตเิ มตร) 2. ขนาดตราครฑุ 2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร ใช้สาหรับการจัดทากระดาษตราครุฑ ตราครุฑสูง 1.5 เซนตเิ มตร ใช้สาหรบั การจดั ทากระดาษบนั ทึกข้อความ 2.2 การวางตราครุฑให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนติเมตร (เผ่ือพื้นท่ี สาหรับการประทับตรารบั หนงั สือ และการลงทะเบยี นรับทางระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์) 3. การพิมพ์ 3.1 การจัดทาหนังสือราชการตามแบบท้ายระเบียบ ฯ ได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือ ภายใน หนังสือประทับตรา คาส่ัง ข้อบังคับ ระเบียบ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าวหนังสือรับรอง และ รายงานการประชุม ให้ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ (ฟอนต์) ไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ ซึ่งเหตผุ ลทตี่ อ้ งพมิ พ์หนังสือราชการดว้ ยฟอนต์ไทยสารบรรณ เป็นไปตามมติคณะรัฐมนตรีเมื่อ วนั ท่ี 7 กันยายน 2553 เหน็ ชอบให้หนว่ ยงานภาครัฐทกุ หนว่ ยงานใช้ 13 ฟอนต์แทนฟอนต์เดิม และมี การเพิ่มฟอนต์ข้ึนมาอีก 1 ฟอนต์ คือ จุฬาภรณ์ลิขิต (Chulabhon Likhit) โดย คณะรัฐมนตรี เหน็ ชอบเมอื่ วนั ท่ี 6 กรกฎาคม 2564 รวมทง้ั สนิ้ 14 แบบ 3.2 การพิมพ์หนังสือท่ีมีข้อความมากกว่า 1 หน้า หน้าต่อไปให้ใช้กระดาษที่มีคุณภาพ เช่นเดยี วกนั หรือใกล้เคียงกบั แผ่นแรก 3.3 การพมิ พ์หวั ข้อตา่ ง ๆ ของหนงั สือแตล่ ะชนิด ให้เป็นไปตามท่กี าหนดไวใ้ นระเบียบ 3.4 ก่อนเรมิ่ พิมพข์ อ้ ความ ให้ click File > ตง้ั ค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ก่อนเสมอ เพื่อเลอื กขนาดกระดาษท่ีจะใช้พิมพ์ ตัง้ ระยะขอบหน้ากระดาษ และการวางแนวกระดาษ 3.5 จานวนบรรทัดการพิมพห์ นังสอื ราชการในแตล่ ะหน้าใหเ้ ป็นไปตามความเหมาะสมกับ จานวนข้อความ และความสวยงาม กล่าวโดยสรุปว่า หนังสือราชการเป็นหนังสือท่ีมีรูปแบบการพิมพ์อย่างชัดเจน สังเกตได้ ชัดเจนวา่ หนงั สอื ราชการจะมีสัญลกั ษณ์ครฑุ เป็นสว่ นประกอบ จะมีเพียง 2 ขนาด คือ ขนาด 1.5 ซม. และ 3 ซม. ส่วนระยะบรรทัดจะมีความคล้ายคลึงกันในแต่ละประเภท หากจับจุดสาคัญของรูปแบบ การพิมพ์ได้จะสามารถพิมพ์งานหนังสือราชการประเภทอ่ืน ๆ ได้อย่างไม่ยาก นอกจากรูปแบบการ พิมพ์ในภาพรวมแล้ว จักต้องทาความเข้าใจในรูปแบบหลักการของหนังสือราชการในแต่ละประเภท

186 ดว้ ย พรอ้ มท้ังวิธกี ารพิมพห์ นงั สอื ราชการไทยดว้ ยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ทั้งน้ีในเอกสารประกอบการ นี้จะขอยกตัวตัวอย่างการพิมพ์หนังสือราชการประเภทหนังสือราชการภายนอก และภายใน โดย ผ้เู ขยี นจะไดน้ าเสนอในหัวขอ้ ถัดไป การพิมพ์หนังสือราชการภายนอก ในการตดิ ต่อราชการทีเ่ ป็นแบบพธิ รี ะหวา่ งส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอ่ืนท่ี ไม่ใช่ส่วนราชการหรือถึงบุคคลภายนอก จะต้องเลือกใช้หนังสือราชการภายนอกในการติดต่อส่ือสาร ซ่ึงจะเป็นหนังสือราชการที่สังเกตได้ คือ ขนาดตราครุฑมีขนาด 3 เซนติเมตร มักจะเห็นบ่อยมาก ระหว่างหน่วยงานภายนอก ซ่ึงผู้เขียนได้รวบรวมความหมายของหนังสือราชการภายนอกไว้ โดยมี รายละเอียดดังน้ี รงุ่ หทยั บุญพรม (2564, หน้า 20) อธบิ ายว่า หนงั สอื ภายนอก หมายถึง หนงั สอื ติดต่อราชการที่ เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึง หน่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือท่ีมีถึงบุคคลภายนอก ส่วนประกอบของหนังสือราชการ ภายนอกตามระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ ประกอบด้วยสว่ นสาคญั ดังนี้ 1) ที่ ใหล้ งรหัสพยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่ือง ตามทกี่ าหนดไวใ้ นของระเบียบงาน สารบรรณทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง สาหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กาหนดรหัสตัวพยัญชนะ เพมิ่ ข้ึนไดต้ ามความจาเปน็ 2) สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซ่ึง เป็นเจา้ ของหนังสอื นัน้ และโดยปกตใิ หล้ งท่ีต้งั ไวด้ ว้ ย 3) วันเดือนปี ให้ลงเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวรหัสของปีพุทธศักราชที่ออก หนังสอื โดยไมต่ ้องใสค่ าวา่ “วันที่” “พ.ศ.” 4) เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อท่ีเป็นใจความส้ันที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือ ตอ่ เนื่องโดยปกตใิ หล้ งชือ่ ของหนงั สอื ฉบับเดมิ 5) คาขึน้ ต้น ให้ใชค้ าขน้ึ ต้นของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คาข้ึนต้น สรรพนาม คาลงท้าย ทก่ี าหนดไวใ้ นระเบยี บงานสารบรรณ แล้วลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือมีถึง หรือชื่อบุคคลกรณีที่มีถึงตัว บคุ คลไมเ่ กยี่ วกับตาแหน่งหน้าท่ี 6) อ้างถงึ (ถา้ ม)ี ใหอ้ ้างถงึ หนงั สอื ท่มี ีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับ หนังสือได้รับมา กอ่ นแล้วจะจากส่วนราชการใดก็ตาม ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการเจ้าของหนังสือและ เลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปี พุทธศกั ราชของหนงั สือนั้น ถ้าหากหนังสือที่อ้างถึงมีชั้นความลับ และช้ันความเร็วในฉบับเดียวกัน ให้ระบุ ชั้นความลับก่อนชั้นความเร็ว การอ้างถึงให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่ เรื่องอื่นที่เป็นสาระสาคัญต้องนามาพิจารณาจึงอ้างถึงหนังสือฉบับอ่ืน ๆ ท่ีเก่ียวกับเร่ืองนั้นโดยเฉพาะให้ ทราบด้วย การท่ีต้องอ้างถึงเพื่อแสดงหลักฐานให้เจ้าหน้าที่ของส่วนราชการผู้รับหนังสือค้นหาเร่ืองเดิมที่ ประกอบการพิจารณาไดโ้ ดยง่าย ถ้าไม่มกี ารอ้างถึงไมต่ ้องพมิ พเ์ อาไว้

187 7) ส่งิ ทสี่ ่งมาดว้ ย (ถ้าม)ี ให้ลงช่ือสง่ิ ของ เอกสาร หรือบรรณาสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือน้ัน ในกรณีท่ีไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด ส่ิงที่ส่งมาด้วย ถ้าไม่มีก็ไม่ ต้องพิมพไ์ ว้เชน่ เดียวกบั อา้ งถงึ 8) ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเรื่องให้ชัดเจน เข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลาย ประการให้แยกเปน็ ขอ้ ๆ 9) คาลงท้าย ใหใ้ ชค้ าลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ ับหนงั สือตามตารางการใช้คาข้ึนต้น สรรพนาม และคาลงทา้ ยของระเบียบงานสารบรรณ 10) ลงช่ือ ให้ลงลายมือเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ ไว้ใต้ ลายมือชอ่ื ตามระเบียบงานสารบรรณ 11) ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของเจ้าของหนังสือ การลงช่ือตาแหน่งในหนังสือราชการได้ กาหนดรายละเอยี ดไว้ตามของระเบยี บงานสารบรรณ 12) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานท่ีออก หนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการ เจ้าของ เร่ืองทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสือยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการ เจ้าของเร่ืองทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงช่ือส่วน ราชการเจ้าของเรื่องเพยี งระดบั กองหรือหนว่ ยงานที่รบั ผดิ ชอบ 13) โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ีออก หนงั สือและหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้าม)ี 14) สาเนาสง่ (ถา้ ม)ี ในกรณที ีผ่ ูส้ ่งจดั ทาสาเนาสง่ ไปให้สว่ นราชการหรือบคุ คลอื่นทราบ และ ประสงคจ์ ะให้ผู้รับทราบว่าไดม้ สี าเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการหรือ ช่ือบุคคลท่ีส่งสาเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมี รายช่ือที่ส่งมากให้พิมพ์ สง่ ว่าส่งไปตามรายช่อื ทแ่ี นบและแนบรายชอื่ ไปดว้ ย จากคาอธบิ ายในแตล่ ะสว่ นของหนังสือราชการภายนอกแล้ว เมื่อมีความเขา้ ใจในแตล่ ะสว่ นประกอบ ของหนังสือราชการภายนอก สาหรับหลักการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดใน การพิมพ์หนังสือราชการภายนอก ผู้เขียนได้รวบรวมคาแนะนาประกอบการพิมพ์ไว้ โดยมีรายละเอียดดังน้ี (รงุ่ หทัย บญุ พรม, 2564, หนา้ 20) 1. การต้งั คา่ ในโปรแกรมการพมิ พ์ 1.1 การตง้ั ระยะขอบหนา้ กระดาษ - ขอบซ้าย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร - ขอบบน 1.5 เซนตเิ มตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนติเมตร 1.2 การต้ังระยะบรรทดั ให้ใชค้ า่ ระยะบรรทัดปกติ คอื 1 เทา่ หรอื Single 1.3 การก้ันค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0–16 เซนติเมตร ซ่ึงหากแบ่งคร่ึง กระดาษจะพบวา่ อยู่ที่ 8 เซนตเิ มตร 2. ขนาดตราครฑุ 2.1 ตราครฑุ มขี นาดสงู 3 เซนติเมตร 2.2 ตาแหนง่ ในการวางตราครุฑ กาหนดใหว้ างหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนตเิ มตร

188 3. การพิมพ์ 3.1 รปู แบบตวั พมิ พ์ไทยสารบรรณ (TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ ทง้ั ฉบบั 3.2 ตาแหนง่ การพมิ พ์ “ท”่ี และ “ส่วนราชการเจ้าของหนงั สือ” ตรงกบั แนวเท้าของครฑุ 3.3 ช่อื เดือน พมิ พโ์ ดยให้ตวั อกั ษรตัวแรกอยู่ตรงกับแนวเท้าขวาของตราครฑุ 3.4 การพิมพ์เรื่อง คาข้ึนต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับ ระยะบรรทดั ปกติและเพิ่มคา่ กอ่ นหนา้ อกี 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 3.5 การยอ่ หน้าขอ้ ความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะย่อหน้าตาม ค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพเ์ ทา่ กับ 2.5 เซนตเิ มตร 3.6 การพิมพ์คาลงท้าย ให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงกับแนวกึ่งกลางของตราครุฑ และห่างจาก บรรทัดสุดทา้ ยของภาคสรปุ เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติและเพิ่มค่าก่อนหนา้ อีก 12 พอยท์ (1 Enter + Before 12pt) 3.7 การพมิ พย์ ศของผลู้ งชอื่ ใหอ้ ยู่หน้าแนวกง่ึ กลางของตราครุฑกับให้เว้นบรรทัดการพิมพ์2 บรรทัด ปกตแิ ละเพ่ิมค่ากอ่ นหน้าอกี 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากคาลงทา้ ย 3.8 การพมิ พ์ชอื่ เตม็ ของเจ้าของหนงั สอื (ช่ือ สกลุ ) และตาแหน่ง ให้ถอื คาลงท้ายเป็นหลกั โดยใหอ้ ย่กู ึ่งกลางซ่ึงกันและกัน ในกรณที ตี่ ้องพิมพต์ าแหนง่ 2 บรรทัด ระหวา่ งบรรทัดใหใ้ ชร้ ะยะ 1 Enter 3.9 ระยะระหว่างตาแหน่งกับส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ให้พิจารณาตามความเหมาะสมของพื้นที่ที่ เหลืออยู่ในหน้ากระดาษนั้น โดยสามารถเลือกใช้ระยะบรรทัด 1 Enter หรือ 1 Enter + Before 6 pt หรือ 2 Enter ไดต้ ามความเหมาะสม จากคาแนะนาประกอบการพิมพ์หนังสือราชการภายนอก ผู้เขียนได้รวบรวมภาพประกอบเป็นรูปแบบ ในการพิมพ์หนงั สอื ราชการภายนอก แสดงดังภาพท่ี 7.14

189 ภาพท่ี 7.14 รปู แบบการพิมพห์ นงั สือราชการภายนอก ทม่ี า (ร่งุ หทัย บุญพรม, 2564, หน้า 20)

190 การพมิ พห์ นังสือราชการภายใน สาหรบั หนังสอื ราชการท่ีใช้ติดต่อสื่อสารภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน เรา ควรเลือกใช้หนังสือราชการภายใน สังเกตได้ง่ายหนังสือราชการภายในจะมีตราครุฑขนาด 1.5 เซนตเิ มตร อยดู่ า้ นซา้ ยมอื และใช้กระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความ ธนู ทดแทนคุณ (2559, หน้า 31-33) อธิบายว่า หนังสือราชการภายใน คือ หนังสือติดต่อ ราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือ จังหวัดเดียวกัน หรือติดต่อบุคคลอ่ืนให้ทราบพร้อมท้ังกาหนดให้ใช้เฉพาะกระดาษบันทึกข้อความ เพ่ือให้เหน็ ขอ้ แตกต่างจากหนังสือราชการภายนอก ซง่ึ ส่วนประกอบมีรายละเอียดดังน้ี 1) ส่วนราชการ เป็นรายละเอียดของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ซ่ึงจะประกอบด้วยชื่อและท่ีอยู่ ของหน่วยงานที่ออกหนังสือโดยมีรายละเอียดพอสมควร หากหน่วยงานอยู่ระดับกรมข้ึนไป ให้ลงช่ือทั้ง ระดบั กรมและกอง หากต่ากวา่ ระดับกรมลงมา ใหล้ งชอ่ื เพียงระดบั กองพร้อมทัง้ หมายเลขโทรศพั ท์ (ถา้ ม)ี ถ้าส่วนราชการระดับกระทรวงเป็นผู้ออกหนังสือภายใน ให้ระบุชื่อกระทรวง ทบวง กรม และหมายเลข โทรศัพท์ เพ่อื ใหท้ ราบวา่ เปน็ หนงั สอื กระทรวงใด 2) ที่ ให้ลงรหัสพยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ตามท่ีกาหนดไว้ตามระเบียบงาน สารบรรณทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง สาหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กาหนดรหัสตัวพยัญชนะ เพมิ่ ข้ึนได้ตามความจาเปน็ ซ่งึ มีลกั ษณะเช่นเดยี วกับหนังสอื ภายนอก โดยมีหลักเกณฑก์ ารกาหนดรหัสตัว พยญั ชนะ และเลขประจาเจ้าของเร่ืองเช่นเดียวกับหนังสอื ภายนอก 3) วันท่ี ให้ลงเลขของวนั ท่ี ชอื่ เตม็ ของเดอื น และตัวรหสั ของปพี ทุ ธศักราชที่ออกหนังสือ โดย ไม่ตอ้ งพมิ พ์คาวา่ “วนั ท่ี” และ “พ.ศ.” เช่นเดยี วกนั กับหนงั สือราชการภายนอก 4) เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความส้ันที่สุดของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีท่ีเป็นหนังสือ ต่อเนอื่ งโดยปกติใหล้ งเรือ่ งของหนงั สือฉบบั เดิม 5) คาขึ้นต้น ให้ใช้คาขึ้นต้นของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คาข้ึนต้น สรรพนาม คาลงท้ายท่ี กาหนดไวใ้ นระเบียบงานสารบรรณ แลว้ ลงตาแหน่งของผทู้ ่หี นงั สือมถี งึ หรอื ชอ่ื บุคคลกรณีท่ีมีถึงตัวบุคคลไม่ เกยี่ วกับตาแหน่งหน้าท่ี ซึ่งมีลกั ษณะการใชเ้ ช่นเดียวกับหนังสอื ภายนอก 6) ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจน เข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลาย ประการใหแ้ ยกเปน็ ข้อ ๆ ในกรณที มี่ ีการอา้ งถึงหนงั สือทเี่ คยมีติดต่อกันหรือมีสิ่งท่ีส่งมาด้วย ให้ระบุไว้ ในข้อความ ข้อความข้างต้นนี้มีส่วนที่แตกต่างไปจากหนังสือภายนอก ท่ีระบุ “อ้างถึง” “สิ่งท่ีส่งมา ด้วย” ไว้เป็นหัวข้อ แต่ในหนังสือภายในที่เคยมีติดต่อกัน หรือสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ระบุไว้ในส่วนของ ขอ้ ความ หรือเนอ้ื เรือ่ งเลย มิไดก้ าหนดเปน็ หวั ข้อตา่ งหากแบบหนงั สอื ภายนอก 7) ลงชอ่ื และตาแหนง่ ใหล้ งลายมือชอ่ื เจ้าของหนงั สอื และให้พมิ พช์ อื่ เตม็ ตามเจ้าของลายมือชื่อ ไว้ใต้ลายมือช่ือ แล้วลงตาแหน่งของเจ้าของหนังสือไว้ใต้ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือ ท้ังนี้มิได้มีคาลงท้าย ซ่ึงแตกต่างจากหนังสือภายนอกที่ต้องมีคาลงท้าย การลงชื่อและตาแหน่งมีลักษณะการใช้เช่นเดียวกับ หนังสือภายนอก ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกาหนดแบบการเขียน โดยเฉพาะ เพื่อใช้ตามความเหมาะสมก็ให้กระทาได้

191 จากคาอธิบายในแต่ละสว่ นของหนังสอื ราชการภายในแล้ว เม่อื มคี วามเข้าใจในแตล่ ะส่วนประกอบ ของหนังสือราชการภายใน ในหัวข้อถัดไปจะได้กล่าวถึงหลักการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างโปรแกรม ไมโครซอฟตเ์ วิร์ด ในการพิมพห์ นงั สือราชการภายใน ผเู้ ขยี นไดร้ วบรวมคาแนะนาประกอบการพิมพ์ไว้ โดย มีรายละเอยี ดดงั นี้ (รุง่ หทยั บุญพรม, 2564, หนา้ 21) 1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพมิ พ์ 1.1 การตง้ั ระยะขอบหนา้ กระดาษ - ขอบซา้ ย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร - ขอบบน 1.5 เซนติเมตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนตเิ มตร 1.2 การต้งั ระยะบรรทัด ใหใ้ ช้ค่าระยะบรรทัดปกตคิ อื 1 เท่า หรอื Single 1.3 การต้ังค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0–16 เซนติเมตร ซ่ึงหากแบ่งคร่ึง กระดาษจะพบว่า อยทู่ ี่ 8 เซนติเมตร 2. ขนาดตราครฑุ 2.1 ขนาดตราครฑุ สูง 1.5 เซนติเมตร 2.2 การวางตาแหน่งครฑุ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนตเิ มตร (ชดิ ขอบบน) 3. การพิมพ์ 3.1 ใชร้ ปู แบบตวั พมิ พ์ไทยสารบรรณ (TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การพิมพส์ ว่ นหัวของแบบบนั ทึกข้อความ 3.2.1 คาว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 29 พอยท์ และปรับค่า ระยะบรรทดั จาก 1 เท่า เป็นคา่ แนน่ อน (Exactly) 35 พอยท์ 3.2.2 คาว่า “ส่วนราชการ วนั ท่ี เรือ่ ง” พมิ พด์ ว้ ยอกั ษรตวั หนาขนาด 20 พอยท์ 3.2.3 การพมิ พค์ าว่า “วันท่ี” ใหพ้ ิมพ์ตรงกับตัวอกั ษร “ข” และให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกของ ช่ือเดอื น ตรงกบั แนวหลงั ของตวั อกั ษร “ม” ของคาว่า “บันทึกขอ้ ความ” 3.2.4 ใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทดั ทเ่ี ปน็ ชอ่ งว่างหลงั คา ส่วนราชการ ท่ี วนั ที่ และ เรื่อง 3.3 การพมิ พ์คาขนึ้ ตน้ ให้มรี ะยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากบั ระยะบรรทัดปกติและเพิ่มคา่ กอ่ นหนา้ อกี 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 3.4 การย่อหน้าขอ้ ความ ใหม้ ีระยะยอ่ หน้าตามคา่ ไม้บรรทดั ระยะการพิมพ์เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร 3.5 การพิมพ์ยศของผู้ลงช่ือ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวก่ึงกลางกระดาษ และให้เว้น ระยะบรรทดั การพมิ พ์ 2 บรรทดั ปกติ (2 Enter) จากบรรทัดสดุ ท้ายของขอ้ ความ 3.6 การพิมพช์ ือ่ เต็มในวงเล็บ (ชอ่ื สกุล) และการพิมพ์ตาแหน่ง ให้พิมพ์อยู่ก่ึงกลางซ่ึงกัน และกัน ในกรณที ีต่ ้องพมิ พ์ตาแหนง่ 2 บรรทดั ระหว่างบรรทัดใหใ้ ชร้ ะยะ 1 Enter จากคาแนะนาประกอบการพิมพห์ นงั สอื ราชการภายใน ผเู้ ขียนไดร้ วบรวมภาพประกอบแสดงรูปแบบใน การพิมพ์หนังสือราชการภายใน แสดงดงั ภาพที่ 7.15

192 ภาพท่ี 7.15 รปู แบบการพมิ พห์ นังสือราชการภายใน ทม่ี า (รุง่ หทัย บญุ พรม, 2564, หน้า 21)

193 สาหรับเอกสารประกอบการสอนเล่มน้ี ผู้เขียนได้อธิบายเพียงตัวอย่างในการพิมพ์หนังสือ ราชการภายนอก และภายในเท่านั้น หากผู้อ่านได้ฝึกฝนในการพิมพ์หนังสือราชการแต่ละประเภทได้ อย่างถูกต้องตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ จะมีโอกาสมากกว่าผู้อ่ืนในการ สอบเขา้ บรรจแุ ต่งตั้งข้าราชการในตาแหนง่ ธรุ การไดใ้ นอนาคต ซึ่งนอกจากรูปแบบการพิมพ์ท่ีได้กล่าว มาแล้ว ยังมีรายละเอียดอ่ืน ๆ ที่เก่ียวข้องอีกมากมาย เช่น การลงรับหนังสือ ออกเลขหนังสือ คา ข้ึนต้น คาลงท้าย การเสนอหนังสอื การจดั ทาสาเนา ฯลฯ เปน็ ตน้ การเขียนหนังสือราชการผู้เขียนต้องมีความรู้ท้ังทางทฤษฎีและปฏิบัติจนเกิดความชานาญ จึง จะสามารถเขียนไดด้ ี การเขยี นทด่ี ีมีความสาคญั และมีประโยชน์ทั้งต่อตนเองและหน่วยงานนานัปการ ซึ่งการพิมพ์หนังสือราชการด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ถูกต้องตามรูปแบบการพิมพ์หนังสือราชก าร แต่ละชนดิ จะสง่ ผลตอ่ หลายเร่อื ง ไม่วา่ จะเปน็ การสอ่ื ความหมายได้ถูกต้อง ตรงประเด็น เข้าใจตรงกัน ก่อให้เกิดมนุษยสัมพันธ์ บรรยากาศท่ีดีในองค์กร ประหยัดเวลาในการตีความหมายตรวจสอบข้อมูล ทาใหง้ านประสบความสาเร็จตามจุดมงุ่ หมายเปน็ ผลดีแก่ทางราชการ ผู้ท่ีสนใจสามารถศึกษาเพ่ิมเติม ได้จากเอกสารอ้างอิงท้ายบท ในรายละเอียดต่อไปจะเป็นการยกตัวอย่างโปรแกรมประยุกต์ลิบร้า ออฟฟิศ เทมเพลต (libre office template) ซึง่ มรี ายละเอียดในหัวข้อต่อไปน้ี ตวั อยา่ งการใช้โปรแกรมประยกุ ตล์ บิ ร้า ออฟฟศิ เทมเพลต โปรแกรมประยุกต์ลิบร้า ออฟฟิศ เทมเพลต (libre office template) เป็นโปรแกรม ประยุกต์ใช้งานโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายไม่ต้องกังวลเรื่องลิขสิทธ์ิ ซ่ึงพัฒนามาจากโปรแกรมโกออฟฟิศ (go-oo office) ลิบร้า ออฟฟศิ เทมเพลตมีความสามารถเหมือนกับไมโครซอฟต์ออฟฟิศ มีคุณสมบัติ ในการบรหิ ารจดั การเอกสารภายในสานักงาน งานการคานวณ และงานการนาเสนอ ลิบร้า ออฟฟิศ เทมเพลต มีโปรแกรมย่อย ๆ ท่ีมีความสามารถแตกต่างกัน ส่วนมากแล้วจะ คล้ายกับโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิศจากบริษัทไมโครซอฟต์ แต่ก็มีบางตัวที่แตกต่างกัน โดยมี รายละเอียดของแตล่ ะโปรแกรมดังนี้ 1. ลิบร้า ออฟฟิศ ไรท์เตอร์ (libre office writer) โปรแกรมสาหรับพิมพ์งานเอกสาร พิมพ์ เอกสารคลา้ ย ๆ กับโปรแกรมไมโครซอฟตเ์ วิรด์ มีเคร่ืองมอื และเมนตู า่ ง ๆ มากมาย 2. ลบิ ร้า ออฟฟศิ แคลค์ (libre office calc) โปรแกรมสาหรบั การคานวณ มีความสามารถใน การจดั การสเปรดชที (spreadsheet) ใส่ขอ้ มูลตวั เลขลงในเซลล์ต่าง ๆ เพื่อใช้ในการคานวณ สรุปผล ขอ้ มูลดว้ ยการสร้างกราฟ แผนภูมติ ่าง ๆ ทส่ี าคญั มีฟังก์ชัน่ สาเร็จรูปให้เลอื กมากมาย 3. ลิบร้า ออฟฟิศ อิมเพรส (libre office impress) โปรแกรมสาหรับงานนาเสนอ มี ความสามารถในการจัดการสไลด์นาเสนอข้อมูล นาเสนอสินค้าและบริการ มีเทมเพลตสาเร็จรูปให้ เลอื กมากมาย 4. ลิบร้า ออฟฟิศ ดรอว์ (libre office draw) โปรแกรมวาดไดอะแกรม สร้างแผนภูมิ โปรแกรมวาดรูปทรงต่าง ๆ ให้เลือกมากมาย มีความสามารถคล้ายกับโปรแกรมไมโครซอฟต์ วิสิโอ (microsoft visio)

194 5. ลิบร้า ออฟฟิศ แมธ (libre office math) โปรแกรมคานวณทางคณิตศาสตร์ ใส่สูตร ฟงั ก์ชั่นทางคณติ ศาสตร์ แก้ไขปัญหา แก้สมการออกมาได้ 6. ลิบร้า ออฟฟิศ เบส (libre office base) โปรแกรมฐานข้อมูล โปรแกรมบริหารจัดการ ฐานข้อมูล มีความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบท่ีสามารถจัดการ และเข้าถึงง่าย สามารถเพม่ิ แก้ไข ลบ ขอ้ มูล ได้ง่าย ๆ ปัจจุบันลิบร้า ออฟฟิศ เทมเพลต ได้พัฒนาฟีเจอร์ (feature) สาหรับงานราชการไทย โดยเฉพาะ ซงึ่ เปน็ รนุ่ ที่พฒั นามาเพ่อื สนับสนนุ การใช้งานในภาครฐั โดยไดม้ องเหน็ ปัญหาในการใช้งาน เอกสารในภาครัฐว่า เอกสารทางราชการนั้นมีความซับซ้อน มีรายละเอียดที่ค่อนข้างยุ่งยาก ถึงแม้ว่า จะมรี ะเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ แตก่ ารสร้างเอกสารให้ตรงตามระเบียบเป็นสิ่ง ท่ียากสาหรับผใู้ ช้ทัว่ ไปมาก สาหรับเทมเพลตราชการ นั้น ได้พัฒนาและปรับแก้ไขโดยอิงมาตรฐานตามระเบียบสานัก นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ สาหรับโปรแกรมประยุกต์รุ่นน้ีสามารถเรียกใช้งานเทมเพลตจาก เมนูบนโปรแกรมลิบร้า ออฟฟิศ ไรท์เตอร์ ชื่อว่า อาร์ ที จี เทมเพลต (RTG template) ซ่ึงเป็นเทม เพลตเอกสารราชการไทย (Royal Thai Government) ซ่ึงเทมเพลตทั้งหมดท่ีพัฒนาถูกรวมรวมไว้ใน เมนูนี้ เทมเพลตทีพ่ ัฒนานี้ถูกแยกเป็น 2 ส่วน คอื ข้าราชการพลเรือน กับข้าราชการทหาร ซ่ึงมีความ แตกต่างกันในรูปแบบเอกสาร ฟีเจอร์น้ีเหมาะสมกับเอกสารราชการโดยเฉพาะ ซึ่งมีความสามรถใน การใส่รายละเอียด เช่น การใส่ช้ันความลับ ช้ันความเร็ว การทาสาเนาเอกสาร การต่อหน้า เป็นต้น โดยตัวอย่างโปรแกรมแสดงดังภาพท่ี 7.16-7.19 ภาพที่ 7.16 การสร้างชั้นความลบั ชน้ั ความเรว็ ในเมนู RTG Template ทมี่ า (ลิบร้า ออฟฟิศ คลบั , 2556)

195 ภาพท่ี 7.17 การทาสาเนาพรอ้ มตราประทบั ในเมนู RTG Template ที่มา (ลบิ รา้ ออฟฟิศ คลับ, 2556) ภาพท่ี 7.18 การจัดตาแหน่ง คาลงท้าย ในเมนู RTG Template ที่มา (ลบิ รา้ ออฟฟิศ คลบั , 2556)

196 ภาพท่ี 7.19 การแทรกตอ่ หนา้ เอกสารไวท้ า้ ยหนา้ กอ่ นขนึ้ หน้าใหม่ ในเมนู RTG Template ท่มี า (ลิบรา้ ออฟฟศิ คลบั , 2556) นอกจากตัวอย่างข้างต้นที่แสดงถึงความสามารถในการจัดการหนังสือราชการไทยได้อย่าง สะดวกรวดเร็วแล้ว ในรุ่นนี้ยังมาพร้อมกับเวอร์ชันราชการไทย คือ การเพ่ิมความสามารถและ แก้ปญั หาในการใช้งานในการแปลงเลขไทย การเพ่ิมเคร่ืองมือ (toolbar) สาหรับเคร่ืองหมายคั่นหลัก พนั รวมถงึ การยกเลกิ พ้ืนทีก่ ารพิมพท์ ั้งเอกสารในคราวเดียว ความสามารถทั้งหมดน้ีผู้ใช้สามารถอัปเดทผ่าน ลิบร้า ออฟฟิศ เอ็กเทนชัน แมเนจเจอร์ (libre office extension manager) ฟีเจอร์ท้ังหมดน้ีอยู่ในลิบร้า ออฟฟิศ เวอร์ชันราชการไทยที่ พัฒนาโดยบริษัท โอเพนซอร์สดิเวลอปเมนต์ จากัด (Osdev) ภายใต้โครงการของสานักงานส่งเสริม อุตสาหกรรมซอฟต์แวร์แห่งชาติ (SIPA) สาหรับผู้ใช้งานสามารถดาวน์โหลดไปทดลองใช้งานได้จาก http://www.libreofficeclub.com/p/download.html ตัวอย่างแสดงดังภาพท่ี 7.20

197 ภาพที่ 7.20 การดาวน์โหลดโปรแกรมลบิ ร้า ออฟฟศิ ทม่ี า (ลิบรา้ ออฟฟิศ คลับ, 2556) ผู้ใช้งานสามารถใช้โปรแกรมประยุกต์สาหรับเอกสารราชการไทยได้จากโปรแกรมลิบร้า ออฟฟิศ เทมเพลต ซ่ึงสามารถดาวน์โหลดใช้งานได้ฟรี มีความสามารถในการจัดการงานเอกสาร ราชการได้ดีเช่นเดียวกับไมโครซอฟต์เวิร์ด แตกต่างกันเพียงเมนูในการใช้งานที่สะดวกรวดเร็วเฉพาะ กบั งานราชการไทยท่อี งิ มาตรฐานระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ

198 สรปุ ท้ายบท หนังสือราชการ คอื เอกสารท่ีเป็นหลักฐานในราชการ แบ่งเป็น 6 ชนิด ได้แก่ หนังสือภายใน หนังสือ ภายนอก หนงั สอื ประทบั ตรา หนงั สอื สง่ั การ หนังสอื ประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าท่ีทาขึ้นหรือรับไว้ เป็นหลักฐานในราชการ ซ่ึงมีรูปแบบที่ใช้กันตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ กล่าว โดยสรุปวา่ หนงั สอื ราชการ คอื เอกสารท่ผี ลิตขน้ึ เพอ่ื ใช้ในการติดตอ่ สอื่ สารอย่างหน่ึงจากผู้ส่งสารถึงผู้รับสาร โดยมีลักษณะประเภทที่แตกต่างกันไปตามแต่ละสถานที่ บุคคล เหตุการณ์ เพื่อเกิดความเข้าใจตรงกันและ ถกู ตอ้ ง ดังน้ัน ผู้อ่านจงึ ควรทราบถึงชนดิ ของหนงั สอื ราชการแตล่ ะชนิด เพ่อื สามารถทจี่ ะใชง้ านเอกสารน้ันได้ อยา่ งถูกตอ้ งและเหมาะสม หนังสือราชการแต่ละประเภทจะมีหลักการพื้นฐานในการพิมพ์ท่ีคล้ายกัน ไม่ว่าจะเป็นเร่ืองขนาด ตราครฑุ ทม่ี ีเพยี งสองขนาด คอื ขนาด 1.5 เซนติเมตร และ 3 เซนตเิ มตร การตง้ั คา่ หน้ากระดาษดา้ นบน 2.5 เซนติเมตร ซ้าย 3 เซนติเมตร ด้านขวาและด้านล่าง 2 เซนติเมตร ซ่ึงในเอกสารประกอบการสอนน้ีได้ ยกตัวอยา่ งรูปแบบการพมิ พห์ นังสือราชการไทยทีน่ ยิ มใชแ้ ละพบเหน็ บอ่ ยที่สดุ คือ หนังสือราชการภายนอก หนงั สือราชการภายใน หนังสอื รบั รอง และรายงานการประชุม สาหรับหนังสือราชการภายนอกและภายใน น้นั หากผทู้ ่ีปฏิบตั ิหน้าท่เี กย่ี วกับงานธุรการ จะตอ้ งมีความเข้าใจในสว่ นรายละเอียดอื่น ๆ เช่น ชน้ั ความลับ ชน้ั ความเรว็ สาหรับหนังสือทง้ั ชนดิ หนงั สือภายนอก และหนังสือภายใน จะมีช้ันความเรว็ และช้ันความลับที่ แสดงออกถึงความรวดเรว็ ทต่ี ้องรบี ดาเนนิ การ หรอื ความลบั ที่มีมากน้อยเพียงใด นอกจากเร่อื งชัน้ ความลบั ช้ันความเร็ว งานธุรการจาเป็นต้องเข้าใจเรื่องการกาหนดเลขท่ีออก หนังสือ รหัสพยัญชนะและเลขประจาของเจ้าเร่ือง ตัวตัวย่อของกระทรวงต่าง ๆ นอกจากตัวอย่าง ของหน่วยงานราชการท่ีเราต้องทราบในการเขียนหนังสือราชการ ตัวย่อจังหวัดในประเทศไทยก็ เกีย่ วขอ้ งกับหนังสอื ราชการเชน่ กนั ซ่ึงจะแสดงรหัสตัวพยัญชนะประจาจังหวัด และกรุงเทพมหานคร ให้กาหนดไว้ นอกจากน้ีแล้วยังมีเรื่องเลขประจาเจ้าของเร่ือง และแต่ว่าจะกาหนดไว้กี่หลัก แบ่งเป็น ส่วนกลาง และส่วนภมู ิภาค สาหรับรปู แบบการพิมพห์ นงั สอื ราชการไทยแต่ละประเภททีย่ กตวั อย่างมีความแตกต่างกันและ เป็นหนังสือราชการไทยท่ีพบบ่อยมากที่สุด คือ หนังสือราชการภายนอก หนังสือราชการภายใน หนังสือรับรอง รายงานการประชุม เป็นต้น หากฝึกฝนปฏิบัติบ่อย ๆ ก็จะเกิดความชานาญและ เช่ียวชาญต่อไป และนอกจากนีผ้ ู้ใช้งานยังสามารถใชโ้ ปรแกรมประยุกต์สาหรับเอกสารราชการไทยได้ จากโปรแกรมลิบร้า ออฟฟิศ เทมเพลต ซึ่งสามารถดาวน์โหลดใช้งานได้ฟรี มีความสามารถในการ จัดการงานเอกสารราชการได้ดีเช่นเดียวกับไมโครซอฟต์เวิร์ด แตกต่างกันเพียงเมนูในการใช้งานที่ สะดวกรวดเร็วเฉพาะกับงานราชการไทยที่อิงมาตรฐานระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ

199 คาถามท้ายบท กิจกรรมดา้ นทฤษฎี ข้อ 1-8 และกจิ กรรมดา้ นปฏบิ ตั ิ ข้อ 9-10 1. “หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วน ราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือท่ีมีถึงบุคคลภายนอก” จากขอ้ ความขา้ งตน้ นี้ หมายถึง หนงั สอื ราชการใด 2. “หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายใน กระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวดั เดียวกนั ” จากขอ้ ความขา้ งต้นน้ี หมายถงึ หนังสือราชการใด 3. สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง คืออะไรในหนงั สือราชการภายนอก 4. หนงั สือรบั รอง คอื อะไร มลี กั ษณะอย่างไร 5. รายงานการประชุมคอื อะไร มคี วามสาคัญอยา่ งไร 6. แนวปฏิบตั ิทดี่ ีของเลขานุการในการดาเนินการประชมุ ควรปฏิบัติอย่างไร 7. จงคน้ ควา้ หาตัวอย่างหนงั สอื ราชการภายนอกทีผ่ ิดรปู แบบ พรอ้ มแกไ้ ขให้ถกู ต้อง 8. จงคน้ ควา้ หาตวั อยา่ งหนังสอื ราชการภายในท่ผี ิดรปู แบบ พรอ้ มแกไ้ ขใหถ้ กู ต้อง 9. จงฝึกปฏบิ ัติการพิมพ์หนงั สอื ราชการภายนอกต่อไปน้ี ท่ี ศธ 1503/4475 / สานักงาน ก.ค. / ถนนศรีอยุธยา/ กรุงเทพ 10400 / 11 กันยายน 2528 / เร่ือง การอ้างอิง แหลง่ ที่มาของข้อมูล / เรียน อธิการบดี / (ย) ตามหนังสือสานักงานท ก.ค. ได้แจ้งมติ ก.ค. เกี่ยวกับหลักเกณฑ์และ วิธกี ารพิจารณากาหนดตาแหน่งและแต่งต้งั ข้าราชการครใู ห้ดารงตาแหน่งผู้ช่วยศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ นั้น (ย) บัดน้ี ก.ค.ได้พิจารณาเห็นว่า การเสนอผลงานทางวิชาการนั้น ควรแสดงให้เห็นเด่นชัดว่าส่วนใดเป็นของผู้เขียน และส่วนใดเป็นการนาเสนอข้อมูลจากหนังสือหรือเอกสารต่าง ๆ ซึ่งจะต้องอ้างอิงแสดงแหล่งที่มาของข้อมูล หรือ หนงั สอื หรือเอกสารนั้น ๆ ให้ชัดเจนด้วย ก.ค. จึงขอความร่วมมือ อ.ก.ค. กรมน้ีได้ตรวจสอบเรื่องดังกล่าวด้วย หาก จะแจ้งใหข้ า้ ราชการครูในสงั กดั ทราบและถอื ปฏิบตั จิ ะเกิดประโยชนแ์ กก่ ารพิจารณาผลงานทางวิชาการของขา้ ราชการ ครูต่อไป (ย) จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบและดาเนินการต่อไป (ย) ขอแสดงความนับถือ / นายสุรศักดิ์ พิมพ์สวัสด์ิ / เลขาธิการ ก.ค./ กองมาตรฐานกาหนดตาแหนง่ / โทร. 2458394 10. จงฝกึ ปฏิบตั ิการพมิ พ์หนงั สือราชการภายในต่อไปน้ี ส่วนราชการ คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏกาญจนบุรี / ที่ ศธ.0553.4/001 วันท่ี 20 พฤศจิกายน 2561 / เรอื่ ง ขอความอนเุ คราะห์ทา่ นเป็นผูเ้ ชี่ยวชาญในการประเมนิ ประสิทธิภาพบทเรียน / เรยี น ดร.ณรงค์ พนั ธุ์คง / (ย) ดว้ ย นายนิรตุ ต์ จรเจรญิ อาจารย์ประจาหลกั สูตรบรหิ ารธรุ กจิ บัณฑิต สาขาวชิ าคอมพวิ เตอรธ์ ุรกจิ มหาวิทยาลยั ราชภัฏกาญจนบุรี กาลังศึกษาค้นคว้างานวิจัยเร่ือง การส่งเสริมการศึกษาด้วยการพัฒนาบทเรียนท้องถ่ินออนไลน์ ชุมชนปากแพรก อาเภอเมือง จังหวัดกาญจนบุรี ประจาปีงบประมาณ 2561 และขณะน้ีได้ดาเนินการสร้างและ พฒั นาบทเรียนเสร็จสน้ิ เป็นทีเ่ รยี บรอ้ ยแล้ว การวจิ ยั คร้งั น้จี าเป็นต้องใหผ้ เู้ ช่ียวชาญตรวจสอบประสทิ ธภิ าพก่อนที่จะ นาไปใช้งานจริงตอ่ ไป (ย) ในการนี้ คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏกาญจนบุรี พิจารณาแล้วเห็นว่าท่าน เป็นผมู้ ีความรู้ ความสามารถและมีประสบการณ์ทางด้านน้ีเป็นอยา่ งดี จึงขอความอนเุ คราะห์ท่านเปน็ ผู้เช่ียวชาญใน ดา้ นเทคโนโลยกี ารศึกษาและคอมพวิ เตอรศ์ ึกษา เป็นผู้ประเมินประสทิ ธภิ าพบทเรียนท้องถิ่นออนไลน์ฯ ตามเอกสารที่ แนบมาพร้อมน้ี หากท่านมีขอ้ คดิ เหน็ ประการใดและตอ้ งการขอ้ มลู เพ่ิมเติม กรณุ าตดิ ตอ่ ท่ี นายนิรุตต์ จรเจริญ เบอร์ โทรศพั ท์ 09-9820-6755 (ย) จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดพิจารณา / (นายนริ ุตต์ จรเจริญ) รองคณบดี ปฏิบัติราชการแทน คณบดคี ณะวิทยาการจดั การ

200 เอกสารอา้ งองิ กรมการกงสุล กระทรวงการตา่ งประเทศ. (2557). ตัวอย่างหนงั สอื ขา่ ว. ค้นเมื่อ พฤษภาคม 31, 2564, จาก https://consular.mfa.go.th/th/content-category/ประกาศกรมการกงสลุ . กระทรวงวฒั นธรรม. (2560). ตัวอย่างหนังสือประทับตรา. คน้ เมื่อ กุมภาพันธ์ 6, 2560, จาก https://www.m-culture.go.th/th/index.php. งานบรหิ ารการคลัง มหาวทิ ยาลยั ราชภัฏกาญจนบรุ .ี (2564). ตวั อยา่ งหนังสอื มอบอานาจ. คน้ เม่ือ พฤษภาคม 31, 2564, จาก http://department.kru.ac.th/finance/doc/2.pdf. ธนู ทดแทนคณุ . (2559). การเขียนสาหรบั ขา้ ราชการ. พมิ พค์ รัง้ ท่ี 2. กรุงเทพฯ: โอเดยี นสโตร์. ประวณี ณ นคร. (2556). การเขยี นหนังสอื ตดิ ต่อราชการและธุรกิจ. นนทบรุ ี: สานักงาน ก.พ. ปราณี กันธิมา. (2562). การเขยี นหนงั สือราชการ. คน้ เมื่อ มีนาคม 17, 2562, จาก https://erp.mju.ac.th/acticleDetail.aspx?qid=708. ปรชี า พนั ธเสน. (2557). การเขยี นหนังสอื ราชการ การเขียนข้อพจิ ารณาฝ่ายอานวยการ รายงานการประชมุ . กรุงเทพฯ: สตู รไพศาล. มหาวิทยาลยั ราชภฏั กาญจนบุรี. (2563). ตวั อย่างหนังสือประกาศ. ค้นเม่ือ ธันวาคม 25, 2563, จาก https://council.kru.ac.th/upload/rule/three/271120_08324811111.pdf.pdf. มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี. (2564). ตวั อยา่ งหนงั สือแถลงการณ์. คน้ เมื่อ พฤษภาคม 31, 2564, จาก https://www.ubu.ac.th/new/news_read.php?id=19571. รงุ่ หทยั บุญพรม. (2564). งานสารบรรณ ไม่ใชเ่ ร่อื งง่าย ไมใ่ ชเ่ รือ่ งยาก พมิ พ์คร้งั ท่ี 4 (ดอกบวั ใตเ้ สาชิงช้า). กรงุ เทพฯ: กดู๊ เฮด พรนิ้ ทต์ ้ิง แอนด์ แพคเกจจ้งิ กรปุ๊ . ลิบรา้ ออฟฟิศ คลบั . (2556). LibreOffice ฟเี จอร์ใหม่ - LibreOffice สาหรับราชการไทย. คน้ เมือ่ ธันวาคม 25, 2563, จาก http://www.libreofficeclub.com/2013/08/libreoffice-libreoffice.html. สภามหาวิทยาลัยราชภัฏกาญจนบุรี. (2562). ตวั อยา่ งหนังสือระเบียบ. คน้ เมือ่ ธันวาคม 25, 2563, จาก https://council.kru.ac.th/upload/rule/one/221119_08591412345678.pdf.pdf. ________. (2563). ตวั อยา่ งหนังสือขอ้ บังคบั . คน้ เม่ือ ธนั วาคม 25, 2563, จาก https://council.kru.ac.th/upload/rule/two/230320_111339123.pdf.pdf. ________. (2563). ตัวอยา่ งหนงั สือคาสงั่ . คน้ เมอ่ื ธนั วาคม 25, 2563, จาก https://council.kru.ac.th/upload/order/211220_103745021-63.pdf.pdf.

แผนบรหิ ารการสอนประจาบทที่ 8 การใช้โปรแกรมประยกุ ต์เพ่อื การวเิ คราะห์ขอ้ มูล หัวข้อเนอ้ื หา 1. ลักษณะท่ัวไปของโปรแกรมประยกุ ตเ์ พื่อการวเิ คราะห์ข้อมูล 2. การจดั การข้อมูลในแผน่ งานและสมุดงาน 3. การจัดการขอ้ มลู ด้วยกราฟและแผนภมู เิ พอ่ื สรุปข้อมูลสาหรับผูบ้ รหิ าร 4. การสรุปข้อมูลด้วยไพวอท เทเบ้ลิ และไพวอท ชาร์ต 5. ตัวอย่างการใชโ้ ปรแกรมไมโครซอฟต์ เอก็ เซลในงานธุรกจิ วัตถุประสงค์เชงิ พฤติกรรม 1. อธิบายลักษณะทว่ั ไปของโปรแกรมประยุกต์เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลได้ 2. ปฏิบตั กิ ารจดั การขอ้ มลู ในแผ่นงานและสมุดงานได้ 3. ปฏบิ ัติการจัดการข้อมูลดว้ ยกราฟและแผนภูมิเพอ่ื สรุปข้อมูลสาหรับผู้บริหารได้ 4. ปฏิบตั ิการสรปุ ขอ้ มูลดว้ ยไพวอท เทเบลิ้ และไพวอท ชาร์ตได้ 5. ปฏบิ ัติตามตัวอย่างการใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์ เอ็กเซลในงานธรุ กิจได้ วธิ สี อนและกจิ กรรมการเรียนการสอน 1. วธิ ีสอน 1.1 วธิ ีสอนแบบบรรยาย 1.2 วธิ สี อนแบบปฏบิ ตั ิ 1.3 วธิ สี อนแบบระดมสมอง 2. กิจกรรมการเรยี นการสอน 2.1 ผู้สอนแบ่งกลุ่มเพื่อระดมสมองประเด็นความสาคัญของการใช้โปรแกรมประยุกต์เพื่อ การวิเคราะห์ข้อมูล นาไปใช้ในหน่วยงานธุรกิจได้อย่างไร มีข้อดี ข้อเสียอย่างไร แล้วตอบคาถามใน ลักษณะแลกเปล่ยี นความคิดเห็น ร่วมกนั สรุป 2.2 ผสู้ อนบรรยายพรอ้ มทั้งฝึกปฏบิ ตั ิกบั โปรแกรมเอก็ เซลในเรอื่ งต่อไปน้ี 2.2.1 ลักษณะท่วั ไปของโปรแกรมประยกุ ตเ์ พื่อการวิเคราะหข์ ้อมลู 2.2.2 การจดั การข้อมูลในแผ่นงานและสมุดงาน 2.2.3 การจดั การข้อมูลด้วยกราฟและแผนภมู ิเพอื่ สรุปข้อมูลสาหรบั ผบู้ รหิ าร 2.2.4 การสรปุ ข้อมลู ดว้ ยไพวอท เทเบลิ้ และไพวอท ชารต์ 2.2.5 ตวั อย่างการใชโ้ ปรแกรมไมโครซอฟต์ เอก็ เซลในงานธุรกิจ

202 2.3 ฝึกปฏิบัติการการใช้งานแผ่นงาน สมุดงาน ฝึกใช้สูตรการคานวณ และการจัดการ ขอ้ มูลด้วยกราฟ แผนภมู ิ ปฏบิ ตั ิตามตวั อย่าง พร้อมทงั้ เปิดโอกาสใหผ้ ู้เรียนถามขอ้ สงสัย 2.4 ผเู้ รียนศึกษาเน้ือหาท่ีเรยี นพร้อมเปิดโอกาสใหแ้ ลกเปลย่ี นความรู้กับเพ่ือนในห้องเรียน และตอบคาถามท้ายบท สอื่ การเรยี นการสอน 1. เอกสารประกอบการสอน รายวิชา การใช้โปรแกรมประยุกต์ทางธรุ กจิ 2. โปรแกรมสาเรจ็ รปู Power Point ประกอบการสอน 2.1 ลักษณะทั่วไปของโปรแกรมประยกุ ต์เพอื่ การวเิ คราะหข์ ้อมูล 2.2 การจัดการข้อมูลในแผ่นงานและสมุดงาน 2.3 การจัดการขอ้ มูลด้วยกราฟและแผนภูมเิ พือ่ สรปุ ข้อมลู สาหรับผ้บู รหิ าร 2.4 การสรุปขอ้ มลู ด้วยไพวอท เทเบ้ิล และไพวอท ชารต์ 2.5 ตวั อยา่ งการใชโ้ ปรแกรมไมโครซอฟต์ เอก็ เซลในงานธุรกิจ 3. ใบงานฝึกปฏบิ ตั ิ 4. โปรแกรมสาเรจ็ รปู Microsoft Excel 5. เวบ็ ไซต์ www.youtube.com 6. เวบ็ ไซต์ www.mentimeter.com 7. บทเรยี นออนไลน์ www.elearningbynirut.com/moodle/ การวัดผลและประเมินผล 1. สงั เกตการระดมสมองแลกเปลีย่ นความคิดเห็น 2. สงั เกตจากพฤติกรรมการเรยี น 3. ตรวจผลงานการฝกึ ปฏิบัติ 4. ตรวจผลงานคาถามท้ายบท 5. ทดสอบภาคปฏบิ ัติการสรุปข้อมูลเพื่อนาเสนอผ้บู ริหาร

203 บทที่ 8 การใช้โปรแกรมประยกุ ต์เพ่ือการวเิ คราะหข์ อ้ มูล โปรแกรมสาเร็จรูปสาหรับทางธุรกิจมีอยู่ด้วยกันหลายประเภท หลายลักษณะ ซ่ึงสามารถ เลือกใช้งานได้ตามลักษณะของงานเพ่ือเพิ่มประสิทธิภาพในการทางานขององค์การ โปรแกรม สาเร็จรูปทั่วไปด้านการวิเคราะห์ข้อมูลในชุดโปรแกรมสานักงานอย่างโปรแกรมไมโครซอฟต์ เอ็กเซล (microsoft excel) มีความสามารถในเรื่องการวิเคราะห์ข้อมูล ต้ังแต่ข้อมูลพ้ืนฐานการบวก ลบ คูณ หาร ยกกาลัง จนถึงขั้นสูงที่มีการวิเคราะห์สถิติสาหรับงานวิจัย องค์การธุรกิจส่วนใหญ่แล้วนา โปรแกรมประยุกต์น้ีไปช่วยเพ่ิมประสิทธิภาพการทางานกันอย่างหลากหลาย เช่น การบันทึกข้อมูล การจ่ายเงินเดือนพนักงาน การบันทึกรายรับ รายจ่าย จนกระทั่งใช้สาหรับพยากรณ์ข้อมูล เป็นต้น ดว้ ยความสามารถทหี่ ลากหลายจงึ เปน็ ท่ีนิยมในปจั จบุ ัน ในบทนี้จะอธิบายถึง ลักษณะทั่วไปของโปรแกรมประยุกต์เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูล การจัดการ ข้อมูลในแผ่นงานและสมุดงาน การจัดการข้อมูลด้วยกราฟและแผนภูมิเพื่อสรุปข้อมูลสาหรับผู้บริหาร และการสรุปข้อมูลด้วยไพวอท เทเบ้ิล และไพวอท ชาร์ต และตัวอย่างการใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์ เอก็ เซลในงานธุรกจิ โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้ ลักษณะท่วั ไปของโปรแกรมประยกุ ตเ์ พอ่ื การวิเคราะห์ขอ้ มูล เมื่อกล่าวถึงโปรแกรมประยุกต์เพ่ือการวิเคราะห์ข้อมูล คนส่วนใหญ่จะนึกถึงโปรแกรม ไมโครซอฟตเ์ อ็กเซล ซง่ึ โปรแกรมดังกล่าวเปน็ โปรแกรมประยกุ ตเ์ พอ่ื ใช้งานทว่ั ไป อยู่ในชดุ โปรแกรมสานักงาน ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ (microsoft office) แต่ในปัจจุบันก็ยังมีโปรแกรมประยุกต์บนเว็บที่ให้บริการด้านการ วิเคราะห์ข้อมูลหลายโปรแกรมโดยท่ผี ใู้ ชง้ านไม่จาเปน็ ตอ้ งตดิ ตัง้ โปรแกรมลงบนเครือ่ ง ลักษณะทั่วไปแล้วโปรแกรมประยุกต์เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูล จะมีความสามารถในการจัดการ ข้อมูลตัวเลขจานวนมาก เพื่อนาข้อมูลเหล่าน้ีไปประมวลผลหาผลลัพธ์หรือเปรียบเทียบวิเคราะห์ สรุปผลเป็นสารสนเทศในรูปแบบตาราง กราฟ แผนภูมิต่าง ๆ เป็นต้น จะมีลักษณะเป็นช่องตาราง จานวนมาก เรียกว่า เซลล์ (cell) ในหน่ึงไฟล์จะประกอบด้วยแผ่นงาน (worksheet) รวมกันเป็นสมุดงาน (workbook) (จีระสิทธ์ิ อึ้งรตั นวงศ,์ 2558, หน้า 173) โปรแกรมในลักษณะนี้จะมีความสามารถในการคานวณ และสร้างกราฟจากข้อมูลได้รวดเร็ว ทาให้การ คานวณในตารางสะดวก ง่าย และรวดเร็ว จัดเก็บข้อมูลในเป็นระบบระเบียบของตารางข้อมูล พร้อมนาเสนอ ขอ้ มูลในรูปของกราฟต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้สามารถเห็นความแตกต่างของข้อมูลและทาความเข้าใจได้ ง่ายขึ้น นอกจากน้ีแล้วช่วยบริหารจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ ในลักษณะการจัดเรียงข้อมูล คัดเลือกข้อมูล เฉพาะท่ีต้องการได้ เพื่อช่วยในการเปรียบเทียบและตัดสินใจเกี่ยวกับงานต่าง ๆ ได้ง่ายและแม่นยา อีกหนึ่ง ความสามารถ คือ การคานวณข้อมูล การใช้ฟังก์ชั่นพิเศษ สามารถนาข้อมูลท่ีอยู่ในแต่ละแผ่นงานมาคานวณ ร่วมกนั ได้ และการบรหิ ารข้อมลู ท่ีมีปรมิ าณมาก ๆ ได้ (อมั รินทร์ เพช็ รกลุ , 2560, หน้า 23-24)

204 จากลักษณะท่ัวไปแล้วสามารถสรุปได้ว่า โปรแกรมประยุกต์เพ่ือการวิเคราะห์ข้อมูลที่นิยมใช้ งานในปัจจุบันคือ ไมโครซอฟต์เอ็กเซล สามารถจัดการข้อมูลในแผ่นงานและสมุดงาน ใช้สูตรคานวณ ทางสถิติได้ และสามารถจัดการข้อมูลด้วยกราฟเพ่ือสรุปข้อมูลสาหรับผู้บริหาร สาหรับหน้าต่าง โปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล แสดงดงั ภาพที่ 8.1      ภาพที่ 8.1 หน้าตา่ งโปรแกรมไมโครซอฟตเ์ อ็กเซล ท่มี า (จรี ะสิทธิ์ อ้ึงรตั นวงศ์, 2558, หนา้ 174) จากภาพที่ 8.1 หน้าต่างโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล แสดงส่วนประกอบท่ีสาคัญของสมุด งานได้ดงั น้ี สาหรับส่วนประกอบที่สาคญั ของสมุดงาน ประกอบด้วย 5 สว่ นทสี่ าคญั ไดแ้ ก่ 1. กล่องชื่อ (Name box) ชอ่ งสาหรับแสดงตาแหน่งเซลล์ และชอ่ื เซลล์ 2. ปุ่มตกลงหรอื ยกเลิก เม่ือพมิ พข์ อ้ ความในแถบสตู ร (Formula bar) 3. ปุ่มฟังกช์ ัน สาหรับคน้ หาและใสฟ่ ังก์ชันหรือสตู รคานวณสาเรจ็ รูปลงในเซลล์ 4. แถบ Formula bar ช่องสาหรบั พมิ พ์และแกไ้ ขขอ้ ความ ตวั เลข และสูตรคานวณทางคณติ ศาสตร์ 5. แผ่นงาน (Worksheet) หรอื หน้ากระดาษในสมดุ งาน สว่ นประกอบพ้ืนฐานท่สี าคญั ของโปรแกรมเป็นสว่ นที่ผ้ใู ช้งานจาเปน็ ต้องทราบและมีการใช้งาน ส่วนนั้นบ่อย ๆ จึงควรศึกษาและทาความเข้าใจเพื่อต่อยอดในระดับท่ีสูงข้ึน นอกจากนี้แล้วพ้ืนฐาน เรือ่ งมุมมองเอกสารในโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซลก็ควรทราบ แต่ผู้ใช้งานส่วนใหญ่แล้วจะไม่ค่อยมี การปรับเปล่ียนการใช้งานบ่อยนักเหมือนกับโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ซึ่งโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล มีมุมมองของเอกสารอยู่ด้วยกัน 3 มุมมอง แต่ละมุมมองก็จะมีรูปแบบการใช้งานท่ีต่างกัน เพื่อความ สะดวกในการทางานกับเอกสาร โดยมรี ายละเอยี ดดังนี้ 1. มุมมองปกติ (Normal View) เป็นมุมมองปกติที่ใช้สาหรับป้อนข้อความ ตัวอักษร ตัวเลข รูปภาพ ซึง่ จะมองไมเ่ หน็ ระยะขอบกระดาษ และจะมีเส้นกริด (Gridlines) เป็นตัวแบ่งแถวและคอลัมน์ ตัวอย่างมุมมอง ปกติ แสดงดงั ภาพท่ี 8.2

205 ภาพท่ี 8.2 แสดงมุมมองปกติ ทีม่ า (จรี ะสทิ ธ์ิ อง้ึ รตั นวงศ์, 2558, หนา้ 174) 2. มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (Page Layout) เป็นมุมมองท่ีจะแสดงให้เห็นเหมือนกับเม่ือ พิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์ โดยจะแบ่งเป็นหน้า ๆ สามารถกาหนดหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และ เลขหน้าได้ ซึ่งมุมมองน้ีจะใช้ตอนที่เราตกแต่งเอกสาร ตัวอย่างมุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ แสดงดัง ภาพท่ี 8.3 ภาพที่ 8.3 แสดงมุมมองเคา้ โครงเหมือนพิมพ์ ที่มา (จีระสทิ ธ์ิ อง้ึ รัตนวงศ์, 2558, หนา้ 175) 3. มุมมองแบ่งหน้า (Page Break Preview) เป็นมุมมองที่จะแสดงให้เห็นเป็นหน้า ๆ แต่จะไม่ สามารถมองเห็น หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และเลขหน้าได้ ตัวอย่างมุมมองแบ่งหน้า แสดงดังภาพท่ี 8.4

206 ภาพที่ 8.4 แสดงมุมมองแบ่งหน้า ท่ีมา (จรี ะสทิ ธิ์ อึ้งรตั นวงศ์, 2558, หน้า 175) ผใู้ ช้งานสามารถเลือกใช้งานมุมมองเอกสารได้ท้ัง 3 มุมมอง ท้ังน้ีอาจข้ึนอยู่กับความเหมาะสม และจาเป็นการใช้งาน นอกจากมุมมองการใช้งานท่ีเป็นพื้นฐานแล้วอีกหลักการพ้ืนฐานที่จาเป็น คือ การบันทึกงาน นับว่าเป็นเรื่องสาคัญท่ีส่งผลต่อการนาไฟล์งานกลับมาใช้งานอีกคร้ัง ซึ่งโดยท่ัวไปจะมี การบันทึกไฟล์ 2 แบบ คือ วิธีการโดยไปที่ File  Save หรือ Save As โดยท้ัง 2 แบบ มีความ แตกตา่ งกันดังน้ี (ศริ ะ เอกบุตร, 2558 หน้า 62-63) 1. บันทกึ เป็น (Save As) คอื การบันทกึ ไฟลใ์ หม่ตั้งชื่อใหมไ่ ดแ้ ละเปลย่ี นนามสกลุ ของไฟลไ์ ด้ดว้ ย 2. บันทึก (Save) คือ การบันทึกลงไปที่ไฟล์เดิมท่ีเคยบันทึกไว้แล้ว (แต่ถ้ายังไม่เคยบันทึกมา ก่อนเลย มันจะบังคับให้เป็นการบันทึกเป็น) เมื่ออยู่ในหน้าจอที่จะบันทึกจะมี 2 ส่วนหลัก ๆ ท่ีอาจต้อง กรอกข้อมูล คอื ช่ือแฟ้ม (File name) และ บันทกึ เป็นชนิด (Save as type) แสดงดังภาพท่ี 8.5 ภาพที่ 8.5 แสดงการบนั ทึกข้อมลู ทมี่ า (ศิระ เอกบตุ ร, 2558 หน้า 62)

207 2.1 ชอ่ื แฟ้ม (File name) ตั้งช่ือไฟล์ไดต้ ามต้องการ 2.2 บันทึกเปน็ ชนดิ (Save as type) มีอยูห่ ลายแบบ แตท่ ส่ี าคญั มีดังน้ี 2.2.1 .xlsx สาหรับบนั ทึกไฟลแ์ บบปกติ (Version 2007 ขึ้นไป) 2.2.2 .xlsm สาหรบั บันทึกไฟล์ท่มี มี าโคร (macro) (Version 2007 ข้ึนไป) 2.2.3 .xls สาหรับบันทึกไฟล์ได้ทั้งปกติ และมีมาโคร (Version ต่ากว่า 2007) ถ้าต้อง เปิดในรุน่ (version) เก่า ๆ เช่น 2003 แนะนาให้บันทกึ เปน็ รูปแบบนี้ รูปแบบนามสกลุ Format.xlsx นนั้ มกี ารบีบอดั ไฟล์ใหเ้ ลก็ ลงโดยอตั โนมตั ิ ถา้ สังเกตดี ๆ ไฟล์จะขนาด เล็กกว่า Format.xls หากลองเปลีย่ นนามสกลุ .xlsx เป็น .zip แลว้ Unzip การบันทึกไฟล์อยา่ งรวดเรว็ ในโปรแกรมมหี ลายขัน้ ตอนกว่าจะไปถึงหน้าที่ให้เลือกว่าจะ บันทึก ลงท่ีโฟลเดอร์ (folder) แตย่ งั มีวิธีทที่ าให้ง่ายและรวดเรว็ ขนึ้ โดยมีข้นั ตอนแสดงดงั ภาพท่ี 8.6 ภาพที่ 8.6 แสดงการบนั ทึกข้อมลู แบบบนั ทกึ เป็น ทีม่ า (ศิระ เอกบตุ ร, 2558 หนา้ 63) จากภาพท่ี 8.6 เรยี กว่า แบ็คสเตจ วิว (backstage view) วิธีท่ีเร็วกว่าในการบันทึกไปท่ีโฟลเดอร์ตรง ๆ คือ ใหก้ ดคีย์ลดั F12 บนแป้นพมิ พ์เพอื่ ทาการบนั ทีกเป็น แตว่ ่าแบบกดแป้นพิมพ์ F12 ก็ยังไม่ดี เพราะบางที อาจลืมกด F12 แต่ไปกด ctrl+s แทน แต่มีวิธีแก้แบบถาวร คือ ให้เลือกในตัวเลือก (Option)  บันทึก (Save)  ไม่แสดงแบ็คเสตจ วิว เม่ือเปิดแฟ้มหรือบันทึกแฟ้ม (Don’t show the Backstage when opening or saving files) เท่านี้ก็จะกลับมาเหมือนโปรแกรมรุ่นก่อน ๆ สาหรับการต้ังค่าการบันทึกข้อมูล F12 แบบถาวร แสดงดังภาพที่ 8.7 ภาพท่ี 8.7 แสดงการต้ังค่าการบันทกึ ขอ้ มลู F12 แบบถาวร ท่มี า (ศริ ะ เอกบตุ ร, 2558 หนา้ 63)

208 นอกจากเร่ืองการบันทึกไฟล์งาน เม่ือกล่าวถึงลักษณะการทางานจะพบว่า โปรแกรม ไมโครซอฟต์เอ็กเซลน้ัน จะมีลักษณะเป็นตารางงานมีแถวและคอลัมน์ตัดกันเป็นช่องตารางท่ีเรียกว่า เซลล์ ก่อนจะทาการจัดการข้อมูลในแผ่นงานและสมุดงานได้ต้องทาความเข้าหลักการทางานของเซลล์ เบื้องต้นก่อน โดยมีรายละเอียดหลักการทางานของเซลล์เบื้องต้นดังนี้ (จีระสิทธิ์ อ้ึงรัตนวงศ์, 2558, หน้า 185-205) 1. เซล (cell) คือ ช่องสี่เหล่ียมท่ีเกิดจากจากตัดของคอลัมน์และแถว ใช้สาหรับพิมพ์ข้อความ ตัวอักษร หรือตัวเลขลงไป โดยแต่ละช่องเซลจะมีชื่อเซล ซึ่งจะแสดงในกล่องช่ือ (name box) เช่น เซล D5 ก็คือ คอลมั น์ D แถว 5 โดยคอลัมนจ์ ะเริ่มต้นท่ี A ส่วนแถวจะเริ่มต้นท่ี 1 2. สาหรับวิธีการเลือกเซล เมื่อต้องการป้อนข้อมูล แก้ไขข้อมูล หรือตกแต่งรูปแบบแสดงผล สามารถทาได้หลายวิธีด้วยกันขึ้นอยู่กับลักษณะการใช้งาน เราสามารถเลือกเซลเดียว เลือกหลายเซลติดกัน เลือกหลายเซลไมต่ ิดกัน การเลอื กเซลทัง้ แถว เลือกท้งั คอลมั น์ เป็นตน้ 3. การแทรกแถวและคอลัมน์ เม่ือพิมพ์ข้อมูลต่าง ๆ ลงไปในแต่ละเซลเรียบร้อยแล้ว หาก ต้องการเพ่ิมแถวรายการข้อมูลหรือคอลมั นห์ วั ข้อเข้าไปในแผน่ งาน กส็ ามารถทาไดต้ ลอดเวลา 3.1 การแทรกแถวเม่ือแทรกแถวเข้ามาแล้ว แถวใหม่จะแทรกเข้ามาด้านบนของแถวที่เลือก โดยมขี ้นั ตอนดังน้ี  คลกิ เมาส์หัวแถวทีต่ ้องการแทรก แสดงดังภาพท่ี 8.8  ภาพท่ี 8.8 แสดงการเลือกหัวแถวท่ตี อ้ งการแทรก ทม่ี า (จีระสิทธิ์ อ้งึ รัตนวงศ์, 2558, หน้า 195)  คลกิ ลกู ศรทป่ี มุ่ แทรก (Insert) ในแทบ็ หนา้ แรก (HOME) แสดงดงั ภาพที่ 8.9  คลิกคาส่ังแทรกแถวในแผน่ งาน (Insert Sheet Rows) เพื่อแทรกแถว แสดงดังภาพท่ี 8.9   ภาพที่ 8.9 แสดงการเลอื กปมุ่ แทรกเพอ่ื แทรกแถว ท่ีมา (จีระสิทธ์ิ อึ้งรัตนวงศ์, 2558, หนา้ 195)

209  จากน้ันแถวที่เลือกจะถูกเล่ือนลงไปด้านล่างโดยมีแถวใหม่แทรกเข้ามา แสดงดัง ภาพท่ี 8.10  ภาพที่ 8.10 แสดงแถวทไ่ี ด้ทาการแทรกสาเรจ็ แล้ว ที่มา (จีระสิทธ์ิ อึ้งรัตนวงศ์, 2558, หน้า 195) 3.2 การแทรกคอลัมน์ เม่ือแทรกคอลัมน์เข้ามาแล้ว คอลัมน์ใหม่จะแทรกเข้ามาด้านบน ของคอลัมนท์ ่ีเลอื ก โดยมีขน้ั ตอนดังน้ี  คลกิ เมาส์หัวคอลัมนท์ ต่ี อ้ งการแทรก แสดงดงั ภาพที่ 8.11  ภาพที่ 8.11 แสดงการเลือกหัวคอลัมนท์ ่ตี ้องการแทรก ท่มี า (จีระสิทธ์ิ อึง้ รตั นวงศ์, 2558, หนา้ 195)  คลิกลูกศรทีป่ มุ่ แทรก (Insert) ในแท็บหนา้ แรก (HOME) แสดงดงั ภาพท่ี 8.12  คลิกคาสัง่ แทรกคอลมั น์ในแผ่นงาน (Insert Sheet Columns) เพื่อแทรกคอลัมน์ แสดงดังภาพท่ี 8.12

210   ภาพท่ี 8.12 แสดงการเลือกปมุ่ แทรกเพือ่ แทรกคอลมั น์ ทมี่ า (จีระสทิ ธ์ิ อึง้ รตั นวงศ์, 2558, หนา้ 195)  จากนนั้ คอลมั นท์ เ่ี ลอื กจะถกู เลื่อนออกไปทางด้านขวา โดยมีคอลัมน์ใหม่แทรกเข้ามา แสดง ดงั ภาพที่ 8.13 ภาพที่ 8.13 แสดงคอลัมนท์ ี่ได้ทาการแทรกสาเร็จแลว้ ท่ีมา (จีระสิทธ์ิ อ้งึ รตั นวงศ์, 2558, หนา้ 196) 4. การลบแถวและคอลมั น์ เมอ่ื ต้องการลบแถวหรือคอลมั น์ทไี่ มต่ ้องการแล้ว ก็สามารถทาได้ 4.1 การลบแถว เมอ่ื ลบแถวท่เี ลอื กออกไปแล้วแถวใหม่จะเล่ือนขึ้นมาแทนที่แถวที่ลบ โดย มีข้นั ตอนดงั น้ี  คลิกเมาสห์ ัวแถวทีต่ อ้ งการลบ แสดงดงั ภาพที่ 8.14

211  ภาพท่ี 8.14 เลือกหวั แถวท่ีตอ้ งการลบ ทีม่ า (จีระสทิ ธ์ิ อ้ึงรัตนวงศ์, 2558, หน้า 196) ภาพที่ 8.15  คลกิ ลูกศรทป่ี ุ่มลบ (Delete) ในแท็บหน้าแรก (HOME) แสดงดังภาพที่ 8.15  คลิกคาส่ังลบแถวในแผ่นงาน (Delete Sheet Rows) เพื่อลบแถว แสดงดัง   ภาพท่ี 8.15 แสดงการเลือกคาส่ังลบแถวในแผ่นงาน ทม่ี า (จีระสิทธิ์ อง้ึ รัตนวงศ์, 2558, หน้า 196) 4.2 การลบคอลัมน์ เมอื่ ลบคอลมั นท์ ่เี ลอื กออกไปแล้ว คอลัมน์ถัดไปทางขวามือจะเล่ือนมา แทนทคี่ อลมั นท์ ีถ่ ูกลบ โดยมขี ัน้ ตอนดงั นี้  คลิกเมาสค์ อลมั นท์ ี่ตอ้ งการลบ แสดงดงั ภาพที่ 8.16  ภาพท่ี 8.16 แสดงการคลิกเมาส์เลือกคอลัมน์ทต่ี ้องการลบ ที่มา (จีระสทิ ธ์ิ องึ้ รตั นวงศ์, 2558, หน้า 197)

212  คลกิ ลูกศรท่ีปมุ่ ลบ (Delete) ในแทบ็ หน้าแรก (HOME) แสดงดงั ภาพท่ี 8.17  คลิกคาสั่งลบคอลัมน์ในแผ่นงาน (Delete Sheet Columns) เพ่ือลบคอลัมน์ แสดงดังภาพที่ 8.17   ภาพท่ี 8.17 แสดงการเลอื กคาสงั่ ลบคอลมั น์ในแผ่นงาน ที่มา (จรี ะสทิ ธิ์ อึง้ รัตนวงศ์, 2558, หนา้ 196) 4.3 การปรบั ขนาดของช่องแถวและคอลัมน์ให้มีขนาดกว้างข้ึนหรือแคบลง หรือสูงมากขึ้น หรือสูงน้อยลง เพ่ือให้พอดีเหมาะสมกับข้อความหรือตัวเลขท่ีพิมพ์ลงไปในช่องเซล ก็สามารถทาได้ โดยเป็นการปรบั ขนาดทัง้ คอลัมน์หรือทัง้ แถว โดยแต่ละวิธีมีรายละเอยี ดดงั น้ี 4.3.1 ปรับขนาดคอลัมน์หรือแถวโดยการลากเส้นกริด ซ่ึงเป็นการใช้เมาส์คลิก ลากเส้นกรดิ ในแนวต้ังไปทางขวาหรอื ซา้ ยเพ่ือปรับขนาดคอลัมน์ หรือลากเส้นกริดแนวนอนขึ้นลงเพ่ือ ปรับความสูงของแถว แสดงดังภาพที่ 8.18 ภาพท่ี 8.18 แสดงปรับขนาดคอลัมนห์ รอื แถวโดยการลากเส้นกรดิ ทมี่ า (จรี ะสิทธ์ิ อ้ึงรัตนวงศ์, 2558, หน้า 197) 4.3.2 ปรับขนาดคอลัมนห์ รอื แถวใหพ้ อดีกบั ข้อความ  คลกิ เมาสท์ ่หี ัวคอลมั น์หรอื แถวท่ีต้องการปรบั ขนาด แสดงดงั ภาพท่ี 8.19

213 ภาพท่ี 8.19 แสดงการคลิกเมาสท์ ี่หัวคอลัมนห์ รือแถวที่ตอ้ งการปรับขนาด ที่มา (จีระสิทธ์ิ อ้งึ รัตนวงศ์, 2558, หน้า 198)  คลกิ ลกู ศรท่ีปุ่ม รูปแบบ (Format) ในแท็บ หนา้ แรก (HOME)  คลิกคาส่ัง ปรับความกว้างของคอลัมน์พอดีอัตโนมัติ (AutoFit Column Width)/ปรับความสงู ของแถวพอดอี ัตโนมัติ (AutoFit Row Height) แสดงดังภาพท่ี 8.20 ภาพท่ี 8.20 แสดงการคลิกป่มุ รูปแบบในแทบ็ หนา้ แรกและปรบั ความกว้างของคอลมั น์พอดีอัตโนมตั ิ/ ปรบั ความสูงของแถวพอดีอตั โนมตั ิ ทมี่ า (จีระสทิ ธิ์ อึ้งรัตนวงศ์, 2558, หนา้ 198)

214  จากน้ันคอลัมน์หรือแถวที่เลือกจะมีขนาดกว้างหรือสูงพอดีกับข้อความ แสดงดงั ภาพท่ี 8.21 ภาพท่ี 8.21 แสดงคอลัมน์หรอื แถวท่เี ลอื กจะมีขนาดกวา้ งหรือสูงพอดกี ับข้อความ ที่มา (จีระสิทธิ์ องึ้ รัตนวงศ์, 2558, หนา้ 198) 4.3.3 ปรบั ขนาดโดยระบุขนาด  คลิกเมาส์ขวาคอลัมน์หรือแถวท่ีต้องการปรับขนาดแล้วเลือกคาส่ังความกว้าง คอลมั น์ (Column Width) หรอื ความสงู ของแถว (Row Height) แสดงดงั ภาพท่ี 8.22 ภาพที่ 8.22 แสดงการคลิกเมาสเ์ ลอื กคาส่ังความกวา้ งคอลมั น์/ความสูงของแถว ทีม่ า (จีระสิทธิ์ อึ้งรัตนวงศ์, 2558, หนา้ 199)  จะแสดงหน้าต่างความกว้างคอลัมน์ (Column Width) หรือความสูงของ แถว (Row Height) ขนึ้ มา ใหก้ าหนดขนาดลงไปตามทตี่ อ้ งการ  คลกิ ปมุ่ ตกลง (OK) แสดงดงั ภาพท่ี 8.23

215 ภาพที่ 8.23 แสดงการระบตุ ัวเลขความกว้างคอลมั น์/ความสงู แถว ทม่ี า (จรี ะสทิ ธิ์ อ้ึงรัตนวงศ์, 2558, หนา้ 199)  จากนั้นคอลมั นห์ รอื แถวทเี่ ลอื กจะมขี นาดกว้างหรอื สงู เทา่ กบั ขนาดทก่ี าหนด ภาพที่ 8.24 แสดงคอลัมนห์ รอื แถวที่สาเรจ็ ทม่ี า (จีระสทิ ธ์ิ อึ้งรัตนวงศ์, 2558, หนา้ 199) การจัดการขอ้ มลู ในแผ่นงานและสมุดงาน การจัดการข้อมูลในแผน่ งานและสมุดงานน้ัน โปรแกรมไมโครซอฟต์ เอ็กเซล สามารถจัดรูปแบบให้กับ ข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการได้ เช่น ใส่จุดทศนิยม ใส่ตัวคั่นหลักพัน สกุลเงิน เครื่องหมาย เปอร์เซ็นต์ เป็นต้น ในหัวข้อน้ีจะกล่าวถึง ตัวอย่างการใส่จุดทศนิยม การใส่ตัวคั่นหลักพัน การใส่สกุลเงิน การจัดรูปแบบวันที่และเวลา การปรับแต่งข้อมูลด้วยรูปแบบอัตโนมัติ และการป้อนชุดข้อมูลอย่างรวดเร็ว ดว้ ยการเติมข้อมูลอัตโนมัติ โดยมรี ายละเอียดดังนี้ (จรี ะสทิ ธ์ิ องึ้ รัตนวงศ์, 2558, หนา้ 206-216) 1 การใส่ทศนยิ ม ตัวคน่ั หลกั พนั เปอร์เซน็ ต์ และสกุลเงิน 1.1 เลือกเซลทตี่ ้องการจัดรปู แบบ 1.2 คลกิ ปมุ่ คาสัง่ เพ่ือเลือกใช้งาน ตามสัญลักษณด์ ังนี้

216 เพมิ่ หลกั ทศนิยม ลดหลักทศนยิ ม ใสเ่ คร่ืองหมายคน่ั หลักพนั ใส่เปอรเ์ ซน็ ต์ ใสส่ กุลเงนิ 1.3 จากนัน้ ข้อมูลในเซลที่เลือกจะเปน็ ไปตามคาสง่ั ท่เี ลือกข้างต้น การจัดการข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลข โปรแกรมสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลเป็นรูปแบบ ตา่ ง ๆ ไดอ้ กี เช่น ตัวเลขทัว่ ไป จานวนเงนิ เงนิ ทางบญั ชี วนั ท่ี เวลา เปน็ ตน้ 2 ข้อมูลต่าง ๆ ท่ีอยู่ในแต่ละเซลล์ เราสามารถปรับแต่งให้สวยงาม ให้เหมาะสมกับลักษณะ งานได้ ไม่ว่าจะเปน็ การกาหนดรปู แบบและลกั ษณะตัวอักษร การใส่สตี วั อกั ษรและสีพนื้ หลงั 2.1 เมอื่ ต้องการกาหนดรูปแบบและลักษณะให้กับตัวอักษรให้กับเซลล์ข้อมูลใด เช่น ไม่ว่า จะเป็นตัวหนา ตัวเอียง ปรับขนาดตัวอักษร สีพื้นหลัง สีตัวอักษร เป็นต้น สามารถทาได้เช่นเดียวกัน โดยเลือกใช้เครื่องมือในแท็บหน้าแรก (HOME) กลุ่มแบบอักษร (Font) และกลุ่มจัดตาแหน่ง (Alignment) สาหรับเครือ่ งมือดังกล่าว แสดงดงั ภาพที่ 8.25 ภาพที่ 8.25 เคร่อื งมอื กลุ่มแบบอกั ษรและการจดั ตาแหน่ง ทม่ี า (จรี ะสิทธิ์ อึง้ รตั นวงศ์, 2558, หนา้ 211) 2.2 การจัดรูปแบบด้วยรูปแบบอัตโนมัติ (AutoFormat) นอกจากนี้ยังสามารถเลือก จดั รูปแบบใหก้ บั เซลล์ไดอ้ กี หลายแบบทโ่ี ปรแกรมมีมาให้เลือกใชก้ ับขอ้ มูลประเภทตา่ ง ๆ เช่น รูปแบบ เซลหวั เรอ่ื ง รูปแบบเซลตวั เลข เปน็ ต้น โดยมขี ั้นตอนดังนี้  คลกิ เลอื กเซลท่ีตอ้ งการจดั รูปแบบ แสดงดังภาพท่ี 8.26  ภาพที่ 8.26 แสดงเลอื กเซลที่ต้องการจัดรปู แบบ ทม่ี า (จีระสิทธ์ิ อึ้งรัตนวงศ์, 2558, หนา้ 213)

217  คลิกเลือกรูปแบบสไตล์ของเซลท่ีต้องการ ในแท็บหน้าแรก (HOME) เพียงเท่าน้ี ขอ้ ความในเซลล์ทีเ่ ลือกกจ็ ะถูกจดั ด้วยรูปแบบเซลล์ทเ่ี ลือกแลว้ แสดงดังภาพท่ี 8.27  ภาพที่ 8.27 แสดงรปู แบบสไตลข์ องเซล ท่มี า (จีระสิทธิ์ อง้ึ รตั นวงศ์, 2558, หน้า 213) 2.3 การป้อนข้อมูลแบบรวดเร็วด้วยการเติมคาอัตโนมัติ (AutoFill) คือ การเติมคา ข้อความหรือข้อมูลโดยอัตโนมัติลงในเซลล์แบบเรียงลาดับไปเร่ือย ๆ ตามการลากเมาส์คลุมเซล เช่น ลาดบั เลข ชื่อวัน ชื่อเดือน เป็นต้น ทาให้ประหยัดเวลาในการพิมพ์ข้อมูลอย่างมาก และป้องกันความ ผดิ พลาดท่อี าจเกดิ ข้นึ จากการพิมพ์ข้อมูลผิด โดยตวั อยา่ งชุดข้อมลู ทมี่ ีในโปรแกรม แสดงดังตารางท่ี 8.1 ตารางท่ี 8.1 ชดุ ข้อมลู ของการป้อนข้อมูลแบบรวดเรว็ ดว้ ยการเตมิ คาอตั โนมตั ิ ชดุ ข้อมลู ชดุ ขอ้ มลู ของการเติมคาอัตโนมัติ ชือ่ วนั แบบยอ่ (อังกฤษ) Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat, Sun ช่ือวนั แบบเต็ม (อังกฤษ) Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday Sunday ช่อื เดือนแบบยอ่ (องั กฤษ) Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec ชื่อเดอื นแบบเต็ม (องั กฤษ) January February March April May June July August September October November December ชือ่ วนั แบบย่อ (ไทย) จ. อ. พ. พฤ. ศ. ส. อา. ชื่อวันแบบเต็ม (ไทย) จันทร์ อังคาร พธุ พฤหัสบดี ศกุ ร์ เสาร์ อาทิตย์ ชื่อเดือนแบบย่อ (ไทย) ม.ค. ก.พ. ม.ี ค. เม.ย. พ.ค. ม.ิ ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ชอ่ื เดือนแบบเตม็ (ไทย) มกราคม กุมภาพันธ์ มีนาคม เมษายน พฤษภาคม มิถุนายน กรกฎาคม สิงหาคม กันยายน ตลุ าคม พฤศจิกายน ธนั วาคม ทม่ี า (จีระสิทธ์ิ อ้งึ รัตนวงศ์, 2558, หน้า 214)

218 สาหรับวิธีการเรียกใช้นั้นก็มีหลายวิธี อาจใช้วิธีการลากเมาส์ท่ีมุมด้านล่างขวาเซลล์ที่เป็น เคร่ืองหมาย + จากน้ันก็กด Ctrl คา้ งไวล้ ากลงมา ชุดข้อมลู ก็จะเติมให้เรียงลาดับอัตโนมัติ ในตัวอย่าง เป็นการใส่ลาดับเลข แสดงดงั ภาพที่ 8.28 ภาพที่ 8.28 แสดงการใชง้ าน AutoFill ที่มา (จีระสิทธ์ิ อง้ึ รตั นวงศ์, 2558, หน้า 215) สาหรับในกรณีท่ีต้องการกาหนดชุดข้อมูลสาหรับใช้งานเฉพาะของเราขึ้นมาเอง นอกเหนือจากชุดข้อมูลท่ีมีอยู่ในโปรแกรมแล้ว ยังสามารถเพ่ิมรายการหรือชุดข้อมูลอื่น ๆ ได้ โดยมี ข้นั ตอนดงั นี้  คลิกปมุ่ ลกู ศรลงที่แถบเครื่องมือดว่ น (Quick Access Toolbar)  คลิกคาสั่งเพ่มิ เตมิ (More Commands)  จะแสดงหนา้ ตา่ งตัวเลือกเอ็กเซล (Excel Options) ข้นึ มา ให้คลกิ ทขี่ น้ั สูง (Advanced)  คลิกปุ่ม แก้ไขรายการแบบกาหนดเอง (Edit Custom Lists) ในส่วน General เพื่อ กาหนดชุดข้อมูลเอง แสดงดังภาพท่ี 8.29     ภาพที่ 8.29 แสดงการเลือกคาสัง่ เพ่มิ เติมและหน้าตา่ งตัวเลอื กเอ็กเซล ท่ีมา (จรี ะสทิ ธ์ิ อ้งึ รตั นวงศ์, 2558, หน้า 215)

219  แสดงหน้าตา่ ง รายการแบบกาหนดเอง (Custom Lists) ขึ้นมา ใหค้ ลกิ ปุ่ม เพ่ิม (Add)  พิมพช์ ดุ ขอ้ มูลทต่ี ้องการลงในช่อง รายการส่ิงทป่ี ้อน (List entries)  คลกิ ปมุ่ ตกลง (OK)   ภาพท่ี 8.30 แสดงหน้าตา่ งรายการแบบกาหนดเอง  ท่ีมา (จรี ะสิทธ์ิ องึ้ รตั นวงศ์, 2558, หนา้ 216) อีกวิธหี นึ่งที่สามารถกาหนดชดุ ข้อมูลเองได้โดยไมต่ ้องพมิ พ์ลงในช่อง รายการสง่ิ ท่ีปอ้ น มขี น้ั ตอนดังนี้  คลกิ ปุ่ม  ลากเมาสค์ ลมุ ขอ้ มลู ในเซลทต่ี อ้ งการสรา้ งเป็นชุดข้อมูล  จากน้ันคลกิ ปุ่ม นาเขา้ (Import) ชุดข้อมูลท่ีเลือกจะปรากฏในช่อง นาเข้ารายการจาก เซลล์ (Import list from cells) จะแสดงขอบเขตของเซลทถี่ กู เลอื ก  คลิกปุม่ ตกลง เป็นอนั เสร็จสน้ิ ขน้ั ตอนการกาหนดชดุ ข้อมลู ด้วยตนเอง     ภาพที่ 8.31 แสดงการนาเขา้ รายการจากเซลล์ ทม่ี า (จีระสทิ ธิ์ อง้ึ รัตนวงศ์, 2558, หนา้ 216)

220 นอกจากพื้นฐานการจัดการแผ่นงานและสมุดงานในเบื้องต้นท่ีกล่าว ส่วนสาคัญท่ีถือว่าเป็น หน้าท่ีหลักของโปรแกรมไมโครซอฟต์ เอ็กเซล คือ การใช้สูตรและฟังก์ชันการคานวณ ซึ่งเป็นอีก พ้ืนฐานหน่ึงความสามารถท่ีสาคัญบนโปรแกรม ไมโครซอฟต์เอ็กเซล การคานวณข้อมูลในตารางโดย ใช้สตู รและฟงั กช์ นั การคานวณทสี่ ามารถให้ผลลัพธ์ได้อย่างแม่นยาและรวดเร็ว เราควรทาความเข้าใจ การใชส้ ูตรก่อนเปน็ อันดบั แรก เมอื่ เราป้อนสูตรคานวณในตารางให้ใช้เครื่องหมายเท่ากับ (=) นาหน้า เสมอ มฉิ ะนั้น ไมโครซอฟต์ เอก็ เซล จะคิดว่าสูตรท่ีป้อนเขา้ ไปน้นั เป็นข้อความธรรมดาและจะไม่นาไป คานวณ เครื่องหมายการคานวณท่ใี ชใ้ นการเขียนสูตร ได้แก่ เคร่ืองหมาย บวก ลบ คูณ หาร ยกกาลัง และเคร่อื งหมายเปอรเ์ ซน็ ต์ เม่อื ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล นาสูตรที่เราเขียนไปคานวณ ลาดับการคานวณ จะเกิดขน้ึ ตามลาดับความสาคญั ของเคร่ืองหมาย ตัวอย่างเช่น สูตร = (2x3)^2/4+2 โดยจะมีข้ันตอน การคานวณดงั น้ี (อมั รินทร์ เพ็ชรกลุ , 2560, หนา้ 95) = 6^2/4+7 = 36/4+7 = 9+7 = 16 ตัวดาเนินการทางคณิตศาสตร์ จะมีเครื่องหมายแบบพ้ืนฐาน คือ เครื่องหมายบวก ลบ คูณ หาร หารเอาเศษ และยกกาลงั โดยลาดับความสาคัญ แสดงดังตารางท่ี 8.2 ตารางท่ี 8.2 ลาดับความสาคญั ตัวดาเนินการทางคณติ ศาสตร์ ลาดบั ความสาคญั เคร่อื งหมาย วงเลบ็ () ยกกาลงั ^ คูณ หาร */ บวก ลบ +- ทม่ี า (อัมรนิ ทร์ เพ็ชรกุล, 2560, หน้า 95) ตัวดาเนินการเปรียบเทียบ เป็นการเปรียบเทียบข้อมลู ต้ังแต่สองจานวนขึ้นไป แสดงดังตารางที่ 8.3 ตารางท่ี 8.3 แสดงความหมายของตัวดาเนนิ การเปรียบเทียบ เคร่อื งหมาย ความหมาย = เท่ากับ < นอ้ ยกวา่ > มากกว่า <= น้อยกว่าหรือเท่ากบั >= มากกวา่ หรือเท่ากบั <> ไมเ่ ทา่ กบั ทม่ี า (จรี สิทธิ์ อ้งึ รัตนวงศ,์ 2558, หน้า 218)

221 ตวั ดาเนนิ การสาหรบั การอา้ งอิง ใช้สาหรบั ระบุขอบเขตของเซลท่ีนามาใช้คานวณ แสดงดงั ตารางที่ 8.4 ตารางที่ 8.4 แสดงความหมายของตัวดาเนินการสาหรบั การอ้างองิ เครอ่ื งหมาย ความหมาย ตวั อย่าง : ใช้อ้างอิงขอบเขตระหว่างจุดสองจดุ C1:C6 ใชอ้ า้ งองิ เซลทอ่ี ยูใ่ นชว่ งของเซล =SUM(B4:B7 A1:D8) ช่องวา่ ง 1 ชอ่ งว่าง นาขอบเขตตงั้ แต่สองชุดขน้ึ ไปมารวมกันเป็นชุดเดยี ว =SUM(A1:A5,C1:C5 , ทมี่ า (จีรสิทธ์ิ อง้ึ รตั นวงศ์, 2558, หนา้ 218) วิธกี ารคานวณสามารถทาได้ 2 วธิ ี โดยมีขั้นตอนแตล่ ะวธิ ีดังนี้ 1. การพิมพส์ ตู รด้วยตนเอง มีข้ันตอนดงั น้ี 1.1 คลิกเลอื กเซลทต่ี ้องการแสดงผลลัพธ์ 1.2 สร้างสูตรคานวณโดยพิมพ์ลงในเซล โดยเร่ิมต้นด้วยเครื่องหมาย = จากน้ันตามด้วย เซลท่เี ป็นตัวถูกดาเนนิ การตวั แรกและเครอื่ งหมายการคานวณลงไป แลว้ เซลที่เป็นตัวถูกดาเนินการตัว ถดั ไป ในทนี่ ี้คอื =B2*B3 เมอื่ เสร็จแลว้ ให้กดแปน้ Enter แสดงดงั ภาพที่ 8.32 12 3 ภาพท่ี 8.32 แสดงการพิมพ์สูตรการคานวณด้วยตนเอง ท่มี า (จีรสทิ ธ์ิ อง้ึ รัตนวงศ,์ 2558, หน้า 219)

222 2.1 การเลือกใช้ฟังก์ชันหรือสูตรคานวณสาเร็จรูปในโปรแกรม มีฟังก์ชันหรือสูตรการ คานวณสาเร็จรูปที่มาพร้อมกับโปรแกรมให้เลือกใช้มากมาย สามารถเลือกได้จากแท็บสูตร (FORMULAS) โดยจะแบ่งฟังกช์ ันออกเป็นกลุม่ ๆ ตามลกั ษณะงานทเ่ี กยี่ วขอ้ ง แสดงดงั ตารางที่ 8.5 ตารางท่ี 8.5 ฟงั ก์ชันกล่มุ แบง่ ตามลกั ษณะงาน กลมุ่ ฟังกช์ นั ลักษณะงานทีเ่ กย่ี วข้อง AutoSum Recently Used ฟังก์ชันคานวณหาผลรวม คา่ ตา่ สดุ คา่ สงู สดุ ค่าเฉลี่ย และนบั จานวน Financial ฟังก์ชันทีใ่ ชง้ านบอ่ ย ๆ Logical Text ฟังก์ชันด้านการเงิน เช่น อัตราดอกเบ้ีย ค่าเส่ือมราคม มูลค่าเงินในอนาคต จานวนเงินชาระในแตล่ ะงวด เป็นตน้ Date & Time Lockup & Reference ฟังกช์ ันคานวณเปรยี บเทยี บคา่ ท่ใี ห้ผลลัพธเ์ ปน็ จรงิ หรือเทจ็ Math & Trig ฟังก์ชันจัดกับกับข้อมูลประเภทข้อความ เช่น นับจานวนคา แปลงตัวอักษร Statistical ตวั พมิ พใ์ หญเ่ ปน็ พิมพเ์ ล็ก แปลงจานวนตวั เลขเป็นคาอ่าน เปน็ ตน้ Database ฟงั กช์ ันท่คี านวณเกี่ยวกบั วนั ทแี่ ละเวลา เช่น แปลงวันท่ีเปน็ เลขลาดบั เป็นต้น Information ฟังกช์ นั ทีใ่ ชใ้ นการคน้ หาและอา้ งองิ ฟังก์ชนั ที่ใชด้ ้านคณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ เช่น ค่าสัมบูรณ์ ค่าปัดเศษทศนิยม ค่ารากทส่ี องของตัวเลข เปน็ ตน้ ฟังก์ชันที่ใช้วิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติต่าง ๆ เช่น ค่าสูงสุด ค่าต่าสุด ค่ามัธยฐาน คา่ เบยี่ งเบนประชากร เปอร์เซน็ ตไ์ ทลข์ อ้ มูล เป็นต้น ฟังก์ชันจัดการข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในตาราง เช่น หาผลรวม ค่าสูงสุด ต่าสุด ค่าเฉลย่ี ในกลุม่ ฐานข้อมูล เป็นตน้ ฟังก์ชันใช้ตรวจสอบลักษณะหรือสถานะของเซลล์ เช่น ตรวจสอบว่ามีข้อมูลใน เซลล์นน้ั หรือไม่ ข้อมูลในเซลลเ์ ป็นตัวเลขหรือขอ้ ความ เป็นต้น ท่มี า (จรี สทิ ธิ์ อึ้งรตั นวงศ,์ 2558, หนา้ 221-222) สาหรบั ฟงั ก์ชนั ท่นี ่าสนใจ ในบทเรยี นน้ีผ้เู ขยี นจะขอนาเสนอฟังก์ชัน โดยมีรายละเอียดแสดงดัง ตารางที่ 8.6 ตารางที่ 8.6 แสดงฟังกช์ ั่น ความหมาย และรปู แบบตวั อย่าง ชอ่ื ฟงั ก์ชน่ั ความหมาย ตัวอยา่ ง Bahttext สาหรับการแปลงตัวเลขเงินหน่วยบาทให้ =Bahttext(b9) If เปน็ คาอ่านตัวอกั ษร เป็นฟังก์ชันท่ีใช้กาหนดเงื่อนไขใดเงื่อนไข =IF(c9>10,“สอบผ่าน”,“สอบตก”) หนึ่งขึ้นมา เพื่อใช้ในการเปรียบเทียบแล้ว กาหนดทางเลือก โดยถ้าเป็นไปตามเง่ือนไข ใดกจ็ ะทาตามเงือ่ นไขน้ัน

223 ตารางท่ี 8.5 แสดงฟังก์ช่นั ความหมาย และรูปแบบตัวอย่าง (ตอ่ ) ช่ือฟงั ก์ชนั่ ความหมาย ตวั อย่าง CountIf เป็นฟังก์ชันที่ใช้สาหรับนับจานวนข้อมูลใน =Countif(a1:a5,>=10) Sum Max เซลทีก่ าหนด Min Average หาผลรวม =Sum(a1:a10) NOW TODAY หาค่าสูงสุด =Max(a1:a10) DATE WEEKDAY หาคา่ ตา่ สุด =Min(a1:a10) DAY MONTH หาคา่ เฉลี่ย =Average(a1:a10) YEAR Text แสดงวัน เดือน ปี เวลา =NOW() Left Right แสดงวนั ท่ีปัจจบุ นั =TODAY() Len Datedif แสดงรูปแบบปี เดอื น วนั =DATE(2012,10,15) Vlookup แสดงรปู วันในหนึ่งสปั ดาห์ =WEEKDAY(B4) Hlookup แสดงวนั ที่ =DAY(B4) แสดงเดอื น =MONTH(B4) แสดงปี =YEAR(B4) เกีย่ วกบั เวลา =TEXT(B14-$C$12,\"h:mm:ss”) นบั ตัวอกั ขระจากซ้ายไปขวา =LEFT(A24,11) นบั ตวั อักขระจากขวาไปซา้ ย =RIGHT(A25,4) นบั ตัวอักขระ =LEN(A26) คานวณหาอายุ =DATEDIF($B$5,$B$6,\"y\") =DATEDIF($B$5,$B$6,\"ym\") =DATEDIF($B$5,$B$6,\"md\") ค้นหาค่าในแนวตงั้ =VLOOKUP(B11,$B$3:$D$7,2,FALSE) ค้นหาค่าในแนวนอน =HLOOKUP(G11,$H$2:$L$4,2,FALSE) ท่ีมา (จรี สิทธิ์ อึ้งรัตนวงศ,์ 2558, หน้า 218) นอกจากฟังก์ชั่นที่น่าสนใจท่ีนาเสนอข้างต้น แต่ความสามารถที่โดดเด่นอีกหนึ่งอย่างของ โปรแกรมไมโครซอฟต์ เอก็ เซล คอื การวเิ คราะห์ขอ้ มูลแล้วสรปุ ผลเพือ่ การนาไปประกอบการตัดสินใจ ถือว่าเป็นหัวใจสาคัญของโปรแกรม การสรุปข้อมูลด้วยกราฟจะสามารถแสดงการเปรียบเทียบข้อมูล ได้อย่างชดั เจน ซงึ่ จะเป็นประโยชน์อยา่ งยง่ิ สาหรับผ้บู ริหารใชป้ ระกอบการตดั สินใจ

224 การจดั การข้อมูลดว้ ยกราฟและแผนภูมิเพ่อื สรปุ ขอ้ มูลสาหรบั ผู้บรหิ าร เมือ่ ข้อมูลในตารางมีปริมาณมากข้ึน นอกจากการวิเคราะห์และเปรียบเทียบข้อมูลจะทาได้ยาก แล้ว การนาเสนอข้อมูลแบบตารางจะดูไม่น่าสนใจ วิธีที่ดีกว่า คือ การแสดงข้อมูลโดยใช้กราฟและ แผนภมู ิ (Graph & Chart) เพราะสามารถสอื่ ความหมายไดช้ ัดเจน การนาเสนอข้อมูลด้วยกราฟและแผนภูมิ ถูกใช้กันโดยท่ัวไปในการนาเสนอข้อมูลกับผู้อ่าน ผู้ฟัง เนื่องจากเป็นทางเลือกท่ีดีในการสื่อข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว และง่ายกว่าการใช้ตาราง ผู้อ่าน ผู้ฟังสามารถเข้าใจ และจดจาข้อมูลได้เป็นอย่างดี การนาเสนอข้อมูลลักษณะนี้ ต้องแน่ใจว่า รูปแบบของกราฟที่เลือกใช้ เหมาะสมกับข้อมูลท่ีจะนาเสนอ ไม่ควรนาเสนอข้อมูลเดียวกันโดยใช้ กราฟหลายรูปแบบผสมผสานกัน กราฟมีหลายชนิด โดยกราฟและแผนภูมิแต่ละชนิดมีรายละเอียด ดงั น้ี (บุญเลศิ อรุณพิบูลย์, 2556) 1. กราฟวงกลม (pie graph) กราฟวงกลม จะนาเสนอเพ่ือแสดงสัดส่วนของข้อมูลต่างๆ ต่อ ขอ้ มลู ทัง้ หมดทคี่ ดิ เป็น 100% การนาเสนอข้อมลู ในรปู แบบน้ี จะต้องมีการปรับ หรือคานวณข้อมูลใน แต่ละส่วน โดยให้ผลรวมของข้อมูลท้ังหมดคิดเป็น 100% และเท่ากับพ้ืนท่ีวงกลม และท่ีสาคัญต้อง พิจารณาด้วยว่าข้อมูลมีไม่มากจนเกินไป ไม่ควรมีความแตกต่างของจานวนตัวเลขของข้อมูลน้อย เกนิ ไป จนไม่สามารถแบ่งแยกความแตกตา่ งด้วยสายตา โดยท่ัวไปสัดส่วนข้อมูลต่าง ๆ ควรมีขนาดไม่ น้อยกว่า 7% ในการสร้างกราฟชนิดนี้ ควรให้ส่วนที่ข้อมูลที่มีขนาดใหญ่สุดเริ่มที่ 12 นาฬิกา และ ขนาดท่ีมีขนาดเล็กรองลงมาอยู่ถัดไปในทิศทางตามเข็มนาฬิกา การอธิบายข้อมูล ควรมีคาอธิบายส้ัน ๆ และให้คาจากัดความของข้อมูลอย่างคร่าว ๆ สาคัญท่ีสุดตัวเลขที่แสดงอยู่ในส่วนต่างๆ ของกราฟ วงกลม รวมกันแล้วต้องได้เท่ากับผลรวมของข้อมูลท้ังหมด ที่คิดเป็น 100% ตัวอย่างแผนภูมิวงกลม แสดงดังภาพท่ี 8.33 ภาพท่ี 8.33 ตัวอย่างแผนภูมิวงกลม ทมี่ า (บญุ เลิศ อรณุ พบิ ูลย์, 2556)

225 2. กราฟแท่ง (bar graph) กราฟแท่ง นิยมใช้กันมากในการเปรียบเทียบ โดยสามารถนาเสนอ ไดท้ ัง้ แนวตง้ั และแนวนอน โดยกราฟแทง่ แนวตง้ั นิยมนาไปใช้ในการเปรียบเทียบข้อมูลชนิดเดียวกันที่ เวลาแตกต่างกัน ส่วนกราฟแท่งแนวนอนมักใช้เปรียบเทียบข้อมูลต่างชนิดกันท่ีเวลาเดียวกัน การ แสดงผลด้วยกราฟแท่ง ควรกาหนดจานวนศูนย์ท่ีแกนตั้งไว้เสมอ และความสูงไม่ควรถูกแบ่ง หรือตัด ทอน นอกจากนี้ควรแสดงข้อมูลทางสถิติกากับไว้เสมอ รวมท้ังจานวนข้อมูลท่ีแปลความหมายได้ง่าย สามารถใช้สีหรือลวดลาย หรือเน้นความแตกต่างของข้อมูลชนิดต่าง ๆ โดยให้ความกว้างและ ระยะหา่ งของแทง่ กราฟมีขนาดเท่า ๆ กนั ควรใช้ขนาดตัวอักษรที่ใหญ่พอที่จะอ่านได้ชัดเจน เม่ือมีการ ย่อภาพเพื่อพิมพ์ ประกอบด้วยกราฟแท่งเด่ยี ว เป็นรปู แบบกราฟแทง่ ทนี่ ยิ มใชก้ นั อย่างกว้างขวาง การ นาเสนอควรเร่ิมจากกลุ่มควบคุมก่อนเสมอในกรณีนาเสนอข้อมูลงานวิจัย หรือค่าน้อยที่สุดไปหาค่า มากที่สุด และกราฟแท่งกลุ่มเป็นการเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างกลุ่ม โดยมีข้อมูลชนิดเดียวกัน 2–3 ชนิดกระจายในทุกกลมุ่ ตัวอย่างแผนภมู แิ ทง่ แสดงดงั ภาพท่ี 8.34 ภาพที่ 8.34 ตวั อย่างแผนภูมแิ ท่ง ทมี่ า (บุญเลิศ อรุณพิบลู ย์, 2556) 3. กราฟเส้น (line graph) รูปแบบการนาเสนอท่ีใช้กันมากทาได้ง่าย และใช้ได้กับข้อมูลเกือบ ทุกชนิดใช้ในการเปรียบเทียบข้อมูลแบบง่ายที่สุด จนถึงข้อมูลที่ซับซ้อนท่ีสุด มักใช้ในการนาเสนอ ข้อมูลท่ีต้องการให้เห็นแนวโน้มของการเปล่ียนแปลงที่เกิดข้ึนในช่วงเวลาหน่ึง ๆ มากกว่าจะแสดง เพียงจานวนตัวเลขท่ีแท้จริงเท่านั้น อย่างไรก็ตามหากกราฟเส้นแสดงความสาคัญของข้อมูลเพียงจุด เดยี วการนาเสนอด้วยคาบรรยายจะเหมาะสมกวา่ ตวั อย่างกราฟเสน้ แสดงดงั ภาพท่ี 8.35 ภาพท่ี 8.35 ตวั อย่างกราฟเสน้ ทมี่ า (บญุ เลศิ อรณุ พิบลู ย์, 2556)

226 ในแต่ละประเภทของกราฟและแผนภมู ิ ผู้ใชง้ านควรเลือกใช้งานให้ถูกต้องตามข้อมูล เช่น หาก เป็นกราฟแท่งเม่ือต้องการเปรียบเทียบความมากน้อย หรือหากเป็นแผนภูมิวงกลมเมื่อต้องการแสดง ใหเ้ ห็นสดั สว่ นความมากนอ้ ย เป็นตน้ กราฟและแผนภมู แิ ตล่ ะประเภทมคี วามเหมาะสมในการนาไปใช้ สรุปข้อมูลสาหรับผู้บริหารท่ีแตกต่างกันตามแต่โอกาสและลักษณะของข้อมูล ซ่ึงในหัวข้อนี้จะได้รู้จัก การสร้างกราฟและแผนภูมิชนิดต่าง ๆ โดยในไมโครซอฟต์ เอ็กเซลนั้น ได้มีการปรับเปล่ียนวิธีการให้ งา่ ยขึน้ มาก สาหรับการจัดการข้อมูลด้วยกราฟและแผนภูมิ แสดงดังภาพท่ี 8.36 ภาพท่ี 8.36 การจดั การข้อมลู ด้วยกราฟ ที่มา (จรี สทิ ธ์ิ อง้ึ รัตนวงศ์, 2558, หนา้ 240) การสร้างกราฟมีข้ันตอนการทากราฟ 2 แกน 3 แกน หรือมากกว่าน้ันตามข้อมูลที่ต้องการทา เป็นกราฟ ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล เป็นโปรแกรมท่ีนิยมในการสร้างกราฟ การรวมข้อมูล ใช้สร้างกราฟ แสดงผลรวมขอ้ มลู หรอื การทารายงานสรุปผลต่าง ๆ การทาเปน็ กราฟทาให้สามารถดู ในรูปแบบเป็น แกนแท่ง ๆ แยกข้อมูลแต่ละประเภทได้ชัดเจน สะดวกกว่าการที่ดูข้อมูลเป็นตาราง การสร้างกราฟ เบื้องต้น เพอื่ สามารถนาไปประยกุ ต์ใชง้ านกบั งานทางธุรกจิ ทตี่ ้องการ มรี ายละเอียดดงั นี้ 1. สร้างตารางขอ้ มลู ท่ีตอ้ งการทาเป็นกราฟ (Chart) แสดงดงั ภาพที่ 8.37 ภาพที่ 8.37 แสดงการสร้างตารางขอ้ มลู ท่ตี อ้ งการทาเป็นกราฟ ทมี่ า (จรี สทิ ธ์ิ อ้งึ รตั นวงศ,์ 2558, หน้า 239)

227 2. หลังจากได้ตารางข้อมูล ให้ลากเมาส์คลุมข้อมูลที่ต้องการสร้างกราฟ แล้วคลิกที่แท็บแทรก (Insert) แลว้ จะเห็นเมนูคอลมั น์ (Column) แสดงดังภาพท่ี 8.38 ภาพที่ 8.38 แสดงการเลือกเมนคู อลัมน์ ทม่ี า (จีรสทิ ธิ์ อ้ึงรัตนวงศ์, 2558, หน้า 239) 3. คลกิ เลือกรูปแบบกราฟท่ีตอ้ งการ ท่เี มนูคอลัมน์ (Column) แสดงดงั ภาพที่ 8.39 ภาพท่ี 8.39 แสดงการเลือกกราฟทตี่ อ้ งการ ท่มี า (จรี สทิ ธิ์ อึ้งรัตนวงศ,์ 2558, หน้า 240) 4. หลังจากเลือกรูปแบบกราฟเสร็จแล้ว ก็จะได้กราฟท่ีเราต้องการ หากต้องการปรับแต่ง กราฟเพิ่มเติม ใหค้ ลิกท่ีกราฟ แล้วเลือกแทบ็ เคา้ โครง (Layout) แสดงดังภาพที่ 8.40 ภาพที่ 8.40 แสดงกราฟที่เลอื ก ท่มี า (จรี สทิ ธิ์ อ้ึงรตั นวงศ์, 2558, หน้า 240)

228 5. ชื่อแผนภูมิ (Chart Title) มีให้เลอื ก 2 แบบ คอื วางเหนอื แผนภูมิ (แนะนา) และซ้อนกลาง แผนภมู ิ แสดงดังภาพท่ี 8.41 ภาพท่ี 8.41 แสดงการใสช่ ่อื ให้กราฟ ทมี่ า (จรี สทิ ธ์ิ อง้ึ รตั นวงศ์, 2558, หน้า 252) 6. ชอ่ื แกน (Axis Titles) มใี ห้เลอื กทั้งแนวนอน และแนวต้งั แสดงดังภาพที่ 8.42 ภาพที่ 8.42 แสดงการตกแตง่ แกน ท่ีมา (จรี สิทธิ์ อ้ึงรัตนวงศ,์ 2558, หน้า 253) 7. คาอธิบาย (Legend) โดยส่วนมากจะไม่ปรับกัน หากต้องการปรับก็ทาการเลือกตามใจชอบ แสดง ดงั ภาพที่ 8.43 ภาพท่ี 8.43 แสดงการใส่คาอธิบาย ท่ีมา (จีรสทิ ธิ์ อ้ึงรตั นวงศ์, 2558, หนา้ 253)