การใช้งานโปรแกรมSmartBiz

6. ใสข่ อ้ มลู ครบแลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการใบสงั่ ซอ้ื การบนั ทึกยอดเงินมดั จาท่ีจ่ายล่วงหน้า กรณีที่ไม่ได้รบั เอกสารรบั เงินจากผจู้ าหน่าย กรณที ม่ี กี ารจา่ ยเงนิ มดั จาลว่ งหน้า เราจะบนั ทกึ รายละเอยี ดเงนิ มดั จา ซง่ึ อาจจา่ ย ดว้ ยเงนิ สด , หรอื จา่ ยดว้ ยเชค็ เป็นตน้ โดยทาตามขนั้ ตอนดงั น้ี (1) ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทส่ี ่วนหวั รายการยอ่ ยช่อื \"รายการชาระเงนิ มดั จา\" (2) บนั ทกึ รายละเอยี ดของเงนิ มดั จา เช่น จา่ ยเงนิ มดั จาเป็นเชค็ 1 ฉบบั มรี ายละเอยี ดดงั น้ี (3) บนั ทกึ รายละเอยี ดของ\"เงนิ มดั จา\" เสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ OK เพ่อื กลบั ไปทห่ี น้าจอเดมิ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 101

อธิบายการบนั ทึก \"รายการชาระมดั จา\" ประเภทเอกสารธนาคาร ใส่รหสั ประเภทเอกสารธนาคาร ดปู ระเภทของเอกสารธนาคารไดจ้ าก ตารางสรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร เป็ นรายการฝาก/ถอน ใส่ค่า D ถา้ เป็นรายการรบั หรอื ฝากเขา้ (deposit) ใส่คา่ Wถา้ เป็นรายการจา่ ยหรอื ถอนออกจากบญั ชี(withdrawal) เลขท่ีเชค็ /เอกสาร ใสเ่ ลขทเ่ี ชค็ หรอื เลขทเ่ี อกสารทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั รายการนนั้ ๆ วนั ท่ีรบั - จ่ายเชค็ /เอกสาร ใสว่ นั ทร่ี บั จา่ ยเชค็ หรอื วนั ทข่ี องเอกสารธนาคารประเภทนนั้ ๆ วนั ที่เชค็ /เอกสาร DUE วนั ทท่ี เ่ี ชค็ หรอื วนั ทท่ี เ่ี อกสารถงึ กาหนด ผรู้ บั /จ่าย (ไทย) ขอ่ื ในเชค็ ทเ่ี ป็นช่อื ภาษาไทย รหสั ธนาคารของเชค็ รหสั ธนาคารของเชค็ หรอื เอกสารใบนนั้ คน้ หาโดยใช้Hot Seek มลู ค่า มลู คา่ ของเชค็ หรอื เอกสารใบนนั้ โปรแกรมจะดงึ ยอดเงนิ ทเ่ี คย มกี ารตดั ชาระในใบเสรจ็ /INVOICE/ ใบสงั่ ซอ้ื อ่นื มาแลว้ ซง่ึ จะใช้ ในกรณที ม่ี กี ารรบั เชค็ 1 ใบจากบลิ เงนิ สดหรอื ใบสงั่ ซอ้ื หรือ ใบเสรจ็ หลายใบ คงเหลือ ยอดเงนิ ในเชค็ ทเ่ี หลอื หลงั จากตดั จา่ ยจากรายการอ่นื ๆ มาก่อน ตดั ชาระใบเสรจ็ เป็นยอดเงนิ ของเชค็ ทม่ี กี ารแบ่งจา่ ยเป็นงวดๆ INVOICE อื่นแล้ว INVOICE ใบอ่นื ก่อนแลว้ ชาระสาหรบั เอกสารนี้ ยอดเงนิ ในเชค็ ทต่ี ดั ชาระสาหรบั เอกสารใบน้ี กรณที เ่ี ชค็ 1 ใบ จา่ ยหลายเอกสาร ,ยอดทช่ี อ่ งน้จี ะเท่ากบั ยอดในเอกสารปัจจบุ นั STEP ถา้ ใสค่ ่า ว่าง = ยงั ไมร่ ะบุเงนิ เขา้ ธนาคาร ถา้ ใสค่ า่ B = นาเชค็ เงนิ เขา้ ธนาคารแลว้ สถานะ จะระบคุ า่ ในช่องน้ไี ด้ เมอ่ื ระบุคา่ ใน STEP = B แลว้ ถา้ ใสค่ า่ ว่าง = ยงั ไมร่ ะบสุ ถานะ ถา้ ใสค่ ่า P = เชค็ ผ่าน ถา้ ใสค่ ่า R หมายถงึ เชค็ คนื สมดุ บญั ชีเงินฝาก ไมต่ อ้ งใสค่ ่าใดๆ รอไปทาในขนั้ ตอน ‘ บนั ทกึ ใบนาฝาก‛ 102 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.3 ซื้อบริการเป็นเงินสดและหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย 1. เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow -> ‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon ‘’ Invoice บริการ เลอื กเมนู ‘ซื้อสด ‘ 2. เลอื ก สาขา ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก เล่มเอกสาร ทจ่ี ะใชง้ าน ( โปรแกรมเตรยี มให้ 1 เล่ม) 4. จะเขา้ หน้าจอรายการ บิลเงินสด ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่ ภาพที่ 19 : หน้าจอรายการใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงินซื้อ ภาพที่ 20 : หน้าจอรายการใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงินซื้อ หรอื บิลซื้อสด 103 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึก ‚ส่วนหวั ‛ ของเอกสารป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz เล่มที่ เลม่ ทข่ี องบลิ ซอ้ื สด ทเ่ี ลอื กเขา้ มา เลขท่ี เลขทข่ี องบลิ ซอ้ื สด 1. ผใู้ ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเอง แต่ตอ้ งเป็นเลขทไ่ี มซ่ า้ กนั 2. ถา้ ว่างไว้ โปรแกรมจะ RUNNING ต่อจากเลขสุดทา้ ยในปัจจบุ นั หรอื ถา้ เคยกาหนดวา่ ตอ้ งการใหเ้ อกสารเรม่ิ ตน้ ดว้ ยเลขทเ่ี ท่าใด โปรแกรมจะดจู ากคา่ นนั้ หากกาหนดทเ่ี มนู \"กาหนด เล่มเอกสาร และการเชือ่ มโยง\"วา่ เลขทเ่ี รมิ่ ตน้ ของเอกสารน้ใี หเ้ รม่ิ ท่ี 000010 เลขทข่ี องเอกสาร ใบแรกในบรรทดั น้กี จ็ ะเรมิ่ ท่ี 000010 และใบ ถดั ไปโปรแกรมจะ RUNNING เลขทใ่ี หอ้ ตั โนมตั ิ เลขอ้างอิง เลขทข่ี องบลิ ซอ้ื สด เพอ่ื ใชใ้ นการออกรายงานสง่ สรรพากร อาจใช้ เลขเดยี วกบั เลขที่ วนั ท่ี วนั ทท่ี อ่ี อกเอกสาร โปรแกรมจะแสดงคา่ วนั ทข่ี องวนั ปัจจบุ นั น้ไี ว้ ลกู ค้า รหสั ใหร้ ะบุรหสั ผจู้ าหน่าย ชื่อลกู ค้า โปรแกรมจะแสดงช่อื ผจู้ าหน่าย ทเ่ี ลอื กไว้ ค้นเอกสาร PO ใส่คา่ \"Y\" เพ่อื เขา้ ไปคน้ Purchase order ทเ่ี คยสรา้ งไว้ หากไมม่ ี ขนั้ ตอนการออกใบสงั่ ซอ้ื สามารถขา้ มไปได้ แผนก ใส่รหสั แผนก VAT แยกนอก การคดิ ภาษมี ลู ค่าเพมิ่ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มใี หเ้ ลอื ก 2 แบบ ใสค่ า่ \"Y\" ถา้ เป็น VAT แยกนอก ใส่คา่ \"N\" ถา้ เป็น VAT รวมใน แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ สาหรบั ใสร่ ายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ (หวั ขอ้ “แกไ้ ขรายละเอยี ดอ่นื ๆ “ Load เอกสารเดิม ใช้ load เอกสารเดมิ มาใชเ้ ป็นตน้ ฉบบั (ถา้ รายการคลา้ ยๆ กนั ) หน่วยเงิน ระบสุ กุลเงนิ ทใ่ี ชง้ าน (ถา้ ใชห้ น่วยบาท ใหว้ ่างไว)้ อตั ราแลกเปล่ียน ถา้ ใชส้ กุลเงนิ อ่นื ทไ่ี มใ่ ช่ ‚บาท‛ใหใ้ สอ่ ตั ราแลกเปลย่ี นดว้ ย การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าที่ 1 เครดิตเทอม กรณนี ้ี เป็นการซอ้ื สด เครดติ เทอมเป็น 0 วนั วนั ครบกาหนด กรณนี ้ี เป็นการซอ้ื สด วนั ครบกาหนดคอื วนั ทซ่ี อ้ื สนิ คา้ ผสู้ ่งของ ใส่ช่อื ผสู้ ่งสนิ คา้ ในครงั้ น้ี คลงั ซื้อหลกั ใสค่ ลงั ซอ้ื หลกั สาหรบั ใบสง่ ของน้ี 104 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รหสั โปรโมท ใชร้ ะบรุ หสั ของการโปรโมททผ่ี ใู้ ชง้ านกาหนดขน้ึ เอง สามารถ รปู แบบการ POST กาหนดไดต้ งั้ แต่ รหสั 1 ถงึ 9 เช่น บรษิ ทั มชี ่วงการโปรโมชนั่ สนิ คา้ ใบแจ้งหนี้เลขท่ี กจ็ ะสามารถระบุในINVOICE วา่ ชว่ งเวลาน้ใี หเ้ ป็นรหสั โปรโมท 1 วนั ท่ี รายการในรายงานภาษี * เพ่อื แสดงวา่ INVOICE น้อี ยใู่ นช่วงโปรโมชนั่ แบบ 1 ขอคืนภาษีได้หรอื ไม่ * โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู สาขามาให้ แต่ระบุรปู แบบการ POST เฉพาะเอกสารใบน้ไี ด้ ถา้ ใสค่ ่า X หมายถงึ เอกสารน้จี ะยงั ไมล่ งบญั ชใี ห้ หรอื ยงั ไมส่ รา้ งรายการรายวนั ให้,ถา้ ใสค่ า่ I หมายถงึ ยงั ไม่ POST ถา้ ใส่คา่ ว่าง หมายถงึ ใหล้ งรายการบญั ชแี ละ POST รายการ ใสเ่ ลขทใ่ี บแจง้ หน้ขี องผจู้ าหน่ายทแ่ี จง้ หน้มี ายงั บรษิ ทั ใสว่ นั ทใ่ี บแจง้ หน้ขี องผจู้ าหน่ายทแ่ี จง้ หน้มี ายงั บรษิ ทั ใสร่ ายละเอยี ดท่ตี อ้ งการแสดงในรายงานภาษี ใส่คา่ Y กรณที เ่ี อกสารใบน้ี สามารถขอคนื ภาษไี ด้ ใส่ค่า N ถา้ เอกสารใบน้ี ไม่ สามารถขอคนื ภาษไี ด้ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 105

ยื่นภาษีเดือน/ปี * ใส่ เดอื น / ปี ภาษี ทใ่ี ชย้ น่ื ภาษี เช่น ตวั อยา่ ง บลิ เงนิ สดใบท่ี 001 มวี นั ทใ่ี นเอกสารคอื 01/01/58 ถา้ รายการน้นี ายน่ื ทนั เดอื นปีภาษี 01/2558 กจ็ ะใสค่ ่าทช่ี อ่ ง \"ยน่ื ภาษเี ดอื น/ปี\" ว่า \"01/58\" แต่ถา้ รายการน้ี นายน่ื ไมท่ นั ในเดอื นปี ภาษปี กติ แต่นาไปยน่ื พรอ้ มใบกากบั ภาษขี องเดอื น 04/58 เราจะใสค่ ่าทช่ี ่อง \"ยน่ื ภาษเี ดอื น/ปี\" ว่า \"04/58\" เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายมาให้ (แกไ้ ขได)้ รหสั สาขา โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายมาให(้ แกไ้ ขได)้ ชื่อสาขา โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายมาให(้ แกไ้ ขได)้ การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าที่ 2 หมายเหตุ 1-10 สามารถใส่ไดถ้ งึ 10 หมายเหตุ การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าที่ 3 รหสั ผจู้ าหน่ายที่เป็นผสู้ ่งของ หากผจู้ าหน่ายทเ่ี ราซอ้ื สนิ คา้ กบั ผทู้ ส่ี ่งสนิ คา้ มาใหบ้ รษิ ทั เป็นคน ละบรษิ ทั กนั เราจะใส่ช่อื ผจู้ าหน่ายทเ่ี ป็นผสู้ ง่ ของไวด้ ว้ ย พิมพร์ ายการเงินมดั จาในเอกสารแบบฟอรม์ พิมพเ์ อกสารหรือไม่ ใส่ค่า \"Y\" หากตอ้ งการใหพ้ มิ พร์ ายการเงนิ มดั จาทบ่ี นั ทกึ ไว้ แสดงออกมาในเอกสารซอ้ื ใบน้ี 106 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึก ‚ส่วนรายการย่อย ‛ ของเอกสาร PF P = สนิ คา้ F = ชุดสนิ คา้ เมอ่ื ใสช่ ุดสนิ คา้ โปรแกรมกจ็ ะแสดง ชอ่ื ชุดสนิ คา้ ไวบ้ รรทดั แรกและแสดงรายการยอ่ ยไว้ในบรรทดั ถดั มา รหสั สินค้า ใส่รหสั ของสนิ คา้ หรอื ชดุ สนิ คา้ ถา้ จารหสั ไมไ่ ด้ คน้ หาโดยใช้ Hot Seek ชื่อ ช่อื ของสนิ คา้ ซง่ึ มกั จะปรากฏขน้ึ ภายหลงั เลอื กรหสั สนิ คา้ แลว้ หรอื หากผใู้ ชจ้ าชอ่ื สนิ คา้ ได้ จะใส่ช่อื สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek หมายเหตุ เป็นหมายเหตุประกอบรายการสนิ คา้ ถา้ ดทู ห่ี น้าจอจะเหน็ เป็น ชอ่ งกวา้ ง1ตวั อกั ษร เราสามารถเหน็ หมายเหตุทงั้ หมดไดท้ ่ี สว่ นล่างของจอภาพ เมอ่ื ตอ้ งการใชส้ ามารถเขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ด เพมิ่ เตมิ เองไดโ้ ดยคยี ร์ ายละเอยี ดเขา้ ไปทช่ี อ่ งน้ี ลอ๊ ต ลอ๊ ตสนิ คา้ ระบเุ ลขลอ๊ ตของสนิ คา้ ทซ่ี อ้ื เขา้ ครงั้ น้ี และคลงั สนิ คา้ (ถา้ ไมม่ ี ไมต่ อ้ งใสค่ า่ ) จานวน จานวนสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื ถา้ สนิ คา้ เป็นชน้ิ จะหมายถงึ จานวนชน้ิ ของ ะหมายถงึ จานวนของชุดสนิ คา้ (กดป่มุ END เพ่อื เขา้ ไปใส่ รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ) เมอ่ื กดป่มุ ‘ END’ ทช่ี ่อง จานวน มหี น้าจอใหร้ ะบุจานวนสนิ คา้ และอตั ราสว่ นต่อหน่วยนบั มาตรฐาน ใสจ่ านวนสนิ คา้ และหน่วยนบั ท่ีใชใ้ นเอกสารน้แี ละ ใสอ่ ตั ราส่วน ว่าคิดเป็น กี่หน่วยมาตรฐาน ราคา/หน่วย ราคาของสนิ คา้ หากชนดิ สนิ คา้ ถกู บนั ทกึ เป็นแบบ P ราคาต่อ ส่วนลด หน่วยในทน่ี ้จี ะหมายถงึ ราคาต่อสนิ คา้ 1 หน่วยแต่ถา้ บนั ทกึ ชนิด สนิ คา้ เป็นแบบ F ราคาต่อหน่วยจะหมายถงึ ราคาต่อ 1 ชุด สว่ นลดของสนิ คา้ แต่ละรายการสามารถลดไดห้ ลายขนั้ หากบนั ทกึ เป็นจานวนตวั เลขจะหมายถงึ ส่วนลดเป็นจานวนเงนิ (บาท) แต่ถา้ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 107

ตอ้ งการใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ตใ์ หใ้ ส่เครอ่ื งหมาย % ไวด้ ว้ ยเสมอ หรอื จะลดทงั้ % และจานวนเงนิ เป็น10%+10จะเทา่ กบั ลด 10 % และลดอกี 10 บาท มลู ค่า โปรแกรมจะคานวณจาก ราคาต่อหน่วย x จานวนหน่วย ภาพที่ 25 : หน้าจอ แสดงรายละเอียดด้านล่างของเอกสาร รายละเอียดด้านล่างของเอกสาร บนั ทึกภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย ใสค่ า่ ‘Y’ เพ่อื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ดการหกั ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย จานวนสินค้า แสดงยอดรวมของจานวนสนิ คา้ ในใบส่งของใบน้ี มลู ค่าสินค้า แสดงยอดรวมของมลู คา่ สนิ คา้ ก่อนหกั ส่วนลดและ VAT มลู ค่าภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย จะแสดงมลู คา่ ภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ยทค่ี ยี ไ์ วท้ ่ี “บนั ทกึ ภาษหี กั ณทจ่ี า่ ย ‚ ส่วนลด ใส่ส่วนลดรวมทงั้ บลิ เพม่ิ จากสว่ นลดทร่ี ายการสนิ คา้ ไดอ้ กี สามารถ ลดไดห้ ลายขนั้ เชน่ ‘ 1% + 2%+ 50 ‘ มลู ค่าส่วนลด มลู ค่าส่วนลดทค่ี านวณจากชอ่ ง “สว่ นลด” (ระบุไวเ้ ป็น % เป็นขนั้ ๆ ) มลู ค่าก่อน VAT มลู ค่าสนิ คา้ ทงั้ หมดในบลิ ซอ้ื เชอ่ื ทย่ี งั ไมร่ วมภาษมี ลู ค่าเพม่ิ มลู ค่า VAT ยอดเงนิ ภาษมี ลู คา่ เพม่ิ ไมว่ า่ ผใู้ ชจ้ ะระบุใหค้ านวณภาษเี ป็นแบบแยก นอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรมกจ็ ะทาการแยกจานวนเงนิ ของสนิ คา้ ท่ี ยงั ไมร่ วม VAT และมลู คา่ VAT ไวใ้ หเ้ หน็ ยอดสทุ ธิ ยอดเงนิ สทุ ธริ วมภาษมี ลู ค่าเพม่ิ แลว้ ใหท้ าการบนั ทกึ รายการ และพมิ พห์ นงั สอื รบั รองการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ใหก้ บั ผจู้ าหน่าย 108 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

  การบนั ทึกและพิมพห์ นังสือรบั รองการหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย หากสนิ คา้ หรอื บรกิ ารทท่ี ่านทาการสงั่ ซอ้ื (สงั่ จา้ งทา) เป็นประเภททต่ี อ้ งหกั ภาษี ณท่ี จา่ ยไว้ เพอ่ื นาสง่ สรรพากร เราจะตอ้ งบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยโดยคานวณจากมลู คา่ สนิ คา้ ก่อนบวกภาษมี ลู ค่าเพม่ิ และคณู ดว้ ยอตั ราภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยซง่ึ แตกต่างกนั ไปแลว้ แต่ประเภท ของสนิ คา้ หรอื คา่ บรกิ าร (ควรปรกึ ษานกั บญั ชวี า่ จะใช้ อตั ราภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยเป็นเท่าใด ) การบนั ทกึ รายละเอยี ดการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยได้ ใหค้ ลกิ เมา้ สท์ ช่ี อ่ ง \"บนั ทึกภาษีหกั ณ ทีจ่ ่าย\" ทอ่ี ยดู่ า้ นบนของสว่ นรายการยอ่ ยดา้ นขวามอื และใสค่ ่า \"Y\" เพ่อื เขา้ ไปใส่รายละเอยี ด ของใบภาษี 1 109 2 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึก \"ภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย\" ประเภทเอกสารหกั ณ ท่ีจ่าย โปรแกรมจะขน้ึ ประเภทเอกสารทค่ี น้ ได้ เอกสารภายในเล่มท่ี ใส่เลม่ ทข่ี องประเภทเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน เลขท่ี ใสเ่ ลขทข่ี องเล่มทเ่ี ลอื กเขา้ ทางาน เลขท่ีอ้างอิง ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของใบภาษี วนั ท่ี ใส่วนั ทท่ี ห่ี กั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ช่ือผถู้ กู หกั ภาษี ใสช่ ่อื ผถู้ ูกหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย (ผจู้ าหน่าย) ที่อยู่ (บรรทดั 1, 2, 3) ใส่ทอ่ี ยขู่ องผถู้ กู หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยบรรทดั ท่ี 1, 2, 3 เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี ใสเ่ ลขประจาตวั ผถู้ กู หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ของผจู้ าหน่ายรายน้ี เง่ือนไขการหกั ณ ที่จ่าย ใส่ ‘1 ‘ = หกั ณ ทจ่ี า่ ยจากผจู้ าหน่าย , 2 = ออกเงนิ ให้ หกั ภาษีตามมาตราใด 1 = 3 เตรส , 2= 65 จตั วา , 3= 69 ทวิ ย่ืนภาษีเดือน / ปี เป็นภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ยของเดอื น / ปี ภาษใี ด ลาดบั ที่ในรายงานภาษี โปรแกรมจะ running ใหต้ ามวนั ทเ่ี อกสาร ส่วนรายการยอ่ ย สาหรบั ใส่รายการหกั ณ ที่จ่ายได้หลายรายการและหลายอตั รา ประเภทเงินได้ที่จ่าย ใสร่ ายละเอยี ดประเภทเงนิ ได้ จานวนเงินท่ีจ่าย ใส่จานวนเงนิ ทจ่ี ะใชค้ านวณภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย อตั ราภาษี ใส่อตั ราภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย โดยใส่เป็นเปอรเ์ ซน็ ต์ ยอดสาหรบั ใบเสรจ็ นี้ กรณที ร่ี วบหลายใบเสรจ็ หรอื หลายบลิ เงนิ สดเพ่อื ทา การออกใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย 1 ใบ โปรแกรมจะแสดง รวมมลู ค่าภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย บลิ เงนิ สด ทไ่ี ดต้ ดั ยอดภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยไปแลว้ โดย ยอดรวมของทุกใบเสรจ็ ตอ้ งไมเ่ กนิ \"มลู ค่าภาษที งั้ ใบ\" โปรแกรมจะรวมยอดมลู คา่ ภาษหี กั ณทจ่ี า่ ยทกุ รายการ เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดของเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ หากตอ้ งการพมิ พ์ ใหก้ ดป่มุ F5-พมิ พ์ ทห่ี น้าจอบนั ทกึ ใบภาษหี กั ณทจ่ี า่ ย ( ดงั ภาพ ) 110 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ตวั อย่าง หนังสือรบั รองการหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 111

6. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดของเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการโปรแกรมจะ แสดงการบนั ทกึ บญั ชี และทาการสรา้ งรายการรายวนั ใหท้ ร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท ใหก้ ดป่มุ F10- บนั ทกึ ( สามารถกาหนดสทิ ธไิ ์ ดว้ า่ จะใหแ้ สดงการบนั ทกึ การลงบญั ชนี ้ีหรอื ไม่ ) ภาพท่ี 21 : แสดงการบนั ทึกบญั ชีให้อตั โนมตั ิ ถา้ ตอ้ งการพมิ พ์ Voucher ใบน้ี กใ็ หเ้ ขา้ ไปทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท ‘ สมดุ รายวนั เงนิ สดจา่ ย’ ไปท่ี voucher ใบน้ี และกดป่มุ F5-พมิ พ์ จะไดเ้ อกสารใบสาคญั เงนิ สดจา่ ย ดงั ภาพ 1 3 2 ภาพที่ 22 : การสงั่ พิมพ์ ใบสาคญั เงินสดจ่ายท่ีโปรแกรมสรา้ งให้จากระบบซื้อ 112 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.4 การซื้อสินค้าเป็นเงินเช่ือ โดยค้นใบสงั่ ซื้อมาตดั รายการค้างรบั 1. เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow ->‘ ‘ Entry Transaction’ คลกิ icon Invoice สินค้า เลอื กเมนู ใบกากบั ภาษี / ใบส่งของ / ใบแจ้งหนี้ 2.เลอื ก สาขา ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3.เลอื ก เล่มเอกสาร ทจ่ี ะใชง้ าน (มใี หแ้ ลว้ 1 เล่ม ) 4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพม่ิ รายการใหม่ ภาพที่ 23 : หน้าจอรายการใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หนี้ (ซื้อ ) การบนั ทกึ รายการจะคลา้ ยกบั การบนั ทกึ ใบสงั่ ซอ้ื หากหวั ขอ้ ใดคลา้ ยกนั ใหไ้ ปดทู ่ี หวั ขอ้ ก่อนหน้าน้ี อธิบายการบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร เล่มที่ เลม่ ทข่ี อง Invocie ซอ้ื เช่อื ทเ่ี ลอื กเขา้ มา เลขที่ เลขทข่ี อง Invocie ซอ้ื เชอ่ื 1. ผใู้ ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเอง เลขทไ่ี มซ่ า้ กนั 2. ถา้ ว่างไว้ โปรแกรมจะ RUNNING ต่อจากเลขสดุ ทา้ ยในปัจจบุ นั หรอื ถา้ เคยกาหนดว่าตอ้ งการใหเ้ อกสารเรม่ิ ตน้ ดว้ ยเลขทเ่ี ท่าใด โปรแกรมจะดจู ากค่านนั้ หากกาหนดทเ่ี มนู\"กาหนด เล่มเอกสาร และการเชือ่ มโยง\" วา่ เลขทเ่ี รมิ่ ตน้ ของเอกสารน้ใี หเ้ รมิ่ ท่ี 000010 เลขทข่ี องเอกสาร ใบแรกในบรรทดั น้กี จ็ ะเรม่ิ ท่ี 000010 และ โปรแกรมจะ RUNNING เลขทต่ี ่อไปใหอ้ ตั โนมตั ิ เลขอ้างอิง เลขทข่ี อง Invoice ซอ้ื เชอ่ื ทไ่ี ดจ้ ากผจู้ าหน่าย หากวา่ งไว้ โปรแกรม running ใหอ้ ตั โนมตั ิ ดงั นี้ ‘ BI เล่มที่เอกสาร/ เลขท่ี ’ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 113

ผจู้ าหน่าย รหสั ใสร่ หสั ผจู้ าหน่าย ชื่อผจู้ าหน่าย โปรแกรมจะแสดงช่อื ผจู้ าหน่าย ทเ่ี ลอื กไว้ ค้นเอกสาร PO ใส่คา่ \"Y\" เพ่อื เขา้ ไปคน้ ใบสงั่ ซอ้ื ทเ่ี คยสรา้ งไว้ ภาพที่ 24 : หน้าจอบนั ทึกใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจ้งหนี้( ซื้อ) แผนก ใส่รหสั แผนก หากตอ้ งการแยกรายการสงั่ ซอ้ื วา่ เป็นของแผนกใด ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz ชนิด VAT ชนดิ ของภาษมี ลู คา่ เพมิ่ ตามทร่ี ะบุไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู อตั ราภาษมี ลู คา่ เพม่ิ เช่นรหสั 1 คอื VAT 7%, รหสั 5 คอื VAT 10 % การทยอยรบั สินค้าตามใบสงั่ ซื้อ (Partial shipment) ผจู้ าหน่ายอาจทยอยส่งสนิ คา้ มาให้ เช่น ส่งสนิ คา้ มาใหไ้ มเ่ ตม็ ตามจานวนทส่ี งั่ ซอ้ื หรอื ชาดส่งบาง รายการ ผใู้ ชง้ านบนั ทกึ จานวนและรายการตามทไ่ี ดร้ บั จากเอกสารการซอ้ื จรงิ หากสนิ คา้ รายการใด ยงั ไมไ่ ดร้ บั ในครงั้ น้ี กใ็ หล้ บรายการทโ่ี ปรแกรมดงึ มาใหจ้ ากใบสงั่ ซอ้ื ออกไปก่อน ทงั้ น้ี โปรแกรมจะ เกบ็ รายการที่ผจู้ าหน่าย ยงั ค้างส่งไว้ให้ดไู ด้ในรายงานสินค้าค้างรบั 114 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การค้นใบสงั่ ซื้อแบบ \"ค้นระบเุ ป็นใบ \"      เลอื กตวั เลอื กทต่ี อ้ งการ ในทน่ี ้จี ะเลอื กหวั ขอ้ \"คน้ ระบุเป็นใบ\" กดป่มุ ENTER หรอื ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทห่ี วั ขอ้            ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะขน้ึ ประเภทเอกสารทค่ี น้ ได้ คอื ใบสงั่ ซอ้ื  (Purchase order) เล่ม / ชื่อเล่ม เลขที่ภายใน ใส่เล่มเอกสารทจ่ี ะคน้ หรอื ใช้ HOTSEEK คน้ หา ใส่เลขทภ่ี ายในทต่ี อ้ งการ หรอื ใช้ HOTSEEK คน้ หา เลขท่ีอ้างอิง ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ทต่ี อ้ งการ หรอื ใช้ HOTSEEK คน้ หา โปรแกรเมมกอ่ื จ็ไดะร้ lาoยadการราใยบลสะงั่เซออ้ืยี ทดตส่ี นอ้ิ งคกา้ าจราแกลใวบ้ สใงัห่ ซก้ อ้ื ดมปา่มุ ใหEอ้ Nตั TโEนRมตั เิพ่อื เลอื กรายการนนั้  ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 115

แก้ไขรายละเอียดอ่ืนๆ กดป่มุ \"Y\" หรอื \"END\" เพอ่ื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ภาพที่ 25 : หน้าจอ \"แก้ไขรายละเอียดอื่น\" หน้าที่ 1 การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าท่ี 1 เครดิตเทอม โปรแกรมจะดงึ เครดติ เทอมมาใหจ้ ากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย หรอื จะเปลย่ี นแปลงเฉพาะรายการน้กี ไ็ ด้ วนั ครบกาหนด โปรแกรมจะคานวณใหต้ ามเครดติ เทอม ผสู้ ่งของ ใสช่ อ่ื ผสู้ ่งสนิ คา้ ในครงั้ น้ี คลงั ซื้อหลกั ใสค่ ลงั ซอ้ื หลกั สาหรบั ใบส่งของน้ี รหสั โปรโมท ใชร้ ะบรุ หสั ของการโปรโมททผ่ี ใู้ ชง้ านกาหนดขน้ึ เอง สามารถกาหนดไดต้ งั้ แต่ รหสั 1 ถงึ 9 เช่น บรษิ ทั มชี ่วงการ โปรโมชนั่ สนิ คา้ กจ็ ะสามารถระบุในINVOICE วา่ ช่วงเวลาน้ใี ห้ เป็นรหสั โปรโมท 1 เพอ่ื แสดงวา่ INVOICE น้อี ยใู่ นชว่ ง โปรโมชนั่ แบบ 1 รปู แบบการ POST โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู สาขามาให้ แต่ 116 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ใบแจ้งหนี้เลขที่ ระบุรปู แบบการ POST เฉพาะเอกสารใบน้ไี ด้ วนั ท่ี ถา้ ใสค่ า่ X หมายถงึ เอกสารน้จี ะยงั ไมล่ งบญั ชใี ห้ หรอื ยงั รายการในรายงานภาษี * ไมส่ รา้ งรายการรายวนั ให้,ถา้ ใส่ค่า I หมายถงึ ยงั ไม่ POST ขอคืนภาษีได้หรอื ไม่ * ถา้ ใส่ค่า ว่าง หมายถงึ ใหล้ งรายการบญั ชแี ละ POST ดว้ ย ใส่เลขทใ่ี บแจง้ หน้ขี องผจู้ าหน่ายทแ่ี จง้ หน้มี ายงั บรษิ ทั ยื่นภาษีเดือน/ปี * ใส่วนั ทใ่ี บแจง้ หน้ขี องผจู้ าหน่ายทแ่ี จง้ หน้มี ายงั บรษิ ทั ใส่รายละเอยี ดท่ตี อ้ งการแสดงในรายงานภาษี ใส่คา่ Y กรณที เ่ี อกสารใบน้ี สามารถขอคนื ภาษไี ด้ ใส่คา่ N ถา้ เอกสารใบน้ี ไม่ สามารถขอคนื ภาษไี ด้ ใส่ เดอื น / ปี ภาษี ทใ่ี ชย้ น่ื ภาษี ตวั อยา่ ง ใบส่งของซอ้ื เชอ่ื /ใบกากบั ภาษี ใบท่ี 001 มวี นั ทใ่ี นเอกสารคอื 01/01/58 ถา้ รายการน้ี นายน่ื ทนั เดอื นปีภาษี 01/2558 กจ็ ะใส่ค่าทช่ี ่อง \"ยน่ื ภาษเี ดอื น/ปี\" วา่ \"01/58\" แต่ถา้ รายการน้ี นายน่ื ไมท่ นั ในเดอื นปีภาษปี กติ แต่นาไปยน่ื พรอ้ มใบกากบั ภาษขี องเดอื น 04/58 เราจะใส่ ค่าทช่ี อ่ ง \"ยน่ื ภาษเี ดอื น/ปี\" วา่ \"04/58\" เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายมาให้ (แกไ้ ขได)้ รหสั สาขา โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายมาให(้ แกไ้ ขได)้ ช่ือสาขา โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายมาให(้ แกไ้ ขได)้ ภาพที่ 26 : หน้าจอ \"รายละเอียดอื่น\" หน้าท่ี 2 117 หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * การเปลย่ี นแปลงค่าน้คี วรทาโดยนกั บญั ชี คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าที่ 2 หมายเหตุ 1-10 หากมรี ายละเอยี ดอ่นื เพม่ิ เตมิ สาหรบั เอกสารน้ี ใสไ่ ด้ 10 หมายเหตุ ภาพท่ี 27 : หน้าจอ \"รายละเอียดอื่น\" หน้าท่ี 3 การบนั ทึก \" แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าท่ี 3 รหสั ผจู้ าหน่ายท่ีเป็นผสู้ ่งของ หากผจู้ าหน่ายทเ่ี ราซอ้ื สนิ คา้ กบั ผทู้ ส่ี ง่ สนิ คา้ มาใหเ้ ป็นคนละ บรษิ ทั ใหใ้ ส่ผสู้ ่งของไวด้ ว้ ย เพ่อื ใชใ้ นการตดิ ตามสนิ คา้ พิมพร์ ายการเงินมดั จาในเอกสารแบบฟอรม์ พิมพเ์ อกสารหรอื ไม่ ใสค่ า่ \"Y\" หากตอ้ งการใหพ้ มิ พร์ ายการเงนิ มดั จาออกมาในเอกสารซอ้ื ใบน้ี การบนั ทึกส่วนรายการย่อย PF P = สนิ คา้ F = ชุดสนิ คา้ เชน่ ถา้ เรยี กชุดสนิ คา้ มาโปรแกรมกจ็ ะแสดง ช่อื ชดุ สนิ คา้ ไวบ้ รรทดั แรกและแสดงรายการยอ่ ยไว้ในบรรทดั ถดั ลงมา รหสั สินค้า ใส่รหสั ของสนิ คา้ หรอื ชุดสนิ คา้ ถา้ จารหสั ไมไ่ ด้ คน้ หาโดยใช้ Hot Seek ช่ือ ช่อื ของสนิ คา้ ซง่ึ มกั จะปรากฏขน้ึ ภายหลงั เลอื กรหสั สนิ คา้ แลว้ หรอื หากผใู้ ชจ้ าชอ่ื สนิ คา้ ได้ จะใสช่ ่อื สนิ คา้ หรอื คน้ หาโดยใช้ Hot Seek หมายเหตุ เป็นหมายเหตุประกอบรายการสนิ คา้ ถา้ ดทู ห่ี น้าจอจะเหน็ เป็นชอ่ ง กวา้ ง 1 ตวั อกั ษร เราสามารถเหน็ หมายเหตุทงั้ หมดไดท้ ส่ี ว่ นลา่ งของ จอภาพ เมอ่ื ตอ้ งการใชส้ ามารถเขา้ ไปใส่รายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ เองได้ โดยคยี ร์ ายละเอยี ดเขา้ ไปทช่ี ่องน้ี ลอ๊ ต ระบุเลขลอ๊ ตของสนิ คา้ ทซ่ี อ้ื เขา้ ครงั้ น้ี และระบุคลงั สนิ คา้ ทต่ี อ้ งการ จานวน จานวนสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื ถา้ สนิ คา้ เป็นชน้ิ จะหมายถงึ จานวนชน้ิ ของสนิ คา้ แต่ถา้ เป็นชุดสนิ คา้ จานวนในทน่ี ้จี ะหมายถงึ จานวนของชุดสนิ คา้ ( กดป่มุ END เพอ่ื เขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ ) เมอ่ื กดป่มุ ‘ END’ ทช่ี ่อง จานวน มหี น้าจอใหร้ ะบจุ านวนสนิ คา้ และอตั ราส่วนต่อหน่วยนบั มาตรฐาน 118 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ราคา/หน่วย ถา้ ใส่คา่ ทช่ี อ่ ง ‘P/F’ เป็น P จะหมายถงึ ราคาต่อสนิ คา้ 1 หน่วย แต่ถา้ ส่วนลด ใสเ่ ป็น ‘F’ จะหมายถงึ ราคาต่อ 1 ชุดสนิ คา้ มลู ค่า ส่วนลดของสนิ คา้ แต่ละรายการสามารถลดไดห้ ลายขนั้ หากบนั ทกึ เป็น จานวนตวั เลขจะหมายถงึ ส่วนลดเป็นจานวนเงนิ (บาท) แต่ถา้ ตอ้ งการ ใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ตใ์ หใ้ ส่เครอ่ื งหมาย % ไวด้ ว้ ยเสมอ หรอื จะลดทงั้ % และจานวนเงนิ เป็น10%+10 จะเทา่ กบั ลด 10 % และลดอกี 10 บาท โปรแกรมจะคานวณ ราคาต่อหน่วย x จานวนหน่วย รายละเอียดด้านล่างของเอกสาร จานวนสินค้า แสดงยอดรวมของจานวนสนิ คา้ ในใบส่งของใบน้ี มลู ค่าสินค้า แสดงยอดรวมของมลู คา่ สนิ คา้ ก่อนหกั ส่วนลดและ VAT ส่วนลด ใส่สว่ นลดรวมทงั้ บลิ เพมิ่ จากสว่ นลดทร่ี ายการสนิ คา้ ไดอ้ กี สามารถ ลดไดห้ ลายขนั้ เช่น ‘ 1% + 2%+ 50 ‘ มลู ค่าส่วนลด มลู คา่ ส่วนลดทค่ี านวณจากช่อง “สว่ นลด” (ระบุไวเ้ ป็น % เป็นขนั้ ๆ ) มลู ค่าก่อน VAT มลู คา่ สนิ คา้ ทงั้ หมดในบลิ ซอ้ื เช่อื ทย่ี งั ไมร่ วมภาษมี ลู ค่าเพม่ิ มลู ค่า VAT ยอดเงนิ ภาษมี ลู คา่ เพม่ิ ไมว่ า่ ผใู้ ชจ้ ะระบใุ หค้ านวณภาษเี ป็นแบบแยก นอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรมกจ็ ะทาการแยกจานวนเงนิ ของสนิ คา้ ท่ี ยงั ไมร่ วม VAT และมลู คา่ VAT ไวใ้ หเ้ หน็ ยอดสทุ ธิ ยอดเงนิ สุทธริ วมภาษมี ลู คา่ เพมิ่ แลว้ 6. เมอ่ื บนั ทกึ ครบแลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 119

  บนั ทึกลอ็ ตซื้อสินค้าสาหรบั ธรุ กิจที่คมุ สตอ๊ คสินค้าแยกตามลอ๊ ตสินค้า สาหรบั ธุรกจิ ทม่ี กี ารระบเุ ลขลอ๊ ตสนิ คา้ จงึ จะบนั ทกึ รายการลอ๊ ตสนิ คา้ ทช่ี ่องน้ี แต่ถา้ ไมไ่ ดใ้ ชเ้ รอ่ื งน้ี สามารถขา้ มไปได้ ใหไ้ ปทส่ี นิ คา้ รายการนนั้ และกดป่มุ \"END\" ทช่ี ่อง \"ลอ๊ ต\" เพอ่ื เขา้ ไปใส่รหสั ลอ๊ ตสนิ คา้ ดงั ภาพ ลอ๊ ตสินค้า ใสร่ หสั ล๊อตสนิ คา้ ทซ่ี อ้ื เขา้ ครงั้ น้ี รหสั คลงั สินค้า ใส่รหสั คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะเกบ็ สนิ คา้ ลอ๊ ตน้ี ช่ือคลงั สินค้า ช่อื คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะเกบ็ สนิ คา้ ลอ๊ ตน้ี คงคลงั ในคลงั นี้ โปรแกรมจะแสดงปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ลอ๊ ตเดยี วกนั ทอ่ี ยใู่ น คลงั สนิ คา้ น้ี   ต้องการเปล่ียนคลงั สินค้าท่ีซื้อเข้าและดยู อดคงคลงั ขณะทาการซื้อ เราจะเขา้ ไปทร่ี ายการสนิ คา้ และกดป่มุ \"END\" ทช่ี อ่ ง \"ล๊อต\" เพ่อื เขา้ ไปใส่ คลงั สนิ คา้ และดปู รมิ าณสนิ คา้ คงเหลอื ของคลงั น้ี ดงั ภาพ ชื่อคลงั สินค้า ช่อื คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะรบั สนิ คา้ เขา้ สาหรบั ใบสง่ ของใบน้ี คงคลงั ในคลงั นี้ โปรแกรมจะแสดงปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ล๊อตเดยี วกนั ทอ่ี ยใู่ น คลงั สนิ คา้ น้ี 120 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.5 การลดหนี้ซื้อเช่ือและส่งคืนสินค้าไปให้ผจู้ าหน่าย 1. เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow ->‘ ‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon ‘ ใบลดหนี้สินค้า’ เลอื กเมนู ‘ ใบลดหนี้ ซื้อเชื่อ’ 2. เลอื ก สาขา ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก เล่มเอกสาร ทจ่ี ะใชง้ าน 4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพมิ่ รายการใหม่ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของ ใบลดหน้ี ซง่ึ มวี ธิ กี ารบนั ทกึ คลา้ ยคลงึ กบั การบนั ทกึ ใบสง่ ของซอ้ื เชอ่ื แต่มสี ่วนทแ่ี ตกต่างกนั เลก็ น้อย คอื เราจะคน้ Invoice ซอ้ื ทท่ี าใหเ้ กดิ การลดหน้คี รงั้ น้ี โดยเขา้ ไปทช่ี ่อง \"คน้ เอกสารอา้ งองิ \" ซง่ึ มรี ายละเอยี ดการทางานตามหวั ขอ้ \"ลดหนี้โดยอ้างอิง ใบส่งของ\" 6.เมอ่ื อา้ งองิ ใบสง่ ของทต่ี อ้ งการแลว้ ใหแ้ กไ้ ขจานวนสนิ คา้ ทจ่ี ะลดหน้ี หรอื คนื กลบั ไป ใหผ้ จู้ าหน่าย เช่น ซอ้ื สนิ คา้ มา 10 เครอ่ื ง แต่คนื กลบั ไป 2 เครอ่ื ง กใ็ หแ้ กต้ วั เลขในชอ่ ง จานวนใหถ้ กู ตอ้ ง 7.กดป่มุ \"F10-SAVE\" จะไดใ้ บลดหน้ี ดงั ภาพ จะเหน็ เอกสารทช่ี ่องถดั จาก \"คน้ เอกสารอา้ งองิ \" นนั่ คอื ใบสง่ ของที่ใบลดหนีอ้ ้างถงึ ภาพที่ 28 : บางส่วนของหน้าจอใบลดหนี้โดยคนื สินค้ากลบั ไป 121 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

  การอ้างอิงใบส่งของซื้อเช่ือ 1.เขา้ ไปทช่ี อ่ ง \"คน้ เอกสารอา้ งองิ \" ใส่ค่า \"Y\" เพอ่ื เขา้ ไปคน้ ใบสง่ ของทต่ี อ้ งการ 1 2 3 4 2. ใส่รายละเอยี ดเพ่อื คน้ หาเอกสาร ดงั น้ี ประเภทเอกสาร ใสร่ หสั ประเภทเอกสาร เชน่ อา้ งถงึ ใบส่งของซอ้ื เชอ่ื สนิ คา้ ใหค้ ยี ว์ า่ \"BI\" หรอื ใช้ HOTSEEK คน้ หาเอกสาร เล่ม / เลขท่ี ใสเ่ ลขทเ่ี ลม่ เอกสาร ( โปรแกรมจะดงึ ชอ่ื เล่มมาแสดงใหอ้ ตั โนมตั )ิ เลขท่ีภายใน ใส่เลขทภ่ี ายในเขา้ ไป หรอื คน้ หาโดยใช้ HOTSEEK เลขที่อ้างอิง ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ เขา้ ไปเอง หรอื คน้ หาโดยใช้ HOTSEEK 3. โปรแกรมแสดงรายการใบสง่ ของในประเภทเอกสารเดยี วกนั ขน้ึ มาใหเ้ ลอื ก หากตอ้ งการรายการใด ใหก้ ดป่มุ ENTER เพ่อื เลอื กรายการนนั้ 5 122 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 4. ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทป่ี ่มุ OK เพ่อื กลบั เขา้ ไปทห่ี น้าจอ บนั ทกึ ใบลดหน้ี แลว้ บนั ทกึ รายการสนิ คา้ ทจ่ี ะลดหน้ี

4. โปรแกรมจะขน้ึ ขอ้ ความถามวา่ จะลดหน้แี บบใด ในทน่ี ้ี ตอ้ งการสง่ คนื สนิ คา้ ดว้ ย ใหเ้ ลอื ก ‘Yes’ 6 5. โปรแกรมจะ Load รายการสนิ คา้ ทงั้ หมดจากใบส่งของมาให้ หากไมต่ อ้ งการส่งคนื สนิ คา้ รายการใด กใ็ หล้ บรายการนนั้ ออกไป โดยใชป้ ่มุ F3- ลบสนิ คา้ ในทน่ี ้ลี บ G1 และ G2 ออกไป เหลอื G3 ไว้ (หลงั จากกดป่มุ F3 แลว้ ใหก้ ดป่มุ Enter เพอ่ื ใหโ้ ปรแกรม Refresh หน้าจอ จะไดแ้ สดงรายการสนิ คา้ ทเ่ี หลอื อยใู่ หถ้ กู ตอ้ ง ) 7 8 6. ตรวจสอบรายการทต่ี อ้ งการลดหน้ใี หเ้ รยี บรอ้ ย แลว้ กดป่มุ F10- บนั ทกึ เพอ่ื เกบ็ รายการ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 123

3.6 การทาใบลดหนี้เงินสด โดยไม่มกี ารส่งคืนสินค้า 1. เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow ->‘ ‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon ‘ ใบลดหนี้สินค้า ‘ เลอื กเมนู ‘ ลดหนี้ ซื้อสด ‘ 2. เลอื ก สาขา ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก เล่มเอกสาร ทจ่ี ะใชง้ าน 4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพม่ิ รายการใหม่ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของ ใบลดหน้ี ซง่ึ มวี ธิ กี ารบนั ทกึ คลา้ ยคลงึ กบั การ บนั ทกึ ใบลด หน้แี บบมกี ารสง่ คนื สนิ คา้ แตกต่างกนั ตรงท่ี เมอ่ื มขี อ้ ความถามว่า \"ตอ้ งการลดจานวน ?\" ให้ เลอื กตอบ \"NO\" ภาพท่ี 29 : หน้าจอเพื่อเลอื กว่าจะลดหนี้เป็นจานวนสินค้า ( มีการคนื สินค้าด้วยหรอื ไม่ ? ) การลดหนี้ แบบที่ไมม่ ีการส่งคืนสินค้า แบ่งได้ 2 กรณี คือ แบบท่ี 1 ลดหน้ีแบบไมส่ ่งคนื และ ไมต่ อ้ งการแสดงรายการสนิ คา้ เช่น ผจู้ าหน่ายลมื ใหส้ ว่ นลด การคา้ จงึ ทาการลดหน้ีให้ จะทาดงั น้ี (1) ไมต่ อ้ งบนั ทกึ รายการสนิ คา้ ท่ี \"ส่วนรายการยอ่ ย\" แต่อยา่ งใด (2) ใสม่ ลู คา่ ของการลดหน้ที ช่ี อ่ ง \"มลู ค่าสินค้า\" ทส่ี ว่ นลา่ งของเอกสาร แบบที่ 2 ลดหน้ีแบบไมส่ ง่ คนื สนิ คา้ แต่ต้องการแสดงรายการสินค้าท่ีเป็นเหตใุ ห้ลดหนี้ให้ เหน็ เชน่ สนิ คา้ มตี าหนิ ไมต่ อ้ งการคนื สนิ คา้ แต่ใหเ้ จา้ หน้คี นื เงนิ มาให้ จะทาดงั น้ี (1) ใหเ้ ลอื กรายการสนิ คา้ ทตี อ้ งการ แต่แกไ้ ขจานวนหน่วยของสนิ คา้ ใหเ้ ป็น 0 (2) ใส่มลู ค่าของการลดหน้ที ช่ี อ่ ง \"มลู ค่าสินค้า\" ทส่ี ว่ นล่างของเอกสาร 124 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ตวั อย่าง หน้าจอการลดหน้แี บบท่ี 1 ลดหน้ี โดยไมส่ ง่ คนื สนิ คา้ ไมต่ อ้ งแสดงรายการสนิ คา้ 1 ลบรายการสนิ คา้ ออกไปทงั้ หมด 2 ตวั อย่าง หน้าจอการลดหน้แี บบท่ี 2 คอื ลดหน้เี ป็นจานวนเงนิ ไมไ่ ดส้ ง่ คนื สนิ คา้ แต่แสดง รายการสนิ คา้ ใหเ้ หน็ 1 ยงั มรี ายการสนิ คา้ แต่แก้ไขจแานวนให้เป็น ‘0’ 2 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 125

4. รายงานที่ใช้ตรวจสอบและรายงานวิเคราะห์ รายงานทม่ี ใี หใ้ นระบบ จะแบ่งเป็น 3 ประเภทหลกั ๆ คอื 1. รายงานเพ่อื ตรวจสอบรายการเอกสาร เพอ่ื ใชต้ รวจสอบความครบถว้ นของเอกสาร และเกบ็ เป็นสาเนา กระดาษไวเ้ ป็นการ BACKUP หลงั จากบนั ทกึ รายการเขา้ ไปแลว้ 2. รายงานเพอ่ื การตดิ ตามงาน เชน่ รายการสนิ คา้ คา้ งรบั 3. รายงานภาษี เชน่ รายงานภาษซี อ้ื , รายงานภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ย 4. รายงานเพอ่ื การวเิ คราะห์ จะเป็นรายการทเ่ี กดิ จากการรวมยอดจากหลายๆ เอกสาร เพ่อื นามาใชเ้ ป็นขอ้ มลู ประกอบในการบรหิ ารงาน (Management Information System Report) หรอื วางแผนในอนาคต 4.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานประเภทน้ี ผใู้ ชง้ านสามารถเลอื กพมิ พเ์ รยี งตามวนั ทข่ี องเอกสารหรอื เรยี งตาม เลขทข่ี องเอกสารทาใหต้ รวจสอบไดว้ า่ จานวนเอกสารจรงิ มคี รบถว้ นตามทบ่ี นั ทกึ ไวใ้ นระบบ คอมพวิ เตอรห์ รอื ไมโ่ ดยในทา้ ยรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสารชว่ ยในการตรวจนบั เอกสารจรงิ ไดส้ ะดวกขน้ึ นอกจากน้ยี งั เลอื กพมิ พโ์ ดยดเู ฉพาะส่วนหวั ของเอกสารหรอื จะเลอื กพมิ พร์ ายละเอยี ด ของเอกสารออกมา ดว้ ย เป็นการตรวจสอบละเอยี ดขน้ึ ว่า รายการสนิ คา้ ทค่ี ยี เ์ ขา้ ไปตรงกนั หรอื ไม่ ตวั อยา่ งของรายงานทจ่ี ดั อยใู่ นประเภทน้ี ไดแ้ ก่ 1. พมิ พร์ ายการใบสงั่ ซอ้ื ของผจู้ าหน่าย 2. พมิ พร์ ายการบลิ ซอ้ื สด 3. พมิ พร์ ายการใบส่งของซอ้ื เช่อื 4. พมิ พร์ ายการใบสง่ ของซอ้ื เช่อื พมิ พใ์ บแจง้ หน้แี ยก 5. พมิ พร์ ายการใบลดหน้ซี อ้ื สด 6. พมิ พร์ ายการใบลดหน้ซี อ้ื เช่อื 7. พมิ พร์ ายการใบเพม่ิ หน้ซี อ้ื สด 8. พมิ พร์ ายการใบเพม่ิ หน้ซี อ้ื เชอ่ื 9. พมิ พร์ ายการบลิ เงนิ สด งานบรกิ าร 10. พมิ พร์ ายการใบส่งของซอ้ื เช่อื งานบรกิ าร 11. พมิ พร์ ายการใบส่งของซอ้ื เชอ่ื พมิ พใ์ บแจง้ หน้แี ยก งานบรกิ าร 12. พมิ พร์ ายการใบลดหน้เี งนิ สด งานบรกิ าร 126 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

13. พมิ พร์ ายการใบลดหน้เี งนิ เชอ่ื งานบรกิ าร 14. พมิ พร์ ายการใบเพมิ่ หน้เี งนิ สด งานบรกิ าร 15. พมิ พร์ ายการใบเพมิ่ หน้เี งนิ เชอ่ื งานบรกิ าร 4.2 รายงานเพ่ือช่วยในการติดตามงาน รายงานประเภทน้ี ใชใ้ นการตดิ ตามงาน หรอื บรหิ ารจดั การภายใน เชน่ 1. รายงานสนิ คา้ คา้ งรบั แยกตามผจู้ าหน่าย ใชส้ าหรบั ตรวจสอบวา่ มสี นิ คา้ รายการใดทย่ี งั ไมไ่ ดร้ บั จากผจู้ าหน่ายรายน้บี า้ ง โดย รายงานจะแสดงรหสั สนิ คา้ , ชอ่ื สนิ คา้ , จานวนสนิ คา้ ทค่ี า้ งสง่ , หน่วยนบั ของสนิ คา้ , วนั ทส่ี นิ คา้ นนั้ ควรจะถูกสง่ มายงั บรษิ ทั , เลขทใ่ี บสงั่ ซอ้ื ของผจู้ าหน่ายหรอื ใบสงั่ ซอ้ื หากสนิ คา้ รายการนนั้ คา้ งสง่ จากหลายใบสงั่ ซอ้ื กจ็ ะแสดงยอดรวมใหเ้ หน็ 2. รายงานสนิ คา้ คา้ งรบั แยกตามสนิ คา้ ใชส้ าหรบั ตรวจสอบว่ามสี นิ คา้ รายการใดทค่ี า้ งส่งจาแนกตามสนิ คา้ โดยแสดงวนั ทจ่ี ะ สง่ , เลขทใ่ี บสงั่ ซอ้ื , ชอ่ื ผจู้ าหน่าย, ยอดทส่ี งั่ ไวท้ งั้ หมด, ยอดทย่ี งั คา้ งรบั และชอ่ื หน่วยนบั ทาให้ ทราบว่าสนิ คา้ รายการนนั้ คา้ งรบั เป็นจานวนทงั้ หมดเทา่ ใด จะไดท้ าการสงั่ ซอ้ื เพมิ่ เตมิ ไดต้ รง กบั ความตอ้ งการ 3. รายงานสนิ คา้ คา้ งแยกตามใบสงั่ ซอ้ื ใชต้ รวจสอบรายการสนิ คา้ คา้ งรบั เช่นกนั แต่ดู วา่ รายการทต่ี อ้ งรบั ในวนั ทต่ี ่างๆ มรี ายการอะไรบา้ งแยก เป็นใบสงั่ ซอ้ื แต่ละใบ โดยรายงานจะ แสดงรหสั สนิ คา้ , ช่อื สนิ คา้ , ยอดสงั่ , ยอดทค่ี า้ งรบั และหน่วยนบั 4.3 รายงานภาษีมลู ค่าเพ่ิมและภาษี หกั ณ ท่ีจ่าย เป็นรายงานทางภาษี เพ่อื ใชน้ าส่งสรรพากร รายงานเหล่าน้ี จะรวมอยใู่ นหวั ขอ้ “ รายงานภาษมี ลู ค่าเพม่ิ และภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ย ‚ 1. รายงานภาษซี อ้ื ซง่ึ มหี ลายแบบใหเ้ ลอื กใช้ - รายงานภาษซี อ้ื ตามประกาศสรรพากร ฉบบั ท่ี 89 - รายงานภาษซี อ้ื เฉพาะทย่ี น่ื เพมิ่ เตมิ - รายงานภาษซี อ้ื แสดงเลขท่ี Voucher - รายงานภาษซี อ้ื พมิ พเ์ ฉพาะใบสง่ ของ (ไมร่ วมใบลดหน้ี ใบเพมิ่ หน้ี ) - รายงานภาษซี อ้ื พมิ พเ์ ฉพาะใบลดหน้ี - รายงานภาษซี อ้ื แสดงภาษซี อ้ื เฉลย่ี แบบท่ี 1 และ แบบท่ี 2 2. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั นติ บิ คุ คล ภ.ง.ด. 53 3. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั นติ บิ คุ คล ภ.ง.ด. 53 สง่ ทาง Internet ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 127

4. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั บุคคลธรรมดา ภ.ง.ด. 3 5.รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั บคุ คลธรรมดา ภ.ง.ด. 3 ส่งทาง Internet 4.4 รายงานวิเคราะหเ์ พื่อช่วยในการบริหารงาน รายงานประเภทน้ี ใชใ้ นการบรหิ ารและการวางแผนงาน ไดแ้ ก่ 1. รายงานสรปุ ยอดซอ้ื ประจางวดแยกตามผจู้ าหน่าย 2. รายงานเปรยี บเทยี บยอดซอ้ื แต่ละเดอื นแยกตามผจู้ าหน่าย 3. รายานยอดซอ้ื สงู สุดเรยี งลาดบั ผจู้ าหน่าย สาหรบั วธิ กี ารพมิ พร์ ายงาน ผใู้ ชง้ านดรู ายละเอยี ดไดท้ ห่ี วั ขอ้ \"การพมิ พร์ ายงาน\" ใน ภาคผนวก นอกจากรายงานทเ่ี ตรยี มใหใ้ นระบบซอ้ื และวเิ คราะหก์ ารซอ้ื ยงั ทาการออกแบบ รายงานเพมิ่ เตมิ หรอื พมิ พร์ ายงานเป็น Chart , กราฟรปู แบบทส่ี วยงามได้ ดว้ ยโปรแกรม Business Intelligence โดยเขา้ ท่ี ‘Business Intelligence ‘ -> ‘ ระบบซอ้ื ’ 2 1 128 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทท่ี 5 ระบบขายและวิเคราะหข์ าย Sale Order Entry and Sale Analysis System ภาพรวมการทางานของระบบขายและวิเคราะหข์ าย การทางานในระบบขายเป็นขนั้ ตอนหลงั จากทม่ี สี นิ คา้ ในคลงั สนิ คา้ แลว้ ธรุ กจิ จะมกี ารทา รายการขายสนิ คา้ หรอื ใหบ้ รกิ ารแก่ลกู คา้ ซง่ึ มที งั้ ขายสนิ คา้ เป็นเงนิ สด และเป็นเงนิ เช่อื โดย อาจจะออกเอกสารรบั คาสงั่ ซอ้ื จากลกู คา้ หรอื ทเ่ี รยี กวา่ ใบสงั่ ขายใหก้ บั ลกู คา้ ก่อนทาการขาย หรอื อาจจะทาการขายโดยไมต่ อ้ งผ่านขนั้ ตอนการออกใบสงั่ ขายกไ็ ดแ้ ละในบางครงั้ ถา้ สนิ ค้ า ชารดุ กจ็ ะมกี ารรบั คนื สนิ คา้ จากลกู คา้ โดยออกใบลดหน้ไี ปใหล้ กู คา้ หรอื ถา้ เป็นงานบรกิ าร กจ็ ะ ถกู หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยตงั้ แต่ขนั้ ตอนขายสด เป็นตน้ การทางานในระบบขายและวเิ คราะหข์ ายมี ขนั้ ตอนการทางาน 4 สว่ น คอื 1.การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบ เป็นการบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ของระบบขาย แต่เมอ่ื บนั ทกึ แลว้ จะเชอ่ื มโยงไปใชก้ บั ระบบลกู หน้ดี ว้ ย เชน่ ฐานขอ้ มลู รายช่อื ลกู คา้ เมอ่ื บนั ทกึ ทร่ี ะบบน้ี แลว้ กจ็ ะไปเป็นฐานขอ้ มลู ของลกู หน้ดี ว้ ย 2. การบนั ทึกยอดยกมาของระบบ เป็นการบนั ทกึ ยอดยกมา เชน่ invoice ขายทย่ี งั คา้ งชาระยกมาจากงวดก่อน ซง่ึ จะอธบิ ายในหวั ขอ้ “ยอดยกมาของระบบลกู หน้ี” 3.การบนั ทึกรายการในระบบขาย เป็นการบนั ทกึ เอกสารในระบบขาย ไดแ้ ก่ ใบสงั่ ขาย, กรณที เ่ี ป็นการขายสดกจ็ ะออกบลิ ขายสด หากขายสนิ คา้ เป็นเงนิ เช่อื กอ็ อกบลิ ขายเชอ่ื หรอื เรยี กเตม็ วา่ \"ใบส่งของ/ใบแจง้ หน้ี/ใบกากบั ภาษี \" 4. การพิมพร์ ายงานต่างๆ เพ่อื การตรวจสอบเบอ้ื งตน้ และเพอ่ื การวเิ คราะห์ ในทน่ี ้จี ะยกตวั อยา่ งของกจิ การทจ่ี ดทะเบยี นภาษมี ลู คา่ เพมิ่ เน่อื งจากมรี ายละเอยี ด ท่ี มากกว่ากจิ การทไ่ี มไ่ ดจ้ ดทะเบยี นภาษมี ลู คา่ เพมิ่ เช่น การบนั ทกึ อตั ราภาษมี ลู คา่ เพิ่ม รายละเอยี ดของเอกสารทใ่ี ชแ้ สดงในรายงานภาษมี ลู ค่าเพม่ิ และถา้ เป็นรายการคา้ หรอื ค่าบรกิ าร ทก่ี จิ การมหี น้าทห่ี กั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยไว้ กม็ ตี วั อยา่ งการบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยไวเ้ ป็นพเิ ศษ การอธบิ ายต่อไปน้จี ะเรยี งลาดบั ตาม flow การทางานดา้ นลา่ งน้ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 129

ภาพที่ 1: Flow การทางานของระบบขาย ภาพที่ 2: แสดงการเช่ือมโยงระหวา่ งระบบขายกบั ระบบอ่ืนท่ีเก่ียวขอ้ ง 130 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบขายและวิเคราะหข์ าย เมอ่ื จะใชง้ านระบบขาย ขนั้ ตอนแรกคอื การเตรยี มฐานขอ้ มลู ทต่ี อ้ งใชใ้ นระบบขาย บนั ทกึ รายชอ่ื กล่มุ ลกู คา้ บนั ทกึ รายช่อื ลกู คา้ บนั ทกึ รายชอ่ื ทมี ขาย บนั ทกึ รายช่อื พนกั งานขาย กาหนดราคาขายสาหรบั ลกู คา้ แต่ละราย เพมิ่ และแกไ้ ข สกุลเงนิ ต่างประเทศ ** ถา้ มกี ารขายต่างประเทศ สรา้ งเลม่ เอกสารเพม่ิ จากทร่ี ะบบจดั เตรยี มไวใ้ ห้ ภาพท่ี 3 : ขนั้ ตอนการเตรยี มฐานขอ้ มูลในระบบขาย 131 1.1 เพิ่มรายชื่อทีมขาย ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. เขา้ ระบบขายและรบั จองสนิ คา้ -> WorkFlow -> Setuup Master File เขา้ เมนู ’ เพิ่ม / แก้ไขรายชื่อทีมขาย ‘ 2 13 ภาพที่ 4 : การเข้า workflow เพือ่ setup master files 2. จะเขา้ มาทห่ี น้าจอรายช่อื ทมี ขาย ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของทมี ขาย 4. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ ภาพท่ี 5 : หน้าจอบนั ทึกรายละเอียดของทีมขาย อธิบายการบนั ทึก ใสร่ หสั ของทมี ขาย รหสั ใสช่ ่อื ทมี ขาย ชื่อภาษาไทย ใส่ช่อื ทมี ขายทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2 เชน่ ภาษาองั กฤษ ช่ือภาษา 2 132 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1.2 เพิ่มรายชื่อพนักงานขาย 1. เขา้ ระบบขายและรบั จองสนิ คา้ -> WorkFlow -> Setuup Master File เขา้ เมนู ‘ เพ่ิม/แก้ไขรายช่ือพนักงานขาย ‘ 2. จะเขา้ มาทห่ี น้าจอรายชอ่ื พนกั งานขาย ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของพนกั งานขาย 4. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ ภาพท่ี 6 : หน้าจอบนั ทึกรายละเอียดของพนักงานขาย อธิบายการบนั ทึก ใส่รหสั ของพนกั งานขาย ทก่ี าหนดไว้ รหสั ใสช่ ่อื พนกั งานขาย ชื่อภาษาไทย ใสช่ ่อื พนกั งานขายทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2 ชื่อภาษา 2 ใส่ทอ่ี ยขู่ องพนกั งานขาย ท่ีอย่ภู าษาไทย ใส่ทอ่ี ยขู่ องพนกั งานขายทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2 ที่อย่ภู าษา 2 ใส่วนั ทพ่ี นกั งานขายเรม่ิ ทางาน วนั ที่เริ่มทางาน ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 133

Commission ใสอ่ ตั ราคา่ คอมมชิ ชนั่ (เมอ่ื ระบพุ นกั งานขายคนน้ใี นเอกสาร ขายจะดงึ คา่ ไปแสดง) รหสั ทีมขาย ระบรุ หสั ทมี ขายทเ่ี คยบนั ทกึ ไวใ้ นฐานขอ้ มลู ทมี ขาย คน้ หาโดย ใช้ HOTSEEK หมายเหตภุ าษาไทย ใส่หมายเหตุเกย่ี วกบั พนกั งานขายคนน้ี หมายเหตภุ าษา2 ใส่หมายเหตุเกย่ี วกบั พนกั งานขาย กรณใี ชภ้ าษาท่ี 2 ต้องการให้เป็น User สาหรบั login เข้าระบบ? ใสค่ ่า \"Y\" ในกรณที ใ่ี หพ้ นกั งานขายเป็นผใู้ ชง้ านในโปรแกรม ใส่คา่ ‚N‛ ถา้ ไมต่ อ้ งการใหเ้ ขา้ ใชง้ านโปรแกรม 1.3 เพ่ิมรายช่ือกล่มุ ลกู ค้า 1. เขา้ ระบบขายและรบั จองสนิ คา้ -> WorkFlow -> Setuup Master File เขา้ เมนู ‚ เพ่ิมและแก้ไขกล่มุ ลกู ค้า ‚ 2. จะเขา้ มาทห่ี น้าจอรายชอ่ื กลุม่ ลกู คา้ ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3. ใหบ้ นั ทกึ รายละเอยี ดของกลมุ่ ลกู คา้ 4. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ อธิบายการบนั ทึก ภาพท่ี 7 : หน้าจอบนั ทึกรายละเอียดของกล่มุ ลกู ค้า รหสั ช่ือภาษาไทย ใส่รหสั ของกลุ่มลกู คา้ (ถา้ เวน้ ไว้ โปรแกรมจะ RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั )ิ ชื่อภาษา 2 ใส่ชอ่ื กลุม่ ลกู คา้ ใส่ชอ่ื กลุ่มลกู คา้ ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2 เช่น ภาษาองั กฤษ 134 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รหสั บญั ชี * ใสร่ หสั บญั ชที ใ่ี ชล้ งบญั ชตี ามกลมุ่ ลกู คา้ หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * ควรปรกึ ษาผวู้ างระบบบญั ชกี ่อนจะเปลย่ี นแปลง 1.4 เพิ่มรายช่ือลกู ค้า 1. เขา้ ระบบขายและรบั จองสนิ คา้ -> WorkFlow -> Setuup Master File เขา้ เมนู “ เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อลกู ค้า “ 2. จะเขา้ มาทห่ี น้าจอรายช่อื ลกู คา้ ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของลกู คา้ ภาพที่ 8 : หน้าจอบนั ทึกรายช่ือลูกค้า หน้าที่ 1 อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 1 ใส่รหสั ของลกู คา้ (ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING ใหเ้ อง ) รหสั ใสช่ อ่ื ลกู คา้ ภาษาไทย (ใส่ประเภทนิตบิ ุคคล เช่น ห.จ.ก., ชื่อภาษาไทย บ.จ.ก.,บ.ม.จ.) ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 135

ชื่อย่อภาษาไทย ใส่ช่อื ยอ่ ลกู คา้ เพ่อื ชว่ ยในการคน้ หาขณะบนั ทกึ รายการ ที่อย่ภู าษาไทย ใส่ทอ่ี ยขู่ องลกู คา้ ทเ่ี ป็นภาษาไทย ชื่อภาษา 2 ใส่ชอ่ื ลกู คา้ ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2 ช่ือย่อภาษา 2 ใส่ชอ่ื ยอ่ ของลกู คา้ ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2 ท่ีอย่ภู าษา 2 ใส่ทอ่ี ยขู่ องลกู คา้ ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2 รหสั ไปรษณีย์ ใส่รหสั ไปรษณยี ์ โทรศพั ท์ ใสเ่ บอรโ์ ทรศพั ท์ FAX ใส่เบอรโ์ ทรสาร บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ Page Down เพอ่ื ไปหน้าถดั ไป ภาพท่ี 9 : หน้าจอบนั ทึกรายชื่อลูกค้า หน้าที่ 2 อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 2 เลขผเู้ สียภาษี ใส่เลขประจาตวั ผเู้ สยี ภาษขี องลกู คา้ 136 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

เป็นนิติบคุ คล ? ถา้ เป็นนิตบิ คุ คลใสค่ า่ \"Y\" ถา้ เป็นบุคคลธรรมดาใสค่ า่ \"N\" ชื่อผตู้ ิดต่อ ใสช่ อ่ื บคุ คลเมอ่ื ตอ้ งตดิ ต่อกบั ลกู คา้ รายน้ี รหสั บญั ชี* กาหนดรหสั บญั ชที ส่ี มั พนั ธก์ บั ลกู คา้ รายน้ี ใชเ้ มอ่ื ตอ้ งการ ลงบญั ชี \"ลกู หน้กี ารคา้ \" แตกต่างกนั ไปสาหรบั ลกู คา้ แต่ละราย ที่อย่ทู ี่ใช้ติดต่อ ใสส่ ถานทท่ี ล่ี กู คา้ ใชต้ ดิ ต่อ หากไมต่ รงกบั ท่อี ยทู่ ใ่ี ชอ้ อกเอกสาร ท่ีอย่ภู าษาไทย ใสท่ อ่ี ยทู่ ใ่ี ชใ้ นการตดิ ต่อ เป็นภาษาไทย ที่อย่ภู าษา 2 ใสท่ อ่ี ยทู่ ใ่ี ชใ้ นการตดิ ต่อ เป็นภาษา 2 รหสั ป.ณ. ใสร่ หสั ไปรษณยี ์ หมายเหตใุ บวางบิล ใสห่ มายเหตุทจ่ี ะแสดงในใบวางบลิ หมายเหตภุ าษาไทยและ 2 ใส่หมายเหตุของลกู คา้ ทเ่ี ป็นภาษาไทย และ ภาษา 2 Website / Email ใส่ website และ Email ทใ่ี ชต้ ดิ ต่อบรษิ ทั น้ี บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ Page Down เพ่อื ไปหน้าถดั ไป ภาพที่ 10 : หน้าจอบนั ทึกรายชื่อลูกค้า หน้าท่ี 3 อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 3 กล่มุ ลกู ค้า ใส่รหสั กล่มุ ลกู ค้า โปรแกรมจะดงึ ช่อื กลมุ่ ลกู คา้ มาใหอ้ ตั โนมตั ิ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 137

พนักงานขาย ใส่รหสั พนักงานขาย โปรแกรมจะดงึ ชอ่ื พนกั งานขายมาให้ อตั โนมตั ิ วงเงินเครดิต ใส่วงเงนิ เครดติ ทใ่ี หก้ บั ลกู คา้ รายน้ี เพ่อื ใชต้ รวจสอบวงเงนิ เครดติ BLACK LIST จดั เป็นลกู คา้ ทอ่ี ยใู่ น blacklist หรอื ไม่ เครดิตเทอม ใส่เครดติ เทอมทใ่ี หก้ บั ลกู คา้ รายน้ี เพอ่ื ใชค้ านวณวนั ครบกาหนด ใช้ราคาขายเกรด ลกู คา้ รายน้ี จะใชร้ าคาขายทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู สนิ คา้ วา่ เป็นราคาขายเกรดใด ศกั ยภาพ ลกู คา้ รายน้มี ศี กั ยภาพ อยใู่ นขนั้ ใด เชน่ A = ศกั ยภาพดเี ลศิ , B = ด,ี C= ปานกลาง, D = คอ่ นขา้ งมปี ัญหา กาหนดวางบิล ใสเ่ งอ่ื นไขในการวางบลิ กาหนดเกบ็ เงิน ใส่เงอ่ื นไขในการเกบ็ เงนิ วิธีชาระเงิน ใส่ค่า \"Q\" ถา้ สว่ นใหญ่ชาระเป็นเชค็ , ค่า\" C\" ถา้ ชาระเป็นเงนิ สด และใส่คา่ \"T\" ถา้ ชาระโดยการโอนเงนิ เขา้ บญั ชี เป็นสานักงานใหญ่หรอื ไม่ ? ถา้ เป็นสานกั งานใหญ่ ใสค่ ่า ‘Y’ ถา้ เป็นสาขาใส่ค่า ‘N’ รหสั สาขาในรายงานภาษี ถา้ เป็นสานกั งานใหญ่ใส่ ‘00000’, ถา้ เป็นสาขาใส่รหสั สาขานนั้ ชื่อสาขาในรายงานภาษี ถา้ เป็นสานกั งานใหญ่ใส่ ‘สนญ.’ , ถา้ เป็นสาขาใสช่ ่อื สาขา 1.5 กาหนดราคาขายสาหรบั ลกู ค้าแต่ละราย ในการขายสนิ คา้ หรอื บรกิ ารใหแ้ ก่ลกู คา้ อาจจะมรี าคาขายทแ่ี ตกต่างกนั ไปในลกู คา้ แต่ ละราย เช่น ลกู คา้ ทซ่ี อ้ื ประจา และมกี ารชาระเงนิ ทต่ี รงเวลา จะไดร้ าคาพเิ ศษโดยใหเ้ ป็นสว่ นลด ทม่ี ากกว่าลกู คา้ รายอ่นื กไ็ ด้ เราจะกาหนดราคาขายและสว่ นลดของลกู คา้ แต่ละรายไวล้ ว่ งหน้า เพอ่ื ลดความผดิ พลาดในการใหส้ ่วนลดแก่ลกู คา้ แทนทจ่ี ะใชค้ วามจาของพนกั งานขายว่าลกู คา้ รายไหนไดส้ ว่ นลดเทา่ ใด เราจะเปลย่ี นมาใหโ้ ปรแกรมทาหน้าทจ่ี าและดงึ คา่ ทถ่ี กู ตอ้ งมาใหข้ ณะ ออกเอกสารขายโดยอตั โนมตั ิ 1. เขา้ ระบบขายและรบั จองสนิ คา้ -> WorkFlow -> ‘Setuup Master File’ เขา้ เมนู กาหนดราคาขายประจาลกู ค้าแต่ละราย 2. เลอื กลกู คา้ ทจ่ี ะกาหนดราคาขายและส่วนลดเป็นพเิ ศษ 138 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 11 : หน้าจอ เลอื กลกู ค้าที่จะกาหนดราคาขาย 3. กดป่มุ \"F3-เพมิ่ \" เพอ่ื เลอื กสนิ คา้ ทจ่ี ะกาหนดราคาและส่วนลดใหส้ าหรบั ลกู คา้ รายน้ี ภาพท่ี 12 : หน้าจอบนั ทึกรายการสินค้าท่ีจะกาหนดราคาขายและส่วนลดเฉพาะลกู คา้ ภาพท่ี 13 : หน้าจอบนั ทกึ ราคาขายของแต่ละรายการสินค้าสาหรับลกู ค้าท่เี ลือกเข้ามา 139 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4. เมอ่ื บนั ทกึ เสรจ็ แต่ละรายการสนิ คา้ แลว้ ใหก้ ดป่มุ \"F10-SAVE\" เพ่อื เกบ็ รายการ แลว้ กลบั ไปทาขอ้ 3 เพอ่ื กาหนดราคาและสว่ นลดของสนิ คา้ รายการอ่นื เมอ่ื กลบั มาท่ี หน้าจอ รายการสนิ คา้ กจ็ ะเหน็ สนิ คา้ ทเ่ี รากาหนดไปแลว้ ดงั รปู ภาพท่ี 14 : หน้าจอรายการสินคา้ ที่กาหนดราคาขายและส่วนลดแล้ว 1.6 สรา้ งเล่มเอกสารท่ีใช้ในระบบขาย โปรแกรมไดจ้ ดั เตรยี มเล่มเอกสารทต่ี อ้ งใชใ้ นระบบขายและวเิ คราะหข์ ายไวแ้ ลว้ อยา่ ง ละ 1 เล่ม เชน่ เลม่ บลิ ขายสด 1 เล่ม บลิ ขายเชอ่ื 1 เลม่ แต่ถา้ ผใู้ ชง้ านตอ้ งการเพมิ่ เตมิ เลม่ เอกสาร กส็ ามารถทาการเพมิ่ ได้ ซง่ึ ไดจ้ ดั แบง่ ตามประเภทของเอกสาร มวี ธิ กี ารดงั น้ี 1. เขา้ ระบบขายและรบั จองสนิ คา้ -> WorkFlow -> ‘Setuup Master File’ เขา้ เมนู A-กาหนดเล่มเอกสารและการเช่ือมโยง 2.เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3.เลอื กประเภทเอกสารทต่ี อ้ งการ 4.เขา้ มาทห่ี น้าจอเล่มเอกสาร กดป่มุ ‘F3- เพมิ่ ‘ เพ่อื เพม่ิ เล่มเอกสาร ภาพท่ี 15 : หน้าจอเพอ่ื เลอื กประเภทเอกสาร 140 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 16 : หน้าจอบนั ทึกรายละเอียดเลม่ เอกสาร หน้าที่ 1 อธิบายการบนั ทึกหน้าท่ี 1 รหสั ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงประเภทของเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มา รหสั เล่มเอกสาร ใส่เลขทข่ี องเล่มเอกสาร ใส่เป็นตวั เลขหรอื ตวั อกั ษรกไ็ ด้ ช่ือ (ไทย) ช่อื เลม่ เอกสาร ชื่อ (ภาษา 2) ช่อื เลม่ เอกสารในภาษา 2 เช่น ภาษาองั กฤษ รปู แบบการ Running ว่าง = Running แบบเดมิ จานวนหลกั เลขท่ี Running จะมคี ่าเท่ากบั 7 คา่ 1, 2 Running โดยขน้ึ ตน้ ดว้ ย พ.ศ. หรอื ค.ศ. ตามดว้ ยเดอื น จานวนหลกั เลขท่ี Running จะมคี ่าระหวา่ ง 4 ถงึ 7 เลขท่ีเริ่มต้น เลขทเ่ี รม่ิ ตน้ ของเอกสารในเล่มน้ี ถา้ วา่ งไวจ้ ะเรมิ่ ตน้ ดว้ ยเลขท่ี 1 ลงบญั ชีท่ีสมดุ รายวนั * จะใหโ้ ปรแกรมสรา้ งรายการรายวนั ไวท้ ส่ี มดุ เลม่ ใด รายละเอียดที่ให้แสดงในVC* ใหแ้ สดงรายละเอยี ดของใบสาคญั เป็นขอ้ ความใด สภาวการณ์ลงบญั ชีท่ีใช้* ใสร่ หสั สภวการณ์ สาหรบั การลงบญั ชรี ะดบั เลม่ เอกสาร อกั ษรนาเลขที่เอกสาร * อกั ษรทใ่ี ชน้ าหน้าเลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสาร Default สถานะส่งเอกสารOption น้เี ป็นการทางานรว่ มกบั การทา Cloud Application 0 - รอตรวจสอบ คอื เมอ่ื ทาการบนั ทกึ เอกสารแลว้ โปรแกรมจะยงั ไมส่ ่งขอ้ มลู ให้ 1 - พรอ้ มส่ง คอื เมอ่ื ทาการบนั ทกึ เอกสารแลว้ พรอ้ มจะ Upload ขอ้ มลู ขน้ึ Cloud ว่าง - ไมส่ ง่ คอื ไมต่ อ้ งการ upload ขอ้ มลู ขน้ึ Cloud ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 141

หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * ควรปรกึ ษาผวู้ างระบบบญั ชกี ่อนจะเปลย่ี นแปลง ภาพท่ี 17 : หน้าจอบนั ทึกเล่มเอกสาร หน้าที่ 3 อธิบายการบนั ทึกหน้าที่ 3 รหสั แบบฟอรม์ พิมพ์ 1-5 ระบุ แบบฟอรม์ พมิ พท์ ต่ี อ้ งการใชง้ าน โดยใหแ้ บบฟอรม์ ทใ่ี ช้ บอ่ ยทส่ี ุดอยเู่ ป็นลาดบั ท่ี 1 ( ใชแ้ บบฟอรม์ ทม่ี ใี หห้ รอื ทาใหม่ ) 142 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. บนั ทึกยอดยกมาในระบบขายครงั้ แรกเม่ือเร่ิมใช้โปรแกรม ยอดยกมาของระบบขาย ไดแ้ ก่ ใบส่งของทค่ี า้ งชาระ ,ใบลดหน้ขี ายเช่อื ซง่ึ จะเป็นยอด ยกมาในระบบลกู หน้นี นั่ เอง ซง่ึ จะไปอธบิ ายในหวั ขอั การใชง้ านของระบบลกู หน้ใี นหวั ขอ้ ต่อไป 3. บนั ทึกรายการในระบบขาย การทางานในระบบขาย มเี อกสารต่างๆ และมขี นั้ ตอนการทางานต่อเน่อื งกนั เช่น ทา ใบเสนอราคาไปใหล้ กู คา้ แลว้ จงึ ทาใบรบั คาสงั่ ซอ้ื จากลกู คา้ หรอื เรยี กว่า ใบสงั่ ขาย แลว้ จงึ ทา การขาย ดงั รายละเอยี ดภาพรวมการทางานในระบบขายใน ภาพท่ี 18 ดงั น้ี ภาพรวมการบนั ทึกเอกสารของระบบขาย คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 143

ภาพที่ 18 : ภาพรวมการบนั ทึกเอกสารของระบบขาย ในทน่ี ้จี ะขอยกตวั อยา่ งการบนั ทกึ เอกสารสาหรบั รายการคา้ บางส่วน ดงั น้ี 3.1 การทาใบเสนอราคาให้ลกู คา้ 3.2 การรบั คาสงั่ ซอ้ื จากลกู คา้ โดยนาใบสงั่ ซอ้ื ของลกู คา้ มนั บนั ทกึ ใบรบั คาสงั่ ขาย 3.3 การบนั ทกึ ขายสดงานบรกิ าร และบนั ทกึ ใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยทถ่ี กู หกั ภาษีไว้ 144 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.4 การขายเช่อื โดยคน้ ใบสงั่ ขายทเ่ี คยออกไปใหล้ กู คา้ แลว้ เพ่อื ตดั รายการสนิ คา้ ท่ี ยงั คา้ งส่งออกไป 3.5 การลดหน้ีเงนิ เช่อื แบบรบั คนื สนิ คา้ กลบั มา 3.6 การลดหน้ีเงนิ สด แบบไมร่ บั คนื สนิ คา้ ตอ้ งการแสดงรายการสนิ คา้ ใหเ้ หน็ และไม่ แสดงรายการสนิ คา้ ในใบลดหน้ี 3.1 การทาใบเสนอราคาให้ลกู ค้า เมอ่ื ลกู คา้ สนใจสนิ คา้ ของบรษิ ทั พนกั งานขายกจ็ ะทาใบเสนอราคาไปยงั ลกู คา้ เพ่อื นาเสนอรายการสนิ คา้ เพอ่ื ใหล้ กู คา้ พจิ ารณาหากลกู คา้ สนใจสนิ คา้ และบรกิ าร กจ็ ะทาการสงั่ ซอ้ื มายงั บรษิ ทั ต่อไป การทาใบเสนอราคา มรี ายละเอยี ด ดงั น้ี 1. เขา้ ระบบขายและรบั จองสนิ คา้ -> WorkFlow -> Entry Transaction คลกิ icon ’ ใบเสนอราคา ‘ 2. เลอื ก สาขา ทจ่ี ะทางาน 3. เลอื ก เล่มเอกสารใบเสนอราคา ทต่ี อ้ งการ 4. จะเป็นรายการใบเสนอราคา ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่ ’ เพ่อื เพมิ่ รายการ วนั ทขี่ องเอกสาร เลขทอี่ ้างองิ ของเอกสาร เลขทภี่ ายในของเอกสาร ใช้สกลุ เงนิ อะไร มูลค่ารวม VAT เอกสารถูกสั่ง Lock ห้ามแก้ไขอยู่หรือไม่ Drilldown ดูเอกสารทเี่ กยี่ วข้อง STEP ของเอกสาร : SO = ถูกนาไปทา Sal Order แล้ว สถานะ Cloud Upload C = Cancel ภาพท่ี 19 : หน้าจอรายการใบเสนอราคา 5. จะเขา้ สหู่ น้าจอ การบนั ทกึ ใบเสนอราคา มรี ายละเอยี ดการบนั ทกึ รายการ ดงั น้ี คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 145

ภาพที่ 20 : หน้าจอบนั ทึกรายละเอียดของใบเสนอราคา อธิบายการบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร เล่มที่ เล่มทข่ี องใบเสนอราคาทเ่ี ลอื กเขา้ มา เลขท่ี เลขทข่ี องใบเสนอราคา 1. ผใู้ ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเองแต่ตอ้ งเป็นเลขทไ่ี มซ่ า้ กนั 2. ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING ต่อจากเลขสดุ ทา้ ยใน ปัจจบุ นั หรอื ถา้ เคย กาหนดว่าตอ้ งการใหเ้ อกสารเรม่ิ ตน้ ดว้ ยเลขท่ี เทา่ ใด โปรแกรมจะดจู ากคา่ นนั้ หากกาหนดทเ่ี มนู \"กาหนด เล่ม เอกสารและการเชือ่ มโยง\" ว่าเลขทเ่ี รม่ิ ตน้ ของเอกสารน้ใี หเ้ รม่ิ ท่ี 000010 เลขทข่ี องเอกสารใบแรกในบรรทดั น้กี จ็ ะเรม่ิ ท่ี 000010 และใบถดั ไปเครอ่ื งจะ RUNNING เลขทใ่ี หอ้ ตั โนมตั ิ เลขอ้างอิง เลขทเ่ี พ่อื ใชใ้ นการอา้ งองิ กบั เอกสารใบสงั่ ซอ้ื ใบน้หี รอื ใชเ้ ลข เดยี วกบั เลขทภ่ี ายในกไ็ ด้ วนั ที่ วนั ทป่ี ัจจบุ นั ซง่ึ โปรแกรมจะแสดงคา่ วนั ทข่ี องวนั ปัจจบุ นั น้ไี ว้ 146 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รหสั ลกู ค้า ใสร่ หสั ลกู คา้ ชื่อย่อลกู ค้า โปรแกรมจะแสดงชอ่ื ลกู คา้ ทเ่ี ลอื กไว้ แผนก ใสร่ หสั แผนก (ไมใ่ สก่ ไ็ ด)้ ชนิด VAT ชนิดของภาษมี ลู คา่ เพม่ิ ตามทร่ี ะบไุ วท้ ฐ่ี านขอ้ มลู อตั ราภาษี มลู ค่าเพมิ่ เช่นรหสั 1 คอื VAT 7%, รหสั 5 คอื VAT 10 % VAT แยกนอก การคดิ ภาษมี ลู คา่ เพม่ิ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มใี หเ้ ลอื ก 2 แบบ ใส่คา่ \"Y\" ถา้ เป็น VAT แยกนอก ใสค่ ่า \"N\" ถา้ เป็น VAT รวมใน แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ สาหรบั ใสร่ ายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ใสค่ ่า ‘Y’ เพ่อื เขา้ ไปบนั ทกึ การบนั ทึก แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ หน้าที่ 1 พ.น.ง.ขาย ใสร่ หสั หรอื ช่อื พนกั งานขายทด่ี แู ลลกู คา้ รายน้ี เครดิตเทอม ใสเ่ ครดติ เทอม ยืนราคาถงึ วนั ท่ี ใสว่ นั ทย่ี นื ราคาสนิ คา้ หรอื บรกิ ารใหก้ บั ลกู คา้ วนั ที่คาดว่าจะสงั่ วนั ทล่ี กู คา้ น่าจะสงั่ สนิ คา้ หรอื บรกิ ารกบั บรษิ ทั คลงั ขายหลกั ใสร่ หสั หรอื ชอ่ื คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะขายในครงั้ น้ี คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 147

แก้ไขรายละเอียดอ่ืนๆ หน้าท่ี 2 หมายเหตุ 1-10 ใชใ้ ส่หมายเหตุเพมิ่ เตมิ ไดถ้ งึ 10 รายการ สถานะ ระบสุ ถานะของใบเสนอราคา ซง่ึ มหี ลายสถานะแตกต่างกนั ดงั น้ี 1 = รวบรวมขอ้ มลู , 3 = ขนั้ จดั ทาใบเสนอราคา, 5 =รอผมู้ อี านาจ อนุมตั ใิ บเสนอราคา, 7= รอรบั คาสงั่ ซอ้ื จากลกู คา้ , 8 = ลกู คา้ อนุมตั ิ ใบเสนอราคาน้แี ลว้ การบนั ทึก ‚ส่วนรายการย่อย ‛ ของเอกสาร PF P = สนิ คา้ F = ชดุ สนิ คา้ เช่น ถา้ เรยี กชุดสนิ คา้ มาโปรแกรมกจ็ ะ แสดงชอ่ื ชุดสนิ คา้ ไวบ้ รรทดั แรก และแสดงรายการยอ่ ยในชดุ สนิ คา้ ไวใ้ นบรรทดั ถดั ลงมา รหสั สินค้า รหสั ของสนิ คา้ หรอื ชุดสนิ คา้ ถา้ จารหสั ไมไ่ ดค้ น้ หาดว้ ย Hot Seek ช่ือ ชอ่ื ของสนิ คา้ ซง่ึ มกั จะปรากฏขน้ึ ภายหลงั เลอื กรหสั สนิ คา้ แลว้ หรอื หากผใู้ ชจ้ าช่อื สนิ คา้ ได้ จะใสช่ อ่ื สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek หมายเหตุ เป็นหมายเหตุประกอบรายการสนิ คา้ ถา้ ดทู ห่ี น้าจอจะเหน็ เป็น ช่องกวา้ ง1ตวั อกั ษร เราสามารถเหน็ หมายเหตุทงั้ หมดไดท้ ่ี สว่ นล่างของจอภาพ เมอ่ื ตอ้ งการใชส้ ามารถเขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ด เพม่ิ เตมิ เองไดโ้ ดยคยี ร์ ายละเอยี ดเขา้ ไปทช่ี ่องน้ี ลอ๊ ต ลอ๊ ตสนิ คา้ ระบเุ ลขล๊อตของสนิ คา้ ทซ่ี อ้ื เขา้ ครงั้ น้ี และคลงั สนิ คา้ (ถา้ ไมม่ ี ไมต่ อ้ งใส่คา่ ) จานวน จานวนสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื ถา้ สนิ คา้ เป็นชน้ิ จะหมายถงึ จานวนชน้ิ ของ สนิ คา้ แต่ถา้ เป็นชุดสนิ คา้ จานวนในทน่ี ้จี ะหมายถงึ จานวนของชดุ สนิ คา้ (กดป่มุ END เพอ่ื เขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ) เมอ่ื กดป่มุ ‘ END’ ทช่ี อ่ ง จานวน มหี น้าจอใหร้ ะบจุ านวนสนิ คา้ และอตั ราส่วนต่อหน่วยนบั มาตรฐาน ใสจ่ านวนสนิ คา้ และหน่วยนบั ท่ีใชใ้ นเอกสารน้แี ละ ใส่อตั ราสว่ น ว่าคิดเป็น ก่ีหน่วยมาตรฐาน 148 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ราคา/หน่วย ถา้ ใสค่ ่าทช่ี อ่ ง ‘P/F’ เป็น P จะหมายถงึ ราคาต่อสนิ คา้ 1 หน่วย แต่ถา้ ส่วนลด ใส่เป็น ‘F’ จะหมายถงึ ราคาต่อ 1 ชุดสนิ คา้ มลู ค่า ส่วนลดของสนิ คา้ แต่ละรายการสามารถลดไดห้ ลายขนั้ หากบนั ทกึ เป็น จานวนตวั เลขจะหมายถงึ ส่วนลดเป็นจานวนเงนิ (บาท) แต่ถา้ ตอ้ งการ ใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ตใ์ หใ้ สเ่ ครอ่ื งหมาย % ไวด้ ว้ ยเสมอ หรอื จะลดทงั้ % และจานวนเงนิ เป็น10%+10 จะเท่ากบั ลด 10 % และลดอกี 10 บาท โปรแกรมจะคานวณ ราคาต่อหน่วย x จานวนหน่วย การบนั ทึก ‚ส่วนท้าย ‛ ของเอกสาร จานวนสินค้า แสดงยอดรวมของจานวนสนิ คา้ ในใบส่งของใบน้ี มลู ค่าสินค้า แสดงยอดรวมของมลู คา่ สนิ คา้ ก่อนหกั สว่ นลดและ VAT มลู ค่าภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย จะแสดงมลู ค่าภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ยทค่ี ยี ไ์ วท้ ่ี “บนั ทกึ ภาษหี กั ณทจ่ี า่ ย ‚ ส่วนลด ใส่สว่ นลดรวมทงั้ บลิ เพมิ่ จากสว่ นลดทร่ี ายการสนิ คา้ ไดอ้ กี สามารถ ลดไดห้ ลายขนั้ เชน่ ‘ 1% + 2%+ 50 ‘ มลู ค่าส่วนลด มลู ค่าส่วนลดทค่ี านวณจากช่อง “สว่ นลด” (ระบุไวเ้ ป็น % เป็นขนั้ ๆ ) มลู ค่าก่อน VAT มลู ค่าสนิ คา้ ทงั้ หมดในบลิ ซอ้ื เช่อื ทย่ี งั ไมร่ วมภาษมี ลู ค่าเพมิ่ มลู ค่า VAT ยอดเงนิ ภาษมี ลู ค่าเพม่ิ ไมว่ ่าผใู้ ชจ้ ะระบุใหค้ านวณภาษเี ป็นแบบแยก นอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรมกจ็ ะทาการแยกจานวนเงนิ ของสนิ คา้ ท่ี ยงั ไมร่ วม VAT และมลู คา่ VAT ไวใ้ หเ้ หน็ ยอดสทุ ธิ ยอดเงนิ สทุ ธริ วมภาษมี ลู ค่าเพม่ิ แลว้ 6.เมอ่ื กลบั มาทห่ี น้าจอรายการเอกสาร เราจะเหน็ รายการทเ่ี พงิ่ คยี ไ์ ป อยทู่ ด่ี า้ นล่าง 7.กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 149

3.2 การรบั คาสงั่ ซื้อจากลกู ค้าและดึงใบเสนอราคาที่เคยทาไว้มาตดั รายการ เมอ่ื ลกู คา้ ตอ้ งการสงั่ ซ้อื จะส่งใบสงั่ ซอ้ื มาใหบ้ รษิ ทั ทางบรษิ ทั ฯ จะนาใบสงั่ ซอ้ื ของ ลกู คา้ มาบนั ทกึ เป็นใบรบั คาสงั่ ขาย (sale order ) โดยดงึ ใบเสนอราคามาตดั ดว้ ย จะไดท้ ราบว่า รายการทเ่ี คยเสนอราคาไปนนั้ ไดร้ บั ความสนใจและสงั่ ซอ้ื มาจากลกู คา้ แลว้ มวี ธิ กี ารบนั ทกึ ดงั น้ี 1.เขา้ ระบบขายและรบั จองสนิ คา้ -> WorkFlow -> Entry Transaction -> คลกิ icon ‘ ใบสงั่ ขาย ’ 2.เลอื ก สาขา ทจ่ี ะทางาน 3.เลอื ก เล่มเอกสาร ทต่ี อ้ งการ 4.จะเป็นหน้าจอรายการเอกสาร ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพมิ่ รายการใหม่ 5.จะเขา้ ส่หู น้าจอ การบนั ทกึ ใบรบั คาสงั่ ขาย มรี ายละเอยี ด ดงั น้ี ภาพท่ี 22 : บางส่วนของหน้าจอใบสงั่ ขาย ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz 150 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.