การใช้งานโปรแกรมSmartBiz

วนั ทขี่ องเอกสาร เลขทอี่ ้างองิ ของเอกสาร ใช้สกลุ เงนิ อะไร เลขทภี่ ายในของเอกสาร มูลค่ารวม VAT เอกสารถูกส่ัง Lock ห้ามแก้ไขอยู่หรือไม่ Drilldown ดูเอกสารทเ่ี กยี่ วข้อง STEP ของเอกสาร : DLVR = ถูกนาไปทาใบส่งของแล้ว สถานะ Cloud Upload C = Cancel ภาพที่ 23 : บางส่วนของหน้าจอรายการใบสงั่ ขาย การบนั ทึก ‚ส่วนหวั ‛ ของเอกสาร เล่มที่ เลม่ ทข่ี องใบสงั่ ขายทเ่ี ลอื กเขา้ มา เลขที่ เลขทข่ี องใบสงั่ ขาย 1. ผใู้ ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเองแต่ตอ้ งเป็นเลขทไ่ี มซ่ ้ากนั 2. ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING ต่อจากเลขสุดทา้ ยในปัจจบุ นั หรอื ถา้ เคยกาหนดว่าตอ้ งการใหเ้ อกสารเรมิ่ ตน้ ดว้ ยเลขทเ่ี ทา่ ใด โปรแกรมจะดจู ากคา่ นนั้ หากกาหนดทเ่ี มนู \"กาหนด เล่มเอกสาร และการเชือ่ มโยง\" วา่ เลขทเ่ี รม่ิ ตน้ ของเอกสารน้ใี หเ้ รม่ิ ท่ี 000010 เลขทข่ี องเอกสารใบแรกในบรรทดั น้กี จ็ ะเรมิ่ ท่ี 000010 และใบ ถดั ไปเครอ่ื งจะ RUNNING เลขทใ่ี หอ้ ตั โนมตั ิ เลขที่อ้างอิง ใสเ่ ลขทใ่ี บสงั่ ซอ้ื ทไ่ี ดจ้ ากลกู คา้ ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะrunning ให้ วนั ท่ี โปรแกรมจะใส่วนั ทป่ี ัจจบุ นั ไวใ้ หก้ ่อน รหสั ลกู ค้า ใสร่ หสั ลกู คา้ ช่ือย่อลกู ค้า โปรแกรมจะแสดงช่อื ลกู ค้าทเ่ี ลอื กไว้ ค้นใบเสนอราคา ใส่เลขทใ่ี บเสนอราคา ทไ่ี ดร้ บั การอนุมต้ แิ ลว้ แผนก ใสร่ หสั แผนก (ไมใ่ สก่ ไ็ ด)้ ชนิด VAT ชนิดของภาษมี ลู ค่าเพมิ่ ตามทร่ี ะบุไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู อตั ราภาษี- มลู ค่าเพมิ่ เช่น รหสั 1 คอื VAT 7%, รหสั 5 คอื VAT10% VAT แยกนอก การคดิ ภาษมี ลู ค่าเพม่ิ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มใี หเ้ ลอื ก 2 แบบ ใส่ค่า \"Y\" ถา้ เป็น VAT แยกนอก ใส่คา่ \"N\" ถา้ เป็น VAT รวมใน ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 151

แก้ไขรายละเอียดอ่ืนๆ สาหรบั ใส่รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ใสค่ า่ ‘Y’ เพ่อื เขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ด การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าท่ี 1 รหสั พนักงานขาย ใส่รหสั หรอื ช่อื ของพนกั งานขาย เครดิตเทอม โปรแกรมจะดงึ เครดติ เทอมมาใหจ้ ากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายหรอื จะ แกไ้ ขเฉพาะเอกสารใบน้กี ไ็ ด้ ยืนราคาถงึ วนั ที่ ทางบรษิ ทั ฯ ใหร้ าคาน้ถี งึ วนั ทเ่ี ท่าใด วนั ท่ีจะส่งของ ใสว่ นั ทท่ี จ่ี ะส่งสนิ คา้ ใหก้ บั ลกู คา้ ได้ คลงั ขายหลกั ใสค่ ลงั ขายหลกั สาหรบั เอกสารใบน้ี พิมพร์ ายการเงินมดั จาในแบบฟอรม์ เอกสารหรอื ไม่ ใหใ้ สค่ า่ ‘Y’ ถา้ ตอ้ งการใหพ้ มิ พ์ การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าที่ 2 หมายเหตุ 1- 10 ใสห่ มายเหตุของเอกสารใบน้ี มใี หใ้ สไ่ ดถ้ งึ 10 หมายเหตุ 152 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หน่วยเงิน ระบสุ กุลเงนิ ทใ่ี ชง้ าน (ถา้ ใชห้ น่วยบาท ใหว้ ่างไว)้ อตั ราแลกเปล่ียน ถา้ ใชส้ กุลเงนิ อ่นื ทไ่ี มใ่ ช่ ‚บาท‛ ใหใ้ ส่อตั ราแลกเปลย่ี น อนุมตั ิ ถา้ มคี า่ ‘ / ’ = ไดร้ บั การอนุมตั ิ โดย LOGIN ทแ่ี สดงอยทู่ า้ ยช่องน้ี วนั ท่ีอนุมตั ิ แสดงวนั ทไี ดร้ บั อนุมต้ ิ Load เอกสารเดิม ใช้ load เอกสารเดมิ มาใชเ้ ป็นตน้ ฉบบั (ถา้ รายการคลา้ ยๆ กนั ) ภาพท่ี 24 : การ Load เอกสารเดิม มาใช้เป็นต้นฉบบั หากมีรายการที่คล้ายๆ กนั การบนั ทึก ‚ ส่วนรายการย่อย ‛ ของเอกสาร PF P = สนิ คา้ F = ชดุ สนิ คา้ ถา้ เรยี กชดุ สนิ คา้ โปรแกรมกจ็ ะแสดงชอื ชุดสนิ คา้ ไวบ้ รรทดั แรกและแสดงรายการยอ่ ยไว้ในบรรทดั ถดั ลงมา สเตป็ ถา้ มคี า่ ‘P’ = ส่งสนิ คา้ แลว้ ( ถูกนาไปทาใบสง่ ของแลว้ ) รหสั สินค้า ใส่รหสั ของสนิ คา้ หรอื ชุดสนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek ช่ือ ชอ่ื ของสนิ คา้ ซง่ึ มกั จะปรากฏขน้ึ ภายหลงั เลอื กรหสั สนิ คา้ แลว้ หรอื หากผใู้ ชจ้ าชอ่ื สนิ คา้ ได้ จะใส่ช่อื สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek หมายเหตุ หมายเหตุประกอบรายการสนิ คา้ มใี ห้ 10 หมายเหตุ ลอ๊ ต ลอ๊ ตสนิ คา้ ระบุเลขล๊อตของสนิ คา้ และคลงั สนิ คา้ (ถา้ ไมม่ ลี อ็ ต ไมต่ อ้ งใสค่ า่ ถา้ ไมเ่ ปลย่ี นคลงั สนิ คา้ กข็ า้ มไปได้) ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 153

จานวน จานวนสนิ คา้ ท่จี ะขาย ถา้ สนิ คา้ เป็นชน้ิ จะหมายถงึ จานวนชน้ิ ของ สนิ คา้ แต่ถา้ เป็นชุดสนิ คา้ จานวนในทน่ี ้จี ะหมายถงึ จานวนของชุด สนิ คา้ (กดป่มุ END เพอ่ื เขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ) เมอ่ื กดป่มุ ‘ END’ ทช่ี อ่ ง จานวน มหี น้าจอใหร้ ะบจุ านวนสนิ คา้ และอตั ราส่วนต่อหน่วยนบั มาตรฐาน ใสจ่ านวนสนิ คา้ และหน่วยนบั ท่ีใชใ้ นเอกสารน้แี ละ ใสอ่ ตั ราส่วน ว่าคิดเป็น ก่ีหน่วยมาตรฐาน ราคา/หน่วย ถา้ ใส่ค่าทช่ี อ่ ง ‘P/F’ เป็น P จะหมายถงึ ราคาต่อสนิ คา้ 1 หน่วย แต่ถา้ ใส่เป็น ‘F’ จะหมายถงึ ราคาต่อ 1 ชุดสนิ คา้ ส่วนลด ส่วนลดของสนิ คา้ แต่ละรายการสามารถลดไดห้ ลายขนั้ หากบนั ทกึ เป็น จานวนตวั เลขจะหมายถงึ สว่ นลดเป็นจานวนเงนิ (บาท) แต่ถา้ ตอ้ งการ ใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ตใ์ หใ้ สเ่ ครอ่ื งหมาย % ไวด้ ว้ ยเสมอ หรอื จะลดทงั้ % และจานวนเงนิ เป็น10%+10 จะเท่ากบั ลด 10 % และลดอกี 10 บาท มลู ค่า โปรแกรมจะคานวณ ราคาต่อหน่วย x จานวนหน่วย รายละเอียดด้านล่างของเอกสาร จานวนสินค้า โปรแกรมจะรวมจานวนสนิ คา้ มาแสดงใหเ้ หน็ (แกไ้ ขไมไ่ ด)้ มลู ค่าสินค้า โปรแกรมจะคานวณมลู คา่ สนิ คา้ มาแสดงใหเ้ หน็ (แกไ้ ขไมไ่ ด)้ ส่วนลด สว่ นลดทา้ ยเอกสารเพม่ิ เตมิ จากสว่ นลดในแต่ละรายการ และลดได้ หลายชนั้ เหมอื นกบั สว่ นลดทร่ี ายการยอ่ ย มลู ค่าส่วนลด มลู คา่ สว่ นลดทท่ี า้ ยรายการ มลู ค่าก่อน VAT มลู ค่าสนิ คา้ ทงั้ หมดในใบสงั่ ซอ้ื ทย่ี งั ไมร่ วมภาษมี ลู ค่าเพมิ่ (VAT) มลู ค่า VAT ยอดเงนิ ภาษมี ลู คา่ เพม่ิ ของสนิ คา้ ทงั้ หมดในใบสงั่ ซอ้ื ไมว่ ่าผใู้ ชจ้ ะ ระบุใหค้ านวณภาษี เป็นแบบแยกนอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรม กจ็ ะทาการแยกจานวนเงนิ ของสนิ คา้ ทย่ี งั ไมร่ วม VAT และ จานวน VAT แยกไวใ้ หเ้ หน็ เสมอ ยอดสทุ ธิ ยอดเงนิ สุทธติ ามใบสงั่ ขาย 6. ใส่ขอ้ มลู ครบแลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการใบสงั่ ซอ้ื 154 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึกยอดเงินมดั จาท่ีรบั ล่วงหน้า ( กรณที ร่ี บั เงนิ มาบางส่วน แต่รอออก เอกสารพรอ้ มกบั ยอดทเ่ี หลอื ) กรณที ม่ี กี ารรบั เงนิ มดั จาล่วงหน้า เช่น ไปออกบธู และมกี ารรบั มดั จาเป็นเงนิ สด หรอื เชค็ แต่ไม่ สามารถออกเอกสารการรบั เงนิ ในขณะนนั้ ได้ โดยลกู คา้ จะชาระส่วนทเ่ี หลอื และใหอ้ อกเอกสารรบั เงนิ ไป พรอ้ มกนั ครงั้ เดยี วในเดอื นเดยี วกนั เราจะบนั ทกึ รายละเอยี ดเงนิ มดั จาไว้ เพอ่ื ใหโ้ ปรแกรมเกบ็ รายการ เงนิ มดั จาไว้ เพ่อื ไปหกั กบั เงนิ ทต่ี อ้ งรบั ส่วนทเ่ี หลอื ง เมอ่ื ทาเอกสารในขนั้ ตอนต่อไป การบนั ทกึ ยอดเงนิ มดั จา มขี นั้ ตอนดงั น้ี (1) ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทส่ี ว่ นหวั รายการยอ่ ย Tab ช่อื \" รายการชาระเงนิ มดั จา \" (2) บนั ทกึ รายละเอยี ดของเงนิ มดั จา เช่น รบั เงนิ มดั จาเป็นเชค็ 1 ฉบบั มรี ายละเอยี ดดงั น้ี (3) บนั ทกึ รายละเอยี ดของ\"เงนิ มดั จา\" เสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ OK เพอ่ื กลบั ไปทห่ี น้าจอเดมิ อธิบายการบนั ทึก \"รายการรบั ชาระเงินมดั จา\" ค่มูปอื รกะาเรภใชทง้ เาอนกSสmาaรrtธbนizาAคccาoรunting-BใIส-Pร่ aหyสั roปllร:ะCเภopทyเrอigกhสt าbyรธCนryาsคtaาlรForดmปู ulรaะCเภoท.,Lขtdอ.งเอกสารธนา1ค5า5ร ไดจ้ าก ตารางสรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร เป็ นรายการฝาก/ถอน ใส่คา่ D ถา้ เป็นรายการรบั หรอื ฝากเขา้ (deposit) ใส่ค่าW ถา้ เป็นรายการจา่ ยหรอื ถอนออกจากบญั ชี(withdrawal) เลขที่เชค็ /เอกสาร ใส่เลขทเ่ี ชค็ หรอื เลขทเ่ี อกสารทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั รายการนนั้ ๆ

156 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ลกู ค้าทยอยสงั่ สินค้าจากใบเสนอราคา ( Partial Order ) ลกู คา้ อาจทยอยสงั่ สนิ คา้ กบั บรษิ ทั เช่น สงั่ สนิ คา้ มาใหจ้ านวนหน่งึ ไมเ่ ตม็ ตามทเ่ี ราไดเ้ สนอราคาไป หรอื สงั่ บางรายการ ใหผ้ ใู้ ชง้ านบนั ทกึ จานวนและรายการตามทล่ี กู คา้ สงั่ ซอ้ื ในครงั้ นนั้ หากสนิ คา้ รายการใด ทล่ี กู คา้ ยงั ไมไ่ ดส้ งั่ ซอ้ื ในครงั้ น้กี ใ็ หล้ บรายการทโ่ี ปรแกรมดงึ มาใหจ้ ากใบสงั่ เสนอราคา ออกไปเหลอื ไวเ้ ฉพาะรายการทล่ี กู คา้ สงั่ ซอ้ื มา คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 157

3.3 การให้บริการเป็นเงินสด และถกู หกั ภาษี ณท่ีจ่าย 1. เขา้ ระบบขายและรบั จองสนิ คา้ -> WorkFlow -> ‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon Invoice บริการ เลอื กเมนู ‘ขายสด (ใบกากบั ภาษี/ใบส่งของ/ใบเสรจ็ รบั เงิน ) 2. เลอื ก สาขา ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก เล่มเอกสารขายสด ทจ่ี ะใชง้ าน 4. จะเขา้ มาหน้าจอรายการ บิลเงินสด ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่ 5. กรอกรายละเอยี ด ตามทต่ี อ้ งการ ภาพที่ 25 : หน้าจอบนั ทึก ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงินขาย หรอื บิลขายสด ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz 158 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

เลขทภ่ี ายใน เลขทอี่ ้างองิ CเอloกuสdารUถpูกlสoั่aงdLock ห้ามแก้ไขอยู่ ? วนั ทข่ี องเอกสาร ใช้สกลุ เงนิ อะไร มูลค่ารวม VAT สถานะ รูปแSบTบEกPาขรอPงOเอSกTส:ารI =: PยAงั IไDม=่ POชาSรTะเงนิ แล้ว Drilldown ดูเอกสารทเ่ี กยี่ วข้อง C = Cancel เอกสารถูกยกเลกิ ภาพท่ี 26 : หน้าจอรายการใบส่งของ /ใบกากบั ภาษี /ใบเสรจ็ รบั เงินขาย การบนั ทึก ‚ส่วนหวั ‛ ของเอกสาร เล่มท่ี เล่มทข่ี องบลิ เงนิ สดขายทเ่ี ลอื กเขา้ มา เลขที่ เลขทข่ี องบลิ เงนิ สด 1. ผใู้ ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเองแต่ตอ้ งเป็นเลขทไ่ี มซ่ ้ากนั 2. ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING ต่อจากเลขสุดทา้ ยในปัจจบุ นั หรอื ถา้ เคยกาหนดวา่ ตอ้ งการใหเ้ อกสารเรมิ่ ตน้ ดว้ ยเลขทเ่ี ท่าใด โปรแกรมจะดจู ากคา่ นนั้ หากกาหนดทเ่ี มนู \"กาหนด เล่มเอกสาร และการเชือ่ มโยง\" วา่ เลขทเ่ี รม่ิ ตน้ ของเอกสารน้ใี หเ้ รม่ิ ท่ี 000010 เลขทข่ี องเอกสารใบแรกในบรรทดั น้กี จ็ ะเรมิ่ ท่ี 000010 และใบ ถดั ไปเครอ่ื งจะ RUNNING เลขทใ่ี หอ้ ตั โนมตั ิ เลขท่ีอ้างอิง ใสเ่ ลขทใ่ี บสงั่ ซอ้ื ทไ่ี ดจ้ ากลกู คา้ ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะrunning ให้ วนั ที่ โปรแกรมจะใส่วนั ทป่ี ัจจบุ นั ไวใ้ หก้ ่อน รหสั ลกู ค้า ใสร่ หสั ลกู คา้ ช่ือย่อลกู ค้า โปรแกรมจะแสดงชอ่ื ลกู ค้าทเ่ี ลอื กไว้ ค้นใบสงั่ ขาย ใสเ่ ลขทใ่ี บสงั่ ขาย ทไ่ี ดร้ บั การอนุมต้ แิ ลว้ แผนก ใสร่ หสั แผนก (ไมใ่ สก่ ไ็ ด)้ ชนิด VAT ชนิดของภาษมี ลู ค่าเพมิ่ ตามทร่ี ะบไุ วท้ ฐ่ี านขอ้ มลู อตั ราภาษี- มลู ค่าเพม่ิ เช่น รหสั 1 คอื VAT 7%, รหสั 5 คอื VAT10% VAT แยกนอก การคดิ ภาษมี ลู ค่าเพมิ่ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มใี หเ้ ลอื ก 2 แบบ ใสค่ า่ \"Y\" ถา้ เป็น VAT แยกนอก ใส่ค่า \"N\" ถา้ เป็น VAT รวมใน ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 159

แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ สาหรบั ใส่รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ใส่คา่ ‘Y’ เพอ่ื เขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ด การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าที่ 1 รหสั พนักงานขาย ใสร่ หสั ของพนกั งานขายทท่ี าการขายรายการน้ี Commission ใส่อตั ราค่าคอมมชิ ชนั่ ทใ่ี หพ้ นกั งานขาย เครดิตเทอม กรณนี ้ี เป็นการขายสด เครดติ เทอมเป็น 0 วนั ผรู้ บั ของ ใสช่ อ่ื ผรู้ บั สนิ คา้ คลงั ขายหลกั ใสค่ ลงั ขายหลกั สาหรบั ใบส่งของน้ี รหสั โปรโมท ใชร้ ะบรุ หสั ของการโปรโมททผ่ี ใู้ ชง้ านกาหนดขน้ึ เอง สามารถ กาหนดไดต้ งั้ แต่ รหสั 1 ถงึ 9 เชน่ บรษิ ทั มชี ว่ งการโปรโมชนั่ รปู แบบการ POST สนิ คา้ กจ็ ะสามารถระบใุ นINVOICE ว่า ชว่ งเวลาน้ใี หเ้ ป็นรหสั โปรโมท 1 เพ่อื แสดงวา่ INVOICE น้อี ยใู่ นช่วงโปรโมชนั่ แบบ 1 ใบแจ้งหนี้เลขที่ โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู สาขามาให้ แต่ระบุ วนั ที่ รปู แบบการ POST เฉพาะเอกสารใบน้ไี ด้ ถา้ ใส่คา่ X หมายถงึ เอกสารน้จี ะยงั ไมล่ งบญั ชใี ห้ หรอื ยงั ไมส่ รา้ งรายการรายวนั ให้,ถา้ ใส่คา่ I หมายถงึ ยงั ไม่ POST ถา้ ใสค่ า่ ว่าง หมายถงึ ใหล้ งรายการบญั ชแี ละ POST รายการ ใสเ่ ลขทใ่ี บแจง้ หน้ี ใส่วนั ทใ่ี บแจง้ หน้ี 160 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รายการในรายงานภาษี * ใสร่ ายละเอยี ดท่ตี อ้ งการแสดงในรายงานภาษี ขอคืนภาษีได้หรือไม่ * ใส่คา่ Y กรณที เ่ี อกสารใบน้ี สามารถขอคนื ภาษไี ด้ ใสค่ า่ N ถา้ เอกสารใบน้ี ไม่ สามารถขอคนื ภาษไี ด้ ย่ืนภาษีเดือน/ปี * ใส่ เดอื น / ปี ภาษี ทใ่ี ชย้ น่ื ภาษี เชน่ ตวั อยา่ ง บลิ เงนิ สดใบท่ี 001 มวี นั ทใ่ี นเอกสารคอื 01/01/58 ถา้ รายการน้นี ายน่ื ทนั เดอื นปีภาษี 01/2558 กจ็ ะใส่คา่ ทช่ี ่อง \" ยน่ื ภาษเี ดอื น/ปี\" วา่ \"01/58\" ถา้ รายการน้ี นายน่ื ไมท่ นั ในเดอื นปี ภาษี ปกติ แต่นาไปยน่ื พรอ้ มใบกากบั ภาษขี องเดอื น 04/58 เราจะใส่ค่าทช่ี ่อง \"ยน่ื ภาษเี ดอื น/ปี\" วา่ \"04/58\" เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายมาให้ (แกไ้ ขได)้ รหสั สาขา โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายมาให(้ แกไ้ ขได)้ ชื่อสาขา โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายมาให(้ แกไ้ ขได)้ การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าที่ 2 หมายเหตุ 1-10 สามารถใส่ไดถ้ งึ 10 หมายเหตุ การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าที่ 3 รหสั ลกู ค้าที่ใช้ส่งของ หากลกู คา้ ทเ่ี ราจะสง่ สนิ คา้ ใหเ้ ป็นคนละบรษิ ทั กนั เรา จะใส่ช่อื ลกู คา้ ทบ่ี รษิ ทั ฯ จะไปสง่ สนิ คา้ ไวด้ ว้ ย พิมพร์ ายการเงินมดั จาในเอกสารแบบฟอรม์ พิมพเ์ อกสารหรอื ไม่ ใส่ค่า \"Y\" หากตอ้ งการใหพ้ มิ พร์ ายการเงนิ มดั จาทบ่ี นั ทกึ ไว้ในเอกสารน้ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 161

การบนั ทึก ‚ส่วนรายการย่อย ‛ ของเอกสาร PF P = สนิ คา้ F = ชุดสนิ คา้ เมอ่ื ใสช่ ุดสนิ คา้ โปรแกรมกจ็ ะแสดง ชอ่ื ชดุ สนิ คา้ ไวบ้ รรทดั แรกและแสดงรายการยอ่ ยไว้ในบรรทดั ถดั มา รหสั สินค้า ใส่รหสั ของสนิ คา้ หรอื ชดุ สนิ คา้ หรอื คน้ หาดว้ ย Hot Seek ช่ือ ช่อื ของสนิ คา้ ซง่ึ มกั จะปรากฏขน้ึ ภายหลงั เลอื กรหสั สนิ คา้ แลว้ หรอื หากผใู้ ชจ้ าช่อื สนิ คา้ ได้ จะใส่ชอ่ื สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek หมายเหตุ เป็นหมายเหตุประกอบรายการสนิ คา้ มใี ห้ 10 หมายเหตุ ( ดหู มาย เหตทุ งั้ หมดไดท้ ส่ี ว่ นล่างของจอภาพ ) ลอ๊ ต ล๊อตสนิ คา้ ระบเุ ลขล๊อตของสนิ คา้ ทซ่ี อ้ื เขา้ ครงั้ น้ี และคลงั สนิ คา้ (ถา้ ไมม่ ี ไมต่ อ้ งใส่คา่ ) จานวน จานวนสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื ถา้ สนิ คา้ เป็นชน้ิ จะหมายถงึ จานวนชน้ิ ของ จ ะหมายถงึ จานวนของชุดสนิ คา้ (กดป่มุ END เพอ่ื ใสร่ ายละเอยี ด) เมอ่ื กดป่มุ ‘ END’ ทช่ี อ่ ง จานวน มหี น้าจอใหร้ ะบจุ านวนสนิ คา้ และอตั ราสว่ นต่อหน่วยนบั มาตรฐาน ใส่จานวนสนิ คา้ และหน่วยนบั ท่ีใชใ้ นเอกสารน้แี ละ ใสอ่ ตั ราสว่ น ว่าคิดเป็น ก่ีหน่วยมาตรฐาน ราคา/หน่วย ราคาของสนิ คา้ หากชนิดสนิ คา้ ถูกบนั ทกึ เป็นแบบ P ราคาต่อ ส่วนลด หน่วยในทน่ี ้จี ะหมายถงึ ราคาต่อสนิ คา้ 1 หน่วยแต่ถา้ บนั ทกึ ชนิด มลู ค่า สนิ คา้ เป็นแบบ F ราคาต่อหน่วยจะหมายถงึ ราคาต่อ 1 ชดุ สว่ นลดของสนิ คา้ แต่ละรายการสามารถลดไดห้ ลายขนั้ หากบนั ทกึ เป็นจานวนตวั เลขจะหมายถงึ สว่ นลดเป็นจานวนเงนิ (บาท) แต่ถา้ ตอ้ งการใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ตใ์ หใ้ สเ่ ครอ่ื งหมาย % ไวด้ ว้ ยเสมอ หรอื จะลดทงั้ % และจานวนเงนิ เป็น10%+10จะเท่ากบั ลด 10 % และลดอกี 10 บาท โปรแกรมจะคานวณจาก ราคาต่อหน่วย x จานวนหน่วย 162 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 27 : หน้าจอ แสดงรายละเอียดด้านล่างของเอกสาร การบนั ทึก ‚ส่วนท้าย ‛ ของเอกสาร บนั ทึกภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย ใสค่ า่ ‘Y’ เพ่อื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ดการหกั ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย จานวนสินค้า แสดงยอดรวมของจานวนสนิ คา้ ในใบสง่ ของใบน้ี มลู ค่าสินค้า แสดงยอดรวมของมลู คา่ สนิ คา้ ก่อนหกั สว่ นลดและ VAT มลู ค่าภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย จะแสดงมลู ค่าภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ยทค่ี ยี ไ์ วท้ ่ี “บนั ทกึ ภาษหี กั ณทจ่ี า่ ย ‚ ส่วนลด ใส่ส่วนลดรวมทงั้ บลิ เพมิ่ จากสว่ นลดทร่ี ายการสนิ คา้ ไดอ้ กี สามารถ ลดไดห้ ลายขนั้ เช่น ‘ 1% + 2%+ 50 ‘ มลู ค่าส่วนลด มลู ค่าสว่ นลดทค่ี านวณจากชอ่ ง “ส่วนลด” (ระบุไวเ้ ป็น % เป็นขนั้ ๆ ) มลู ค่าก่อน VAT มลู ค่าสนิ คา้ ทงั้ หมดในบลิ ซอ้ื เช่อื ทย่ี งั ไมร่ วมภาษมี ลู ค่าเพม่ิ มลู ค่า VAT ยอดเงนิ ภาษมี ลู ค่าเพมิ่ ไมว่ ่าผใู้ ชจ้ ะระบใุ หค้ านวณภาษเี ป็นแบบแยก นอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรมกจ็ ะทาการแยกจานวนเงนิ ของสนิ คา้ ท่ี ยงั ไมร่ วม VAT และมลู คา่ VAT ไวใ้ หเ้ หน็ ยอดสทุ ธิ ยอดเงนิ สุทธริ วมภาษมี ลู คา่ เพม่ิ แลว้ ใหท้ าการบนั ทกึ รายการ ภาษที ถ่ี กู ลกู คา้ หกั ณ ทจ่ี า่ ยไว้ ( ในหวั ขอ้ “บนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย” ) 6. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดของเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 163

  วิธีการบนั ทึกภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย ที่ถกู ลกู ค้าหกั ภาษีไว้ หากบรษิ ทั ฯ ใหบ้ รกิ ารหรอื ขายสนิ คา้ บางประเภททจ่ี ะถกู ลกู คา้ หกั ภาษี ณทจ่ี า่ ยไว้ เราจะตอ้ ง บนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยโดยคานวณจากมลู คา่ สนิ คา้ ก่อนบวกภาษมี ลู คา่ เพมิ่ และคณู ดว้ ยอตั ราภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยซง่ึ แตกต่างกนั ไปแลว้ แต่ประเภทของสนิ คา้ หรอื คา่ บรกิ าร (ควรปรกึ ษานกั บญั ชวี า่ จะใช้ อตั ราภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยเป็นเทา่ ใด ) วธิ กี ารบนั ทกึ รายละเอยี ดการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยได้ ใหค้ ลกิ เมา้ สท์ ช่ี ่อง \" บนั ทึกภาษีหกั ณ ที่ จ่าย\" ทอ่ี ยดู่ า้ นบนของสว่ นรายการยอ่ ยดา้ นขวามอื และใสค่ ่า \"Y\" เพ่อื เขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ดของใบภาษี 164 \" คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. การบนั ทึก ภาษีท่ีลกู ค้าหกั ณ ที่จ่ายบริษทั ไว้ \" ( บริษทั ฯ ไม่ต้องนาส่ง) ประเภทเอกสารหกั ณ ที่จ่าย ใสร่ หสั ‘WL’ คอื ใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย (ลกู คา้ นิตบิ คุ คล) เอกสารภายในเล่มท่ี ใสเ่ ล่มทข่ี องประเภทเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน

6. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอียดเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการบลิ ขายสดบรกิ าร คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 165

โปรแกรมจะแสดงการบนั ทกึ บญั ชี และทาการสรา้ งรายการรายวนั ใหท้ ร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท ใหก้ ดป่มุ F10- บนั ทกึ ( สามารถกาหนดสทิ ธไิ ์ ดว้ ่าจะใหแ้ สดงการบนั ทกึ การลงบญั ชนี ้ีหรอื ไม่ ) ภาพท่ี 28 : แสดงการบนั ทึกบญั ชีให้อตั โนมตั ิ ถา้ ตอ้ งการพมิ พ์ Voucher ใบน้ี กใ็ หเ้ ขา้ ไปทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท ‘ สมดุ รายวนั เงนิ สดจา่ ย’ ไปท่ี voucher ใบน้ี และกดป่มุ F5-พมิ พ์ จะไดเ้ อกสารใบสาคญั เงนิ สดจา่ ย ดงั ภาพ 1 3 2 ภาพท่ี 32 : การสงั่ พิมพ์ ใบสาคญั เงินสดรบั ท่ีโปรแกรมสรา้ งให้จากระบบขาย ภาพท่ี 29 : เข้าไปดใู บสาคญั เงินสดรบั ท่ีระบบบญั ชีแยกประเภท 3.4 การขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ โดยค้นใบสงั่ ขายมาตดั รายการค้างส่ง 166 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. เขา้ ระบบขายและรบั จองสนิ คา้ -> WorkFlow -> Entry Transaction คลกิ icon ‘ Invoice สินค้า ‘ เลอื กเมนู ‘ขายเชื่อ (ใบกากบั ภาษี/ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้) 2. เลอื ก สาขา ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก เล่มเอกสารขายเชือ่ ทจ่ี ะใชง้ าน 4. เขา้ มาทห่ี น้าจอรายการเอกสาร ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่ 5. กรอกรายละเอยี ด ตามทต่ี อ้ งการ ภาพที่ 30 : หน้าจอ บนั ทึกรายละเอียด ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หนี้ (ขาย) ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 167

เลขทภี่ ายใน เลขทอี่ ้างองิ วนั ทข่ี องเอกสาร ใช้สกลุ เงนิ อะไร สถานะ CเอloกuสdารUถpูกlสoั่aงdLock ห้ามแก้ไขอยู่ ? มูลค่ารวม VAT STEP ของเอกสาร : PAID = ชาระเงนิ แล้ว Drilldown ดูเอกสารทเี่ กย่ี วข้อง รูปแบบการ POST : I = ยงั ไม่ POST C = Cancel เอกสารถูกยกเลกิ ภาพท่ี 31 : หน้าจอรายการใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หนี้ (ขาย) อธิบายการบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร เล่มที่ เลม่ ทข่ี อง Invocie ขายเช่อื ทเ่ี ลอื กเขา้ มา เลขท่ี เลขทข่ี อง Invocie ขายเช่อื 1. ผใู้ ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเอง เลขทไ่ี มซ่ า้ กนั 2. ถา้ ว่างไว้ โปรแกรมจะ RUNNING ต่อจากเลขสุดทา้ ยในปัจจบุ นั หรอื ถา้ เคยกาหนดวา่ ตอ้ งการใหเ้ อกสารเรมิ่ ตน้ ดว้ ยเลขทเ่ี ท่าใด โปรแกรมจะดจู ากค่านนั้ หากกาหนดทเ่ี มนู\"กาหนด เล่มเอกสารและ การเชือ่ มโยง\" ว่าเลขทเ่ี รม่ิ ตน้ ของเอกสารน้ใี หเ้ รม่ิ ท่ี 000010 เลขท่ี ของเอกสาร ใบแรกในบรรทดั น้กี จ็ ะเรมิ่ ท่ี 000010 และใบถดั ไปเครอ่ื ง จะ RUNNING เลขทใ่ี หอ้ ตั โนมตั ิ เลขอ้างอิง เลขทข่ี อง Invoice ขายเช่อื ถา้ ว่างไว้ โปรแกรมจะ running ให้ วนั ที่ วนั ทท่ี อ่ี อกเอกสาร โปรแกรมจะใส่วนั ทปี ัจจบุ นั ให้ ลกู ค้า รหสั ใส่รหสั ลกู คา้ ชื่อลกู ค้า โปรแกรมจะแสดงชอ่ื ลกู คา้ ทเ่ี ลอื กไว้ ค้นเอกสาร SO ใส่คา่ \"Y\" เพอ่ื เขา้ ไปคน้ ใบสงั่ ขายทเ่ี คยสรา้ งไว้ ( ดวู ธิ กี ารบนั ทกึ ใน หวั ขอ้ \"การคน้ ใบสงั่ ขาย\" ) แผนก ใส่รหสั แผนก หากตอ้ งการแยกว่าเป็นรายการของแผนกใด ชนิด VAT ชนิดของภาษมี ลู ค่าเพม่ิ ตามทร่ี ะบุไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู อตั ราภาษมี ลู คา่ เพมิ่ เชน่ รหสั 1 คอื VAT 7% , รหสั 5 คอื VAT 10 % 168 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การทยอยส่งสินค้าตามใบสงั่ ขาย ( Partial shipment ) เราอาจทยอยส่งสนิ คา้ ไปใหล้ กู คา้ เชน่ ส่งสนิ คา้ ไปไมเ่ ตม็ ตามจานวนทล่ี กู คา้ สงั่ มา หรอื ชาดสง่ บางรายการ เราจะบนั ทกึ รายการตามทจ่ี ะส่งสนิ คา้ ได้ หากสนิ คา้ รายการใดยงั ไมไ่ ดส้ ่งไปในครงั้ น้ี กใ็ ห้ ลบรายการทโ่ี ปรแกรมดงึ มาใหจ้ ากใบสงั่ ขาย ทงั้ น้ี โปรแกรมจะเกบ็ รายการท่ีบริษทั ยงั ค้างส่งไว้ให้ ดไู ด้ จากรายงาน สินค้าค้างส่ง ซง่ึ มอี ยหู่ ลายรายงานแลว้ แต่ความละเอยี ดทต่ี อ้ งการ การค้นใบสงั่ ขายแบบ \"ค้นระบเุ ป็นใบ\" 1 2 เลอื กตวั เลอื กทต่ี อ้ งการ ในทน่ี ้จี ะเลอื กหวั ขอ้ \"คน้ ระบุเป็นใบ\" กดป่มุ ENTER หรอื ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทห่ี วั ขอ้ 3 ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะขน้ึ ประเภทเอกสารทค่ี น้ ได้ คอื ใบสงั่ ขาย (Sale Order) เล่ม / ช่ือเล่ม ใสเ่ ล่มเอกสารทจ่ี ะคน้ หรอื ใช้ HOTSEEK คน้ หา เลขท่ีภายใน ระบเุ ลขทภ่ี ายใน หรอื ใช้ HOTSEEK คน้ หาเอกสารทต่ี อ้ งการ เลขท่ีอ้างอิง ระบุเลขทอ่ี า้ งองิ แทนเลขทภ่ี ายใน หรอื ใช้ HOTSEEK หรอื ใช้ Hot seek เมอ่ื ไดร้ ายการใบสงั่ ขายทต่ี อ้ งการแลว้ ใหก้ ดป่มุ ENTER เพอ่ื เลอื กรายการนนั้ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 169

แก้ไขรายละเอียดอ่ืนๆกดป่มุ \"Y\" หรอื \"END\" เพ่อื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ พ.น.ง.ขาย ภาพท่ี 32 : หน้าจอ \"รายละเอียดอ่ืน\" หน้าท่ี 1 Commission เครดิตเทอม ใส่รหสั ช่อื พนกั งานขาย หรอื หาดว้ ย HOTSEEK วนั ครบกาหนด ใส่อตั ราคอมมชิ ชนั่ ผรู้ บั ของ ใสเ่ ครดติ เทอม คลงั ขายหลกั โปรแกรมคานวณใหจ้ ากเครดติ เทอม รหสั โปรโมท ชอ่ื ผรู้ บั สนิ คา้ รปู แบบการ POST ใสร่ หสั หรอื ช่อื คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะขายในครงั้ น้ี ใส่รหสั โปรโมชนั่ ของสนิ คา้ ทใ่ี ชใ้ นการขายครงั้ น้ี โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู สาขามาให้ แต่ ระบุรปู แบบการ POST เฉพาะเอกสารใบน้ไี ด้ ถา้ ใส่ค่า X หมายถงึ เอกสารน้จี ะยงั ไมล่ งบญั ชใี ห้ หรอื ยงั ไมส่ รา้ งรายการรายวนั ให้,ถา้ ใสค่ ่า I หมายถงึ ยงั ไม่ POST ถา้ ใสค่ ่า ว่าง หมายถงึ ใหล้ งรายการบญั ชแี ละ POST ดว้ ย 170 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ใบแจ้งหนี้เลขท่ี ใสเ่ ลขทใ่ี บแจง้ หน้ขี องผจู้ าหน่ายทแ่ี จง้ หน้มี ายงั บรษิ ทั วนั ท่ี ใสว่ นั ทใ่ี บแจง้ หน้ขี องผจู้ าหน่ายทแ่ี จง้ หน้มี ายงั บรษิ ทั รายการในรายงานภาษี * โปรแกรมจะใส่ช่อื ลกู คา้ ไวใ้ หก้ ่อน ขอคืนภาษีได้หรอื ไม่่* ใส่ค่าY กรณที เ่ี อกสารใบน้ี สามารถยน่ื ภาษไี ด้ ใสค่ ่าN ถา้ เอกสารใบน้ี ไม่ สามารถยน่ื ภาษไี ด้ ยื่นภาษีเดือน/ปี * ใส่ เดอื น / ปี ภาษี ทใ่ี ชย้ น่ื ภาษี เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ (แกไ้ ขได)้ รหสั สาขา โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ (แกไ้ ขได)้ ชื่อสาขา โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ (แกไ้ ขได)้ ภาพท่ี 33 : บางส่วนของหน้าจอ \" แก้ไขรายละเอียดอ่ืน ๆ \" หน้าท่ี 2 การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าท่ี 2 หมายเหตุ 1-10 สามารถใสไ่ ดถ้ งึ 10 หมายเหตุ ภาพที่ 34 : หน้าจอ \" แก้ไขรายละเอียดอ่ืน ๆ \" หน้าที่ 3 171 หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * การเปลย่ี นแปลงคา่ น้คี วรทาโดยนกั บญั ชี คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าท่ี 3 รหสั ลกู ค้าที่รบั สินค้า กรณที ล่ี กู คา้ ทใ่ี หอ้ อกใบส่งของ กบั ลกู คา้ ทร่ี บั สนิ คา้ ต่างบรษิ ทั กนั ใหใ้ ส่ช่อื ลกู คา้ ทจ่ี ะรบั สนิ คา้ เพอ่ื ใชใ้ นการสง่ สนิ คา้ พิมพร์ ายการเงินมดั จาในเอกสารแบบฟอรม์ พิมพเ์ อกสารหรือไม่ ใสค่ า่ \"Y\" หากตอ้ งการใหพ้ มิ พร์ ายการเงนิ มดั จาทบ่ี นั ทกึ ไว้ แสดงออกมาในเอกสารใบน้ี การบนั ทึกส่วนรายการย่อย PF P = สนิ คา้ F = ชดุ สนิ คา้ เช่น ถา้ เรยี กชดุ สนิ คา้ มาโปรแกรมกจ็ ะแสดง ชอ่ื ชุดสนิ คา้ ไวบ้ รรทดั แรกและแสดงรายการยอ่ ยไว้ในบรรทดั ถดั ลงมา รหสั สินค้า ใส่รหสั ของสนิ คา้ หรอื ชดุ สนิ คา้ ถา้ จารหสั ไมไ่ ด้ คน้ หาโดยใช้ Hot Seek ชื่อ ช่อื ของสนิ คา้ ซง่ึ มกั จะปรากฏขน้ึ ภายหลงั เลอื กรหสั สนิ คา้ แลว้ หรอื หากผใู้ ชจ้ าชอ่ื สนิ คา้ ได้ จะใส่ช่อื สนิ คา้ หรอื คน้ หาโดยใช้ Hot Seek หมายเหตุ เป็นหมายเหตุประกอบรายการสนิ คา้ ถา้ ดทู ห่ี น้าจอจะเหน็ เป็นชอ่ ง กวา้ ง 1 ตวั อกั ษร เราสามารถเหน็ หมายเหตุทงั้ หมดไดท้ ส่ี ว่ นล่างของ จอภาพ เมอ่ื ตอ้ งการใชส้ ามารถเขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ เองได้ โดยคยี ร์ ายละเอยี ดเขา้ ไปทช่ี อ่ งน้ี ลอ๊ ต ระบเุ ลขล๊อตของสนิ คา้ ทซ่ี อ้ื เขา้ ครงั้ น้ี และระบุคลงั สนิ คา้ ทต่ี อ้ งการ จานวน จานวนสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื ถา้ สนิ คา้ เป็นชน้ิ จะหมายถงึ จานวนชน้ิ ของสนิ คา้ แต่ถา้ เป็นชุดสนิ คา้ จานวนในทน่ี ้จี ะหมายถงึ จานวนของชุดสนิ คา้ ( กดป่มุ END เพ่อื เขา้ ไปใส่รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ) เมอ่ื กดป่มุ ‘ END’ ทช่ี ่อง จานวน มหี น้าจอใหร้ ะบจุ านวนสนิ คา้ และอตั ราสว่ นต่อหน่วยนบั มาตรฐาน ใสจ่ านวนสนิ คา้ และหน่วยนบั ท่ีใชใ้ นเอกสารน้แี ละ ใสอ่ ตั ราสว่ น ว่าคิดเป็น ก่ีหน่วยมาตรฐาน ราคา/หน่วย ถา้ ใส่คา่ ทช่ี ่อง ‘P/F’ เป็น P จะหมายถงึ ราคาต่อสนิ คา้ 1 หน่วย แต่ถา้ ส่วนลด ใสเ่ ป็น ‘F’ จะหมายถงึ ราคาต่อ 1 ชดุ สนิ คา้ สว่ นลดของสนิ คา้ แต่ละรายการสามารถลดไดห้ ลายขนั้ หากบนั ทกึ เป็น 172 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

จานวนตวั เลขจะหมายถงึ สว่ นลดเป็นจานวนเงนิ (บาท) แต่ถา้ ตอ้ งการ ใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ตใ์ หใ้ ส่เครอ่ื งหมาย % ไวด้ ว้ ยเสมอ หรอื จะลดทงั้ % และจานวนเงนิ เป็น10%+10 จะเท่ากบั ลด 10 % และลดอกี 10 บาท มลู ค่า โปรแกรมจะคานวณ ราคาต่อหน่วย x จานวนหน่วย รายละเอียดด้านล่างของเอกสาร จานวนสินค้า แสดงยอดรวมของจานวนสนิ คา้ ในใบสง่ ของใบน้ี มลู ค่าสินค้า แสดงยอดรวมของมลู คา่ สนิ คา้ ก่อนหกั สว่ นลดและ VAT ส่วนลด ใส่ส่วนลดรวมทงั้ บลิ เพม่ิ จากส่วนลดทร่ี ายการสนิ คา้ ไดอ้ กี สามารถ ลดไดห้ ลายขนั้ เช่น ‘ 1% + 2%+ 50 ‘ มลู ค่าส่วนลด มลู ค่าสว่ นลดทค่ี านวณจากช่อง “ส่วนลด” (ระบไุ วเ้ ป็น % เป็นขนั้ ๆ ) มลู ค่าก่อน VAT มลู คา่ สนิ คา้ ทงั้ หมดในบลิ ซอ้ื เช่อื ทย่ี งั ไมร่ วมภาษมี ลู คา่ เพม่ิ มลู ค่า VAT ยอดเงนิ ภาษมี ลู ค่าเพมิ่ ไมว่ า่ ผใู้ ชจ้ ะระบุใหค้ านวณภาษเี ป็นแบบแยก นอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรมกจ็ ะทาการแยกจานวนเงนิ ของสนิ คา้ ท่ี ยงั ไมร่ วม VAT และมลู คา่ VAT ไวใ้ หเ้ หน็ ยอดสทุ ธิ ยอดเงนิ สทุ ธริ วมภาษมี ลู คา่ เพมิ่ แลว้ กรณีขายด้วยสกลุ เงินต่างประเทศ ดา้ นลา่ งของเอกสารจะแสดงยอดเงนิ ในหน่วยเงนิ บาทใหเ้ หน็ 6. เมอ่ื บนั ทกึ ครบแลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ 7. โปรแกรมจะแสดงการบนั ทกึ บญั ชแี ละเลขทส่ี มดุ รายวนั ขายเช่อื ใหเ้ หน้ 8. โปรแกรมจะถามวา่ ตอ้ งการพมิ พ์ ? หากเลอื ก ‘Yes’ จะใหเ้ ลอื กใชแ้ บบฟอรม์ พมิ พท์ โ่ี ปรแกรม ไดจ้ ดั เตรยี มให้ ซง่ึ สามารถเปลย่ี น LOGO ของบรษิ ทั ได้ ภาพที่ 35 : หน้าจอ ให้เลอื กแบบฟอรม์ พิมพ์ ท่ีโปรแกรมเตรียมไวใ้ ห้ 173 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 36 ใบกากบั ภาษี /ใบส่งสินคา้ / ใบแจ้งหนี้ 174 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

9. เมอ่ื เขา้ ไปดทู ร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท ‘สมดุ รายวนั ขายเชอ่ื ” กจ็ ะเหน็ ว่ามใี บสาคญั ขายเชอ่ื เพมิ่ ขน้ึ 1 ใบ ดงั ภาพลา่ ง ทด่ี า้ นลา่ งของหน้าจอ จะมรี ายละเอยี ดบอกใหท้ ราบวา่ ใบสาคญั รายการน้ี ถกู สรา้ งมา จากโปรแกรม Smartbiz หรอื อาจเป็นโปรแกรมอ่นื ๆ ในกลุ่ม Crystal SoftwareGroup เช่น FORMULA ERP , FORMA ERP และถกู สรา้ งโดย LOGIN BIGBOS มกี ารแกไ้ ขเอกสารโดย LOGIN ใด และ ถกู สงั่ POST รายการเมอ่ื วนั ทเ่ี ทา่ ใด ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 175

ภาพท่ี 37 : แสดงการบนั ทึกบญั ชีท่ีสมุดรายวนั ขายเชื่อ ภาพที่ 38 : แสดงการเชื่อมโยงระหวา่ งระบบขายไปยงั ระบบบญั ชีแยกประเภท 176 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

 การ view ดเู อกสารท่ีเชื่อมโยงกบั Invoice ขาย เมอ่ื มา view ดทู ใ่ี บส่งของใบน้ี จะพบวา่ มเี อกสารทเ่ี กย่ี วขอ้ ง โดยคลกิ ท่ี ‘รปู แว่นขายาย” จะ เหน็ รายการทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั เอกสารใบน้ี ดงั ภาพลา่ ง ซง่ึ ในทน่ี ้ี เป็นการ view ดเู อกสาร หลงั จากบนั ทกึ รายการตาม case study ครบแลว้ ซง่ึ จะมกี ารทาใบลดหน้ี , ใบวางบลิ และใบเสรจ็ รบั เงนิ ไปแลว้ 1 2 ใบส่งของใบนี้มีเอกสารท่ีเกี่ยวข้อง ดงั นี้ 1. ใบส่งของใบน้ี มกี ารตดั รายการสนิ คา้ คา้ งส่งกบั ใบสงั่ ขาย (SO) เลขทอ่ี า้ งองิ 1001 2. ใบสง่ ของใบน้ี ถกู อา้ งองิ ดว้ ยใบลดหน้ีเงนิ เช่อื (SM) เลขทอ่ี า้ งองิ SM0001/0000001 3. ใบส่งของใบน้ี ถกู นาไปทาใบวางบลิ (SL) เลขทอ่ี า้ งองิ SL0001/0000001 4. ใบสง่ ของใบน้ี ถกู นาไปทาใบเสรจ็ รบั เงนิ (RI) เลขทอ่ี า้ งองิ RI0001/0000002 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 177

  บนั ทึกตดั ลอ็ ตขายสินค้า สาหรบั ธรุ กิจท่ีคมุ สตอ๊ คระดบั ลอ๊ ต สาหรบั ธรุ กจิ ทม่ี กี ารระบเุ ลขลอ๊ ตสนิ คา้ ไวท้ เ่ี อกสารซอ้ื หากทาการขาย จะตอ้ งบนั ทกึ รายการล๊อตสนิ คา้ ทช่ี ่องน้ี ใหไ้ ปทส่ี นิ คา้ รายการนนั้ และกดป่มุ \"END\" ทช่ี ่อง \"ลอ๊ ต\" เพอ่ื เขา้ ไปใส่ รหสั ลอ๊ ตสนิ คา้ ดงั ภาพ 1 2 ลอ๊ ตสินค้า ใส่ลอ็ ตสนิ คา้ ทต่ี อ้ งการตดั ขายในครงั้ น้ี รหสั คลงั สินค้า ใสร่ หสั คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะเกบ็ สนิ คา้ ลอ๊ ตน้ี ชื่อคลงั สินค้า ชอ่ื คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะเกบ็ สนิ คา้ ลอ๊ ตน้ี คงคลงั ในคลงั นี้ โปรแกรมจะแสดงปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ลอ๊ ตเดยี วกนั ทอ่ี ยใู่ นคลงั สนิ คา้ น้ี   ต้องการเปล่ียนคลงั สินค้าท่ีขาย และดยู อดคงคลงั ขณะทาการขาย เราจะเขา้ ไปทร่ี ายการสนิ คา้ และกดป่มุ \"END\" ทช่ี อ่ ง \"ลอ๊ ต\" เพอ่ื เขา้ ไปใส่คลงั สนิ คา้ และ ดปู รมิ าณสนิ คา้ คงเหลอื ของคลงั น้ี ดงั ภาพ ช่ือคลงั สินค้า ช่อื คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะรบั สนิ คา้ เขา้ สาหรบั ใบส่งของใบน้ี คงคลงั ในคลงั นี้ โปรแกรมจะแสดงปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ล๊อตเดยี วกนั ทอ่ี ยใู่ นคลงั สนิ คา้ น้ี 178 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.5 การลดหนี้เงินเช่ือ และรบั คืนสินค้าจากลกู ค้า 1. เขา้ ระบบขายและรบั จองสนิ คา้ -> WorkFlow ->‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon ‘ ใบลดหนี้ สินค้า’ เขา้ เมนู ‚ ใบลดหนี้ ขายเชื่อ ” 2. เลอื ก สาขา ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก เล่มเอกสาร ทจ่ี ะใชง้ าน 4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพมิ่ รายการใหม่ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของ ใบลดหน้ี ซง่ึ มวี ธิ กี ารบนั ทกึ คลา้ ยคลงึ กบั การบนั ทกึ ใบสง่ ของขายเชอ่ื ,ถา้ เป็นใบลดหน้ีจะคน้ Invoice ขายทท่ี าใหเ้ กดิ การลดหน้ีดว้ ย โดยเขา้ ไปทช่ี ่อง \"ค้นเอกสารอ้างอิง\" ซง่ึ มรี ายละเอยี ดการทางานตามหวั ขอ้ \"ลดหนี้โดยอ้างอิงใบส่งของ\" 6.เมอ่ื โปรแกรม load รายการจากใบสง่ ของมาแลว้ ให้แก้ไขจานวนสินค้าที่จะลด หนี้หรอื รบั คนื สนิ คา้ มาจากลกู คา้ เชน่ ขายไป 10 เครอ่ื ง แต่รบั คนื มาเพยี ง 2 เครอ่ื ง กไ็ ด้ 7.กดป่มุ \"F10-SAVE\" จะไดใ้ บลดหน้ี ดงั ภาพ ภาพที่ 39 : หน้าจอใบลดหนี้โดยรบั คืนสินค้า รบั คนื สินคา้ เข้าคลงั ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 179

  การอ้างอิงใบส่งของ ที่ช่อง “ค้นเอกสารอ้างอิง” 1. เขา้ ไปทช่ี อ่ ง \"คน้ เอกสารอา้ งองิ \" ใส่ค่า \"Y\" เพ่อื เขา้ ไปคน้ ใบสง่ ของทต่ี อ้ งการ 1 2 3 4 2. ใสร่ ายละเอยี ดเพ่อื คน้ หาเอกสาร ดงั น้ี ประเภทเอกสาร ใสร่ หสั ประเภทเอกสาร เชน่ อา้ งถงึ ใบส่งของขายเช่อื สนิ คา้ ใหค้ ยี ์ ว่า \"SI \" หรอื ใช้ HOTSEEK คน้ หาเอกสาร เล่ม / เลขท่ี ใสเ่ ลขทเ่ี ลม่ เอกสาร ( โปรแกรมจะดงึ ช่อื เล่มมาแสดงใหอ้ ตั โนมตั )ิ เลขท่ีภายใน ใสเ่ ลขทภ่ี ายในเขา้ ไป หรอื คน้ หาโดยใช้ HOTSEEK เลขที่อ้างอิง ใส่ เลขทอ่ี า้ งองิ เขา้ ไปเอง หรอื คน้ หาโดยใช้ HOTSEEK 3. โปรแกรมแสดงรายการเอกสารในเล่มน้ี ขน้ึ มาใหเ้ ลอื ก หากตอ้ งการรายการใด ใหก้ ดป่มุ ENTER เพ่อื เลอื กรายการนนั้ 180 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

 5 4. โปรแกรมจะขน้ึ ขอ้ ความถามวา่ จะลดหน้แี บบใด ในทน่ี ้ี ตอ้ งการสง่ คนื สนิ คา้ ดว้ ย ใหเ้ ลอื ก ‘Yes’ 6 5. โปรแกรมจะ Load รายการสนิ คา้ ทงั้ หมดจากใบส่งของมาให้ หากไมต่ อ้ งการรบั คนื สนิ คา้ รายการใด กใ็ หล้ บรายการนนั้ ออกไป โดยใชป้ ่มุ F3- ลบสนิ คา้ ในทน่ี ้ลี บ G1 ออกไป เหลอื G2 ไว้ (หลงั จากกดป่มุ F3 แลว้ ใหก้ ดป่มุ Enter เพ่อื ใหโ้ ปรแกรม Refresh หน้าจอ จะไดแ้ สดงรายการสนิ คา้ ทเ่ี หลอื อยใู่ หถ้ ูกตอ้ ง) 7 6. ตรวจสอบรายการทต่ี อ้ งการลดหน้ใี หเ้ รยี บรอ้ ย แลว้ กดป่มุ F10- บนั ทกึ เพ่อื เกบ็ รายการ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 181

8 . โปรแกรมถามวา่ จะพมิ พห์ รอื ไม่ ? ใหเ้ ลอื ก ‘ Yes’ ใหใ้ ชแ้ บบฟอรม์ พมิ พท์ โ่ี ปรแกรม เตรยี มให้ จะไดใ้ บลดหน้เี งนิ เชอ่ื ( ขายสนิ คา้ ) ดงั ภาพ ภาพที่ 40 : ใบลดหนี้ขายเชื่อ / ใบกากบั ภาษี 182 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.6 การลดหนี้เงินสด แบบไมม่ กี ารรบั คืนสินค้า 1. เขา้ ระบบขายและรบั จองสนิ คา้ -> WorkFlow ->‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon ‘ ใบลดหนี้สินค้า ‘ เลอื กเมนู ‘ ลดหนี้ ขายสด ‘ 2. เลอื ก สาขา ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก เล่มเอกสาร ทจ่ี ะใชง้ าน 4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพมิ่ รายการใหม่ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของ ใบลดหน้ี ซง่ึ มวี ธิ กี ารบนั ทกึ คลา้ ยคลงึ กบั การ บนั ทกึ ใบลด หน้แี บบมกี ารสง่ คนื สนิ คา้ แตกต่างกนั ตรงท่ี เมอ่ื มขี อ้ ความถามว่า \"ตอ้ งการลดจานวน ?\" ให้ เลอื กตอบ \"NO\" ภาพท่ี 41 : ให้เลือกวา่ จะลดจานวนสินค้า หรอื มีการรบั คืนสินค้าดว้ ยหรอื ไม่ ? การลดหนี้ แบบท่ีไมม่ กี ารรบั คืนสินค้า แบง่ ได้ 2 กรณี คือ แบบท่ี 1 ลดหน้ีแบบไมร่ บั คนื สนิ คา้ และ ไมต่ อ้ งการแสดงรายการสนิ คา้ เช่น บรษิ ทั ฯ ลมื ให้ สว่ นลดการคา้ จงึ ทาการลดหน้ีให้ จะทาดงั น้ี (1) ไมต่ อ้ งบนั ทกึ รายการสนิ คา้ ท่ี \"สว่ นรายการยอ่ ย\" แต่อยา่ งใด (2) ใสม่ ลู คา่ ของการลดหน้ที ช่ี อ่ ง \"มลู ค่าสินค้า\" ทส่ี ่วนลา่ งของเอกสาร แบบที่ 2 ลดหน้ีแบบไมร่ บั คนื สนิ คา้ แต่ต้องการแสดงรายการสินค้าท่ีเป็นเหตใุ ห้ลดหนี้ให้ เหน็ เช่น สนิ คา้ มตี าหนิ ลกู คา้ ไมต่ อ้ งการคนื สนิ คา้ แต่ใหบ้ รษิ ทั ฯ คนื เงนิ ให้ จะทาดงั น้ี (1) ใหเ้ ลอื กรายการสนิ คา้ ทตี อ้ งการ แต่แกไ้ ขจานวนหน่วยของสนิ คา้ ใหเ้ ป็น 0 (2) ใส่มลู คา่ ของการลดหน้ที ช่ี ่อง \"มลู ค่าสินค้า\" ทส่ี ว่ นลา่ งของเอกสาร ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 183

ตวั อย่าง หน้าจอการลดหน้แี บบท่ี 1 ลดหน้ี โดยไมร่ บั คนื สนิ คา้ จากลกู คา้ ไม่แสดงรายการสนิ คา้ 1 ลบรายการสนิ คา้ ออกไปทงั้ หมด 2 ตวั อย่าง หน้าจอการลดหน้แี บบท่ี 2 ลดหน้เี ป็นจานวนเงนิ ไมไ่ ดร้ บั คนื สนิ คา้ แต่แสดงรายการ สนิ คา้ ใหเ้ หน็ 1 ยงั มรี ายการสนิ คา้ แต่แก้ไขจานวนให้เป็น ‘0’ 2 184 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

6. บนั ทกึ รายละเอยี ดแลว้ กดป่มุ ‘ F10-บนั ทึก ‘ โปรแกรมจะแสดงการบนั ทกึ บญั ชใี หเ้ หน็ ให้ กดป่มุ ‘ F10-บนั ทึก ’ ภาพที่ 42 : แสดงการบนั ทึกบญั ชีให้อตั โนมตั ิ 7. โปรแกรมจะถามวา่ ตอ้ งการพมิ พใ์ บลดหน้ีหรอื ไม่ ? ใหก้ ดป่มุ ‘Yes’ แลว้ เลอื กพมิ พ์ ออกทางจอภาพ จะไดใ้ บลดหน้ี ดงั ภาพ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 185

ภาพท่ี 43 : ใบลดหนี้เงินสด / ใบกากบั ภาษี 186 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4. รายงานที่ใช้ตรวจสอบและรายงานวิเคราะห์ รายงานทม่ี ใี หใ้ นระบบ จะแบง่ เป็น 3 ประเภทหลกั ๆ คอื 1. รายงานเพอ่ื ตรวจสอบรายการเอกสาร เพ่อื ใชต้ รวจสอบความครบถว้ นของ เอกสาร และเกบ็ เป็นสาเนา กระดาษไวเ้ ป็นการBACKUP หลงั จากบนั ทกึ รายการเขา้ ไปแลว้ 2. รายงานเพ่อื การตดิ ตามงาน เช่น รายการสนิ คา้ คา้ งสง่ 3. รายงนภาษขี าย และ ภาษที ถ่ี กู หกั ณ ทจ่ี า่ ย 4. รายงานเพอ่ื การวเิ คราะห์ จะเป็นรายการทเ่ี กดิ จากการรวมยอดจากหลายๆ เอกสาร เพอ่ื นามาใชเ้ ป็น ขอ้ มลู ประกอบในการบรหิ ารงาน (Management Information System Report) หรอื วางแผนในอนาคต 4.1 รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานประเภทน้ี ผใู้ ชง้ านสามารถเลอื กพมิ พเ์ รยี งตามวนั ทข่ี องเอกสารหรอื เรยี งตาม เลขทข่ี องเอกสารทาใหต้ รวจสอบไดว้ ่าจานวนเอกสารจรงิ มคี รบถว้ นตามทบ่ี นั ทกึ ไวใ้ นระบบ คอมพวิ เตอรห์ รอื ไมโ่ ดยในทา้ ยรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสารชว่ ยในการตรวจนบั เอกสารจรงิ ไดส้ ะดวกขน้ึ นอกจากน้ยี งั เลอื กพมิ พโ์ ดยดเู ฉพาะสว่ นหวั ของเอกสาร หรอื จะเลอื กพมิ พ์ รายละเอยี ดของเอกสารออกมา ดว้ ย เป็นการตรวจสอบละเอยี ดขน้ึ วา่ รายการสนิ คา้ ทค่ี ยี เ์ ขา้ ไป ตรงกนั หรอื ไม่ ตวั อยา่ งของรายงานทจ่ี ดั อยใู่ นประเภทน้ี ไดแ้ ก่ 1. พมิ พร์ ายการใบสงั่ ซอ้ื ของลกู คา้ 2. พมิ พร์ ายการบลิ ขายสด 3. พมิ พร์ ายการใบสง่ ของขายเช่อื 4. พมิ พร์ ายการใบสง่ ของขายเชอ่ื พมิ พใ์ บแจง้ หน้แี ยก 5. พมิ พร์ ายการใบลดหน้ขี ายสด 6. พมิ พร์ ายการใบลดหน้ขี ายเช่อื 7. พมิ พร์ ายการใบเพมิ่ หน้ขี ายสด 8. พมิ พร์ ายการใบเพม่ิ หน้ขี ายเช่อื 9. พมิ พร์ ายการบลิ เงนิ สด งานบรกิ าร 10. พมิ พร์ ายการใบสง่ ของซอ้ื เชอ่ื งานบรกิ าร 11. พมิ พร์ ายการใบส่งของขายเชอ่ื พมิ พใ์ บแจง้ หน้แี ยก งานบรกิ าร 12. พมิ พร์ ายการใบลดหน้เี งนิ สด งานบรกิ าร ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 187

13. พมิ พร์ ายการใบลดหน้เี งนิ เช่อื งานบรกิ าร 14.พมิ พร์ ายการใบเพมิ่ หน้เี งนิ สด งานบรกิ าร 15.พมิ พร์ ายการใบเพมิ่ หน้เี งนิ เชอ่ื งานบรกิ าร 4.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน รายงานประเภทน้ี ใชใ้ นการตดิ ตามงาน เช่น 1. รายงานสนิ คา้ คา้ งส่งแยกตามลกู คา้ ใชส้ าหรบั ตรวจสอบว่ามสี นิ คา้ รายการใดทย่ี งั ไมไ่ ดส้ ง่ ใหล้ กู คา้ รายน้บี า้ ง โดยรายงาน จะแสดงรหสั สนิ คา้ , ชอ่ื สนิ คา้ , จานวนสนิ คา้ ทค่ี า้ งสง่ , หน่วยนบั ของสนิ คา้ ,วนั ทส่ี นิ คา้ นนั้ ควรจะ สง่ ใหล้ กู คา้ , เลขทใ่ี บสงั่ ขายของลกู คา้ หรอื ใบสงั่ ขาย หากสนิ คา้ รายการนนั้ คา้ งส่งจากหลาย ใบสงั่ ซอ้ื กจ็ ะแสดงยอดรวมใหเ้ หน็ 2. รายงานสนิ คา้ คา้ งส่งแยกตามสนิ คา้ ใชส้ าหรบั ตรวจสอบวา่ มสี นิ คา้ รายการใดทค่ี า้ งสง่ จาแนกตามสนิ คา้ โดยแสดงวนั ทจ่ี ะ สง่ ,เลขทใ่ี บสงั่ ขาย, ช่อื ลกู คา้ , ยอดทส่ี งั่ ไวท้ งั้ หมด ,ยอดทย่ี งั คา้ งส่งและช่อื หน่วยนบั ทาให้ ทราบว่าสนิ คา้ รายการนนั้ คา้ งส่งเป็นจานวนทงั้ หมดเทา่ ใด จะไดท้ าการสง่ ใหเ้ พม่ิ เตมิ ไดจ้ นครบ 3. รายงานสนิ คา้ คา้ งสง่ แยกตามใบสงั่ ขาย ใชต้ รวจสอบรายการสนิ คา้ คา้ งส่งเช่นกนั แต่ดวู า่ รายการทต่ี อ้ งสง่ ในวนั ทต่ี ่างๆ มี รายการอะไรบา้ งแยก เป็นใบสงั่ ขายแต่ละใบ โดยรายงานจะแสดงรหสั สนิ คา้ , ชอ่ื สนิ คา้ , ยอด สงั่ , ยอดทค่ี า้ งส่ง และหน่วยนบั 4. รายงานใบสง่ ของแยกตามลกู คา้ 5. รายงานใบส่งของแยกตามพนกั งานขาย 6. รายงานใบส่งของแยกตามทมี ขายและพนกั งานขาย 7. ยอดขายสนิ คา้ เรยี งตามใบสง่ ของแยกตามลกู คา้ 4.3 รายงานภาษีขาย และภาษีหกั ณ ท่ีจ่ายท่ีถกู หกั ไว้ เป็นรายงานทางภาษี เพอ่ื ใชน้ าสง่ สรรพากร รายงานเหลา่ น้ี จะรวมอยใู่ นหวั ขอ้ “ รายงานภาษมี ลู คา่ เพมิ่ และภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ย ‚ 1 รายงานภาษขี าย ซง่ึ มหี ลายแบบใหเ้ ลอื กใช้ - รายงานภาษขี าย เฉพาะทย่ี น่ื เพมิ่ เตมิ - รายงานภาษขี าย แสดงเลขท่ี Voucher - รายงานภาษขี าย พมิ พเ์ ฉพาะใบสง่ ของ (ไมร่ วมใบลดหน้ี ใบเพมิ่ หน้ี ) 188 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

- รายงานภาษขี าย พมิ พเ์ ฉพาะใบลดหน้ี - รายงานภาษขี าย 2 อตั รา - รายงานมลู ค่าฐานภาษี 2. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ทถ่ี ูกนติ บิ คุ คลหกั ไว้ 4.4 รายงานวิเคราะหเ์ พ่ือช่วยในการบริหารงาน รายงานประเภทน้ี ใชใ้ นการบรหิ ารและการวางแผนงาน ไดแ้ ก่ 1. รายงานสรปุ ตน้ ทุน-กาไรขนั้ ตน้ ของสนิ คา้ แต่ละรายการ 2. รายงานตรวจสอบสนิ คา้ ทเ่ี คยขายจากเอกสารขาย 3. สรปุ ยอดขายประจางวดแยกตามลกู คา้ 4. สรปุ ยอดขายแยกตามลกู คา้ เปรยี บเทยี บแต่ละเดอื น 5. รายงานสนิ คา้ ทข่ี ายสงู สุดเรยี งตามกาไรและยอดขาย จากมากไปน้อย 6. รายงานสนิ คา้ ทข่ี ายสงู สุดเรยี งตามกาไรและยอดขาย จากน้อยไปมาก 7. รายงานใบสง่ ของและคอมมชิ ชนั่ แยกตามพนกั งานขาย 8. รายการใบเสรจ็ รบั เงนิ และคอมมชิ ชนั่ แยกตามพนกั งานขาย 9. รายงานใบสง่ ของและคอมมชิ ชนั่ แยกตามทมี ขายและพนกั งานขาย 10. รายงานยอดขายพนกั งานขายเปรยี บเทยี บแต่ละเดอื น 11. รายงานสรปุ ยอดขายและกาไรของสนิ คา้ ยกตามพนกั งานขาย 12. รายงานการนั้ ตน้ ของใบสงั่ ขาย ตามตน้ ทุนมาตรฐาน สาหรบั วธิ กี ารพมิ พร์ ายงาน ผใู้ ชง้ านดรู ายละเอยี ดไดท้ ห่ี วั ขอ้ \"การพมิ พร์ ายงาน\" ใน ภาคผนวก นอกจากรายงานทเ่ี ตรยี มใหใ้ นระบบขายและวเิ คราะหก์ ารขาย ยงั ทาการออกแบบ รายงานเพม่ิ เตมิ หรอื พมิ พร์ ายงานเป็น Chart , กราฟรปู แบบทส่ี วยงามได้ ดว้ ยโปรแกรม Business Intelligence โดยเขา้ ท่ี ‘Business Intelligence ‘ -> ‘ ระบบขาย 12 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 189

คาถามท้ายบท คาถาม Q1. ในระบบการขาย เหน็ ว่ามเี มนู\"ใบรบั คาสงั่ ซอ้ื จากลกู คา้ \" ถา้ เราจะขา้ มขนั้ ตอนน้ี แลว้ ไปทา ใบส่งของเลยไดห้ รอื ไม่ ? Q2. ทาไมจงึ ตอ้ งแยกเมนูรายการขายเช่อื และขายสด ? Q3. เมนู \"ขายเชือ่ พิมพใ์ บแจ้งหน้ีแยก\" จะใชเ้ มอ่ื ใดบา้ ง ? Q4. ทาไมจงึ ตอ้ งแยกเมนูการบนั ทกึ สาหรบั \"ธรุ กจิ บรกิ าร\" ออกจากเมนูการบนั ทกึ \"ธุรกจิ ซอ้ื มา-ขายไป \" ? Q5. ถา้ ตอ้ งการเปลย่ี นแปลงรปู แบบการบนั ทกึ บญั ชขี องโปรแกรมใหเ้ ป็นอยา่ งทต่ี อ้ งการ จะเขา้ ไปแกไ้ ขไดท้ ใ่ี ด ? Q6. เมอ่ื บนั ทกึ รายการบลิ ขายสด หรอื บลิ ขายเช่อื แลว้ ตอ้ งการบนั ทกึ ชอ่ื พนกั งานขายดว้ ยจะ ทาไดอ้ ยา่ งไร ? Q7. การทาใบลดหน้ถี า้ ตอ้ งการอา้ งถงึ เลขทใ่ี บกากบั ภาษจี ะทาไดอ้ ยา่ งไร ? Q8. ถา้ ตอ้ งการออกใบกากบั ภาษขี าย ใหแ้ ก่ลกู คา้ รายใหมท่ ย่ี งั ไมเ่ คยบนั ทกึ ในฐานขอ้ มลู \"เพมิ่ / แกไ้ ข รายชอ่ื ลกู คา้ \" จะตอ้ งเลกิ งานจากหน้าจอบนั ทกึ การขายนนั้ เพอ่ื ไปเพม่ิ รายชอ่ื ลกู คา้ น้ี ในฐานขอ้ มลู ก่อนหรอื ไม่ ? Q9. ถา้ ตอ้ งการกาหนดราคาขายโดยทาเป็นนโยบายราคาไว้ และนาไปใชก้ บั ลกู คา้ แต่ละราย ตอ้ งทาทเ่ี มนูใด ? Q10. ถา้ มกี ารกาหนด \"จานวนเครดติ เทอม\" ใหล้ กู คา้ แต่ละรายไวแ้ ลว้ สามารถเปลย่ี นแปลง แกไ้ ขไดห้ รอื ไม่ ? Q11. การบนั ทกึ ส่วนลด สามารถใหส้ ่วนลดเป็นเปอรเ์ ซน็ ตร์ วมกบั จานวนเงนิ ไดห้ รอื ไม่ และลด ไดก้ ช่ี นั้ ? Q12.ขณะทส่ี งั่ พมิ พใ์ บกากบั ภาษแี ลว้ โปรแกรมแสดงขอ้ ความวา่ \"ยงั ไมก่ าหนดว่าจะใช้ แบบฟอรม์ ใด\" หมายถงึ อะไร? Q13. ถา้ ธุรกจิ เป็นธรุ กจิ ใหบ้ รกิ าร เมอ่ื มกี ารออกใบกากบั ภาษี /ใบเสรจ็ รบั เงนิ ตอ้ งบนั ทกึ รายการหกั ณ ทจ่ี า่ ยดว้ ย จะทาไดห้ รอื ไม่ ? Q14. ถา้ สนิ คา้ ทท่ี าเราขายในบลิ 1 ใบ มกี ารตดั สต๊อคแยกกนั ไปตามคลงั ต่างๆ ในสนิ คา้ แต่ละ รายการจะบนั ทกึ ไดอ้ ยา่ งไร? 190 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

Q15. ถา้ มกี ารบนั ทกึ ช่อื สนิ คา้ หรอื รหสั สนิ คา้ ผดิ และไดอ้ อกใบกากบั สนิ คา้ ไปแลว้ เป็นจานวน หลายใบจะทาการแกไ้ ขไดห้ รอื ไมแ่ ละตอ้ งตามแกเ้ อกสารทุกใบทอ่ี อกไปแลว้ หรอื ไม่ ? Q16. ถา้ ไมต่ อ้ งการใหโ้ ปรแกรม Running เลขทใ่ี บกากบั ภาษใี ห้ จะไดห้ รอื ไม่ ? Q17. เมอ่ื เลอื กช่อื ชุดสนิ คา้ ทต่ี อ้ งการขน้ึ มาทห่ี น้าจอบลิ ขาย จะสามารถทาการแกไ้ ขชดุ สนิ คา้ รายการนนั้ ขณะบนั ทกึ รายการขายไดเ้ ลยหรอื ไม่ ? Q18.เลม่ เอกสาร การขาย ทโ่ี ปรแกรมจดั ไวใ้ ห้ สามารถเปลย่ี นแปลงหรอื เพม่ิ ไดม้ ากกวา่ น้ี หรอื ไม่ ? เฉลย A1. ได้ โดยสามารถขา้ มเมนูน้ไี ปบนั ทกึ ในเมนู \"ขายสด\" หรอื เมนู \"ขายเชอ่ื \" แลว้ แต่กรณไี ด้ เลย แต่ถา้ มกี ารบนั ทกึ รายการสงั่ ซอ้ื ของลกู คา้ ไว้ เมอ่ื ไปบนั ทกึ ในเมนู\"ขายสด\"หรอื \"ขาย เช่อื \" กจ็ ะสามารถคน้ ใบสงั่ ซอ้ื ของลกู คา้ เพอ่ื ทาการตดั รายการสนิ คา้ ในใบรบั สงั่ ขาย ซง่ึ จะ มผี ลกบั รายงานทแ่ี สดงยอดคา้ งสง่ สนิ คา้ A2. เน่อื งจากการขายสดและขายเชอ่ื มคี วามแตกต่างกนั ทงั้ ประเภทเอกสารและการบนั ทกึ บญั ชี รวมถงึ การออกรายงานทางดา้ นวเิ คราะหก์ ารขายสดหรอื ขายเช่อื และการออก รายงานเกย่ี วกบั ลกู หน้ี ทงั้ น้เี มอ่ื ผใู้ ช้ บนั ทกึ รายการใน เมนู \"ขายสด\" โปรแกรมจะรวู้ า่ ไม่ ตอ้ งลงบญั ชลี กู หน้กี ารคา้ ให้ และไมม่ กี ารตงั้ ลกู หน้รี ายตวั ให้ แต่ถา้ มกี ารบนั ทกึ รายการใน เมนู \"ขายเชอ่ื \" โปรแกรมจะลงบญั ชลี กู หน้กี ารคา้ ใหอ้ ตั โนมตั ิ, ตงั้ ลกู หน้รี ายตวั และออก รายงานต่างๆ ทเ่ี กย่ี วกบั การวเิ คราะหล์ กู หน้ใี ห้ A3. ใชก้ รณที ต่ี อ้ งการทาใบแจง้ หน้แี ยกต่างหากจากใบกากบั ภาษี A4. เพราะในธรุ กจิ บรกิ ารและธรุ กจิ ซอ้ื -ขาย จะแตกต่างกนั ในดา้ นประเภทเอกสารและการ บนั ทกึ บญั ชี เมอ่ื ทาการบนั ทกึ ใบกากบั ภาษขี ายสนิ คา้ จะเกดิ ภาษขี ายขน้ึ ทนั ที แต่ใน ธรุ กจิ บรกิ ารภาษขี ายจะเกดิ ขน้ึ เมอ่ื มกี ารรบั ชาระ เงนิ แลว้ ฉะนนั้ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ของการ บรกิ าร กค็ อื ใบกากบั ภาษนี นั่ เอง A5. ใหท้ าทเ่ี มนู\"กาหนดหน้าทีข่ องผงั บญั ชีตามสภาวะทวั่ ไป\"หรอื \"กาหนดหน้าทีข่ องผงั บญั ชีตามสภาวการณ์\" A8. ไมจ่ าเป็น ผใู้ ชง้ านสามารถใช้ Hot seek และขณะทก่ี าลงั คน้ หาช่อื ลกู คา้ ในหน้าจอการคยี ์ INVOICEนนั้ ถา้ ทราบในตอนนนั้ ว่ายงั ไมเ่ คยมชี อ่ื ลกู คา้ รายนนั้ ๆ มาก่อน กส็ ามารถกด F3 เพมิ่ รายชอ่ื ลกู คา้ ใหมไ่ ดท้ นั ที คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 191

A6. สว่ นหวั เอกสารหวั ขอ้ \"แก้ไขอืน่ ๆ\" ซง่ึ มตี วั N อยู่ ใหใ้ สต่ วั \"Y\" จะมใี หใ้ ส่ชอ่ื และรหสั ของ พนกั งานขายA7.ส่วนหวั ของหน้าจอบนั ทกึ จะมหี วั ขอ้ \"คน้ เอกสารอา้ งองิ \" และเลอื ก ประเภทเอกสารทต่ี อ้ งการอา้ งองิ ถงึ A9. ใหก้ าหนดนโยบายราคาของสนิ คา้ ไวก้ ่อน ทเ่ี มนู \"กาหนดนโยบายราคาและส่วนลด ทวั่ ไป\" จากนนั้ เขา้ ไปทล่ี กู คา้ แต่ละรายและระบวุ ่าลกู คา้ รายนนั้ ๆ จะใชน้ โยบายราคาใด A10. สามารถเปลย่ี นแปลงไดข้ ณะทาการขายแต่ละครงั้ หรอื ถา้ เป็นการเปลย่ี นแปลงทจ่ี ะใช้ เหมอื นกนั ในครงั้ ต่อๆ ไป ใหเ้ ขา้ ไปแกไ้ ขทเ่ี มนู \"เพิม่ /แก้ไขรายชือ่ ลกู ค้า\" A11. ใส่เป็นแบบ % รวมกบั จานวนเงนิ ได้ และลดไดไ้ มจ่ ากดั ชนั้ เช่น บนั ทกึ วา่ \"3+10%+1\" โปรแกรมจะคานวณส่วนลดใหด้ งั น้คี อื ลดราคา 3 บาท คานวณไดเ้ ท่าไร แลว้ ลดอกี 10 เปอรเ์ ซน็ ตค์ านวณไดเ้ ทา่ ไรแลว้ ลดเป็นจานวนเงนิ อกี 1บาท A12. เกดิ จากการทส่ี รา้ งแบบฟอรม์ พมิ พแ์ ลว้ ทา่ นยงั ไมไ่ ดก้ าหนดวา่ แบบฟอรม์ ทส่ี รา้ งขน้ึ มา นนั้ จะใชก้ บั เลม่ เอกสารการทางานเล่มใด ฉะนนั้ ใหท้ าดงั น้ี 1. ไปทเ่ี มนู \"การกาหนดเลม่ เอกสารและการเชอื่ มโยง\" ในระบบขาย 2. เลอื กประเภทเอกสารและเลม่ เอกสารทจ่ี ะทาการกาหนดแบบฟอรม์ พมิ พ์ 3. ทห่ี วั ขอ้ \"แบบฟอรม์ พมิ พท์ ใ่ี ช้ 1 , 2..\" ใหใ้ ช้ Hot seek เพอ่ื เลอื กแบบฟอรม์ พมิ พท์ จ่ี ะใช้ เมอ่ื ตอ้ งการพมิ พ์ A13. ได้ จะเหน็ วา่ ดา้ นล่างของหน้าจอบนั ทกึ ใบกากบั ภาษี / ใบเสรจ็ รบั เงนิ จะมชี อ่ ง \"บนั ทึก ภาษีหกั ณ ทีจ่ ่าย\" ใหก้ ดอกั ษรใดๆ เพ่อื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ด A14. ในบรรทดั รายการสนิ คา้ ท่ี หวั ขอ้ \"ลอ็ ต\" เมอ่ื กดอกั ษรใดๆ กไ็ ด้ จะพบว่า มหี วั ขอ้ \"คลงั สนิ คา้ \" แสดงอยู่ สามารถ ใช้ Hot seek เพ่อื คน้ หาชอ่ื คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะใหต้ ดั สต๊อค สาหรบั รายการสนิ คา้ น้ไี ด้ A15. สามารถแกไ้ ขได้ โดยไมต่ อ้ งตามแกไ้ ขใบกากบั ภาษที กุ ใบทม่ี รี ายการสนิ คา้ น้ี เพยี งแต่ให้ เขา้ ไปแกไ้ ขช่อื สนิ คา้ ทเ่ี มนู \"เพิม่ /แก้ไขรายการสินค้า/วตั ถดุ ิบ\" ของระบบควบคุมสนิ คา้ คงคลงั โปรแกรมกจ็ ะแกไ้ ขยอ้ นหลงั ใหห้ มดทุกเอกสาร A16. ได้ โดยการใส่เลขทใ่ี บกากบั ลงไปในชอ่ งเลขทอ่ี า้ งองิ ไดเ้ ลย A17. สามารถแกไ้ ขไดถ้ า้ เป็นกรณที ต่ี อ้ งการเปลย่ี นแปลงรายการสนิ คา้ ยอ่ ยจากเดมิ ทเ่ี ซตไวแ้ ต่ ถา้ เป็นกรณีเปลย่ี น หรอื จดั ชุดสนิ คา้ ใหม่ ตอ้ งกลบั ไปทาทเ่ี มนู \"เพิม่ /แก้ไขชุดสินค้า\"ใน ระบบสตอ็ ค A18 แกไ้ ขไดท้ งั้ รหสั เลม่ เอกสาร หรอื ช่อื เล่มเอกสาร และเพม่ิ ไดไ้ มจ่ ากดั เล่ม 192 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทท่ี 6 ระบบลกู หนี้และวิเคราะหห์ นี้ Account Receivable and Analysis System ภาพรวมระบบลกู หนี้และวิเคราะหห์ นี้ ระบบน้เี ป็นการทางานต่อเน่อื งมาจากระบบขาย คอื เมอ่ื มกี าร ขายสนิ คา้ หรอื บรกิ ารท่ี ยงั ไมไ่ ดร้ บั เงนิ โปรแกรมจะตงั้ หน้ลี กู หน้ไี ว้ ทางบรษิ ทั ฯ จะทาการตดิ ตามหน้จี ากลูกหน้ี โดย ทาใบวางบลิ ส่งไปวางบลิ กบั ลกู หน้ี แลว้ จงึ จดั ทาใบเสรจ็ รบั เงนิ เพอ่ื ไปรบั ชาระเงนิ จากลกู หน้เี มอ่ื ถงึ กาหนดรบั ชาระเงนิ เรามาดู \"ภาพรวมของระบบลกู หน้ี\" ดงั ภาพดา้ นล่างน้ี การทางานในระบบลกู หน้ี จะมขี นั้ ตอนการทางานหลกั ๆ 4 ขนั้ ตอน ดงั น้ี 1.การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบ เป็นการบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ของระบบลกู หน้ี เช่น ฐานขอ้ มลู ลกู หน้ซี ง่ึ จะ เป็นฐานขอ้ มลู เดยี วกบั ฐานขอ้ มลู ลกู คา้ 2. การบนั ทึกยอดยกมาของลกู หนี้ เป็นการยกยอดมาจากรอบบญั ชกี ่อน เป็น ขนั้ ตอนทท่ี าเพยี งครงั้ เดยี วเมอ่ื เรมิ่ ใชร้ ะบบเทา่ นนั้ หลงั จากนนั้ ไมต่ อ้ งทาอกี เพราะโปรแกรมยกยอดลกู หน้ไี ปรอบบญั ชถี ดั ไปใหอ้ ตั โนมตั ิ 3. การบนั ทึกรายการในระบบลกู หนี้ เป็นการบนั ทกึ เอกสารในระบบลกู หน้ี ไดแ้ ก่ ใบวางบลิ , ใบเสรจ็ รบั เงนิ , ใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย เป็นตน้ ผเู้ ขยี นจะยกตวั อยา่ งทงั้ ธุรกจิ ซอ้ื มา-ขายไปและธรุ กจิ บรกิ าร ซง่ึ มคี วามแตกต่างกนั เลก็ น้อย คอื การบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย กรณที ถ่ี กู ลกู คา้ หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยไว้ การบนั ทกึ เอกสารต่างๆ จะมวี ธิ กี ารทางานคลา้ ยกนั จงึ ขอยกตวั อยา่ ง การทางานต่างๆ ดงั น้ี 3.1 การตดิ ตามหน้ี เรมิ ตงั้ แต่พมิ พร์ ายงานหน้ถี งึ กาหนด จนถงึ การทาใบวางบลิ และ ตรวจสอบหน้ี ทถ่ี งึ กาหนด รบั ชาระเงนิ จากลกู หน้ี 3.2 การรบั ชาระหน้ี โดยจดั ทาใบเสรจ็ รบั เงนิ ผเู้ ขยี นจะยกตวั อยา่ งทงั้ ธรุ กจิ ซอ้ื มา- ขายไป และธุรกจิ บรกิ าร โดยมตี วั อยา่ งการบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยและรายละเอยี ดเชค็ หรอื เอกสารธนาคารอ่นื ๆ 4.การพิมพร์ ายงานต่างๆ เพ่อื การตรวจสอบเอกสารวา่ ครบถว้ นหรอื ไม่ และรายงาน เพ่อื การวเิ คราะห์ การอธบิ ายต่อไปน้จี ะเรยี งลาดบั ตาม Flow การทางาน ดงั น้ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 193

ภาพท่ี 1 : Flow การทางานของระบบลูกหนี้ ภาพท่ี 2 : การเชื่อมโยงระหว่างระบบลกู หนี้กบั ระบบอื่นๆ 194 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบลกู หนี้ ฐานขอ้ มลู ของลกู หน้ี จะเป็นฐานขอ้ มลู ชุดเดยี วกบั ทเ่ี ตรยี มไวใ้ นฐานขอ้ มลู ลกู คา้ ซง่ึ อธบิ ายไปแลว้ ใน ‚ ระบบขายและวิเคราะหข์ าย‚ 2. บนั ทึกยอดยกมาต้นงวดของลกู หนี้ครงั้ แรกเม่ือเริ่มใช้โปรแกรม เมอ่ื เรมิ่ ใชง้ านระบบบญั ชคี อมพวิ เตอร์ ครงั้ แรก หากธรุ กจิ ทด่ี าเนนิ กจิ การมาแลว้ กจ็ ะ มลี กู หน้ี ทย่ี งั คา้ งชาระหน้ี อยจู่ านวนหน่งึ จงึ จาเป็นตอ้ งบนั ทกึ ยอดหน้ขี องลกู หน้ยี กมาตน้ งวด ซง่ึ จะทาเพยี งครงั้ แรกเมอ่ื เรม่ิ ใชร้ ะบบเท่านนั้ สาหรบั ยอดหน้ลี กู หน้ใี นงวดถดั ๆ ไป โปรแกรมจะ ทาการยกยอดหน้ลี กู หน้ใี หอ้ ตั โนมตั ิ สาหรบั การบนั ทกึ ยอดยกมาของลกู หน้ี จะเขา้ มาบนั ทกึ หลงั จากออกเอกสารขายไป แลว้ กไ็ ด้ นนั่ คอื เราสามารถ เรม่ิ ทางานไปไดโ้ ดยไมต่ อ้ งรอยอดยกมาของลกู หน้ี เพราะในความ เป็นจรงิ หากเราตอ้ งหยดุ งานทงั้ หมด เพอ่ื ปิดบญั ชี ลกู หน้เี ดมิ ใหเ้ สรจ็ ก่อน จงึ เรมิ่ ระบบใหมไ่ ด้ คงเป็นเรอ่ื งทว่ี นุ่ วายอยไู่ มน่ ้อย โปรแกรมจงึ ออกมาใหม้ คี วามยดื หยนุ่ ในเรอ่ื งน้ี การบนั ทึกยอดยกมาต้นงวด เลอื กบนั ทกึ ได้ 2 แบบ คอื วิธีที่ 1. บนั ทกึ รายการ Invoice ทย่ี งั ไมไ่ ดถ้ ูกชาระหน้ีทุกเอกสาร ขอ้ ดี เหน็ รายละเอยี ดวา่ ยอดหน้ที ย่ี กมา เกดิ จาก Invoice ใบใดบา้ ง เป็น วนั ทเ่ี ท่าใด ยอดเงนิ เท่าใด ขอ้ เสยี ถา้ มปี รมิ าณ INVOICE ยกมาจานวนมาก จะใชเ้ วลาในการบนั ทกึ มาก วิธีที่ 2. ทาการรวมยอดหน้ขี องลกู หน้รี ายเดยี วกนั รวมเป็น Invoice ยกมาเป็น 1 ใบ ขอ้ ดี ใชเ้ วลาน้อย ในการบนั ทกึ ยอดยกมา ขอ้ เสยี จะไมเ่ หน็ รายละเอยี ดวา่ ยอดหน้ที ย่ี กมา เกดิ จาก Invoice ใบ ใดบา้ ง เป็นวนั ทเ่ี ท่าใดเพราะเป็นการสรปุ ยอดหน้ยี กมา โดยใชว้ นั ทก่ี ่อน วนั เรม่ิ ใชร้ ะบบวนั เดยี ว ผเู้ ขยี นแนะนาใหใ้ ชว้ ธิ ที ่ี 1 หากเลอื กใชว้ ธิ ที ่ี 2 ควรปรกึ ษาผวู้ างระบบบญั ชี หรอื ผู้ ตรวจสอบบญั ชขี องบรษิ ทั วา่ ควรใชว้ ธิ นี ้หี รอื ไม่ เพอ่ื ใหก้ ารบนั ทกึ บญั ชขี องธรุ กจิ เป็นไปอยา่ ง ถูกตอ้ งตามหลกั การบญั ชที ด่ี ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 195

การบนั ทกึ รายละเอยี ด \"Invoice ขายยกมาตน้ งวด \" มรี ายละเอยี ดดงั น้ี 1. เขา้ ระบบลกู หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow ->‘ Set Balance data ’ จะเขา้ ท่ี เมนู ‘ บนั ทึก INVOICE ขายยกมาต้นงวด’ 2 13 ภาพที่ 3 : การเขา้ Workflow ไปท่ี Set Balance Data จะเขา้ เมนู ‚ INVOICE คา้ งชาระยกมาต้นงวด‛ ภาพท่ี 4 : หน้าจอเพอื่ บนั ทึกรายการ INVOICE คา้ งชาระยกมาต้นงวด 2. ระบุช่วงของเอกสารทจ่ี ะบนั ทกึ ดงั น้ี 196 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2.1 เลอื ก \"สาขา\" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน ในทน่ี ้เี ลอื ก \"สานักงานใหญ่ \" 2.2 เลอื ก \"ประเภทเอกสาร\" ทม่ี ยี อดหน้ยี กมา เชน่ ถา้ มี Invoice ขายเชอ่ื ยกมา กเ็ ลอื กประเภทเอกสารเป็น SI ถา้ มี ใบลดหน้ี ขายเชอ่ื ยกมา กเ็ ลอื กประเภทเอกสารเป็น SM ถา้ มี ใบเพมิ่ หน้ี ขายเช่อื ยกมา กเ็ ลอื กประเภทเอกสารเป็น SX 2.3 เลอื ก \" เล่มของเอกสาร\". ทเ่ี คยสรา้ งไวห้ ากเป็นเอกสารทเ่ี ป็นรายการ ยกมาตน้ งวด ควรจะแยกเล่มของ เอกสารไวเ้ ฉพาะสาหรบั รายการประเภทน้ี เพอ่ื ใหต้ รวจสอบ รายการไดง้ า่ ย เช่น เล่ม 00 ใชบ้ นั ทกึ ยอดหน้ลี กู หน้ยี กมาตน้ งวด แต่เลม่ 01 ใชบ้ นั ทกึ INVOICE ขายตามปกติ หรอื อาจจะมเี ล่มเอกสารอ่นื ๆ อกี ตามประเภท ทไ่ี ดแ้ บง่ ไว้ 3.กดป่มุ F3-เพ่ิม เพอ่ื เพม่ิ รายการ ใหบ้ นั ทกึ รายละเอยี ดของเอกสาร ดงั น้ี ภาพท่ี 5 : หน้าจอบนั ทึก INVOICE คา้ งชาระยกมาต้นงวด 197 อธิบายการบนั ทึก ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสารท่ีไดเ้ ลอื กไว้ รหสั เล่มเอกสาร โปรแกรมจะแสดง เล่มทข่ี องเอกสาร ทไ่ี ดเ้ ลอื กไว้ ช่ือเล่มเอกสาร โปรแกรมจะแสดง ชอ่ื เลม่ เอกสาร ตามทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน เลขท่ี ใส่เลขทภ่ี ายในของเอกสาร เล่ม / เลขท่ี ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสาร วนั ท่ี ใส่วนั ทข่ี อง เอกสาร เครดิตเทอม ใสเ่ ครดติ เทอมของเอกสาร วนั ครบกาหนด โปรแกรมคานวณวนั ครบกาหนดจากเครดติ เทอม รหสั แผนก ใส่รหสั แผนก ในทน่ี ้ี จะใชร้ หสั ‘00’ แผนก ‘ ไมร่ ะบุ1’ ช่ือแผนก โปรแกรมจะแสดงชอ่ื แผนกทตี รงกบั รหสั แผนกทเ่ี ลอื กไว้ รหสั ลกู หนี้ ใส่รหสั ลกู หน้ี แลว้ โปรแกรมจะแสดงชอ่ื ลกู หน้ีมาให้ หน่วยเงิน ใสห่ น่วยเงนิ และอตั ราแลกเปลย่ี น กรณขี ายเป็นสกุลเงนิ อ่นื ยอดเงินยกมาสทุ ธิ ใสย่ อดเงนิ ทย่ี งั คา้ งชาระของ INVOICE ใบน้ี หากชาระไปแลว้ บางสว่ น ใสเ่ ฉพาะยอดเงนิ ทค่ี า้ งชาระเท่านั้น โปรแกรมจะ คานวณยอดเงนิ ก่อน VAT และ มลู คา่ VAT ใหเ้ หน็ 5. เมอ่ื บนั ทกึ รายการเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการใบนนั้ 6. จากนนั้ จะกลบั มาทห่ี น้าจอ รายการ INVOICE ขายยกมา (ดงั ภาพล่าง) หากมี รายการอ่นื กใ็ หท้ าการเพมิ่ รายการเขา้ ไปจนครบทุกรายการ เลขทอ่ี ้างองิ ของเอกสาร P= Paid ชาระแล้ว ใช้สกลุ เงนิ อะไร มูลค่ารวม VAT เลขทภ่ี ายในของเอกสาร Drilldown ดูเอกสารทเี่ กย่ี วข้อง วนั ทขี่ องเอกสาร C = Cancel สถานะ Cloud Upload ภาพที่ 6 : รายการ INVOICE คา้ งชาระยกมาต้นงวดท่ีบนั ทึกเข้าไป 198 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. บนั ทึกรายการในระบบลกู หนี้ การบนั ทกึ รายการของระบบลกู หน้ี มภี าพรวมขนั้ ตอนการทางาน คอื เรม่ิ จากการ พมิ พเ์ อกสารเพอ่ื ดวู ่ายอดหน้ใี ดทถ่ี งึ กาหนดวางบลิ ซง่ึ อาจจะทาใบวางบลิ เอง หรอื ใหโ้ ปรแกรม ทาใหอ้ ตั โนมตั ิ และมาบนั ทกึ วนั นดั ชาระเงนิ และพมิ พร์ ายงานเพอ่ื ดวู า่ ใบวางบลิ ใดถงึ กาหนดไป รบั เงนิ กจ็ ะเตรยี มใบเสรจ็ รบั เงนิ เพ่อื ไปรบั เงนิ จากลกู หน้ี หลงั จากทไ่ี ดร้ บั ชาระหน้ี อาจจะเป็น เงนิ สด หรอื เชค็ รวมถงึ กรณถี กู หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย กจ็ ะมาบนั ทกึ รายละเอยี ดการรบั เงนิ ซง่ึ การทางาน หลกั ๆ ในระบบลกู หน้ี สามารถสรปุ เป็นขนั้ ตอนหลกั ๆ ดงั น้ี 3.1 การตดิ ตามหน้จี ากลกู หน้ี มขี นั้ ตอนดงั น้ี - การ ตรวจสอบยอดหน้ขี องลกู หน้ี - การ จดั ทาใบวางบลิ เพอ่ื ไปวางบลิ กบั ลกู หน้ี 1. การ จดั ทาใบวางบลิ แบบอตั โนมตั ิ 2. การ จดั ทาใบวางบลิ ดว้ ยตวั เอง - บนั ทกึ วนั นดั รบั ชาระเงนิ - พมิ พร์ ายงานใบวางบลิ ทถ่ี งึ กาหนดรบั เงนิ 3.2 การรบั ชาระหน้จี ากลกู หน้ี - การออกใบเสรจ็ รบั เงนิ การขายสนิ คา้ เพอ่ื รบั ชาระเงนิ จากลกู หน้ี และ รายละเอยี ดการรบั เงนิ - การออกใบเสรจ็ รบั เงนิ การใหบ้ รกิ าร เพอ่ื รบั ชาระเงนิ จากลกู หน้ี และการ บนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ภาพที่ 7 : Flow เอกสารในระบบลกู หนี้ 199 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

‚‛ / () ภาพท่ี 8 : ภาพรวมการบนั ทึกเอกสารของระบบลกู หนี้ 3.1 ติดตามหนี้จากลกู หนี้ การตดิ ตามหน้ี จะเรมิ่ จากการออกรายงานเพอ่ื ตรวจสอบยอดหน้ขี องลกู หน้แี ต่ละราย แลว้ ทาการวางบลิ เพ่อื นดั วนั รบั ชาระเงนิ แต่สาหรบั ลกู หน้บี างรายอาจใชใ้ บส่งของทบ่ี รษิ ทั ฯ ได้ 200 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.