การใช้งานโปรแกรมSmartBiz

บทท่ี 10 ระบบบญั ชีแยกประเภท General Ledger System ภาพรวมการทางานในระบบบญั ชีแยกประเภท ระบบบญั ชแี ยกประเภทเป็นระบบ BACK END ซง่ึ ไดข้ อ้ มลู มาจาก 2 แหลง่ ทม่ี า คอื ส่วนท่ี 1 มีการบนั ทึกบญั ชีมาจากระบบอ่นื ๆ เป็นการลงบญั ชอี ตั โนมตั ทิ ร่ี ะบบบญั ชแี ยก ประเภท เช่น ระบบขาย ,ระบบซอ้ื ,ระบบลกู หน้ี , ระบบเจา้ หน้ี ,ระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละค่าเส่อื ม ราคา ,ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั ฯลฯ ฝ่ายบญั ชสี ามารถตรวจสอบยอ้ นกลบั ไปไดด้ ว้ ย ส่วนท่ี 2 เกดิ จากการบนั ทกึ รายการบญั ชเี ขา้ ไปเองโดยตรง เชน่ บนั ทกึ รายวนั เงนิ สดจา่ ย ,บนั ทกึ รายวนั ทวั่ ไปปิดสนิ คา้ คงเหลอื สน้ิ งวด , ปิดบญั ชกี าไรสุทธิ เป็นตน้ นอกจาก การบนั ทกึ รายการเดบติ เครดติ ทห่ี น้าใบสาคญั ( VOUCHER) แลว้ โปรแกรมยงั มี ความสามารถเพม่ิ เตมิ คอื ใหบ้ นั ทกึ เอกสารประกอบการลงบญั ชไี ดห้ ลากหลายดว้ ย ถา้ พจิ ารณาในประเดน็ การตรวจสอบเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี จะแบ่งได้ ดงั น้ี 1. การตรวจสอบย้อนกลบั รายการท่ีบนั ทึกมาจากระบบอ่ืน ( Trace back ) เมนูทใ่ี ชใ้ นการบนั ทกึ เอกสาร คอื เมนูบนั ทกึ รายการรายวนั โดยจะมสี มดุ รายวนั ให้ เลอื กเขา้ ทางาน ซง่ึ สว่ นใหญ่รายการรายวนั เหล่าน้ี จะเกดิ จากการลงบญั ชอี ตั โนมตั มิ าจากระบบ ต่างๆ ตามภาพทแ่ี สดงการเชอ่ื มโยงระหวา่ งระบบต่างๆ ในหวั ขอ้ ก่อนหน้าน้ี จะเหน็ ว่ามกี าร บนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั มิ าจากระบบต่างๆ เขา้ มาทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท ระบบซื้อ เมอ่ื ทารายการขายเชอ่ื , ลดหน้เี งนิ เชอ่ื จะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดยมา สรา้ งใบสาคญั ซอ้ื เชอ่ื ไวใ้ นสมดุ รายวนั ซอ้ื เช่อื หรอื เมอ่ื ทาการซอ้ื สด ,ลดหน้เี งนิ สด จะลงบญั ชที ส่ี มดุ รายวนั เงนิ สดจา่ ย ระบบเจ้าหนี้ เมอ่ื ทาการจา่ ยชาระหน้ี โปรแกรมจะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดยมา สรา้ งใบสาคญั เงนิ สดจา่ ย ไวใ้ นสมดุ รายวนั เงนิ สดจา่ ย ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 301

ระบบขาย เมอ่ื ทารายการขายเช่อื , ลดหน้เี งนิ เชอ่ื จะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดย มาสรา้ งใบสาคญั ขายเชอ่ื ไวใ้ นสมดุ รายวนั ขายเชอ่ื หรอื เมอ่ื ทาการขายสด ลด หน้เี งนิ สด จะลงบญั ชที ส่ี มดุ รายวนั เงนิ สดรบั ระบบลกู หนี้ เมอ่ื ทาการรบั ชาระหน้ี โปรแกรมจะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดยมา สรา้ งใบสาคญั เงนิ สดรบั ไวใ้ นสมดุ รายวนั เงนิ สดรบั ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร เมอ่ื ทาการนาฝากเชค็ (Payin) โปรแกรมจะ สรา้ งใบสาคญั ทวั่ ไป ไวใ้ นสมดุ รายวนั ทวั่ ไป ภาพท่ี 1: แสดงการเชื่อมโยงจากระบบซื้อไปที่ระบบบญั ชีแยกประเภท 2. การบนั ทึกรายวนั และบนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชีไปพร้อมกนั นอกจากรายการรายวนั ทเ่ี กดิ จากการลงบญั ชอี ตั โนมตั ทิ เ่ี กดิ จากการบนั ทกึ รายการคา้ จากระบบอ่นื ๆ แลว้ ในโปรแกรม Smartbiz นี้ ยงั สามารถบนั ทึกรายการค้าต่างๆ ได้เอง โดยบนั ทึกเป็นเอกสารประกอบการลงบญั ชี ขณะบนั ทึกรายการรายวนั เช่น 1. บนั ทกึ ตงั้ คา้ งจา่ ยค่าน้า ค่าไฟ คา่ โทรศพั ท์ 3 รายการ แต่จดั ทาใบสาคญั ซอ้ื เชอ่ื (Voucher) 1 ใบ เรากจ็ ะมาบนั ทกึ ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ทเ่ี มนู ‚บนั ทกึ รายการรายวนั ‛ 302 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

และเขา้ ไปบนั ทกึ ใบแจง้ หน้ที งั้ 3 รายการ ซง่ึ ในทน่ี ้ี เราจะเรยี กว่า ‚เอกสารประกอบการ ลงบญั ช‛ี โดยเขา้ ไปทห่ี น้าเอกสารประกอบการลงบญั ชี (กดป่มุ F7-link) บนั ทกึ ใบเสรจ็ จา่ ยคา่ น้า คา่ ไฟ ฯ ทเ่ี คยตงั้ หน้ไี ว้ ซง่ึ เป็นใบเสรจ็ 3 รายการ แต่มใี บสาคญั จา่ ย (Voucher) เพยี ง 1 ใบ เรากจ็ ะมาบนั ทกึ ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ทเ่ี มนู ‚บนั ทกึ รายการรายวนั ‛ และเขา้ ไปบนั ทกึ ใบเสรจ็ ทงั้ 3 ใบ โดยใบเสรจ็ น้ตี ดั ชาระใบสง่ ของ/ใบแจง้ หน้ี หรอื ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หน้ที ต่ี งั้ หน้ไี ว้ 2. บนั ทกึ ขายสด-ขายเช่อื สนิ คา้ แบบไมบ่ นั ทกึ รายการสนิ คา้ เชน่ รายการทไ่ี ม่ ตอ้ งการควบคุมยอดสนิ คา้ คงเหลอื กจ็ ะบนั ทกึ เฉพาะสว่ นหวั ไมต่ อ้ งบนั ทกึ รายการสนิ คา้ 3. บนั ทกึ ซอ้ื สด ซอ้ื เช่อื สนิ คา้ แบบไมบ่ นั ทกึ รายการสนิ คา้ เช่น รายการทไ่ี มต่ อ้ งการ ควบคุมยอดสนิ คา้ คงเหลอื กจ็ ะบนั ทกึ เฉพาะสว่ นหวั ไมต่ อ้ งบนั ทกึ รายการสนิ คา้ เมอ่ื ทาใบเสรจ็ รบั เงนิ ทเ่ี ป็นงานบรกิ าร จะบนั ทกึ ใบเสรจ็ และใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย รวมถงึ เชค็ รบั ไปพรอ้ มกนั ก็ จะบนั ทกึ ทร่ี ายการรายวนั และบนั ทกึ เอกสารประกอบการลงบญั ชี ทงั้ ใบเสรจ็ , ใบหกั ณ ทจ่ี า่ ย , เชค็ รบั ไปพรอ้ มกนั เอกสารประกอบการลงบญั ชที ไ่ี ดบ้ นั ทกึ ไวจ้ ากหน้า F7-Link น้ี จะไป ปรากฎทร่ี ะบบนนั้ ๆ ดว้ ย เช่น บนั ทกึ invoice ซอ้ื สดสนิ คา้ ทห่ี น้าเอกสารประกอบการลงบญั ชี F7-Link ทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท เมอ่ื เขา้ ไปทร่ี ะบบซอ้ื เล่มซอ้ื สดสนิ คา้ กจ็ ะเหน็ invoice ซอ้ื สด รายการน้ดี ว้ ย ภาพท่ี 2 : เอกสารประกอบการลงบญั ชีที่บนั ทึกไวใ้ นระบบบญั ชี จะเหน็ ที่ระบบซื้อดว้ ย ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 303

การทางานจะแบง่ เป็น 4 สว่ น ดงั ภาพดา้ นล่างคอื ส่วนท่ี 1 คอื การเตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบนนั้ ๆ ส่วนท่ี 2 คอื การบนั ทกึ ยอดยกมาเมอ่ื เรม่ิ ใชโ้ ปรแกรมครงั้ แรก ส่วนท่ี 3 คอื การบนั ทกึ รายการรายวนั ( Transaction ) สว่ นท่ี 4 คอื การพมิ พร์ ายงานต่าง ๆ เพ่อื การตรวจสอบ , การออกแบบงบการเงนิ , การพมิ พง์ บการเงนิ ต่างๆ ภาพท่ี 3 : Flow การทางานของระบบบญั ชีแยกประเภท 1. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบบญั ชีแยกประเภท เมอ่ื จะใชง้ านระบบบญั ชแี ยกประเภท ขนั้ ตอนแรกคอื การเตรยี มฐานขอ้ มลู ทต่ี อ้ งใชใ้ น ระบบมดี งั น้ี 1. เตรยี มผงั บญั ชี 2. เตรยี มสมดุ รายวนั ทใ่ี ชง้ าน 3. สรา้ งรปู แบบการบนั ทกึ บญั ชที ใ่ี ชบ้ ่อย ๆ 4. อธบิ ายวธิ กี าหนดการบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ 4 ระดบั 5. กาหนด Taxonomy เพอ่ื ใชก้ ารทา e- Filing สง่ งบการเงนิ 304 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1.1 เตรียมผงั บญั ชี หากผใู้ ชง้ าน เลอื กการตดิ ตงั้ ทม่ี ผี งั บญั ชตี วั อยา่ งมาใหแ้ ลว้ กจ็ ะเพมิ่ หรอื แกไ้ ขเฉพาะ บญั ชที ไ่ี มม่ ใี นผงั บญั ชที เ่ี ตรยี มใหเ้ ท่านนั้ ไมจ่ าเป็นตอ้ งเพมิ่ ใหมท่ งั้ หมด 1. เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow -> ‘Setuup Master File’ เขา้ เมนู เพิ่มและแก้ไขผงั บญั ชี 2. ใหเ้ พมิ่ รายการใหม่ โดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3.บนั ทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-บนั ทึก เพ่อื เกบ็ ขอ้ มลู เขา้ ระบบคอมพวิ เตอร์ ภาพที่ 4 : การบนั ทึกรายละเอียดผงั บญั ชี อธิบายการบนั ทึก ใส่รหสั บญั ชี รหสั ใส่ช่อื บญั ชี ชื่อบญั ชี(ภาษาไทย) ใสช่ ่อื บญั ชที เ่ี ป็นภาษาท่ี 2 ชื่อบญั ชี(ภาษา2) ใส่คา่ A = สนิ ทรพั ย์ , L = หน้สี นิ , C = ทนุ , R = รายได้ , หมวดบญั ชี X = คา่ ใชจ้ า่ ย , M = คา่ ใชจ้ า่ ยในการผลติ ถา้ ใส่ D หมายถงึ บญั ชยี อ่ ย คอื บญั ชที ใ่ี ชใ้ นบนั ทกึ รายการได้ ชนิดของบญั ชี ถา้ ใส่ G หมายถงึ กลุ่มบญั ชี จะเป็นการดงึ ค่ายอดรวมของบญั ชที ่ี อยใู่ นกลุ่มน้มี าแสดงเมอ่ื สงั่ พมิ พร์ ายงานเป็นกล่มุ บญั ชี คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 305

1.2 เตรยี มสมดุ รายวนั โปรแกรมจะเตรยี มสมดุ รายวนั ทต่ี อ้ งใชง้ านกนั โดยทวั่ ไปมาให้ 5 เล่ม คอื สมดุ ขายเช่อื , สมดุ เงนิ สดรบั , สมดุ ซอ้ื เชอ่ื , สมดุ เงนิ สดจา่ ย และ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป หากตอ้ งการเพม่ิ เตมิ หรอื แกไ้ ขสมดุ รายวนั ใหท้ าดงั น้ี 1. เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow -> ‘Setuup Master File’ เขา้ เมนู เพิ่มและแก้ไขทะเบียนสมดุ รายวนั 2. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ หรอื F2-แก้ไข 3. บนั ทกึ รายละเอยี ด หากทาเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-บนั ทึก เพ่อื เกบ็ รายการ ภาพท่ี 5 : แสดงการบนั ทึกรายละเอียดสมุดรายวนั จ่าย อธิบายการบนั ทึก รหสั ใส่รหสั สมดุ รายวนั ชื่อสมดุ (ภาษาไทย) ใส่ช่อื สมดุ รายวนั ช่ือสมดุ (ภาษา 2) ใส่ช่อื สมดุ รายวนั ทเ่ี ป็นภาษาท่ี 2 ชื่อ (ภาษา 2) ชอ่ื เลม่ เอกสารในภาษา 2 เชน่ ภาษาองั กฤษ รหสั แบบฟอรม์ บญั ชีที่ใช้บอ่ ย ใส่รหสั แบบฟอรม์ บญั ชที ใ่ี ชบ้ อ่ ย แบบฟอรม์ พิมพ์ Voucher เลอื กแบบฟอรม์ พมิ พท์ อ่ี อกแบบไวท้ เ่ี มนู\"ออกแบบฟอรม์ พมิ พ์ ลาดบั ท่ี 1-2 เอกสาร\" (ดรู ายละเอยี ดการออกแบบฟอรม์ พมิ พเ์ อกสารท่ี หวั ขอ้ \"การออกแบบฟอรม์ เอกสาร\") ใหแ้ บบฟอรม์ ทใ่ี ชบ้ ่อย ทส่ี ุดอยเู่ ป็นลาดบั ท่ี 1 306 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1.3 สรา้ งแบบฟอรม์ การบนั ทึกบญั ชีเพื่อช่วยลงรายการซา้ ๆ 1. เขา้ ไปทเ่ี มนู ระบบบญั ชี -> ฐานข้อมลู -> เพิ่ม/แก้แบบฟอรม์ บญั ชีที่ใช้บ่อย 2. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ด หากทาเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-บนั ทึก เพอ่ื เกบ็ รายการ ภาพที่ 6 : แสดงการบนั ทึกแบบฟอรม์ บญั ชีท่ีใช้บ่อย อธิบายการบนั ทึก ใส่รหสั ของแบบฟอรม์ รหสั แบบฟอรม์ ใส่ช่อื ของแบบฟอรม์ ช่ือแบบฟอรม์ ใส่ค่า S ถา้ เป็นแบบฟอรม์ บญั ชี แบบทวั่ ไป ประเภทแบบฟอรม์ ใส่ค่า A ถา้ เป็นแบบฟอรม์ บญั ชี แบบ Allocate ใสร่ ายละเอยี ดทใ่ี ชอ้ ธบิ ายรายการรายวนั รายละเอียด(ส่วนหวั ) ใหใ้ สค่ า่ \"1\" ไวเ้ พอ่ื ใหท้ ราบวา่ บญั ชนี นั้ อยดู่ า้ นเดบิต หรอื จานวนเงินเดบิต/เครดิต เครดิต หรอื จะไมใ่ ส่กไ็ ด้ ใชส้ าหรบั การกาหนดสดั สว่ นของยอดเงนิ ในการ ALLOCATE P ถา้ มกี าร ALLOCATE ค่าใชจ้ า่ ยแตกเขา้ แต่ละแผนก กใ็ หใ้ ส่ แผนก รหสั แผนกไว้ โปรแกรมจะทาการกระจายคา่ ใชจ้ า่ ยใหเ้ อง คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 307

1.4 อธิบายวิธีกาหนดการบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิ 4 ระดบั ระดบั ท่ี 1 คอื ใหบ้ นั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ทิ ุกเลม่ เอกสารเหมอื นกนั ทงั้ บรษิ ทั ระดบั ท่ี 2 คอื ใหบ้ นั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั บิ างเล่มเอกสารแตกต่างกนั ตามทต่ี อ้ งการ ระดบั ท่ี 3 คอื ใหบ้ นั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั แิ ตกต่างกนั ตามกล่มุ ของฐานข้อมลู ระดบั ท่ี 4 คอื ใหบ้ นั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั แิ ตกต่างกนั แต่ละฐานข้อมลู ภาพที่ 7 : การกาหนดการบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิมี 4 ระดบั 1.4.1 การลงบญั ชีอตั โนมตั ิ ระดบั ที่ 1 : ใช้เหมอื นกนั ทงั้ บริษทั หากเลอื กตดิ ตงั้ แบบทม่ี ผี งั บญั ชตี วั อยา่ ง โปรแกรมจะจบั ค่หู น้าทบ่ี ญั ชที ต่ี อ้ งใชง้ าน ไวใ้ หแ้ ลว้ เชน่ หน้าทบ่ี ญั ชที ต่ี อ้ งใชใ้ นการขายเช่อื , ขายสด , ซอ้ื เชอ่ื , ซอ้ื สด เช่น หน้าทบี่ ญั ชที ใี่ ชใ้ นการขายสดสนิ คา้ (Periodic) คอื หน้าทข่ี ายสด , ภาษขี าย - ถา้ รบั เป็นเงนิ สด ใชห้ น้าทเ่ี งนิ สดรบั (ตอนรบั ชาระเงนิ ) ,รบั เป็นเชค็ ใชห้ น้าทใ่ี นสมดุ บญั ชี หน้าทบี่ ญั ชที ใี่ ชใ้ นการขายเชอื่ สนิ คา้ (Periodic) คอื หน้าทข่ี ายเชอ่ื , ภาษขี าย ,ลกู หน้กี ารคา้ หน้าทบี่ ญั ชที ใี่ ชใ้ นการซ้อื สดสนิ คา้ (Periodic) คอื หน้าทซ่ี อ้ื สด , ภาษซี อ้ื - ถา้ จา่ ยเป็นเงนิ สดใชห้ น้าทเ่ี งนิ สดจา่ ย(ตอนจา่ ยใหจ้ น.) ,จา่ ยเป็นเชค็ ใชห้ น้าทใ่ี นสมดุ บญั ชเี ชค็ 308 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หน้าทบี่ ญั ชที ใี่ ชใ้ นการขายเชอื่ บรกิ าร คอื หน้าทร่ี ายไดจ้ ากการบรกิ าร , ภาษขี ายไมถ่ งึ กาหนด ,ลกู หน้กี ารคา้ หน้าทบ่ี ญั ชที ใ่ี ชใ้ นการรบั เงนิ ค่าบรกิ าร คอื หน้าทล่ี กู หน้กี ารคา้ , ภาษขี าย ,เงนิ สดรบั /เชค็ รบั การใชง้ านเมนู “กาหนดหน้าทข่ี องบญั ชใี นสภาวะทวั่ ไป “ ทาดงั น้ี 1. เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow -> ‘Setuup Master File’ คลกิ icon จะเขา้ เมนู กาหนดหน้าที่ของผงั บญั ชีในสภาวะลงบญั ชีทวั่ ไป 2. เขา้ ไปใส่รหสั บญั ชที ต่ี รงกบั หน้าท่บี ญั ชตี ่างๆ ทต่ี อ้ งใชง้ าน 3. เมอ่ื บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-บนั ทึก เพอ่ื เกบ็ รายการ ภาพที่ 8 : บางส่วนของหน้าจอ แก้ไขสภาวการณ์ลงบญั ชีทวั่ ไป 309 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1.4.2 การลงบญั ชีอตั โนมตั ิ ระดบั ที่ 2 : แยกตามเล่มเอกสาร ในบางครงั้ กจิ การตอ้ งการแยกเล่มเอกสาร และการบนั ทกึ บญั ชี สาหรบั รปู แบบเฉพาะ ออกไป ดงั ภาพล่างน้ี ในทน่ี ้ี ขอยกตวั อยา่ งการบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั สิ าหรบั การขายเช่อื สนิ คา้ ต่างจงั หวดั ดงั น้ี 1. เพิ่มบญั ชีทต่ี อ้ งการ ทเ่ี มนู ‚ เพม่ิ /แกไ้ ขผงั บญั ชี ‛ 2. สร้างสภาวการณ์การลงบญั ชี ทเ่ี มนู ‛ กาหนดหน้าทข่ี องผงั บญั ชตี ามสภาวการณ์ ‛ และจบั คหู่ น้าทบ่ี ญั ชใี นการขายเช่อื กบั บญั ชใี หมท่ เ่ี พม่ิ ขน้ึ มา ทงั้ น้ี เราทราบแลว้ ว่า การขาย เชอ่ื สนิ คา้ ( Periodic) ตอ้ งใชห้ น้าทบ่ี ญั ชี 3 หน้าท่ี คอื หน้าท่ี ‚ลกู หน้กี ารคา้ ‛ , หน้าท่ี ‚ขายเชอ่ื ‛ และ หน้าท่ี ‚ภาษขี าย‛ 3. เพ่ิมเล่มเอกสารขายเช่ือ ซง่ึ มรี หสั ประเภทเอกสารคอื SI และกาหนดใหใ้ ชส้ ภาวการณ์ ทต่ี อ้ งการ จากนนั้ ใหท้ าการขายเชอ่ื ในเลม่ เอกสารทเ่ี พมิ่ ใหมน่ ้ี โปรแกรมกจ็ ะลงบญั ชใี หต้ ามทต่ี อ้ งการ 1. เพิ่มบญั ชีทต่ี อ้ งการ ทเ่ี มนู ‚ เพม่ิ /แกไ้ ขผงั บญั ชี ‛ ดงั ภาพ 310 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. สรา้ งสภาวการณ์การลงบญั ชี ทเ่ี มนู ‛ กาหนดหน้าทข่ี องผงั บญั ชตี ามสภาวการณ์ ‛ 3. เพิ่มเล่มเอกสารขายเชื่อ เลม่ 0002 ขายเช่อื ต่างจงั หวดั ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 311

1.4.3 การลงบญั ฃีอตั โนมตั ิ ระดบั ท่ี 3 : ระดบั กล่มุ ฐานข้อมลู นอกจากการบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั แิ ตกต่างไปแต่ละเล่มเอกสารแลว้ ยงั บนั ทกึ บญั ชแี ยก ตามกลมุ่ ฐานขอ้ มลู ไดด้ ว้ ย เช่น เมอ่ื ขายสนิ คา้ ในกลมุ่ “ รถเก๋งซดี าน” จะใหบ้ นั ทกึ บญั ชขี ายเช่อื สนิ คา้ ไวท้ บ่ี ญั ชี “ ขายเชอ่ื - รถเก๋งซดี าน “ ขอยกตวั อยา่ งตามกรณศี กึ ษาคอื กาหนดหน้าท่ี บญั ชขี องสนิ คา้ ในกล่มุ บรกิ าร ดงั น้ี 1. เพมิ่ กลุม่ สนิ คา้ ทต่ี อ้ งการ และจบั ค่หู น้าทซ่ี อ้ื สด ,ซอ้ื เชอ่ื , ขายสด, ขายเช่อื ดงั ภาพ 2. เพม่ิ สนิ คา้ ทต่ี อ้ งการ และระบุกลุ่มสนิ คา้ 3. เมอ่ื ขายสนิ คา้ ทอ่ี ยใู่ นกลมุ่ น้ี โปรแกรมจะบนั ทกึ บญั ชตี ามทต่ี อ้ งการ 312 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1.4.4 การลงบญั ฃีอตั โนมตั ิ ระดบั ที่ 4 : ระดบั ฐานข้อมลู รายตวั มหี ลกั การคลา้ ยกบั ขอ้ 1.4.3 แต่จะจบั ค่หู น้าทบ่ี ญั ชที ฐ่ี านขอ้ มลู ขอยกตวั อยา่ งเฉพาะ หน้าจอ การจบั คหู่ น้าท่ี “ ลกู หน้กี ารคา้ “ ทฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ ดงั ภาพ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 313

1.5 การกาหนด Tanonomy เพื่อใช้ทา e-Filing ส่งกรมพฒั นาธรุ กิจการค้า เมนูน้ใี ชส้ าหรบั กาหนด Tanonomy เพ่อื ออกงบการเงนิ e- Filing ในรปู แบบ XBRL โดย จะใชร้ ว่ มกบั โปรแกรมแจกฟรี Smartbiz DBD Connect ขออธบิ ายเฉพาะสว่ นการกาหนด Taxnomy ตามมาตรฐานของกรมพฒั นาธรุ กจิ การคา้ ยงั ไมพ่ ดู ถงึ การใชง้ าน Smartbiz DBD Connect ในหวั ขอ้ น้ี ** Smartbiz DBD Connect เป็นผลติ ภณั ฑข์ อง บรษิ ทั ครสิ ตอลซอฟท์ จากดั (มหาชน ) ไดร้ บั รางวลั “ นวตั กรรมเชอ่ื มโยงระบบบญั ชกี บั ระบบการนาส่งงบการเงนิ ผ่านอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (DBD e- filing ) และสามารถเช่อื มต่อกบั ซอฟทแ์ วรบ์ ญั ชที ม่ี ขี ายในทอ้ งตลาดไดห้ ลายโปรแกรม ใหเ้ ขา้ ไปท่ี Taxnomy ทต่ี อ้ งการ , กดป่มุ F2- แกไ้ ข จะเขา้ ไปหน้าจอใหแ้ กไ้ ขขอ้ มลู Taxnomy Chart จากนนั้ ใหใ้ สบ่ ญั ชใี หต้ รงกบั Taxnomy ของบญั ชี ดงั ภาพ 2 1 3 314 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. บนั ทึกยอดยกมาต้นงวด เม่อื เริ่มใช้โปรแกรมครงั้ แรก เมนูน้ี ใชเ้ มอ่ื เรม่ิ ใชโ้ ปรแกรมครงั้ แรก ตอ้ งการบนั ทกึ ยอดยกมาจากรอบบญั ชกี ่อนทจ่ี ะใช้ โปรแกรมเทา่ นนั้ สาหรบั ยอดยกไปในงวดบญั ชถี ดั ไป โปรแกรมจะทาการยกยอดใหเ้ อง อตั โนมตั ิ ซง่ึ ผใู้ ชง้ าน สามารถบนั ทกึ รายการไดไ้ มจ่ ากดั งวดบญั ชี 1. เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow ->‘ Set Balance data ’ จะเขา้ เมนู บนั ทึกยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีแยกประเภท จะเหน็ บญั ชตี ่างๆ เหมอื นในผงั บญั ชี 2.เลอ่ื นไปยงั รายการบญั ชที จ่ี ะเขา้ ไปบนั ทกึ รายการ แลว้ กดป่มุ F2-แก้ไข ภาพท่ี 9 : รายการบญั ชี เหมอื นในผงั บญั ชี เพ่อื บนั ทึกยอดยกมาต้นงวด 3. บนั ทกึ ยอดยกมาตน้ งวดของบญั ชซี ง่ึ อาจเป็นยอดยกมาดา้ นเดบติ หรอื เครดติ กไ็ ด้ เมอ่ื บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ ภาพที่ 9 : บนั ทึกยอดยกมาต้นงวด 315 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. บนั ทึกรายการในระบบบญั ชีแยกประเภท 3.1 ตรวจสอบรายการทถ่ี ูกสรา้ งรายการจากระบบ Front 3.2 การบนั ทกึ รายการายวนั ไมต่ อ้ งคยี เ์ อกสารประกอบการลงบญั ชี 3.3 การ บนั ทกึ รายการายวนั และคยี เ์ อกสารประกอบการลงบญั ชี 3.4 การ ปรบั ปรงุ รายการ และ ปิดบญั ชี 3.5 การ ยกเลกิ การปิดบญั ชี 3.6 การ LOCK หา้ มแกไ้ ขขอ้ มลู และ การยกเลกิ การ LOCK 3.7 การ สงั่ POST รายการบญั ชี 3.1 การตรวจสอบรายการทถ่ี กู สรา้ งมาจากระบบ Front ( Trace back ) 1. เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow -> Entry Transaction -> คลกิ icon ลงรายวนั 2. เลอื ก \"สมดุ รายวนั \" ทจ่ี ะเขา้ ไปดรู ายการ 3. กดป่มุ F2 – แก้ไข เพ่อื เขา้ ไปตรวจสอบ และแกไ้ ขตามหลกั บญั ชี 4. บนั ทกึ รายละเอยี ด เมอ่ื บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-บนั ทึก เพ่อื เกบ็ รายการ บอกใหร้ วู้ ่า ใบสาคญั ใบน้ี เกดิ จากการบนั ทกึ รายการมาจากระบบขาย , ดว้ ย LOGIN ใด, และ ถกู แกไ้ ขครงั้ ล่าสดุ ดว้ ย LOGIN ใด , ถกู สงั่ POST รายการวนั ทเ่ี ท่าใด ภาพท่ี 10 : รายการใบสาคญั ในสมดุ รายวนั ขายเชื่อ 316 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 11 : ใบสาคญั รบั เงิน ที่เกิดจากการบนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงินค่าบริการ ที่ระบบลูกหนี้ ภาพที่ 12 : กด F7- Link เพ่ือเขา้ ไปดู ใบเสรจ็ รบั เงินและใบภาษีท่ีถกู หกั ณท่ีจ่าย 317 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.2 บนั ทึกรายการรายวนั ท่ีไม่มกี ารคียเ์ อกสารประกอบการลงบญั ชี 1. เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow -> Entry Transaction -> คลกิ icon ลงรายวนั 2. เลอื ก \"สมดุ รายวนั \" ทจ่ี ะเขา้ ไปบนั ทกึ รายการ 3. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 4. บนั ทกึ รายละเอยี ด เมอ่ื บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-บนั ทึก เพ่อื เกบ็ รายการ ภาพท่ี 13 : บนั ทึกรายการบญั ชี จา่ ยเงินเดือน การบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร วนั ที่ลงบญั ชี ใสว่ นั ท่ี ทต่ี อ้ งการบนั ทกึ รายการ Type คอื ประเภทของ VOUCHER ถา้ ปล่อยว่างไว้ = รายการลงบญั ชที วั่ ไป , ใสค่ า่ A = รายการปรบั ปรงุ , ใส่ค่า C = รายการปิดบญั ชี , ใส่ค่า E = รายการประมาณการ ,ใสค่ ่า R = รายการคา้ งรบั คา้ งจา่ ย Audit ถา้ มคี า่ \"M\" แสดงวา่ VOUCHER น้มี กี ารปรบั ปรงุ โดยนกั บญั ชี Voucher No. ใสเ่ ลขท่ี Voucher หรอื ใหโ้ ปรแกรม Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ 318 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รปู แบบการ Post ถา้ ระบุว่างจะเป็นการ POST รายการ และจะแกไ้ ขไมไ่ ด้ อนุมตั ิ ถา้ หากตอ้ งมกี ารอนุมตั ิ Voucher ใหใ้ ช้ Log in ทม่ี สี ทิ ธใิ ์ นการอนุมตั ิ รายละเอียด เขา้ มาอนุมตั ริ ายการ แต่ถา้ ไมไ้ ดใ้ ชก้ ส็ ามารถขา้ มไปได้ เป็นการบนั ทกึ รายละเอยี ดทส่ี ่วนหวั ของ VOUCHER แต่ถา้ มกี ารใช้ ใช้ฟอรม์ ขอ้ ความท่ี ซา้ ๆ เดมิ ๆ ผใู้ ชง้ านสามารถสรา้ งขอ้ ความนนั้ เกบ็ ไวไ้ ด้ โดยการกด / หรอื // เพ่อื เรยี กหน้าจอ \"เลือกข้อความตายตวั \" ขน้ึ มา สาหรบั เรยี กใชแ้ บบฟอรม์ บญั ชที เ่ี คยสรา้ งไว้ การบนั ทึกส่วนรายการย่อย รหสั บญั ชี ใสร่ หสั บญั ชที ต่ี อ้ งการบนั ทกึ รายการ หรอื ใช้ Hot seek คน้ หา ช่ือบญั ชี ใส่ชอ่ื บญั ชที ต่ี อ้ งการบนั ทกึ รายการ หรอื ใช้ Hot seek คน้ หา รายละเอียด เป็นการบนั ทกึ รายละเอยี ดของแต่ละรายการบญั ชี ไมใ่ สก่ ไ็ ด้ จานวนเงินเดบิต ใสจ่ านวนเงนิ ของรายการบญั ชดี า้ นเดบติ จานวนเงินเครดิต ใสจ่ านวนเงนิ ของรายการบญั ชดี า้ นเครดติ แผนก ใส่รหสั แผนกของรายการน้ี เมอ่ื ตอ้ งการออกงบการเงนิ แยกแผนก/ฝ่าย G ทใ่ี ชจ้ บั ค่รู ายการบญั ชี เพอ่ื ชว่ ยออกรายงานบญั ชแี ยกประเภทตวั T ป่ มุ ฟังกช์ นั่ ที่ควรทราบ F2 – สมดลุ ย์ = ใหค้ านวณยอดเงนิ ดา้ นเดบติ และเครดติ ใหด้ ุลกนั เอาค่าทไ่ี ดไ้ วบ้ รรทดั ทว่ี า่ ง F11 = เรยี กใชเ้ ครอ่ื งคดิ เลขของ Smartbiz F9 = ใหน้ าคา่ ทค่ี านวณไดม้ าใสท่ ช่ี ่องนนั้ ๆ ภาพท่ี 14 : เครอ่ื งคิดเลขในโปรแกรม Smartbiz 319 ให้นาผลลพั ธท์ ี่ไดค้ ือ 10,400 มาใส่ในหน้าจ บนั ทึกรายวนั ณ ตาแหน่งท่ีเรยี กใช้เครอ่ื งคิดเลข คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.3 การบนั ทึกรายการรายวนั และคียเ์ อกสารประกอบการลงบญั ชี การบนั ทกึ รายการรายวนั แบบมเี อกสารประกอบการลงบญั ชี หลกั การทางานเหมอื นการ บนั ทกึ รายการรายวนั แต่จะบนั ทกึ เอกสารประกอบการลงบญั ชที ห่ี น้า ‚เอกสารประกอบการ ลงบญั ชี “ดว้ ย , การทางานลกั ษณะน้ี เหมาะกบั รายการทต่ี อ้ งการใหม้ ใี บสาคญั ลงบญั ชเี พยี ง 1 ใบ แต่มเี อกสารประกอบการลงบญั ชหี ลายใบ เช่น การจา่ ยค่าไฟฟ้า ค่าน้า ค่าโทรศพั ท์ และใบ หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย รวมอยใู่ นใบสาคญั ใบเดยี ว มตี วั อยา่ งการบนั ทกึ รายการ ดงั น้ี 1. เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow -> Entry Transaction -> คลกิ icon ลงรายวนั 2. เลอื ก \"สมดุ รายวนั เงินดจ่าย\" 3. กดป่มุ ’ F3- เพิม่ ’ 4. กดป่มุ F7- Link เพ่อื เขา้ ไปบนั ทกึ เอกสารประกอบการลงบญั ชี ทงั้ 4 ใบ ดงั น้ี เอกสารใบที่ 1. การบนั ทกึ รายการจา่ ยเงนิ สด ค่าไฟฟ้า 1. ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 2..เลอื กกลมุ่ เอกสารประกอบการลงบญั ชี \"PINVC_PROD ‘ ภาพท่ี 15 : บนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี ใบที่ 1 320 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึกส่วนท่ี 1 ประเภทเอกสาร ใสป่ ระเภทเอกสารประกอบการลงบญั ชใี หถ้ ูกตอ้ ง เล่มเอกสารภายใน ใสเ่ ล่มเอกสารภายใน โปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ เล่ม/เลขท่ีเอกสาร ใสเ่ ลขทเ่ี อกสารทไ่ี ดร้ บั มาจากการไฟฟ้านครหลวง วนั ที่เอกสาร ใสว่ นั ทข่ี องเอกสาร แผนก ใส่รหสั แผนกทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั รายการน้ี วนั ท่ีรบั แจ้งหนี้ ใสว่ นั ทร่ี บั แจง้ หน้ี ถา้ ไมต่ รงกบั วนั ทเ่ี อกสาร เครดิตเทอม ใสจ่ านวนวนั ของเครดติ เทอม วนั ที่ครบกาหนด ถา้ ใสจ่ านวนวนั ของเครดติ เทอมไว้ โปรแกรมจะคานวณวนั ทค่ี รบ กาหนดให้ หรอื จะแกไ้ ขเป็นวนั อ่นื กไ็ ด้ เจ้าหนี้ ใสร่ หสั หรอื ช่อื เจา้ หน้ี การบนั ทึกส่วนที่ 2 รายละเอียดออกรายงานภาษี ใส่ว่าเป็นค่าใชจ้ า่ ยอะไรแบบยอ่ ๆ ตามดว้ ยช่อื ผใู้ หบ้ รกิ าร ยอดเงินก่อน VAT ใสจ่ านวนเงนิ ก่อนคานวณภาษีมลู คา่ เพม่ิ แยกนอก ราคาสนิ คา้ ทจ่ี ะบนั ทกึ เป็นแบบ VAT แยกนอกหรอื รวมใน Y= VAT แยกนอก , N = VAT รวมใน ประเภท/อตั รา VAT ใสร่ หสั ประเภทอตั ราภาษมี ลู ค่าเพม่ิ ยอด VAT โปรแกรมจะคานวณยอดภาษมี ลู คา่ เพม่ิ ให้ หรอื จะใส่ตวั เลขเองกไ็ ด้ รวม โปรแกรมจะคานวณยอดรวมทงั้ หมดให้ หรอื จะใส่ตวั เลขเองกไ็ ด้ ขอคืน เอกสารน้ขี อคนื VAT ไดห้ รอื ไม่ Y=ขอคนื , N=ไมข่ อคนื % ที่ขอคืนได้ ถา้ ขอคนื VAT ไดบ้ างส่วน ใหบ้ นั ทกึ %VAT ทข่ี อคนื หรอื ถา้ ตอ้ งการ บนั ทกึ VAT ทข่ี อคนื ไดใ้ นแต่ละรายการสนิ คา้ ใหก้ าหนด % VAT ขอ คนื ในชอ่ งน้เี ป็น 0 และกาหนด %VAT ขอคนื ทร่ี ายการสนิ คา้ ชอ่ ง \"V\" ยอด VAT ที่ขอคืนได้ โปรแกรมจะคานวณยอด VAT ทจ่ี ะขอคนื ได้ จากช่อง ‘ %ทข่ี อคนื ได”้ ยื่นเพิ่มเติม ใบกากบั ภาษใี บน้ี ไปทาการยน่ื เพม่ิ เตมิ ทเ่ี ดอื นปี ภาษใี ด ลาดบั ที่ในรายงานภาษี ใบกากบั ภาษใี บน้ี เป็นลาดบั ทเ่ี ทา่ ใดในรายงานภาษี การบนั ทึกส่วนที่ 3 การบนั ทกึ ในส่วนท่ี 3 น้ี จะใชเ้ มอ่ื ตอ้ งการควบคุมยอดสนิ คา้ คงคลงั ดว้ ย จะใชก้ รณที ่ี ไมต่ อ้ งการบนั ทกึ เอกสารน้ที ร่ี ะบบซอ้ื ซง่ึ จะมรี ายละเอยี ดใหบ้ นั ทกึ น้อยกว่าในระบบซอ้ื 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของบลิ ค่าไฟฟ้า ทาเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ ‘F10-บนั ทึก’ 321 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

เอกสารใบท่ี 1. การบนั ทกึ รายการจา่ ยเงนิ สด คา่ น้าประปา 1. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 2..เลอื กกลมุ่ เอกสารประกอบการลงบญั ชี \"PINVC_PROD ‘ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของบลิ คา่ น้าประปา ซง่ึ มวี ธิ กี ารทางานคลา้ ยกบั บลิ คา่ ไฟฟ้า ทาเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ ‘F10-บนั ทึก’ ภาพท่ี 16 : : บนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี ใบท่ี 2 322 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

เอกสารใบท่ี 3. การบนั ทกึ บลิ คา่ โทรศพั ท์ 1. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3 - เพิม่ 2..เลอื กกลมุ่ เอกสารประกอบการลงบญั ชี \"PINVC_SERV ‘ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดบลิ คา่ โทรศพั ท์ ซง่ึ มวี ธิ กี ารใชง้ านคลา้ ยกบั บลิ คา่ ไฟฟ้า แต่ ต่างกนั ตรงทเ่ี ป็นค่าบรกิ าร ภาพท่ี 17 : : บนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี ใบที่ 3 เอกสารใบท่ี 4. การบนั ทกึ ภาษที ถ่ี กู หกั ณ ทจ่ี า่ ย 1. ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 2..เลอื กกลุ่มเอกสารประกอบการลงบญั ชี \"PTAX_353 ใบภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของ ใบหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 323

ภาพที่ 18 : : บนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี ใบท่ี 4 อธิบายการบนั ทึก ประเภทเอกสาร XL = ใบหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย บรษิ ทั หกั นิตบิ คุ คลยน่ื ภ.ง.ด.53 XP = ใบหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย บรษิ ทั หกั บคุ คลธรรมดายน่ื ภ.ง.ด.3 เล่มเอกสารภายใน ใสเ่ ล่มเอกสารภายใน เล่ม/เลขท่ีเอกสาร ใสเ่ ลขทอ่ี า้ งองิ ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหเ้ อง วนั ท่ีจ่าย ใส่วนั ทห่ี กั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย วนั ที่ย่ืนภาษี ใส่วนั ทเ่ี ดอื นปีของภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ย เจ้าหนี้ ใส่รหสั หรอื ช่อื เจา้ หน้ี ท่ีอยู่ ดงึ จากฐ านขอ้ มลู เจา้ หน้ีมา ถา้ ไมเ่ คยใส่ไว้ ตอ้ งบนั ทกึ เอง เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี ดงึ จากฐานขอ้ มลู เจา้ หน้ีมาให้ ถา้ ไมเ่ คยใสไ่ ว้ ตอ้ งบนั ทกึ เอง เลขประจาตวั ประชาชน ดงึ จากฐานขอ้ มลู เจา้ หน้ีมาให้ ถา้ ไมเ่ คยใสไ่ ว้ ตอ้ งบนั ทกึ เอง เง่ือนไขการหกั ภาษี เงอ่ื นไขการหกั ภาษวี า่ เป็นแบบใด 1 = หกั ณ ทจ่ี า่ ย , 2 = ออกภาษใี ห้ 324 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หกั ตามมาตรา 1 = มาตรา 3 เตรส , 2 = มาตรา 65 จตั วา , 3 = มาตรา 69 ทวิ ส่วนทเี่ ป็นรายการยอ่ ย ประเภทเงินได้ ประเภทของเงนิ ได้ ทถ่ี กู หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยในครงั้ น้ี อาจเรยี กใช้ \"ข้อความตายตวั \" โดยการกด / หรอื // ( ดรู ายละเอยี ดท่ี “ การเพ่ิม ข้อความตายตวั เพ่ือลดการคียข์ ้อความซา้ ๆ ‚ ) จานวนเงินได้ จานวนเงนิ ทใ่ี ชค้ านวณภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย อตั ราภาษี (%) อตั ราภาษภี าษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย เชน่ 3 % มลู ค่าภาษี โปรแกรมจะคานวณให้จากจานวนเงนิ คุณดว้ ยอตั ราภาษีหกั ณ ทจ่ี า่ ย 5. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชเี รยี บรอ้ ยแลว้ กจ็ ะ กลบั มาทห่ี น้าจอ “ รายการเอกสารประกอบการลงบญั ชี “ ภาพท่ี 19 : รายการเอกสารประกอบการลงบญั ชเี มอ่ื บนั ทึกครบแล้ว 6. กดป่มุ F8-Voucher เพ่อื กลบั ไปหน้าจอใบสาคญั และบนั ทกึ รายการเอง หรอื กด ป่มุ F9-Sum หน้า Link เพ่อื ใหโ้ ปรแกรมบนั ทกึ บญั ชใี ห้ หรอื กดป่มุ F10-SAVE ALL โปรแกรมจะทาการบนั ทกึ บญั ชแี ละลงรายการใหอ้ ตั โนมตั ิ พรอ้ มกบั บนั ทกึ VOUCHER ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 325

ภาพท่ี 20 : : ใบสาคญั จา่ ยหลงั จากบนั ทึกบญั ชีแล้ว 7. กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ VOUCHER และเอกสารประกอบทงั้ หมด 326 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

 การบนั ทึก Invoice ค่าโทรศพั ท์ ค้างจ่าย และ บนั ทึกใบเสรจ็ ตดั Invoice จากตวั อยา่ งก่อนหน้าน้ี เป็นการจา่ ยค่าไฟเป็นเงนิ สด แต่ถา้ ไดเ้ อกสารมาตอนสน้ิ ปี อาจตอ้ งตงั้ คา้ งจา่ ยไว้ แลว้ ไปจา่ ยเงนิ ในปีหน้า จะมวี ธิ กี ารบนั ทกึ เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชดี งั น้ี 1. วนั ท่ี 31/12/58 บนั ทกึ Invoice ซอ้ื เช่อื บรกิ าร 2. วนั ท่ี 31/12/58 บนั ทกึ รายการบญั ชี ทห่ี น้า VOUCHER ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 327

3. วนั ท่ี 15/1/59 บนั ทกึ ใบเสรจ็ คา่ บรกิ าร ตดั Invoice คา่ โทรศพั ทท์ เ่ี คยตงั้ คา้ งจา่ ยไว้ 4. วนั ท่ี 15/1/59 บนั ทกึ รายการบญั ชี ทห่ี น้า VOUCHER 328 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

 การเพ่ิมข้อความท่ีใช้บ่อยๆ ซา้ ๆ เพื่อดึงมาใช้ โดยไมต่ ้องคียใ์ หมท่ กุ ครงั้ 1.ทช่ี อ่ งประเภทเงนิ ได้ ใสค่ า่ ‘ // ‘ 1 2. จะมฐี านขอ้ มลู “ขอ้ ความตายตวั “ ขน้ึ มาใหเ้ ลอื กใช้ ถา้ ไมเ่ คยใส่ไว้ ใหก้ ดป่มุ F3- เพิม่ 2 3. ใส่รายละเอยี ด แลว้ กดป่มุ F10- บนั ทึก เพ่อื เกบ็ ไวใ้ ชค้ รงั้ ต่อไป 4 3 4. เมอ่ื กลบั ออกมาท่ี รายการ “ขอ้ ความตายตวั “ จะเหน็ รายการทเ่ี ราเพมิ่ เขา้ ไป 5 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 329

 เอกสารประกอบการลงบญั ชี กลมุ่ ของเอกสารประกอบการลงบญั ชที น่ี ยิ มใชโ้ ดยทวั่ ไปจะแบง่ ออกเป็น 2 กลุม่ หลกั ๆ คอื กลุ่มทข่ี น้ึ ตน้ ดว้ ยตวั P กล่มุ น้จี ะเกย่ี วขอ้ งกบั ระบบซอ้ื และระบบเจา้ หน้ี ,กลุ่มทข่ี น้ึ ตน้ ดว้ ยตวั S กลุม่ น้จี ะ เกย่ี วขอ้ งกบั ระบบขาย และระบบลกู หน้ี กล่มุ P ใบเสรจ็ รบั เงิน (ซื้อ:ธรุ กิจซื้อมา-ขายไป) PBILL ใชส้ าหรบั บนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ เมอ่ื จา่ ยชาระหน้คี ่าสนิ คา้ ใหก้ บั เจา้ หน้ี PBILL_VAT ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากบั ภาษี (ซื้อ-ธรุ กิจบริการ) PINVC_SERV ใชส้ าหรบั บนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบกากบั ภาษี เมอ่ื จา่ ยชาระหน้คี า่ บรกิ าร PINVD_SERV ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี-สด (ซื้อ-ธรุ กิจบริการ) PINV_PROD ใชส้ าหรบั บนั ทกึ ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี กรณซี อ้ื สดของธุรกจิ บรกิ าร PTAX_353 ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี-เชื่อ (ซื้อ-ธรุ กิจบริการ) กล่มุ S ใชส้ าหรบั บนั ทกึ ใบส่งของ/ใบแจง้ หน้ี กรณซี อ้ื เชอ่ื ของธุรกจิ บรกิ าร SBILL ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษีสด-เชื่อ (ซื้อ-ธรุ กิจซื้อมา-ขายไป) SBILL_VAT ใชส้ าหรบั บนั ทกึ รายการซอ้ื สดสนิ คา้ ,ซอ้ื เช่อื สนิ คา้ (ตงั้ หน้ี) หรอื คา่ ใชจ้ า่ ยอ่นื ๆ SINVC_SERV ใบภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย (เราหกั เขา) SINVD_SERV ใชส้ าหรบั บนั ทกึ เอกสารใบหกั ณ ทจ่ี า่ ย ใบเสรจ็ รบั เงิน (ขาย:ธรุ กิจซื้อมา-ขายไป) ใชส้ าหรบั บนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ เมอ่ื รบั ชาระหน้คี ่าสนิ คา้ ใหก้ บั ลกู หน้ี ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากบั ภาษี (ขาย-ธรุ กิจบริการ) ใชส้ าหรบั บนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบกากบั ภาษเี มอ่ื รบั ชาระหน้คี ่าบรกิ าร ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี-สด (ขาย-ธรุ กิจบริการ) ใชส้ าหรบั บนั ทกึ ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี กรณขี ายสดของธุรกจิ บรกิ าร ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี-เชื่อ (ขาย-ธรุ กิจบริการ) ใชส้ าหรบั บนั ทกึ ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หน้ี กรณขี ายเชอ่ื ของธุรกจิ บรกิ าร 330 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

 เอกสารประกอบการลงบญั ชี ( ต่อ ) SINV_PROD ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษีสด-เชื่อ (ขาย-ธรุ กิจซื้อมา-ขายไป) STAX_353 ใชส้ าหรบั บนั ทกึ รายการขายสดสนิ คา้ ,ขายเช่อื สนิ คา้ (ตงั้ หน้ี) หรอื รายไดอ้ ่นื ๆ ใบภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย (เราถกู หกั ) ใชส้ าหรบั บนั ทกึ เอกสารใบหกั ณ ทจ่ี า่ ย ทเ่ี ราถูกหกั ประเภทเอกสารประกอบการลงบญั ชใี นโปรแกรม ทใ่ี ชส้ าหรบั ธุรกจิ ซอ้ื มา-ขายไป หรอื คา่ ใชจ้ า่ ยอ่นื ๆ ช่ือเอกสาร ซื้อ / จ่าย ขาย / รบั 1.ใบสง่ ของ / ใบกากบั ภาษี / ใบเสรจ็ รบั เงนิ (บลิ เงนิ สด) BR SR 2.ใบเพมิ่ หน้เี งนิ สด BD SD 3. ใบลดหน้เี งนิ สด BC SC 4. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบแจง้ หน้ี (บลิ เงนิ เช่อื ) BI SI 5. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ/ี พมิ พใ์ บแจง้ หน้แี ยก - SQ 6. ใบเพม่ิ หน้เี งนิ เช่อื BX SX 7. ใบลดหน้เี งนิ เชอ่ื BM SM 8. ใบเสรจ็ รบั เงนิ PI RI ประเภทเอกสารประกอบการลงบญั ชใี นโปรแกรม ทใ่ี ชส้ าหรบั ธรุ กจิ งานบรกิ าร (เป็นภาษไี มถ่ งึ กาหนด) ช่ือเอกสาร ซื้อ / จ่าย ขาย / รบั 1.ใบสง่ ของ / ใบกากบั ภาษี / ใบเสรจ็ รบั เงนิ (บลิ เงนิ สด) BU SU 2.ใบเพมิ่ หน้เี งนิ สด BB SB 3. ใบลดหน้เี งนิ สด BA SA 4. ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบแจง้ หน้ี (บลิ เงนิ เช่อื ) BV SV 5. ใบเพมิ่ หน้เี งนิ เช่อื BZ SZ 6. ใบลดหน้เี งนิ เช่อื BN SX 7. ใบเสรจ็ รบั เงนิ PV RV คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 331

ตวั อย่างกิจกรรมทางธรุ กิจ ให้เลือกใช้ BR , SR ทาการซอ้ื -ขายสนิ คา้ เป็นเงนิ สด ทาการซอ้ื -ขายสนิ ทรพั ยเ์ ป็นเงนิ สด จา่ ยคา่ น้า-คา่ ไฟ-ค่าโทรศพั ทเ์ ป็นเงนิ สด ทาการเพม่ิ หน้เี ป็นเงนิ สด สาหรบั การซอ้ื -ขายสนิ คา้ BD , SD BC , SC ทาการลดหน้เี ป็นเงนิ สด สาหรบั การซอ้ื -ขายสนิ คา้ BI , SI ทาการซอ้ื -ขายสนิ คา้ เป็นเงนิ เชอ่ื ทาการซอ้ื -ขายสนิ ทรพั ยเ์ ป็นเงนิ เชอ่ื จา่ ยค่าน้า-ค่าไฟ-ค่าโทรศพั ทเ์ ป็นเงนิ เช่อื ทาการเพมิ่ หน้ซี อ้ื -ขายสนิ คา้ โดยตงั้ หน้ไี ว้ และจะเรยี กมาตดั จา่ ยเมอ่ื มใี บเสรจ็ BX , SX ทาการลดหน้ซี อ้ื -ขายสนิ คา้ โดยตงั้ หน้ไี ว้ และจะเรยี กมาตดั จา่ ยเมอ่ื มใี บเสรจ็ รายรบั -รายจา่ ยงานบรกิ ารเป็นเงนิ สด เชน่ จา่ ยคา่ โฆษณาเป็นเงนิ สด BM , SM ทาการเพมิ่ หน้เี ป็นเงนิ สด สาหรบั งานบรกิ าร BU , SU ทาการลดหน้เี ป็นเงนิ สด สาหรบั งานบรกิ าร BB , SB BA , SA รายรบั -รายจา่ ยงานบรกิ ารเป็นเงนิ เช่อื เช่น คา้ งจา่ ยคา่ โฆษณา BU , SU ทาการเพมิ่ หน้เี ป็นเงนิ เช่อื สาหรบั งานบรกิ ารและจะเรยี กมาตดั จา่ ยเมอ่ื มใี บเสรจ็ BB , SB ทาการลดหน้เี ป็นเงนิ สด สาหรบั งานบรกิ าร และจะเรยี กมาตดั จา่ ยเมอ่ื มใี บเสรจ็ BA , SA 332 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.4 การ ปรบั ปรงุ รายการตอนสิ้นงวดและปิ ดบญั ชี เมอ่ื สน้ิ งวดบญั ชี เราจะบนั ทกึ รายการปรบั ปรงุ ต่างๆ และทาการปิดบญั ชี ขอยกตวั อยา่ งรายการปรบั ปรงุ เพยี งบางส่วน และรายการปิดบญั ชี ของงวดม.ค. 2558 ดงั น้ี 1. สงั่ คานวณคา่ เสอ่ื มราคา ซง่ึ อธบิ ายไปแลว้ ในระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละค่าเสอ่ื ม 2. พมิ พร์ ายงานภาษซี อ้ื และ ภาษขี าย และบนั ทกึ ปิดภาษซี อ้ื และภาษขี าย 3. ตงั้ คา้ งจา่ ยเงนิ ประกนั สงั คมสว่ นทบ่ี รษิ ทั สมทบใหพ้ นกั งาน 4. บนั ทกึ สนิ คา้ คงเหลอื ปลายงวด และบนั ทกึ ปิดสนิ คา้ คงเหลอื ตน้ งวด 5. บนั ทกึ ปิดรายได้ ” ค่าใชจ้ า่ ย เขา้ บญั ชกี าไรสทุ ธิ 6. บนั ทกึ ปิดบญั ชกี าไรสทุ ธิ เขา้ บญั ชกี าไรสะสม ในทน่ี ้ี จะอธบิ ายรายละเอยี ดการบนั ทกึ เฉพาะขอ้ 4. ,5 และ 6 เทา่ นนั้ ส่วนรายการขอ้ 2. และ ขอ้ 3. เป็นการบนั ทกึ รายการรายวนั ตามปกติ ซง่ึ ไดอ้ ธบิ ายไวแ้ ลว้ ในหวั ขอ้ ก่อนหน้าน้ี 3.4.1 หน้าจอใบสาคญั ทวั่ ไปท่ีได้จากการสงั่ คานวณค่าเส่ือมราคา ภาพที่ 21 : ใบสาคญั รายวนั ค่าเส่ือมราคาสินทรพั ยท์ ่ีสงั่ คานวณจากระบบสินทรพั ยแ์ ละค่าเสื่อมราคา ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 333

3.4.2 หน้าจอใบสาคญั ทวั่ ไปแสดงการปิ ดภาษีซื้อ และภาษีขาย 3.4.3 หน้าจอใบสาคญั ทวั่ ไปแสดงการบนั ทึกตงั้ ค้างจ่ายเงินปกส. 334 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.4.4 บนั ทึกยอดสินค้าคงเหลือปลายงวด และปิ ดสินค้าคงเหลือต้นงวด ในโปรแกรม Smartbiz จะมคี าสงั่ ทช่ี ่วยในการปิดสนิ คา้ คงเหลอื ตน้ งวดและบนั ทกึ ยอด ปลายงวดใหอ้ ตั โนมตั ิ โดยไมต่ อ้ งไปสงั่ พมิ พร์ ายงานมลู คา่ สนิ คา้ คงเหลอื แลว้ เอายอดมาบนั ทกึ เอง มวี ธิ ดี งั น้ี 1.เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow ->‘Entry Transaction -> คลกิ icon ‘ ปิ ดบญั ชี ‘ 2. เขา้ ไปท่ี \"สมดุ รายวนั ทวั่ ไป \" 3. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3 -เพิม่ , ใสว่ นั ทส่ี น้ิ งวดบญั ชี 4. ใสค่ ่า \"C\" ทช่ี อ่ ง TYPE ซง่ึ หมายถงึ VOUCHER ประเภทปิ ดบญั ชี 5. ใส่วนั ทข่ี องการปิดบญั ชี เชน่ ปิดบญั ชเี มอ่ื สน้ิ ปี ใหใ้ ส่วนั ท่ี 31 / 12 / XX หรอื ถา้ ปิดบญั ชที ุกเดอื นกใ็ หใ้ ส่วนั ทว่ี นั สุดทา้ ยของเดอื นนนั้ 1 3 2 6. จากนนั้ โปรแกรมจะใหเ้ ลอื กวา่ ตอ้ งการปิดบญั ชหี วั ขอ้ ใด ใหเ้ ลอื ก “ปิดสนิ คา้ คงเหลอื “ 4 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 335

7. โปรแกรมจะคานวณยอดสนิ คา้ คงเหลอื ณ ตน้ งวด คอื 01/01/2558 ในทน่ี ้คี อื ยอด ทย่ี กมาจากรอบบญั ชกี ่อน ทเ่ี คยบนั ทกึ ไวท้ ใ่ี บปรบั ยอด วนั ท่ี 31/12/2557 และ มลู ค่าสนิ คา้ คงเหลอื ณ ปลายงวด คอื 31/01/2558 ไดด้ งั ภาพ ถา้ สงั่ พมิ พร์ ายงานมลู ค่าสนิ คา้ คงเหลอื ณ ปลายงวด จะไดต้ รงกบั รายการในใบสาคญั ดา้ นบน 336 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.4.5 บนั ทึกปิ ดบญั ชีรายได้และค่าใช้จ่ายเข้าบญั ชีกาไรสทุ ธิ ในโปรแกรม Smartbiz จะมคี าสงั่ ทช่ี ่วยในการปิดบญั ชรี ายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ า่ ย โดยไม่ ตอ้ งพมิ พร์ ายงานแยกประเภทแลว้ เอายอดมาปิดบญั ชเี องทลี ะรายการ ทาใหก้ ารปิดบญั ชที าได้ รวดเรว็ กว่าเดมิ มาก มวี ธิ ดี งั น้ี ** ถา้ ทารายการต่อจาก 3.4.4 ใหข้ า้ มไปทาขนั้ ตอนท่ี 4 ไดเ้ ลย 1.เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow ->‘Entry Transaction -> คลกิ icon ‘ ปิ ดบญั ชี ‘ 2. เขา้ ไปท่ี \"สมดุ รายวนั ทวั่ ไป \" 3. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3 -เพิม่ 4. ใส่วนั ทบ่ี นั ทกึ บญั ชี ** ถา้ ใส่วนั ทใ่ี นงวดบญั ชที ม่ี ี Voucher Type C แลว้ โปรแกรม จะให้ Voucher ทเ่ี หลอื เป็น Type ‘C’ คอื รายการปิดบญั ชี เท่านนั้ ใหค้ ลกิ ป่มุ ‘OK’ 5. โปรแกรมจะขน้ึ เดอื นและปีทป่ี ิดบญั ชี ใหก้ ดป่มุ ‘OK’ 1 2 3 6. เลอื กตวั เลอื กในการปิดบญั ชี เป็น “ ปิ ดทงั้ บญั ชีรายได้และค่าใช้จ่าย “ 4 337 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

7. โปรแกรมจะทาการปิดบญั ชรี ายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ า่ ยทงั้ หมด ในรอบบญั ชที ร่ี ะบมุ าให้ เมอ่ื ได้ รายการเสรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-บนั ทึก เพ่อื เกบ็ รายการปิดบญั ชใี บน้ี 3.4.6 บนั ทึกปิ ดบญั ชีกาไรสทุ ธิ เข้าบญั ชีกาไรสะสม 338 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

จากหวั ขอ้ ก่อน เราจะทราบว่ากจิ การไดก้ าไร หรอื ขาดทนุ ใหน้ ายอดนนั้ มาทาการปิด บญั ชกี าไรสุทธิ เป็นขนั้ ตอนสุดทา้ ยสาหรบการปิดบญั ชสี าหรบั กจิ การโดยทวั่ ไป มวี ธิ ดี งั น้ี ** ถา้ ทารายการต่อจาก 3.4.5 ใหข้ า้ มไปทาขนั้ ตอนท่ี 4 ไดเ้ ลย 1.เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow ->‘Entry Transaction -> คลกิ icon ‘ ปิ ดบญั ชี ‘ 2. เขา้ ไปท่ี \"สมดุ รายวนั ทวั่ ไป \" 3. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3 -เพิม่ 4. ใส่วนั ทบ่ี นั ทกึ บญั ชี ** ถา้ ใสว่ นั ทใ่ี นงวดบญั ชที ม่ี ี Voucher Type C แลว้ โปรแกรม จะให้ Voucher ทเ่ี หลอื เป็น Type ‘C’ คอื รายการปิดบญั ชี เท่านนั้ ใหค้ ลกิ ป่มุ ‘OK’ 5. โปรแกรมจะขน้ึ เดอื นและปีทป่ี ิดบญั ชี ใหก้ ดป่มุ ‘OK’ 6 . เลอื กตวั เลอื กในการปิดบญั ชี เป็น “ ต้องการลงรายการเอง “ 7 . บนั ทกึ รายการ ปิดบญั ชกี าไรสุทธิ โดยใชย้ อดทไ่ี ดจ้ ากหวั ขอ้ 3.4.5 ไดด้ งั ภาพ เมอ่ื ไดร้ ายการเสรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-บนั ทึก เพอ่ื เกบ็ รายการปิดบญั ชใี บน้ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 339

การทางานในหวั ขอ้ น้ี เป็นอนั เสรจ็ สน้ิ แลว้ เมอ่ื กลบั ออกมาทร่ี ายการในสมดุ รายวนั ทวั่ ไป จะเหน็ ว่า มี ใบสาคญั 3 รายการทม่ี คี า่ ‘C’ ในคอลมั น์ ‘C’ และ ใบสาคญั อ่นื ๆ ในรอบ บญั ชี 01/01/2558 ” 31/01/2558 จะมี Step เป็น ‘CLOSED’ คอื ถกู ปิดบญั ชแี ลว้ ซง่ึ จะไม่ อนุญาตใหแ้ กไ้ ขรายการจนกว่าจะยกเลกิ การปิดบญั ชเี สยี ก่อน ลองกดป่มุ F2 ทร่ี ายการ 58010005 จะขน้ึ ขอ้ ความแจง้ เตอื นดงั ภาพ 340 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.5 การยกเลิกการปิ ดบญั ชี การยกเลกิ การปิดบญั ชี ทาโดยการลบใบสาคญั (VOUCHER) ทเ่ี ป็น ‘TYPE’ C ทงั้ หมดออกไป โดยเขา้ ไปทเ่ี มนู \"ลงรายวนั ’ และไปทใ่ี บสาคญั แลว้ กดป่มุ F4-ลบ 1 2 3 1. ลบ Voucher Type C ทงั้ 3 ใบน้ี คอื 58010007, 58010008 , 58010009 2. ถา้ ลบ Voucher Type C ครบแลว้ , Voucher ใบอ่นื จะมี step วา่ ง ( ไมม่ คี าวา่ ‘CLOSED’ 3.6 การ LOCK ข้อมลู ห้ามแก้ไข และการยกเลิกการ LOCK ข้อมลู 3.6.1การยกเลิกการ LOCK ข้อมลู เมนูน้เี ป็นเมนูทม่ี คี วามสาคญั เน่อื งจากเป็นการสงั่ หา้ มการเขา้ ทางานในชว่ งเวลาท่ี ถูก LOCK ไว้ การ LOCK ขอ้ มลู โดยทวั่ ไป มจี ดุ ประสงคเ์ พอ่ื ป้องกนั ผอู้ ่นื เขา้ มาเพมิ่ หรอื แกไ้ ข ขอ้ มลู ในชว่ งวนั เวลาท่ี LOCK ขอ้ มลู ได้ เชน่ ฝ่ายบญั ชที าการตรวจสอบบญั ชมี าถงึ สน้ิ เดอื น มกราคมแลว้ แต่ยงั ไมพ่ รอ้ มทจ่ี ะสงั่ Post บญั ชี และตอ้ งการ ป้องกนั ไมใ่ หผ้ อู้ ่นื เขา้ มาแกไ้ ข รายการบญั ชที ท่ี าการปรบั ปรงุ และตรวจสอบไปแลว้ เราจะทาการ LOCK ขอ้ มลู เอาไว้ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 341

1. เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow ->‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon เลอื กเมนู ‘ Lock ห้ามแก้ไข ‚ 2. ใสว่ นั ทท่ี ต่ี อ้ งการ Lock หา้ มแกไ้ ข ซง่ึ จะหา้ มแกไ้ ขขอ้ มลู ก่อนวนั ท่ี มาจนถงึ วนั ทส่ี งั่ Lock หา้ มแกไ้ ข 3.6.2การยกเลิกการ LOCK ข้อมลู เมอ่ื พรอ้ มจะทาการ Post รายการแลว้ เราจะยกเลกิ การ Lock ขอ้ มลู ทเ่ี คยสงั่ ไว้ ดงั น้ี 1. เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow ->‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon เลอื กเมนู ‘ เปล่ียนวนั ที่ Lock ข้อมลู ‚ 2. ใส่วนั ทท่ี ต่ี อ้ งการ ยกเลกิ การ Lock ขอ้ มลู ซง่ึ จะแกไ้ ขขอ้ มลู ไดห้ ลงั วนั ทเ่ี ปลย่ี น วนั ท่ี Lock เอาไว้ 3.7 สงั่ POST รายการท่ีตรวจสอบเรียบรอ้ ยแล้ว ** สาคญั 342 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ก่อนจะทาขนั้ ตอนน้ี ตอ้ งทาการตรวจสอบรายการในงวดบญั ชใี หเ้ รยี บรอ้ ยก่อน แลว้ จงึ ทาขนั้ ตอนน้ี ซง่ึ การสงั่ POST รายการบญั ชี สามารถทาได้ 2 แบบ คอื 1. สงั่ POST รายการบญั ชี โดยระบเุ ป็นช่วงวนั ท่ี เมอ่ื ผใู้ ชง้ านตรวจสอบรายการต่าง ๆ จนเรยี บรอ้ ยดแี ลว้ จะสงั่ POST รายการ VOUCHER กใ็ หเ้ ขา้ ไปทเ่ี มนู ระบบบญั ชี > ฐานข้อมลู > POST รายการเข้าบญั ชีแยก ประเภท ซง่ึ สามารถสงั่ POST VOUCHER ไดค้ รงั้ ละหลาย ๆ ใบ 2. สงั่ POST แต่ละรายการเอง ผใู้ ชง้ านสามารถ เลือก POST รายการบญั ชีเป็นใบ ๆ ได้ โดยเขา้ ไปท่ี VOUCHER ใบทต่ี อ้ งการ และเปลย่ี นรปู แบบการ POST ใหเ้ ป็นค่า \"วา่ ง\" !!! อย่าลืมว่า ถ้า VOUCHER TYPE C ถกู สงั่ POST แล้ว จะลบรายการไม่ได้ ส่ิงท่ีควรทราบ หากยงั ตรวจสอบรายการบญั ชยี งั ไมเ่ สรจ็ ควรใสร่ ปู แบบการ POST เป็นคา่ ‘I = ยงั ไม่ POST รายการ ไวก้ ่อน VOUCHER และ VOUCHER TYPE C ( ปิดบญั ชี ) เม่อื ต้องการยกเลิกการปิ ด บญั ชี จงึ จะยกเลกิ การปิดบญั ชไี ด้ เมอ่ื แกไ้ ขรายการใหถ้ กู ตอ้ งแลว้ จงึ ทาการ Post บญั ชี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 343

4. รายงานตรวจสอบและงบการเงิน เมอ่ื ผใู้ ชง้ านบนั ทกึ รายการรายวนั แลว้ ในแต่ละวนั ควรพมิ พร์ ายงาน เพอ่ื ช่วยในการ ตรวจสอบรายการออก มาดว้ ย และเมอ่ื ตรวจสอบรายงานเรยี บรอ้ ยแลว้ กค็ วรพมิ พร์ ายงานเพ่อื เกบ็ ไวเ้ ป็น Hard Copy เผ่อื ไวด้ ว้ ยในทน่ี ้ี ผเู้ ขยี นขอแนะนาบางรายงานทจ่ี าเป็นและมกั จะตอ้ งใช้ งานกนั ส่วนใหญ่ ดงั้ น้ี 1. รายงานรายวนั เรยี งวนั ท่ี และเรียงตามเลขท่ี เป็นการพมิ พร์ ายการรายวนั ทเ่ี ราบนั ทกึ เขา้ ไป โดยเรยี งตามเลขทข่ี อง VOUCHER ใชส้ าหรบั ตรวจสอบ รายการเบอ้ื งตน้ เช่นกนั แต่ช่วยตรวจสอบจานวนเอกสารดว้ ยว่าครบถว้ น หรอื ไม่ เพราะอาจจะมี VOUCHER ทว่ี นั ทข่ี องเอกสารอาจจะไมเ่ รยี งกนั ซง่ึ ทาใหเ้ มอ่ื เราสงั่ พมิ พเ์ รยี งตามเลขท่ี กบั เรยี งตามวนั ทข่ี องเอกสาร จะมลี าดบั ของ VOUCHER ไมเ่ หมอื นกนั 2. บญั ชีแยกประเภทแบบ 3 ช่อง เป็นการตรวจสอบรายการของแต่ละบญั ชยี อ่ ย โดยดวู ่ามบี ญั ชใี ดมากระทบกบั บญั ชนี ้ี 3. รายการแยกประเภท คลา้ ยรายงานบญั ชแี ยกประเภท แต่แสดงเฉพาะรายการทเ่ี กดิ ขน้ึ ในชว่ งเวลาเท่านนั้ ไมถ่ กู กระทบจาก ยอดยกมาใชใ้ นการตรวจสอบเฉพาะรายการเคล่อื นไหวในชว่ งเวลาหน่งึ 4. รายวนั เรียงวนั ที่ (บญั ชีเป็นแนวคอลมั น์ Dr-Cr) รปู แบบรายงานเหมอื นกบั \"สมดุ รายวนั เฉพาะ\" นนั่ เอง เหมาะสาหรบั เลอื กดรู ายการ ของบญั ชที ส่ี นใจเป็นพเิ ศษ มาแสดงไวใ้ นคอลมั น์ แต่ถา้ บญั ชไี หนเป็นรายการทไ่ี มเ่ กดิ ขน้ึ บอ่ ย ก็ จะแสดงรวมไวใ้ นชอ่ ง \"อ่นื ๆ\" 5. รายวนั เรยี งวนั ท่ี มีรายละเอียดเอกสารประกอบ แยกตามระบบงาน รปู แบบรายงานเหมอื นกบั สมดุ รายวนั แต่แยกรายการ VOUCHER ทถ่ี กู สรา้ งขน้ึ จาก ระบบงานต่าง ๆ ไดเ้ หมาะกบั ผใู้ ชง้ านซอฟทแ์ วรท์ างดา้ น Front End ดว้ ย เชน่ ระบบขาย , ระบบจดั ซอ้ื , ระบบลกู หน้ี , ระบบเจา้ หน้ี , ระบบ เชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร เป็นตน้ ซง่ึ มกี าร บนั ทกึ บญั ชใี หอ้ ตั โนมตั ใิ นระบบบญั ชี ดงั้ นนั้ หากผใู้ ชง้ านตอ้ งการตรวจสอบดวู ่า มรี ายการ รายวนั ใดบา้ งทถ่ี ูกสรา้ งจากระบบงานอ่นื ๆ กส็ ามารถตรวจสอบไดจ้ ากรายงานต่อไปน้ี 6. รายการรายวนั ท่ียงั ไม่ POST รายงานทค่ี วรจะพมิ พก์ ่อนทจ่ี ะสงั่ POST รายการ เพราะถา้ สงั่ POST รายการแลว้ จะแกไ้ ขรายการไมไ่ ดอ้ กี ตอ้ งใช้ วธิ ที ารายการปรบั ปรงุ เขา้ ไปแทน สาหรบั การพมิ พง์ บการเงนิ ต่างๆ จะไปดรู ายละเอยี ดในกรณศี กึ ษาในหวั ขอั ถดั ไป 344 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทท่ี 11 ระบบรกั ษาความปลอดภยั และกาหนดสิทธ์ิการใช้งาน Security System ภาพรวมการทางานในระบบรกั ษาความปลอดภยั ระบบรกั ษาความปลอดภยั น้ี จะมผี ลกบั การทางานทกุ เมนู เชน่ กาหนดโครงสรา้ ง องคก์ ร , ฐานขอ้ มลู , บนั ทกึ ยอดยกมา , บนั ทกึ รายการคา้ รวมถงึ รายงานต่างๆ ระดบั ของสิทธ์ิการใช้งานในระบบ การกาหนดสทิ ธกิ ์ ารใช้ งานในระบบรกั ษาความปลอดภยั น้ี แบ่งเป็น 3 ระดบั คอื 1. กาหนดสิทธ์ิตามระดบั งานที่โปรแกรมจดั ให้ เรยี กวา่ \"กาหนดสิทธิ์ มาตรฐาน\" จะแบง่ ตามลกั ษณะโครงสรา้ งการบรหิ ารงานขององคก์ รโดยทวั่ ไป คอื ระดบั TOP เป็นผบู้ รหิ ารระดบั สงู ระดบั MIDDLE เป็นผจู้ ดั การฝ่ายต่างๆ ระดบั OPERATOR เป็นระดบั พนกั งานปฏบิ ตั กิ าร 2. กาหนดสิทธ์ิตามตาแหน่งงานท่ีผใู้ ช้งานกาหนดขึ้น เรยี กว่า \"กาหนดสิทธิ์ โดยตาแหน่ง\" เป็นการกาหนดสทิ ธติ ์ ามตาแหน่งงาน ซง่ึ จะแตกต่างกนั ไปในแต่ละองคก์ ร เชน่ ตาแหน่งผจู้ ดั การฝ่ายบญั ชี ,ตาแหน่งสมหุ บ์ ญั ชี ,ตาแหน่งพนกั งานคยี ข์ อ้ มลู โดยทผ่ี ใู้ ชง้ าน สามารถจดั โครงสรา้ งตาแหน่งใหม้ หี ลายระดบั ได้ การกาหนดสทิ ธติ ์ ามตาแหน่งงานน้ี ทาใหเ้ กดิ ความสะดวกในการจดั การ เชน่ ถา้ พนกั งานทท่ี างานในตาแหน่งน้ีลาออกไป เรากไ็ มต่ อ้ งกาหนดสทิ ธใิ ์ หพ้ นกั งานคนใหม่ เรา เพยี งแต่กาหนดวา่ พนกั งานคนน้อี ยใู่ นตาแหน่งใด โปรแกรมกจ็ ะโอนสทิ ธทิ์ กี่ าหนดไวป้ ระจา ตาแหน่ง น้ใี หก้ บั พนกั งานคนใหมไ่ ดท้ นั ที ทาใหผ้ บู้ รหิ ารสามารถกาหนดสทิ ธิไ์ ดง้ า่ ย ไมต่ อ้ งมา คอยจาวา่ พนกั งานคนน้ีกาหนดสทิ ธิ ์ ไวอ้ ยา่ งไร 3. กาหนดสิทธ์ิให้กบั พนักงานคนใดคนหน่ึงเฉพาะเจาะจง เรยี กว่า \"กาหนด สิทธิ์ USER : LOGIN\" ใชก้ รณที อ่ี งคก์ รมเี จา้ หน้าทพ่ี เิ ศษทต่ี อ้ งเขา้ ใชง้ านระบบ แต่เป็น เจา้ หน้าทเ่ี ฉพาะเจาะจง ไดร้ บั มอบหมายเฉพาะกจิ อาจไมไ่ ดท้ างานประจาในบรษิ ทั เชน่ ท่ี ปรกึ ษาของบรษิ ทั อาจจะเขา้ มาเรยี กดรู ายงานไดแ้ ต่ไมส่ ามารถแกไ้ ขรายละเอยี ดได้ หรอื ผู้ ตรวจสอบทจ่ี า้ งมาจากนอกบรษิ ทั เป็นตน้ เรากส็ ามารถใหส้ ทิ ธเิ ์ฉพาะเจาะจงเป็น รายบุคคลไป ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 345

ลาดบั ของสทิ ธกิ ์ ารใชง้ านแบบใดมคี วามสาคญั มากน้อยตามลาดบั ดงั ภาพน้ี LOGIN ? LOGIN ? ? ขนั้ ตอนการทางาน แบง่ เป็น 2 ส่วน คือ ส่วนท่ี 1 คอื การเตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบ มดี งั น้ี บนั ทกึ รายชอ่ื ตาแหน่ง บนั ทกึ รายช่อื Login บนั ทกึ รายช่อื พนกั งาน ส่วนที่ 2 คอื การกาหนดสทิ ธกิ ์ ารใชง้ าน และการเปลย่ี น Password 1. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบรกั ษาความปลอดภยั 1.1 เพ่ิมรายชื่อตาแหน่ง เป็นการเพมิ่ รายชอ่ื ตาแหน่งงานต่างๆ ทจ่ี ะแต่งตงั้ ใหพ้ นกั งานแต่ละคน เราจะบนั ทกึ เฉพาะตาแหน่งทจ่ี ะเขา้ ใชง้ านโปรแกรมเทา่ นนั้ เชน่ ตาแหน่งประธานบรหิ าร, ตาแหน่งรอง ประธานบรหิ าร ,ตาแหน่งผจู้ ดั การฝ่ายขาย , ตาแหน่งพนกั งานบนั ทกึ ขอ้ มลู เป็นตน้ 1. ใหเ้ ขา้ ไปทเ่ี มนู \"ระบบรกั ษาความปลอดภยั \" 2. เขา้ ไปทเ่ี มนู \"เพิม่ /แก้ไข รายชือ่ ตาแหน่ง\" 3. กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพมิ่ รายการ 4. ใส่รายละเอยี ดของตาแหน่งงาน 5. ใส่รายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ 346 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 1 : บนั ทึกรายละเอียดตาแหน่ง อธิบายการบนั ทึก รหสั ใสร่ หสั ของตาแหน่ง ชื่อตาแหน่ง ใสช่ ่อื ตาแหน่งงาน ช่ือตาแหน่ง (ภาษา 2 ) ใสช่ ่อื ทเ่ี ป็นภาษาท่ี 2 โครงสร้าง ใสร่ หสั โครงสรา้ งของการบรหิ าร ตามผงั องคก์ ร ระดบั ระดบั การบรหิ าร เช่น เป็น TOP , MIDDLE , OPERATOR ตวั อย่าง รหสั โครงสรา้ ง 101 คอื ตาแหน่ง ผจู้ ดั การฝ่ายจดั ซอ้ื รหสั โครงสรา้ ง 10101 คอื ตาแหน่ง พนกั งานจดั ซอ้ื - 1 รหสั โครงสรา้ ง 10102 คอื ตาแหน่ง พนกั งานจดั ซอ้ื - 2 รหสั โครงสรา้ งขน้ึ อยกู่ บั การเรยี งลาดบั ของเรา จะใสเ่ ป็นตวั เลขใดกไ็ ด้ จะมผี ลต่อการ กาหนดสทิ ธิ ์ เชน่ ผใู้ ชง้ านทม่ี รี หสั โครงสรา้ ง 10 สามารถเขา้ ไปกาหนดสทิ ธใิ ์ ห้ กบั ผใู้ ชง้ านทม่ี ี รหสั โครงสรา้ ง 1001 ได้ 1.2 เพิ่มรายชื่อ Login เป็นการเพม่ิ ชอ่ื LOGIN ทใ่ี ชเ้ ขา้ ทางานในโปรแกรม อาจ ไมต่ รงกบั ช่อื พนกั งานกไ็ ด้ เช่น พนกั งานช่อื \"เนตรนภา\" แต่ชอ่ื LOGIN อาจตงั้ เป็น \" ACCBIL\" 1. เขา้ ไปทเ่ี มนู \"เพิม่ /แก้ไข รายชือ่ Login\" 2. กดป่มุ F3 - เพิม่ เพอ่ื เพมิ่ รายการ 3. ใส่รายละเอยี ดของ LOGIN 4. กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 347

อธิบายการบนั ทึก ภาพท่ี 2 : บนั ทึกรายละเอียด LOGIN LOGIN รหสั ชนั้ ความลบั ใส่ช่อื LOGIN ทต่ี อ้ งการ รหสั ผา่ น 1 รหสั ภายในท่ใี ชจ้ บั คู่ LOGIN กบั พนกั งาน รหสั ผา่ น 2 ใส่รหสั ผา่ น สถานะพนักงาน ใส่รหสั ผา่ น เพอ่ื ยนื ยนั เป็นครงั้ ท่ี 2 Interface ภาษา ใสค่ ่า \"N\" เมอ่ื ตอ้ งการหยดุ การทางานของพนกั งานชวั่ คราว เมนู ภาษา ตอ้ งการใหพ้ นกั งานคนน้เี ขา้ ทางานเป็นภาษาองั กฤษหรอื ไทย ออกรายงาน ภาษา เมอ่ื ขา้ ใชโ้ ปรแกรมจะให้ LOGIN น้เี หน็ เมนูเป็นภาษาใด เลือกใช้ปี แบบ เมอ่ื สงั่ พมิ พร์ ายงานจะให้ LOGIN น้ใี ชภ้ าษาใด เลือกรหสั เครื่องพิมพ์ ในการทางานจะให้ LOGIN น้ี ใช้ ปี พ.ศ. หรอื ปี ค.ศ. ให้ LOGIN น้ี ใชร้ หสั เครอ่ื งพมิ พ์ DOT MAXTRIX เป็นแบบใด 348 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. 3 เพิ่มรายช่ือพนักงาน ซง่ึ ฐานขอ้ มลู พนกั งานน้ี เป็นฐานขอ้ มลู ของพนกั งานในองคก์ รทใ่ี ชง้ านโปรแกรม พนกั งานในองคก์ รอาจมมี ากกว่าจานวน คนทเ่ี ขา้ ใชง้ านโปรแกรมน้กี ไ็ ด้ 1. เขา้ ไปทเ่ี มนู \"เพ่ิมและแก้ไข รายชื่อพนักงาน\" 2. กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพมิ่ รายการ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดเกย่ี วกบั พนกั งาน 1 ภาพที่ 3: บนั ทึกรายละเอียด LOGIN เพือ่ เข้าทางานโปรแกรม อธิบายการบนั ทึก ใสร่ ายละเอยี ดส่วนตวั ของพนกั งานคนน้ี เช่น ช่อื ทอ่ี ยู่ เบอรโ์ ทรศพั ท์ ,Email รหสั สาขา ใส่รหสั สาขา ทจ่ี ะใหพ้ นกั งานคนน้เี ขา้ ทางานได้ รหสั ชนั้ ความลบั ใส่รหสั ชนั้ ความลบั ตรงกบั ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู LOGIN LOGIN เมอ่ื ใส่รหสั ชนั้ ความลบั ตรงกบั ทเ่ี คยระบไุ วใ้ น LOGIN โปรแกรมจะขน้ึ ชอ่ื LOGIN นนั้ มาใหอ้ ตั โนมตั ิ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 349

4. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดพนกั งานแลว้ เราจะจดั สรรตาแหน่งงานใหก้ บั พนกั งานคน โดยกดป่มุ \"F7-กาหนดตาแหน่งให้พนักงาน\" 5 2 4 3 ภาพท่ี 4 : จดั สรรตาแหน่งให้กบั พนักงาน 5. ใสร่ หสั ตาแหน่งทเ่ี คยสรา้ งไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู \"ตาแหน่ง\" ,พนกั งาน 1 คนอาจมไี ด้ หลายตาแหน่ง เมอ่ื จดั สรรตาแหน่งเสรจ็ แลว้ ใหก้ ลบั ไปทห่ี น้าจอบนั ทกึ รายละเอยี ดพนกั งานทา โดยกดป่มุ \"F7-กลบั ไปทีห่ น้าบนั ทึกรายละเอียดพนักงาน\" 6. จากนนั้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ พนักงานที่มีหลายตาแหน่ง ต้องกาหนดสิทธ์ิให้แต่ละตาแหน่ง ไมข่ ดั แย้งกนั การกาหนดสทิ ธใิ ์ หพ้ นกั งานมี 2 ตาแหน่ง จะตอ้ งกาหนดสทิ ธิ ์ 2 ตาแหน่งไม่ขดั แยง้ กนั เชน่ น.ส. เนตรนภา ไดร้ บั 2 ตาแหน่งคอื ตาแหน่ง ผ.จ.ก.ฝ่ายขาย และ พนกั งานออกเอกสาร เมอ่ื กาหนดสทิ ธิ ์ การทางานทเ่ี มนู INVOICE ขาย โดยกาหนดใหต้ าแหน่ง ผ.จ.ก.ฝ่ายขาย ลบ INVOICE ขายได้ แต่ ตาแหน่ง พนกั งานออกเอกสารขาย ไมส่ ามารถลบ INVOICE ขายได้ 350 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.