การใช้งานโปรแกรมSmartBiz

1.1 เพิ่มรายช่ือคลงั สินค้าและคลงั วตั ถดุ ิบ 1. เขา้ ระบบบริหารสินค้าคงคลงั คลกิ ป่มุ WorkFlow คลกิ ‘Setup Master Files’ เขา้ เมนู “ เพิ่ม/แก้ไข คลงั สินค้า / วตั ถดุ ิบ ‚ 2. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของคลงั สนิ คา้ หรอื คลงั วตั ถุดบิ ตามลาดบั ในหน้าจอ ดงั น้ี 4. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ ภาพท่ี 2: หน้าจอ บนั ทึกรายละเอียดคลงั สินค้า อธิบายการบนั ทึกรายการ รหสั รหสั ของคลงั สนิ คา้ ชื่อคลงั ไทย ชื่อคลงั (ภาษา 2) ชอ่ื คลงั สนิ คา้ เป็นภาษาไทย ประเภทคลงั ช่อื คลงั สนิ คา้ เป็นภาษาท่ี 2 ถา้ ใสค่ า่ ว่างหมายถงึ คลงั ทใ่ี ชร้ บั เขา้ หรอื ซอ้ื ขาย ใชก้ บั ธุรกจิ ซอ้ื มา ขายไป ถา้ ใส่ค่า W หมายถงึ เป็นคลงั ระหว่างทา ใชก้ บั ธรุ กจิ ทท่ี าการผลติ ถา้ ใส่คา่ O หมายถงึ คลงั เบกิ ไปใช้ เช่น การคมุ สต๊อควสั ดสุ น้ิ เปลอื ง ใชไ้ ป หรอื ธุรกจิ ผลติ 1.2 เพิ่มรายชื่อกล่มุ สินค้าและกล่มุ วตั ถดุ ิบ 51 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. เขา้ ระบบบริหารสินค้าคงคลงั คลกิ ป่มุ WorkFlow คลกิ ‘Setup Master Files’ เขา้ เมนู “ เพ่ิม/แก้ไขกล่มุ สินค้า / วตั ถดุ ิบ ‚ 2. ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3. ใส่รายละเอยี ดตามลาดบั ในหน้าจอ ดงั น้ี 4. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ ภาพที่ 3: หน้าจอ บนั ทึกรายละเอียดกล่มุ สินคา้ อธิบายการบนั ทึกรายการ ใส่รหสั ของกลมุ่ สนิ คา้ รหสั เป็นภาษาไทย ช่ือไทย ใส่ช่อื กลุ่มสนิ คา้ ช่ือ (ภาษา 2) ช่อื กล่มุ สนิ คา้ เป็นภาษาท่ี 2 บญั ชีซื้อสด* ถา้ มกี ารซอ้ื สนิ คา้ กลุม่ น้เี ป็นเงนิ สด และตอ้ งการใหล้ งบญั ชเี ป็น แบบอ่นื นอกเหนอื จากบญั ชซี อ้ื สด ใหร้ ะบรุ หสั บญั ชที ต่ี อ้ งการ บญั ชีซื้อเช่ือ* ถา้ มกี ารซอ้ื สนิ คา้ กลุ่มน้เี ป็นเงนิ เช่อื และตอ้ งการใหล้ งบญั ชเี ป็น แบบอ่นื นอกเหนือจากบญั ชซี อ้ื เชอ่ื ใหร้ ะบรุ หสั บญั ชที ต่ี อ้ งการ บญั ชีขายสด* ถา้ มกี ารขายสนิ คา้ กลมุ่ น้เี ป็นเงนิ สด และตอ้ งการใหล้ งบญั ชี เป็นแบบอ่นื นอกเหนือจากบญั ชขี ายสด ใหร้ ะบรุ หสั บญั ชที ่ี ตอ้ งการ 52 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บญั ชีขายเช่ือ* ถา้ มกี ารขายสนิ คา้ กลุ่มน้เี ป็นเงนิ เช่อื และตอ้ งการใหล้ งบญั ชี เป็นแบบอ่นื นอกเหนอื จากบญั ชขี ายเช่อื ใหร้ ะบุรหสั บญั ชที ่ี ตอ้ งการ รายการทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * ในเบอ้ื งตน้ อาจใชต้ ามทโ่ี ปรแกรมเตรยี มให้ แต่ควรใหผ้ วู้ างระบบบญั ชี เป็นผกู้ าหนด 1.3 เพิ่มรายละเอียดหน่วยนับของสินค้าและวตั ถดุ ิบ สว่ นใหญ่แลว้ ในการซอ้ื ขายสนิ คา้ ยอ่ มมหี น่วยนบั ในการซอ้ื ขายหลายแบบ เชน่ ผลไมก้ ระป๋ องมหี น่วยนบั ทเ่ี ลก็ สดุ คอื กระป๋ อง แต่ตอนสงั่ ซอ้ื จาก SUPPLIER อาจจะซอ้ื เป็น กลอ่ ง และในตอนขายกอ็ าจขายในหน่วย \"โหล\" จะเหน็ วา่ มหี น่วยนบั ทแ่ี ตกต่างกนั ถงึ 3 หน่วย FORMULA รองรบั การซอ้ื - ขายไดห้ ลายหน่วย โดยจะขายเป็นหน่วยนบั ใหญ่ หรอื ยอ่ ยกไ็ ด้ แต่ ถา้ ใหส้ ะดวก ควรกาหนดหน่วยทเ่ี ลก็ ทส่ี ุดใหเ้ ป็นหน่วยมาตรฐาน ซง่ึ มกั ใชอ้ อกในรายงานต่าง ๆ เชน่ รายงานสนิ คา้ คงเหลอื ส่งสรรพากร เป็นตน้ 1. เขา้ ระบบบริหารสินค้าคงคลงั คลกิ ป่มุ WorkFlow คลกิ icon ‘Setup Master Files’ เขา้ เมนู “ เพ่ิมและแก้ไขรายการหน่วยนับ ‚ 2. ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของหน่วยนบั ตามลาดบั ในหน้าจอ ดงั น้ี 4. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ ภาพท่ี 4: หน้าจอ บนั ทึกรายละเอียดหน่วยนับ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 53

อธิบายการบนั ทึกรายการ รหสั ใส่รหสั ของหน่วยนบั ชื่อหน่วยนับไทย ใส่ช่อื หน่วยนบั เป็นภาษาไทย ชื่อหน่วยนับภาษา 2ใส่ชอ่ื หน่วยนบั เป็นภาษาท่ี 2 1.4 เพิ่มรายละเอียดสินค้าและวตั ถดุ ิบ 1. เขา้ ระบบ บริหารสินค้าคงคลงั คลกิ ป่มุ WorkFlow คลกิ ‘Setup Master Files’ เขา้ เมนู ‚ เพิ่ม/แก้ไขรายการสินค้า ‚ 2. ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3. ใส่รายละเอยี ดของสนิ คา้ ดงั รปู ภาพท่ี 5: หน้าจอบนั ทึกสินคา้ หน้าท่ี 1 54 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 1 รหสั รหสั ของสนิ คา้ สามารถบนั ทกึ ได้ 20 ตวั อกั ษร ทงั้ ตวั เลข และตวั อกั ษรไทยองั กฤษ ช่ือภาษาไทย ช่อื สนิ คา้ ทเ่ี ป็นภาษาไทย ช่ือย่อภาษาไทย ชอ่ื ยอ่ ของสนิ คา้ ทเ่ี ป็นภาษาไทย ซง่ึ จะมปี ระโยชน์ในการแสดงรายงาน เมอ่ื ตอ้ งการใหแ้ สดงเฉพาะช่อื ยอ่ ชนิ ดสินค้า ชนดิ ของสนิ คา้ เมอ่ื ใช้ Hot Seek โปรแกรมจะแสดงชนดิ สนิ คา้ ขน้ึ มา ราคาทนุ มาตรฐาน ราคาทุนมาตรฐานหรอื ราคาซอ้ื ของสนิ คา้ ราคาน้จี ะปรากฏขน้ึ มา เมอ่ื รหสั กล่มุ สินค้า มกี ารซอ้ื สนิ คา้ รายการน้ี หากสนิ คา้ น้ีไมม่ รี าคาซอ้ื ทเ่ี ป็นราคา มาตรฐานกไ็ มต่ อ้ งใสค่ ่า ใส่รหสั กลมุ่ ของสนิ คา้ เมอ่ื ใช้ Hot Seek จะพบหน้าจอฐานขอ้ มลู ของ ช่ือกล่มุ สินค้า กลมุ่ สนิ คา้ ขน้ึ มา หากยงั ไมม่ กี ารบนั ทกึ รหสั กลมุ่ สนิ คา้ กส็ ามารถทา การเพม่ิ ไดใ้ นหน้าจอน้ที นั ทเี ชน่ กนั คอื ชอ่ื กลมุ่ ของสนิ คา้ เมอ่ื กาหนดรหสั กลมุ่ สนิ คา้ แลว้ ช่อื สนิ คา้ กจ็ ะ ปรากฏขน้ึ ดว้ ย ราคาเป็นแบบภาษีแยกนอกหรอื รวมใน ใสค่ า่ \"Y\" ถา้ เป็นราคาแบบคดิ ภาษมี ลู คา่ เพม่ิ แยกต่างหาก ใสค่ า่ \"N\" ถา้ เป็นราคาทร่ี วมภาษมี ลู ค่าเพมิ่ ไปแลว้ การนับยอดสตอ็ ค ระบวุ ธิ กี ารนบั ยอดสต๊อค มใี หเ้ ลอื กทงั้ สน้ิ 4 แบบ คอื ใสค่ า่ 1 หมายถงึ สนิ คา้ รายการน้ี ใหเ้ รมิ่ นบั ยอดสต๊อค และไมใ่ หม้ ยี อด สต๊อคตดิ ลบ ถา้ ไมม่ สี นิ คา้ กจ็ ะทาการขายไมไ่ ด้ ใสค่ ่า 2 หมายถงึ สนิ คา้ รายการน้เี รมิ่ ใหน้ บั ยอดสตอ็ ค แต่ยอมใหส้ ต๊อ คตดิ ลบได้ ใส่คา่ 3 หมายถงึ สนิ คา้ รายการน้แี มจ้ ะทาการซอ้ื เขา้ หรอื ขายออกกต็ าม จะไมม่ ผี ลต่อยอดสตอ็ ค ใสค่ ่า 0 หมายถงึ ใหใ้ ชว้ ธิ กี ารนบั ยอดสต๊อค เหมอื นทเ่ี คยกาหนดไวท้ ่ี ฐานขอ้ มลู บรษิ ทั เป็นสินค้าเพ่ือออกรายงานสินค้าคงเหลือด้วยหรอื ไม่หมายถงึ ตอ้ งการใหส้ นิ คา้ ชนิดนนั้ ออกรายงานสนิ คา้ คงเหลอื ถา้ ใช่ให้ ใสค่ า่ \"Y\" เชน่ สนิ คา้ ทส่ี ่งสรรพากร แต่ถา้ เป็นวสั ดุ สน้ิ เปลอื งใชไ้ ปไมไ่ ดส้ ่งรายงานใหก้ บั สรรพากร กใ็ สค่ า่ \"N\" เมือ่ บนั ทึกรายการซื้อสินค้า ต้องการให้แสดงราคาใด คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 55

ใส่ค่า \"1\" ใชร้ าคาทนุ มาตรฐาน , ใส่คา่ \"2\" ใชร้ าคาล่าสดุ ของผจู้ าหน่ายแต่ละราย ใส่คา่ \"3\" ใชร้ าคาตน้ ทนุ มาตรฐาน NON BOI , ใสค่ ่า \"4\" ใชร้ าคาซอ้ื ล่าสดุ วา่ งไว้ คอื ไมเ่ ลอื กแบบใดเลย ภาพท่ี 6: หน้าจอบนั ทึกสินคา้ หน้าท่ี 2 อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 2 หน่วยนับมาตรฐาน ใส่หน่วยนบั มาตรฐาน ซง่ึ ควรเป็นหน่วยทเ่ี ลก็ ทส่ี ุด หน่วยซื้อส่วนใหญ่ ใสห่ น่วยนบั ของสนิ คา้ ทซ่ี อ้ื เขา้ เป็นสว่ นใหญ่ หน่วยขายส่วนใหญ่ ใส่หน่วยนบั ของสนิ คา้ ทใ่ี ชข้ ายเป็นส่วนใหญ่ บญั ชีซื้อสด* ถา้ มกี ารซอ้ื สนิ คา้ น้เี ป็นเงนิ สด และตอ้ งการใหล้ งบญั ชชี ่อื อ่นื ท่ี ไมใ่ ชบ่ ญั ชซี อ้ื สด บญั ชีซื้อเช่ือ* ถา้ มกี ารซอ้ื สนิ คา้ น้เี ป็นเงนิ เช่อื และตอ้ งการใหล้ งบญั ชชี ่อื อ่นื ท่ี ไมใ่ ช่บญั ชซี อ้ื เชอ่ื บญั ชีขายสด* ถา้ มกี ารขายสนิ คา้ น้เี ป็นเงนิ สด และตอ้ งการใหล้ งบญั ชชี ่อื อ่นื ท่ี ไมใ่ ชบ่ ญั ชขี ายสด บญั ชีขายเชื่อ* ถา้ มกี ารขายสนิ คา้ น้เี ป็นเงนิ เชอ่ื และตอ้ งการใหล้ งบญั ชชี อ่ื อ่นื ท่ี ไมใ่ ชบ่ ญั ชขี ายเช่อื หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * ควรใหผ้ วู้ างระบบบญั ชี เป็นผกู้ าหนดให้ ผใู้ ชง้ านควรใชต้ ามทโ่ี ปรแกรม จดั เตรยี มไว้ ใหไ้ ปกอ่ น คอื ว่างไว้ โปรแกรมจะใชต้ ามคา่ ทร่ี ะบุไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู บรษิ ทั 56 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 7: หน้าจอบนั ทึกสินค้า หน้าที่ 3 อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 3 ราคาขายมาตรฐาน ใส่ราคาขายมาตรฐานซง่ึ สามารถกาหนดได้ 5 ราคาสาหรบั หน่วย ขายทต่ี ่างกนั เช่น บรรทดั แรกสุด เป็นราคาขาย ต่อหน่วยนบั มาตรฐาน ส่วน 4 ช่องถดั มาเป็นราคาขายต่อหน่วยนบั อ่นื ราคาตา่ สดุ ใส่ราคาขายต่าสดุ ตามหน่วยนบั มาตรฐาน หา้ มขายต่ากว่าราคาท่ี กาหนด ภาพท่ี 8: หน้าจอบนั ทึกสินคา้ หน้าที่ 4 57 อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 4 และ 5 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ราคาขาย A ใส่ราคาขาย สาหรบั เกรด A สาหรบั หน่วยนับแบบต่างๆ คอื ราคาขาย B . C . D บรรทดั แรกสดุ เป็นราคาขายเกรด A เมอ่ื ขายท่หี น่วยนบั มาตรฐาน 4 ช่องถดั มา เป็นราคาขายเกรด A เมอ่ื ขายท่หี น่วยนบั แบบอนื่ ๆ มหี ลกั การเดยี วกบั ราคาขาย A ภาพท่ี 9: หน้าจอบนั ทึกสินคา้ หน้าที่ 6 อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 6 หมายเหตุ 1-10 ใสห่ มายเหตุประจาสนิ คา้ แต่ละรายการทซ่ี ้าๆ และตอ้ งการ ให้ โปรแกรมดงึ ไปอตั โนมตั เิ มอ่ื ทาการบนั ทกึ เอกสารขาย เพอ่ื ลดเวลาใน การคยี ห์ มายเหตุขณะออกเอกสารขายทกุ ครงั้ เชน่ เมอ่ื ทาการขาย สนิ คา้ เครอ่ื งคอมพวิ เตอรเ์ ราจะคยี ห์ มายเหตุประจาสนิ คา้ แต่ละรายการ วา่ \"สญั ญาบรกิ ารเลขท่ี XXXX \" เรากจ็ ะใส่หมายเหตุน้ไี วท้ ฐ่ี านขอ้ มลู สนิ คา้ เครอ่ื งคอมพวิ เตอรไ์ วก้ ่อน 58 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 10: บางส่วนองหน้าจอบนั ทึกสินคา้ หน้าท่ี 7 อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 7 ใส่รปู ของสนิ คา้ ไว้ โดยตอ้ งมไี ฟลภ์ าพของสนิ คา้ เตรยี มไวก้ ่อน นามสกุล .BMP, JPEG เป็นตน้ มกั ใชก้ บั สนิ คา้ ทม่ี ลี กั ษณะเฉพาะ มลู ค่าสงู อธบิ ายยาก จาเป็นตอ้ งมี ภาพประกอบ การมไี ฟลร์ ปู ภาพดว้ ย แต่จะทาใหใ้ ชเ้ น้อื ทท่ี ใ่ี ชเ้ กบ็ ขอ้ มลู เพมิ่ ขน้ึ หากตอ้ งการ เกบ็ รปู ภาพ ใหค้ ลกิ ทเ่ี ครอ่ื งหมายกากบาท คาสงั่ \"Load\" หากตอ้ งการยกเลกิ รปู ภาพนนั้ ออก ใหค้ ลกิ ทเ่ี ครอ่ื งหมายกากบาท คาสงั่ \"Clear\" หน้าที่ 8 เป็นรายละเอียดของสินค้า เพื่อใช้งานใน Smartbiz MRP สามารถขา้ มไปได้   การเกบ็ รปู ภาพสินค้า หากทา่ นใชง้ านระบบ LAN (Local Area Network) มผี ใู้ ชง้ านหลายคน จะตอ้ งเกบ็ ไฟลร์ ปู ภาพ ไวท้ ่ี Server ทเ่ี กบ็ ขอ้ มลู Smartbiz ดว้ ย หากทา่ นเกบ็ รปู ภาพไวท้ เ่ี ครอ่ื งคอมพวิ เตอรท์ ท่ี ่านใช้ งานอยู่ จะทาใหผ้ ใู้ ชง้ านคนอ่นื ไมเ่ หน็ ไฟลร์ ปู ภาพทเ่ี ครอ่ื งของทา่ น 1.5 เพิ่มรายการชดุ สินค้า 59 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

สาหรบั ธรุ กจิ ใดทม่ี กี ารขายสนิ คา้ พรอ้ มๆ กนั หลายๆ รายการ ควรจดั ทาเป็นชดุ สนิ คา้ ไว้ เมอ่ื ทาการขายก็ใชว้ ธิ ดี งึ รายการชดุ สนิ คา้ มาชว่ ยใหล้ ดเวลาในการบนั ทกึ รายการสนิ คา้ ลงไป ได้ มขี นั้ ตอนการบนั ทกึ ดงั น้ี 1. เขา้ ระบบบริหารสินค้าคงคลงั -> WorkFlow ->‘ Setup Master Files’ เขา้ ทางานทเ่ี มนู ‘ เพิ่ม/แก้ไขรายการชุดสินค้า 2. ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3. ใส่รายละเอยี ดของชดุ สนิ คา้ ดงั รปู 4. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ ภาพที่ 11 : หน้าจอบนั ทึกชุดสินค้า อธิบายการบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร รหสั ชุดสินค้า รหสั ของชุดสนิ คา้ ชื่อชดุ สินค้า (ไทย) ช่อื ชุดสนิ คา้ เป็นภาษาไทย ช่ือชดุ สินค้า (องั กฤษ) ชอ่ื ชดุ สนิ คา้ เป็นภาษาท่ี 2 หน่วยนับ ใส่รหสั หรอื ช่อื หน่วยนบั ของชุดสนิ คา้ พิมพร์ ายการย่อย ถา้ ใส่ค่า 0 หมายถงึ ใหใ้ ชค้ า่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู บรษิ ทั 60 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หมายเหตุ ถา้ ใส่ค่า 1 หมายถงึ ถา้ มกี ารพมิ พเ์ อกสารขาย ใหพ้ มิ พร์ ายการ หมายเหตุ (องั กฤษ) ยอ่ ยออกมาดว้ ย ถา้ ใส่ค่า 2 หมายถงึ ถา้ มกี ารพมิ พเ์ อกสารขาย ไมต่ อ้ งพมิ พ์ รายการยอ่ ย ใส่หมายเหตุของชดุ สนิ คา้ ใส่หมายเหตุของชดุ สนิ คา้ ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาองั กฤษ อธิบายการบนั ทึกส่วนรายการย่อย PF ใสค่ ่า P ถา้ เป็นสนิ คา้ ยอ่ ย ใส่คา่ F ถา้ เป็นชดุ สนิ คา้ ซง่ึ อาจตงั้ ชดุ สนิ คา้ ซอ้ นชุดสนิ คา้ ได้ ชนิ ดสินค้า ใส่ชนิดสนิ คา้ เช่น รหสั 1 คอื สนิ คา้ สาเรจ็ รปู , รหสั 2 คอื วตั ถุดบิ รหสั สินค้า ใส่รหสั สนิ คา้ ทอ่ี ยใู่ นชุดสนิ คา้ ( ดงึ จากฐานขอ้ มลุ สนิ คา้ ) ช่ือสินค้า ใสช่ ่อื สนิ คา้ ทอ่ี ยใู่ นชุดสนิ คา้ ช่ือหน่วยนับ ใส่ชอ่ื หน่วยนบั ของสนิ คา้ รหสั หน่วยนับ ใส่รหสั หน่วยนบั ของสนิ คา้ จานวนสินค้า ใสจ่ านวนสนิ คา้ ทป่ี ระกอบใน 1 ชุดสนิ คา้ 1.6 กาหนดจดุ สงั่ ซื้อของสินค้าและวตั ถดุ ิบ ( Reorder Point, Safety Stock ,E.O.Q ) 1.เขา้ ไปท่ี ระบบบริหารสินค้าคงคล้ง -> ฐานข้อมลู -> กาหนดจดุ สงั่ ซื้อของ สินค้าและวตั ถดุ ิบ 2.เลอื ก\"สาขา\" ทจ่ี ะเขา้ ทางาน โดยกดป่มุ ENTER 3.เลอื ก\"คลงั สนิ คา้ \" ทจ่ี ะกาหนด Reorder Point, ..... 4.จะเหน็ รายการสนิ คา้ ทม่ี อี ยใู่ นฐานขอ้ มลู สนิ คา้ ตอ้ งการบนั ทกึ คา่ ของสนิ คา้ รายการ ใด ใหก้ ดป่มุ F2-แกไ้ ข 5. แกไ้ ขเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 61

ภาพที่ 12 : หน้าจอบนั ทึก REORDER POINT, SAFETY STOCK, E.O.Q อธิบายการบนั ทึกข้อมลู รหสั สินค้า โปรแกรมจะแสดง รหสั สนิ คา้ ทเ่ี ลอื กเขา้ มา ชื่อสินค้า โปรแกรมจะแสดง ช่อื สนิ คา้ ทเ่ี ลอื กเขา้ มา หน่วยนับมาตรฐาน โปรแกรมจะแสดง ช่อื หน่วยนบั มาตรฐานของสนิ คา้ นนั้ ราคาทุนมาตรฐาน ระบรุ าคาทนุ มาตรฐาน มลู ค่าของคลงั : 0001 (คลงั หลกั )เป็นการกาหนดค่าในระดบั คลงั สนิ คา้ MINIMUM STOCK ระบุคา่ MINIMUM STOCK MAXIMUM STOCK ระบคุ ่า MAXIMUM STOCK SAFETY STOCK ระบุคา่ SAFETY STOCK REORDER POINT ระบุคา่ REORDER POINT มลู ค่าของสาขา : 0001 (สานักงานใหญ่)เป็นการกาหนดค่าในระดบั สาขา SAFETY STOCK ระบคุ า่ SAFETY STOCK REORDER POINT ระบคุ ่า REORDER POINT E.O.Q. ระบคุ ่าปรมิ าณสงั่ ซอ้ื ทค่ี ุม้ ทนุ (Economy Order Quantity) 62 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1.7 บนั ทึกมลู ค่าของตวั แปร $STOCK, $MATERIAL $WIP 1.เขา้ ไปท่ี ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั -> ฐานขอ้ มลู -> บนั ทึกมลู ค่าของตวั แปร$STOCK,$MATERIAL $WIP ของแต่ละเดอื น 2.เลอื ก\"สาขา\" ทจ่ี ะเขา้ ทางาน โดยกดป่มุ ENTER 3.จะมใี หใ้ ส่ มลู คา่ สนิ คา้ คงคลงั (ตวั แปร $STOCK), มลู ค่าวตั ถุดบิ คงคลงั (ตวั แปร $MATERIAL) และมลู คา่ งานระหว่างทา ($WIP) ของยอดตน้ เดอื นทงั้ 12 เดอื น 4. แกไ้ ขเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ ภาพที่ 13 : การบนั ทึกมูลคา่ สินค้าคงเหลือ วตั ถดุ ิบคงเหลือ และสินค้าระหว่างทาคงเหลอื ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 63

การกาหนดค่า SAFETY STOCK,REORDER POINT, E.O.Q. คา่ ต่างๆ ขา้ งตน้ จะแตกต่างกนั ไปในแต่ละธุรกจิ และชนิดของสนิ คา้ จงึ ตอ้ งมากาหนด แยกตาม สนิ คา้ แต่ละรายการและเมอ่ื กจิ การมกี ารซอ้ื -ขายมากขน้ึ คา่ เหลา่ น้ี อาจเปลย่ี นแปลงได้ อกี โดยการสงั เกตจาก รายงานการเคลอ่ื นไหวของสนิ คา้ ว่า สนิ คา้ รายการใดมกี ารหมนุ เวยี นเขา้ ออกบอ่ ยแค่ไหน หรอื สนิ คา้ ใดทาใหเ้ กดิ ตน้ ทนุ ในการสงั่ ซอ้ื มาก หรอื สนิ คา้ ใดทใ่ี ชเ้ วลาในการ สงั่ ซอ้ื นาน หากมปี รมิ าณคงคลงั ไวไ้ มเ่ พยี งพอ อาจทาใหเ้ กดิ การ ขาดสต๊อคได้ ซง่ึ มผี ลต่อการ ใหบ้ รกิ ารกบั ลกู คา้ ดงั นนั้ การพจิ ารณาว่าคา่ ใดทเ่ี หมาะสม จงึ ตอ้ งอาศยั องคป์ ระกอบหลายอยา่ ง ประกอบกนั ผใู้ ช้เริ่มต้น สามารถประมาณการคร่าวๆ ไปก่อนได้ เมอ่ื มขี อ้ มลู ท่uี pdate สามารถมาแกไ้ ขในภายหลงั ได้ คา่ เหลา่ น้จี ะใชป้ ระกอบในรายงานเกย่ี วกบั Reorder point  ค่า $STOCK, $MATERIAL $WIP ใช้ทาอะไร ค่า $STOCK, $MATERIAL $WIP เป็นค่าทจ่ี ะใชใ้ นการออกแบบงบการเงนิ ในระบบบญั ชี แยกประเภททต่ี อ้ งการเรยี กดงู บการเงนิ อาจเน่อื งจากยงั ไมไ่ ดต้ รวจนบั สนิ คา้ แต่กจ็ าเป็นตอ้ งทราบ ยอดประมาณการของมลู ค่า สนิ คา้ สาเรจ็ รปู ($STOCK) และสาหรบั ธรุ กจิ ผลติ กต็ อ้ งทราบยอด มลู ค่าวตั ถุดบิ คงเหลอื ($MATERIAL) และมลู คา่ สนิ คา้ ระหวา่ งทาหรอื WORK IN PROCESS ($WIP) จงึ ใชย้ อดจากระบบคอมพวิ เตอรบ์ นั ทกึ เขา้ ไปก่อน ฝ่ายคลงั สนิ คา้ เป็นผใู้ หข้ อ้ มลู แก่ฝ่ายบญั ชี โดยเรยี กดรู ายงานมลู คา่ สนิ คา้ คงเหลอื ของ 3 รายการ และบนั ทกึ ค่าเหล่าน้ไี วท้ เ่ี มนูน้ี เพอ่ื ใหฝ้ ่ายบญั ชสี ามารถเรยี กดมู ลู ค่าสนิ คา้ คงเหลอื จาก ระบบคอมพวิ เตอรไ์ ด้ จนกว่าจะมกี ารตรวจนบั สนิ คา้ จรงิ ในคลงั สนิ คา้ เพอ่ื ยนั ยอดกนั ในภายหลงั แลว้ ฝ่ายบญั ชจี งึ ทาการบนั ทกึ รายวนั ทาใหฝ้ ่ายคลงั สนิ คา้ และฝ่ายบญั ชสี ามารถทางานต่อเน่อื งไป ได้ ไมต่ อ้ งรอซง่ึ กนั และกนั ทงั้ น้ี คา่ ทไ่ี ดจ้ ากระบบน้ี จะตอ้ งใชว้ ธิ นี บั ยอดสต๊อคแบบ \"ใหน้ บั ยอดสต๊อคและไมใ่ หย้ อดตดิ ลบ\" 64 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1.8 สรา้ งเล่มเอกสารท่ีใช้ในระบบบริหารสินค้าคงคลงั โปรแกรมไดจ้ ดั เตรยี มเล่มเอกสารทต่ี อ้ งใชใ้ นระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั ไวแ้ ลว้ อยา่ งละ 1 เลม่ เชน่ เล่มใบปรบั ยอดสนิ คา้ 1 เล่ม, ใบปรบั ยอดจากการตรวจนบั สนิ คา้ 1 เลม่ แต่ถา้ ผใู้ ชง้ านตอ้ งการเพมิ่ เตมิ เล่มเอกสาร กส็ ามารถทาการเพมิ่ ได้อกี ซง่ึ ไดจ้ ดั แบง่ ตามประเภทของ เอกสาร มวี ธิ กี ารดงั น้ี 1. เขา้ ไปท่ี ระบบบริหารสินค้าคงคลงั -> Workflow -> Setup Masterfiles เขา้ เมนู ‘A-กาหนดเล่มเอกสารและการเช่ือมโยง’ 2. เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื กประเภทเอกสารทต่ี อ้ งการ 4. เลอื กเลม่ เอกสาร ทอ่ี ยใู่ นประเภทเอกสารทเ่ี ลอื ก เช่น เล่มท่ี 001 ชอ่ื \"ใบปรบั ยอด\" ภาพที่ 14 : หน้าจอให้เลอื กประเภทเอกสารก่อนเพิ่มเลม่ เอกสาร ประเภทเอกสารในระบบควบคมุ สินค้าคงคลงั AJ ใบปรบั ยอด ใชบ้ นั ทกึ ปรบั ยอดสนิ คา้ CS ใบปรบั ยอดจากการตรวจนบั สนิ คา้ ใชบ้ นั ทกึ ปรมิ าณสนิ คา้ ทต่ี รวจนบั ได้ TR ใบโอนสนิ คา้ ใชโ้ อนสนิ คา้ ระหวา่ งคลงั คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 65

ภาพท่ี 15 : หน้าจอบนั ทึกเลม่ เอกสารประเภทใบปรบั ยอดสินค้า หน้าท่ี 1 อธิบายการบนั ทึก รหสั ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงประเภทของเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มา รหสั เล่มเอกสาร เลขทข่ี องเลม่ เอกสารทต่ี อ้ งการเพมิ่ เป็นตวั เลขหรอื ตวั อกั ษรกไ็ ด้ ช่ือ (ไทย) ช่อื เลม่ เอกสาร ช่ือ (ภาษา 2) ชอ่ื เลม่ เอกสารในภาษา 2 เชน่ ภาษาองั กฤษ รปู แบบการ Running ว่าง = Running แบบเดมิ จานวนหลกั เลขท่ี Running จะมคี ่าเทา่ กบั ค่า 1, 2 Running โดยขน้ึ ตน้ ดว้ ย พ.ศ. หรอื ค.ศ. ตามดว้ ยเดอื น จานวนหลกั เลขท่ี Running จะมคี า่ ระหว่าง 4 ถงึ 7 เลขท่ีเร่ิมต้น เลขทเ่ี รมิ่ ตน้ ของเอกสารในเล่มน้ี ถา้ วา่ งไวจ้ ะเรม่ิ ตน้ ดว้ ยเลขท่ี 1 ลงบญั ชีที่สมดุ รายวนั * กรณบี นั ทกึ บญั ชแี บบ perpetual ตอ้ งการใหโ้ ปรแกรมสรา้ งรายการ รายวนั ไวท้ ส่ี มดุ รายวนั เลม่ ใด หากไมท่ ราบใหใ้ ชต้ ามทโ่ี ปรแกรม จดั เตรยี มไวใ้ หไ้ ปก่อน 66 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รายละเอียดท่ีให้แสดงในVC* เมอ่ื มกี ารบนั ทกึ บญั ชจี ะใหร้ ายละเอยี ดในรายการรายวนั (Voucher) มขี อ้ ความใดอตั โนมตั ิ สภาวการณ์ลงบญั ชีที่ใช้*กรณที ต่ี อ้ งการบนั ทกึ บญั ชเี ฉพาะแบบ อกั ษรนาเลขที่เอกสาร* อกั ษรทใ่ี ชน้ าเลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสาร หากไมต่ อ้ งการใช้รหสั ประเภทของเอกสารนาหน้ากใ็ หแ้ กไ้ ขเองได้ บนั ทึกเอกสารแบบ หากตอ้ งการแยกเลม่ ใบปรบั ยอดเป็น 2 กรณคี อื เลม่ ทใ่ี ชใ้ น การบนั ทกึ ปรบั ยอดเพม่ิ เพยี งอยา่ งเดยี วเพ่อื ป้องกนั การบนั ทกึ ผดิ พลาด กใ็ หร้ ะบุคา่ เป็น \"1\" แต่ถา้ ใหป้ รบั ยอดลดไดอ้ ยา่ ง เดยี ว ใหใ้ ส่คา่ เป็น \"2\" หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * ควรปรกึ ษาผวู้ าง ระบบบญั ชกี ่อนจะเปลย่ี นแปลง หรอื ใชต้ ามทโ่ี ปรแกรม จดั เตรยี มใหไ้ ปก่อน ภาพท่ี 16 : หน้าจอบนั ทึกเล่มเอกสารประเภทใบปรบั ยอดสินค้า หน้าท่ี 2 หน้าที่ 2 จะเป็นขอ้ มลู ทใ่ี ชใ้ นโปรแกรมการผลติ Smartbiz MRP ใหข้ า้ มไปได้ ภาพที่ 17 : หน้าจอบนั ทึกรายละเอียดเลม่ ใบปรบั ยอดสินคา้ หน้าที่ 3 67 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

อธิบายการบนั ทึกหน้าท่ี 3 รหสั แบบฟอรม์ พิมพ์ เลอื กแบบฟอรม์ พมิ พท์ อ่ี อกแบบไวท้ เ่ี มนู \"ออกแบบฟอรม์ พมิ พ์ เอกสาร\" ไวแ้ ลว้ ลาดบั ที่ 1- 5 (ดรู ายละเอยี ดการออกแบบฟอรม์ พมิ พเ์ อกสารทห่ี วั ขอ้ \"การออกแบบ ฟอรม์ เอกสาร\") ทงั้ น้ี ผใู้ ชง้ านสามารถเลอื กแบบฟอรม์ พมิ พไ์ วไ้ ดห้ ลาย แบบฟอรม์ โดยระบใุ หแ้ บบฟอรม์ ทใ่ี ชบ้ ่อยทส่ี ุดอยเู่ ป็นลาดบั ท่ี 1 2. บนั ทึกยอดสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวดเม่ือเร่ิมใช้โปรแกรมครงั้ แรก เมอ่ื จดั เตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบแลว้ หวั ขอ้ น้ี จะเป็นการบนั ทกึ ยอดยกมาตน้ งวด ของสนิ คา้ คงคลงั ซง่ึ จะทาเพยี งครงั้ แรกทเี่ รมิ่ ใชง้ านโปรแกรมเทา่ นนั้ สาหรบั เดอื นต่อๆ ไปหรอื งวดบญั ชถี ดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอดใหเ้ องอตั โนมตั ิ การบนั ทกึ ยอดสนิ คา้ คงเหลอื ยกมา ตน้ งวดมขี นั้ ตอนดงั น้ี 1. เขา้ ระบบบริหารสินค้าคงคลงั -> WorkFlow ->‘ Set Balance data ’ 2 3 1 ภาพท่ี 18 : เขา้ Workflow ของระบบบริหารสินคา้ คงคลง้ เพอ่ื บนั ทึกยอดยกมาต้นงวด 2. เลอื กเขา้ ทางานท่สี าขา ‘สานักงานใหญ่ ‘ 3. เลอื ก \"เล่มเอกสารใบปรบั ยอด\" ทเ่ี คยสรา้ งไวท้ ท่ี ะเบยี นเลม่ เอกสาร (โปรแกรม จะสรา้ งไวใ้ หแ้ ลว้ 1 เลม่ ท่านสามารถใชร้ ว่ มกบั รายการปรบั ยอดทวั่ ไปได้ ) 4. จะเขา้ มาทร่ี ายการใบปรบั ยอด ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 68 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบปรบั ยอดซง่ึ จะอธบิ ายในลาดบั ต่อไป ดงั น้ี 6. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ วันท่ขี องใบปรับยอด เลขท่อี ้างอิงของใบปรับยอด เลขท่ภี ายในของใบปรับยอด เอกสารถกู ส่งั Lock ห้ามแก้ไขอย่หู รือไม่ N = ยอดยกมาก่อนใช้ระบบ , X = ยงั ไม่ลงบญั ชี , I = ลงบัญชี แต่ยงั ไม่ Post , ว่าง = Post แล้ว C = Cancel ภาพท่ี 19 : หน้าจอ brows จะแสงรายการใบปรบั ยอดที่ไดบ้ นั ทึกไว้ ภาพท่ี 20 : หน้าจอ การบนั ทึกใบปรบั ยอด อธิบายการบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 69

Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร เล่ม เลม่ ทข่ี องใบปรบั ยอดทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน เลขที่ เลขทข่ี องใบปรบั ยอด ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ วนั ท่ี วนั ทข่ี องใบปรบั ยอด ใหใ้ ส่ยอดยกมาถอยไป 1 วนั ก่อนวนั เรม่ิ ใช้ ระบบเช่น วนั เรมิ่ ใชร้ ะบบ คอื 01/01/2558 วนั ทย่ี อดยกมาทใ่ี บปรบั ยอดจะใส่เป็น 31/12/2557 แผนก เป็นรายการปรบั ยอดของแผนกใด หมายเหตุ ใส่หมายเหตุหรอื รายละเอยี ดของการปรบั ยอดครงั้ น้ี ในทน่ี ้เี ป็นการ บนั ทกึ ยอดยกมาเพอ่ื เรม่ิ ใชร้ ะบบครงั้ แรก ใหใ้ สว่ า่ \"บนั ทึกยอดยก มาเร่ิมใช้ระบบ\" รปู แบบการ Post ระบรุ ปู แบบการ POST ของใบปรบั ยอดใบน้ี โปรแกรมจะดงึ ค่าจากท่ี เคยกาหนดไวท้ ฐ่ี าน ขอ้ มลู สาขามาใหอ้ ตั โนมตั ิ อธิบายการบนั ทึกส่วนรายการย่อย PF ใส่ค่า P ถา้ เป็นสนิ คา้ ยอ่ ย ใส่ค่า F ถา้ เป็นชดุ สนิ คา้ ชนิ ดสินค้า ใสช่ นิดสนิ คา้ เช่น รหสั 1 คอื สนิ คา้ สาเรจ็ รปู , รหสั 2 คอื วตั ถุดบิ รหสั สินค้า ใสร่ หสั สนิ คา้ ทจ่ี ะยกยอดมา ช่ือสินค้า ใส่ช่อื สนิ คา้ ทจ่ี ะยกยอดมา หมายเหตุ ใส่หมายเหตุเพมิ่ เตมิ ของแต่ละรายการสนิ คา้ (ถา้ ม)ี คลงั ระบคุ ลงั สนิ คา้ ทท่ี าการปรบั ยอดสนิ คา้ รายการนนั้ ใบปรบั ยอด 1 ใบ สามารถบนั ทกึ สนิ คา้ เขา้ คลงั สนิ คา้ ต่างกนั ได้ ลอ๊ ต ระบุเลขลอ๊ ตของสนิ คา้ ทท่ี าการปรบั ยอด โดยกดป่มุ \"END\" เพ่อื เขา้ ไป ใส่รายละเอยี ด สนิ คา้ เดยี วกนั อาจมกี ารซอ้ื เขา้ หลายล๊อต หาก ตอ้ งการคมุ สต๊อคแยกลอ็ ตกใ็ หท้ าการบนั ทกึ แยกลอ็ ต ภาพท่ี 21 : รายละเอียดลอ็ ตสินคา้ และปริมาณสินค้าคงคลงั 70 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

จานวนเพ่ิม ใสจ่ านวนสนิ คา้ ทจ่ี ะปรบั เพม่ิ ในทน่ี ้เี ป็นการยกยอดมา จงึ ใส่แต่ จานวนเพมิ่ จานวนลด ใสจ่ านวนสนิ คา้ ทจ่ี ะปรบั ลด ช่ือหน่วยนับ โปรแกรมจะแสดงชอ่ื หน่วยนบั มาตรฐานของสนิ คา้ รายการน้ี ราคาทุน ใส่ราคาทุนของสนิ คา้ ใชใ้ นรายงานทแ่ี สดงตน้ ทุนของสนิ คา้ การบนั ทกึ ยอดยกมาตน้ งวดทอ่ี ธบิ ายไปแลว้ เป็นการทางานเฉพาะครงั้ แรกทเ่ี รม่ิ ใช้ โปรแกรมเท่านนั้ สาหรบั ในงวดถดั ไป ไมต่ ้องมาบนั ทึกเองอีกแล้ว เพราะโปรแกรมจะทา การยกยอดต้นงวดสินค้าคงเหลือไปงวดถดั ไปให้อตั โนมตั ิ 3. บนั ทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคงคลงั การบนั ทกึ รายการ\" หรอื \"Transaction\" ในระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั จะมไี มม่ ากนกั เน่อื งจากการเปลย่ี นแปลงของปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั เกดิ จากระบบอ่นื เชอ่ื มโยงขอ้ มลู เขา้ มา เช่น ปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั เพม่ิ ขน้ึ จากการซอ้ื สนิ คา้ เขา้ และปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ลดลงจากการขาย สนิ คา้ ใหล้ กู คา้ นอกเหนือจากนนั้ จะเป็นการเปลย่ี นแปลงทไ่ี มเ่ กดิ บอ่ ยครงั้ เช่นการตรวจนบั สนิ คา้ ประจาปี ,การปรบั ยอดสนิ คา้ อาจเกดิ เน่อื งจากสนิ คา้ แตกหกั ชารดุ เสยี หาย ทาใหย้ อด สนิ คา้ จรงิ ในคลงั สนิ คา้ ไมต่ รงกบั ในระบบคอมพวิ เตอร์ หรอื ทาการโอนยา้ ยสนิ คา้ ระหว่างคลงั หลกั ไปยงั คลงั สารอง เป็นตน้ เอกสารทจ่ี ะบนั ทกึ มี 3 หวั ขอ้ ดงั น้ี 3.1 การ โอนสนิ คา้ ระหวา่ งคลงั 3.2 การบนั ทกึ สนิ คา้ จากการตรวจนบั จรงิ 3.3 การปรบั ยอดสนิ คา้ (วธิ กี ารบนั ทกึ เหมอื นกบั การบนั ทกึ สนิ คา้ คงเหลอื ตน้ งวด) เมอ่ื ไหร่ควรใช้การบนั ทึกแบบตรวจนับสินค้า เม่อื ไหรใ่ ช้บนั ทึกปรบั ยอดสินค้า การบนั ทกึ แบบตรวจนบั สนิ คา้ จะทาเมอ่ื มกี ารตรวจนบั สนิ คา้ จรงิ และไมท่ ราบปรมิ าณสนิ คา้ ท่ี แตกต่างกนั ระหว่างปรมิ าณสนิ คา้ จรงิ กบั ในระบบคอมพวิ เตอร์ เมอ่ื บนั ทกึ ยอดเขา้ ไปโปรแกรมจะหา ผลต่างทไ่ี ด้ ใส่เขา้ ไปใหอ้ ตั โนมตั ิ แต่ถา้ ท่านทราบยอดสนิ คา้ จรงิ ในระบบคอมพวิ เตอรแ์ ลว้ และนา รายงานน้ไี ปตรวจนบั กบั สนิ คา้ จรงิ ในคลงั สนิ คา้ แลว้ นาเอาผลต่างมาบนั ทกึ เอง กใ็ ชเ้ มนู บนั ทกึ ปรบั ยอดสนิ คา้ โดยบนั ทกึ วา่ ปรบั ยอดเพม่ิ เป็นจานวนเทา่ ใดหรอื ปรบั ยอดลดเป็นจานวนเท่าใด ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 71

3.1 การโอนสินค้าระหว่างคลงั 1.เขา้ ระบบบริหารสินค้าคงคลงั -> คลกิ Workflow -> คลกิ ท่ี ‘ ใบ โอนสินค้า ระหว่างคลงั ’ 2.เลอื กเขา้ ทางานท่ี \"สาขา\" ทต่ี อ้ งการ 3.เลอื กเลม่ \"เอกสารใบโอนสนิ คา้ \" ทเ่ี คยสรา้ งไวท้ ท่ี ะเบยี นเล่มเอกสาร 4.จะเขา้ มาทร่ี ายการ \"ใบโอนสนิ คา้ \" ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพมิ่ 5.บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบโอนสนิ คา้ ซง่ึ จะอธบิ ายในลาดบั ต่อไป ดงั น้ี ภาพที่ 22 : หน้าจอใบโอนสินคา้ ระหวา่ งคลงั อธิบายการบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร เล่มท่ี เล่มทข่ี องใบโอนทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน เลขท่ี เลขทข่ี องใบโอน ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ เลขที่อ้างอิง เลขทอ่ี า้ งองิ ของใบโอน ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ วนั ท่ี วนั ทข่ี องใบโอน จากคลงั ใส่รหสั หรอื ชอ่ื คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะโอนสนิ คา้ ออกไป เข้าคลงั ใส่รหสั หรอื คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะโอนสนิ คา้ เขา้ ไป 72 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หมายเหตุ ใส่หมายเหตุหรอื รายละเอยี ดของการโอนสนิ คา้ ครงั้ น้ี การบนั ทึกส่วนรายการย่อย PF ใสค่ า่ P ถา้ เป็นสนิ คา้ ยอ่ ย ใส่คา่ F ถา้ เป็นชุดสนิ คา้ ชนิ ดสินค้า ใสช่ นิดสนิ คา้ เชน่ รหสั 1 คอื สนิ คา้ สาเรจ็ รปู , รหสั 2 คอื วตั ถุดบิ รหสั สินค้า ใสร่ หสั สนิ คา้ ทจ่ี ะโอน ช่ือสินค้า ใสช่ อ่ื สนิ คา้ ทจ่ี ะโอน หมายเหตุ ใสห่ มายเหตุเพมิ่ เตมิ ของแต่ละรายการสนิ คา้ (ถา้ ม)ี ลอ๊ ต ระบเุ ลขลอ๊ ตของสนิ คา้ ทท่ี าการโอน หากจาไมไ่ ดใ้ หใ้ ช้ Hot seek จะ แสดงรายการลอ๊ ตสนิ คา้ ทม่ี ใี นระบบมาใหเ้ ลอื ก ภาพที่ 23 : หน้าจอแสดงรายการลอ๊ ตสินค้าขนึ้ มาให้เลอื ก ภาพท่ี 24 หน้าจอแสดงหน่วยนับที่จะโอน และจานวนต่อหน่วยนับมาตรฐาน จานวน กดป่มุ END เพ่อื ใสร่ ายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 73

ระบุจานวนสนิ คา้ ทจ่ี ะโอน หากเป็นหน่วยนบั อ่นื ทไ่ี มใ่ ช่หน่วยนบั มาตรฐานใหร้ ะบกุ ารแปลงหน่วยทใ่ี ชต้ ่อหน่วยนบั มาตรฐานไวด้ ว้ ย เช่น 1 ชดุ = 2 เครอ่ื ง (เครอ่ื งเป็น หน่วยนบั มาตรฐาน) ราคาทนุ ใส่ราคาทนุ ของสนิ คา้ เพ่อื ใชใ้ นการคดิ ตน้ ทนุ ของสนิ คา้ 6. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ 3.2 บนั ทึกจานวนสินค้าจากการตรวจนับสตอ๊ คจริง สาหรบั ธุรกจิ ซอ้ื มาขายไปทม่ี สี นิ คา้ คงคลงั จาเป็นตอ้ งมกี ารตรวจนบั สนิ คา้ คงคลงั ประจาปี หรอื บางธรุ กจิ อาจมกี ารตรวจนบั ทงั้ กลางปีและปลายปีเพ่อื เป็นการตรวจสอบวา่ มสี นิ คา้ จรงิ ในคลงั สนิ คา้ เทา่ ใด มมี ากหรอื น้อยกวา่ ปรมิ าณสนิ คา้ คงเหลอื ในระบบคอมพวิ เตอร์ การท่ี สนิ คา้ จากการตรวจนบั จรงิ กบั ในระบบคอมพวิ เตอรไ์ มต่ รงกนั เป็นเหตุการณ์ทเ่ี กดิ ขน้ึ ได้ เช่น สนิ คา้ มกี ารแตกหกั เสยี หาย, ลมื บนั ทกึ เมอ่ื รบั คนื สนิ คา้ มาจากลกู คา้ หรอื มกี ารสญู หายไป การบนั ทกึ ยอดสต๊อคจรงิ ทต่ี รวจนบั ไดส้ ามารถทาได้ 2 แบบ คอื วธิ ที ่ี 1. นาจานวนทน่ี บั ไดจ้ รงิ มาบนั ทกึ เขา้ ทเ่ี มนูบนั ทกึ จานวนสนิ คา้ จากการตรวจนบั สนิ คา้ หรอื ใบปรบั ยอดจากการตรวจนบั สนิ คา้ ซง่ึ โปรแกรมจะหายอดทแ่ี ตกต่างระหว่างยอดท่ี ตรวจนบั ไดจ้ รงิ กบั จานวนสนิ คา้ ทม่ี ี ในระบบ คอมพวิ เตอรใ์ หอ้ ตั โนมตั ิ วธิ ที ่ี 2.หาจานวนทแ่ี ตกต่างระหว่างยอดสต๊อคจรงิ กบั ยอดสต๊อคทไ่ี ดจ้ ากรายงาน สนิ คา้ คงเหลอื เมอ่ื ไดจ้ านวนทแ่ี ตกต่าง เช่น สนิ คา้ ทน่ี บั ไดม้ มี ากกว่าทแ่ี สดงในรายงาน กจ็ ะ เป็นยอดทต่ี อ้ งปรบั ยอดเพม่ิ หรอื ถา้ สนิ คา้ ทน่ี บั ไดม้ นี ้อยกว่าทแ่ี สดงในรายงาน กจ็ ะเป็นยอดท่ี ตอ้ งปรบั ลดลง ซง่ึ เราจะบนั ทกึ โดยใช้ ใบปรบั ยอด ในทน่ี ้จี ะอธบิ ายตามวธิ ที ่ี 1. คอื บนั ทกึ จานวนทต่ี รวจนบั ไดจ้ รงิ ท่ี \"ใบตรวจนบั สนิ คา้ \" สาหรบั วธิ ที ่ี 2. ใหด้ วู ธิ กี ารบนั ทกึ รายการในหวั ขอ้ \"บนั ทกึ ยอดยกมาตน้ งวด\" ซง่ึ เป็นการบนั ทกึ รายการดว้ ยใบปรบั ยอด 1. กดป่มุ enter หรอื ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทเ่ี มนู \"บนั ทกึ การตรวจนบั สนิ คา้ และวตั ถุดบิ \" 2. เลอื กเขา้ ทางานท่ี \"สาขา\" ทต่ี อ้ งการ 3. เลอื กเลม่ \"เอกสารใบปรบั ยอดจากการตรวจนบั สนิ คา้ \" ทเ่ี คยสรา้ งไวท้ ท่ี ะเบยี น เลม่ เอกสาร 4. จะเขา้ มาทร่ี ายการ \"ใบปรบั ยอดจากการตรวจนบั สนิ คา้ \" ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดย กดป่มุ F3-เพมิ่ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของเอกสาร ซง่ึ จะอธบิ ายในลาดบั ต่อไป ดงั น้ี 74 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 25 : หน้าจอรายการใบปรบั ยอดจากการตรวจนับสินค้า ภาพที่ 26 : บางส่วนของหน้าจอใบปรบั ยอดจากการตรวจนับสินคา้ การบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร เล่มท่ี เลม่ ทข่ี องใบตรวจนบั สนิ คา้ ทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน เลขท่ี เลขทข่ี องใบตรวจนบั สนิ คา้ ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ Running ให้ อตั โนมตั ิ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 75

วนั ที่ วนั ทข่ี องใบตรวจนบั สนิ คา้ หมายเหตุ ใส่หมายเหตุหรอื รายละเอยี ดของการตรวจนบั สนิ คา้ รปู แบบการ Post ระบุรปู แบบการ POST ของใบตรวจนบั สนิ คา้ ใบน้ี โปรแกรมจะดงึ ค่า จากทเ่ี คยกาหนดไวท้ ่ี ฐานขอ้ มลู สาขามาใหก้ ่อน การบนั ทึกส่วนรายการย่อย PF ใสค่ า่ P ถา้ เป็นสนิ คา้ ยอ่ ย ใส่คา่ F ถา้ เป็นชดุ สนิ คา้ ชนิ ดสินค้า ใสช่ นิดสนิ คา้ เชน่ รหสั 1 คอื สนิ คา้ สาเรจ็ รปู , รหสั 2 คอื วตั ถุดบิ รหสั สินค้า ใส่รหสั สนิ คา้ ทต่ี รวจนบั ได้ ช่ือสินค้า ใสช่ ่อื สนิ คา้ ทต่ี รวจนบั ได้ หมายเหตุ ใส่หมายเหตุเพมิ่ เตมิ ของแต่ละรายการสนิ คา้ (ถา้ ม)ี คลงั ระบุเลขลอ๊ ตของสนิ คา้ ทต่ี รวจนบั ได้ ลอ๊ ต ระบเุ ลขลอ๊ ตของสนิ คา้ ทต่ี รวจนบั ได้ จานวนที่นับได้ ใสจ่ านวนทต่ี รวจนบั ได้ 6. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ 3.3 บนั ทึกปรบั ยอดสินค้า หวั ขอ้ น้มี วี ธิ กี ารบนั ทกึ เหมอื นกบั การบนั ทกึ ยอดกยกมาตน้ งวด ซง่ึ มที งั้ การปรบั ลดยอด สนิ คา้ และปรบั เพม่ิ ยอดสนิ คา้ เขา้ มาในระบบ 4. รายงานที่ใช้ตรวจสอบและรายงานวิเคราะห์ รายงานตามรายการดา้ นล่างน้ี ใชใ้ นการตรวจสอบวา่ ขอ้ มลู ทเ่ี ราบนั ทกึ เขา้ ไปนนั้ ครบถว้ นหรอื ไมโ่ ดยมใี ห้เลอื กพมิ พห์ ลายรายงาน ในทน่ี ้ขี อเลอื กบางรายงานทใ่ี ชบ้ ่อยๆ ดงั น้ี (วธิ กี ารพมิ พร์ ายงานใหด้ รู ายละเอยี ดไดท้ ห่ี วั ขอ้ \"วธิ พี มิ พร์ ายงาน\") 1. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบแบบ FIFO รายงานน้เี ป็นการควบคุมปรมิ าณทร่ี บั เขา้ และจา่ ยออก ซง่ึ ในตวั รายงานน้จี ะแสดงให้ ทราบว่า มปี รมิ าณสนิ คา้ และวตั ถุดบิ ทร่ี บั เขา้ และจา่ ยออกไปเป็นเทา่ ใด และปรมิ าณทค่ี งเหลอื อยยู่ งั คงมเี ท่าใด โดยจะคานวณ สนิ คา้ /วตั ถุดบิ และตน้ ทุน โดยใชห้ ลกั การว่าถา้ ซอ้ื เขา้ มาก่อนก็ จะตดั สนิ คา้ และวตั ถุดบิ นนั้ ออกไปก่อนตามลาดบั โดย จะแสดงใหเ้ หน็ วนั ทข่ี องรายการทเ่ี กดิ ขน้ึ และเลขทใ่ี บสาคญั รบั และใบสาคญั จา่ ย นอกจากน้ยี งั บอกใหท้ ราบถงึ ตน้ ทนุ ต่อหน่วยของสนิ คา้ และตน้ ทุนรวมทงั้ หมดดว้ ย 76 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบแบบ AVERAGE รายงานน้เี ป็นการควบคมุ ปรมิ าณสนิ คา้ ทร่ี บั เขา้ และจา่ ยออกเช่นเดยี วกบั รายงาน ขา้ งตน้ เพยี งแต่จะ แตกต่างกนั ท่ี วธิ คี านวณราคาสนิ คา้ ทต่ี ่างออกไปเท่านนั้ สว่ นรายละเอยี ดท่ี แสดงใหเ้ หน็ ในรายงานจะมเี หมอื นกนั โดย จะคานวณสนิ คา้ /วตั ถุดบิ รวมทงั้ ตน้ ทุนดว้ ยวธิ เี ฉลย่ี จากการซอ้ื และการขายทุกครงั้ คอื แสดงใหเ้ หน็ ปรมิ าณวตั ถุดบิ ท่ี รบั เขา้ -จา่ ยออกและปรมิ าณ คงเหลอื โดยจะแสดงใหเ้ หน็ เลขทข่ี องใบสาคญั รบั -จา่ ยของแต่ละวนั ทม่ี กี ารรบั สนิ คา้ เขา้ และจา่ ย ออก พรอ้ มทงั้ แสดงตน้ ทนุ ของสนิ คา้ ต่อหน่วยและตน้ ทุนเฉลย่ี ทงั้ หมดดว้ ย 3. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบ ดเู ฉพาะจานวนสินค้า รายงานน้เี ป็นการควบคุมปรมิ าณสนิ คา้ รบั เขา้ และจา่ ยออกเชน่ เดยี วกนั แต่ต่างจาก รายงาน สนิ คา้ แบบ FIFO, AVERAGE ตรงทร่ี ายงานสนิ คา้ น้จี ะแสดงเฉพาะปรมิ าณสนิ คา้ ท่ี รบั เขา้ และจา่ ยออก และปรมิ าณสนิ คา้ คงเหลอื โดยจะแสดงใหเ้ หน็ วนั ทข่ี องรายการทเ่ี กดิ ขน้ึ และเลขทข่ี องใบสาคญั รบั - สาคญั จา่ ย สาหรบั ราคาตน้ ทุน ต่อหน่วยของสนิ คา้ และราคาทนุ รวม ของสนิ คา้ จะดไู ดจ้ ากรายงานแบบ FIFO, AVERAGE 4. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบคงเหลือแยกหรอื รวมคลงั รายงานน้เี ป็นการแสดงปรมิ าณสนิ คา้ คงเหลอื ในชว่ งเวลาทต่ี อ้ งการจะทราบ ซง่ึ ผใู้ ชจ้ ะ ทราบวนั เดอื น ปีของเอกสารจากใบสาคญั รบั และจา่ ย โดยจะแสดงปรมิ าณทร่ี บั หรอื จา่ ยในแต่ ละเอกสาร ส่วนราคา ตน้ ทุนหรอื ตน้ ทนุ เฉลย่ี และตน้ ทนุ รวมในรายงานสนิ คา้ แบบแยกหรอื รวม คลงั จะไมแ่ สดงในรายงานน้ี แต่สามารถดไู ดจ้ ากรายงาน สนิ คา้ และวตั ถุดบิ แบบ AVERAGE หรอื แบบ FIFO 5. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบคงเหลือตามคลงั ต่างๆ รายงานน้จี ะแสดงใหท้ ราบถงึ ยอดคงเหลอื ของสนิ คา้ และวตั ถุดบิ ตามคลงั ต่างๆ ทม่ี อี ยู่ โดยจะแสดงช่อื สนิ คา้ ,รหสั สนิ คา้ และยอดคงเหลอื ของสนิ คา้ ทม่ี เี หลอื อยตู่ ามคลงั ต่างๆ นอกจาก- น้ียงั แสดงมลู ค่าคงเหลอื และราคาต่อหน่วยใหท้ ราบดว้ ย 6. รายงานมลู ค่าสินค้าคงเหลือ รายงานน้เี ป็นการแสดงปรมิ าณยอดคงเหลอื สนิ คา้ และวตั ถุดบิ ซง่ึ จะแสดงช่อื สนิ คา้ , รหสั สนิ คา้ , ยอดคงเหลอื ของสนิ คา้ ตามหน่วยนบั มาตรฐานทไ่ี ดบ้ นั ทกึ ยอดยกมาของสนิ คา้ , จานวนสนิ คา้ ทซ่ี อ้ื เขา้ , จานวนสนิ คา้ ทข่ี ายออก, ปรมิ าณสนิ คา้ ทป่ี รบั ปรงุ แลว้ , ยอดคงเหลอื ของ สนิ คา้ , มลู ค่ายกมาของสนิ คา้ , มลู คา่ สนิ คา้ ทข่ี ายได้ และมลู ค่าคงเหลอื ทงั้ สน้ิ ขอแนะนารายงานวเิ คราะหบ์ างสว่ น ดงั น้ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 77

1. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบที่ให้กาไรหรือมลู ค่าขายสงู เรียงลาดบั รายงานน้เี ป็นการวเิ คราะหส์ นิ คา้ และวตั ถุดบิ ทส่ี รา้ งกาไรหรอื มปี รมิ าณการจาหน่าย สงู สดุ ซง่ึ สามารถเลอื กการแสดงรายงานตามลาดบั ไดต้ งั้ แต่ลาดบั ท่ี 1 ถงึ ลาดบั ท่ี 10 หรอื ตอ้ งการใหแ้ สดงทุกลาดบั ของสนิ คา้ ทส่ี นใจ หรอื ของสนิ คา้ ทงั้ หมดกไ็ ด้ ในตวั รายงานจะแสดงให้ ทราบชอ่ื สนิ คา้ , รหสั สนิ คา้ , หน่วยนบั มาตรฐาน, ปรมิ าณสนิ คา้ ทจ่ี าหน่ายไป, มลู คา่ การจาหน่าย ตน้ ทนุ ขายและกาไรขนั้ ตน้ ซง่ึ สามารถดไู ดท้ งั้ ทค่ี ดิ เป็นจานวนเงนิ หรอื คดิ เป็นเปอรเ์ ซน็ ตก์ ไ็ ด้ 2. รายงานสินค้าที่ไมม่ กี ารขาย รายงานน้เี ป็นการแสดงรายงานสนิ คา้ ทไ่ี มม่ กี ารขาย โดยจะแสดงเฉพาะสนิ คา้ ทม่ี ยี อด คงคลงั เท่านนั้ หากสนิ คา้ ใดทไ่ี มม่ ยี อดคงเหลอื อยู่ รายงานน้จี ะไมแ่ สดงรายการใหเ้ หน็ เลย แมว้ ่าจะเป็นสนิ คา้ ทไ่ี มม่ กี ารขายกต็ าม ในรายงานจะแสดงใหท้ ราบช่อื สนิ คา้ , รหสั สนิ คา้ , หน่วย นบั มาตรฐาน, ยอดคงเหลอื , วนั ทข่ี ายลา่ สดุ , ยอดขายจากตน้ ปี และมลู คา่ ทข่ี ายไดท้ งั้ หมด 3. รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า รายงานสนิ คา้ คา้ งสง่ แยกตามสนิ คา้ เป็นรายงานทแ่ี สดงปรมิ าณสนิ คา้ ทย่ี งั ไมจ่ ดั ส่งให้ ลกู คา้ ซง่ึ จะทาให้ ผปู้ ระกอบการ ทราบวา่ มสี นิ คา้ และวตั ถุดบิ ชนดิ ใดบา้ งทถ่ี งึ กาหนดส่งและยงั ไมจ่ ดั ส่งใหล้ กู คา้ โดยรายงาน จะแสดงใหท้ ราบวนั ท่ี ทถ่ี งึ กาหนดส่งสนิ คา้ , เลขทข่ี องใบรบั คาสงั่ ขาย, ชอ่ื ลกู คา้ , ยอดสงั่ ซอ้ื , จานวนทค่ี า้ งสง่ และ หน่วยนบั มาตรฐานในใบรบั คาสงั่ ซอ้ื 4. รายงานสินค้าค้างรบั แยกตามสินค้า รายงานน้เี ป็นการแสดงรายงานสนิ คา้ คา้ งรบั แบบแยกตามสนิ คา้ จะทาใหท้ ราบถงึ วนั ทถ่ี งึ กาหนดรบั สนิ คา้ , เลขทใ่ี บสงั่ ซอ้ื , บรษิ ทั ผจู้ าหน่าย, ปรมิ าณสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื , ปรมิ าณ สนิ คา้ คา้ งรบั และหน่วยนบั มาตรฐานในการสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ 5. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบคงเหลือ ค้างรบั /ค้างส่งและต้นทุนเฉล่ีย สาหรบั รายงานน้เี ป็นทราบความเคล่อื นไหวของสนิ คา้ และวตั ถุดบิ คงเหลอื ทงั้ แบบ คา้ งรบั และคา้ งส่ง อกี ทงั้ ยงั แสดงตน้ ทนุ เฉลย่ี ใหท้ ราบดว้ ย การตรวจสอบสนิ คา้ คา้ งรบั /คา้ งสง่ น้ี สามารถเลอื กดตู ามทต่ี อ้ งการ ไดร้ ายละเอยี ดทผ่ี ใู้ ชจ้ ะทราบไดจ้ ากรายงานน้ี คอื ช่อื สนิ คา้ , รหสั สนิ คา้ , ปรมิ าณคงเหลอื , หน่วยนบั มาตรฐาน, ราคาต่อหน่วย, มลู คา่ คงเหลอื ทงั้ สน้ิ , จานวน สนิ คา้ คา้ งรบั , จานวนสนิ คา้ คา้ งสง่ และยอดเงนิ สุทธทิ งั้ สน้ิ 6. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบท่ีถึงจดุ สงั่ ซื้อ 78 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รายงานน้เี ป็นรายงานสนิ คา้ และวตั ถุดบิ ทถ่ี งึ จดุ สงั่ ซอ้ื ซง่ึ จะมปี ระโยชน์ต่อการ บรหิ ารงาน ดา้ นการควบคมุ สต๊อคสนิ คา้ และการวางแผนการขาย และโปรโมชนั่ นอกจากจะ แสดงช่อื สนิ คา้ , รหสั สนิ คา้ , หน่วยนบั ของสนิ คา้ , ยอดคงเหลอื , ปรมิ าณสนิ คา้ ทถ่ี งึ จดุ สงั่ ซอ้ื แลว้ ยงั แสดงใหท้ ราบปรมิ าณสนิ คา้ /วตั ถุดบิ คา้ งรบั - คา้ งส่งและยอดสงั่ เพม่ิ ดว้ ย นอกจากนนั้ ยงั แสดงใหท้ ราบราคาตน้ ทนุ ทซ่ี อ้ื สนิ คา้ ชุดลา่ สดุ น้ดี ว้ ย 7. รายงานการเคลื่อนไหวของสินค้า รายงานน้เี ป็นรายงานแสดงการเคลอ่ื นไหวของสนิ คา้ แสดงใหเ้ หน็ ถงึ ยอดซอ้ื เขา้ , ขาย ออก, ลดหน้ี, เพม่ิ หน้ี โดยแสดงเป็นยอดรวมของจานวนทม่ี กี ารเคล่อื นไหวในช่วงเวลาทก่ี าหนด คาถามท้ายบท คาถาม Q1 มเี อกสารใดบา้ งทม่ี ผี ลต่อปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั (ยอดสต๊อค) Q2 เมอ่ื เรมิ่ ใชโ้ ปรแกรม จะบนั ทกึ รายการชอ่ื สนิ คา้ มอี ยใู่ นกจิ การ หรอื ช่อื หน่วยนบั ของสนิ คา้ ไดท้ เ่ี มนู ใด Q3 ถา้ ผใู้ ชง้ านยงั ไมไ่ ดจ้ ดั แบง่ กลุ่มสนิ คา้ ไวเ้ ลย จะมาจดั แบ่งภายหลงั ไดห้ รอื ไม่ Q4 โปรแกรมรองรบั การสรา้ งคลงั สนิ คา้ ไดก้ ค่ี ลงั และรองรบั จานวนตวั เลขของมลู ค่าขายไดเ้ ท่าไหร่ Q5 จะบนั ทกึ รายการสนิ คา้ คงคลงั ยกมาจากระบบงานเดมิ ทา โดยการเลอื กประเภทเอกสารชอ่ื อะไร Q6 ถา้ ขณะบนั ทกึ รายการ INVOICE มกี ารซอ้ื สนิ คา้ เขา้ สต๊อครายการใหม่ ซง่ึ ยงั ไมเ่ คยบนั ทกึ ช่อื สนิ คา้ น้ี ในฐานขอ้ มลู จะสามารถเพม่ิ สนิ คา้ นนั้ ไดข้ ณะทาการซอ้ื เขา้ หรอื ไม่? Q7 ถา้ ผใู้ ชง้ านตอ้ งการใหโ้ ปรแกรมเดบติ บญั ชชี ่อื ว่า \"ซอ้ื เชอ่ื -เครอ่ื งเขยี น\" สาหรบั สนิ คา้ ในกลุ่ม\" เครอ่ื งเขยี น\" เมอ่ื มกี ารบนั ทกึ เอกสารซอ้ื เช่อื ทาไดโ้ ดยกาหนดรหสั บญั ชที ต่ี อ้ งการไวท้ ใ่ี ด Q8 หากตอ้ งการเพมิ่ เล่มเอกสารใบปรบั ยอดสนิ คา้ , ใบโอนสนิ คา้ ระหว่างคลงั หรอื ใบบนั ทกึ ปรมิ าณทต่ี รวจนบั ได้ จะทาไดท้ เ่ี มนูใด คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 79

คาถามท้ายบท ( ต่อ) คาถาม Q9 จงบอกชนดิ ของสนิ คา้ ทม่ี ใี หเ้ ลอื กในฐานขอ้ มลู สนิ คา้ วา่ มอี ะไรบา้ ง Q10 ถา้ จะสรา้ งชุดสนิ คา้ โดยใน 1 ชดุ สนิ คา้ ประกอบดว้ ยชุดสนิ คา้ ยอ่ ยซอ้ นๆกนั ไดห้ รอื ไม่ ? ถา้ ไดจ้ ะ ทาไดก้ ช่ี ดุ ? เฉลย คาถามท้ายบท A1 เอกสารทม่ี ผี ลต่อยอดสต๊อคไดแ้ ก่ INVOICE - ใบลดหน้ี ใบเพมิ่ หน้ี ซอ้ื , INVOICE -ใบลดหน้ี ใบ เพม่ิ หน้ี ขาย, ใบปรบั ยอดสนิ คา้ , ใบตรวจนบั สนิ คา้ ทน่ี บั ได้ A2 บนั ทกึ รายการสนิ คา้ ไดท้ เ่ี มนู \"เพมิ่ /แกไ้ ขรายการสนิ คา้ \" หรอื ขณะบนั ทกึ รายการซอ้ื -ขาย บนั ทกึ ชอ่ื หน่วยนบั สนิ คา้ ไดท้ เ่ี มนู \"เพม่ิ /แกไ้ ขหน่วยนบั สนิ คา้ \" หรอื ขณะบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู สนิ คา้ A3 ถา้ ผใู้ ชง้ านยงั ไมเ่ คยจดั กลุม่ ของสนิ คา้ ไวเ้ ลย สามารถมาจดั กลมุ่ ของสนิ คา้ ไดเ้ องภายหลงั โดยใน เบอ้ื งตน้ ใหต้ งั้ เป็นกล่มุ สนิ คา้ ‛ไมร่ ะบุ‛ ไปก่อน A4 โปรแกรมรองรบั ใหส้ รา้ งคลงั สนิ คา้ ไดถ้ งึ 10,000 คลงั สนิ คา้ รองรบั จานวนหลกั ของมลู คา่ ขายไดถ้ งึ แสนลา้ น A5 เมนู\"ใบปรบั ยอดสนิ คา้ \" A6 ได้ เมอ่ื อยทู่ ห่ี น้าจอ INVOICE ใหแ้ ถบสวา่ งอยทู่ ่ี \"สนิ คา้ \" จากนนั้ ใช้ Hot seek สามารถกด F3 เพ่อื เพม่ิ รายการสนิ คา้ รายการใหมไ่ ดเ้ ลย และเมอ่ื F10 เกบ็ ขอ้ มลู เรยี บรอ้ ยแลว้ โปรแกรมจะทา การเพม่ิ รายการสนิ คา้ น้ีใหอ้ ตั โนมตั ทิ งั้ ใน INVOICE ทบ่ี นั ทกึ อยแู่ ละในฐานขอ้ มลู ของเมนู \"เพิม่ / แก้ไขรายการสินค้าและวตั ถดุ ิบ\" กจ็ ะมชี อ่ื สนิ คา้ น้เี ป็นขอ้ มลู ทเ่ี กบ็ ไวแ้ ลว้ A7 ใหร้ ะบุทก่ี ลุม่ สนิ คา้ \"เครอื่ งเขยี น\" ทห่ี วั ขอ้ \"บญั ชีซ้ือเชือ่ \" A8 ทาไดท้ เ่ี มนู \"กาหนดเล่มเอกสารและการเชือ่ มโยง\" A9 ชนิดของสนิ คา้ มี สนิ คา้ สาเรจ็ รปู , วตั ถุดบิ , สนิ ทรพั ย,์ วสั ดปุ ระกอบ, วสั ดปุ ะผวิ , บรกิ าร, วสั ดุหบี หอ่ , อาคาร, ทด่ี นิ , สนิ ทรพั ย์ A10 ทาได้ และทาไดแ้ ทบจะไมจ่ ากดั 80 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทที่ 4 ระบบจดั ซื้อและวิเคราะหซ์ ื้อ Purchase Order and Purchase Analysis System ภาพรวมการทางานในระบบซื้อและวิเคราะหซ์ ื้อ หลงั จากเตรยี มฐานขอ้ มลู ของสนิ คา้ และยอดยกมาของสนิ คา้ คงคลงั ในระบบควบคุม สนิ คา้ คงคลงั แลว้ ขนั้ ตอนต่อไปกค็ อื การซอ้ื สนิ คา้ เขา้ คลงั สนิ คา้ แต่ถา้ เป็นธุรกจิ บรกิ ารกเ็ ป็น การจา้ งทางานกบั ผใู้ หบ้ รกิ าร การซอ้ื สนิ คา้ แลว้ จา่ ยเงนิ หลงั จากไดร้ บั สนิ คา้ หรอื บรกิ าร จะเป็น การบนั ทกึ ซอ้ื สด แต่ถา้ ไดร้ บั เครดติ จากผจู้ าหน่ายหรอื ผใู้ หบ้ รกิ าร กจ็ ะเป็น การบนั ทกึ ซอ้ื เชอ่ื นอกจากน้ี หากมกี ารสง่ คนื สนิ คา้ ทไ่ี มต่ รงตามใบสงั่ ซอ้ื กจ็ ะบนั ทกึ ลดหน้ี เป็นตน้ ในระบบซอ้ื มขี นั้ ตอนการทางาน 4 สว่ น คอื 1. การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบ เป็นการบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ของระบบซอ้ื แต่เมอ่ื บนั ทกึ แลว้ จะเชอ่ื มโยงไปใชก้ บั ระบบเจา้ หน้ดี ว้ ย เชน่ ฐานขอ้ มลู รายชอ่ื ผจู้ าหน่ายเมอ่ื บนั ทกึ ท่ี ระบบน้แี ลว้ กจ็ ะไปเป็นฐานขอ้ มลู ของเจา้ หน้ดี ว้ ย 2. การบนั ทึกยอดยกมาของระบบซื้อ หวั ขอ้ น้จี ะอธบิ ายทร่ี ะบบเจา้ หน้ี 3. การบนั ทึกรายการค้าในระบบซื้อ เป็นการบนั ทกึ เอกสารในระบบซอ้ื ไดแ้ ก่ ใบสงั่ ซอ้ื , กรณที เ่ี ป็นการซอ้ื สดกจ็ ะไดร้ บั เป็นบลิ ซอ้ื สด หากซอ้ื สนิ คา้ เป็นเงนิ เช่อื กไ็ ดร้ บั บลิ ซอ้ื ซอ้ื หรอื เรยี กเตม็ วา่ \"ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หน้ี/ใบกากบั ภาษี\" 4. การพิมพร์ ายงานตรวจสอบและวิเคราะห์ เป็นการพมิ พร์ ายงานออกมา ตรวจสอบรายการทบ่ี นั ทกึ เขา้ ไป , รายงานตดิ ตามการทางาน และรายงานวเิ คราะห์ ในทน่ี ้จี ะยกตวั อยา่ งของกจิ การทจ่ี ดทะเบยี นภาษมี ลู คา่ เพมิ่ เน่อื งจากมรี ายละเอยี ด ท่ี มากกวา่ กจิ การทไ่ี มไ่ ดจ้ ดทะเบยี นภาษมี ลู ค่าเพมิ่ เช่น การบนั ทกึ อตั ราภาษมี ลู คา่ เพ่ิม รายละเอยี ดของเอกสารเพ่อื ใชแ้ สดงในรายงานภาษมี ลู ค่าเพม่ิ และถา้ เป็นรายการคา้ หรอื ค่าบรกิ ารทก่ี จิ การมหี น้าทห่ี กั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยไว้ กม็ ตี วั อยา่ งการบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยไวเ้ ป็น พเิ ศษ การอธบิ ายต่อไปน้จี ะเรยี งลาดบั ตาม flow การทางานดา้ นลา่ งน้ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 81

ภาพท่ี 1 : ภาพรวมขนั้ ตอนการทางานของระบบซื้อและสงั่ ซื้อสินค้า ภาพท่ี 2 : การเช่ือมโยงระหวา่ งระบบซื้อกบั ระบบอื่นที่เก่ียวขอ้ ง 82 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบจดั ซื้อและวิเคราะหซ์ ื้อ เมอ่ื จะใชง้ านระบบจดั ซอ้ื ขนั้ ตอนแรกคอื การเตรยี มฐานขอ้ มลู ทต่ี อ้ งใชใ้ นระบบมดี งั น้ี บนั ทกึ รายชอ่ื ผจู้ าหน่าย สรา้ งเลม่ เอกสารหากตอ้ งการเพมิ่ เตมิ จากทร่ี ะบบจดั เตรยี มไวใ้ ห้ ภาพที่ 3 : ลาดบั การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบจดั ซื้อ 1.1 เพิ่มรายช่ือผจู้ าหน่าย 1. เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow ->‘ Setup Master Files’ เขา้ เมนู ‘ เพ่ิมและแก้ไขรายชื่อผจู้ าหน่าย ‘ 2 3 1 ภาพท่ี 4 : การเขา้ Workflow เพื่อ setup masterfiles ระบบซื้อ 2. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3.บนั ทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ ขอ้ มลู เขา้ ระบบคอมพวิ เตอร์ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 83

ภาพท่ี 5 : หน้าจอการบนั ทึกข้อมูลผจู้ าหน่าย หน้าท่ี 1 อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 1 รหสั ใสร่ หสั ของผจู้ าหน่าย (ถา้ วา่ งไว้ โปรแกรมจะสรา้ งใหอ้ ตั โนมตั ิ) ช่ือภาษาไทย ใสช่ อ่ื ผจู้ าหน่าย ภาษาไทย ชื่อย่อภาษาไทย ใส่ชอ่ื ยอ่ ผจู้ าหน่าย เพ่อื ชว่ ยในการคน้ หาขณะบนั ทกึ รายการ ท่ีอย่ภู าษาไทย ใสท่ อ่ี ยขู่ องผจู้ าหน่าย ทเ่ี ป็นภาษาไทย ชื่อภาษา 2 ใส่ชอ่ื ผจู้ าหน่าย ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2 ชื่อย่อภาษา 2 ใส่ชอ่ื ยอ่ ของผจู้ าหน่าย ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2 ที่อย่ภู าษา 2 ใสท่ อ่ี ยขู่ องผจู้ าหน่าย ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2 รหสั ไปรษณีย์ ใสร่ หสั ไปรษณยี ์ โทรศพั ท์ ใสเ่ บอรโ์ ทรศพั ท์ FAX ใสเ่ บอรโ์ ทรสารบนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ Page Down เพอ่ื ไปหน้า ถดั ไป หรอื ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ แถบดา้ นบน \"หน้าท่ี 2\" 84 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 6 : หน้าจอการบนั ทึกขอ้ มูลผจู้ าหน่าย หน้าที่ 2 อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 2 ถา้ ผจู้ าหน่ายรายนนั้ เป็นนติ บิ ุคคลใหใ้ สค่ ่า \"Y\" ถา้ เป็นบคุ คล เป็นนิติบคุ คล ธรรมดาใสค่ า่ \"N\" เลขประจาตวั ผเู้ สยี ภาษี ใชใ้ นรายงานสง่ สรรพากรเช่น ภ.ง.ด. เลขผเู้ สียภาษี 53 หากเป็นบุคคลธรรมดาใหใ้ สเ่ ลขทบ่ี ตั รประชาชนเพอ่ื ใชใ้ น เลขที่บตั รประชาชน รายงาน ภ.ง.ด. 3 รหสั บญั ชี* ระบบุ ญั ชหี น้าท่ี \"เจา้ หน้กี ารคา้ \" ทใ่ี ชใ้ นการบนั ทกึ บญั ชี ทีอ่ ย่ทู ีใ่ ช้ติดต่อ ที่อย่ภู าษาไทย ทอ่ี ยใู่ นการตดิ ต่อหากไมต่ รงกบั ทอ่ี ยใู่ นหน้าแรก ที่อย่ภู าษา 2 ทอ่ี ยใู่ นการตดิ ต่อหากไมต่ รงกบั ทอ่ี ยใู่ นหน้าแรก ภาษาท่ี 2 รหสั ป.ณ. ใส่รหสั ไปรษณยี ์ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 85

หมายเหตใุ บรบั วางบิล ใส่หมายเหตุทจ่ี ะใหแ้ สดงในใบรบั วางบลิ ของผจู้ าหน่ายรายน้ี หมายเหตภุ าษาไทย หมายเหตุอ่นื ๆ ทต่ี อ้ งการบนั ทกึ เกบ็ ไว้ หมายเหตภุ าษา 2 หมายเหตุ ภาษา 2 EMAIL Email address ของผจู้ าหน่าย ภาพท่ี 7 : หน้าจอการบนั ทึกขอ้ มูลผจู้ าหน่าย หน้าท่ี 3 อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 3 เครดิตเทอม ระบุเครดติ เทอมทไ่ี ดร้ บั จากผจู้ าหน่ายรายน้ี วงเงินเครดิต วงเงนิ เครดติ ทไ่ี ดร้ บั จากผจู้ าหน่ายรายน้ี ชื่อผตู้ ิดต่อ ผทู้ ต่ี ดิ ต่อประจาเมอ่ื ตอ้ งการตดิ ต่อกบั ผจู้ าหน่ายบรษิ ทั น้ี กาหนดวางบิล ใสเ่ งอ่ื นไขในการวางบลิ กาหนดเกบ็ เงิน ใส่เงอ่ื นไขในการเกบ็ เงนิ ชนิด VAT ผจู้ าหน่ายนิตบิ คุ คล ไดจ้ ดทะเบยี นภาษมี ลู คา่ เพมิ่ ไวแ้ บบใด เป็นสานักงานใหญ่หรอื ไม่ ? ถา้ เป็นสานกั งานใหญ่ ใสค่ ่า ‘Y’ ถา้ เป็นสาขาใส่คา่ ‘N’ รหสั สาขาในรายงานภาษี ถา้ เป็นสานกั งานใหญ่ใส่ ‘00000’, ถา้ เป็นสาขาใสร่ หสั สาขานนั้ ชื่อสาขาในรายงานภาษี ถา้ เป็นสานกั งานใหญ่ใส่ ‘สนญ.’ , ถา้ เป็นสาขาใส่ชอ่ื สาขา หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * ควรปรกึ ษาผวู้ างระบบบญั ชกี ่อนจะเปลย่ี นแปลง 1.2 สรา้ งเล่มเอกสารที่ใช้ในระบบจดั ซื้อ 86 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

โปรแกรมไดจ้ ดั เตรยี มเลม่ เอกสารทต่ี อ้ งใชใ้ นระบบซอ้ื และวเิ คราะหซ์ อ้ื ไวแ้ ลว้ ประเภท เอกสารละ 1 เลม่ เชน่ ใบสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ 1 เลม่ ,ใบส่งของซอ้ื เช่อื 1 เลม่ แต่ถา้ ผใู้ ชง้ านตอ้ งการ เพม่ิ เตมิ เล่มเอกสาร กส็ ามารถทาการเพม่ิ ได้ ถงึ 1 หมน่ื เลม่ 1.เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow ->‘ Setup Master Files เขา้ เมนู ’ A-กาหนดเล่มของเอกสารและการเช่ือมโยงในระบบซื้อ ‘ 2. เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื กประเภทเอกสารทต่ี อ้ งการ เช่น ‘ PO’ คอื ‘ใบสงั่ ซอ้ื ‘ 4. เลอื กเล่มเอกสาร เชน่ เลม่ ท่ี 001 ช่อื \"ใบสงั่ ซอ้ื ’ ภาพท่ี 8 : หน้าจอให้เลอื กประเภทเอกสารก่อนเพิ่มเล่มเอกสาร ภาพที่ 9 : หน้าจอบนั ทึกเลม่ เอกสาร หน้าท่ี 1 87 อธิบายการบนั ทึกหน้าที่ 1 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รหสั ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงประเภทของเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มา รหสั เล่มเอกสาร เลขทข่ี องเลม่ เอกสารทต่ี อ้ งการเพม่ิ เป็นตวั เลขหรอื ตวั อกั ษรกไ็ ด้ ช่ือ (ไทย) ช่อื เลม่ เอกสาร ช่ือ (ภาษา 2) ชอ่ื เลม่ เอกสารในภาษา 2 เชน่ ภาษาองั กฤษ รปู แบบการ Running ว่าง = Running แบบเดมิ ,ใส่ค่า 1, 2 Running โดยขน้ึ ตน้ ดว้ ย พ.ศ หรอื ค.ศ. ตามดว้ ยเดอื น จานวนหลกั เลขท่ี Running จะมคี า่ ระหวา่ ง 4 ถงึ 7 เลขท่ีเริ่มต้น เลขทเ่ี รมิ่ ตน้ ของเอกสารในเล่มน้ี ถา้ วา่ งไวจ้ ะเรม่ิ ตน้ ดว้ ยเลขท่ี 1 ลงบญั ชีที่สมดุ รายวนั * เล่มเออกสารน้จี ะใหโ้ ปรแกรมสรา้ งรายการรายวนั ไวท้ ส่ี มดุ เลม่ ใด รายละเอียดท่ีให้แสดงในVC* เมอ่ื มกี ารบนั ทกึ บญั ชจี ะใหห้ วั รายการรายวนั มขี อ้ ความใด อตั โนมตั ิ สภาวการณ์ลงบญั ชีที่ใช้*กรณที ต่ี อ้ งการบนั ทกึ บญั ชเี ฉพาะแบบ อกั ษรนาเลขที่เอกสาร* อกั ษรทใ่ี ชน้ าเลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสาร หากไมต่ อ้ งการใช้ ประเภทของเอกสารกใ็ หแ้ กไ้ ขเองได้ Default สถานะส่งเอกสารเป็นการทางานกบั Cloud Application และ การ Online 0 - รอตรวจสอบ คอื เมอ่ื ทาการบนั ทกึ เอกสารแลว้ โปรแกรมจะยงั ไมส่ ่งขอ้ มลู ให้ 1 - พรอ้ มส่ง คอื เมอ่ื ทาการบนั ทกึ เอกสารแลว้ พรอ้ มจะ Upload ขอ้ มลู ขน้ึ Cloud ว่าง - ไมส่ ่ง คอื ไมต่ อ้ งการ upload ขอ้ มลู ขน้ึ Cloud ภาพท่ี 10 : หน้าจอบนั ทึกเลม่ เอกสาร หน้าที่ 3 อธิบายการบนั ทึกหน้าท่ี 3 88 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หน้าน้เี พอ่ื กาหนดวา่ ตาแหน่งใดมสี ทิ ธใิ ์ นการ approve เอกสาร เพอ่ื ใชง้ าน Mobile Approve รหสั ตาแหน่ง เลอื กตาแหน่งงานทต่ี อ้ งการกาหนดสทิ ธิ ์ ชื่อตาแหน่ง เมอ่ื เลอื กรหสั ตาแหน่งมาแลว้ จะดงึ ชอ่ื ตาแหน่งมาแสดงใหอ้ ตั โนมตั ิ หมายเหตุ ระบหุ มายเหตุทต่ี อ้ งการ เช่น ทาไมจงึ ใหต้ าแหน่งน้อี นุมต้ ิ กลบั สถานะ ? หากตอ้ งการใหม้ สี ทิ ธิ ์ใส่คา่ ‘Y’ วงเงิน ระบุวงเงนิ ทม่ี สี ทิ ธใิ ์ นการ approve เอกสารของเล่มน้ี สถานะ ใสค่ ่าว่าง หรอื ค่า ‘I ’ ภาพท่ี 11 : หน้าจอบนั ทึกเลม่ เอกสาร หน้าที่ 4 อธิบายการบนั ทึกหน้าที่ 4 รหสั แบบฟอรม์ พิมพ์ เลอื กแบบฟอรม์ พมิ พท์ อ่ี อกแบบไวท้ เ่ี มนู‚ออกแบบฟอรม์ พมิ พเ์ อกสาร‛ ลาดบั ที่ 1 – 5 (ดรู ายละเอยี ดการออกแบบฟอรม์ พมิ พเ์ อกสารทห่ี วั ขอ้ ‚การออกแบบ ฟอรม์ เอกสาร‛) ทงั้ น้ี ผใู้ ชง้ านสามารถเลอื กแบบฟอรม์ พมิ พไ์ วไ้ ดห้ ลาย แบบฟอรม์ โดยระบุใหแ้ บบฟอรม์ ทใ่ี ชบ้ ่อยทส่ี ดุ อยเู่ ป็นลาดบั ท่ี 1 ** หน้าที่ 2 เป็นข้อมลู เพือ่ ใช้ในระบบการผลิต ยงั ไมใ่ ส่กไ็ ด้ หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * ควรปรกึ ษาผวู้ างระบบบญั ชกี อ่ นทาการเปลย่ี นแปลง 89 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. บนั ทึกยอดยกมาของระบบซื้อ ยอดยกมาของระบบซอ้ื จะเป็นรายการคา้ งชาระหรอื ยอดหน้ยี กมาในระบบเจา้ หน้ี ซง่ึ จะไปอธบิ ายในระบบเจา้ หน้ี 3. บนั ทึกรายการในระบบซื้อ “ รายการ \" หรอื \"Transaction\" ในระบบซอ้ื คอื เอกสารต่างๆ และจะเชอ่ื มโยงกบั ระบบอ่นื ๆ เช่น เมอ่ื บนั ทกึ ซอ้ื สนิ คา้ เขา้ กจ็ ะไปเพม่ิ ปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ในระบบควบคมุ สนิ คา้ คงคลงั และไปเพม่ิ รายการภาษซี อ้ื ในราย งานภาษซี อ้ื หากเป็นการซอ้ื เช่อื กจ็ ะไปเพม่ิ หน้ใี น ระบบเจา้ หน้ี สาหรบั ประเภทเอกสารต่างๆ ในระบบซอ้ื จะตรงกบั ประเภทเล่มเอกสารทพ่ี ดู มาใน หวั ขอ้ ทผ่ี ่านมา ผเู้ ขยี นจะขออธบิ ายการทางานสาหรบั เอกสารต่างๆ ดงั น้ี  ประเภทเอกสารในระบบซื้อ 90 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.1 การทารายการขออนุมตั จิ ดั ซอ้ื 3.2 การทารายการสงั่ ซอ้ื ไปยงั ผจู้ าหน่าย 3.3 การทารายการซอ้ื สดงานบรกิ ารและทาการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย 3.4 การทารายการซอ้ื เช่อื โดยคน้ ใบสงั่ ซอ้ื ทเ่ี คยสงั่ ซอ้ื กบั ผจู้ าหน่ายไปแลว้ เพ่อื ชว่ ย ในการตดิ ตามว่ากจิ การไดร้ บั สนิ คา้ จากผจู้ าหน่ายครบหรอื ไม่, มรี ายการใดทย่ี งั คา้ งรบั บา้ ง 3.5 การทารายการลดหน้ีซอ้ื เชอ่ื และสง่ คนื สนิ คา้ ใหผ้ จู้ าหน่าย 3.6 การทารายการลดหน้แี บบไม่ส่งคนื สนิ คา้ แต่ลดเป็นจานวนเงนิ 3.1 การบนั ทึกใบขออนุมตั ิจดั ซื้อ เมอ่ื ฝ่ายจดั ซอ้ื ตอ้ งการสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ หรอื ฝ่ายต่างๆ ในองคก์ รตอ้ งการซอ้ื วสั ดอุ ุปกรณ์ , สนิ ทรพั ยม์ าใชใ้ นการทางาน ฝ่ายทต่ี อ้ งการขอซอ้ื กจ็ ะส่งใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื ใหผ้ จู้ ดั การหรอื ผบู้ รหิ ารอนุมต้ ิ เมอ่ื ไดร้ บั อนุมต้ แิ ลว้ กส็ ่งใหฝ้ ่ายจดั ซอ้ื ทาการสงั่ ซอ้ื ต่อไป การบนั ทกึ ใบขออนุมต้ ิ จดั ซอ้ื มวี ธิ กี ารทางาน ดงั น้ี 1.เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow ->คลกิ icon ‘ใบขอซื้อ’ 2.เลอื ก สาขา ทจ่ี ะทางาน 3.เลอื ก เล่มเอกสารใบขอซ้ือ ทต่ี อ้ งการ 4.จะเป็นหน้าจอรายการใบสงั่ ซอ้ื ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพมิ่ รายการใหม่ วนั ทข่ี องเอกสาร เลขทอี่ ้างองิ ของเอกสาร เลขทภี่ ายในของเอกสาร ใช้สกลุ เงนิ อะไร มูลค่ารวม VAT เอกสารถูกสั่ง Lock ห้ามแก้ไขอยู่หรือไม่ Drilldown ดูเอกสารทเ่ี กย่ี วข้อง STEP ของเอกสาร : DLVR = นาไปทาใบส่ังซื้อแล้ว สถานะ Cloud Upload C = Cancel ภาพที่ 12 : หน้าจอรายการใบขออนุมต้ ิจดั ซื้อ 5.จะเขา้ ส่หู น้าจอ การบนั ทกึ ใบขอซอ้ื มรี ายละเอยี ดการบนั ทกึ รายการ ดงั น้ี 91 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 13 : หน้าจอใบขออนุมตั ิจดั ซื้อ การบนั ทึก ‚ส่วนหวั ‛ ของเอกสาร เล่มที่ เลม่ ทข่ี องใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื ทเ่ี ลอื กเขา้ มา เลขท่ี เลขทข่ี องใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื 1. ผใู้ ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเองแต่ตอ้ งเป็นเลขทไ่ี มซ่ ้ากนั 2. ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING ต่อจากเลขสดุ ทา้ ยใน ปัจจบุ นั หรอื ถา้ เคยกาหนดว่าตอ้ งการใหเ้ อกสารเรม่ิ ตน้ ดว้ ยเลขท่ี เทา่ ใด โปรแกรมจะดจู ากคา่ นนั้ หากกาหนดทเ่ี มนู \"กาหนด เล่ม เอกสารและการเชือ่ มโยง\" ว่าเลขทเ่ี รม่ิ ตน้ ของเอกสารน้ใี หเ้ รมิ่ ท่ี 000010 เลขทข่ี องเอกสารใบแรกในบรรทดั น้กี จ็ ะเรม่ิ ท่ี 000010 และใบถดั ไปเครอ่ื งจะ RUNNING เลขทใ่ี หอ้ ตั โนมตั ิ เลขอ้างอิง เลขทเ่ี พอ่ื ใชใ้ นการอา้ งองิ กบั เอกสารใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื ใบน้หี รอื ใช้ เลขเดยี วกบั เลขทภ่ี ายในกไ็ ด้ วนั ท่ี วนั ทป่ี ัจจบุ นั ซง่ึ โปรแกรมจะแสดงคา่ วนั ทข่ี องวนั ปัจจบุ นั น้ไี ว้ 92 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ผจู้ าหน่าย รหสั ใหร้ ะบุรหสั ผจู้ าหน่าย ช่ือ โปรแกรมจะแสดงชอ่ื ผจู้ าหน่ายทเ่ี ลอื กไว้ แผนก ใส่รหสั แผนก (ไมใ่ ส่กไ็ ด)้ ชนิด VAT ชนดิ ของภาษมี ลู คา่ เพมิ่ ตามทร่ี ะบุไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู อตั รา ภาษมี ลู ค่าเพม่ิ เชน่ รหสั 1 คอื VAT 7%, รหสั 5 คอื VAT10% VAT แยกนอก การคดิ ภาษมี ลู คา่ เพมิ่ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มใี หเ้ ลอื ก 2 แบบ ใส่คา่ \"Y\" ถา้ เป็น VAT แยกนอก ใสค่ ่า \"N\" ถา้ เป็น VAT รวมใน แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ สาหรบั ใส่รายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ ( ในหวั ขอ้ “แกไ้ ขรายละเอยี ดอ่นื ” ) หน่วยเงิน ระบสุ กุลเงนิ ทใ่ี ชง้ าน (ถา้ ใชห้ น่วยบาท ใหว้ ่างไว)้ อตั ราแลกเปลี่ยน ถา้ ใชส้ กุลเงนิ อ่นื ทไ่ี มใ่ ช่ ‚บาท‛ ใหใ้ สอ่ ตั ราแลกเปลย่ี น อนุมตั ิ ใสค่ ่า ‘ / ’ เพื่ออนุมตั เิ อกสาร จะทาได้เฉพาะ USER ท่ีมีสิทธ์ิใน การอนุมต้ ิเอกสารเล่มนี้ วนั ท่ีอนุมตั ิ โปรแกรมจะแสดงวนั ทไี ดร้ บั อนุมต้ ิ Load เอกสารเดิม ใช้ load เอกสารเดมิ มาใชเ้ ป็นตน้ ฉบบั (ถา้ รายการคลา้ ยๆ กนั ) ภาพที่ 14 : หน้าจอ “แก้ไขรายละเอียดอ่ืน ‚ หน้าท่ี 1 การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าที่ 1 เครดิตเทอม โปรแกรมจะดงึ เครดติ เทอมมาใหจ้ ากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย หรอื จะเปลย่ี นแปลงเฉพาะรายการน้กี ไ็ ด้ ยืนราคาถงึ วนั ท่ี ไดร้ าคาน้ถี งึ วนั ทเ่ี ท่าใด วนั ที่จะสงั่ ซื้อ ใสว่ นั ทท่ี ค่ี าดวา่ จะสงั่ ซอ้ื คคลมู่ งอัื ซกาื้อรหใชลง้ กาั น Smartbiz Accountingใส-B่คI-ลPงัaซyrอ้ื oหll ล: กCั oสpาyหriรgบัhtใบbyสCง่ ขryอsงtaนl ้ีFormula Co.,Ltd. 93 วนั ที่ต้องกรสินค้า ใส่วนั ทท่ี ต่ี อ้ งการสนิ คา้ รหสั ผขู้ ออนุม้ติจดั ซื้อ ใส่รหสั ผขู้ ออนุมตั จิ ดั ซอ้ื โปรแกรมจะแสดงช่อื มาใหอ้ ตั โนมตั ิ ชื่อผตู้ ้องการสินค้า ใสช่ ่อื ผทู้ ต่ี อ้ งการใชส้ นิ คา้

การบนั ทึก ‚ส่วนรายการย่อย ‛ ของเอกสาร PF P = สนิ คา้ F = ชุดสนิ คา้ ถา้ เรยี กชดุ สนิ คา้ โปรแกรมกจ็ ะแสดงชอื รหสั สินค้า ชุดสนิ คา้ ไวบ้ รรทดั แรกและแสดงรายการยอ่ ยไว้ในบรรทดั ถดั ลงมา ชื่อ ใส่รหสั ของสนิ คา้ หรอื ชดุ สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek หมายเหตุ ชอ่ื ของสนิ คา้ ซง่ึ มกั จะปรากฏขน้ึ ภายหลงั เลอื กรหสั สนิ คา้ แลว้ หรอื ลอ๊ ต หากผใู้ ชจ้ าชอ่ื สนิ คา้ ได้ จะใสช่ อ่ื สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek จานวน หมายเหตุประกอบรายการสนิ คา้ มใี ห้ 10 หมายเหตุ ลอ๊ ตสนิ คา้ ระบุเลขลอ๊ ตของสนิ คา้ และคลงั สนิ คา้ 94 (ถา้ ไมม่ ลี อ็ ต ไมต่ อ้ งใสค่ า่ ถา้ ไมเ่ ปลย่ี นคลงั สนิ คา้ กข็ า้ มไปได้) จานวนสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื ถา้ สนิ คา้ เป็นชน้ิ จะหมายถงึ จานวนชน้ิ ของ สนิ คา้ แต่ถา้ เป็นชดุ สนิ คา้ จานวนในทน่ี ้จี ะหมายถงึ จานวนของชดุ สนิ คา้ (กดป่มุ END เพอ่ื เขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ) คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

เมอ่ื กดป่มุ ‘ END’ ทช่ี ่อง จานวน มหี น้าจอใหร้ ะบุจานวนสนิ คา้ และอตั ราส่วนต่อหน่วยนบั มาตรฐาน ใสจ่ านวนสนิ คา้ และหน่วยนบั ท่ีใชใ้ นเอกสารน้แี ละ ใสอ่ ตั ราส่วน ว่าคิดเป็น ก่ีหน่วยมาตรฐาน ราคา: หน่วยซื้อ ถา้ ใสค่ ่าทช่ี ่อง ‘P/F’ เป็น P จะหมายถงึ ราคาต่อสนิ คา้ 1 หน่วย แต่ถา้ ใส่เป็น ‘F’ จะหมายถงึ ราคาต่อ 1 ชุดสนิ คา้ ส่วนลด สว่ นลดของสนิ คา้ แต่ละรายการสามารถลดไดห้ ลายขนั้ หากบนั ทกึ เป็น จานวนตวั เลขจะหมายถงึ ส่วนลดเป็นจานวนเงนิ (บาท) แต่ถา้ ตอ้ งการ ใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ตใ์ หใ้ สเ่ ครอ่ื งหมาย % ไวด้ ว้ ยเสมอ หรอื จะลดทงั้ % และจานวนเงนิ เป็น10%+10 จะเท่ากบั ลด 10 % และลดอกี 10 บาท มลู ค่า โปรแกรมจะคานวณ ราคาต่อหน่วย x จานวนหน่วย การบนั ทึก ‚ส่วนท้าย ‛ ของเอกสาร จานวนสินค้า โปรแกรมจะรวมจานวนสนิ คา้ มาแสดงใหเ้ หน็ (แกไ้ ขไมไ่ ด)้ มลู ค่าสินค้า โปรแกรมจะคานวณมลู ค่าสนิ คา้ มาแสดงใหเ้ หน็ (แกไ้ ขไมไ่ ด)้ ส่วนลด สว่ นลดทา้ ยเอกสารเพมิ่ เตมิ จากสว่ นลดในแต่ละรายการ และลดได้ หลายชนั้ เหมอื นกบั สว่ นลดทร่ี ายการยอ่ ย มลู ค่าส่วนลด มลู คา่ สว่ นลดทท่ี า้ ยรายการ (สว่ นลดทา้ ยบลิ ) มลู ค่าก่อน VAT มลู ค่าสนิ คา้ ทงั้ หมดทย่ี งั ไมร่ วมภาษมี ลู คา่ เพม่ิ (VAT) มลู ค่า VAT ยอดเงนิ ภาษมี ลู คา่ เพมิ่ ของสนิ คา้ ทงั้ หมด ไมว่ า่ ผใู้ ชจ้ ะระบใุ ห้ คานวณภาษี เป็นแบบแยกนอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรมกจ็ ะทา การแยกจานวนเงนิ ของสนิ คา้ ทย่ี งั ไมร่ วม VAT และ จานวน VAT แยกไวใ้ หเ้ หน็ ยอดสทุ ธิ ยอดเงนิ สทุ ธขิ องเอกสารน้ี 6. เมอ่ื บนั ทกึ ครบแลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการใบขออนุมตั จิ ดั ซอ้ื ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 95

3.2 การบนั ทึกใบสงั่ ซื้อสินค้าโดยค้นใบขออนุมตั ิจดั ซื้อ เมอ่ื บรษิ ทั ตอ้ งการสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ กบั ผจู้ าหน่าย (SUPPLIER) เราจะทาการบนั ทกึ เอกสารสงั่ ซอ้ื และส่งไปใหผ้ จู้ าหน่ายเพ่อื เป็นการยนื ยนั การสงั่ ซอ้ื มีวธิ กี ารทางาน ดงั น้ี 1.เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow ->คลกิ icon ‘ใบสงั่ ซื้อ’ 2.เลอื ก สาขา ทจ่ี ะทางาน 3.เลอื ก เล่มเอกสารใบสงั่ ซ้ือ ทต่ี อ้ งการ 4.จะเป็นหน้าจอรายการใบสงั่ ซอ้ื ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพม่ิ รายการใหม่ 5.จะเขา้ สหู่ น้าจอ การบนั ทกึ ใบสงั่ ซอ้ื มรี ายละเอยี ดการบนั ทกึ รายการ ดงั น้ี ภาพที่ 16 : บางส่วนของหน้าจอใบสงั่ ซื้อ ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz 96 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

วนั ทขี่ องเอกสาร เลขทอ่ี ้างองิ ของเอกสาร ใช้สกลุ เงนิ อะไร เลขทภี่ ายในของเอกสาร มูลค่ารวม VAT เอกสารถูกสั่ง Lock ห้ามแก้ไขอยู่หรือไม่ Drilldown ดูเอกสารทเี่ กย่ี วข้อง STEP ของเอกสาร : DLVR = ถูกนาไปทาใบส่งของแล้ว สถานะ Cloud Upload C = Cancel ภาพที่ 17 : บางส่วนของหน้าจอใบสงั่ ซื้อ การบนั ทึก ‚ส่วนหวั ‛ ของเอกสาร เล่มท่ี เล่มทข่ี องใบสงั่ ซอ้ื ทเ่ี ลอื กเขา้ มา เลขที่ เลขทข่ี องใบสงั่ ซอ้ื 1. ผใู้ ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเองแต่ตอ้ งเป็นเลขทไ่ี มซ่ ้ากนั 2. ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING ต่อจากเลขสดุ ทา้ ยใน ปัจจบุ นั หรอื ถา้ เคยกาหนดว่าตอ้ งการใหเ้ อกสารเรมิ่ ตน้ ดว้ ยเลขท่ี เท่าใด โปรแกรมจะดจู ากคา่ นนั้ หากกาหนดทเ่ี มนู \"กาหนด เล่ม เอกสารและการเชือ่ มโยง\" วา่ เลขทเ่ี รมิ่ ตน้ ของเอกสารน้ใี หเ้ รม่ิ ท่ี 000010 เลขทข่ี องเอกสารใบแรกในบรรทดั น้กี จ็ ะเรม่ิ ท่ี 000010 เลขอ้างอิง และใบถดั ไปเครอ่ื งจะ RUNNING เลขทใ่ี หอ้ ตั โนมตั ิ เลขทเ่ี พอ่ื ใชใ้ นการอา้ งองิ กบั เอกสารใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื ใบน้หี รอื ใช้ เลขเดยี วกบั เลขทภ่ี ายในกไ็ ด้ วนั ที่ วนั ทป่ี ัจจบุ นั ซง่ึ โปรแกรมจะแสดงค่าวนั ทข่ี องวนั ปัจจบุ นั น้ไี ว้ รหสั ผขู้ าย ใสร่ หสั ผจู้ าหน่าย ช่ือย่อผขู้ าย โปรแกรมจะแสดงช่อื ผจู้ าหน่ายทเ่ี ลอื กไว้ ค้นใบขอซื้อ ใส่เลขทใ่ี บขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื ทไ่ี ดร้ บั การอนุมต้ แิ ลว้ แผนก ใส่รหสั แผนก (ไมใ่ สก่ ไ็ ด)้ ชนิด VAT ชนดิ ของภาษมี ลู คา่ เพม่ิ ตามทร่ี ะบไุ วท้ ฐ่ี านขอ้ มลู อตั รา VAT แยกนอก ภาษมี ลู คา่ เพมิ่ เชน่ รหสั 1 คอื VAT 7%, รหสั 5 คอื VAT10% การคดิ ภาษมี ลู ค่าเพมิ่ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มใี หเ้ ลอื ก 2 แบบ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 97

ใสค่ ่า \"Y\" ถา้ เป็น VAT แยกนอก ใส่ค่า \"N\" ถา้ เป็น VAT รวมใน แก้ไขรายละเอียดอ่ืนๆ สาหรบั ใส่รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ใส่ค่า ‘Y’ เพ่อื เขา้ ไปใส่รายละเอยี ด การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าท่ี 1 เครดิตเทอม โปรแกรมจะดงึ เครดติ เทอมมาใหจ้ ากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายหรอื จะ แกไ้ ขเฉพาะเอกสารใบน้กี ไ็ ด้ ยืนราคาถงึ วนั ท่ี ไดร้ าคาน้ถี งึ วนั ทเ่ี ท่าใด วนั ท่ีจะได้รบั ของ ใส่วนั ทท่ี จ่ี ะไดร้ บั สนิ คา้ คลงั ซื้อหลกั ใสค่ ลงั ซอ้ื หลกั สาหรบั ใบส่งของน้ี พิมพร์ ายการเงินมดั จาในแบบฟอรม์ เอกสารหรือไม่ ใหใ้ สค่ า่ ‘Y’ ถา้ ตอ้ งการใหพ้ มิ พ์ วนั ที่ต้องการสินค้า ใสว่ นั ทท่ี ต่ี อ้ งการสนิ คา้ รหสั ผสู้ งั่ ซื้อ ใส่รหสั ผสู้ งั่ ซอ้ื โปรแกรมจะแสดงชอ่ื มาใหอ้ ตั โนมตั ิ ช่ือผตู้ ้องการสินค้า ใส่ช่อื ผทู้ ต่ี อ้ งการใชส้ นิ คา้ การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอืน่ \" หน้าที่ 2 หมายเหตุ 1- 10 ใส่หมายเหตุของเอกสารใบน้ี มใี หใ้ ส่ไดถ้ งึ 10 หมายเหตุ 98 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หน่วยเงิน ระบุสกุลเงนิ ทใ่ี ชง้ าน (ถา้ ใชห้ น่วยบาท ใหว้ า่ งไว)้ อตั ราแลกเปลี่ยน ถา้ ใชส้ กุลเงนิ อ่นื ทไ่ี มใ่ ช่ ‚บาท‛ ใหใ้ ส่อตั ราแลกเปลย่ี น อนุมตั ิ ถา้ มคี า่ ‘ / ’ = ไดร้ บั การอนุมตั ิ โดย LOGIN ทแ่ี สดงอยทู่ า้ ยช่องน้ี วนั ท่ีอนุมตั ิ แสดงวนั ทไี ดร้ บั อนุมต้ ิ Load เอกสารเดิม ใช้ load เอกสารเดมิ มาใชเ้ ป็นตน้ ฉบบั (ถา้ รายการคลา้ ยๆ กนั ) ภาพที่ 18 : การ Load เอกสารเดิม มาใช้เป็นต้นฉบบั หากมีรายการที่คล้ายๆ กนั การบนั ทึก ‚ส่วนรายการย่อย ‛ ของเอกสาร PF P = สนิ คา้ F = ชดุ สนิ คา้ ถา้ เรยี กชดุ สนิ คา้ โปรแกรมกจ็ ะแสดงชอื ชดุ สนิ คา้ ไวบ้ รรทดั แรกและแสดงรายการยอ่ ยไว้ในบรรทดั ถดั ลงมา รหสั สินค้า ใส่รหสั ของสนิ คา้ หรอื ชดุ สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek ชื่อ ชอ่ื ของสนิ คา้ ซง่ึ มกั จะปรากฏขน้ึ ภายหลงั เลอื กรหสั สนิ คา้ แลว้ หรอื หากผใู้ ชจ้ าชอ่ื สนิ คา้ ได้ จะใส่ชอ่ื สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek หมายเหตุ หมายเหตุประกอบรายการสนิ คา้ มใี ห้ 10 หมายเหตุ ลอ๊ ต ลอ๊ ตสนิ คา้ ระบเุ ลขลอ๊ ตของสนิ คา้ และคลงั สนิ คา้ (ถา้ ไมม่ ลี อ็ ต ไมต่ อ้ งใส่ค่า ถา้ ไมเ่ ปลย่ี นคลงั สนิ คา้ กข็ า้ มไปได้) ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 99

จานวน จานวนสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื ถา้ สนิ คา้ เป็นชน้ิ จะหมายถงึ จานวนชน้ิ ของ สนิ คา้ แต่ถา้ เป็นชดุ สนิ คา้ จานวนในทน่ี ้จี ะหมายถงึ จานวนของชดุ สนิ คา้ (กดป่มุ END เพ่อื เขา้ ไปใส่รายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ ) เมอ่ื กดป่มุ ‘ END’ ทช่ี ่อง จานวน มหี น้าจอใหร้ ะบุจานวนสนิ คา้ และอตั ราสว่ นต่อหน่วยนบั มาตรฐาน ใสจ่ านวนสนิ คา้ และหน่วยนบั ท่ีใชใ้ นเอกสารน้แี ละ ใสอ่ ตั ราสว่ น ว่าคิดเป็น ก่ีหน่วยมาตรฐาน ราคา/หน่วย ถา้ ใสค่ ่าทช่ี ่อง ‘P/F’ เป็น P จะหมายถงึ ราคาต่อสนิ คา้ 1 หน่วย แต่ถา้ ใสเ่ ป็น ‘F’ จะหมายถงึ ราคาต่อ 1 ชดุ สนิ คา้ ส่วนลด ส่วนลดของสนิ คา้ แต่ละรายการสามารถลดไดห้ ลายขนั้ หากบนั ทกึ เป็น จานวนตวั เลขจะหมายถงึ ส่วนลดเป็นจานวนเงนิ (บาท) แต่ถา้ ตอ้ งการ ใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ตใ์ หใ้ สเ่ ครอ่ื งหมาย % ไวด้ ว้ ยเสมอ หรอื จะลดทงั้ % และจานวนเงนิ เป็น10%+10 จะเทา่ กบั ลด 10 % และลดอกี 10 บาท มลู ค่า โปรแกรมจะคานวณ ราคาต่อหน่วย x จานวนหน่วย รายละเอียดด้านล่างของเอกสาร จานวนสินค้า โปรแกรมจะรวมจานวนสนิ คา้ มาแสดงใหเ้ หน็ (แกไ้ ขไมไ่ ด)้ มลู ค่าสินค้า โปรแกรมจะคานวณมลู ค่าสนิ คา้ มาแสดงใหเ้ หน็ (แกไ้ ขไมไ่ ด)้ ส่วนลด ส่วนลดทา้ ยเอกสารเพม่ิ เตมิ จากสว่ นลดในแต่ละรายการ และลดได้ หลายชนั้ เหมอื นกบั ส่วนลดทร่ี ายการยอ่ ย มลู ค่าส่วนลด มลู คา่ ส่วนลดทท่ี า้ ยรายการ มลู ค่าก่อน VAT มลู คา่ สนิ คา้ ทงั้ หมดในใบสงั่ ซอ้ื ทย่ี งั ไมร่ วมภาษมี ลู คา่ เพมิ่ (VAT) มลู ค่า VAT ยอดเงนิ ภาษมี ลู ค่าเพม่ิ ของสนิ คา้ ทงั้ หมดในใบสงั่ ซอ้ื ไมว่ ่าผใู้ ชจ้ ะ ระบุใหค้ านวณภาษี เป็นแบบแยกนอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรม กจ็ ะทาการแยกจานวนเงนิ ของสนิ คา้ ทย่ี งั ไมร่ วม VAT และ จานวน VAT แยกไวใ้ หเ้ หน็ เสมอ ยอดสทุ ธิ ยอดเงนิ สุทธติ ามใบสงั่ ซอ้ื 100 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.