การใช้งานโปรแกรมSmartBiz

1.6. Config Server ท่ีใช้ส่ง email ในทน่ี ้ี จะยกตวั อยา่ งสาหรบั กจิ การทไ่ี มม่ ี mail server โดยจะขอยมื ใช้ mail server ของบรษิ ทั ครสิ ตอลซอฟท์ จากดั (มหาชน) ในการอธบิ าย ก่อนจะทาการ config น้ี ใหเ้ ขา้ โปรแกรม Smartbiz ดว้ ย login ของพนักงานจดั ซื้อ และมขี นั้ ตอนการทางานดงั น้ี 1. เขา้ ทางานดว้ ย LOGIN ของ พนกั งานท่ี บนั ทกึ รายการ คอื ‘ JAIDEE ‘ 2.ไปทเ่ี มนู “ เพม่ิ และแกไ้ ข ใบขอซอ้ื “ เล่อื นไปทเ่ี อกสารใบขอซอ้ื (ใบใดกไ็ ด้ ) 3.กดป่มุ ‘ Mobile Apprv ‘ ทอ่ี ยดู่ า้ นบน 4.จะไดห้ น้าจอ สาหรบั การส่ง mail แต่เราจะไป config server ใหก้ ดป่มุ ‘ Setting ‘ ทม่ี มุ บนขวา คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 401

ถา้ ใช้ mail server ของ บมจ.ครสิ ตอลซอฟท์ เป็นคนสง่ email ไปขออนุมตั กิ ไ็ มต่ อ้ งกาหนดค่า อะไร ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ ‘ ok’ ไดเ้ ลย ถา้ ใช้ mail server ของ กจิ การใหร้ ะบุ Server , Port , email ทจ่ี ะสง่ ไปขออนุมตั ิ และ password และ คลกิ เลอื ก ‘ Enable SSL ‘ จากนนั้ กดป่มุ ‘OK’ เพ่อื เกบ็ คา่ ไวใ้ ชค้ รงั้ ต่อไป ถงึ ตอนน้ี เราไดเ้ ตรยี มรายละเอยี ดก่อนใชง้ าน Mobile Approve เสรจ็ แลว้ ต่อจากน้ี เป็น ขนั้ ตอนการทางาน Mobile Approve ซง่ึ จะยกตวั อยา่ ง การขออนุมต้ เิ อกสารใบขอซอ้ื 402 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. การใช้งาน Mobile Approve หวั ขอ้ น้ี จะเป็นการขอ approve เอกสาร , การตรวจสอบว่าสง่ เอกสารไดส้ าเรจ็ หรอื ไม่ , การ Approve เอกสารโดยผจู้ ดั การฝ่ายจดั ซอ้ื , การตรวจสอบวา่ เอกสารไดร้ บั การ Approve แลว้ หรอื ไม่ และการทางานในขนั้ ตอนถดั ไปเมอ่ื ไดร้ บั การอนุมตั เิ อกสารแลว้ 2.1 พนักงานบนั ทึกเอกสารท่ีจะขออนุมตั ิ เขา้ ใชง้ านโปรแกรมดว้ ย LOGIN พนกั งานจดั ซอ้ื แลว้ ทาการเพม่ิ รายการใบขอซอ้ื ตามปกติ ซง่ึ ไดอ้ ธบิ ายวธิ กี ารทางานไปแลว้ ในระบบจดั ซอ้ื สงั เกตว่า เอกสารจะมสี ถานะ ‘ WAIT’ หมายถงึ รอการ Approve 2.2 พนักงาน Send เอกสารไปให้ผจู้ ดั การเพื่อขออนุมตั ิ หลงั จากคยี เ์ อกสารเสรจ็ แลว้ ต่อไปเป็นขนั้ ตอนการส่งไปขออนุมต้ ิ ทาดงั น้ี 1 STATUS = WAIT คอื รอการ Approve คลกิ เพอ่ื ใส่ email ของ ผบู้ รหิ ารคนท่ี 1 From คอื ผสู้ ่ง email 2 โปรแกรมจะแสดงช่อื พนกั งาน ทต่ี รงกบั login ทเ่ี ขา้ ทางาน คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 403

3 ทด่ี า้ นลา่ ง คยี ร์ ายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ได้ กดป่มุ Send 4 เพ่อื ส่ง mail จะมขี อ้ ความแจง้ ว่า ส่งไดส้ าเรจ็ 2.3. พนักงานตรวจสอบ Status การส่ง Mobile Approve หากตอ้ งการตรวจสอบสถานการณ์สง่ email ว่าเรยี บรอ้ ยหรอื ไม่ ส่งไปเมอ่ื ไหร่ หรอื ในกรณที ่ี Internet ขดั ขอ้ ง ทาใหย้ งั สง่ ไมส่ าเรจ็ กต็ อ้ งสง่ ซ้าไปอกี ที 1.เลอ่ื นไปเอกสารใบนนั้ คลกิ ป่มุ Aprv Status 1 2 2.กด Update เพอ่ื ใหโ้ ปรแกรม Refresh หน้าจอ เพอ่ื ให้ แสดง status ใหu้ pdate ล่าสุด 3 มรี ายละเอยี ดวา่ สง่ ใหใ้ คร , ส่งไปวนั ไหน เวลาใด ,status ยงั ไมไ่ ดร้ บั การ approve 3. ถา้ สง่ ไมส่ าเรจ็ กใ็ หส้ ่งซ้าไปอกี ครงั้ โดยคลกิ ป่มุ ‘Re- Send’ ดา้ นบน 404 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2.4. ผจู้ ดั การเชค็ email และ Approve เอกสารกลบั ไป ผบู้ รหิ าร หรอื ผจู้ ดั การฝ่ายจดั ซอ้ื จะไดร้ บั email ทพ่ี นกั งานจดั ซอ้ื สง่ มาให้ สามารถ เขา้ ไปเชค็ email ผ่านทาง Smartphone หรอื จะเขา้ ดว้ ย PC กไ็ ด้ ซง่ึ จะไดห้ น้าจอ ดงั น้ี ผจู้ ดั การ เชค็ ใน mail box พบวา่ มี email 1 รายการ ส่งมา จาก น.ส. ใจดี จรงิ ใจ เป็นรายการเพอ่ื ขอ Approve เอกสาร ของ บ.แอลวี เลขทเ่ี อกสาร PR0001/0000002 ท่อนบน แสดงรายละเอยี ดสว่ นบนเอกสารใบขอซอ้ื เช่น บรษิ ทั ทใ่ี ชง้ าน smartbiz , สานกั งานใหญ่ ,เลขทอ่ี า้ งองิ ของ ใบขอซอ้ื ,วนั ทใ่ี บขอซอ้ื ,ช่อื ผจู้ าหน่าย ,เครดติ เทอม,วงเงนิ เครดติ และยอดเครดติ คงเหลอื ของผจู้ าหน่ายรายน้ี Remark คอื รายละเอยี ดทพ่ี นกั งานจดั ซอ้ื คยี ์ เพมิ่ เขา้ มา ขณะทท่ี าการส่งมาขออนุมตั ิ รายการสนิ คา้ ในใบขอซอ้ื 1 ตวั เลอื กในการตอบ email คอื Approve , Un-Approve , Hold ,Read ,Reject คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 405

คยี ข์ อ้ ความเพม่ิ เตมิ 2 กลบั ไปใหล้ กู น้อง 3 เพ่อื ใหร้ บี ดาเนนิ การต่อ ดว้ ย , คยี เ์ สรจ็ แลว้ แลว้ กดป่มุ ‘Confirm’ 2.5. พนักงานตรวจสอบ Status ว่าได้รบั การ Approve หรือยงั พนกั งานทางานอยทู่ บ่ี รษิ ทั จะเหน็ วา่ ใบขอซอ้ื น้ี ไดร้ บั การอนุมต้ แิ ลว้ แต่บางครงั้ โปรแกรมอาจไมไ่ ด้ Refresh หน้าจอล่าสดุ เราจะตอ้ งการทาการ Refresh เองดงั น้ี เลอ่ื นไปยงั ใบขอซอ้ื ทต่ี อ้ งการ กดป่มุ ‘ Aprv Status ‘ 1 406 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

คอลมั น์ ‘ Status’ ยงั เป็นคา่ วา่ ง ใหค้ ลกิ ป่มุ ‘Update’ 2 3 Status จะมคี าว่า ‘ Approve’ , Read Date และ Approve Date มวี นั ทแ่ี ละเวลา และมี Comment กลบั มาจากผจู้ ดั การว่า “ รบี ดาเนินการต่อดว้ ย” ดเู สรจ็ แลว้ กดป่มุ ‘Exit’ กลบั ออกมาทห่ี น้าจอรายการใบขอซอ้ื จะเหน็ ว่า มคี าวา่ ‘APRV’ ขน้ึ มาแลว้ 2.6. พนักงานทางานในขนั้ ตอนหลงั จากได้รบั อนุมตั ิ มาแล้ว เมอ่ื ใบขออนุมตั จิ ดั ซอ้ื ใบน้ไี ดร้ บั การอนุมต้ มิ าแลว้ พนกั งานจดั ซอ้ื จะทาการออกใบสงั่ ซอ้ื ไดแ้ ลว้ จะสงั เกตว่า เมื่อเราค้นใบขอซื้อ โปรแกรมจะโชวร์ ายการใบขอซื้อท่ีได้รบั อนุม้ติแล้ว เท่านัน้ ถ้าใบขอซื้อใบไหน ยงั ไมไ่ ด้รบั การอนุมต้ ิ จะไมม่ ขี ึ้นมาให้เลือก เมอ่ื เลอื กใบขอซอ้ื มาแลว้ โปรแกรมจะ load รายการสนิ คา้ มาให้ จากนนั้ ใหท้ าการบนั ทกึ รายการ ใบสงั่ ซอ้ื จนเสรจ็ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 407

1 2 3 การใชง้ าน Mobile Approve ตงั้ แต่เตรยี มการใชง้ าน และการทางาน กจ็ บลงเพยี ง เทา่ น้ี 408 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทที่ 15 การใช้งานยคุ ใหม่ Cloud ERP Crystal Cloud Report การใชง้ านยคุ ใหม่ กา้ วเขา้ สู่ Cloud computing มากขน้ึ ในหวั ขอ้ น้ี จะอธบิ ายการใชง้ าน ของ Smartbiz Accounting เพ่อื ส่งขอ้ มลู ขน้ึ Cloud Server และเรยี กดรู ายงานบน SmartPhone โดยใช้ Cloud ERP application 1 ใน โปรแกรมของ Crystal Software Group ช่อื วา่ ‘ Cloud Report ‘ ซง่ึ แจกฟรเี ช่นกนั โดยทผ่ี ใู้ ชง้ านสามารถ download และ Install ได้ จาก App Store มาเป็นตวั อยา่ งในการอธบิ าย หลกั การทางานของ Crystal Cloud Report ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 409

1. รายงานที่ได้จาก Cloud Report 13 รางาน 1. Overall Sales Summary 1.1 Sales Report มี 4 รายงาน - แสดงยอดขายในแต่ละเดอื น ทงั้ หมด 12 เดอื น 2. Sales by Customer -ใน 1 เดอื น จะนาขอ้ มลู แสดงเฉพาะลกู คา้ ทม่ี ยี อดขายสงู สดุ 10 อนั ดบั แรก ของแต่ละปีมาแสดง ตงั้ แต่ปี YTD = ยอดขายสะสม ตงั้ แต่ตน้ ปีถงึ วนั ทป่ี ัจจบุ นั ปัจจบุ นั ยอ้ นไป 2 ปี YTD LY = ยอดขายสะสม ณ วนั น้ี ของปีกอ่ น % Diff = ผลต่างของ YTD กบั YTD LY TOT LY = ยอดขายสะสมของปีกอ่ น CURR DEBT= แสดงยอดหน้คี งเหลอื ปัจจบุ นั 3. 1 Top Sales Volume by Product 3. 2 Top Sales Quantity by Product สนิ คา้ ทม่ี ยี อดขายสะสมสงู สดุ 10 อนั ดบั แรก แสดง สนิ คา้ ทม่ี กี ารขายสะสมสงู สดุ 10 อนั ดบั แรก VolumeYTD = ยอดขายสะสม ตงั้ แต่ตน้ ปีถงึ ปัจจบุ นั QTY YTD = ยอดขายสะสม ตงั้ แต่ตน้ ปีถงึ ปัจจบุ นั Volume LY YTD = ยอดขายสะสม ณวนั น้ี ในปีกอ่ น LY YTD = ยอดขายสะสม ณวนั น้ี ในปีก่อน %Diff = ผลต่างของ Volume YTD กบั LY YTD Total LY = จานวนสนิ คา้ ทข่ี ายไดข้ องปีก่อน Total LY = ยอดขายสะสมของปีกอ่ น %Diff = ผลต่างของ Volume YTD กบั LY YTD 410 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright bBคyaงCเlaหrnyลscอืteaณlQFToปYrัจm=จuบุ lยaนั อCดoส.,ินLtคd.า้

4.1 Top Sales Volume by Person 4.2 Sales Volume by Person compare Last 2 Yr แสดงยอดขายปีปัจจุบนั เปรยี บเทยี บกบั 2 ปีก่อน แสดง พนกั งานขายทม่ี ยี อดขายสงู สดุ 10 อนั ดบั แรก YTD = ยอดขายสะสม ตงั้ แต่ตน้ ปีถงึ ปัจจบุ นั LY YTD = ยอดขายสะสม ณวนั น้ี ในปีกอ่ น %Diff = ผลต่างของ Volume YTD กบั LY YTD Total LY = ยอดขายของปีก่อน 1.2 Inventory Report มี 3 รายงาน 5. Overall Inventory Summary 411 สนิ คา้ ทอ่ี ย่ใู นคลงั สนิ คา้ 100 อนั ดบั แรก เรยี งตามชอ่ื QTY Stock Balance = จานวนสนิ คา้ คงคา้ งในสต๊อค SO Backorder = จานวนสนิ คา้ คา้ งสง่ ลกู คา้ PO Backorder = จานวนสนิ คา้ คา้ งรบั จากผ้ขู าย Net QTY = สนิ คา้ คงคลงั หลงั หกั ยอดคา้ งสง่ และบวกยอดคา้ งรบั คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

6.1 Top Inventory Data 6.2 Dead Stock แสดงเฉพาะสนิ คา้ ทม่ี ยี อดขายสงู สดุ 10 อนั ดบั แรก แสดงสนิ คา้ ทค่ี า้ งสต๊อคนาน 10 อนั ดบั แรก Sales QTY YTD = ยอดขายสะสม ตงั้ แต่ตน้ ปีถงึ Sales QTY YTD = ยอดขายสะสม ตงั้ แต่ตน้ ปีถงึ ณ วนั ทป่ี ัจจบุ นั ณ วนั ทป่ี ัจจุบนั Balance QTY = ยอดสนิ คา้ คงเหลอื ณ ปัจจุบนั Balance QTY = ยอดสนิ คา้ คงเหลอื ณ ปัจจบุ นั Turn Over Rate = Inventory Turnover (A) Sales QTY LY= ยอดขายสะสม ของปีก่อน Available Day = Average Days to sell (B) Last Sale date = วนั ทข่ี ายสนิ คา้ ลา่ สดุ 7. Top Purchase by Vendor แสดง Vendor ทม่ี ยี อดซอ้ื สงู สดุ 10 อนั ดบั แรก Volume YTD = ยอดซอ้ื สะสม ตงั้ แต่ตน้ ปีถงึ ปัจจุบนั YTD LY = ยอดซอ้ื สะสม ณวนั น้ี ในปีก่อน %Diff = ผลต่างของ Volume YTD กบั LY YTD TOTAL LY = ยอดซอ้ื ของปีกอ่ น 412Current Deคbมู่t อื=กยาอรดใชหง้ นา้คีนงSคmา้ งarณtbiปzัจAจcุบcนัounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1.3 Financial Report มี 3 รายงาน 8.1 Overall Financial Status Cash in Bank = ยอดเงนิ ในสมุดบญั ชเี งนิ ฝากทุกเล่ม Account Receivable = ยอดลกู หน้กี ารคา้ Account Payable = ยอดเจา้ หน้ีการคา้ Total = Cash in Bank + Account Receivable - Account Payable 8.2 Due Payment Receive = ยอดเงนิ ทไ่ี ดร้ บั ชาระหน้ี Pay = ยอดจ่ายชาระ Receive ( Number ) = จานวนรายทร่ี บั ชาระหน้ี Pay ( Number ) = จานวนรายทจ่ี ่ายชาระหน้ี คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 413

9.1 Account Receiveable 9.2 Account Receiveable Aging Current Debt = ยอดหน้คี งคา้ ง 0 ” 30 = ยอดหน้คี า้ งชาระทเ่ี กนิ กาหนดไมเ่ กนิ 30 วนั Sale Volume YTD = ยอดขายสะสมตงั้ แต่ตน้ ปี 31 ” 60 = ยอดหน้คี า้ งชาระเกนิ กาหนด 30 แต่ไมเ่ กนิ 60วนั Turnover = Account Receivable Turnover 61 ” 90 = ยอดหน้คี า้ งชาระเกนิ กาหนด 60 แต่ไมเ่ กนิ 90วนั Num of Overdue = จานวน Invoice ทเ่ี กนิ Due 91 + = ยอดหน้คี า้ งชาระเกนิ กาหนด 90วนั ขน้ึ ไป Total Sales LY = ยอดขายของปีกอ่ น 10.1 Overall Account Payable 10.2 Account Payable Aging Current Debt = ยอดหน้คี งคา้ ง 0 ” 30 = ยอดหน้คี า้ งชาระทเ่ี กนิ กาหนดไมเ่ กนิ 30 วนั Purchase Volume YTD = ยอดซอ้ื สะสมตงั้ แต่ตน้ ปี 31 ” 60 = ยอดหน้คี า้ งชาระเกนิ กาหนด 30 แต่ไมเ่ กนิ 60วนั Turnover = Account Payable Turnover 61 ” 90 = ยอดหน้คี า้ งชาระเกนิ กาหนด 60 แต่ไมเ่ กนิ 90วนั Num of Overdue = จานวน Invoice ทเ่ี กนิ Due 91 + = ยอดหน้คี า้ งชาระเกนิ กาหนด 90วนั ขน้ึ ไป Total Purchase LY = ยอดซอ้ื ของปีกอ่ น 1.4 List of Data มี 3 รายงาน 11.Customer Detail 12. Product Detail 13. Vendor Detail 414 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. การใช้งาน Crystal Cloud Report แบง่ เป็น 2 ขนั้ ตอน คอื การเตรยี มการก่อนใชง้ าน และ การใชง้ าน 2.1 การเตรียมการและนาข้อมลู ก่อนเร่ิมใช้ Crystal Cloud Report ขึน้ Server 1. เขา้ ท่ี Play Store เพ่อื download ‘Crystal Cloud Report’ และทาการตดิ ตงั้ ใน Smartphone 2. Sign Up : สมคั รสมาชกิ เพ่อื ใชง้ าน Crystal Cloud Report ( สมคั รจาก smartphone หรอื PC กไ็ ด)้ 3. ตรวจสอบ Email เพอ่ื Confirm การสมคั รสมาชกิ 4. ทาการตดิ ตงั้ แ‘Cลrะystal Cloud Upload’ ‘Crystal Cloud Migrate’ 5. เขา้ โปรแกรม Smartbiz Accounting เพอ่ื ระบุ Crystal Cloud User Account 6. กาหนดสถานะการส่งขอ้ มลู ทเ่ี ลม่ เอกสาร 7. เขา้ โปรแกรม Crystal Cloud Upload เพ่อื ระบุชอ่ื ขFOอ้ มLลูDทEจ่ีRะสง่ ขน้ึ Cloud 8. กรณที ม่ี ขี อ้ มลู เดมิ อยแู่ ลว้ ใหท้ าการ Migrate ขอ้ มลู ขน้ึ ก่อน จะแสดงขนั้ ตอนการทางานตงั้ แต่หวั ขอ้ ท่ี 1. ถงึ 8. ตามรปู ภาพ เรยี งจากซา้ ยไปขวา บนลงล่างไปตามลาดบั คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 415

416 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 417

418 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

จบหวั ขอ้ การเตรยี มการก่อนใชง้ าน Crystal Cloud Report และการเอาขอ้ มลู ก่อนเรมิ่ ใช้ งาน Crystal Cloud Report ขน้ึ Server เพอ่ื เตรยี มใชง้ านต่อไป ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 419

2.2 การใช้งาน Crystal Cloud Report 1. บนั ทกึ รายการใน Smartbiz Accounting ตามปกติ 2. เขา้ Smartbiz Upload เพอ่ื ใหโ้ ปรแกรมสง่ ขอ้ มลู เขา้ Outbox (รอการ upload) 3. สงั่ Upload ขอ้ มลู ขน้ึ Cloud หรอื จะตงั้ เวลาใหโ้ ปรแกรมทาใหอ้ ตั โนมตั ิ 4. ตรวจสอบ status การ Upload 5. ดู Crystal Cloud Report บน Smartphone มขี นั้ ตอนการทางานดงั น้ี 420 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 421

จบขนั้ ตอนการใชง้ าน Crystal Cloud Report เพยี งเทา่ น้ี การติดตงั้ Crystal Cloud Upload version ใหม่ ในเคร่ืองท่ีมี version เดิมอย่แู ล้ว กรณที ม่ี โี ปรแกรมเดมิ อยแู่ ลว้ จะไมส่ ามารถ ตดิ ตงั้ โปรแกรม.ใหมไ่ ด้ จะตอ้ งทาการ Uninstall โปรแกรม Version เก่าออกไปก่อน ดงั ภาพขนั้ ตอน 422 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.