การใช้งานโปรแกรมSmartBiz

ตวั อยา่ ง หนงั สอื รบั รองการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 251

6. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดในใบเสรจ็ รบั เงนิ เสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ โปรแกรมจะแสดงการบนั ทกึ บญั ชใี หด้ ู ใหก้ ดป่มุ ‘ F10-บนั ทึก’ เป็นอนั เสรจ็ ขนั้ ตอนการทางาน ภาพที่ 22 : การบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิ จากระบบเจ้าหนี้ไประบบบญั ชีแยกประเภท เม่อื ออกมาทห่ี น้าจอรายการใบเสรจ็ รบั เงนิ จะเหน็ รายการทเ่ี ราทาการพมิ่ เขา้ ไป ดงั ภาพ วนั ทข่ี องเอกสาร เลขทอ่ี ้างองิ ของเอกสาร สถานะ เลขทภ่ี ายในของเอกสาร ใช้สกลุ เงนิ อะไร Cloud Upload มูลค่ารวม VAT เอกสารถูกสั่ง Lock ห้ามแก้ไข รูปแบบการ Post : I = ยงั ไม่ Post , ว่าง = Post แล้ว Drilldown ดูเอกสารทเี่ กยี่ วข้อง C = Cancel ภาพท่ี 23 : รายการใบเสรจ็ รบั เงินจ่ายค่าบริการ 252 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

 การบนั ทึกส่วนลดรบั ( กรณีที่ได้รบั ส่วนลดเงินสด ) ขอยกตวั อยา่ งรายการคา้ วนั ท่ี 6 ก.พ. หากบรษิ ทั ฯ ชาระเงนิ ตามเงอ่ื นไขสว่ นลดเงนิ สด เช่น เงอ่ื นไข 2/10, n /30 เราจะบนั ทกึ ส่วนลดเงนิ สด ดงั น้ี (1) เขา้ ไปทช่ี ่อง “ส่วนลดรบั ” ทส่ี ่วนล่างของเอกสาร (2) โปรแกรมจะทาการบนั ทกึ บญั ชี โดยแสดงสว่ นลดรบั แยกออกมาใหเ้ หน็ ดงั น้ี คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 253

  ประเภทเอกสารธนาคารและเงนิ สด ------------------------------------------------------------------------------------- รหสั รายละเอยี ด ตวั อย่างการใช้งาน CD บตั รเครดติ รายการบตั รเครคิต CHI รายการเงินสดรับ รับเงินสด (ไมเ่ ก่ียวกบั ยอดเงินในบญั ชี ) CHO รายการเงินสดจ่าย จา่ ยเงินสด (ไมเ่ กี่ยวกบั ยอดเงินในบญั ชี ) CL ฝากโดยเช็คธนาคารอ่ืน เช็ครับของธนาคารอ่ืนท่ไี มต่ รงกบั ธนาคารของสมดุ บญั ชี CW ถอนโดยเช็ค(เช็คจ่าย) เม่ือจ่ายเช็คจากสมดุ บญั ชีท่ีระบุ HC ฝากโดยเช็ค (เช็ครับ) เมอื่ ได้รับเช็ค (รอนาฝากเข้าบญั ชีเงินฝาก) LC เลต็ เตอร์ออฟเครดติ รายการท่ีเป็นเลต็ เตอร์ออฟเครดิต TRD ฝากโดยการโอน โอนเงินเข้าบญั ชีบริษัท TRW ถอนโดยการโอนโอนเงินออกจากบญั ชีของบริษัท 254 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4. รายงานท่ีใช้ตรวจสอบและรายงานวิเคราะห์ รายงานตามรายการดา้ นลา่ งน้ี ใชใ้ นการตรวจสอบวา่ เอกสารจรงิ ตรงและครบถว้ นกบั ทบ่ี นั ทกึ เขา้ ไปในระบบหรอื ไม่ เชน่ พมิ พร์ ายการใบเสรจ็ ออกมาตรวจสอบกบั ใบเสรจ็ ทไ่ี ดร้ บั จากเจา้ หน้วี า่ ตรงกนั หรอื ไม่ , พมิ พร์ ายการเชค็ จา่ ยเพอ่ื ดวู ่าเจา้ หน้มี ารบั เชค็ หรอื ยงั ฯลฯ การ พมิ พร์ ายการเอกสารออกมาตรวจสอบ จงึ ชว่ ยในการควบคุมและชว่ ยในการตดิ ตามเอกสารได้ ทนั ในรอบบญั ชไี ด้ 1. รายงานเพอ่ื ตรวจสอบรายการเอกสาร เพอ่ื ใชต้ รวจสอบความครบถว้ นของ เอกสาร และเกบ็ เป็นสาเนา กระดาษไวเ้ ป็นการ BACKUP หลงั จากบนั ทกึ รายการเขา้ ไปแลว้ 2. รายงานเพอ่ื การตดิ ตามงาน เชน่ รายการใบวางบลิ ทย่ี งั ไมไ่ ดช้ าระหน้ี 3. รายงานภาษซี อ้ื สาหรบั ใบเสรจ็ งานบรกิ าร และ ภาษที ห่ี กั ณ ทจ่ี า่ ยไวต้ อ้ งนาส่ง 4. รายงานเพอ่ื การวเิ คราะห์ จะเป็นรายการทเ่ี กดิ จากการรวมยอดจากหลายๆ เอกสาร เพอ่ื นามาใชเ้ ป็น ขอ้ มลู ประกอบในการบรหิ ารงาน (Management Information System Report) หรอื วางแผนในอนาคต 4.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานประเภทน้ี ผใู้ ชง้ านสามารถเลอื กพมิ พเ์ รยี งตามวนั ทข่ี องเอกสารหรอื เรยี งตาม เลขทข่ี องเอกสารทาใหต้ รวจสอบไดว้ า่ จานวนเอกสารจรงิ มคี รบถว้ นตามทบ่ี นั ทกึ ไวใ้ นระบบ คอมพวิ เตอรห์ รอื ไมโ่ ดยในทา้ ยรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสารช่วยในการตรวจนบั เอกสารจรงิ ไดส้ ะดวกขน้ึ นอกจากน้ยี งั เลอื กพมิ พโ์ ดยดเู ฉพาะสว่ นหวั ของเอกสารหรอื เลอื กพมิ พร์ ายละเอยี ด ของเอกสารออกมาดว้ ย เป็นการตรวจสอบใหล้ ะเอยี ดขน้ึ ว่า รายการสนิ คา้ ทค่ี ยี เ์ ขา้ ไปตรงกนั หรอื ไม่ รายงานทจ่ี ดั อยใู่ นประเภทน้ี ไดแ้ ก่ 1. รายการใบเสรจ็ จา่ ยหน้คี า่ สนิ คา้ ในแต่ละวนั 2. รายการใบเสรจ็ รบั เงนิ (ซอ้ื ) แสดงกาไรขาดทุนจากอตั ราแลกเปลย่ี น 3. รายการใบเสรจ็ จา่ ยคา่ บรกิ าร ในแต่ละวนั 4. รายการใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบกากบั ภาษ(ี ซอ้ื )แสดงกาไรขาดทุนจากอตั ราแลกเปลย่ี น 5. รายการใบรบั วางบลิ 4.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน 1. รายการใบสง่ ของทค่ี รบกาหนดแยกตามผจู้ าหน่าย 2. รายการใบวางบลิ ครบกาหนดจา่ ย 3. รายงานการจา่ ยชาระหน้คี า่ สนิ คา้ (จะเหน็ การจา่ ยชาระหน้ขี องแต่ละเอกสาร ) 4. คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 255

4.3. รายงานภาษีซื้อสาหรบั ใบเสรจ็ งานบริการ และ ภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย เป็นรายงานทางภาษี เพ่อื ใชน้ าส่งสรรพากร รายงานเหล่าน้ี จะรวมอยใู่ นหวั ขอ้ “ รายงานภาษมี ลู ค่าเพมิ่ และภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ย ‚ 1. รายงานภาษซี อ้ื ซง่ึ มหี ลายแบบใหเ้ ลอื กใช้ - รายงานภาษซี อ้ื ตามประกาศสรรพากร ฉบบั ท่ี 89 - รายงานภาษซี อ้ื เฉพาะทย่ี น่ื เพม่ิ เตมิ - รายงานภาษซี อ้ื แสดงเลขท่ี Voucher - รายงานภาษซี อ้ื พมิ พเ์ ฉพาะใบส่งของ (ไมร่ วมใบลดหน้ี ใบเพม่ิ หน้ี ) - รายงานภาษซี อ้ื พมิ พเ์ ฉพาะใบลดหน้ี - รายงานภาษซี อ้ื แสดงภาษซี อ้ื เฉลย่ี แบบท่ี 1 และ แบบท่ี 2 2. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั นิตบิ ุคคล ภ.ง.ด. 53 3. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั นิตบิ คุ คล ภ.ง.ด. 53 สง่ ทาง Internet 4. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั บุคคลธรรมดา ภ.ง.ด. 3 5. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั บุคคลธรรมดา ภ.ง.ด. 3 ส่งทาง Internet 4.4 รายงานวิเคราะหเ์ พื่อช่วยในการบริหารงาน 1. รายงานสถานะเจา้ หน้ี 2. รายงานวเิ คราะหอ์ ายหุ น้แี ยกตามผจู้ าหน่ายแบบละเอยี ด (ยอ้ นวนั ท)่ี 3. รายงานวเิ คราะหอ์ ายหุ น้แี ยกตามผจู้ าหน่าย แบบสรปุ (ยอ้ นวนั ท)่ี 4. รายงานเจา้ หน้เี กนิ วงเงนิ 5. การด์ เจา้ หน้ี 6. การด์ เจา้ หน้ี แสดงอตั ราแลกเปลย่ี น แบบท่ี 1 ( แสดงยอดยอ้ นอดตี ) 7. การด์ เจา้ หน้ี แสดงอตั ราแลกเปลย่ี น แบบท่ี 2 ( แสดงยอดคงคา้ ง INVOICE ) 8. สรปุ รายการเอกสารของเจา้ หน้รี ายตวั สาหรบั วธิ กี ารพมิ พร์ ายงาน ผใู้ ชง้ านดรู ายละเอยี ดไดท้ ห่ี วั ขอ้ \"การพมิ พร์ ายงาน\" ในภาคผนวก นอกจากรายงานทเ่ี ตรยี มใหใ้ นระบบเจา้ หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้แี ลว้ ยงั ทาการออกแบบรายงาน เพมิ่ เตมิ หรอื พมิ พร์ ายงานเป็น Chart , กราฟรปู แบบทส่ี วยงามได้ ดว้ ยโปรแกรม Business Intelligence โดยเขา้ ท่ี ‘ Business Intelligence ‘ -> ‘ ระบบเจ้าหนี้ ‘ 2 รายงานการจ่ายชาร1ะหน้ีค่าบริการ (จะเห็นการจา่ ยชาระหน้ีของแตล่ ะเอกสาร 256 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทท่ี 8 ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร Cheque and Bank transaction System ภาพรวมการทางานในระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคารจะเป็นระบบทเ่ี ช่อื มโยงกบั ระบบขาย ระบบซอ้ื ระบบ ลกู หน้ี ระบบเจา้ หน้ี ซง่ึ ทผ่ี า่ นมาจะเหน็ วา่ สว่ นใหญ่เราจะบนั ทกึ เอกสารธนาคารท่รี บั จากลกู หน้ี และเอกสารธนาคารดา้ นจา่ ยใหเ้ จา้ หน้ีทเ่ี อกสารนนั้ ไดเ้ ลย ซง่ึ เมอ่ื บนั ทกึ เอกสารธนาคารทงั้ ดา้ นรบั และจา่ ย เชน่ เชค็ ใบฝากเงนิ เขา้ บญั ชี ใบถอนเงนิ กจ็ ะเหน็ ในระบบเชค็ และเงนิ ฝากดว้ ย แต่อยา่ งไรกต็ ามอาจจะมรี ายการเชค็ หรอื รายการธนาคารอ่นื ๆ ซง่ึ เป็นรายการภายในของ บรษิ ทั ฯ ไมใ่ ฃก่ ารรบั หรอื จา่ ยหน้ี แต่ตอ้ งบนั ทกึ ใหม้ รี ายการบญั ชเี งนิ ฝากครบถว้ น เช่น จา่ ยเชค็ เพอ่ื ไวเ้ ป็นเงนิ ทดรองจา่ ยในบรษิ ทั เป็นตน้ เรากจ็ ะบนั ทกึ ทร่ี ะบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร โดยตรง ระบบน้ีมขี นั้ ตอนการ ทางาน 3 ส่วน คอื 1. การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบ เป็นการบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ของระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร เชน่ รายช่อื ธนาคาร , สมดุ บญั ชเี งนิ ฝากของบรษิ ทั 2. บนั ทึกยอดยกมาต้นงวด ซง่ึ จะทาเพยี งครงั้ แรกทเ่ี รมิ่ ใชร้ ะบบเทา่ นนั้ เช่น เชค็ จา่ ยทล่ี งวนั ทล่ี ่วงหน้า (เจา้ หน้ยี งั ไมน่ าไปขน้ึ เงนิ ) , เชค็ รบั ยงั ไมถ่ งึ กาหนดนาฝาก 3. การบนั ทึกรายการในระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร 3.1 การบนั ทกึ เชค็ รบั 3.2 การบนั ทกึ เชค็ จา่ ย 3.3 การนาฝากเชค็ หรอื เงนิ สดฝากเขา้ บญั ชี ( Payin ) 3.4 การบนั ทกึ รายการเชค็ รบั ทม่ี สี ถานะ \"ผ่าน\" 3.5 การบนั ทกึ รายการเชค็ จา่ ยทม่ี สี ถานะ \"ผ่าน\" 3.6 การปรบั ปรงุ หรอื แกไ้ ขรายละเอยี ดเชค็ รบั 3.7การปรบั ปรงุ หรอื แกไ้ ขรายละเอยี ดเชค็ จา่ ย 4. การพิมพร์ ายงานต่างๆ เพ่อื การตรวจสอบเบอ้ื งตน้ และเพ่อื การวเิ คราะห์ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 257

การอธบิ ายต่อไปน้จี ะเรยี งลาดบั ตามหวั ขอ้ ขา้ งตน้ โดยมภี าพรวมการทางานดงั น้ี ภาพท่ี 1: ภาพรวมขนั้ ตอนการทางานของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร ภาพที่ 2: ภาพรวมการบนั ทึกเอกสารของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร 258 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร เมอ่ื จะใชง้ านระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร จะเรม่ิ ดว้ ยการเตรยี มฐานขอ้ มลู ทต่ี อ้ งใช้ ในระบบมดี งั น้ี บนั ทกึ รายช่อื ธนาคาร บนั ทกึ รายการสมดุ บญั ชเี งนิ ฝากธนาคาร และยอดเงนิ ยกมา 1.1 บนั ทึกรายชื่อธนาคาร 1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow -> ‘ ‘Setuup Master File’ เขา้ เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายช่ือธนาคาร 2. ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของธนาคาร 4. บนั ทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ อธิบายการบนั ทึก ภาพท่ี 3: หน้าจอการบนั ทึกรายการธนาคาร รหสั ใสร่ หสั ของธนาคาร ผใู้ ชง้ านอาจกาหนดขน้ึ เองเพ่อื ความสะดวก และ ชื่อไทย ใหจ้ ดจางา่ ย เช่น KBAN = ธนาคารกสกิ รไทย , BBL = ธนาคาร ชื่อภาษา 2 กรงุ เทพ , TNC = ธนาคารธนชาติ ใสช่ อ่ื ธนาคารภาษาไทย ใสช่ อ่ื ธนาคารภาษาองั กฤษ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 259

1.2 บนั ทึกรายการสมดุ บญั ชีเงินฝากและยอดยกมา 1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow -> ‘ ‘Setuup Master File’ เขา้ เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อสมดุ บญั ชีเงินฝากธนาคาร 2. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของสมดุ บญั ชเี งนิ ฝาก 4. บนั ทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ ภาพท่ี 4: หน้าจอการบนั ทึกรายการสมดุ บญั ชีเงินฝาก หน้าที่ 1 อธิบายการบนั ทึก ใสร่ หสั บญั ชเี งนิ ฝาก รหสั ใสเ่ ลขทบ่ี ญั ชเี งนิ ฝากธนาคาร เลขท่ีบญั ชี ใสช่ ่อื สมดุ บญั ชเี งนิ ฝากแต่ละเลม่ ช่ือสมดุ (ไทย) ใส่ช่อื สมดุ บญั ชเี งนิ ฝากแต่ละเล่ม ทเ่ี ป็นภาษาองั กฤษ ช่ือสมดุ (ภาษา 2) ใสร่ หสั / ชอ่ื ธนาคารของสมดุ บญั ชี ใช้ HOTSEEKคน้ หาจาก ธนาคาร ฐานขอ้ มลู ธนาคาร ใส่ช่อื สาขาของธนาคาร ช่ือสาขาของธนาคาร S = Saving- ออมทรพั ย์ ,C = Current-กระแสรายวนั ,F = ประเภทบญั ชี Fixed -เงนิ ฝากประจา 260 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

วนั ท่ีเปิ ดบญั ชี ใสว่ นั ทเ่ี ปิดบญั ชเี งนิ ฝาก ซง่ึ อาจจะเปิดบญั ชเี งนิ ฝากเล่มน้ไี ว้ ก่อนมาใชร้ ะบบกไ็ ด้ ยอดเงิน Balance ใสย่ อดเงนิ ฝากยกมาตน้ งวด ณ วนั ทท่ี ร่ี ะบุในช่องถดั ไป ณ วนั ท่ี ใสว่ นั ทข่ี องยอดเงนิ ฝากธนาคารยกมา ภาพที่ 5 : หน้าจอการบนั ทึกรายการสมดุ บญั ชีเงินฝาก หน้าท่ี 2 อธิบายการบนั ทึก ระบุรหสั แบบฟอรม์ พมิ พเ์ ชค็ ทเ่ี คยออกแบบ รหสั แบบฟอรม์ ที่ใช้พิมพเ์ ชค็ ลาดบั ที่ 1-5 ไวแ้ ลว้ ซง่ึ อาจ กาหนดไวห้ ลายแบบ โดยมใี ห้ กาหนดไดถ้ งึ 5 แบบ รหสั แบบฟอรม์ พิมพ์ (ใบนาฝากหน้าแรก) ระบุรหสั แบบฟอรม์ พมิ พใ์ บนาฝาก หน้าแรก ทเ่ี คยออกแบบ รหสั แบบฟอรม์ พิมพ์ (ใบนาฝากหน้าหลงั ) ระบรุ หสั แบบฟอรม์ พมิ พใ์ บนาฝาก หน้าหลงั ทเ่ี คยออกแบบ รหสั บญั ชี ( จากผงั บญั ชี ) * ใส่รหสั บญั ชี ทต่ี อ้ งการใหบ้ นั ทกึ บญั ชี กรณีใบนาฝาก ลงบญั ชีที่สมดุ รายวนั เมอ่ื บนั ทกึ ใบนาฝากจะใหบ้ นั ทกึ บญั ชที ส่ี มดุ รายวนั เลม่ ใด หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * การเปลย่ี นแปลงคา่ น้คี วรทาโดยนกั บญั ชี 261 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

กรณีกลบั รายการเชค็ จ่าย ลงบญั ชีท่ีสมดุ รายวนั * เมอ่ื นาเงนิ เขา้ บญั ชสี าหรบั เชค็ ทไ่ี ดจ้ า่ ยไป จะใหบ้ นั ทกึ บญั ชที ่ี สมดุ รายวนั เล่มใด บญั ชีเชค็ จ่าย* กรณเี ป็นบญั ชกี ระแสรายวนั เมอ่ื มกี ารจา่ ยเชค็ จะใหบ้ นั ทกึ บญั ชี หน้าท่ี \"เชค็ จา่ ย\" ตรงกบั บญั ชชี ่อื ว่าอะไรในผงั บญั ชี บญั ชีเชค็ รบั * กรณเี ป็นบญั ชที น่ี าฝากเชค็ เขา้ บญั ชเี งนิ ฝากจะใหบ้ นั ทกึ บญั ชี ทท่ี าหน้าท่\"ี เชค็ รบั \" ตรงกบั บญั ชชี อ่ื วา่ อะไรในผงั บญั ชี 2. บนั ทึกรายการเชค็ ยกมาต้นงวดก่อนเร่ิมใช้โปรแกรม เมอ่ื เรม่ิ ใชโ้ ปรแกรม บรษิ ทั ฯ อาจมรี ายการเอกสารธนาคารทย่ี งั คา้ งมาจากรอบบญั ชี ก่อน เช่น เชค็ รบั ทไ่ี มถ่ งึ กาหนดนาฝาก , เชค็ จา่ ยทล่ี งวนั ทล่ี ่วงหน้า เราจะตอ้ งนามาบนั ทกึ เขา้ ทร่ี ะบบเชค็ ฯ เพอ่ื รอทาขนั้ ตอนถดั ไป โดย เขา้ ท่ี ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow - > ‘ ‘Setuup Master File ’ เขา้ เมนู บนั ทึกการเคลื่อนไหวบญั ชีเงินฝาก การบนั ทกึ ในหวั ขอ้ น้ี จะคลา้ ยกบั หวั ขอ้ ท่ี 3.1 และ 3.2 เพยี งแต่เป็นรายการทเ่ี กดิ ขน้ึ ก่อนเรม่ิ ใชโ้ ปรแกรม ( วนั ทข่ี องเอกสารก่อนวนั เรม่ี ใชร้ ะบบ) จะยกไปอธบิ ายในหวั ขอ้ ถดั ไป 3. บนั ทึกรายการในระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร ใชส้ าหรบั บนั ทกึ รายการทเ่ี กดิ ขน้ึ กบั บญั ชเี งนิ ฝากอ่นื ๆ เพม่ิ เตมิ จากทบ่ี นั ทกึ ในการ รบั ชาระเงนิ จากลกู คา้ ใน ระบบขายและระบบลกู หน้ี หรอื จา่ ยชาระหน้ที ร่ี ะบบซอ้ื และระบบ เจา้ หน้ี รายการเพม่ิ เตมิ ทอ่ี าจเกดิ ขน้ึ ไดแ้ ก่ - การถอนเงนิ สดจากบญั ชเี งนิ ฝากเพอ่ื ใชใ้ นกจิ การ - บนั ทกึ รายการดอกเบย้ี รบั จากธนาคาร หรอื รายการคา่ ธรรมเนยี ม ทท่ี างธนาคาร หกั จากบญั ชี เราจะทราบได้จากการตรวจเชค็ รายการจาก BANK STATEMENT ทไ่ี ดร้ บั จาก ธนาคาร 3.1 บนั ทึกรายการเชค็ รบั ในทน่ี ้ี จะยกตวั อยา่ งการบนั ทกึ เชค็ รบั ยกมาก่อนเรมิ่ ใชโ้ ปรแกรม มขี นั้ ตอนดงั น้ี 1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow -> Entry Transaction คลกิ icon ‘ เชค็ รบั ‘ จะเขา้ ไปทเ่ี มนู “ บนั ทึกการเคล่ือนไหวบญั ชีเงินฝาก “ 2. จะเขา้ มาทห่ี น้าจอรายการเอกสารธนาคาร ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพม่ิ รายการ 262 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. บนั ทกึ รายละเอยี ดเชค็ รบั ดงั น้ี ภาพที่ 5: รายการเอกสารธนาคาร ภาพที่ 6 : หน้าจอการบนั ทึกรายการเชค็ รบั ยกมาต้นงวด ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz การบนั ทึกรายละเอียดเชค็ จ่าย ประเภทเอกสารธนาคาร ใส่ ‘CL‛ = เชค็ รบั ต่างธนาคารกบั บญั ชเี งนิ ฝากของบรษิ ทั เป็ นรายการฝาก ดรู หสั เอกสารไดจ้ าก ตารางสรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร เลขท่ีเชค็ ใส่ค่า D เพราะเป็นรายการรบั หรอื ฝากเขา้ ( Deposit ) วนั ที่ทาเชค็ ใส่วนั ท่ี ใสเ่ ลขทเ่ี ชค็ รบั เดยี วกบั วนั ทร่ี บั เชค็ จากลกู หน้ี วนั ที่รบั เชค็ ใส่วนั ทไ่ี ดร้ บั เชค็ จากลกู หน้ี วนั ที่เชค็ DUE วนั ทท่ี เ่ี ชค็ หรอื Due date ของเขค็ รบั เป็นรายการลกู หนี้ ใส่ค่า ‘C’ = รายการทไ่ี ดร้ บั จากลกู หน้ี รหสั และชื่อลกู หนี้ ใส่รหสั หรอื ใส่ชอ่ื ลกู หน้ี ผจู้ ่ายเชค็ (ไทย) โปรแกรมจะใส่ช่อื ลกู หน้ที เ่ี ลอื กไวใ้ นบรรทดั บนใหอ้ ตั โนมตั ิ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 263

ยอดในเชค็ ใส่ยอดเงนิ ในเชค็ ขีดครอ่ ม ใสค่ ่า 1 = ขดี ครอ่ มเขา้ บญั ชี , ‘2’ = ‘A/C payee only ‘ ใส่ค่า 3 = ‘ &CO ‘ , ว่างไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ครอ่ มใดๆ ขีดหรือผถู้ อื คา่ 1 = ขดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื , วา่ งไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื อตั ราค่าธรรมเนียม ใส่อตั ราคา่ ธรรมเนยี มทบ่ี รษิ ทั ฯ รบั ภาระเอง เชน่ เชค็ ต่างจงั หวดั เลขท่ีบญั ชี ใส่เลขทบ่ี ญั ชกี ระแสรายวนั ของเชค็ จา่ ยใบน้ี รหสั ธนาคารของเชค็ โปรแกรมจะแสดงรหสั ธนาคาร จากฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชมี าให้ สาขาธนาคาร โปรแกรมจะแสดงสาขาธนาคาร จากฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชมี าให้ รายละเอยี ดตงั้ แต่บรรทดั น้ี ยงั ไมต่ อ้ งใส่ รอไปทาทเ่ี มนู “ บนั ทกึ เชค็ รบั ทผ่ี า่ น ” STEP ค่า ว่าง = ยงั ไมน่ าเงนิ เขา้ ธนาคารสาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี ค่า B = นาเงนิ เขา้ ธนาคารสาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี , คา่ C = ยกเลกิ เชค็ ใบน้ี , สถานะเชค็ Y = เชค็ ผ่าน , N = เชค็ คนื วนั ท่ีนาฝาก ใชใ้ นกรณที เ่ี ป็นเชค็ รบั รอทาทข่ี นั้ ตอนนาฝากเชค็ วนั ที่เชค็ ผา่ น ใสว่ นั ทเ่ี ชค็ สามารถขน้ึ เงนิ ไดแ้ ลว้ รายละเอยี ดตงั้ แต่บรรทดั น้ี จะบนั ทกึ ในกรณที เ่ี ชค็ ใบน้ถี กู ปฏเิ สธการขน้ึ เงนิ (เชค็ คนื ) วนั ท่ีคืนเชค็ ใส่วนั ทเ่ี ชค็ ถูกธนาคารปฎเิ สธการขน้ึ เงนิ วนั ที่ยกเลิกเชค็ กรณที ล่ี กู หน้ี ทาการยกเลกิ เชค็ เชน่ แจง้ อายดั เชค็ สาเหตกุ ารคืนเชค็ ใส่สาเหตุการคนื เชค็ เชน่ เงนิ ในบญั ชมี ไี มพ่ อ , ลายเซน็ เจา้ ของ บญั ชไี มถ่ กู ตอ้ ง เป็นตน้ หมายเหตุ ใสห่ มายเหตุเพม่ิ เตมิ สาหรบั เชค็ ใบน้ี 4. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ \"F10-SAVE\" เพ่อื เกบ็ รายการเขา้ ระบบ 3.2 บนั ทึกรายการเชค็ จ่าย 264 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หวั ขอ้ น้ี คลา้ ยกบั การบนั ทกึ เชค็ จา่ ยเพ่อื รอทาจา่ ยใหเ้ จา้ หน้ี ซง่ึ เคยอธบิ ายแลว้ ใน ระบบเจา้ หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี หวั ขอ้ การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ค่าสนิ คา้ 3.3 บนั ทึกถอนเงินสดใช้เป็นเงินสดย่อยในบริษทั การเบกิ เงนิ สดยอ่ ยน้ี ควรบนั ทกึ ทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท เมนูบนั ทกึ รายการรายวนั เพ่อื จะไดบ้ นั ทกึ บญั ชไี ปพรอ้ มกนั ดว้ ย โดยคยี ร์ ายการถอนเงนิ สดน้ี ทห่ี น้า F7- Link เพอ่ื ให้ จบั คใู่ บสาคญั ลงบญั ชรี ายการกบั ใบถอนใบน้ี ชว่ ยใหต้ รวจสอบรายการไดง้ า่ ย ( สามารถดกู าร บนั ทกึ เอกสารหน้า LINK ไดท้ ห่ี วั ขอ้ การใชง้ าน ระบบบญั ชแี ยกประเภท ) วธิ กี ารบนั ทกึ ใบถอนน้จี ะคลา้ ยกบั การบนั ทกึ รายการธนาคารอ่นื ๆ แต่เลอื กรหสั เอกสารธนาคารเป็น “ ถอนเงนิ สด “ ดงั ภาพล่าง ภาพท่ี 7 : ตวั อย่างการถอนเงินสดเพื่อใช้จ่ายในบริษทั หลงั จากบนั ทกึ รายการแลว้ เมอ่ื กลบั ออกมาดทู ห่ี น้าจอรายการเคล่อื นไหวบญั ชเี งนิ ฝาก จะเหน็ รายการทเ่ี คยบนั ทกึ ไปแลว้ เชน่ รายการทบ่ี นั ทกึ ในระบบซอ้ื , ระบบขาย , ระบบ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 265

ลกู หน้ี , ระบบเจา้ หน้ี , ระบบบญั ชแี ยกประเภท และบนั ทกึ เขา้ ไปโดยตรงทร่ี ะบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร ดงั ภาพดา้ นล่างน้ี ภาพท่ี 8 : หน้าจอ รายการเคลือ่ นไหวบญั ชีเงินฝากท่ีเคยบนั ทึกไว้ ทด่ี า้ นล่างจะมรี ายละเอยี ดของเอกสารธนาคารใบน้ี เพ่อื ตรวจสอบยอ้ นกลบั ไดส้ ะดวก เช่น STEP ของเอกสาร , STATUS หรอื สถานะ ของเอกสาร , เอกสารถูกสรา้ งด้วย LOGIN ใด , ถกู แก้ไขด้วย LOGIN ใด , วนั ที่แก้ไขล่าสดุ , กรณเี ป็นเชค็ รบั ไดถ้ กู นาไป นาฝากด้วย Payin เลขที่อะไร และลงบญั ชไี วท้ ใ่ี บสาคญั เลขทอ่ี ะไร ( Voucher # ), กรณเี ป็นเชค็ จา่ ย เชค็ ใบน้ี ลงบญั ชไี วท้ ใ่ี บสาคญั จ่ายเลขท่ีอะไร 266 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

  ประเภทเอกสารธนาคารและรายการฝากถอนเงินสด ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 267

3.4 การนาฝากเชค็ หรือฝากเงินสดเข้าบญั ชี ( Payin ) 1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow -> Entry Transaction คลกิ icon ‘ Payin ‚ จะเขา้ ไปทเ่ี มนู บนั ทึกใบนาฝากเชค็ เข้าธนาคาร 2. เลอื ก \"สาขา\" และสมดุ บญั ชเี งนิ ฝากธนาคาร ภาพที่ 9: เลือกสมดุ บญั ชีเงินฝากธนาคารที่จะนาฝากเชค็ ภาพที่ 10: หน้าจอระบรุ ายการเชค็ ท่ีจะนาฝาก โดยดงึ รายการเชค็ รบั ที่เคยบนั ทึกไวก้ ่อนหน้านี้ ภาพท่ี 10 : บนั ทึกรายการเชค็ ท่ีจะนาฝาก และค่าธรรมเนียมที่บริษทั รบั ภาระ 268 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร สมดุ เงินฝาก โปรแกรมจะแสดงช่อื สมดุ บญั ชเี งนิ ฝากทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน วนั ที่ ใส่วนั ทข่ี องใบนาฝาก เลขที่ ใสเ่ ลขทข่ี องใบนาฝาก ถา้ ว่างไว้ โปรแกรมจะ Running ใหเ้ อง หมายเหตุ ใสห่ มายเหตุทเ่ี กย่ี วกบั การนาฝาก รปู แบบการ POST ระบุรปู แบบการ POST ทต่ี อ้ งการ โดยทโ่ี ปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คย กาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู สาขามาใหก้ ่อน จานวนเงินสด ใชก้ รณที น่ี าฝากเงินสดเขา้ ธนาคาร จะใส่ยอดเงนิ สดทช่ี ่องน้ี การบนั ทึกส่วนรายการย่อย เลขที่เชค็ ใสเ่ ลขทเ่ี ชค็ หรอื คน้ หาดว้ ย Hot Seek วนั ท่ี โปรแกรมจะแสดงวนั ทใ่ี นเชค็ ของเชค็ ทเ่ี ลอื กไว้ ธนาคาร โปรแกรมจะแสดงชอ่ื ธนาคารของเชค็ ทเ่ี ลอื กไว้ ผจู้ ่ายเชค็ โปรแกรมจะแสดงช่อื ผรู้ บั ในเชค็ ทเ่ี ลอื กไว้ จานวนเงิน โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ ในเชค็ ทเ่ี ลอื กไว้ ค่าธรรมเนียม ใส่คา่ ธรรมเนียมทบ่ี รษิ ทั ฯ รบั ภาระ (ถา้ ม)ี สถานะ โปรแกรมจะแสดงสถานะของเชค็ ทเ่ี ลอื กไว้ 4. เมอ่ื บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE โปรแกรมจะแสดงการบนั ทกึ บญั ชใี ห้ เหน็ ดงั ภาพลา่ ง ใหก้ ดป่มุ ‘ F10-บนั ทึก ‘ เป็นอนั เสรจ็ ขนั้ ตอนน้ี ภาพท่ี 11 : แสดงการบนั ทึกบญั ชีอตั โนม้ติ ไปยงั ระบบบญั ชีแยกประเภท 269 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

  กาหนดวิธีการลงบญั ชีแยกตามรายการเชค็ เมื่อฝากเชค็ หลายฉบบั จะเหน็ ว่า โปรแกรมบนั ทกึ บญั ชี โดยรวมยอดเงนิ ของเชค็ ทงั้ 2 ฉบบั เน่อื งจาก เรา config วธิ กี าร บนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ไิ วแ้ บบน้ี ทฐ่ี านขอ้ มลู สาขา ใบนาฝากบนั ทึกบญั ชีแบบ ค่าว่าง = รวมรายการ แต่ถา้ เรากาหนดคา่ เป็น ‘1’ = แตกรายการตามเชค็ โปรแกรมจะบนั ทกึ บญั ชโี ดยแยกรายการเชค็ แต่ละฉบบั ดง้ น้ี 1 2 270 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.5 การเปลียนสถานะเชค็ รบั ที่ผา่ นบญั ชีแล้ว เมอ่ื บรษิ ทั ฯ ทาการนาฝากเชค็ เขา้ บญั ชแี ลว้ หากเชค็ ไดผ้ ่านบญั ชเี รยี บรอ้ ยแลว้ ให้ ทาการปรบั ปรงุ สถานะเชค็ ดว้ ย 1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow -> Entry Transaction คลกิ icon บนั ทึกเชค็ รบั ที่ผา่ น 2. โปรแกรมจะใหเ้ ลอื กรายการเชค็ ทต่ี อ้ งการเปลย่ี นสถานะ ดงั น้ี - เลอื ก \"สาขา\" ทจ่ี ะเขา้ ไปทารายการ - เลอื ก ธนาคารของสมดุ บญั ชีเงินฝากทม่ี กี ารนาฝากเชค็ - เลอื ก สมดุ บญั ชีเงินฝากท่ีมีการนาฝากเชค็ - เรยี กดรู ายการเชค็ โดยใหเ้ รยี งตามเลขทเ่ี ชค็ หรอื วนั ทถ่ี งึ กาหนด หรอื วนั ทร่ี บั เชค็ - เรยี กดเู ชค็ เฉพาะรายการทม่ี สี ถานะแบบใด เชน่ ทงั้ หมด , เชค็ ทน่ี าฝากแลว้ หรอื เชค็ ทน่ี าฝากแลว้ แต่ยงั ไมไ่ ดเ้ ปลย่ี นสถานะเชค็ ว่าผา่ นแลว้ ภาพท่ี 12 : การใส่ช่วงข้อมลู เพ่อื ดึงรายการเชค็ รบั มาเปลี่ยนสถานะ 271 2. เลอื กรายการเชค็ ทต่ี อ้ งการ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. โปรแกรมจะใหใ้ ส่วนั ทเ่ี ชค็ ผา่ น 1 2 3 ภาพที่ 13 : เลือกเชค็ และใส่วนั ที่เชค็ ผา่ น 4. ทาครบทกุ ฉบบั แลว้ ใหค้ ลกิ ป่มุ \"Enter-เลือก \" ,ทค่ี อลมั น์ “วนั ทเ่ี ชค็ ผา่ น “ จะมี วนั ทเ่ี ชค็ ผา่ น ใหเ้ หน็ ดงั ภาพล่างน้ี เป็นอนั เสรจ็ ขนั้ ตอนการทางานหวั ขอ้ น้ี 4 ภาพที่ 14 : เลือกรายการเชค็ ท่ีผา่ นบญั ชีครบทกุ ใบแลว้ ให้กดป่ ุม ‘Enter- เลือก” 3.6 การเปล่ียนสถานะเชค็ จ่ายที่ผา่ นบญั ชีแล้ว 272 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

เมอ่ื เจา้ หน้นี าเชค็ ไปขน้ึ เงนิ แลว้ และผา่ นบญั ชเี รยี บรอ้ ยแลว้ ใหท้ าการปรบั ปรงุ สถานะ เชค็ จา่ ยดว้ ย ทงั้ น้ี บรษิ ทั ฯ ตอ้ งมเี งนิ ในบญั ชกี ระแสรายวนั เพยี งพอสาหรบั เชค็ จา่ ยดว้ ย สาหรบั กจิ การทไ่ี มไ่ ดม้ เี งนิ คา้ งไวใ้ นบญั ชกี ระแสรายวนั และจะนาฝากเงนิ เขา้ บญั ชี กระแสรายวนั ก่อนวนั ท่ี due date ของเชค็ แต่ละใบ กต็ อ้ งไปบนั ทกึ นาฝากเงนิ เขา้ บญั ชกี ระแส รายวนั และบนั ทกึ กลบั รายการเชค็ จา่ ยรอนาเงนิ เขา้ บญั ชี ทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท โดยบนั ทกึ ท่ี หน้าเอกสารประกอบการลงบญั ชี (ดหู วั ขอ้ พเิ ศษ ‚ บนั ทกึ นาเงนิ เขา้ บญั ชสี าหรบเชค็ จา่ ย” ) 1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow -> Entry Transaction คลกิ icon บนั ทึกเชค็ จ่ายที่ผา่ น 2. โปรแกรมจะใหเ้ ลอื กรายการเชค็ ทต่ี อ้ งการเปลย่ี นสถานะ ดงั น้ี - เลอื ก \"สาขา \" ทจ่ี ะเขา้ ไปทารายการ - เลอื ก ธนาคารของสมดุ บญั ชีเงินฝากกระแสรายวนั (บญั ชเี ชค็ จา่ ย) - เลอื กสมดุ บญั ชเี งนิ ฝาก - เรยี กดรู ายการเชค็ โดยใหเ้ รยี งตามเลขทเ่ี ชค็ หรอื วนั ทถ่ี งึ กาหนด หรอื วนั ทจ่ี า่ ยเชค็ ภาพท่ี 15 : การใส่ช่วงข้อมลู เพอ่ื ดงึ รายการเชค็ จ่ายมาเปลี่ยนสถานะ 273 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

- เรยี กดเู ชค็ เฉพาะรายการทม่ี สี ถานะแบบใด เชน่ ทงั้ หมด , เชค็ ทน่ี าฝากแลว้ หรอื เชค็ ทน่ี าฝากแลว้ แต่ยงั ไมไ่ ดเ้ ปลย่ี นสถานะเชค็ วา่ ผา่ นแลว้ 3. ใฃเ้ มา้ สค์ ลกิ เลอื กรายการเชค็ ทต่ี อ้ งการ 1 2 3 ภาพที่ 16 : เลอื กเชค็ จา่ ยท่ีผา่ นบญั ชี 4. ทาครบทุกฉบบั แลว้ ใหค้ ลกิ ป่มุ \"Enter-เลือก \" ,ทค่ี อลมั น์ “ STEP “ จะมี คา่ ‘B’ และคอลมั น์ “ สถานะ‛ จะมคี าวา่ ‘ ผา่ น ‚ ใหเ้ หน็ ดงั ภาพลา่ งน้ี เป็นอนั เสรจ็ ขนั้ ตอนการ ทางานหวั ขอ้ น้ี 4 ภาพท่ี 17 : เชค็ จา่ ยทผ่ี า่ นบญั ชแี ลว้ จะมี STEP และ สถานะ ผ่าน 274 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

  บนั ทึกฝากเงินข้าบญั ชีกระแสรายวนั ก่อนถงึ กาหนดในเชค็ จ่าย 1. เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภท -> WorkFlow -> Entry Transaction คลกิ icon ’ ลงรายวนั ‘ 2. เลอื กสมดุ รายวนั ทใ่ี ชง้ าน ในทนี ้ี จะใชส้ มดุ รายวนั ทวั่ ไป ทงั้ น้ี การเลอื กใชส้ มดุ รายวนั เล่มใด ขน้ึ อยกู่ บั การวางระบบบญั ชขี องแต่ละบรษิ ทั , บางบรษิ ทั ฯ อาจไวท้ ส่ี มดุ เงนิ สดจา่ ย สาหรบั รายการคา้ ทม่ี กี ารถอนเงนิ ออกจากบญั ชี 3. ทาการเพม่ิ รายการ และกรอกรายละเอยี ดการบนั ทกึ บญั ชี ดงั ภาพดา้ นล่าง 4. กดป่มุ F7- Link เพอ่ื เขา้ ไปเพมิ่ เอการประกอบการลงบญั ชี , กดป่มุ F3-เพมิ่ , ใหเ้ ลอื กกล่มุ ชนิด เอกสาร เป็น ‘TRANS_PYM‛ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 275

 6. เพม่ิ รายการถอนเงนิ จากบญั ชอี อกมทรพั ย์ ดงั ภาพ 7. เพม่ิ รายการฝากเงนิ เขา้ บญั ชกี ระแสรายวนั ดงั ภาพ 8. บนั ทกึ ครบแลว้ กลบั มาทห่ี น้าจอ ใบสาคญั แลว้ กดป่มุ F10-บนั ทกึ เพอ่ื เกบ็ รายการทงั้ ใบ 276 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.7 บนั ทึกสถานะเชค็ รบั ท่ีถกู ปฏิเสธจากธนาคาร ( เชค็ คืน ) ในหวั ขอ้ ก่อนหน้าน้ี ไดพ้ ดู ถงึ กรณที เ่ี ชค็ ผา่ นบญั ชี แต่ในหวั ขอ้ น้ี จะเป็นกรณตี รงกนั ขา้ ม คอื เชค็ ถกู ปฎเิ สธจากธนาคาร หรอื เชค็ คนื นนั่ เอง การถกู ปฎเิ สธการจา่ ยเงนิ อาจเกดิ จากหลาย สาเหตุ เชน่ เงนิ ในบญั ชไี มพ่ อจา่ ย , ลายเซน็ ไมถ่ กู ตอ้ ง เป็นตน้ 1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow -> Entry Transaction คลกิ icon ‘ บนั ทึกเชค็ คืน ‚ จะเขา้ เมนู “ ปรบั ปรงุ รายการเชค็ รบั “ 2. เลอื ก \"สาขา\" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. จะเหน็ รายการเชค็ รบั ทงั้ หมด เล่อื นไปทร่ี ายการเชค็ ทถ่ี กู คนื , กดป่มุ \"F2-แกไ้ ข\" 1 ภาพท่ี 18 : รายการเชค็ รบั ที่นาฝากแลว้ แต่ยงั ไมเ่ ปลี่ยนสถานะของเชค็ 5. แกไ้ ข สถานะเชค็ , วนั ทเ่ี ชค็ คนื และสาเหตุการคนื เชค็ ดงั ภาพดา้ นลา่ ง 5 2 277 3 4 ภาพท่ี 19 : บนั ทึกสถานะของเชค็ และสาเหตกุ ารคนื เชค็ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz 5. ใสส่ ถานะเชค็ เป็น ‘R = เชค็ คืน ‚ , ใสวนั ท่ีคืนเชค็ และสาเหตกุ ารคืนเชค็ 6. เมอ่ื แกไ้ ขเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ \"F10-SAVE\" เพอ่ื เกบ็ รายการ ในการเรยี กดรู ายการเชค็ รบั น้ี ผใู้ ชง้ านอาจจะเลอื กดเู ชค็ รบั ทงั้ หมดหรอื เรยี กดู เฉพาะ เชค็ ทย่ี งั ไมน่ าเขา้ ธนาคาร โดยคลกิ ทป่ี ่มุ ‘ F7- กรองข้อมลู ” ทอ่ี ยดู่ า้ นบน ภาพที่ 20 : รายการเชค็ รบั หลงั จากใส่สถานะเชค็ คนื มขี อ้ ความแสดงอยทู่ ม่ี มุ ขวาบน “ แสดงเฉพาะรายการเชค็ ทีย่ งั ไมร่ ะบสุ ถานะว่า ผา่ น” และโปรแกรมจะแสดงเฉพาะเชค็ รบั ทม่ี เี งอ่ื นไขดงั กลา่ ว ถา้ กด F7 อกี ครงั้ จะเปลย่ี นขอ้ ความเป็น “ แสดงรายการเชค็ รบั ทงั้ หมด” เมนูนี้ ยงั ใช้ในการแก้ไขรายละเอียดเชค็ ท่ีทาการนาฝากแล้ว และต้องเป็นการ แก้ไขที่ไมม่ ผี ลต่อการบนั ทึกบญั ชีและยอดนาฝาก เชน่ เลขทเ่ี ชค็ ผดิ , ชอ่ื ผสู้ งั่ จา่ ยในเชค็ ผดิ เมอ่ื เรากดป่มุ F2- แก้ไข ทเ่ี ชค็ ใบนนั้ จะมขี อ้ ความแจง้ เดอื นดงั ภาพล่างน้ี 278 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.8 แก้ไขรายละเอียดในเชค็ จ่ายท่ีไม่ใช่การแก้ไขยอดเงินในเชค็ ใชใ้ นการแกไ้ ขรายละเอยี ดเชค็ จา่ ย และเป็นการแกไ้ ขทไ่ี มม่ ผี ลต่อการบนั ทกึ บญั ชี และยอดเงนิ เชน่ นาเงนิ เขา้ บญั ชเี งนิ ฝากกระแสรายวนั สาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี และ STEP = B แลว้ แต่มาตรวจสอบ Bank statement พบว่า ใส่เลขทเ่ี ชค็ ผดิ หรอื ใสช่ ่อื ในเชค็ ผดิ ไป ทาใหต้ อ้ ง แกไ้ ขรายละเอยี ดดงั กลา่ วใหถ้ กู ตอ้ ง กจ็ ะมาทาทเ่ี มนูน้ี สะดวกกวา่ กลบั ไปทเ่ี มนูใบเสรจ็ รบั เงนิ จา่ ย ทเ่ี คยบนั ทกึ เชค็ จา่ ยใบน้เี อาไว้ 1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow -> Entry Transaction คลกิ icon ‘ บนั ทึกเชค็ คืน ‚ จะเขา้ เมนู “ ปรบั ปรงุ รายการเชค็ จ่ายมปี ัญหา “ 2. เลอื ก \"สาขา\" และ สมดุ บญั ชีเฃค็ จ่าย 3 . จะเหน็ รายการเชค็ จา่ ยทงั้ หมด เลอ่ื นไปทร่ี ายการทตี อ้ งการ, กดป่มุ \"F2-แกไ้ ข\" 1 2 ภาพท่ี 21 : แก้ไขรายละเอียดเชค็ จ่าย เฉพาะข้อมลู ท่ีสามารถแก้ไขได้ ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz 4 แกไ้ ขรายละเอยี ดตามทต่ี อ้ งการแลว้ กด\"F10-บนั ทกึ \" เพ่อื เกบ็ รายการ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 279

ในการเรยี กดรู ายการเชค็ จา่ ยน้ี ผใู้ ชง้ านอาจจะเลอื กดเู ชค็ จา่ ยทงั้ หมดหรอื ดเู ฉพาะเชค็ จา่ ยทย่ี งั ไม่ไดน้ าเงนิ เขา้ บญั ชี โดยคลกิ ทป่ี ่มุ ‘ F7- กรองข้อมลู ” ทอ่ี ยดู่ า้ นบน ภาพท่ี 21 : รายการเชค็ จา่ ย หลงั แก้ไขรายละเอียดท่ีต้องการ มขี อ้ ความแสดงอยทู่ ม่ี มุ ขวาบน “ แสดงเฉพาะรายการเชค็ ทีย่ งั ไม่นาเงินเข้า ” และ โปรแกรมจะแสดงเฉพาะเชค็ จา่ ยทม่ี เี งอ่ื นไขดงั กลา่ ว ถา้ กด F7 อกี ครงั้ จะเปลย่ี นขอ้ ความเป็น “ แสดงรายการเชค็ จ่ายทงั้ หมด” 4. รายงานท่ีใช้ตรวจสอบและรายงานวิเคราะห์ รายงานตามรายการดา้ นล่างน้ี ใชใ้ นการตรวจสอบว่าขอ้ มลู ทเ่ี ราบนั ทกึ เขา้ ไปนนั้ ครบถว้ นและถูกตอ้ ง เพยี งใด โดยมี ใหเ้ ลอื กพมิ พห์ ลายรายงาน เช่น 1. รายงานเชค็ รบั เรยี งตามวนั ทเ่ี ชค็ 2. รายงานสถานะเชค็ รบั แยกตามลกู คา้ 3. รายงานเชค็ จา่ ยเรยี งตามวนั ทจ่ี า่ ยเชค็ 4. รายงานเชค็ จา่ ยเรยี งตามเลขทเ่ี ชค็ 5. รายงานสถานะเชค็ จา่ ยแยกตามเจา้ หน้ี 6. รายงาน Bank statement 7. ทะเบยี นเชค็ รายวนั เรยี งตามบญั ชแี ละเลขท่ี VOUCHER นอกจากรายงานทเ่ี ตรยี มใหใ้ นระบบเจา้ หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้แี ลว้ ยงั ทาการออกแบบรายงาน เพมิ่ เตมิ หรอื พมิ พร์ ายงานเป็น Chart , กราฟรปู แบบทส่ี วยงามได้ ดว้ ยโปรแกรม Business Intelligence โดยเขา้ ท่ี ‘ Business Intelligence ‘ -> ‘ ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร 280 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทท่ี 9 ระบบสินทรพั ยแ์ ละค่าเสื่อมราคาสินทรพั ย์ Fixed Assets and Depreciation System ภาพรวมการทางานในระบบสินทรพั ยแ์ ละค่าเสื่อมราคา ในการทาธรุ กจิ จะมสี นิ ทรพั ย์ทต่ี อ้ งใชใ้ นการทางาน ประกอบธรุ กจิ เช่น เครอ่ื งจกั รท่ี ใชใ้ นการผลติ เครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ โต๊ะทางาน สนิ ทรพั ยต์ ่างๆ น้ี เราจะตอ้ งคานวณค่าเสอ่ื ม ราคาของสนิ ทรพั ย์ เพอ่ื บนั ทกึ เขา้ เป็นคา่ ใชจ้ า่ ยในแต่ละงวด โดยทง่ี วดบญั ชอี าจเป็นเดอื นละ ครงั้ หรอื ปีละครงั้ กไ็ ด้ นอกจากน้ี เรากอ็ าจจะขายสนิ ทรพั ยอ์ อกไปจากกจิ การ โดยทส่ี นิ ทรพั ย์ เหล่านนั้ ยงั ตดั คา่ เสอ่ื มราคาไมค่ รบตามอายขุ องสนิ ทรพั ย์ โปรแกรมช่วยในการเกบ็ ทะเบยี นสนิ ทรพั ย์ พรอ้ มกบั ชว่ ยคานวณค่าเส่อื มราคาของ สนิ ทรพั ยไ์ วใ้ หโ้ ดยละเอยี ดและบนั ทกึ รายการบญั ชใี หถ้ ูกตอ้ งตามหลกั การบญั ชี ทาใหผ้ ใู้ ชง้ าน ลดเวลาในการคานวณคา่ เสอ่ื มราคาของสนิ ทรพั ยล์ งไปไดอ้ ยา่ งมาก โดยเฉพาะกจิ การใดทม่ี ี รายการสนิ ทรพั ยจ์ านวนมาก การทจ่ี ะคานวณคา่ เส่อื มราคาของสนิ ทรพั ยใ์ หถ้ กู ตอ้ งละเอยี ด ระดบั วนั ใหค้ รบถว้ นทกุ รายการกจ็ ะใชเ้ วลามาก และสามารถเรยี กพมิ พร์ ายงานตารางคา่ เสอ่ื ม ราคาสนิ ทรพั ย์ เพอ่ื ประกอบงบการเงนิ ในการนาส่งสรรพากรได้โดยงา่ ย ระบบน้ี แบง่ การทางานเป็น 3 สว่ น คอื ส่วนที่ 1 คอื การเตรยี มฐานขอ้ มลู และค่าเสอ่ื มสะสมยกมาจากรอบบญั ชกี ่อน ส่วนที่ 2 คอื การบนั ทกึ รายการ หรอื Transaction ของระบบ ส่วนที่ 3 คอื การพมิ พร์ ายงานต่างๆ เพ่อื การตรวจสอบ 1.การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบ เป็นการบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู เกย่ี วกบั สนิ ทรพั ย์ ดงั น้ี บนั ทกึ รายชอ่ื กล่มุ สนิ ทรพั ย์ บนั ทกึ รายการสนิ ทรพั ยแ์ ละค่าเส่อื มสะสมยกมาทแ่ี ต่ละสนิ ทรพั ย์ 2. การบนั ทึกรายการ 281 2.1 การสงั่ ใหโ้ ปรแกรมคานวณค่าเส่อื มราคาของสนิ ทรพั ย์ 2.2 แกไ้ ขมลู ค่าค่าเส่อื มราคาสนิ ทรพั ยท์ โ่ี ปรแกรมไดค้ านวณไวใ้ ห้ 2.3 การลบ VOUCHER ทโ่ี ปรแกรมสรา้ งใหจ้ ากระบบสนิ ทรพั ย์ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2.4 การบนั ทกึ ค่าใชจ้ า่ ยซอ่ มแซมสนิ ทรพั ย์ เพอ่ื คานวณคา่ เสอ่ื มราคาเพมิ่ เตมิ 2.5 การตดั จาหน่ายสนิ ทรพั ย์ 3. การพิมพร์ ายงานต่างๆ เพ่อื การตรวจสอบเบอ้ื งตน้ และเพอ่ื การวเิ คราะหก์ าร ทางานโดยรวมในระบบสนิ ทรพั ย์ และ ขนั้ ตอนการทารายการโดยละเอยี ดมดี งั ภาพ 1 และ 2 ภาพที่ 1: ภาพรวมการทางานในระบบสินทรพั ยแ์ ละค่าเส่ือมราคา ภาพที่ 2 : การทารายการในระบบสินทรพั ยแ์ ละคา่ เสื่อมราคา 282 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบสินทรพั ยแ์ ละค่าเส่ือมราคา 1.1 เพิ่มรายช่ือกล่มุ สินทรพั ย์ 1. เขา้ ระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละคา่ เส่อื มราคา -> WorkFlow -> ‘Setuup Master File’ เขา้ เมนู เพิ่มและแก้ไข กล่มุ สินทรพั ย์ 2. กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพม่ิ รายการ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของกลมุ่ สนิ ทรพั ยต์ ามตอ้ งการ 4. ใสร่ ายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ ภาพท่ี 3 : หน้าจอบนั ทึกกลุ่มสินทรพั ย์ อธิบายการบนั ทึก ใส่รหสั ของกลมุ่ สนิ ทรพั ย์ รหสั กล่มุ ใส่ชอ่ื กลุ่มสนิ ทรพั ย์ ช่ือกล่มุ สินทรพั ย์ (ไทย) ช่อื กลุ่มสนิ ทรพั ย์ ทเ่ี ป็นภาษาท่ี 2 ชื่อกล่มุ สินทรพั ย์ (ภาษา2) ถา้ ใสค่ า่ \"D\" คอื กลุ่มสนิ ทรพั ยท์ เ่ี ป็น LEVEL ยอ่ ยสดุ ชนิ ด ถา้ ใสค่ า่ \"G\" คอื กลมุ่ สนิ ทรพั ยท์ เ่ี ป็น LEVEL ทม่ี ี LEVEL ยอ่ ยอยซู่ อ้ นลงไปได้ รหสั บญั ชีสินทรพั ย์ ถา้ ตอ้ งการบนั ทกึ บญั ชรี ะดบั กลุ่มสนิ ทรพั ยใ์ หใ้ สร่ หสั บญั ชนี นั้ ๆ Dr. บญั ชีค่าเสื่อม ถา้ ตอ้ งการบนั ทกึ บญั ชรี ะดบั กลมุ่ สนิ ทรพั ยใ์ หใ้ สร่ หสั บญั ชนี นั้ ๆ Cr. บญั ชีค่าเส่ือมสะสม ถา้ ตอ้ งการบนั ทกึ บญั ชรี ะดบั กลมุ่ สนิ ทรพั ยใ์ หใ้ ส่รหสั บญั ชนี นั้ ๆ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 283

1.2 เพิ่มรายการสินทรพั ย์ การบนั ทกึ ขอ้ มลู สนิ ทรพั ยข์ องบรษิ ัทเขา้ ส่รู ะบบ ซง่ึ อาจจะเป็นสนิ ทรพั ยเ์ ดมิ ทม่ี กี าร คานวณคา่ เสอ่ื มราคาไปแลว้ ในรอบบญั ชกี ่อน หรอื เป็นสนิ ทรพั ยท์ ซ่ี อ้ื เขา้ มาใหม่ 1. เขา้ ไปทเ่ี มนู ระบบสินทรพั ยแ์ ละค่าเสื่อม -> ฐานข้อมลู -> เพ่ิม /แก้ไข รายการสินทรพั ย์ 2. กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพมิ่ รายการ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของสนิ ทรพั ยท์ ต่ี อ้ งการ ภาพที่ 4 : บนั ทึกรายละเอียดสินทรพั ย์ หน้าท่ี 1 อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 1 ใส่รหสั ของสนิ ทรพั ยท์ ก่ี าหนด รหสั สินทรพั ย์ ใส่ชอ่ื สนิ ทรพั ยท์ ก่ี าหนด ชื่อสินทรพั ย์ (ไทย) ใส่ช่อื สนิ ทรพั ยท์ ใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2 ชื่อภาษา2 ใชร้ ะบแุ ผนกทใ่ี ชส้ นิ ทรพั ยน์ นั้ อยู่ กรณที ท่ี า PROFIT เป็นสินทรพั ยข์ องแผนก CENTER จะบนั ทกึ บญั ชแี ยกตามแผนกทร่ี ะบไุ ว้ 284 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รหสั บญั ชีสินทรพั ย์ หมายถงึ รหสั บญั ชขี องสนิ ทรพั ยน์ นั้ เชน่ เกา้ อ้ี จดั อยใู่ น บญั ชสี นิ ทรพั ยช์ อ่ื \"บญั ชอี ุปกรณ์สานกั งาน \"รหสั 100101 รหสั บญั ชสี นิ ทรพั ยเ์ ดยี วกนั อาจจะมสี นิ ทรพั ยไ์ ดห้ ลาย รายการ และเมอ่ื สงั่ พมิ พร์ ายงานตารางคา่ เส่อื มราคา กจ็ ะ พมิ พโ์ ดยเรยี งตามรหสั บญั ชี สนิ ทรพั ยท์ ร่ี ะบไุ วท้ น่ี ่นี นั่ เอง Dr-บญั ชีค่าเสื่อม ใสร่ หสั บญั ชที ต่ี อ้ งการเครดติ บญั ชคี ่าเสอ่ื มราคา Cr-บญั ชีค่าเสื่อมสะสม ใสร่ หสั บญั ชที ต่ี อ้ งการเครดติ บญั ชคี ่าเสอ่ื มราคาสะสม ราคาตลาด ใสร่ าคาของสนิ ทรพั ย์ทข่ี ายกนั ในตลาดขณะนนั้ ราคาซื้อ ใสร่ าคาทซ่ี อ้ื มา อาจไมต่ รงกบั ทใ่ี ชใ้ นการคานวณค่าเส่อื ม ค่าใช้จ่ายในการขนส่ง ใสค่ า่ ใชจ้ า่ ยทจ่ี า่ ย เพ่อื ขนส่งสนิ ทรพั ยน์ นั้ ค่าติดตงั้ ใส่คา่ ใชจ้ า่ ยท่จี า่ ย เพ่อื ตดิ ตงั้ สนิ ทรพั ย์ ค่าใช้จ่ายเบด็ เตลด็ ใส่ค่าใชจ้ า่ ยเบด็ เตลด็ อ่นื ๆ ทจ่ี า่ ยเพ่อื ใหไ้ ดส้ นิ ทรพั ยม์ า ราคาซื้อ+ค่าใช้จ่าย ในส่วนน้โี ปรแกรมจะคานวณค่าใชจ้ า่ ยต่างๆ ทงั้ หมดแลว้ นาผลรวมทไ่ี ดม้ าไวใ้ หเ้ องโดยอตั โนมตั ิ ผใู้ ชไ้ มส่ ามารถเขา้ ไปแกไ้ ขในส่วนน้ไี ด้ ราคาซื้อหรือได้มา หมายถงึ ราคาซอ้ื หรอื ไดม้ าทใ่ี ชแ้ สดงในตารางคา่ เสอ่ื ม มลู ค่าสินทรพั ย์ ใสม่ ลู คา่ ของสนิ ทรพั ยท์ ผ่ี ใู้ ชใ้ ชใ้ นการคานวณคา่ เสอ่ื มได้ (ใชค้ านวณคา่ เสอ่ื ม) มกั เป็นราคาทส่ี รรพากรยอมใหใ้ ชใ้ นการคานวณ  การบนั ทกึ มลู คา่ สนิ ทรพั ยท์ ค่ี านวณคา่ เสอ่ื มราคาไดไ้ มเ่ ตม็ จานวน คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 285

ภาพที่ 5 : หน้าจอบนั ทึกรายละเอียดสินทรพั ย์ หน้าที่ 2 อธิบายการบนั ทึกหน้าท่ี 2 ใส่วนั ทซ่ี อ้ื หรอื ไดส้ นิ ทรพั ยน์ นั้ มา ซง่ึ อาจจะไมใ่ ชว่ นั ทเ่ี รม่ิ วนั ที่ซื้อ คานวณคา่ เส่อื มราคากไ็ ด้ วนั เร่ิมคานวณค่าเสื่อม ใส่วนั ทจ่ี ะใหโ้ ปรแกรมเรม่ิ คานวณค่าเสอ่ื ม เชน่ วนั ทซ่ี อ้ื สนิ ทรพั ยม์ าจรงิ คอื 01/01/48 อาจจะเรม่ิ คานวณค่าเส่อื ม วิธีคานวณค่าเส่ือม ราคาวนั ท่ี 01/04/49 แต่โปรแกรม จะใส่วนั ทเ่ี รม่ิ ใชร้ ะบบท่ี การลงบญั ชีค่าเสื่อม เคยระบุไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู บรษิ ทั ใหก้ ่อน อตั ราค่าเส่ือม ถา้ ใส่คา่ 1 คอื เลอื กคานวณโดยใชว้ ธิ เี สน้ ตรง ถา้ ใสค่ ่า 2 คอื เลอื กคานวณโดยใชว้ ธิ ลี ดน้อยถอยลง หมายถงึ การกาหนดการลงบญั ชคี า่ เส่อื มใหเ้ ป็นแบบ เดอื นละครงั้ หรอื เป็นแบบ ปีละครงั้ ใส่อตั ราคา่ เส่อื มราคา ทใ่ี ใชค้ านวณมที งั้ แบบเปอรเ์ ซน็ ตต์ ่อ เดอื น หรอื เปอรเ์ ซน็ ตต์ ่อปีกไ็ ด้ 286 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ราคาซาก ใส่ราคาซากของสนิ ทรพั ย์ ทค่ี าดว่าจะมรี าคาเหลอื อยเู่ ทา่ ใด ณ วนั ทหี่ มดอายกุ ารใชง้ าน ค่าเสื่อมสะสมก่อนวนั เริ่มคานวณค่าเส่ือมในโปรแกรมนี้ ใสค่ ่าเส่อื มราคาสะสมก่อนทจ่ี ะมาใช้ โปรแกรมน้ี วนั ท่ีขายไป ใส่วนั ทข่ี ายสนิ ทรพั ยน์ นั้ ไป ซง่ึ จะใชใ้ นกรณที ม่ี กี ารจาหน่าย สนิ ทรพั ยอ์ อกไปเทา่ นนั้ แต่ถา้ จาหน่ายสนิ ทรพั ยน์ นั้ แลว้ และใส่ วนั ทข่ี ายสนิ ทรพั ย์ไว้ โปรแกรมจะหยดุ การคานวณณวนั ทข่ี าย ราคาขาย ใส่ราคาขายทจ่ี าหน่ายสนิ ทรพั ยอ์ อกไป สาหรบั การบนั ทกึ รายการ บญั ชนี นั้ ผใู้ ชง้ านตอ้ งทาการบนั ทกึ รายการดว้ ยทเ่ี มนู\"ลงรายวนั \" เลขท่ีเอกสารประกอบการขาย ใส่เลขทข่ี องเอกสารทข่ี ายสนิ ทรพั ยน์ นั้ ๆ ภาพท่ี 6.: หน้าจอรายละเอียดสินทรพั ย์ หน้าที่ 3 รายละเอยี ดในหน้าท่ี 3 เป็นรายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ เกย่ี วกบั สนิ ทรพั ย์ แต่ไมม่ ผี ลต่อการคานวณค่า เส่อื มราคา ของสนิ ทรพั ย์ หากไมต่ อ้ งการเกบ็ รายละเอยี ดไว้ จะขา้ มไปกไ้ ด้ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 287

รายละเอยี ดในหน้าท่ี 4 เป็นการเกบ็ ภาพสนิ ทรพั ยเ์ ขา้ ไปในระบบ ก่อนอ่นื ให้ เตรยี ม ภาพสนิ ทรพั ย์ เป็นชนิด .BMP และนาไปไวท้ ่ี C:\\FMDATA\\BMP 1. เขา้ มาทห่ี น้าท่ี 4 ใชเ้ มาสค์ ลกิ ท่ี Load เพอ่ื นาภาพสนิ ทรพั ยเ์ กบ็ เขา้ ระบบ 2. เลอื ก FOLDER ทม่ี ไี ฟลภ์ าพอยู่ คอื C:FMDATA\\BMP 3. คลกิ เลอื กไฟลภ์ าพสนิ ทรพั ย์ ตรวจสอบดชู ่อื ไฟลท์ ด่ี า้ นลา่ งว่าตรงกบั ทต่ี อ้ งการ 4. กดป่มุ ‘OK’ เพอ่ื ยนื ยนั ถา้ ใชป้ ่มุ Clear จะเป็นการลบภาพสนิ ทรพั ย์ออกไป 1 2 3 4 ภาพที่ 7 : ขนั้ ตอนการ Load ภาพสินทรพั ยเ์ กบ็ ไว้ท่ีฐานข้อมูลสินทรพั ยร์ ายการนัน้ 288 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 8: หน้าจอ บนั ทึกรายละเอียดสินทรพั ยห์ น้าที่ 4 หลงั load ภาพสินทรพั ยแ์ ล้ว 4. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10- บนั ทึก เพอ่ื เกบ็ รายการ หวั ข้อที่ควรทราบ Q1 หวั ข้อทีส่ าคญั ทีม่ ผี ลต่อการคานวณค่าเสือ่ มราคา มอี ะไรบ้าง ? A1 หวั ขอ้ ต่อไปน้จี ะมผี ลต่อการคานวณและการลงบญั ชี ซง่ึ ควรตรวจสอบหลงั จากบนั ทกึ รายการ สนิ ทรพั ยเ์ สรจ็ ก่อนทจ่ี ะสงั่ คานวณคา่ เส่อื มราคาสนิ ทรพั ย์ มดี งั น้ี 1.หวั ขอ้ ทมี่ ผี ลต่อการลงรายการบญั ชี 1.1 รหสั บญั ชีสินทรพั ย์ เช่น สนิ ทรพั ยน์ ้อี ยใู่ นบญั ชสี นิ ทรพั ยช์ ่อื อุปกรณ์สานกั งาน แต่ไป ใส่ไวท้ ่ี \"บญั ชรี ถยนต์\" กท็ าใหย้ อดเงนิ ในบญั ชแี ยกประเภทอุปกรณ์สานกั งานผดิ ไป 1.2 บญั ชีค่าเสือ่ มราคาทีจ่ ะเดบิต ถา้ ระบผุ ดิ บญั ชกี จ็ ะทาใหม้ ลู ค่าคา่ เส่อื มราคาของบญั ชี นนั้ ๆ ผดิ ไป 1.3 บญั ชีค่าเสือ่ มราคาสะสมทีจ่ ะเครดิต มผี ลเหมอื นกบั ขอ้ 2. 1.4 ลงรายการบญั ชีแบบเดือนละครงั้ หรอื ปีละครงั้ มผี ลต่อจานวนVOUCHER เช่น สงั่ วา่ คานวณปีละครงั้ ถา้ ไปสงั่ พมิ พร์ ายงานบญั ชแี ยกประเภทก่อนสน้ิ งวดบญั ชี กจ็ ะไมเ่ หน็ รายการคา่ เส่อื ม ราคาในแต่ละเดอื นจนกวา่ จะถงึ ปลายปีของรอบบญั ชนี นั้ ๆ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 289

หวั ข้อท่ีควรทราบ ( ต่อ ) 2.หวั ขอ้ ทมี่ ผี ลต่อมลู ค่าของค่าเสอื่ มราคา ไดแ้ ก่ 2.1 ราคาทีซ่ ้ือหรอื ได้มา ซง่ึ จะใชแ้ สดงในรายงานตารางค่าเสอ่ื มราคา แต่มลู ค่าทใ่ี ช้ คานวณจรงิ จะดจู ากหวั ขอ้ ท่ี 2 คอื 2.2 มลู ค่าสินทรพั ยท์ ีใ่ ช้คานวณค่าเสือ่ ม 2.3 วนั ทีเ่ ริม่ คานวณค่าเสือ่ มราคา 2.4 อตั ราค่าเสือ่ มราคาและเป็นอตั ราต่อปี หรอื อตั ราต่อเดือน ซง่ึ จะมผี ลต่อการ คานวณต่างกนั ถา้ ใส่ผดิ เป็นอตั ราต่อเดอื นกจ็ ะทาใหม้ ลู ค่าคา่ เสอ่ื มมมี ากขน้ึ 3. หวั ขอ้ ทมี่ ผี ลทาใหห้ ยดุ การคานวณคา่ เสอื่ มราคา หรอื คานวณค่าเสอื่ มราคาไดเ้ พยี งไมก่ ี่ ครงั้ 3.1วนั ทีข่ ายไปเพราะถา้ เราใสว่ า่ ขายสนิ ทรพั ยไ์ ปแลว้ โปรแกรมกจ็ ะหยดุ การคานวณคา่ เสอ่ื มราคา นบั จากวนั ทข่ี ายนนั้ 3.2 อตั ราค่าเสือ่ มราคา ถา้ ใสอ่ ตั ราคา่ เส่อื มราคาต่อปี แต่ไปใส่เป็นต่อเดอื น กอ็ าจทาใหม้ ลู ค่าคา่ เส่อื ม เพม่ิ เรว็ มาก จนทาใหค้ ดิ คา่ เส่อื มราคาไดเ้ พยี งไมก่ ง่ี วดบญั ชี 3.3 ราคาซาก หากกาหนดราคาซากสงู กว่าความเป็นจรงิ กจ็ ะมผี ลต่อการคานวณคา่ เส่อื มดว้ ยเช่นกนั 3.4 มลู ค่าค่าเสือ่ มยกมาก่อนใช้ระบบ ถา้ มลู ค่าค่าเสอ่ื มสะสมยกมามคี ่ามาก กจ็ ะทาให้ มลู คา่ ค่าเส่อื มราคาสว่ นทเ่ี หลอื มนี ้อยลงไป Q2 ทาไมวนั ทีใ่ นVOUCHER ทีโ่ ปรแกรมคานวณค่าเสือ่ มราคา จึงไม่ใช่วนั สดุ ท้ายของเดือน นัน้ (วนั ตามปี ปฏิทิน) ? A2 อยา่ ลมื ว่า วนั ทใ่ี นการคานวณคา่ เสอ่ื มราคา จะสมั พนั ธก์ บั รอบระยะเวลาบญั ชดี ว้ ย เช่น รอบ ระยะเวลาบญั ชเี ป็น 15/01 ปีน้ี - 14/01 ปีถดั ไป ถา้ เราสงั่ คานวณราคาค่าเสอ่ื มราคาเดอื นละครงั้ เราจะ ได้ voucher ของเดอื น 1 ลงวนั ทเ่ี ป็น 14/02/ของปีนนั้ และจานวนวนั ทใ่ี ชค้ านวณ กด็ จู ากรอบบญั ชดี ว้ ย Q3 จะสงั่ พิมพ์ VOUCHER ทีโ่ ปรแกรมคานวณค่าเสือ่ มราคา แล้วลงบญั ชีให้ ได้ทีเ่ มนูใด ? A3 สามารถเรยี กพมิ พไ์ ดท้ เ่ี มนู\"ลงรายวนั \" ทส่ี มดุ รายวนั ทวั่ ไป วธิ สี งั่ พมิ พเ์ หมอื นกบั การสงั่ พมิ พ์ รายการ VOUCHER อ่นื ๆ 290 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. บนั ทึกรายการในระบบสินทรพั ยแ์ ละค่าเสื่อมราคา รายการในระบบสนิ ทรพั ยน์ ้ี คอื รายการคานวณคา่ เสอ่ื มราคาของสนิ ทรพั ยแ์ ต่ละ รายการ ทโ่ี ปรแกรมคานวณใหอ้ ตั โนมตั ิ ไมต่ อ้ งบนั ทกึ เขา้ ไปเองทลี ะรายการ มหี วั ขอ้ ดงั น้ี 2.1 สงั่ คานวณค่าเส่ือมราคาของสินทรพั ย์ หลงั จากตรวจสอบฐานขอ้ มลู สนิ ทรพั ยท์ บ่ี นั ทกึ เขา้ ไปเรยี บรอ้ ยแลว้ ต่อไปกเ็ ป็น ขนั้ ตอนการสงั่ ให้ โปรแกรมคานวณคา่ เส่อื มราคา 1. เขา้ ระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละคา่ เส่อื มราคา -> WorkFlow ->‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon ‘สงั่ คานวณค่าเส่ือมราคา ’ 2. ใสช่ ว่ งขอ้ มลู เพอ่ื สงั่ คานวณคา่ เสอ่ื มราคา ดงั น้ี - ใส่ \"สาขา\" ทจ่ี ะคานวณค่าเสอ่ื มราคา - ใสเ่ ดอื นสดุ ทา้ ยทจ่ี ะใหค้ านวณค่าเสอ่ื มราคา โดยโปรแกรมจะขน้ึ เดอื น-ปี ล่าสุดทเ่ี คยคานวณค่าเสอ่ื มราคาในครงั้ ก่อนไว้ มาเป็นเดอื นปีเรม่ิ ตน้ ในการคานวณคา่ เส่อื ม ภาพท่ี 9 : หน้าจอการสงั่ ประมวลผลคา่ เสื่อมราคาสินทรพั ย์ 3. โปรแกรมจะคานวณคา่ เส่อื มราคาของสนิ ทรพั ยท์ กุ รายการ ยกเวน้ (1) สนิ ทรพั ยท์ ห่ี มดอายุ (2) สนิ ทรพั ยถ์ กู ขายไปแลว้ (3) สนิ ทรพั ยท์ ส่ี งั่ หยดุ คานวณคา่ เสอ่ื มราคาไปแลว้ 4. เมอ่ื ใสค่ า่ ตามทต่ี อ้ งการแลว้ ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ OK โปรแกรมกจ็ ะทาการคานวณค่า เส่อื มราคาให้ และลงบญั ชใี หท้ นั ทที ่สี มดุ รายวนั ทวั่ ไป ซง่ึ ผใู้ ชง้ านสามารถสงั่ พมิ พร์ ายการ รายวนั เหล่านนั้ ได้ ทเ่ี มนู\"ลงรายวนั \" เหมอื น การสงั่ พมิ พ์ VOUCHER ตามปกติ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 291

ถา้ เลือกรปู แบบการ POST เป็นแบบ \"POST รายการ\" จะมีผลอย่างไรกบั การแก้ไข มลู ค่าค่าเส่ือมราคาท่ีสงั่ คานวณ ถา้ ทา่ นเคยกาหนดรปู แบบการ POST ไวว้ า่ \"ให้ POST รายการทนั ที\" เมอ่ื สงั่ คานวณ คา่ เสอ่ื มราคาแลว้ รายการ VOUCHER ทโ่ี ปรแกรมสรา้ งใหก้ จ็ ะถกู POST ทนั ทเี ชน่ กนั ซง่ึ ทา่ น จะไมส่ ามารถยกเลกิ การคานวณค่าเส่อื มราคาไดอ้ กี นนั่ หมายความว่า หากทา่ นบนั ทกึ รายละเอยี ดของสนิ ทรพั ยท์ ม่ี ผี ลต่อการบนั ทกึ บญั ชผี ดิ พลาดไป กจ็ ะไมส่ ามารถแกไ้ ขมลู คา่ คา่ เส่อื ม ราคาไดอ้ กี แลว้ ทาไดเ้ พยี ง แกไ้ ขรายละเอยี ดของสนิ ทรพั ยร์ ายการนนั้ ทฐ่ี านขอ้ มลู สนิ ทรพั ย์ และ ไมม่ ผี ลยอ้ นหลงั กบั รายการ VOUCHERทค่ี านวณไปแลว้ ซง่ึ ถา้ เรายงั ไมไ่ ดส้ งั่ POST เราสามารถ ไปลบรายการทเ่ี ครอ่ื งเคยสงั่ คานวณไปแลว้ และสงั่ คานวณใหม่ กจ็ ะไดร้ ายการทถ่ี ูกตอ้ ง ดงั นนั้ ควรจะกาหนดรปู แบบการลงบญั ชีให้เป็นแบบ \"ยงั ไม่ POST \" ไวก้ ่อนรอจน ตรวจสอบรายการสนิ ทรพั ยท์ บ่ี นั ทกึ เขา้ ไปวา่ ถูกตอ้ งครบถว้ นแลว้ จงึ สงั่ ประมวลผลคา่ เสอ่ื ม เมอ่ื มนั่ ใจแลว้ จงึ สงั่ POST รายการบญั ชี 2.2 แก้ไขมลู ค่าค่าเส่ือมราคาที่เคร่อื งคานวณให้ บางครงั้ ผใู้ ชง้ านเคยคานวณค่าเสอ่ื มเอง ตวั เลขไมถ่ กู ตอ้ งแต่ยน่ื แจง้ ตวั เลขนนั้ ไปแลว้ จงึ จาเป็นตอ้ งแกไ้ ขใหต้ รงกนั ใหท้ าดงั น้ี 1. เขา้ ระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละคา่ เสอ่ื มราคา -> WorkFlow ->‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon ปรบั ปรงุ รายการค่าเสื่อมท่ีได้จากการคานวณ 2. เลอื ก สาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. จะเหน็ รายการ Voucher ทเ่ี กดิ จากการคานวณค่าเส่อื มราคา ซง่ึ ผใู้ ชง้ านสามารถ เขา้ ไปดรู ายละเอยี ดว่า Voucher ใบน้ี ประกอบดว้ ยการคานวณค่าเส่อื มราคาของสนิ ทรพั ย์ รายการใดบา้ ง โดยกดป่มุ F2- แก้ไข 4. แกไ้ ขตวั เลขคา่ เสอ่ื มราคาของสนิ ทรพั ยท์ ต่ี อ้ งการ จากภาพท่ี 10 ประกอบดว้ ย สนิ ทรพั ย์ 2 รายการทบ่ี นั ทกึ บญั ชคี า่ เส่อื มราคาสนิ ทรพั ยเ์ หมอื นกนั คอื บญั ชคี า่ เสอ่ื มราคา เครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ ดงั นนั้ เมอ่ื ดมู ลู คา่ คา่ เส่อื มราคาในรายการ VOUCHER กจ็ ะเป็นมลู คา่ ของ สนิ ทรพั ย์ 2 รายการ ดงั ภาพท่ี 9 ทผ่ี า่ นมา 292 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 10: รายการค่าเส่ือมราคาสินทรพั ยท์ ี่โปรแกรมคานวณให้ ภาพที่ 11: รายการค่าเสื่อมราคาสินทรพั ยท์ ่ีโปรแกรมคานวณให้ 5. เมอ่ื แกไ้ ขรายการทต่ี อ้ งการแลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 293

2.3 ลบรายการค่าเสื่อมราคาท่ีเคยสงั่ คานวณไว้ หากตอ้ งการยกเลกิ รายการทเ่ี คยคานวณไปตงั้ แต่งวดแรกจนถงึ งวดปัจจบุ นั แทนทจ่ี ะ สงั่ ลบ VOUCHER ทลี ะรายการ กส็ ามารถสงั่ โดยลบ VOUCHER ของงวดแรกใบเดยี ว โปรแกรมกจ็ ะลบรายการทเ่ี หลอื ในงวดใหด้ ว้ ย การแกไ้ ขหรอื ลบรายการ VOUCHER ทเ่ี กดิ จากการคานวณโดยระบบสนิ ทรพั ยน์ ้ี จะตอ้ งมาทาท่ี \"ระบบสนิ ทรพั ย\"์ เน่อื งจากรายการ VOUCHER เหล่าน้ถี กู สรา้ งมาจากระบบ สนิ ทรพั ย์ จงึ ตอ้ งมาแกไ้ ขทร่ี ะบบทส่ี รา้ งเอกสารน้ขี น้ึ มา ซง่ึ หลกั การน้ี จะใชเ้ หมอื นกนั กบั ระบบ อ่นื ๆ ทม่ี กี ารส่งขอ้ มลู มาลงรายการ VOUCHER ท่ี ระบบบญั ชแี ยกประเภทดว้ ยเช่นกนั 1. เขา้ ระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละคา่ เสอ่ื มราคา -> WorkFlow ->‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon ปรบั ปรงุ รายการค่าเส่ือมท่ีได้จากการคานวณ 2. เลอื ก สาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. จะเหน็ รายการ Voucher ทเ่ี กดิ จากการคานวณค่าเสอ่ื มราคา เลอ่ื นเมา้ สไ์ ปยงั Voucher ทต่ี อ้ งการลบ ** โปรแกรมจะลบ Voucher ของเดอื นถดั ไปใหอ้ ตั โนมตั ิ 4. กดป่มุ F4-ลบ จะเป็นการลบ Voucher ทเ่ี กดิ จากคานวณค่าเส่อื มราคา และ รายการคา่ เส่อื มราคาทโ่ี ปรแกรมคานวณให้ จะมหี น้าจอเพอ่ื ยน่ื ยนั ให้กดป่มุ \"YES\" 2 1 ภาพที่ 11: แสดงการลบ VOUCHER ท่ีเกิดจากการคานวณในระบบสินทรพั ย์ 294 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2.4 บนั ทึกค่าใช้จ่ายซ่อมแซมสินทรพั ย์ เมอ่ื มกี ารซ่อมแซมสนิ ทรพั ย์ เราจะบนั ทกึ รายการซ่อมแซมสนิ ทรพั ย์ เพอ่ื รวมเป็น มลู ค่าสนิ ทรพั ย์ และนาไปคานวณคา่ เส่อื มราคาของสนิ ทรพั ยร์ ายการนนั้ ดว้ ย มขี นั้ ตอนดงั น้ี 1. เขา้ ระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละคา่ เสอ่ื มราคา -> WorkFlow -> ‘Setuup Master File’ จะเขา้ ไปทเ่ี มนู เพ่ิม /แก้ไขรายการสินทรพั ย์ 2. เขา้ ไปทร่ี ายการสนิ ทรพั ยท์ ม่ี คี ่าใชจ้ า่ ยเพมิ่ เตมิ โดยกดป่มุ F2-แก้ไข 3. กดป่มุ \" F6- บนั ทึกคชจ.ซ่อมแซม \" ภาพท่ี 12: แสดงป่ มุ ที่ใช้ในการบนั ทึกค่าซ่อมแซมสินทรพั ย์ ภาพที่ 13 : บนั ทึกการซ่อมแซมสินทรพั ย์ 4. บนั ทกึ รายละเอยี ดแลว้ กดป่มุ \" F6 - กลบั ไปทห่ี น้าบนั ทกึ รายละเอยี ดสนิ ทรพั ย์ \" 5. กดป่มุ \"F10-SAVE\" เพ่อื เกบ็ ขอ้ มลู การแกไ้ ขทงั้ หมด คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 295

2.5 ขายสินทรพั ยห์ รือตดั จาหน่ายสินทรพั ย์ เมอ่ื มกี ารขายสนิ ทรพั ย์ เราจะทาการตดั จาหน่ายสนิ ทรพั ยอ์ อกจากระบบ ดงั น้ี 1. เขา้ ระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละค่าเส่อื มราคา -> WorkFlow -> ‘Setuup Master File’ จะเขา้ ไปทเ่ี มนู เพิ่ม /แก้ไขรายการสินทรพั ย์ 2. ไปทร่ี ายการสนิ ทรพั ยท์ ่ีขายไป แลว้ กดป่มุ F2-แก้ไข 3. ใสร่ ายละเอยี ดการขายหรอื ตดั จาหน่ายสนิ ทรพั ยร์ ายการน้ี เช่น วนั ทข่ี าย , ราคา ขาย , เอกสารประกอบการขาย สาหรบั การออกเอกสารขายสนิ ทรพั ย์ ใหท้ ารายการทร่ี ะบบขาย เช่นเดยี วกบั การขายสนิ คา้ 4. บนั ทกึ รายละเอยี ดแลว้ กดป่มุ \" F10-บนั ทึก \" เพ่อื เกบ็ ขอ้ มลู เขา้ ระบบ 1 2 3 ภาพที่ 14: หน้าจอเพ่อื บนั ทึกรายละเอียดการขายสินทรพั ย์ 296 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

 การ Load Invoice ซื้อ เพื่อดึงรายละเอียดมาใส่ในฐานข้อมลู สินทรพั ย์ ขอยกตวั อยา่ งสนิ ทรพั ยท์ เ่ี ป็นซอฟทแ์ วรส์ าเรจ็ รปู ชนดิ สนิ คา้ เป็น 6 = สินทรพั ยอ์ ่ืน หากตอ้ งการ Load Invoice ซอ้ื จากระบบซอ้ื เพอ่ื นาขอ้ มลู การซอ้ื มาเกบ็ ไวท้ ส่ี นิ ทรพั ย์ ทาดงั น้ี 1.ทาการบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู สนิ ทรพั ย์ ยงั ไมต่ อ้ งใสช่ อ่ื สนิ ทรพั ย์ 2. กดป่มุ F9-Inv ซื้อ ทอ่ี ยดู่ า้ นบน 1 3. โปรแกรมจะขน้ึ มาใหเ้ ลอื กรายการ Invoice ซอ้ื โดยเลอื กได้ 4 แบบ (1) เลขท่ี Invoice ซอ้ื (2) วนั ท่ี Invoice ซอ้ื (3) รหสั สนิ คา้ (4) ผขู้ าย เลอื กแลว้ กดป่มุ ‘Enter ” เลอื ก ‘ 2 4. โปรแกรมจะ load รายละเอยี ดจาก Invoice ซอ้ื มาให้ เช่น รหสั ชอ่ื สนิ ทรพั ย์ ,ช่อื ผขู้ าย เลขท่ี Invoice , เลขท่ี Voucher ( หน้า 1 , 2 และ 3 ) ดงั ภาพ 3 4 297 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. รายงานที่ใช้ตรวจสอบและรายงานวิเคราะห์ หลงั จากทผ่ี ใู้ ชง้ านบนั ทกึ รายการสนิ ทรพั ยเ์ ขา้ ไปแลว้ สง่ิ ทต่ี อ้ งทาก่อนจะสงั่ คานวณ ค่าเส่อื มราคา ควรจะพมิ พร์ ายงาน \"ทะเบียนสินทรพั ยท์ ีม่ ที งั้ หมด\" ออกมาตรวจสอบ เบอ้ื งตน้ ก่อนวา่ มกี ารบนั ทกึ รายละเอยี ดของ สนิ ทรพั ยผ์ ดิ พลาดหรอื ไม่ เชน่ บนั ทกึ ช่อื บญั ชี ของสนิ ทรพั ยผ์ ดิ หรอื บนั ทกึ มลู ค่าของสนิ ทรพั ยท์ ใ่ี ชใ้ นการ คานวณ คา่ เสอ่ื มราคาผดิ ไป เป็นตน้ และเมอ่ื สงั่ คานวณค่าเสอ่ื มราคาแลว้ กค็ วรพมิ พ์ \"รายงานตารางคา่ เสอื่ มราคาสะสม \"ออกมา ตรวจสอบวา่ มรี ายการคา่ เส่อื มราคาใดทไ่ี มถ่ ูกตอ้ ง ซง่ึ มกั จะเกดิ จากการบนั ทกึ รายละเอยี ดสนิ ทรพั ยท์ ไ่ี มถ่ ูกตอ้ ง เป็นสว่ นใหญ่ เช่น ระบุบญั ชที จ่ี ะ บนั ทกึ บญั ชี ดา้ นเดบติ ผดิ บญั ชี หรอื ระบุอตั ราคา่ เสอ่ื มราคาผดิ ไป เป็นตน้ ความผดิ พลาดเหล่าน้จี ะหมดไป ถา้ ไดต้ รวจสอบการบนั ทกึ รายละเอยี ดของสนิ ทรพั ย์ ไดค้ รบถว้ น มาถงึ ตรงน้ี ผใู้ ชง้ านจะเหน็ ไดว้ ่าการคานวณค่าเส่อื มราคาสนิ ทรพั ยเ์ ป็นเรอ่ื งงา่ ย ขน้ึ มาก เพราะโปรแกรมช่วยคานวณใหแ้ ละบนั ทกึ บญั ชใี หอ้ ตั โนมตั ิ อกี ทงั้ ผใู้ ชง้ านยงั ทาการ แกไ้ ขรายการทเ่ี คยคานวณไปแลว้ ไดง้ า่ ย รวมถงึ การปัดเศษตวั เลขใหส้ วยงามกท็ าไดไ้ มย่ าก 298 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

คาถามท้ายบท คาถาม Q1 เมอ่ื มสี นิ ทรพั ยเ์ ดมิ ทเ่ี คยสงั่ คานวณค่าเสอ่ื มราคามาแลว้ สว่ นหน่งึ เราจะบนั ทกึ รายละเอยี ด ค่าเส่อื มราคาสะสมยกมาของสนิ ทรพั ยไ์ วท้ ใ่ี ด Q2 ถา้ สนิ ทรพั ยน์ นั้ มรี าคาซอ้ื กบั มลู ค่าของสนิ ทรพั ยท์ จ่ี ะใชค้ านวณคา่ เส่อื มไมเ่ ทา่ กนั เราจะใส่ราคาซอ้ื ไวท้ ่ี ใดและใส่มลู ค่าสนิ ทรพั ยท์ ใ่ี ชค้ านวณค่าเสอ่ื มไวท้ ใ่ี ด Q3 การคานวณมลู คา่ ค่าเสอ่ื มราคาแบบเฉลย่ี เท่ากนั ทุกปีหรอื ทุกเดอื นเรยี กว่าแบบใด Q4 หากเราสงั่ คานวณค่าเสอ่ื มราคาแลว้ ปรากฏวา่ มลู ค่าค่าเสอ่ื มทไ่ี ดไ้ มถ่ กู ตอ้ งเราควรจะตรวจสอบ ฐานขอ้ มลู สนิ ทรพั ยร์ ายการนนั้ ในประเดน็ ต่างๆ ไดแ้ ก่ (1) ราคาทซ่ี อ้ื หรอื ไดม้ า (2) มลู ค่าสนิ ทรพั ยท์ ่ี ใชค้ านวณค่าเสอ่ื ม (3) วนั ทเ่ี รมิ่ คานวณค่าเสอ่ื ม และ (4) ควรตรวจสอบในประเดน็ ใดเพมิ่ อกี ? Q5 หากสงั่ คานวณคา่ เสอ่ื มราคาแลว้ เมอ่ื เรยี กดรู ายงานบญั ชแี ยกประเภท\"คา่ เส่อื มราคาอุปกรณ์ สานกั งาน\" ปรากฏว่ามรี ายการบางรายการทเ่ี กนิ มา เราจะตรวจสอบวา่ สนิ ทรพั ยท์ เ่ี ราเคยบนั ทกึ นนั้ ใส่รหสั บญั ชีค่าเสื่อมที่จะเดบิต ผดิ ไปหรอื ไมไ่ ดจ้ ากทใ่ี ด Q6 เมอ่ื มกี ารขายสนิ ทรพั ยจ์ ะตอ้ งไปบนั ทกึ ขอ้ มลู ใดทฐ่ี านขอ้ มลู สนิ ทรพั ยร์ ายการนนั้ แลว้ จงึ คอ่ ยบนั ทกึ บญั ชเี พอ่ื ขายสนิ ทรพั ยน์ นั้ ออกไป Q7 ถา้ เราซอ้ื รถยนตม์ ามลู ค่า 1.5 ลา้ นบาท แต่สามารถนามาคานวณค่าเสอ่ื มราคาไดเ้ พยี ง 1ลา้ นบาท เราจะบนั ทกึ ราคาซอ้ื ของรถยนต์ และมลู คา่ ของสนิ ทรพั ยท์ ใ่ี ชค้ านวณค่าเสอ่ื มเป็นเทา่ ใด Q8 เมอ่ื มกี ารบนั ทกึ สนิ ทรพั ยเ์ ขา้ ไปแลว้ แต่ละครงั้ ก่อนจะสงั่ ประมวลผลค่าเส่อื มราคาควรจะพมิ พร์ ายงาน ใดออกมาตรวจสอบวา่ บนั ทกึ รายละเอยี ดถกู ตอ้ งหรอื ไม่ Q9 สมมตวิ า่ เมอ่ื วนั ท่ี 1 มกราคม 2545 ซอ้ื เครอ่ื งจกั ร 1 เครอ่ื ง ราคา 60,000บาท ราคาซาก 10,000 บาท อายกุ ารใชง้ าน 5 ปี อตั ราค่าเส่อื มราคาต่อปีคอื 30 % ใชว้ ธิ กี ารคานวณค่าเสอ่ื มราคาแบบลดน้อย ถอยลง จะไดม้ ลู คา่ สนิ ทรพั ยท์ างบญั ชี ในปีสดุ ทา้ ยเป็นเท่าใด คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 299

เฉลย A1 บนั ทกึ ทเ่ี มนู \"เพมิ่ /แกไ้ ขรายการสนิ ทรพั ย์\" โดยใส่คา่ เสอ่ื มราคาสะสมยกมาของสนิ ทรพั ย์ A2 ใส่ราคาซอ้ื จรงิ ไวท้ ่ี \"ราคาซอ้ื หรอื ไดม้ า\" และใสม่ ลู ค่าสนิ ทรพั ยเ์ ท่าทใ่ี ชใ้ นการคานวณค่า เส่อื มราคาไวท้ ่ี \"มลู คา่ สนิ ทรพั ยท์ ใ่ี ชค้ านวณค่าเส่อื มราคา\" A3 เรยี กว่า \"วธิ กี ารคานวณแบบเสน้ ตรง\" A4 ประเดน็ ท่ี (4) คอื อตั ราคา่ เส่อื มราคาทใ่ี ชค้ านวณเป็นอตั ราต่อปี หรอื อตั ราต่อเดอื น A5 สามารถตรวจสอบไดจ้ ากรายงาน \"รายการสนิ ทรพั ยแ์ บบเตม็ \" A6 ตอ้ งไปบนั ทกึ \"วนั ทข่ี ายสนิ ทรพั ย์\" นนั้ ทฐ่ี านขอ้ มลู สนิ ทรพั ยร์ ายการนนั้ ๆ A7 บนั ทกึ ราคาซอ้ื ของรถยนตต์ ามราคาจรงิ คอื 1.5 ลา้ นบาท และมลู คา่ ทใ่ี ชค้ านวณ ค่าเส่อื มราคาเทา่ กบั 1 ลา้ นบาท A8 ควรสงั่ พมิ พร์ ายงาน \"รายการสนิ ทรพั ยแ์ บบเตม็ \" ออกมาเพ่อื ตรวจสอบรายละเอยี ด A9 จะไดม้ ลู คา่ สนิ ทรพั ยท์ างบญั ชี (Book Value) ในปีสดุ ทา้ ยเท่ากบั ราคาซาก คอื 10,000 บาท เพราะโปรแกรมจะทาการปัดเศษมลู ค่าค่าเส่อื มราคาในงวดสดุ ทา้ ยใหไ้ มเ่ กนิ มลู ค่า ซากของสนิ ทรพั ยน์ นั้ ซง่ึ ในทน่ี ้มี ลู ค่าซาก มคี ่าเทา่ กบั 10,000 บาท การคานวณของโปรแกรม จะปัดเศษค่าเส่ือมราคาไว้ในงวดสดุ ท้าย ตวั อย่าง วนั ท่ี 1/1/2554 ซอ้ื อุปกรณ์ มลู ค่า 60,000 บาท ราคาซาก 10,000 บาท อายกุ ารใช้ งาน 5 ปี อตั ราค่าเส่อื มราคาปีละ 30% ใชว้ ธิ คี านวณคา่ เสอ่ื มราคาแบบลดน้อยถอยลง จะไดม้ ลู ค่าคา่ เสอ่ื มในแต่ละปี ดงั น้ี ปี การคานวณ ค่าเสื่อมราคา ค่าเส่ือมราคา มูลค่าทางบัญชี มูลค่าทนี่ าไปคานวณ สะสม (B) ในงวดถดั ไป 1 ม.ค. 2554 60,000 x 30% (A) 60,000 31 ธ.ค. 2554 42,000 x 30% 18,000 42,000 (B)ตน้ งวด – (A) ในงวด 31 ธ.ค. 2555 29,400 x 30% 18,000 30,600 29,400 31 ธ.ค. 2556 20,580 x 30% 12,600 39,420 20,580 60,000 -18,000 31 ธ.ค. 2557 14,406 x 30% 8,820 45,594 14,406 31 ธ.ค. 2558 6,174 49,915.80 10,084.20 42,000 -12,600 4,321.80 31 ธ.ค. 2558 50,000 10,000 29,400 - 8,820 4,406 20,580 - 6,174 14,406 - 4,321.80 14,406 - 4,406 300 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.