การใช้งานโปรแกรมSmartBiz

ใหไ้ ปแลว้ ตงั้ แต่ขนั้ ตอนการขายสนิ คา้ /บรกิ าร มาใชใ้ นการจดั ทาเชค็ จา่ ยมายงั บรษิ ทั ได้ โดยไม่ ตอ้ งใหบ้ รษิ ทั จดั ทาใบวางบลิ ไปนดั รบั ชาระเงนิ อกี สรปุ เป็นขนั้ ตอน ไดด้ งั น้ี 1. พมิ พร์ ายงานเพอ่ื ตรวจสอบยอดหน้คี า้ งชาระของลกู หน้แี ต่ละราย นอกจากน้ยี งั มี รายงานอ่นื ๆ ทใ่ี ชใ้ นการดู ยอดหน้คี รบกาหนด แต่ในหวั ขอ้ น้จี ะเป็นรายงานทแ่ี สดงรายการท่ี จะตอ้ งจดั ทาใบวางบลิ ไดส้ ะดวกทส่ี ุด สาหรบั วธิ กี าร พมิ พร์ ายงานดไู ดจ้ ากภาคผนวก 2. การทาใบวางบลิ มี 2 แบบ คอื จดั ทาใบวางบลิ แบบอตั โนมตั ิ และจดั ทาเองทลี ะใบ 3. บนั ทกึ วนั ทล่ี กู หน้นี ดั ใหไ้ ปรบั เงนิ 4. พมิ พร์ ายงานใบวางบลิ ทค่ี รบกาหนดรบั เงนิ เป็นการสงั่ พมิ พร์ ายงาน เพ่อื ไปรบั ชาระเงนิ จากลกู หน้ี ตามวนั ทถ่ี งึ กาหนดรบั เงนิ สาหรบั ลกู หน้ที ไ่ี มต่ อ้ งมขี นั้ ตอนใบวางบลิ สามารถขา้ มหวั ขอ้ ท่ี 2 และ 3 ไปได้ 3.1.1 สรา้ งใบวางบิลอตั โนมตั ิ 1. เขา้ ไปทเ่ี มนู ระบบลกู หนี้ -> ตามหนี้ -> สร้างใบวางบิลอตั โนมตั ิ ภาพท่ี 9 : หน้าจอให้ระบชุ ่วงรายการ เพ่อื ใช้จดั ทาใบวางบิลอตั โนมตั ิ 201 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

อธิบายการใส่ช่วงรายการเพ่ือจดั ทาใบวางบิลอตั โนมตั ิ ใส่รหสั หรอื ช่อื สาขา ทจ่ี ะใหส้ รา้ งใบวางบลิ ใสเ่ ล่มใบวางบลิ ทจ่ี ะใหโ้ ปรแกรมสรา้ งใบวางบลิ ใหอ้ ตั โนมตั ิ ตอ้ งการจดั ทาใบวางบลิ โดยระบุเป็นชว่ งลกู คา้ หรอื เฉพาะลกู คา้ เป็นรายๆ เลอื กช่วงรหสั ของลกู คา้ หรอื ช่วงรายชอ่ื ลกู คา้ หากเลอื กลกู คา้ เป็นรายๆ ใหเ้ ขา้ ไป เลอื กลกู คา้ โดย คลกิ ทห่ี น้าชอ่ื ลกู คา้ ทต่ี อ้ งการ ดงั ภาพท่ี 6 4 1 3 2 ภาพท่ี 10 : กรณีเลือกทาใบวางบิลเฉพาะลูกคา้ แต่ละราย ใสช่ ่วงวนั ทข่ี องเอกสารขายทค่ี า้ งชาระ เชน่ ตอ้ งการวางบลิ สาหรบั INVOICE ขาย รายการตงั้ แต่วนั ท่ี 1 มกราคม ถงึ 31 มกราคม 2558 โปรแกรมกจ็ ะดงึ เฉพาะรายการ INVOICE ขายในชว่ งวนั ทด่ี งั กล่าวมาจดั ทาใบวางบลิ เลอื กวา่ จะสรา้ งใบวางบลิ แบบใด 1. สรา้ งจาก Invoice เฉพาะรายการทย่ี งั ไมเ่ คยวางบลิ มาก่อน 2. สรา้ งจาก Invoice ทงั้ หมด แมจ้ ะเป็นรายการทเ่ี คยทาใบวางบลิ ไปแลว้ เช่น กรณี ทไ่ี ปวางบลิ แลว้ แต่ลกู คา้ ยงั ไมร่ บั วางบลิ เรากจ็ ะสรา้ งใบวางบลิ ใบใหมใ่ นรอบน้ี ซง่ึ จะมรี ายการ INVOICE จากใบวางบลิ เก่า และ INVOICE หลงั จากทท่ี าใบวางบลิ ครงั้ แรกไปแลว้ รวมในใบน้ี ตอ้ งการใหโ้ ปรแกรมสรา้ งใบวางบลิ โดยเรยี งตามค่าใดในเอกสารขาย เชน่ วนั ท่ี ของเอกสาร หรอื เลขทภ่ี ายในหรอื เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสาร ใส่วนั ทข่ี องใบวางบลิ ใสว่ นั ท่ี ทจ่ี ะไปวางบลิ ใสว่ นั ท่ี ทน่ี ดั ไปรบั เงนิ จากลกู คา้ ตอ้ งการกาหนดเครดติ เทอมเท่าใด โดยจะใหใ้ สเ่ ครดติ เทอมทต่ี อ้ งการใหโ้ ปรแกรม คานวณ วนั ทน่ี ดั ชาระเงนิ โดยคานวณจากวนั ทไ่ี ปวางบลิ บวกดว้ ยเครดติ เทอมทใ่ี สเ่ ขา้ มา 202 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

เมอ่ื ใส่ค่าต่างๆ ครบแลว้ ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ \"OK\" โปรแกรมจะสรา้ งใบวางบลิ ใหถ้ า้ มี รายการตามเงอ่ื นไขดงั กล่าวจากนนั้ ผใู้ ชง้ านเขา้ ไปดใู บวางบลิ น้ีไดท้ เ่ี มนู \"จดั ทาใบวางบลิ \" 3.1.2 จดั ทาใบวางบิล 1. เขา้ ระบบลกู หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow ->‘ ‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon ‘ ใบวางบิล’ 2. เลอื ก \"สาขา\" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก \"เล่มใบวางบิล\" ทจ่ี ะใชง้ าน 4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพมิ่ ใบวางบลิ ใหม่ กรอกรายละเอยี ดใหค้ รบ ภาพท่ี 11 : บนั ทึกรายละเอียดเพือ่ ทาใบวางบิล อธิบายส่วนหวั ของเอกสาร เล่ม เลม่ ของใบวางบลิ ทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน เลขที่ เลขทภ่ี ายใน ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ เลขท่ีอ้างอิง เลขทอ่ี า้ งองิ ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ วนั ท่ี ใส่ วนั ท่ี โปรแกรมจะใส่วนั ทป่ี ัจจบุ นั ให้ แต่แกไ้ ขได้ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 203

รหสั /ช่ือ/ที่อย่ลู กู ค้า ใส่รหสั หรอื ช่อื ลกู คา้ ทจ่ี ะทาใบวางบลิ พ.น.ง.เกบ็ เงิน ใสร่ หสั พนกั งานเกบ็ เงนิ ทท่ี าหน้าทเ่ี กบ็ เงนิ พ.น.ง.ขาย ใสร่ หสั พนกั งานขายทด่ี แู ลลกู หน้รี ายหน้ี เครดิตเทอม ใส่เครดติ เทอมเพอ่ื ใชค้ านวณวนั ครบกาหนดชาระเงนิ วนั วางบิล ใส่วนั ทจ่ี ะไปวางบลิ วนั นัดชาระเงิน วนั นดั ชาระเงนิ โปรแกรมจะคานวณจากวนั วางบลิ บวกดว้ ย เครดติ เทอม หมายเหตุ ใส่หมายเหตุ สาหรบั การวางบลิ เช่น “ รบั เชค็ ทกุ วนั ท่ี 15 …‛ อธิบายส่วนรายการย่อย ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสารทจ่ี ะนามาวางบลิ เลขที่อ้างอิง โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสาร ทเ่ี ลอื กมาวางบลิ เชน่ รหสั ประเภทเอกสาร SI คอื Invoice ขายเชอ่ื , SM คอื ใบลดหน้ขี ายเชอ่ื เป็นตน้ ใส่เลม่ เอกสาร ทต่ี อ้ งการเลอื กมาวางบลิ เล่มเอกสาร โปรแกรมจะดงึ วนั ทค่ี รบกาหนด ครบกาหนด โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสทุ ธิ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไวค้ ้าง จานวนเงิน โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินค้างชาระ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้ ชาระ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ ทจ่ี ะใหล้ กู คา้ ชาระในครงั้ น้ซี ง่ึ ยอดชาระ โปรแกรมจะขน้ึ จานวนเงนิ ทค่ี งคา้ งของเอกสารมาใหอ้ ตั โนมตั ิ 5. เมอ่ื บนั ทกึ รายการเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ จะไดด้ งั ภาพ วนั ทขี่ องเอกสาร เลขทอี่ ้างองิ ของเอกสาร ชื่อลูกหนี้ มูลค่าทวี่ างบิล เลขทภ่ี ายในของเอกสาร หมายเหตุใบวางบิล เอกสารถูกส่ัง Lock ห้ามแก้ไขอยู่หรือไม่ สถานะ Cloud Upload STEP เอกสาร : PAID = ถูกตดั ด้วยใบเสร็จแล้ว C = Cancel ภาพท่ี 12 : หน้าจอแสดงรายการใบวางบิล 3.1.3 บนั ทึกวนั ท่ีนัดชาระเงิน 204 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หลงั จากไปวางบลิ แลว้ ลกู หน้อี าจจะนดั ใหไ้ ปชาระเงนิ ในวนั อ่นื ซง่ึ ไมต่ รงกบั ทเ่ี ราเคย ระบไุ ปในวางบลิ จงึ ตอ้ งกลบั มา แกไ้ ขวนั ทน่ี ดั ชาระเงนิ ใหต้ รงกบั ทล่ี กู หน้นี ดั จรงิ โดยเขา้ ไปท่ี เมนู \"จดั ทาใบวางบลิ \" โดยเขา้ ไปทใ่ี บวางบลิ ทต่ี อ้ งการ กดป่มุ \"F2-แกไ้ ข\" และใสว่ นั ทน่ี ดั ชาระ เงนิ จากลกู หน้ี ทช่ี ่อง \"วนั ทน่ี ดั ชาระเงนิ \" เมอ่ื บนั ทกึ เสรจ็ ใหก้ ดป่มุ \"F10-SAVE\" เพอ่ื เกบ็ รายการทแ่ี กไ้ ข 2 1 ภาพท่ี 13 : บางส่วนของหน้าจอใบวางบิล เพื่อระบวุ นั นัดชาระเงิน 3.2 การรบั ชาระหนี้จากลกู หนี้ หลงั จากเราไดร้ บั การนดั ชาระเงนิ ตามใบวางบลิ แลว้ เมอ่ื ถงึ กาหนดไปรบั เงนิ จาก ลกู หน้ี โดยการพมิ พ์ \"รายงานใบวางบลิ ทถ่ี งึ กาหนดรบั เงนิ \" มาตรวจสอบ เรากจ็ ะจดั เตรยี ม ใบเสรจ็ รบั เงนิ เพ่อื ไปรบั เงนิ แต่สาหรบั ลกู หน้บี างรายไมต่ อ้ งมขี นั้ ตอนใบวางบลิ กจ็ ะพมิ พ์ \" รายงานลกู หน้ถี งึ กาหนดชาระเงนิ \" มาตรวจสอบและใชจ้ ดั เตรยี มใบเสรจ็ รบั เงนิ ได้ โดยไมต่ อ้ ง ผา่ นขนั้ ตอนการวางบลิ ผเู้ ขยี นจะขอยกตวั อยา่ ง 2 กรณี ตวั อยา่ งแรกจะเป็นธุรกจิ ซอ้ื มา-ขายไป และตวั อยา่ งท่ี 2 คอื ธุรกจิ บรกิ าร ซง่ึ จะมกี ารบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยทล่ี กู หน้ไี ดห้ กั ภาษเี อาไว้ และทาใหย้ อดเงนิ ทไ่ี ดร้ บั ลดลงตามมลู ค่าภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยไปดว้ ย 3.2.1 การออกใบเสรจ็ รบั เงนิ การขายสนิ คา้ เพ่อื รบั ชาระเงนิ จากลกู หน้ี รายละเอยี ด การรบั เงนิ โดยยกตวั อยา่ งการรบั ชาระหน้ดี ว้ ยเชค็ และมหี วั ขอ้ พเิ ศษแสดงการรบั ดว้ ยเงนิ สด 3.2.2 การออกใบเสรจ็ รบั เงนิ จากการใหบ้ รกิ าร เพ่อื รบั ชาระเงนิ จากลกู หน้ี และการ บนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย 3.2.1 บนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงิน กรณีขายสินค้าและได้รบั เชค็ ล่วงหน้า การทางานในหวั ขอ้ น้ี มรี ายละเอยี ด ดงั น้ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 205

1. เขา้ ระบบลกู หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow -> ‘EntryTransaction’ คลกิ icon ‘ ใบเสรจ็ สินค้า ’ จะเขา้ ไปเมนู ‘ รบั ชาระหนี้ ( พิมพใ์ บเสรจ็ รบั เงิน ) 2. เลอื ก \"สาขา\" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก \"เล่มใบเสรจ็ รบั เงิน\" ทจ่ี ะใชง้ าน 4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพมิ่ รายการ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบเสรจ็ รบั เงนิ และรายการรบั ชาระเงนิ ภาพท่ี 14 : หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดเพื่อทาใบวางบิล การบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร เล่มที่ เล่มทข่ี องเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน เลขที่ เลขทข่ี องเอกสาร ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรม RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ วนั ที่ ใส่วนั ทขี องใบเสรจ็ รบั เงนิ รหสั ลกู ค้า ใส่รหสั ของลกู คา้ ช่ือลกู ค้า โปรแกรมจะแสดงช่อื ลกู คา้ ทเ่ี ลอื กไว้ หรอื จะใส่ชอ่ื แทนรหสั กไ็ ด้ 206 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ค้นใบวางบิล กรณที ไ่ี ดท้ าใบวางบลิ เอาไว้ ใหด้ งึ ใบวางบลิ มา ตดั ออกไป ถา้ ไม่มกี ารทาใบวางบลิ กใ็ หข้ า้ มช่องน้ไี ปได้ (ถา้ ลมื ตดั ใบวางบลิ จะเขา้ ใจผดิ วา่ ใบวางบลิ น้ยี งั ไมถ่ กู ชาระหน้ี) ตวั อย่าง การทาใบเสรจ็ รบั เงิน โดยดึงใบวางบิลมาตดั ชาระ ขอยกตวั อยา่ ง รายการวนั ท่ี 28/01/58 1 2 3 4 ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดง รหสั ‘SL’ คอื ใบวางบลิ มาใหก้ ่อน เล่ม / เลขที่ โปรแกรมจะแสดง เลม่ ท่ี ‘0001’ มาใหก้ ่อน แต่แกไ้ ขได้ เลขที่ภายใน ใส่เลขทภ่ี ายใน ของใบวางบลิ หรอื จะคน้ หาโดยใช้Hot seek เลขท่ีอ้างอิง ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของใบวางบลิ หรอื จะคน้ หาโดยใช้Hot seek แก้ไขรายละเอียดอื่น ใสค่ า่ \"Y\" เพ่อื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอ่ืน\" หน้าท่ี 1 ชือ่ ลกู ค้าทีใ่ ช้พิมพใ์ นใบกากบั ภาษี ** กรณใี บเสรจ็ รบั เงนิ ค่าสนิ คา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขใดๆ รหสั ลกู ค้า โปรแกรมจะดงึ รหสั ลกู คา้ จากใบเสรจ็ มาให้ สามารถแกไ้ ขได้ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 207

ภาพที่ 15 : หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดอ่ืนๆ หน้าที่ 1 ช่ือลกู ค้า โปรแกรมจะดงึ ชอ่ื ลกู คา้ จากใบเสรจ็ มาให้ สามารถแกไ้ ขได้ รายละเอียด ใส่รายละเอยี ด ขอคืนภาษีได้หรอื ไม่ ถา้ เป็นใบเสรจ็ คา่ สนิ คา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขค่า ย่ืนภาษีเดือน / ปี ถา้ เป็นใบเสรจ็ ค่าสนิ คา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขคา่ พนักงานเกบ็ เงิน ใสร่ หสั และช่อื ของพนกั งานเกบ็ เงนิ มลู ค่าชาระยอดหนี้ต้นงวด กรณตี ดั ชาระยอดหน้ี ทเ่ี คยบนั ทกึ ยอดหน้ยี กมาทงั้ จานวน ( ไมไดบ้ นั ทกึ เป็นเอกสาร ) ใหใ้ สย่ อดทจ่ี ะตดั ชาระหน้คี รงั้ น้ี รปู แบบการ POST โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ส่ี าขามาให้ แต่แกไ้ ขได้ ** กรณใี บเสรจ็ รบั เงนิ ค่าสนิ คา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขคา่ ใน 3 บรรทดั ล่างน้ี เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ รหสั สาขา โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ ช่ือสาขา โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอื่น\" หน้าท่ี 2 หมายเหตุ 1 -10 ใส่หมายเหตุของใบเสรจ็ รบั เงนิ มใี ห้ 10 หมายเหตุ 208 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 16 : บางส่วนของ หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดอื่นๆ หน้าท่ี 2 การบนั ทึกส่วนรายการย่อยของเอกสาร รหสั ประเภทเอกสาร ใส่รหสั ประเภทเอกสารทเ่ี ลอื กมาตดั ชาระ เช่น SI คอื Invoice ขายเช่อื , SM คอื ใบลดหน้ขี ายเช่อื เล่มเอกสาร ใส่เลม่ เอกสาร ทต่ี อ้ งการเลอื กมาวางบลิ เลขท่ี ใส่เลขท่ี ของเอกสารทจ่ี ะตดั ชาระหน้ี เลขที่อ้างอิง ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสารทจ่ี ะตดั ชาระหน้ี ครบกาหนด โปรแกรมจะดงึ วนั ทค่ี รบกาหนด จานวนเงิน โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสทุ ธิ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้ ค้างชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินค้างชาระ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้ ยอดชาระ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ ทจ่ี ะใหล้ กู คา้ ชาระในครงั้ น้ซี ง่ึ โปรแกรมจะขน้ึ จานวนเงนิ ทค่ี งคา้ งของเอกสารมาใหอ้ ตั โนมตั ิ อธิบายการบนั ทึกส่วนท้าย เป็นยอดเงนิ รวมทต่ี ดั ชาระหน้สี าหรบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ ใบน้ี ยอดตดั ชาระ กรณที ล่ี กู คา้ หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยบรษิ ทั ใหใ้ สค่ า่ \"Y\" เพอ่ื บนั ทึกภาษีหกั ณ ที่จ่าย เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ด ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย กรณมี เี งนิ มดั จาทเ่ี คยบนั ทกึ ไว้ เมอ่ื มกี ารอา้ งถงึ Invoice หกั เงินมดั จา กจ็ ะดงึ รายการเงนิ มดั จามาใหอ้ ตั โนมตั ิ กรณมี สี ว่ นลดเงนิ สด เช่น มเี งอ่ื นไข 2/10 , n/30 หกั ส่วนลด มลู ค่าของภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ยอดเงนิ ทร่ี บั จรงิ จะลดลงไป หกั ภาษี โดยหกั ดว้ ยยอดภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 209

บวก ดอกเบยี้ กรณมี กี ารคดิ ดอกเบย้ี เน่อื งจากลกู หน้ชี าระเงนิ ลา่ ชา้ สามารถบนั ทกึ มลู ค่าดอกเบย้ี ทช่ี ่องน้ี ยอดสทุ ธิ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ สทุ ธทิ ค่ี วรจะไดร้ บั จากลกู คา้  การบนั ทึกรายละเอียดเชค็ รบั กรณที ล่ี กู คา้ อาจชาระหน้ดี ว้ ยเชค็ เราจะบนั ทกึ \"เชค็ รบั \" จบั ค่กู บั ใบเสรจ็ รบั เงนิ รายการนนั้ มี รายละเอยี ดคอื (1) ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ท่ี TAB \" รายการรบั \" 1 (2) จะเขา้ มาทห่ี น้าจอรายการรบั เงนิ ใหไ้ ปทค่ี อลมั น์แรก ใส่คา่ ‘Y’ เพ่อื เพม่ิ รายการ 2 (3) บนั ทกึ รายละเอยี ดของการชาระเงนิ ในทน่ี ้ขี อยกตวั อยา่ งเป็นเชค็ 1 ฉบบั ดงั น้ี การบนั ทึกรายการเชค็ รบั ประเภทเอกสารธนาคาร ใสร่ หสั ประเภทเอกสารธนาคาร ดปู ระเภทของเอกสารธนาคารไดจ้ าก ตารางสรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร เป็ นรายการฝาก ใสค่ ่า D เพราะเป็นรายการรบั หรอื ฝากเขา้ (deposit ) เลขท่ีเชค็ ใสเ่ ลขทเ่ี ชค็ ทไ่ี ดร้ บั จากลกู หน้ี วนั ท่ีรบั เชค็ ใสว่ นั ทท่ี ไ่ี ดร้ บั เชค็ ใบน้ี วนั ที่เชค็ DUE วนั ทท่ี เ่ี ชค็ หรอื Due date ของเขค็ รบั ผจู้ ่าย (ไทย) ขอ่ื ลกู หน้ีช่อื ภาษาไทย ทจ่ี า่ ยเชค็ รหสั ธนาคารของเชค็ รหสั ธนาคารของเชค็ คน้ หาโดยใช้ Hot Seek สาขาธนาคาร ใสส่ าขาธนาคารของเชค็ รบั ใบน้ี 210 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

มลู ค่า มลู คา่ ของเชค็ ใบน้ี ขีดครอ่ ม คา่ 1 = ขดี ครอ่ มเขา้ บญั ชี , ‘2’ = ‘A/C payee only ‘ 3 = ‘ &CO ‘ , วา่ งไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ครอ่ มใดๆ ขีดหรือผถู้ ือ ค่า 1 = ขดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื , วา่ งไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื คงเหลือ ยอดเงนิ ในเชค็ ทเ่ี หลอื หลงั จากตดั จา่ ยจากรายการอ่นื ๆ มาก่อน ตดั ชาระใบเสรจ็ อื่นแล้ว เป็นยอดเงนิ ของเชค็ ทม่ี กี ารตดั ชาระดว้ ยใบเสรจ็ ใบอ่นื ไปบา้ งแลว้ ชาระสาหรบั เอกสารนี้ ยอดเงนิ ในเชค็ ทต่ี ดั ชาระสาหรบั เอกสารใบน้ี กรณที เ่ี ชค็ 1 ใบจา่ ย หลายเอกสารยอดเงนิ ตรงน้จี ะเทา่ กบั ยอดในเอกสารปัจจบุ นั STEP ถา้ ใสค่ ่า ว่าง = ยงั ไมร่ ะบุเงนิ เขา้ ธนาคาร ถา้ ใสค่ ่า B = นาเชค็ เงนิ เขา้ ธนาคารแลว้ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 211

สถานะ จะระบคุ ่าในชอ่ งน้ไี ด้ เมอ่ื ระบุคา่ ใน STEP = B แลว้ สมดุ บญั ชีเงินฝาก ถา้ ใสค่ ่า ว่าง = ยงั ไมร่ ะบุสถานะ ถา้ ใสค่ ่า P = เชค็ ผา่ น ถา้ ใสค่ า่ R หมายถงึ เชค็ คนื จะระบคุ ่าในชอ่ งน้ไี ด้ เมอ่ื ระบคุ ่าใน STEP = B แลว้ จะนาเชค็ หรอื เอกสารธนาคารรายการน้ี เขา้ สมดุ บญั ชเี งนิ ฝากได้ (3) บนั ทกึ รายละเอยี ดของ\"เชค็ รบั \" เสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ OK เพอ่ื save รายการเชค็ 6. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดในใบเสรจ็ รบั เงนิ เสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ โปรแกรมจะแสดงการบนั ทกึ บญั ชใี หด้ ู ใหก้ ดป่มุ ‘ บนั ทกึ ’ หากตอ้ งการพมิ พใ์ หต้ อบ ‘Yes’ จะ ไดห้ น้าจอใบเสรจ็ รบั เงนิ ดงั ภาพ 11 2 3 212 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 17 : ใบเสรจ็ รบั เงินค่าสินคา้ 213 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.2.2 บนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงินค่าบริการ และภาษีหกั ณ ที่จ่าย การทางานในหวั ขอ้ น้ี มรี ายละเอยี ด ดงั น้ี 1. เขา้ ระบบลกู หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow -> ‘EntryTransaction’ คลกิ icon ‘ ใบเสรจ็ บริการ’ จะเขา้ เมนู รบั ชาระหนี้ ( พิมพใ์ บเสรจ็ รบั เงิน/ ใบกากบั ภาษี ) 2. เลอื ก \"สาขา\" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก \"เล่มใบเสรจ็ รบั เงิน\" ทจ่ี ะใชง้ าน 4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพม่ิ รายการ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบเสรจ็ รบั เงนิ และภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ภาพที่ 18 : หน้าจอ ใบเสรจ็ รบั เงิน /ใบกากบั ภาษี คา่ บริการ ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz การบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร เล่มที่ เลม่ ทข่ี องเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน เลขที่ เลขทข่ี องเอกสาร ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรม RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ เลขที่อ้างอิง ใสเ่ ลขทอ่ี า้ งองิ ถา้ วา่ งไว้ โปรแกรมจะ RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ 214 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

วนั ท่ี ใส่วนั ทข่ี องใบเสรจ็ รบั เงนิ รหสั ลกู ค้า ใส่รหสั ของลกู คา้ ชื่อลกู ค้า โปรแกรมจะแสดงช่อื ลกู คา้ ทเ่ี ลอื กไว้ หรอื จะใส่ชอ่ื แทนรหสั กไ็ ด้ ค้นใบวางบิล กรณที ไ่ี ดท้ าใบวางบลิ เอาไวใ้ หด้ งึ ใบวางบลิ มาตดั ออกไป ถา้ ไม่มกี ารทาใบวางบลิ กใ็ หข้ า้ มชอ่ งน้ไี ปได้ (ถา้ ลมื ตดั ใบวางบลิ แก้ไขรายละเอียดอ่ืนๆ จะเขา้ ใจผดิ ว่าใบวางบลิ น้ยี งั ไมถ่ กู ชาระหน้ี) ใส่คา่ ‘Y’ เพอ่ื เขา้ ไปกรอกรายละเอยี ดอ่นื ๆ เพม่ิ เตมิ ภาพท่ี 19 : หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดอ่ืนๆ หน้าท่ี 1 การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอื่น\" หน้าท่ี 1 ชือ่ ลกู ค้าทีใ่ ช้พิมพใ์ นใบกากบั ภาษี ** กรณใี บเสรจ็ รบั เงนิ ค่าสนิ คา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขใดๆ รหสั ลกู ค้า โปรแกรมจะดงึ รหสั ลกู คา้ จากใบเสรจ็ มาให้ สามารถแกไ้ ขได้ ช่ือลกู ค้า โปรแกรมจะดงึ ชอ่ื ลกู คา้ จากใบเสรจ็ มาให้ สามารถแกไ้ ขได้ รายละเอียด ใสร่ ายละเอยี ด ขอคืนภาษีได้หรือไม่ ถา้ เป็นใบเสรจ็ คา่ สนิ คา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขค่า ยื่นภาษีเดือน / ปี ถา้ เป็นใบเสรจ็ คา่ สนิ คา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขค่า ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 215

พนักงานเกบ็ เงิน ใส่รหสั และช่อื ของพนกั งานเกบ็ เงนิ มลู ค่าชาระยอดหนี้ต้นงวด กรณตี ดั ชาระยอดหน้ี ทเ่ี คยบนั ทกึ ยอดหน้ยี กมาทงั้ จานวน ( ไมไดบ้ นั ทกึ เป็นเอกสาร ) ใหใ้ สย่ อดทจ่ี ะตดั ชาระหน้คี รงั้ น้ี รปู แบบการ POST โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ส่ี าขามาให้ แต่แกไ้ ขได้ ** กรณใี บเสรจ็ รบั เงนิ ค่าสนิ คา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขคา่ ใน 3 บรรทดั ล่างน้ี เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ รหสั สาขา โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ ชื่อสาขา โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอ่ืน\" หน้าที่ 2 หมายเหตุ 1 -10 ใสห่ มายเหตุของใบเสรจ็ รบั เงนิ มใี ห้ 10 หมายเหตุ ภาพที่ 20 : บางส่วนของ หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดอื่นๆ หน้าท่ี 2 การบนั ทึกส่วนรายการย่อยของเอกสาร รหสั ประเภทเอกสาร ใส่รหสั ประเภทเอกสารทเ่ี ลอื กมาตดั ชาระ เชน่ SI คอื Invoice ขายเช่อื , SM คอื ใบลดหน้ขี ายเช่อื เล่มเอกสาร ใส่เล่มเอกสาร ทต่ี อ้ งการเลอื กมาวางบลิ เลขท่ี ใส่เลขท่ี ของเอกสารทจ่ี ะตดั ชาระหน้ี เลขที่อ้างอิง ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสารทจ่ี ะตดั ชาระหน้ี ครบกาหนด โปรแกรมจะดงึ วนั ทค่ี รบกาหนด จานวนเงิน โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสทุ ธิ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้ ค้างชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินค้างชาระ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้ ยอดชาระ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ ทจ่ี ะใหล้ กู คา้ ชาระในครงั้ น้ซี ง่ึ โปรแกรมจะขน้ึ จานวนเงนิ ทค่ี งคา้ งของเอกสารมาใหอ้ ตั โนมตั ิ 216 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

อธิบายการบนั ทึกส่วนท้ายของเอกสาร ยอดตดั ชาระ เป็นยอดเงนิ รวมทต่ี ดั ชาระหน้สี าหรบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ ใบน้ี บนั ทึกภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย กรณที ล่ี กู คา้ หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยบรษิ ทั ใหใ้ สค่ า่ \"Y\" เพอ่ื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ด ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั เงินมดั จา กรณมี เี งนิ มดั จาทเ่ี คยบนั ทกึ ไว้ เมอ่ื มกี ารอา้ งถงึ Invoice กจ็ ะดงึ รายการเงนิ มดั จามาใหอ้ ตั โนมตั ิ หกั ส่วนลด กรณมี สี ่วนลดเงนิ สด เชน่ มเี งอ่ื นไข 2/10 , n/30 หกั ภาษี มลู ค่าของภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ยอดเงนิ ทร่ี บั จรงิ จะลดลงไป โดยหกั ดว้ ยยอดภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย บวก ดอกเบยี้ กรณมี กี ารคดิ ดอกเบย้ี เน่อื งจากลกู หน้ชี าระเงนิ ลา่ ชา้ สามารถบนั ทกึ มลู คา่ ดอกเบย้ี ทช่ี อ่ งน้ี ยอดสทุ ธิ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ สุทธทิ ค่ี วรจะไดร้ บั จากลกู คา้  การบนั ทึกภาษีท่ีถกู หกั ณ ที่จ่าย กรณที ล่ี กู คา้ หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยบรษิ ทั เอาไว้ เราจะบนั ทกึ \"ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย\" จบั คกู่ บั ใบเสรจ็ รบั เงนิ รายการนนั้ ซง่ึ มขี นั้ ตอน ดงั น้ี (1) เขา้ ไปทช่ี อ่ ง \" บนั ทึกภาษีหกั ณ ที่จ่าย \" แลว้ ใสค่ ่า \"Y\" (2)บนั ทกึ รายละเอยี ดของภาษี ณ ทจ่ี า่ ย อธิบาย การบนั ทึกภาษีหกั ณ ที่จ่าย ประเภทเอกสาร ประเภทเอกสารหกั ณ ทจ่ี า่ ย WL ใชก้ รณที บ่ี รษิ ทั ถูกหกั ณ ทจ่ี า่ ย เอกสารภายในเล่มท่ี เลม่ ทข่ี องเอกสารหกั ณ ทจ่ี า่ ย เลขที่ เลขทข่ี องเอกสาร หากว่างไวโ้ ปรแกรม RUNNING อตั โนมตั ิ เลขท่ีอ้างอิง เลขทข่ี องใบหกั ณ ทจ่ี า่ ย ทล่ี กู คา้ ออกเอกสารมาให้ วนั ที่ ใส่วนั ทข่ี องใบหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 217

ช่ือผหู้ กั ภาษี คอื ชอ่ื บรษิ ทั ลกู หน้ี ท่ีอยู่ ทอ่ี ยขู่ องบรษิ ทั ลกู หน้ี จะดงึ มาใหจ้ ากฐานขอ้ มลู ลกู คา้ เลขผเู้ สียภาษี เลขผเู้ สยี ภาษขี องลกู หน้ี เงื่อนไขการหกั ภาษี 1 = หกั ณ ทจ่ี า่ ย , 2 = ออกภาษใี ห้ ( กรณใี ส่คา่ 1 ) หกั ณ ท่ีจ่ายตามมาตรา 1 = มาตรา 3 เตรส , 2 = มาตรา 65 จตั วา , 3 =มาตรา 69 ทวิ ใหด้ ู ตามใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยทล่ี กู คา้ ใหม้ า หรอื ปรกึ ษานกั บญั ชี ประเภทเงินได้ท่ีจ่าย ประเภทของเงนิ ได้ ทถ่ี ูกหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยในครงั้ น้ี จานวนเงิน จานวนเงนิ ทใ่ี ชค้ านวณภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย อตั ราภาษี อตั ราภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย เชน่ 3 % ยอดสาหรบั ใบเสรจ็ นี้ ยอดภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ทห่ี กั สาหรบั ใบเสรจ็ น้ี กรณหี ลายใบภาษี ต่อ 1 ใบเสรจ็ รบั เงนิ มลู ค่าภาษีทงั้ ใบ มลู คา่ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยของใบน้ี (3) บนั ทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ OK เพอ่ื กลบั ไปทห่ี น้าจอเดมิ 218 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

6. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดในใบเสรจ็ รบั เงนิ เสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ โปรแกรมจะแสดงการบนั ทกึ บญั ชใี หด้ ู ใหก้ ดป่มุ ‘ F10-บนั ทึก’ 1 2 3 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 219

หากตอ้ งการพมิ พใ์ หต้ อบ ‘Yes’ จะไดห้ น้าจอใบเสรจ็ รบั เงนิ / ใบกากบั ภาษี ดงั ภาพ  ภาพที่ 21 : ใบกากบั ภาษี / ใบเสรจ็ รบั เงิน 220 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

  การบนั ทึกส่วนลดจ่าย กรณีที่ได้ส่วนลดเงินสด หากลกู หน้ชี าระเงนิ ตามเงอ่ื นไขส่วนลดเงนิ สด เชน่ เงอ่ื นไข 2/10, n /30 ตามตวั อยา่ งรายการคา้ วนั ท่ี 5 ก.พ. เราจะบนั ทกึ สว่ นลดเงนิ สด ดงั น้ี (1) เขา้ ไปทช่ี ่อง “ หกั สว่ นลด ” ทส่ี ่วนลา่ งของเอกสาร (2) โปรแกรมจะทาการบนั ทกึ บญั ชี โดยแสดงสว่ นลดจา่ ย แยกออกมาใหเ้ หน็ ดงั น้ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 221

4. รายงานท่ีใช้ตรวจสอบและรายงานวิเคราะห์ รายงานตามรายการดา้ นล่างน้ี ใชใ้ นการตรวจสอบวา่ เอกสารจรงิ ตรงและครบถว้ นกบั ทบ่ี นั ทกึ เขา้ ไปในระบบหรอื ไม่ เช่น พนกั งานเกบ็ เงนิ นาใบเสรจ็ รบั เงนิ ไปใหล้ กู คา้ แต่ยงั ไมน่ า กลบั มาใหฝ้ ่ายการเงนิ และฝ่ายบญั ชี การพมิ พ์ รายการเอกสารออกมาตรวจสอบ จงึ ช่วยในการ ควบคุมและชว่ ยในการตดิ ตามเอกสารไดท้ นั ในรอบบญั ชไี ด้ 1. รายงานเพอ่ื ตรวจสอบรายการเอกสาร เพ่อื ใชต้ รวจสอบความครบถว้ นของ เอกสาร และเกบ็ เป็นสาเนา กระดาษไวเ้ ป็นการ BACKUP หลงั จากบนั ทกึ รายการเขา้ ไปแลว้ 2. รายงานเพอ่ื การตดิ ตามงาน 3. รายงานภาษขี ายสาหรบั ใบเสรจ็ งานบรกิ าร และ ภาษที ถ่ี กู หกั ณ ทจ่ี า่ ยไว้ 4. รายงานเพอ่ื การวเิ คราะห์ จะเป็นรายการทเ่ี กดิ จากการรวมยอดจากหลายๆ เอกสาร เพอ่ื นามาใชเ้ ป็น ขอ้ มลู ประกอบในการบรหิ ารงาน (Management Information System Report) หรอื วางแผนในอนาคต 4.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานประเภทน้ี ผใู้ ชง้ านสามารถเลอื กพมิ พเ์ รยี งตามวนั ทข่ี องเอกสารหรอื เรยี งตาม เลขทข่ี องเอกสารทาใหต้ รวจสอบไดว้ ่าจานวนเอกสารจรงิ มคี รบถว้ นตามทบ่ี นั ทกึ ไวใ้ นระบบ คอมพวิ เตอรห์ รอื ไมโ่ ดยในทา้ ยรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสารชว่ ยในการตรวจนบั เอกสารจรงิ ไดส้ ะดวกขน้ึ นอกจากน้ยี งั เลอื กพมิ พโ์ ดยดเู ฉพาะส่วนหวั ของเอกสาร หรอื เลอื กพมิ พร์ ายละเอยี ด ของเอกสารออกมาดว้ ย เป็นการตรวจสอบละเอยี ดเพม่ิ ขน้ึ เพ่อื ดวู ่ารายการสนิ คา้ ทค่ี ยี เ์ ขา้ ไป ตรงกนั หรอื ไม่ รายงานทจ่ี ดั อยใู่ นประเภทน้ี ไดแ้ ก่ 1. รายการใบเสรจ็ ค่าสนิ คา้ ในแต่ละวนั 2. รายการใบเสรจ็ (ขาย) แสดงกาไรขาดทุนจากอตั ราแลกเปลย่ี น 3. รายการใบเสรจ็ คา่ บรกิ าร ในแต่ละวนั 4. รายการใบเสรจ็ /ใบกากบั ภาษี (ขาย) แสดงกาไรขาดทนุ จากอตั ราแลกเปลย่ี น 3. รายการใบวางบลิ 4.2 รายงานเพ่ือช่วยในการติดตามงาน 1. รายการใบส่งของทค่ี รบกาหนดแยกตามลกู คา้ 2. รายการใบสง่ ของทค่ี รบกาหนดแยกตามพนกั งานขาย เรยี งตามวนั ทใ่ี บสง่ ของ 3. รายการใบวางบลิ ครบกาหนดรบั เงนิ 222 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4. รายงานการรบั ชาระหน้ี จากการขายสนิ คา้ (เหน็ รายการรบั เงนิ แยกตามเอกสาร) 5. รายงานการรบั ชาระหน้ี จากการใหบ้ รกิ าร (เหน็ รายการรบั เงนิ แยกตามเอกสาร) 4.3. รายงานภาษีขายสาหรบั ใบเสรจ็ งานบริการ และ ภาษีท่ีถกู หกั ณ ท่ีจ่ายไว้ เป็นรายงานทางภาษี เพ่อื ใชน้ าส่งสรรพากร รายงานเหล่าน้ี จะรวมอยใู่ นหวั ขอ้ “ รายงานภาษมี ลู คา่ เพม่ิ และภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ย ‚ 1 รายงานภาษขี าย ซง่ึ มหี ลายแบบใหเ้ ลอื กใช้ - รายงานภาษขี าย เฉพาะทย่ี น่ื เพม่ิ เตมิ - รายงานภาษขี าย แสดงเลขท่ี Voucher - รายงานภาษขี าย พมิ พเ์ ฉพาะใบสง่ ของ (ไมร่ วมใบลดหน้ี ใบเพม่ิ หน้ี ) - รายงานภาษขี าย พมิ พเ์ ฉพาะใบลดหน้ี - รายงานภาษขี าย 2 อตั รา - รายงานมลู คา่ ฐานภาษี 2. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ทถ่ี ูกนิตบิ คุ คลหกั ไว้ 4.4 รายงานวิเคราะหเ์ พ่ือช่วยในการบริหารงาน 1. รายงานสถานะลกู หน้ี 2. รายงานวเิ คราะหอ์ ายหุ น้แี ยกตามลกู คา้ แบบละเอยี ด (ยอ้ นวนั ท)่ี 3. รายงานวเิ คราะหอ์ ายหุ น้แี ยกตามลกู คา้ แบบสรปุ (ยอ้ นวนั ท)่ี 4. รายงานลกู หน้เี กนิ วงเงนิ 5. การด์ ลกู หน้ี 6. การด์ ลกู หน้ี แสดงอตั ราแลกเปลย่ี น แบบท่ี 1 ( แสดงยอดยอ้ นอดตี ) 7. การด์ ลกู หน้ี แสดงอตั ราแลกเปลย่ี น แบบท่ี 2 ( แสดงยอดคงคา้ ง INVOICE ) 8. สรปุ รายการเอกสารของลกู หน้รี ายตวั สาหรบั วธิ กี ารพมิ พร์ ายงาน ผใู้ ชง้ านดรู ายละเอยี ดไดท้ ห่ี วั ขอ้ \"การพมิ พร์ ายงาน\" ใน ภาคผนวก นอกจากรายงานทเ่ี ตรยี มใหใ้ นระบบลกู หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้แี ลว้ ยงั ทาการออกแบบ รายงานเพม่ิ เตมิ หรอื พมิ พร์ ายงานเป็น Chart , กราฟรปู แบบทส่ี วยงามได้ ดว้ ยโปรแกรม Business Intelligence โดยเขา้ ท่ี ‘Business Intelligence ‘ -> ‘ ระบบลกู หน้ี คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 223

2 1 ผใู้ ชง้ านสามารถออกแบบรายงานไดห้ ลากหลาย โดยสามารถเลอื กฟิลดต์ ่างๆ ทม่ี ใี ห้ บนั ทกึ ในหน้าจอบนั ทกึ รายการคา้ มาแสดงในรายงาน , จดั วางตาแหน่งขอ้ มลู เองได้ นอกจากน้ี ยงั สามารถ save Layout ทอ่ี อกแบบเอาไว้ เกบ็ ไวใ้ ชใ้ นครงั้ ต่อไปไดอ้ กี ดว้ ย 224 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทที่ 7 ระบบเจา้ หนี้และวิเคราะหห์ นี้ Account Payable and Analysis System ภาพรวมการทางานในระบบเจ้าหนี้และวิเคราะหห์ นี้ ระบบน้เี ป็นการทางานต่อเน่อื งมาจากระบบซอ้ื คอื เมอ่ื มกี ารซอ้ื สนิ คา้ หรอื บรกิ ารทย่ี งั ไมไ่ ดจ้ า่ ยเงนิ โปรแกรมจะตงั้ หน้ีเจา้ หน้ไี ว้ ทางเจา้ หน้ี จะทาการตดิ ตามหน้จี ากบรษิ ทั ฯ โดย ทาใบวางบลิ เพ่อื มาขอวางบลิ กบั บรษิ ทั ฯ เมอ่ื บรษิ ทั ฯ นดั วนั ชาระเงนิ แลว้ จงึ จดั ทาใบเสรจ็ รบั เงนิ เพ่อื มารบั เชค็ จากบรษิ ทั ฯ เรามาดู \"ภาพรวมของระบบเจา้ หน้\"ี ดงั ภาพดา้ นล่างน้ี การทางานในระบบเจา้ หน้ี จะมขี นั้ ตอนการทางานหลกั ๆ 4 ขนั้ ตอน ดงั น้ี 1. การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบ เป็นการบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ของระบบเจา้ หน้ี เชน่ ฐานขอ้ มลู เจา้ หน้ซี ง่ึ จะ เป็นฐานขอ้ มลู เดยี วกบั ฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย 2. การบนั ทึกยอดยกมาของเจ้าหนี้ เป็นการยกยอดมาจากรอบบญั ชกี ่อน เป็น ขนั้ ตอนทท่ี าเพยี งครงั้ เดยี วเมอ่ื เรมิ่ ใชร้ ะบบเทา่ นนั้ หลงั จากนนั้ ไมต่ อ้ งทาอกี เพราะโปรแกรม ยกยอดลกู หน้ไี ปรอบบญั ชถี ดั ไปใหอ้ ตั โนมตั ิ 3. การบนั ทึกรายการค้าในระบบเจ้าหนี้ เป็นการบนั ทกึ เอกสารในระบบเจา้ หน้ี ไดแ้ ก่ ใบรบั วางบลิ , ใบเสรจ็ รบั เงนิ , ใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย เป็นตน้ ผเู้ ขยี นจะยกตวั อยา่ งทงั้ ธรุ กจิ ซอ้ื มา-ขายไปและธุรกจิ บรกิ าร ซง่ึ มคี วามแตกต่างกนั เลก็ น้อย คอื หากเป็นคา่ บรกิ าร บรษิ ทั ฯ ตอ้ งทาการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยไวด้ ว้ ย การบนั ทกึ เอกสารต่างๆ จะมวี ธิ กี ารทางานคลา้ ยกนั จงึ ขอยกตวั อยา่ ง การทางานต่างๆ ดงั น้ี 3.1 การตรวจสอบยอดหน้ที ต่ี อ้ งทาจา่ ย เรมิ ตงั้ แต่พมิ พร์ ายงานหน้ถี งึ กาหนด จนถงึ การรบั วางบลิ 3.2 การจา่ ยชาระหน้ี โดยบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ทไ่ี ดจ้ ากเจา้ หน้ี และเชค็ จา่ ย ผเู้ ขยี น จะยกตวั อยา่ งทงั้ ธรุ กจิ ซอ้ื มา-ขายไป และธุรกจิ บรกิ าร โดยมตี วั อยา่ งการบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ท่ี จา่ ยและรายละเอยี ดเชค็ หรอื เอกสารธนาคารอ่นื ๆ 4. การพิมพร์ ายงานต่างๆ เพ่อื การตรวจสอบเอกสารวา่ ครบถว้ นหรอื ไม่ และ รายงานเพอ่ื การวเิ คราะห์ การอธบิ ายต่อไปน้จี ะเรยี งลาดบั ตาม Flow การทางาน ดงั น้ี คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 225

ภาพท่ี 1 : Flow การทางานของระบบเจา้ หนี้ ภาพท่ี 2 : การเชื่อมโยงระหว่างระบบเจ้าหนี้กบั ระบบอื่นๆ 226 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบเจ้าหนี้ ฐานขอ้ มลู ของระบบเจา้ หน้ี คอื ฐานขอ้ มลู ของเจา้ หน้ซี ง่ึ เป็นฐานขอ้ มลู ชดุ เดยี วกบั ท่ี เตรยี มไวใ้ นฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย ซง่ึ อธบิ ายไปแลว้ ใน ‚ ระบบซื้อและวิเคราะหซ์ ื้อ ‚ 2. บนั ทึกยอดยกมาต้นงวดของเจ้าหนี้เมื่อเริ่มใช้โปรแกรมครงั้ แรก เมอ่ื เรมิ่ ใชง้ านระบบบญั ชคี อมพวิ เตอรค์ รงั้ แรก หากธรุ กจิ ทด่ี าเนนิ กจิ การมาแลว้ อาจ มยี อดหน้ที บ่ี รษิ ทั ฯยงั คา้ งชาระหน้อี ยจู่ านวนหน่งึ จงึ จาเป็นตอ้ งบนั ทกึ ยอดหน้ขี องเจา้ หน้ยี กมา ตน้ งวดเขา้ มาดว้ ย ซง่ึ จะทาเพยี งครงั้ แรกเมอ่ื เรมิ่ ใชร้ ะบบเทา่ นนั้ สาหรบั ยอดหน้ีเจา้ หน้ใี นงวด ถดั ๆ ไป โปรแกรมจะทาการยกยอดหน้ีเจา้ หน้ใี หอ้ ตั โนมตั ิ สาหรบั การบนั ทกึ ยอดยกมาของเจา้ หน้ี หากจาเป็นตอ้ งเรม่ิ ทากรายการไปก่อน ยงั ไม่ ไมส่ ามารถหายอดยกมาของรอบบญั ชกี ่อนไดท้ นั เราสามารถ เรม่ิ ทางานไปไดโ้ ดยไมต่ อ้ งรอ ยอดยกมาของเจา้ หน้ี และ มาบนั ทกึ หลงั จากออกเอกสารซอ้ื ไปแลว้ กไ็ ด้ เพราะในความเป็นจรงิ หากเราตอ้ งหยดุ งานทงั้ หมด เพ่อื ปิดบญั ชเี จา้ หน้เี ดมิ ใหเ้ สรจ็ ก่อน จงึ เรม่ิ ระบบใหมไ่ ด้ คงเป็น เรอ่ื งทว่ี ุน่ วายอยไู่ มน่ ้อย โปรแกรมจงึ ออกแบบมาใหม้ คี วามยดื หยนุ่ ในเรอ่ื งน้ี การบนั ทึกยอดยกมาต้นงวด เลอื กบนั ทกึ ได้ 2 แบบ คอื วิธีที่ 1. บนั ทกึ รายการ Invoice ทย่ี งั ไมไ่ ดถ้ กู ชาระหน้ีทุกเอกสาร ขอ้ ดี เหน็ รายละเอยี ดว่ายอดหน้ที ย่ี กมา เกดิ จาก Invoice ใบใดบา้ ง เป็น วนั ทเ่ี ท่าใด ยอดเงนิ เทา่ ใด ขอ้ เสยี ถา้ มปี รมิ าณ INVOICE ยกมาจานวนมาก จะใชเ้ วลาในการบนั ทกึ มาก วิธีที่ 2. ทาการรวมยอดหน้ขี องเจา้ หน้รี ายเดยี วกนั รวมเป็น Invoice ยกมาเป็น 1 ใบ ขอ้ ดี ใชเ้ วลาน้อย ในการบนั ทกึ ยอดยกมา ขอ้ เสยี จะไมเ่ หน็ รายละเอยี ดวา่ ยอดหน้ที ย่ี กมา เกดิ จาก Invoice ใบ ใดบา้ ง เป็นวนั ทเ่ี ทา่ ใดเพราะเป็นการสรปุ ยอดหน้ยี กมา โดยใชว้ นั ทก่ี ่อน วนั เรม่ิ ใชร้ ะบบวนั เดยี ว ผเู้ ขยี นแนะนาใหใ้ ชว้ ธิ ที ่ี 1 หากเลอื กใชว้ ธิ ที ่ี 2 ควรปรกึ ษาผวู้ างระบบบญั ชี หรอื ผู้ ตรวจสอบบญั ชขี องบรษิ ทั วา่ ควรใชว้ ธิ นี ้หี รอื ไม่ เพ่อื ใหก้ ารบนั ทกึ บญั ชขี องธุรกจิ เป็นไปอยา่ ง ถูกตอ้ งตามหลกั การบญั ชที ด่ี ี คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 227

การบนั ทกึ รายละเอยี ด \"Invoice ซอ้ื ยกมาตน้ งวด \" มรี ายละเอยี ดดงั น้ี 1. เขา้ ระบบเจา้ หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow ->‘ Set Balance data ’ จะเขา้ ทเ่ี มนู ‘ บนั ทึก INVOICE ซื้อยกมาต้นงวด’ 2 3 1 ภาพที่ 3 : การเขา้ Workflow ไปที่ Set Balance Data จะเขา้ เมนู ‚ INVOICE ค้างชาระยกมาต้นงวด‛ ภาพที่ 4 : หน้าจอเพือ่ บนั ทึกรายการ INVOICE ค้างชาระยกมาต้นงวด 2. ระบชุ ่วงของเอกสารทจ่ี ะบนั ทกึ ดงั น้ี 2.1 เลอื ก \"สาขา\" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน ในทน่ี ้เี ลอื ก \"สานักงานใหญ่ \" 2.2 เลอื ก \"ประเภทเอกสาร\" ทม่ี ยี อดหน้ยี กมา เชน่ ถา้ มี Invoice ขายเช่อื ยกมา กเ็ ลอื กประเภทเอกสารเป็น SI ถา้ มี ใบลดหน้ี ขายเช่อื ยกมา กเ็ ลอื กประเภทเอกสารเป็น SM ถา้ มี ใบเพมิ่ หน้ี ขายเชอ่ื ยกมา กเ็ ลอื กประเภทเอกสารเป็น SX 228 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2.3 เลอื ก \"เล่มของเอกสาร\". ทเ่ี คยสรา้ งไวห้ ากเป็นเอกสารทเ่ี ป็นรายการ ยกมาตน้ งวด ควรจะแยกเลม่ ของ เอกสารไวเ้ ฉพาะสาหรบั รายการประเภทน้ี เพ่อื ใหต้ รวจสอบ รายการไดง้ า่ ย เชน่ เล่ม 00 ใชบ้ นั ทกึ ยอดหน้ลี กู หน้ยี กมาตน้ งวด แต่เล่ม 01 ใชบ้ นั ทกึ INVOICE ขายตามปกติ หรอื อาจจะมเี ลม่ เอกสารอ่นื ๆ อกี ตามประเภท ทไ่ี ดแ้ บ่งไว้ 4.กดป่มุ F3-เพ่ิม เพ่อื เพมิ่ รายการ ใหบ้ นั ทกึ รายละเอยี ดของเอกสาร ดงั น้ี ภาพที่ 5 : หน้าจอบนั ทึก INVOICE คา้ งชาระยกมาต้นงวด ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz อธิบายการบนั ทึก โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสารท่ีไดเ้ ลอื กไว้ ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดง เลม่ ทข่ี องเอกสาร ทไ่ี ดเ้ ลอื กไว้ รหสั เล่มเอกสาร โปรแกรมจะแสดง ช่อื เล่มเอกสาร ตามทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน ช่ือเล่มเอกสาร ใสเ่ ลขทภ่ี ายในของเอกสาร เลขท่ี ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสาร เล่ม / เลขท่ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 229

วนั ท่ี ใส่วนั ทข่ี อง เอกสาร เครดิตเทอม ใสเ่ ครดติ เทอมของเอกสาร วนั ครบกาหนด โปรแกรมคานวณวนั ครบกาหนดจากเครดติ เทอม รหสั แผนก ใส่รหสั แผนก ในทน่ี ้ี จะใชร้ หสั ‘00’ แผนก ‘ ไมร่ ะบุ1’ ชื่อแผนก โปรแกรมจะแสดงช่อื แผนกทตี รงกบั รหสั แผนกทเ่ี ลอื กไว้ รหสั ลกู หนี้ ใส่รหสั ลกู หน้ี แลว้ โปรแกรมจะแสดงชอ่ื ลกู หน้ีมาให้ หน่วยเงิน ใสห่ น่วยเงนิ และอตั ราแลกเปลย่ี น กรณขี ายเป็นสกุลเงนิ อ่นื ยอดเงินยกมาสทุ ธิ ใส่ยอดเงนิ ทย่ี งั คา้ งชาระของ INVOICE ใบน้ี หากชาระไปแลว้ บางสว่ น ใส่เฉพาะยอดเงนิ ทค่ี า้ งชาระเทา่ นั้น โปรแกรมจะ คานวณยอดเงนิ ก่อน VAT และ มลู ค่า VAT ใหเ้ หน็ 5. เมอ่ื บนั ทกึ รายการเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการใบนนั้ 6. จากนนั้ จะกลบั มาทห่ี น้าจอ รายการ INVOICE ซอ้ื ยกมา (ดงั ภาพลา่ ง) หากมี รายการอ่นื กใ็ หท้ าการเพมิ่ รายการเขา้ ไปจนครบทกุ รายการ เลขทอี่ ้างองิ ของเอกสาร P= Paid ชาระแล้ว ใช้สกลุ เงนิ อะไร มูลค่ารวม VAT เลขทภ่ี ายในของเอกสาร Drilldown ดูเอกสารทเ่ี กยี่ วข้อง วนั ทข่ี องเอกสาร C = Cancel สถานะ Cloud Upload ภาพท่ี 6 : รายการ INVOICE ค้างชาระยกมาต้นงวดที่บนั ทึกเข้าไป 230 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. บนั ทึกรายการในระบบเจ้าหนี้ การบนั ทกึ รายการในระบบเจา้ หน้ี มภี าพรวมขนั้ ตอนการทางาน คอื เรมิ่ จากการพมิ พ์ เอกสารเพ่อื ดวู า่ ยอดหน้ใี ดทถ่ี งึ กาหนดชาระ หากบรษิ ทั ฯ มขี นั้ ตอนการรบั วางบลิ กจ็ ะบนั ทกึ รบั วางบลิ ก่อน ,จากนนั้ ก็พมิ พร์ ายงานเพอ่ื ดวู า่ ใบวางบลิ ใดถงึ กาหนดทาจา่ ย กจ็ ะทาเชค็ จา่ ย , เมอ่ื ถงึ กาหนดนดั ชาระหน้ี ทางเจา้ หน้ี จะนาใบเสรจ็ รบั เงนิ มารบั เชค็ จากบรษิ ทั ฯ หากเป็น คา่ บรกิ าร กจ็ ะตอ้ งทาใบหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยเตรยี มไวพ้ รอ้ มเชค็ จา่ ยดว้ ย การทางาน หลกั ๆ ใน ระบบเจา้ หน้ี สามารถสรปุ เป็นขนั้ ตอนหลกั ๆ ดงั น้ี 3.1 การตรวจสอบยอดหน้แี ละรบั วางบลิ มขี นั้ ตอนดงั น้ี - การ ตรวจสอบยอดหน้ขี องเจา้ หน้ี - การ บนั ทกึ ใบวางบลิ ทเ่ี จา้ หน้มี าวางบลิ ไว้ - บนั ทกึ วนั นดั จา่ ยชาระหน้ี - พมิ พร์ ายงานใบวางบลิ ทถ่ี งึ กาหนดจา่ ย 3.2 การบนั ทกึ เชค็ จา่ ยเพ่อื เตรยี มทาจา่ ยใหเ้ จา้ หน้ี ก่อนไดร้ บั ใบเสรจ็ จากเจา้ หน้ี 3.3 การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ทไ่ี ดร้ บั จากเจา้ หน้ี 1. บนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ การซอ้ื สนิ คา้ และดงึ รายละเอยี ดเชค็ จา่ ยทเ่ี คยทาไวม้ า จบั คกู่ บั ใบเสรจ็ เพ่อื บนั ทกึ บญั ชพี รอ้ มกนั 2. การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ คา่ บรกิ าร และการบนั ทกึ ใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ภาพที่ 7 : Flow เอกสารในระบบเจ้าหนี้ 231 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 8 : ภาพรวมการบนั ทึกเอกสารนะระบบเจา้ หนี้ การตรวจสอบยอดหนี้และรบั วางบิล มขี นั้ ตอนดงั น้ี การตรวจสอบยอดหน้แี ละรบั วางบลิ น้ี จะเรม่ิ จากการออกรายงานเพอ่ื ตรวจสอบยอด หน้ขี องเจา้ หน้แี ต่ละราย ,บนั ทกึ รบั วางบลิ และนดั วนั จา่ ยเชค็ ใหเ้ จา้ หน้ี ทงั้ น้ี ในบางบรษิ ทั ฯ อาจ ใชใ้ บสง่ ของทไ่ี ดร้ บั จากผจู้ าหน่าย มาใชใ้ นการจดั ทาเชค็ จา่ ยไดเ้ ลย โดยไมต่ อ้ งใหเ้ จา้ หน้มี าวาง บลิ กข็ า้ มขนั้ ตอนรบั วางบลิ ไปได้ 1. พมิ พร์ ายงานเพ่อื ตรวจสอบยอดหน้คี า้ งชาระของเจา้ หน้แี ต่ละราย นอกจากน้ยี งั มี รายงานอ่นื ๆ ทใ่ี ชใ้ นการดยู อดหน้คี รบกาหนด สาหรบั วธิ กี ารพมิ พร์ ายงานดไู ดจ้ ากภาคผนวก 2. การบนั ทกึ ใบวางบลิ ทไ่ี ดร้ บั จากเจา้ หน้ี และวนั นดั ชาระหน้ี 232 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. พมิ พร์ ายงานใบวางบลิ ทค่ี รบกาหนดจา่ ย เป็นการสงั่ พมิ พร์ ายงาน เพอ่ื เตรยี มทา เชค็ จา่ ย สาหรบั เจา้ หน้ที ไ่ี มต่ อ้ งมขี นั้ ตอนใบวางบลิ สามารถขา้ มหวั ขอ้ ท่ี 2 ได้ 3.1 บนั ทึกใบวางบิลท่ีได้รบั จากเจ้าหนี้ 1. เขา้ ระบบเจา้ หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow -> Entry Transaction ’ -> คลกิ icon ‘ ใบรบั วางบิล’ 2. เลอื ก \"สาขา\" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก \"เล่มใบวางบิล\" ทจ่ี ะใชง้ าน 4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพม่ิ ใบวางบลิ ใหม่ กรอกรายละเอยี ดใหค้ รบ ภาพที่ 9 : บนั ทึกรายละเอียดเพ่ือรบั วางบิล ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz อธิบายส่วนหวั ของเอกสาร เล่ม เล่มของใบวางบลิ ทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน เลขท่ี เลขทภ่ี ายใน ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 233

เลขท่ีอ้างอิง ใส่เลขทเ่ี อกสารใบรบั วางบลิ ทไ่ี ดร้ บั จากเจา้ หน้ี วนั ที่ ใส่ วนั ท่ี โปรแกรมจะใสว่ นั ทป่ี ัจจบุ นั ให้ แต่แกไ้ ขได้ รหสั /ชื่อ/ที่อย่ผู ขู้ าย พ.น.ง.เกบ็ เงิน ใส่รหสั หรอื ช่อื เจา้ หน้ี ทร่ี บั วางบลิ พ.น.ง.ขาย ใส่รหสั พนกั งานเกบ็ เงนิ ของผจู้ าหน่าย เครดิตเทอม ใส่รหสั พนกั งานขายของผจู้ าหน่าย วนั วางบิล ใส่เครดติ เทอมเพ่อื ใชค้ านวณวนั ครบกาหนดชาระเงนิ วนั นัดชาระเงิน ใสว่ นั ทร่ี บั วางบลิ วนั นดั ชาระเงนิ โปรแกรมจะคานวณจากวนั วางบลิ บวกดว้ ย หมายเหตุ เครดติ เทอม แต่แกไ้ ขได้ อธิบายส่วนรายการย่อย ใส่หมายเหตุ สาหรบั การรบั วางบลิ เลขที่อ้างอิง รหสั ประเภทเอกสาร ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสารทเ่ี จา้ หน้มี าวางบลิ โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสาร ทเ่ี ลอื กมาวางบลิ เชน่ เล่มเอกสาร BI คอื Invoice ซอ้ื เช่อื สนิ คา้ , BM คอื ใบลดหน้ีซอ้ื เชอ่ื ครบกาหนด ใส่เล่มเอกสาร ทร่ี บั วางบลิ จานวนเงิน โปรแกรมจะดงึ วนั ทค่ี รบกาหนดมาให้ ค้างชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสทุ ธิ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้ ยอดชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินค้างชาระ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้ โปรแกรมจะขน้ึ จานวนเงนิ ทค่ี งคา้ งของเอกสารมาใหอ้ ตั โนมตั ิ 5. เมอ่ื บนั ทกึ รายการเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ จะไดด้ งั ภาพ วนั ทขี่ องเอกสาร เลขทอี่ ้างองิ ของเอกสาร ช่ือลูกหนี้ มูลค่าทวี่ างบลิ เลขทภี่ ายในของเอกสาร หมายเหตุใบวางบลิ เอกสารถูกสั่ง Lock ห้ามแก้ไขอยู่หรือไม่ สถานะ Cloud Upload STEP เอกสาร : PAID = ถูกตดั ด้วยใบเสร็จแล้ว C = Cancel ภาพที่ 10 : หน้าจอแสดงรายการใบรบั วางบิล 3.2 การบนั ทึกเชค็ จ่าย เพื่อรอจบั ค่กู บั ใบเสรจ็ รบั เงินของเจ้าหนี้ 234 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

สาหรบั บรษิ ทั ฯ ทต่ี อ้ งการบนั ทกึ เชค็ จา่ ยไวใ้ นระบบไวก้ ่อนจะไดร้ บั ใบเสรจ็ มาจาก เจา้ หน้ี โดยยงั ไมต่ อ้ งการลงบญั ชี เน่อื งจาก ต้องการได้ใบเสรจ็ รบั เงินตวั จริงมาก่อน แล้วจึง จะบนั ทึกบญั ชีเพื่อลดยอดหนี้ลง ใหบ้ นั ทกึ เชค็ จา่ ยทร่ี ะบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร ดงั ภาพ 1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow ->‘ Entry Transaction’ -> คลกิ icon ‘ เชค็ จ่าย” จะเขา้ ไปทเ่ี มนู “ บนั ทึกการเคลื่อนไหวบญั ชีเงินฝาก “ 2 1 3 ภาพท่ี 11 : workflow ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร ภาพที่ 12 : เขา้ เมนู บนั ทึกการเคลอื่ นไหวบญั ชีเงินฝาก ให้เลือกสาขา ‘00000’ เพือ่ เขา้ ไปทางาน 2.เขา้ มาทห่ี น้าจอรายการเคล่อื นไหวของบญั ชี ใหก้ ดป่มุ ‘ F3- เพ่ิม ‘ แลว้ บนั ทกึ รายละเอยี ดของเชค็ จา่ ย ดงั น้ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 235

ภาพท่ี 13 : หน้าจอ บนั ทึกรายละเอียดของเชค็ จ่าย ท่ีระบบเชค็ ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz การบนั ทึกรายละเอียดเชค็ จ่าย ประเภทเอกสารธนาคาร ใส่รหสั ประเภทเอกสารธนาคาร ในทน่ี ้คี อื ‘CW‛ ดรู ายละเอยี ดไดจ้ าก ตารางสรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร เป็ นรายการฝาก ใสค่ ่า W เพราะเป็นรายการจา่ ยหรอื ถอนออก ( withdrawal ) เลขท่ีเชค็ ใสเ่ ลขทเ่ี ชค็ ทท่ี าจา่ ย วนั ท่ีทาเชค็ ใส่วนั ท่ี ทจ่ี ดั ทาเชค็ จา่ ย ปกติ จะทาเชค็ ไวล้ ว่ งหน้าก่อนวนั จา่ ย วนั ท่ีจ่ายเชค็ ใสว่ นั ทท่ี จ่ี ะจา่ ยเชค็ ใหเ้ จา้ หน้ี วนั ท่ีเชค็ DUE วนั ทท่ี เ่ี ชค็ หรอื Due date ของเขค็ จา่ ย เป็ นรายการเจ้าหนี้ ใส่ค่า ‘S’ = รายการเพ่อื จา่ ยใหเ้ จา้ หน้ี รหสั และชื่อเจ้าหนี้ ใสร่ หสั หรอื ใสช่ อ่ื เจา้ หน้ี ผรู้ บั เชค็ (ไทย) โปรแกรมจะใส่ช่อื เจา้ หน้ที เ่ี ลอื กไวใ้ นบรรทดั บนใหอ้ ตั โนมตั ิ ยอดในเชค็ ใส่ยอดเงนิ ในเชค็ ขีดครอ่ ม ใส่คา่ 1 = ขดี ครอ่ มเขา้ บญั ชี , ‘2’ = ‘A/C payee only ‘ 236 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ใส่ค่า 3 = ‘ &CO ‘ , ว่างไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ครอ่ มใดๆ ขีดหรือผถู้ อื คา่ 1 = ขดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื , ว่างไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื อตั ราค่าธรรมเนียม ใสอ่ ตั ราค่าธรรมเนยี มทบ่ี รษิ ทั ฯ รบั ภาระเอง (ถา้ ม)ี เลขท่ีบญั ชี ใสเ่ ลขทบ่ี ญั ชกี ระแสรายวนั ของเชค็ จา่ ยใบน้ี รหสั ธนาคารของเชค็ โปรแกรมจะแสดงรหสั ธนาคาร จากฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชมี าให้ สาขาธนาคาร โปรแกรมจะแสดงสาขาธนาคาร จากฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชมี าให้ รายละเอยี ดตงั้ แต่บรรทดั น้ี ยงั ไมต่ อ้ งใส่ รอไปทาทเ่ี มนู “ บนั ทกึ เชค็ จา่ ยทผ่ี า่ น ” STEP ค่า ว่าง = ยงั ไมน่ าเงนิ เขา้ ธนาคารสาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี ค่า B = นาเงนิ เขา้ ธนาคารสาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี , คา่ C = ยกเลกิ เชค็ ใบน้ี , สถานะเชค็ Y = เชค็ ผ่าน , N = เชค็ คนื วนั ที่นาฝาก ใชใ้ นกรณที เ่ี ป็นเชค็ รบั จะไปทาทข่ี นั้ ตอนนาฝากเชค็ วนั ท่ีเชค็ ผา่ น ใสว่ นั ทเ่ี จา้ หน้นี าเชค็ ไปขน้ึ เงนิ รายละเอยี ดตงั้ แต่บรรทดั น้ี จะบนั ทกึ ในกรณที เ่ี ชค็ ใบน้ถี กู ปฏเิ สธการขน้ึ เงนิ (เชค็ คนื ) วนั ที่คืนเชค็ ใส่วนั ทเ่ี ชค็ ถูกธนาคารปฎเิ สธการขน้ึ เงนิ ของเจา้ หน้ี วนั ท่ียกเลิกเชค็ กรณที บ่ี รษิ ทั ฯ ตอ้ งการยกเลกิ เชค็ เช่น ทาเชค็ หาย จงึ แจง้ อายดั เชค็ กใ็ หม้ าบนั ทกึ วนั ทย่ี กเลกิ เชค็ เกบ็ ไวต้ รวจสอบภายหลงั สาเหตกุ ารคืนเชค็ ใสส่ าเหตุการคนื เชค็ เชน่ เงนิ ในบญั ชมี ไี มพ่ อ , ลายเซน็ เจา้ ของ บญั ชไี มถ่ กู ตอ้ ง เป็นตน้ หมายเหตุ ใส่หมายเหตุเกย่ี วกบั การคนื เชค็ ตามทต่ี อ้ งการไวเ้ ตอื นความจา 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดครบแลว้ ใหก้ ดป่มุ ‘F10-บนั ทกึ ‘ เพ่อื เกบ็ รายการ เมอ่ื กลบั ออกมา จะเหน็ รายการเชค็ ใบน้ี (ดงั ภาพลา่ ง) ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 237

3.3 การจ่ายชาระหนี้ให้เจ้าหนี้ เมอ่ื ถงึ กาหนดนดั ชาระเงนิ ตามใบวางบลิ แลว้ เจา้ หน้จี ะนาใบเสรจ็ รบั เงนิ มาใหแ้ ละรบั เชค็ กลบั ไป ทางบรษิ ทั ฯ กจ็ ะนาใบเสรจ็ รบั เงนิ มาบนั ทกึ เขา้ ระบบ เพ่อื ปรบั ปรงุ ยอดเจา้ หน้ี และบนั ทกึ บญั ชี ในทน่ี ้ี จะ ยกตวั อยา่ ง 2 กรณี คอื การจา่ ยชาระหน้คี า่ สนิ คา้ และการจา่ ย ชาระหน้คี า่ บรกิ าร ซง่ึ จะมกี ารบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยทบ่ี รษิ ทั ฯ มหี น้าท่ี หกั ภาษเี อาไว้ (ตอ้ ง พมิ พใ์ บหกั ณ ทจ่ี า่ ยใหเ้ จา้ หน้ดี ว้ ย) ซง่ึ ทาใหย้ อดเงนิ ทจ่ี า่ ยสุทธจิ ะลดลงตามมลู คา่ ภาษหี กั ณ ท่ี จา่ ย (เงนิ ทห่ี กั ไวค้ อื ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยเพอ่ื รอนาส่งสรรพากรในเดอื นถดั ไป ) 3.3.1 การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ค่าสนิ คา้ ทไ่ี ดร้ บั จากเจา้ หน้ี และดงึ เชค็ จา่ ยทบ่ี นั ทกึ ไวแ้ ลว้ ในหวั ขอ้ ก่อนหน้าน้มี าจบั ค่กู นั เพ่อื ลงบญั ชใี นใบสาคญั จา่ ยใบเดยี วกนั นอกจากน้ี จะมี หวั ขอ้ พเิ ศษ สาหรบั กรณที ไ่ี มไ่ ดบ้ นั ทกึ เชค็ จา่ ยไวก้ ่อน แต่ตอ้ งการมาบนั ทกึ ในขนั้ ตอนน้แี ทน 3.3.2 การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ คา่ บรกิ าร และการบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย 3.3.1 การบนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงินค่าสินค้าและดึงเชค็ จ่ายมาจบั ค่กู บั ใบเสรจ็ การทางานในหวั ขอ้ น้ี มรี ายละเอยี ด ดงั น้ี 1. เขา้ ระบบเจา้ หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow -> ‘EntryTransaction’ คลกิ icon‘ ใบเสรจ็ สินค้า ’ จะเขา้ ไปเมนู ‘ รบั ชาระหนี้ ( พิมพใ์ บเสรจ็ รบั เงิน ) 2. เลอื ก \"สาขา\" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก \"เล่มใบเสรจ็ รบั เงิน\" ทจ่ี ะใชง้ าน 4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพม่ิ รายการ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบเสรจ็ รบั เงนิ และดงึ เชค็ จา่ ยมาจบั คู่ 238 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 14 : หน้าจอ การบนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงินจากเจ้าหนี้ ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz การบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร เล่มที่ โปรแกรมจะแสดงเลขเล่มของเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน เลขท่ี ใส่เลขทข่ี องเอกสาร ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรม RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ เลขท่ีอ้างอิง ใสเ่ ลขทข่ี องใบเสรจ็ รบั เงนิ ทไ่ี ดร้ บั จากเจา้ หน้ี วนั ท่ี ใสว่ นั ทขี องใบเสรจ็ รบั เงนิ รหสั ผขู้ าย ใส่รหสั ของเจา้ หน้ี หรอื ผจู้ าหน่าย ช่ือลกู ค้า โปรแกรมจะแสดงช่อื ลกู คา้ ทเ่ี ลอื กไว้ หรอื จะใส่ชอ่ื แทนรหสั กไ็ ด้ ค้นใบวางบิล กรณที ไ่ี ดท้ าใบวางบลิ เอาไว้ ใหด้ งึ ใบวางบลิ มา ตดั ออกไป ถา้ ไม่มกี ารทาใบวางบลิ กใ็ หข้ า้ มชอ่ งน้ไี ปได้ (ถา้ ลมื ตดั ใบวางบลิ จะเขา้ ใจผดิ ว่าใบวางบลิ น้ียงั ไมถ่ กู ชาระหน้ี) ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 239

 การทาใบเสรจ็ รบั เงิน โดยดึงใบวางบิลมาตดั รายการ ขอยกตวั อยา่ ง รายการวนั ท่ี 6 / 02 / 58 1 2 3 4 ภาพที่ 15 : ค้นใบรบั วางบิลมาตดั เพ่ือเปลี่ยน สถานะของใบวางบิลเป็น ‘ PAID’ ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดง รหสั ‘SL’ คอื ใบวางบลิ มาใหก้ ่อน เล่ม / เลขท่ี โปรแกรมจะแสดง เลม่ ท่ี ‘0001’ มาใหก้ ่อน แต่แกไ้ ขได้ เลขที่ภายใน ใส่เลขทภ่ี ายใน ของใบวางบลิ หรอื จะคน้ หาโดยใช้Hot seek เลขท่ีอ้างอิง ใสเ่ ลขทอ่ี า้ งองิ ของใบวางบลิ หรอื จะคน้ หาโดยใช้Hot seek แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ ใส่คา่ ‘Y’ เพอ่ื เขา้ ไปกรอกรายละเอยี ดอ่นื ๆ เพมิ่ เตมิ การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอ่ืน\" หน้าท่ี 1 ชือ่ ผจู้ าหน่ายทีใ่ ช้พิมพใ์ นใบกากบั ภาษี ** กรณใี บเสรจ็ รบั เงนิ ค่าสนิ คา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขใดๆ รหสั ผจู้ าหน่าย โปรแกรมจะดงึ รหสั เจ้าหนี้จากใบเสรจ็ มาให้ แต่แกไ้ ขได้ ช่ือผจู้ าหน่าย โปรแกรมจะดงึ ช่อื เจ้าหนี้จากใบเสรจ็ มาให้ แต่แกไ้ ขได้ รายละเอียด ใสร่ ายละเอยี ดทจ่ี ะแสดงในรายงานภาษซี อ้ื ขอคืนภาษีได้หรือไม่ ถา้ เป็นใบเสรจ็ ค่าสนิ คา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขคา่ ยื่นภาษีเดือน / ปี ถา้ เป็นใบเสรจ็ คา่ สนิ คา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขคา่ 240 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 16 : หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดอ่ืนๆ หน้าที่ 1 มลู ค่าชาระยอดหนี้ต้นงวด กรณตี ดั ชาระยอดหน้ี ทเ่ี คยบนั ทกึ ยอดหน้ยี กมาทงั้ จานวน ( ไมไดบ้ นั ทกึ เป็นเอกสาร ) ใหใ้ ส่ยอดทจ่ี ะตดั ชาระหน้คี รงั้ น้ี รปู แบบการ POST โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ส่ี าขามาให้ แต่แกไ้ ขได้ ** กรณใี บเสรจ็ รบั เงนิ ค่าสนิ คา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขค่าใน 3 บรรทดั ล่างน้ี เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ รหสั สาขา โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ ชื่อสาขา โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอ่ืน\" หน้าที่ 2 หมายเหตุ 1 -10 ใสห่ มายเหตุของใบเสรจ็ รบั เงนิ มใี ห้ 10 หมายเหตุ ภาพท่ี 17 : บางส่วนของ หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดอ่ืนๆ หน้าที่ 2 241 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึกส่วนรายการย่อยของเอกสาร TYPE ใส่รหสั ประเภทเอกสารทเ่ี ลอื กมาตดั ชาระ เช่น BI คอื Invoice ซอ้ื เชอ่ื , BM คอื ใบลดหน้ีซอ้ื เช่อื เล่มเอกสาร ใส่เล่มเอกสาร ทต่ี อ้ งการชาระหน้ี เลขที่ ใส่เลขท่ี ของเอกสารทจ่ี ะตดั ชาระหน้ี เลขที่อ้างอิง ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสารทจ่ี ะตดั ชาระหน้ี ครบกาหนด โปรแกรมจะดงึ วนั ทค่ี รบกาหนดมาให้ จานวนเงิน โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสทุ ธิ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้ ค้างชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินค้างชาระ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้ ยอดชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงนิ ทค่ี งคา้ งของเอกสารมาให้ หากตอ้ งการจา่ ยหน้เี พยี งบางส่วน กใ็ หแ้ กไ้ ขตวั เลขได้ อธิบายการบนั ทึกส่วนท้ายของเอกสาร ยอดตดั ชาระ เป็นยอดเงนิ รวมทต่ี ดั ชาระหน้สี าหรบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ ใบน้ี บนั ทึกภาษีหกั ณ ที่จ่าย กรณงี านบรกิ าร บรษิ ทั ฯ มหี น้าทห่ี กั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ใหใ้ ส่ คา่ \"Y\" เพอ่ื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ดภาษหี กั ณทจ่ี า่ ย หกั เงินมดั จา กรณมี เี งนิ มดั จาทเ่ี คยบนั ทกึ ไว้ท่ี Invoice โปรแกรมจะดงึ รายการเงนิ มดั จามาใหอ้ ตั โนมตั ิ หกั ส่วนลด กรณมี สี ว่ นลดเงนิ สด เช่น มเี งอ่ื นไข 2/10 , n/30 หกั ภาษี มลู ค่าของภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย บวก ดอกเบยี้ กรณมี กี ารคดิ ดอกเบย้ี จา่ ย เน่อื งจากบรษิ ทั ฯชาระเงนิ ล่าชา้ สามารถบนั ทกึ มลู ค่าดอกเบย้ี ทช่ี อ่ งน้ี ยอดสทุ ธิ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ สทุ ธทิ ต่ี อ้ งจา่ ย ( รวม VAT และ หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยออกไปแลว้ )   242 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

  ดึงเชค็ จ่ายท่ีเคยทาไว้แล้วในระบบเชค็ มาจบั ค่กู บั ใบเสรจ็ จากหวั ขอ้ 3.2 เราไดบ้ นั ทกึ เชค็ จา่ ยเอาไวแ้ ลว้ ในระบบเชค็ ในขนั้ ตอนน้ี จะเป็นการ จบั ค่เู ชค็ กบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ รายการนนั้ เพ่อื ใหโ้ ปรแกรมลงบญั ชอี ยใู่ นใบสาคญั ใบเดยี วกนั สาหรบั กจิ การทไ่ี มไ่ ดบ้ นั ทกึ เชค็ จา่ ยไวก้ ่อน ตามหวั ขอ้ 3.2 และตอ้ งการบนั ทกึ \"เชค็ จา่ ย\" ใน ขนั้ ตอนน้ี กจ็ ะตอ้ งบนั ทกึ รายละเอยี ดของเชค็ จา่ ยเขา้ ไปทงั้ หมด ( 1) ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ท่ี TAB \" รายการจ่าย \" 1 (2) จะเขา้ มาทห่ี น้าจอรายการจา่ ย ใหไ้ ปทค่ี อลมั น์แรก ใสค่ ่า ‘Y’ เพอ่ื เพม่ิ รายการ 2 การ (3) จะมหี น้าให้บนั ทกึ รายละเอยี ดของเชค็ จา่ ย ในทน่ี ้ขี อยกตวั อยา่ งเป็นเชค็ 1 ฉบบั ดงั น้ี การบนั ทึกรายการเชค็ จ่าย ประเภทเอกสารธนาคาร ใส่ ‘CW’ = เชค็ จา่ ย ดปู ระเภทของเอกสารธนาคารไดจ้ าก ตารางสรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร เป็ นรายการจ่าย โปรแกรมจะใส่คา่ W ใหอ้ ตั โนมตั ิ เลขท่ีเชค็ ใส่เลขทเ่ี ชค็ จา่ ยทเ่ี คยทาไวท้ ร่ี ะบบเชค็ , โปรแกรมจะ Load รายละเอียดของเชค็ ที่เคยบนั ทึกไว้มาให้อตั โนมตั ิ เลขที่เชค็ ใส่เลขทเ่ี ชค็ ทท่ี าจา่ ย วนั ที่ทาเชค็ ใส่วนั ท่ี ทจ่ี ดั ทาเชค็ จา่ ย ปกติ จะทาเชค็ ไวล้ ่วงหน้าก่อนวนั จา่ ย วนั ที่จ่ายเชค็ ใส่วนั ทท่ี จ่ี ะจา่ ยเชค็ ใหเ้ จา้ หน้ี วนั ท่ีเชค็ DUE วนั ทท่ี เ่ี ชค็ หรอื Due date ของเขค็ จา่ ย ผรู้ บั เชค็ (ไทย) โปรแกรมจะใสช่ อ่ื เจา้ หน้ที เ่ี ลอื กไวใ้ นบรรทดั บนใหอ้ ตั โนมตั ิ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 243

สมดุ บญั ชีเงินฝาก สมดุ บญั ชกี ระแสรายวนั ทใ่ี ชอ้ อกเชค็ รหสั ธนาคารของเชค็ โปรแกรมจะแสดงรหสั ธนาคาร จากฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชมี าให้ สาขาธนาคาร โปรแกรมจะแสดงสาขาธนาคาร จากฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชมี าให้ มลู ค่า มลู ค่าของเชค็ ใบน้ี ขีดครอ่ ม ค่า 1 = ขดี ครอ่ มเขา้ บญั ชี , ‘2’ = ‘A/C payee only ‘ 3 = ‘ &CO ‘ , ว่างไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ครอ่ มใดๆ ขีดหรอื ผถู้ อื ค่า 1 = ขดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื , วา่ งไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื ตดั ชาระใบเสรจ็ อื่นแล้ว เป็นยอดเงนิ ของเชค็ ทม่ี กี ารตดั ชาระดว้ ยใบเสรจ็ ใบอ่นื ไปบา้ งแลว้ คงเหลือ ยอดเงนิ ในเชค็ ทเ่ี หลอื หลงั จากตดั จา่ ยจากรายการอ่นื ๆ มาก่อน ชาระสาหรบั เอกสารนี้ ยอดเงนิ ในเชค็ ทต่ี ดั ชาระสาหรบั เอกสารใบน้ี กรณที เ่ี ชค็ 1 ใบจา่ ย หลายเอกสารยอดเงนิ ตรงน้จี ะเทา่ กบั ยอดในเอกสารปัจจบุ นั 244 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รายละเอยี ดตงั้ แต่บรรทดั น้ี ยงั ไมต่ อ้ งใส่ รอไปทาทเ่ี มนู “ บนั ทกึ เชค็ จา่ ยทผ่ี า่ น ” STEP คา่ ว่าง = ยงั ไมน่ าเงนิ เขา้ ธนาคารสาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี ค่า B = นาเงนิ เขา้ ธนาคารสาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี , ค่า C = ยกเลกิ เชค็ ใบน้ี , สถานะเชค็ จะใส่สถานะเชค็ ได้ จะตอ้ งมี STEP = B แลว้ วนั ท่ีนาฝาก ใชใ้ นกรณที เ่ี ป็นเชค็ รบั จะไปทาทข่ี นั้ ตอนนาฝากเชค็ วนั ที่เชค็ ผา่ น ใส่วนั ทเ่ี จา้ หน้นี าเชค็ ไปขน้ึ เงนิ (3) บนั ทกึ รายละเอยี ดของ\"เชค็ รบั \" เสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ OK เพอ่ื save รายการเชค็ 6. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดในใบเสรจ็ รบั เงนิ เสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ โปรแกรมจะแสดงการบนั ทกึ บญั ชใี หด้ ู ใหก้ ดป่มุ ‘ F10- บนั ทึก ’ เป็นอนั เสรจ็ การทารายการน้ี 1 ภาพท่ี 18 : การบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิจากระบบเจ้าหนี้ไปที่ระบบบญั ชีแยกประเภท คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 245

3.3.2 บนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงินจ่ายค่าบริการ และหกั ภาษี ณ ที่จ่าย การทางานในหวั ขอ้ น้ี มรี ายละเอยี ด ดงั น้ี 1. เขา้ ระบบลกู หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow -> ‘EntryTransaction’ คลกิ icon ‘ ใบเสรจ็ บริการ ’ จะเขา้ เมนู รบั ชาระหนี้ ( พิมพใ์ บเสรจ็ รบั เงิน/ ใบกากบั ภาษี ) 2. เลอื ก \"สาขา\" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื ก \"เล่มใบเสรจ็ รบั เงิน\" ทจ่ี ะใชง้ าน 4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพมิ่ รายการ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบเสรจ็ รบั เงนิ และภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ภาพท่ี 17: หน้าจอเพ่ือเข้าไปบนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากบั ภาษี งานบริการ ภาพท่ี 19 : หน้าจอ ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากบั ภาษี งานบริการ ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz การบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร เล่มท่ี เล่มทข่ี องเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน เลขที่ เลขทข่ี องเอกสาร ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรม RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ 246 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

วนั ที่ ใสว่ นั ทข่ี องใบเสรจ็ รบั เงนิ รหสั ผขู้ าย ใส่รหสั ของขาย ชื่อขาย โปรแกรมจะแสดงช่อื ขายทเ่ี ลอื กไว้ หรอื จะใส่ช่อื แทนรหสั กไ็ ด้ ค้นใบวางบิล กรณที ไ่ี ดท้ าใบวางบลิ เอาไวใ้ หด้ งึ ใบวางบลิ มาตดั ออกไป แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ ถา้ ไม่มกี ารทาใบวางบลิ กใ็ หข้ า้ มช่องน้ไี ปได้ ( ถา้ ลมื ตดั ใบวางบลิ จะเขา้ ใจผดิ วา่ ใบวางบลิ น้ยี งั ไมถ่ ูกชาระหน้ี) ใส่ค่า ‘Y’ เพอ่ื เขา้ ไปกรอกรายละเอยี ดอ่นื ๆ เพมิ่ เตมิ ภาพที่ 20 : หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดอ่ืนๆ หน้าท่ี 1 การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอื่น\" หน้าท่ี 1 ชือ่ ผจู้ าหน่ายทีใ่ ช้พิมพใ์ นใบกากบั ภาษี ** กรณใี บเสรจ็ รบั เงนิ คา่ สนิ คา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขใดๆ รหสั ผจู้ าหน่าย โปรแกรมจะดงึ รหสั ผขู้ ายจากใบเสรจ็ มาใหส้ ามารถแกไ้ ขได้ ช่ือผจู้ าหน่าย โปรแกรมจะดงึ ช่อื ผขู้ ายจากใบเสรจ็ มาใหส้ ามารถแกไ้ ขได้ รายการในรายงานภาษี โปรแกรมจะดงึ ชอ่ื ผขู้ ายมาให้ และอาจใส่เพม่ิ ว่าเป็นคา่ อะไร ขอคืนภาษีได้หรอื ไม่ ถา้ เป็นใบเสรจ็ ค่าสนิ คา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขค่า ย่ืนภาษีเดือน / ปี ถา้ เป็นใบเสรจ็ คา่ สนิ คา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขค่า ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 247

ลาดบั ท่ีในรายงานภาษี โปรแกรมจะ running ใหต้ ามลาดบั ของวนั ทข่ี องเอกสาร มลู ค่าชาระยอดหนี้ต้นงวด กรณตี ดั ชาระยอดหน้ี ทเ่ี คยบนั ทกึ ยอดหน้ยี กมาทงั้ จานวน ( ไมไดบ้ นั ทกึ เป็นเอกสาร ) ใหใ้ สย่ อดทจ่ี ะตดั ชาระหน้คี รงั้ น้ี รปู แบบการ POST โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ส่ี าขามาให้ แต่แกไ้ ขได้ ** กรณใี บเสรจ็ รบั เงนิ คา่ สนิ คา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขคา่ ใน 3 บรรทดั ลา่ งน้ี เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ รหสั สาขา โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ ชื่อสาขา โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้ การบนั ทึก \"แก้ไขรายละเอียดอื่น\" หน้าท่ี 2 หมายเหตุ 1 -10 ใสห่ มายเหตุของใบเสรจ็ รบั เงนิ มใี ห้ 10 หมายเหตุ ภาพที่ 21 : บางส่วนของ หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดอื่นๆ หน้าที่ 2 การบนั ทึกส่วนรายการย่อยของเอกสาร TYPE ใส่รหสั ประเภทเอกสารทเ่ี ลอื กมาตดั ชาระ เช่น BI คอื Invoice ซอ้ื เช่อื , BM คอื ใบลดหน้ีซอ้ื เชอ่ื เล่มเอกสาร ใส่เลม่ เอกสาร ทต่ี อ้ งการชาระหน้ี เลขท่ี ใส่เลขท่ี ของเอกสารทจ่ี ะตดั ชาระหน้ี เลขที่อ้างอิง ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสารทจ่ี ะตดั ชาระหน้ี ครบกาหนด โปรแกรมจะดงึ วนั ทค่ี รบกาหนดมาให้ จานวนเงิน โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสทุ ธิ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้ ค้างชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินค้างชาระ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้ 248 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ยอดชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงนิ ทค่ี งคา้ งของเอกสารมาให้ หากตอ้ งการจา่ ยหน้เี พยี งบางส่วน กใ็ หแ้ กไ้ ขตวั เลขได้ อธิบายการบนั ทึกส่วนท้ายของเอกสาร ยอดตดั ชาระ เป็นยอดเงนิ รวมทต่ี ดั ชาระหน้สี าหรบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ ใบน้ี บนั ทึกภาษีหกั ณ ที่จ่าย กรณงี านบรกิ าร บรษิ ทั ฯ มหี น้าทห่ี กั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ใหใ้ ส่ ค่า \"Y\" เพอ่ื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ดภาษหี กั ณทจ่ี า่ ย หกั เงินมดั จา กรณมี เี งนิ มดั จาทเ่ี คยบนั ทกึ ไว้ท่ี Invoice โปรแกรมจะดงึ รายการเงนิ มดั จามาใหอ้ ตั โนมตั ิ หกั ส่วนลด กรณมี สี ่วนลดเงนิ สด เช่น มเี งอ่ื นไข 2/10 , n/30 หกั ภาษี มลู ค่าของภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย บวก ดอกเบยี้ กรณมี กี ารคดิ ดอกเบย้ี จา่ ย เน่อื งจากบรษิ ทั ฯชาระเงนิ ลา่ ชา้ สามารถบนั ทกึ มลู ค่าดอกเบย้ี ทช่ี ่องน้ี ยอดสทุ ธิ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ สทุ ธทิ ต่ี อ้ งจา่ ย ( รวม VAT และ หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยออกไปแลว้ )  การบนั ทึกภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย กรณที เ่ี ป็นงานบรกิ าร บรษิ ทั ฯ มหี น้าท่ี หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยเจา้ หน้เี อาไว้ เพ่อื นาสง่ สรรพากร ในเดอื นถดั ไป เราจะบนั ทกึ \"ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย\" จบั คกู่ บั ใบเสรจ็ รบั เงนิ น้ี ซง่ึ มขี นั้ ตอน ดงั น้ี (1) เขา้ ไปทช่ี ่อง \" บนั ทึกภาษีหกั ณ ที่จ่าย \" แลว้ ใส่ค่า \"Y\" (2) บนั ทกึ รายละเอยี ดของภาษี ณ ทจ่ี า่ ย อธิบาย การบนั ทึกภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย ประเภทเอกสาร ใส่ค่า ‘ XL’ คอื ใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยทบ่ี รษิ ทั หกั นติ บิ คุ คล เอกสารภายในเล่มที่ เล่มทข่ี องเอกสารหกั ณ ทจ่ี า่ ย เลขท่ี เลขทข่ี องเอกสาร หากวา่ งไวโ้ ปรแกรม RUNNING อตั โนมตั ิ เลขที่อ้างอิง ถา้ วา่ งไว้ โปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 249

วนั ท่ี ใส่วนั ทข่ี องใบหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ชื่อผถู้ กู หกั ภาษี คอื ช่อื บรษิ ทั เจา้ หน้ี ท่ีอยู่ ทอ่ี ยขู่ องบรษิ ทั เจา้ หน้ี จะดงึ มาใหจ้ ากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย เลขผเู้ สียภาษี เลขผเู้ สยี ภาษขี องเจา้ หน้ี เงื่อนไขการหกั ภาษี 1 = หกั ณ ทจ่ี า่ ย , 2 = ออกภาษใี ห้ ( กรณใี ส่ค่า 1 ) หกั ณ ที่จ่ายตามมาตรา 1 = มาตรา 3 เตรส , 2 = มาตรา 65 จตั วา , 3 =มาตรา 69 ทวิ ใหด้ ู จากประเภทค่าบรกิ าร หรอื ปรกึ ษานกั บญั ชี ประเภทเงินได้ท่ีจ่าย ประเภทของเงนิ ได้ ทถ่ี กู หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยในครงั้ น้ี จานวนเงิน จานวนเงนิ ทใ่ี ชค้ านวณภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย อตั ราภาษี อตั ราภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย เช่น 3 % ยอดสาหรบั ใบเสรจ็ นี้ ยอดภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ทห่ี กั สาหรบั ใบเสรจ็ น้ี กรณหี ลายใบภาษี ต่อ 1 ใบเสรจ็ รบั เงนิ มลู ค่าภาษีทงั้ ใบ มลู ค่าภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยของใบน้ี (3) บนั ทกึ รายละเอยี ครบแลว้ ใหค้ ลกิ ป่มุ F10-Save เพอ่ื เกบ็ ขอ้ มลู (4) กดป่มุ F5-พมิ พ์ 250 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.