การใช้งานโปรแกรมSmartBiz

2. การกาหนดสิทธ์ิการใช้งาน ขนั้ ตอนถดั มากค็ อื การกาหนดสทิ ธกิ ์ ารทางานเมนูต่างๆ ใหก้ บั ตาแหน่งงาน ,ระดบั ตาแหน่งมาตรฐาน และ LOGIN เฉพาะ ซง่ึ ทาได้ 2 แบบ ดงั น้ี 1. เขา้ ไปทเ่ี มนู \"กาหนดสทิ ธริ ์ วมเมนู\" 2. เขา้ ไปทเ่ี มนูนนั้ ๆแลว้ คลกิ ทส่ี ญั ลกั ษณ์ รปู กุญแจ จะมหี น้าจอขน้ึ มาใหก้ าหนดสทิ ธิ ์ จะแสดงวธิ กี ารกาหนดสทิ ธแิ ์ บบน้ใี หด้ กู ่อน ซง่ึ มกี ารกาหนดสทิ ธิ ์ ดงั น้ี 2.1 กาหนดสิทธ์ิระดบั เมนู 2.1.1 กาหนดสิทธ์ิตามโครงสร้างองคก์ รมาตรฐาน เป็นการกาหนดวา่ ระดบั การบรหิ าร TOP , MIDDLE และ OPERATOR น้ี จะใหม้ ิ สทิ ธทิ ์ าอะไรไดบ้ า้ ง เมอ่ื กาหนดตามน้แี ลว้ พนกั งานคนไหนทไ่ี มไ่ ดก้ าหนดสทิ ธหิ ์ รอื ระดบั ตาแหน่งไวเ้ ป็นพเิ ศษ โปรแกรมกจ็ ะดสู ทิ ธแิ ์ บบมาตรฐานแทน ( โปรแกรมจะดวู า่ ตาแหน่งน้มี ี ระดบั เป็น TOP หรอื MIDDLE หรอื OPERTOR ) ภาพท่ี 5: หน้าจอการกาหนดสิทธ์ิรวมเมนใู ห้กบั ระดบั Operator 351 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

สิทธิ์ ที่สามารถกาหนดได้ เหน็ หมายถงึ ใหเ้ หน็ เมนูน้หี รอื ไม่ หรอื จะ \"ซอ่ นเมนู\"กไ็ ด้ เข้า หมายถงึ ใหเ้ ขา้ ไปทางานในเมนูน้ไี ดห้ รอื ไม่ พนกั งานบางคนสามารถ เหน็ เมนูไดแ้ ต่จะเขา้ ไปไมไ่ ด้ PW หมายถงึ ถา้ เขา้ ไปทางานได้ จะตอ้ งใส่รหสั ผา่ นหรอื ไม่ เพิ่ม หมายถงึ เพม่ิ ขอ้ มลู ไดห้ รอื ไม่ แก้ไข หมายถงึ แกไ้ ขรายการไดห้ รอื ไม่ ลบ หมายถงึ ลบขอ้ มลู หรอื รายการไดห้ รอื ไม่ ยกเลิก หมายถงึ เป็นการยกเลกิ รายการ แต่ไมไ่ ดล้ บทง้ิ เช่น ยกเลกิ INVOICE พิมพ์ หมายถงึ พมิ พร์ ายงานออกเครอ่ื งพมิ พไ์ ดห้ รอื ไม่ จอ หมายถงึ พมิ พร์ ายงานเพอ่ื ดทู างจอภาพไดห้ รอื ไม่ ไฟล์ หมายถงึ EXPORTรายงานไปเป็นไฟล์ ไดห้ รอื ไม่ จะแก้ไข หมายถงึ จะแกไ้ ขสทิ ธกิ ์ ารทางานใหต้ าแหน่งทร่ี ะบุหรอื ไม่ ถา้ ถามว่า หมายถงึ คาถามทเ่ี รากาหนดขน้ึ มาเอง เพ่อื ใชต้ รวจว่าเป็นผใู้ ชง้ านคนน้ี ให้ตอบว่า หมายถงึ คาตอบเพ่อื ใชต้ อบคาถามทเ่ี รากาหนด จากตวั อยา่ งดา้ นบน กาหนดสทิ ธไิ ์ วว้ ่า ถา้ เป็น Operator จะไมใ่ ห้ แก้ไข ยกเลิก ลบ เอกสารขายทกุ ประเภท โดยใหส้ ทิ ธเิ ์ฉพาะการเพม่ิ รายการใหม่ และสงั่ พมิ พเ์ อกสารไดเ้ ท่านนั้ 2.1.2 กาหนดสิทธ์ิตามตาแหน่ง เป็นการกาหนดสทิ ธติ ์ ามตาแหน่งงาน ใหค้ ลกิ ทห่ี น้าชอ่ ง \"กาหนดสทิ ธโิ ์ ดยตาแหน่ง\" และระบุตาแหน่งเขา้ ไป จากนนั้ กก็ าหนดสทิ ธไิ ์ ปตามตอ้ งการ เสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ \"SAVE\" 1 3 ภาพที่ 6 : กาหนดสิทธ์ิ 2 ให้แต่ละตาแหน่ง 352 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 7 : กาหนดสิทธ์ิให้กบั ตาแหน่ง ผจู้ ดั การฝ่ ายจดั ซื้อ จากตวั อยา่ งดา้ นบน กาหนดสทิ ธไิ ์ วว้ ่า ถา้ ใครอยใู่ นตาแหน่งผจู้ ดั การจดั ซอ้ื จะไมใ่ ห้ เพิม่ รายการ (เพราะใหพ้ นกั งานจดั ซอ้ื เป็นผทู้ าการเพม่ิ รายการ ) เอกสารซอ้ื ทุกประเภท โดยให้ สทิ ธใิ ์ นการ แก้ไข ยกเลิก ลบ เอกสาร ได้ การกาหนดสทิ ธริ ์ วมเมนูน้ี ยงั เลอื กดเู ฉพาะเมนูทเ่ี รากาหนดสทิ ธิ ์ หรอื เรยี กดเู มนู ทงั้ หมดกไ็ ด้ โดยโปรแกรม จะขน้ึ มาถาม ไมว่ า่ จะเป็นการกาหนดสทิ ธมิ ์ าตรฐาน หรอื กาหนด สทิ ธโิ ์ ดยตาแหน่ง หรอื กาหนดสทิ ธติ ์ าม USER ภาพท่ี 8 : ให้เลอื กวา่ จะดึงรายการเมนูทงั้ หมด หรอื เฉพาะเมนูท่ีกาหนดสิทธ์ิไว้แล้ว 353 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การกาหนดสทิ ธกิ ์ ารใชง้ านในโปรแกรมแบบเหน็ ภาพรวมทกุ เมนู ทาไดโ้ ดยงา่ ยและ ผใู้ ชง้ านไมส่ บั สน หรอื ตอ้ งคอยจาวา่ เคยกาหนดสทิ ธใิ ์ หก้ บั ใครบา้ งและใหส้ ทิ ธไิ ์ วแ้ ต่ละเมนูเป็น แบบใด การกาหนดสทิ ธใิ ์ นโปรแกรม จะเป็นไปตามธรรมชาตขิ องการทางาน คอื เราตอ้ งการ ใหใ้ ครทาอะไรไดบ้ า้ ง หรอื ใหต้ าแหน่งใดทาอะไรไดบ้ า้ งในแต่ละเมนู กก็ าหนดไวต้ ามนนั้ และจะ เหน็ ภาพรวมของสทิ ธกิ ์ ารทางานทงั้ หมดไดใ้ นหน้าจอเดยี ว 2.2 กาหนดสิทธ์ิระดบั ฟิ ลด์ เป็นการกาหนดสทิ ธใิ ์ หก้ บั ฟิลดบ์ างฟิลด์ สงั เกตวา่ ถา้ ฟิลดใ์ ด ระบายสฟี ้า แสดงวา่ สามารถกาหนดสทิ ธริ ์ ะดบั ฟิลดไ์ ด้ เช่น ราคา/หน่วยซอ้ื , อนุมต้ ิ ในทน่ี ้ี จะกาหนดสทิ ธวิ ์ า่ ให้ ตาแหน่ง “จดั ซอ้ื ” (ระดบั Operator ) สามารถ เพมิ่ /แกไ้ ข /ลบ/ยกเลกิ ราคาซอ้ื ได้ แต่ระดบั Operator ตามโครงสรา้ งมาตรฐาน ซง่ึ ไมไ่ ดร้ บั ผดิ ชอบการจดั ซอ้ื ไมส่ ามารถทาได้ 1. เขา้ ไปเอกสาร แลว้ เลอ่ื นเมา้ สไ์ ปทฟ่ี ิลดร์ าคา/หน่วยซอ้ื 2. กดป่มุ Shift และ ป่มุ Enter พรอ้ มกนั โปรแกรมจะขน้ึ หน้าจอมาใหก้ าหนดสทิ ธิ ์ กดป่ ุม Shift พร้อม ป่ ุม Enter ที่ 1 “ราคา/หน่วยซ้ือ” ภาพท่ี 9 : กาหนดสิทธ์ิ ระดบั ฟิ ลด์ ที่ Invoice ซื้อสด , ฟิ ลด์ ‘ ราคา / หน่วยซื้อ ’ 354 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. ทาการกาหนดสทิ ธทิ ์ งั้ แบบสทิ ธมิ ์ าตรฐาน และ ตามตาแหน่ง (หมายเลข 2 , 3 ) 4 2 5 3 ภาพท่ี 10 : กาหนดสิทธ์ิของ ฟิ ลด์ ‘ ราคา / หน่วยซื้อ “ ให้กบั ตาแหน่ง จดั ซื้อ แต่ไมใ่ ห้กบั ระดบั Operator อ่ืนๆ ที่ไมใ่ ช่ฝ่ ายจดั ซื้อ 4. คลกิ ทป่ี ่มุ ‘Save’ เพอ่ื ใหโ้ ปรกรมเกบ็ คา่ น้ไี ว้ (หมายเลข 4, 5 ) เป็นอนั เสรจ็ ชนั้ ตอน การกาหนดสทิ ธิ ์ระดบั ฟิลด์ ภาพท่ี 11 : ตาแหน่ง จดั ซื้อ กเ็ ป็นระดบั Operator 355 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2.3 การเปล่ียน Password หลงั จากตดิ ตงั้ โปรแกรมแลว้ ผใู้ ชง้ านควรเปลย่ี น Password ของ Login BIGBOSS ทนั ที เพ่อื ป้องกนั คนอ่นื เขา้ เรยี กดขู อ้ มลู โดยไมไ่ ดร้ บั อนุญาต 1. เขา้ ไปทเ่ี มนู ‘ เปลย่ี น Password ของตนเอง” 2. โปรแกรมจะใหใ้ ส่ รหสั ผ่านเดมิ และใสร่ หสั ผ่านใหม่ 2 ครงั้ เพ่อื ยนื ยนั 3. ใส่เสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ ‘ F10- บนั ทึก ‘ สาคญั !! ถา้ ทาการเปลย่ี น Password ตอ้ งจา Password ทเ่ี ปลย่ี นใหม่ใหไ้ ด้ 356 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทที่ 12 การใช้งาน Formula Business Intelligence การใช้งาน Formula Business Intelligence Formula Business Intelligence เป็นโปรแกรมทใ่ี ชใ้ นการพมิ พก์ ราฟ Chart ต่างๆ ในรปู แบบทสี วยงาม การออกแบบรายงานต่างๆ เพ่อื ช่วยในการบรหิ าร การทา Hilight ขอ้ มลู เพอ่ื ใหส้ งั เกตตวั เลขทส่ี นใจไดช้ ดั เจน เป็นโปรแกรม BI ทท่ี าไดง้ า่ ยและยดื หยนุ่ นอกจากน้ี ยงั copy Layout หรอื รปู แบบรายงานรายงานทไ่ี ดอ้ อกแบบไว้ ไปใชท้ เ่ี ครอ่ื งอ่นื ไดด้ ว้ ย ในบทน้ี จะแบ่งเป็นหวั ขอ้ ยอ่ ย ดงั น้ี 1. การเลอื กชว่ งขอ้ มลู เพ่อื มาใชท้ า BI 2. การพมิ พก์ ราฟเสน้ ( Line Chart ) และ Export เป็นไฟล์ .BMP 3. การพมิ พก์ ราฟ Pie 3 มติ ิ ( Pie 3 D chart) และการ Export เป็นไฟล์ .JPG 4. การตกแต่งกราฟเพอ่ื เพมิ่ ความสวยงาม 5. การออกแบบรายงาน ( Design Layout ) และการ Export เป็นไฟล์ Excel 6. การทา Hilight ขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการ 7. การเลอื กฟิลดท์ ต่ี อ้ งการ Drill down และการ Drill down ดขู อ้ มลู ทส่ี นใจ 8. การ Save Layout ในทน่ี ้ี จะอธบิ ายวธิ กี ารใชง้ าน Formula Business Intelligence โดยยอ่ เลอื กเฉพาะ หวั ขอ้ ทใ่ี ชง้ านบอ่ ยๆ หากผใู้ ชง้ านตอ้ งการใชโ้ ปรแกรมทล่ี ะเอยี ดขน้ึ สามารถอ่านเพมิ่ ไดจ้ าก ‚ค่มู อื โปรแกรม Formula Business Intelligence‛ และจะใชข้ อ้ มลู ตวั อยา่ งของบรษิ ทั ครสิ ตอล ฟอรม์ ลู ่า จากดั ซง่ึ ไดจ้ ากการตดิ ตงั้ โปรแกรมและ เลือกการติดตงั้ แบบท่ี 2 : ข้อมลู DEMO ภาพท่ี 1 : เลือกเข้าทางานที่ บริษทั คริสตอลฟอรม์ ูล่า จะมีข้อมูลตวั อย่างของปี 2552 357 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. การเลือกช่วงข้อมลู เพื่อมาทา Business Intelligence ( BI ) 1. คลกิ ทร่ี ะบบ Business Intelligence ทางดา้ นขวามอื จะเหน็ เมนูชอ่ื ‚ Business Intelligence‚ (ดงั ภาพ) 12 2. คลกิ ทเ่ี มนู Business Intelligence จะมี 8 ระบบยอ่ ย ในทน่ี ้ี คลกิ ท่ี ‚ระบบขาย‛ ก็ จะเหน็ เมนู ‚วเิ คราะหข์ าย‛ 34 3. เขา้ ไปท่ี เมนู ‚ วเิ คราะหก์ ารขาย ‛ จะเหน็ หน้าจอใหเ้ ลอื กชว่ งขอ้ มลู 358 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

5 4. เลอื กชว่ งขอ้ มลู ทจ่ี ะนามาใชท้ า BI ของ ระบบขาย ดงั น้ี ** โปรแกรมจะขน้ึ ไวใ้ หแ้ ลว้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ข -เลอื กชว่ งลกู คา้ โดยเรยี งตาม ‚ รหสั ‛ -เลอื กช่วงสนิ คา้ โดยเรยี งตาม ‚ รหสั ‛ -เลอื กชว่ งชนดิ สนิ คา้ โดยเรยี งตาม ‚ รหสั ‛ -เลอื กช่วงสนิ คา้ โดยเรยี งตาม ‚ รหสั ‛ -ใสช่ ่วงสนิ คา้ ตงั้ แต่สนิ คา้ รหสั แรกจนถงึ สุดทา้ ย -ใสช่ ว่ งวนั ทเ่ี อกสารขาย เป็น 01/01/2552 ถงึ 31/12/2552 5. รอสกั ครู่ เพอ่ื ใหโ้ ปรแกรมทาการดงึ ขอ้ มลู มาเตรยี มทา BI 6. ถา้ โปรแกรมดงึ ขอ้ มลู มาเสรจ็ แลว้ ใหส้ งั เกตท่ี taskbar ดา้ นล่าง จะมี icon BI ขน้ึ มา ( เป็นวงกลม สเี ขยี ว-สม้ ) 6 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 359

7. คลกิ ท่ี icon BI จะได้ หน้าจอทเ่ี รยี กวา่ ‚ Pivot Grid ‚ ซง่ึ เป็นขอ้ มลู ตามช่วงทเ่ี รา เลอื ก คอื วนั ทข่ี องเอกสารขาย , ชอ่ื เตม็ สนิ คา้ , ชอ่ื ยอ่ สนิ คา้ , มลู คา่ ขายก่อน VAT , มลู คา่ หลงั หกั สว่ นลด (ตามหน้าบลิ ) เป็นอนั เสรจ็ ขนั้ ตอนการเลอื กช่วงขอ้ มลู มาทา BI แลว้ 2. การทากราฟเส้น ( Line graph ) และ Export เป็นไฟล์ .BMP กราฟทเ่ี ราตอ้ งการทาในหวั ขอ้ น้ี คอื กราฟเปรยี บเทยี บยอดขายสนิ คา้ ในปี 2552 แกน X จะแสดง ช่อื เตม็ สนิ คา้ แกน Y จะเป็น ยอดขายของสนิ คา้ นนั้ ๆ ดงั ภาพ 360 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2.1. ลบข้อมลู ที่ไมใ่ ช้เหลือเฉพาะข้อมลู ที่ต้องการ ใหท้ าการลบขอ้ มลู ทไ่ี มไ่ ดใ้ ชใ้ นการทากราฟออกไป ขอ้ มลู ทต่ี อ้ งใชท้ ากราฟ มเี พยี ง 1. ชอ่ื เตม็ สนิ คา้ และ 2. ยอดขายสนิ คา้ ดงั นนั้ เราจะลบ Field ทไ่ี มใ่ ชง้ านออกไป กค็ อื ‚ชอ่ื ยอ่ สนิ คา้ ‛ , ‚มลู คา่ หลงั หกั สว่ นลด (ตามหน้า บลิ ) โดยทาดงั น้ี ถา้ เป็น Filed ทข่ี อ้ มลู เป็นตวั อกั ษร ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทห่ี วั คอลมั น์ของ Field นนั้ ไดเ้ ลย ถา้ เป็น Field ทข่ี อ้ มลู เป็นตวั เลข ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทช่ี อ่ื Field ทอ่ี ยบู่ รเิ วณ ‚Data Item ‚ โดยคลกิ ทค่ี อลมั น์หรอื คา่ ทต่ี อ้ งการแลว้ กดป่มุ เมา้ สข์ วาคา้ งไว้ จะเหน็ เป็นเครอ่ื งหมาย กากบาทสดี า ใหค้ อ่ ยๆ ลากไปปลอ่ ยทบ่ี รเิ วณทว่ี ่างๆ ดา้ นบน 2 ชอ่ื ยอ่ สนิ คา้ การ ลบ “ ชอ่ื ยอ่ สนิ คา้ “ออกไป 1 ทาโดย คลกิ ทห่ี วั คอลมั น์ “ ชอ่ื ยอ่ สนิ คา้ ” , คลกิ เมา้ สข์ วาคา้ งไว้ แลว้ เอาไปทง้ิ ไวบ้ รเิ วณทว่ี า่ งๆ ดา้ นบน 4 มลู คา่ หลงั หกั สว่ นลด การลบ “ มลู คา่ หลงั หกั สว่ นลด “ 3 ออกไป ทาโดยคลกิ icon ‘ มลู คา่ หลงั หกั ส่วนลด ‚ อยบู่ รเิ วณ ‘Drop Field Fields here คลกิ เมา้ สข์ วาคา้ งไว้ แลว้ เอาไปทง้ิ ไว้ บรเิ วณทว่ี า่ งๆ ดา้ นบน คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 361

2.2 กาหนดคณุ สมบตั ิกราฟเพื่อทากราฟเส้น ขนั้ ตอนต่อไป เป็นการทากราฟ มรี ายละเอยี ดดงั น้ี 1. ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ท่ี ‚ Main menu‛ ทอ่ี ยมู่ มุ บนซา้ ยของหน้าจอ 2. จะมเี มนูขน้ึ มาใหเ้ ลอื กใชง้ าน ใหเ้ ลอื กเมนู ‚ Chart‛ ( เป็นรปู Pie 3 D ) 3. จะมี เมนูมาใหเ้ ลอื กทางาน ใหเ้ ลอื ก เมนูบนสดุ คอื ‚Show Chart ‚ 1 2 3 4. จะขน้ึ หน้าจอ Set graph เพ่อื กาหนดค่าต่างๆ ในการทากราฟ ดงั น้ี 1. ระบุหวั ขอ้ หรอื ชอ่ื กราฟ เป็น ‚กราฟยอดขายสนิ คา้ ปี 2552 ‛ 2. เลอื กชนดิ กราฟ ใหเ้ ลอื ก Line graph 3. เลอื ก Field หลกั โดยคลกิ ตามหมายเลข 5 แลว้ เลอื ก “ ช่อื สนิ คา้ ” 4.ทบ่ี รรทดั เลอื ก Data Item โปรแกรมจะใส่เครอ่ื งหมาย / ไวท้ ่ี Field ‚มลู ค่าก่อน VAT‛ ผใู้ ชง้ านไมต่ อ้ งแกไ้ ขอะไร 5. คลกิ ทป่ี ่มุ OK ดา้ นลา่ ง 362 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5. โปรแกรมจะทาการประมวลผล รอจนเหน็ Icon BI ท่ี Taskbar ดา้ นลา่ ง ใหค้ ลกิ ท่ี icon BI กจ็ ะไดก้ ราฟเสน้ เปรยี บเทยี บยอดขายสนิ คา้ ปี 2552 ดงั ภาพ 2.3 Export กราฟ ออกเป็นไฟล์ ชนิด BMP ใหท้ าตามขนั้ ตอนดงั น้ี 363 1. คลกิ ท่ี menu ‚ Main Menu ‛ 2. คลกิ ท่ี menu ‚ Chart ‛ 3. เลอื กเมนู ‚ Export‛ 4. เลอื กชนดิ ไฟล์ เป็น Image ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

5. เลอื กชนิดของ Image เป็น ‘BMP’ 1 2 z 3 4 5 6. โปรแกรมจะใหร้ ะบุ Directory ทจ่ี ะเกบ็ ไฟล์ EXPORT น้ี และจะตงั้ ชอ่ื ไฟลใ์ หเ้ ป็น ‘BI001.BMP ’ หากเราตอ้ งการเปลย่ี นชอ่ื ไฟล์ หรอื Folder ทจ่ี ะเกบ็ ไฟลก์ ท็ าได้ 6.1 7 7. คลกิ ทป่ี ่มุ ‘Save’ ดา้ นล่างเพ่อื ยนื ยนั การ Export file ไปไวท้ ่ี folder ดงั กล่าว 8. โปรแกรมจะขน้ึ มาถามว่า ‚ตอ้ งการเปิดไฟลท์ เ่ี ราเพง่ิ Export ไปเมอ่ื สกั ครู่ เพอ่ื ตรวจสอบวา่ ถูกตอ้ งหรอื ไม่ ? หากตอ้ งการกใ็ หก้ ดป่มุ ‚Yes’ 9. ดเู สรจ็ แลว้ ใหป้ ิดไฟล์ กจ็ ะกลบั มาทห่ี น้าจอ BI ดงั เดมิ 364 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. การทากราฟ Pie 3 มิติ ( Pie 3 D chart ) และ Export เป็นไฟล์ .JPG ขนั้ ตอนการทางาน จะคลา้ ยกบั กราฟเสน้ ในหวั ขอ้ ทผ่ี ่านมา ต่างกนั ทช่ี นดิ กราฟ และ ชนิดไฟล์ ดงั น้ี 3.1. ลบข้อมลู ท่ีไมใ่ ช้ให้เหลือเฉพาะข้อมลู ที่ต้องการ เน่อื งจากกราฟ Pie ไมม่ เี สน้ แกน แต่ถา้ เปรยี บเทยี บกบั กราฟเสน้ แลว้ แกน X จะแสดง ชอ่ื เตม็ สนิ คา้ และ แกน Y จะเป็น ยอดขายของสนิ คา้ ขอ้ มลู ทจ่ี ะใชท้ ากราฟ กค็ อื ช่อื เตม็ สนิ คา้ และ ยอดขายสนิ คา้ ดงั นนั้ เราจะลบ Field ทไ่ี มใ่ ชง้ านออกไป กค็ อื ‚ ช่อื ยอ่ สนิ คา้ ‛ , ‚ มลู ค่าหลงั หกั ส่วนลด (ตามหน้าบลิ ) ใหท้ าเหมอื นในหวั ขอ้ 2.1 คอื ถา้ เป็น Filed ทข่ี อ้ มลู เป็นตวั อกั ษร ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทห่ี วั คอลมั น์ของ Field นนั้ ไดเ้ ลย ถา้ เป็น Field ทข่ี อ้ มลู เป็นตวั เลข ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทช่ี อ่ื Field ทอ่ี ยบู่ รเิ วณ ‚Data Item ‚ โดยคลกิ ทค่ี อลมั น์หรอื ค่าทต่ี อ้ งการแลว้ กดป่มุ เมา้ สข์ วาคา้ งไว้ จะเหน็ เป็นเครอ่ื งหมาย กากบาทสดี า ใหค้ ่อยๆ ลากไปปล่อยทบ่ี รเิ วณทว่ี ่างๆ ดา้ นบน 3.2 กาหนดคณุ สมบตั ิกราฟเพื่อทากราฟ Pie 3 D หลงั จากลบขอ้ มลู ทไ่ี มใ่ ชอ้ อกไปแลว้ การทากราฟ Pie 3 D มขี นั้ ตอนดงั น้ี 1. ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ท่ี ‚ Main menu‛ ทอ่ี ยมู่ มุ บนซา้ ยของหน้าจอ 2. จะมเี มนูขน้ึ มาใหเ้ ลอื กใชง้ าน ใหเ้ ลอื กเมนู ‚ Chart‛ ( เป็นรปู Pie 3 D ) 3. จะมี เมนูมาใหเ้ ลอื กทางาน ใหเ้ ลอื ก เมนูบนสุด คอื ‚Show Chart ‚ 1 2 3 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 365

4. จะขน้ึ หน้าจอ Set graph เพ่อื กาหนดค่าต่างๆ ในการทากราฟ ดงั น้ี 1. ระบหุ วั ขอ้ หรอื ช่อื กราฟ เป็น ‚กราฟยอดขายสนิ คา้ ปี 2552 ‛ 2. เลอื กชนิดกราฟ ใหเ้ ลอื ก Pie 3 D graph 3. เลอื ก Field หลกั เป็น “ ช่อื สนิ คา้ ” 4.ทบ่ี รรทดั เลอื ก Data Item โปรแกรมจะใสเ่ ครอ่ื งหมาย / ไวท้ ่ี Field ‚ มลู ค่าก่อน VAT‛ ( ไมต่ อ้ งแกไ้ ขอะไร ) 5. คลกิ ทป่ี ่มุ OK ดา้ นล่าง 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5. โปรแกรมจะทาการประมวลผล รอจนเหน็ Icon BI ท่ี Taskbar ดา้ นล่าง ใหค้ ลกิ ท่ี icon BI กจ็ ะไดก้ ราฟ Pie 3 D ดงั ภาพ 366 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ตวั อยา่ ง ในกรณที ล่ี มื เปลย่ี น เสน้ แกน X ทบ่ี รรทดั Field หลกั จาก ”สาขา” เป็น “ชอ่ื สนิ คา้ ” ทาใหไ้ ด้ Pie Chart เป็นยอดรวม ของทงั้ สาขาสานกั งานใหญ่ จงึ เป็นสเี ขยี วสเี ดยี ว ไมไ่ ดแ้ ยกตาม สนิ คา้ แต่ละรายการ 3.3 Export กราฟ ออกเป็นไฟล์ ชนิด BMP ใหท้ าตามขนั้ ตอนดงั น้ี 1. คลกิ ท่ี menu ‚ Main Menu ‛ 2. คลกิ ท่ี menu ‚ Chart ‛ 3. เลอื กเมนู ‚ Export‛ 4. เลอื กชนิดไฟล์ เป็น Image 5. เลอื กชนิดของ Image เป็น ‘BMP’ 1 2 z 3 4 5 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 367

6. โปรแกรมจะใหร้ ะบุ Directory ทจ่ี ะเกบ็ ไฟล์ EXPORT น้ี และจะตงั้ ช่อื ไฟลใ์ หเ้ ป็น ‘BISO01.BMP ’ หากเราตอ้ งการเปลย่ี นชอ่ื ไฟล์ หรอื Folder ทจ่ี ะเกบ็ ไฟลก์ ท็ าได้ 6.1 7 7. คลกิ ทป่ี ่มุ ‘Save’ ดา้ นล่างเพอ่ื ยนื ยนั การ Export file ไปไวท้ ่ี folder ดงั กล่าว 8. โปรแกรมจะขน้ึ มาถามว่า ‚ตอ้ งการเปิดไฟลท์ เ่ี ราเพง่ิ Export ไปเมอ่ื สกั ครู่ เพ่อื ตรวจ สอบวา่ ถกู ตอ้ งหรอื ไม่ ? หากตอ้ งการเปิดดู ใหก้ ดป่มุ ‚Yes’ จะไดห้ น้าจอดงั ภาพ 9. ดเู สรจ็ แลว้ ใหป้ ิดไฟล์ กจ็ ะกลบั มาทห่ี น้าจอ BI ดงั เดมิ เป็นอนั เสรจ็ การทางาน ของหวั ขอ้ น้ี 368 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4. การตกแต่งกราฟเพ่ิอเพิ่มความสวยงาม Pie chart ( Explode) หวั ขอ้ น้ี เป็นการตกแต่งกราฟใหส้ วยงามเพม่ิ ขน้ึ เช่น การแตก , การเปลยี น Theme สี 4.1 การแตก Pie chart เพ่ือให้เหน็ สดั ส่วนชดั เจน จากตวั อยา่ ง Pie chart เราตอ้ งการใหแ้ ยกยอดขายสนิ คา้ ทข่ี ายไดม้ ากสุดออกมา เพอ่ื ใหเ้ หน็ ชดั เจนขน้ึ ทาไดด้ งั น้ี 1. เลอ่ื นเมา้ สไ์ ปท่ี ‚คุณสมบตั กิ ราฟ‛ ซง่ึ อยดู่ า้ นขวาสดุ จะมเี มนูยน่ื ออกมาทางซา้ ยมอื 2. คลกิ แตกเมนู ‚ ปรบั แต่งคา่ ‛ 3. จะมรี ายละเอยี ด ในการปรบั แต่งคา่ คลกิ แตกเมนูของ ‚ Exploded point ‛ 4. เลอื ก ‚ Max Value‛ กจ็ ะไดก้ ราฟ Pie โดยแยกส่วนของสนิ คา้ ทม่ี ยี อดขายมาก ทส่ี ุดออกมาจากสนิ คา้ ตวั อ่นื ดงั ภาพ 2 ปรบั แต่งคา่ 3 คณุ สมบตั กิ ราฟ 3 Exploded Points กราฟ 4 Max Value กราฟ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 369

4.2 การย้ายตาแหน่ง Label จากตวั อยา่ ง Pie chart เราตอ้ งการให้ Label ทแ่ี สดงยอดขาย ยา้ ยมาอยใู่ น Pie chart ทาไดด้ งั น้ี 1. เล่อื นเมา้ สไ์ ปท่ี ‚คุณสมบตั กิ ราฟ‛ ซง่ึ อยดู่ า้ นขวาสุด จะมเี มนูยน่ื ออกมาทางซา้ ยมอื 2. คลกิ แตกเมนู ‚ ปรบั แต่งค่า‛ 3. จะมรี ายละเอยี ด ในการปรบั แต่งค่า คลกิ แตกเมนูของ ‚ Label Position ‛ 4. เลอื ก ‚ Inside ‛ กจ็ ะไดก้ ราฟ Pie ทม่ี ี Label อยใู่ นตวั Pie chart ดงั ภาพ 2 ปรบั แต่งค่า 1 คุณสมบตั กิ ราฟ 3 Label Position 4 Inside ยา้ ยตาแหน่ง Label มา อยใู่ น chart จากเดมิ จะอยนู่ อก chart 370 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

5. การออกแบบรายงาน ( Design Layout) และ Export ออกเป็นไฟล์ Excel ในทน่ี ้ขี อยกตวั อยา่ ง Layout ตามตารางดา้ นลา่ ง จะมขี นั้ ตอนการทาดงั น้ี 5.1 การเพ่ิม Field ท่ีต้องการออกแบบ เมอ่ื เลอื กชว่ งขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการทา BI เรยี บรอ้ ยแลว้ จะอยทู่ ห่ี น้าจอ Pivot Grid และ ลบ field ทไ่ี มใ่ ชง้ านออกไปแลว้ ( วนั ท่ี , ชอ่ื ยอ่ สนิ คา้ , มลู ค่าก่อนหกั สว่ นลด ) 1. เล่อื นเมา้ สม์ าอยทู่ ่ี แถบ ‚Fields Customization‛ ซง่ึ อยทู่ ด่ี า้ นขวาของหน้าจอ 2. จะมรี ายการ Field ของขอ้ มลู ต่างๆ ใน Smartbiz มาใหเ้ ลอื กใช้ ใหเ้ ลอ่ื นมาทด่ี า้ น ล่างสดุ ใหเ้ ปลย่ี นเป็น ‚Column Area‛ เพอ่ื ให้ field ทเ่ี ราจะเพมิ่ ใหม่ ไปเพม่ิ อยทู่ ่ี แนวคอลมั น์ของ pivot grid 3. ใหเ้ ล่อื นหา Field ชอ่ื ‚เดอื นปี ตวั เลข (วนั ทเ่ี อกสาร) คลกิ ป่มุ ‘Add to‛ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 371

1 Field Customization 3 เดอื น-ตวั เลข (วนั ทเ่ี อกสาร) 4 Add To 2 Column Area 4. จะได้ Pivot grid ทม่ี ี Column เป็น เดือนของเอกสารขาย และแนว Row เป็น ช่ือสินค้า เหมอื น layout ทต่ี อ้ งการ 372 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

5.2 การ Export รายงานที่ออกแบบไว้ไปเป็นไฟลช์ นิด Excel เมอ่ื ออกแบบรายงาน ( layout ) ไดต้ ามทต่ี อ้ งการแลว้ ต่อไปจะทาการ export รายงาน น้ไี ปเป็นไฟลช์ นดิ ต่างๆ โดยในตวั อยา่ งน้จี ะเลอื กเป็นไฟล์ Excel มขี นั้ ตอน ดงั น้ี 1. เลอ่ื นเมา้ สไ์ ปท่ี Main menu ดา้ นบน 2. เลอื กเมนู ‚GRID‛ 3. เลอื กเมนู ‚ Export Document ‛ 4. เลอื ก ‚ Excel Document ‛ 1 2 3 4 5 6 373 7 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

5. .โปรแกรมจะขน้ึ หน้าจอ ใหเ้ ลอื ก Folder ทจ่ี ะ save ไฟล์ 6. โปรแกรมแสดงชอ่ื ไฟลเ์ ป็น ‘BISO001’ จะเปลย่ี นช่อื ไฟลเ์ ป็น ‘BISO002’ เพ่อื ไมใ่ หซ้ า้ กบั ไฟลก์ ทเ่ี คยทาไวใ้ นหวั ขอ้ ก่อนหน้าน้ี 7.คลกิ ป่มุ ‚Save‛ ทอ่ี ยดู่ า้ นลา่ ง เพ่อื เกบ็ ไฟลร์ ายงานน้ไี ว้ จากนนนั้ โปรแกรมจะถามว่าตอ้ งการเปิดไฟลท์ ่ี Export มาดหู รอื ไม่ ? หากตอ้ งการใหก้ ด ‚Yes‛ เราจะเหน็ รายงาน Excel หน้าตาตรงกบั Layout ในโปรแกรม BI เมอ่ื ดเู รยี บรอ้ ยแลว้ ใหอ้ อกจากไฟล์ Excel เพ่อื กลบั มาทโ่ี ปรแกรม BI เป็นอนั เสรจ็ ขนั้ ตอนในหวั ขอ้ น้ี 6. การ High light ข้อมลู ท่ีสนใจเป็ นพิเศษให้เหน็ ได้ชดั เจน ต่อเน่อื งจากหวั ขอ้ ทแ่ี ลว้ เราตอ้ งการ Hilight ขอ้ มลู ทเ่ี ป็นไปตามเงอ่ื นไขน้คี อื ใหแ้ สดง ยอดขายที่มคี ่าเท่ากบั หรอื มากกว่า 16,000 บาท เป็นตวั หนา (Bold) และ ระบายสพี น้ื เป็นสี เหลอื ง และเลอื กเฉพาะยอดขายทไ่ี มใ่ ช่ยอดรวม จะมขี นั้ ตอนดงั น้ี 1. เล่อื นเมา้ สไ์ ปท่ี ‚ ปรบั แต่งคุณสมบตั ิ “ ทอ่ี ยดู่ า้ นซา้ ยของหน้าจอ 2. เลอื กเมนู ‚ Style Conditions ‛ 3. เลอื กเมนู ‚ Highlight Conditions ‛ 1 ปรบั แต่งคณุ สมบตั ิ 2 Style Conditions 3 Highlight Conditions 374 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4. จะไดห้ น้าจอใหก้ าหนดเงอ่ื นไข (Condition) กรอกขอ้ มลู ดงั ภาพล่างน้ี กรอกครบทกุ ฃอ่ งแลว้ คลกิ ปิดหน้าจอน้ี ใสต่ วั เลข 16000 เอา / ออก ทกุ ช่อง ยกเวน้ “ Cell ‚ 5. จะไดร้ ายงานทม่ี กี าร Highlight ขอ้ มลู ตามเงอ่ื นไขทเ่ี ราตอ้ งการดงั ภาพลา่ ง ซง่ึ มี ขอ้ มลู ทต่ี รงเงอ่ื นไขอยเู่ พยี ง 2 ค่า คอื ยอดขายเดอื น 7 ของ MainBoard และ คา่ บรกิ าร Onsite หากตอ้ งการ Export ออกมา กใ็ หท้ าการ Export ตามรายละเอยี ดทเ่ี คยอธบิ ายใน หวั ขอ้ ก่อนหน้าน้ไี ปแลว้ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 375

7. การ Drill Down เพื่อดรู ายละเอียดที่มาของตวั เลขท่ีเราสนใจ หากเราตอ้ งการทราบวา่ ยอดขาย Case PC slim 12,500 บาท เกดิ จากเอกสารขาย เลขทอ่ี ะไร ,รายการวนั ทเ่ี ท่าไหร่ ,ลกู คา้ ชอ่ื อะไร , พนกั งานขายช่อื อะไร เราสามารถดู รายละเอยี ดได้ โดยใช้ Drill Down ทาโดย double click ทต่ี วั เลขทส่ี นใจ กจ็ ะไดห้ น้าจอแสดง รายละเอยี ดทม่ี า ซง่ึ มฟี ิลดต์ ่างๆ ทงั้ หมดในเอกสารขาย (มากเกนิ ไป) ดงั นนั้ เราจงึ จะทาการ เลอื กฟิลดท์ จ่ี ะ Drill down ไวก้ ่อน แลว้ จงึ Drill down ดขู อ้ มลู จะแบ่งการทางาน ดงั น้ี 1 เลอื กฟิลดท์ ต่ี อ้ งการ Drill Down 2. ทาการ Drill Down ดขู อ้ มลู ทส่ี นใจ 7.1 เลือกฟิ ลดท์ ี่ต้องการ Drill Down 1 Drilldown Field 2 เลอื กฟิลดท์ ส่ี นใจ 1.ช่อื ลกู คา้ 2.วนั ทเ่ี อกสาร 3.รหสั เลม่ เอกสาร 4.เลขทอ่ี า้ งองิ 5.ชอ่ื พนกั งานขาย 6.มลู ค่าก่อน VAT 3 เลอื กฟิลดค์ รบแลว้ กดป่มุ บนั ทกึ เพ่อื เกบ็ ไวใ้ ชใ้ นครง้ี ต่อไปดว้ ย 376 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

7.2 Drill Down ข้อมลู ท่ีสนใจ ทาการ Drill down เพ่อื ดขู อ้ มลู ทส่ี นใจ 1. เขา้ ไปทข่ี อ้ มลู ทส่ี นใจ คอื 12,500 1 2. ดบั เบล้ิ คลกิ ทค่ี ่านนั้ เพอ่ื จะ Drill down จะไดร้ ายละเอยี ดทม่ี าของยอดขาย 12,500 ดงั ภาพดา้ นลา่ งน้ี ดเู สรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ ท่ี Tab Pivot Grid เพอ่ื กลบั มาทห่ี น้าจอ Pivot Grid 8. การ Save Layout ท่ีออกแบบไว้ เพื่อดึงมาใช้งานครงั้ ต่อไป ( Save & Load Grid ) จากหวั ขอ้ ทผ่ี า่ นมา เมอ่ื เราออกแบบ Layout ใหมข่ น้ึ มา เราจะ save layout (Grid) เพอ่ื เรยี กใชง้ านในครงั้ หน้าได้ โดยไมต่ อ้ งออกแบบใหมอ่ กี ทาไดด้ งั น้ี 1 2 4 3 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 377

ใสช่ อ่ื Layout เพ่อื ใหค้ น้ หาไดง้ า่ ย ( Set default คอื ใหเ้ ป็น Layout แรกเมอ่ื เขา้ ใชง้ าน ) 5 6 7 หากตอ้ งการเรยี กใชง้ าน Layout หรอื Grid Analysis มาใชง้ าน ใหท้ าดงั น้ี แลว้ เลอื ก Grid Analysis ทเ่ี คย save ไวม้ าใฃง้ าน 1 2 4 3 เลอื ก Layout ทต่ี อ้ งการ แลว้ กดป่มุ ‘Load’ กจ็ ะได้ layout น้มี าใช้ โดยไมต่ อ้ ง ออกแบบใหม่ 5 6 การใชง้ านโปรแกรม Business Intelligence ทใ่ี ชง้ านบอ่ ยๆ จะมเี พยี งเทา่ น้ี หากสนใจ รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ สามารถอ่านไดจ้ ากคมู่ อื การใชง้ านฉบบั เตม็ 378 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทท่ี 13 การใช้งาน Wok Flow Designer ช่วยวางระบบบญั ชีคอมพิวเตอร์ จากหวั ขอ้ การตดิ ตงั้ โปรแกรม จะเหน็ วา่ วธิ กี ารเขา้ เมนูของ Smartbiz จะมหี ลายวธิ ี คอื 1. เขา้ ผา่ น WorkFlow มาตรฐาน เหมาะกบั ผเู้ รม่ิ ตน้ ใชง้ าน ทาใหเ้ รยี นรขู้ นั้ ตอนการ ทางานของโปรแกรมไดง้ า่ ย โดยเรม่ิ จาก Smartbiz Flow Overview 2. เขา้ ผา่ น My WorkFlow ซง่ึ เป็น Workflow ทผ่ี ใู้ ชอ้ อกแบบเอง หรอื ถูกออกแบบโดย ผวู้ างระบบบญั ชคี อมพวิ เตอร์ โดยเลอื กออกแบบใหเ้ หมาะกบั Business Flow ของกจิ การนนั้ ๆ ลดการเรยี นรขู้ องพนกั งานเขา้ ใหม่ ช่วยใหไ้ มห่ ลงลมื ขนั้ ตอนทจ่ี าเป็นตอ้ งทา 3. เขา้ ผา่ นระบบเมนู จะเหน็ รายงานทงั้ หมดในระบบ ทอ่ี าจจะออกแบบใส่ My workflow ไดไ้ มห่ มด กจ็ ะเลอื กเขา้ ดว้ ยวธิ นี ้ี แบง่ เป็น 3.1 Menu ด้านซ้าย : จะเหน็ ชอ่ื ระบบอยดู่ า้ นซา้ ยมอื ของหน้าจอ และมเี มนูยอ่ ยของ ระบบอยดู่ า้ นขวามอื หากเลอื กดเู ป็นหวั ขอ้ ยอ่ ยของระบบ โปรแกรมกจ็ ะแสดงเฉพาะเมนูยอ่ ย ภายใตห้ วั ขอ้ นนั้ ๆ ทาใหค้ น้ หาไดส้ ะดวกขน้ึ เมอ่ื ทางานเสรจ็ แต่ละเมนู จะตอ้ งทางานใหเ้ สรจ็ ก่อน จงึ จะไปเขา้ เมนูอ่นื ได้ ลดการสบั สนว่าทางานอยทู่ เ่ี มนูใด 3.2 Menu ด้านบน จะอยทู่ ด่ี า้ นบนสดุ ของหน้าจอ ผทู้ ไ่ี มช่ านาญ ไมแ่ นะนาใหใ้ ชง้ านวธิ ี น้ี เน่อื งจาก Smartbiz รองรบั การทางานแบบ Multi Task ผใู้ ชง้ านอาจเผลอเปิดเมนูซอ้ นๆ กนั หลายเมนู แลว้ สบั สนเอง จนกลบั มาเมนูเดมิ ไมไ่ ด้ หรอื เขา้ ใจว่าเครอ่ื ง Hang ไดง้ า่ ย 4. เขา้ ดว้ ยการค้นรหสั เมนู เหมาะกบั การเขา้ เมนูแบบรวดเรว็ ลดขนั้ ตอนการคน้ หา ( Short cut ) ผใู้ ชง้ านจะตอ้ งใสร่ หสั เมนู ทช่ี ่อง ‘Search Menu’ ดา้ นบน โปรแกรมจะเขา้ ไปใน เมนูนนั้ โดยไมเ่ หน็ ช่อื เมนู เหมอื นกบั ว่า เราเขา้ แบบ Menu แต่ทาการ Enter เขา้ ไปใหด้ ว้ ย ในหวั ขอ้ น้ี จะเน้นไปทก่ี ารออกแบบ My WorkFlow โดยยกตวั อยา่ งการออกแบบ WorkFlow พรอ้ มกบั อธบิ ายเครอ่ื งมอื ทช่ี ว่ ยในการออกแบบใหเ้ หน็ แบ่งเป็นหวั ขอ้ ยอ่ ยดงั น้ี 1. การออกแบบ WorkFlow และเครอ่ื งมอื ทใ่ี ชง้ าน 2. การออกแบบ WorkFlow และมกี ารเรยี กใช้ Work Flow อ่นื 3. การเขา้ ใชง้ าน My WorkFlow หรอื Work Flow ทอ่ี อกแบบเอง ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 379

3.2 Menu ด้านบน 2 My WorkFlow 1 WorkFlow มาตรฐาน 4 Search Menu 3.1 Menu ด้านข้าง 3.1 Menu ด้านข้าง ภาพที่ 1 : แสดงการเขา้ เมนูด้วยวิธีต่างๆ 1. การออกแบบ Work Flow จะอธบิ ายโดยยกตวั อยา่ ง การออกแบบ Work Flow สาหรบั การขายสนิ คา้ ไป ต่างประเทศ และ WorkFlow การปิดบญั ชกี รณบี นั ทกึ บญั ชแี บบสน้ิ งวด ( Perpetual ) เราจะเรมิ่ ทาการออกแบบ Work Flow ตามขนั้ ตอนดงั น้ี 1. เชา้ My Work Flow ทางซา้ ยมอื จะเหน็ เมนูยอ่ ยดา้ นขวามอื 2. เขา้ เมนู ‚ ออกแบบ My Work Flow ‛ 2 1 380 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. เขา้ มาทร่ี ายการ My WorkFlow หากตดิ ตงั้ แบบท่ี 3 จะมตี วั อยา่ ง My WorkFlow มาใหบ้ างส่วน ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ ‚ F3- เพิม่ ‛ เพอ่ื เพมิ่ รายการ 2 4. เขา้ มาทห่ี น้าจอ WorkFlow Designer ใหใ้ ส่ Flow # , ชอ่ื Work Flow และ Sub System เพ่อื ใหท้ ราบว่าเป็น Work Flow ของระบบขาย 4.1 4.2 4.3 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 381

อธิบายเครอ่ื งมือที่ใช้ในการออกแบบ Work Flow เครอ่ื งมอื ทใ่ี ชใ้ นการออกแบบ WorkFlow จะแสดงอยทู่ ด่ี า้ นล่างของหน้าจอการออกแบบ ดงั น้ี 13 24 1 หมายถงึ การบนั ทกึ เอกสาร (Document) 2 หมายถงึ รายงาน (Report ) 3 หมายถงึ การประมวลผล (Process) 4 แสดง ลกู ศร ใชแ้ สดงทศิ ทางของ Flow ลบครอ่ื งมอื ทไ่ี มใ่ ชแ้ ลว้ โดยลากมา ใสท่ ่ี icon BIN ต้องการใช้เส้นตรง ไมม่ หี วั ลกู ศร จะทาอย่างไร ? กรณที เ่ี ป็น ลกู ศร หากกดเมาสข์ วา ครงั้ ท่ี 1 หวั ลกู ศร จะยา้ ยไปอยดู่ า้ นตรงขา้ ม กดครงั้ ที่ 2 หวั ลกู ศรจะหายไป กลายเป็นเส้นตรง , กดครงั้ ท่ี 3 จะไดห้ วั ลกู ศรอยทู่ ่ี ตาแหน่งเดมิ 5. ทาการออกแบบตามทต่ี อ้ งการโดยเลอื กใชเ้ ครอ่ื งมอื การออกแบบ ทอ่ี ยดู่ า้ นล่าง ทาโดยใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทเ่ี ครอ่ื งมอื คา้ งไว้ แลว้ ลากมาวางไวต้ าแหน่งทตี อ้ งการ เช่น สญั ลกั ษณ์ที่ 1. Process บนั ทกึ ฐานขอ้ มลู สกุลเงนิ ทต่ี อ้ งใชง้ าน มวี ธิ กี ารออกแบบ ดงั น้ี 1. คลกิ ที icon Process 2. ลากไปวางยงั ตาแหน่งทต่ี อ้ งการ 3. คลกิ ท่ี Process คลกิ ป่มุ เมาสข์ วา ใหใ้ ส่รายละเอยี ดของ Process ท่ี 1 ดงั น้ี Step ใสล่ าดบั ของ Step ในทน่ี ้ี ใส่ 00 Line 1 ใส่ ชอ่ื Process เป็น ภาษาไทย คอื ‚ บนั ทกึ สกุลเงนิ ‛ Line 2 ใส่ ชอ่ื Process เป็น ภาษาองั กฤษ คอื ‚ Currency ‛ Process Code ใส่ รหสั เมนูทต่ี อ้ งการ หรอื คลกิ ทต่ี าแหน่งหมายเลข 4 เพอ่ื ให้ 382 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

โปรแกรมแสดงรายช่อื Process หรอื รายการเมนูทงั้ หมดมาใหเ้ ลอื ก Description ใสร่ ายละเอยี ดของ Process กรอกรายละเอยี ดครบแลว้ คลกิ ทป่ี ่มุ ‘OK’ เพอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ด Process น้ี 1 2 4 3 56 รายช่อื Process ทข่ี น้ึ มาใหเ้ ลอื ก เมอ่ื คลกิ ท่ี ตาแหน่ง หมายเลข 4 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 383

จ ะกลบั มาทห่ี น้าจอการออกแบบ จะเหน็ ว่าเราได้ สญั ลกั ษณ์ท่ี 1 คอื Process การ บนั ทกึ สกุลเงนิ เรยี บรอ้ ยแลว้ ดงั ภาพ สญั ลกั ษณ์ท่ี 2. ลกู ศรชล้ี งดา้ นล่าง แสดงทศิ ทางของ Flow มวี ธิ กี ารออกแบบ ดงั น้ี 1. คลกิ ที icon ลกู ศรชล้ี ง 2. ลากไปวางยงั ตาแหน่งทต่ี อ้ งการ คอื ใต้ Process ‘สกุลเงนิ ทใ่ี ช้ ‚ 2 1 384 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

สญั ลกั ษณ์ท่ี 3. Docement บนั ทกึ ใบเสนอราคา มวี ธิ กี ารออกแบบ ดงั น้ี 1. คลกิ ที icon Document 2. ลากไปวางยงั ตาแหน่งทต่ี อ้ งการ 3. คลกิ ท่ี Document คลกิ ป่มุ เมาสข์ วา ใหใ้ สร่ ายละเอยี ด ดงั น้ี Step ใสล่ าดบั ของ Step ในทน่ี ้ี ใส่ 1 Line 1 ใส่ ช่อื Document เป็น ภาษาไทย คอื ‚ ใบเสนอราคาขาย ‛ Line 2 ใส่ ชอ่ื Document เป็น ภาษาองั กฤษ คอื ‚ Quotation ‛ Line 3 ใส่ รหสั ชนดิ ของเอกสาร คอื ‚ QS ‛ Process Code ใส่ รหสั เมนู หรอื คลกิ ทต่ี าแหน่งหมายเลข 4 เพอ่ื ให้ โปรแกรมแสดงรายชอ่ื Process เลอื กเมนู “ทาใบเสนอราคาใหล้ กู คา้ ‛ รหสั เมนู ‘IORDER_QS’ Description ใสร่ ายละเอยี ดของ Process กรอกรายละเอยี ดครบแลว้ คลกิ ทป่ี ่มุ ‘OK’ เพ่อื บนั ทกึ รายละเอยี ด Process น้ี 1 2 4 3 56 จะ กลบั มาทห่ี น้าจอการออกแบบ จะเหน็ ว่าเราได้ สญั ลกั ษณ์ท่ี 3 คอื การบนั ทกึ ใบ เสนอราคา ดงั ภาพ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 385

จะขอยกตวั อยา่ งการเพมิ่ สญั ลกั ษณ์ทไ่ี มซ่ ้ากบั ทอ่ี ธบิ ายมาแลว้ คอื การพมิ พร์ ายงาน มี การทางาน ดงั น้ี สญั ลกั ษณ์ที่ 4. Report พมิ พร์ ายงานภาษขี าย มวี ธิ กี ารออกแบบ ดงั น้ี 1. คลกิ ที icon Report 2. ลากไปวางยงั ตาแหน่งทต่ี อ้ งการ 3. คลกิ ท่ี Document คลกิ ป่มุ เมาสข์ วา ใหใ้ ส่รายละเอยี ด ดงั น้ี Step ใสล่ าดบั ของ Step ในทน่ี ้ี ใส่ 51 Line 1 ใส่ ช่อื Report เป็น ภาษาไทย คอื ‚รายงานภาษขี าย ‛ Line 2 ใส่ ช่อื Document เป็น ภาษาองั กฤษ คอื ‚ Output VAT ‛ Process Code ใส่ รหสั เมนู หรอื คลกิ ทต่ี าแหน่งหมายเลข 4 เพ่อื ให้ โปรแกรมแสดงรายชอ่ื Process เลอื กเมนู “ พมิ พร์ ายงานภาษขี ายรวมยน่ื เพม่ิ เตมิ ‛ รหสั เมนู ‘PVATSEL1’ Description ใส่รายละเอยี ดของ Process กรอกรายละเอยี ดครบแลว้ คลกิ ทป่ี ่มุ ‘OK’ เพ่อื บนั ทกึ รายละเอยี ด Report น้ี 386 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1 2 4 3 56 จากนนั้ ทาการออกแบบจนครบทงั้ Flow แลว้ กดป่มุ ‘ Save’ เพอ่ื บนั ทกึ รายการ ระหว่างท่ีทาการออกแบบ ควรทาการ Save เป็นช่วงๆ อย่ารอจนเสรจ็ ทงั้ หมด เผ่อื ว่า ไฟดบั หรอื ผใู้ ชง้ าน เผลอไปกดทป่ี ่มุ ‘Cancel’ จะทาใหร้ ายการทอ่ี อกแบบถกู ยกเลกิ ไป ทงั้ หมด คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 387

2. การออกแบบ Work Flow แบบทม่ี กี ารเรยี กใช้ Work Flow ซอ้ นกนั ในการออกแบบ Work Flow อาจมกี ารทางานหลายขนั้ ตอน ทไ่ี มส่ ามารถรวมไวใ้ น Flow เดยี วกนั ได้ เราจงึ แบ่งเป็น Work Flow ยอ่ ยๆ แลว้ ให้ Work Flow หลกั เรยี ก Work Flow ยอ่ ยมาใชง้ าน เราสามารถออกแบบให้ WorkFlow เรยี ก WorkFlow ซอ้ นกนั ไดห้ ลาย level ทงั้ น้ี เราตอ้ งออกแบบ Work Flow ยอ่ ยใหเ้ สรจ็ ก่อน แลว้ จงึ ออกแบบ WorkFlow หลกั หรอื ไปเพม่ิ ใหม้ กี ารเรยี กใช้ Work Flow ยอ่ ยในภายหลงั กไ็ ด มขี นั้ ตอนการทางานดงั น้ี 1. ออกแบบ WorkFlow ยอ่ ยทจ่ี ะเรยี กใชใ้ หเ้ รยี บรอ้ ยก่อน ในทน่ี ้ี คอื WorkFlow รบั ชาระหน้คี า่ สนิ คา้ และงานบรกิ าร ต่างประเทศ 2. กลบั ไปท่ี WorkFlow หลกั คอื “ การรบั จองและขายสนิ คา้ และบรกิ าร ต่างประเทศ” เพ่อื เรยี กใช้ WorkFlow ยอ่ ย ‘ ตดิ ตามหน้ี-รบั ชาระหน้ี ต่างประเทศ “ 3. เพมิ่ สญั ลกั ษณ์ Process เพ่อื ใชแ้ ทน WorkFlow ยอ่ ย ทาดงั น้ี 1. คลกิ ที icon Process 2. ลากไปวางยงั ตาแหน่งทต่ี อ้ งการ 3. คลกิ ท่ี Process คลกิ ป่มุ เมาสข์ วา ใหใ้ ส่รายละเอยี ด ดงั น้ี Step ใส่ลาดบั ของ Step ในทน่ี ้ี ใส่ 6 Line 1 ใส่ ชอ่ื Process เป็น ภาษาไทย คอื ‚ ตามหน้ี-รบั เงนิ ‛ Line 2 ใส่ ชอ่ื Document เป็น ภาษาองั กฤษ คอื ‚ A/R workflow ‛ Process Code ไมต่ อ้ งใส่คา่ ใดๆ Lower Level flow ใส่รหสั ของ WorkFlow ยอ่ ย ,โปรแกรมจะแสดงรายการ WorkFlow ทเ่ี คยสรา้ งไว้ มาใหเ้ ลอื กใช้ (ดงั ภาพ) 388 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

Description ใสร่ ายละเอยี ดของขนั้ ตอนน้ี กรอกรายละเอยี ดครบแลว้ คลกิ ทป่ี ่มุ ‘OK’ เพ่อื บนั ทกึ รายการ น้ี 1 2 4 6 3 5 สงั เกตว่า ถา้ Process นนั้ เป็น WorkFlow ยอ่ ย จะมสี ญั ลกั ษณ์ Work Flow แสดงใหเ้ หน็ ดว้ ย เมอ่ื กลบั มาทห่ี น้าจอการออกแบบ จะเหน็ วา่ มี WorkFlow ยอ่ ยเพมิ่ ขน้ึ มาแลว้ ใหบ้ นั ทกึ รายการ โดยกดป่มุ ‘Save’ เสรจ็ ขนั้ ตอนการทางานในหวั ขอ้ น้ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 389

3. การเรยี กใช้ Work Flow ท่ีออกแบบไว้มาทางาน หลงั จากออกแบบ Work Flow ไวแ้ ลว้ เมอ่ื ตอ้ งการใชง้ าน จะมขี นั้ ตอน ดงั น้ี 1. คลกิ ทช่ี อ่ื ระบบขาย ดา้ นซา้ ยมอื , คลกิ ป่มุ ‚My WorkFlow‛ ทอ่ี ยดู่ า้ นบนของMainmenu 2 4 3 1 2. จะมรี ายการ ‚Work Flow‛ ทเ่ี คยออกแบบไวแ้ ลว้ ขน้ึ มาใหเ้ ลอื กใช้ 3. เล่อื นไปยงั Work Flow ทต่ี อ้ งการ 4. คลกิ ทป่ี ่มุ ‘ Enter-เลอื ก’ เพ่อื เรยี กใชง้ าน Workflow ทต่ี อ้ งการ จะไดห้ น้าจอคลา้ ยกบั ตอนทเ่ี ราออกแบบ แต่ไมม่ แี ถบเครอ่ื งมอื ทด่ี า้ นลา่ ง 5. เขา้ ทางานตาม step ใน Work Flow นนั้ โดยคลกิ ท่ี icon นนั้ 5 เมอ่ื คลกิ ท่ี ‘ ใบเสนอราคา “ โปรแกรมจะเขา้ ไปทเ่ี มนู “ จดั ทาใบเสนอราคา” ใหท้ นั ที 390 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทท่ี 14 การใช้งาน Mobile Approve ในปัจจบุ นั มกี ารใชง้ าน Mobile devices กนั มากขน้ึ เช่น Smartphone , Tablet ซง่ึ มรี าคาถูกลง พรอ้ มกบั ประสทิ ธภิ าพทเ่ี พมิ่ ขน้ึ ประกอบกบั สภาพการแขง่ ขนั ทางธุรกจิ ทต่ี อ้ ง อาศยั ความรวดเรว็ จงึ สง่ ผลใหก้ ารทางานผ่าน Mobile devices ต่างๆ มมี ากขน้ึ ในโปรแกรม Smartbiz ตงั้ แต่ Version 9 ขน้ึ ไป จะมคี วามสามารถ Mobile Approve เพมิ่ ขน้ึ มา เช่น การ Approve เอกสารใบเสนอราคา (QS), ใบสงั่ ขาย (SO) ,ใบเสนอ ขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื (PR) , ใบสงั่ ซอ้ื (PO) มหี ลกั การทางานดงั ภาพท่ี 1 และ 2 การใช้ mobile Approve ทาใหผ้ บู้ รหิ ารสามารถ Approve เอกสาร ได้ โดยการใช้ SmartPhone ตรวจสอบ email ขออนุมตั ดิ งั กล่าว แลว้ โปรแกรม Smartbiz จะสง่ ขอ้ มลู การ อนุมตั ไิ ปทโ่ี ปรแกรม Smartbiz Accounting ทพ่ี นกั งานใชง้ านโดยตรง ต่างจากการ Approve ของโปรแกรมแบบเดมิ ๆ ทต่ี อ้ งใหผ้ บู้ รหิ ารเปิดเครอ่ื งท่ี office แลว้ กดป่มุ Approve หลกั การทางานของ Mobile Approve ภาพท่ี 1 : แสดงหลกั การทางานของ Mobile Approve เมอ่ื พนักงานส่ง ไปขออนุมตั ิ 391 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 2 : แสดงหลกั การทางานของ Mobile Approve เมอ่ื ผบู้ ริหาร อนุมตั ิกลบั มา ขนั้ ตอนในการใชง้ าน Mobile Approve แบ่งเป็นดงั น้ี 1. เตรยี มรายละเอยี ดก่อนใชง้ าน Mobile Approve ซง่ึ แบ่งเป็นหวั ขอ้ ยอ่ ย ดงั น้ี 1.1. เตรยี มตาแหน่งและ LOGIN ทใ่ี ชใ้ นการทางาน 1.1.1 เตรยี มรายช่อื ตาแหน่งทม่ี สี ทิ ธอิ ์ นุมตั ิ 1.1.2 เตรยี ม LOGIN ของผบู้ รหิ ารทม่ี สี ทิ ธอิ ์ นุมตั ิ 1.1.3 เตรยี ม LOGIN ของพนกั งานทจ่ี ะสง่ ขออนุมตั ิ 1.2 เพมิ่ รายช่อื พนกั งาน และมอบหมายตาแหน่งาน 1.2.1 เพมิ่ ผจู้ ดั การฝ่ายจดั ซอ้ื 1.2.2 เพมิ่ พนกั งานจดั ซอ้ื 1.3 กาหนดว่าเอกสารอะไรบา้ งท่ตี อ้ งไดร้ บั การ approve 1.4. กาหนดวา่ ตาแหน่งใดทม่ี สี ทิ ธใิ ์ นการอนุมตั เิ อกสารนนั้ และมวี งเงนิ เทา่ ใด 1.5. ทเ่ี มนูบนั ทกึ เอกสาร กาหนดสทิ ธใิ ์ หต้ าแหน่งทม่ี สี ทิ ธิ ์ Approve เอกสาร 1.6. config Server ทใ่ี ชส้ ่ง email 2. การใชง้ าน Mobile Approve 2.1 พนกั งานบนั ทกึ เอกสาร เช่น ใบขอซอ้ื 2.2 พนกั งาน Send เอกสารไปใหผ้ จู้ ดั การเพ่อื ขออนุมตั ิ 392 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2.3. พนกั งานตรวจสอบ Status การสง่ email 2.4. ผจู้ ดั การตรวจสอบ mail จากพนกั งาน และApprove 2.5. พนกั งานตรวจสอบ Status ว่าไดร้ บั การ Approve ? 2.6. พนกั งานทางานในขนั้ ตอนหลงั จากไดร้ บั อนุมตั ไิ ดแ้ ลว้ เชน่ ทาใบสงั่ ซอ้ื คน้ ใบ ขอซอ้ื ทไ่ี ดร้ บั การอนุมตั ิ 1. เตรียมรายละเอียดก่อนใช้งาน Mobile Approve ก่อนจะใชง้ าน Mobile Approve จะตอ้ งเตรยี ม login , การกาหนดวงเงนิ , การ config เอกสารต่างๆ และ config mail server ของกจิ การไวใ้ นโปรแกรมเอาไวก้ ่อน ดงั น้ี 1.1 เตรยี มตาแหน่งและ LOGIN ท่ีใช้ในการทางาน หวั ขอ้ น้ี จะเหมอื นกบั ทไ่ี ดอ้ ธบิ ายไปแลว้ ในระบบรกั ษาความปลอดภยั ซง่ึ มรี ายชอ่ื เมนู ดงั ภาพดา้ นล่างน้ี โดยจะไมอ่ ธบิ ายวธิ กี ารบนั ทกึ รายการ แต่ใหเ้ หน็ ภาพรายการทเ่ี สรจ็ แลว้ 1.1.1 เตรียมรายช่ือตาแหน่งที่มีสิทธ์ิอนุมตั ิเอกสาร 1.1.2 เตรยี ม LOGIN ของผบู้ ริหารที่มีสิทธ์ิอนุมตั ิเอกสาร เราจะไมใ่ ช้ LOGIN BIGBOSS เน่อื งจาก LOGIN BIGBOSS เป็น LOGIN ของ ระบบ ทม่ี สี ทิ ธใิ ์ นการ Admin และ Config ค่าต่างๆ ทงั้ หมด ควรเกบ็ ไวใ้ ชใ้ นการทางานท่ี office ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 393

แต่ใหส้ รา้ ง LOGIN สาหรบั ผบู้ รหิ ารหรอื ผจู้ ดั การทร่ี บั ผดิ ชอบงานสว่ นนนั้ ขน้ึ มา เชน่ ผจู้ ดั การ ฝ่ายขาย อนุมต้ เิ อกสารขาย , ผจู้ ดั การฝ่ายจดั ซอ้ื อนุมต้ เิ อกสารการจดั ซอ้ื เป็นตน้ 1.1.3 เตรยี ม LOGIN ของพนักงานที่จะส่งขออนุมตั ิเอกสาร 394 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1.2 เพ่ิมรายชื่อพนักงาน และมอบหมายตาแหน่งาน จากตวั อยา่ งน้ี จะเพมิ่ พนกั งานในระบบ 2 คน คอื ผจู้ ดั การฝ่ายจดั ซอ้ื และพนกั งาน จดั ซอ้ื และตอ้ งใส่ email address ของพนกั งาน เพ่อื ใชใ้ นการทางาน Mobile Approve ดว้ ย 1.2.1 เพ่ิมผจู้ ดั การฝ่ ายจดั ซื้อ ใส่ email address ของ ผจู้ ดั การ ฝ่ายจดั ซอ้ื ตอ้ ง assign ตาแหน่ง ‘ ผจู้ ดั การฝายจดั ซอ้ื ” ใหน้ ายมงุ่ มนั่ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 395

1.2.2 เพิ่มพนักงานจดั ซื้อ ถา้ ใช้ mail server ของกจิ การ ใหใ้ ส่ email address ของ พนกั งาน ถา้ ใช้ mail server ของ CSG ไมต่ อ้ งใส่ email addresss ตอ้ ง assign ตาแหน่ง ‘ Operator ” ใหน้ .ส. ใจดี เมอ่ื กลบั มาทห่ี น้าจอรายชอ่ื พนกั งาน จะเหน็ ว่ามพี นกั งานเพมิ่ ขน้ึ มา 2 คน ดงั ภาพ เพม่ิ มา 2 คน 396 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1.3 กาหนดว่าเอกสารอะไรบ้างที่ต้องได้รบั การ approve . ใหเ้ ขา้ ไปทฐ่ี านขอ้ มลู สาขา ซง่ึ มี 1 สาขา คอื สานกั งานใหญ่ ไปทห่ี น้าท่ี 2 เพอ่ื กาหนดวา่ เอกสารต่อไปน้ี ตอ้ งไดร้ บั การอนุมต้ ิ ( Approve) ก่อนหรอื ไม่ จงึ จะทางานในขนั้ ถดั ไปได้ เชน่ ใบเสนอราคา ( QS) , ใบรบั คาสงั่ ซอ้ื จากลกู คา้ (SO) , ใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื (PR) , ใบสงั่ ซอ้ื ( PO) ในทน่ี ้ี กาหนดใหท้ กุ เอกสารตอ้ งไดร้ บั การอนุมต้ กิ ่อน จงึ ใส่คา่ ‘A’ ไว้ 1 2 SO PR QS 3 PO คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 397

398 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1.4. กาหนดว่าตาแหน่งใดที่มีสิทธ์ิในการอนุมตั ิเอกสารและมวี งเงินเท่าใด ขอยกตวั อยา่ งการกาหนดวงเงนิ ของใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื (PR) เราจะไปกาหนด วงเงนิ โดยเขา้ ไปทร่ี ะบบซอ้ื คลกิ ป่มุ WorkFlow -> Setup MasterFiles -> เลอื กเมนู “ A – เพิ่มและแก้ไขเล่มของเอกสารและการเชื่อมโยงในระบบซื้อ” แลว้ ระบตุ าแหน่งพรอ้ มวงเงนิ อนุมต้ ิ ตามลาดบั การทางานดงั ภาพดา้ นลา่ งน้ี 1 2 3 6 45 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 399

1.5. ท่ีเมนูบนั ทึกเอกสาร กาหนดสิทธ์ิให้ตาแหน่งที่มีสิทธ์ิ Approve เอกสาร ขอยกตวั อยา่ งการกาหนดวงเงนิ ของใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื (PR) เราจะไปกาหนด สทิ ธิ ์โดยเขา้ ไปทร่ี ะบบซอ้ื คลกิ ป่มุ WorkFlow -> Entry Transaction -> คลกิ icon เขา้ ไปกาหนดสทิ ธใ์ นการ Approve ใบขอซอ้ื ตามลาดบั การทางานดงั ภาพดา้ นลา่ งน้ี ทาเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่ม ‘ F10- บนั ทกึ ‚ 1 3 2 ท่ี “ อนุมต้ ”ิ มรี ะบายสฟี ้า แสดงวา่ ฟิลดน์ ้ีกาหนดสทิ ธไิ ์ ด้ ใหก้ ดป่มุ Shift และป่มุ Enter พรอ้ มกนั เพ่อื 4 เขา้ หน้าจอกาหนดสทิ ธิ ์ เขา้ ไปทช่ี ่อง กาหนดสทิ ธโิ ์ ดย ตาแหน่ง แลว้ ใสร่ หสั ตาแหน่ง ‘0004‛ ชอ่ื ตาแหน่ง “ผจู้ ดั การ ฝ่ายจดั ซอ้ื ” 5 400 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.