Instrukcja programu Mateusz

MODUŁ UDOSTĘPNIANIA Autor programu: Mirosław Domański Opracowanie instrukcji: Marcin Oyrzanowski Dotyczy wersji: 6.20F



Spis treści ................................................................................................... 4 Zasady pracy programu w sieci ................................................................. 5 1. Uruchamianie programu ......................................................... 5 2. Obsługa bazy czytelników..................................................... 11 2.1. Edycja bazy czytelników ..................................................................... 12 2.1.1. Zapis nowego czytelnika ..................................................................... 12 2.1.2. Zmiana danych czytelnika................................................................... 22 2.1.3. Edycja danych czytelnika niepełnoletniego ............................................ 24 2.2. Rodzaj konta, kaucje i uwagi............................................................... 28 2.2.1. Termin ważności konta ....................................................................... 30 2.2.2. Kaucje.............................................................................................. 33 2.2.3. Uwagi............................................................................................... 37 2.3. Wyszukiwanie w bazie czytelników....................................................... 40 2.4. Wymiana karty.................................................................................. 45 2.5. Pola Wydanie karty i Zapis.................................................................. 46 2.6. Ponowienie ....................................................................................... 47 2.7. Ponaglenie ........................................................................................ 48 2.8. Rezerwacja ....................................................................................... 50 2.9. Szybkie przejście do prolongaty .......................................................... 51 2.10. Nakładanie i zdejmowanie blokad w module Czytelnicy ........................... 52 2.11. Stan aktualny wraz z historią wypożyczeń............................................. 54 2.12. Ręczne dopisywanie wypożyczeń ......................................................... 56 2.13. Obsługa sms ..................................................................................... 59 2.13.1. Test numeru...................................................................................... 59 2.13.2. Aktywacja/dezaktywacja powiadamiania ............................................... 61 2.13.3. Bramka SMS ..................................................................................... 62 2.14. Inne dostępne funkcje ........................................................................ 67 2.14.1. Obliczanie opłaty ............................................................................... 69 2.14.2. Wypisywanie czytelników z biblioteki .................................................... 69 2.14.3. Scalanie danych czytelników ............................................................... 71 2.14.4. Ułatwienie edycji adresu, współpraca z bazą kodów................................ 75 2.14.4.1. Edycja bazy adresowej ....................................................................... 77 3. Obsługa wypożyczeń i zwrotów ............................................. 79 3.1. Informacje ogólne ............................................................................. 79 3.1.1. Tabela pozycji wypożyczonych............................................................. 82 3.1.2. Historia wypożyczeń, czy pozycja była wypożyczana?............................. 85 3.1.3. Uwagi do czytelnika ........................................................................... 90 3.2. Wypożyczanie ................................................................................... 91 3.2.1. Uwagi do pozycji i danego wypożyczenia .............................................. 96 3.2.2. Konta specjalne ............................................................................... 100 3.2.3. Odbiór rezerwacji............................................................................. 104 3.2.4. Przenoszenie rezerwacji.................................................................... 110 3.3. Zwrot wypożyczeń ........................................................................... 112 3.3.1. Pozycje oddawane po terminie zwrotu ................................................ 114 3.3.2. Zwrot bez karty ............................................................................... 118 3.3.3. Zwrot pozycji dopisanych.................................................................. 119 3.3.4. Przenoszenie wypożyczeń na inne konto, ekwiwalenty i opłaty za zagubione pozycje......................................................................................... 120 3.4. Prolongata ...................................................................................... 125 3.5. Wypożyczanie i zwrot czasopism ....................................................... 127

3.6. Udostępnianie zbiorów na miejscu ..................................................... 132 3.7. Czytelnia ........................................................................................ 133 3.8. Wypożyczanie bez stosowania kodów kreskowych................................ 138 4. Katalog ............................................................................... 142 4.1. Wyszukiwanie proste........................................................................ 143 4.2. Wyszukiwanie pełnotekstowe ............................................................ 152 4.3. Wyszukiwanie mnogie i złożone ......................................................... 154 4.4. Katalogi multimediów....................................................................... 156 4.5. Rezerwacja pozycji w katalogu .......................................................... 159 4.6. Podgląd wydruku i wydruk z katalogu................................................. 163 4.7. Katalog dla czytelników .................................................................... 164 4.8. Zestawienia tematyczne ................................................................... 167 4.9. Sygnatury obrazkowe i graficzne oznaczenie nośnika ........................... 171 4.10. Prezentacja pełnej informacji o seriach ............................................... 175 5. Internet .............................................................................. 177 6. Administracja ..................................................................... 181 6.1.1. Wymiana danych ............................................................................. 183 6.1.1.1. Co zrobić, gdy serwer centralny jest niedostępny (zablokowany)? .......... 184 6.1.1.2. Komunikaty o zamówionych pozycjach ............................................... 186 6.1.1.3. Standardowe komunikaty „poczty wewnętrznej” .................................. 187 6.1.1.4. Specjalne komunikaty „poczty wewnętrznej” ....................................... 188 6.1.2. Rezerwacje ..................................................................................... 190 6.1.3. Zwrot czasopism, CD ....................................................................... 195 6.1.4. Blokada .......................................................................................... 198 6.1.5. Naklejki i karty biblioteczne .............................................................. 199 6.1.7. Zwrot bezwarunkowy ....................................................................... 209 6.1.8. Baza SQL........................................................................................ 214 6.1.8.1. Kontrola baz.................................................................................... 214 6.1.8.2. Inne operacje .................................................................................. 218 6.1.9. Główne........................................................................................... 223 6.1.9.1. Ogólne zasady funkcjonowania, wprowadzanie użytkowników................ 224 6.1.9.2. Kontrola dostępu do danych osobowych.............................................. 227 6.1.9.3. Zmiana hasła, wymuszanie zmiany haseł co 30 dni .............................. 229 6.1.10. Inne ustawienia ............................................................................... 233 6.1.10.1. Ustawienia specjalne dotyczące kont czytelniczych (PESEL, OŚWIADCZENIA i MONITY) ..................................................................................... 237 6.1.11. Dowiązywanie tabel.......................................................................... 240 6.1.12. Blokady .......................................................................................... 241 6.1.13. Liczniki ........................................................................................... 243 6.1.14. Kary, opłaty, kaucje ......................................................................... 244 6.1.15. Zabezpieczenia – blokada zapisu danych i możliwości wykonywania kopii bazy danych.................................................................................. 248 6.1.15.1. Dziennik systemu informatycznego.................................................... 249 6.1.15.2. Rejestr incydentów IT ...................................................................... 251 6.1.15.3. Blokada zapisu danych..................................................................... 256 6.1.15.4. Backup .......................................................................................... 257 6.1.15.5. Hasło WINDOWS............................................................................. 258 7. Statystyka .......................................................................... 260 7.1. Informacje...................................................................................... 260 7.2. Wykresy ......................................................................................... 264 7.2.1. Dzienna statystyka wypożyczeń......................................................... 267 7.3. Wydruki ......................................................................................... 268 7.3.1. Szczegółowa analiza wypożyczeń ....................................................... 271

7.3.2. Ocena wykorzystania stanowisk komputerowych ................................. 274 7.3.3. Czytelnicy w Bibliotece ..................................................................... 275 7.3.4. Multimedia i nie tylko ....................................................................... 276 7.4. Top 100 ......................................................................................... 277 7.5. Czytelnicy....................................................................................... 280 7.5.1. Kontrola kont bibliotecznych ............................................................. 282 7.6. Przetrzymane.................................................................................. 285 7.6.1. Wydruk monitów i zestawienia do windykacji ...................................... 288 7.6.2. Rejestr – Windykacja ....................................................................... 290 7.6.3. Przygotowanie monitów i obliczanie sumy opłat ................................... 292 7.7. Ponowienia ..................................................................................... 294 7.8. Rezerwacje ..................................................................................... 295 8. Zaawansowane funkcje programu - różne .......................... 296 8.1. Podstawowe.................................................................................... 296 8.1.1. Ubytki ............................................................................................ 298 8.1.2. Obsługa listy ................................................................................... 300 8.1.3. Obsługa schowka ............................................................................. 304 8.1.4. Protokoły - czyli ubytkowanie, ekwiwalenty oraz przekazanie innej placówce ...................................................................................... 305 8.1.4.1. Utworzenie listy z pozycji znajdujących się na wybranym koncie specjalnym ................................................................................... 305 8.1.4.2. Utworzenie listy poprzez wprowadzenie numerów inwentarzowych pozycji ......................................................................................... 308 8.1.4.3. Sporządzenie protokołów ................................................................. 310 8.1.4.3.1. Wyłączenie z księgozbioru ................................................................ 311 8.1.4.3.2. Przekazane innej placówce ............................................................... 315 8.1.4.3.3. Ekwiwalenty ................................................................................... 320 8.1.5. Zmiana dostępności pozycji .............................................................. 323 8.2. Historia .......................................................................................... 325 8.3. Skontrum ....................................................................................... 327 8.3.1. Rozpoczęcie skontrum ...................................................................... 329 8.3.2. Komunikaty informujące o napotkanych problemach podczas skontrum.. 334 8.3.3. Funkcje specjalne – pamięć skontrum ................................................ 335 8.3.4. Obsługa czytnika bezprzewodowego Motorola CS3070.......................... 339 8.3.5. Zakończenie skontrum ..................................................................... 343 8.4. Selekcja ......................................................................................... 351 8.5. Backup bazy SQL............................................................................. 356 8.6. Obsługa kaucji ................................................................................ 359 8.7. Wydruk naklejek ............................................................................. 360 8.8. Grupowe prolongaty......................................................................... 364 9. Kwitariusz .......................................................................... 366 9.1. Pobieranie opłat .............................................................................. 366 9.2. Zestawienie wystawionych pokwitowań .............................................. 369

3

“System Biblioteczny MATEUSZ” jest programem służącym do rejestracji wypoży- czeń różnych rodzajów materiałów bibliotecznych, prowadzenia i utrzymywania centralnej bazy danych czytelników zarejestrowanych w bibliotece i jej placówkach filialnych oraz ka- talogowania różnych materiałów bibliotecznych. Program jest przystosowany do procedur i zasad organizacyjnych stosowanych w sieci bibliotek publicznych, może być jednak z po- wodzeniem użytkowany przez biblioteki innych typów. W swojej pracy opiera się na bazie danych formatu SQL - MySQL. W każdej placówce użytkującej program można dowiązać do 100 baz rejestrujących różne rodzaje materiałów bibliotecznych. Przełączanie bazy odbywa się automatycznie bez ingerencji operatora. Dzięki temu, program jest przygotowany na realizację np. zwrotów przez czytelników, pozycji wypożyczonych w innych placówkach. Realizowane przez program założenia użytkowe umożliwiają:  skrócenie czasu poświęcanego na rejestrację i przerejestrowywanie czytelników (czytelnik jest zapisywany tylko w jednej placówce; przerejestrowanie następuje automatycznie z chwilą dokonania pierwszego wypożyczenia w danym roku, nie- zależnie w każdej placówce biblioteki),  kontrolę stanu konta i historii wypożyczeń czytelnika we wszystkich placówkach biblioteki,  automatyczne zablokowanie konta czytelnika przetrzymującego materiały biblio- teczne we wszystkich placówkach lub ręczne w przypadku łamania innych punk- tów regulaminu biblioteki,  wykorzystanie jednej legitymacji (karty) bibliotecznej we wszystkich placówkach biblioteki (również kart w standardzie MIFARE),  wszelkie operacje dokonywane w programie są rejestrowane i opisywane symbo- lem zalogowanego w tym czasie operatora.  umieszczenie w rekordach katalogów informacji o dostępności materiałów biblio- tecznych (także w katalogach dostępnych na stronie www),  zdalną rezerwację i zamawianie materiałów bibliotecznych poprzez stronę www,  generowanie i wydruk dziennych, miesięcznych i rocznych zestawień statystycz- nych zgodnych z obowiązującym wzorem Dziennika Biblioteki Publicznej i wyma- ganiami Głównego Urzędu Statystycznego.  obsługę udostępnianych stanowisk internetowych (do 25 na jedną stację nadzor- czą, których może równolegle pracować do dziewięciu w jednej placówce)  katalogowanie materiałów bibliotecznych poprzez pobieranie opisów z baz ze- wnętrznych z wykorzystaniem klienta Z39.50, pobieranie opisów z Karo.  Skanowanie i obróbkę okładek oraz ich prezentację w katalogu biblioteki  Stosowanie kodów kreskowych do obsługi wypożyczeń, zwrotów etc (również ko- dów kreskowych drukowanych dla innych systemów bibliotecznych i skonstruo- wanych wg innych założeń). 4

Zasady pracy programu w sieci Program funkcjonuje, jako system rozproszony. Do jego poprawnej pracy nie jest ko- nieczne utrzymywanie stałej łączności on-line z serwerem głównej biblioteki sieci. Kompu- tery pracujące w placówkach filialnych łączą się z centralnym serwerem poprzez łącza stałe lub modemowe z częstotliwością ustaloną przez administratora systemu. Podczas połączeń przesyłane są do centralnej bazy aktualizacje wpisów dokonanych od poprzedniego połą- czenia oraz pobierane aktualizacje wprowadzone w tym czasie przez inne placówki sieci. Taka organizacja systemu powoduje, że program może pracować w przypadku awarii połą- czenia internetowego, zaś jedynym skutkiem takiej awarii będzie czasowa niedostępność aktualizacji. 1. Uruchamianie programu Po uruchomieniu programu (za pomocą ikony znajdującej się na pulpicie) pojawia się okno logowania. Znacznik w polu „Pełny dostęp, wymaga uprzedniego zalogowania operatora” umożli- wia prace w wybranym module. Należy wprowadzić w odpowiednie okienka LOGIN oraz HASŁO. Wprowadzone dane potwierdzamy klikając lewym przyciskiem myszki na przycisk ekranowy DALEJ lub naciskając klawisz Enter, (ponieważ program rozróżnia duże i małe litery należy uważać na stan klawisza Caps Lock). 5

Ustawienie znacznika w polu „Dostęp tylko do katalogu praca, jako GOŚĆ” i po- twierdzenie wyboru kliknięciem przycisku DALEJ spowoduje uruchomienie programu w trybie „katalog”. Tryb ten umożliwia przeszukiwanie katalogów bibliotecznych oraz sprawdzenie stanu konta, rezerwacji i przejrzenie historii wypożyczeń (do 100 pozycji) (oczywiście po uprzednim zalogowaniu się czytelnika – obsługa katalogu patrz rozdział 4.7). Tryb ten jest standardowy dla stanowisk katalogowych przewidzianych dla czytelników. SYSTEM BIBLIOTECZNY MATEUSZ ma \"zaszyty\" łamacz haseł, który kontroluje ich jakość. Jeżeli stwierdzi, że nowe hasło nie spełnia wymagań bezpieczeństwa, (ponieważ jest zbyt proste np. „11111111\") nie pozwoli go używać (nadawanie haseł patrz rozdział 6.1.9. Główne, ważność hasła i sposób jego zmiany patrz 6.1.9.3. Nowy sposób zmiany haseł oraz funkcja „wymuszania” przez SB Mateusz zmiany haseł, co 30 dni) Widok ekranu po wprowadzeniu hasła typu 111111111 6

UWAGA: 1. Pięciokrotne błędne wprowadzenie hasła powoduje zablokowanie programu. Odblokować program może tylko administrator systemu lub operator o statusie kierownik. 2. Pracownik kończący pracę w programie i przekazujący stanowisko innej osobie powinien kliknąć myszką na napis w lewym dolnym rogu ekranu „Zalogowany(a): .......”. Pojawi się okno logowania, w którym powinien zalogować się pracownik przejmujący stanowisko. Widok ekranu po zablokowaniu programu. Na górze ekranu znajdują się przyciski umożliwiające wejście do poszczególnych modułów. Wyświetlane paski są różne, inne dla części udostępniania i katalogowania. Na dole ekranu znajduje się pasek (status), na którym (z lewej strony) wyświetlany jest identyfikator osoby zalogowanej do systemu, nazwa aktualnie aktywnego modułu oraz przyciski ekranowe służące do zliczania dziennej statystyki liczby odwiedzin, udzielonych 7

informacji i udostępniania na miejscu materiałów bibliotecznych. Identyfikatorem tym podpi- sywane są w bazie wszelkie operacje wykonywane przez identyfikującego się nim opera- tora. Widok paska statusu, program pracuje w trybie WYPOŻYCZALNIA. Widok paska statusu, program pracuje w trybie BAZA CZYTELNIKÓW, załączone klawisze liczników. Po najechaniu kursorem myszki na przycisk wyświetlany jest aktualny stan licznika. Kliknięcie powoduje zwiększenie stanu. UWAGA: Na pasku status wyświetlana jest nazwa określająca tryb, w jakim pracuje program. Domyślnie są to czerwone litery na białym tle (z wyjątkiem pojawiających się opisów określających zliczenia liczników). Pojawienie się białych liter na czerwonym tle jest sygnałem alarmowym informującym, że ostatnia komenda (operacja) przesłana do bazy nie została wykonana. Powodem może być błąd w składni (wprowadzonych da- nych) lub niedostępność samej bazy (awaria sieci komputerowej). W takim wypadku należy w pierwszej kolejności skontrolować (powtórzyć) ostatnią operację, jeżeli dalej program sygnalizuje błąd należy skontaktować się z administratorem systemu i prze- rwać pracę w programie. Po zalogowaniu uaktywnia się właściwy moduł i pojawia się komunikat informujący o standardowym sposobie rozpoczęcia pracy. Po kliknięciu przycisku O programie wyświetli się uwaga informująca m.in. o nazwie instytucji, która zyskała licencję na używanie pro- gramu. 8

Uwaga wyświetlana po kliknięciu przycisku O programie. Przycisk Blokuj ekran umożliwia szybkie zablokowanie programu przed niepowoła- nym dostępem. Blokada spowoduje przejście do ekranu logowania Windows i konieczność podania hasła. Przycisk Blokuj ekran. 9

Okno logowania Windows. 10

2. Obsługa bazy czytelników Po otworzeniu bazy czytelników (kliknięciem ikonki modułu Czytelnicy) pojawia się ekran podzielony na następujące pola:  Edycja bazy czytelników. Domyślnie wyświetlają się automatycznie dane pierw- szego w kolejności alfabetycznej czytelnika (standardowo z przyczyn prawnych i technicznych jest to wpis fikcyjny– nie należy próbować go modyfikować i/lub usu- wać);  Wyszukiwanie, poniżej ilość znalezionych rekordów pasujących do zapytania, li- sta nazwisk (jeżeli w bazie znajdują się czytelnicy o takim samym nazwisku i imie- niu są oni wyróżnieni żółtym kolorem tła);  Konto (informacja o należnościach i ważności konta);  Wymiana karty;  Zapis/wydanie karty;  Ponowienie;  Ponaglenia;  Rezerwacje;  Przejdź do;  Konto (informacja o blokadach). 11

2.1. Edycja bazy czytelników Panel służy do wprowadzania danych nowych czytelników oraz dokonywania korekt danych czytelników zapisanych wcześniej. Należy zapisywać tylko tych czytelników, którzy zgłosili się po raz pierwszy do którejkolwiek placówki biblioteki (przed wpisaniem nowego czytelnika należy upewnić się czy nie figuruje on w bazie – po wybraniu właściwego indeksu wpisujemy jego nazwisko do pola SZUKAMY i klikamy przycisk SZUKAJ (lub klawisz Enter) UWAGA: Czytelnik zapisany wcześniej przez inną placówkę nie może być zapisany po raz drugi (program sprawdza i nie dopuszcza do takich zapisów kontrolując, aby w bazie nie było dwóch czytelników o takim samym imieniu, nazwisku i dacie urodzenia). Należy jednak uważać, wystarczy błąd przy wprowadzaniu np. daty urodzenia lub lite- rówka w nazwisku i otrzymujemy błędny drugi wpis. 2.1.1. Zapis nowego czytelnika Zapis nowego czytelnika rozpo- czynamy od kliknięcia tego przycisku. Następnie wprowadzamy dane czytelnika w odpowiednie pola. Przechodzenie do kolejnych pól umożliwia klawisz Tab. 12

Dostępne do wypełnienia są pola:  Nazwisko,  Imię (znajdujący się obok przycisk ZMIEŃ umożliwia zatwierdzanie późniejszych zmian w nazwisku czytelnika),  PESEL (jeśli dana biblioteka używa tego pola, system po wprowadzeniu numeru sam odczyta z niego i wprowadzi właściwe dane w pola Data urodzenia, Płeć oraz za- blokuje je przed modyfikacją). Przycisk SPRAWDŹ umożliwia skontrolowanie czy baza czytelników nie zawiera zdublowanych numerów PESEL,  datę urodzenia (w formacie rrrr-mm-dd), klawisze kursora pomagają ją wprowadzić (pole jest dostępne, jeśli nie jest stosowane pole PESEL). Znajdujący się obok przy- cisk ZMIEŃ umożliwia zatwierdzanie zmian w dacie urodzenia czytelnika,  Płeć - właściwą wartość wybieramy z listy, pole jest dostępne, jeśli nie jest stoso- wane pole PESEL (w przeciwnym przypadku wypełniane jest automatycznie).  Miasto (poczta),  Ulica (miejscowość) - klikniecie rubryki powoduje wyświetlenie wykazu ulic (patrz 2.14.4). Program umożliwia wprowadzenie domyślnych (właściwych dla danej biblio- teki) wartości w pola Kod pocztowy, Miasto (poczta) oraz podwiązanie bazy kodów pocztowych,  Kod pocztowy (domyślnie wpisany początek kodu można zmienić),  Numer domu i mieszkania,  Telefon(y) - można wpisać dwa numery w osobnych rubrykach. Znaczniki i przycisk znajdujące się powyżej tego pola umożliwiają włączenie/wyłączenie obsługi wysyła- nia SMS z informacją o rezerwacjach (dla podanych numerów), oraz wysyłanie wia- domości bezpośrednio przez operatora (patrz 2.13).  Struktura zawodowa – wybór wartości z rozwijanego menu, 13

 klasa (semestr) - pola aktywne tylko wtedy, jeśli w rubryce zawód wybrano uczeń lub student (dotyczy bibliotek szkolnych).  drugi adres (jeżeli czytelnik nie jest na stałe zameldowany w danej miejscowości, posiada adres tymczasowy, to w polu drugi adres wpisujemy “główny meldunek” a w polach adresowych, adres do korespondencji – tymczasowy). Przy wypełnianiu tego pola można wykorzystać dane wprowadzone (z wykorzystaniem wykazu ulic) do standardowych pól adresowych. Wystarczy po ich wpisaniu kliknąć przycisk JAKO 2 i program „przeniesie” wartości z pól: Miasto (poczta), Ulica (miejscowość), Kod pocztowy, Nr domu i mieszkania do pola Drugi adres. Po wpisaniu danych osobowych wydawana jest czytelnikowi karta biblioteczna. W tym celu w odpowiednich rubrykach należy:  wpisać numer karty pomijając początkowe zera,  wczytać przy pomocy czytnika kod kreskowy z karty (wpisze się automatycznie w rubryce Pin:). 14

 z rozwijanego menu wybrać rodzaj konta (według instrukcji lub wskazówek kierow- nika placówki – patrz rozdział 2.2). Wpisane dane należy zatwierdzić przyciskiem WPROWADŹ DO BAZY. W przypadku pominięcia podczas wpisywania rubryk, których wypełnienie jest obo- wiązkowe lub próby wpisania PIN-u karty, która już została zarejestrowana w systemie, po- jawi się na ekranie odpowiednie ostrzeżenie, a zapisywanie danych w systemie zostanie zablokowane do czasu usunięcia błędów. Jako ostateczna kontrola, zostaje wyświetlona tabela zawierająca czytelników znalezionych w bazie a których nazwisko jest podobne do nazwiska osoby zapisywanej. Tabela ta jest sortowana po adresie zamieszkania. Do pra- cownika zapisującego należy ostatecznie sprawdzić czy na liście nie figuruje już osoba za- pisywana (np. wskutek wcześniejszej literówki w nazwisku). Kontrolę tą potwierdzamy naci- skając przycisk NIE ZNALAZŁEM WPROWADZAM DO BAZY. Jeżeli PIN, który nadaliśmy danemu czytelnikowi jest już w bazie to wyświetli się odpowiedni komunikat i proces zapisu zostanie przerwany. Podobna reakcja (komunikat i blokada) nastąpi również w sytuacji, gdy dane czytelnika znajdują się już w bazie. 15

Jeżeli SB Mateusz nie odnajdzie błędu wyświetli się okienko, informujące o popraw- nym wprowadzeniu do bazy danych nowego czytelnika. UWAGA W Systemie Bibliotecznym Mateusz można ustawić opcję drukowania przy zapisie dodatkowego oświadczenia. Dzięki tej funkcji dane podane przez czytelnika zostaną wy- drukowane na wcześniej przygotowanym wzorze formularza. Czytelnik podpisując doku- ment potwierdza prawdziwość swoich danych adresowych. Jeżeli opcja to jest aktywna (jej uruchamianie patrz 6.1.10.1. Ustawienia specjalne dotyczące kont czytelniczych) wyświetli się odpowiedni komunikat oraz pole wyboru drukarki, na której po- winny być przygotowane dwa „czyste” formularze (jeden otrzymuje czytelnik, drugi trafia do archiwum biblioteki). SB Mateusz nadrukuje pobrane dane osobowe w puste miejsca przy- gotowanego wcześniej wzoru. Z prawej strony znajdują się przyciski umożliwiające wydruk oświadczenia lub anulowanie wydruku. 16

Po wydrukowaniu oświadczenia w okienku Zapis / wydanie karty wprowadzone zostanie jego nie- powtarzalne oznaczenie. Przykładowy formularz z wy- drukowanymi danymi czytelnika. Do wzoru przygotowanego przez daną biblioteką dodruko- wane zostały tylko dane oso- bowe czytelnika i oznaczenie oświadczenia. UWAGA Oznaczenie oświad- czenia (zawierające kolejny nu- mer w danym dniu, dokładną datę i symbol placówki) musi być identyczne na dokumencie i w okienku Zapis/wydanie karty. Miejsce na podpis czytelnika. W sytuacjach wyjątkowych, użytkownik z uprawnieniami Administratora może do- dać ręcznie numer oświadczenia (funkcja ta jest aktywna tylko wtedy, gdy pole Oświadcze- nie jest puste). Klikając w tym miejscu uaktyw- niamy pole. 17

Wprowadzamy właściwy numer oświadczenia Zatwierdzamy zmianę. Operacja jest nieodwracalną więc musimy ją potwierdzić. Karty bezdotykowe w standardzie MIFARE  jeśli dana biblioteka chce wykorzystywać karty bezdotykowe w standardzie MIFARE należy (przed wprowadzeniem/zmodyfikowaniem danych czytelnika) sczy- tać odpowiedni numer z takiej karty do pola MIFARE (później w razie potrzeby należy także wygenerować „wirtualny” nr karty – patrz poniżej). Przycisk CZYŚĆ kasuje za- wartość pola. Generowanie numeru karty  Jeśli w danej bibliotece karty drukowane są przy zapisie (lub standardem jest wypo- życzanie bez karty), zamiast wpisać numery klikamy przycisk GENERUJ. System auto- matycznie wprowadzi wtedy w odpowiednie pola numery wygenerowane i przydzie- lone danemu czytelnikowi. Przycisku tego należy również użyć, jeśli czytelnik posiada tylko kartę MIFARE i nie otrzymał standardowej karty bibliotecznej. W tej sytuacji, karta taka oczywiście nie będzie drukowana, ale „wirtualny” numer jest potrzebny dla optymalnej obsługi konta. 18

Wydrukowanie tego numeru na drukarce termicznej umożliwia przycisk WWW. Na wydruku podany może być adres strony internetowej biblioteki (adres podajemy w module Administracja w zakładce Inne ustawienia) Dodatkowe wydłużanie standardowego okresu wypożyczeń  możliwe jest również wydłużenie dla danego czytelnika (poprzez zaznaczenie opcji Dłużej A lub Dłużej B - standardowego okresu, na który wypożyczane są pozycje (patrz rozdział 2.2). Zmiana to powinna zostać wprowadzona przed wprowadze- niem/zmodyfikowaniem danych czytelnika. Wydruk karty czytelniczej Jeśli w danej bibliotece karty czytelnika drukowane są przy zapisie klikamy teraz przycisk KARTĘ CZYTELNIKA (układ drukowanych elementów ustawiamy w module Admini- stracja – patrz rozdział 6.1.5). Decyzję potwierdzamy w okienku, które wyświetli się po chwili. 19

Karta wydrukowana z Systemu Bibliotecz- nego Mateusz. Pozostałe informacje Jeżeli okazało się, że czytelnik ma już swojego „sobowtóra” w bazie, istnieje możli- wość skasowania ostatnio wprowadzonego zapisu. Opcja ta jest dostępna dla użytkowni- ków 3 i 4 poziomu (pod warunkiem, że nie dokonaliśmy jeszcze aktualizacji i błędne dane nie zostały rozesłane po placówkach – tylko wtedy przycisk KASUJ jest aktywny). Istnieje również możliwość ustawienia w zakładce Administracja dostępności tego opcji niezależ- nie od stanu aktualizacji, dla wszystkich kont, na które nie są aktualnie wypożyczone żadne pozycje (patrz rozdział 6.1.9). Po jego kliknięciu wyświetli się okienko, w którym potwierdzamy decyzję. Na życzenie czytelnika można dodatkowo wydrukować jego dane przechowywane w bazie komputerowej Biblioteki. 20

Wydruk na żądanie danych Po wybraniu przycisku DRUKUJ czytelnika przechowywanych wyświetli się okienko, w którym w bazie komputerowej Biblio- wybieramy drukarkę termiczną teki. lub standardową. Tak wygląda wydruk z danymi. Jeśli operacja wprowadzania danych nowego czytelnika musi zostać na chwilę przerwana (przed momentem przypisania mu karty bibliotecznej), z powodu konieczności wykonania innej operacji, można zapisać już wprowadzone dane do tymczasowego schowka. W tym celu klikamy odpowiednią ikonkę znajdującą się na dole ekranu. Dokończenie zapisu danej osoby możliwe jest po kliknięciu przycisku NOWY i na- stępnie ikonki odczytującej zawartość schowka. Po chwili wprowadzone wcześniej (i zapi- sane w schowku) dane wyświetlą się w odpowiednich polach (nie ma więc potrzeby ich ponownego wprowadzania). 21

2.1.2. Zmiana danych czytelnika Możliwa jest również korekta/modyfikacja danych już zapisanych czytelników. W tym celu należy odnaleźć dane właściwej osoby (patrz rozdział 2.3) i następnie w odpo- wiednim polu wprowadzić poprawki. Zmiana danych w polu Data urodzenia wymaga szczególnej ostrożności, dlatego niezbędne jest ich wcześniejsze potwierdzenie przyciskiem ZMIEŃ. (Zmiany w tym polu można dokonywać tylko w przypadku osób mających kartę wydaną kartę od minimum 2 dni). Opcja ta jest aktywna tylko wtedy, jeśli nie wypełniliśmy pola PESEL. Po chwili pojawi się okienko, informujące o poprawieniu wpisu dotyczącego daty urodzenia. Również zmiana danych w polach Nazwisko oraz Imię wymaga potwierdzenia od- powiednim przyciskiem ZMIEŃ oraz przyciskiem TAK w okienku, które wyświetli się po chwili. Wprowadzone poprawki ostatecznie zatwierdzamy przyciskiem ZATWIERDŹ ZMIANY. Po chwili pojawi się okienko, informujące o poprawnym zaktualizowaniu danych czytelnika. Jeżeli dana Biblioteka drukuje przy zapisie oświadczenia to po każdej zmianie danych dotyczących Nazwiska, adresu, dodania numeru PESEL konieczne jest wymuszenie wy- druku aktualnej wersji oświadczenia. Służy do tego specjalny przycisk OŚWIADCZENIE. 22

Po jego kliknięciu lewym przyciskiem myszki wyświetli się odpowiedni komunikat oraz pole wyboru drukarki, na której powinny być przygotowane dwa „czyste” formularze (jeden otrzymuje czytelnik drugi trafia do archiwum biblioteki). Z prawej strony znajdują się przyciski umożliwiające wydruk oświadczenia lub anulowanie wydruku. Kliknięcie przycisku OŚWIADCZENIE prawym przyciskiem myszki umożliwia określenie parametrów wydruku (patrz 6.1.10.1. Ustawienia specjalne dotyczące kont czytelni- czych). Po wydrukowaniu oświadczenia w okienku Zapis / wydanie karty zmodyfikowane zostanie jego niepowtarzalne oznaczenie. UWAGA Zmienione oznaczenie oświadczenia (zawierające kolejny numer w danym dniu, dokładną datę i symbol placówki) musi być identyczne na dokumencie i w okienku Zapis/wydanie karty. 23

2.1.3. Edycja danych czytelnika niepełnoletniego Jeśli zapisywany czytelnik nie ukończył 18 lat, zamiast pola Drugi adres uaktywniają się do wypełnienia (podświetlone jasnym kolorem) pola Imię, nazwisko opiekuna, Adres opiekuna. Również jedno z pól przeznaczonych na podanie numeru telefonu zostaje po- wiązane z danymi opiekuna. Telefon opiekuna. Imię, nazwisko opiekuna. Adres opiekuna (jeżeli jest taki sam jak zapisywanego czytel- nika pole nie jest wypełniane) W przypadku zapisu czytelnika niepełnoletniego inaczej wygląda również formularz oświadczenia. 24

Przykładowy formularz z wy- drukowanymi danymi Czytelnika niepełnoletniego. Do wzoru przygotowanego przez daną biblioteką dodruko- wane zostały tylko dane oso- bowe czytelnika, jego opiekuna i oznaczenie oświadczenia. UWAGA Oznaczenie oświad- czenia (zawierające kolejny nu- mer w danym dniu, dokładną datę i symbol placówki) musi być identyczne na dokumencie i w okienku Zapis/wydanie karty. Miejsce na podpis opiekuna. 25

Jeśli pierwsza wizyta, po ukończeniu przez czytelnika 18 lat nastąpi w ciągu 400 dni od tej daty, program zasygnalizuje ten fakt specjalną uwagą. W tej sytuacji należy kliknąć przycisk EDYTUJ i przejść do modyfikacji danych tego czytelnika. Obok pola Płeć uaktywni się wtedy przycisk 18. Po jego kliknięciu wyświetli się okienko, w którym potwierdzamy fakt podpisania zobowiązania przez już pełnoletniego czytelnika. 26

Informacja o tym zostanie dopisana do uwag danego konta bibliotecznego. Jeżeli dana Biblioteka drukuje przy zapisie oświadczenia to konieczne jest wymusze- nie wydruku aktualnej wersji dokumentu dla czytelnika pełnoletniego. Służy do tego spe- cjalny przycisk Oświadczenie (jw.) 27

2.2. Rodzaj konta, kaucje i uwagi Dokonując zapisu czytelnika możemy mu przydzielić jedno z kont: ■ Standard – przydzielane większości czytelników zamieszkałych na terenie danej miejscowości. ■ Wydłużone – dla wybranych czytelników. W porównaniu z normalnych kontem, na konto wydłużone można wypożyczyć pozycje mające dostępność 0 dni. Wydłużony jest również czas, na który możemy wypożyczać pozycje o dostępności 30 dni. Inne różnice np. czas włączenia blokady automatycznej dla tego konta możemy nieza- leżnie ustawiać z poziomu “Administracji”. ■ Pracownicze – każdą pozycję możemy wypożyczyć na min. 30 dni. Kaucja dla po- zycji wartościowych wynosi zawsze 0 zł. ■ Gość 1 – dla czytelnika niezameldowanego w danej miejscowości. Na to konto można wypożyczyć jedną pozycję (jeśli dana instytucja pobiera kaucje od tej grupy czytelników, należy pobrać jedną stawkę kaucji zwrotnej. Kwota kaucji ustawiana jest z poziomu “Administracji”). ■ Gość 2 – jw. Można wypożyczyć dwie pozycje. ■ Gość 3 – jw. Można wypożyczyć trzy pozycje. ■ Gość 4 – jw. Można wypożyczyć cztery pozycje ■ Gość 5 – jw. Można wypożyczyć pięć pozycji. ■ Internauta – konto uprawnia tylko do korzystania z internetu, nie można osobie z takim kontem wypożyczyć ani jednej pozycji. Konta typu Gość (1-5) posiadają także dodatkowe ograniczenie. Jeżeli dana pozycja może być standardowo wypożyczana na okres dłuższy niż 30 dni, termin zwrotu zostanie zredu- kowany do 30 dni. 28

■ Istnieje także dodatkowa możliwość zwiększenia standardowego okresu, na który dany czytelnik wypożycza dokumenty. Opcja ta może być włączona (poprzez kliknięcie wybranego znacznika) dla każdego rodzaju konta. Modyfikacje ta nie do- tyczą sytuacji, w których na daną pozycję są rezerwacje. ■ Dłużej A – standardowy okres wypożyczenia zwiększony jest o wartość podaną dla parametru Dłużej A w zakładce Blokady modułu Administracja (patrz 6.1.12. Blo- kady). ■ Dłużej B – standardowy okres wypożyczenia zwiększony jest o wartość podaną dla parametru Dłużej B w zakładce Blokady modułu Administracja (patrz 6.1.12. Blo- kady). Podczas wypożyczania program sygnalizuje fakt przełączania okresów wypożycza- nia (Dłuższy okres wypożyczeń – A, Dłuższy okres wypożyczeń – B). 29

2.2.1. Termin ważności konta Konto biblioteczne może mieć ustawiony termin ważności. W tym celu urucha- miamy znacznikiem panel Ograniczona ważność. Następnie z rozwijanej listy wybieramy termin, o który chcemy przedłużyć ważność konta. Rozwijana lista wartości pojawia się (uzupełnia) po wprowadzeniu w module Admi- nistracja, w zakładce kary, opłaty kwot odpowiadających opłacie za wybrany okres (patrz 6.1.14). Decyzję potwierdzamy przyciskiem PRZEDŁUŻ O. 30

Następnie decydujemy czy pobieramy opłatę za przedłużenie ważności konta. Od- powiednie pokwitowanie zostanie wydrukowane na drukarce termicznej. Można również przedłużyć ważność konta o dowolny termin. W tym celu klikamy przycisk dni i następnie wybieramy właściwą datę z kalendarza. Decyzje potwierdzamy przyciskiem PRZEDŁUŻ. 31

Kolor granicznej daty (ważności konta) ulega zmianie wraz z jej osiągnięciem, prze- kroczeniem. W module wypożyczania jest również wyświetlana belka informacyjna. 32

2.2.2. Kaucje Pobieranie i zwracanie kaucji (kaucja czytelnicza i kaucja za cenną pozycję) musi być odnotowane w systemie. Możliwe jest to z poziomu modułu Wypożyczanie oraz Czytelnicy. W module Czytelnicy należy kliknąć przycisk KASA. Aktualny stan rozliczeń danego czytelnika z biblioteką widoczny jest w polu obok. Po chwili wyświetli się okienko rozliczeń. W kolumnach Data, Operacja, Kwota, Ope- rator, Nr kwitariusza odnotowane są rozliczenia z danym czytelnikiem. Z rozwijanej listy na dole okienka należy wybrać rodzaj operacji i następnie w polu poniżej wpisać właściwą kwotę. Operację potwierdzamy przyciskiem WYKONAJ. Po chwili wprowadzona wartość dopisze się do okienka rozliczeń i wydrukowane zo- stanie odpowiednie pokwitowanie dla czytelnika, (jeśli jest zainstalowana drukarka ter- 33

miczna). Możemy zamknąć okienko (przycisk ANULUJ), jeśli jest taka potrzeba, bądź odno- tować wpłatę następnej kaucji. Wybranie opcji zwrotu kaucji spowoduje odjęcie podanej sumy stanu rozliczeń danego czytelnika z biblioteką. Dla użytkowników 3 i 4 poziomu (kierownik i administrator) aktywny jest dodatkowo przycisk DOPISZ. 34

Jego kliknięcie umożliwia dopisanie informacji o pobraniu kaucji przy odręcznym wy- pisaniu pokwitowania. Dodatkowo należy wybrać właściwą datę przeprowadzenie tej ope- racji. Następnie wybieramy operację oraz wysokość kwoty i potwierdzamy przyciskiem WY- KONAJ. W okienku rozliczeń pojawi się nowy wiersz z podaną w kolumnie Nr kwitariusza informacją - PAPIEROWY, Po naciśnięciu tego przycisku wyświetli się (dotycząca danego czytelnika) historia rozliczeń finansowych z biblioteką. 35

Podane zostaną informacje o dacie, rodzaju operacji, kwo- cie i numerze kwitariusza. Będzie również można zoba- czyć, kto z pracowników od- powiada za przeprowadzoną operację. 36

2.2.3. Uwagi Rubryka Uwagi widoczna jest po przesunięciu paska znajdującego się po prawej strony pola Edycja bazy czytelników. Dopisywanie uwag jest możliwe po dwukrotnym klik- nięciu myszka na polu Uwagi. Wyświetlone zostanie wtedy okienko do ich wprowadzania. W pole Edycja można wprowadzić odpowiednią (dowolną) uwagę dotyczącą danego czytelnika. Dodatkowo zdefiniowane są przyciski:  Pobrano KARĘ;  Wymiana KARTY; Po kliknięciu jednego z nich wyświetli się okienko, w którym należy wpisać właściwą kwotę. Po zatwierdzeniu program wpisze w polu Edycja odpowiednią (zależną od wybra- nego przycisku) uwagę. Przyciskiem WYCZYŚĆ można skasować zawartość tego pola. Przyciskiem DOPISZ wprowadzamy uwagę do rubryki Uwagi. Do wprowadzonego tek- stu zostanie automatycznie dopisane, kto (zalogowany operator), z jakiej placówki (symbol) i kiedy dopisał informację. 37

Uwagi te możliwe są do modyfikacji/usunięcia tylko po zalogowaniu się administra- tora programu. Wyświetli się wtedy dodatkowy przycisk EDYTUJ, którego klikniecie pozwala na ingerencję w treść zapisanych uwag (wymagane jest również późniejsze kliknięcie przy- cisku ZATWIERDŹ ZMIANY). Uwagi wprowadzone z użyciem przycisków POBRANO KARĘ i WYMIANA KARTY spowodują wydrukowanie, (jeśli jest zainstalowana drukarka termiczna) odpowiedniego pokwitowania dla czytelnika. Jednocześnie odpowiednie wartości dodane zostaną do Zestawienia wysta- wionych pokwitowań. 38

39

2.3. Wyszukiwanie w bazie czytelników Program umożliwia szczegółowe przeszukiwanie bazy czytelników. W tym celu na- leży wybrać z rozwijanej listy w polu w kategoria właściwe kryterium oraz (jeśli jest aktywne) wypełnić pole Szukamy. Następnie należy kliknąć przycisk SZUKAJ. Jeśli pole Szukamy nie zostanie wypełnione, wyświetli się pełna lista czytelników mieszczących się w wybranej ka- tegorii. Standardowe kategorie wyszukiwawcze:  Nazwisko (jeśli przed wpisaniem imienia wstawimy spację, wynikiem będzie lista czytelników o podanym imieniu. Podobny efekt osiągniemy umieszczając przed imieniem znak „%” - znak ten może również zastąpić dowolny ciąg liter),  PESEL,  Uczący się w (klasie, szkole) – przy wyborze tego kryterium uaktywni się okienko, w którym można wybrać rodzaj szkoły,  Data urodzenia (podczas wyszukiwania możemy stosować operatory porównania : „<” „>”, „=”, „<=”, <>=”),  Rok urodzenia,  Miasto,  Ulica,  Telefon,  Numer karty bibliotecznej,  Posługiwał się kartami (PIN karty unieważnionej wyświetlany jest w polu „Edycja bazy czytelników” pod uwagami), 40

 PIN (karty bibliotecznej) – należy wpisać z klawiatury,  Tekst w uwagach, Znajdujące się obok pola Szukamy klawisze N, P, Nr umożliwiają szybkie ustawienie indeksów Nazwisko, PIN, Numer karty. Dodatkowo można odszukać grupy czytelników według specjalnych kryteriów. W tym przypadku nie jest możliwe wypełnienie pola Szukamy. Wyświetla się również specjalny komunikat o tym ograniczeniu oraz dostępnej możliwości wydruku wyników. 41

Dodatkowe – grupowe kategorie wyszukiwawcze:  Ostatnio wprowadzeni (lista zawiera 100 ostatnio wprowadzonych nazwisk posor- towanych malejąco wg daty zapisu),  Blokada PROGRAMOWA (lista osób, którym program automatycznie zablokował konta na skutek przetrzymania pozycji (parametry blokady edytowane z poziomu ADMINISTRACJI przez uprawnioną osobę),  Blokada WEB (czytelnicy, którzy mogą wypożyczać książki, kasety, lecz nie mogą korzystać z internetu),  Blokada RĘCZNA (wyświetla nazwiska czytelników, których konta zostały zablo- kowane przez operatora),  Blokada SKONTRUM,  Nieściągalni - 9 monitów,  Z kontem GOŚĆ,  Z kontem WYDŁUŻONE,  Z kontem PRACOWNICZE,  Z kontem INTERNAUTA,  Uprzywilejowani DŁUŻEJ A,  Uprzywilejowani DŁUŻEJ B,  Dubelty – scalanie,  Dubelty (bez daty) scalanie. Listę będącą wynikiem takiego wyszukiwania (posortowaną alfabetycznie) można wydrukować klikając przycisk DRUKUJ (opcja dostępna dla administratora, kierownika i ope- ratorów z nadanymi prawami – patrz rozdział 6.1.9). Po chwili pojawi się okienko, w którym potwierdzamy decyzję. 42

„Wydrukowana lista „Nieściągalni – 9 monitów” W przypadku wybrania kategorii Nieściągalni – 9 monitów dostępna jest także moż- liwość przygotowania pliku zawierającego dane czytelników, który może być przydatny w „ręcznej” procedurze przygotowywania wniosków o „nieściągalnych” pozycji z kont biblio- tecznych. Po przycisku POZYCJE NIEŚCIĄGALNE program przygotuje w katalogu C:/WypMate- usz/Raporty plik w formacie *.rtf zawierający powyższe dane. 43

Aby edytować/korygować dane wybranego z listy czytelnika należy kliknąć na szary prostokąt po lewej stronie nazwiska. W polu Edycja bazy czytelników wyświetlą się wtedy jego dane. 44

2.4. Wymiana karty Pole Wymiana karty służy do zarejestrowania w systemie nowej karty i automatycz- nego anulowania ważności karty zniszczonej lub zagubionej przez czytelnika. Aby zareje- strować nową kartę należy ustawić kursor w rubryce Pin, oraz sczytać czytnikiem kod kre- skowy z nowej karty. W polu powyżej należy wpisać jej numer bez zer początkowych, na- stępnie należy kliknąć na przycisk ZATWIERDŹ. Wymiana karty MIFARE wymaga wcześniejszego kliknięcia przycisku CZYŚĆ, i sczy- tania nowej wartości do pola Numer seryjny MIFARE, oraz oczywiście zatwierdzenia zmian. Po chwili pojawi się okienko, w którym potwierdzamy decyzję. Nowa karta zostaje zarejestrowana w systemie. Wszelkie operacje zostają przepisane na nową kartę. 45

Jeśli dana biblioteka sama drukuje karty czytelników, wymiana karty przebiega ina- czej. Najpierw należy kliknąć przycisk GENERUJ i po zatwierdzeniu zmian wydrukować nową kartę (przyciskiem KARTĘ CZYTELNIKA). PIN karty anulowanej zostanie automatycznie wpisany do rubryki Posługiwał się kartami. Rubryka ta jest widoczna na ekranie po przesunięciu paska znajdującego się po prawej stronie pola Edycja bazy czytelników. 2.5. Pola Wydanie karty i Zapis Pola wypełniane są automatycznie. W przypadku nowego czytelnika oba pola (Wy- danie karty i Zapis) wyświetlają bieżącą datę. Pole Kartę wydała zawiera symbol placówki wydającej kartę. 46

2.6. Ponowienie Pole wypełniane jest automatycznie. Z chwilą dokonania pierwszego w roku wypoży- czenia w danej placówce, w odpowiedniej rubryce pojawia się data bieżąca. Zastosowanie tego rozwiązania eliminuje konieczność przerejestrowywania czytelników w nowym roku. Sczytanie karty czytelnika nieprolongowanego w żadnej z placówek jest sygnalizo- wane pulsującą czerwoną kropką. 47