การใช้งานโปรแกรมSmartBiz

บทที่ 1 ประโยชน์ของการใช้ซอฟทแ์ วรอ์ ีอารพ์ ี และ ภาพรวมการทางานของ Smartbiz Accounting และ Payroll 1. ซอฟทแ์ วรอ์ ีอารพ์ ี คืออะไร มีประโยชน์อยา่ งไร ? ปัจจบุ นั เราจะเหน็ ว่าในองคก์ รขนาดใหญ่ มกี ารนาออี ารพ์ ซี อฟทแ์ วรม์ าใชง้ าน เพ่อื บรหิ ารทรพั ยากรขององคก์ รใหเ้ กดิ ประโยชน์มากทส่ี ดุ แลว้ ERP Software น้คี อื อะไร และมี ประโยชน์อยา่ งไรบา้ ง ? ความหมายของการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รจากวบ็ ไซต์ www.whatiserp.net โดย ขยายความจากคาเตม็ ของ Enterprise Resource Planning (ERP) ดงั น้ี Enterprise หมายถงึ ขอบเขตของกระบวนการดาเนินธุรกจิ แมว้ า่ โดยทวั่ ไปคาว่า Enterprise จะหมายถงึ องคก์ ร ขนาดใหญ่ แต่ในทน่ี ้มี ไิ ดห้ มายถงึ ตวั องคก์ รโดยเน้นทข่ี นาด เน่อื งจาก ปัจจบุ นั น้กี ารวางแผน ทรพั ยากรองคก์ รไดถ้ ูกนามาใชใ้ นองคก์ รทกุ ระดบั และกระบวนการดาเนินธุรกจิ ในปัจจบุ นั ได้ ขยายขอบเขตออกไปนอกองคก์ รทางนิตนิ ยั แลว้ Resource Planning หมายถงึ ความสามารถ ของระบบในการนามาใชใ้ นการวางแผนการ ใชท้ รพั ยากร โดยครอบคลมุ ทรพั ยากรทใ่ี ชใ้ นทกุ กระบวนการดาเนนิ ธุรกจิ เชน่ สนิ คา้ อาคาร อุปกรณ์ เครอ่ื งจกั ร พนกั งาน คคู่ า้ เป็นตน้ โดย การนาการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รน้มี าใชใ้ นการกาหนด แผนงานจากฐานขอ้ มลู ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง กบั ทรพั ยากรทงั้ หลายเหลา่ นนั้ เพ่อื การใชป้ ระโยชน์อยา่ งบงั เกดิ ผล และมปี ระสทิ ธภิ าพ การ วางแผนทรพั ยากรองคก์ ร จงึ เป็นระบบทม่ี ลี กั ษณะดงั น้ี “ เป็นระบบงานทางดา้ นคอมพวิ เตอรท์ ่ี ครอบคลุมทวั่ ทงั้ องคก์ ร ใชใ้ นการจดั การทรพั ยากร และสารสนเทศทงั้ หมดขององคก์ ร สาหรบั ทกุ ๆ หน้าทใ่ี นองคก์ ร โดยเป็นการทางานท่ี แบ่งปันขอ้ มลู รว่ มกนั “ เป็นโครงสรา้ งพน้ื ฐาน ทางดา้ นซอฟตแ์ วรข์ ององคก์ รแบบบรู ณาการ เพ่อื สนบั สนุน กระบวนการในการดาเนนิ ธรุ กจิ ทงั้ หมดขององคก์ ร “ เป็นระบบทก่ี ล่าวถงึ การมององคก์ รและสว่ นต่างๆ ภายในองคก์ รแบบองค์ รวมมากกวา่ เป็นแบบแยกส่วนกนั ประโยชน์ของการวางแผนทรพั ยากรองคก์ ร การวางแผนทรพั ยากรองคก์ รถูก นามาใชเ้ พ่อื ประโยชน์ในดา้ นต่างๆ โดยเหตุผลทผ่ี บู้ รหิ าร เลอื กใชก้ ารวางแผนทรพั ยากรองคก์ ร มกั จะเป็นประโยชน์ดงั น้ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 1

“ การบรู ณาการขอ้ มลู ทางการเงนิ ขององคก์ ร เพ่อื ใหผ้ บู้ รหิ ารเขา้ ใจภาพรวมของฐานะทาง การเงนิ และผลการดาเนนิ งานขององคก์ ร ชว่ ยใหก้ ารตดั สนิ ใจของผบู้ รหิ ารเป็นไปดว้ ยความ รวดเรว็ บนฐานขอ้ มลู กลางชุดเดยี วกนั ทกุ ฝ่าย “ การบรู ณาการฐานขอ้ มลู เพ่อื ใชใ้ นการปฏบิ ตั งิ านทงั้ องคก์ ร โดยผใู้ ชร้ ะบบการวางแผน ทรพั ยากรองคก์ รทุกฝ่ายจะสามารถแบ่งปันขอ้ มลู กนั ได้ และเป็นขอ้ มลู ทท่ี นั สมยั จงึ ชว่ ยให้ สามารถทางานไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ เชน่ กรณกี ารรบั คาสงั่ ซอ้ื จากลกู คา้ จะตอ้ งมกี ารเกบ็ ฐานขอ้ มลู ลกู คา้ พรอ้ มทอ่ี ยใู่ นการจดั สง่ เมอ่ื ผา่ นกระบวนการออกใบรบั คาสงั่ ซอ้ื แลว้ ฝ่าย คลงั สนิ คา้ กต็ อ้ งการใชข้ อ้ มลู การสงั่ ซอ้ื ในการเตรยี มการสง่ ของ ฝ่ายจดั ส่งกต็ อ้ งการขอ้ มลู ทอ่ี ยู่ ของลกู คา้ ในการจดั สง่ และฝ่าย บญั ชลี กู หน้ตี อ้ งใชฐ้ านขอ้ มลู ลกู คา้ ในการดาเนินการเกบ็ เงนิ เชน่ กนั ซง่ึ การแบ่งปันฐานขอ้ มลู ลกู คา้ กจ็ ะทาใหเ้ กดิ ประสทิ ธภิ าพ ลดความผดิ พลาด และ ตรวจสอบได้ “ การเพม่ิ ความรวดเรว็ ในการผลติ โดยเฉพาะกจิ การโรงงาน ตอ้ งการผลติ สนิ คา้ ใหต้ รงตาม ความตอ้ งการของลกู คา้ ใหท้ นั เวลาในตน้ ทุนทแ่ี ขง่ ขนั ได้ จากประสทิ ธภิ าพการผลติ การลดการ สญู เสยี และการจดั ซอ้ื ทม่ี ปี ระสทิ ธภิ าพ การนาการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รมาใชจ้ ะทาใหเ้ กดิ การทางานทเ่ี ป็นมาตรฐานเดยี วกนั จะช่วยใหก้ ารวางแผนการผลติ เป็นไปไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ และ สามารถทาใหก้ ระบวนการการผลติ สามารถสง่ ต่อกนั ไดอ้ ยา่ งไหลลน่ื เป็นการเพม่ิ ผลติ ผล เพมิ่ ประสทิ ธภิ าพ ลดค่าโสหยุ้ ลดความ สญู เสยี (waste) และสง่ มอบสนิ คา้ ไดท้ นั ตามกาหนด “ การลดปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั จากการนาการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รมาใชใ้ นการวาง แผนการผลติ จะชว่ ยใหก้ ารวางแผนการจดั ซอ้ื วตั ถุดบิ และแผนการใชเ้ ครอ่ื งจกั รสอดคลอ้ ง ประสานกนั ทาใหส้ ามารถลดรกั ษาปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ( safety stock) ลงไดอ้ ยา่ งมาก ทงั้ สนิ คา้ สาเรจ็ รปู วตั ถุดบิ และงานระหวา่ งทาแต่ยงั สามารถสง่ มอบสนิ คา้ ไดต้ ามกาหนดมากขน้ึ การลดปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ทาให้ ลดตน้ ทุนทางการเงนิ และลดตน้ ทนุ จากการสญู เสยี ในระบบ ทงั้ หมด เช่น ตน้ ทนุ ทางดา้ นการเงนิ ของการ รกั ษาปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ในระดบั สงู ลดการ สญู เสยี จากสนิ คา้ หมดอายุ หรอื ลา้ สมยั หรอื การเชา่ คลงั สนิ คา้ รวมทงั้ ลดโอกาสจากการ โจรกรรมอกี ดว้ ย ซง่ึ ตน้ ุทนเหล่าน้ี ไมเ่ พยี งเป็นตน้ ทุนทส่ี งู เท่านนั้ แต่ ถอื เป็นปัจจยั สาคญั ท่ี กระทบต่อความสามารถในการแขง่ ขนั ของกจิ การต่างๆ จานวนไมน่ ้อย “ การบรหิ ารผลตอบแทนพนกั งาน การวดั ผลประกอบการและการจดั สรรผลประโยชน์ของ ศนู ย์ รบั ผดิ ชอบ ( responsibility center) หรอื หน่วยธรุ กจิ อยา่ งเป็นระบบ จะช่วยขจดั ปัญหาการ สอ่ื สาร ระหว่างองคก์ รกบั พนกั งานลงได้ ------------------------------ ทม่ี า ‘สมควร วานชิ สมั พนั ธ์, ชดุ วชิ า 99701 ธุรกจิ อเิ ลก็ ทรอนิกสแ์ ละการประยุกต์ หน่วยท่ี 7 การวางแผนทรพั ยากร องคก์ ร: มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช 2 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ในทน่ี ้ี ขอยกตวั อยา่ ง FORMULA ERP ซง่ึ เป็น ออี ารพ์ ซี อฟทแ์ วรพ์ ฒั นาโดยคนไทย ทางานได้ หลาย Platform ,Multi OS , Multi DBMS มกี ารพฒั นาต่อเน่อื ง ตงั้ แต่ Filebase , Client/server และ Cloud , ซอฟทแ์ วร์ Formula ERP ประกอบดว้ ย ระบบต่างๆ ดงั น้ี 1. ซอฟทแ์ วร์ บญั ชกี ารเงนิ ( ในภาพจะเขยี นว่า Back Office ) ซง่ึ มี 8 ระบบหลกั 2. ซอฟทแ์ วรก์ ารผลติ MRP ใชใ้ นการบรหิ ารความตอ้ งการวตั ถุดบิ เชน่ FORMULA MRP , Smartbiz MRP 3. ซอฟทแ์ วรบ์ รหิ ารทรพั ยากรบคุ คล HRM ประกอบดว้ ย 3 ระบบหลกั ๆคอื 1. ซอฟทแ์ วรเ์ งนิ เดอื น Payroll เชน่ Formula Payroll , Smartbiz Payroll 2. ซอฟทแ์ วรบ์ นั ทกึ เวลาทางาน Time Attendant เช่น Formula TA 3. ซอฟทแ์ วรบ์ รหิ ารงานบคุ คล HRM เชน่ Formula HRM 4. ซอฟทแ์ วร์ Business Intelligence หรอื BI เชน่ Formula BI ,Smartbiz BI นอกจากน้ี กย็ งั มี ซอฟทแ์ วรเ์ ฉพาะธรุ กจิ เช่น Point of Sale (POS) , FORMULA BOQ , ซอฟทแ์ วรบ์ รหิ ารความสมั พนั ธล์ กู คา้ CRM , ซอฟทแ์ วรท์ ใ่ี ชง้ านกบั Mobile device ต่างๆ เช่น Mobile Approve , ซอฟทแ์ วร์ MRPII เพอ่ื บรหิ ารการผลติ ขนาดใหญ่ และ Cloud ERP เป็นตน้ มกี ารเชอ่ื มต่อกบั หน่วยงานราชการ เช่น สง่ ขอ้ มลู งบการเงนิ e-Filing ใหก้ บั กรมพฒั นาธุรกจิ การคา้ , รองรบั การทา e-Payment มาตรฐานกลาง IS0 20022 ของธนาคารแห่งประเทศไทย , การยน่ื ภาษใี หก้ บั กรมสรรพากร , การนาสง่ เงนิ สมทบใหก้ บั สานกั งานประกนั สงั คม เป็นตน้ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 3

ในหนงั สอื เล่มน้ี จะกลา่ วเพยี งบางสว่ นของออี ารพ์ ซี อฟทแ์ วร์ คอื 1. ซอฟทแ์ วรบ์ ญั ชกี ารเงนิ ( Accounting & Financial ) 2. ซอฟทแ์ วรเ์ งนิ เดอื น ( Payroll ) 3. ซอฟทแ์ วรส์ รา้ งรายงานอจั ฉรยิ ะ ( Business Intelligence ) ทงั้ น้ี จะไมไ่ ดพ้ ดู ถงึ ซอฟทแ์ วรก์ ารผลติ ซง่ึ มอี ยใุ่ นชดุ โปรแกรม Smartbiz All และ Smartbiz BOQ สาหรบั ธรุ กจิ ก่อสรา้ ง ซง่ึ อยใู่ นชดุ ตดิ ตงั้ เดยี วกนั การนาซอฟทแ์ วรบ์ ญั ชกี ารเงนิ มาใชใ้ นองคก์ ร กเ็ พอ่ื สนบั สนุนในการทางาน 3 ดา้ นหลกั ๆ คอื 1. ใชส้ นบั สนุนการปฏบิ ตั งิ านประจาวนั เช่น รายงานสนิ คา้ คงเหลอื ซง่ึ นามาใชพ้ จิ ารณาการ สงั่ ซอ้ื หรอื รายงานยอดขายสนิ คา้ ทส่ี ามารถนามาใชต้ ดั สนิ ใจในการสง่ เสรมิ การขาย 2. เป็นการใหข้ อ้ มลู สาหรบั ผบู้ รหิ ารเพ่อื ใชใ้ นการวเิ คราะห์ วางแผน และ ตดั สนิ ใจ เช่น การ วเิ คราะหย์ อดขายเพ่อื หาแนวโน้มของตลาด ,การวเิ คราะหต์ น้ ทนุ เพอ่ื การบรหิ ารจดั การ ตน้ ทุน 3. เป็นการใหข้ อ้ มลู พน้ื ฐานตามกฎหมายแก่ผใู้ ชภ้ ายนอก เชน่ รายงานทางการเงนิ , งบ กระแสเงนิ สด 2. ภาพรวมและความสามารถโดยยอ่ ของโปรแกรม Smartbiz Accounting , Business Intelligence และ Payroll ในหนงั สอื น้ี จะพดู ถงึ การทางานของ ระบบบญั ชีการเงิน และ ระบบเงินเดือน โดยองิ จาก โปรแกรม Smartbiz All ซง่ึ ประกอบดว้ ย 3 โปรแกรม คอื 1.โปรแกรมบญั ชกี ารเงนิ Smartbiz Accounting และ Business Intelligence 2.โปรแกรมเงนิ เดอื น Smartbiz Payroll 3.โปรแกรมการผลติ Smartbiz MRP โปรแกรมบญั ชี Smartbiz Accounting สามารถทางานรว่ มกบั โปรแกรม Smartbiz DBD Connect ซง่ึ เป็นโปรแกรมใชจ้ ดั ทางบการเงนิ สาหรบั Auditor และสง่ งบการเงนิ ทต่ี รวจสอบแลว้ เป็น e-Filing เพอ่ื ใชน้ าสง่ งบการเงนิ ใหก้ รมพฒั นาธุรกจิ การคา้ โดยไมต่ อ้ งกรอกแบบฟอรม์ เหมอื นแบบก่อน ** Smartbiz DBD Connect ไดร้ บั รางวลั “ นวตั กรรมเชอื่ มโยงระบบบญั ชกี บั ระบบการนาส่งงบ การเงนิ ผา่ นอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (DBD e- filing) 4 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

Smartbiz กรมพฒั นาธุรกจิ การค้า DBD Connect e - Filing โปรแกรมบญชี Smartbiz Accounting ประกอบดว้ ยระบบหลกั และระบบสนบั สนุน ดงั น้ี 1.ระบบซอ้ื และวเิ คราะหซ์ อ้ื ( Purchase Order system ) : PO 2.ระบบเจา้ หน้ี และวเิ คราะหห์ น้ี ( Account Payable system ) : AP 3.ระบบขายและวเิ คราะหข์ าย ( Sale Order system ) : SO 4.ระบบลกู หน้ี และวเิ คราะหห์ น้ี ( Account Receivable system ) : AR 5.ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั ( Inventory Control system ) : IC 6.ระบบเชค็ และรายการธนาคาร ( Cheque and Bank transaction system ) : CQ 7.ระบบบญั ชแี ยกประเภท ( General Ledger system ) : GL 8.ระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละคา่ เสอ่ื มราคาสนิ ทรพั ย์ ( Fixed Assets and Depreciation system) : FA 9.ระบบเงนิ ทดรองจา่ ย ( Cash Advance system) : AC 10.ระบบเงนิ สดยอ่ ย ( Petty Cash system ) : PE 11. ระบบบารงุ รกั ษาขอ้ มลู ( Maintenance system ) 12. ระบบรกั ษาความปลอดภยั ( Security system ) 13. กาหนดโครงสรา้ งองคก์ ร และแกไ้ ขคุณสมบตั ิ ( Organization structure andConfiguration) คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 5

นอกจากน้ี ยงั มคี วามสามารถอ่นื ๆ ทเ่ี พมิ่ จากงานบญั ชโี ดยทวั่ ไป รองรบั การทางาน ในยคุ ใหม่ เช่น Cloud Report เพ่อื ใชด้ รู ายงานวเิ คราะหข์ าย ” ซอ้ื ” ลกู หน้ี ” เจา้ หน้ี มากถงึ 10 กว่ารายงาน ผ่าน Smartphone ไดท้ นั ที , Mobile Approve ใช้ Approve เอกสารผา่ น Smartphone และยงั รองรบั การทางานรว่ มกบั Smartbiz auditor เพ่อื สง่ งบการเงนิ e-Filing ตาม format ของกรมพฒั นาธรุ กจิ การคา้ ไดท้ นั ที , Business Intelligence ใชท้ ากราฟ ออกแบบ รายงานสาหรบั ผบู้ รหิ าร ,Work Flow Designer เพ่อื วางระบบบญั ชี ชว่ ยใหท้ างานไดค้ รบตาม ขนั้ ตอนลดการเรยี นรขุ้ องพนกั งานเขา้ ใหมเ่ ป็นตน้ 2.1 ความสามารถโดยรวมของ Smartbiz Accounting และ Business Intelligence 1. เลอื กเขา้ เมนูได้ 4 วธิ ี คอื เขา้ ตาม WorkFlow มาตรฐาน , เขา้ ตาม My Workflow ท่ี ออกแบบเอง , เขา้ ตาม list เมนู หรอื shortcut เขา้ เมนูอยา่ งรวดเรว็ ดว้ ยรหสั เมนู ภาพแสดง หน้าจอการเขา้ ดว้ ย Work Flow ทโ่ี ปรแกรมเตรยี มให้ ภาพแสดง การเขา้ แบบ short cut โดยใช้ รหสั เมนู ในการคน้ หา 6 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. ออกแบบ WorkFlow เองไดไ้ มจ่ ากดั และ ออกแบบ WorkFlow ไดห้ ลาย level เชน่ Flow หลกั flow ยอ่ ย , สาหรบั องคก์ รทม่ี กี าร turn over ของพนกั งานสงู การมี My workflow จะช่วย ลดการเรยี นรขู้ องพนกั งานใหม่ ทาใหพ้ นกั งานใหมส่ ามารถทางานตามขนั้ ตอนทถ่ี กู ตอ้ งได้ โดย เดนิ ตาม My workflow ทว่ี างระบบเอาไว้ 3. มี Operational Business intelligence ทาใหส้ ามารถเรยี กดรู ายงานวเิ คราะหไ์ ดท้ นั ที หลงั จากการบนั ทกึ รายการคา้ เขา้ ไปในระบบ สามารถสรา้ งรายงานในรปู แบบกราฟ chart ต่างๆ อยา่ งสวยงาม , ออกแบบรายงานเองได้ โดยเลอื กฟิลดท์ จ่ี ะมาออกรายงาน จดั ตาแหน่ง row ,column หลาย level รวมถงึ การ drilldown ดขู อ้ มลู ในรายงานทอ่ี อกแบบ ภาพแสดงการเลอื กฟิลหดท์ จ่ี ะใหแ้ สดง เมอ่ื Drill down ดุขอ้ มลู ทส่ี นใจ ภาพแสดงรายงานทอ่ี อกแบบไวแ้ ละทา HighLight ขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการใหเ้ หน็ ชดั เจน ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 7

4. รองรบั การทา Mobile Approve เพอ่ื ส่งรายการขอ approve เอกสารผ่านมอื ถอื เชน่ Sale Order , Purchase Order , Quotaion , Purchase Request ใหผ้ บู้ รหิ ารเพอ่ื ทาการอนุมตั ผิ า่ น มอื ถอื ไดส้ ะดวก โดยทผ่ี บู้ รหิ ารหรอื เจา้ ของ ไมต่ อ้ งเดนิ ทางมาoffice ใหเ้ สยี เวลา สามารถ ทางานทไ่ี หนกไ็ ด้ เวลาใดกไ็ ด้ ( Anywhere Anytime) 8 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

5. รองรบั การทางานยคุ ใหม่ Cloud Computing โดยตงั้ เวลาในการ upload และ import ไดอ้ ตั โนมต้ ดิ ว้ ย Crystal Cloud Upload ทแ่ี ถมมาใหฟ้ รกี บั Smartbiz Accounting คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 9

ภาพแสดงรายงานทไ่ี ดจ้ าก Cloud Report application โดยใช้ Smartphone 6. เชอ่ื มต่อกบั Smartbiz DBD Connect เพ่อื ทา Audit และสง่ e-Filing ใหก้ บั กรม พฒั นาธรุ กจิ การคา้ ไดท้ นั ที หน้าจอแสดงการส่งงบการเงนิ เป็น e-Filing จาก Smartbiz DBD Connect ใหก้ บั กรมพฒั นาธุรกจิ การคา้ 10 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

7. รองรบั การซอ้ื ” ขาย ” รบั ชาระหน้ี-จา่ ยชาระหน้ใี นสกุลเงนิ ต่างประเทศได้ (Multi Currency) และการทา Revalue เพ่อื รบั รู้ กาไร-ขาดทุนจากอตั ราแลกเปลย่ี น ณ สน้ิ งวดบญั ชไี ด้ 8. รองรบั การบนั ทึกรายการแบบ MANY TO MANY ซง่ึ เหนอื ชนั้ กว่าซอฟทแ์ วรท์ เ่ี พง่ิ จะเรม่ิ  ซง่ึ มกั ใหร้ ะบบทาได้เพยี งแค่ ONE TO MANY หรอื MANY TO ONE 9. กาหนดสทิ ธไิ ์ ดห้ ลายระดบั เช่น ตามโครงสรา้ งองคก์ ร ,ตามตาแหน่งงาน หรอื กาหนดสทิ ธิ ์ ระดบั ฟิลดส์ าหรบั ฟิลดท์ ส่ี าคญั อาทิ ตน้ ทุนสนิ คา้ ,สทิ ธใิ ์ นการApproveเอกสาร 10. สามารถกาหนดสทิ ธกิ ์ ารใชง้ านโดยเหน็ ภาพรวมทงั้ หมดทเ่ี คยกาหนดสทิ ธเิ ์อาไวแ้ ละ พมิ พอ์ อกมาตรวจสอบได้ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 11

11. สามารถคานวณตน้ ทุนไดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ งอยา่ งแท้จรงิ แมว้ า่ จะบนั ทึกเอกสารสลบั ลาดับ รายการหรือวนั ท่ีกต็ าม 12. สามารถเรมิ่ งานได้ทนั ทโี ดยไม่จาเป็นต้องใส่ยอดยกมาของงวดก่อน เพราะสามารถมา บนั ทกึ ภายหลงั ได้ ทาใหไ้ ม่ตอ้ งรอรวบรวมขอ้ มลู ของงวดก่อนใหค้ รบถว้ นหรอื ถกู ตอ้ งเรยี บรอ้ ยก็ สามารถเรมิ่ ระบบใหมไดท้ นั ที 13.สามารถทา ON-LINE UPDATE และON-LINE CORRECTION และเลอื กทจ่ี ะ POSTโดย อตั โนมตั เิ มอ่ื บนั ทกึ รายการ หรอื จะพกั รอไว้ตรวจสอบรายการให้ถูกตอ้ งก่อนกไ็ ด้ 12 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

14. สามารถเกบ็ ขอ้ มลู ได้ไม่จากดั ปี และพมิ พด์ ขู อ้ มลู ไดโ้ ดยทนั ที ไมต่ อ้ งยกยอดมาหรอื โอน รายการต่าง ๆ แมจ้ ะเป็นรายการขา้ มงวด โปรแกรมกจ็ ะคานวณให้อยา่ งถูกตอ้ ง เพราะการ ทางานเป็นแบบ ONLINE TRANSACTION PROCESSING แตกส็ ามารถเลอื กบนั ทกึ รายการ เป็นแบบ BATCH ไดเ้ ชน่ กนั ทาใหเ้ รม่ิ การทางานในรอบบญั ชใี หม่ไดท้ นั ที ไม่ตอ้ งโอนกลบั ไป กลบั มา และยงั เรม่ิ รอบบญั ชใี หม่ไดท้ นั ที ถงึ แมบ้ ญั ชขี องปีเก่าจะยงั ไมเรยี บร้อย 15. สามารถบนั ทกึ VOUCHER แบบ COMPOUND ENTRY (เดบติ และเครดติ กร่ี ายการกไ็ ด)้ และยงั จดั กลุ่มบญั ชี ใหย้ นั กนั เป็น VOUCHER ชดุ ๆ ไดใ้ นใบเดยี วกนั อยา่ งอตั โนมตั ิ เพอ่ื ให้ สามารถออกบญั ชรี ปู ตวั T ไดอ้ ยา่ งสมบรณู ์ และตรวจกลบั ไปยงั เอกสารตน้ ตอได้อยา่ งถกู ต้อง ตรงตามประกาศของกรมสรรพากร 16. สามารถบนั ทกึ รายการรบั สนิ ค้าเขา้ คลงั เพ่อื ขาย แลว้ จงึ ย้อนกลบั มาบนั ทกึ ตน้ ทนุ ในภาย- หลงั ได้ หรอื จะบนั ทกึ รายการขายก่ อนแลว้ จงึ ค่อยบนั ทกึ รบั สนิ คา้ เข้าคลงั (กรณที จ่ี าเป็นตอ้ ง ทางานยอ้ นหลงั ) 17. สามารถแก้ไขรหสั ทกุ อย่างได้โดยใช้เวลาเพียงเสี้ยววินาที ไมว่ า่ จะเกบ็ ขอ้ มลู มากขนาด ไหนกต็ าม ทาให้ไมเ่ สยี ขอ้ มลู ทบ่ี นั ทกึ มาแลว้ หลายๆ ปี และยงั สะดวกต่อการปรบั ระบบบญั ชี หรอื แกไ้ ขรหสั ต่างๆได้ เมอ่ื ตอ้ งการเปลย่ี นแปลงในอนาคต 18. สามารถ Load เอกสารทค่ี ลา้ ยๆ กนั มาเป็นตน้ ฉบบั ไมต่ อ้ งคยี ใ์ หมท่ กุ ครงั้ ลดเวลา ในการทางาน ภาพแสดงการ load รายการเดมิ ทค่ี ลา้ ยๆกนั มาเป็นตน้ ฉบบั ไมต่ อ้ งคยี ใ์ หมท่ งั้ หมด 13 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

19.เช่อื มโยงกบั ระบบการผลติ Smartbiz MRP สง่ และรบั ขอ้ มลู จากระบบผลติ อาทิ ส่งขอ้ มลู การขายใหร้ ะบบผลติ เพ่อื ทาการวางแผนการผลติ ล่วงหน้า , รบั ขอ้ มลู การสงั่ ซอ้ื วตั ถุดบิ ทว่ี าง แผนการผลติ ไวเ้ พอ่ื ทาการสงั่ ซอ้ื วตั ถุดบิ มาใหท้ นั กบั ทว่ี างแผน , ส่งขอ้ มลู สนิ คา้ สาเรจ็ รปู ทผ่ี ลติ เสรจ็ จากฝ่ายผลติ ใหฝ้ ่ายขาย ฯลฯ 20.เชอ่ื มโยงกบั ระบบเงนิ เดอื น Smartbiz Payroll รองรบั การบนั ทกึ บญั ชจี ากระบบเงนิ เดอื น 14 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2.2 การเช่ือมโยงกนั ระหว่างระบบ และขนั้ ตอนการทางาน Smartbiz Accounting การเชอ่ื มโยงการทางานกนั ระหวา่ งระบบต่างๆ จะไดด้ งั ภาพ การเรมิ่ ตน้ ใชง้ าน Smartbiz Accounting จะมขี นั้ ตอนการใชอ้ ยู่ 4 ขนั้ ตอนหลกั ๆ ดงั ภาพ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 15

1. การกาหนดโครงสร้างองคก์ ร ( Organization Structure ) เป็นการกาหนด รายละเอยี ดของบรษิ ทั , สานกั งานใหญ่ตงั้ อยทู่ ไ่ี หน , มฝี ่าย และแผนกใดบา้ ง นอกจากน้ี ยงั มี การกาหนดนโยบายทางบญั ชที ส่ี าคญั ซง่ึ จะกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู บรษิ ทั จะมผี ลต่อการทางาน ทงั้ บรษิ ทั เช่น ทฐ่ี านขอ้ มลู บรษิ ทั มใี หก้ าหนดวธิ กี ารบนั ทกึ บญั ชสี นิ คา้ ว่าเป็นแบบ Perpetual หรอื Periodc , กาหนดการตรี าคาสนิ คา้ สาเรจ็ รปู เป็นแบบ FIFO หรอื Avarage และกาหนดไว้ ทฐ่ี านขอ้ มลู สาขา จะมผี ลเฉพาะสาขานนั้ ๆ เน่อื งจากแต่ละสาขาอาจจะทางานแตกต่างกนั เชน่ การทางานวา่ จะเป็น แบบ Batch หรอื Online โดยกาหนดรปู แบบการ Post ของสาขานนั้ ๆ 2. การบนั ทึกฐานช้อมลู ของระบบต่างๆ ( Setup Master files ) เป็นการเตรยี ม ฐานขอ้ มลู ของระบบต่างๆ ทถ่ี ูกเรยี กใชง้ านซ้าๆ เอาไวเ้ ป็น Master files เช่น ในระบบขาย Mastef files ทต่ี อ้ งเตรยี มกค็ อื รายช่อื ลกู คา้ ซง่ึ จะถกู ใชง้ านซา้ ๆ เมอ่ื ทาการบนั ทกึ รายการคา้ ต่างๆ เชน่ ขายสด ,ขายเช่อื ทาใหไ้ มต่ อ้ งคยี ร์ ายชอ่ื ลกู คา้ ซ้าๆ ทกุ ครงั้ ทท่ี าการขาย หรอื ใน ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั Master files ทต่ี อ้ งเตรยี ม กค็ อื รายช่อื สนิ คา้ , รายชอ่ื หน่วยนบั ของ สนิ คา้ เป็นตน้ 3. การบนั ทึกยอดยกมาก่อนเรมิ่ ใชง้ านโปรแกรม ( Set Balance data ) เป็นการ บนั ทกึ ยอดยกมาของรายการคา้ ทเ่ี กดิ ขน้ึ ก่อนทม่ี าเรม่ิ ใชง้ านโปรแกรม แต่ถา้ ธรุ กจิ ใด เรม่ิ ใช้ โปรแกรมพรอ้ มกบั การจดทะเบยี นจดั ตงั้ บรษิ ทั ฯกจ็ ะไมต่ อ้ งทาขนั้ ตอนน้ี ตวั อยา่ งยอดยกมาของระบบต่างๆ ยอดยกมาทจ่ี ะมาบนั ทกึ เขา้ ในระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั กค็ อื ยอดสนิ คา้ คงเหลอื ยกมา ซง่ึ เราจะไดจ้ าก รายงานมลู ค่าสนิ คา้ คงเหลอื ของรอบบญั ชกี ่อนนามาบนั ทกึ เป็นยอดยก มาในรอบบญั ชนี ้ี ยอดยกมาทจ่ี ะมาบนั ทกึ เขา้ ในระบบลกู หน้ี กค็ อื รายการใบสง่ ของทย่ี งั คา้ งชาระ , ใบ ลดหน้ี ทย่ี งั คา้ งชาระจากรอบบญั ชกี ่อน ยอดยกมาทจ่ี ะมาบนั ทกึ เขา้ ในระบบบญั ชแี ยกประเภท กค็ อื ยอดยกมาของบญั ชี ต่างๆ โดยเอาตวั เลขมาจากงบแสดงฐานะทางการเงนิ ของรอบบญั ชกี ่อน 4. บนั ทึกรายการค้า (Entry Transactions ) เป็นการบนั ทกึ รายการคา้ ต่างๆ ท่ี เกดิ ขน้ึ ซง่ึ จะเกย่ี วขอ้ งกบั การทางานในระบบต่างๆ เชน่ 16 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4.1. ระบบซื้อ (PO) จะมกี ารบนั ทกึ รายการคา้ ทเ่ี กยี วกบั การซอ้ื สนิ คา้ และบรกิ าร อาจจะเรม่ิ ตงั้ แต่ การทาใบเสนอขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื , การสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ , การซอ้ื สนิ คา้ และบรกิ าร ทงั้ การซอ้ื สด ซอ้ื เชอ่ื , การสง่ คนื สนิ คา้ ใหผ้ จู้ าหน่ายและไดร้ บั ใบลดหน้มี าจากเจา้ หน้ี เป็นตน้ โดยมี Flow การทางาน ดงั ภาพ ดา้ นลา่ ง ภาพทเ่ี หน็ ดา้ นบน คอื ภาพของการทางานครบทกุ ขนั้ ตอน แต่ในการทางานจรงิ อาจจะไมไ่ ดท้ า ทกุ ขนั้ ตอน ซง่ึ เป็นไปได้ 3 แบบ ดงั ภาพ Purchase Order System design Flow SmartBiz Business Flow Flow 1 INV Flow 2 PO INV Flow 3 PR PO INV Copyright CrystalSoft Public Company Limited 17 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4.2. ระบบขาย (SO) จะมกี ารบนั ทกึ รายการคา้ ทเ่ี กยี วกบั การขายสนิ คา้ และบรกิ าร อาจจะเรมิ่ ตงั้ แต่ การทาใบเสนอราคา , การรบั คาสงั่ ขาย , การขายสนิ คา้ และบรกิ าร ทเ่ี ป็นการ ขายสด , ขายเชอ่ื , การรบั คนื สนิ คา้ จากลกู คา้ และออกเป็นใบลดหน้ใี หก้ บั ลกู หน้ี เป็นตน้ โดยมี Flow การทางาน ดงั ภาพ ภาพทเ่ี หน็ ดา้ นบน คอื ภาพของการทางานครบทุกขนั้ ตอน แต่ในการทางานจรงิ อาจจะไมไ่ ดท้ า ทุกขนั้ ตอน ซง่ึ เป็นไปได้ 3 แบบ ดงั ภาพ Sale Order System design Flow SmartBiz Business Flow Flow 1 INV Flow 2 SO INV Flow 3 QS SO INV 18 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4.3. ระบบเจ้าหนี้ (AP ) จะมกี ารบนั ทกึ รายการคา้ ทเ่ี กยี วกบั การรบั วางบลิ , การ จา่ ยชาระหน้คี ่าสนิ คา้ และคา่ บรกิ ารใหก้ บั เจา้ หน้ี โดยจา่ ยเป็นเชค็ /เงนิ โอน , การบนั ทกึ รายการ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยสาหรบั งานบรกิ าร เพอ่ื พมิ พใ์ หเ้ จา้ หน้ี เป็นตน้ ภาพทเ่ี หน็ ดา้ นบน คอื ภาพของการทางานครบทุกขนั้ ตอน แต่ในการทางานจรงิ อาจจะไมไ่ ดท้ า ทกุ ขนั้ ตอน ซง่ึ เป็นไปได้ 2 แบบ ดงั ภาพ Account Payable System design Flow SmartBiz Business Flow Flow 1 19 Flow 2 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4.4. ระบบลกู หนี้ (AR ) จะมกี ารบนั ทกึ รายการคา้ ทเ่ี กยี วกบั การตดิ ตามหน้ี โดย จดั ทาใบวางบลิ ซง่ึ มที งั้ แบบจดั ทาเองทลี ะใบ หรอื ใหโ้ ปรแกรมสรา้ งใบวางบลิ ใหอ้ ตั โนมตั ิ สาหรบั invoice คา้ งชาระทงั้ หมดของลกู หน้ที ุกราย , การรบั ชาระหน้คี า่ สนิ คา้ และค่าบรกิ าร จากลกู หน้ี และรายการเชค็ รบั หรอื ใบโอนเงนิ , การบนั ทกึ รายการภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยสาหรบั งานบรกิ าร เป็นตน้ ภาพทเ่ี หน็ ดา้ นบน คอื ภาพของการทางานครบทกุ ขนั้ ตอน แต่ในการทางานจรงิ อาจจะไมไ่ ดท้ า ทุกขนั้ ตอน ซง่ึ เป็นไปได้ 2 แบบ ดงั ภาพ Account Receiveable System design Flow SmartBiz Business Flow Flow 1 Flow 2 20 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4.5. ระบบบริหารสินค้าคงคลงั (IC ) ส่วนใหญ่แลว้ การเพมิ่ ขน้ึ หรอื ลดลงของ สนิ คา้ คงคลงั จะไดม้ าจากการบนั ทกึ รายการซอ้ื ขาย ในระบบซอ้ื และระบบขาย ซง่ึ โปรแกรมจะ ทาการ update Inventory balance ใหอ้ ตั โนมตั ิ โดยผใู้ ชง้ านไมต่ อ้ งมาบนั ทกึ รายการซ้าซอ้ น อกี แต่การเพม่ิ ขน้ึ หรอื ลดลงของสนิ คา้ อาจเกดิ จากกรณอี ่นื ๆ ไดอ้ กี เช่น - สนิ คา้ แตกหกั ชารดุ ทาใหต้ อ้ งตดั สนิ คา้ ทช่ี ารดุ ออกมาจากคลงั กจ็ ะบนั ทกึ ปรบั ปรงุ ยอดใหถ้ ูกตอ้ ง โดยใชใ้ บปรบั ยอดสนิ คา้ - ทาการตรวจนบั สนิ คา้ ประจาปี เมอ่ื ตรวจนบั จานวนสนิ คา้ ทม่ี อี ยจู่ รงิ ไดเ้ ทา่ ไหร่ กจ็ ะ มาบนั ทกึ ใบตรวจนบั สนิ คา้ เพอ่ื ตรวจสอบกบั จานวนสนิ คา้ ในระบบ - การเบกิ วสั ดุสน้ิ เปลอื งสาหนกั งานไปใชง้ าน - บางธุรกจิ ทม่ี คี ลงั สนิ คา้ หลายคลงั อาจจะมกี ารบนั ทกึ โอนสนิ คา้ ระหวา่ งคลงั ต่างๆ โดยใชใ้ บโอนสนิ คา้ ระหวา่ งคลงั -ธรุ กจิ ผลติ อาจทาการบนั ทกึ เบกิ วต้ ถุดบิ ไปใชใ้ นการผลติ , การบนั ทกึ รบั สนิ คา้ สาเรจ็ รปุ ทผ่ี ลติ เสรจ็ แลว้ เขา้ คลงั เป็นตน้ 4.6. ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร (CQ ) Flow การทางานในระบบเชค็ เป็นดงั ภาพลา่ ง ซง่ึ โดยทวั่ ไป เรามกั จะบนั ทกึ รายการเชค็ รบั เชค็ จา่ ยไปพรอ้ มกบั การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ใน ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 21

ระบบลกู หน้ี ระบบเจา้ หน้ี ไปแลว้ ซง่ึ รายการเชค็ ทบ่ี นั ทกึ จากระบบลกู หน้ี ระบบเจา้ หน้ี กจ็ ะมา ปรากฎใหเ้ หน็ ทร่ี ะบบเชค็ และเงนิ ฝากน้ดี ว้ ย แต่ยงั มบี างกรณที เ่ี ราจะมาบนั ทกึ รายการในระบบเชค็ โดยตรง เช่น - นาฝากเชค็ รบั ทถ่ี งึ กาหนดนาฝาก โดยทาเป็นใบนาฝาก (Payin) - ปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ รบั วา่ ผ่านบญั ชี โดยทาการปรบั ปรงุ สถานะเชค็ รบั ตามวนั ทท่ี เ่ี ชค็ ไดผ้ า่ นบญั ชแี ลว้ - ปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ จา่ ยว่าผ่านบญั ชแี ลว้ โดยทาการปรบั ปรงุ สถานะเชค็ จา่ ย ตามวนั ทท่ี เ่ี จา้ หน้นี าเชค็ มาขน้ึ เงนิ - ปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ รบั ทไ่ี มผ่ ่านบญั ชี (เชค็ เดง้ ) โดยทาการปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ และระบุสาเหตุทไ่ี มผ่ า่ นบญั ชี ตามเอกสารทไ่ี ดจ้ ากธนาคาร - ปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ จา่ ยทไ่ี มผ่ ่านบญั ชี (เชค็ เดง้ ) โดยทาการปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ และระบุสาเหตุทไ่ี มผ่ ่านบญั ชี ตามเอกสารทไ่ี ดจ้ ากธนาคาร - บนั ทกึ ใบถอนเงนิ จากบญั ชอี อมทรพั ย์ เพอ่ื นาฝากเขา้ บญั ชกี ระแสรายวนั สาหรบั เชค็ ทไ่ี ดจ้ า่ ยออกไป ซง่ึ เรามกั จะทาไปพรอ้ มกบั การบนั ทกึ ใบสาคญั ลงบญั ชี 4.7. ระบบสินทรพั ยแ์ ละค่าเสื่อมราคาสินทรพั ย์ ( FA ) การทางานในระบบน้ี จะ เป็นการคานวณคา่ เส่อื มราคาสนิ ทรพั ย์ โดยผใู้ ชง้ านเพยี งแค่สงั่ ประมวลค่าเสอ่ื มราคาสนิ ทรพั ย์ ในชว่ งเดอื นทต่ี อ้ งการเท่านนั้ แลว้ โปรแกรมกจ็ ะทาการคานวณคา่ เสอ่ื มราคาใหล้ ะเอยี ดตาม 22 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

จานวนวนั ของแต่ละเดอื น และทาการลงบญั ชใี หอ้ ตั โนมตั ไิ ปยงั ระบบบญั ชแี ยกประเภทใหด้ ว้ ย แต่ในกรณที ผ่ี ใู้ ชง้ าน ตอ้ งการปรบั ปรงุ ตวั เลขคา่ เสอ่ื มราคาทไ่ี ดจ้ ากการคานวณ จะตอ้ งมาทา การปรบั ปรงุ ทร่ี ะบบสนิ ทรพั ยใ์ หเ้ รยี บรอ้ ยก่อน แลว้ โปรแกรมจะ update รายการไปลงบญั ชใี ห้ ถกู ตอ้ ง 4.8.ระบบบญั ชีแยกประเภท ( GL) ในระบบบญั ชแี ยกประเภทน้ี จะมี flow การ ทางานดงั ภาพลา่ ง คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 23

4.8.1.การตรวจสอบยอ้ นกลบั รายการและเอกสารทบ่ี นั ทกึ มาจากระบบอ่นื ( Trace back ) ในระบบน้ี จะมเี มนูทใ่ี ชใ้ นการบนั ทกึ เอกสาร คอื เมนูบนั ทกึ รายการรายวนั โดยจะมสี มดุ รายวนั ใหเ้ ลอื กเขา้ ทางาน ซง่ึ ส่วนใหญ่รายการรายวนั เหล่าน้ี จะเกดิ จากการลงบญั ชอี ตั โนมตั มิ า จากระบบต่างๆ ตามภาพทแ่ี สดงการเช่อื มโยงระหว่างระบบต่างๆ ในหวั ขอ้ ก่อนหน้าน้ี จะเหน็ ว่ามกี ารบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั มิ าจากระบบต่างๆ เขา้ มาทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท ระบบซื้อ เมอ่ื ทารายการขายเช่อื , ลดหน้เี งนิ เช่อื จะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดยมา สรา้ งใบสาคญั ซอ้ื เชอ่ื ไวใ้ นสมดุ รายวนั ซอ้ื เชอ่ื หรอื เมอ่ื ทาการซอ้ื สด ,ลดหน้เี งนิ สด จะลงบญั ชที ส่ี มดุ รายวนั เงนิ สดจา่ ย ระบบเจ้าหนี้ เมอ่ื ทาการจา่ ยชาระหน้ี โปรแกรมจะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดยมา สรา้ งใบสาคญั เงนิ สดจา่ ย ไวใ้ นสมดุ รายวนั เงนิ สดจา่ ย ระบบขาย เมอ่ื ทารายการขายเชอ่ื , ลดหน้เี งนิ เชอ่ื จะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดย มาสรา้ งใบสาคญั ขายเช่อื ไวใ้ นสมดุ รายวนั ขายเชอ่ื หรอื เมอ่ื ทาการขายสด ลด หน้เี งนิ สด จะลงบญั ชที ส่ี มดุ รายวนั เงนิ สดรบั ระบบลกู หนี้ เมอ่ื ทาการรบั ชาระหน้ี โปรแกรมจะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดยมา สรา้ งใบสาคญั เงนิ สดรบั ไวใ้ นสมดุ รายวนั เงนิ สดรบั ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร เมอ่ื ทาการนาฝากเชค็ (Payin) โปรแกรมจะ สรา้ งใบสาคญั ทวั่ ไป ไวใ้ นสมดุ รายวนั ทวั่ ไป 4.8.2, การบนั ทกึ รายวนั และบนั ทกึ เอกสารประกอบการลงบญั ชไี ปพรอ้ มกนั นอกจากรายการรายวนั ทเ่ี กดิ จากการลงบญั ชอี ตั โนมตั ทิ เ่ี กดิ จากการบนั ทกึ รายการคา้ จากระบบอ่นื ๆ แลว้ ในโปรแกรม Smartbiz นี้ ยงั สามารถบนั ทึกรายการค้าต่างๆ ได้เอง โดยบนั ทึกเป็นเอกสารประกอบการลงบญั ชี ขณะบนั ทึกรายการรายวนั เชน่ 24 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. บนั ทกึ ตงั้ คา้ งจา่ ยค่าน้า คา่ ไฟ คา่ โทรศพั ท์ 3 รายการ แต่จดั ทาใบสาคญั ซอ้ื เช่อื (Voucher) 1 ใบ เรากจ็ ะมาบนั ทกึ ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ทเ่ี มนู ‚บนั ทกึ รายการ รายวนั ‛ และเขา้ ไปบนั ทกึ ใบแจง้ หน้ที งั้ 3 รายการ ซง่ึ ในทน่ี ้ี เราจะเรยี กว่า ‚เอกสาร ประกอบการลงบญั ช‛ี โดยเขา้ ไปทห่ี น้าเอกสารประกอบการลงบญั ชี (กดป่มุ F7-link) 2. บนั ทกึ ใบเสรจ็ จา่ ยคา่ น้า คา่ ไฟ ฯ ทเ่ี คยตงั้ หน้ไี ว้ ซง่ึ เป็นใบเสรจ็ 3 รายการ แต่มี ใบสาคญั จา่ ย (Voucher) เพยี ง 1 ใบ เรากจ็ ะมาบนั ทกึ ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ท่ี เมนู ‚บนั ทกึ รายการรายวนั ‛ และเขา้ ไปบนั ทกึ ใบเสรจ็ ทงั้ 3 ใบ โดยใบเสรจ็ น้ตี ดั ชาระ ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หน้ี หรอื ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบแจง้ หน้ที ไ่ี ดต้ งั้ หน้ไี ว้ 3. บนั ทกึ ขายสด-ขายเช่อื สนิ คา้ แบบไมบ่ นั ทกึ รายการสนิ คา้ เช่น รายการทไ่ี มต่ อ้ งการ ควบคุมยอดสนิ คา้ คงเหลอื กจ็ ะบนั ทกึ เฉพาะส่วนหวั ไมต่ อ้ งบนั ทกึ รายการสนิ คา้ 4. บนั ทกึ ซอ้ื สด ซอ้ื เชอ่ื สนิ คา้ แบบไมบ่ นั ทกึ รายการสนิ คา้ เชน่ รายการทไ่ี มต่ อ้ งการ ควบคุมยอดสนิ คา้ คงเหลอื กจ็ ะบนั ทกึ เฉพาะสว่ นหวั ไมต่ อ้ งบนั ทกึ รายการสนิ คา้ 5. เมอ่ื ทาใบเสรจ็ รบั เงนิ ทเ่ี ป็นงานบรกิ าร จะบนั ทกึ ใบเสรจ็ และใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย รวมถงึ เชค็ รบั ไปพรอ้ มกนั กจ็ ะบนั ทกึ ทร่ี ายการรายวนั และบนั ทกึ เอกสาร ประกอบการลงบญั ชี ทงั้ ใบเสรจ็ , ใบหกั ณ ทจ่ี า่ ย , เชค็ รบั ไปพรอ้ มกนั เอกสารประกอบการลงบญั ชที ไ่ี ดบ้ นั ทกึ ไวจ้ ากหน้า F7-Link น้ี จะไปปรากฎทร่ี ะบบ นนั้ ๆ ดว้ ย เชน่ บนั ทกึ invoice ซอ้ื สดสนิ คา้ ทห่ี น้าเอกสารประกอบการลงบญั ชี F7-Link ท่ี ระบบบญั ชแี ยกประเภท เมอ่ื เขา้ ไปทร่ี ะบบซอ้ื เลม่ ซอ้ื สดสนิ คา้ กจ็ ะเหน็ invoice ซอ้ื สดใบน้ดี ว้ ย สาหรบั รายละเอยี ดการทางานใน 4 ขนั้ ตอนหลกั ตามทก่ี ล่าวมาแลว้ นนั้ จะอธบิ ายในบทถดั ไป ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 25

2.3 ความสามารถโดยย่อของ Smartbiz Payroll รองรบั พนกั งานรายเดอื น และรายวนั ตดิ ตงั้ ไดไ้ มจ่ ากดั บรษิ ทั , แต่ละบรษิ ทั รองรบั รายช่อื พนกั งานไดถ้ งึ 200 คน รองรบั การใหเ้ งนิ เพม่ิ กบั พนกั งาน เช่น คา่ ลว่ งเวลา , โบนสั , เบย้ี ขยนั และกาหนด วธิ กี ารคานวณภาษใี หเ้ หมาะสม โปรแกรมช่วยคานวณรายการเงนิ เดอื นใหอ้ ตั โนมตั ิ และคานวณภาษี ไดร้ วดเรว็ สามารถปรบั เพม่ิ ตาแหน่งใหพ้ นกั งาน หรอื เพม่ิ คา่ ตาแหน่ง ใหแ้ บบรายบคุ คล หรอื ให้ พรอ้ มกนั ทงั้ แผนกได้ แกไ้ ขค่าลดหยอ่ น และอตั ราภาษเี งนิ ไดบ้ ุคคลธรรมดา ใหต้ รงกบั ประกาศสรรพการใน แต่ละปีไดเ้ อง กาหนดอตั ราประกนั สงั คมทต่ี ่างกนั ได้ 2 ช่วงเวลา ใน 1 ปี เช่น 6 เดอื นแรก อตั รา 3% , 6 เดอื นหลงั เป็น 4% เพม่ิ ใหก้ าหนด อายกุ ารทางานสงู สดุ ของผปู้ ระกนั ตนทห่ี ยดุ การส่งเงนิ สมทบ เพม่ิ รายงานตรววจสอบการคานวณภาษขี องพนกั งาน (อยใู่ กลก้ บั เมนู สงั่ คานวณภาษ)ี กาหนดอตั ราเงนิ กองทุนสารองเลย้ี งชพี ตามอายกุ ารทางานของพนกั งาน มรี ายงานตรววจสอบการคานวณภาษขี องพนกั งาน สามารถกาหนดอตั ราเงนิ กองทนุ สารองเลย้ี งชพี ตามอายกุ ารทางานของพนกั งาน มรี ายงานทต่ี อ้ งยน่ื กบั สานกั งานประกนั สงั คมทต่ี อ้ งใชง้ าน เชน่ รายงาน สปส .1-10 นาส่งเงนิ สมทบ , รายงาน สปส.6-09 แจง้ การลาออกของพนกั งาน , สปส.1-03 และ 1- 03/1 เมอ่ื มพี นกั งานเขา้ ใหม่ มรี ายงานทต่ี อ้ งนาสง่ สรรพากร เช่น ภ.ง.ด.1 ภาษเี งนิ ไดใ้ นแต่ละเดอื น , ภ.ง.ด.1 ก ภาษเี งนิ ไดท้ งั้ ปี , หนงั สอื รบั รองหกั ภาษณี ทจ่ี า่ ย 50 ทวิ , รายงานการคานวณเพอ่ื ช่วย ในการกรอกแบบภ.ง.ด.91ฯลฯ รองรบั การจา่ ยเงนิ เดอื นผา่ นบญั ชธี นาคารตาม format ธนาคาร เช่น ธ.ธนชาติ , กรงุ เทพ ,ไทยพาณชิ ย์ ฯลฯ รองรบั การออกรายงานสง่ หน่วยงานขา้ งนอกทงั้ พมิ พเ์ ป็นกระดาษ หรอื Export file สง่ ทาง Internet 26 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทท่ี 2 การกาหนดโครงสรา้ งองคก์ รและนโยบายทางบญั ชี Organization chart and Accounting Policy setup กาหนดโครงสร้างองคก์ รและนโยบายทางบญั ชีระดบั บริษทั ก่อนจะเรมิ่ ใชง้ านในแต่ละระบบ ไมว่ า่ จะเป็นระบบบญั ชแี ยกประเภท , ระบบขาย, ระบบลกู หน้ี, ระบบควบคุม สนิ คา้ คงคลงั หรอื ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคารกต็ าม ผใู้ ชง้ าน จะตอ้ งกาหนดโครงสรา้ งขององคก์ ร เป็นขนั้ ตอนแรก ซง่ึ ประกอบดว้ ยหวั ขอ้ ต่างๆ ดงั น้ี ภาพท่ี 1: ตวั อย่างผงั องคก์ าร การบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ในแต่ละชนั้ ของผงั องคก์ ร จะเรยี งตามลาดบั ดงั รปู คอื บนั ทกึ ฐานขอ้ มลู บริษทั แลว้ จงึ บนั ทกึ รายละเอยี ดของสาขาภายใตบ้ รษิ ทั นนั้ ๆ บนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ฝ่ ายแลว้ จงึ บนั ทกึ รายละเอยี ดของแผนกภายใตฝ้ ่ายนนั้ ๆ บนั ทกึ ฐานขอ้ มลู แผนงาน แลว้ จงึ บนั ทกึ รายละเอยี ดของโครงการทอ่ี ยใู่ ตแ้ ผนงาน นนั้ ๆ 1. กาหนดข้อมลู ประจาบริษทั และนโยบายทางบญั ชีที่มีผลในระดบั บริษทั 1. เมอ่ื อยทู่ เ่ี มนูหลกั คลกิ ป่มุ WorkFlow ทอ่ี ยดู่ า้ นบน จะเหน็ หน้าจอ ‘Smartbi Flow Overview’ ใหค้ ลกิ ท่ี icon ‘Organization Sturcture’ ทอ่ี ยลู่ าดบั บนสดุ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 27

2. ปกตเิ มอ่ื ตดิ ตงั้ โปรแกรมแลว้ จะมบี รษิ ทั ใหแ้ ลว้ 1 บรษิ ทั ช่อื ว่า ‛‛ยงั ไมร่ ะบุ เจา้ ของ‛ ใหก้ ดป่มุ F2-แก้ไข แลว้ เปลย่ี นเป็นบรษิ ทั ทต่ี อ้ งการ แต่ถา้ ตอ้ งการเพมิ่ บรษิ ทั มากกว่า 1 บรษิ ทั ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพม่ิ รายชอ่ื บรษิ ทั 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของบรษิ ทั ในหน้าจอต่างๆ 4. กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื ใหโ้ ปรแกรมเกบ็ รายละเอยี ดทบ่ี นั ทกึ เขา้ เครอ่ื ง 12 3 ภาพท่ี 1: การเขา้ Smartbiz Workflow Overview เพื่อกาหนดโครงสรา้ งองคก์ ร ภาพท่ี 2 : การเลือกเมนู เพือ่ เข้าไปแก้ไขรายละเอียดบริษทั 28 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 3 : รายช่ือบริษทั ท่ีใช้งาน ภาพที่ 4: หน้าจอรายละเอียดของบริษทั หน้าที่ 1 29 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 1 เป็นการบนั ทกึ ขอ้ มลู ทวั่ ไป เชน่ รหสั บรษิ ทั , ช่อื บรษิ ทั ภาษาไทย , ช่อื บรษิ ทั ภาษาท่ี 2, ทอ่ี ยู่ การคดิ ภาษมี ลู คา่ เพมิ่ เป็นแบบคดิ ภาษมี ลู ค่าเพมิ่ รวมในราคาสนิ คา้ แลว้ หรอื คดิ แยก จากราคาสนิ คา้ เป็นตน้ ทงั้ น้ี มหี วั ขอ้ ทส่ี าคญั ดงั น้ี วนั เริ่มรอบบญั ชี วนั และเดอื นเรมิ่ ตน้ ของรอบระยะเวลาบญั ชที บ่ี รษิ ทั เคยระบุไวเ้ มอ่ื จดั ตงั้ บรษิ ทั ฯ จากตวั อยา่ ง รอบระยะเวลาบญั ชคี อื 01/01/2558 จะบนั ทกึ ค่าวนั เรม่ิ รอบบญั ชี เป็น \"01/01\" (ใส่เฉพาะวนั และเดอื นทเ่ี รม่ิ รอบบญั ชี) วนั ที่เริ่มใช้ระบบ วนั ทย่ี อดยกมาของขอ้ มลู (ไมใ่ ชว่ นั ทเ่ี รม่ิ ใชซ้ อฟทแ์ วรน์ ้ี) ซง่ึ มไี ด้ 2 ลกั ษณะ คอื 1. ยกยอดขอ้ มลู มาเร่ิมงานต้นรอบบญั ชีวนั เรมิ่ ใชร้ ะบบกจ็ ะเป็น 01/01/2553 2. ยกยอดขอ้ มลู มาไมใ่ ชเ่ รมิ่ ตน้ รอบบญั ชี เชน่ ยกยอดมากลางรอบบญั ชี ดงั นนั้ วนั เรมิ่ ใชร้ ะบบกจ็ ะเป็น 01/07/2553 มกั ใชเ้ มอ่ื มกี ารทางานไปแล้ว บางส่วนจากระบบงานเดมิ แลว้ มาเรมิ่ ใชซ้ อฟทแ์ วรน์ ้แี ละอาจไมม่ เี วลา บนั ทกึ รายการรายวนั ยอ้ นหลงั กจ็ ะทาการสรปุ ยอดรายการทงั้ หมดม า บนั ทกึ ครงั้ เดยี ว จะอธบิ ายการบนั ทกึ ยอดยกมาโดยละเอยี ดในหวั ขอ้ นนั้ วนั เริ่มรอบบญั ชี หากบนั ทกึ รายการรายวนั แลว้ ไมส่ ามารถแก้ไขได้ ดงั นนั้ ท่านควร ตรวจสอบวา่ ไดแ้ จง้ จดรอบบญั ชบี รษิ ทั กบั กรมทะเบยี นการคา้ ไวเ้ ป็นแบบใด วนั ท่ีเร่ิมใช้ระบบ แมจ้ ะบนั ทกึ รายการรายวนั แลว้ ยงั ทาการแกไ้ ขวนั เรม่ิ ใชร้ ะบบยอ้ นหลงั ได้ แต่แก้ไขให้วนั ท่ีเริ่มใช้ระบบเรว็ ขึ้นกว่าเดิมไมไ่ ด้ เชน่ สามารถแกว้ นั ทเ่ี รม่ิ ใชร้ ะบบ 01/07/58 ใหเ้ ป็น 01/01/58 ได้ 30 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 5: หน้าจอรายละเอียดของบริษทั หน้าที่ 2 ** หวั ขอ้ ตงั้ แต่หน้า 2 เป็นตน้ ไป ผใู้ ชง้ านไม่จาเป็น ตอ้ งใสร่ ายละเอยี ดทงั้ หมด เลอื กแกไ้ ขเฉพาะค่าทต่ี อ้ งการ ทใ่ี ชง้ านในธุรกจิ ของทา่ นเท่านนั้ หรอื เลอื กใชค้ ่าทโ่ี ปรแกรมกาหนดมาแลว้ กไ็ ด้ อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 2 จานวนหลกั ตวั เลขสงู สดุ ที่ใช้แสดงในการบนั ทึกข้อมลู เป็นการกาหนดจานวนหลกั ของตวั เลขเพ่อื ใชใ้ นการบนั ทกึ ขอ้ มลู ควรกาหนดค่าให้ เหมาะสมกบั ธุรกจิ ของท่าน หากกาหนดมากเกนิ ไป กท็ าใหห้ น้าจอแสดงขอ้ มลู รายการอ่นื ได้ น้อยลงไป เชน่ ความกวา้ งของชอ่ื สนิ คา้ เลก็ ลง เพราะตอ้ งแสดงจานวนหลกั ของตวั เลขเหล่าน้ใี ห้ ครบตามทก่ี าหนดไว้ เป็นตน้ จานวนหลกั ของจานวนสินค้าจานวนหลกั ของตวั เลขจานวนสนิ คา้ ทม่ี ากทส่ี ดุ ในการบนั ทกึ รายการยอ่ ยแต่ละ ครงั้ เชน่ จานวนสนิ คา้ ทข่ี ายไมเ่ กนิ หลกั หมน่ื กจ็ ะกาหนดหลกั ของจานวนสนิ คา้ เป็น 5 หลกั และมี ทศนิยม 2 ตาแหน่ง กก็ าหนดไวเ้ ป็น \"99,999.99\" ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 31

จานวนหลกั ของราคาสินค้า จานวนหลกั ของราคาสนิ คา้ ต่อหน่วย ถา้ ราคาสนิ คา้ ต่อหน่วยท่ี มากทส่ี ดุ มเี พยี งหลกั พนั และไมม่ ที ศนยิ ม กก็ าหนดไวเ้ ป็น \"9,999\" จานวนหลกั ของจานวนเงิน จานวนหลกั ของจานวนเงนิ คอื ราคา x จานวนสนิ คา้ จานวนหลกั ของมลู ค่าภาษี จานวนหลกั ของภาษมี ลู ค่าเพม่ิ ซง่ึ มกั จะน้อยกว่าจานวนหลกั ของจานวนเงนิ 2 หลกั เลือกว่าจะพิมพร์ ายการย่อยของชดุ สินค้าใน INVOICE หรอื ไม่ ใชใ้ นการพมิ พ์ Invoice ซอ้ื -ขาย และคยี ร์ ายการสนิ คา้ แบบเป็นชุดสนิ คา้ ซง่ึ ใน 1 ชุด สนิ คา้ ประกอบดว้ ยรายการสนิ คา้ หลายรายการ โปรแกรมจะตดั สต๊อคของรายการยอ่ ย แต่เราไม่ ตอ้ งการพมิ พร์ ายการยอ่ ยออกมาเพราะเป็นรายละเอยี ดเกนิ ไปสาหรบั ลกู คา้ กจ็ ะกาหนดวธิ กี าร สงั่ พมิ พไ์ วท้ น่ี ่ี แผนก (DEFAULT) หมายถงึ รหสั แผนก ทใ่ี หโ้ ปรแกรมดงึ มาใหอ้ ตั โนมตั ิ เมอ่ื ทา การบนั ทกึ รายการ โดยทวั่ ไปเราจะกาหนดไวใ้ หเ้ ป็นแผนกท่ี เรามกั จะใขบ้ อ่ ยๆ การนับยอดสตอ็ ค ระบุวธิ กี ารนบั ยอดสตอ็ ค มใี หเ้ ลอื กทงั้ สน้ิ 3 แบบ คอื ใส่คา่ 1 หมายถงึ สนิ คา้ รายการน้ี ใหเ้ รมิ่ นบั ยอดสต๊อค และ ไมใ่ หม้ ยี อดสต๊อคตดิ ลบ ถา้ ไมม่ สี นิ คา้ จะทาการขายไมไ่ ด้ ใส่ค่า 2 หมายถงึ สนิ คา้ รายการน้ี เรมิ่ ใหน้ บั ยอดสตอ็ ค แต่ ยอมใหส้ ต๊อคตดิ ลบได้ ใส่ค่า 3 หมายถงึ สนิ คา้ รายการน้ี แมจ้ ะทาการซอ้ื เขา้ หรอื ขายออกกต็ าม จะไมม่ ผี ลต่อยอดสต๊อค ควรเลือกใช้วิธีการนับยอดสตอ๊ ดคแต่ละแบบให้เหมาะกบั สถานการณ์ใดบา้ ง 1. กรณที ค่ี วรทามากทส่ี ดุ เพอ่ื ควบคุมไมใ่ หม้ กี ารขายเกนิ จากสนิ คา้ ทร่ี บั เขา้ หรอื ไมใ่ หม้ ยี อดสต๊อ คตดิ ลบ ถา้ เป็นกรณนี ้ี ใหเ้ ลอื กกาหนดค่าเป็น 1 =นับยอดสตอ๊ คและไมใ่ ห้ติดลบ เพ่อื ใหเ้ กดิ การควบคมุ ทด่ี แี ละทาใหก้ ารตรวจสอบสต๊อคสนิ คา้ ในระบบคอมพวิ เตอรก์ บั สต๊อคสนิ คา้ ทม่ี อี ยู่ จรงิ ในคลงั สนิ คา้ ตรงกนั มากทส่ี ดุ 32 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. กรณเี รม่ิ ตน้ ระบบงานไมส่ ามารถบนั ทกึ รายการซอ้ื สนิ คา้ เขา้ ไดท้ นั ตามเอกสารซอ้ื โดยมสี นิ คา้ จรงิ ในคลงั สนิ คา้ แต่ตอ้ งออกเอกสารขายสนิ คา้ ใหล้ กู คา้ เราจะกาหนดค่าใหเ้ ป็น 2 คือ นับ ยอดสตอ๊ คแต่ยอดติดลบได้ เพราะถา้ ไปกาหนดใหม้ กี ารนบั ยอดสต๊อคไวแ้ ต่ไมใ่ หต้ ดิ ลบ โปรแกรมจะไมย่ อมใหข้ ายสนิ คา้ เน่อื งจากไมม่ สี นิ คา้ ในสต๊อคระบบคอมพวิ เตอร์ การกาหนดคา่ แบบน้ี ขอใหใ้ ชเ้ ป็นการชวั่ คราวและเรง่ ทาการบนั ทกึ เอกสารซอ้ื เขา้ ใหถ้ กู ตอ้ งโดยเรว็ ทส่ี ุดเพ่อื ไมใ่ หเ้ กดิ ความคลาดเคล่อื นของยอดสต๊อคจรงิ ในคลงั สนิ คา้ กบั ยอดสต๊อคในระบบคอมพวิ เตอร์ โดยเปลย่ี นใหม้ กี ารนบั ยอดสต๊อคเป็นแบบ 1 คือ นับยอดสตอ๊ ค และไม่ให้ติดลบ 3. กรณสี นิ คา้ ทช่ี นดิ สนิ คา้ เป็น งานบริการ ซง่ึ เป็นสนิ คา้ ทไ่ี มต่ อ้ งสนใจยอดสต๊อค ใหก้ าหนดคา่ เป็น 3 คือ ยงั ไม่นับยอดสตอ๊ ค 4. กรณที ใ่ี ชง้ านระบบไปแลว้ แต่มกั จะไดร้ บั Invoiceซอ้ื มาล่าชา้ อยเู่ สมอทาใหบ้ นั ทกึ รายการซอ้ื เขา้ ไปไมท่ นั แต่จาเป็นตอ้ งทาการขายไปก่อน ถา้ เป็นเชน่ น้ี จะทาใหม้ กี ารขายสนิ คา้ ไปโดยท่ี ไมม่ สี นิ คา้ อยใู่ นระบบแต่มสี นิ คา้ อยจู่ รงิ ในคลงั สนิ คา้ เราจะกาหนดคา่ เป็นแบบ 2-นับยอดสตอ๊ ค แต่ยอดติดลบได้ วธิ นี ้ที าใหย้ งั ควบคุมยอดสต๊อคไดโ้ ดยรวู้ า่ สต๊อคตดิ ลบ อยเู่ ป็นจานวนเทา่ ใด เมอ่ื บนั ทกึ เอกสารซอ้ื เขา้ ไปถกู ตอ้ งแลว้ ยอดสต๊อค ควรมคี า่ ตรงกบั ยอดสต๊อคสนิ คา้ จรงิ ในคลงั สนิ คา้ บทสรปุ FORMULA ไดเ้ ตรยี มทางเลอื กในหลายสถานการณ์เพ่อื ใหเ้ กดิ ความยดื หยนุ่ ใน การทางานจรงิ และรองรบั กบั ขนาดของธุรกจิ ทห่ี ลากหลาย ตงั้ แต่ธุรกจิ ขนาดเลก็ ทอ่ี าจขาดการ วางระบบบญั ชจี นถงึ ธรุ กจิ ทม่ี ขี นาดใหญ่ขน้ึ และมกี ารวางระบบบญั ชที ด่ี ี มกี ารแบง่ งานเป็น หน่วยงานต่างๆ และมคี วามพรอ้ มของบุคลากรแลว้ ทาใหผ้ ใู้ ชง้ านสามารถเรมิ่ ตน้ ระบบบญั ชี คอมพวิ เตอรไ์ ปได้ โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของสินค้า สามารถทาการขายไดต้ ่อเน่อื ง แมว้ า่ เอกสารการซอ้ื จะมาลา่ ชา้ และทส่ี าคญั โปรแกรมยงั คานวณต้นทุนของสินค้าได้ถกู ต้องแมจ้ ะ บนั ทกึ เอกสารซอ้ื -ขายสลบั ลาดบั วนั ท่ี เชน่ บนั ทกึ Invoice ซอ้ื หลงั จากขายสนิ คา้ ไปแลว้ เป็น เพราะไดI้ nvoice ซอ้ื มาชา้ กวา่ วนั ทใ่ี น เอกสารซอ้ื หรอื Invoice ซอ้ื ถกู ส่งกลบั ไปแกไ้ ขรายการ ทาใหไ้ ดร้ บั มาล่าชา้ เป็นตน้ ทงั้ น้ี การจะเลอื กใชว้ ธิ ใี ดขน้ึ อยกู่ บั ลกั ษณะของธรุ กจิ และสถานการณ์ทแ่ี ตกต่างกนั ไป ซง่ึ ผใู้ ชง้ านควรไดร้ บั ทราบขอ้ ดขี อ้ เสยี ของแต่ละแบบ และเลอื กใชใ้ หเ้ หมาะสม ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 33

ภาพท่ี 6: หน้าจอรายละเอียดของบริษทั หน้าท่ี 3 อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 3 การกาหนดค่าท่ีเก่ียวกบั นโยบายบญั ชีของบริษทั ที่สาคญั วิธีคานวณต้นทนุ สินค้าและวตั ถดุ ิบ ถา้ ใสค่ า่ \"F \" จะเป็นการคานวณแบบเขา้ ก่อนออกก่อน หรอื FIFO ถา้ ใส่ค่า \"A\" จะเป็นการคานวณแบบเฉลย่ี หรอื WEIGHTED AVERAGE โปรแกรมจะคานวณใหแ้ บบ Moving Weighted Average คอื คานวณยอ้ นหลงั ไปใหแ้ มจ้ ะมรี ายการ ยอ้ นหลงั เกนิ กว่า 1 รอบบญั ชี ทาใหไ้ ดต้ น้ ทุนทล่ี ะเอยี ดตามจรงิ มาก ทส่ี ุด , ถา้ ใสค่ ่า ‘T’ จะเป็นการคานวณแบบ Specific Lot คอื เจาะจง ตน้ ทุนตาม Lot ซอ้ื ”ขาย ระบุเป็น Serial ของสนิ คา้ วิธีการลงบญั ชีสินค้าสาเรจ็ รปู และวตั ถดุ ิบ ถา้ ใส่คา่ \"P\" จะเป็นการบนั ทกึ บญั ชี แบบต่อเน่อื งหรอื เรยี กว่า Perpetual ถา้ ใสค่ า่ \"R\" จะเป็นการบนั ทกึ บญั ชแี บบสน้ิ งวดหรอื Periodic 34 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ประเภทของซอฟทแ์ วร์ หมายถงึ ประเภทของซอฟทแ์ วรต์ ามประกาศสรรพากร ฉบบั 63 โดยผใู้ ชง้ านเลอื กไดว้ ่าจะเป็น แบบ \"ก\" แบบ \"ข\" แบบ \"ค\" หรอื แบบ \"ง\" ถา้ ผใู้ ชง้ านเลอื กประเภท ซอฟทแ์ วรแ์ ลว้ ขอ้ ความแสดง รายละเอยี ดของประเภทซอฟทแ์ วร์ กจ็ ะเป็นไปตามประเภทของ ซอฟทแ์ วร์ ซง่ึ ตรงตามระเบยี บสรรพากร วิธีคานวณต้นทนุ สินค้าและวตั ถดุ ิบ หากท่านยน่ื แกไ้ ขการเปลย่ี นแปลงวธิ กี ารคานวณ ตน้ ทนุ ฯ กบั กรมสรรพากร ทา่ นสามารถเปลย่ี นแปลงค่าในระบบได้ อยา่ งไรกต็ าม ทา่ น สามารถเรยี กดรู ายงานมลู ค่าสนิ คา้ คงเหลอื ไดท้ งั้ 2 แบบ แมจ้ ะกาหนดคา่ ไวเ้ ป็นแบบเดยี ว (คณุ สมบตั เิ ฉพาะของ FORMULA) วิธีการลงบญั ชีสินค้าสาเรจ็ รปู และวตั ถดุ ิบ ท่านสามารถแกไ้ ขขอ้ กาหนดน้ไี ดแ้ มจ้ ะบนั ทกึ รายการไปแลว้ แต่หากใหม้ ผี ลยอ้ นหลงั กบั ขอ้ มลู เก่า เขา้ ไปปรบั ปรงุ ท่ี \"ปรบั ปรงุ ข้อมลู สถิติ -> ปรบั ปรงุ ยอดต้นทนุ ขาย\" การกาหนดค่า ท่ีช่วยในการควบคมุ ภายใน การRUN เลขท่ี VOUCHER อตั โนมตั ิใช้ปี แบบใด มใี หเ้ ลอื กทงั้ ปี พ.ศ. และ ปี ค.ศ. RUNNING ด้วยตวั เลข จานวนตวั เลขของเลขท่ี VOUCHER ถา้ ใหโ้ ปรแกรม RUN ให้ จะให้ RUN กห่ี ลกั เชน่ Running 4 หลกั หรอื 5 หลกั การแก้ไขรหสั ที่ฐานข้อมลู เป็นการควบคมุ ในการทางาน จะอนุญาตใหผ้ ใู้ ชง้ าน แกไ้ ขรหสั ต่างๆ ของฐานขอ้ มลู ไดห้ รอื ไม่ การกาหนดค่า เพื่อช่วยอานวยความสะดวกในระบบบญั ชีแยกประเภท รายละเอียดหวั VOUCHER อตั โนมตั ิจะเลือกใช้ภาษาใด กาหนดว่าจะใหแ้ สดงรายละเอยี ด ทส่ี ่วนบนของ VOUCHER เป็นภาษาใด การเพิ่มรายการลงรายวนั เป็นการกาหนดว่าเมอ่ื บนั ทกึ รายการรายวนั จะใหแ้ สดงหน้าจอ ของรายการเดมิ ไวห้ รอื ไม่ เพ่อื ชว่ ยลดเวลาทจ่ี ะตอ้ งบนั ทกึ รายการทเ่ี หมอื นกบั รายวนั รายการก่อนเหมาะกบั การบนั ทกึ รายการทค่ี ลา้ ยๆ กนั ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 35

การกาหนดค่า เพ่ือใช้ในการพิมพร์ ายงานในระบบลกู หนี้ - เจ้าหนี้ กาหนดช่วงวิเคราะหอ์ ายหุ นี้ลกู หนี้ / เจ้าหนี้ สามารถกาหนดไดท้ งั้ ชว่ งวเิ คราะหส์ าหรบั หน้ี ทย่ี งั ไมถ่ งึ กาหนดชาระ หรอื เรยี กยอ่ ๆ วา่ \"ก่อนถงึ กาหนด ชาระ\" และหน้ที ่ี \"เลยกาหนดชาระ\" ไปแลว้ โดยแบ่งเป็นชว่ ง ต่างๆ ไดเ้ อง เชน่ ตอ้ งการ วเิ คราะหอ์ ายหุ น้ที เ่ี ลยกาหนดไป แลว้ 15 วนั , เลยกาหนดไปแลว้ 30 วนั เป็นตน้ ภาพท่ี 7 : หน้าจอรายละเอียดของบริษทั หน้าที่ 4 อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 4 กรณีท่ีมีการขออนุมตั ิใช้แบบพิมพค์ อมพิวเตอรแ์ ทนใบต่อแบบ ภ.ง.ด. 3, 53 ของ สรรพากร เลขที่หนังสือที่อนุมตั ิ ใหใ้ สเ่ ลขทห่ี นงั สอื ทไ่ี ดร้ บั อนุมตั จิ ากสรรพากรเพอ่ื ใชแ้ สดงในรายงาน วนั ที่หนังสือที่อนุมตั ิ ใหใ้ ส่วนั ทห่ี นงั สอื ทไ่ี ดร้ บั อนุมตั จิ ากสรรพากรเพอ่ื ใชแ้ สดงในรายงาน ชื่อผจู้ ่ายเงิน ใส่ช่อื ผจู้ า่ ยเงนิ เพอ่ื ใชแ้ สดงในรายงาน ตาแหน่งผจู้ ่ายเงิน ใสต่ าแหน่งของผจู้ า่ ยเงนิ เพ่อื ใชแ้ สดงในรายงาน การกาหนดค่า เพ่ือใช้ในระบบสินทรพั ยแ์ ละค่าเส่ือมราคา กรณีสินทรพั ยล์ งบญั ชีที่สมดุ รายวนั เป็นการกาหนดสมดุ รายวนั เพอ่ื ใหโ้ ปรแกรมบนั ทกึ รายการรายวนั ใหอ้ ตั โนมตั หิ ลงั จากสงั่ คานวณค่าเส่อื มราคาสนิ ทรพั ยใ์ น ระบบสนิ ทรพั ย์ 36 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 8 : หน้าจอรายละเอียดของบริษทั หน้าที่ 5 อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 5 จานวนหลกั ตวั เลขสงู สดุ ท่ีใช้แสดงในรายงาน เป็นการกาหนดจานวนหลกั ของตวั เลขเพอ่ื ใชใ้ นการพมิ พร์ ายงาน ควรกาหนดค่าใหเ้ หมาะสมกบั ธุรกจิ ของท่าน หากกาหนดมากเกนิ ไป กท็ าใหร้ ายงานแสดงขอ้ มลู รายการ อ่นื ไดน้ ้อยลงไป เชน่ ความกวา้ งของชอ่ื สนิ คา้ เลก็ ลง เพราะตอ้ งแสดงจานวนหลกั ของตวั เลขเหล่าน้ใี หค้ รบตามท่ี กาหนดไว้ เป็นตน้ แต่ถา้ กาหนดไวน้ ้อยไป เมอ่ื พมิ พร์ ายงาน จะเหน็ เป็นสญั ลกั ษณ์ ***** กใ็ หม้ าขยายความกวา้ งของหลกั ตวั เลขทน่ี ่ี จานวนหลกั ของจานวนสินค้าจานวนหลกั ของตวั เลขจานวนสนิ คา้ ทม่ี ากทส่ี ดุ ในการพมิ พ์ รายงานควรเผอ่ื สาหรบั ตวั เลขสงู สุดของยอดรวมทา้ ยรายงาน จานวนหลกั ของราคาสินค้า จานวนหลกั ของราคาสนิ คา้ ต่อหน่วย จานวนหลกั ของจานวนเงิน จานวนหลกั ของจานวนเงนิ คอื ราคา x จานวนสนิ คา้ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 37

จานวนหลกั ของมลู ค่าภาษี จานวนหลกั ของภาษมี ลู ค่าเพมิ่ ซง่ึ มกั จะน้อยกว่าจานวนหลกั ของจานวนเงนิ 2 หลกั ความยาวของรหสั ในการออกรายงาน เป็นการกาหนดจานวนหลกั ของรหสั ฐานขอ้ มลู ต่างๆ เพ่อื ใชใ้ น การพมิ พร์ ายงานสามารถกาหนดไดต้ งั้ แต่ 4 ตวั อกั ษรจนถงึ จานวนหลกั ทม่ี ากทส่ี ดุ ของความกวา้ งของรหสั ฐานขอ้ มลู ประเภทนนั้ ๆ เชน่ ความยาวของรหสั สาขาในการ ออกรายงาน, ความยาวของรหสั แผนก ในการออกรายงาน, ความยาวของรหสั สนิ ทรพั ยใ์ นการออกรายงาน, และอ่นื ๆ โหมดสีในการพิมพร์ ายงาน หากใชเ้ ครอ่ื งพมิ พส์ ี สามารถเลอื กใหพ้ มิ พส์ อี ่นื ๆ ได้ นอกจาก สขี าวดา การแก้ไขอตั ราภาษีเงินได้นิติบคุ คล ผใู้ ชง้ านสามารถกาหนดอตั ราภาษเี งนิ ไดน้ ิตบิ คุ คลไดท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ของบรษิ ทั ในหน้าท่ี 6 ดงั ภาพ ภาพท่ี 9: หน้าจอรายละเอียดของบริษทั หน้าที่ 6 อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 6 ใหใ้ สอ่ ตั ราภาษเี งนิ ไดน้ ิตบิ ุคคล ในแต่ละขนั้ ของรายได้ ในทน่ี ้มี ี 3 ขนั้ 38 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การเพิ่มบริษทั ใหม่ โดยไม่ใช้บริษทั ท่ีโปรแกรมเตรยี มไว้ให้ ทาโดยกดป่มุ F3- เพม่ิ บรษิ ทั ใหม่ และกรอกรายละเอยี ดของบรษิ ทั ใหมท่ ต่ี อ้ งการ ดงั น้ี 1.หลงั จากทผ่ี ใู้ ชง้ าน กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื ใหโ้ ปรแกรมบนั ทกึ ขอ้ มลู แลว้ โปรแกรมจะ ถามว่าเกบ็ ขอ้ มลู ไวท้ ไ่ี หนซง่ึ ปกตโิ ปรแกรมจะทาการเกบ็ ขอ้ มลู ไวท้ ่ีC:\\SMARTBIZ.WIN\\(ช่อื บรษิ ทั ทต่ี งั้ ไว)้ แต่ผใู้ ชง้ านสามารถ แกไ้ ขเปลย่ี นแปลงได้ หน้าจอ แสดงชื่อ FOLDER FMDATA ที่โปรแกรมระบใุ ห้อตั โนมตั ิ หน้าจอ แสดงชื่อ FOLDER FMDATA ที่เกบ็ ข้อมูล ท่ีมีการแก้ไขช่ือแล้ว 2.โปรแกรมจะใหผ้ ใู้ ชง้ านเลอื กว่าจะใชข้ อ้ มลู อะไรบา้ งจากบรษิ ทั ทจ่ี ะเอามาเป็นตน้ ฉบบั หลงั จากทก่ี ดป่มุ OK แลว้ โปรแกรมจะขน้ึ บรษิ ทั ทจ่ี ะนามาเป็นตน้ ฉบบั ใหเ้ ลอื ก หน้าจอเลือกว่าจะ copy ขอ้ มูลใดจากบริษทั ต้นฉบบั 39 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หน้าจอ ให้เลือกบริษทั ท่ีต้องการทางาน 3.หลงั จากทเ่ี ลอื กบรษิ ทั ตน้ ฉบบั แลว้ ใหผ้ ใู้ ชง้ านรอจนกว่าโปรแกรมจะขน้ึ ขอ้ ความทม่ี มุ ขวา บน เมอ่ื สรา้ งบรษิ ทั ใหมเ่ สรจ็ แลว้ ใหท้ าการออกจากโปรแกรม ทนั ที หน้าจอ ขอ้ ความ ท่ีมมุ บนขวาของหน้าจอ 4. เมอ่ื เขา้ โปรแกรมอกี ครงั้ ผใู้ ชง้ านจะเหน็ วา่ โปรแกรมมบี รษิ ทั เพม่ิ เขา้ มา ซง่ึ จะมชี ่อื ของ บรษิ ทั ทน่ี ามาเป็น ตน้ ฉบบั ซ้ากนั อยู่ แต่ชอ่ื Folder ทเ่ี กบ็ ขอ้ มลู ต่างกนั ใหผ้ ใู้ ชง้ านเลอื ก ชอ่ื บรษิ ทั และช่อื Folder ทจ่ี ะใชง้ านใหถ้ กู ตอ้ ง หลงั จากนนั้ โปรแกรมจะทาการลบขอ้ มลู ของบรษิ ทั ทไ่ี มเ่ กย่ี ว- ขอ้ งออกให้ 5. เมอ่ื ผใู้ ชง้ านเขา้ โปรแกรมในครงั้ ต่อไป กจ็ ะเหน็ วา่ เหลอื เพยี ง 2 บรษิ ทั ใหเ้ ลอื กใชง้ านเทา่ นนั้ 40 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. บนั ทึกรายละเอียดสาขา 1. เขา้ เมนูดว้ ย Workflow เลอื กเมนู “ แก้ไขรายละเอียดของสาขา” 2. ถา้ บรษิ ทั มสี านกั งานใหญ่แห่งเดยี ว ใหก้ ดป่มุ F2-แก้ไข เพ่อื เขา้ ไปแกไ้ ข รายละเอยี ดสาขา \"สานกั งานใหญ่\" ซง่ึ โปรแกรมไดเ้ ตรยี มไวใ้ หแ้ ลว้ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของสาขา รหสั สาขา , ช่อื สาขาภาษาไทย , ชอ่ื สาขาภาษาท่ี 2 , ทอ่ี ยู่ ฯลฯ มหี วั ขอ้ ทส่ี าคญั ดงั น้ี 4. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดครบแลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ ขอ้ มลู ทบ่ี นั ทกึ ไว้ ภาพท่ี 10 : หน้าจอรายละเอียดของสาขา หน้าท่ี 1 อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 1 ใหใ้ ส่ ชื่อ ที่อยู่ เบอรโ์ ทร เบอรโ์ ทรสาร ของ สานกั งานใหญ่ หากมสี านกั งานใหญ่แหง่ เดยี ว รายละเอยี ดกจ็ ะเหมอื นกบั ในรายละเอยี ดของบรษิ ทั ฯ คลงั ซื้อหลกั ชอ่ื คลงั สนิ คา้ ทใ่ี หโ้ ปรแกรมแสดงขน้ึ มาใหอ้ ตั โนมตั เิ มอ่ื มกี ารบนั ทกึ ซื้อสนิ คา้ เขา้ คลงั ขายหลกั ชอ่ื คลงั สนิ คา้ ทใ่ี หโ้ ปรแกรมแสดงขน้ึ มาใหก้ ่อน เมอ่ื มกี ารบนั ทกึ ขายสนิ คา้ รปู แบบการ POST ถา้ ใสค่ ่า I หมายถงึ เมอ่ื บนั ทกึ VOUCHERแลว้ รายการดงั กลา่ วจะยงั ไมถ่ ูก POST ไปยงั ระบบบญั ชแี ยกประเภท ทาใหผ้ ใู้ ชง้ านสามารถตรวจสอบรายการใหเ้ รยี บ- รอ้ ยก่อน POSTเพราะถา้ POST แลว้ จะเขา้ ไปแกไ้ ขรายการ เดมิ ไมไ่ ด้ ตอ้ งใชว้ ธิ บี นั ทกึ รายการปรบั ปรงุ (ตาม ประกาศฉบบั ท่ี 63 ) ซง่ึ เป็นรปู แบบที่แนะนาให้ใช้มากที่สดุ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 41

ถา้ ใสค่ ่า ว่าง หมายถงึ เมอ่ื บนั ทกึ รายการ VOUCHER นนั้ แลว้ VOUCHER ใบ นนั้ จะถูก POST เขา้ ระบบบญั ชแี ยกประเภททนั ที ซง่ึ มผี ลใหร้ ายการนนั้ ไมส่ ามารถแกไ้ ขได้ ถา้ ใสค่ ่า X หมายถงึ เมอ่ื บนั ทกึ รายการจากโปรแกรม FRONT END เชน่ บนั ทกึ INVOICE ขาย จากระบบขายจะยงั ไมบ่ นั ทกึ VOUCHER ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ตอ้ งมกี าร เปลย่ี นรปู แบบการ POST ของรายการเหลา่ น้ี ทงั้ รปู แบบการ POST แบบ X และ I นนั้ สามารถมาสงั่ POST รายการภายหลงั ได้ โดยจะมเี มนูสาหรบั POST รายการรายวนั เพ่อื ใหส้ งั่ POST รายการเป็นช่วงได้ (BATCH) หรอื จะสงั่ POST ทลี ะ VOUCHER กไ็ ด้ สมดุ บญั ชีเงินฝาก(กรณีเชค็ จ่าย)ใสส่ มดุ บญั ชเี งนิ ฝากธนาคารทใ่ี ชส้ าหรบั จา่ ยเชค็ เป็นประจา ภาพที่ 11 : หน้าจอรายละเอียดของสาขา หน้าที่ 2 อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 2 ใบนาฝากบนั ทึกบญั ชีแบบใด ถา้ ค่าเป็น \"วา่ ง\" หมายถงึ ใหบ้ นั ทกึ บญั ชโี ดยใชย้ อดรวมของใบนาฝาก (payin) ถา้ คา่ เป็น \"1\" จะทาการบนั ทกึ บญั ชแี บบแตกยอดเงนิ ตามรายการเชค็ ถา้ คา่ เป็น \"2\" จะทาการบนั ทกึ บญั ชแี บบแตกยอดเงนิ ตามรายการเชค็ และสมดุ บญั ชี ตวั อยา่ ง ใบนาฝาก ประกอบดว้ ย ฉบบั ท่ี 1. ยอดเงนิ 12,000 ฉบบั ท่ี 2 ยอดเงนิ 13,000 เมอ่ื บนั ทกึ PAYIN ใบเดยี วกนั ถา้ ใสค่ ่า \"ว่าง\" โปรแกรมจะบนั ทกึ รายการบญั ชี ดงั น้ี Dr. บญั ชธี นาคารxxxxx 25,000 Cr. เชค็ รบั ล่วงหน้า 25,000 ถา้ ใส่ค่า \"1\" โปรแกรมจะบนั ทกึ รายการบญั ชี ดงั น้ี 42 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

Dr. บญั ชธี นาคาร xxxxx 12,000 Dr. บญั ชธี นาคาร xxxxx 13,000 Cr. เชค็ รบั ลว่ งหน้า 25,000 การกาหนดประเภทเอกสาร เพ่ือใช้กบั Mobile approve ใบเสนอราคาขาย ถา้ ใส่ค่า ‘A’ หมายถงึ เอกสารใบเสนอราคาน้ี จะตอ้ งผา่ นการ Approve จากผมู้ อี านาจก่อน จงึ จะถกู นาไปทาใบรบั คาสงั่ ขายได้ ใบรบั คาสงั่ ซื้อจากลกู ค้าถา้ ใส่ค่า ‘A’ หมายถงึ เอกสารใบรบั คาสงั่ ซอ้ื จากลกุ คา้ น้ี จะตอ้ งผา่ น การ Approve จากผมู้ อี านาจก่อน จงึ จะถูกนาไปทาการขายได้ ใบขออนุม้ติจดั ซื้อถา้ ใส่ค่า ‘A’ หมายถงึ เอกสารใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื น้ี จะตอ้ งผ่านการ Approve จากผมู้ อี านาจก่อน จงึ จะถกู นาไปทาใบสงั่ ซอ้ื ได้ ใบสงั่ ซื้อถา้ ใส่ค่า ‘A’ หมายถงึ เอกสารใบสงั่ ซอ้ื น้ี จะตอ้ งผ่านการ Approve จากผมู้ อี านาจ ก่อน จงึ จะถูกนาไปทาการซอ้ื ได้ การแสดงการบนั ทึกบญั ชี ใส่ค่า ว่าง หรอื 1 หรอื 2 เป็นการเลอื กวา่ เมอ่ื ทาการบนั ทกึ รายการแลว้ จะใหโ้ ปรแกรมแสดงการบนั ทกึ บญั ชี อตั โนมตั ไิ ปยงั ระบบบญั ชแี ยกประเภท ใหเ้ หน็ หรอื ไม่ ? เชน่ กรณี Perpetual เมอ่ื บนั ทกึ Invoice ขาย โปรแกรมจะคานวณตน้ ทุนขายใหเ้ หน็ ในตอนน้นี ซง่ึ บางบรษิ ทั ฯ อาจไมต่ อ้ งการ ใหเ้ หน็ ราคาทุน กใ็ หก้ าหนดคา่ ใหเ้ ป็น คา่ ว่าง หรอื กาหนดเป็น ‘1 ‘ คอื ใหเ้ หน็ ไดเ้ ฉพาะ พนกั งานทเ่ี ป็นระดบั ‘TOP’ เท่านนั้ ระบกุ ารกาหนดราคาในเอกสารซื้อ และเอกสาร ขาย ถา้ คา่ เป็น \"วา่ ง\" ใชร้ าคาตามลาดบั ขนั้ การกาหนดราคา ถา้ คา่ เป็น \"1\" ใชร้ าคาตามเอกสารอา้ งองิ ภาพที่ 12 : หน้าจอรายละเอียดของสาขา หน้าท่ี 3 อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 3 กรณี Revalue ลงบญั ชีที่สมดุ รายวนั ใส่เล่มสมดุ รายวนั เพ่อื ใชใ้ นกรณที ใ่ี ช้ Multi Currency และตอ้ งการทาการ Revalue ตอนสน้ิ งวดบญั ชี 3. เพิ่มรายชื่อฝ่ ายในองคก์ ร ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 43

1. เขา้ เมนูดว้ ย Workflow เลอื กเมนู “ เพิ่ม / แก้ไข รายช่ือฝ่ าย“ 2. กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพมิ่ รายชอ่ื ฝ่าย 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของฝ่าย เช่น รหสั ฝ่าย , ชอ่ื ฝ่าย และถา้ เป็นซอฟทแ์ วรร์ นุ่ PLUS ผใู้ ชง้ านสามารถสรา้ งชนั้ ของฝ่าย ไดอ้ กี มากมายโดยระบุชนดิ ของฝ่ายใหเ้ ป็น \"กล่มุ \" เชน่ มฝี ่ายอยู่ 3 ชนั้ ดงั น้ี ฝ่าย 01- เป็นชนั้ ท่ี 1 มชี นิดเป็นกลุม่ (G) ฝ่าย 0101 - เป็นชนั้ ท่ี 2 อยใู่ ตฝ้ ่าย 01 มชี นิดเป็นกลุ่ม (G) ฝ่าย 010101 และ ฝ่าย 010102 เป็นชนั้ ท่ี 3 อยใู่ ตฝ้ ่าย01มชี นดิ เป็นฝ่ายยอ่ ย (D) 4. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดครบแลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ ขอ้ มลู ทบ่ี นั ทกึ ไว ภาพที่ 13 : หน้าจอรายละเอียดฝ่ าย 4. เพิ่มรายช่ือแผนกที่สงั กดั ฝ่ ายต่างๆ 1. เขา้ เมนูดว้ ย Workflow เลอื กเมนู “ เพ่ิม / แก้ไข รายชื่อ แผนก“ 2. กดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพม่ิ รายชอ่ื แผนก 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของแผนก 4. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดครบแลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ ขอ้ มลู ทบ่ี นั ทกึ ไว้ ภาพท่ี 16 : หน้าจอรายละเอียดแผนก 44 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

  สรปุ ก่อนเรมิ่ ใชง้ านโปรแกรม จะตอ้ งเตรยี มโครงสรา้ งองคก์ ร เชน่ ขอ้ มลู เกย่ี วกบั บรษิ ทั สาขา ฝ่าย และแผนก รวมถงึ นโยบายทางบญั ชแี ละขอ้ มลู สาคญั ทไ่ี ดแ้ จง้ จดไวก้ บั กรมทะเบยี นการคา้ หรอื กรมสรรพากร เชน่ รอบระยะเวลาบญั ชขี องบรษิ ทั หรอื กรณที เ่ี ป็นธุรกจิ ซอ้ื ขายสนิ คา้ กต็ อ้ งระบุ วธิ กี ารคานวณราคาสนิ คา้ คงเหลอื , การบนั ทกึ บญั ชตี น้ ทุนขาย ซง่ึ ขอ้ มลู เหลา่ น้จี ะไมค่ อ่ ย เปลย่ี นแปลง แต่เมอ่ื กาหนดแลว้ จะมผี ลกบั การทางาน ทงั้ บรษิ ทั และระบบต่างๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง เชน่ ระบบขาย ระบบซอ้ื ระบบบญั ชแี ยกประเภท เป็นตน้ ค่าทก่ี าหนดเป็นนโยบายบญั ชขี องบรษิ ทั ควรปรกึ ษากบั ผวู้ างระบบบญั ชขี องบรษิ ทั หรอื ตรวจสอบจาก เอกสารทไ่ี ดจ้ ดทะเบยี นไวก้ บั หน่วยงานราชการก่อนบนั ทกึ ลงไป ทงั้ น้ี หากเป็นค่าท่ี ตอ้ งระมดั ระวงั ในการบนั ทกึ และแกไ้ ขภายหลงั ไมไ่ ด้ หรอื อาจมผี ลกระทบมาก ผเู้ ขยี นไดแ้ ยกหวั ขอ้ ทส่ี าคญั ไวโ้ ดยมสี ญั ลกั ษณ์ นอกเหนือจากนนั้ จะเป็นขอ้ มลู ทท่ี า่ นสามารถแกไ้ ขภายหลงั ไดโ้ ดย ไมม่ ผี ลกระทบกบั การทางานมากนกั โดยทา่ นสามารถเลอื กใชค้ ่าอตั โนมตั ิ ( default) ทโ่ี ปรแกรมได้ เตรยี มไวใ้ หไ้ ปก่อน และเมอ่ื มคี วามชานาญมากขน้ึ สามารถทาการเปลย่ี นแปลงค่าดงั กลา่ วภายหลงั ได้ จงึ ไมต่ อ้ งกงั วลว่าจะบนั ทกึ ผดิ พลาด นอกจากน้ี หากคา่ ใดทจ่ี าเป็น ตอ้ งบนั ทกึ ใหค้ รบถว้ น โปรแกรมจะขน้ึ ขอ้ ความเตอื นหลงั จากทา่ นทาการเกบ็ ขอ้ มลู และจะใหท้ ่าน บนั ทกึ ขอ้ มลู นนั้ ก่อน จงึ จะยอมทางานในขนั้ ตอนต่อไป การ Config ต่างๆ ทก่ี าหนดไวร้ ะดบั บรษิ ทั หรอื ระดบั สาขา จะมผี ลต่อการทางานโดยรวม แต่การ Config บางอยา่ ง ยงั สามารถไปกาหนดทร่ี ะดบั ฐานขอ้ มลู ยอ่ ยไดอ้ กี เชน่ รปู แบบการ Post กาหนดทเ่ี อกสารแต่ละใบกไ็ ด้ เป็นตน้ ผบู้ ริหารควรทราบว่า มีการกาหนดค่าบางอย่างท่ีสาคญั ท่ีควรจะระมดั ระวงั เชน่ จะให้ แสดงการบนั ทกึ บญั ชใี หเ้ หน็ หรอื ไม่ เพราะมตี วั เลขราคาทุนของสนิ คา้ เมอ่ื บนั ทกึ รายการขายกรณี บนั ทกึ บญั ชแี บบ Perpetual , มเี อกสารใดบา้ งทต่ี อ้ งผ่านการอนุมต้ จิ ากผมู้ อี านาจเสยี ก่อน จงึ จะไป process ในขนั้ ตอนถดั ไปได้ ทงั้ น้ี ผบู้ รหิ ารสามารถอนุมต้ เิ อกสารโดยใชค้ วามสามารถ Mobile Approve ได้ ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 45

46 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทท่ี 3 ระบบบริหารและควบคมุ สินค้าคงคลงั Inventory Control System ภาพรวมการทางานในระบบบริหารและควบคมุ สินค้าคงคลงั ธรุ กจิ ซอ้ื มาขายไป จะมกี ารควบคุมปรมิ าณสนิ คา้ ในคลงั หรอื เรยี กว่า \"ยอดสต๊อค\" เพ่อื ใหม้ ปี รมิ าณสนิ คา้ ในคลงั สนิ คา้ ใหเ้ พยี งพอและในปรมิ าณทพ่ี อดี ไมม่ ากเกนิ ไปจนเกดิ สนิ คา้ คา้ งในสต๊อค หรอื มนี ้อยไปจนไมพ่ อกบั ความตอ้ งการของลกู คา้ ทาใหไ้ มม่ สี นิ คา้ สง่ มอบใหก้ บั ลกู คา้ และเกดิ รายการสนิ คา้ คา้ งส่ง การบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั ใหพ้ อดี จงึ เป็นสง่ิ ทจ่ี าเป็น เพอ่ื สรา้ ง ความพงึ พอใจในการใหบ้ รกิ ารแก่ลกู คา้ และไมเ่ ป็นภาระในการบรหิ ารและจดั เกบ็ สนิ คา้ ของ กจิ การ ในเรอ่ื งตน้ ทนุ สนิ คา้ คงคลงั ทม่ี ากเกนิ ไป เรามาดภู าพการเชอ่ื มโยงระหวา่ งระบบบรหิ รสนิ คา้ คงคลงั กบั ระบบงานอ่นื ดงั ภาพน้ี ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 47

จะเหน็ วา่ เมอ่ื เราบนั ทกึ เอกสารจากระบบซอ้ื ( PO) และระบบขาย (SO) จะมาทาการ update ยอดสนิ คา้ คงคลงั ทร่ี ะบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั ใหอ้ ตั โนมตั ิ และถา้ มกี ารเชอ่ื มโยงกบั ระบบการ ผลติ กจ็ ะมกี าร update ยอดสนิ คา้ และวตั ถุดบิ คงคลงั มาจากระบบผลติ ดว้ ย นอกจากน้ี ในระบบ บรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั เอง กส็ ามารถบนั ทกึ เอกสารทม่ี ผี ลต่อยอดคงคลงั เพมิ่ เตมิ ได้ เชน่ ใบปรบั ยอด , ใบโอนขา้ มคลงั และใบตรวจนบั สนิ คา้ ประจาปี เป็นตน้ การทางานในระบบบรหิ าร สนิ คา้ คงคลงั มขี นั้ ตอนการทางาน 4 ชนั้ ตอน คอื 1. การเตรยี มฐานข้อมลู เชน่ รายช่อื สนิ คา้ รายช่อื หน่วยนบั รายชอ่ื กลมุ่ สนิ คา้ 2. การบนั ทึกยอดยกมาเร่ิมต้นก่อนใช้ระบบ เป็นการบนั ทกึ ยอดยกมาของสนิ ค้ คงคลงั หรอื เรยี กงา่ ยๆ วา่ \"ยอดสต๊อคยกมา\" เพอ่ื ใหเ้ รม่ิ ทาการขายได้ 3. การบนั ทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคลงั ไดแ้ ก่เอกสารทม่ี ผี ลกบั ปรมิ าณ สนิ คา้ คงคลงั นอกเหนือจากเอกสารซอ้ื ขาย 4. การพิมพร์ ายงานต่างๆ เพอ่ื การตรวจสอบรายการและเพ่อื การวเิ คราะห์ การอธบิ ายต่อไปน้จี ะเรยี งลาดบั ตาม Flow การทางานของกจิ การโดยทวั่ ไป 48 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบบริหารและควบคมุ สินค้าคงคลงั เมอ่ื จะใชง้ านระบบควบคมุ สนิ คา้ คงคลงั ขนั้ ตอนแรกคอื การเตรยี มฐานขอ้ มลู ทต่ี อ้ งใช้ ในระบบมดี งั น้ี บนั ทกึ รายช่อื คลงั สนิ คา้ และวตั ถุดบิ (ใชต้ ามทโ่ี ปรแกรมจดั เตรยี มไดท้ นั ที) บนั ทกึ รายช่อื กลมุ่ สนิ คา้ และวตั ถุดบิ บนั ทกึ รายช่อื หน่วยนบั ของสนิ คา้ และวตั ถุดบิ บนั ทกึ รายการสนิ คา้ และวตั ถุดบิ บนั ทกึ รายช่อื ชดุ สนิ คา้ และวตั ถุดบิ (หากไมม่ กี ารขายสนิ คา้ เป็นชุด สามารถขา้ ม หวั ขอ้ น้ไี ด)้ กาหนด Reorder Point, Safety Stock, E.O.Q. ( สามารถขา้ มหวั ขอ้ น้ไี ด้) บนั ทกึ มลู ค่าสนิ คา้ คงเหลอื แต่ละเดอื นใหก้ บั ตวั แปร $STOCK,$MATERIAL,$WIP (สามารถขา้ มหวั ขอ้ น้ไี ปได้) สรา้ งเลม่ เอกสารเพม่ิ จากทร่ี ะบบจดั เตรยี มไวใ้ ห้ (ใชต้ ามทโ่ี ปรแกรมจดั เตรยี มได้ ทนั ท)ี 2 3 1 ภาพที่ 2: หน้าจอ การเขา้ Workflow เพ่อื Setup Master Files ของระบบบริหารสินคา้ คงคลงั ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 49

ภาพท่ี 2: ขนั้ ตอนการเตรยี มฐานขอ้ มูล (Master File ) ของระบบบริหารสินคา้ คงคลงั หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * คอื หวั ขอ้ ทต่ี อ้ งเขา้ ไปบนั ทกึ รายการก่อนเรม่ิ ทารายการคา้ 50 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.