E-PORTFOLIO LATIHAN MENGAJAR_FITRI BIN SALLEH (CB190030)

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(3/5) Muka : 36 drp : 41 3.10 JENIS SENARAI SEMAK • Senarai semak senarai semak adalah satu jenis alat bantu pekerjaan bermaklumat yang digunakan untuk mengurangkan kegagalan. Ia membantu untuk memastikan konsistensi dan kesempurnaan dalam menjalankan tugas. • Satu contoh yang asas adalah “Senarai semak perkara perlu dibuat.\" Senarai semak yang baik akan menjadi jadual, yang meletakkan tugas-tugas yang perlu dilakukan mengikut masa hari atau faktor-faktor lain. • Fungsi senarai semak - membantu pengguna untuk menjalankan tugas penyelenggaraan alat dengan lebih sistematik - dengan menggunakan senarai item dan tugas- tugas yang perlu dilakukan bagi mengurangkan kegagalan pada alat.

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(3/5) Muka : 37 drp : 41 3.9 KAEDAH MELENGKAPKAN SENARAI SEMAK Contoh senarai semak bagi pengatur voltan

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(3/5) Muka : 38 drp : 41 Contoh senarai semak bagi transformer

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(3/5) Muka : 39 drp : 41 Contoh senarai semak bagi penerus

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(3/5) Muka : 40 drp : 41 RUJUKAN

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(3/5) Muka : 41 drp : 41 1. http://www.myelectrical4u.blogsport.com 2. Mohd Isa Bin Idris, Sabariah Binti Haji Bohanudin, Norjah Binti Janudin, Norani Binti Hamzah, Salwani Binti Mohd Daud (2003). Pengajian Kejuruteraan Elektrik dan Elektronik Tingkatan 4, Dewan Bahasa dan Pustaka Kuala Lumpur, ISBN NO. 983-62-7430-8. 3. Boylestad, Robert L,Nashelsky, Louis . 1996. Electronic Devices and circuit theory, Sixth Edition. Prentice Hall 4. Kertas penerangan Teknologi Elektronik ADTEC, Shah Alam. 5. Teknik Diagnosis dan Alat Pengujian (E3005/Unit 2/1)

BAHAGIAN PENDIDIKAN DAN LATIHAN TEKNIKAL VOKASIONAL KEMENTERIAN PEDIDIKAN MALAYSIA ARAS 5 DAN 6, BLOK E 14, PARCEL E, PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN 62604 PUTRAJAYA KERTAS PENERANGAN 4 (INFORMATION SHEET) KOD DAN NAMA ETN 4024: PENYENGGARAAN PEMBAIKAN PERALATAN ELEKTRONIK PROGRAM / PROGRAM’S CODE & NAME EE-021-3:2012 ELECTRONIC EQUIPMENT TROUBLESHOOTING, REPAIR & MAINTENANCE TAHAP / LEVEL L3 NO. DAN TAJUK UNIT ETN 4023 / CU4 KOMPETENSI / PENYENGGARAAN PEMBAIKAN PERALATAN ELEKTRONIK COMPETENCY UNIT NO. AND TITLE NO. DAN PENYATAAN 1. IDENTIFY THE ELECTRONIC TOOLS, EQUIPMENTS AND AKTIVITI KERJA / WORK MATERIALS ACTIVITIES NO. AND STATEMENT 2. CHECK SERVICE MANUAL AND CONTENTS 3. PERFORM TROUBLESHOOTING NO. KOD / CODE NO. 4. REPORT ELECTRONIC EQUIPMENT CORRECTIVE MAINTENANCE ACTIVITIES 5. PREPARE ELECTRONIC EQUIPMENT CORRECTIVE MAINTENANCE REPORT Muka Surat / Page: 1 EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Drpd / of : 25

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 2 drp : 27 LAPORAN AKTIVITI PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN PERALATAN ELEKTRONIK PENERANGAN : PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN Penyelenggaraan pembaikan adalah tugas penyelenggaraan yang dilakukan untuk mengenal pasti, mengasingkan dan membetulkan kesalahan supaya peralatan, mesin, atau sistem yang gagal dapat dikembalikan kepada keadaan operasi dalam toleransi atau had yang ditetapkan untuk operasi dalam perkhidmatan. Penyelenggaraan pembetulan adalah tindakan pemulihan yang dilakukan kerana kegagalan kecacatan yang ditemui semasa penyelenggaraan pencegahan atau sebaliknya, untuk memperbaiki keadaan operasi item. Biasanya, penyelenggaraan pembetulan adalah tindakan penyelenggaraan yang tidak dirancang yang memerlukan perhatian segera yang harus ditambah, diintegrasikan dengan, atau diformulasikan untuk kerja yang telah dijadualkan sebelumnya. Penyelenggaraan atau pembaikan pembetulan adalah elemen animasi aktiviti penyelenggaraan keseluruhan. Penyelenggaraan pembetulan boleh dibahagikan kepada \"penyelenggaraan pembetulan segera\" (di mana kerja bermula dengan serta-merta selepas kegagalan) dan \"penyenggaraan pembetulan ditangguhkan\" (di mana kerja ditangguhkan mengikut set peraturan penyelenggaraan yang ditetapkan). JENIS PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN Penyelenggaraan pembetulan boleh dikelompokkan di bawah lima kategori berikut: a. Pembaikan kegagalan: Ini berkenaan dengan memulihkan item yang gagal atau keadaan operasi peralatan operasi.

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 3 drp : 27 b. Baik pulih: Ini berkaitan dengan membaikpulih atau memulihkan item atau kelengkapan untuk memenuhi keperluan mesyuarat yang boleh diguna pakai di dalam piawaian kebolehterilan, menggunakan kaedah \"pemeriksaan dan pembaikan sahaja yang sesuai\". c. Menyelamatkan: Ini berkaitan dengan pelupusan bahan-bahan yang tidak boleh diperbaiki dan memulihkan bahan-bahan selamat dari barang-barang yang tidak dapat diperbaiki dalam pemulihan, pembaikan, atau membina semula program. d. Perkhidmatan: Penyelenggaraan pembetulan jenis ini mungkin diperlukan kerana tindakan penyelenggaraan pembetulan; Sebagai contoh, pembaikan enjin boleh mengakibatkan reaksi engkol, kimpalan, dan sebagainya e. Membina semula: Ini berkaitan dengan memulihkan item atau peralatan kepada standard yang hampir sama dengan keadaan asalnya berkenaan dengan penampilan, performance, dan jangka hayat. Ini dicapai melalui tindakan seperti pembongkaran lengkap, pemeriksaan semua bahagian, penggantian atau pembaikan komponen yang tidak dapat dipulihkan atau dipakai mengikut spesifikasi asal dan toleransi pembuatan, dan memasang semula dan menguji kepada keperluan pengeluaran yang asal PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN ( PENYELENGGARAAN KEROSAKAN) a. Penyelenggaraan kerosakan adalah penyelenggaraan dilakukan ke atas peralatan yang rosak dan tidak boleh digunakan. b. Ia boleh sama ada dirancang atau ia boleh menjadi tidak dirancang c. Contoh penyelenggaraan yang dirancang dijalankan untuk penyelenggaraan kegagalan, manakala contoh penyelenggaraan yang tidak dirancang termasuk penyelenggaraan pembetulan dan penyelenggaraan reaktif (tindak balas yang cepat.

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 4 drp : 27 d. Penyelenggaraan kerosakan boleh menjadi lebih mahal daripada penyelenggaraan pencegahan. Sebelum melakukan kerja : Buat kajian yang perlu dilakukan, sama ada meneliti rajah mesin berkenaan atau menentukan cara bahagian hendak dibuka. Jangan membuka mesin lebih dari yang dikehendaki. a. Jangan gunakan paksaan semasa membuka mesin b. Ball bearing hendaklah dipegang dengan cermat c. Paksaan semasa memasang atau mengeluarkannya hendaklah dengan alat tertentu. d. Perhatikan seal bearing tidak rosak e. Berjaga-jaga semasa mengangkat bahagian mesin dari terpijak dan retak Peraturan Am Kerja Penyelenggaraan a. Digunakan untuk mendokumentasikan semua tindakan pembetulan yang diambil untuk mengurus atau menyelesaikan situasi yang melibatkan penyelenggaraan pembetulan. b. Jenis borang penyelenggaraan : i. Senarai semak ii. Borang daftar penyelenggaraan peralatan iii. Borang aduan kerosakan dan banyak lagi c. Semua borang yang disertakan didokumenkan dan dijadikan satu laporan untuk dihantar kepada pegawai yang bertanggungjawab. AKTIVITI PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN a. Small Repair/pembaikan kecil b. Medium Repair/pembaikan sederhana c. Complete Repair/pembaikan lengkap

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 5 drp : 27 a. Small Repair/ pembaikan kecil i. Semua kerja-kerja pemeriksaan fizikal ii. Penggantian peralatan kecil bagi unit kecil iii. Melakukan pembersihan menggunakan berus iv. Pelinciran pada alat operasi yang sesuai dan sapu cat pada tempat yang terkupas b. Medium Repair/pembaikan sederhana i. Semua kerja-kerja dalam small repair ii. Melakukan pembersihan pada bahagian peralatan dan membuat penggantian pada bahagian yang rosak iii. Mengenal pasti masalah mekanikal sebelum membuat penyelengaraan iv. Memberi minyak pelincir pada bearing dan bahagian mekanikal yang lain d. Complete Repair/pembaikan lengkap i. Semua operasi dalam pembaikan sederhana, tetapi setiap unit akan dibuka dan setiap unit yang kurang baik akan diganti dengan yang baru ii. Melakukan perubahan (modify) peralatan / mesin jika perlu dan ianya mestilah mengikut standard yang telah ditetapkan dan menepati citarasa pengeluaran barangan. Secara umum proses penyelenggaraan pembaikan ialah : • Peristiwa: Kerosakan • Analisis : Analisis Tempat Kerosakan • Tindakan : Membaiki • Pengesahan : Kebolehfungsian peralatan yang telah dibaiki

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 6 drp : 27 JENIS-JENIS KEROSAKAN a. Separuh rosak (partial failure) Disebabkan oleh beberapa characteristics dari spesifikasi tetapi masih boleh berfungsi b. Kerosakan tersela (Intermittent failure) Disebabkan oleh beberapa mekanisma kerosakan yang Intermittent. Biasanya paling sukar untuk dicari. c. Kerosakan penuh (Complete failure) Disebabkan oleh kerosakan yang menyeluruh dari segi peralatan dan software

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 7 drp : 27 SEBAB-SEBAB KEROSAKAN PERALATAN ADALAH DISEBABKAN : a. Salah guna – Bila alatan dibiarkan bekerja diluar kemampuannya b. Inherent weakness failure – Alatan rosak dalam had tertentu c. Kerosakan gradual (beransur-ansur) – Ia boleh dikesan dengan pemeriksaan yang sesuai d. Kerosakan mengejut – Ia sukar diagak dan biasanya disebabkan oleh kerosakan mekanikal e. Kegagalan Mekanisma - Kerosakan mekanisma adalah proses kimia dan fizikal yang menyebabkan kemungkinan kerosakan komponen. Gambarajah 1.0 berikut menunjukkan kerosakan mekanisma dan stress berkaitan bagi komponen semi-konduktor Kadar Wearout kerosakan failures early failures masa Burn in Hayat terpakai Rajah 1.0 : Bath tube curve BAGAIMANA KOMPONEN ROSAK a. Kerosakan awal b. Kerosakan kecekapan c. Bahan tidak bermutu dan kerosakan kawalan proses d. Penukaran dan penggantian kerosakan e. Pemasangan dan uji lari kerosakan f. Stress related (akibat tekanan)

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 8 drp : 27 g. Wearout (usia) h. Mutu kimpalan yang merosot i. Ikatan wayar j. Dipatri hingga kedap udara k. Penyambungan pematerian yang kurang baik l. Penyambungan yang kurang sempurna LANGKAH-LANGKAH PENYENGGARAAN PEMBAIKAN Penyenggaraan pembaikan boleh dilakukan dalam lima langkah berikut:- a. Kenalpasti kegagalan: Menyedari kewujudan kegagalan b. Tempat kegagalan: Tempat kegagalan dalam sistem kepada spesifikasi item peralatan c. Diagnosis dalam peralatan atau item: Diagnosis dalam item atau kesimpulan untuk mengenal pasti bahagian atau komponen tertentu yang gagal. d. Penggantian atau pembaikan bahagian yang gagal: Menggantikan atau membaiki komponen komponen yang gagal. e. Sistem pulangan ke perkhidmatan: Memeriksa dan mengembalikan semula sistem ke perkhidmatan. Waktu penyelenggaraan pembetulan terdiri daripada tiga komponen utama yang dijangkakan dalam rajah di bawah. Masa pembaikan berskala terdiri daripada enam subkontraktor: masa checkout, waktu persediaan, masa pembetulan kesilapan, masa lokasi kesalahan, masa pelarasan dan penentukuran, dan masa pengambilan barang ganti.

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 9 drp : 27 Untuk meningkatkan keberkesanan penyelenggaraan pembetulan, penting untuk menjamin masa penyelenggaraan pembetulan. Beberapa strategi yang berguna untuk masa penyelenggaraan pembetulan tahap reducing system adalah a. Meningkatkan aksesibiliti: Pengalaman masa lampau menunjukkan bahawa selalunya jumlah masa yang besar dibelanjakan untuk mengakses bahagian gagal. Perhatian yang sewajarnya terhadap kesesuaian semasa reka bentuk dapat membantu menurunkan masa aksesibiliti bahagian dan, oleh itu, masa penyelenggaraan pembetulan b. Tingkatkan pertukaran: Keupayaan pertukaran fungsian dan fizikal yang berkesan merupakan faktor penting dalam membuang dan menggantikan bahagian atau komponen, sehingga menurunkan masa penyelenggaraan pembetulan. c. Memperbaiki pengiktirafan kesalahan, lokasi, dan pengasingan: Pengalaman masa lalu yang menandakan bahawa dalam aktiviti penyelenggaraan pembetulan, pengiktirafan kesalahan, lokasi, dan pengasingan menggunakan paling banyak masa. Faktor-faktor yang membantu untuk masa penyelenggaraan yang menggurangkan pembaikan adalah prosedur penyelenggaraan yang baik, kakitangan yang terlatih dengan baik, petunjuk kesalahan yang direka dengan baik, dan keupayaan pengasingan yang tidak jelas. d. Pertimbangkan faktor manusia: Semasa reka bentuk, memberi perhatian yang teliti kepada pembunuh manusia seperti pemilihan dan penempatan petunjuk dan panggilan; Saiz, bentuk dan berat

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 10 drp : 27 komponen; Pembacaan arahan; Pemprosesan maklumat; dan saiz dan penempatan akses dan pintu boleh membantu mengurangkan masa penyelenggaraan yang jelas e. Menggalakkan lebihan: Ini berkenaan dengan mereka bentuk komponen-komponen yang berlebihan yang boleh dialihkan semasa pembaikan bahagian-bahagian yang rosak peralatan atau sistem terus beroperasi. Dalam kes ini, walaupun beban kerja penyelenggaraan secara keseluruhan tidak dapat dikurangkan, downtime peralatan itu boleh memberi impak yang signifikan 4.1 KEMAHIRAN MENULIS LAPORAN Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan ke dalam format yang dipersetujui oleh jabatan penyelenggaraan sesebuah organisasi. Aktiviti penyelenggaraan yang dilakukan hendaklah direkodkan setiap kali melakukan penyelenggaraan. Data yang dikumpul daripada aktiviti penyelenggaraan perlu dilaporkan kepada pihak atasan untuk tindakan lanjut. Laporan boleh disediakan dalam bentuk tulisan menggunakan aplikasi Microsoft Office seperti Microsoft Words, Microsoft Excell dan Microsoft Power Point. 4.1.1 Menyediakan Laporan Penyelenggaraan a. Semua data dan borang penyelenggaraan hendaklah dikumpulkan untuk direkod dan difailkan samada secara manual atau elektronik. b. Pengumpulan data penyelenggaraan bertujuan menyemak senarai mesin ataupun peralatan yang memerlukan penyelenggaraan lanjutan pada masa yang ditetapkan oleh data atau manual. c. Data penyelenggaraan yang dikumpulkan terdiri daripada: i. Senarai semak penyelenggaraan ii. Borang penyelenggaraan iii. Rekod penyelenggaraan d. Rekod penyelenggaraan pencegahan yang dilakukan hendaklah mengandungi kriteria-kriteria berikut:

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 11 drp : 27 i. Siapakah yang melakukan penyelenggaraan pembetulan ii. Apakah mesin/peralatan yang diselenggara iii. Bilakah penyelenggaraan pencegahan tersebut dilakukan iv. Keputusan daripada penyelenggaraan yang dilakukan v. Senarai kerosakan yang berlaku vi. Kos penyelenggaraan termasuk alat ganti dan tenaga kerja. vii. Tindakan yang diambil untuk mengatasi kerosakan peralatan viii. Tandatangan pemeriksa/penyelia setelah selesai merekodkan data penyelenggaraan 4.1.2 Senarai Semak Penyelenggaraan 1. Senarai semak penyelenggaraan ialah pentaksiran yang mengandungi senarai item yang disediakan untuk mengenalpasti bahagian penyelenggaraan yang dilakukan. 2. Senarai item yang disediakan adalah untuk memudahkan pemeriksa untuk mengetahui apa tindakan yang perlu dilakukan semasa membuat penyelenggaraan. 3. Panduan menyediakan senarai semak: a. Sediakan lebih awal sebelum penyelenggaraan dibuat b. Item yang ingin diselenggara dinyatakan dengan ringkas dan jelas dalam bentuk pointform. c. Hanya bahagian yang penting dinyatakan dalam senarai semak d. Item disusun mengikut pemeringkatan e. Maklumat bagi melengkapkan senarai semak boleh didapati daripada satu atau dua pemeriksaan f. Dapat ditandakan semasa atau selepas penyelenggaraan Kebaikan penyediaan senarai semak penyelenggaraan: i. Mudah dan praktikal ii. Boleh dilakukan semasa atau selepas penyelenggaraan dilakukan iii. Dapat digunakan oleh pemeriksa yang kurang mahir dalam penyelenggaraan iv. Penting dalam merancang kos penyelenggaraan v. Dapat dilakukan oleh beberapa pemeriksa untuk menilai kesahihan pemeriksaan

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 12 drp : 27 Keburukan senarai semak penyelenggaraan:  Melihat hanya pada bahagian tertentu dan bukan semuanya.Oleh itu, kadang kala terlepas daripada memeriksa bahagian yang penting  Mengambil masa yang agak lama untuk menyediakan borang senarai semak

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 13 drp : 27 SYARIKAT PENGANGKUTAN CIKTOM, LOT 123, KAWASAN PERINDUSTRIAN RINGAN BAGAN SERAI, 34300 BAGAN SERAI, Logo + alamat PERAK DARUL RIDZUAN. organisasi Tel: 05-7215000 Fax: 05-7215005 E-mel: [email protected] CORRECTIVE MAINTENANCE CHECKLIST Maklumat Department : Location : pemeriksaan spt Equipment : Serial No : Bahagian,Peralatan,L okasi,Tarikh, Inspector : Date : Pemeriksa dan Instructions: bi TASKS TO BE PERFORMED Write Initial In Appropriate Boxes Below INSPECTED REPAIRED & COMMENT & OKAY ADJUSTED PART LIST Senaraikan tugas Tandakan keadaan Nyatakan komen peralatan yang (item) yang perlu /alat ganti untuk dil k k di ik menggantikan bahagian yang Contoh borang senarai semak penyelenggaraan. 4.1.3 Rekod Penyelenggaraan Pembetulan 1. Rekod penyelenggaraan adalah sebarang maklumat yang tercatat semasa proses penyelenggaraan. 2. Rekod penyelenggaraan juga boleh didefinisikan sebagai bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan peristiwa atau aktiviti penyelenggaraan. 3. Kepentingan rekod penyelenggaraan ialah sebagai sumber utama rujukan penyelenggaraan di masa akan datang.

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 14 drp : 27 SYARIKAT PENGANGKUTAN CIKTOM, LOT 123, KAWASAN PERINDUSTRIAN RINGAN BAGAN SERAI, 34300 BAGAN SERAI, PERAK DARUL RIDZUAN. Tel: 05-7215000 Fax: 05-7215005 E-mel: [email protected] PREVENTATIVE MAINTENANCE RECORD Who: Designated trained maintenance personnel When: Weekly/Monthly/Annually What: Record the week, the year and your name in the space provided. Record the date that the maintenance was conducted. Initial and write the time in the appropriate boxes. Describe the deviation and corrective actions taken in the corresponding column. Date : __________________ Year: ______________ Name of the maintenance’s technician: ___________________________________ PREVENTATIVE MAINTENANCE EQUIPMENT –ID MAINTENANCE DATE TIME DEVIATION DEVIATION CORRECTIVE INITIALS NUMBER CONDUCTED COMPLETED YES/NO ACTIONS Contoh borang rekod penyelenggaraan. 4.1.4 Laporan Penyelenggaraan 1. Laporan penyelenggaraan ialah maklumat yang ditulis bagi melaporkan perkara yang berlaku sepanjang proses penyelenggaraan berlangsung. 2. Laporan ini hendaklah disediakan dalam bentuk format atau dokumen yang telah dipersetujui oleh jawatankuasa penyelenggaraan. 3. Laporan ini akan disimpan oleh jurutera penyelenggaraan untuk direkod dan perlu disemak apabila ingin melakukan penyelenggaraan lanjutan terhadap bahagian-bahagian tertentu.

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 15 drp : 27 SYARIKAT PENGANGKUTAN CIKTOM, LOT 123, KAWASAN PERINDUSTRIAN RINGAN BAGAN SERAI, 34300 BAGAN SERAI, PERAK DARUL RIDZUAN. Tel: 05-7215000 Fax: 05-7215005 E-mel: [email protected] BORANG LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMBETULAN [CM] PERALATAN : NO.SIRI : NAMA : LOKASI : PEMERIKSA TAHAP KEROSAKAN [Sila tanda √ pada ruangan yang sesuai] MINOR MAJOR KRITIKAL KETERANGAN KEROSAKAN: [Tandatangan Pemeriksa] Tarikh: TINDAKAN PEMBETULAN: PERALATAN GANTIAN: STATUS PENYELENGGARAAN PEMBETULAN: SEDANG SEDANG SIAP DIBAIKI DIUJI SEPENUHNYA [Tandatangan Pemeriksa] Tarikh:

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 16 drp : 27 4.1.5 Work Oder (WO) 1. Dokumen atau peralatan yang mengandungi data-data terperinci yang diperlukan untuk melakukan tugas penyelenggaraan. 2. WO digunakan untuk merancang, mengurus dan mengawasi tugas-tugas penyelenggaraan. 3. Isi kandungan work order  Masa.  Tarikh.  Nama barang / peralatan.  Lokasi.  Penerangan kerja.  Anggaran masa yang siap.  Keperluan keselamatan. 4. Sesetengah WO turut menyatakan langkah-langkah untuk menyiap tugas- tugas penyelenggaraan. 5. WO boleh dilaksanakan menggunakan borang atau Computerized Maintenance Management System (CMMS) 6. Berikut adalah contoh WO daripada bahagian penyelenggaraan :

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 17 drp : 27

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 18 drp : 27 4.2 PROSEDUR UNTUK MEMBUAT LAPORAN PENYELENGGARAAN PERALATAN ELEKTRONIK 4.2.1 Contoh Laporan Prosedur Penyelenggaraan Komputer a. Tujuan i. Carta Alir Prosedur Penyelenggaraan Komputer ii. Contoh Senarai Semak Penyelenggaraan iii. Contoh Rekod Penyelenggaraan iv. Contoh Senarai Semak Penyelenggaraan v. Contoh Rekod Penyelenggaraan vi. Rekod penyelenggaraan komputer adalah diperlukan bagi tujuan pemeriksaaan vii. bila tarikh terakhir penyelenggaraan dijalankan, siapa yang mengendalikannya, jenis kerosakan yang berlaku dan penyelesaian terhadap kerosakan tersebut viii.Menyediakan laporan prosedur penyelenggaraan komputer ini,memerlukan pengguna menyediakan maklumat terperinci mengenai aktiviti penyelenggaraan pencegahan dan pembetulan. 1. Di dalam laporan ini,pengguna perlu menyediakan,langkah kerja yang dilakukan semasa aktiviti pencegahan 2. Contohnya seperti; langkah untuk menyalin data, konfigurasi firewall, kaedah membersihkan perkakasan komputer, langkah analisa penyelenggaraan perkakasan simpanan serta analisisnya dan lain-lain lagi. 3. Bagi aktiviti penyelenggaraan pembetulan, pengguna seharusnya menghuraikan masalah yang dialami oleh komputer dengan mengesan maksud mesej POST, maksud amaran penyelenggaraan, langkah restoration yang dilakukan pada komputer serta menyatakan kriteria pelupusan peralatan computer 4. Contoh Filing System

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 19 drp : 27 TUGASAN Anda sebagai juruteknik di sebuah jabatan kerajaan. anda dikhendaki melaksanakan aktiviti pencegahan dan aktiviti pembetulan di organisasi tersebut a. Nyatakan • Carta Alir Prosedur Penyelenggaraan b. Senaraikan • Semak Penyelenggaraan c. Nyatakan • Rekod Penyelenggaraan

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 20 drp : 27 PROSEDUR NO. : PK KUALITI RUJUKAN UiTMPs.USMB.03 NO. : 01 KELUARAN UNIVERSITI PROSEDUR PENYELENGGARAANDAN NO. : 00 TEKNOLOGI STORAN (PERALATAN ICT) PINDAAN : 15 MAY 2015 MARA SEKSYEN C: PENYELENGGARAAN TARIKH PERLIS PEMBAIKAN (CORRECTIVE KUATKUASA MAINTENANCE) PERALATAN (ICT) / PERISIAN ICT C.1 PENYELENGGARAAN (CORRECTIVE MAINTENANCE) KOMPUTER PELAYAN Tanggungjawab Aliran kerja Proses Kerja Rekod Mula PTM /PPTM / JK Pastikan kerosakan Komputer Sistem iSMS ICT Pelayan direkodkan dalam (Komputer Pelayan) sistem iSMS Membaiki kerosakan jika berkemampuan. Hubungi pembekal Komputer Pelayan atau pembekal sistem untuk urusan kerja pembaikan jika kerosakan tidak dapat dibaiki. Pastikan Komputer Pelayan telah dibaiki dan beroperasi seperti yang dikehendaki. Selesai

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 21 drp : 27 C.2 PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN (CORRECTIVE MAINTENANCE) PERISIAN KOMPUTER PELAYAN EMAIL Tanggungjawab Aliran kerja Proses Kerja Rekod Mula PPTMK / PPTM / Pastikan semua email JK ICT Komputer Pelayan berfungsi seperti yang dikehendaki Pastikan mail keluar masuk berjalan lancar. Pastikan aduan masalah Sistem iSMS email pengguna (Komputer Pelayan) direkodkan dalam Sistem iSMS Pastikan masalah diambil tindakan. Selesai

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 22 drp : 27 C.3 PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN (CORRECTIVE MAINTENANCE) SISTEM RANGKAIAN Tanggungjawab Aliran kerja Proses Kerja Rekod Mula PTM / PPTM / JK Pastikan setiap peralatan ICT dan Komputer Pelayan rangkaian yang memerlukan penyelenggaraan masih dalam tempoh jaminan dan tempoh penyelenggaraan Berurusan dengan Fail Penyelenggaraan kontraktor bagi tujuan Pembaikan Peralatan penyelenggaraan dan / perisian ICT/AV pembaikan peralatan. 300- UiTMPs(PR/USMB Menyimpan dokumen 19/3) berkaitan penyelenggaraan di dalam fail berkaitan Selesai

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 23 drp : 27 C.4. PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN (CORRECTIVE MAINTENANCE) PERALATAN (ICT/AV) PERISIAN PENGGUNA Tanggungjawab Aliran kerja Proses Kerja Rekod KERANI / Mula PEMBANTU OPERASI / PTM Terima aduan kerosakan dari / PPTMK / PPTM pengguna melalui telefon / JK ICT Rekodkan aduan kerosakan Sistem iSMS peralatan / perisian pengguna (Komputer Pelayan) di dalam sistem iSMS Kenalpasti masalah peralatan / perisian untuk tindakan Laksanakan kerja pembaikan peralatan / perisian. Dapatkan pengesahan Sistem iSMS tindakan pembaikan dari (Komputer Pelayan) pengguna dan laporan JK ICT direkodkan dalam sistem iSMS. Selesai. Rektor Kampus

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 24 drp : 27 Contoh Borang Laporan Kerosakan Simpton : Bil Langkah Kerja Dapatan dan Kesimpulan Komponen yang rosak :………………………………… Jenis kerosakan :…………………………………

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 25 drp : 27 Contoh Borang Laporan Penyelenggaraan Perkakasan Nama : ________________________________________ No Kad Pengenalan : ____________________________ BIL AKTIVITI CATATAN 1 Nama Perkakasan 2 Jenama 3 No. Model 4 Tarikh 5 Pemeriksaan Fizikal 6 Pemeriksaan Kefungsian BAIK / ROSAK 7 Status Perkakasan 8 Tindakan 9 Pengesahan Dokumen (…………………………………) Nama : Jawatan : Tarikh :

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 26 drp : 27 Contoh Format Borang Tindakan Pencegahan Dan Pembaikan

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(4/5) Muka : 27 drp : 27 RUJUKAN 1. http://www.myelectrical4u.blogsport.com 2. Mohd Isa Bin Idris, Sabariah Binti Haji Bohanudin, Norjah Binti Janudin, Norani Binti Hamzah, Salwani Binti Mohd Daud (2003). Pengajian Kejuruteraan Elektrik dan Elektronik Tingkatan 4, Dewan Bahasa dan Pustaka Kuala Lumpur, ISBN NO. 983-62- 7430-8. 3. Boylestad, Robert L,Nashelsky, Louis . 1996. Electronic Devices and circuit theory, Sixth Edition. Prentice Hall 4. Kertas penerangan Teknologi Elektronik ADTEC, Shah Alam. 5. Teknik Diagnosis dan Alat Pengujian (E3005/Unit 2/1)

BAHAGIAN PENDIDIKAN DAN LATIHAN TEKNIKAL VOKASIONAL KEMENTERIAN PEDIDIKAN MALAYSIA ARAS 5 DAN 6, BLOK E 14, PARCEL E, PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN 62604 PUTRAJAYA KERTAS PENERANGAN 5 (INFORMATION SHEET) KOD DAN NAMA ETN 4024: PENYENGGARAAN PEMBAIKAN PERALATAN ELEKTRONIK PROGRAM / PROGRAM’S CODE & NAME EE-021-3:2012 ELECTRONIC EQUIPMENT TROUBLESHOOTING, REPAIR & MAINTENANCE TAHAP / LEVEL L3 NO. DAN TAJUK UNIT ETN 4023 / CU4 KOMPETENSI / PENYENGGARAAN PEMBAIKAN PERALATAN ELEKTRONIK COMPETENCY UNIT NO. AND TITLE NO. DAN PENYATAAN 1. IDENTIFY THE ELECTRONIC TOOLS, EQUIPMENTS AND AKTIVITI KERJA / WORK MATERIALS ACTIVITIES NO. AND STATEMENT 2. CHECK SERVICE MANUAL AND CONTENTS 3. PERFORM TROUBLESHOOTING NO. KOD / CODE NO. 4. REPORT ELECTRONIC EQUIPMENT CORRECTIVE MAINTENANCE ACTIVITIES 5. PREPARE ELECTRONIC EQUIPMENT CORRECTIVE MAINTENANCE REPORT Muka Surat / Page: 1 EE-021-2:2012-CU4/P(5/5) Drpd / of : 18

PENYEDIAAN LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN PERALATAN ELEKTRONIK 5.1 CARTA ORGANISASI 5.0 Pengenalan Organisasi yang telah kita fahami merupakan sebuah institusi seperti agensi kerajaan, sekolah, syarikat, persatuan IPTA, dan sebagainya. Seperti yang telah kita pelajari daripada unit dua, lima fungsi asas dalam pengurusan sesebuah organisasi adalah perancangan, pengorganisasian, pengarahan, pengawalan dan penstafan. Oleh itu selepas satu-satu perancangan dibuat maka pengurus perlu pula menyusun atau mengorganisasi semua aktiviti yang telah dirancang supaya objektif yang ditetapkan dalam perancangan dapat dicapai dengan jayanya. Sesebuah organisasi yang ditubuhkan memerlukan pengorganisasian yang rapi dan teliti serta bersesuaian dengan tujuan, matlamat, strategi dan program yang telah dibuat pada peringkat perancangan. 5.1 Definisi dan Konsep Pengorganisasian Terdapat berbagai definisi yang telah digubal oleh penulis-penulis buku tentang pengorganisasian diantaranya: • Stoner dan Wankel (1986): Pengorganisasian merupakan satu proses di mana aktiviti kerja disusun dan diagihkan kepada sumber tenaga untuk mencapai matlamat dan tujuan sesebuah organisasi. • Jaafar Muhammad (1992): Pengorganisasian ialah penyusunan sumber- sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar matlamat dan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai.

• Gatewood, Taylor dan Farell: Pengorganisasian ialah aktiviti–aktiviti yang terlibat dalam merekabentuk suatu struktur organisasi yang sesuai, memberi tugas kepada pekerja serta membentuk perhubungan- perhubungan yang berguna di antara pekerja-pekerja dan di antara tugas-tugas. • Certo (1997): Fokus utama pengorganisasian adalah menentukan setiap aktiviti – aktiviti yang akan dilakukan oleh sumber manusia dalam organisasi, dan bagaimana sumber-sumber tersebut dapat diselaraskan atau digabungkan dengan cara yang terbaik untuk mencapai objektif organisasi. Maka daripada setiap definisi di atas bolehlah disimpulkan bahawa pengorganisasian menekankan kepada konsep pembahagian kerja kepada sumber manusia, oleh itu di sini organisasi memerlukan satu struktur sistem yang menjelaskan siapa perlu melakukan tugas apa, siapa bertanggungjawab kepada apa dan siapa serta siapa perlu mengkoordinasikan tugas-tugas yang perlu dilakukan. Penurunan autoriti dan kuasa kepada mereka yang berpatutan serta penentuan asas-asas yang sesuai untuk tugas penjabatan dan menentukan bilangan tugasan yang optimum dalam setiap jabatan untuk mencapai matlamat dan tujuan organisasi yang telah dirancang terlebih dahulu juga amat penting di dalam konsep pengorganisasian.

5.2 Proses dan Struktur Organisasi 5.2.1 Proses Pengorganisasian Dalam menyempurnakan pengorganisasian ini , terdapat 5 langkah yang perlu dilalui untuk menjayakan proses pengorganisasian tersebut. Gambarajah 5.1 di bawah menunjukan aliran proses pengorganisasian. Rajah 5.1: Proses Pengorganisasian.

Langkah 1 Menyenaraikan semua kerja yang akan dilakukan atau terlibat. • Kita tahu bahawa tiap-tiap organisasi mempunyai matlamat atau tujuan yang tersendiri. Tiap-tiap matlamat tersebut pula boleh dicapai dengan cara yang berbeza. Untuk mencapai matlamat ini tindakan atau kerja yang dilakukan oleh ahli organisasi hendaklah ditentukan. Seorang pengurus perlu menentukan sumber-sumber yang akan digunakan untuk mencapai matlamat tersebut dan bagaimana semuanya akan dilakukan. Oleh itu pihak pengurusan organisasi perlu menyenaraikan atau perincikan setiap aktiviti yang hendak dilakukan bagi organisasi tersebut. Langkah 2 Membahagikan beban kerja kepada setiap individu dalam organisasi • Kerja–kerja yang telah diperincikan akan dibahagikan kepada individu atau sekumpulan individu mengikut kebolehan serta kemahiran masing-masing. Pembahagian kerja ini hendaklah adil dan seimbang. Jika seorang pekerja diberikan beban kerja yang terlalu berat atau tidak mengikut kelayakan yang diperlukan dia mungkin tidak dapat melaksanakan kerja dengan baik dan berkesan. Pembahagian kerja juga perlu dilakukan kerana seorang individu tidak akan mampu mencapai objektif secara bersendirian. Langkah 3 Mewujudkan unit-unit tertentu bagi aktiviti yang mempunyai persamaan. • Organisasi perlu mengumpulkan pekerja-pekerja yang melaksanakan tugas yang sama dalam kumpulan-kumpulan tertentu. Kumpulan ini lebih dikenali sebagai penjabatan . Biasanya penjabatan yang ada di dalam organisasi adalah seperti, jabatan pemasaran, jabatan kewangan, jabatan pentadbiran dan sebagainya.

Langkah 4 Mewujudkan mekanisma penyelarasan • Dalam usaha melaksanakan tugas yang berbeza di antara jabatan dalam organisasi, kemungkinan akan wujudnya pertelingkahan atau kekeliruan di antara pekerja-pekerja di setiap jabatan. Dengan adanya satu mekanisma penyelarasan maka masalah–masalah di antara mereka akan dapat diatasi seperti peraturan, prosedur dan polisi. Langkah 5 Mengawasi keberkesanan dan penyesuaian organisasi • Memandangkan organisasi sentiasa berubah, langkah-langkah dalam proses pengorganisasian juga mengalami perubahan . Oleh itu adalah mustahak bagi seseorang pengurus untuk mengawasi keberkesanan dan melakukan penyesuaian terhadap perubahan yang berlaku. Ini akan membantu organisasi bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Struktur Organisasi Hasil daripada proses pengorganisasian, wujudnya pembentukkan struktur organisasi yang menentukan bagaimana tugas-tugas formal dibahagikan, sumber- sumber digunakan secara optimum dan jabatan-jabatan dikoordinasikan. Struktur organisasi mempunyai kaitan yang rapat dengan pengorganisasian di mana struktur organisasi ditunjukkan secara ilustrasi grafik yang dipanggil carta organisasi. Apa yang boleh dilihat daripada carta organisasi adalah: θ Kedudukan individu yang relatif seperti yang dikotakkan menunjukkan pembahagian dan hubungan fungsi dan aktiviti kerja yang berlainan. θ Garisan di antara kotak-kotak tersebut menunjukkanhubungan rasmi komunikasi di antara individu-individu berlandaskan rantaian arahan. θ Hiraki dan kedudukan autoriti serta tanggungjawab dalam organisasi. θ Tugas, tanggungjawab dan autoriti yang diberikan kepadanya, dan kepada siapa pula beliau perlu membuat laporan.

Struktur organisasi mestilah selari dengan strategi organisasi. Jika strategi organisasi dibentuk untuk menentukan “apa yang patut dilakukan” untuk pencapaian objektif organisasi, struktur organisasi pula menentukan “siapa dan bagaimana” objektif tersebut dilaksanakan. Terdapat 2 aspek penting di dalam pembentukkan struktur organisasi: 5.2.1.1 Pembahagian kerja Ia merujuk kepada pekerja-pekerja melaksanakan kerja yang tertentu atau khusus berdasarkan kemahiran, kelayakan dan kemampuan individu tersebut. Ia juga di panggil pengkhususan kerja. Asas pembahagian kerja ialah setiap suatu kerja boleh dibahagikan kepada tugas-tugas kecil yang berulang dan ditugaskan seorang pengurus untuk menyelia dan mengarah pekerja tersebut. Contohnya di sebuah klinik swasta, si A ditugaskan hanya untuk merekod dan memanggil nama pesakit sahaja manakala si B hanya ditugaskan untuk memberi ubat dan menerima pembayaran sahaja. Mereka diselia oleh seorang doktor. Dengan adanya pengkhususan kerja tersebut seseorang itu akan menjadi lebih cekap dan berkesan. Bayangkan sekiranya si A ditugaskan sebagai merekod nama pesakit, memanggil nama pesakit dan menyediakan ubat kepada pesakit serta menerima bayaran daripada pesakit. Mampukah dia melakukan kesemua tugas tersebut seorang diri? Sebagaimana lumrah hidup setiap perkara yang dilakukan ada kebaikan dan keburukannya, begitu juga dengan konsep pembahagian kerja ini. Marilah kita lihat kebaikan dan keburukannya.

Kebaikan Keburukan Menjadikan pekerja lebih mahir dan Kurang kreativiti di mana kerja yang cekap. sama sahaja yang dilakukan dan tiada pembaharuan. Kerja dapat disiapkan dengan lebih Pekerja cepat rasa bosan dan malas. cepat dan menjimatkan masa. Meringankan beban kerja. Tidak dapat menguasai bidang baru. Menjimatkan kos latihan. Tidak berpeluang menunjukkan bakat baru. Mempertingkatkkan kepakarannya. Produktiviti menurun kerana konsentrasi menurun. Menggunakan sumber-sumber yang Menaikkan kos latihan sekiranya ada lebih efisien. sebarang perubahan kepada gaya kerja yang akan dilakukan. Ada juga dikalangan pekerja yang tidak sukakan kepada pekerjaan yang melibatkan pengkhususan kerana mereka mungkin rasa cepat bosan dan jemu. Maka ini akan mewujudkan rasa ketidakpuasan hati terhadap kerja yang sama itu. Mereka ini lebih suka kepada kerja yang sentiasa berubah dan dapat memperkembangkan idea baru serta meningkatkan kreativiti. Maka pihak pengurusan harus mengatasi masalah ini dengan cara merekabentuk kerja. Reka bentuk kerja amat penting kepada pengurus kerana cara kerja itu disusun, direka dan diselaraskan mempunyai kesan kepada prestasi organisasi.

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(5/5) Muka : 9 drp : 18 Terdapat 4 cara untuk merekabentuk kerja di mana ia dapat mengatasi kebosanan serta ketidakpuasan hati pekerja: θ Ruang lingkup kerja Konsep ini menyentuh bilangan kerja atau tugas berbeza-beza yang dilakukan di dalam satu pekerjaan dan kekerapan kerja tersebut diulangi. Semakin sedikit bilangan kerja yang dilakukan dan ia dilakukan berulangkali maka ia dikatakan ruang lingkup yang sempit. Tetapi sekiranya bilangan kerja adalah banyak dan kekerapan melakukan satu- satu tugas adalah sedikit, maka ia dikatakan ruang lingkup yang luas. Contohnya, di sebuah restoran , si A hanya bertugas mengambil pesanan makanan sahaja, dan dilakukan tugas tersebut setiap saat. Manakala si B pula bertugas mengambil pesanan, menghantar makanan dan menerima pembayaran, maka si B mempunyai ruang lingkup yang luas jika dibandingkan dengan si A. θ Kedalaman kerja Konsep ini menekankan sejauh mana pekerja dapat mengawasi kerja- kerja mereka. Apabila pengurusan menetapkan peraturan-peraturan yang ketat, memperincikan tugas-tugas dan mengawasi setiap pergerakan kerja yang dilakukan dengan teliti maka paras kedalaman kerja dikatakan cetek atau rendah. Akan tetapi walaupun peraturan itu diadakan, pekerja masih dapat melakukan kerja dengan baik tanpa rasa tertekan,dan dapat menguasai setiap pekerjaan dengan cekap maka ia mempunyai paras kedalaman kerja yang tinggi. Contohnya , di sebuah restoran yang dilengkapi dengan peraturan seperti tidak boleh merokok semasa bekerja, datang tepat waktu, tidak boleh berbual semasa mengambil pesanan tetapi si A masih perlu diawasi setiap pergerakan kerjanya seperti setelah diambil pesanan kena ditunjukkan kepada penyelia terlebih dahulu semada logik atau pun tidak tempahan tersebut, beliau sentiasa di awasi maka paras kedalaman kerjanya masih cetek. Tidak seperti si B yang boleh melakukan kerja tanpa perlu diawasi, dapat menerima serta menghantar

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(5/5) Muka : 10 drp : 18 tempahan dengan cekap. Maka beliau mempunyai paras kedalaman kerja yang tinggi. θ Perluasan Kerja Konsep ini digunakan untuk mengatasi rasa ketidakpuasan hati melalui meningkatkan atau meluaskan lagi ruang lingkup kerja berkenaan dengan menambahkan lagi bilangan kerja dalam satu-satu pekerjaan. Cara ini mampu meningkatkan kemahiran di samping memberi cabaran dan motivasi serta membebaskan pekerja itu dari konkongan dan batasan. Contohnya, di sini kita boleh lihat si A mungkin rasa tidak puas hati dan cepat jemu, maka pihak pengurusan bolehlah menambahkan bilangan kerja beliau seperti menghantar tempahan, menjadi chef atau sebagainya yang membolehkan beliau mengembangkan bakatnya. θ Pengayaan Kerja Adalah satu cara lagi untuk mengatasi rasa ketidakpuasan hati pekerja iaitu melalui meningkatkan atau mendalamkan lagi paras kerja itu dengan kata lain ia memberikan pekerja itu peluang dalam membuat keputusan atau membaiki kesilapan diri. Semakin mencabar kerja itu dan semakin besar tanggungjawab bagi pekerja, maka semakin meningkatlah lagi motivasi serta pengorbanan mereka terhadap pekerjaan tersebut. Pengayaan kerja di dalam organisasi melibatkan dua faktor penting iaitu: a) Menyediakan kerja yang pelbagai. b) Memberikan autonomi dan tanggungjawab kepada pekerja untuk menjalankan tugas mereka sehingga selesai.

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(5/5) Muka : 11 drp : 18 θ Pusingan kerja Ia juga sebagai salah satu cara untuk mengatasi rasa kebosanan iaitu ia melibatkan perpindahan pekerja-pekerja kepada bahagian lain (di dalam lingkungan kerja yang sama). Dengan adanya pusingan kerja ini, pekerja-pekerja dapat mempelajari kerja-kerja baru serta juga melatih beliau supaya cekap dan mahir di dalam tugas-tugas di bahagian yang baru. 5.2 JENIS LAPORAN 5.2.1 Ciri- ciri laporan Untuk menulis laporan memerlukan kebolehan menulis yang tinggi dari segi penguasaan bahasa. Antaranya ciri laporan terbaik ialah mestilah bersifat objektif dan sahih iaitu bukan tanggapan dan agakan. Ini kerana laporan bertujuan memberi maklumat yang betul dan tepat.Sebelum melapor, satu kajian dan penelitian data harus dilakukan. Selain itu, mestilah mempunyai unsur penilaian iaitu pandangan berkaitan sesuatu isu yang hendak dilaporkan. Bahan yang dilapor hendaklah mempunyai unsur ilmiah, empiritikal dan konkrit. Fakta yang dipersembahkan hendaklah disertai dengan gambar, graf, jadual, peta minda bagi memudahkan pemahaman pembaca. Fakta juga harus diolah secara adil tanpa melibatkan prasangka dan unsur emosional. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang sederhana dan mudah difahami kerana laporan bertujuan untuk memperjelaskan fenomena yang berlaku dan memberikan kefahaman kepada pembacanya. Justeru, bahasa laporan mestlah mudah difahami dengan menggunakan ayat- ayat yang ringkas, tepat dan padat. Bahasa yang terlalu ilmiah dan banyak menggunakan istilah khusus hanya sesuai untuk bidang dan orang- orang tertentu sahaja. Selain itu terdapat juga ciri-ciri lain dari segi kriteria penghasilan sesuatu laporan itu, antaranya ialah Kandungan Kandungan laporan hendaklah berdasarkan sumber yang sahih. Penulis hendaklah membuat penilaian ke atas bahan sama da perlu dimasukkan ke dalam laporan ataupun tidak. Struktur Perlu disusun secara

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(5/5) Muka : 12 drp : 18 teratur dengan tajuk dan penomboran. Sama ada perenggan demi perenggan atau bab demi bab. Keputusan setelah dibaca, laporan boleh mempengaruhi sesuatu pandangan, tindakan atau keputusan terutama jenis laporan sulit atau laporan prestasi. Oleh itu, laporan itu perlu ditulis secara bertimbang rasa dan bertolak ansur. Kesan sesuatu laporan juga perlu diteliti. Gaya penulisan laporan berbeza antara satu sama lain kerana kemahiran berbahasa setiap individu berbeza. Penulis perlu memilih perkataan sendiri dan menyusunnya menjadi ayat mudah difahami. Unsur Laporan selain ciri-ciri laporan yang perlu ada, terdapat juga unsur- unsur dalam laporan untuk melengkapkan dan menyempurnakan laporan tersebut iaitu perlu mencatat fungsi dan objektif laporan itu ditulis dan hendakah selaras dengan tajuk laporan itu. Ada juga laporan mencatatkan rasionalnya laporan itu ditulis. Laporan akan dianggap dokumen bertulis jika pelapor memahami keperluan pembaca dan mengemukakan butiran yang bersesuaian. Terdapat penyataan pelapor yang ditulis secara konkrit dan mngemukakan kesimpulan dalam keadaan tertentu. Kesimpulan penting untuk melengkapkan laporan dan maklumat hendaklah tepat. Ia mengandungi latar belakang sejarah hingga kepada penghasilan laporan. Terdapat juga penyataan kaedah kajian dan penghargaan kepada sumber. Terdapat di dalam kandungan dan digunakan pelapor untuk mempertahankan pendapatnya terutama jenis laporan khas tentang sesuatu.Hujah dikemukakan berdasarkan bukti kukuh. Terdapat pada akhir laporan dan merupakan rumusan secara keseluruhan terhadap perkara yang ditulis dalam laporan. Jika laporan dalam bentuk bab, kesimpulan harus dibuat di dalam setiap bab. Cadangan merupakan sesuatu yang disarankan kepada sesuatu pihak dan disenaraikan di dalam salah satu tajuk laporan. Cadangan penting terutama laporan berkaitan penyelesaian sesuatu isu dan kejadian. Cadangan hendaklah bersifat konkrit dan boleh dicapai Penyampaian Laporan dipersembah dalam bahasa mudah dan jelas dan perlu menggunakan laras bahasa yang sesuai dan bergaya sederhana. Bahasa teknikal tidak sesuai jika laporan disediakan untuk pihak awam. Harus menggunakan bahasa betul dan berbentuk formal.

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(5/5) Muka : 13 drp : 18 5.2.2 Kualiti Laporan Kualiti sesuatu laporan boleh dilihat melalui enam prinsip iaitu yang pertama, betul atau tepat dalam pengumpulan data, fakta dan maklumat. Dalam proses ini, perlu menggunakan data semasa dan data terdahulu boleh dijadikan atau digunakan sebagai perbandingan. Kedua ialah padat. Dalam penulisan laporan, pastikan data yang dikumpul, ringkas tetapi padat, mencakupi semua perkara yang perlu. Ketiga pula, lengkap dari segi data, fakta dan maklumat. Lampiran yang perlu turut disertakan dan menyatakan bahan-bahan rujukan. Keempat diikuti dengan kualiti jelas dari segi bahasa, urutan dan susun atur. Jika dilihat dari segi urutan, dimana fakta atau maklumat yang penting dikemukakan dahulu, diikuti dengan fakta atau maklumat lain mengikut tahap kepentingan. Selain itu perlu mengikut hierarki dimana penyataan umum diikuti oleh butir-butir atau perincian. Perbandingan dimana sesuatu idea dibandingkan dengan idea lain. Dari segi, penggunaan bahasa pula, sekiranya perlu terjemahan Bahasa Inggeris, perkataan tersebut dicondongkan. Bagi penggunaan perkataan baru, penjelasan boleh dinyatakan dalam kurungan, atau nota kaki, atau di lampiran penjelasan istilah. Kelima pula, prinsip meyakinkan, matlamat utama laporan adalah untuk mendapat sokongan atau pertimbangan. Oleh itu, semua asas, sebab atau hujah perlu meyakinkan pembaca. Prinsip terakhir ialah bersopan iaitu, menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang bersesuaian dan tidak keras. 5.2.3 Bentuk dan struktur laporan Bentuk dan struktur laporan sangat bergantung pada jenis laporan yang dihasilkan dan untuk siapa ditulis. Pada dasarnya terdapat 2 jenis pembaca iaitu: a) individu yang ditugaskan atau yang mengharapkan laporan tersebut. b) individu yang tidak mengharapkan laporan tetapi berminat mengenainya. Kumpulan yang mengtauliahkan ingin mengetahui sekiranya laporan yang diharapkan samada mengandungi maklumat yang dikehendaki oleh mereka. Manakala kumpulan kedua pula ingin mengetahui jika laporan tersebut mempunyai sebarang kaitan kepada mereka mahupun mengandungi maklumat baru. Oleh itu, untuk kedua-dua kumpulan ini, pihak yang menulis perlu memberikan maklumat yang segera kepada pembaca dengan cara yang senang diperolehi. Ia

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(5/5) Muka : 14 drp : 18 juga harus bersaing dengan batas masa mereka yang terhad serta perhatian. Ciri-ciri pembaca yang yang mungkin meminta untuk membuat keputusan samada membaca laporan/ tidak adalah termasuk : - Tajuk- adakah ia relevan atau menarik perhatian saya? - Adakah isi kandungan laporan tersebut bersesuaian dengan tajuk? - Berapa lama laporan tersebut – apakah pelaburan terhadap masa yang berjalan dan adakah ia berbaloi? - Bagaimanakah kelancaran pembentangan laporan tersebut-sejauhmana keyakinan saya terhadap keupayaan penulis? 5.2.4 Jenis- jenis Laporan Terdapat pelbagai jenis laporan yang ditulis untuk pelbagai tujuan dan maksud tertentu. Jenis- jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan kandungan dan sifat laporan. Laporan dapat dbahagikan kepada dua kategori iaitu laporan berbentuk borang seperti laporan berita dan laporan berkala dan laporan berbentuk terbuka atau panjang seperti laporan kajian, laporan prestasi dan laporan tahunan. Antara jenis laporan yang umum ialah: a) Laporan tahunan disediakan oleh sesebuah organisasi, persatuan bagi memaklumkan pelbagai perkara tentang persatuan dan organisasi tersebut. Ia bertujuan untuk menyediakan pencapaian yang lebih baik dan prestasi yang lebih tinggi. Laporan dibuat sekali setahun dan biasanya mengandungi laporan kewangan dan belanjawan. b) Laporan khas bertujuan mendapat maklumat yang pantas, tepat dan jelas. Laporan ini berguna bagi organisasi atau masyarakat bagi mendapat gambaran sebenar peristiwa atau kejadian yang berlaku. c) Laporan prestasi mengandungi penjelasan tentang tugas-tugas yang selesai dan kejayaan yang telah dicapai oleh organisasi. Diterbitkan untuk makluman awam atau syarikat tertentu tentang kejayaan syarikat. Pegawai awam juga mempunyai borang laporan prestos

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(5/5) Muka : 15 drp : 18 d) Laporan penilaian digunakan untuk menyatakan nilai, mutu, keadaan atau sifat sesuatu yang menjadi fokus penilaian. Matlamat akhir adalah untuk memberikan maklumat kepada pihak tertentu untuk membuat keputusan ataupun sekadar makluman sahaja. e) Laporan sulit, biasanya ditujukan kepada individu dan mengandungi segala maklumat tentang latarbelakang orang tersebut seperti kelulusan, kelayakan, kelebihan dan keistimewaan. Biasanya digunakan oleh jawatankuasa panel seperti sewaktu proses temuduga. Laporan ini hendaklah dibuat dengan tepat dan objektif. f) Laporan kajian, diadakan oleh suatu jawatankuasa atau lembaga yang dipertanggunjawabkan untuk mengkaji sesuatu isu, dasar, kejadian ataupun sebagainya. Hasil kajian ini kemudian diserahkan dalam bentuk kepada pihak tertentu untuk diambil tindakan. Laporan diadakan apabila perlu sahaja. g) Laporan lawatan bertujuan merakamkan peristiwa yang berlaku sepanjang lawatan tersebut. Laporan ini menceritakan hal yang benar- benar berlaku melalui apa yang dilihat dan dirasa. Hendaklah disampaikan dengan tepat dan mudah difahami agar pembaca turut dapat menggambarkan lawatan itu. h) Laporan aktiviti persatuan hendaklah ditulis mengikut format tertentu. Laporan aktiviti persatuan harus mengandungi beberapa perkara seperti jawatankuasa, sejarah ringkas penubuhan, jumlah ahli, aktiviti sepanjang tahun dan pencapaian. Penulisnya mestilah berjawatan setiausaha dan menyertakan butir-butir yang logik dan munasabah dalam laporan berkenaan.

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(5/5) Muka : 16 drp : 18 5.3 JENIS FORMAT LAPORAN Laporan ialah keterangan atau informasi tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan berdasarkan fakta. Fakta yang diinformasikan itu berkaitan dengan tanggungjawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang dilaporkan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri si pelapor (dilihat, didengar, dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan kegiatan. Penelitian diartikan sebagai 1) pemeriksaan yang teliti; penyelidikan; 2 kegiatan pengumpulan, pengolahan, analisis dan penyajian data yang dilakukan secara sistematis dan objektif untuk memecahkan suatu persoalan atau menguji suatu hipotesis untuk mengembangkan prinsip-prinsip umum. Dengan demikian, yang dimaksud penyusunan laporan hasil penelitian, adalah proses pengaturan dan pengelompokan secara baik tentang informasi suatu kegiatan berdasarkan fakta melalui usaha pikiran peneliti dalam mengolah dan menganalisa objek atau topik penelitian secara sistematik dan objektif untuk memecahkan suatu persoalan atau menguji suatu hipotesis sehingga terbuat sebuah prinsip-prinsip umum atau teori. 5.3.1 Kandungan Laporan Isikandungan laporan adalah bergantung kepada apa tugasan yang perlu dibuat.Isikandungan adalah seperti berikut:  Pengenalan o Tajuk o Pegawai telibat o Tarikh pemeriksaan o Tujuan / objektif o Skop pemeriksaan (masa, bidang / perkara, tempat, pihak terlibat)  Latar belakang  Dapatan pemeriksaan o Isu / masalah o Sebab akibat  Kesimpulan/rumusan  Syor / cadangan / perakuan

NO. KOD EE-021-2:2012-CU4/P(5/5) Muka : 17 drp : 18 5.4 PROSEDUR MENGHANTAR LAPORAN PENYENGGARAAN 1. Melaksanakan Kerja penyenggaraan dalam tempoh yang ditetapkan. 2. Mematuhi semua prosedur dan peraturan keselamatan sebelum, semasa, dan selepas proses penyenggaraan dijalankan. 3. Mengisi dan melengkapkan maklumat pada ruangan dalam laporan penyenggaraan. 4. Menggunakan format laporang yang sesuai. 5. Menghantar hasil lukisan untuk disemak dan dinilai oleh guru pada masa dan tarikh yang telah ditetapkan