ວິຊາ เทคโนโลยีเพื่อการจัดการสารสนเทศ

106 ตัวอย่ำงกำรกำหนดลำดับรำยกำรที่เป็นตัวเลข โดยยึด Heading 1 เป็นหลัก เช่น กำรกำหนด ลำดับรำยกำรของงำนวจิ ยั โดยกำหนดให้รำยกำรอยูใ่ นรูปแบบดงั ตำรำงที่ 2.14 ตำรำงท่ี 2.14 กำรกำหนดลำดับรำยกำรของบท Heading 1 Heading 2 Heading 3 Heading 4 Heading 5 1.1.1.1 1.1.1.1.1 บทที่ 1 1.1 1.1.1 2.1.1.1 2.1.1.1.1 3.1.1.1 3.1.1.1.1 บทที่ 2 2.1 2.1.1 บทที่ 3 3.1 3.1.1 คลิกที่เมนู Multilevel List > List Library > Heading ในแถบ Home ribbon หำกต้องกำร เอกสำรในรูปแบบดังตำรำงที่ 2.14 เมอ่ื สร้ำงเอกสำรใหม่ จะตอ้ งทำกำรกำหนด Multilevel List เปน็ อันดบั แรก ก่อนกำรจดั เอกสำรส่วนอ่นื ๆ ดงั ภำพท่ี 2.80 ภำพท่ี 2.80 กำรกำหนดลำดับรำยกำรแบบ Heading

107 4. การใชง้ านรูปแบบ เม่ือกำหนดรปู แบบตำมทีต่ ้องกำรเรียบร้อยแล้ว กำรนำรปู แบบไปใช้งำนกบั เอกสำร จะทำให้กำร สร้ำงเอกสำรมีควำมรวดเร็วมำกยิง่ ขน้ึ โดยขน้ั ตอนกำรนำรปู แบบไปใช้งำน มดี ังน้ี 1. เลอื กข้อควำมทีต่ อ้ งกำรเปล่ียนรปู แบบ 2. คลกิ เลอื กรูปแบบตำมท่ีตอ้ งกำร ภำพท่ี 2.81 กำรใชง้ ำนรูปแบบเอกสำร

108 หัวกระดาษและทา้ ยกระดาษ กำรแทรกหัวกระดำษ ท้ำยกระดำษ และหมำยเลขหน้ำ เป็นกำรเพิ่มช่ือเรื่อง หมำยเลขหน้ำ หรือ วนั ทล่ี งในหน้ำของเอกสำร หมำยเลขหน้ำสำมำรถบอกตำแหน่งหัวข้อต่ำง ๆ (Heading) ท่ปี รำกฏในเอกสำร นำไปใช้ในกำรอ้ำงอิงเพ่ือสร้ำงสำรบัญอัตโนมัติ โดยสำมำรถคลิกที่เมนู Header & Footer ในแถบ Inset ribbon เพ่อื กำหนดหัวกระดำษ ทำ้ ยกระดำษ และหมำยเลขหน้ำ ภำพที่ 2.82 หวั กระดำษและทำ้ ยกระดำษ 1. หวั กระดาษ หวั กระดำษ (Header) คอื พ้ืนท่ีในระยะขอบด้ำนบนของหนำ้ กระดำษ กำรแทรกหวั กระดำษ ให้ คลิกที่เมนู Insert > Header ดงั ภำพที่ 2.83 A B C ภำพที่ 2.83 กำรแทรกหัวกระดำษ 1.1 (A) เลอื กรูปแบบหัวกระดำษทตี่ อ้ งกำร 1.2 (B) แก้ไขหวั กระดำษ (Edit Header) 1.3 (C) ลบหวั กระดำษ (Remove Header)

109 เม่อื แทรกหวั กระดำษ ในพนื้ ทข่ี อบบนของหน้ำกระดำษจะแสดงข้อควำมและหมำยเลขหนำ้ หำก ต้องกำรแก้ไขหัวกระดำษ ให้ดับเบิลคลิกท่ีหัวกระดำษ เม่ือแก้ไขเรียบร้อยแล้วหัวกระดำษจะเปล่ียนแปลง เหมือนกนั ทกุ หน้ำ ดงั ภำพที่ 2.84 ภำพท่ี 2.84 แสดงหวั กระดำษในเอกสำร 2. ทา้ ยกระดาษ ท้ำยกระดำษ (Footer) คือ พื้นที่ในระยะขอบด้ำนล่ำงของหน้ำกระดำษ กำรแทรกท้ำยกระดำษ ใหค้ ลกิ ทีเ่ มนู Insert > Footer ดงั ภำพที่ 2.85 A BC ภำพท่ี 2.85 กำรแทรกท้ำยกระดำษ 2.1 (A) เลือกรปู แบบท้ำยกระดำษท่ตี อ้ งกำร 2.2 (B) แก้ไขทำ้ ยกระดำษ (Edit Footer) 2.3 (C) ลบท้ำยกระดำษ (Remove Footer)

110 เมื่อแทรกท้ำยกระดำษ ในพ้ืนท่ีขอบล่ำงของหน้ำกระดำษจะแสดงข้อควำมและหมำยเลขหน้ำ หำกต้องกำรแก้ไขท้ำยกระดำษ ให้ดับเบิลคลิกที่ท้ำยกระดำษ เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วท้ำยกระดำษจะ เปลย่ี นแปลงเหมอื นกันทุกหนำ้ ดงั ภำพท่ี 2.86 ภำพท่ี 2.86 แสดงทำ้ ยกระดำษในเอกสำร 3. หมายเลขหน้า หมำยเลขหนำ้ (Page Number) คอื กำรแทรกเฉพำะหมำยเลขลงไปในหนำ้ กระดำษ แทรกได้ใน ตำแหน่งส่วนหัว ส่วนท้ำย ด้ำนข้ำง และภำยในเน้ือหำของหน้ำกระดำษ โดยคลิกท่ีเมนู Insert > Page Number แล้วเลอื กตำแหนง่ สำหรบั หมำยเลขหน้ำ ดงั ภำพท่ี 2.87 ตำแหนง่ หมำยเลขหน้ำ ภำพท่ี 2.87 กำรแทรกหมำยเลขหนำ้

111 Top of Page Page Margins Current Position Bottom of Page Top of Page ภำพท่ี 2.88 ตำแหน่งหมำยเลขหนำ้ ตารางและภาพประกอบ กำรแทรกตำรำงและภำพประกอบ เป็นกำรแทรกเน้ือหำท่ีนอกเหนือจำกข้อควำม เพ่ือประกอบ เอกสำรให้มีควำมสมบูรณ์ หรือใช้อธิบำยเน้ือหำให้มีควำมน่ำสนใจมำกย่ิงขึ้น เช่น แทรกภำพถ่ำยกำร ดำเนินงำนเพือ่ จดั ทำสรุปผล หรอื แทรกตำรำงสรปุ งบประมำณกำรดำเนินงำน เป็นต้น ภำพท่ี 2.89 ตำรำงและภำพประกอบ

112 1. ตาราง ตำรำง (Table) คือ กำรแทรกตำรำงลงในเอกสำร เพ่ือนำเสนอข้อมูลในรูปแบบตำรำง โดย สำมำรถใช้วิธีกำรแทรกตำรำง วำดตำรำง แทรกตำรำงคำนวณ หรือแทรกตำรำงด่วนรูปแบบสำเร็จรูป ให้ คลกิ ที่เมนู Table ในแถบ Insert ribbon ดงั ภำพที่ 2.90 กำหนดตำรำงด้วยตนเอง แทรกตำรำงดว่ น ภำพท่ี 2.90 กำรแทรกตำรำง กำรกำหนดค่ำให้กับตำรำงเม่ือแทรกตำรำง ประกอบด้วย กำหนดจำนวนคอลัมน์ (Number of columns) กำหนดควำมกวำ้ งให้พอดีกับเน้อื หำ (AutoFit to contents) กำหนดจำนวนแถว (Number of rows) กำหนดควำมกว้ำงให้พอดีกับหน้ำต่ำงโปรแกรม (AutoFit to Window) กำหนดควำมกว้ำงของ คอลัมน์ (Fixed column with) และเรียกใช้กำรกำหนดค่ำแบบเดิม เม่ือสร้ำงตำรำงใหม่ (Remember dimensions for new tables) 1.1 การวาดตาราง (Draw Table) โดยคลิกที่เมนู Table > Draw Table วำดเส้นตำรำงเพิ่ม ลงในตำรำงเดมิ เพอื่ ใหไ้ ด้แถวหรือคอลัมนเ์ พมิ่ เติม ดงั ภำพท่ี 2.91 ภำพที่ 2.91 กำรวำดตำรำง

113 1.2 การแทรกตารางคานวณ (Excel Spreadsheet) เป็นกำรสร้ำงตำรำงคำนวณจำก โปรแกรม Microsoft Excel โดยคลิกที่เมนู Table > Excel Spreadsheet ซ่ึงจะสำมำรถคำนวณดว้ ยสูตร ฟังก์ชนั ที่มอี ยู่ในโปรแกรม Microsoft Excel ได้ ดงั ภำพท่ี 2.92 ภำพท่ี 2.92 กำรแทรกตำรำงคำนวณ 1.3 การแทรกตารางด่วน (Quick Tables) เป็นกำรแทรกตำรำงสำเร็จรูปท่ีมีกำรกำหนด ลักษณะของตำรำง และมีตัวอย่ำงเนื้อหำในตำรำงแล้ว โดยคลิกที่เมนู Table > Quick Tables ผู้ใช้เพียง เปลี่ยนเนือ้ หำในตำรำง ก็สำมำรถใช้งำนได้ทันที ดงั ภำพที่ 2.93 ภำพท่ี 2.93 กำรแทรกตำรำงด่วน ตำรำงท่แี ทรกลงในเอกสำร สำมำรถปรับแตง่ รูปแบบตำรำงตำมควำมต้องกำรได้ โดยคลิกเลอื กที่ ตำรำง โปรแกรมจะแสดงแถบ Design ribbon (Table Tools) สำหรับปรบั แตง่ รูปแบบตำรำง เชน่ เนน้ หัว แถวแรกหรือคอลัมน์แรก เลือกรูปแบบตำรำง กำหนดสีพ้ืนหลังตำรำง กำหนดสีเส้นตำรำง กำหนดเอฟ เฟกตก์ ำรแรเงำ กำหนดขนำดเส้นตำรำง เปน็ ต้น ดงั ภำพที่ 2.94

114 แถบปรับแตง่ ตำรำง ภำพท่ี 2.94 กำรปรับแตง่ ตำรำง 2. ภาพประกอบ ภำพประกอบ (Illustrations) คือ กำรนำภำพจำกเครื่องคอมพิวเตอร์หรือภำพจำกอินเทอร์เน็ต นำมำแทรกลงในเอกสำร สำมำรถใช้เครื่องมือวำดเปน็ รูปร่ำง แทรกกรำฟสำเร็จรูป หรอื แทรกกล่องขอ้ ควำม สำเรจ็ รูป มรี ูปแบบกำรแทรกภำพประกอบ ไดด้ ังนี้ 2.1 ภาพ (Pictures) เป็นกำรแทรกภำพลงในเอกสำร โดยคลิกท่ีเมนู Insert > Pictures จำกนน้ั ทำกำรเลือกภำพทเ่ี ตรียมไวใ้ นเครื่องคอมพิวเตอร์ ดงั ภำพท่ี 2.95 2. คลกิ เมนู Pictures 1. วำง Cursor ในตำแหน่งที่ต้องกำรแทรกภำพ 3. เลือกภำพจำกเครื่องคอมพวิ เตอร์ ภำพท่ี 2.95 กำรแทรกภำพ

115 2.2 ภาพจากอินเทอร์เน็ต (Online Pictures) เป็นกำรแทรกภำพที่ได้จำกอินเทอร์เน็ต ลงใน เอกสำร โดยคลิกที่เมนู Insert > Online Pictures จำกน้ันทำกำรสืบค้นภำพที่ต้องกำรจำกอินเทอร์เน็ต ผำ่ นโปรแกรม Microsoft Word เพ่อื แทรกลงในเอกสำร ดงั ภำพท่ี 2.96 3. ค้นหำภำพ 2. คลิกเมนู Online Pictures 4. เลือกภำพท่ตี อ้ งกำร 1. วำง Cursor ในตำแหนง่ ทีต่ ้องกำรแทรกภำพ ภำพท่ี 2.96 กำรแทรกภำพจำกอินเทอร์เน็ต 2.3 รูปร่าง (Shapes) เป็นกำรวำดรูปร่ำงลงในเอกสำร โดยคลิกที่เมนู Insert > Shapes จำกนัน้ เลอื กรูปร่ำงท่ีต้องกำร แลว้ ลำกลงในเอกสำร สำมำรถกดปุ่ม Shift บนแปน้ คียบ์ อร์ดค้ำงไว้ แล้วลำก รปู ร่ำงในหน้ำกระดำษ จะไดส้ ัดสวนของรปู รำ่ งแบบสมมำตร (Symmetry) ดงั ภำพที่ 2.97 2. คลกิ เมนู Shapes 1. วำง Cursor ในตำแหนง่ ที่ตอ้ งกำรแทรกรูปรำ่ ง 3. เลือกรปู รำ่ งทีต่ อ้ งกำร ภำพที่ 2.97 กำรแทรกรปู ร่ำง

116 2.4 SmartArt หรอื Diagram คอื กำรนำเสนอข้อมลู โดยใชภ้ ำพกรำฟิกท่ีแสดงให้เห็นถึงลำดับ ขั้นตอน หรือควำมสัมพันธ์ของข้อมูล ทำให้ผู้รับชมเข้ำใจข้อมูลได้ง่ำยมำกย่ิงขึ้น ซึ่งโปรแกรมได้เตรียม SmartArt ที่มีกำรปรับแต่งไว้ให้เลือกใช้หลำยรูปแบบ โดยคลิกท่ีเมนู Insert > SmartArt จำกน้ันทำกำร เลือกรูปแบบ SmartArt ทตี่ อ้ งกำร โดยผใู้ ชส้ ำมำรถเพม่ิ ข้อมูลลงใน SmartArt ได้ทนั ที (IT-Guides, 2550: 1) ดงั ภำพที่ 2.98 1. เลือก SmartArt ทตี่ อ้ งกำร 2. แทรก SmartArt ลงในเอกสำร ภำพที่ 2.98 กำรแทรก SmartArt รูปแบบของ SmartArt ท่มี ใี ห้เลือกใช้งำน ประกอบด้วย List: รูปแบบรำยกำร Process: รูปแบบกระบวนกำร Cycle: รูปแบบวงกลมแสดงควำมสมั พนั ธ์ Hierarchy: รปู แบบลำดับชั้น Relationship: รูปแบบแสดงควำมสัมพันธ์ Matrix: รูปแบบเมทริกซ์แสดงควำมสัมพนั ธ์ของกลุ่มขอ้ มลู Pyramid: รปู แบบพีระมดิ แสดงลำดับช้นั ของข้อมลู Picture: รูปแบบภำพ

117 2.5 Chart กำรแทรกแผนภูมิหรือกรำฟ ลงในเอกสำร โดยแผนภูมิจะใช้ในกำรแสดงชุดข้อมูล ตัวเลขในรูปแบบกรำฟิก เพื่อให้ง่ำยต่อกำรทำควำมเข้ำใจกับข้อมูลจำนวนมำก และใช้แสดงควำมสัมพันธ์ ระหว่ำงชดุ ข้อมลู ต่ำง ๆ โดยคลกิ ที่เมนู Insert > Chart ดงั ภำพท่ี 2.99 1. เลือกรปู แบบ Chart ท่ตี ้องกำร 2. กำหนดชดุ ขอ้ มลู โดยใชต้ ำรำง Excel ภำพที่ 2.99 กำรแทรกแผนภมู ิ

118 2.6 Screenshot เป็นกำรแทรกภำพหน้ำจอโปรแกรมทก่ี ำลงั มีกำรเปดิ ใช้งำนในขณะน้ัน โดยใช้ วิธีกำรจับภำพหน้ำจอ (สุธีร์ นวกุล, 2554: 17) โดยคลิกท่ีเมนู Insert > Screenshot จำกนั้นทำกำรเลือก ภำพหน้ำจอทีต่ อ้ งกำรแทรกลงในเอกสำร ดงั ภำพที่ 2.100 1. คลกิ เมนู Screenshot 2. เลือกหนำ้ จอทต่ี อ้ งกำร ภำพที่ 2.100 กำรแทรกภำพ Screenshot นอกจำกนี้ ในเมนู Screenshot ยังสำมำรถจับภำพหน้ำจอแบบกำหนดพื้นท่ีในกำรจับภำพ โดย คลิกที่เมนู Screen Clipping แล้วทำกำรลำกเมำส์เพ่ือเลือกพ้ืนที่ท่ีต้องกำรจับภำพ ภำพจะถูกแทรกลงใน เอกสำรทนั ที ดงั ภำพที่ 2.101 ภำพท่ี 2.101 กำรแทรกภำพ Screen Clipping

119 เมื่อมีกำรแทรกภำพประกอบ รูปร่ำง SmartArt Chart หรือ Screenshot โปรแกรมจะแสดง แถบ Format ribbon และแถบ Design ribbon สำหรับออกแบบและตกแต่งภำพให้มีลักษณะตำมท่ี ต้องกำร เชน่ ปรบั ควำมสว่ำง ปรับควำมคมชัด ปรับขนำด ตัดขอบภำพ เปลีย่ นสี เปน็ ต้น ดงั ภำพที่ 2.102 ภำพที่ 2.102 กำรตกแตง่ ภำพประกอบ

120 3. คาอธบิ าย คำอธิบำย (Caption) คือ กำรกำหนดคำอธิบำยให้กับภำพหรือตำรำงที่มีกำรแทรกเข้ำไปใน เอกสำร เพื่อใช้เป็นช่ือภำพหรือชื่อตำรำง และใช้เป็นตำแหน่งอ้ำงอิงของภำพหรือตำรำงเพื่อสร้ำงสำรบัญ อัตโนมัติ กำรกำหนดคำอธิบำยมักใช้กับเอกสำรที่มีกำรแทรกภำพประกอบหรือตำรำงจำนวนมำก ซ่ึงภำพ หรือตำรำงที่มีกำรกำหนดลำดับ เช่น ภำพท่ี 1.1 ภำพที่ 1.2 ภำพที่ 3.1 ตำรำงที่ 2.1 ตำรำงท่ี 2.2 เป็นต้น เมื่อเพิ่มหรือลบภำพหรือตำรำงพร้อมกับคำอธิบำย ลำดับของคำอธิบำยก็จะเปล่ียนอัตโนมัติ ช่วยป้องกัน ควำมผิดพลำดของเลขลำดับท่ีอำจเกิดข้ึนกับเอกสำร โดยกำรแทรกคำอธบิ ำยให้คลกิ ท่ีเมนู Insert Caption ในแถบ References ribbon มีวธิ ีกำรแทรกคำอธบิ ำยดังนี้ 3.1 คาอธิบายภาพ ในเอกสำรโดยส่วนใหญ่มักแทรกคำอธิบำยไว้ใต้ภำพ และจัดแนวก่ึงกลำง หน้ำกระดำษ มีขั้นตอนกำรแทรก ดงั ภำพที่ 2.103 1. วำง Cursor ใต้ภำพ และจดั กึง่ กลำง 2. คลิกเลอื กเมนู Insert Caption A CB DEF G 3. กำหนดรูปแบบคำอธบิ ำย ภำพที่ 2.103 กำรแทรกคำอธิบำยภำพ 3.1.1 Caption (A) กำหนดคำอธิบำยภำพ โดยกำรปอ้ นข้อควำมบรรยำยภำพ 3.1.2 Label (B) เลือกป้ำยกำกบั ท่ใี ชน้ ำหนำ้ คำอธบิ ำยภำพ

121 3.1.3 Exclude label from caption (C) กำหนดใหแ้ สดงเฉพำะเลขลำดับ แตไ่ ม่แสดงป้ำย กำกับ 3.1.4 New Label (D) สร้ำงป้ำยกำกบั ใหม่ 3.1.5 Delete Label (E) ลบป้ำยกำกบั ทีเ่ ลอื ก 3.1.6 Numbering (F) กำหนดรูปแบบลำดบั ตัวเลข เช่น ภำพท่ี 1.1 ภำพที่ 1-1 ภำพที่ ก.1 เป็นต้น และสำมำรถกำหนดให้เลขลำดับยึดตำม Heading โดยคลิกที่คำสั่ง Include chapter number จะได้เลขลำดับ เช่น ในบทท่ี 1 จะแสดงเป็นภำพที่ 1.1 ภำพที่ 1.2 ในบทท่ี 2 จะแสดงเป็นภำพท่ี 2.1 ภำพ ที่ 2.2 ในบทที่ 3 จะแสดงเป็นภำพท่ี 3.1 ภำพท่ี 3.2 เปน็ ต้น 3.1.7 Auto Caption (G) กำหนดใหแ้ ทรกคำอธิบำยแบบอตั โนมัติเม่ือมีกำรแทรกภำพ ภำพที่ 2.104 กำรแทรกคำอธิบำยภำพ 3.2 คาอธิบายตาราง ในเอกสำรโดยส่วนใหญ่มักแทรกคำอธิบำยไว้เหนือตำรำง และจัดแนวชิด ขอบดำ้ นซ้ำยของหน้ำกระดำษ ซ่ึงใชว้ ิธีกำรกำหนดเชน่ เดยี วกบั คำอธิบำยภำพ เพียงเพ่มิ ปำ้ ยกำกับใหม่ โดย กำหนดให้มีข้อควำม “ตำรำงที่” สำมำรถกำหนดรูปแบบให้กับคำอธิบำยให้มีแบบอักษร ขนำด สี และ ตำแหน่งตำมตอ้ งกำร โดยทำกำรแก้ไข Style > Caption ดงั ภำพท่ี 2.105 ภำพที่ 2.105 กำรแทรกคำอธิบำยตำรำง

122 4. การอ้างอิงแบบเชื่อมโยง กำรอ้ำงอิงแบบเชื่อมโยง (Cross-reference) ใช้สำหรับอ้ำงอิงเพื่อระบุตำแหน่งของคำอธิบำย ภำพหรือตำรำง ให้แสดงในเนื้อหำของเอกสำร หำกมีกำรเปลี่ยนแปลงคำอธิบำย กำรอ้ำงอิงแบบเช่ือมโยง จะเปลี่ยนแปลงอัตโนมัติ หรือหำกลบคำอธิบำย กำรอ้ำงอิงแบบเช่ือมโยงจะถูกลบไปด้วย มีขั้นตอนกำรใช้ งำนดังภำพที่ 2.106 1. วำง Cursor ในตำแหนง่ ท่ตี ้องกำรแทรก Cross-reference 2. คลิกที่เมนู References > Cross - reference A B C D 3. เลือกรปู แบบ Cross-reference แสดงตำแหนง่ ของคำอธบิ ำยภำพ ภำพที่ 2.106 กำรอ้ำงองิ แบบเชื่อมโยง 4.1 Reference Type (A) เลอื กประเภทกำรอ้ำงองิ ที่มีอยู่ในเอกสำร 4.2 Insert referace to (B) เลือกรูปแบบท่ีแสดงกำรอ้ำงอิง ประกอบด้วย Entire caption: แสดงคำอธิบำยเตม็ รปู แบบ Only label and number: แสดงเฉพำะปำ้ ยกำกับและหมำยเลขลำดับเท่ำน้ัน Only caption text: แสดงเฉพำะคำอธิบำยเท่ำน้ัน Page number: แสดงเฉพำะหมำยเลขหน้ำ และ Above/below: หำกคำอธิบำยอยู่ด้ำนบนตำแหน่งท่ีจะสร้ำงกำรเช่ือมโยง จะแสดงคำว่ำ Above (ด้ำนบน) หรอื หำกคำอธิบำยอย่ดู ำ้ นล่ำงตำแหน่งท่จี ะสรำ้ งกำรเช่ือมโยง จะแสดงคำว่ำ Below (ด้ำนล่ำง)

123 Entire caption Only label and number Only caption text Page number Above/below ภำพที่ 2.107 กำรอำ้ งองิ แบบเชอื่ มโยง 4.3 Insert as hyperlink (C) คลิกเลือกเพื่อเพ่ิมกำรเชื่อมโยงแบบ Hyperlink โดยสำมำรถ คลกิ ที่คำส่ัง Cross-reference เพอ่ื เชื่อมโยงไปยงั คำอธบิ ำย 4.4 For which caption (D) เลือกคำอธบิ ำยท่ีต้องกำรให้เป็น Cross-reference สารบญั อตั โนมัติ สำรบัญอัตโนมัติ คือ กำรสร้ำงสำรบัญเพื่อแสดงหัวข้อหลักและหมำยเลขหน้ำ ใช้กำรอ้ำงอิงจำก กำรกำหนด Heading ในเอกสำร โดยจะต้องมีกำรกำหนดรูปแบบให้กับเอกสำรอย่ำงถูกต้อง และมีกำร กำหนดหมำยเลขหนำ้ จงึ จะสำมำรถสร้ำงสำรบญั อัตโนมัตไิ ด้ ซึง่ จะช่วยปอ้ งกันขอ้ ผิดพลำดตำ่ ง ๆ เมื่อมกี ำร สร้ำงสำรบญั โดยเฉพำะหัวขอ้ ในสำรบัญไม่ตรงกบั หมำยเลขหนำ้ มวี ธิ ีกำรสร้ำงดงั น้ี

124 1. สารบัญเนอื้ หา สำรบัญเนื้อหำ (Table of Contents) คือสำรบัญท่ีแสดงหัวข้อหลักของเนื้อหำและแสดง หมำยเลขหน้ำที่เป็นตำแหน่งของหัวข้อน้ัน ๆ โดยคลิกที่เมนู Table of Contents ในแถบ References ribbon และคลิกทเ่ี มนสู ำรบัญแบบกำหนดเอง (Custom Table of Contents) ดงั ภำพที่ 2.108 A B C HI D E F G ภำพท่ี 2.108 กำรแทรกสำรบัญเนือ้ หำ 1.1 Print Preview (A) แสดงตัวอย่ำงสำรบัญ 1.2 Web Preview (B) แสดงตวั อย่ำงสำรบัญในรูปแบบ Hyperlink 1.3 Show page number (C) คลกิ เลือกเพ่อื แสดง/ไม่แสดง หมำยเลขหนำ้ ในสำรบญั 1.4 Right align page number (D) คลิกเลือกเพ่ือจัดตำแหน่งหมำยเลขหน้ำในสำรบัญ ให้ อยู่ชิดขอบขวำของหน้ำกระดำษ 1.5 Tab leader (E) เลอื กรปู แบบเส้นสำรบัญสำหรบั ใช้เปน็ เส้นนำสำยตำ 1.6 Formats (F) เลอื กรูปแบบสำรบญั 1.7 Show levels (G) ระดบั กำรแสดงหวั ขอ้ ในสำรบัญ นิยมกำหนดไม่เกิน 3 ระดับ 1.8 Options (H) กำหนดตัวเลือกเพ่ิมเติม สำมำรถกำหนดระดับของสำรบัญที่ต้องกำรแสดง โดยระบุหมำยเลขระดับที่ตอ้ งกำรในชอ่ ง TOC level ดงั ภำพที่ 2.109 กำหนดใหแ้ สดงหัวข้อ 3 ระดบั

125 แสดงหวั ข้อ 3 ระดับ ภำพท่ี 2.109 ตวั เลอื กกำรแสดงรำยกำรสำรบัญ TOC level 1 TOC level 2 ภำพที่ 2.110 กำรกำหนดระดบั รำยกำรสำรบัญ 1.9 Modify (I) กำรแก้ไขรูปแบบ (Style) ของสำรบัญ สำมำรถกำหนดรูปแบบสำรบัญได้ใน ระดบั 1 - 9 (TOC 1 - TOC 9) โดยคลกิ เลอื กทร่ี ะดบั ทีต่ ้องกำร จำกนน้ั คลิกทปี่ มุ่ Modify ดงั ภำพท่ี 2.111 ภำพท่ี 2.111 กำรแก้ไขรูปแบบสำรบญั 2. สารบัญภาพและสารบัญตาราง สำรบัญภำพและสำรบัญตำรำง (Table of Figures) คอื สำรบัญที่แสดงลำดับของภำพหรอื ตำรำง คำอธิบำยภำพหรือตำรำง และแสดงหมำยเลขหน้ำที่เป็นตำแหน่งของภำพหรือตำรำงท่ีมีอยู่ในเอกสำร สำมำรถกำหนดค่ำต่ำง ๆ ได้เช่นเดียวกับสำรบัญเนื้อหำ โดยคลิกท่ีเมนู Insert Table of Figures ในแถบ References ribbon จำกน้ันให้คลิกที่เมนู Caption label เพื่อเลือกป้ำยกำกับที่ต้องกำรแสดง ดังภำพท่ี 2.112

126 เลือกปำ้ ยกำกับทีต่ ้องกำรแสดง ภำพที่ 2.112 กำรแทรกสำรบัญภำพหรือสำรบัญตำรำง 3. การปรับปรุงสารบญั กำรปรับปรุงสำรบัญ (Update Field) คือ กำรปรับปรุงหัวข้อและหมำยเลขหน้ำในสำรบัญให้ เป็นข้อมูลปัจจุบัน เม่ือมีกำรเปล่ียนแปลงหัวข้อหรือเปล่ียนแปลงหมำยเลขหน้ำ โดยกำรคลิกขวำท่ีสำรบัญ จำกนั้นคลิกที่คำส่ัง Update Field หรือหำกปิดกำรใช้งำนไฟล์เอกสำร และเปิดใช้งำนไฟล์ใหม่อีกคร้ัง สำรบญั จะถกู ปรับปรงุ อตั โนมตั ิ ดงั ภำพที่ 2.113 คลกิ ขวำเลอื ก Update Field ภำพท่ี 2.113 กำรปรบั ปรุงสำรบญั

127 สมการและสัญลกั ษณ์ กำรสร้ำงเอกสำรบำงประเภท อำจต้องมีกำรใช้งำนสมกำรหรือสัญลักษณ์พิเศษต่ำง ๆ ซึ่งโดยปกติ จะไม่สำมำรถพิมพ์ได้ด้วยแป้นคีย์บอร์ด ในโปรแกรม Microsoft Word มีเครื่องมือและคำสั่งสำหรับแทรก สมกำรหรือสญั ลกั ษณ์ลงในเอกสำร มีรำยละเอียดดงั น้ี 1. สมการ สมกำร (Equations) คอื เคร่ืองหมำยทำงคณิตศำสตร์รูปแบบต่ำง ๆ เชน่ เครอื่ งหมำยกำรหำค่ำ เศษส่วน เครอ่ื งหมำยกำรหำคำ่ เฉล่ยี เครื่องหมำยกำรหำคำ่ ผลรวม เครอ่ื งหมำยกำรหำค่ำรำกที่สอง เป็นต้น โดยคลกิ ที่เมนู Equation ในแถบ Insert ribbon มีวิธกี ำรแทรกสมกำร ดงั น้ี 1. คลิกเลือกเมนู Equaton 2. เลือกรูปแบบสมกำรทตี่ อ้ งกำร 3. ป้อนค่ำสมกำร ภำพท่ี 2.114 กำรแทรกสมกำร ในบำงกรณอี ำจไม่มรี ูปแบบสมกำรท่ีต้องกำร ผู้ใช้สำมำรถแทรกสมกำรแบบซอ้ นกันได้ โดยเลือก สมกำรหลกั แล้วคลิกในชอ่ งสำหรบั ป้อนค่ำ จำกนนั้ ใหเ้ ลือกรูปแบบสมกำรอื่น เพอ่ื ซ้อนสมกำร

128 2. สัญลักษณ์ สัญลักษณ์ (Symbol) คือ สัญลักษณ์รูปแบบต่ำง ๆ ท่ีมีควำมจำเป็นในกำรใช้งำนกับเอกสำร ซึ่ง จะไม่มีในแป้นคีย์บอร์ด เช่น        เป็นต้น โดยคลิกท่ีเมนู Symbol ในแถบ Insert ribbon มีวธิ กี ำรแทรกสัญลกั ษณ์ ดงั น้ี 1. คลกิ เลอื กเมนู Symbol 2. คลิกเลอื กเมนู More Symbols 3. เลอื กรปู แบบ Font ท่ีตอ้ งกำร 4. คลกิ เลือก Symbol ทตี่ อ้ งกำรแลว้ คลิกท่ีปมุ่ Insert ภำพท่ี 2.115 กำรแทรกสญั ลกั ษณ์ แบบอกั ษร (Font) ที่มสี ญั ลกั ษณท์ ี่นยิ มใชง้ ำน ใหผ้ ใู้ ชเ้ ลอื กแบบอกั ษร Wingdings Wingdings 2 หรอื Wingdings 3

129 จดหมายเวียน จดหมำยเวียน (Mail Merge) คือ กำรสร้ำงจดหมำยท่ีมีเนื้อหำหรือข้อควำมเดิมทุกฉบับ ต้องกำร ส่งให้ผู้รับหลำย ๆ คน มีเพียงข้อควำมบำงส่วนท่ีแตกต่ำงกัน เช่น ชื่อ - สกุล ที่อยู่ เป็นต้น จะช่วยให้กำร สร้ำงจดหมำยหรือกำรจ่ำหน้ำซองจดหมำยมีควำมรวดเร็วยงิ่ ขึ้น ไม่เสียเวลำเปล่ียนข้อมูล โดยโครงสร้ำงใน กำรสร้ำงจดหมำยเวยี นดังภำพที่ 2.116 NNaammee LLaassttnnaammee AAddddrreessss HHaarrrryy AAmmeelliiaa 112233//5555AABBCC OOlliivveerr OOlliivviiaa 3355AABBCC JJaacckk LLiillyy 6699//558844JJoossoonnSSttrreeeett.. AAllffiiee JJeessssiiccaa 553322//88MMMMRRdd.. JJaaccoobb CChhllooee 2211//8888CCCCCC Mail Merge Harry Oliver Jack ภำพท่ี 2.116 โครงสร้ำงจดหมำยเวียน ทมี่ ำ: (Tharapon, 2553ก: 1) ขั้นตอนที่ 1 เตรียมไฟล์เอกสำร 2 ส่วน ประกอบด้วย ไฟล์ Microsoft Word สำหรับใช้เป็น จดหมำย และไฟล์ Microsoft Excel สำหรับใช้เป็นตำรำงเก็บข้อมูลรำยชื่อและท่ีอยู่ ในรูปแบบของ ฐำนข้อมลู ซ่ึงจะตอ้ งมีกำรกำหนดหวั ตำรำงในแถวท่ี 1 ทุกคอลัมน์ ดงั ภำพที่ 2.117 กำหนดหวั ตำรำง ภำพท่ี 2.117 กำรเตรียมไฟลเ์ อกสำรสำหรับสรำ้ งจดหมำยเวียน

130 ข้ันตอนที่ 2 วำง Cursor ในตำแหน่งที่ต้องกำรแสดงข้อควำมในจดหมำย จำกน้ันคลิกท่ีเมนู Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard ในแถบ Mailing ribbon ดงั ภำพท่ี 2.118 ภำพท่ี 2.118 กำรกำหนดตำแหน่งขอ้ ควำม ขัน้ ตอนที่ 3 สรำ้ งจดหมำยเวยี น (Mail Merge) กำหนดรำยละเอียดโดยคลิกเลือกคำสั่งตำมภำพท่ี 2.119 แลว้ คลกิ ทเ่ี มนู Next เมื่อถงึ ขนั้ ตอน Step 3 of 6 ให้คลกิ ทเี่ มนู Browse... เพอ่ื นำเขำ้ ไฟล์ Excel ภำพท่ี 2.119 กำรกำหนดรำยละเอยี ดจดหมำย เมื่อคลิกท่ีเมนู Browse… โปรแกรมจะแสดงหน้ำต่ำงสำหรับเลือกไฟล์ Excel จำกเครื่อง คอมพวิ เตอร์ จำกนนั้ ใหเ้ ลือกแผน่ งำน (Sheet) ในไฟล์ Excel ทีจ่ ะใช้งำนรำยกำรข้อมูล ดงั ภำพที่ 2.120

เลอื กไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้ 131 เลอื กแผน่ งำนข้อมูล คลิกเลอื กหำก Excel มกี ำรกำหนดหัวตำรำง ภำพท่ี 2.120 กำรนำเข้ำไฟล์ Excel เมื่อนำเข้ำไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้ว ในขั้นตอน Step 4 of 6 ให้คลิกที่เมนู More items… เพื่อ เลือกเขตข้อมลู ทต่ี ้องกำรนำมำแสดง โดยคลกิ เลอื กเขตข้อมูลซ่งึ จะเปน็ หัวตำรำงในไฟล์ Excel จำกนั้นคลิก ท่ีปุ่ม Insert เพ่ือแทรกลงในเอกสำร Word ดงั ภำพท่ี 2.121 ตำแหนง่ ขอ้ มูล ภำพท่ี 2.121 กำรแทรก Merge Field

132 เม่ือแทรกเขตข้อมูลเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะแสดงแถบ Mailings สำมำรถตรวจสอบควำม ถกู ต้องในเนอ้ื หำและรำยกำร Mail Merge โดยคลิกทเี่ มนู ถดั ไป (Next) ยอ้ นกลับ (Previous) รำยกำรแรก (First Record) หรือรำยกำรสดุ ทำ้ ย (Last Record) ดงั ภำพท่ี 2.122 ตรวจสอบข้อมลู ภำพที่ 2.122 จดหมำยเวยี น ขั้นตอนที่ 4 สนิ้ สุดกำรสร้ำงจดหมำยเวยี น (Mail Merge) หำกมีข้อผดิ พลำดสำมำรถแก้ไขรำยกำร ผู้รับ (Edit recipient list) ได้ในข้ันตอน Step 5 of 6 และสำมำรถพิมพ์จดหมำย (Print) ได้ในขั้นตอน Step 6 of 6 โดยสำมำรถเลือกพิมพ์จดหมำยท้ังหมด (All) พิมพ์จดหมำยหน้ำปัจจุบัน (Current record) และพมิ พ์จดหมำยแบบกำหนดหน้ำเอง (From-To) ดงั ภำพที่ 2.123 แกไ้ ขรำยกำร พมิ พ์จดหมำย ภำพที่ 2.123 สิ้นสุดกำรสรำ้ งจดหมำยเวียนและพิมพ์จดหมำย

133 กำรสร้ำงจดหมำยเวียนสำมำรถนำมำใช้ในกำรจ่ำหน้ำซองจดหมำย ในกรณีที่ต้องกำรส่งจดหมำย ให้ผู้รับหลำยคน โดยต้องกำหนดขนำดหน้ำกระดำษเท่ำกับขนำดซองจดหมำย มีขนำดมำตรฐำนเท่ำกับ กวำ้ ง 22.9 ซม. และสงู 16.2 ซม. หรือเลอื กขนำดกระดำษเปน็ ซองจดหมำย (Envelope) ดงั ภำพที่ 2.124 ภำพที่ 2.124 กำรจำ่ หน้ำซองจดหมำย บทสรุป โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด รุ่น 2016 (Microsoft Word 2016) เป็นโปรแกรมสำหรบั ประมวลผล คำทไี่ ดร้ บั ควำมนยิ มและใช้งำนอย่ำงแพร่หลำยเพ่ือกำรจัดทำเอกสำรแบบมืออำชีพ กำรฝกึ ใช้งำนโปรแกรม ให้เกิดควำมชำนำญ สำมำรถใช้เคร่ืองมือได้อย่ำงถูกต้อง รวดเร็ว ย่อมทำให้ผู้ศึกษำสำมำรถนำควำมรู้ไป ประยกุ ต์ใชใ้ ห้เกดิ ประโยชนก์ ับงำนดำ้ นต่ำง ๆ ได้ โดยเฉพำะงำนดำ้ นกำรจัดกำรสำรสนเทศ ซ่งึ นอกจำกกำร ใช้โปรแกรมเพื่อจัดเอกสำรทั่วไปตำมตัวอย่ำงในบทเรียนแล้ว ผู้ศึกษำยังสำมำรถใช้โปรแกรมเพื่อออกแบบ หนังสือ นิตยสำร โปสเตอร์ แผ่นพับ กำร์ดเชิญ นำมบัตร พิมพ์ซองจดหมำย และเอกสำรอื่น ๆ ได้อีก มำกมำย ดังน้ัน ผู้ศึกษำควรฝึกใช้งำนโปรแกรมอย่ำงสม่ำเสมอ เพอ่ื ใหเ้ กดิ ควำมชำนำญในกำรใช้โปรแกรม อยำ่ งไรก็ตำม โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิรด์ มีกำรพฒั นำควำมสำมำรถของโปรแกรมจำกบริษัทผู้ผลิต อยู่เสมอ ผู้ศึกษำควรศึกษำโปรแกรมรุ่นใหม่ที่ผลิตออกมำ ควบคู่ไปกับกำรศึกษำโปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมอื่น ๆ ตำมตัวอย่ำงโปรแกรมในบทเรียน ซ่ึงโปรแกรมอ่ืนอำจมีเครื่องมือหรือคำส่ังท่ีแตกต่ำงจำก Microsoft Word เพ่ือก่อให้เกิดควำมชำนำญในกำรใช้โปรแกรมประมวลผลคำ ทั้งน้ี หำกผู้ศึกษำมีควำมรู้ ควำมสำมำรถในกำรใชง้ ำนโปรแกรมประมวลผลคำที่หลำกหลำย ย่อมเป็นทต่ี ้องกำรของสถำนประกอบกำร

134 แบบฝกึ หัดทา้ ยบท 1. หัวขอ้ หลัก 1-5 (Heading 1-5) มคี วำมสำคญั อยำ่ งไร และสำมำรถนำไปใช้ประโยชนไ์ ดอ้ ยำ่ งไร 2. กำรกำหนด Page Breaks มปี ระโยชนอ์ ย่ำงไร 3. Caption และ Cross-reference มีควำมสำคัญอย่ำงไร และสำมำรถนำไปใช้ประโยชน์ได้ อยำ่ งไร 4. โครงสรำ้ งของจดหมำยเวียน ประกอบด้วยอะไรบ้ำง 5. ให้ผู้ศึกษำกำหนดรูปแบบ (Styles) ของเอกสำรให้อยู่ในรูปแบบของเอกสำรงำนวิจัย ต้ังชื่อไฟล์ เปน็ research.docx โดยมรี ำยละเอียดดังนี้ 5.1 มเี นือ้ หำจำนวน 5 บท หัวขอ้ บทจะตอ้ งมีคำวำ่ “บทท”่ี อตั โนมัติ 5.2 แต่ละบทต้องมขี ้อควำม ภำพประกอบ และตำรำง ทเี่ หมำะสม 5.3 กำหนดเลขลำดับหัวข้อ 3 ระดับ โดยจะต้องยึดตำมหมำยเลขของบทเป็นหลัก เช่น บทที่ 1 มีหัวข้อ 1.1, 1.1.1, 1.2.1, 1.2.1.1 บทที่ 2 มีหัวข้อ 2.1, 2.1.1, 2.1.2, 2.1.2.1 เป็นต้น โดยแต่ละลำดับ จะต้องมรี ะยะเยอ้ื งยอ่ หนำ้ ทเ่ี หมำะสม 5.4 แทรกหมำยเลขหน้ำต่ำงกนั โดยกำหนดหมำยเลขหน้ำ ดงั นี้ 5.4.1 หนำ้ ปก คำนำ สำรบญั ให้แทรกเลขหนำ้ รปู แบบ a b c,.. หรือ ก ข ค,.. 5.4.2 สำรบัญ ประกอบดว้ ย สำรบัญเนอ้ื หำ สำรบัญตำรำง สำรบัญภำพประกอบ 5.4.3 หน้ำเนื้อหำ ให้แทรกเลขหนำ้ รปู แบบ 1 2 3… 5.4.4 หน้ำแรกของบทตอ้ งไม่แสดงหมำยเลขหน้ำ 5.5 แทรกคำอธิบำย (Caption) ภำพประกอบและตำรำง และแทรก Cross-reference เพ่ือ อ้ำงอิงไปยงั ตำแหนง่ ภำพและตำรำง

เอกสารอา้ งอิง จรี ะสทิ ธ์ิ อง้ึ รัตนวงศ.์ (2558). คู่มอื ใชง้ าน Microsoft Office 2013. กรุงเทพฯ: ซีเอด็ ยูเคชัน่ . ดวงพร เกี๋ยงคำ. (2559). คู่มอื Office 2016 ฉบับใช้งานจริง. นนทบุรี: ไอดีซฯี . สทิ ธชิ ัย ประสำนวงศ์. (2553). Windows7 & Office 2010. กรงุ เทพฯ: ซอฟทเ์ พรส. สุธีย์ นวกุล. (2554). อ่านสนกุ ใช้งานงา่ ย Word 2010 ฉบับสมบรู ณ.์ กรงุ เทพฯ: ซีเอ็ดยเู คชั่น. IT-Guides. (2550). Smart Art คาสง่ั ใหม่ใน Microsoft Office 2007. สืบคน้ เมื่อ 4 มนี ำคม 2561, จำก http://www.it-guides.com/training-a-tutorial/office-tutorial/microsoft-office- 2007-smartart. Tharapon. (2553ก). ใช้งาน Mail Merge สร้างจดหมายเวยี น. สบื ค้นเม่ือ 7 มนี ำคม 2561, จำก http://www.cleverdrive.net/159/mail-merge-word.

136

แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 3 Microsoft Excel 2016 หวั ข้อประจาบท 1. โปรแกรมกระดาษคานวณ 2. เริม่ ตน้ การใช้งาน Microsoft Excel 2016 3. เคา้ โครงหนา้ กระดาษ 4. การใชง้ านเซลล์ 5. ตัวดาเนนิ การสาหรับการคานวณ 6. ฟังกช์ ัน 7. แผนภมู ิ 8. ขอ้ ผดิ พลาดท่ีเกิดจากการคานวณ 9. บทสรปุ วตั ถปุ ระสงคท์ ่ัวไป ศึกษาวิธีการใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel 2016 ศึกษาความหมายของเคร่ืองมือและคาส่ัง หลัก วิธีการใช้งานเคร่ืองมือและคาสงั่ ที่ถูกต้อง เทคนิคการใช้งานโปรแกรม การป้อนข้อมูล การใช้งานสตู ร และฟงั ก์ชนั ฝึกปฏิบตั กิ ารใชง้ านโปรแกรม เพอ่ื ให้ผูศ้ ึกษาสามารถใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel 2016 ไดอ้ ยา่ งเต็มประสทิ ธภิ าพ วัตถปุ ระสงค์เชิงพฤติกรรม 1. เพื่อใหผ้ ้ศู ึกษามีความรู้ความเขา้ ใจเกยี่ วกบั การใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel 2016 2. เพือ่ ให้ผศู้ ึกษาสามารถใชง้ านโปรแกรม Microsoft Excel 2016 ไดอ้ ย่างถูกต้อง 3. เพอ่ื ให้ผศู้ ึกษามที ักษะในการใชเ้ ครื่องมอื และคาส่ังได้อย่างถูกต้อง เหมาะสม และชานาญ 4. เพื่อให้ผศู้ ึกษามที ักษะในการแกไ้ ขปญั หาทเ่ี กิดจากการใชง้ านโปรแกรมด้วยวิธีทีถ่ ูกต้อง วธิ ีสอนและกจิ กรรมการเรียนการสอน 1. ผู้สอนบรรยายบทนาก่อนเขา้ สู่เนอื้ หาประจาบท 2. ผูส้ อนบรรยายเกีย่ วกับโปรแกรม Microsoft Excel 2016 และสาธิตวธิ ีการใชง้ านโปรแกรม 3. ผศู้ ึกษาฝึกปฏบิ ตั ิการใชง้ านโปรแกรม Microsoft Excel 2016 4. ผู้สอนเปิดโอกาสให้ผูศ้ ึกษารว่ มอภิปราย ซกั ถามประเด็นสงสยั และแลกเปล่ียนเรียนรู้ร่วมกัน

138 5. ผู้สอนบรรยายสรปุ เนอ้ื หาประจาบท 6. ทบทวนเนื้อหาประจาบท โดยใช้คาถามทา้ ยบทและแบบฝกึ หัดท้ายบท ส่อื การเรยี นการสอน 1. เอกสารประกอบการสอนรายวชิ าเทคโนโลยีเพื่อการจดั การสารสนเทศ 2. โปรแกรม Microsoft Excel 2016 3. หนังสือ ตารา และเอกสารท่เี ก่ยี วข้อง 4. ส่ือนาเสนอ PowerPoint 5. อนิ เทอร์เนต็ และเวบ็ ไซต์ 6. เครื่องฉายภาพ 3 มิติ (Visualizer) การวัดผลและประเมนิ ผล 1. สงั เกตความสนใจและความตง้ั ใจของผศู้ ึกษาขณะผ้สู อนบรรยายและสาธติ วธิ ีการใชง้ าน โปรแกรม 2. สังเกตจากการฝึกปฏบิ ตั ิและการแก้ไขปัญหาของผศู้ ึกษา 3. สงั เกตจากการมสี ว่ นรว่ มและการตอบคาถามของผู้ศึกษา 4. ความสามารถของผูศ้ ึกษาในการตอบคาถามและทาแบบฝกึ หัดทา้ ยบท

บทที่ 3 Microsoft Excel 2016 การคานวณตัวเลข หาค่าผลลัพธ์ วิเคราะห์ข้อมูล หรือสร้างรายงานสรุปผล ให้มีความถูกต้อง แม่นยา ต้องอาศยั โปรแกรมทางด้านการคานวณโดยเฉพาะ ซึง่ จะช่วยลดระยะเวลาในการคานวณหาค่าจาก ชุดข้อมูลท่ีมีปริมาณมากให้ได้ผลลัพธ์ท่ีถูกต้อง เท่ียงตรง และลดข้อผิดพลาดท่ีอาจเกิดขึ้นจากการคานวณ ด้วยตนเองหรือการคานวณแบบอ่ืน ๆ เหมาะกับงานทางดา้ นบญั ชี การเงนิ หรืองานทางดา้ นสถติ ิ ไมโครซอฟต์เอ็กเซล (Microsoft Excel) เปน็ โปรแกรมทางด้านการคานวณที่ได้รับความนิยมอย่าง สูงในปัจจุบัน หน่วยงานหรือองค์กร มักใช้งานโปรแกรมเพ่ืออานวยความสะดวกในการทางาน ท้ังการ ประมวลผลข้อมูลการจัดเก็บข้อมูล และการนาเสนอข้อมูล ดงั นนั้ การศึกษาวธิ ีการใชง้ านโปรแกรม โดยฝึก ใช้งานเครอ่ื งมอื การใชง้ านสตู รหรอื ฟงั ก์ชันสาหรับการคานวณให้สามารถใชง้ านได้อยา่ งถูกต้อง และมคี วาม เชี่ยวชาญ ย่อมเป็นประโยชน์แก่ผู้ศึกษา โดยเน้ือหาในบทน้ี ได้รวบรวมวิธีการใช้งานโปรแกรม ไมโครซอฟต์เอ็กเซลไว้อย่างละเอียด ผู้ใช้สามารถศึกษาและฝึกปฏิบัติได้ด้วยตนเอง และสามารถนาไป ประยุกต์ใช้กับงานด้านต่าง ๆ ในชีวติ ประจาวันได้อยา่ งมีประสิทธิภาพ โปรแกรมกระดาษคานวณ โปรแกรมกระดาษคานวณ (Spreadsheet Software) หรือโปรแกรมตารางคานวณ คือโปรแกรม ทมี่ คี วามสามารถในการคานวณหาค่าต่าง ๆ ดว้ ยสูตร สมการ หรอื ฟงั ก์ชัน เพ่อื ให้ได้ผลลพั ธท์ ีม่ ีความถูกต้อง แม่นยา ช่วยลดข้ันตอนและความยุ่งยากในการคานวณ ประมวลผลได้อย่างรวดเร็ว สามารถสรุปผล หรือ วเิ คราะห์ผลข้อมูล และทารายงานสรุปในรูปแบบตา่ ง ๆ โดยขอ้ มูลอาจอยูใ่ นรปู แบบของตัวเลขหรอื ขอ้ ความ ตัวอย่างโปรแกรมตารางคานวณที่ได้รับความนิยม เช่น WPS Office, Zoho Sheet, ThinkFree Office, Apache OpenOffice เป็นตน้ ดงั ภาพที่ 3.1 ภาพท่ี 3.1 โปรแกรมกระดาษคานวณ ท่มี า: (Capterra, 2018: 1)

140 นอกจากน้ี โปรแกรมกระดาษคานวณสามารถใช้งานในรูปแบบออนไลน์บนระบบประมวลผลแบบ กลุ่มเมฆหรือคลาวด์คอมพิวติ้ง (Cloud Computing) ผ่านหน้าจอโปรแกรมแสดงผลเว็บ ซ่ึงผู้ใช้งาน สามารถใช้งานโปรแกรมในการคานวณได้เช่นเดียวกับโปรแกรมที่ติดต้ังลงเครือ่ งคอมพิวเตอร์ และสามารถ แบง่ ปันทรพั ยากรเพอ่ื ทางานรว่ มกับผอู้ ่นื หรือทางานรว่ มกันภายในองค์กรได้อย่างสะดวก ตัวอยา่ งโปรแกรม กระดาษคานวณในรูปแบบออนไลน์ท่ีสามารถใช้งานโดยไม่มีค่าใช้จ่าย เช่น Excel Online Google Sheet เปน็ ตน้ ดงั ภาพที่ 3.2 Excel Online Google Sheet ภาพที่ 3.2 โปรแกรมตารางคานวณออนไลน์ เร่มิ ต้นการใชง้ าน Microsoft Excel 2016 ไมโครซอฟต์เอ็กเซล (Microsoft Excel) คือ โปรแกรมกระดาษคานวณท่ีผลิตโดยบริษัท ไมโครซอฟท์ (Microsoft Corporation) ) มีฐานการผลิตอยู่ท่ีเมืองเรดมอนด์ รัฐวอชิงตัน สหรัฐอเมริกา ออกแบบมาเพ่ือช่วยจัดการเอกสารด้านการคานวณ การวิเคราะห์ข้อมูล และการนาเสนอข้อมูลโดยเฉพาะ มีคาสั่งและเครื่องมือที่สามารถคานวณหาค่าต่าง ๆ ท้ังตัวเลขและตัวอักษรได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีสูตร หรอื ฟงั ก์ชันสาหรับการคานวณใหเ้ ลือกใช้ และมเี คร่ืองมือสาหรับสร้างรายงานในรปู แบบกราฟหรือแผนภูมิ เพ่ือให้การนาเสนอข้อมูลมีความน่าสนใจมากย่ิงข้ึน จึงเหมาะกับงานด้านการคานวณ เช่น งานด้านบัญชี งานด้านการเงิน งานดา้ นการวางแผน งานด้านงบประมาณ งานดา้ นสถติ ิ เป็นตน้ ปัจจุบัน บริษัทผู้พัฒนาโปรแกรมได้ผลิตโปรแกรมในรุ่นออฟฟิศ 2016 (Office 2016 หรือ Office 365) ซึ่งมีคุณลักษณะเด่นของโปรแกรม คือ การออกแบบหน้าจอให้สามารถเรียกใช้งานเคร่ืองมือได้อย่าง สะดวก รวมถึงการใช้งานโปรแกรมผ่านหน้าจอสัมผัส (Touch Screen) เหมาะสาหรับอุปกรณ์สื่อสาร เคลื่อนท่ี (Mobile Devices) ในยุคปัจจุบัน (ดวงพร เก๋ียงคา, 2559: 18-19) โดยส่วนประกอบหลักของ โปรแกรม มดี ังนี้

141 1. Start Screen หน้าจอเร่ิมต้น (Start Screen) คือ หน้าจอที่แสดงเป็นอันดับแรกเมื่อเปิดใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel 2016 ผใู้ ชส้ ามารถสรา้ งไฟล์เอกสารเปล่า เลอื กแมแ่ บบไฟล์เอกสาร หรือเปิดไฟล์เอกสาร ท่มี อี ยเู่ ดมิ รวมถงึ การทางานอน่ื ๆ โดยมีรายละเอยี ดดงั ภาพที่ 3.3 E A C D B ภาพที่ 3.3 หนา้ จอเริม่ ตน้ ของโปรแกรม MS Excel 1.1 Recent (A) แสดงรายชอ่ื เอกสารท่มี ีการเปดิ ใชง้ านลา่ สุด สามารถคลกิ เลือกชือ่ เอกสาร เพ่ือเปิดใช้งานเอกสารไดท้ นั ที 1.2 Open Other Documents (B) เปิดเอกสารอ่นื ที่มีอยใู่ นเครื่องคอมพวิ เตอร์ 1.3 Blank Document (C) สรา้ งเอกสารใหม่ในรปู แบบเอกสารเปล่า 1.4 Template (D) สรา้ งเอกสารใหม่จากแมแ่ บบเอกสาร 1.5 Search Online Template (E) คน้ หาแม่แบบเอกสารจากอินเทอร์เน็ต หากผู้ใช้สร้างเอกสารใหม่ในรูปแบบเอกสารเปล่า โปรแกรมจะแสดงแผ่นงานเปล่าสาหรับสร้าง เอกสารและจัดรูปแบบเอกสารดว้ ยตนเอง และหากสร้างเอกสารใหม่จากแมแ่ บบเอกสาร โปรแกรมจะแสดง แผน่ งานทีม่ กี ารจัดรูปแบบเอกสารไว้แลว้ ผ้ใู ชเ้ พยี งเพ่มิ ขอ้ มูลหรอื เปล่ียนข้อมูลเท่าน้ัน โปรแกรมจะคานวณ หรือแสดงผลลัพธ์ให้โดยอตั โนมตั ิ ดงั ภาพท่ี 3.4

142 แมแ่ บบเอกสาร เอกสารเปล่า ภาพที่ 3.4 เอกสารเปลา่ และแม่แบบเอกสาร 2. Home Screen หน้าจอหลัก (Home Screen) คือ หน้าจอหลักสาหรับเร่ิมต้นการทางานเมื่อมีการสร้างเอกสาร ใหม่ จะแสดงส่วนประกอบของโปรแกรม โดยมีส่วนประกอบหลัก ได้แก่ Title bar, Quick Access Toolbar, Menu bar, Ribbon, Name box, Formulas bar, Worksheet, Sheet tab และ View bar มี รายละเอียดดังภาพที่ 3.5 BC A D EF G HI ภาพท่ี 3.5 หนา้ จอหลักของโปรแกรม MS Excel 2.1 Title bar (A) คือ แถบแสดงชื่อโปรแกรมและแสดงช่ือไฟล์เอกสารที่กาลังเปิดใช้งานอยู่ จะแสดงในตาแหนง่ บนสดุ ของหนา้ จอโปรแกรม ดงั ภาพที่ 3.6

143 ภาพที่ 3.6 แถบแสดงชอ่ื ไฟลเ์ อกสาร 2.2 Quick Access Toolbar (B) คือ แถบเคร่ืองมือด่วนหรือเคร่ืองมือท่ีมีการใช้งานเป็น ประจา ผใู้ ชส้ ามารถคลกิ ท่เี ครือ่ งมอื เพือ่ สง่ั ใหโ้ ปรแกรมทางานตามท่ีตอ้ งการได้ทันทีโดยท่ีไม่ต้องเลือกในเมนู หลกั เคร่อื งมอื ท่ีมกั ถกู เรียกใชง้ าน เช่น สรา้ งเอกสารใหม่ เปิดเอกสาร บันทึก แสดงตวั อยา่ งก่อนพิมพ์ พมิ พ์ ด่วน เป็นต้น และสามารถเพ่ิมเครื่องมือให้แสดงในแถบเครื่องมือด่วนได้ โดยให้คลิกท่ีปุ่ม Customize Quick Access Toolbar จากน้ันให้เลือกเคร่ืองมือที่ต้องการแสดงในแถบเครื่องมือด่วน ดงั ภาพท่ี 3.7 Save เลือกเคร่อื งมือท่ีต้องการแสดง ภาพที่ 3.7 แถบเครอื่ งมอื ด่วน 2.3 Manu bar (C) คือ แถบเมนูหลักของโปรแกรม เม่ือคลิกท่ีเมนูหลัก โปรแกรมจะแสดง คาส่ังหรือเครื่องมือท่ีใช้สาหรับทางานด้านต่าง ๆ โดยเมนูหลักจะแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะการใช้ งาน ประกอบด้วยเมนู File Home Insert Page Layout Formulas Data Review View Design และ Format ดงั ภาพท่ี 3.8 ภาพท่ี 3.8 แถบเมนูหลัก

144 2.4 Ribbon (D) คือ แถบรวมเคร่ืองมือและคาสง่ั สาหรบั จดั การเอกสารในไมโครซอฟต์เอ็กเซล ออกแบบมาเพื่อช่วยให้สามารถค้นหาเคร่ืองมือหรือคาส่ังที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว โดยแถบ Ribbon จะ แสดงเครอื่ งมือและคาสง่ั ตามเมนหู ลกั ท่ผี ใู้ ช้งานเลือกในภาพที่ 3.8 มีรายละเอียดดงั นี้ 2.4.1 Home ribbon คือ แถบรวมเครื่องมือและคาส่ังที่แสดงในหน้าแรกของโปรแกรม เคร่ืองมือและคาส่ังจะเป็นเคร่ืองมือท่ีใช้สาหรับจัดรูปแบบของเอกสาร เช่น กาหนดขนาดอักษร กาหนดสี อักษร กาหนดย่อหน้า การคัดลอก การวาง เป็นต้น เม่ือเปิดโปรแกรมหรือเปิดเอกสาร โปรแกรมจะแสดง Home ribbon เปน็ แถบเร่มิ ต้น ประกอบด้วยกลมุ่ เครอ่ื งมอื และกลุ่มคาสั่งจานวน 7 กลุ่ม ดงั ภาพท่ี 3.9 ab cd e fg ภาพท่ี 3.9 Home ribbon จากภาพท่ี 3.9 มีรายละเอียดเคร่ืองมือและคาสั่งของแต่ละกลุ่ม ประกอบด้วยชื่อของ เคร่อื งมอื และคาส่ัง ความหมายหรอื การใชง้ าน และคยี ล์ ดั สาหรับเรียกใชง้ าน ดงั ตารางที่ 3.1 ตารางท่ี 3.1 รายละเอยี ดเครื่องมือและคาสง่ั แถบ Home ribbon กลุ่ม คาสงั่ /เครอ่ื งมอื ความหมาย/การใช้งาน Hot Key Ctrl + X a. Clipboard Cut การตัดขอ้ ความ ภาพ หรอื วัตถุ (ไม่ใช่การลบ) Ctrl + C Ctrl + V คลปิ บอร์ด Copy การคัดลอกขอ้ ความ ภาพ หรือวัตถุ - - Paste การวางขอ้ ความ ภาพ หรือวตั ถุ - Ctrl + B Format Painter การคัดลอกรูปแบบจากเซลล์ต้นฉบบั Ctrl + I Ctrl + U b. Font Font เลือกแบบตวั อักษร (ฟอนต)์ - แบบอักษร Font Size กาหนดขนาดตวั อกั ษร (ฟอนต์) - - (ฟอนต)์ Bold กาหนดตวั อกั ษร (ฟอนต)์ ให้เปน็ ตวั หนา - - Italic กาหนดตวั อักษร (ฟอนต์) ให้เป็นตวั เอยี ง - - Underline กาหนดตวั อกั ษรใหม้ เี ส้นใต้ สามารถเลอื กรปู แบบ เส้นใตไ้ ด้ Increase Font Size เพ่มิ ขนาดตวั อักษร (ฟอนต)์ Decrease Font Size ลดขนาดตัวอกั ษร (ฟอนต์) Border กาหนดเส้นขอบ Fill Color กาหนดสีพืน้ เซลล์ Font Color กาหนดสตี ัวอักษร c. Alignment Top Align จัดขอ้ ความใหช้ ิดขอบด้านบนเซลล์ การจดั แนว Middle Align จดั ข้อความให้อยกู่ ง่ึ กลางระหวา่ งด้านบนกับ

145 กลมุ่ คาสัง่ /เครื่องมือ ความหมาย/การใชง้ าน Hot Key ด้านล่างเซลล์ d. Number Bottom Align จัดขอ้ ความชดิ ขอบด้านล่างเซลล์ - กาหนดตวั เลข Align Left จดั แนวเนอ้ื หาชิดดา้ นซ้าย - Center จัดแนวเนอ้ื หาไวก้ ึง่ กลาง - e. Styles Align Right จดั แนวเนอื้ หาชิดดา้ นขวา - กาหนดรปู แบบ Orientation หมนุ ขอ้ ความใหอ้ ยใู่ นแนวทแยงมมุ หรอื แนวต้ัง - f. Cells Decrease Indent ลดการเยอ้ื ง (เนอ้ื หาจะเขา้ ใกล้เสน้ ขอบของเซลล)์ - จัดการเซลล์ Increase Indent เพิ่มการเยอ้ื ง (เนือ้ หาจะห่างจากเส้นขอบของเซลล์) - Wrap Text ตดั ข้อความใหไ้ ดห้ ลายบรรทัดโดยอยู่ในเซลลเ์ ดิม Alt + Enter g. Editing Merge & Center ผสานเซลล์และจดั แนวขอ้ ความใหอ้ ยู่ก่งึ กลาง - การแก้ไข Number Format กาหนดรปู แบบเซลลใ์ ห้เป็นตัวเลข - Accounting กาหนดตัวเลขใหอ้ ยู่ในรปู แบบตัวเลขทางบญั ชี - Number Format Percent Style กาหนดตวั เลขให้อยู่ในรปู แบบตัวเลขรอ้ ยละ Ctrl + Shift + % Comma Style Increase Decimal ตวั เลขมเี ครื่องหมายจลุ ภาค - Decrease Decimal Conditional เพ่มิ ตาแหนง่ ทศนยิ ม - Formatting Format as Table ลดตาแหนง่ ทศนยิ ม - Cell Style จัดรปู แบบเซลล์ตามเงือ่ นไข เน้นขอ้ มลู สาคญั โดยใช้ - Insert Cell แถบสีและสญั ลักษณ์ Delete Cell จัดรูปแบบตาราง โดยแปลงช่วงเซลล์ที่เลอื กให้เปน็ - Format ตาราง AutoSum Fill กาหนดรปู แบบเซลล์ Clear แทรกเซลล,์ แทรกแถวในแผน่ งาน, แทรกคอลมั น์ใน - แผ่นงาน และแทรกแผน่ งาน ลบเซลล์, ลบแถวในแผน่ งาน, ลบคอลัมนใ์ นแผ่น - งาน และลบแผน่ งาน จัดรปู แบบแผ่นงานและรูปแบบเซลล์ ไดแ้ ก่ ความ - สงู ของแถว, ความกวา้ งของคอลมั น์, ซอ่ น/แสดง เซลล์, ลอ็ กเซลล,์ ป้องกนั แผน่ งานโดยกาหนด รหสั ผ่าน, เปลี่ยนช่ือแผน่ งาน, ยา้ ยหรอื คดั ลอกแผ่น งาน, และเปล่ยี นสแี ผ่นงาน หาผลรวมอัตโนมตั ิแบบด่วน - เตมิ ชดุ ขอ้ มลู แบบตอ่ เน่อื งในเซลลข์ ้างเคยี ง - ลา้ งขอ้ มูลในเซลล์ หรือล้างเฉพาะรูปแบบในเซลล,์ - ลา้ งเนือ้ หา, ลา้ งความคดิ เห็น, และล้างการเชอื่ มโยง

146 คาส่ัง/เครือ่ งมือ ความหมาย/การใชง้ าน Hot Key Sort & Filter จดั เรยี งลาดับขอ้ มลู และกรองข้อมลู - กลุม่ Find & Select คน้ หาและแทนท่ีข้อมลู Ctrl + f 2.4.2 Insert ribbon คือ แถบรวมเคร่ืองมือและคาสั่งท่ีใช้สาหรับแทรกข้อมูลลงในเอกสาร เช่น แทรกภาพถ่าย แทรกรูปร่าง แทรกตาราง แทรกแผนภูมิ แทรกกราฟ แทรกสัญลักษณ์ แทรกสมการ เป็นตน้ สามารถจัดการกับข้อมลู หรือวตั ถุที่แทรกลงในเอกสารให้อยูใ่ นรปู แบบท่ีต้องการได้ โดยแถบ Insert ribbon ประกอบด้วยกลมุ่ เครอ่ื งมอื และกลุ่มคาส่งั จานวน 10 กลุ่มดงั ภาพที่ 3.10 ab c d ef gh i j ภาพท่ี 3.10 Insert ribbon จากภาพที่ 3.10 มีรายละเอียดเครื่องมือและคาส่ังของแต่ละกลุ่ม ประกอบด้วยชื่อของ เครื่องมือและคาสงั่ ความหมายหรอื การใช้งาน และคยี ์ลดั สาหรบั เรียกใช้งาน ดงั ตารางท่ี 3.2 ตารางท่ี 3.2 รายละเอียดเคร่ืองมือและคาสง่ั แถบ Insert ribbon กล่มุ คาส่งั /เครือ่ งมือ ความหมาย/การใช้งาน Hot Key - a. Tables Pivot Table แทรกตารางสาหรบั จดั เรียงขอ้ มูล และสรุปผลขอ้ มลู - แทรกตาราง Recommended รปู แบบตารางสาหรบั จดั เรียงข้อมลู และสรุปผล Ctrl + T - Pivot Tables ขอ้ มลู - - Table แทรกตาราง - - b. Pictures แทรกภาพจากเครอ่ื งคอมพิวเตอร์ - - Illustrations Online Pictures แทรกภาพจากการคน้ หาออนไลน์ แทรก Shapes แทรกรูปรา่ ง เช่น วงกลม สเ่ี หลยี่ ม เส้น เปน็ ตน้ - ภาพประกอบ SmartArt แทรกกราฟิก SmartArt - Screenshot แทรกภาพบนั ทึกหน้าจอ c. Add-ins Store แทรกคุณลกั ษณะเพิ่มเตมิ จาก Office Add-ins แทรกคาสัง่ และ My Add-ins แทรกคาสั่งหรอื คณุ ลกั ษณะทเี่ คยใช้งาน คุณลกั ษณะ Bing Maps แทรกแผนท่จี ากเคร่ืองมอื สืบคน้ Bing เพ่มิ เตมิ People Graph แทรกกราฟรปู แบบสญั ลักษณบ์ คุ คล d. Charts Recommended แทรกแผนภมู ิ แทรกแผนภมู ิ Charts หรือแผนภาพ Insert Column Chart แทรกแผนภมู ิคอลัมน์แนวตั้ง

147 กลมุ่ คาสง่ั /เคร่ืองมือ ความหมาย/การใช้งาน Hot Key Insert Line Chart แทรกแผนภมู ิเส้น - e. Tours Insert Pie or แทรกแผนภมู ิวงกลมหรือโดนทั - แทรกแผนท่ี Doughnut Chart ท่องเทย่ี ว Insert Bar Chart แทรกแผนภมู ิแทง่ แนวนอน - f. Sparkline Insert Area Chart แทรกแผนภมู ิพ้ืนที่ - แทรกเสน้ กราฟ Insert Scatter (X,Y) แทรกแผนภมู ิกระจาย - ประกายไฟ or Bubble Chart ภายในเซลล์เพอ่ื แทรกแผนภมู ิหนุ้ แผนภมู พิ ืน้ ผวิ และแผนภูมเิ รดาร์ - แสดงแนวโน้ม Insert Stock, Surface g. Filters or Radar Chart แทรกแผนภมู แิ บบผสม - แทรกตัวกรอง Insert Combo Chart แทรกแผนภมู ิสรปุ ผลขอ้ มลู สาคญั แสดงข้อมลู ที่ - ขอ้ มูล ซับซอ้ นในรปู แบบกราฟกิ h. Link Insert Pivot Chart แทรกแผนท่ีทอ่ งเทีย่ ว 3 มิติ - แทรกการ เชื่อมโยง 3D Map แทรก Sparkline แบบเส้น - i. Text แทรก Sparkline แบบคอลมั น์ - แทรกกลอ่ ง Line แทรก Sparkline แบบชนะ/แพ้ (Win/Loss) - ข้อความและ Column สญั ลักษณ์ Win/Loss แทรกตวั แบ่งส่วนขอ้ มลู - แทรกเส้นเวลา - j. Symbols Slicer แทรกสัญลกั ษณ์ Timeline แทรกการเช่ือมโยงแบบหลายมติ ิ (ไฮเปอรล์ ิงก์) Ctrl + K Hyperlink แทรกกลอ่ งข้อความ - แทรกส่วนหัวกระดาษ และส่วนทา้ ยกระดาษ - Text Box แทรกอกั ษรศลิ ป์ - Header & Footer แทรกบรรทดั ลายเซน็ - WordArt แทรกวตั ถุ - Signature Line แทรกสมการทางคณิตศาสตร์ - Object แทรกสญั ลักษณ์ - Equation Symbol

148 2.4.3 Page Layout ribbon คือ แถบรวมเคร่ืองมือและคาสั่งท่ีใช้สาหรับจัดการเค้าโครง หน้ากระดาษ เช่น การวางแนวหน้ากระดาษ กาหนดขนาดหน้ากระดาษ กาหนดระยะขอบหน้ากระดาษ กาหนดพ้ืนที่สาหรับพิมพ์ เป็นต้น โดยแถบ Page Layout ribbon ประกอบด้วยกลุ่มเครื่องมือและกลุ่มคา ส่งั จานวน 5 กลุ่ม ดังภาพที่ 3.11 ab cd e ภาพที่ 3.11 Page Layout ribbon จากภาพท่ี 3.11 มีรายละเอียดเคร่ืองมือและคาสั่งของแต่ละกลุ่ม ประกอบด้วยชื่อของ เครือ่ งมอื และคาส่ัง ความหมายหรอื การใช้งาน และคยี ์ลัดสาหรบั เรียกใช้งาน ดงั ตารางที่ 3.3 ตารางที่ 3.3 รายละเอยี ดเคร่ืองมือและคาส่งั แถบ Page Layout Ribbon กลุ่ม คาสัง่ /เครอื่ งมอื ความหมาย/การใชง้ าน Hot Key - a. Themes Themes เลือกชดุ รูปแบบเอกสารสาเร็จรปู - - ตง้ั ค่าชดุ รปู แบบ Color เลอื กชุดสีใหก้ ับชดุ รปู แบบ - - ใหก้ ับเอกสาร Fonts เลอื กแบบตัวอกั ษร (ฟอนต์) ใหก้ ับชุดรูปแบบ - - Effects เลอื กเอฟเฟกต์ให้กับชุดรปู แบบ - - b. Page Setup Margins ปรบั ระยะขอบหนา้ กระดาษ Orientation การวางแนวหน้ากระดาษ (แนวต้งั หรอื แนวนอน) - ตงั้ คา่ Size เลือกขนาดหนา้ กระดาษ - หน้ากระดาษ - Print Area เลอื กพื้นท่บี นแผน่ งานสาหรับการพิมพ์ - - Breaks แบง่ หนา้ กระดาษ สาหรับใหเ้ ปน็ จดุ เรม่ิ ต้นใหมใ่ น - เอกสาร - Ctrl + P Background เลือกรูปแบบพืน้ หลัง Print Titles พมิ พช์ อ่ื เรอื่ ง โดยเลือกแถวและคอลัมน์ ท่ตี ้องการ แสดงซ้าบนสว่ นหัวหน้ากระดาษทพี่ มิ พ์ c. Scale to Fit Width ปรับความกว้างสาหรับการพิมพ์ Height ปรบั ความสูงสาหรับการพิมพ์ ปรับขนาดให้ Scale ขยายหรือย่อส่งิ ท่ีพิมพ์ให้อยูใ่ นมาตราสว่ นจาก พอดกี บั หน้าจอ ขนาดจรงิ ในรปู แบบร้อยละ d. Sheet Gridlines แสดง/ไม่แสดง เสน้ ตาราง Options Headings แสดง/ไม่แสดง สว่ นหัวตาราง ตวั เลือกการ Print พิมพ/์ ไมพ่ มิ พ์ เสน้ ตารางและส่วนหัว

กลุ่ม คาส่งั /เครือ่ งมอื ความหมาย/การใช้งาน 149 แสดงผลของ แผ่นงาน Bring Forward นาวตั ถทุ เี่ ลอื กไปอยูต่ าแหนง่ หน้า 1 ระดบั Hot Key e. Arrange Send Backward ย้ายวัตถทุ เ่ี ลอื กไปอยตู่ าแหนง่ หลงั 1 ระดับ การจัดเรียง Selection Pane แสดงหนา้ ต่างส่วนท่ีเลือก - Arrange - Align การจัดแนววัตถุ - Group การจดั กลมุ่ วตั ถุ รวมวัตถุใหเ้ ปน็ กลมุ่ เดียวกัน Rotate การหมนุ วัตถุ - - - 2.4.4 Formulas ribbon คือ แถบรวมเครื่องมอื และคาส่ังที่ใช้สาหรบั เลือกใช้งานสตู รหรอื ฟงั กช์ ันในการคานวณ เชน่ คาสงั่ แทรกฟงั ก์ชนั คาส่ังหาผลรวมอตั โนมัติ การตรวจสอบความถูกต้องของ ฟงั กช์ ัน เปน็ ตน้ โดยแถบ Formulas ribbon ประกอบดว้ ยกลมุ่ เคร่ืองมือและกลุ่มคาสง่ั จานวน 4 กลุ่ม ดงั ภาพที่ 3.12 a bc d ภาพที่ 3.12 Formulas ribbon จากภาพที่ 3.12 มีรายละเอียดเครื่องมือและคาสั่งของแต่ละกลุ่ม ประกอบด้วยช่ือของ เคร่อื งมอื และคาสงั่ ความหมายหรอื การใช้งาน และคยี ล์ ัดสาหรบั เรียกใช้งาน ดงั ตารางท่ี 3.4 ตารางท่ี 3.4 รายละเอยี ดเคร่ืองมือและคาสัง่ แถบ Formulas ribbon กลุ่ม คาส่ัง/เครอ่ื งมอื ความหมาย/การใช้งาน Hot Key Shift + F3 a. Function Insert Function แทรกฟังก์ชัน Alt + = - Library AutoSum หาผลรวมอตั โนมัติ - ฟงั ก์ชนั ทีใ่ ช้งานล่าสดุ - รายการฟังก์ชัน Recently Used - - Financial ฟังก์ชนั ทางการเงนิ - - Logical ฟงั กช์ นั ตรรกศาสตร์ Text ฟังก์ชนั สาหรบั ข้อความ Date & Time ฟงั กช์ ันวนั ท่แี ละเวลา Lookup & Reference ฟังก์ชนั การคน้ หาและการอ้างอิง Math & Trig ฟงั กช์ ันทางคณิตศาสตร์ และตรโี กณมติ ิ

150 กลมุ่ คาสง่ั /เครือ่ งมือ ความหมาย/การใชง้ าน Hot Key More Functions ฟังก์ชันเพิม่ เตมิ - b. Defined Name Manager จดั การช่อื สาหรับอา้ งอิงสูตร เช่น Ctrl + F3 Names ใชส้ ูตร คือ =SUM(A5:A25) การอา้ งอิงสูตร Define Name กาหนดชือ่ แทนสตู ร เปน็ =SUM(ผลรวมยอดขาย) - ดว้ ยการกาหนด Use in Formula เปน็ ตน้ - ช่อื Create from กาหนดชอ่ื ท่ใี ช้เปน็ ชอื่ อา้ งองิ Ctrl + Shift + F3 Selection ใชช้ ่ือท่ีกาหนดในสตู รในแผ่นงาน สรา้ งสตู รจากส่วนท่ีเลือก เชน่ - c. Formula Trace Precedents เลอื กขอ้ ความในแถวบนสดุ หรือคอลมั นซ์ า้ ยสุด - Auditing Trace Dependents ให้เป็นชื่อแทนสตู ร เปน็ ต้น - การตรวจสอบ Remove Arrows ติดตามเซลล์ทีถ่ กู อา้ งถงึ แสดงด้วยลูกศร Ctrl + ~ สูตร Show Formulas ติดตามเซลล์ที่อ้างถึง แสดงดว้ ยลกู ศร - Error Checking ลบลูกศรทีแ่ สดงออกทงั้ หมด - d. Calculation Evaluate Formula แสดงสตู รในแตล่ ะเซลล์แทนการแสดงผลลัพธ์ - Watch Window การตรวจสอบและตดิ ตามขอ้ ผดิ พลาดขณะใชส้ ตู ร - การคานวณ Calculation Option ประเมนิ สูตร แสดงหน้าตา่ งการตรวจสอบเซลล์ F9 Calculate Now ตัวเลือกในการคานวณ เชน่ คานวนอตั โนมตั หิ รอื Shift + F9 Calculate Sheet คานวณดว้ ยตนเอง เป็นต้น คานวณท้ังแผน่ ทันที คานวณแผ่นงานท่กี าลังใชง้ านอยู่ 2.4.5 Data ribbon คือ แถบรวมเคร่ืองมือและคาสั่งที่ใช้สาหรับจัดการข้อมูล เช่น คาส่ัง เรยี งลาดับขอ้ มลู คาส่ังสาหรับเชื่อมโยงขอ้ มูล ตัวกรองขอ้ มลู เป็นต้น โดยแถบ DATA ribbon ประกอบดว้ ย กลมุ่ เครอื่ งมือและกลมุ่ คาส่งั จานวน 7 กลุ่ม ดงั ภาพที่ 3.13 a bc d e fg ภาพที่ 3.13 Data ribbon จากภาพท่ี 3.13 มีรายละเอียดเครื่องมือและคาส่ังของแต่ละกลุ่ม ประกอบด้วยช่ือของ เคร่อื งมือและคาสง่ั ความหมายหรือการใช้งาน และคยี ์ลัดสาหรบั เรียกใช้งาน ดงั ตารางท่ี 3.5

151 ตารางท่ี 3.5 รายละเอยี ดเคร่ืองมือและคาสง่ั แถบ Data ribbon กลมุ่ คาสง่ั /เครื่องมือ ความหมาย/การใช้งาน Hot Key - a. Get External From Access รับขอ้ มูลจาก Microsoft Access - - Data From Web รับขอ้ มลู จากจากไฟล์เอกสารเวบ็ - รบั ข้อมูลจาก - ภายนอก From Text รับข้อมูลจากจากไฟล์ขอ้ ความ - - From Other Source รับขอ้ มลู จากแหล่งข้อมูลอ่ืน ๆ - - Existing Connections รบั ขอ้ มูลจากการเชอื่ มต่อทมี่ ีอยู่ Ctrl + Alt + F5 b. Get & New Query สร้างรปู แบบการแสดงข้อมลู จากฐานขอ้ มลู - - Transform Show Queries แสดงรูปแบบการแสดงขอ้ มูลจากฐานขอ้ มลู - การรับและแปลง Form Table แบบฟอรม์ ตารางในฐานข้อมลู แหลง่ ข้อมูลลา่ สดุ เอกสาร Recent Sources c. Connections Refresh All ฟ้นื ฟแู หล่งขอ้ มลู ทั้งหมดในแผ่นงานเพื่อให้ได้ การเชอ่ื มโยง ขอ้ มูลลา่ สดุ ข้อมูล Connections แสดงการเชอื่ มตอ่ ท้งั หมดในแผ่นงาน Properties คณุ สมบัติของชว่ งข้อมลู Edit Links แกไ้ ขลงิ กก์ ารเช่อื มโยงและแสดงลงิ กก์ ารเช่ือมโยง d. Sort & Filter Sort A to Z เรียงลาดบั ข้อมูลจาก A ไป Z หรอื ก ไป ฮ - หรือจากค่าตา่ สุด ไป ค่าสูงสดุ เรยี งลาดับและ เรียงลาดับข้อมูลจาก Z ไป A หรอื ฮ ไป ก - หรอื จากค่าสูงสุด ไป ค่าต่าสุด การกรอง Sort Z to A เรียงลาดบั อย่างรวดเรว็ - เปิดใชง้ านตวั กรอกสาหรับเซลล์ทเ่ี ลือก Ctrl + Shift + L e. Data Tools Sort ลา้ งตัวกรอง - เครื่องมือจัดการ Filter นารปู แบบตวั กรองเดิมมาใชอ้ กี ครง้ั Ctrl + Alt + L ขอ้ มูล Clear ตัวเลือกตวั กรองข้นั สงู - Reapply แยกคอลมั นข์ อ้ ความเดยี วใหเ้ ปน็ หลายคอลมั น์ - Advanced เชน่ แยก ช่อื และนามสกลุ ที่อย่ใู นคอลัมนเ์ ดยี ว ให้ Text to Columns เปน็ 2 คอลัมน์ โดยยดึ จากเครอื่ งหมายจลุ ภาค Ctrl + E มหัพภาค และช่องวา่ ง เป็นตวั แยก Flash Fill การเตมิ ค่าแบบอตั โนมัติ โดยใส่คา่ ตัวอยา่ ง - ประมาณ 2-3 ตวั อยา่ งกอ่ น Remove ลบแถวท่ีซา้ ออกจากแผน่ งาน Duplicates Data Validation ตรวจสอบความถูกตอ้ งของข้อมูล - Consolidate รวมข้อมลู -

152 คาสัง่ /เคร่ืองมือ ความหมาย/การใชง้ าน Hot Key What-If Analysis กล่มุ Relationships วิเคราะหเ์ พื่อหาทางเลอื กจากสถานการณต์ ่าง ๆ - What-If Analysis f. Forecast Forecast Sheet สรา้ งหรอื แกไ้ ขความสัมพันธ์ระหวา่ งตารางตา่ ง ๆ - การพยากรณ์ Group g. Outline วเิ คราะหเ์ พื่อหาทางเลอื กจากสถานการณต์ ่าง ๆ - เคา้ โครง Ungroup สร้างแผ่นงานสาหรบั การพยากรณ์ - Subtotal Show Detail จัดกลมุ่ แถวหรือคอลมั น์ หรอื สร้างเคา้ รา่ งอัตโนมตั ิ Shift + Alt + Hide Detail ลูกศรขวา ยกเลิกการจัดกลมุ่ Shift + Alt + ลูกศรซ้าย แสดงผลรวมย่อย - แสดงรายละเอียดกลุม่ เซลล์ท่ีซอ่ นไว้ - ซ่อนรายละเอยี ดกล่มุ เซลล์ - 2.4.6 Review ribbon คอื แถบรวมเครอ่ื งมือและคาส่ังที่ใช้สาหรบั ตรวจทานสว่ นต่าง ๆ ใน เอกสาร เช่น ตรวจสอบความถูกต้องของไวยากรณ์ การสะกดคา ภาษาและการแปลภาษา การแทรกความ คิดเห็น เป็นต้น โดยแถบ Review ribbon ประกอบด้วยกลุ่มเคร่ืองมือและกลุ่มคาสั่งจานวน 5 กลุ่ม ดัง ภาพท่ี 3.14 a bc d e ภาพท่ี 3.14 Review ribbon จากภาพท่ี 3.14 มีรายละเอียดเคร่ืองมือและคาสั่งของแต่ละกลุ่ม ประกอบด้วยชื่อของ เครอื่ งมอื และคาส่งั ความหมายหรือการใชง้ าน และคยี ์ลดั สาหรบั เรยี กใช้งาน ดงั ตารางท่ี 3.6 ตารางที่ 3.6 รายละเอยี ดเคร่ืองมือและคาสั่งแถบ Review ribbon กลมุ่ คาส่ัง/เครื่องมือ ความหมาย/การใช้งาน Hot Key F7 a. Proofing Spelling การสะกดคา Alt + Click - การพิสูจนอ์ กั ษร Research การค้นคว้าจากแหลง่ ทรัพยากรตา่ ง ๆ - Thesaurus แสดงพจนานกุ รม - b. Insights Smart Lookup คน้ หาข้อมลู เพม่ิ เตมิ จากเวบ็ จากข้อมูลภายใน Shift + F2 ข้อมูลเชิงลึก เอกสารโดยไมต่ ้องออกจากหน้าทกี่ าลงั ทางาน c. Language Translate การแปลภาษา ภาษา d. Comments New Comment แทรกความคิดเหน็ ใหม่

153 กล่มุ คาสั่ง/เคร่อื งมอื ความหมาย/การใชง้ าน Hot Key ความคดิ เหน็ Delete ลบความคดิ เหน็ - Previous ไปยงั ความคดิ เห็นก่อนหน้านี้ - e. Changes Next ไปยังความคดิ เหน็ ถัดไป - การปลีย่ นแปลง Show/Hide แสดง/ซอ่ น ความคดิ เหน็ - Comment Show All Comment แสดงความคดิ เหน็ ทง้ั หมด - Show Ink แสดง/ซ่อน หมกึ ทีอ่ ยูบ่ นแผ่นงาน - Protect Sheet ป้องกนั การแกไ้ ขหรือการมองเห็นแผ่นงาน - Protect Workbook ปอ้ งกันการแก้ไข Workbook - Share Workbook แบง่ ปัน Workbook เพอื่ ใช้งานรว่ มกับผอู้ น่ื - สามารถใช้งานพร้อมกันได้หลายบคุ คล Protect and Share ปอ้ งกันการแบ่งปัน Workbook - Workbook Allow User to Edit ตงั้ รหสั ผา่ นปอ้ งกนั ช่วงขอ้ มลู และอนุญาตให้ผู้ใช้ - Ranges ทกี่ าหนด สามารถแก้ไขช่วงข้อมูลน้นั ได้ Track Changes ตดิ ตามการเปล่ียนแปลง - 2.4.7 View ribbon คือ แถบรวมเคร่ืองมือและคาสั่งท่ีใช้สาหรับจัดการมุมมองของเอกสาร เช่น แสดงเส้นนาทาง ย่อ-ขยายหน้าจอ ตรึงแนวแถวหรือคอลัมน์ สลับหน้าต่างโปรแกรม เป็นต้น โดยแถบ View ribbon ประกอบดว้ ยกลมุ่ เคร่ืองมือและกลุ่มคาส่ังจานวน 5 กลมุ่ ดงั ภาพที่ 3.15 a bc de ภาพท่ี 3.15 View ribbon จากภาพที่ 3.15 มีรายละเอียดเคร่ืองมือและคาส่ังของแต่ละกลุ่ม ประกอบด้วยช่ือของ เครื่องมือและคาสั่ง ความหมายหรอื การใช้งาน และคยี ์ลดั สาหรบั เรียกใชง้ าน ดงั ตารางที่ 3.7 ตารางท่ี 3.7 รายละเอยี ดเคร่ืองมือและคาสงั่ แถบ View ribbon กลุ่ม คาส่งั /เครื่องมือ ความหมาย/การใช้งาน Hot Key - a. Workbook Normal แสดงหนา้ กระดาษในมมุ มองแบบปกติ - - Views Page Break Preview แสดงหน้ากระดาษในมมุ มองตัวแบ่งหน้า มุมมอง Workbook Page Layout แสดงหนา้ กระดาษในมมุ มองเค้าโครง

154 คาสงั่ /เครือ่ งมือ ความหมาย/การใชง้ าน Hot Key หนา้ กระดาษ กล่มุ Custom Views แสดงหนา้ กระดาษในมมุ มองแบบกาหนดเอง - b. Show Ruler ซอ่ น/แสดง ไม้บรรทัด - ซ่อน/แสดง Gridlines ซอ่ น/แสดง เสน้ ตาราง - c. Zoom Formula Bar ซอ่ น/แสดง แถบสตู ร - ย่อ/ขยาย Headings ซ่อน/แสดง หัวเร่อื ง - d. Window Zoom ยอ่ /ขยาย แผ่นงาน Ctrl + mouse จดั การหน้าต่าง scroll wheel 100% ปรับขนาดหน้ากระดาษเป็น 100% - e. Macros Zoom to Selection ยอ่ /ขยาย สว่ นทเี่ ลอื ก - การใชง้ านแมโคร New Window เปดิ เอกสารเดมิ ในหนา้ ตา่ งใหม่ - Arrange All จัดเรยี งหนา้ ตา่ งโปรแกรมทงั้ หมดทก่ี าลงั เปดิ อยู่ - Freeze Panes ตรึงแนว ตรึงแนวแถวบนสดุ และตรึงแนว - คอลัมน์แรก Split แยกหนา้ ต่างโปรแกรม - Hide ซอ่ นหน้าตา่ งปัจจุบนั - Unhide ยกเลิกการซ่อนหนา้ ต่าง - View Side by Side แสดงหน้าต่างแบบเคยี งขา้ งกนั (ตอ้ งมี 2 workbook ขนึ้ ไป) - Synchronous เล่อื นแผ่นงานจาก 2 เอกสารพร้อมกันโดยใช้ Scrolling Mouse scroll wheel - Reset Window เร่ิมตาแหน่งหนา้ ตา่ งใหม่ Position - Switch Windows สลบั หนา้ ตา่ ง Workbook ไปยังหน้าตา่ งอ่นื ที่ เปดิ อยู่ Alt + F8 Macros การเปิดใช้งานแมโคร 2.4.8 Format ribbon (Picture Tools) คือ แถบรวมเคร่ืองมือและคาสั่งทใี่ ชส้ าหรบั จัดการ รูปแบบภาพท่ีมีการแทรกลงในเอกสาร เช่น ปรับความคมชัดของภาพ ปรับโทนสีของภาพ ปรับขนาดของ ภาพ เป็นตน้ โดยแถบ Format ribbon (Picture Tools) ประกอบด้วยกลมุ่ เครื่องมือและกล่มุ คาส่ังจานวน 4 กลุ่ม ดงั ภาพท่ี 3.16

155 a b cd ภาพท่ี 3.16 Format ribbon (Picture Tools) จากภาพที่ 3.16 มีรายละเอียดเครื่องมือและคาสั่งของแต่ละกลุ่ม ประกอบด้วยช่ือของ เคร่ืองมือและคาส่งั ความหมายหรือการใชง้ าน และคยี ล์ ัดสาหรบั เรยี กใชง้ าน ดงั ตารางท่ี 3.8 ตารางที่ 3.8 รายละเอยี ดเครื่องมือและคาสั่งแถบ Format ribbon (Picture Tools) กลุ่ม คาสั่ง/เคร่อื งมือ ความหมาย/การใชง้ าน Hot Key a. Adjust Remove ลบพื้นหลังภาพ หรือลบส่วนทไ่ี มต่ อ้ งการบนภาพ - การปรบั ค่า Background Corrections แกไ้ ขความสวา่ ง หรือความคมชดั ของรปู ภาพ - Color การปรบั สีภาพ - Artistic Effects เพม่ิ เอฟเฟกตง์ านศลิ ปะลงในภาพ - Compress Pictures บบี อัดภาพเพอื่ ลดขนาด Change Picture เปลีย่ นภาพ โดยคงคา่ การจดั รูปแบบและขนาด - ของภาพปัจจุบนั ไว้ Reset Picture คนื คา่ การปรบั แตง่ ภาพ - b. Picture Styles Picture Styles เลือกรปู แบบภาพ - ลักษณะรูปภาพ Picture Border เลือกเส้นขอบภาพ - Picture Effects เอฟเฟกต์ภาพ เช่น เงา สะทอ้ นแสง เรอื งแสง - Picture Layout แสดงเค้าโครงภาพ - c. Arrange Bring Forward นาภาพทเี่ ลือกไปตาแหน่งขา้ งหน้า 1 ระดบั - การจัดเรียง Send Backward ส่งภาพทเ่ี ลอื กไปตาแหนง่ ขา้ งหลัง 1 ระดบั - Selection Pane หนา้ ตา่ งสว่ นทเี่ ลอื ก แสดงรูปภาพหรือวัตถุทงั้ หมด - ที่มอี ยู่ Align การจัดแนวภาพ - Group การรวมกลมุ่ ภาพ - Rotate การหมุนภาพ - b. Size Crop การตดั ขอบภาพ - ปรับขนาด Height ปรบั ความสูงของภาพ - Width ปรบั ความกวา้ งของภาพ -