ວິຊາ เทคโนโลยีเพื่อการจัดการสารสนเทศ

156 2.4.9 Format ribbon (Drawing Tools) คือ แถบรวมเครื่องมือและคาส่ังที่ใช้สาหรับ จัดการรูปร่างที่มีการวาดลงในเอกสาร เช่น เลือกรูปร่าง รูปแบบรูปร่าง สีเส้นขอบและเงารูปร่าง ตาแหน่ง และการจัดเรียง ขนาดรูปร่าง เป็นต้น โดยแถบ Format ribbon (Drawing Tools) ประกอบด้วยกลุ่ม เครอ่ื งมอื และกลมุ่ คาส่ังจานวน 5 กลมุ่ ดังภาพท่ี 3.17 ab c de ภาพท่ี 3.17 Format ribbon (Drawing Tools) จากภาพที่ 3.17 มีรายละเอียดเคร่ืองมือและคาสั่งของแต่ละกลุ่ม ประกอบด้วยชื่อของ เครือ่ งมือและคาสง่ั ความหมายหรือการใชง้ าน และคีย์ลัดสาหรบั เรยี กใช้งาน ดงั ตารางที่ 3.9 ตารางที่ 3.9 รายละเอยี ดเคร่ืองมือและคาสงั่ แถบ Format ribbon (Drawing Tools) กล่มุ คาสัง่ /เครอ่ื งมอื ความหมาย/การใชง้ าน Hot Key - a. Insert Shapes Insert Shapes แทรกรูปร่าง เชน่ วงกลม สเี่ หลยี่ ม วงรี เป็นต้น - - แทรกรปู รา่ ง Edit Shape แกไ้ ขรปู ร่าง - - Text Box แทรกกล่องขอ้ ความในรปู รา่ ง - - b. Shape Styles Shapes Style เลอื กรูปแบบรปู รา่ ง - - รูปแบบรูปรา่ ง Shape Fill เลือกพ้ืนหลังรูปรา่ ง - - Shape Outline แสดงเค้าโครงรูปร่าง - - Shape Effects เอฟเฟกต์รปู รา่ ง เช่น เงา สะท้อนแสง เรอื งแสง - - c. WordArt Styles WordArt Styles เลอื กรูปแบบข้อความศลิ ป์ - - ลกั ษณะอกั ษรศิลป์ Text Fill เติมสขี ้อความศลิ ป์ - - Text outline แสดงเคา้ โครงข้อความศลิ ป์ Text Effects เอฟเฟกตข์ อ้ ความ เช่น เงา สะท้อนแสง เรืองแสง d. Arrange Bring Forward นารปู ร่างทีเ่ ลอื กไปตาแหน่งขา้ งหน้า 1 ระดับ การจัดเรยี ง Send Backward ส่งรปู ร่างทเี่ ลอื กไปตาแหนง่ ข้างหลัง 1 ระดบั Selection Pane เลอื กหน้าต่างการทางาน Align การจดั แนวรปู ร่าง Group การรวมกลมุ่ รปู รา่ ง Rotate การหมุนรปู ร่าง e. Size Width ปรับความสูงของรูปรา่ ง ปรบั ขนาด Height ปรบั ความกวา้ งของรปู รา่ ง

157 2.4.10 Design ribbon (Table Tools) คือ แถบรวมเครื่องมือและคาส่ังที่ใช้สาหรับ ออกแบบตารางที่มีการแทรกลงในเอกสาร เช่น กาหนดรูปแบบตาราง สีเส้นตาราง รูปแบบเส้นขอบตาราง เป็นตน้ โดยแถบ Design ribbon (Table Tools) ประกอบด้วยกลุ่มเคร่ืองมือและกลุม่ คาสง่ั จานวน 5 กลุ่ม ดงั ภาพที่ 3.18 ab c d e ภาพท่ี 3.18 Design ribbon (Table Tools) จากภาพที่ 3.18 มีรายละเอียดเครื่องมือและคาสั่งของแต่ละกลุ่ม ประกอบด้วยช่ือของ เครอ่ื งมือและคาส่งั ความหมายหรือการใชง้ าน และคยี ล์ ัดสาหรบั เรยี กใช้งาน ดงั ตารางที่ 3.10 ตารางที่ 3.10 รายละเอยี ดเครือ่ งมือและคาสั่งแถบ Design ribbon (Table Tools) กลมุ่ คาสง่ั /เครอ่ื งมอื ความหมาย/การใชง้ าน Hot Key - a. Properties Table Name กาหนดชือ่ ตาราง - - คณุ สมบตั ติ าราง Resize Table ปรับขนาดของตาราง - b. Tools Summarize with สรปุ ขอ้ มลู ในรปู แบบ PivotTable - เครอ่ื งมือ PivotTable ลบรายการท่ีซา้ กันในตาราง - Remove Duplicates - - Convert to Range แปลงช่วงข้อมูลในตาราง - - Insert Slicer แทรกตวั แบ่งสว่ นข้อมลู - - c. External Table Export สง่ ออกขอ้ มลู ในตาราง - - Data Refresh ฟน้ื ฟูขอ้ มูลในตารางให้เป็นปจั จบุ นั - - ข้อมูลภายนอกตาราง Properties คุณสมบตั ิของขอ้ มลู ในตาราง - - Open in Browser เปดิ ตารางในโปรแกรมแสดงผลเวบ็ - Unlink ยกเลกิ การเช่อื มโยง d. Table Style Header Row เนน้ แถวแรกของตาราง Options Total Row เน้นแถวทง้ั หมด สรา้ งแถวให้มีแถบสี ตวั เลอื กรปู แบบตาราง Banded Rows First Column เน้นคอลมั นแ์ รกของตาราง Last Column เน้นคอลัมนส์ ุดทา้ ยของตาราง Banded Columns สรา้ งคอลมั นใ์ ห้มีแถบสี Filter Button สรา้ งปุม่ สาหรบั การกรองขอ้ มลู e. Table Styles Table Style เลอื กรปู แบบตาราง รูปแบบตาราง

158 2.4.11 Design ribbon (Chart Tools) คือ แถบรวมเครื่องมือและคาส่ังท่ีใช้สาหรับ ออกแบบแผนภูมิ เมื่อมีการแทรกแผนภูมิลงในแผ่นงาน เช่น เปล่ียนรูปแบบแผนภูมิ เปลี่ยนสีแผนภูมิ เป็น ต้น โดยแถบ Design ribbon (Chart Tools) ประกอบด้วยกลุ่มเคร่ืองมือและกลุ่มคาส่ังจานวน 5 กลุ่ม ดัง ภาพที่ 3.19 a b c de ภาพท่ี 3.19 Design ribbon (Chart Tools) จากภาพที่ 3.19 มีรายละเอียดเครื่องมือและคาส่ังของแต่ละกลุ่ม ประกอบด้วยช่ือของ เครื่องมอื และคาสัง่ ความหมายหรือการใช้งาน และคียล์ ดั สาหรบั เรยี กใชง้ าน ดงั ตารางที่ 3.11 ตารางที่ 3.11 รายละเอียดเครื่องมือและคาสัง่ แถบ Design ribbon (Chart Tools) กลุ่ม คาส่งั /เครือ่ งมือ ความหมาย/การใชง้ าน Hot Key - a. Chart Layouts Add Chart Element เพม่ิ องคป์ ระกอบแผนภมู ิ - - เคา้ โครงแผนภมู ิ Quick Layout เปลย่ี นเคา้ โครงโดยรวมของแผนภมู ิ - - b. Chart Styles Chart Styles เลอื กลักษณะของแผนภมู ิ - ลักษณะแผนภมู ิ Color เปลยี่ นสแี ผนภูมิ - c. Data Switch สลับ แถว/คอลมั น์ เช่น ขอ้ มูลแกน X จะสลบั ไป - ขอ้ มลู ในแผนภมู ิ Row/Column เปน็ แกน Y เปน็ ตน้ Select Data เลอื กข้อมลู เพ่ือเปลยี่ นช่วงข้อมลู ในแผนภมู ิ d. Type Change Chart Type เปลี่ยนประเภทแผนภมู ิ ชนดิ แผนภมู ิ e. Location Move Chart ย้ายแผนภูมไิ ปแผน่ งานอืน่ ตาแหนง่ แผนภมู ิ 2.4.12 Format ribbon (Chart Tools) คือ แถบรวมเคร่ืองมือและคาสัง่ ท่ใี ชส้ าหรับจัดการ รูปแบบของแผนภมู ิ เมื่อมีการแทรกแผนภมู ิลงในแผน่ งาน เชน่ ปรับขนาด ปรับสี ปรับเสน้ ขอบ เป็นต้น โดย แถบ Format ribbon (Chart Tools) ประกอบด้วยกลุ่มเครื่องมือและกลุ่มคาสั่งจานวน 6 กลุ่ม ดังภาพที่ 3.20 ab c d ef ภาพที่ 3.20 Format ribbon (Chart Tools)

159 จากภาพท่ี 3.20 มีรายละเอียดเคร่ืองมือและคาส่ังของแต่ละกลุ่ม ประกอบด้วยช่ือของ เคร่อื งมอื และคาสัง่ ความหมายหรอื การใชง้ าน และคีย์ลัดสาหรับเรียกใชง้ าน ดงั ตารางท่ี 3.12 ตารางที่ 3.12 รายละเอยี ดเครอ่ื งมือและคาสงั่ แถบ Format ribbon (Chart Tools) กลุม่ คาสัง่ /เครือ่ งมือ ความหมาย/การใชง้ าน Hot Key - a. Current Chart Elements เลือกองคป์ ระกอบของแผนภมู ิ - - Selection Format Selection จดั รปู แบบองค์ประกอบของแผนภมู ิทีเ่ ลือก - สว่ นทเี่ ลอื กในปัจจบุ นั Reset to Match ต้ังค่าแผนภมู ิใหมใ่ หต้ รงกบั รูปแบบ - - Style - - b. Insert Shapes Insert Shapes แทรกรปู ร่าง - แทรกรปู ร่าง Change Shape เปลยี่ นรปู ร่าง - - c. Shape Styles Shape Style เลือกลักษณะของรปู รา่ ง - - ลักษณะรปู ร่าง Shape Fill เติมสรี ูปรา่ ง - - Shape Outline เส้นขอบรปู ร่าง สามารถเลือก สี ความกว้าง และ - - ลักษณะของเส้นขอบได้ - - Shape Effects เอฟเฟกต์รปู รา่ ง เชน่ เงา สะท้อนแสง เรอื งแสง - - d. WordArt Styles WordArt Style เลือกลักษณะอกั ษรศลิ ป์ ลักษณะอกั ษรศิลป์ Text Fill เติมสขี อ้ ความ Text Outline แสดงเค้าโครงข้อความ Text Effects เอฟเฟกต์ข้อความ เช่น เงา สะท้อนแสง เรอื งแสง e. Arrange Bring Forward นาแผนภมู ทิ เี่ ลือกไปตาแหน่งขา้ งหน้า 1 ระดบั การจดั เรยี ง Send Backward สง่ แผนภมู ิทีเ่ ลือกไปตาแหน่งขา้ งหลงั 1 ระดบั Selection Pane เลอื กหนา้ ต่าง Align การจัดแนวแผนภูมิ Group การรวมกลมุ่ แผนภูมิ Rotate การหมุนแผนภมู ิ f. Size Height ปรบั ความสูงของแผนภมู ิ ขนาด Width ปรบั ความกว้างของแผนภมู ิ

160 2.5 Name box (E) คือ ช่องสาหรับแสดงตาแหน่งเซลล์ท่ีกาลังใช้งานหรือเซลล์ที่ถูกคลิกเลือก อย่ใู นขณะน้ัน ดงั ภาพที่ 3.21 ผู้ใชง้ านกาลังเลอื กเซลล์ E6 ภาพที่ 3.21 ชอ่ งแสดงตาแหน่งเซลล์ (Name Box) 2.6 Formulas bar (F) คือ แถบสาหรับป้อนสูตรคานวณ ฟังก์ชัน สามารถพิมพ์ข้อความหรือ ตัวเลขลงใน Formulas bar เพ่ือแสดงขอ้ มูลในเซลล์ ดงั ภาพท่ี 3.22 ภาพที่ 3.22 แถบสาหรับปอ้ นสูตรคานวณ (Formulas Bar) หากไม่ทราบชื่อฟังก์ชันหรือไม่สามารถพิมพ์รูปแบบฟังก์ชันได้ถูกต้อง สามารถคลิกเลือกฟังก์ชัน ท่ีต้องการได้จากสัญลักษณ์ fx ในแถบ Formulas bar จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม OK โปรแกรมจะแสดงหน้าต่าง สาหรบั ป้อนคา่ ข้อมลู หรือช่วงของขอ้ มูลทีเ่ ลอื กจากเซลล์เพอ่ื นาไปคานวณด้วยฟังก์ชัน โดยรูปแบบการป้อน คา่ ข้อมลู จะมคี วามแตกตา่ งกนั ข้นึ อยู่กับฟังก์ชนั ที่ผู้ใชเ้ ลือก ดงั ภาพท่ี 3.23 ป้อนค่าขอ้ มูล ภาพท่ี 3.23 การแทรกฟังก์ชนั

161 2.7 Worksheet (G) คือ แผ่นงาน (Sheet) สาหรับป้อนข้อมูลท่ีเป็นตัวเลขหรือข้อความ เป็น พื้นท่ีการทางานของโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล ซ่ึงภายใน 1 ไฟล์งาน สามารถมีแผ่นงานได้หลายแผ่น และสามารถจัดการแผ่นงานได้ (จีระสิทธ์ิ อ้ึงรัตนวงศ์, 2558: 178) มีส่วนประกอบ ได้แก่ เซลล์ (Cell) คอลมั น์ (Column) และแถว (Row) ดงั ภาพท่ี 3.24 คอลมั น์ (Column) เซลล์ (Cell) แถว (Row) ภาพท่ี 3.24 แผ่นงาน (Worksheet) สามารถจัดการเซลล์ คอลัมน์ หรือแถวที่ต้องการได้ โดยการคลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ ส่วน หัวของแถว หรอื คลิกขวาเซลล์ที่ตอ้ งการ จากนั้นให้เลอื กคาสงั่ สาหรบั จัดการ ดงั ภาพท่ี 3.25 คลิกขวาที่หวั คอลัมน์ คลกิ ขวาท่หี วั แถว ภาพที่ 3.25 การจดั การแถวหรอื คอลมั น์

162 การเพ่ิม/ลบ แถวหรือคอลัมน์ ให้คลิกขวาท่ีส่วนหัวแถวหรือส่วนหัวคอลัมน์ หากต้องการเพ่ิมให้ คลิกท่ีเมนู Insert หรือหากต้องการลบให้คลิกท่ีเมนู Delete หรือคลิกที่เมนู Home ribbon > Cells โดย การเพิ่มแถวจะเพ่ิมทางด้านบนของแถวที่คลิกขวา คอลัมน์จะเพ่ิมทางด้านซ้ายของคอลัมน์ท่ีคลิกขวา ดัง ภาพที่ 3.26 Insert/Delete ภาพท่ี 3.26 การเพิ่ม/ลบ แถวหรอื คอลัมน์ การซ่อน/แสดง แถวหรือคอลัมน์ ให้คลิกขวาท่ีส่วนหัวแถวหรือส่วนหัวคอลัมน์ จากน้ันคลิกท่ีเมนู Hide เพื่อซอ่ น หรอื Unhide เพื่อยกเลกิ การซอ่ น สามารถคลิกเลือกแผ่นงานทง้ั หมด แล้วดับเบิลคลกิ ทีเ่ สน้ แบง่ แถวหรอื เสน้ แบ่งคอลมั น์ แถวหรือคอลมั นท์ ถ่ี กู ซ่อนจะแสดงท้งั หมด ดงั ภาพท่ี 3.27 Hide/Unhide 111 ภาพที่ 3.27 การซอ่ น/แสดง แถวหรอื คอลัมน์ การปรับขนาดความสูงของแถวหรือความกว้างของคอลัมน์ โดยการวางเมาส์บนเส้นแบ่งแถวหรือ เส้นแบ่งคอลัมน์ท่ีต้องการปรับขนาด เมาส์จะเปลี่ยนเป็นลูกศรสีดา 2 หัว คลิกเมาส์ค้างไว้แล้วลาก ขึ้น-ลง สาหรับแถว คลิกเมาส์ค้างไว้แล้วลาก ซ้าย-ขวา สาหรับคอลัมน์ หรือคลิกขวาที่ส่วนหัวแถวหรือส่วนหัว คอลัมน์ เลือกคาสั่ง Row Height หรือ Column Width แล้วกาหนดค่าตามต้องการดังภาพท่ี 3.28 ภาพที่ 3.28 การปรับขนาดแถวหรอื คอลมั น์

163 2.8 Sheets Tab (H) คือ แถบแสดงแผ่นงานในท่ีมีใน Workbook และแผ่นงานท่ีกาลังใช้งาน อยู่ สามารถเพม่ิ ลบ และกาหนดคณุ ลักษณะตา่ ง ๆ ให้กบั แผน่ งานได้ ดังภาพท่ี 3.29 เมนสู าหรับกาหนดคุณลกั ษณะ Sheets Tab ภาพที่ 3.29 แถบแสดงแผน่ งาน (Sheets tab) การกาหนดคุณลักษณะให้กับแผ่นงานเพ่ือให้การทางานมีประสิทธิภาพมากยิ่งข้ึน สามารถ กาหนดคุณลักษณะได้ โดยให้ผู้ใช้คลิกขวาที่แถบแสดงแผ่นงานท่ีต้องการ ประกอบด้วย การแทรกหรือการ เพ่มิ แผน่ งาน (Insert) การลบแผน่ งาน (Delete) การเปลี่ยนชอื่ แผน่ งาน (Rename) การยา้ ยหรอื ทาสาเนา แผน่ งาน (Move or Copy) สามารถยา้ ยตาแหน่งแผน่ งานหรือทาสาเนาแผน่ งานได้ โดยคลิกขวาทีแ่ ผ่นงาน ที่ต้องการย้ายหรือทาสาเนา โปรแกรมจะแสดงหน้าต่าง Move or Copy หากต้องการทาสาเนาแผ่นงาน ให้คลิกเลือกคาสั่ง Create a copy จากน้ันให้คลิกที่ปุ่ม OK โปรแกรมจะสร้างแผ่นงานเพ่ิม โดยจะคัดลอก ข้อมูลและรูปแบบจากแผ่นงานตน้ ฉบบั มาทัง้ หมด ดงั ภาพท่ี 3.30 แผ่นงานใหมจ่ ากการทาสาเนา คลกิ เลอื กเพื่อทาสาเนาแผ่นงาน ภาพท่ี 3.30 การย้ายหรือทาสาเนาแผ่นงาน (Move or Copy) การแสดงหน้าต่างสาหรับเขียนคาส่งั (View Code) ภาษา Visual Basic เพ่ือควบคุมการทางาน ของ Excel ผู้ใช้จะต้องมีความสามารถในการเขียนคาส่ังภาษา Visual Basic การป้องกันแผ่นงานหรือการ กาหนดสิทธ์ิ (Protect Sheet) สาหรับการใชง้ านแผ่นงาน เชน่ อนุญาต/ไม่อนุญาตใหเ้ พิ่มเซลล์ อนญุ าต/ไม่ อนญุ าต ให้ลบแถวหรอื คอลมั น์ เปน็ ตน้ โดยการกาหนดรหัสผา่ น ดงั ภาพที่ 3.31

164 กาหนดรหสั ผา่ น กาหนดสิทธกิ์ ารใชง้ าน ภาพที่ 3.31 การป้องกนั แผน่ งาน (Protect Sheet) การกาหนดสีให้กับแถบแผน่ งาน (Tab Color) โดยคลิกขวาที่แผ่นงานที่ต้องการ แล้วเลือกคาส่ัง Tab Color จากนน้ั ทาการเลอื กสใี ห้กบั แถบแผน่ งานตามทีต่ ้องการ ดังภาพท่ี 3.32 กาหนดสแี ถบแผน่ งาน ภาพท่ี 3.32 การกาหนดสีแถบแผ่นงาน (Tab Color) การซ่อน/แสดงแผ่นงาน (Hide/Unhide) ในกรณีท่ีมีแผ่นงานจานวนมากหรือต้องการซ่อนแผ่น งานไว้ ให้คลกิ ขวาท่ีแผน่ งาน จากนน้ั ใหเ้ ลอื กคาส่ัง Hide และหากต้องการแสดงแผน่ งาน ให้คลกิ ขวาที่แผ่น งานใดแผ่นงานหนึ่ง จากนั้นให้เลือกคาสั่ง Unhide โปรแกรมจะแสดงหน้าต่าง Unhide แล้วให้เลือกแผ่น งานทต่ี อ้ งการยกเลิกการซอ่ น คลิกทปี่ ุ่ม OK แผน่ งานจะแสดงตามปกติ ดงั ภาพท่ี 3.33 แผ่นงานทถ่ี กู ซ่อน ภาพท่ี 3.33 การซอ่ น/แสดงแผน่ งาน (Hide/Unhide Sheet Tab) การเลือกแผ่นงานท้ังหมด (Select All Sheet) ในกรณีท่ีต้องการเปล่ียนสีแถบแผ่นงานทุกแผ่น พร้อมกัน ให้คลิกขวาท่ีแผ่นงานใดแผ่นงานหนึ่ง จากนั้นเลอื กคาสัง่ Select All Sheet และเลอื กคาสง่ั Tab Color เพ่อื กาหนดสี ดงั ภาพที่ 3.34

165 เลอื กแผน่ งานทงั้ หมด เปล่ยี นสีแถบแผ่นงานทัง้ หมด ภาพที่ 3.34 การเลือกแผ่นงานทง้ั หมด (Select All Sheet) 2.9 View Bar (I) คือ แถบกาหนดมุมมองการแสดงผลหน้าจอแผ่นงาน ได้แก่ มุมมองหน้าจอ แบบปกติ (Normal) มุมมองหน้าจอแบบเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout) มุมมองหน้าจอแสดงตัว แบ่งหนา้ (Page Break preview) และการย่อ/ขยายหนา้ จอ (Zoom In, Zoom Out) ดงั ภาพที่ 3.35 Normal Page Layout Page Break ภาพท่ี 3.35 แถบกาหนดมมุ มอง (View Bar) 3. การบนั ทึกไฟล์ การบันทึกไฟล์ (Save As) ในโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล สามารถบันทึกไฟล์เอกสารและ จดั เกบ็ ไฟล์ในเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ของผู้ใช้เอง และสามารถบนั ทึกไฟลเ์ อกสารและจัดเก็บไฟล์บน OneDrive ซง่ึ เปน็ ระบบ Cloud Computing ของบริษทั ไมโครซอฟท์ มีรายละเอยี ดดงั นี้ 3.1 การบันทึกไฟล์และจัดเก็บบน OneDrive ผู้ใช้จาเป็นจะต้องมีบัญชีอีเมลของไมโครซอฟท์ เพื่อเปิดใชง้ าน OneDrive เช่น [email protected], [email protected] เปน็ ต้น จากนน้ั ให้ผู้ใช้เปดิ ใช้งาน OneDrive จาก URL: https://onedrive.live.com เมอ่ื เปดิ ใช้งาน OneDrive เรยี บร้อย แล้ว ให้คลิกท่ีเมนู File > Save As เลือกรูปแบบการบันทึกเป็น OneDrive – Personal หากใช้งานเป็น ครั้งแรก โปรแกรมจะให้ผ้ใู ช้กรอกอีเมลและรหัสผ่าน เพ่ือเชื่อมต่อไปยัง OneDrive ของผู้ใช้ และคลิกท่ีปุ่ม Browse เพื่อเลอื กพนื้ ทจ่ี ดั เก็บดงั ภาพที่ 3.36 ภาพที่ 3.36 บนั ทึกไฟล์จัดเก็บบน OneDrive

166 3.2 การบันทึกไฟล์และจัดเก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์ เม่ือสร้างเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ คลกิ ทเ่ี มนู File > Save As หรอื กดปมุ่ Ctrl + S บนแป้นคยี ์บอรด์ เลอื กรปู แบบการบนั ทกึ เปน็ Computer และคลกิ ทปี่ ุ่ม Browse เพ่ือเลอื กพื้นทจี่ ดั เกบ็ ในเครอื่ งคอมพิวเตอร์ ดงั ภาพที่ 3.37 ภาพท่ี 3.37 บนั ทึกไฟล์จัดเก็บในเคร่อื งคอมพวิ เตอร์ 3.3 การบันทึกไฟล์และจัดเก็บในแหล่งอื่น สามารถเลือกแหล่งจัดเก็บไฟล์บนระบบ Cloud Computing อ่ืน ๆ ได้ โดยแหล่งจัดเก็บไฟล์จะต้องเช่ือมต่อกับบัญชีของไมโครซอฟท์ และมีการเปิดใช้งาน Office 365 SharePoint หรือ OneDrive ไวเ้ รยี บร้อยแลว้ เมอ่ื ผู้ใชเ้ ลอื กแหลง่ จดั เก็บไฟล์เปน็ Office 365 SharePoint หรือ OneDrive โปรแกรมจะใหก้ รอกอีเมลสาหรับเช่อื มโยงไปยังแหล่งจัดเก็บไฟล์ตามอีเมลท่ี ระบุ ดังภาพที่ 3.38 ภาพท่ี 3.38 บนั ทึกไฟล์จดั เก็บในแหล่งอืน่ รูปแบบไฟล์เอกสาร (File Formats) ในโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล รุ่น 2016 สนับสนุนการ บันทึกไฟลเ์ อกสารในรูปแบบที่หลากหลาย เพือ่ ให้ผ้ใู ช้สามารถนาไปใช้ได้อย่างเหมาะกับลกั ษณะการทางาน โดยรปู แบบไฟลท์ นี่ ิยมใชง้ าน ไดแ้ ก่ .xlsx .xls .csv .pdf และมีไฟล์ในรปู แบบอน่ื ๆ ดงั ตารางท่ี 3.13

167 ตารางที่ 3.13 รูปแบบการบันทึกไฟล์ Excel Workbook Excel Macro-Enabled Excel Binary Workbook Excel 97-2003 (.xlsx) Workbook (.xlsm) (.xlsb) Workbook (.xls) XML Data Single File Web Page Web Page (.xml) (.mht, .mhtml) (.html, htm) Excel Template Excel 97-2003 (.xltx) Excel Marco-Enabled Template (.xlt) Text Template (.xltm) (.txt) Unicode Text Microsoft Excel 5.0/95 CSV (Comma (.txt) XML Spreadsheet 2003 Workbook (.xls) delimited) (.csv) (.xml) Text (MS-DOS) CSV (Macintosh) Formatted Text (Space (.txt) (.csv) delimited) (.prn) Text (Macintosh) Excel Add-In CSV (MS-DOS) (.txt) SYLK (Symbolic Link) (.xlam) (.csv) (.slk) Strict Open XML DIF (Data Interchange Spreadsheet (.xlsx) Excel 97.2003 Add-In Format) (.dif) XPS Document (.xla) PDF (.xps) (.pdf) Open Document Spreadsheet (.ods) 4. การพมิ พ์เอกสาร การพมิ พเ์ อกสาร (Print) คอื การเตรียมเอกสารกอ่ นการพิมพ์ เพ่ือใหไ้ ดร้ ูปแบบเอกสารการพิมพ์ ท่ีเหมาะสม เช่น กาหนดขนาดกระดาษ กาหนดระยะขอบกระดาษ กาหนดจานวนสาเนา เป็นต้น โดยให้ ผู้ใช้คลิกท่ีเมนู File > Print หรือกดปุ่ม Ctrl + P บนแป้นคีย์บอร์ด โปรแกรมจะแสดงรายละเอียดการต้ัง ค่าสาหรบั พมิ พเ์ อกสาร ดงั ภาพที่ 3.39 A B D F C E ภาพท่ี 3.39 การพมิ พเ์ อกสาร

168 4.1 Copies (A) จานวนสาเนาท่ีจะพมิ พ์ (จานวนแผน่ กระดาษ) 4.2 Printer (B) เลอื กเครื่องพมิ พ์สาหรบั พมิ พเ์ อกสาร 4.3 Settings (C) การตั้งค่าก่อนการพิมพ์ ประกอบด้วย กาหนดหมายเลขหน้าสาหรับพิมพ์ (Page) เช่น หน้า 1-5 หรือ 10-1 เป็นต้น พิมพ์แบบเรียงหน้าหรือเรียงชุด (Collated) พิมพ์แบบไม่เรียง หน้า (Uncollated) กาหนดให้พิมพ์ตามแนวตั้งหน้ากระดาษ (Portrait Orientation) กาหนดให้พิมพ์ตาม แนวนอนหน้ากระดาษ (Landscape Orientation) เลือกขนาดกระดาษให้เหมาะสมกับการพิมพ์ (Paper Size) กาหนดระยะขอบหน้ากระดาษ (Margin) ได้แก่ ขอบกระดาษปกติ (Normal) ขอบกระดาษกว้าง (Wide) ขอบกระดาษแคบ (Narrow) ไม่มีการปรับขนาด (No Scaling) ปรับขนาดแผ่นงานให้พอดีกับ หน้ากระดาษ (Fit Sheet on One Page) ปรับขนาดคอลัมน์ทั้งหมดให้พอดีกับหน้ากระดาษ (Fit All Columns on One Page) ปรบั แถวทงั้ หมดให้พอดกี บั หน้ากระดาษ (Fit All Rows on One Page) 4.4 Preview (D) แสดงตวั อยา่ งก่อนพิมพ์ 4.5 Page Number (E) แสดงหมายเลขหน้าทกี่ าลงั เปิดอยใู่ นปัจจุบัน จากจานวนหนา้ ทงั้ หมด 4.6 Show Margin (F) แสดงเส้นขอบ สามารถใช้เมาส์ลากเส้นขอบเพื่อกาหนดระยะขอบ หนา้ กระดาษ 5. ขอ้ มลู เอกสาร ข้อมูลเอกสาร (Document Info) คือ ข้อมูลท่ัวไปเกี่ยวกับเอกสารไมโครซอฟต์เอ็กเซลที่กาลัง เปิดใช้งาน ซึ่งจะระบุรายละเอียดต่าง ๆ ของเอกสาร ในระดับเมตาดาตา (Metadata) สามารถกาหนด รหสั ผา่ นเพื่อปอ้ งกนั การเข้าถงึ เอกสาร และกาหนดส่วนอ่ืน ๆ โดยคลกิ ทเี่ มนู File โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ Info ประกอบดว้ ยส่วนสาคญั ดงั ภาพที่ 3.40 A BF G C H D I E ภาพท่ี 3.40 ข้อมลู เอกสาร

169 5.1 File name & File location (A) แสดงชื่อไฟล์เอกสารท่ีกาลังเปิดใช้งาน และตาแหน่งที่ อยู่ในการจดั เก็บไฟล์เอกสาร สามารถคลิกท่ีเมนู Open file location เพื่อแสดงที่อยูใ่ นการจดั เกบ็ ไฟล์ 5.2 Protect Workbook (B) การป้องกันการเข้าถึงไฟล์เอกสารในรูปแบบต่าง ๆ ซ่ึงโดยท่ัวไป จะมีการป้องกันไฟล์เอกสารก่อนการนาไปเผยแพร่แบบสาธารณะ เพื่อป้องกันการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง ขอ้ มูลในเอกสารอันจะส่งผลใหเ้ กดิ ความผดิ พลาดของข้อมลู มีรายละเอยี ดดงั น้ี a b c d e f ภาพท่ี 3.41 การป้องกนั การเข้าถงึ ไฟล์เอกสาร 5.2.1 Mark as Final (a) คือ การป้องกันไฟล์เอกสารที่จะนาไปเผยแพร่ โดยการทาให้ เอกสารสามารถอ่านได้อย่างเดียว (Read Only) ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ เช่น การนาไปเผยแพร่บน Cloud Computing เป็นต้น และหากต้องการแก้ไขไฟล์เอกสาร จะต้องเปิดไฟล์เอกสารในเคร่ืองท่ีทา Mark as Final เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขท่เี ครื่องอน่ื ได้ ดงั ภาพที่ 3.42 แถบแสดงสถานะปอ้ งกนั การแก้ไข ภาพที่ 3.42 Mask as Final 5.2.2 Encrypt with Password (b) การป้องกันไฟล์เอกสารโดยการกาหนดรหัสผ่าน ผู้ที่ ทราบรหัสผา่ นเทา่ น้นั จงึ จะสามารถเปิดไฟลเ์ อกสารได้ ดงั ภาพท่ี 3.43 กาหนดรหสั ผ่าน ภาพที่ 3.43 Encrypt Document

170 5.2.3 Protect Current Sheet (c) การป้องกันแผ่นงานโดยการกาหนดรหัสผ่าน ซึ่ง สามารถกาหนดสิทธ์ิในการเขา้ ถงึ แผ่นงานได้ เช่น ป้องกันไม่ให้สามารถเพ่ิม/ลบ แถวหรอื คอลมั นไ์ ด้ เป็นต้น ดงั ภาพท่ี 3.44 ภาพที่ 3.44 Protect Sheet 5.2.4 Protect Workbook Structure (d) การป้องกันการแก้ไขโครงสรา้ งไฟล์เอกสาร เชน่ Title, Keyword, Author, Filename เปน็ ตน้ 5.2.5 Restrict Access (e) การเพม่ิ เงอื่ นไขในการจากัดการเข้าถงึ ไฟลเ์ อกสาร 5.2.6 Add a Digital Signature (f) การเข้ารหัสข้อมูลด้วยลายเซ็นดิจิทัล หรือการลง ลายมือช่ือดิจิทัลเข้าไปในไฟล์เอกสาร เป็นการเข้ารหัสข้อมูลเพื่อความปลอดภัยในการส่งไฟล์เอกสารผ่าน ระบบอนิ เทอร์เน็ต ปอ้ งกันการแก้ไขหรอื ปลอมแปลงเอกสารระหว่างการสง่ ไฟล์ 5.3 Inspect Workbook (C) การตรวจสอบไฟล์เอกสารอย่างละเอียด เพื่อหาข้อผิดพลาดท่ี อาจเกิดขึ้นระหว่างการทางาน หรือตรวจสอบข้อผิดพลาดเพ่ือไม่ให้เกิดความเสียหายกับไฟล์เอกสาร มี รายละเอียดดงั นี้ a b c ภาพที่ 3.45 การตรวจสอบไฟล์เอกสารอย่างละเอยี ด

171 5.3.1 Inspect Document (a) การตรวจสอบเอกสาร เชน่ ตรวจสอบวา่ มกี ารซอ่ นแถวหรือ คอลัมน์อยู่หรือไม่ ตรวจสอบการใช้งาน PivotTable PivotChart เป็นต้น เม่ือคลิกท่ีเมนู Inspect โปรแกรมจะแสดงสถานะของเอกสาร 5.3.2 Check Accessibility (b) การตรวจสอบการเข้าถงึ ไฟลเ์ อกสาร 5.3.3 Check Compatibility (c) การตรวจสอบความสอดคลอ้ งของเนื้อหาในเอกสาร 5.4 Manage Workbook (D) การจัดการไฟล์เอกสาร สามารถเรียกดูรายการบันทึกเอกสาร คร้ังล่าสุดได้ ทาให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร โดยให้คลิกเลือกรายการบันทึกล่าสุดเพื่อแสดง รายละเอยี ดเอกสาร 5.5 Browser View Options (E) ตวั เลือกสาหรบั กาหนดการแสดงผลเอกสารบนหนา้ เว็บ โดย สามารถกาหนดมมุ มองที่สามารถให้บุคคลอน่ื เรยี กดูได้ เชน่ กาหนดใหส้ ามารถเรียกดไู ด้เฉพาะบางแผ่นงาน เท่านั้น เป็นต้น 5.6 Properties (F) คุณสมบตั ิของไฟล์เอกสาร ประกอบดว้ ย ขนาดไฟล์ (Size) หัวเรอ่ื ง (Title) คาสาคัญ (Tags) และหมวดหมูเ่ อกสาร (Categories) 5.7 Related Dates (G) วนั เวลา ทมี่ ีเหตุการณเ์ กดิ ขน้ึ กับไฟลเ์ อกสาร ประกอบด้วย วัน เวลา ทบี่ ันทกึ ล่าสดุ (Last Modified) วัน เวลาท่ีเร่ิมสร้างไฟล์ (Created) และ วนั เวลาทมี่ ีการพิมพล์ ่าสดุ (Last Printed) 5.8 Related People (H) ผเู้ ริม่ สร้างไฟล์เอกสารหรือเจ้าของไฟล์เอกสาร (Author) และ ผใู้ ช้ ที่ทาการแก้ไขล่าสดุ (Last Modified By) 5.9 Related Documents (I) แหล่งจัดเก็บไฟล์เอกสารปัจจุบัน สามารถเรียกดูแหล่งจัดเก็บ โดยคลกิ ทเ่ี มนู Open File Location เคา้ โครงหน้ากระดาษ เคา้ โครงหน้ากระดาษ (Page Layout) คอื การปรบั แต่งหนา้ กระดาษให้มีความเหมาะสมกบั การใช้ งาน ประกอบด้วย การต้ังคา่ หน้ากระดาษ การกาหนดระยะขอบหนา้ กระดาษ การกาหนดส่วนหัว/ส่วนท้าย กระดาษ และการตั้งค่าแผ่นงาน โดยคลิกท่ีแถบ Page Layout ribbon จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Page Setup ดงั ภาพที่ 3.46 คลกิ เพ่อื เปิดหนา้ ตา่ ง Page Setup ภาพที่ 3.46 การเปิดหน้าตา่ งตัง้ คา่ หน้ากระดาษ

172 1. หน้ากระดาษ หน้ากระดาษ (Page) คือ การตั้งค่าหน้ากระดาษให้เหมาะสมกับการใช้งาน ประกอบด้วย การ กาหนดแนวหนา้ กระดาษ การกาหนดขนาดหนา้ กระดาษ ดงั ภาพท่ี 3.47 A B C D ภาพที่ 3.47 การต้ังค่าหน้ากระดาษ 1.1 Orientation (A) การกาหนดแนวหน้ากระดาษ ได้แก่ แนวตั้ง (Portrait) และแนวนอน (Landscape) 1.2 Scaling (B) การปรับขนาดของหน้ากระดาษ เป็นการขยายหรือย่อสิ่งท่ีพิมพ์ ให้อยู่ใน มาตราสว่ นโดยยึดจากขนาดจรงิ 1.3 Paper size & Print Quality (C) การกาหนดขนาดกระดาษและคุณภาพการพิมพ์ เอกสาร เช่น กาหนดขนาดกระดาษ A4 ค่าความละเอียดสาหรับพิมพ์ 200dpi เป็นต้น โดย dpi (Dot Per Inch) คอื หน่วยแสดงจุดสีท้ังหมดในพน้ื ที่ 1 ตารางนิ้ว 1.4 First page number (D) การกาหนดหมายเลขเริ่มต้นสาหรับหน้ากระดาษ หากผู้ใช้ กาหนดเปน็ Auto โปรแกรมจะทาการกาหนดหมายเลขหน้าใหอ้ ัตโนมัติ

173 2. ขอบกระดาษ ขอบกระดาษ (Margins) คือ การตั้งค่าระยะขอบหน้ากระดาษ เพ่ือเว้นระยะขอบหน้ากระดาษ ประกอบดว้ ยสว่ นบน ส่วนล่าง ส่วนซา้ ย และสว่ นขวาของหน้ากระดาษ ดังภาพที่ 3.48 2.1 Margins (A) กาหนดระยะขอบกระดาษ เมื่อ ผู้ใช้งานมีการเปลี่ยนแปลงค่าระยะขอบกระดาษ ใน หน้าต่าง Margins จะแสดงตัวอย่างระยะขอบกระดาษ A ประกอบด้วย ระยะขอบด้านบน (Top) ระยะขอบ ด้านซ้าย (Left) ระยะขอบด้านขวา (Right) ระยะขอบ B ด้านล่าง (Bottom) ระยะขอบหัวกระดาษ (Header) และระยะขอบทา้ ยกระดาษ (Footer) 2.2 Center on page (B) กาหนดใหจ้ ัดเนอื้ หาก่งึ กลาง หน้ากระดาษตามแนวนอน (Horizontally) และแนวต้ัง (Vertically) ภาพที่ 3.48 การต้ังคา่ ระยะขอบหน้ากระดาษ 3. สว่ นหัวและส่วนทา้ ยกระดาษ ส่วนหัวและส่วนท้ายกระดาษ (Header/Footer) คือ การต้ังค่าหัวกระดาษและท้ายกระดาษ เพื่อกาหนดรายละเอียดที่จะให้แสดงในส่วนหัวหรือส่วนท้ายกระดาษ เช่น แสดงหมายเลขหน้า แสดงวันที่ ปัจจุบัน แสดงชอ่ื เจ้าของไฟล์ เป็นต้น ดังภาพท่ี 3.49 A 3.1 Header (A) ตั้งค่าหัวกระดาษ โดยคลิกเลือก B รายการตามท่ีโปรแกรมกาหนดให้ 3.2 Custom Header & Custom Footer (B) C กาหนดหัวกระดาษและท้ายกระดาษดว้ ยตนเอง 3.3 Footer (C) ตั้งค่าท้ายกระดาษ โดยคลิกเลือก D รายการตามทโ่ี ปรแกรมกาหนดให้ 3.4 (D) กาหนดให้หน้าคู่กับหน้าคี่แสดงหัวกระดาษและ ท้ายกระดาษแตกต่างกัน (Different odd and even pages) กาหนดให้ไม่แสดงหัวกระดาษและท้ายกระดาษ ในหนา้ แรกของเอกสาร (Different first page) ภาพท่ี 3.49 การตั้งคา่ สว่ นหวั และส่วนท้ายกระดาษ

174 4. แผน่ งาน แผน่ งาน (Sheet) คอื การตัง้ คา่ แผ่นงานเพื่อให้เหมาะสมกับการใชง้ าน ประกอบดว้ ย เลอื กพื้นที่ สาหรับการพิมพ์ กาหนดรายละเอียดสิ่งท่ีจะพิมพ์ กาหนดการเรียงลาดับเอกสารสาหรับพิมพ์ ดังภาพที่ 3.50 4.1 Print area (A) เลือกพ้ืนท่ีสาหรับพิมพ์ เม่ือสั่งพิมพ์ A เอกสารโปรแกรมจะพิมพ์เฉพาะพื้นท่ีตามเซลล์ที่เลือกใน B แผ่นงาน C 4.2 Print Titles (B) พิ ม พ์ หั ว เ รื่ อ ง ข อ ง เ อ ก ส า ร ประกอบด้วย ทาซ้าหัวแถวที่เลือก (Rows to repeat at D top) เม่ือเอกสารมีจานวนมากกว่า 1 หน้า หัวแถวจะ ปรากฏทุกหน้าเมื่อพิมพ์เอกสาร และทาซ้าคอลัมน์ ด้านซ้าย (Columns to repeat at left) เมื่อเอกสารมี จานวนมากกว่า 1 หน้า คอลมั น์ดา้ นซา้ ยจะปรากฏทุกหน้า เม่อื พิมพเ์ อกสาร ภาพที่ 3.50 การตั้งค่าแผ่นงาน 4.3 Print (C) การพิมพ์เอกสาร ประกอบด้วย พิมพ์เส้นตาราง (Gridlines) พิมพ์เป็นสีขาว-ดา (Black and white) พิมพ์คุณภาพแบบร่าง (Draft quality) และพิมพ์หัวแถวและหัวคอลัมน์ (Row and column headings) 4.4 Page Order (D) การเรียงหน้าเอกสารสาหรับพิมพ์ ประกอบด้วย พิมพ์เอกสารจาก ส่วนบนลงล่าง (Down, Then over) เม่ือพิมพ์จากส่วนบนลงล่างครบแล้ว จะพิมพ์ส่วนท่ีเกินหน้ากระดาษ ทางด้านขวา และพิมพ์เอกสารจากด้านซ้ายไปส่วนที่เกินหน้ากระดาษด้านขวา (Over, Then down) เม่ือ พิมพ์สว่ นท่เี กนิ ครบแล้วจะพมิ พจ์ ากส่วนบนลงล่าง การใช้งานเซลล์ แผ่นงานในโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล จะถูกแบ่งในลักษณะของช่องตาราง ตามแนวนอน (Row) และแนวคอลัมน์ (Column) ช่อง 1 ช่อง เรียกว่า เซลล์ (Cell) โดยคุณสมบัติของเซลล์ มี ความสามารถในการป้อนข้อมลู เก็บขอ้ มูล และแสดงผลลัพธ์จากการคานวณ ดังน้นั การจดั การกับเซลล์ให้ มีความถูกต้อง เหมาะสมกับข้อมูลท่ีป้อนเข้าไปในเซลล์ จะส่งผลให้การทางานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และ สามารถคานวณคา่ ตา่ ง ๆ ไดผ้ ลลัพธท์ ถี่ ูกต้อง แม่นยา ไม่เกิดข้อผิดพลาด

175 1. การป้อนข้อมูล การป้อนข้อมูลลงในเซลล์ (Input Data) สามารถป้อนข้อมูลในรูปแบบตัวเลขหรือข้อความ วิธีการป้อนข้อมูล ให้ดับเบิลคลิกในเซลล์ท่ีต้องการ จากนั้นป้อนข้อมูลลงในเซลล์ได้ทันที หรือคลิกเลือก เซลล์ที่ต้องการ จากน้ันป้อนข้อมูลท่ีแถบ Formulas Bar ตัวเลขหรือข้อความในเซลล์สามารถนาไปใช้งาน กบั สตู รหรอื ฟังก์ชนั เพอ่ื คานวณหาผลลัพธใ์ นรูปแบบต่าง ๆ ได้ ดงั ภาพท่ี 3.51 2. ปอ้ นขอ้ มลู ดบั เบลิ คลกิ ท่เี ซลล์ แล้วป้อนข้อมูล 1. คลิกทีเ่ ซลล์ ภาพที่ 3.51 การป้อนข้อมลู ลงในเซลล์ หากต้องการเคร่ืองหมายทางคณิตศาสตร์ แต่ไม่ต้องการนาไปคานวณ ให้พิมพ์เคร่ืองหมาย Apostrophe (’) กอ่ นพิมพ์เคร่ืองหมาย ดงั ภาพท่ี 3.52 พิมพแ์ บบทว่ั ไป พมิ พแ์ บบปอ้ น Apostrophe ก่อน ภาพท่ี 3.52 การพิมพ์เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์และไม่นาไปคานวณ 2. การแก้ไขข้อมูล การแก้ไขข้อมูลในเซลล์ (Edit Data) ใช้วิธีการคลกิ ในเซลล์ข้อมูลท่ีตอ้ งการแก้ไข จากนั้นแก้ไขท่ี แถบ Formulas bar หรอื ดบั เบิลคลกิ เซลลข์ ้อมูลท่ตี อ้ งการแก้ไขแลว้ แกไ้ ขข้อมูลได้ทนั ที ดงั ภาพท่ี 3.53 2. แก้ไขข้อมูล ดับเบิลคลิกท่ีเซลล์ แลว้ แกไ้ ขขอ้ มูล 1. คลกิ ทีเ่ ซลล์ ภาพที่ 3.53 การแก้ไขข้อมูลในเซลล์

176 3. Auto Complete การป้อนข้อมูลเดิมในเซลล์ท่ีติดกัน เพื่อให้การป้อนข้อมูลรวดเร็วย่ิงข้ึน โดยป้อนข้อมูลตัวอย่าง ลงในเซลล์ จากนั้น นาเมาส์ช้ีท่ีมุมขวาล้างของเซลล์ให้เป็นเคร่ืองหมายบวกสีดา แล้วคลิกเมาส์ลากไปตาม แนวแถวหรือตามแนวคอลมั น์ เม่ือไดข้ อ้ มลู ตามทีต่ ้องการแลว้ ใหป้ ล่อยเมาส์ ดงั ภาพท่ี 3.54 ลากเมาสล์ ง คลกิ เมาส์ค้างไว้ ปล่อยเมาส์ ภาพท่ี 3.54 การทา Auto Complete 4. Auto Fill การป้อนข้อมูลแบบเรียงลาดับ เช่น ตัวเลข วัน/เดือน/ปี เป็นต้น โดยป้อนข้อมูลตัวอย่างลงใน เซลล์ จากน้ัน นาเมาส์ชี้ท่ีมุมขวาล้างของเซลล์ให้เป็นเครื่องหมายบวกสีดา คลิกเมาส์ลากไปตามแนวแถว หรือตามแนวคอลัมน์ เมื่อได้ข้อมูลตามท่ีต้องการแล้วให้ปล่อยเมาส์ จากน้ันคลิกท่ีปุ่ม Options เลือกคาส่ัง Fill Series เพ่ือให้ขอ้ มูลเรียงลาดบั อตั โนมัติ ดงั ภาพที่ 3.55 ลากเมาสล์ ง เลอื ก Fill Series คลกิ เมาส์คา้ งไว้ ภาพที่ 3.55 การทา Auto Fill 5. การจัดรปู แบบเซลล์ การจัดรูปแบบเซลล์ให้เหมาะสมกับการใช้งานเป็นสง่ิ จาเปน็ ท่ีผู้ใช้ควรศึกษา หากผู้ใช้ขาดทักษะ ในการจัดรปู แบบเซลล์ การใชง้ านโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล อาจทางานได้ไม่เตม็ ประสิทธภิ าพและอาจ กอ่ ให้เกดิ ขอ้ ผดิ พลาดได้ง่าย นอกจากนี้ การจัดรปู แบบเซลล์จะสง่ ผลใหก้ ารทางานรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

177 5.1 การกาหนดรูปแบบเซลล์ (Format Cells) เพื่อให้ข้อมูลในเซลล์มีความเหมาะสมกับการ ใชง้ าน โดยใช้วธิ กี ารคลกิ ขวาทเี่ ซลล์ คลิกขวาที่ส่วนหวั แถว คลิกขวาที่ส่วนหัวคอลมั น์ หรือเลือกชว่ งข้อมูลท่ี ต้องการแลว้ คลกิ ขวา จากนน้ั คลิกทคี่ าส่ัง Format Cells โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างสาหรับกาหนดรูปแบบ เซลล์ มีรายละเอียด ดังน้ี 5.1.1 Number คือ การกาหนดรูปแบบของตัวเลขหรือข้อความที่ป้อนลงในเซลล์ สามารถ กาหนดตัวเลขใหอ้ ยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เพอ่ื การใชง้ านทเ่ี หมาะสม มีรายละเอียดดังภาพที่ 3.56 รปู แบบตวั เลข ภาพที่ 3.56 การกาหนดรูปแบบเซลล์เปน็ ตัวเลข ตารางที่ 3.14 รปู แบบตัวเลข รปู แบบ คาอธบิ าย ตัวอย่างขอ้ มลู 1500 General รูปแบบตวั เลขทัว่ ไป 1,500.00 $1500.00 Number รูปแบบตัวเลขมีจดุ ทศนยิ มและจลุ ภาค (Comma) $1500.00 05/29/2015 Currency รปู แบบตวั เลขมสี ัญลกั ษณท์ างการเงินและมีจดุ ทศนยิ ม 12:30 AM 1500.00% Accounting รปู แบบตวั เลขมสี ัญลักษณท์ างการบญั ชแี ละมีจดุ ทศนยิ ม 2/20 1.50E+02 Date รปู แบบวันที่ 1500 -15000 Time รปู แบบเวลา 1500:00:00 Percentage รปู แบบตวั เลขรอ้ ยละ (Percentage) มีจดุ ทศนยิ ม Fraction รูปแบบตัวเลขเศษส่วน Scientific รูปแบบวทิ ยาศาสตร์ Text รูปแบบขอ้ ความ Special รปู แบบพิเศษ Custom รปู แบบทกี่ าหนดเอง

178 สามารถเลือกรูปแบบเซลล์ โดยคลิกท่ี เมนู Home > Number จากน้ันเลือก เลอื กรปู แบบตัวเลข รูปแบบตัวเลขทต่ี อ้ งการ ดงั ภาพที่ 3.57 เพิม่ - ลด ตาแหนง่ จุดทศนิยม ภาพที่ 3.57 การเลือกรูปแบบตัวเลข 5.1.2 Alignment คือ การจัดแนวข้อมูลภายในเซลล์ เช่น จัดข้อมูลชิดขอบซ้ายของเซลล์ จัดข้อมูลให้อยู่ก่ึงกลางเซลล์ จัดข้อความในเซลล์ให้เป็นข้อความแนวเฉียง 45 องศา เป็นต้น มีรายละเอียด ดงั ภาพท่ี 3.58 Text alignment (A) การจัดวางแนวข้อความในเซลล์ A ตาแหนง่ และย่อหน้า Text control (B) ควบคุมรูปแบบข้อความในเซลล์ B เช่น กาหนดให้ขอ้ ความมีการตัดคา เป็นตน้ C D Right-to-left (C) กาหนดทิศทางของข้อความ Orientation (D) การปรับแนวข้อความในเซลล์ เช่น ข้อความเฉียงตามองศาท่ีกาหนด เป็นตน้ ภาพท่ี 3.58 การจดั แนวข้อมูลในเซลล์ 5.1.3 Font คือ การกาหนดลักษณะและรูปแบบของตัวอักษร เช่น ตัวอักษรหนา ตัวอักษร เอียง กาหนดสตี ัวอกั ษร เพมิ่ เอฟเฟกต์ใหก้ ับตัวอกั ษร เปน็ ต้น ดังภาพที่ 3.59 B C Font (A) เลือกรูปแบบตัวอกั ษร (ฟอนต์) A Font Style (B) กาหนดลักษณะตัวอกั ษร Size (C) กาหนดขนาดตวั อกั ษร DE Underline (D) การขดี เส้นใตต้ วั อักษร Color (E) กาหนดสีตัวอกั ษร F G Effects (F) กาหนดเอฟเฟกต์ตัวอักษร ได้แก่ เส้นขีด ทบั ตัวอักษร ตัวอักษรยก ตัวอกั ษรหอ้ ย Preview (G) แสดงตวั อย่างเมอ่ื มกี ารเปลยี่ นแปลง ภาพที่ 3.59 การกาหนดรปู แบบตัวอกั ษร

179 5.1.4 Border คือ การกาหนดลักษณะเสน้ ขอบตาราง เชน่ สเี ส้นขอบ รปู แบบเสน้ ขอบ เปน็ ตน้ มีรายละเอียดดงั ภาพท่ี 3.60 Style (A) เลือกรปู แบบเสน้ ขอบ A C Color (B) เลือกสีเส้นขอบ Presets (C) เลือกลักษณะเส้นขอบที่กาหนดค่าไว้ D แลว้ Border (D) เลือกการวางเส้นขอบ B สามารถเลือกรูปแบบเส้นขอบตาราง โดยคลิกท่ีเมนู Home > Font > Borders จากน้ันให้เลือกเซลล์ที่ ต้องการให้มีเส้นตาราง แล้วคลิกเลือกรูปแบบเส้น ขอบตาราง ภาพที่ 3.60 การกาหนดเสน้ ขอบตาราง 5.1.5 Fill คอื การกาหนดสพี ้ืนหลัง และการกาหนดรปู แบบลวดลายของพนื้ หลังให้กับเซลล์ เพ่ือเน้นรายการข้อมูลท่ีสาคัญ สามารถอ่านข้อมูลได้ชัดเจนย่ิงขึ้น หรือเพื่อตกแต่งเซลล์ให้มีความน่าสนใจ สามารถเลือกรูปแบบสีพ้ืนหลัง โดยคลิกที่เมนู Home > Style > Theme จากน้ันให้เลือกเซลล์ที่ต้องการ เปลี่ยนสพี นื้ หลัง แลว้ คลกิ เลือกรปู แบบสี ดงั ภาพท่ี 3.61 Background (A) เลอื กสีพนื้ หลังเซลล์ B Pattern Color (B) กาหนดรูปแบบสี C Pattern Style (C) กาหนดรปู แบบลวดลายพืน้ หลัง A Sample (D) แสดงตวั อยา่ งการกาหนดสีพนื้ หลงั D ภาพท่ี 3.61 การกาหนดพื้นหลังเซลล์

180 5.1.6 Protection คือ การป้องกันการแก้ไขข้อมูลภายในเซลล์ ประกอบด้วยการล็อกเซลล์ (Locked) และซอ่ นเซลล์ (Hidden) ดงั ภาพท่ี 3.62 ภาพที่ 3.62 การป้องกนั เซลล์ 5.2 การผสานเซลล์ (Merge) คือ การรวมเซลล์มากกว่า 1 เซลล์ ท่ีอยู่ติดกัน เพื่อรวมให้เป็น เซลลเ์ ดยี วกนั ซง่ึ การผสานเซลล์ สามารถผสานได้ทัง้ แถวและคอลมั น์ โดยให้เลอื กช่วงเซลล์ทต่ี ้องการผสาน แล้วคลิกทค่ี าสง่ั Merge Cells ในแถบ Home ribbon ดงั ภาพท่ี 3.63 2. คลกิ Merge & Center ผลลพั ธ์การผสานเซลล์ 1. เลือกช่วงเซลล์ ภาพท่ี 3.63 การผสานเซลล์ Merge & Center: ผสานเซลลแ์ ละจดั เนือ้ หากึ่งกลางเซลลอ์ ตั โนมตั ิ Merge Across: ผสานเซลล์เฉพาะเซลล์ทอ่ี ยู่ในแถวเดยี วกันเทา่ น้นั Merge Cells: ผสานเซลล์ที่เลือก Unmerge Cells: ยกเลกิ การผสานเซลล์ท่ีเลือก

181 5.3 การตัดข้อความในเซลล์ (Wrap Text) คือ การกาหนดให้ข้อความที่มีความยาวเกินเซลล์ ตัดขึ้นบรรทัดใหม่ โดยข้อความยังอยู่ภายใต้เซลล์เดิม การตัดข้อความจะช่วยแก้ปัญหาข้อความในเซลล์มี ความยาวเกินขอบเขตท่ีจะแสดง หรือต้องการตัดข้อความเพื่อให้แสดงหลายบรรทัด โดยคลิกท่ีเมนู Home > Alignment > Wrap Text หรือในแถบ Formulas bar ให้วาง Cursor ในตาแหน่งขอ้ ความท่ีต้องการตัด คาเพือ่ ขน้ึ บรรทัดใหม่ จากนนั้ กดปุม่ Alt + Enter บนแปน้ คีย์บอรด์ ดงั ภาพที่ 3.64 2. เลอื กคาสง่ั Wrap Text 3. ผลลัพธ์การตดั คา 1. เลือกเซลล์ Alt+Enter ภาพที่ 3.64 การตัดข้อความ 5.4 การแทรกความคิดเห็น (Comment) คือ การแทรกข้อความกากับเซลล์เพื่อช่วยเตือน ความจา หรือเพ่ือแทรกคาอธิบายท่ีไม่ต้องการให้แสดงผลในเซลล์ ความคิดเห็นจะแสดงบนแผ่นงานเม่ือนา เมาส์ช้ีเท่าน้ัน และจะไม่แสดงผลเม่ือพิมพ์เอกสาร การแทรกความคิดเห็น ให้คลิกขวาในตาแหน่งเซลล์ที่ ต้องการ จากนั้นคลกิ ทเ่ี มนู Insert Comment หรอื คลกิ ท่ีเมนู Review > New Comment ดงั ภาพท่ี 3.65 ภาพท่ี 3.65 การแทรกความคิดเหน็

182 6. การจัดรูปแบบเซลลต์ ามเงือ่ นไข การจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) โดยกาหนดให้ข้อมูลภายในเซลล์ เป็นเง่ือนไขในการจัดรูปแบบ เพ่ือให้เซลล์แสดงรูปแบบที่ผู้ใช้สามารถทาความเข้าใจกับข้อมูลได้ง่ายย่ิงขึ้น เชน่ หากข้อมลู ในเซลล์มีค่าเทา่ กับ 0.00 จะกาหนดสีตัวอักษรใหเ้ ปน็ สีแดง หรอื หากขอ้ มูลมคี ่ามากว่า 0.00 สตี วั อกั ษรก็จะเปน็ สปี กติ เป็นต้น มีข้ันตอนดงั น้ี 2. คลกิ เมนู Conditional Formatting 1. เลอื กชว่ งข้อมลู 3. กาหนดเงือ่ นไข 4. ผลลพั ธ์การกาหนดเงื่อนไข ภาพที่ 3.66 การจัดรปู แบบเซลล์ตามเงื่อนไข จากภาพที่ 3.66 คือ กาหนดเง่ือนไขจากข้อมูลในเซลล์ท่ีมีค่าน้อยกว่า 50 ให้เน้นสีพื้นหลังของ เซลล์เปน็ สแี ดงและเปลี่ยนสตี ัวอักษรเป็นสแี ดง นอกจากนี้ ในโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล ยงั มเี งือ่ นไขอื่น ๆ ที่นา่ สนใจ สามารถนาไปใชง้ านตามความเหมาะสม ดังตารางที่ 3.15

ตารางท่ี 3.15 เงื่อนไขการจดั รูปแบบ 183 รูปแบบ เง่อื นไข ความหมาย เนน้ สเี ม่ือค่าในเซลล์มากกวา่ คา่ ทก่ี าหนด Highlight Cells Rules Greater Than (>) เนน้ สีเมื่อคา่ ในเซลล์นอ้ ยกว่าค่าทก่ี าหนด เนน้ สีเมอ่ื คา่ ในเซลล์อยรู่ ะหวา่ งค่าทก่ี าหนด Less Than (<) เนน้ สเี ม่ือคา่ ในเซลล์เท่ากับคา่ ที่กาหนด เน้นสีเมอ่ื ค่าในเซลล์มีข้อความท่ีกาหนด Between เน้นสีเมอ่ื ค่าในเซลลเ์ ปน็ วันท่เี หตกุ ารณ์เกดิ ขนึ้ เน้นสีเมื่อค่าในเซลลซ์ ้ากัน Equal To (=) เลือกคา่ ในลาดบั สงู สุด 1 ถงึ 10 (กาหนดตัวเลขได)้ เลอื กคา่ ในลาดับสูงสุด 10% Text that Contains เลือกคา่ ในลาดบั ตา่ สุด 1 ถงึ 10 (กาหนดตัวเลขได้) เลอื กคา่ ในลาดบั ต่าสดุ 10% A Date Occurring เลอื กค่าที่มากกวา่ คา่ เฉลยี่ ทก่ี าหนด เลอื กคา่ ท่ีตา่ กว่าคา่ เฉลยี่ ท่กี าหนด Duplicate Values ไลเ่ ฉดสภี ายในเซลล์ ตามเงื่อนไขทก่ี าหนด เทสภี ายในเซลล์ ตามเงื่อนไขที่กาหนด Top/Bottom Rules Top 10 Items ไลร่ ะดบั สีภายในเซลล์ ตามเง่ือนไขทกี่ าหนด แสดงสญั ลกั ษณ์ทศิ ทาง (ลูกศร) ตามเง่อื นไขท่กี าหนด Top 10% แสดงสญั ลกั ษณ์รปู ร่าง ตามเง่อื นไขที่กาหนด แสดงสญั ลักษณ์ตัวบ่งช้ี ตามเงอื่ นไขท่กี าหนด Bottom 10 Items แสดงสญั ลักษณ์ความนยิ ม ตามเงอื่ นไขท่กี าหนด Bottom 10% Above Average Below Average Data Bars Gradient Fill Solid Fill Color Scales Color Scales Icon Sets Directional Shapes Indicators Ratings 7. การจดั รปู แบบตาราง การจัดรูปแบบตาราง (Format Table) เพื่อให้การนาเสนอข้อมูลมีความน่าสนใจมากย่ิงขึ้น เนื่องจากผู้ใช้ส่วนใหญ่มักคิดว่าช่องเซลล์แต่ละช่องคือตาราง เนื่องจากมีลักษณะเป็นเส้นตามแถวหรือ คอลัมน์ แท้จริงแล้วเส้นท่ีเห็นเป็นเพียงเส้นแบ่งเซลล์เท่านั้น ไม่ใช่เส้นตาราง หากต้องการตารางใน ไมโครซอฟต์เอ็กเซล ผู้ใช้จะต้องกาหนดรูปแบบตารางหรือกาหนดเส้นขอบตาราง โดยให้เลือกช่วงเซลล์ ข้อมูลท่ีต้องการทาให้เป็นตาราง จากนั้นคลิกท่ีเมนู Home > Style > Format as Table แล้วเลือก รปู แบบตารางตามตอ้ งการ ดังภาพที่ 3.67

184 2. เลือกรูปแบบตาราง 1. เลอื กช่วงข้อมูล แสดงหัวตารางสาหรับการจัดเรียงขอ้ มลู และการกรองขอ้ มูล ภาพท่ี 3.67 การจดั รปู แบบตาราง จากภาพที่ 3.67 เม่ือผู้ใช้กาหนดรูปแบบตารางให้กับเซลล์เรียบรอ้ ยแล้ว แถวบนสุดของตาราง จะ ถูกกาหนดให้เป็นหัวตารางโดยอัตโนมัติ เพ่ือใช้งานเครื่องมือสาหรับการจัดเรียงข้อมูลและตัวกรองข้อมูล ดงั นัน้ ผูใ้ ช้ควรกาหนดช่ือกากบั หวั ตารางใหถ้ ูกต้อง ผู้ใช้สามารถเลือกรูปแบบตารางจากเมนู Format as Table ตามรูปแบบที่โปรแกรมกาหนดให้ได้ตาม ต้องการ นอกจากน้ี ผู้ใช้ยังสามารถกาหนดเส้นขอบ เลอื กรูปแบบเส้นขอบตาราง ตารางได้ด้วยตนเอง โดยเลือกช่วงข้อมูลท่ีต้องการ สร้างเส้นขอบตาราง แล้วคลิกที่เมนู Home > Border ดงั ภาพที่ 3.68 ภาพท่ี 3.68 การเลือกรปู แบบเส้นขอบตาราง

185 8. การเรยี งข้อมูลและการกรองข้อมูล การเรียงข้อมูลและการกรองข้อมูล ถือเป็นทักษะพื้นฐานของการวิเคราะห์ข้อมูลท่ีอยู่ในรูปแบบ ตาราง โดยเฉพาะตารางที่มีข้อมูลจานวนมาก การเรียงข้อมูลจะช่วยให้เห็นข้อมูลในลักษณะท่ีเป็นระเบียบ มากยิ่งขึ้น และทาให้เห็นแนวโน้มหรือความผิดปกติของข้อมูลได้ง่ายขึ้น ส่วนการกรองข้อมูลจะเป็น ประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีข้อมูลดิบจานวนหนึ่ง แต่ข้อมูลที่กาลังสนใจมีความจาเพาะเจาะจง ซึ่งเป็นแค่ส่วน หน่ึงของข้อมูลท้ังหมด ดงั นั้นการกรองข้อมลู จะช่วยใหผ้ ู้ใชท้ ราบถึงขอ้ มลู เฉพาะท่สี นใจได้อย่างแมน่ ยา 8.1 การเรียงข้อมูล (Sort) ผใู้ ช้ตอ้ งจดั เตรียมข้อมูลก่อนการเรียงเสมอ โดยจะต้องเตรียมข้อมูล ในรูปแบบของฐานข้อมูล (Database) ซึ่งจะต้องมีส่วนหัวของแถว และเซลล์ใกล้เคียงกับเซลล์ข้อมูลที่จะ เรียง ตอ้ งไมม่ ขี อ้ มูลทไ่ี มเ่ กีย่ วข้องปรากฏอยู่ (สิทธชิ ัย ประสานวงศ์, 2553: 350-360) ไม่มีหัวแถว กาหนดหวั แถว ลบขอ้ มูลท่ไี มเ่ กีย่ วขอ้ งออก ภาพที่ 3.69 การเตรยี มข้อมูลสาหรบั จดั เรียง การเรียงข้อมูล ให้คลิกเลือกคอลัมน์ที่ต้องการจัดเรียง จากน้ันคลิกที่เมนู Home > Editing > Sort & Filter > เลือกรูปแบบการเรียง หรือคลิกท่ีเมนู Data > Sort & Filter โดยข้อมูลรูปแบบข้อความ สามารถเรียงจาก A to Z หรือ ก ไป ฮ และ Z to A หรือ ฮ ไป ก ข้อมูลรูปแบบตัวเลข สามารถเรียงจาก Smallest to Largest หรือ นอ้ ย ไป มาก และ Largest to Smallest หรือ มาก ไป น้อย ดงั ภาพท่ี 3.70

186 2. คลิกคาส่งั Sort 1. เลือกคอลมั นท์ ต่ี อ้ งการจัดเรยี ง ข้อมูลจะถกู เรียงใหม่ทุกแถว 3. ผลลัพธ์จากการเรียงข้อมลู มาก ไป นอ้ ย ภาพท่ี 3.70 การเรยี งข้อมลู ในคอลัมน์ “ราคา” มีข้อมูลทไ่ี ม่ใช้ตัวเลข การเรียงข้อมูลสามารถค้นหาสิ่งผิดปกติหรือ จงึ ไมส่ ามารถนาไปหาผลรวมได้ ข้อมูลผิดพลาดท่แี ฝงอยู่ในข้อมลู จานวนมากได้ หากไม่ตรวจสอบข้อมูลก่อนนาไปคานวณหา ค่า อาจเกิดข้อผิดพลาดจากการคานวณและ อาจเกดิ ปญั หาตามมาภายหลงั ดงั ภาพที่ 3.71 ภาพท่ี 3.71 การเรยี งข้อมลู เพือ่ หาสิง่ ผิดปกติ เมอ่ื คลิกท่ีเมนู Data > Sort & Filter ผใู้ ช้สามารถกาหนดเงือ่ นไขการจัดเรยี งข้อมลู ได้ เชน่ เรียง จาก ราคามากไปราคาน้อย จากนั้นใหเ้ รียงจาก จานวนน้อยไปจานวนมาก ดังภาพที่ 3.72 ภาพท่ี 3.72 การกาหนดเง่ือนไขการเรียงข้อมูล

187 8.2 การกรองข้อมลู (Filter) ผใู้ ช้ตอ้ งจัดเตรียมขอ้ มูลกอ่ นกรองเชน่ เดยี วกับการเรียงข้อมลู โดย จะต้องเตรียมข้อมูลในลักษณะของฐานข้อมูล (Database) ซ่ึงจะต้องมีการกาหนดส่วนหัวของตาราง และ เซลล์ใกล้เคียงกับเซลล์ข้อมูลที่จะกรอง ต้องไม่มีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องปรากฏอยู่ โดยวิธีการกรองข้อมูล ให้ คลิกเลือกเซลลใ์ ดเซลล์หนง่ึ ในแผน่ งาน จากนน้ั เลอื กเครอ่ื งมือ Filter ซึ่งสามารถเลอื กได้ 2 วิธี ได้แก่ คลิกท่ี เมนู Home > Editing > Sort & Filter > Filter หรอื คลกิ ทเ่ี มนู Data > Sort & Filter > Filter ดงั ภาพท่ี 3.73 1. คลิกเลอื กเซลล์ 2. เลอื กคาสงั่ Filter 3. หัวตารางสาหรบั ตวั กรอง ภาพท่ี 3.73 การกรองข้อมลู คลกิ ปุ่ม Filter คลิกท่ีปุ่มกรอง (Filter) หรือปุ่มลูกศรด้านขวา ของหัวตาราง เพื่อกาหนดรูปแบบการกรอง ข้อมูล เมื่อคลิกปุ่มกรองท่ีคอลัมน์ใด จะเป็น การกรองข้อมูลโดยการกาหนดเง่ือนไขจาก ข้อมูลในคอลมั น์นนั้ ดังภาพท่ี 3.74 ภาพที่ 3.74 การกาหนดเง่ือนไขการกรองข้อมูล

188 เมื่อกาหนดเงื่อนไขการกรอง เช่น กรองจานวนที่มีค่า 2 และ 3 จากน้ันให้คลิกที่ปุ่ม OK โปรแกรมจะแสดงการกรองข้อมูล โดยจะมีเครื่องหมายตัวกรอง แสดงในหัวคอลัมน์ท่ีมีการกรอง สีของ หมายเลขกากับแถวจะเปลี่ยนเป็นสฟี ้า และหมายเลขแถวมกี ารข้ามลาดับเนื่องจากจะแสดงเฉพาะแถวของ ขอ้ มลู ทก่ี รองเทา่ นั้น ดงั ภาพท่ี 3.75 กาหนดเงือ่ นไขตัวกรอง แสดงข้อมลู ตามเงอ่ื นไขตวั กรอง ภาพท่ี 3.75 แสดงการกรองข้อมูล การกรองข้อมูลแบบกาหนดเงื่อนไข โดยรูปแบบของข้อมูลในคอลัมน์เป็นข้อความ (Text) ให้ คลกิ ที่คาส่งั Text Filters ดงั ภาพที่ 3.76 เงื่อนไขการกรองข้อความ ภาพท่ี 3.76 การกรองข้อมูลรูปแบบข้อความ ตารางที่ 3.16 เงื่อนไขการกรองข้อความ เงือ่ นไข ความหมาย Equals… / Does Not Equal…. ในเซลลค์ ือข้อความ xxx /ไมใ่ ชข่ อ้ ความ xxx แบบตรงกนั ทกุ ตวั อักษร Begins With…/ Ends With… มีข้อความขึน้ ต้น /ลงทา้ ย ด้วยข้อความ xxx Contains… / Does Not Contain… มีข้อความ /ไม่มีขอ้ ความ xxx อยใู่ นเซลล์ Custom Filter การนา 2 เง่อื นไขมารวมกนั ด้วยตรรกะ and หรอื or และสามารถใช้ สญั ลักษณ์การคน้ หา คอื * หรอื ? ได้

189 การกรองข้อมูลแบบกาหนดเงื่อนไข โดยรูปแบบของข้อมูลในคอลัมน์เป็นตัวเลข (Number) ให้ คลิกท่ีคาสั่ง Number Filters ดงั ภาพท่ี 3.77 เง่ือนไขการกรองตัวเลข ภาพที่ 3.77 การกรองข้อมูลรูปแบบตัวเลข ตารางท่ี 3.17 เง่ือนไขการกรองตัวเลข เงอ่ื นไข ความหมาย Equals… / Does Not Equal…. ในเซลลค์ อื ตัวเลข xxx /ไม่ใช่ตัวเลข xxx แบบตรงกนั ทกุ ตาแหน่ง Greater Than…/Greater Than Or ในเซลลเ์ ปน็ ตวั เลขท่ีมากกว่า /มากกว่าหรือเท่ากบั /น้อยกวา่ /นอ้ ยกว่าหรอื Equal To…/Less Than…/Less เทา่ กับ /ระหว่าง ตวั เลข xxx ทีก่ าหนด Than Or Equal To…/ Between… Top 10… มีคา่ อยูใ่ นคา่ สงู สดุ 10 อนั ดับแรก xxx นับเป็นรายการ หรือ นับเป็นรอ้ ยละ Above Average / Below Average มีค่ามากกว่า /นอ้ ยกว่าคา่ เฉลี่ย Custom Filter การนา 2 เง่อื นไขมารวมกัน ด้วยตรรกะ and หรือ or และสามารถใช้ สัญลกั ษณก์ ารคน้ หา คอื * หรอื ? ได้ การกรองข้อมูลแบบกาหนดเง่ือนไข โดยรูปแบบของข้อมูลในคอลัมน์เป็นสี (Filter by Color) อาจมีการกาหนดสีแบบอกั ษรหรอื สีพ้ืนหลงั ให้คลิกทค่ี าสง่ั Filter by Color ดงั ภาพที่ 3.78 แสดงเฉพาะสีทีเ่ ลือก ภาพที่ 3.78 การกรองข้อมูลรูปแบบสี

190 9. การล้างข้อมลู และลา้ งรูปแบบ การล้างข้อมูลและล้างรูปแบบ (Clear) ที่ไม่ต้องการออกจากเซลล์ สามารถล้างข้อมูลท้ังหมดทม่ี ี อยู่ในแผ่นงาน ล้างเฉพาะแถว ล้างเฉพาะคอลัมน์ หรือล้างเฉพาะเซลล์ที่ต้องการ โดยมีรูปแบบการล้าง ขอ้ มูล ได้แก่ ล้างข้อมลู ทัง้ หมด ล้างเฉพาะรูปแบบ ล้างเฉพาะเน้ือหา ลา้ งความคดิ เห็น และลา้ งการเชื่อมโยง โดยคลกิ เลือกชว่ งข้อมูลที่ตอ้ งการล้าง จากน้นั คลิกท่ีเมนู Home > Clear > เลือกรูปแบบการลา้ ง ดงั ภาพที่ 3.79 เลือกทัง้ แผ่นงาน เลือกเฉพาะแถว เลอื กเฉพาะคอลัมน์ เลอื กคาส่ังล้าง ภาพท่ี 3.79 การล้างข้อมลู 10. การตรึงแถวหรือคอลัมน์ การตรึงแถวหรือคอลัมน์ (Freeze) ในกรณีท่ีแผ่นงานมีข้อมูลปริมาณมาก เมื่อเล่ือนหน้าจอลง หรอื เลอื่ นไปทางขวา ผู้ใช้จะไมส่ ามารถเห็นหัวแถวหรือหวั คอลัมน์ การตรงึ แถวหรือคอลัมน์จะทาสว่ นหัวให้ คงที่ ส่วนท่ถี กู ตรึงจะไม่เคลื่อนทเ่ี มื่อมกี ารเลื่อนหน้าจอ โดยสามารถทาได้ท้งั แถวและคอลมั น์

191 ตรึงหัวแถว ภาพท่ี 3.80 การเตรียมหวั แถวสาหรับตรึง คลกิ เลือกแถวถดั จากแถวที่ต้องการตรึง จากนั้นเลอื กเมนู View > Freeze Panes เพ่ือสั่งใหต้ รึง แถวด้านบน เช่น หากต้องการตรึงแถวแรกของแผ่นงาน ให้ผู้ใช้คลิกเลือกแถวท่ี 2 จากน้ันเลือกคาสั่ง Freeze Panes ดงั ภาพท่ี 3.81 2. เลือกคาสั่ง Freeze Panes 1. คลกิ เลอื กแถว ภาพท่ี 3.81 การตรึงแถวหรอื คอลัมน์ ตรึงแถวแรกหรือแถวบนสุดเท่าน้ัน (Freeze Top Row) ตรึงคอลัมน์แรกหรือคอลัมน์ซ้ายสุด เท่านั้น (Freeze First Column) ตรึงแนวที่เลือก (Freeze Panes) และยกเลิกการตรึงแนว (Unfreeze Panes) โดยคาส่ังจะแสดงเมอ่ื มีการตรึงแนว ตัวดาเนินการสาหรับการคานวณ การคานวณด้วยวิธีทางคณิตศาสตร์ด้วยโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล จะต้องใช้งานตัวดาเนินการ หรือเครื่องหมายต่าง ๆ โดยเฉพาะตัวดาเนินการทางคณิตศาสตร์ เพ่ือช่วยในการคานวณหาผลลัพธ์ ตัว ดาเนินการคานวณ ประกอบด้วย เลขคณิต การเปรียบเทียบ การต่อข้อความ และการอ้างอิง (Microsoft, 2560ก: 1)

192 1. กฎการคานวณตวั เลข การคานวณตัวเลขเพ่ือหาผลลัพธ์ด้วยตัวดาเนินการทางคณิตศาสตร์หรือฟังก์ชัน จะต้องเร่ิมต้น ด้วยเคร่ืองหมายเท่ากับ (=) เสมอ เช่น =5-2, =152-23, =C2+C3-C5 เป็นต้น โดยหลักการคานวณ โปรแกรมจะทาการคานวณตามลาดับความสาคัญของตัวดาเนนิ การ ในกรณที ค่ี วามสาคญั ของตัวดาเนินการ เท่ากันหรือเคร่อื งหมายเดียวกนั โปรแกรมจะคานวณจากซ้ายไปขวาของสตู ร ภาพที่ 3.82 กฎการคานวณตัวเลข ลาดับความสาคญั ตัวดาเนนิ การ/เครอ่ื งหมาย ลาดับ 1 () ลาดบั 2 % ลาดบั 3 ^ ลาดับ 4 ลาดบั 5 * และ / + และ - ข้อความทอี่ ยู่ในสูตรคานวณหรือฟงั ก์ชัน จะต้องอยู่ภายในเครื่องหมายอัญประกาศ (“ข้อความ”) เสมอ เชน่ =IF(A3>15000, “ยอดขายดี”, “ขายขาดทนุ ”) เปน็ ต้น ภาพท่ี 3.83 กฎการคานวณข้อความ

193 2. ตัวดาเนินการทางคณติ ศาสตร์ ตัวดาเนินการทางคณิตศาสตร์ (Mathematical Operator) สามารถใช้งานได้ในกรณีท่ีผู้ใช้ ต้องการคานวณด้วยวิธีทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก การลบ การคูณ รวมตัวเลข และการหาผลลัพธ์เป็น ตัวเลข เปน็ ตน้ มตี วั ดาเนนิ การดงั ตารางท่ี 3.18 ตารางที่ 3.18 ตวั ดาเนนิ การทางคณิตศาสตร์ ตัวดาเนนิ การ ความหมาย ตวั อยา่ ง 9+9+5 + เคร่ืองหมายบวก ใช้สาหรบั การบวก 9-5-2 5*5 - เครื่องหมายลบ ใชส้ าหรบั การลบหรอื นิเสธ 9/3 60% * เครอ่ื งหมายดอกจนั ใชส้ าหรับการคณู 4^2 / เครื่องหมายทับ ใช้สาหรับการหาร % เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ หาคา่ ร้อยละหรอื เปอร์เซ็นต์ ^ เครอ่ื งหมายตก หาค่าเลขยกกาลัง 3. ตวั ดาเนนิ การเปรยี บเทยี บข้อมลู ตัวดาเนินการเปรียบเทียบข้อมูล (Logical Operator) สามารถใช้งานได้ในกรณีท่ีผู้ใช้ต้องการ ตรวจสอบค่าข้อมูล ว่าเป็นไปตามที่ต้องการหรือไม่ หากผลลัพธ์เป็นจริงจะแสดงคาว่า TRUE และหาก ผลลัพธ์เป็นเท็จจะแสดงคาว่า FALSE โดยจะแสดงผลในเซลล์มีการป้อนสูตรการเปรียบเทียบ มีตัว ดาเนนิ การดังตารางท่ี 3.19 ตารางท่ี 3.19 ตัวดาเนนิ การเปรยี บเทียบ ตวั ดาเนนิ การ ความหมาย ตัวอยา่ ง A1 = C1 = เครื่องหมายเทา่ กบั A1 > C1 A1 < C1 > เครอ่ื งหมายมากกวา่ A1 >= C1 A1 <= C1 < เครอื่ งหมายนอ้ ยกว่า A1 <> C1 >= เคร่ืองหมายมากกว่าหรอื เทา่ กับ <= เครื่องหมายนอ้ ยกวา่ หรือเท่ากบั <> เครื่องหมายไมเ่ ทา่ กบั ตัวอยา่ งการใช้งานตวั ดาเนนิ การเปรียบเทยี บ ถา้ C2 ถึง C6 มคี า่ มากกว่าหรอื เทา่ กับ 50 เง่ือนไข จะเปน็ จรงิ โปรแกรมจะแสดงข้อความ TRUE ถา้ C2 ถึง C6 มีค่านอ้ ยกว่า 50 เง่ือนไขจะเป็นเทจ็ โปรแกรม จะแสดงข้อความ FALSE โดยให้แสดงผลลพั ธใ์ นคอลมั น์ D ดงั ภาพท่ี 3.84

194 เงอ่ื นไขเปน็ จรงิ เงอื่ นไขเป็นเท็จ ภาพที่ 3.84 ตัวดาเนินการเปรยี บเทียบ 4. ตวั ดาเนนิ การต่อข้อความ ตัวดาเนินการต่อข้อความ (And Operator) หรือเช่ือมข้อความเข้าหากัน สามารถใช้งานได้ใน กรณีท่ีผู้ใช้ต้องการต่อข้อความในแต่ละเซลล์เข้าหากัน โดยจะแสดงผลในเซลล์มีการป้อนสูตรการต่อ ข้อความ เช่น ต่อช่ือและนามสกลุ ให้อย่ใู นเซลลเ์ ดียวกัน เปน็ ตน้ มตี ัวดาเนนิ การดังตารางที่ 3.20 ตารางที่ 3.20 ตัวดาเนินการต่อข้อความ ตวั ดาเนินการ ความหมาย ตวั อยา่ ง (“ราชวิทย์” & “ทิพย์เสนา”) & เครื่องหมายและ ใช้สาหรับเชื่อมตอ่ เพือ่ รวมเปน็ ค่า ขอ้ ความที่ต่อเนอื่ งกัน ใช้ช่องวา่ งเพอื่ เว้นระยะระหวา่ ง ชอื่ - นามสกุล ภาพท่ี 3.85 การต่อข้อความ

195 5. ตวั ดาเนนิ การอ้างอิงเซลล์ ตัวดาเนินการอ้างอิงเซลล์ (Reference Operator) สามารถใช้งานได้ในกรณีท่ีผู้ใช้ต้องการ อ้างอิงข้อมูลในเซลลท์ อี่ ยู่ตดิ กนั หรือขอ้ มลู ในเซลลท์ ีไ่ ม่อยู่ตดิ กัน มีตวั ดาเนินการดงั ตารางท่ี 3.21 ตารางท่ี 3.21 ตัวดาเนนิ การอ้างองิ ตัวดาเนินการ ความหมาย ตัวอย่าง B5:B15 : เคร่อื งหมายจุดคู่ ตวั ดาเนนิ การชว่ ง ซง่ึ สรา้ งการอ้างองิ ไปยัง SUM(B5:B15,D5:D15) เซลล์ทั้งหมดท่ีอยู่ระหวา่ งการอ้างอิง 2 ค่า B7:D7 C6:C8 , เคร่อื งหมายจลุ ภาค ตวั ดาเนนิ การสาหรับรวมการอ้างอิง หลาย ชุดเขา้ ดว้ ยกนั ใหเ้ ปน็ การอา้ งองิ ชุดเดยี ว ช่องวา่ ง ตวั ดาเนินการสาหรับสรา้ งการอา้ งอิงไปยังเซลล์ทีม่ ี อยใู่ นทงั้ 2 การอา้ งอิง ตั ว อ ย่ า ง ก า ร ใ ช้ ง า น ตั ว ด า เ นิ น ก า ร ส า ห รั บ ก า ร อ้ า ง อิ ง ช่ ว ง เ ซ ล ล์ ท่ี มี ข้ อ มู ล ต่ อ เ น่ื อ ง กั น =SUM(D2:D11) และการใช้งานตัวดาเนินการสาหรับการอ้างอิงช่วงเซลล์ที่มีข้อมูลไม่ต่อเนื่องกัน =SUM(F2:F5,F8:F10) ดงั ภาพที่ 3.86 ชว่ งข้อมูลต่อเนื่อง ชว่ งข้อมูลไมต่ อ่ เน่อื ง ภาพที่ 3.86 การอ้างอิงช่วงข้อมลู 6. การอา้ งองิ เซลล์แบบสัมพัทธ์ การอา้ งองิ เซลล์แบบสัมพัทธ์ (Relative Reference) คือ การอา้ งองิ ตาแหน่งเซลล์หรือชว่ งเซลล์ ให้มีรูปแบบคล้ายกับตาแหน่งที่อ้างอิงหรือตาแหน่งต้นฉบับ โดยตาแหน่งอ้างอิงจะมีการเปล่ียนแปลง แต่ สูตรท่ีใช้คานวณไม่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น การย้ายหรือคัดลอกสูตร จะทาให้ตาแหน่งการอ้างอิง เปลย่ี นแปลงไปตามความสัมพัทธ์ของการยา้ ยหรอื คัดลอก เป็นตน้ (Permsak, 2552: 1) ดงั ภาพที่ 3.87

196 สตู รในเซลล์ตน้ ฉบบั ทา Auto Complete ตาแหน่งเปลย่ี นแปลง แตส่ ตู รไมเ่ ปลีย่ นแปลง ผลลพั ธ์ คลั ลอกสตู รจาก D7 ไป E7 ภาพที่ 3.87 การอา้ งอิงแบบสัมพัทธ์ 7. การอ้างองิ เซลล์แบบสัมบูรณ์ การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ (Absolute Reference) คือ การอ้างอิงเซลล์แบบคงที่ (Tharapon, 2553ข: 1) ด้วยการล็อกตาแหน่งอ้างอิงด้วยสัญลักษณ์ดอลลาร์ ($) โดยใส่เครื่องหมายใน ตาแหน่งเซลล์ที่ต้องการอ้างอิง หากมีการย้ายตาแหน่งหรือคัดลอกสูตร ตาแหน่งที่ถูกอ้างอิงจะไม่มีการ เปลี่ยนแปลง

197 การอ้างอิง ความหมาย $A$1 ลอ็ กเซลล์ A1 $A5 ลอ็ กเซลล์ A5 เฉพาะแนวคอลัมน์ (แถวเปลย่ี นแปลงได้) A$9 ลอ็ กเซลล์ A9 เฉพาะแนวแถว (คอลัมนเ์ ปลย่ี นแปลงได้) $A$2:$B$10 ล็อกเซลล์ A2 ถึง A10 Sheet2!$A$1:$A$10 ล็อกเซลล์ A2 ถึง A10 ใน Sheet2 ตวั อยา่ งการอ้างองิ เซลล์แบบสมั พัทธ์ แตไ่ ม่ไดอ้ ้างอิงเซลลแ์ บบสัมบรู ณ์ (ไมไ่ ด้ล็อกเซลล์ H1) เม่ือ ผู้ใช้คัดลอกค่าข้อมูลจากเซลล์ H1 (เลข 7) เพื่อนามาคานวณในคอลัมน์ภาษี ตาแหน่งการอ้างอิงจะไม่คงที่ ผลลพั ธ์ท่ไี ดจ้ ะไมถ่ ูกต้อง ดงั ภาพที่ 3.88 ตาแหน่งการอา้ งองิ จะไม่คงท่ี ตาแหนง่ การอา้ งองิ ภาพที่ 3.88 ไม่มีการลอ็ กเซลล์ ตัวอย่างการอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์และอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ (ล็อกเซลล์ $H$1) เป็นการ อ้างอิงแบบผสม เมื่อผู้ใช้คัดลอกค่าข้อมูลจากเซลล์ H1 (เลข 7) เพ่ือนามาคานวณในคอลัมน์ภาษี ตาแหน่ง การอา้ งอิงจะคงที่ ผลลพั ธ์ทไี่ ดจ้ ะมคี วามถูกตอ้ ง ดังภาพที่ 3.89 ตาแหน่งการอา้ งอิงคงท่ี ตาแหน่งการอา้ งองิ ภาพที่ 3.89 มีการลอ็ กเซลล์

198 การอา้ งอิงไปยังตาแหนง่ ต่าง ๆ ผใู้ ช้สามารถกาหนดให้ลอ็ กเฉพาะคอลัมนห์ รือแถวได้ โดยการใส่ เคร่ืองหมายดอลลาร์ $ ไว้เฉพาะหน้าตาแหน่งท่ีต้องการล็อก เช่น ในตาแหน่ง D2 หากต้องการล็อกเฉพาะ คอลัมน์ให้ใส่ $D2 หรือหากล็อกเฉพาะแถวให้ใส่ D$2 เม่ือมีการย้ายหรือคัดลอกสูตร ตาแหน่งจะเปล่ียน เฉพาะส่วนที่ไม่ได้ล็อก หรือใช้วิธีการเลือกเซลล์ที่มีสูตรแล้วกดปุ่ม F2 จากนั้นเลื่อนไปยังตาแหน่งเซลล์ท่ี ต้องการจะล็อก กดปุ่ม F4 โปรแกรมจะใส่เคร่ืองหมายดอลลาร์ $ ให้อัตโนมัติ และหากกดปุ่ม F4 ซ้า ๆ โปรแกรมจะเปล่ยี นรูปแบบการล็อกตาแหน่ง 8. การอา้ งองิ ขา้ มแผน่ งาน การอ้างอิงข้ามแผ่นงาน เป็นการนาข้อมูลท่ีอยู่ในเซลล์ของแผ่นงาน A มาแสดงในเซลล์ของแผน่ งาน B หรือแผ่นงานอ่นื ๆ โดยท่ไี มต่ อ้ งพิมพข์ ้อมลู ใหม่ หากมกี ารเปลยี่ นแปลงข้อมูลในแผน่ งาน A ข้อมูลใน แผ่นงาน B หรือแผน่ งานอืน่ ๆ ในเซลล์ทม่ี กี ารอา้ งองิ จะเปล่ียนแปลงอัตโนมตั ิ มวี ิธกี ารดงั ภาพที่ 3.90 1. เลือกแผ่นงาน Quiz พิมพ์เคร่อื งหมาย = ในเซลล์ B3 2. เลอื กเซลล์ตน้ ฉบบั ในแผ่นงาน Student แลว้ กดปมุ่ Enter ภาพท่ี 3.90 การอ้างอิงข้ามแผ่นงาน ประโยชน์ของการอ้างอิงข้ามแผ่นงาน คือ หากเป็นรายการข้อมูลที่ต้องใช้แสดงกับแผ่นงานอ่ืน หรือทุกแผ่นงานในเอกสาร ผู้ใช้ไม่จาเป็นต้องพิมพ์รายการข้อมูลซ้า ๆ จากภาพที่ 3.90 ในแผ่นงาน Student คอลัมน์ E ชื่อ Name & Lastname ผู้ใช้ต้องการแสดง Name & Lastname ในแผ่นงาน AttendClass, Assignment, Quiz, MidTerm, Final และ Summary สามารถใช้วิธีการอ้างอิงข้ามแผ่น งานได้และใช้การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ เพ่ืออ้างอิงข้อมูลทั้งหมดในแผ่นงาน Student ให้แสดงในแผ่นงานที่ ตอ้ งการ โดยทีผ่ ใู้ ช้ไมต่ ้องพิมพ์ Name & Lastname ในทุกแผน่ งาน

199 9. การอา้ งองิ ขา้ มไฟล์ การอ้างอิงข้ามไฟล์ เป็นการอ้างอิงเซลล์จากภายนอกไฟล์เอกสารท่ีกาลังเปิดอยู่ ในกรณีที่ ต้องการแสดงข้อมลู จากไฟล์ Excel ไฟลอ์ ื่น เชน่ ไฟล์ DATA-B ต้องการแสดง Name กบั Last name จาก ไฟล์ DATA-A ผู้ใช้จะต้องเปิดไฟล์เอกสารท้ัง 2 ไฟล์พร้อมกัน ในไฟล์ DATA-B ทาการอ้างอิงเซลล์โดยการ เลือกอา้ งองิ จากไฟล์ DATA-A ดงั ภาพที่ 3.91 DATA-A.xlsx DATA-B.xlsx อ้างอิงเซลล์จากไฟล์ DATA-A แผน่ งาน Sheet1 เซลล์ C2 กบั D2 ='[DATA-A.xlsx]Sheet1'!$C$2&\" \"&'[DATA-A.xlsx]Sheet1'!$D$2 ภาพที่ 3.91 การอ้างอิงข้ามไฟล์เอกสาร

200 ฟังกช์ นั ฟังก์ชนั (Function) คือ การหาผลลพั ธ์นอกเหนือจากการคานวณด้วยสูตร อาทิ การคานวณตวั เลข จานวนมาก การวิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติ การจัดการฐานข้อมูล การกาหนดเงื่อนไขข้อมูล การตรวจสอบ ข้อมูล คุณสมบัติของฟังก์ชันสามารถใช้ได้กับข้อมูลในรูปแบบตัวเลขและรูปแบบข้อความ มักใช้ฟังก์ชันใน การหาผลลัพธท์ ม่ี ีความซบั ซ้อน (พนั จนั ทร์ ธนวฒั นเสถยี ร และอมั รนิ ทร์ เพ็ชรกลุ , 2557: 99-116) =function(argument1, argument2,…) การใช้งานฟงั กช์ นั ผูใ้ ช้จะตอ้ งป้อนฟังกช์ นั ในแถบ Formulas Bar โดยสามารถพิมพ์ฟังกช์ นั ได้ด้วย ตนเองหรือคลิกเลือกฟังก์ชันเพื่อแทรกเข้าไปในเซลล์ได้ โดยการคลิกเลือกเซลล์ท่ีต้องการป้อนฟังก์ชัน จากนั้นคลิกท่ีเมนู Formulas > Insert Function หรือคลิกที่ปุ่ม fx ในแถบ Formulas bar โปรแกรมจะ แสดงหน้าตา่ งสาหรบั เลอื กฟังก์ชัน ดังภาพที่ 3.92 เลือกฟังกช์ นั ภาพท่ี 3.92 การใช้งานฟังกช์ ัน ฟังก์ชันสาเร็จรูปสาหรับการคานวณหาผลลัพธ์แบบอัตโนมัติ จะแบ่งเป็นฟังก์ชันประเภทต่าง ๆ โดยฟังก์ชันพ้ืนฐานที่นิยมใช้งาน เช่น ฟังก์ชันสาหรับการหาผลรวม หาค่าเฉล่ีย หาผลรวมแบบมีเงื่อนไข เป็นต้น และฟังก์ชันการทางานข้ันสูง เช่น การหาค่างวดชาระเงินกู้ การคานวณดอกเบ้ีย การตรวจสอบ เง่อื นไข เปน็ ต้น มรี ายละเอียดของฟงั กช์ นั แตล่ ะประเภท ดังน้ี (ดวงพร เกยี๋ งคา, 2557: 115-149)

201 1. ฟงั ก์ชนั ทางคณิตศาสตร์และตรีโกณมติ ิ ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ (Math and Trigonometry) เป็นฟังก์ชันเก่ียวกับการ คานวณค่าตัวเลขข้ันพ้ืนฐาน เช่น การหาผลรวม การหาค่าเฉลี่ย การหาค่าสูงสุด-ต่าสุด เป็นต้น และการ คานวณคา่ ตวั เลขแบบตรโี กณมิติ เชน่ SIN COS TAN เปน็ ต้น 1.1 ฟังก์ชันสาหรับการคานวณค่า ใช้สาหรับคานวณค่าข้อมูลท่ีเป็นตัวเลข เช่น การหาผลรวม การหาผลรวมแบบมเี งอื่ นไข เปน็ ต้น ประกอบดว้ ยฟังกช์ นั ดงั ตารางท่ี 3.22 ตารางท่ี 3.22 ฟังก์ชันสาหรับการคานวณค่า ฟงั กช์ นั รูปแบบ ความหมาย SUM =SUM() หาผลรวมของตวั เลข SUMIF =SUMIF() หาผลรวมของตัวเลข โดยกาหนดเง่อื นไขได้ 1 เง่ือนไข SUMIFS =SUMIFS() หาผลรวมของตัวเลข โดยกาหนดเงอื่ นไขได้มากกวา่ 1 เงอื่ นไข SUMPRODUCT =SUMPRODUCT() หาผลรวมของผลคณู ตัวเลขหลาย ๆ กล่มุ SUBTOTAL =SUBTOTAL() หาผลรวมยอ่ ย โดยเลอื กใชฟ้ งั ก์ชันที่ระบไุ ด้จากท้งั หมด 11 ฟังกช์ นั 1.1.1 SUM การหาผลรวมของข้อมูลที่เป็นตัวเลข สามารถคานวณจากค่าตัวเลขในเซลล์ คานวณจากช่วงเซลล์ หรือคานวณจากเซลล์ท่ีเลือกโดยใช้เครื่องหมายจุลภาค (,) เพ่ือแบ่งช่วงข้อมูล สามารถคานวณไดท้ ั้งแนวแถวและคอลมั น์ มีรูปแบบการใชง้ าน ดงั น้ี =SUM(number1, [number2],…) number1, number2: คือ ค่าตัวเลขในเซลล์ ชื่อเซลล์ หรือช่วงเซลล์ที่เลือก สามารถกาหนดได้สูงสุด 127 ค่า ตวั อยา่ งการใช้งานฟังก์ชัน SUM ดังภาพที่ 3.93 =SUM(C3:C52) =SUM(D38:D44,D48:D51) ภาพที่ 3.93 การใช้งานฟังกช์ ัน SUM

202 1.1.2 SUMIF การหาผลรวมของคา่ ข้อมูลท่ีอยู่ในชว่ งเซลล์โดยการกาหนดเงื่อนไข ไดจ้ านวน 1 เงื่อนไข เช่น หาผลรวมการขายสินค้าที่มากกว่า 20 ชิ้น หรือหาผลรวมเฉพาะการขายทีวี เป็นต้น มี รูปแบบการใช้งาน ดงั น้ี =SUMIF(range, criteria, [sum_range]) range: คอื ช่วงเซลล์ทจี่ ะใชส้ าหรบั ทดสอบเงื่อนไข criteria: คือ เงอื่ นไขหรอื เกณฑ์ ตอ้ งอย่ภู ายในเครื่องหมาย “…” เสมอ เชน่ “>150” sum_range: คอื กลุ่มเซลล์ทีต่ ้องการหาผลรวม =SUMIF(C2:C11,\"ทวี \"ี , F2:F11) =SUMIF(C2:C11,\"<>ทวี \"ี , F2:F11) x x ผลรวมเฉพาะยอดขาย ทวี ี เท่านนั้ ผลรวมยอดขายท้งั หมด ยกเวน้ ทวี ี ภาพที่ 3.94 การใช้งานฟงั กช์ ัน SUMIF 1.1.3 SUMIFS การหาผลรวมของค่าข้อมูลที่อยู่ในช่วงเซลล์ โดยการกาหนดเงื่อนไขหลาย เงือ่ นไข และเงอื่ นไขท่กี าหนดต้องเปน็ จรงิ ทกุ เง่ือนไขจงึ จะสามารถหาผลรวมได้ มีรปู แบบการใชง้ าน ดงั น้ี =SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…) sum_range: คือ ช่วงเซลล์ที่ต้องการให้หาผลรวมตามเง่อื นไข criteria_range1: คือ ช่วงเซลลท์ ี่ 1 ทตี่ ้องการใหท้ ดสอบกับเง่ือนไขท่ี 1 criteria1: คอื เงื่อนไขที่ 1 (ตัวเลข, ข้อความ หรอื เคร่ืองหมายเปรยี บเทียบ) criteria_range2: คอื ชว่ งเซลล์ท่ี 2 ที่ต้องการให้ทดสอบกับเงอื่ นไขที่ 2 (กาหนดได้ 127 เงอ่ื นไข) criteria:2: คือ เงอ่ื นไขท่ี 2 ทต่ี ้องการทดสอบเง่ือนไข (กาหนดได้ 127 เง่อื นไข)

203 =SUMIFS(E2:E11, C2:C11,\"<>ทวี \"ี ,F2:F11,\">100000\") criteria_range1 sum_range criteria_range2 criteria2 criteria1 ภาพที่ 3.95 การใช้งานฟงั กช์ ัน SUMIFS จากภาพที่ 3.95 ต้องการหาจานวนขายสินค้าทั้งหมด โดยใช้ sum_range คือ คอลัมน์ จานวน (E2:E11) กาหนดเงื่อนไขท่ี 1 สินค้าทั้งหมดยกเว้น “ทีวี” จึงใช้ criteria_range1 คือ คอลัมน์ รายการขาย (C2:C11) และ criteria1 คือ ข้อความ “ทีวี” กาหนดเง่ือนไขท่ี 2 ราคารวมต้อง “มากกว่า 1 แสนบาท” จึงใช้ criteria_range2 คือ คอลัมน์ราคารวม (F2:F11) และ criteria2 คือ เคร่ืองหมาย เปรียบเทียบ “>100000” จะไดผ้ ลรวมเทา่ กบั 30 1.1.4 SUMPRODUCT การหาผลรวมของผลคูณตัวเลขที่อยู่ต่างช่วงข้อมูลกัน ตาแหน่งของ ข้อมูลท่ีจะนามาคูณต้องสอดคล้องหรือเท่ากัน เช่น นาราคาสินค้าคูณกับจานวนที่ขายได้ โดยต้องมีแถว ขอ้ มูลเทา่ กัน เป็นต้น มรี ปู แบบการใช้งาน ดงั น้ี =SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], …) =SUMPRODUCT(D2:D11,E2:E11) หาผลรวมทัว่ ไป ภาพที่ 3.96 การใช้งานฟงั ก์ชัน SUMPRODUCT

204 จากภาพท่ี 3.96 เมือ่ เปรียบเทยี บวธิ ีการหาผลรวมจาก 2 วิธี จะเหน็ ได้วา่ การหาผลรวมดว้ ย วิธีท่ี 1 โดยใช้ SUMPRODUCT จะทาเพียงข้ันตอนเดียว แต่การหาผลรวมด้วยวิธีท่ี 2 จะต้องทาถึง 2 ขั้นตอน โดยการคูณราคากับจานวนแล้วจงึ หาผลรวม 1.1.5 SUBTOTAL การหาผลรวมย่อยในรายการข้อมูลหรือในตาราง เช่น การหาผลรวม แล้วหาค่าเฉลี่ยของผลรวม เป็นต้น โดยสามารถกาหนดตัวเลขแทนชอื่ ฟังก์ชันตา่ ง ๆ ได้จานวน 11 ฟังก์ชัน มรี ปู แบบการใชง้ าน ดงั นี้ =SUBTOTAL(function_num, [ref1], [ref2],…) function_num: คือ หมายเลข 1 ถึง 11 ใช้กาหนดแทนช่ือฟังก์ชันที่จะใช้คานวณหาผลรวมย่อย โดยกาหนด หมายเลขดังตารางที่ 3.23 ref1: คือ ช่วงทม่ี ีชือ่ หรอื การอา้ งอิงแรกที่ต้องการหาผลรวมยอ่ ย (ตอ้ งกาหนด) ref2: คอื ชว่ งทีม่ ีช่ือหรอื การอา้ งอิงที่ 2 ถงึ 254 ที่ตอ้ งการหาผลรวมยอ่ ย (กาหนดหรอื ไมก่ ็ได)้ ตารางท่ี 3.23 หมายเลขใชก้ าหนดแทนชอ่ื ฟังกช์ ัน หมายเลข หมายเลข ฟังกช์ นั (รวมคา่ ทซ่ี อ่ นอยู่) (ไม่รวมคา่ ทซ่ี ่อนอย่)ู 1 101 AVERAGE (ค่าเฉล่ีย) 2 102 COUNT (การนบั จานวนในชว่ งเซลล)์ 3 103 COUNTA (การนับจานวนทั้งหมด) 4 104 MAX (คา่ สงู สดุ ) 5 105 MIN (คา่ ตา่ สดุ ) 6 106 PRODUCT (ผลคณู ) 7 107 STDEV (ส่วนเบีย่ งเบนมาตรฐาน) 8 108 STDEVP (สว่ นเบยี่ งเบนมาตรฐานของประชากร) 9 109 SUM (ผลรวม) 10 110 VAR (คา่ ความแปรปรวน) 11 111 WARP (คา่ ความแปรปรวนของประชากร)

205 เลอื กชว่ งข้อมูล กาหนด function_num =SUBTOTAL(4,F2:F11) ภาพที่ 3.97 การใชง้ านฟังกช์ ัน SUBTOTAL 1.2 ฟังก์ชันตัวเลขและการปัดเศษทศนิยม ใช้สาหรับปัดเศษทศนิยมของตัวเลขในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ปัดเศษทศนิยมขึ้น ปัดเศษทศนิยมลง หรือปัดเศษทศนิยมทิ้ง เป็นต้น ประกอบด้วยฟังก์ชันดงั ตาราง ท่ี 3.24 ตารางที่ 3.24 ฟังกช์ นั ตวั เลขและปดั เศษทศนิยม ฟงั กช์ ัน รปู แบบ ความหมาย ROUND =ROUND() ปัดเศษตัวเลขตามจานวนหลักทกี่ าหนด ROUNDDOWN =ROUNDDOWN() ปดั เศษตัวเลขให้ค่าเขา้ ใกล้ 0 ROUNDUP =ROUNDUP() ปดั เศษตวั เลขให้มีคา่ ห่างจาก 0 EVEN =EVEN() ปัดเศษตัวเลขขึ้นให้เป็นเลขคทู่ ่ใี กล้เคียงท่สี ุด ODD =ODD() ปดั เศษตวั เลขขึ้นใหเ้ ป็นเลขคีท่ ีใ่ กล้เคยี งที่สดุ INT =INT() ปดั เศษตวั เลขลงใหเ้ ป็นจานวนเตม็ ที่ใกล้เคียงท่สี ดุ TRUNC =TRUNC() ปัดเศษตัวเลขท้งิ ให้เป็นจานวนเตม็ 1.2.1 ROUND การปัดเศษตัวเลขไปหาค่าท่ีใกล้เคียง ตามจานวนหลักท่ีกาหนด มีรูปแบบ การใชง้ าน ดังนี้ =ROUND(number, num_digits) number: คือ ค่าตวั เลขทีต่ อ้ งการนาเศษมาปดั ทศนิยม num_digits: คือ ตาแหน่งทศนิยมจริงท่ีต้องการ หากค่ามากกว่า 0 ตัวเลขจะถูกปัดเศษตามจานวน ตาแหน่งทศนิยมท่ีระบุ หากค่าเท่ากับ 0 ตัวเลขจะถูกปัดเศษให้เป็นจานวนเต็มที่ใกล้ท่ีสุด และหากคา่ น้อยกว่า 0 ตัวเลขจะถูกปัดเศษไปทางซา้ ยของจุดทศนยิ ม