ວິຊາການຄວບຄຸມພານໃນແລະການກວດສອບພາຍໃນ

329 ทงั้ น้ี ผตู้ รวจสอบควรกาหนดประชากรและหน่วยตวั อยา่ งใหส้ อดคลอ้ งกบั วตั ถุประสงคข์ องการ ตรวจสอบ ค้นหาวิธกี ารท่ีสมเหตุสมผลเพ่อื ให้ได้จานวนรายการทงั้ หมดท่เี ก่ียวข้อง เน่ืองจากการ ตรวจสอบแต่ละประเภทมวี ตั ถุประสงคท์ แ่ี ตกต่างกนั ขอ้ มลู ขา้ งล่างต่อไปน้ีเป็นการยกตวั อย่างของการ กาหนดวตั ถุประสงคแ์ ละการเลอื กตวั อยา่ งเพอ่ื ก่อใหเ้ กดิ ความสอดคลอ้ งกนั เช่น 2.1 การตรวจสอบกจิ กรรมงานจดั ซอ้ื จดั จา้ ง วตั ถปุ ระสงคก์ ารตรวจสอบ : เพ่อื ตอ้ งการทราบว่าการจดั ซอ้ื จดั จา้ งมกี ารปฏบิ ตั เิ ป็นไป ตามระเบยี บทก่ี าหนดไวห้ รอื ไม่ ประชากร : ขอ้ มลู เอกสารทใ่ี ชใ้ นการปฏบิ ตั งิ านการจดั ซอ้ื จดั จา้ งทเ่ี กดิ ขน้ึ ในระหว่างวดท่ี ตรวจสอบทงั้ หมด เชน่ ใบสงั่ ซอ้ื หรอื สญั ญาจดั ซอ้ื เป็นตน้ หน่วยตวั อย่าง : เอกสารการจดั ซอ้ื จดั จา้ งแต่ละรายการ เชน่ ใบสงั่ ซอ้ื แต่ละใบหรอื สญั ญา จดั ซอ้ื แต่ละฉบบั 2.2 การตรวจสอบกจิ กรรมการจา่ ยเงนิ วตั ถปุ ระสงคก์ ารตรวจสอบ : เพอ่ื ตอ้ งการทราบวา่ การจา่ ยเงนิ แต่ละครงั้ เป็นคา่ ใชจ้ า่ ย ขององคก์ รและไดผ้ ่านการอนุมตั จิ รงิ ประชากร : เอกสารท่ใี ชใ้ นการจ่ายเงนิ ทงั้ หมดทเ่ี กดิ ขน้ึ ในระหว่างงวดทต่ี รวจสอบ เช่น ใบสาคญั จา่ ย สมดุ เงนิ สดจา่ ย เป็นตน้ หน่วยตวั อย่าง : เอกสารใบสาคญั จา่ ยแต่ละใบ หรอื รายการจา่ ยเงนิ แต่ละรายการในสมุด เงนิ สดจา่ ย หรอื รายการจา่ ยเงนิ แต่ละรายการในใบแจง้ ยอดเงนิ ฝากธนาคาร 2.3 การตรวจสอบกจิ กรรมลกู หน้กี ารคา้ คงเหลอื วตั ถปุ ระสงคก์ ารตรวจสอบ : เพอ่ื ตอ้ งการทราบวา่ ลกู หน้มี ตี วั ตนอยจู่ รงิ และการบนั ทกึ จานวนเงนิ ของลกู หน้คี งเหลอื ถกู ตอ้ ง ประชากร : บญั ชลี กู หน้กี ารคา้ ทงั้ หมด ณ วนั ทต่ี รวจสอบ หน่วยตวั อย่าง : ยอดคงเหลอื ของบญั ชลี กู หน้แี ต่ละราย หรอื บญั ชยี อ่ ยลกู หน้รี ายตวั หรอื ใบกากบั สนิ คา้ แต่ละใบ ขนั้ ตอนที่ 3 การกาหนดขนาดตวั อย่าง ขนาดตวั อยา่ งทเ่ี ลอื กมาตรวจสอบน้ี อาจกาหนดขน้ึ โดยอาศยั ความชานาญของผตู้ รวจสอบหรอื ใชว้ ธิ ที างสถติ กิ ไ็ ด้ ผตู้ รวจสอบจะใชด้ ุลยพนิ ิจเยย่ี งผปู้ ระกอบวชิ าชพี ในการตดั สนิ ใจว่าจะใชว้ ธิ กี ารเลอื ก ตวั อย่างทางสถิติ หรอื วธิ กี ารเลอื กตัวอย่างท่ไี ม่ใช่ทางสถิติเพ่อื ให้ได้มาซ่งึ หลกั ฐานท่เี พยี งพอและ เหมาะสม การตดั สนิ ใจกาหนดขนาดของตวั อยา่ งจะขน้ึ อยกู่ บั วตั ถุประสงคข์ องการตรวจสอบ เช่น การ ทดสอบความมปี ระสทิ ธผิ ลของระบบการควบคมุ ภายใน ผตู้ รวจสอบยอ่ มสนใจการวเิ คราะหล์ กั ษณะและ การเลอื กตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

330 สาเหตุของขอ้ ผดิ พลาดของการไม่ปฏบิ ตั ติ ามระบบการควบคุมมากกว่าท่จี ะใช้การวเิ คราะห์เชงิ สถิติ เก่ยี วกบั จานวนครงั้ ของขอ้ ผิดพลาดดงั กล่าว ในกรณีน้ีวธิ กี ารเลอื กตวั อย่างท่ไี ม่ใช่ทางสถติ เิ หมาะสม กว่าวธิ กี ารเลอื กตวั อยา่ งทางสถติ ิ ดงั นนั้ จงึ สรุปไดว้ ่าประเภทของการเลอื กขนาดตวั อย่างจะแบ่งออกได้ เป็น 2 แบบดงั น้ี 3.1 การเลอื กตวั อยา่ งโดยหลกั การทางสถติ ิ หมายถงึ วธิ กี ารเลอื กตวั อยา่ งทม่ี ลี กั ษณะการ เลอื กเป็นแบบสุ่มตวั อย่างและใชท้ ฤษฎคี วามน่าจะเป็นในการประเมนิ ผลตวั อย่างรวมทงั้ วดั ความเส่ยี ง จากการเลอื กตวั อย่าง หากผู้ตรวจสอบภายในเลอื กท่จี ะใช้วธิ กี ารเลอื กตวั อย่างทางสถิตแิ ล้ว การ ประเมนิ ผลและการวดั ความเส่ยี งจากการเลอื กตวั อย่างก็ต้องใช้วธิ ที างสถติ ดิ ว้ ยเช่นกนั สาหรบั ปจั จยั สาคญั ทค่ี วรนามาพจิ ารณาเพ่อื กาหนดขนาดของตวั อยา่ งทางสถติ มิ ดี งั น้ี 3.1.1 ระดบั ความเชอ่ื มนั่ (Confidence Level) คอื ขอบเขตทผ่ี ตู้ รวจสอบกาหนดคา่ ของขนาดตวั อยา่ งทเ่ี ลอื กมานนั้ ใหใ้ กลเ้ คยี งกบั คา่ ทแ่ี ทจ้ รงิ ของขอ้ มลู หรอื ประชากรทัง้ หมด โดยแสดงค่า เป็นรอ้ ยละ เช่น ผตู้ รวจสอบกาหนดระดบั ความเช่อื มนั่ อย่ทู ่ี 95% จากประชากรทงั้ หมด 100% ในการ เลอื กตวั อย่างขน้ึ มาทดสอบการกาหนดระดับความเช่อื มนั่ สูงสุดจะไม่เกนิ 99.99% เน่ืองจากในทาง ปฏบิ ตั จิ ะไมม่ ที างเป็นไปไดท้ ผ่ี ตู้ รวจสอบจะมรี ะดบั ความเช่อื มนั่ ท่ี 100% เน่ืองจากตวั อย่างทเ่ี ลอื กย่อมมี ความแตกต่างจากประชากรบา้ งไมม่ ากกน็ ้อย อกี ทงั้ ในการกาหนดระดบั ความเช่อื มนั่ ควรคานึงถงึ ความ เสย่ี งในขอ้ สรปุ ทจ่ี ะไดจ้ ากการตรวจสอบและเวลากบั ค่าใชจ้ า่ ยทต่ี อ้ งใชป้ ระกอบกนั ดว้ ย 3.1.2 อตั ราความผดิ พลาดทค่ี าดว่าจะมี (Expected Error Rate) คอื จานวนของ ความผดิ พลาดทผ่ี ตู้ รวจสอบภายในคาดวา่ จะพบในการส่มุ ตวั อยา่ งจากประชากรกลุ่มหน่ึง ซง่ึ กาหนดค่า เป็นรอ้ ยละ การประมาณอตั ราความผดิ พลาดอาจใชผ้ ลการตรวจสอบครงั้ ก่อนหรอื ผลจากการสารวจ ขนั้ ต้นหรอื ผลจากการทดสอบตวั อย่างทดลอง กรณีท่สี งสยั หรอื ไม่แน่ใจผู้ตรวจสอบควรกาหนดอตั รา ความผดิ พลาดใหส้ ูงไวก้ ่อนซง่ึ จะทาให้ขนาดตวั อย่างทส่ี ุ่มมากขน้ึ ไปดว้ ย เช่น จากประสบการณ์การ ตรวจสอบทผ่ี ่านมา ผตู้ รวจสอบคาดว่าจานวนครงั้ ของการจดั ซอ้ื จดั จา้ งทไ่ี ม่เป็นไปตามระเบยี บเท่ากบั 3% หรอื การผลติ ตอ้ งมขี องเสยี ไมเ่ กนิ 5% ในแต่ละรอบ เป็นตน้ 3.1.3 ความถกู ตอ้ งแมน่ ยา (Precision) คอื ชว่ งของการยอมรบั ไดซ้ ง่ึ กาหนดค่าเป็น ร้อยละโอกาสของความถูกต้องแม่นยามคี ่าเป็นได้ทงั้ ด้านบวกและด้านลบ เช่น กรณีท่ผี ู้ตรวจสอบ กาหนดอตั ราความผดิ พลาดไว้ 5% และมคี วามถูกตอ้ งแมน่ ยา  3% นนั่ หมายความว่าหน่วยตวั อยา่ ง ทเ่ี ลอื กใชอ้ าจมคี วามผดิ พลาดคลาดเคล่อื นลดลง 2% ( 5 – 3) หรอื อาจสงู ขน้ึ ถงึ 8% ( 5 + 3) กไ็ ด้ ซง่ึ ค่าด้านบวกและลบจะเป็นตัวปรบั ช่วงความผดิ พลาดของข้อมูลท่ยี อมรบั ได้และสามารถสรุปผลการ ตรวจสอบไดว้ า่ เป็นไปตามวตั ถุประสงค์ บทที่ 8 การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

331 ตวั อย่าง การตรวจสอบใบสาคญั จ่ายเงนิ ของแผนกเอ ซ่งึ เอกสารทงั้ หมดมอี ยู่ 100 ฉบบั สมมตวิ ่าผตู้ รวจสอบจะเลอื กตวั อยา่ งทางสถติ ิ วธิ คี านวณดงั น้ี 1) ประชากรกาหนดขนาดตวั อยา่ งมอี ยทู่ งั้ สน้ิ 100 ฉบบั 2) กาหนดมาตรฐานระดบั ความน่าเชอ่ื ถอื เบอ้ื งตน้ ในค่าทส่ี ูงเท่ากบั ขอ้ มลู ผตู้ รวจสอบจะยอมรบั ไดอ้ ยทู่ ่ี 95 ฉบบั ถา้ ต่ากว่าน้ีจะไมย่ อมรบั ถอื ว่าเป็นหลกั ฐานทน่ี ามาตรวจสอบไมค่ รบถ้วนต้องหาหลกั ฐานอ่นื มาสนบั สนุนเพม่ิ เตมิ อกี ตอ้ งเสยี เวลา หรอื มคี ่าใชจ้ า่ ยเพมิ่ ขน้ึ 3) กาหนดมาตรฐานอตั ราความผดิ พลาดทค่ี าดว่าจะมีหรอื เกดิ ขน้ึ ไว้ ในระดบั ทต่ี ่ามคี ่าเท่ากบั 5 ฉบบั ซง่ึ ถา้ หากเกดิ คลาดเคล่อื นหรอื มคี วามแปรปรวนอาจเพมิ่ ขน้ึ หรอื ลดลงทย่ี อมรบั ไดอ้ ยใู่ นช่วงอกี 3 ฉบบั 4) ทดสอบการเลอื กตวั อยา่ งตามวธิ กี ารทก่ี าหนดไว้ การทดสอบจะเกดิ ความถูกต้องอาจแบ่ง ไดเ้ ป็น 2 กรณี คอื กรณที ่ี 1 : ถา้ ความผดิ พลาดทเ่ี กดิ ขน้ึ จรงิ มคี ่าต่ากว่าทก่ี าหนดอยทู่ ่ี 2 ฉบบั (5 – 3) จะส่ง ผลให้ค่าระดบั ความเช่อื มนั่ สูงข้นึ จากมาตรฐานท่ตี งั้ ไว้ ความถูกต้องมคี ่าใกล้เคยี งกบั ความเป็นจรงิ ทงั้ หมด กรณที ่ี 2 : ถา้ ความผดิ พลาดทเ่ี กดิ ขน้ึ จรงิ มคี ่าสงู กว่าทก่ี าหนดอยทู่ ่ี 8 ฉบบั (5 + 3) จะส่ง ผลใหค้ ่าระดบั ความเช่อื มนั่ ต่าลงจากมาตรฐานทต่ี งั้ ไว้ ความถูกต้องมคี ่าห่างไกลกบั ความเป็นจรงิ เมอ่ื ผู้ตรวจสอบนามาสรุปท่ไี ด้จากการทดสอบจะต้องหาหลกั ฐานอ่ืนมาเพม่ิ เติมสนับสนุนความคิดเห็น รายงานถงึ มคี วามน่าเชอ่ื ถอื 5) สรุปความถูกตอ้ งแม่นยาผลทไ่ี ดจ้ ากการทดสอบตามขอ้ 4. ของทงั้ 2 กรณีอ่านค่าคาตอบ ดงั น้ี กรณีท่ี 1 : มาตรฐานกาหนดอย่ทู ่ี 95 ฉบบั ซง่ึ ผลการทดสอบค่าทถ่ี ูกต้องแมน่ ยาเท่ากบั 98 ฉบบั (100 – 2) คาตอบ ยอมรบั หลกั ฐานทเ่ี ลอื กเป็นตวั อยา่ ง กรณีท่ี 2 : มาตรฐานกาหนดอย่ทู ่ี 95 ฉบบั ซง่ึ ผลการทดสอบค่าทถ่ี ูกต้องแม่นยาเท่ากบั 92 ฉบบั (100 – 8) คาตอบ ไมย่ อมรบั หลกั ฐานทเ่ี ลอื กเป็นตวั อยา่ ง การเลอื กตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทที่ 8

332 จากขอ้ มลู ทก่ี ล่าวมาขา้ งตน้ นามาแสดงภาพประกอบคาอธบิ ายไดด้ งั น้ี ใบสาคญั จา่ ยทงั้ หมด กาหนดความผดิ พลาดทค่ี าดวา่ จะมี 100 ฉบบั 5 ฉบบั , คลาดเคล่อื นไดอ้ กี ±3 กาหนดมาตรฐานระดบั เปรยี บเทยี บ ความเช่อื มนั่ อยทู่ ่ี 95 ฉบบั ยอมรบั ไมย่ อมรบั ความถูกตอ้ งแมน่ ยา ความถกู ตอ้ งแมน่ ยา เชอ่ื มนั่ ท่ี 98 ฉบบั เชอ่ื มนั่ ท่ี 92 ฉบบั (100 – 2) (100 – 8) ภาพท่ี 8.2 การกาหนดเลอื กขนาดตวั อยา่ งทางสถติ ิ 3.1.4 การจดั กลมุ่ ประชากรทต่ี รวจสอบ (Stratificaltion) คอื การจดั ประชากรแบ่งออก เป็นกลมุ่ ยอ่ ย หรอื เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบโดยอาศยั หลกั เกณฑร์ ายการใดทม่ี ลี กั ษณะคลา้ ยคลงึ กนั ให้ อยใู่ นกลุ่มยอ่ ยเดยี วกนั ทงั้ น้ีเพ่อื ลดความแตกต่างของรายการในแต่ละกลุ่มย่อยซง่ึ จะทาใหผ้ ตู้ รวจสอบ สามารถลดขนาดตวั อยา่ งลงไดโ้ ดยไมเ่ พม่ิ ความเสย่ี งจากการเลอื กตวั อย่าง เช่น ผตู้ รวจสอบอาจแยก รายการจา่ ยเงนิ ซอ้ื สนิ ทรพั ยอ์ อกจากรายการคา่ ใชจ้ า่ ยอ่นื ๆ เป็นตน้ 3.2 การเลอื กตวั อยา่ งโดยไมใ่ ชห้ ลกั การทางสถติ ิ หมายถงึ การเลอื กตวั อยา่ งทไ่ี ม่สามารถ คานวณโอกาสทแ่ี ต่ละหน่วยจะถูกเลอื ก ผตู้ รวจสอบจะเป็นผู้กาหนดขนาดตวั อย่างและกาหนดวธิ กี าร เลอื กตวั อยา่ งเอง การเลอื กตวั อยา่ งแบบน้ไี มไ่ ดห้ มายถงึ ว่าเป็นการเลอื กตวั อยา่ งทไ่ี มด่ เี สมอไป กรณีท่ี ผตู้ รวจสอบภายในมปี ระสบการณ์ในการตรวจสอบอาจจะเน้นหรอื ต้องการทจ่ี ะตรวจบางส่วน โดยระบุ สว่ นทค่ี าดว่าจะมคี วามเสย่ี งหรอื คาดว่ามกี ารทางานทไ่ี มถ่ ูกตอ้ ง บทท่ี 8 การเลอื กตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

333 ขนั้ ตอนท่ี 4 การกาหนดวิธีการเลือกตวั อย่าง การเลอื กตวั อย่างมอี ยู่ดว้ ยกนั หลายวธิ ี แต่ละวธิ ยี ่อมมขี อ้ ดแี ละขอ้ เสยี แตกต่างกนั ซ่งึ วธิ กี าร เลอื กตวั อยา่ งทผ่ี ูต้ รวจสอบภายในนยิ มใชก้ นั อยา่ งแพรห่ ลายมดี งั น้ี 4.1 การเลอื กโดยวธิ สี ุ่ม คอื การเลอื กตวั อย่างจานวนหน่ึงจากขอ้ มลู ทงั้ หมดโดยใหข้ อ้ มลู ทุกตวั มโี อกาสทจ่ี ะไดร้ บั เลอื กเป็นตวั อย่างเท่าเทยี มกนั การเลอื กตวั อย่างวธิ นี ้ีเป็นทน่ี ิยมใชก้ นั มากและ เกดิ ความยุตธิ รรมกบั ประชากรท่นี ามาเป็นขอ้ มลู ในการตรวจสอบ ปราศจากการลาเอยี งใดๆ หรอื มี อคตกิ บั ประชากร วธิ นี ้ีจงึ เหมาะสมกบั ผตู้ รวจสอบทเ่ี รมิ่ ปฏบิ ตั งิ านเป็นครงั้ แรก โดยทวั่ ไปการเลอื กวธิ ี สมุ่ จะแบง่ ออกไดเ้ ป็น 3 วธิ ยี อ่ ยดงั น้ี 4.1.1 วธิ จี บั สลาก (Random Sampling) โดยการเขยี นจานวนสลากขอ้ มลู ประชากร ทงั้ หมดนามารวมกนั หลงั จากนนั้ หยบิ สลากออกมาเป็นตวั อยา่ งตามจานวนทผ่ี ตู้ รวจสอบตอ้ งการ 4.1.2 วธิ ใี ชต้ ารางเลขสุม่ (Table of Random Number) ตามวธิ นี ้เี อกสารหรอื ขอ้ มลู จะ ต้องมเี ลขทเ่ี รยี งกนั และมตี ารางเลขสุ่มทท่ี าไวล้ ่วงหน้า ตวั เลขแต่ละตวั ในตารางเลขสุ่มมโี อกาสไดร้ บั เลือกเท่าเทียมกัน ตารางเลขสุ่มท่ีนิยมใช้กันมากทางสถิติ เช่น ตารางของ Lockhee Geogia Compony, Math Analysis Group เป็นตน้ จากขอ้ มลู ตามตารางเลขสุ่มในตารางท่ี 8.2 หากตอ้ งการเลอื กตวั อยา่ งผตู้ รวจสอบภายในจะใช้ ปลายดนิ สอหรอื ปากกาชบ้ี นตารางเพ่อื ใหไ้ ดต้ วั เลขต่างๆ ทถ่ี อื เป็นตวั อยา่ งจนครบตามจานวนทต่ี อ้ งการ การเลอื กหาตวั เลขอาจใชว้ ธิ เี ลอ่ื นขน้ึ เล่อื นลง เล่อื นไปทางซา้ ยหรอื ขวาหรอื ทแยงมมุ กไ็ ดจ้ นไดต้ วั เลข ครบตามจานวนทต่ี อ้ งการ ดงั นนั้ ตรวจสอบภายในควรบนั ทกึ การเลอื กตวั อยา่ งในกระดาษทาการโดย ระบวุ ่าใชต้ ารางเลขทเ่ี ท่าใด เรม่ิ ตน้ เลขทอ่ี ะไร ใชต้ วั เลขกห่ี ลกั และวธิ กี ารเลอื กเป็นอยา่ งไร ตวั อยา่ ง การบนั ทกึ ขอ้ มลู ในกระดาษทาการปรากฎไดด้ งั น้ี ประชากร : ใบสาคญั จา่ ยเลขท่ี 1 – 500 ขนาดของตวั อย่าง : 50 รายการ วิธีการเลือก : อ่านจากบนลงลา่ ง โดยเรม่ิ จากคอลมั น์ท่ี 3 แถวท่ี 6 เมอ่ื หมดคอลมั น์แลว้ กไ็ ป เรมิ่ ทค่ี อลมั น์ถดั ไป ตวั เลขท่ีเลือกจากตารางเลขส่มุ : ใช้ 3 หลกั สดุ ทา้ ยจากตารางท่ี 8.2 ของตารางเลขสุ่ม ตวั อย่างที่เลือก : 008, 420, 463, 342, 231, 235, 048, 404, 362, 369, 421, 086, 064, 011, 393, 265, 281, 276, 427, 178, 259, 268, 346, 103, 200, 308, 351, 423, 432, 305, 393, 121, 453, 060, 237, 233, 452, 368, 273, 216, 172, 070, 363, 198, 376, 498, 016, 103, 445, 488 การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

334 ตารางท่ี 8.2 ตวั อยา่ งตารางเลขสุ่ม (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1 10480 15011 01536 02011 81647 91646 69179 2 22368 46573 25595 85393 30995 89198 27982 3 24130 48360 22527 97265 76393 64809 15179 4 42167 93093 06243 61680 07856 16376 39440 5 37570 39975 81837 16656 06121 91782 60468 6 77921 06907 11008 42751 27756 53498 18602 7 99562 72905 56420 69994 98872 31016 71194 8 96301 91977 05463 07972 18876 20922 94595 9 89579 14342 63661 10281 17453 18103 57740 10 85475 36857 53342 53988 53060 59533 38867 11 28918 69578 88231 33276 70997 79936 56865 12 63553 40961 48235 03427 49626 69445 18663 13 09429 93969 52636 92737 88974 33488 36320 14 10365 61129 87529 85689 48237 52267 67689 15 07119 97336 71048 08178 77233 13916 47564 16 51085 12765 51821 51259 77452 16308 60756 17 02368 21382 52404 60268 89368 19885 55322 18 01011 51092 33362 94904 31273 04146 18594 19 52162 53916 46369 58586 23216 14513 83149 20 07056 97628 33787 09998 42698 06691 76988 21 48663 91245 85828 14346 09172 30168 90229 22 54164 58492 22421 74103 47070 25306 76468 23 32639 32363 05597 24200 13363 38005 94342 24 29334 27001 87637 87308 58731 00256 45834 25 02488 33062 28834 07351 19731 92420 60952 26 81525 72295 04839 96423 24878 82551 66566 27 29676 20591 68086 26432 46901 20849 89768 28 00742 57392 39064 66432 84673 40027 32832 ทม่ี า : (จนั ทนา สาขากร, นิพนั ธ์ เหน็ โชคชยั ชนะ, และศลิ ปพร ศรจี นั่ เพชร, 2557 หน้า 11–10) บทท่ี 8 การเลอื กตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

335 4.1.3 วธิ ใี ชค้ าสงั่ ในโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ คอื การใชโ้ ปรแกรมทวั่ ๆ ไปทม่ี อี ยแู่ ลว้ ในระบบคอมพวิ เตอรเ์ ป็นตวั ชว่ ยในการตรวจสอบ หรอื อาจจะเป็นโปรแกรมทผ่ี ตู้ รวจสอบจดั ทาขน้ึ มาใช้ เฉพาะงานนนั้ ๆ เช่น การใชโ้ ปรแกรม Microsoft Excel การใชค้ าสงั่ RANDBETWEEN (m, n) โดย m คอื ตวั เลขเรม่ิ ตน้ n คอื ตวั เลขสุดทา้ ย และใหก้ ด F9 ตามดว้ ยจานวนหรอื ขนาดของตวั อยา่ ง 4.2 การเลอื กโดยวธิ เี วน้ ระยะเท่ากนั หรอื วธิ เี ป็นระบบ (Interval Sampling or Systematiic Sampling) คอื การเลอื กตวั อย่างจากขอ้ มลู ทแ่ี บ่งไวเ้ ป็นระยะหรอื ช่วงตอนทเ่ี ท่าๆ กนั ซง่ึ ความห่าง ของระยะหรอื ช่วงตอนจะขน้ึ อยกู่ บั จานวนขอ้ มลู ทงั้ หมดและจานวนตวั อย่างท่ีตอ้ งการ เช่น ถา้ ต้องการ จานวนตวั อยา่ ง 20 ตวั อยา่ งจากขอ้ มลู ทงั้ หมด 100 รายการ ความห่างของระยะหรอื ช่วงตอนจะเท่ากบั 5 (100/20) ขอ้ มลู ทน่ี ามาเลอื กตวั อยา่ งโดยวธิ นี ้คี วรมลี กั ษณะดงั น้ี 4.2.1 ขอ้ มลู ในประชากรมคี ุณลกั ษณะเหมอื นกนั และมกี ารกระจายของขอ้ มลู อยทู่ วั่ ไป 4.2.2 การจดั เรยี งขอ้ มลู เป็นไปตามลาดบั 4.2.3 ไมม่ ขี อ้ มลู รายการใดขาดหายไปจากประชากร สาหรบั ขนั้ ตอนในการเลอื กตวั อยา่ งโดยเวน้ ระยะเท่ากนั วธิ กี ารปฏบิ ตั ไิ ดด้ งั น้ี ขนั้ ตอนที่หนึ่ง : ตดั สนิ ใจเกย่ี วกบั จานวนประชากรและจานวนตวั อย่างทต่ี ้องการ เช่น ถา้ ผูต้ รวจสอบภายในต้องการเลอื กใบสาคญั จ่ายขน้ึ มาทดสอบ โดยจานวนประชากรในช่วงทต่ี ้องการ ทดสอบมี 500 รายการ ในขนั้ น้ีผตู้ รวจสอบจะต้องตดั สนิ ใจเก่ยี วกบั จานวนประชากรและขนาดตวั อยา่ ง สมมตวิ ่าผตู้ รวจสอบภายในตอ้ งการขนาดตวั อยา่ งเทา่ กบั 50 รายการ ขนั้ ตอนที่สอง : หาระยะห่างหรอื ชว่ งตอนของตวั อยา่ งทจ่ี ะเลอื ก ในขนั้ ตอนน้ีผตู้ รวจสอบ จะนาขนาดตัวอย่างไปหารจานวนประชากรเพ่ือหาตัวเลขช่วงตอน (Interval) จากตัวอย่างโดยผู้ ตรวจสอบจะเลอื กตวั อยา่ งขน้ึ มาทดสอบทุกช่วงรายการท่ี 10 (500/50) ขนั้ ตอนท่ีสาม : เลอื กตวั อย่างโดยเรมิ่ จากตวั อย่างแรก ซ่งึ ตวั อย่างแรกจะเลอื กจาก ช่วงแรกของข้อมูลโดยเลอื กจากวิธสี ุ่ม จากตวั อย่างน้ีสมมติรายการแรกท่เี ลือกข้นึ มาทดสอบ คอื ใบสาคญั จ่ายเลขท่ี 12 เม่อื ได้ตัวอย่างแรกแล้ว หลงั จากนัน้ ตวั อย่างท่สี องก็จะเป็นรายการลาดบั ท่ี เท่ากบั ตวั เลขชว่ งตอนบวกลาดบั ทข่ี องตวั อยา่ งแรก (10 + 12 = 22) ฉะนนั้ ตวั อย่างทส่ี องใบสาคญั จา่ ย ทเ่ี ลอื กคอื ลาดบั เลขท่ี 22 นนั่ เอง ตวั อยา่ งทส่ี ามจะเป็นใบสาคญั จ่ายลาดบั เลขท่ี 32 (10 + 22) และ ตวั อยา่ งอ่นื ๆ กป็ ฏบิ ตั ทิ านองเดยี วกนั คานวณการทดสอบไปเร่อื ยๆ จนไดจ้ านวนตวั อยา่ งครบตามท่ี ตอ้ งการ 4.3 การเลอื กโดยแบ่งประชากรออกเป็นกลุ่ม (Stratification Sampling) สามารถแบ่ง ออกเป็น 2 วธิ ยี อ่ ยดงั น้ี 4.3.1 การเลอื กโดยแบ่งประชากรออกเป็นกลุม่ แบบ Strafified Sampling หรอื บาง ครงั้ เรยี กว่าการสุ่มแบบแบ่งชนั้ ซง่ึ จะนามาใชใ้ นกรณีทข่ี อ้ มลู รายการมลี กั ษณะแตกต่างกนั มากจนเหน็ ไดช้ ดั เช่น รายการท่วี งเงนิ สูงมาก รายการทม่ี วี งเงนิ ต่ามาก เป็นต้น ผูต้ รวจสอบควรจดั กลุ่มของ ขอ้ มลู ทม่ี ลี กั ษณะเหมอื นกนั หรอื คลา้ ยคลงึ กนั ไวเ้ ป็นกลมุ่ เดยี วกนั ซง่ึ จะไดก้ ล่มุ ขอ้ มลู อยา่ งน้อย 2 กล่มุ ขน้ึ การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

336 ไป แลว้ จงึ เลอื กตวั อย่างแบบอสิ ระจากขอ้ มูลแต่ละกลุ่ม ทงั้ น้ีเพ่อื ให้ไดต้ วั อย่างท่มี คี วามเช่อื ถอื ไดส้ ูง หลงั จากนัน้ อาจนาตวั อย่างท่เี ลอื กได้จากแต่ละกลุ่มมาวเิ คราะห์เป็นอสิ ระจากกนั หรอื นามาวเิ คราะห์ รว่ มกนั กไ็ ดแ้ ลว้ แต่กรณีตามวตั ถุประสงคข์ องการตรวจสอบ ดงั นนั้ การเลอื กตวั อยา่ งแบบ Stratified Sampling มขี นั้ ตอนดงั น้ี ขนั้ ตอนที่หนึ่ง : แบ่งกลุ่มขอ้ มลู หรอื ประชากรตามลกั ษณะโดยให้ขอ้ มลู แต่ละกลุ่มมี ลกั ษณะเหมอื นกนั หรอื คลา้ ยคลงึ กนั มากทส่ี ุด ขนั้ ตอนที่สอง : เลอื กตวั อย่างจากแต่ละกลุ่มของขอ้ มลู ท่แี บ่งไว้ตามสดั ส่วนจานวน ขอ้ มลู ของแต่ละกลุ่มโดยอสิ ระจากกนั ซ่งึ ตวั อย่างของแต่ละกลุ่มอาจใช้วธิ กี ารเลอื กโดยวธิ สี ุ่มหรอื เวน้ ระยะเท่ากนั กไ็ ด้ สมมตวิ ่ารายวชิ าการควบคมุ และการตรวจสอบภายในภาคการศกึ ษาน้ีมนี กั ศกึ ษาสาขาการบญั ชี ทล่ี งทะเบยี นเรยี นจานวนทงั้ หมด 100 คน แต่ผสู้ อนตอ้ งการเลอื กตวั อย่างมาจานวนเพยี ง 40 คนเท่านนั้ เพ่อื ทดสอบความเขา้ ใจสาหรบั การนาหลกั การไปประยุกต์ใชใ้ นชวี ติ ประจาวนั ถ้าผู้สอนใช้วธิ กี ารเลอื ก โดยแบ่งประชากรออกเป็นกลมุ่ แบบ Strafified Sampling มแี นวปฏบิ ตั ดิ งั น้ี ขนั้ ตอนท่ีหนึ่ง : แบ่งนักศกึ ษาออกเป็น 2 กลุ่ม โดยพจิ ารณาจากเพศทล่ี งทะเบยี น คอื แบง่ ออกเป็นกล่มุ เพศชายและเพศหญงิ ขนั้ ตอนท่ีสอง : กาหนดตวั อย่างแต่ละกลุ่มตามจานวนทต่ี อ้ งการเพยี ง 40 คนเท่านนั้ โดยกลมุ่ เพศชายตอ้ งการ 10 คนจากจานวน 20 คน และเพศหญงิ ตอ้ งการ 30 คนจากจานวน 80 คน จากท่กี ล่าวมาขา้ งตน้ สาหรบั วธิ กี ารเลอื กตวั อย่างแบบ Strafified Sampling เขยี นแสดงภาพ ประกอบดงั น้ี นกั ศกึ ษาทล่ี งทะเบยี นเรยี น ทงั้ หมด 100 คน กลุ่มเพศชาย กลุม่ เพศหญงิ จานวนทงั้ หมด 20 คน จานวนทงั้ หมด 80 คน กลุ่มเพศชาย กลุ่มเพศหญงิ ตวั แทน 10 คน ตวั แทน 30 คน ภาพท่ี 8.3 วธิ กี ารเลอื กตวั อยา่ งแบบ Stratified Sampling บทท่ี 8 การเลือกตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

337 4.3.2 การเลอื กโดยแบง่ ประชากรออกเป็นกลุม่ แบบ Cluster Sampling การเลอื ก ตวั อย่างตามวิธนี ้ีจะกระทาได้ต่อเม่อื ประชากรมคี ุณลกั ษณะคล้ายคลงึ ผู้ตรวจสอบภายในจะเลือก ตวั อยา่ งโดยแบง่ ขอ้ มลู หรอื ประชากรออกเป็นกลมุ่ ซง่ึ แต่ละกลุ่มมจี านวนขอ้ มลู เท่ากนั จานวนกลุ่มทแ่ี บ่ง และจานวนขอ้ มูลในกลุ่มจะขน้ึ อย่กู บั ลกั ษณะและจานวนประชากรทงั้ หมด หรอื อาจแบ่งโดยถอื ตาม ตาแหน่งทต่ี งั้ ขนั้ ตอนการเลอื กตวั อยา่ งโดยวธิ ี Cluster Sampling มดี งั น้ี ขนั้ ตอนที่หน่ึง : ขอ้ มลู ทน่ี ยิ มนามาเลอื กโดยวธิ นี ้จี ะตอ้ งเป็นขอ้ มลู ทม่ี จี านวนมาก หรอื ผตู้ รวจสอบตอ้ งการตวั อยา่ งจานวนมาก และขอ้ มลู มคี ณุ ลกั ษณะคลา้ ยคลงึ กนั ขนั้ ตอนที่สอง : แบ่งขอ้ มลู ออกเป็นกลุ่มใหแ้ ต่ละกลุ่มมจี านวนขอ้ มลู เท่ากนั จานวน กลุม่ หรอื จานวนรายการในกลมุ่ ขน้ึ อยกู่ บั ลกั ษณะและจานวนประชากร ขนั้ ตอนท่ีสาม : เลอื กกลุ่มตวั อย่างจากกลุ่มข้อมูลทแ่ี บ่งไว้ในขนั้ ท่สี อง การเลอื ก ตวั อยา่ งอาจใชว้ ธิ สี มุ่ หรอื เลอื กโดยเวน้ ระยะเท่ากนั กไ็ ด้ ตวั อย่างทเ่ี ลอื กจะเป็นจานวนเท่าใด ขน้ึ อยกู่ บั ลกั ษณะและขนาดของประชากร ขนั้ ตอนที่ส่ี : นารายการทุกรายการของกลมุ่ ตวั อยา่ งมาวเิ คราะหร์ วมกนั วธิ กี ารเลอื กตวั อยา่ งแบบ Cluster Sampling หากรายการในแต่ละกลุ่มตวั อยา่ งมมี ากจนเมอ่ื รวม รายการของกลุ่มตวั อยา่ งทงั้ หมดแลว้ จานวนตวั อยา่ งมากเกนิ ตอ้ งการซง่ึ ทาใหเ้ สยี เวลาและค่าใชจ้ ่ายมาก เกินความจาเป็นผู้ตรวจสอบอาจดดั แปลงขนั้ ตอนท่สี ามโดยเม่อื เลอื กกลุ่มตัวอย่างจนครบจานวนท่ี ต้องการแล้วผู้ตรวจสอบก็จะเลอื กตวั อย่างจานวนหน่ึงจากแต่ละกลุ่มซง่ึ อาจใช้วธิ สี ุ่มหรอื วธิ เี ว้นระยะ เท่าๆ กนั ตวั อย่างทเ่ี ลอื กมาจากแต่ละกลุ่มควรมจี านวนเท่ากนั หลงั จากนนั้ ใหน้ าตวั อย่างท่เี ลอื กไดม้ า วเิ คราะหร์ วมกนั วธิ นี ้เี รยี กว่า “การเลอื กตวั อยา่ งแบบหลายขนั้ ” (Multistage Sampling) การเลอื กตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทที่ 8

338 จากตวั อยา่ งเดมิ ทก่ี ล่าวมาขา้ งต้นสาหรบั วธิ กี ารเลอื กตวั อย่างแบบ Cluster Sampling แสดง ภาพประกอบดงั น้ี นกั ศกึ ษาทล่ี งทะเบยี นเรยี น ทงั้ หมด 100 คน กลุ่มท่ี 1 (ชาย, หญงิ ) กลมุ่ ท่ี 2 (ชาย, หญงิ ) จานวน 50 คน จานวน 50 คน เลอื กจากกลมุ่ ท่ี 1 มาเพยี ง 25 คน เลอื กจากกล่มุ ท่ี 2 มาเพยี ง 25 คน นาตวั แทนมา รวมกนั 50 คน วเิ คราะห์ เปรยี บเทยี บ กลมุ่ ตวั อยา่ งทต่ี อ้ งการ จานวน 40 คน ภาพท่ี 8.4 วธิ กี ารเลอื กตวั อยา่ งแบบ Cluster Sampling บทท่ี 8 การเลอื กตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

339 4.4 การเลอื กโดยใชด้ ุลยพนิ ิจ (Judgment Sampling) เป็นการเลอื กตวั อย่างทผ่ี ตู้ รวจ สอบใชค้ วามรู้ ความชานาญในสถานการณ์นนั้ ๆ ควรใชค้ วามระมดั ระวงั โดยหลกี เลย่ี งอคตใิ หม้ ากทส่ี ุด เพ่อื ใหก้ ารเลอื กตวั อยา่ งตามวธิ นี ้มี ปี ระสทิ ธภิ าพสงู สุด สาหรบั การเลอื กตวั อยา่ งโดยวธิ นี ้จี ะแบ่งออกเป็น 2 ยอ่ ย ไดแ้ ก่ 4.4.1 การเลอื กแบบเจาะจง (Specific Sampling) เป็นการเลอื กตวั อยา่ งทต่ี อ้ งใช้ วจิ ารณญาณ ผู้ตรวจสอบต้องมคี วามรู้ ความเขา้ ใจเก่ยี วกบั ลกั ษณะของประชากรเป็นอย่างดีเพ่อื ให้ สามารถเลอื กตวั อย่างซง่ึ เป็นตวั แทนท่แี ท้จรงิ ของประชากรได้ ผู้ตรวจสอบอาจตดั สนิ ใจเลอื กรายการ แบบเจาะจงจากประชากรโดยพจิ ารณาจากปจั จยั ต่างๆ เช่น ผลจากการสารวจเบ้อื งต้น ความมี ประสทิ ธผิ ลของระบบการควบคุมภายในและลกั ษณะเฉพาะของประชากรทท่ี ดสอบ เป็นตน้ รายการทเ่ี ลอื กแบบเจาะจงอาจมรี ายการต่อไปน้รี วมอยดู่ ว้ ย คอื 4.4.1.1 รายการทม่ี แี นวโน้มจะมสี งิ่ ผดิ ปกติ เช่น รายการทม่ี แี นวโน้มวา่ จะ เกดิ ความเสย่ี ง รายการทเ่ี คยเกดิ ขอ้ ผดิ พลาดบ่อย รายการซอ้ื ขายระหว่างกจิ การหรอื บุคคลทเ่ี ก่ยี วขอ้ ง กนั หรอื คุน้ เคยกนั เป็นอยา่ งดี ลกู หน้ที ม่ี ยี อดคา้ งชาระเป็นเวลานาน เป็นตน้ 4.4.1.2 รายการทม่ี มี ลู ค่าสงู หรอื รายการทม่ี นี ัยสาคญั เช่น พจิ ารณาตรวจ สอบเฉพาะมูลค่ารายการทเ่ี กนิ 50,000 บาทขน้ึ ไป หรอื มลี กั ษณะเฉพาะ เช่น พจิ ารณาตรวจสอบ การจดั ซอ้ื จดั จา้ งกรณพี เิ ศษ เป็นตน้ 4.4.1.3 รายการทใ่ี หข้ อ้ มลู ในเรอ่ื งทต่ี ้องการ เช่น ลกั ษณะของรายการบญั ชี นามาบนั ทกึ ตามหลกั การบญั ชที ร่ี บั รองทวั่ ไป ผู้ตรวจสอบอาจเลอื กรายการจ่ายเงนิ ขน้ึ มาทดสอบกบั ประเภทรายการบญั ชี หรอื ต้องการทดสอบเพ่อื ให้ได้หลกั ฐานเก่ยี วข้องมปี ระสิทธผิ ลของระบบการ ควบคุมภายในหรอื ไม่ อาจเลอื กรายการจา่ ยเงนิ ขน้ึ มาทดสอบเปรยี บเทยี บคาสงั่ แต่งตงั้ ว่าการอนุมตั เิ ป็น บุคคลทม่ี อี านาจนนั้ ๆ หรอื ไม่ เป็นตน้ 4.4.1.4 รายการทค่ี รอบคลุมประชากรทงั้ หมด เช่น เลอื กรายการจ่ายเงนิ แต่ ละเดอื นใหค้ รอบคลมุ การจา่ ยเงนิ ทกุ ประเภท ทกุ ธนาคาร ทกุ สาขา เป็นตน้ ดงั นนั้ จะเหน็ ไดว้ า่ การเลอื กตรวจสอบรายการแบบเจาะจง เป็นวธิ กี ารทม่ี ปี ระสทิ ธภิ าพในการ รวบรวมหลกั ฐาน แต่ผลท่ไี ด้จากการตรวจสอบรายการท่เี ลือกโดยวิธีน้ี ไม่สามารถนาใช้สรุปผล เก่ยี วกบั ประชากรทงั้ หมดได้ ผู้ตรวจสอบจงึ ควรพจิ ารณาถึงความจาเป็นเพ่อื ให้ได้มาซ่งึ หลกั ฐานท่ี เพยี งพอเกย่ี วกบั ประชากรสว่ นทเ่ี หลอื 4.4.2 การเลอื กแบบไมเ่ ป็นระบบ (Haphazard Sampling) เป็นวธิ กี ารเลอื กตวั อยา่ ง โดยไมม่ หี ลกั เกณฑใ์ ดๆ ผตู้ รวจสอบจะไม่คานึงถงึ จานวนเงนิ ของรายการว่ามากหรอื น้อยหรอื ไมส่ นใจ รายการใดเป็นพเิ ศษ ผตู้ รวจสอบควรเลอื กตวั อยา่ งโดยปราศจากอคตใิ ดๆ กล่าวคอื ไมเ่ ลอื กตวั อยา่ ง เฉพาะรายการทส่ี ะดวกหรอื ง่ายต่อการค้นหาเท่านัน้ ในปจั จุบนั ระบบคอมพวิ เตอรเ์ ขา้ มามบี ทบาทใน ธุรกจิ มากขน้ึ ซง่ึ ผตู้ รวจสอบอาจใชค้ อมพวิ เตอรช์ ่วยในการเลอื กตวั อย่างโดยระบุรายละเอยี ด ลกั ษณะ และจานวนรายการขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการโดยอาศยั โปรแกรมในการสงั่ งานเลอื กตวั อยา่ งตามทต่ี อ้ งการใหก้ ไ็ ด้ การเลือกตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

340 ขนั้ ตอนท่ี 5 การตรวจสอบรายการที่เลือกเป็นตวั อย่าง เม่อื เลอื กตวั อย่างไดต้ ามจานวนท่ตี ้องการตามวธิ กี ารท่กี าหนดแลว้ ผูต้ รวจสอบภายในจะนา รายการเหล่านัน้ มาตรวจสอบตามเทคนิคการตรวจสอบต่างๆ ตามสภาพแวดล้อมในแต่ละกรณีโดย ทดสอบตวั อยา่ งดว้ ยความรอบคอบใหเ้ หมาะสมกบั วตั ถุประสงคข์ องการทดสอบ ทงั้ น้เี พ่อื ใหไ้ ดห้ ลกั ฐาน อนั เพยี งพอทจ่ี ะเสนอรายงานทม่ี คี ณุ คา่ ในบางกรณผี ตู้ รวจสอบภายในอาจใชเ้ ทคนิคมากกว่าหน่ึงอย่าง ประกอบกนั กไ็ ด้ ขนั้ ตอนท่ี 6 การประเมินผลการทดสอบตวั อย่าง เมอ่ื ไดท้ ดสอบตวั อยา่ งตามวธิ กี ารตรวจสอบทก่ี าหนดแลว้ ขนั้ ต่อมาต้องทาการประเมนิ ผลการ ทดสอบตวั อยา่ ง ผตู้ รวจสอบจะพจิ ารณาผลการเลอื กตวั อยา่ ง ลกั ษณะและสาเหตุของขอ้ ผดิ พลาดทพ่ี บ รวมทงั้ ผลกระทบทอ่ี าจเกดิ ขน้ึ ตามวตั ถุประสงคข์ องการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบจะนาผลการตรวจสอบมาประเมิน โดยวิเคราะห์ข้อผิดพลาดท่พี บในตัวอย่าง หลงั จากนัน้ จะประมาณข้อผิดพลาดท่อี าจเกิดข้นึ ทงั้ หมด และประเมนิ ความเส่ยี งเก่ยี วกบั การเลอื ก ตวั อยา่ งเพ่อื พจิ ารณาว่าควรยอมรบั ผลทไ่ี ดจ้ ากการทดสอบตวั อยา่ งนนั้ หรอื ไม่ หรอื ควรขยายขอบเขต การทดสอบเพม่ิ ขน้ึ ซง่ึ การประเมนิ ผลการทดสอบตวั อย่างอาจใชว้ ธิ กี ารทางสถติ หิ รอื ใชว้ จิ ารณญาณ เยย่ี งผปู้ ระกอบวชิ าชพี ในกรณที ใ่ี ชว้ ธิ กี ารทางสถติ ใิ นการเลอื กตวั อยา่ ง ผตู้ รวจสอบกต็ อ้ งใชว้ ธิ กี ารทาง สถติ ใิ นการประเมนิ ผล เชน่ ผตู้ รวจสอบจะประเมนิ ผลการทดสอบตวั อยา่ งตามขนั้ ตอนต่อไปน้ี 6.1 วเิ คราะหข์ อ้ ผดิ พลาดทพ่ี บในตวั อยา่ ง การวเิ คราะหข์ อ้ ผดิ พลาดทพ่ี บในตวั อยา่ งผู้ ตรวจสอบควรตรวจสอบใหแ้ น่ใจว่าเป็นขอ้ ผดิ พลาดจรงิ ตามความหมายท่ไี ดก้ าหนดไวใ้ นวตั ถุประสงค์ ของการตรวจสอบ และควรใชว้ จิ ารณญาณในการประเมนิ ขอ้ ผดิ พลาดทพ่ี บในตวั อยา่ ง โดยเฉพาะใน เรอ่ื งลกั ษณะ สาเหตุของขอ้ ผดิ พลาด ตลอดจนผลกระทบของขอ้ ผดิ พลาด 6.2 ประมาณข้อผดิ พลาดทอ่ี าจมอี ยู่ในประชากร ผู้ตรวจสอบภายในจะวเิ คราะห์ขอ้ ผดิ พลาดท่ตี รวจพบในตัวอย่างท่ที ดสอบจากรายการตามขอ้ 6.1 และประมาณข้อผดิ พลาดท่อี าจมใี น ประชากรทงั้ หมด ทงั้ น้ีเพ่อื ให้ทราบถึงระดบั ของข้อผิดพลาดโดยรวมและเพ่อื เปรยี บเทียบกบั ข้อ ผดิ พลาดทย่ี อมรบั ได้ 6.3 ประเมนิ ความเสย่ี งของการทดสอบตวั อย่าง ในขนั้ ตอนน้ีผู้ตรวจสอบจะพจิ ารณาว่า ขอ้ ผดิ พลาดในประชากรทงั้ หมดสูงกว่าขอ้ ผดิ พลาดทย่ี อมรบั ไดห้ รอื ไม่ โดยเปรยี บเทยี บขอ้ ผดิ พลาดใน ประชากรท่ไี ด้จากขอ้ 6.2 กบั ข้อผดิ พลาดท่ยี อมรบั ไดซ้ ่งึ อาจนาไปเปรยี บเทยี บกบั ตวั เลขหรอื สถติ ิท่ี คานวณไว้ หรอื อาจใชด้ ลุ ยพนิ จิ โดยผตู้ รวจสอบว่าเรอ่ื งนนั้ ยอมรบั ว่าเป็นเร่อื งปกตหิ รอื จะถอื ว่าเป็นเรอ่ื ง รา้ ยแรง เม่อื ได้ประเมนิ ผลการทดสอบตวั อย่างแล้วผู้ตรวจสอบย่อมสรุปได้ว่าหลกั ฐานท่ไี ด้จากการ ทดสอบมคี วามเพยี งพอและสนบั สนุนขอ้ มลู ทต่ี นตรวจสอบหรอื ไม่ เพยี งใด บทที่ 8 การเลอื กตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

341 จากทก่ี ล่าวมาขา้ งตน้ แสดงภาพประกอบไดด้ งั น้ี ตวั อยา่ งทเ่ี ลอื ก ทดสอบ ผลทไ่ี ด้ จากการตรวจสอบ มาตรฐาน เปรยี บเทยี บ ไมย่ อมรบั ขยายขอบเขต ทก่ี าหนด ตวั อยา่ งการ ยอมรบั ทดสอบ หาหลกั ฐาน สรปุ ผล ขอ้ มลู เพมิ่ เตมิ การตรวจสอบ ภาพท่ี 8.5 การประเมนิ ผลการทดสอบตวั อยา่ ง การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

342 ขนั้ ตอนท่ี 7 การบนั ทึกงานเลือกตวั อย่าง ผู้ตรวจสอบภายในควรระบุวธิ กี ารเลอื กตัวอย่าง ขนาดตัวอย่าง ข้อผิดพลาดท่ตี รวจสอบ ตลอดจนการประเมนิ การทดสอบตวั อยา่ งไวใ้ นกระดาษทาการ เพอ่ื เป็นหลกั ฐานประกอบการรายงานผล การตรวจสอบ ตวั อยา่ งการบนั ทกึ งานเลอื กตวั อยา่ งในกระดาษทาการดงั น้ี หน่วยงาน แผนกขาย รหสั S1 งานท่ีตรวจสอบ ค่าใชจ้ า่ ยในการเดนิ ทางไปปฏบิ ตั งิ าน ช่วงที่ตรวจสอบ 1 มกราคม 2558 ถงึ 30 กนั ยายน 2558 วตั ถปุ ระสงคข์ องการตรวจสอบ :- เพ่อื ให้แน่ใจว่า พนักงานขายปฏบิ ตั ติ ามระเบยี บของการเบกิ ค่าใช้จ่ายในการเดนิ ทางไป ปฏบิ ตั งิ าน เอกสารเบอื้ งต้น :- เลอื กรายการจา่ ยค่าใชจ้ า่ ยเดนิ ทางไปปฏบิ ตั งิ านจากสมดุ เงนิ สดจา่ ย สาหรบั ชว่ งตงั้ แต่วนั ท่ี 1 มกราคม 2558 ถงึ 30 กนั ยายน 2558 วิธีการเลือกตวั อย่าง :- เลอื กการจา่ ยเงนิ สาหรบั ค่าเดนิ ทาง 20 รายการ จากจานวนรายการทงั้ สน้ิ 80 รายการ สาหรบั ช่วงเวลา 1 มกราคม 2558 ถงึ 30 กนั ยายน 2558 โดยเลอื กรายการทม่ี จี านวนเงนิ สูงสุด 20 รายการแรก ปัญหาท่ีตรวจพบ :- พบว่าใบสาคญั จ่ายเลขท่ี 030 จา่ ยค่าใชจ้ ่ายเดนิ ทางไปปฏบิ ตั งิ านใหน้ ายสญั จร ไปสะดวก เกนิ ไปจากทค่ี วรได้ 5,500 บาท และไดแ้ จง้ เจา้ หน้าทบ่ี ญั ชใี หเ้ รยี กเงนิ คนื แลว้ ผจู้ ดั ทา นางสาวเก่ง เสมอมา ผสู้ อบทาน นายเช่อื มนั่ เพมิ่ เตมิ วนั ท่ี 4 ตุลาคม 2558 วนั ท่ี 6 ตุลาคม 2558 บทท่ี 8 การเลอื กตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

343 กระดาษทาการของผตู้ รวจสอบภายใน การปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบนนั้ ผตู้ รวจสอบจะต้องรวบรวมขอ้ มลู หรอื หลกั ฐานต่างๆ ทไ่ี ดร้ บั จาก การตรวจสอบ ขอ้ มลู หรอื หลกั ฐานเหล่านนั้ อาจจะไดจ้ ากการจดั ทาขน้ึ มาเองของผตู้ รวจสอบหรอื ไดร้ บั จากผรู้ บั การตรวจสอบหรอื จากภายนอกกจิ การ ไมว่ ่าจะเป็นลกู หน้ี เจา้ หน้ี หรอื กจิ กรรมอ่นื ๆ ทม่ี กี าร ทาธุรกรรมต่อกนั การเกบ็ รวบรวมขอ้ มลู หรอื หลกั ฐานนัน้ ผตู้ รวจสอบจะตอ้ งใชเ้ ทคนิคการตรวจสอบ หลายๆ ประเภทเพ่อื ใหไ้ ดม้ าซง่ึ หลกั ฐานจากแหล่งต่างๆ และมีความจาเป็นอย่างยงิ่ ทจ่ี ะตอ้ งบนั ทกึ ไว้ เป็นหมวดหมู่ สามารถเก็บไว้เพ่อื ใช้ในการอ้างอิงได้ การบนั ทกึ ข้อมูลหรอื หลักฐานท่ไี ด้จากการ ตรวจสอบนนั้ กค็ อื “การจดั ทากระดาษทาการ” นนั่ เอง ตลาดหลกั ทรพั ยแ์ หง่ ประเทศไทย, และสมาคมผตู้ รวจสอบภายในแห่งประเทศไทย (2554 : 99) ไดใ้ หค้ วามหมายของกระดาษทาการไวด้ งั น้ี กระดาษทาการ (Working Paper) หมายถงึ กระดาษทางานหรอื เอกสารทผ่ี ตู้ รวจสอบภายใน จดั ทาขน้ึ ในระหวา่ งการตรวจสอบเพ่อื บนั ทกึ รายละเอยี ดการทางานตงั้ แต่เรมิ่ ต้นจนสน้ิ สุดการปฏบิ ตั งิ าน โดยเรมิ่ จากการสารวจข้อมูลขนั้ ต้น การวางแผนงาน ขอบเขต วธิ ีการตรวจสอบ การปฏบิ ตั ิงาน ตรวจสอบ ตลอดทงั้ การวเิ คราะห์ประเมนิ ผลสรุปเพ่อื รวบรวมหลกั ฐานข้อมูลนาไปจดั ทารายงานการ ตรวจสอบ ดงั นนั้ กระดาษทาการจงึ ถอื ว่ามคี วามจาเป็นอยา่ งมากสาหรบั ผตู้ รวจสอบภายใน เน่ืองจากจะ ช่วยอานวยความสะดวกในการเกบ็ บนั ทกึ หลกั ฐานต่างๆ หรอื เป็นเครอ่ื งมอื เชอ่ื มโยงขอ้ มลู หลกั ฐานทไ่ี ด้ จากการตรวจสอบเกย่ี วกบั วธิ กี ารตรวจสอบทใ่ี ชผ้ ลทไ่ี ดจ้ ากการตรวจสอบ หลกั เกณฑใ์ นการสรุปผลการ ตรวจสอบ ตลอดทงั้ เป็นหลกั ฐานการปฏบิ ตั งิ านของผตู้ รวจสอบในการสอบทาน ทบทวนงานในความ รบั ผดิ ชอบอนั เป็นการบ่งชถ้ี งึ มาตรฐานการปฏบิ ตั งิ าน อ้างองิ ในการตรวจสอบครงั้ ต่อไปและอา้ งองิ กบั บุคคลภายนอกอกี ดว้ ย กระดาษทาการทผ่ี ตู้ รวจสอบจดั ทา ไมจ่ าเป็นทจ่ี ะตอ้ งอยใู่ นรปู แผ่นกระดาษเสมอไป อาจอย่ใู น รปู ส่อื ชนดิ ต่างๆ เช่น เทป รปู ถ่าย แผน่ ดสิ ก์ ส่อื ทางอเิ ลก็ ทรอนิคส์ หรอื ส่อื อ่นื ๆ กไ็ ด้ สาหรบั การ จดั ทากระดาษทาการในรปู สอ่ื อ่นื ๆ ทม่ี ใิ ชเ่ ป็นแผ่นกระดาษกค็ วรพจิ ารณาถงึ ระบบการสารอง (Backup) ดว้ ยหากส่อื ดงั กล่าวเกดิ ความเสยี หาย ดงั นัน้ จะเหน็ ได้ว่าการปฏบิ ตั งิ านของผตู้ รวจสอบภายในแต่ละ คนอาจแตกต่างกนั ไปตามวตั ถุประสงคข์ องกจิ กรรมการตรวจสอบแต่สงิ่ ท่ีเหมอื นกนั กค็ อื ผตู้ รวจสอบ ทุกคนย่อมบนั ทกึ ขอ้ มลู หรอื ขอ้ เทจ็ จรงิ ทพ่ี บในกระดาษทาการไม่ว่าขอ้ มลู นนั้ จะไดจ้ ากเอกสารหลกั ฐาน หรอื ไดจ้ ากการสอบถามหรอื ไดม้ าจากทางอ่นื ใดกต็ าม ทงั้ น้เี พ่อื นาขอ้ มลู หรอื หลกั ฐานนนั้ มาสรปุ ผลและ จดั ทารายงานการตรวจสอบนาเสนอต่อผบู้ รหิ ารองคก์ ร การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

344 วตั ถปุ ระสงคข์ องการจดั ทากระดาษทาการ เจรญิ เจษฎาวลั ย์ (2554 : 130) กลา่ วถงึ หลกั เกณฑใ์ นการจดั ทากระดาษทาการว่ายงั ไม่มกี าร กาหนดใหเ้ ป็นรปู แบบใดแบบหน่งึ โดยเฉพาะและยงั ไมม่ กี ฎเกณฑท์ แ่ี น่นอนหรอื มสี ตู รสาเรจ็ ว่าต้องจดั ทา ในรูปแบบใด ซ่งึ ผู้ตรวจสอบภายในต้องใช้ความรู้ ความชานาญ ดุลยพนิ ิจของตนว่าการตรวจสอบ เร่อื งนัน้ ๆ ควรจดั ทากระดาษทาการอย่างไร โดยยดึ ถอื หลกั ท่วี ่าเม่อื จดั ทารปู แบบไดแ้ ลว้ กระดาษทา การนนั้ จะตอ้ งสามารถชว่ ยใหห้ วั หน้าผตู้ รวจสอบภายในใชท้ บทวนการปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบทด่ี าเนินการ ไปแล้วได้เป็นอย่างดี สามารถบอกได้ว่างานนัน้ ได้ทาตามแผนการตรวจสอบท่ไี ด้กาหนดไว้หรอื ไม่ เพยี งใด ดงั นนั้ การจดั ทากระดาษทาการของผตู้ รวจสอบภายในยอ่ มมวี ตั ถุประสงค์ทแ่ี ตกต่างกนั ไปแต่ โดยทวั่ ไปหลกั สาคญั ๆ มดี งั น้ี 1. ใช้เป็นหลกั ฐานการปฏิบตั ิงาน (Evidence of Performance) ขอ้ มลู ทบ่ี นั ทกึ ในกระดาษทาการแสดงถงึ ขอบเขตวธิ กี ารตรวจสอบการไดม้ าของขอ้ มลู หลกั ฐาน การทดสอบทไ่ี ดก้ ระทา และการสรุปผลการตรวจสอบว่าเร่อื งทต่ี รวจสอบนนั้ เป็นไปตามหลกั การอย่าง ถกู ตอ้ งและเหมาะสมหรอื ไมเ่ พยี งใด 2. ใช้เป็นเครือ่ งแสดงให้เหน็ ความเข้าใจของผตู้ รวจสอบ (Use Demonstrated Understanding of the Investigator) เกย่ี วกบั สงิ่ ทผ่ี ตู้ รวจสอบไดร้ บั มอบหมาย ทงั้ กรณที ม่ี ผี ตู้ รวจสอบภายในหลายคนตรวจสอบใน ช่วงเวลาเดยี วกนั หรอื หลายสถานทพ่ี รอ้ มๆ กนั โดยไมเ่ กดิ ผลเสยี หายต่อการปฏบิ ตั งิ านหรอื การควบคุม งาน เพ่อื ช่วยใหก้ ารปฏบิ ตั งิ านเป็นไปอย่างมปี ระสทิ ธภิ าพรวมทงั้ ช่วยในการแบ่งงานการตรวจสอบได้ อยา่ งเหมาะสม 3. ใช้เป็นเครอื่ งมอื ช่วยในการสอบทานการปฏิบตั ิงานตรวจสอบ (Use as Tool to Revies the Audit) ผตู้ รวจสอบทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั การจดั ทากระดาษทาการโดยทวั่ ไปมี 2 ระดบั คอื หวั หน้าทมี งาน ตรวจสอบและผรู้ บั ผดิ ชอบในการตรวจสอบ ทงั้ น้เี พอ่ื มงุ่ หวงั ในการใชป้ ระโยชน์ในเรอ่ื งต่างๆ เช่น 3.1 ใชเ้ ป็นบรรทดั ฐานในการควบคุมงานตรวจสอบ 3.2 ใชเ้ ป็นเครอ่ื งมอื แสดงถงึ การเสรจ็ สน้ิ ของการปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบ 3.3 ใชเ้ ป็นเครอ่ื งมอื ในการจดั เตรยี มทารายงานการตรวจสอบ 3.4 ใชเ้ ป็นเครอ่ื งมอื ในการประเมนิ การปฏบิ ตั งิ านของผตู้ รวจสอบ บทท่ี 8 การเลอื กตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

345 นอกจากนนั้ ยงั ชว่ ยอานวยความสะดวกในการควบคุมงาน สอบทานการปฏบิ ตั งิ าน การ ตดิ ตามความคบื หน้าของงานและการสอบทานรายงานการตรวจสอบ ในกรณที ม่ี ขี อ้ บกพรอ่ งจากการ ปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบ ผคู้ วบคุมงานจะทราบและสงั่ การใหผ้ ตู้ รวจสอบไดป้ รบั ปรงุ แกไ้ ขใหถ้ กู ตอ้ งสมบรู ณ์ ต่อไป กระดาษทาการจะเป็นหลกั ฐานทม่ี นี ้าหนกั เชอ่ื ถอื ไดม้ ากกวา่ คาบอกเล่าหรอื การรายงานดว้ ยวาจา 4. ใช้เป็นแหล่งข้อมลู สนับสนุนข้อสรปุ ในรายงานการตรวจสอบ (Sever as Resource to Support Conclusions in the Audit Report) กระดาษทาการเป็นเครอ่ื งมอื สาคญั ใหผ้ ตู้ รวจสอบนามาใชใ้ นการประกอบการเขยี นรายงานได้ อย่างมหี ลกั เกณฑม์ ากยง่ิ ขน้ึ นอกจากน้ีอาจใชก้ ระดาษทาการบางส่วนเป็นเอกสารประกอบการเขยี น รายงานซง่ึ จะทาใหป้ ระหยดั เวลาและอานวยความสะดวกเป็นอยา่ งมาก 5. ใช้เป็นบรรทดั ฐานในการวางแผนการปฏิบตั ิงานครงั้ ต่อไป (Used as the Planned Performance the Next Time) สาหรบั กจิ กรรมงานเดมิ ทเ่ี คยตรวจสอบผา่ นมาแลว้ นนั้ หากไดม้ กี ารเขา้ ตรวจสอบซ้าอกี รอบผู้ ตรวจสอบจะนากระดาษทาการเดมิ มาศกึ ษาและพจิ ารณาว่าวธิ กี ารตรวจสอบทใ่ี ชอ้ ย่นู นั้ เหมาะสมหรอื ไม่ เพยี งใด วธิ กี ารตรวจสอบใดควรเลกิ ใช้ วธิ กี ารใดควรใชต้ ่อไป หรอื นามาใชเ้ พม่ิ เตมิ 6. ใช้เป็นเกณฑว์ ดั ความสามารถและวดั ผลการปฏิบตั ิงาน (Used as Measure of the Ability and Performance Measures) กระดาษทาการสามารถใชเ้ ป็นเกณฑท์ ส่ี าคญั ในการประเมนิ ประสทิ ธภิ าพการทางาน และ ความสามารถของผู้ตรวจสอบภายในกระดาษทาการท่จี ดั ทาอย่างชานาญแสดงถึงความเป็นมอื อาชพี และความมปี ระสบการณ์ของผตู้ รวจสอบภายใน 7. ใช้เป็นแบบแผนการปฏิบตั ิงานตรวจสอบ (Used as Audit Plan) ซง่ึ จะชว่ ยใหผ้ ตู้ รวจสอบภายในไดท้ ราบเกย่ี วกบั แผนงานว่ามกี จิ กรรมใดบา้ งทไ่ี ดต้ รวจสอบไป แลว้ หรอื กจิ กรรมงานใดทจ่ี ะตอ้ งทาต่อไปอกี และกจิ กรรมใดทย่ี กเวน้ ไมเ่ ขา้ ตรวจสอบดว้ ยเหตุผลท่ี สาคญั บางประการ 8. ใช้เป็นพยานหลกั ฐานด้านกฎหมาย (Uded as Evidence in Legal) ผลการตรวจสอบหรอื การสอบบญั ชบี างกรณอี าจมเี รอ่ื งตอ้ งดาเนนิ คดถี งึ ชนั้ ศาล กระดาษทา การจะถูกอา้ งเป็นพยานในคดไี ดอ้ กี ประการหน่งึ การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

346 9. ใช้เป็นเครอื่ งชื้แนวทางสาหรบั การตรวจสอบครงั้ ต่อไป (Used as Damp Guidelines For the Next Adit) กระดาษทาการอาจแสดงขอ้ สงั เกตหรอื ปญั หาทผ่ี ตู้ รวจสอบภายในควรใหค้ วามสนใจเป็นพเิ ศษ ขอ้ มลู จากระดาษทาการครงั้ ก่อนยงั ใช้ในการพจิ ารณาว่า วธิ กี ารตรวจสอบทเ่ี คยใช้ในครงั้ ก่อนนัน้ ยงั มี ความเหมาะสมเพยี งใดกบั สถานการณ์ปจั จบุ นั 10. ใช้เป็นกรณีศึกษาในการฝึ กอบรมผตู้ รวจสอบที่เพ่ิงเริ่มทางานตรวจสอบ (Used Case Studies to Train Investigators Who Recently Started Checking) ผตู้ รวจสอบภายในมอื ใหมอ่ าจฝึกฝนการจดั ทากระดาษทาการและวเิ คราะหข์ อ้ มลู เพ่อื เพม่ิ พนู ประสบการณ์และเป็นแนวทางในการตดั สนิ ใจ 11. ใช้เป็นหลกั ฐานให้กบั ผตู้ รวจสอบภายในคนใหม่ที่จะมารบั ช่วงงาน (Used as Evidence to Auditors that Will Take Over The New Job) ในเรอ่ื งตรวจสอบนนั้ ต่อไป ซง่ึ จะทาใหผ้ ตู้ รวจสอบภายในคนใหมเ่ ขา้ ใจถงึ เรอ่ื งราวและวธิ กี าร ตรวจสอบ รวมทงั้ ขอ้ บกพรอ่ งและขอ้ เสนอแนะทผ่ี ตู้ รวจสอบภายในคนก่อนไดป้ ฏบิ ตั งิ านไว้ เพ่อื จะได้ ตดิ ตามเรอ่ื งต่อไปไดอ้ ยา่ งต่อเน่อื งไมซ่ ้าซอ้ นหรอื ขาดตกบกพรอ่ งไป การจดั ทากระดาษทาการของผตู้ รวจสอบภายใน สมาคมผตู้ รวจสอบภายในแห่งประเทศไทย (2555 : 43) กล่าวว่าตามมาตรฐานการตรวจสอบ ภายใน รหสั 2330 เรอ่ื ง การจดั ทาและรวบรวมสารสนเทศ ระบุว่าผตู้ รวจสอบภายในต้องจดั ทาและ รวบรวมสารสนเทศท่เี ก่ยี วขอ้ ง เพ่อื สนับสนุนข้อสรุปและผลการปฏบิ ตั ภิ ารกจิ นัน่ คอื ผู้ตรวจสอบ ภายในต้องจดั ทากระดาษทาการเพ่อื ใชเ้ ป็นแนวทางในการสรุปผลการตรวจสอบ และใชเ้ ป็นหลกั ฐาน แสดงวา่ ผตู้ รวจสอบภายในไดป้ ฏบิ ตั งิ านตรวจสอบตามวตั ถุประสงคข์ องการตรวจสอบภายในแลว้ 1. การจดั ทากระดาษทาการ (Perpare the Working Paper) กระดาษทาการควรจดั ทาอยา่ งมแี บบแผนและจดั เกบ็ อยา่ งเป็นระบบ โดยยดึ หลกั ประโยชน์การ ใช้สอย ความประหยดั ในการจดั ทาและการสอบทาน ผู้ตรวจสอบภายในควรบนั ทกึ เฉพาะขอ้ มูลท่มี ี ประโยชน์ซง่ึ ไดจ้ ากการตรวจสอบและเน้นจดั สาคญั ใหเ้ ด่นชดั เพ่อื ใหก้ ระดาษทาการสามารถตอบสนอง วตั ถุประสงคข์ องการตรวจสอบไดอ้ ยา่ งสมบรู ณ์ แต่ทงั้ น้ผี ตู้ รวจสอบภายในอาจบนั ทกึ ขอ้ สงั เกตจากดุลย พนิ จิ ของตนไวใ้ นกระดาษทาการแต่ละแผ่นได้ บทที่ 8 การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

347 สาหรบั รูปแบบเน้ือหาและวธิ กี ารจดั ทากระดาษทาการยงั มไิ ด้มกี ารกาหนดไว้เป็นมาตรฐาน เน่อื งจากการตรวจสอบในแต่ละเรอ่ื งมวี ตั ถุประสงคท์ แ่ี ตกต่างกนั ทงั้ ยงั ขน้ึ อย่กู บั ประเภทของกระดาษทา การทจ่ี ดั ทา ผตู้ รวจสอบภายในจะใชด้ ุลยพนิ ิจวจิ ารณญาณ ความรู้ ความชานาญ ความสามารถและ ประสบการณ์ของตนในการพจิ ารณาว่าการตรวจสอบในเร่อื งนัน้ ๆ ควรมกี ระดาษทาการอะไรและ กระดาษทาการเหล่านัน้ ควรเป็นไปในรูปแบบใดจงึ จะเหมาะสม แมว้ ่ารูปแบบของกระดาษทาการจะ เปลย่ี นไปเพ่อื ใหส้ อดคลอ้ งกบั วตั ถุประสงคข์ องการตรวจสอบกต็ าม แต่หน่วยงานตรวจสอบอาจกาหนด กระดาษทาการมาตรฐานของหน่วยงานไวเ้ พ่อื ใหก้ ารปฏบิ ตั งิ านเป็นไปในลกั ษณะเดยี วกนั ทงั้ ระบบเพ่อื ประหยดั เวลาในการจดั เตรยี มกระดาษทาการ เช่น กระดาษทาการทเ่ี ป็นตวั เลขจะจดั ทาในรูปตาราง เปรยี บเทยี บ กระดาษทาการท่ีเป็นการสมั ภาษณ์ผรู้ บั ตรวจจะอย่ใู นรปู แบบการบรรยาย กระดาษทา การเก่ียวกับขนั้ ตอนการปฏิบตั ิงานจะแสดงเป็นผงั ทางเดินของงาน เป็นต้น นอกจากน้ีลกั ษณะ ประเภท ขนาดขององค์กรยงั ทาให้กระดาษทาการมรี ูปแบบท่ีแตกต่างกันไปในแต่ละกิจกรรมนัน้ ผบู้ รหิ ารของฝา่ ยตรวจสอบจะเป็นผกู้ าหนดรปู แบบของกระดาษทาการเพอ่ื ใชร้ ว่ มกนั ในองคก์ ร อย่างไร กต็ ามกระดาษทาการท่เี ป็นมาตรฐานมจี ุดอ่อนตรงทจ่ี ะทาใหผ้ ู้ตรวจสอบภายในปฏบิ ตั งิ านเพยี งเพ่อื ให้ สามารถกรอกขอ้ มลู ลงในแบบฟอรม์ ไดเ้ ท่านนั้ และอาจละเลยหรอื ไมเ่ อาใจใส่ต่อขอ้ มลู ทน่ี ่าสงั เกตอ่นื ทา ใหข้ าดดุลยพนิ จิ หรอื ความคดิ รเิ รมิ่ สรา้ งสรรคใ์ หมๆ่ ส่วนเน้ือหาในกระดาษทาการ ควรจะมีข้อมูลทัว่ ไปของกระดาษทาการท่ีจดั ทา เช่น ช่ือ หน่วยงานผู้รบั การตรวจสอบ ช่อื เร่อื งท่ตี รวจสอบ ช่อื ผู้ตรวจสอบ วนั ท่ตี รวจสอบ ช่อื ผู้สอบทาน วนั ท่สี อบทาน เป็นต้น ในกรณีท่กี ารตรวจสอบประกอบดว้ ยการตรวจสอบหลายๆ เร่อื ง กระดาษทา การยอ่ ยในแต่ละเรอ่ื งอาจตอ้ งกาหนดรหสั กระดาษทาการเพ่อื ใชอ้ า้ งองิ หรอื ระบวุ ตั ถุประสงคแ์ ละขอบเขต ของการตรวจสอบเพ่อื ให้สอดคล้องกบั กระดาษทาการหลกั รายละเอียดของประเด็นท่พี บจากการ ตรวจสอบเป็นสว่ นเน้อื หาทส่ี าคญั ทส่ี ดุ ของกระดาษทาการซง่ึ อาจบนั ทกึ อยใู่ นรปู แบบต่างๆ แลว้ แต่กรณี ดงั น้ี 1.1 บนั ทกึ ประเดน็ ทต่ี รวจสอบเป็นรายการ (List) เช่น ตรวจสอบโครงการก่อสรา้ งทเ่ี สรจ็ สมบรู ณ์แลว้ หรอื โครงการทอ่ี ยรู่ ะหว่างก่อสรา้ ง เป็นตน้ 1.2 จดั ทาเป็นขอ้ มลู วเิ คราะหแ์ ละเปรยี บเทยี บ (Analytical) เช่น การวเิ คราะหร์ ายการขาย สนิ คา้ แต่ละประเภทของปีปจั จบุ นั เปรยี บเทยี กบั ปีทผ่ี า่ นมา เป็นตน้ 1.3 รายการกระทบยอด (Reconciliation) เช่น การกระทบยอดรายการซอ้ื วตั ถุดบิ งาน ระหวา่ งทา สนิ คา้ คงคลงั เงนิ ฝากธนาคาร เป็นตน้ 1.4 ทดสอบรายการคานวณ (Computation) เชน่ ทดสอบการคานวณดอกเบย้ี รบั จาก ลกู หน้ี ดอกเบย้ี จา่ ยเจา้ หน้ี ค่าเสอ่ื มราคา การจา่ ยคา่ แรงในอตั ราต่างๆ เป็นตน้ 1.5 บนั ทกึ โดยเขยี นเป็นรายละเอยี ดในลกั ษณะคาบรรยาย (Narrtative) เช่น ขอ้ มลู ทไ่ี ด้ จากการสมั ภาษณ์ผรู้ บั การตรวจสอบ เป็นตน้ 1.6 ถ่ายเป็นรปู ภาพประกอบการอธบิ ายรายละเอยี ด (Photograph) เพ่อื ใหป้ ระเดน็ นนั้ ๆ มคี วามสนใจมากยงิ่ ขน้ึ หรอื ขยายความจากลกั ษณะของคาบรรยายใหช้ ดั เจนยงิ่ ขน้ึ การเลือกตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

348 1.7 กระดาษทาการสรปุ (Working Paper) เพ่อื ใชส้ นบั สนุนผลทไ่ี ดจ้ ากการตรวจสอบของ ผู้ตรวจสอบภายในและขอ้ เสนอแนะจากประเด็นต่างๆ ท่ตี รวจพบในระหว่างตรวจสอบ รวมทงั้ การ นาไปส่อื สารใหก้ บั ผรู้ บั ตรวจไดท้ ราบ ไมว่ า่ ผตู้ รวจสอบจะบนั ทกึ ประเดน็ ทต่ี รวจพบในกระดาษทาการในรปู แบบใดๆ ตามทก่ี ลา่ วมา ขา้ งต้นกต็ าม ผตู้ รวจสอบจะต้องระบุดว้ ยว่าประเดน็ ทต่ี รวจพบนัน้ มที ม่ี าอย่างไร ใชว้ ธิ กี ารตรวจสอบ อยา่ งไรพรอ้ มทงั้ ระบุขอ้ สงั เกตและใหข้ อ้ เสนอแนะดว้ ย นอกจากน้ีกระดาษทาการทผ่ี ตู้ รวจสอบภายใน จดั ทาขน้ึ จะช่วยสนับสนุนในการจดั ทารายงานการตรวจสอบแล้วยงั มปี ระโยชน์ต่อผู้ตรวจสอบในดา้ น อ่นื ๆ รวมทงั้ ประโยชน์ต่อบคุ คลทเ่ี กย่ี วขอ้ งดว้ ย นามาสรปุ ไดด้ งั น้ี 1. ผตู้ รวจสอบจะใชก้ ระดาษทาการเพอ่ื จาแนกและนาประเดน็ ทม่ี ขี อ้ สงั เกตรวมทงั้ ขอ้ เสนอแนะ ทม่ี สี าระสาคญั สาหรบั ใชเ้ ป็นแนวทางในการจดั ทารายงานการตรวจสอบเพ่อื ส่อื สาร ผลการตรวจสอบ ใหก้ บั ผรู้ บั การตรวจสอบทราบและดาเนนิ การ 2. ในการวางแผนการปฏบิ ตั งิ านของผตู้ รวจสอบใหม้ ปี ระสทิ ธภิ าพนนั้ ผู้ตรวจสอบจะใชข้ อ้ มลู ต่างๆ จากกระดาษทาการเพ่อื จดั ทาแนวทางการตรวจสอบ (Audit Program) กาหนดระยะ เวลาและ ขอบเขตของการปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบเพอ่ื ใหบ้ รรลุวตั ถุประสงคข์ องการตรวจสอบ 3. กระดาษทาการของผตู้ รวจสอบจะเป็นประโยชน์ต่อผสู้ อบบญั ชภี ายนอกหรอื หน่วยงานท่ี เก่ยี วขอ้ งในการสอบทานระบบการควบคุมภายใน เพ่อื ใหท้ ราบจุดอ่อนของการควบคุมเบ้อื งต้นและ ความจาเป็นในการตรวจสอบซา้ 4. กระดาษทาการจะเป็นสงิ่ ทผ่ี ปู้ ระเมนิ ใชเ้ ป็นพน้ื ฐานในการประเมนิ คุณภาพการปฏบิ ตั งิ าน ของผตู้ รวจสอบภายใน 5. กระดาษทาการจะใชเ้ ป็นหลกั ฐานอา้ งองิ ในบางครงั้ ได้ เช่น กรณมี กี ารเรยี นรอ้ งคา่ เสยี หาย ตามกรมธรรมป์ ระกนั ภยั หรอื กรณที ม่ี กี ารทจุ รติ หรอื กรณที ม่ี คี ดฟี ้องรอ้ งในศาล เป็นตน้ 6. ฝา่ ยตรวจสอบสามารถใชก้ ระดาษทาการเป็นเอกสารตวั อยา่ งในการพฒั นาผตู้ รวจสอบใหม่ หรอื ผตู้ รวจสอบทไ่ี ดร้ บั มอบหมายให้ตรวจสอบงานทเ่ี คยมกี ารตรวจสอบไปแลว้ กส็ ามารถใชก้ ระดาษ ทาการเดมิ เพอ่ื ศกึ ษาแนวทางในการตรวจสอบครงั้ ใหมไ่ ด้ 7. กระดาษทาการจะถกู ใชเ้ ป็นหลกั ฐานเพ่อื อา้ งองิ วา่ การปฏบิ ตั งิ านของผตู้ รวจสอบและฝา่ ย ตรวจสอบมกี ารปฏบิ ตั ทิ ส่ี อดคลอ้ งกบั มาตรฐานสากลการปฏบิ ตั งิ านวชิ าชพี การตรวจสอบภายใน 2. ประเภทของกระดาษทาการ (Types of Working Paper) สาหรบั ประเภทของกระดาษทาการท่ีผู้ตรวจสอบภายในจดั ทาข้นึ เพ่ือใช้ในการปฏบิ ัติงาน ตรวจสอบควรครอบคลุมถึงกระบวนการตรวจสอบต่างๆ เช่น การวางแผนงาน การประเมนิ ความ เพยี งพอและประสทิ ธผิ ลของระบบการควบคุมภายใน ขนั้ ตอนการตรวจสอบขอ้ มลู หรอื หลกั ฐานท่ี ไดม้ าจากการตรวจสอบ การสรปุ ผล การสอบทานงานตรวจสอบของผตู้ รวจสอบ และกระดาษทาการ ประเภทอ่ืนๆ แล้วแต่กรณี สรุปแล้วจะเห็นได้ว่าประเภทของกระดาษทาการอาจจาแนกออกเป็น 3 แนวทางปฏบิ ตั ดิ งั น้ี บทท่ี 8 การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

349 2.1 กระดาษทาการทผ่ี ตู้ รวจสอบภายในจดั ทาขน้ึ เอง เชน่ กระดาษทาการท่ใี ชบ้ นั ทกึ แผน การตรวจสอบและแผนการปฏบิ ตั งิ าน กระดาษทาการบนั ทกึ การประเมนิ ผลระบบการควบคุมภายใน กระดาษทาการบนั ทกึ ผลการตรวจสอบโดยละเอยี ดในแต่ละเรอ่ื ง กระดาษทาการสรุปประเดน็ ขอ้ ตรวจ พบ กระดาษทาการในการรา่ งรายงานผลการปฏบิ ตั งิ าน เป็นตน้ 2.2 กระดาษทาการทจ่ี ดั ทาโดยหน่วยรบั ตรวจ เชน่ สาเนาเอกสารหรอื สาเนารายละเอยี ด ประกอบบญั ชหี รอื อ่นื ๆ และแผนผงั ทางเดนิ ของระบบงาน เป็นตน้ 2.3 กระดาษทาการทผ่ี ตู้ รวจสอบไดร้ บั จากบคุ คลหรอื หน่วยงานภายนอก เชน่ ใบตอบรบั แจง้ การยนื ยนั ยอด แบบสอบถาม จดหมายโตต้ อบ และหนงั สอื รอ้ งเรยี นการทจุ รติ เป็นตน้ จากทก่ี ล่าวมาขา้ งตน้ ทงั้ 3 ประการ จงึ ขอยกตวั อย่างกระดาษทาการทผ่ี ตู้ รวจสอบควรรวบรวม และจาเป็นตอ้ งจดั ทาไวเ้ บอ้ื งตน้ ไดแ้ ก่ 2.3.1 เอกสารการวางแผนงานตรวจสอบ 2.3.2 แบบสอบถามการควบคุมภายใน 2.3.3 บนั ทกึ รายละเอยี ดทไ่ี ดจ้ ากการสมั ภาษณ์ผูร้ บั การตรวจสอบ 2.3.4 สาเนาเอกสารสญั ญาทส่ี าคญั 2.3.5 นโยบายขององคก์ รเกย่ี วกบั การปฏบิ ตั งิ านและนโยบายการเงนิ 2.3.6 กระดาษทาการสอบทานผลของการประเมนิ ระบบการควบคุมภายใน 2.3.7 จดหมายขอคายนื ยนั ยอด 2.3.8 ผลการตรวจสอบโดยใชว้ ธิ กี ารวเิ คราะหเ์ ปรยี บเทยี บ 2.3.9 ขอ้ มลู เกย่ี วกบั หน่วยงาน เชน่ ผงั โครงสรา้ งการจดั องคก์ ร คาบรรยาย ลกั ษณะของงานในแต่ละตาแหน่ง การมอบอานาจ ขนั้ ตอนการปฏบิ ตั งิ าน 2.3.10 ผลการวเิ คราะหแ์ ละการทดสอบรายการทเ่ี กดิ ขน้ึ กระบวนการปฏบิ ตั งิ านการ พสิ จู น์ความถกู ตอ้ งของยอดคงเหลอื 2.3.11 รายงานผลการตรวจสอบขนั้ ตอนสุดทา้ ยและขอ้ คดิ เหน็ ของผบู้ รหิ ารทเ่ี กย่ี วขอ้ ง กบั หน่วยงานทบั่ การตรวจสอบ อย่างไรก็ตาม ผู้ตรวจสอบอาจมีการจัดทากระดาษทาการอ่ืนๆ เพิ่มเติมข้ึนมาหรือไม่ จาเป็นต้องจดั ทาให้ครอบคลุมดงั ท่ยี กตวั อย่างขา้ งต้น ทงั้ น้ีข้นึ อยู่กบั วตั ถุประสงค์ของการตรวจสอบ ขอบเขตของการตรวจสอบ การเก็บรวบรวมและจดั ทาข้อมูลหรือหลกั ฐานการตรวจสอบ วิธกี าร ตรวจสอบรวมทงั้ ปจั จยั ทส่ี าคญั ทส่ี ุด คอื ความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ของผตู้ รวจสอบของ แต่ละองคก์ ร การเลอื กตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

350 หลกั การจดั ทากระดาษทาการ กลมุ่ งานมาตรฐานดา้ นการตรวจสอบภายใน กรมบญั ชกี ลาง กล่าวว่าการจดั ทากระดาษทาการ ของผตู้ รวจสอบภายในนัน้ ท่จี รงิ แล้วยงั ไม่มกี ารกาหนดใหเ้ ป็นแบบใดแบบหน่ึงโดยเฉพาะ บางกรณี หน่วยงานตรวจสอบไดก้ าหนดแบบฟอรม์ มาตรฐานออกแบบมาใหผ้ ู้ตรวจสอบภายในใช้ได้เลย แต่ก็ ยงั คงมอี กี หลายกรณีทไ่ี มอ่ าจกาหนดแบบฟอรม์ ไวล้ ่วงหน้าได้ กรณที ผ่ี ตู้ รวจสอบภายในตอ้ งออกแบบ กระดาษทาการใชเ้ อง ไมว่ ่าจะออกแบบกระดาษทาการออกมาในรปู ใดกใ็ หย้ ดึ หลกั ทว่ี ่ากระดาษทาการ นนั้ จะสามารถชว่ ยใหผ้ ตู้ รวจสอบหรอื หวั หน้าทมี ตรวจสอบสามารถใชบ้ นั ทกึ ใชส้ อบทานงานทจ่ี ะทาการ ตรวจสอบไดต้ ามแผนและวตั ถุประสงคข์ องการตรวจสอบทก่ี าหนดไว้ ตามท่ไี ด้กล่าวมาแล้วว่าแต่ละองค์กรจะจดั ทากระดาษทาการแตกต่างกนั ไป ทงั้ น้ีข้นึ อยู่กบั ลกั ษณะ ประเภท และขนาดขององคก์ ร รวมทงั้ ผจู้ ดั ทากระดาษทาการซง่ึ กค็ อื ผบู้ รหิ าร และผตู้ รวจ สอบของหน่วยงานตรวจสอบในแต่ละองค์กร ดงั นนั้ กระดาษทท่ี าขน้ึ อาจจะดแี ละมคี วามเหมาะสมใน องคก์ รนัน้ ๆ แต่อาจจะไมด่ หี รอื ไม่เหมาะสมในอกี องคก์ รหน่ึงกไ็ ด้ อยา่ งไรกต็ ามลกั ษณะทวั่ ๆ ไปของ กระดาษทาการทด่ี ไี มว่ า่ จะจดั ทาในรปู แบบใด ควรมหี ลกั การจดั ทาตามลกั ษณะดงั ต่อไปน้ี 1. มีความถกู ต้องและสมบรู ณ์ (Accuracy and Completeness) กระดาษทาการตอ้ งบนั ทกึ ขอ้ มลู ทไ่ี ดร้ บั จากการตรวจสอบครบถว้ นและเป็นจรงิ ถา้ เป็นตวั เลขก็ ต้องมกี ารคานวณอย่างถูกต้อง เน้ือหาท่บี นั ทกึ ในกระดาษทาการจะเป็นประเดน็ สาคญั ท่พี บจากการ ตรวจสอบซ่ึงจะต้องเป็นข้อเท็จจรงิ ท่ีเก่ียวข้องหรอื สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ นอกจากน้ีกระดาษทาการท่มี คี วามถูกต้องสมบูรณ์ยงั ใช้อ้างอิงสนับสนุนขอ้ สรุปและข้อเสนอแนะใน รายงานการตรวจสอบได้อย่างเหมาะสม ขอ้ มูลทเ่ี ก่ยี วขอ้ งกนั ในกระดาษทาการแต่ละแผ่นควรมกี าร อา้ งองิ สามารถสอบยนั ซง่ึ กนั และกนั ได้ 2. ความประณีต (Neatness) หมายถงึ ความเป็นระเบยี บเรยี บรอ้ ย สะอาด งา่ ยต่อการอ่านและการสอบทาน เน่อื งจาก กระดาษทาการทผ่ี ตู้ รวจสอบจดั ทาขน้ึ จะถูกใชเ้ ป็นการอา้ งองิ หรอื สอบทานในภายหลงั ดงั นนั้ เพ่อื ให้ เป็นการเออ้ื อานวยความสะดวกต่อผใู้ ชป้ ระโยชน์จากกระดาษทาการ จงึ ควรจดั ทาขน้ึ โดยรวบรวมเป็น หมวดหมู่ เขยี นตามลาดบั จากบนลงล่าง จากซ้ายไปขวา จดั เรยี งกระดาษทาการแต่ละแผ่นเป็น รปู แบบเดยี วกนั เพ่อื ความเป็นระเบยี บเรยี บรอ้ ยและเขา้ ใจงา่ ย ทงั้ น้ีผตู้ รวจสอบภายในควรฝึกฝนใหเ้ กดิ ความเคยชนิ จนเป็นนิสยั วา่ ขอ้ มลู ทจ่ี ะบนั ทกึ ลงในกระดาษทาการนนั้ ควรเป็นขอ้ มลู อะไรและต้องผ่านการ พจิ ารณากลนั่ กรองเสยี ก่อน บทท่ี 8 การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

351 3. ความชดั เจนและเข้าใจง่าย (Clanrity and Understandability) ขอ้ มลู ทบ่ี นั ทกึ ในกระดาษทาการควรกะทดั รดั สนั้ ๆ ไดใ้ จความใหค้ วามหมายทช่ี ดั เจนและเขา้ ใจ งา่ ย ตงั้ แต่การระบุวตั ถุประสงค์ วธิ กี ารตรวจสอบทใ่ี ช้ ลาดบั ผลการตรวจสอบทไ่ี ด้ โดยใชถ้ ้อยคาทจ่ี ะ ทาให้ผอู้ ่านเขา้ ใจไดซ้ ง่ึ ไม่ต้องการคาอธบิ ายเพม่ิ เตมิ ขอ้ มลู ในกระดาษทาการควรมคี วามชดั เจนและมี ความสมั พนั ธก์ บั เร่อื งท่ตี รวจสอบ ผูต้ รวจสอบภายในอาจขดี เส้นใต้ขอ้ ความท่ตี ้องการใช้สาหรบั งาน ตรวจสอบหรอื ตกี รอบลอ้ มขอ้ ความดงั กลา่ วใหเ้ หน็ อยา่ งชดั เจน ระมดั ระวงั การสะกดคา หลกั ไวยากรณ์ และเลอื กใชค้ าศพั ทท์ ง่ี า่ ยและเหมาะสม 4. ความสมั พนั ธก์ นั หรอื ความเก่ียวข้องกบั การตดั สินใจ (Relevance) ขอ้ มลู ในกระดาษทาการควรเป็นเรอ่ื งทม่ี คี วามสาคญั และมคี วามสมั พนั ธห์ รอื เกย่ี วขอ้ งโดยตรง กบั วตั ถุประสงคข์ องการตรวจสอบ ไมค่ วรมรี ายละเอยี ดเกนิ ความจาเป็น โดยสรุปเพยี งสนั้ ๆ เกย่ี วกบั ขนั้ ตอนการตรวจสอบ วธิ กี ารตรวจสอบทส่ี าคญั และผลสรปุ ของการตรวจสอบ ทงั้ น้ีต้องคานึงถงึ การ ประหยดั เวลาในระหวา่ งการตรวจสอบดว้ ย นอกจากหลกั 4 ประการขา้ งตน้ แลว้ ยงั มี ขอ้ แนะนาสาหรบั การจดั ทากระดาษทาการทดี่ ี เพม่ิ เตมิ ดงั น้ี 1) เมอ่ื ไดต้ รวจสอบเรอ่ื งใดไปแลว้ ผตู้ รวจสอบภายในควรจดั ทากระดาษทาการทนั ที 2) กระดาษทาการแต่ละแผ่นควรมขี อ้ มลู ต่อไปน้ี 2.1) ช่อื หน่วยงานทต่ี รวจหรอื โครงการทต่ี รวจ 2.2) ชอ่ื กระดาษทาการและงวดเวลาทต่ี รวจ 2.3) วตั ถุประสงคข์ องกระดาษทาการและการอา้ งองิ แผนงานตรวจสอบ 2.4) รหสั ดชั นีกระดาษทาการ (Index) และการใชร้ หสั ดชั นอี า้ งองิ กระดาษทาการอ่นื 2.5) แหล่งทม่ี าของขอ้ มลู ชอ่ื ผจู้ ดั ทาและวนั ทจ่ี ดั ทา ช่อื ผสู้ อบทานและวนั ทส่ี อบทาน 3) มคี าอธบิ ายเครอ่ื งหมายหรอื สญั ลกั ษณ์ทใ่ี ชใ้ นการตรวจสอบในกระดาษทาการ 4) กระดาษทาการแต่ละแผ่นควรมชี อ่ งว่างไวอ้ ยา่ งน้อย 3–4 บรรทดั ในตอนทา้ ยของ กระดาษทาการแต่ละเรอ่ื งเพอ่ื ใชข้ ยายความหรอื ปรบั ปรงุ แกไ้ ขหรอื เพม่ิ เตมิ ขอ้ สรปุ สนั้ ๆ ไดใ้ นภายหลงั 5) ใหร้ หสั ดชั นีกระดาษทาการทนั ทที จ่ี ดั ทาเสรจ็ และใชร้ หสั ดชั นีอา้ งองิ กบั กระดาษทาการ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งและแผนงานตรวจสอบ 6) กระดาษทาการทจ่ี ดั ทาเสรจ็ ควรทยอยสง่ ใหผ้ คู้ วบคุมงานสอบทานตลอดระยะเวลาการ ตรวจสอบ 7) กาหนดระบบการใหร้ หสั ดชั นกี ระดาษทาการไวก้ ่อนเรมิ่ การตรวจสอบแต่ละงาน 8) เมอ่ื จดั เกบ็ กระดาษทาการเขา้ แฟ้ม ปกของแฟ้มทจ่ี ดั เกบ็ กระดาทาการควรระบุเรอ่ื ง ต่อไปน้ีไวอ้ ยา่ งชดั เจน เช่น ช่อื และสถานทต่ี งั้ ของหน่วยรบั ตรวจ เรอ่ื งทต่ี รวจสอบ งวดทต่ี รวจสอบ หรอื วนั ทอ่ี ่นื ทเ่ี หมาะสม ชอ่ื เจา้ หน้าทผ่ี รู้ บั มอบหมายงานตรวจสอบ เป็นตน้ การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

352 ตวั อย่าง การจดั ทากระดาษทาการ W/P รหสั F1 แผ่นท่ี 1 บริษทั นนทรมี หาชน จากดั ฝ่าย สนิ เช่อื โครงการตรวจ การบรหิ ารสนิ เชอ่ื รหสั / โครงการ AR3 เรอ่ื ง หลกั ฐานทวั่ ไปของการควบคุมสนิ เช่อื วนั ที่จดั ทา 2 มกราคม 2558 จากการศกึ ษาระเบยี บและสอบถามผอู้ านวยการฝา่ ยสนิ เช่อื ณ วนั ท่ี 27 ธนั วาคม 2557 สรปุ ไดว้ ่า วตั ถปุ ระสงคข์ องการควบคมุ สินเชื่อ :- เพอ่ื ใหก้ ารอนุมตั สิ นิ เชอ่ื แก่ลกู คา้ แต่ละรายไดร้ บั การกลนั่ กรองอยา่ งรอบคอบ และตดิ ตามใหม้ ี การปฏบิ ตั ติ ามหลกั เกณฑท์ บ่ี รษิ ทั กาหนดไว้ ลกั ษณะทวั่ ไป :- การใหส้ นิ เช่อื แบง่ เป็น 2 ประเภทเทา่ นนั้ คอื ตวั แทนคา้ ปลกี และรา้ นคา้ สหกรณ์ ระยะเวลา การใหส้ นิ เชอ่ื อยา่ งสงู ทส่ี ดุ ไมเ่ กนิ 180 วนั วงเงนิ สนิ เช่อื ตอ้ งอย่รู ะหวา่ งจานวนเงนิ 1,000,000 บาท ถงึ 5,000,000 บาท ระบบการควบคมุ มดี งั น้ี (1) การอนุมตั วิ งเงนิ สนิ เช่อื แก่ลกู คา้ แต่ละราย ตอ้ งเป็นไปตามอานาจดาเนินการทบ่ี รษิ ทั มอบหมายไวต้ ามลาดบั โดยผจู้ ดั การอนุมตั ไิ ดไ้ ม่เกนิ 1,000,000 บาท ผอู้ านวยการอนุมตั ไิ ดไ้ มเ่ กนิ 1,500,000 บาท (2) กรณที ม่ี คี วามจาเป็นตอ้ งพจิ ารณาลกู คา้ รายใดทม่ี เี งอ่ื นไขแตกต่างจากกาหนดไวใ้ น อานาจดาเนินการตอ้ งนาเขา้ พจิ ารณาในคณะกรรมการสนิ เช่อื (3) การควบคุมวงเงนิ และการจดั เกบ็ หน้ลี กู หน้ีแต่ละรายอยใู่ นความรบั ผดิ ชอบของฝา่ ย สนิ เช่อื โดยตอ้ งจดั ทารายงานควบคุมสนิ เชอ่ื เสนอผบู้ รหิ ารทุกเดอื น ผจู้ ดั ทา นายมงั่ มี ศรสี ุข วนั ท่ี 2 มกราคม 2558 ผสู้ อบทาน นางร่ารวย มงั่ คงั่ วนั ท่ี 4 มกราคม 2558 ทม่ี า : (อุษณา ภทั รมนตร,ี 2558 หน้า 11-25) บทที่ 8 การเลอื กตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

353 W/P รหสั F2 แผน่ ท่ี 1 ฝ่าย สนิ เชอ่ื บริษทั นนทรมี หาชน จากดั รหสั / โครงการ AR3 โครงการตรวจ การบรหิ ารสนิ เช่อื วนั ท่ีจดั ทา 3 มกราคม 2558 เร่อื ง สรปุ ผลการทดสอบการอนุมตั วิ งเงนิ สนิ เชอ่ื รายละเอยี ด รหสั รา้ นคา้ สหกรณ์ รวม จานวนประชากร ณ 31 ธนั วาคม 2557 อา้ งองิ ปลกี การเลือกตวั อย่าง 97 219 316 โดยใชต้ ารางสุ่ม (Ramdom Sampling) 10 20 30 ผลการตรวจ 1. จานวนทเ่ี กนิ วงเงนิ แต่ไดร้ บั อนุมตั แิ ลว้ ใน F3 6 10 16 ภายหลงั 2. จานวนทเ่ี กนิ วงเงนิ แต่ไมเ่ ป็นไปตามระเบยี บ F3 1 9 10 ทก่ี าหนด 3. บนั ทกึ รายการผดิ แต่ไมม่ สี าระสาคญั และ 314 แกไ้ ขแลว้ ผลการสอบถามผทู้ ี่เก่ียวข้อง 1. สหกรณ์ 9 ราย ไดร้ บั หนงั สอื จากหวั หน้า หน่วยงานยนื ยนั ว่าไดร้ บั งบประมาณมาแลว้ แต่ใน ขณะน้ยี งั ตงั้ เบกิ ไมไ่ ด้ 2. ผแู้ ทนรา้ นคา้ ปลกี 6 รายไดน้ าเอาหลกั ทรพั ย์ อ่นื ไดแ้ ก่ ใบหุน้ หนุ้ กมู้ าวางค้าประกนั เทา่ กบั จานวนเงนิ ทส่ี งั่ ซอ้ื เกนิ วงเงนิ ทไ่ี ดร้ บั อนุมตั ิ 3. ผแู้ ทนรา้ นคา้ ปลกี ทข่ี ายเกนิ วงเงนิ และไม่ เป็นไปตามระเบยี บทก่ี าหนดไวจ้ านวน 1 ราย สอบถามไดค้ วามวา่ วนั ทม่ี าขอซอ้ื สนิ คา้ ไดม้ กี ารชาระ หน้ดี ว้ ยเชค็ ต่อมาปรากฏวา่ เกบ็ เงนิ ตามเชค็ ไมไ่ ด้ จานวนหน้ี 1.3 ลา้ นบาท คา้ งนาน 3 เดอื น โดยไมม่ ี การเรง่ รดั หน้ี หน้รี ายน้อี นุมตั โิ ดยผจู้ ดั การ ทม่ี า : (อุษณา ภทั รมนตร,ี 2558 หน้า 11-26) การเลอื กตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

354 W/P รหสั F3 แผ่นท่ี 1 บริษทั นนทรมี หาชน จากดั ฝ่าย สนิ เชอ่ื โครงการตรวจ การบรหิ ารสนิ เชอ่ื รหสั / โครงการ AR3 เรอ่ื ง รายละเอยี ดรา้ นคา้ ปลกี ทม่ี ยี อดเกนิ วงเงนิ สนิ เชอ่ื วนั ที่จดั ทา 4 มกราคม 2558 รายช่อื วงเงนิ ยอด ณ ยอดทเ่ี กนิ หมายเหตุ 1. บรษิ ทั ไทยคา้ จากดั 1,500,000 31/12 2. บรษิ ทั เมอื งยม้ิ จากดั 2,260,084 760,084 √ นาตวั ๋ เงนิ 800,000 650,000 720,098 บาท มาค้าประกนั 3. บรษิ ทั ส. รงุ่ เรอื งจากดั 4. หา้ งหุน้ ส่วน เอม็ & เอน็ 800,000 1,327,063 70,098 √ นาใบหุน้ 1,000 5. หา้ งหนุ้ สว่ นไทยมารท์ 3,400,000 3,733,494 หุน้ ๆ ละ 100 บาทมาค้า 6. บรษิ ทั กจิ พฒั นาจากดั 1,204,334 ประกนั 7. หา้ งหุน้ ส่วนรงุ่ ไทยกจิ 900,000 1,708,001 รวม 900,000 527,063 X ไมม่ คี ้าประกนั และ 800,000 960,700 เชค็ คนื 8,950,000 11,913,774 333,494 √ มตี วั ๋ เงนิ 400,000 บาท คา้ ประกนั 304,334 √ มใี บหุน้ 500,000 หนุ้ มาค้าประกนั 808,001 √ มใี บหุน้ 900,000 หุน้ มาค้าประกนั 160,700 √ มใี บหุน้ 200,000 หุน้ มาคา้ ประกนั 2,963,774 สรปุ ความเหน็ √ ตรวจและพอใจ วนั ท่ี 4 มกราคม 2558 วนั ท่ี 6 มกราคม 2558 X ตรวจแต่ยงั ไมพ่ อใจ ผจู้ ดั ทา นายมงั่ มี ศรสี ุข ผสู้ อบทาน นางร่ารวย มงั่ คงั่ ทม่ี า : (อุษณา ภทั รมนตร,ี 2558 หน้า 11-27) บทท่ี 8 การเลอื กตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

355 เคร่ืองหมายการตรวจสอบ การจดั ทากระดาษการนนั้ ผตู้ รวจสอบจะใช้เคร่อื งหมายในระหว่างการปฏบิ ตั งิ านดว้ ยดนิ สอสี หรอื หมกึ สตี ่าง ๆ กากบั ขอ้ มลู บนกระดาษทาการทต่ี รวจสอบ เพ่อื เป็นหลกั ฐานว่ามกี ารปฏบิ ตั งิ านจรงิ ระบุว่าส่ิงท่ีพบจากการตรวจสอบในแต่ละประเด็นนัน้ ผู้ตรวจสอบใช้วิธีการหรือเทคนิคใด จาก แหล่งขอ้ มูลไหน ซง่ึ เคร่อื งหมายท่ใี ช้ในการตรวจสอบนัน้ อาจจะเป็นตวั เลข ตวั อกั ษร เคร่อื งหมาย เรขาคณติ หรอื สญั ลกั ษณ์ต่างๆ กไ็ ด้ เน่ืองจากเคร่อื งหมายทใ่ี ชใ้ นการตรวจสอบนัน้ ไม่ไดม้ กี ารกาหนดไวเ้ ป็นมาตรฐานหรอื ไม่มแี นว ทางการปฏบิ ตั ทิ ่เี ป็นท่ยี อมรบั กนั โดยทวั่ ไปจงึ ทาให้การใช้เคร่อื งหมายของผู้ตรวจสอบภายในแต่ละคน ยอ่ มมคี วามแตกต่างกนั ไป ดงั นัน้ ในงานตรวจสอบแต่ละกจิ กรรมท่มี ผี รู้ บั ผดิ ชอบมากกว่าหน่ึงคน ผู้ ตรวจสอบจะตอ้ งบนั ทกึ เครอ่ื งหมายทใ่ี ชใ้ นการตรวจสอบรว่ มกนั ไวเ้ พ่อื ใชเ้ ป็นอยา่ งเดยี วกนั พรอ้ มทงั้ แจง้ คาอธบิ ายรายละเอยี ดความหมายของเครอ่ื งหมายไวใ้ นกระดาษทาการทุกแผ่นหรอื ในหน้าแรกของกลุ่ม กระดาษทาการใหช้ ดั เจน ตวั อยา่ งเครอ่ื งหมายการตรวจสอบแสดงไดต้ ามตารางขา้ งลา่ งน้ี ตารางท่ี 8.3 เครอ่ื งหมายการตรวจสอบ เครอ่ื งหมาย คาอธบิ าย √ การคานวณตวั เลขหรอื รายการตรงกนั หรอื ยอดคงเหลอื ตรงกบั ยอดในบญั ชี < บวกเลขตามแนวนอน £ ตรวจทานอกี ครงั้ ∫ ตรวจกบั สมดุ บญั ชี ∑ ทดสอบการคานวณเลขแลว้ Ø ตรวจสอบตรงกบั ยอดเงนิ สด ¢ ตรวจสอบกบั เอกสารแสดงกรรมสทิ ธิ # รายการทต่ี อ้ งปรบั ปรงุ บญั ชี C เปรยี บเทยี บการยนื ยนั หรอื การตรวจนบั P เปรยี บเทยี บตรงกบั ยอดคงเหลอื ในกระดาษทาการปีก่อน X ตรวจสอบใหมอ่ กี ครงั้ หรอื ยงั หาเอกสารไมพ่ บ E สอบถามจากพนกั งานหรอื ผบู้ รหิ าร T ตรวจนบั สนิ ทรพั ย์ ทม่ี า : (จนั ทนา สาขากร, นิพนั ธ์ เหน็ โชคชยั ชนะ, และศลิ ปพร ศรจี นั่ เพชร, 2557 หน้า 12–5) การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทที่ 8

356 รหสั ดชั นีกระดาษทาการ การใหร้ หสั ดชั นีกระดาษทาการของผูต้ รวจสอบภายในไม่มหี ลกั เกณฑท์ ่แี น่นอนตายตวั โดย ปกตหิ น่วยงานตรวจสอบจะกาหนดวธิ กี ารใหร้ หสั ดชั นีกระดาษทาการ (Index) ทเ่ี ป็นมาตรฐานซ่งึ จะ เขยี นไวบ้ นกระดาษทาการทุกแผน่ ทางขวามอื ดา้ นบนหรอื ขวามอื ดา้ นลา่ ง กระดาษทาการทุกแผ่นควรมี รหสั ดชั นีเพ่อื การจดั เกบ็ ท่เี ป็นระเบยี บ ง่ายต่อการคน้ หา สะดวกในการอา้ งองิ สอบทานและคดั เลอื ก ข้อมูล และเพ่อื การเขยี นรายงานการตรวจสอบอย่างรวดเรว็ ครบถ้วน สาหรบั การให้รหสั ดชั นีของ กระดาษทาการมหี ลายวธิ ี เช่น 1. ระบบตวั เลขต่อเน่อื งกนั เป็นลาดบั เช่น 1, 2, 3, 4…. วธิ นี ้ไี มค่ อ่ ยนยิ มใชก้ นั เพราะ แทรกเพมิ่ เตมิ รหสั ดชั นภี ายหลงั ไดย้ าก 2. ระบบตวั เลข 2 ช่วง คอื ใชต้ วั เลขช่วงแรกกาหนดเป็นรหสั สาหรบั กระดาษทาการหลกั ต่อเน่ืองกนั เช่น 1, 2, 3, 4 ส่วนกระดาษทาการเสรมิ จะใชต้ วั เลขช่วงขยาย คอื 1–1, 1–2, 2–1, 2–2, 3–1, 3–2, 4–1, 4–2, วธิ นี ้นี ิยมใชก้ นั เพราะแทรกหรอื เพมิ่ เตมิ รหสั ดชั นีไดง้ า่ ย 3. ระบบตวั อกั ษร คอื ใชต้ วั อกั ษรกาหนดเป็นรหสั สาหรบั กระดาษทาการหลกั ต่อเน่อื งกนั เช่น ก, ข, ค, ส่วนกระดาษทาการเสรมิ จะใชต้ วั เลขช่วงขยาย คอื ก–1, ข–1, ค–1, วธิ นี ้ีนิยมใชั กนั เช่นเดยี วกบั วธิ ที ่ี 2 4. ระบบผสม คอื ใชท้ งั้ ระบบตวั เลขและระบบตวั อกั ษรโดยการกาหนดกลุ่มกระดาษทาการ บางกลุ่มใชต้ วั เลข เช่น กลุ่มกระดาษทาการทเ่ี ก่ยี วกบั รายการตามงบการเงนิ ให้รหสั ดชั นีเป็นตวั เลข สว่ นกลุ่มของกระดาษทาการของรายการทไ่ี มเ่ กย่ี วกบั งบการเงนิ ใหร้ หสั ดชั นีเป็นตวั อกั ษร เป็นตน้ วธิ นี ้ี ผสมผสานวธิ ที ่ี 2 และวธิ ที ่ี 3 การสอบทานกระดาษทาการ อุษณา ภทั รมนตรี (2558 : 11–28) กล่าววา่ การสอบทานกระดาษทาการควรกระทาโดยผู้สอบ ทานตามสายการบงั คบั บญั ชา ซง่ึ การปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบแต่ละกจิ กรรมหน่ึงๆ ผตู้ รวจสอบภายในควร สอบทานกระดาษทาการเป็นระยะๆ เพ่อื ใหม้ นั่ ใจในคุณภาพและความก้าวหน้าของงาน เม่อื สอบทาน จนพอใจเหน็ ชอบกบั ขอ้ สรปุ ทบ่ี นั ทกึ ไวร้ วมทงั้ การบนั ทกึ ขอ้ สงสยั หรอื สง่ิ ทต่ี ้องการใหป้ ฏบิ ตั งิ านเพม่ิ เตมิ แล้ว ผูส้ อบทานจะลงลายมอื ช่ือ วนั ทก่ี ากบั ในกระดาษทาการทุกแผ่น การสอบทานกระดาษทาการ อาจแบง่ ไดเ้ ป็น 2 วธิ ดี งั น้ี บทท่ี 8 การเลือกตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

357 1. การสอบทานในขณะท่ีงานตรวจสอบกาลงั ดาเนินการอยู่ (Reviewing the Audit was Performed) หวั หน้ากลุม่ ผตู้ รวจสอบควรสอบทานกระดาษทาการทจ่ี ดั ทาเสรจ็ แลว้ เป็นระยะๆ โดยไมต่ อ้ งรอ ใหเ้ สรจ็ สน้ิ การตรวจสอบทงั้ หมด ทงั้ น้ี เพ่อื สอบทานความถูกตอ้ งสมบรู ณ์และความเพยี งพอของขอ้ มลู หรอื หลกั ฐานในกระดาษทาการดงั กลา่ ว สามารถควบคุมการปฏบิ ตั งิ านใหถ้ ูกตอ้ งตามแผนงานทก่ี าหนด ไวแ้ ละหากเกดิ ขอ้ บกพรอ่ งผตู้ รวจสอบกส็ ามารถแกไ้ ขไดท้ นั ทซี ง่ึ ทาใหไ้ ดง้ านทม่ี ปี ระสทิ ธภิ าพ 2. การสอบทานเม่ืองานตรวจสอบเสรจ็ สิ้น (Reviewed Adit is Completed) หวั หน้ากลุม่ ผตู้ รวจสอบหรอื ผรู้ บั ผดิ ชอบงาน ควรสอบทานกระดาษทาการทงั้ หมดทนั ทที ง่ี าน ตรวจสอบเสรจ็ สน้ิ ลงเพอ่ื ใหไ้ ดร้ บั คาตอบสาหรบั ปญั หาทม่ี ขี อ้ สงสยั และเพอ่ื ใหเ้ กดิ ความมนั่ ใจในความถูก ต้องสมบูรณ์เพยี งพอของขอ้ มลู หรอื หลกั ฐานทงั้ หมดทไ่ี ดจ้ ากงานตรวจสอบ สาหรบั การสอบทานทงั้ 2 วธิ ดี งั กล่าวหากมขี อ้ สงั เกตหรอื ขอ้ สงสยั ผูส้ อบทานจะจดบนั ทกึ ไวใ้ นกระดาษทาการตดิ ตาม (Follow Up Note) สงิ่ ทผ่ี สู้ อบทานพงึ สงั เกตระหว่างการสอบทานกระดาษทาการ ไดแ้ ก่ 2.1 ความสอดคลอ้ งกบั แผนงานตรวจสอบ และคาอธบิ ายทร่ี ะบุไว้ 2.2 ความถกู ตอ้ งตามหลกั วชิ าการ 2.3 ความถกู ตอ้ งตามคาสงั่ กฎ ระเบยี บ ขอ้ บงั คบั และอ่นื ๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง 2.4 ความถกู ตอ้ งครบถว้ นของการใหร้ หสั ดชั นกี ระดาษทาการ และการอา้ งองิ 2.5 ความถกู ตอ้ งและเหมาะสมของภาษาทใ่ี ชบ้ นั ทกึ รายงาน 2.6 ความถูกตอ้ งของขอ้ มลู ความมเี หตุผล และความเช่อื ถอื ไดว้ ่าเป็นหลกั ฐานใน การปฏบิ ตั งิ าน และสนบั สนุนขอ้ สรปุ ในรายงานไดอ้ ยา่ งเพยี งพอ นอกจากน้ยี งั มขี อ้ เสนอแนะเพมิ่ เตมิ สาหรบั การสอบทานกระดาษทาการของผตู้ รวจสอบภายใน เพอ่ื ใชป้ ็นแนวทางปฏบิ ตั งิ านไดง้ า่ ยยงิ่ ขน้ึ ของทงั้ 2 ระยะดงั น้ี 1) ผตู้ รวจสอบภายในจะตอ้ งทาการสอบทานกระดาษทาการเสมอ ควรทาเป็นระยะๆ ในชว่ งการตรวจสอบ 2) ไมค่ วรทาการสอบทานครงั้ เดยี วเมอ่ื ทาการตรวจสอบแลว้ เสรจ็ 3) หลกั ฐานแสดงการสอบทานกระดาษทาการ ควรแบง่ บนั ทกึ กระดาษทาการออกเป็น 2 ซีก คอื ซกี ซ้ายเป็นการจดข้อมูลกระดาษทาการ และซกี ขวาเป็นการสอบทานกระดาษทาการ สาหรบั ผลการสอบทานกระดาษทาการดา้ นซกี ขวา ควรเรม่ิ ตน้ ดว้ ยคาว่า “ขอ้ สงั เกตจากการตรวจสอบ ปรากฏวา่ .................” 4) กระดาษทาการจะตอ้ งลงชอ่ื และวนั ทท่ี าการสอบทานนนั้ ไวด้ ว้ ย 5) ผตู้ รวจสอบภายในจะตอ้ งสอบทานกระดาษทาการทกุ แผ่น สาหรบั กระดาษทาการท่ี ไมไ่ ดท้ าประโยชน์ต่อการตรวจสอบครงั้ ต่อไป หรอื ไม่มปี ระโยชน์ต่อการนาไปใชเ้ ขยี นรายงาน หรอื ใช้ เป็นหลกั ฐานประกอบปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบ ควรแยกออกและทาลายทง้ิ การเลอื กตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

358 6) มาตรฐานกระดาษทาการในการสอบทานกระดาษทาการผสู้ อบบญั ชหี รอื ผูต้ รวจสอบ หวั หน้าสายงานทร่ี บั ผดิ ชอบจะต้องทาการตรวจสอบเรอ่ื งมาตรฐานของกระดาษทาการทุกครงั้ มาตรฐาน กระดาษทาการไม่ว่าจะเป็นเร่อื งของรูปแบบ ขนาดของกระดาษทาการหรอื เน้ือหาหวั ข้อ เร่อื งท่จี ะ กาหนดใหใ้ ชป้ ฏบิ ตั งิ านตอ้ งไดม้ าตรฐานเดยี วกนั เสมอ การควบคมุ ดแู ลและการจดั เกบ็ กระดาษทาการ ชนมณ์ ฐั ชา กงั วานศุภพนั ธ์ (2553 : 137) ไดก้ ล่าวถงึ การปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบภายในว่าตาม มาตรฐานการตรวจสอบภายในรหสั 2330 เรอ่ื งการจดั ทาและรวบรวมสารสนเทศไดก้ าหนดแนวทางการ ควบคุมและจดั เกบ็ กระดาษทาการของผตู้ รวจสอบภายในดงั น้ี รหสั 2330.A1 หวั หน้าผู้บรหิ ารงานตรวจสอบต้องควบคุมการเขา้ ถงึ บนั ทกึ ขอ้ มูลทไ่ี ดจ้ ากการ ปฏบิ ตั ภิ ารกจิ และการเผยแพรข่ อ้ มลู ใหแ้ ก่บคุ คลภายนอกตอ้ งไดร้ บั ความเหน็ ชอบจากผบู้ รหิ ารระดบั สูง และ/หรอื ทป่ี รกึ ษากฎหมายก่อนตามความเหมาะสม รหสั 2330.A2 หวั หน้าผู้บรหิ ารงานตรวจสอบต้องกาหนดระยะเวลาในการเก็บรกั ษาบนั ทึก ขอ้ มลู ทไ่ี ดจ้ ากการปฏบิ ตั ภิ ารกจิ ไม่ว่าขอ้ มลู จะเกบ็ รกั ษาในส่อื รูปแบบใดกต็ าม ระยะเวลาในการเกบ็ รกั ษาตอ้ งสอดคลอ้ งกบั ขอ้ กาหนดขององคก์ รและทางการหรอื ความจาเป็นอ่นื ๆ รหสั 2330.C1 หวั หน้าผบู้ รหิ ารงานตรวจสอบต้องกาหนดนโยบายในการเกบ็ รกั ษาขอ้ มูลท่ไี ด้ จากการปฏบิ ตั ภิ ารกจิ ใหค้ าปรกึ ษา รวมถงึ นโยบายในการเผยแพรต่ ่อบุคคลภายในและภายนอกองคก์ ร นโยบายดงั กลา่ วตอ้ งสอดคลอ้ งขององคก์ รและทางการหรอื ความจาเป็นอ่นื ๆ เม่อื ผตู้ รวจสอบจดั ทากระดาษทาการเสรจ็ แลว้ จะต้องมผี ตู้ รวจสอบอาวุโสหรอื ผตู้ รวจสอบทม่ี ี ประสบการณ์มากกว่าทาหน้าทเ่ี ป็นผสู้ อบทาน เพ่อื ใหม้ คี วามมนั่ ใจว่าผตู้ รวจสอบจดั ทากระดาษทาการ ครบถ้วน มเี น้ือหาท่สี อดคล้องกับวตั ถุประสงค์ในการตรวจสอบในแต่ละเร่อื งหรอื แต่ละโครงงานท่ี ตรวจสอบ ซง่ึ หวั หน้าผบู้ รหิ ารงานตรวจสอบจะเป็นเป็นผทู้ ม่ี หี น้าทแ่ี ละความรบั ผดิ ชอบเกย่ี วกบั นโยบาย ในการจดั เก็บ ระยะเวลาในการจดั เก็บ และการควบคุมดูแลกระดาษทาการของผู้ตรวจสอบให้ สอดคล้องกบั นโยบายหรอื แนวทางปฏบิ ตั ขิ ององคก์ รในการจดั เกบ็ เอกสารอ่นื ๆ ขององค์กรให้เป็นไป ตามขอ้ กาหนดหรอื กฎหมายทเ่ี กย่ี วขอ้ ง การจดั เก็บกระดาษทาการแต่ละเร่อื งหรอื แต่ละโครงงานนัน้ ผู้ตรวจสอบภายในอาจจะต้อง จดั ทากระดาษทาการมากมาย หากไม่มกี ารควบคุมการจดั เกบ็ กระดาษทาการท่ดี แี ลว้ ก็จะมปี ญั หาต่อ ผใู้ ชก้ ระดาษทาการในภายหลงั กระดาษทาการแต่ละแผ่นจงึ ควรกาหนดรหสั ไวซ้ ง่ึ ไมม่ เี กณฑท์ แ่ี น่นอน รหสั กระดาษทาการทท่ี าขน้ึ นนั้ ผตู้ รวจสอบจะตอ้ งบนั ทกึ เป็นทะเบยี นไวว้ ่า รหสั แต่ละตวั เป็นกระดาษทา การอะไร ในบางครงั้ กระดาษทาการจะช่วยในการจดั เก็บกระดาษทาการแต่ละเร่อื งเป็นระเบียบ บทท่ี 8 การเลือกตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

359 เรยี บร้อยสะดวกในการค้นหาและอ้างองิ อย่างไรก็ตามบางองค์กรท่มี ขี นาดใหญ่อาจมรี ะเบียบการ จดั เกบ็ เอกสารเป็นมาตรฐานไวแ้ ลว้ กอ็ าจนามาประยกุ ตใ์ ชใ้ นการจดั เกบ็ กระดาษทาการกไ็ ด้ เน่อื งจากกระดาษทาการทผ่ี ตู้ รวจสอบภายในจดั ทาข้นึ นนั้ มมี ากมายหลายประเภท กระดาษทา การบางประเภทสามารถใชป้ ระโยชน์หรอื ใช้อ้างองิ ได้เป็นระยะเวลานานหรอื มกี ารใช้เป็นประจา เช่น โครงสร้างการจดั องค์กร ขนั้ ตอนการปฏบิ ตั ิงาน หนังสอื มอบอานาจ เอกสารสาคญั ต่างๆ เป็นต้น กระดาษทาการเหลา่ น้ีผตู้ รวจสอบควรจดั เกบ็ ไวร้ วมกนั ในแฟ้มทเ่ี รยี กว่า “แฟ้มถาวร” ส่วนกระดาษทา การบางประเภทท่เี ป็นกระดาษทาการเฉพาะเร่อื งท่ตี รวจสอบ เช่น จดหมาย ขอคายนื ยนั ยอด การ วเิ คราะห์และเปรยี บเทยี บ การกระทบยอดและพสิ ูจน์ความถูกต้องของยอดคงเหลอื เป็นต้น ควร จดั เกบ็ อยใู่ นแฟ้มทเ่ี รยี กว่า “แฟ้มปจั จบุ นั ” นอกจากน้หี วั หน้าผบู้ รหิ ารงานตรวจสอบยงั ต้องควบคุมดแู ล การเปิดเผยกระดาษทาการต่อบุคคลต่างๆ ทงั้ ภายในและภายนอกโดยอาจกาหนดเป็นนโยบายของ หน่วยงานตรวจสอบภายในไวด้ งั น้ี 1. กระดาษทาการถอื เป็นสมบตั แิ ละเป็นความลบั ขององคก์ รอยใู่ นความควบคุมดแู ลของหน่วย งานตรวจสอบ การเปิดเผยต่อบุคคลภายในตอ้ งปฏบิ ตั ติ ามวธิ กี ารทห่ี น่วยงานกาหนดและเฉพาะบุคคลท่ี ไดร้ บั การอนุญาตจากผบู้ รหิ ารเท่านนั้ ส่วนการเปิดเผยต่อบคุ คลภายนอกตอ้ งไดร้ บั อนุญาตจากผบู้ รหิ าร ระดบั สงู ขององคก์ รและทป่ี รกึ ษาทางกฎหมาย 2. โดยปกตจิ ะเปิดเผยกระดาษทาการต่อผรู้ บั การตรวจสอบเฉพาะส่วนทเ่ี กย่ี วขอ้ งในรายงาน เท่านนั้ และปกตไิ มค่ วรเปิดเผยวธิ กี ารตรวจในรายละเอยี ด 3. ระยะเวลาการจดั เกบ็ กระดาษทาการใหจ้ ดั เกบ็ ตามเวลาทก่ี ฎหมายหรอื ระเบยี บของหน่วย งานกาหนด 4. ควรเกบ็ กระดาษทาการเฉพาะทส่ี าคญั หรอื ทอ่ี า้ งองิ ถงึ ในรายงาน ส่วนทห่ี มดความจาเป็น ควรทาลายรวมทงั้ ควรส่งเอกสารคนื หน่วยงานเจา้ ของเรอ่ื งเมอ่ื เสรจ็ สน้ิ งานตรวจสอบนนั้ แลว้ ดงั นนั้ จากทก่ี ล่าวมาขา้ งตน้ จะเหน็ ไดว้ า่ เมอ่ื งานตรวจสอบเสรจ็ สน้ิ ผตู้ รวจสอบภายในจะจดั เกบ็ กระดาษทาการเขา้ แฟ้มเพ่อื ประโยชน์ในการสอบทานและอา้ งองิ ภายหลงั ตลอดจนระยะเวลาทย่ี งั มคี วาม รบั ผดิ ชอบในงานตรวจสอบหน่วยงานนัน้ อย่หู รอื ภายในระยะเวลาท่กี ฎหมายกาหนดใหต้ ้องเกบ็ รกั ษา กระดาษทาการไว้ ในการจดั เกบ็ กระดาษทาการเขา้ แฟ้มควรมหี น้าสารบญั และการจดั เรยี งกระดาษทา การภายในแฟ้มควรเรยี งตามสารบญั ดว้ ย สาหรบั การจดั เกบ็ กระดาษทาการของผตู้ รวจสอบภายในอาจ แบ่งไดเ้ ป็น 2 ลกั ษณะดงั น้ี 1. แฟ้ มกระดาษทาการที่จดั เกบ็ โดยเน้นเนื้อหาที่จดั เกบ็ (Working Paper Files Content Storage) แบง่ กระดาษทาการออกไดเ้ ป็น 5 แฟ้ม คอื 1.1 แฟ้มหลกั หมายถงึ แฟ้มรวมเรอ่ื งราวทวั่ ไปของหน่วยรบั ตรวจ ช่อื ผูต้ รวจสอบภายใน ทร่ี บั ผดิ ชอบงานตรวจ รายงานการตรวจสอบ และผลการตดิ ตามรายงานตงั้ แต่เรม่ิ ตน้ จนถงึ ปจั จบุ นั การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

360 1.2 แฟ้มถาวร หมายถงึ แฟ้มรวมกระดาษทาการจากผลการตรวจสอบตงั้ แต่อดตี จนถงึ ปจั จุบนั แต่ข้อมูลท่ปี รากฏนัน้ ยงั คงประโยชน์ในการตรวจสอบครงั้ ต่อไป ข้อมูลท่ลี ้าสมยั หรอื หมด ประโยชน์จะนาไปเกบ็ รกั ษาไวใ้ นแฟ้มฟลกั หรอื นาไปทาลายตามควรแก่กรณี 1.3 แฟ้มปจั จบุ นั หมายถงึ แฟ้มรวมกระดาษทาการทไ่ี ดจ้ ากผลการตรวจสอบงวดปจั จุบนั และการตดิ ตามผลการตรวจสอบจากรายงานการตรวจสอบครงั้ ก่อน ซ่ึงจะนามาใชเ้ ป็นหลกั ฐานอ้างองิ และสนบั สนุนรายงานการตรวจสอบ เมอ่ื เสรจ็ สน้ิ การตรวจสอบแลว้ ผตู้ รวจสอบภายในควรพจิ ารณาว่า กระดาษทาการใดควรนาไปรวมไวใ้ นแฟ้มอ่นื บา้ ง 1.4 แฟ้มตดิ ต่อ หมายถงึ แฟ้มทแ่ี ยกเฉพาะส่วนเพ่อื นามาจดั เกบ็ กระดาษทาการ บนั ทกึ หรอื จดหมายไดต้ อบกบั หน่วยรบั ตรวจ 1.5 แฟ้มพเิ ศษ หมายถงึ แฟ้มทใ่ี ชร้ วบรวมเอกสารหรอื กระดาษทาการจากการตรวจสอบ เฉพาะกรณที เ่ี ป็นเรอ่ื งพเิ ศษ นอกเหนอื จากการตรวจสอบตามปกติ 2. แฟ้ มกระดาษทาการท่ีจดั เกบ็ โดยเน้นประโยชน์การใช้ (Working Paper Files Storage on the User) จะแบง่ กระดาษทาการออกเป็น 2 แฟ้ม คอื 2.1 แฟ้มถาวร (Permanent File) หมายถงึ แฟ้มทร่ี วบรวมขอ้ มลู หรอื เอกสารทจ่ี าเป็น ตอ้ งใชอ้ า้ งองิ ในการตรวจสอบครงั้ ต่อไปรวมทงั้ เอกสารทเ่ี ป็นเร่อื งลบั เฉพาะดว้ ย ซง่ึ เป็นกระดาษทาการ ท่เี ก็บข้อมูลสาคญั ๆ ไว้ซ่ึงข้อมูลในแฟ้ มถาวรให้เก็บไว้นาน 10 ปี ทงั้ น้ีจะต้องมีการปรบั ปรุงหรอื เปลย่ี นแปลง (Update) ทกุ ครงั้ หลงั จากทก่ี ารตรวจสอบเรอ่ื งนนั้ ๆ แลว้ เสรจ็ สาหรบั เอกสารทค่ี วรจดั เกบ็ ขอ้ มลู ไวใ้ นแฟ้มถาวรไดแ้ ก่ 2.1.1 สาเนาหลกั ฐานการเป็นนิตบิ ุคคล 2.1.2 ผงั การจดั องคก์ ร 2.1.3 คมู่ อื การปฏบิ ตั งิ าน 2.1.4 แผนผงั ทางเดนิ เอกสารระบบงานต่างๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกนั 2.1.5 สาเนารายงานการประชุมบรษิ ทั 2.1.6 รายงานการสอบบญั ชปี ีต่างๆ 2.1.7 สาเนาสญั ญาระยะยาว 2.1.8 สรปุ วธิ กี ารบญั ชที ส่ี าคญั ทล่ี กู คา้ ถอื ปฏบิ ตั อิ ยู่ 2.1.9 สาเนาแบบยน่ื แสดงรายการเสยี ภาษปี ีก่อนๆ 2.2 แฟ้มปจั จบุ นั (Curren File) หมายถงึ แฟ้มทร่ี วบรวมกระดาษทาการทใ่ี ชใ้ นงานตรวจ สอบครงั้ หน่งึ ๆ หรอื ในรอบระยะการตรวจสอบช่วงหน่ึงๆ ซง่ึ เกย่ี วขอ้ งกบั งานตรวจสอบในงวดปจั จบุ นั เท่านัน้ โดยไม่มคี วามสมั พนั ธ์กบั การตรวจสอบในอดตี หรอื ในอนาคตกระดาษทาการท่รี วบรวมไว้ใน แฟ้มปจั จุบนั จะนามาใช้ประกอบเขยี นรายงานผลการตรวจสอบและใช้เป็นหลกั ฐานเอกสารประกอบ รายงานนนั้ ปกตใิ หเ้ กบ็ ไวไ้ ดน้ าน 1 ปี สาหรบั เอกสารทค่ี วรจดั เกบ็ ขอ้ มลู ในแฟ้มปจั จบุ นั ไดแ้ ก่ บทท่ี 8 การเลอื กตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

ขอ้ แกไ้ ข 361 2.2.1 หนงั สอื โตต้ อบกบั ลกู คา้ ในระยะเวลาตรวจสอบ 2.2.2. แบบสอบถามการประเมนิ ประสทิ ธภิ าพระบบการควบคมุ ภายใน (ICQ) 2.2.3 แผนการตรวจสอบ (Audit Plan) 2.2.4 บญั ชที ต่ี รวจสอบ 2.2.5 ใบยนื ยนั ยอด และ/หรอื คาตอบ 2.2.6 กระดาษทาการวเิ คราะหข์ อ้ มลู และงบการเงนิ 2.2.7 กระดาษทาการแสดงผลการตรวจนบั เงนิ สดและทรพั ยส์ นิ ต่างๆ 2.2.8 หนงั สอื ถงึ ฝา่ ยบรหิ ารขององคก์ รระบุถงึ จดุ อ่อนของระบบควบคมุ ภายในพรอ้ ม สรปุ การปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบ ผตู้ รวจสอบภายในจะไม่ตรวจสอบรายการทเ่ี กดิ ขน้ึ ทุกรายการหรอื ใช้ วธิ ีการตรวจสอบทุกวิธีแต่จะเลือกตัวอย่างข้นึ มาตรวจสอบ สาหรบั การทดสอบย่อมมีความเส่ียง เน่ืองจากตัวอย่างท่ีเลือกอาจไม่เหมาะสมและไม่ใช่ตัวแทนท่ีดี ถึงแม้ว่าการตรวจสอบนัน้ จะมี ประสทิ ธภิ าพเพยี งใดกต็ ามผตู้ รวจสอบจงึ ควรทดสอบดว้ ยการเลอื กตวั อยา่ งแบบมหี ลกั เกณฑ์ การเลอื ก ตวั อยา่ งทเ่ี ป็นตวั แทนทแ่ี ทจ้ รงิ ของประชากรมสี ว่ นชว่ ยใหผ้ ตู้ รวจสอบภายในจดั ทารายงานการตรวจสอบ ไดอ้ ยา่ งเหมาะสมซง่ึ ขนั้ ตอนของการเลอื กตวั อยา่ งทน่ี ามาทดสอบจะเรม่ิ ต้นจากการเลอื กมาตรฐานทใ่ี ช้ วดั ผล การใหค้ าจากดั ความของ “ประชากร” และ “หน่วยตวั อย่าง” การกาหนดขนาดตวั อย่าง การ กาหนดวธิ กี ารเลอื กตวั อย่าง การตรวจสอบรายการท่เี ลอื กเป็นตวั อยา่ ง การประเมนิ ผลการทดสอบ ตวั อย่าง และการบนั ทกึ งานเลอื กตวั อย่าง สาหรบั การตดั สนิ ใจว่าจะใช้วิธกี ารเลอื กตวั อย่างวธิ ใี ด ขน้ึ อย่กู บั สถานการณ์และประสทิ ธภิ าพของการตรวจสอบเพ่อื ใหไ้ ด้มาซง่ึ หลกั ฐานการตรวจสอบตามท่ี ตอ้ งการ หลงั จากนนั้ ผตู้ รวจสอบจะนาผลสรปุ ทไ่ี ดม้ าบนั ทกึ งานเลอื กตวั อยา่ งไวใ้ นกระดาษทาการ กระดาษทาการทผ่ี ตู้ รวจสอบจดั ทาขน้ึ นนั้ ควรจะตอ้ งครอบคลุมถงึ กระบวนการตรวจสอบต่างๆ ในการจดั ทากระดาษทาการนัน้ ยงั ไม่มกี ารกาหนดรูปแบบให้เป็นมาตรฐาน โดยเฉพาะรูปแบบของ กระดาษทาการจะขน้ึ อย่กู บั ดุลยพนิ ิจ วจิ ารณญาณ ความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ของผู้ ตรวจสอบแต่ละคน ลกั ษณะกระดาษทาการทด่ี ตี อ้ งมคี วามสมบูรณ์ ถูกต้อง เป็นระเบยี บเขา้ ใจงา่ ย มี มาตรฐานเดยี วกนั สาหรบั การตรวจสอบเรอ่ื งเดยี วกนั และการใชเ้ ครอ่ื งหมายต่างๆ ตอ้ งส่อื ความหมาย ได้และเข้าใจตรงกนั ระหว่างผู้ตรวจสอบ ส่วนในการจดั เก็บกระดาษทาการนัน้ หวั หน้าผู้บรหิ ารงาน ตรวจสอบจะเป็นผมู้ หี น้าทแ่ี ละความรบั ผดิ ชอบเก่ยี วกบั นโยบายในการจดั เกบ็ ระยะเวลาในการจดั เกบ็ และการควบคุมดูแลกระดาษทาการของผู้ตรวจสอบให้สอดคล้องกบั นโยบายหรอื แนวทางปฏบิ ตั ิของ องคก์ รและใหเ้ ป็นไปตามขอ้ กาหนดหรอื กฎหมายทเ่ี กย่ี วขอ้ ง การเลือกตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

362 แบบฝึ กหดั ท้ายบท ตอนท่ี 1 คาถามอตั นัย : ถาม – ตอบจากทฤษฎใี นเน้อื หาเพอ่ื ทดสอบความเขา้ ใจของผเู้ รยี น ขอ้ 1. ให้อธบิ ายเก่ียวกบั ปจั จยั ท่มี ผี ลต่อการกาหนดขนาดตัวอย่างท่เี ลอื กมาทดสอบประกอบด้วย หลกั เกณฑใ์ ดบา้ งเพ่อื นามาส่ขู อ้ สรปุ ต่องานตรวจสอบนนั้ ขอ้ 2. ใหอ้ ธบิ ายขนั้ ตอนการทดสอบเพ่อื ใหไ้ ดม้ าซง่ึ ตวั อยา่ งทเ่ี ลอื กเป็นตวั แทนทแ่ี ทจ้ รงิ ของประชากร ทงั้ หมด ขอ้ 3. ใหอ้ ธบิ ายวธิ กี ารสุม่ ตวั อยา่ งทผ่ี ตู้ รวจสอบภายในอาจนามาใชใ้ นการตรวจสอบ ขอ้ 4. การทดสอบการควบคุมระบบการซอ้ื ของบรษิ ทั เป็นเอก จากดั ท่านวางแผนทจ่ี ะใชต้ ารางเลข สุ่มในการเลอื กใบสงั่ จา่ ยทงั้ สน้ิ ในชว่ งเดอื นตุลาคมถงึ เดอื นธนั วาคม ซง่ึ ใบสงั่ จา่ ยดงั กล่าวเรยี งลาดบั ลขท่ี ตงั้ แต่ 001 ถงึ 300 สมมตวิ า่ ถา้ ตอ้ งการตวั อยา่ งมาทดสอบเพยี ง 60 ใบ ท่านจะมวี ธิ กี ารเลอื กตวั อยา่ ง จากตารางเลขส่มุ อยา่ งไร และใหบ้ นั ทกึ ขอ้ มลู จากการเลอื กตวั อยา่ งในกระดาษทาการ ขอ้ 5. ใหก้ ล่าวถงึ การจดั ทากระดาษทาการของผตู้ รวจสอบภายในควรมลี กั ษณะเป็นอย่างไร และหลกั การจดั ทากระดาษทาการทด่ี คี วรเป็นเช่นไร ขอ้ 6. การเขา้ ไปตรวจสอบการรบั – จา่ ยเงนิ สด ทา่ นเหน็ ว่ากระดาษทาการทด่ี คี วรจดั ทามอี ะไรบา้ ง และใหย้ กตวั อยา่ งรปู แบบของกระดาษทาการมาอยา่ งน้อย 2 แบบ ขอ้ 7. ใหก้ ล่าวถงึ วตั ถุประสงคห์ ลกั ๆ ของการจดั ทากระดาษทาการของผตู้ รวจสอบภายใน ขอ้ 8. จากขอ้ มลู ต่อไปน้เี ป็นการเลอื กตวั อยา่ งแบบใด ใหท้ า่ นบอกเหตุผลประกอบกบั คาตอบมาดว้ ย (ก) ใบกากบั สนิ คา้ ของบรษิ ทั MK จากดั ไดเ้ กบ็ ใสแ่ ฟ้ม 40 แฟ้ม นาไปเกบ็ ไวใ้ นตูเ้ หลก็ 5 ล้นิ ชกั หากต้องการเลือกใบกากบั สนิ ค้ามาจานวนเพยี ง 15 ใบ ตามวธิ นี ้ีจะเลอื กชนั้ ท่เี กบ็ เอกสาร ตามลาดบั แรกว่าจะเลอื กชนั้ เหลก็ ใด ลาดบั ท่ี 2 จะเลอื กแฟ้มเอกสารจากชนั้ เหลก็ ทเ่ี ลอื กไดใ้ นลาดบั แรก เมอ่ื ไดแ้ ฟ้มแลว้ กเ็ ลอื กใบกากบั สนิ คา้ 15 ใบจากแฟ้มนนั้ ดว้ ยวธิ สี ุ่ม บทที่ 8 การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

363 (ข) จากการตรวจสอบรายการจา่ ยเงนิ ผตู้ รวจสอบภายในไดว้ างแผนการสุ่มตวั อยา่ งดงั ต่อไปน้ี มลู ค่าของรายการ (หน่วยบาท) ปรมิ าณทส่ี มุ่ ตวั อยา่ งมาตรวจ 1 - 10,000 2% 10,001 - 30,000 5% 30,001 - 60,000 15% 60,001 - 90,000 20% 90,001 - 120,000 30% 120,001 - 150,000 50% 150,001 ขน้ี ไป ตรวจทุกรายการ (ค) การตรวจสอบประสทิ ธภิ าพการเรยี กเกบ็ หน้ี ผตู้ รวจสอบภายในพจิ ารณาเลอื กลกู หน้ใี น ประเทศท่มี ยี อดคงค้างเกนิ 100,000 บาท เน่ืองจากประสบการณ์การตรวจสอบในปีทผ่ี ่านมาพบว่า ลกู หน้ใี นประเทศมโี อกาสพบขอ้ ผดิ พลาดมากกวา่ ลกู หน้ที อ่ี ยู่ในต่างประเทศ ขอ้ 9. ต่อไปน้ีเป็นกระดาษทาการท่จี ดั ทาโดยผูต้ รวจสอบภายใน ท่ไี ด้รบั มอบหมายให้เขา้ ไปทาการ ตรวจสอบผลการดาเนินงานของธนาคารพาณชิ ย์ สาขา ก. รายละเอยี ดมดี งั น้ี ธนาคารพาณยิ ชแ์ ห่งหน่งึ รหสั กระดาษทาการ WP. 001 สาขา ก. ขา้ พเจา้ นางสาวสมศรี ยนิ ดยี ง่ิ ไดต้ รวจสอบสญั ญาเงนิ ใหก้ ยู้ มื ทงั้ หมด และตรวจพบขอ้ ยกเวน้ ดงั น้ี สญั ญาเงนิ กู้ ขอ้ ยกเวน้ นายขยนั ปญั ญานิ่ม - ไมม่ ลี ายเซน็ นางสาวสวยดี เลอโฉม - คานวณดอกเบย้ี ผดิ พลาด บรษิ ทั ถาวรจากดั - ลม้ ละลาย หา้ งหนุ้ ส่วนปกั ถน่ิ - ยา้ ยและไมท่ ราบทอ่ี ยใู่ หม่ ขอ้ สรปุ :- สาขาควรปรบั ปรงุ การควบคมุ เกย่ี วกบั สญั ญาเงนิ ใหก้ ยู้ มื ดงั กลา่ ว ผตู้ รวจสอบ : วนั ท่ี : ผสู้ อบทาน : วนั ท่ี : การเลือกตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทที่ 8

364 ใหท้ า (9.1) ประเมนิ กระดาษทาการตรวจสอบดงั กลา่ วตามแนวทางการจดั ทากระดาษทาการทด่ี ี (9.2) ถา้ ผตู้ รวจสอบภายในพบวา่ สญั ญาเงนิ ใหก้ ยู้ มื ไมไ่ ดร้ บั การอนุมตั กิ ารใหส้ นิ เช่อื อยา่ งเหมาะ สมโดยผบู้ รหิ ารธนาคาร ขอ้ ยกเวน้ น้คี วรแสดงไวใ้ นกระดาษทาการตรวจสอบหรอื ไม่ อยา่ งไร ขอ้ มลู อะไรทค่ี วรมอี ยใู่ นกระดาษทาการซง่ึ เกย่ี วขอ้ งกบั ขอ้ ยกเวน้ น้ี (9.3) ผตู้ รวจสอบภายในไดป้ ฏบิ ตั งิ านทดสอบเกย่ี วกบั สญั ญาใหก้ ูย้ มื แต่ละฉบบั พจิ ารณาราย ละเอยี ดจานวน 5 ประการดงั น้ี ก. ตรวจสอบความสมบรู ณ์ของขอ้ มลู ประวตั ลิ กู คา้ แต่ละราย ข. ตรวจสอบการอนุมตั กิ ารใหส้ นิ เชอ่ื อยา่ งเหมาะสมโดยผบู้ รหิ ารธนาคาร ค. คานวณดอกเบย้ี และตารางกาหนดการจา่ ยดอกเบย้ี ของลกู คา้ ง. ตรวจสอบความเหมาะสมของหลกั ประกนั จ. เปรยี บเทยี บการจ่ายจรงิ (ตามท่ปี รากฏในบญั ชีย่อยลูกหน้ีรายตวั ของสาขา) กบั ตารางกาหนดการจา่ ยดอกเบย้ี ทต่ี กลงกนั (ตามทป่ี รากฎในสญั ญาเงนิ ใหก้ ูย้ มื ) ใหท้ ่านเขยี นเคร่อื งหมายตรวจสอบซง่ึ ผตู้ รวจสอบภายในอาจใชส้ าหรบั แต่ละวธิ กี ารทดสอบทงั้ 5 ประการขา้ งตน้ ขอ้ 10. หน่วยงานตรวจสอบภายในของท่านกาลงั ปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบเงนิ สดยอ่ ย ผูช้ ่วยของท่านได้ ส่งกระดาษทาการใหท้ ่านสอบทาน ใหท้ ่านวจิ ารณ์กระดาษทาการดงั ต่อไปน้ีตามหลกั เกณฑก์ ารจดั ทา กระดาษทาการทด่ี ี โดยระบุขอ้ บกพรอ่ งมาเป็นประเดน็ ๆ บรษิ ทั โดมทอง จากดั เลขทโ่ี ครงการ R – 75 เรอ่ื ง เงนิ สดยอ่ ย ขอ้ มลู ทวั่ ไป 1. บรษิ ทั ถอื เงนิ สดยอ่ ย จานวน 10,000 บาท 2. ผลการตรวจนับเงนิ สดย่อยไดต้ รวจสอบกบั ยอดในบญั ชแี ยกประเภท ปรากฏว่ามผี ลต่าง ระหว่างยอดทต่ี รวจนบั ไดก้ บั ยอดตามบญั ชี ซง่ึ ผรู้ กั ษาเงนิ สดยอ่ ยชแ้ี จงวา่ เป็นผลมาจาการ ทอนเงนิ ซง่ึ ไดป้ รบั ปรงุ บญั ชใี นเดอื นมกราคม 25X1 3. สาหรบั ใบสาคญั เงนิ สดย่อยตามระเบยี บปฏบิ ตั ิ ผู้รกั ษาเงนิ สดย่อยจะประทบั ตราคาว่า “จา่ ยแลว้ ” บนใบสาคญั และเอกสารประกอบดงั กล่าว พรอ้ มกบั ลงวนั ทท่ี จ่ี า่ ยเงนิ ไวด้ ว้ ย 4. ในขณะทท่ี าการตรวจนบั เงนิ สด ปรากฏว่าสมดุ เงนิ สดยอ่ ยไมไ่ ดล้ งรายการอยู่ 5 วนั บทที่ 8 การเลอื กตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

365 ใบตรวจนับเงินสด ธนบตั ร 500 บาท จานวน 6 ใบ เป็นเงนิ 3,000 หน่วย : บาท ธนบตั ร 100 บาท จานวน 30 ใบ เป็นเงนิ 3,000 ธนบตั ร 20 บาท จานวน 70 ใบ เป็นเงนิ 1,400 8,450 ธนบตั ร 10 บาท จานวน 105 ใบ เป็นเงนิ 1,050 300 430 เหรยี ญ 5 บาท จานวน 60 เหรยี ญ เป็นเงนิ 100 8,880 เหรยี ญ 1 บาท จานวน 100 เหรยี ญ เป็นเงนิ 20 1,172 เหรยี ญ 50 สต. จานวน 40 เหรยี ญ เป็นเงนิ 10 10,052 10,000 เหรยี ญ 25 สต. จานวน 40 เหรยี ญ เป็นเงนิ 52 รวมธนบตั รและเหรยี ญ ใบสาคญั เงนิ สดยอ่ ยคา้ งเบกิ ยอดเงนิ สดทต่ี รวจนบั ได้ ยอดตามบญั ชี ผลต่างไมท่ ราบสาเหตุ ใบสาคญั เงินสดย่อยท่ียงั ไมไ่ ด้เบิกชดเชย ใบสาคญั เลขท่ี วนั ท่ี รายการ จานวนเงนิ (บาท) 224 12 – 306 30 ธ.ค. 25X0 ค่าพาหนะ 312 คา่ ใชจ้ า่ ยเบด็ เตลด็ 400 12 – 307 30 ธ.ค. 25X0 เงนิ ทดรองพนกั งาน 114 12 – 308 30 ธ.ค. 25X0 คา่ ใช่จา่ ยเบด็ เตลด็ 122 1 – 001 2 ม.ค. 25X0 ค่ารบั รอง 1,172 1 – 002 2 ม.ค. 25X0 รวม หมายเหตุ : ใบสาคญั เงนิ สดย่อยและเอกสารประกอบมไิ ด้ประทบั ตราคาว่า “จ่ายแล้ว” ควร แนะนาหน่วยรบั ตรวจใหถ้ อื ปฏบิ ตั โิ ดยเรว็ เพอ่ื ป้องกนั การใชเ้ อกสารนนั้ เป็นหลกั ฐานการเบกิ เงนิ ซ้าอกี การเลอื กตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

366 ตอนที่ 2 แบบฝึ กหดั ปรนัย : คาสงั่ ใหเ้ ขยี นเครอ่ื งหมายวงกลม ลอ้ มรอบตวั อกั ษรทถ่ี ูกตอ้ งทส่ี ุด เพยี งตวั เลอื กเดยี วสาหรบั คาถามแต่ละขอ้ 1. ประโยชน์ทส่ี าคญั ทส่ี ุดของกระดาษทาการตรวจสอบคอื ขอ้ ใด ก. ใชเ้ ป็นเครอ่ื งมอื ในการวางแผนการตรวจสอบอยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ ข. ใชเ้ ป็นเครอ่ื งชว่ ยในการปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบและควบคมุ งานตรวจสอบ ค. ใชเ้ ป็นสงิ่ วดั ความสามารถและผลการปฏบิ ตั งิ านของผชู้ ่วยตรวจสอบ ง. ใชเ้ ป็นสงิ่ สนบั สนุนการสรปุ ผลและรายงานของผตู้ รวจสอบภายใน 2. กระดาษทาการทด่ี ตี อ้ งมลี กั ษณะสมบรู ณ์หมายความว่าอะไร ก. มขี อ้ มลู รายละเอยี ด ครบถว้ น ไมต่ กหลน่ ข. มกี ระดาษทาการทกุ ขนั้ ตอนของการตรวจสอบและอา้ งองิ ได้ ค. มกี ารจดั เรยี งกระดาษทาการตามดชั นีอยา่ งเป็นระเบยี บ ง. มขี อ้ มลู ทไ่ี ดม้ าจากการปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบจรงิ 3. รหสั ดชั นกี ระดาษทาการตรวจสอบมไี วเ้ พ่อื อะไร ก. อธบิ ายวธิ กี ารตรวจสอบทใ่ี ช้ ข. ชว่ ยลาดบั ขอ้ บกพรอ่ งทต่ี รวจพบ ค. จดั เกบ็ คน้ หา และอา้ งองิ ถงึ ง. แสดงแหลง่ ทม่ี าของขอ้ มลู หลกั ฐาน 4. แผนผงั การจดั องคก์ ารควรจดั เกบ็ ไวใ้ นแฟ้มกระดาษทาการตรวจสอบใด ก. แฟ้มปจั จบุ นั ข. แฟ้มถาวร ค. แฟ้มงานกลาง ง. แฟ้มงานประจาตวั 5. ใครเป็นผสู้ อบทานกระดาษทาการตรวจสอบ ก. ผทู้ ม่ี คี วามรแู้ ละทกั ษะมากกว่าผจู้ ดั ทา ข. ผอู้ านวยการสานกั งานตรวจสอบภายใน ค. คณะกรรมการตรวจสอบ ง. ผบู้ รหิ ารของหน่วยรบั ตรวจ บทที่ 8 การเลอื กตวั อย่างและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

367 6. กระดาษทาการตรวจสอบ ขอ้ มลู ใดแสดงวธิ กี ารไดม้ าหรอื แหล่งทม่ี าของหลกั ฐานการตรวจสอบ ก. รหสั ดชั นีกระดาษทาการ ข. เครอ่ื งหมายการตรวจสอบ ค. ช่อื ผจู้ ดั ทา ง. ช่อื กระดาษทาการ 7. เม่อื ผู้สอบทานไดส้ อบทานกระดาษทาการตรวจสอบแล้วพบว่ามขี อ้ สงสยั หรอื ปญั หาทต่ี ้องการให้ ผจู้ ดั ทาแกไ้ ขผสู้ อบทานควรปฏบิ ตั อิ ย่างไร ก. แจง้ ดว้ ยวาจาใหผ้ จู้ ดั ทาไดท้ ราบ ข. จดบนั ทกึ ไวใ้ นกระดาษทาการแผน่ ทส่ี อบทานนนั้ ค. จดบนั ทกึ ไวใ้ นกระดาษทาการแยกต่างหาก ง. สอบถามผจู้ ดั ทาและจดบนั ทกึ คาตอบไว้ 8. ขอ้ ใดต่อไปน้ที ผ่ี ตู้ รวจสอบภายในควรใชว้ ธิ กี ารเลอื กตวั อยา่ งแบบ Statified Sampling ก. ตรวจสอบบญั ชที ด่ี นิ อาคารและอุปกรณ์ทเ่ี พมิ่ ขน้ึ ระหวา่ งปี ข. ขอคายนื ยนั ยอดลกู หน้กี ารคา้ ซง่ึ มที งั้ ลกู หน้รี า้ นคา้ และลกู หน้บี รษิ ทั อุตสาหกรรม ค. เลอื กตวั อยา่ งพนกั งานขน้ึ มาทดสอบการคานวณภาษเี งนิ ไดห้ กั ณ ทจ่ี า่ ย ง. ทดสอบการผา่ นรายการบญั ชจี ากใบสาคญั ทวั่ ไป ไปยงั บญั ชแี ยกประเภททวั่ ไป 9. ขอ้ ใด ไมใ่ ช่ ลกั ษณะของการเลอื กตวั อยา่ งโดยวธิ เี วน้ ระยะเท่ากนั ก. ขอ้ มลู ของประชากรมลี กั ษณะไมเ่ หมอื นกนั ข. ขอ้ มลู มกี ารกระจายอยทู่ วั่ ไป ค. ขอ้ มลู มกี ารจดั เรยี งตามลาดบั ง. ขอ้ มลู ไมข่ าดหายไปจากประชากร 10. วธิ กี ารเลอื กตวั อยา่ งวธิ ใี ดทเ่ี หมาะสมทส่ี ุดสาหรบั การทดสอบความมปี ระสทิ ธผิ ลการควบคุมภายใน ของระบบการจา่ ยเงนิ ก. การเลอื กโดยใชด้ ลุ ยพนิ จิ ข. การเลอื กโดยแบง่ ประชากรออกเป็นกลมุ่ ค. การเลอื กโดยเวน้ ระยะเท่ากนั ง. การเลอื กแบบเจาะจง การเลอื กตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน บทท่ี 8

368 เอกสารอ้างอิง กลุม่ งานมาตรฐานดา้ นการตรวจสอบภายใน กรมบญั ชกี ลาง กระทรวงการคลงั . แนวปฏิบตั ิการตรวจสอบภายใน. สบื คน้ เมอ่ื 8 ตุลาคม 2558, จาก http://www.audit.moi.go.th/pdf_new/14-2. จนั ทนา สาขากร, นิพนั ธ์ เหน็ โชคชยั ชนะ, และศลิ ปพร ศรจี นั่ เพชร. (2557). การควบคมุ ภายในและการตรวจสอบภายใน. พมิ พค์ รงั้ ท่ี 1. กรงุ เทพฯ : ทพี เี อน็ เพรส. เจรญิ เจษฎาวลั ย.์ (2554). การตรวจสอบภายในและการควบคมุ ภายใน : ฉบบั นิสิตนักศึกษา. พมิ พค์ รงั้ ท่ี 2. กรงุ เทพฯ : พอด.ี ชนมณ์ ฐั ชา กงั วานศุภพนั ธ.์ (2553). การควบคมุ และตรวจสอบภายใน. พมิ พค์ รงั้ ท่ี 1. กรงุ เทพฯ : เอก็ ซเปอรเ์ น็ท. ตลาดหลกั ทรพั ยแ์ ห่งประเทศไทย, และสมาคมผตู้ รวจสอบภายในแหง่ ประเทศไทย. (2554). แนวทางการตรวจสอบภายใน . ปทุมธานี : ดมู ายเบส. สมาคมผตู้ รวจสอบภายในแห่งประเทศไทย. (2555). แนวทางการตรวจสอบภายใน ฉบบั นักศึกษา. จานวนพมิ พ์ 500 เล่ม. พมิ พค์ รงั้ ท่ี 2. กรงุ เทพฯ : จฬุ าลงกรณ์มหาวทิ ยาลยั . ________. (2554). มาตรฐานสากลการปฏิบตั ิงานวิชาชีพการตรวจสอบภายใน (International Standards fot the Professional practice of Internal Auditing). สบื คน้ เมอ่ื 8 ตุลาคม 2558, จาก http://www.op.mahidol.ac.th/ia/solution/SPPIA_2554 อุษณา ภทั รมนตร.ี (2558). การตรวจสอบภายในสมยั ใหม่. พมิ พค์ รงั้ ท่ี 5. กรงุ เทพฯ : จามจรุ โี ปรดกั ท.์ บทท่ี 8 การเลือกตวั อยา่ งและการจดั ทากระดาษทาการตรวจสอบภายใน

369 แผนบริหารการสอนประจาบทที่ 9 รายงานและการติดตามผลการตรวจสอบภายใน หวั ข้อเนื้อหาประจาบท 1. ความหมายของรายงานการตรวจสอบ 2. ความสาคญั ของรายงานการตรวจสอบ 3. ขนั้ ตอนการจดั ทารายงานการตรวจสอบ 4. เทคนคิ การเขยี นรายงานการตวจสอบ 5. การประชมุ สรปุ ผลการตรวจสอบ 6. วธิ กี ารนาเสนอรายงานการตรวจสอบ 7. องคป์ ระกอบของรายงานการตรวจสอบ 8. รปู แบบของรายงานการตรวจสอบ 9. ลกั ษณะของรายงานการตรวจสอบทด่ี ี 10. การสอบทาน จดั ส่งรายงานการตรวจสอบ และการจดั เกบ็ 11. ปจั จยั ทน่ี าไปส่คู วามสาเรจ็ ของรายงานการตรวจสอบ 12. การตดิ ตามผลการตรวจสอบ วตั ถปุ ระสงคเ์ ชิงพฤติกรรม 1. ผเู้ รยี นสามารถอธบิ ายความหมายของรายงานการตรวจสอบได้ 2. ผเู้ รยี นสามารถอธบิ ายความสาคญั ของรายงานการตรวจสอบได้ 3. ผเู้ รยี นสามารถอธบิ ายขนั้ ตอนการจดั ทารายงานการตรวจสอบได้ 4. ผเู้ รยี นสามารถอธบิ ายเทคนคิ การเขยี นรายงานการตวจสอบได้ 5. ผเู้ รยี นสามารถอธบิ ายการประชมุ สรปุ ผลการตรวจสอบได้ 6. ผเู้ รยี นสามารถอธบิ ายวธิ กี ารนาเสนอรายงานการตรวจสอบได้ 7. ผเู้ รยี นสามารถอธบิ ายองคป์ ระกอบของรายงานการตรวจสอบได้ 8. ผเู้ รยี นสามารถอธบิ ายรปู แบบของรายงานการตรวจสอบได้ 9. ผเู้ รยี นสามารถอธบิ ายลกั ษณะของรายงานการตรวจสอบทด่ี ไี ด้ 10. ผเู้ รยี นสามารถอธบิ ายการสอบทาน จดั สง่ รายงานการตรวจสอบ และการจดั เกบ็ ได้ 11. ผเู้ รยี นสามารถอธบิ ายปจั จยั ทน่ี าไปส่คู วามสาเรจ็ ของรายงานการตรวจสอบได้ 12. ผเู้ รยี นสามารถอธบิ ายการตดิ ตามผลการตรวจสอบได้ รายงานและการติดตามผลการตรวจสอบภายใน บทที่ 9

370 วิธีการสอนและกิจกรรมการเรียนการสอนประจาบท 1. ชแ้ี จงรายละเอยี ดรายวชิ า วธิ กี ารจดั การเรยี นการสอน การวดั และการประเมนิ ผล 2. การบรรยายเน้อื หา 3. ถาม–ตอบในชนั้ เรยี น 4. ทาแบบฝึกหดั ทา้ ยบท ส่ือการเรียนการสอน 1. เอกสารประกอบการสอน เรอ่ื ง รายงานและการตดิ ตามผลการตรวจสอบภายใน 2. ชุดการสอน Power Point 3. แหลง่ ขอ้ มลู อเิ ลค็ ทรอนิกสท์ เ่ี กย่ี วขอ้ ง 4. แหล่งความรจู้ ากวารสารและหนงั สอื พมิ พต์ ่าง ๆ การวดั ผลและการประเมินผล 1. สงั เกตความสนใจขณะฟงั บรรยายและการตอบคาถาม 2. สงั เกตจากการทาแบบฝึกหดั ในชนั้ เรยี น 3. สงั เกตจากพฤตกิ รรมความสนใจ และการรว่ มกจิ กรรมในชนั้ เรยี น 4. ประเมนิ ผลจากการทาแบบฝึกหดั ทา้ ยบท บทที่ 9 รายงานและการติดตามผลการตรวจสอบภายใน

371 บทท่ี 9 รายงานและการติดตามผลการตรวจสอบภายใน เมอ่ื ผตู้ รวจสอบภายในไดป้ ฏบิ ตั งิ านตามแผนการตรวจสอบเสรจ็ สน้ิ แลว้ หลงั จากทห่ี วั หน้าสายหรอื ผู้ควบคุมการตรวจสอบได้สอบทานกระดาษทาการจนมนั่ ใจว่าวัตถุประสงค์และขอบเขตได้มกี าร ตรวจสอบครอบคลุมถูกต้องและบรรลุอย่างครบถ้วน ขนั้ ตอนปฏบิ ตั งิ านต่อไปก็คอื การรวบรวมสง่ิ ท่ี ตรวจพบ (Audit Findings) เพ่อื นามาจดั ทาการสรปุ ผลรายงานการตรวจสอบถอื เป็นขนั้ ตอนสุดทา้ ยและ เป็นภารกจิ ทส่ี าคญั ทส่ี ุดเปรยี บเสมอื นเป็นการสะท้อนผลของการปฏบิ ตั งิ านซ่งึ บ่งบอกถงึ ระดบั ความรู้ ความสามารถของผตู้ รวจสอบนนั้ สาหรบั การเขยี นรายงานของผตู้ รวจสอบแต่ละคนนัน้ อาจใชว้ ธิ แี ละ รปู แบบทแ่ี ตกต่างกนั ออกไปทงั้ น้ีขน้ึ อย่กู บั แต่ละองค์กรจะกาหนด แต่อย่างน้อยรายละเอยี ดทค่ี วรมใี น รายงานควรประกอบด้วยเร่อื งท่ตี รวจพบ ความเส่ยี ง / ผลกระทบ ข้อเสนอแนะตลอดจนกาหนด ผู้รบั ผดิ ชอบในแต่ละประเด็นกากบั ไว้ด้วย ดงั นัน้ หลกั ของการเขยี นและวธิ ีการจดั ทารายงานการ ตรวจสอบท่เี ป็นระบบเพ่อื ให้ได้มาตรฐาน จงึ ถือได้ว่าเป็นสง่ิ จาเป็นอย่างยง่ิ ท่จี ะช่วยให้ผู้ตรวจสอบ ภายในสามารถจดั ทารายงานผลการตรวจสอบไดอ้ ย่างมปี ระสทิ ธภิ าพและตรงตามวตั ถุประสงค์ สาหรบั เน้อื หาในการจดั ทารายงานผลการตรวจสอบและการตดิ ตามผลทจ่ี ะกลา่ วต่อไปมรี ายละเอยี ดดงั น้ี ความหมายของรายงานการตรวจสอบ จนั ทนา สาขากร, นพิ นั ธ์ เหน็ โชคชยั ชนะ, และศลิ ปพร ศรจี นั่ เพชร (2557 : 13–1) กลา่ วว่า รายงานการตรวจสอบ หมายถงึ การนาเสนอขอ้ มลู ทผ่ี ตู้ รวจสอบภายในไดต้ รวจสอบ รวบรวม และวเิ คราะห์จนได้ผลสรุปนาเสนอเพ่อื ต่อผู้บรหิ าร การรายงานการตรวจสอบถือได้ว่าเป็นการแจ้ง ขอ้ เทจ็ จรงิ ต่างๆ รวมทงั้ ขอ้ เสนอแนะเพ่อื ปรบั ปรุงระบบการควบคุมภายในและวธิ ปี ฏบิ ตั ใิ ห้เหมาะสม และมปี ระสทิ ธภิ าพยงิ่ ขน้ึ อกี อยา่ งเพ่อื สรา้ งคุณค่าเพมิ่ ใหเ้ กดิ แก่องคก์ ร สาหรบั การจดั ทารายงาน ถือเป็นส่วนหน่ึงท่ีผู้ตรวจสอบภายในได้กาหนดไว้ในแผนการ ปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบโดยตอ้ งแจง้ ผลทท่ี าเสรจ็ สน้ิ ตามภารกจิ ใหผ้ บู้ รหิ ารทราบถงึ วตั ถุประสงค์ ขอบเขต วธิ ปี ฏบิ ตั งิ านและผลการตรวจสอบขอ้ มลู ทงั้ หมดทุกขนั้ ตอน สรุปขอ้ บกพรอ่ งทต่ี รวจพบ ประเดน็ ความ เส่ยี งท่สี าคญั และการควบคุมรวมทงั้ เร่อื งอ่นื ๆ ท่ผี ู้บรหิ ารควรทราบพร้อมขอ้ เสนอแนะในการแก้ไข ปรบั ปรงุ เพอ่ื เสนอผบู้ รหิ ารหรอื ผทู้ เ่ี กย่ี วขอ้ งพจิ ารณาสงั่ การแกไ้ ขต่อไป ดงั นัน้ จะเห็นไดว้ ่าการเสนอรายงานผลการปฏบิ ตั งิ านถอื เป็นเทคนิคอย่างหน่ึงทผ่ี ูต้ รวจสอบ จะตอ้ งเอาใจใส่เป็นพเิ ศษ เพราะการรายงานนนั้ แสดงใหเ้ หน็ ถงึ คุณภาพการปฏบิ ตั งิ านของผตู้ รวจสอบ ภายในทงั้ หมด ลักษณะการรายงานท่ีดีต้องเป็นรายงานท่ีมีประโยชน์ต่อผู้อ่านรายงานเร่ืองท่ีมี รายงานและการติดตามผลการตรวจสอบภายใน บทที่ 9

372 สาระสาคญั ขอ้ ตรวจพบเป็นเรอ่ื งทต่ี รงกบั ขอ้ เทจ็ จรงิ ขอ้ เสนอแนะหรอื ขอ้ แนะนาเป็นประโยชน์สามารถ นาไปปฏบิ ตั ไิ ดแ้ ละและสอดคลอ้ งกบั สภาพการณ์ปจั จบุ นั ความสาคญั ของรายงานการตรวจสอบ หลงั จากท่หี วั หน้าสายหรอื ผู้ควบคุมการตรวจสอบได้ส่งใบสรุปผลการตรวจสอบหรอื บางครงั้ เรยี กวา่ กระบวนการ “รา่ งรายงานการตรวจสอบ” ผา่ นความเหน็ จากทป่ี ระชุมหน่วยงานตรวจสอบเป็นท่ี เรยี บรอ้ ยแลว้ และมกี ารสอบทานกระดาษทาการจนมนั่ ใจว่าวตั ถุประสงค์ ขอบเขตของการตรวจสอบ ครอบคลุมถูกต้องและบรรลุอย่างครบถ้วน ขนั้ ตอนต่อไปกค็ อื การประชุมสรุปผลการตรวจสอบซ่งึ เป็น การดาเนินการนัดหมายประชุมสรุปผลการตรวจสอบระหว่างผบู้ รหิ ารหน่วยงานตรวจสอบหรอื หวั หน้า สายตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบภายในกบั ผู้เก่ียวข้องของหน่วยงานท่รี บั การตรวจสอบท่ปี ระกอบด้วย ผบู้ รหิ าร (ตอ้ งเป็นผทู้ ม่ี อี านาจตดั สนิ ใจ) และผปู้ ฏบิ ตั งิ านเพ่อื ยนื ยนั ว่าเร่อื งทต่ี รวจพบถูกต้องเป็นความ จรงิ ผรู้ บั การตรวจสอบเหน็ ดว้ ยกบั ขอ้ เสนอแนะหรอื ไม่เพยี งไร ตลอดจนเป็นการเปิดโอกาสใหผ้ บู้ รหิ าร ของหน่วยงานได้มีโอกาสช้แี จงและให้ความเห็นเพ่ิมเติมเพ่ือนามาจดั ทารายงานเสนอต่อบุคคลท่ี เกย่ี วขอ้ งในขนั้ ตอนต่อไป การจดั ทาสงิ่ ทต่ี รวจพบ (Audit Finding) ถอื ว่ามคี วามสาคญั อยา่ งมากเน่ืองจากรายงานทจ่ี ะนา มาเขยี นไวใ้ นรายงานผลการตรวจสอบอาจมคี วามยาวมากมายและอาจมคี วามสลบั ซบั ซอ้ น อย่างไรก็ ตามหน้าท่สี าคญั ของผูต้ รวจสอบกค็ อื ทาอยา่ งไรจงึ จะสามารถส่อื ความถงึ ฝ่ายบรหิ ารซง่ึ เป็นผบู้ รหิ าร ระดบั สงู สดุ ขององคก์ รใหเ้ ขา้ ใจไดอ้ ยา่ งรวดเร็วและเรยี บงา่ ย การเขยี นบทสรปุ ความเหน็ จากการตรวจ สอบจะต้องเขา้ ใจด้วยว่าผู้บรหิ ารระดบั สงู มขี อ้ จากดั เร่อื งเวลา ลกั ษณะสง่ิ ท่ตี รวจพบท่ดี ที ผ่ี ูต้ รวจสอบ ภายในควรนามาเขยี นมดี งั น้ี 1. สนั้ และกระชบั ความยาวของสง่ิ ทต่ี รวจพบ (Audit Finding) ไมค่ วรใชเ้ วลาอ่านนานเกนิ กวา่ 5 – 10 นาที นนั่ กห็ มายถงึ ความยาวประมาณกระดาษ A4 ไมเ่ กนิ 2 หน้า 2. ใจความตรงประเดน็ “ใจความ” เป็นเน้อื หาสาระทส่ี าคญั ทต่ี อ้ งกลา่ วใหต้ รงประเดน็ ตรง เรอ่ื งทต่ี อ้ งการส่อื นนั้ 3. ความมนี ยั สาคญั เรอ่ื งทจ่ี ะนามาเขยี นเป็นบทสรปุ นนั้ ความเหน็ ตอ้ งไดร้ บั การประเมนิ แลว้ วา่ มนี ยั สาคญั ต่อการตดั สนิ ใจของฝา่ ยบรหิ ารโดยตรงเท่านนั้ 4. ความเรยี บงา่ ย การจดั วางตาแหน่งบนหน้ากระดาษเพยี ง 2 หน้าทอ่ี ่านแลว้ สบายตา เขา้ ใจไดง้ า่ ย เวน้ ระยะหรอื จดั ช่วงห่างใหเ้ กดิ ความพอดเี หมาะสม ไม่หนาแน่นหรอื เน้ือหาทน่ี ามาสรปุ น้อยจนเกนิ ไป ไม่ใชส้ านวนวกไปวนมาหรอื ภาษาทอ้ งถน่ิ มาเขยี นควรเป็นภาษาทค่ี นทวั่ ไปรจู้ กั กนั เป็น อยา่ งดที เ่ี รยี กวา่ “ภาษาทางราชการ” นนั่ เอง บทที่ 9 รายงานและการติดตามผลการตรวจสอบภายใน

373 5. ความเชอ่ื ถอื ได้ เน้อื หาของใจความทน่ี ามากล่าวในสง่ิ ทต่ี รวจพบตอ้ งเชอ่ื ถอื ได้ มคี วาม ถกู ตอ้ งแมน่ ยาและชดั เจน สามารถบ่งบอกทม่ี าของขอ้ มลู เดมิ ได้ เม่อื ปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบเสรจ็ สน้ิ ในแต่ละกจิ กรรม ผูต้ รวจสอบภายในควรรบี สรุปรายงานการ ตรวจสอบทนั ทเี พ่อื ใหไ้ ดข้ อ้ มลู ทเ่ี ป็นจรงิ ครบถ้วนมากทส่ี ุด หากทารายงานล่าชา้ นานเกนิ ควรกอ็ าจจะ ส่งผลใหร้ ายงานมคี ุณคา่ น้อยหรอื รายงานอาจขาดสาระทส่ี าคญั และไมเ่ ป็นทน่ี ่าสนใจ เน่ืองจากไม่ทนั ต่อ เหตุการณ์ ไมส่ ามารถนามาปรบั ปรงุ แกไ้ ขจดุ บกพรอ่ งไดท้ นั กาลหรอื ไมเ่ ป็นไปตามแผนงานทก่ี าหนดไว้ ถึงแม้ว่าผู้ตรวจสอบภายในนัน้ จะเป็นผู้ท่ีมีความสามารถในการปฏิบัติงานปญั หาอย่างหน่ึงของ ผตู้ รวจสอบภายในมอื ใหมท่ ม่ี กั พบเสมอคอื ไมร่ จู้ ะเขยี นรายงานการตรวจสอบอยา่ งไรจงึ จะเป็นไปตามท่ี ตนต้องการจะแจ้งให้ผู้บริหารหรือผู้รบั ตรวจได้เข้าใจอย่างชัดเจนในเหตุการณ์ท่ีตนไปพบเจอมา บางครงั้ ผูต้ รวจสอบภายในมอื ใหม่อาจมคี วามเขา้ ใจท่สี บั สนในความสาคญั ของรายงานการตรวจสอบ เน่อื งจากเขา้ ใจผดิ คดิ วา่ เมอ่ื ปฏบิ ตั งิ านตรวจสอบภาคสนามเสรจ็ สน้ิ แลว้ กถ็ อื ว่าภารกจิ ทไ่ี ดร้ บั มอบหมาย สาเรจ็ ลุล่วงแลว้ เพราะมกี ารปิดการตรวจสอบแลว้ และตอ้ งรบี เดนิ ทางไปเพ่อื ประชุมเปิดตรวจทห่ี น่วยรบั ตรวจใหม่ และจะรอจดั ทารายงานการตรวจสอบหน่วยรบั ตรวจเดมิ เมอ่ื มชี ว่ งเวลาว่างในช่วงระหว่างการ ตรวจสอบกจิ กรรมงานใหม่ จะเหน็ ไดว้ ่าการรายงานการตรวจสอบภายในถอื เป็นงานขนั้ สุดทา้ ยของการ ตรวจสอบภายใน และเป็นเคร่อื งมอื ทผ่ี ู้ตรวจสอบภายในใช้ในการตดิ ต่อกบั ฝ่ายบรหิ าร รายงานการ ตรวจสอบจงึ เปรยี บเสมอื นตวั แทนทแ่ี สดงให้เหน็ ถงึ คุณภาพของการปฏบิ ตั งิ านทงั้ หมดของผตู้ รวจสอบ ภายใน เน่ืองจากผูท้ ่รี บั รายงานการตรวจสอบไม่ว่าจะเป็นผู้บรหิ ารหรอื ผูร้ บั ตรวจกต็ าม ไม่มโี อกาส ทราบถงึ รายละเอียดของงานท่ตี รวจสอบภายในเพยี งแต่ได้รบั การบอกกล่าวจากการรายงานเท่านัน้ ผบู้ รหิ ารจะเหน็ คุณค่าและความสาคญั ของงานตรวจสอบภายในหรอื ไม่ เพยี งใดนัน้ ขน้ึ อย่กู บั คุณภาพ ของการรายงานการตรวจสอบภายในเป็นสาคญั ผตู้ รวจสอบจงึ ควรจดั ทารายงานการตรวจสอบภายใน อย่างมคี ุณค่าจากขอ้ เทจ็ จรงิ ทก่ี ลนั่ กรองแลว้ และใหข้ อ้ เสนอแนะทส่ี ามารถนาไปปฏบิ ตั ไิ ด้ รายงานการ ตรวจสอบภายในทส่ี ามารถทาใหผ้ ู้รบั ผดิ ชอบนาไปพจิ ารณาดาเนินการใหเ้ กดิ ประโยชน์ต่อองค์กรไดจ้ งึ จะถอื ว่างานตรวจสอบนนั้ บรรลุผลตามวตั ถุประสงคข์ องการตรวจสอบ ซง่ึ ผูต้ รวจสอบควรเอาใจใส่ใน การจดั ทารายงานการตรวจสอบให้ได้คุณภาพและมสี าระสาคญั เป็นท่ีน่าสนใจของฝ่ายบรหิ ารและมี ขอ้ เสนอแนะทส่ี ามารถนาไปปฏบิ ตั ไิ ดจ้ รงิ ดงั นัน้ ความสาคญั ของการรายงานผลการตรวจสอบทด่ี ี ผู้ตรวจสอบต้องไม่เขยี นรายงานใน ลกั ษณะ “น้าท่วมทุ่ง ผกั บุง้ โหรงเหรง” เป็นอนั ขาดควรเน้นแต่ประเดน็ ทส่ี าคญั ๆ เท่านนั้ ตอ้ งส่อื ความ ต้องการทาโดยการสรุปผลพร้อมข้อเสนอแนะอย่างสัน้ ท่ีสุดเพ่ือให้ฝ่ายบริหารสามารถนาไปใช้ ประกอบการตดั สนิ ใจไดอ้ ยา่ งเหมาะสม ซง่ึ ควรไดแ้ ก่เรอ่ื งเหลา่ น้ี ก. เรอ่ื งประสทิ ธภิ าพ และประสทิ ธผิ ลของการดาเนินงาน ข. เรอ่ื งการปฏบิ ตั ติ ามกฎหมายและระเบยี บขอ้ บงั คบั ขององคก์ ร ค. เรอ่ื งจดุ อ่อน หรอื ขอ้ บกพรอ่ งของการควบคุม หรอื รรู วั่ ทม่ี ผี ูเ้ กย่ี วขอ้ ง ง. เรอ่ื งการทุจรติ องคก์ ร หรอื การปฏบิ ตั งิ านโดยมชิ อบ จ. เรอ่ื งการเปิดเผยขอ้ มลู ต่อสาธารณชนหรอื ต่อภาครฐั รายงานและการติดตามผลการตรวจสอบภายใน บทที่ 9

374 ขนั้ ตอนการจดั ทารายงานการตรวจสอบ ขนั้ ตอนการจดั ทารายงานการตรวจสอบภายในจะมกี ลุ่มบุคคลท่เี ก่ยี วขอ้ งอยู่ด้วยกนั 3 กลุ่ม ได้แก่ กลุ่มผู้ตรวจสอบ หวั หน้ากลุ่มงาน และผู้ควบคุมงาน โดยเรม่ิ จากผู้ตรวจสอบได้จดั ทาร่าง รายงานสรปุ ผลและแลกเปลย่ี นความคดิ เหน็ หรอื ปรกึ ษาหารอื ในปญั หาทเ่ี กดิ ขน้ึ กบั ผูร้ บั ผดิ ชอบในหน่วย รบั ตรวจแล้ว ทงั้ น้ีเพ่อื ป้องกนั ความผดิ พลาดท่จี ะเกดิ ขน้ึ และเพ่อื ให้ไดค้ าอธบิ ายอย่างถูกต้อง ทราบ ความเหน็ ของผูร้ บั ผดิ ชอบงานนัน้ ยงั เป็นการเปิดโอกาสใหน้ าแนวคดิ ในการแก้ไขปญั หาทงั้ สองฝ่ายมา ผสมผสานให้เกิดเป็นผลดที ่สี ุดต่อองค์กรได้ ในการแลกเปล่ยี นความคดิ เหน็ ผู้ตรวจสอบภายในควร จดั ทากระดาษทาการบนั ทกึ ไวเ้ พ่อื ประกอบการพจิ ารณาและใชเ้ ป็นหลกั ฐานอา้ งองิ ในการจดั ทารายงาน การตรวจสอบ เม่อื ได้แลกเปล่ยี นความคดิ เห็นกับผู้รบั ผิดชอบของหน่วยรบั ตรวจแล้ว บางครงั้ อาจพบว่า ประเดน็ ปญั หาท่ผี ู้ตรวจสอบหยบิ ยกขน้ึ มานัน้ อาจไม่เป็นปญั หาอกี ต่อไป เน่ืองจากไดร้ บั คาอธบิ ายท่ี กระจา่ งชดั แลว้ ผตู้ รวจสอบจงึ ไมจ่ าเป็นตอ้ งเขยี นเรอ่ื งดงั กล่าวไวใ้ นรายงานการตรวจสอบ แต่ควรบนั ทกึ ขอ้ มลู เหล่าน้ีไว้ในกระดาษทาการเพ่อื ประโยชน์ในการตงั้ ขอ้ สงั เกตและเป็นประโยชน์ในการตรวจสอบ ครงั้ ต่อไป สาหรบั ปญั หาสาคญั ๆ ซง่ึ ทงั้ สองฝ่ายไดย้ อมรบั และเหน็ ชอบตรงกนั ในวธิ กี ารแก้ไขผตู้ รวจ สอบภายในกค็ วรนาผลจากการหารอื นนั้ เสนอต่อผบู้ รหิ ารเพ่อื พจิ ารณาอนุมตั ติ ามวธิ กี ารแก้ไขต่อไปโดย แจง้ ไวใ้ นรายงานการตรวจสอบดว้ ยว่าทงั้ สองฝา่ ยเหน็ ชอบแลว้ กรณีท่คี วามคดิ เหน็ และวธิ กี ารแก้ไขปญั หาของทงั้ สองฝ่ายต่างกนั แต่ในทส่ี ุดแลว้ ผตู้ รวจสอบ ภายในเห็นชอบกบั ความเห็นและหลกั การท่ผี ู้รบั ตรวจเสนอรายงานการตรวจสอบควรระบุว่าเร่อื ง ดงั กลา่ วเป็นความคดิ เหน็ ของผรู้ บั ตรวจและผตู้ รวจสอบภายในเหน็ ชอบดว้ ย แต่ถา้ เป็นขอ้ เสนอแนะของ ผู้ตรวจสอบภายในก็ให้แจ้งด้วยว่าข้อเสนอแนะนัน้ ผู้รบั ตรวจเห็นชอบด้วยแล้ว สาหรบั กรณีท่ีข้อ เสนอแนะไม่เป็นท่ยี อมรบั ได้ทงั้ สองฝา่ ย ผูต้ รวจสอบภายในควรเสนอความคดิ เหน็ และแนวทางแก้ไข ของผู้รบั ผดิ ชอบของหน่วยรบั ตรวจควบคู่ไปกับความคดิ เห็นและข้อเสนอแนะของตนในรายงานท่ี นาเสนอต่อผบู้ รหิ ารเพอ่ื ใหผ้ บู้ รหิ ารเป็นผตู้ ดั สนิ ใจ ซง่ึ การแลกเปลย่ี นความคดิ เหน็ หรอื ปรกึ ษาหารอื กบั ผรู้ บั ผดิ ชอบโดยตรงของหน่วยรบั ตรวจก่อนนาเสนอรายงานผลการตรวจสอบภายในน้ีเป็นการช่วยให้ รายงานการตรวจสอบภายในมคี ุณค่าและช่วยใหผ้ รู้ บั ตรวจเขา้ ใจในรายงานการตรวจสอบท่จี ะนาเสนอ หากไม่มกี ารแลกเปล่ยี นความคดิ เหน็ ก่อนผู้รบั ตรวจจะเกดิ ความไมพ่ อใจซง่ึ จะทาใหง้ านตรวจสอบครงั้ ต่อไปไมไ่ ดร้ บั ความรว่ มมอื และจะเป็นผลเสยี หายต่อผตู้ รวจสอบภายในเองดว้ ย บทท่ี 9 รายงานและการติดตามผลการตรวจสอบภายใน

จากขอ้ มลู ทก่ี ล่าวมาขา้ งตน้ แสดงภาพประกอบไดด้ งั น้ี 375 กลุ่มผตู้ รวจสอบ หวั หน้ากลมุ่ งาน ผคู้ วบคุมงาน (Teams) (Leader) (Supervisor) กระดาษทาการ สอบทาน/สรปุ ขอ้ มลู ควบคมุ แนะนา ปรบั ปรงุ ประมวล สรปุ ผล วเิ คราะห์ สอบ รา่ งรายงาน ทาน แกไ้ ข ใช่ แกไ้ ข จดั พมิ พ์ หรอื ไม่ ไม่ สรปุ กบั ผบู้ รหิ าร แฟ้ม รายงานการ เสนอฝา่ ย ตรวจสอบภายใน บรหิ าร ภาพท่ี 9.1 แผนผงั แสดงขนั้ ตอนการจดั ทารายงานการตรวจสอบภายใน ทม่ี า : (จนั ทนา สาขากร, นพิ นั ธ์ เหน็ โชคชยั ชนะ, และศลิ ปพร ศรจี นั่ เพชร, 2557 หน้า 13–4) รายงานและการติดตามผลการตรวจสอบภายใน บทท่ี 9

376 เทคนิ คการเขียนรายงานการตรวจสอบ ตลาดหลกั ทรพั ยแ์ ห่งประเทศไทยและสมาคมผตู้ รวจสอบภายในแห่งประเทศไทย (2554 : 255) กล่าวถงึ กระบวนการตรวจสอบภายในโดยทวั่ ไปถอื ว่าเป็นเร่อื งทย่ี ากแลว้ แต่งานเขยี นรายงานผลการ ตรวจสอบนนั้ ยงิ่ เป็นงานทย่ี ากกว่ามากนกั ผตู้ รวจสอบภายในจงึ ควรตอ้ งเขา้ ถงึ เทคนิคการเขยี นรายงาน การตรวจสอบใหเ้ ป็นผทู้ ม่ี คี วามสามารถในการเขยี นรายงานการตรวจสอบทด่ี อี อกมาใหไ้ ดซ้ ง่ึ แน่นอนว่า ตอ้ งผ่านรอ้ นผ่านหนาว ผ่านประสบการณ์มานานพอสมควร โดยเฉพาะการหมนั่ ฝึกฝนการเขยี นและ การใชภ้ าษาใหเ้ หมาะสม อย่างไรก็ตาม ในบทน้ีจะขอแนะนาเทคนิคการเขยี นรายงานการตรวจสอบ โดยสงั เขปเพ่อื การนาไปฝึกฝนดงั น้ี 1. การทาความเข้าใจวตั ถปุ ระสงคข์ องการตรวจสอบ (To Understand the Puroose of the Inspection) ผเู้ ขยี นรายงานการตรวจสอบตอ้ งกล่าวถงึ วตั ถุประสงคข์ องการตรวจสอบมาเป็นตวั ตงั้ แลว้ สรา้ ง กระบวนความคดิ ของการนาผลการตรวจสอบมาเขยี นใหส้ ามารถตอบคาถามทุกคาถามจากวตั ถุประสงค์ ของการตรวจสอบนนั้ เชน่ วตั ถุประสงคข์ องการตรวจสอบการเงนิ ตงั้ ไวว้ ่า “เพ่อื ตรวจสอบความถูกต้อง ของเงนิ สดในมอื ” เวลาเขยี นรายงานผลการตรวจสอบ ผเู้ ขยี นจะตอ้ งเขยี นใหต้ รงประเดน็ ไปว่า เงนิ สด ท่ตี รวจสอบนัน้ มีความถูกต้องหรอื ไม่ นัน่ ก็หมายถึงตัวเงนิ สดต้องมอี ยู่จรงิ และถูกต้องตรงกบั ยอด คงเหลอื ในบญั ชที บ่ี นั ทกึ ไวน้ นั้ 2. การเขียนเนื้อหาของรายงาน (The Content Writing of Report) ส่วนเน้อื หาของรายงานเป็นองคป์ ระกอบทส่ี าคญั ทส่ี ุด ดงั นนั้ สงิ่ ทต่ี อ้ งระบุไวใ้ นส่วนน้ตี อ้ งมี “เน้ือหาสาระสาคญั ” รายงานนัน้ จงึ จะมคี วามหมายอย่างแทจ้ รงิ หลกั การเขยี นรายงานใหม้ คี ุณค่าน่า อ่านควรประกอบดว้ ยความสามารถในการดาเนินการเรอ่ื งเหล่าน้ี คอื 2.1 คานงึ ถงึ วา่ ใครเป็นผรู้ บั รายงาน 2.2 การจดั ลาดบั ความสาคญั 2.3 การใชค้ าทต่ี รงกบั ความหมาย 2.4 การรจู้ กั การยอ่ ความใหเ้ ป็นความเรยี งทด่ี ี สนั้ กะทดั รดั ถกู หลกั ไวยากรณ์ 2.5 เน้อื หาของรายงานตอ้ งมเี อกภาพ 2.6 การเรยี งประโยคในรายงานตอ้ งมคี วามสมั พนั ธต์ ่อเน่อื งกนั โดยตลอด 2.7 การรจู้ กั ยา้ ใจความหรอื เน้อื ความทส่ี าคญั 2.8 เขยี นในเชงิ บวกหรอื สรา้ งสรรค์ 2.9 เขยี นเฉพาะขอ้ มลู ทเ่ี กย่ี วขอ้ งในแต่ละประเดน็ บทท่ี 9 รายงานและการติดตามผลการตรวจสอบภายใน

377 2.10 หลกี เลย่ี งการระบุช่อื ตวั บุคคล 2.11 ระบจุ านวนหลกั ฐานทต่ี รวจพบ 3. ความสามารถในการพรรณนา (Ability to Description) ผเู้ ขยี นรายงานควรพยายามสรา้ งกระบวนความคดิ จากผลการตรวจสอบทไ่ี ดไ้ ปรู้ ไดไ้ ปเหน็ ได้ ไปวเิ คราะห์ และประเมนิ ผลออกมาส่อื ความในลกั ษณะการเล่าความใหผ้ อู้ ่านเขา้ ใจ หลกั การพรรณนา ความทส่ี าคญั คอื การเขยี นตามความเป็นจรงิ (Truth) และการเขยี นโดยมสี จั ธรรม (Sincerity) เมอ่ื ใด รายงานสามารถเรยี กพลงั ศรทั ธาไดห้ รอื สรา้ งความน่าเช่อื ถอื เกดิ ขน้ึ ต่อผู้อ่นื ได้ย่อมแสดงว่ารายงานท่ี จดั ทานนั้ ประสบความสาเรจ็ 4. ความชดั เจน (Clarity) รายงานการตรวจสอบทด่ี ตี อ้ งเขยี นอยา่ งชดั เจน กระชบั กะทดั รดั และสนั้ ตรงไปตรงมา 5. ความทนั เวลา (Timely) รายงานการตรวจสอบทด่ี ที ม่ี คี ณุ ค่าตอ้ งเป็นรายงานทเ่ี ขยี นทนั เวลาต่อการใชง้ านทนั ที รายงาน ท่ดี ตี ้องเขยี นให้เสร็จโดยไม่ชกั ช้า เพราะเม่อื เวลาผ่านไปข้อมูล เหตุการณ์ สภาพแวดล้อมย่อม เปลย่ี นแปลงไปจนอาจทาใหข้ อ้ มลู ในรายงานทจ่ี ะสอ่ื ออกมานนั้ ไรค้ วามหมายไปเสยี แลว้ กเ็ ป็นไปได้ การประชมุ สรปุ ผลการตรวจสอบ การประชุมสรุปผลการตรวจสอบ (Exit Meeting) สาหรบั ขนั้ ตอนน้ีผูต้ รวจสอบภายในจะต้อง ดาเนินการจดั ทาร่างรายงานการตรวจสอบและส่งรา่ งรายงานทเ่ี ขยี นขน้ึ เพ่อื นาไปประชุมหารอื ร่วมกบั ผรู้ บั การตรวจสอบเพ่อื ยนื ยนั ว่าเรอ่ื งท่ตี รวจพบถูกต้อง เป็นความจรงิ ผรู้ บั การตรวจสอบเหน็ ดว้ ยกบั ขอ้ เสนอแนะหรอื ไม่ และเพอ่ื กาหนดแนวทางการแกไ้ ขตลอดจนวนั ทท่ี ค่ี าดว่าจะแก้ไขแลว้ เสรจ็ ในบาง กรณีผู้รบั การตรวจสอบอาจมแี นวทางวธิ กี ารแก้ไขท่ดี กี ว่าหรอื มเี หตุผลประกอบอ่นื ท่ดี กี ว่าซ่งึ ทาให้ ขอ้ เสนอแนะของผู้ตรวจสอบใชด้ าเนินการไม่ได้หรอื ควรต้องยอมรบั ความเส่ยี ง นอกจากน้ียงั เป็นการ เปิดโอกาสใหผ้ รู้ บั การตรวจสอบไดม้ โี อกาสชแ้ี จงและใหค้ วามเหน็ เพม่ิ เตมิ ซ่ึงในบางกรณผี ตู้ รวจสอบอาจ รวบรวมข้อมูลจากผู้ปฏิบตั ิงานโดยตรงทาให้ได้ข้อมูลท่ีคลาดเคล่ือนไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ก็เป็นได้ สาหรบั การประชุมสรปุ ผลการตรวจสอบเพ่อื นาเสนอรายงานใหผ้ บู้ รหิ ารไดท้ ราบมแี นวทางปฏบิ ตั ดิ งั น้ี รายงานและการติดตามผลการตรวจสอบภายใน บทที่ 9

378 1. การจดั ทารา่ งรายงานการตรวจสอบ (Draft Audit Report) หลงั จากทห่ี วั หน้าหน่วยงานตรวจสอบไดม้ กี ารสอบทานกระดาษทาการสรปุ เรอ่ื งทต่ี รวจพบและ เห็นว่าเป็นประเดน็ ท่คี วรต้องรายงานผู้ตรวจสอบหรอื หวั หน้าโครงการจะดาเนินการร่างรายงานการ ตรวจสอบโดยร่างทลี ะประเดน็ โดยหลกั การเขยี นทด่ี คี วรใหแ้ ต่ละประเดน็ ยาวไม่เกนิ หน่ึงหน้า หากมี รายละเอยี ดประกอบทย่ี าวเกนิ หน่ึงหน้า ควรจดั ทาเป็นรายละเอยี ดแนบประเดน็ นนั้ ๆ สาหรบั การร่าง รายงานผลการตรวจสอบในแต่ละประเดน็ ควรมเี น้อื หาสาระดงั น้ี 1.1 ลาดบั ทข่ี องประเดน็ และหวั เรอ่ื ง 1.2 ประเดน็ สรปุ หรอื หวั ขอ้ รอง 1.3 รายละเอยี ดของเรอ่ื งทต่ี รวจพบ 1.4 ความเสย่ี ง / ผลกระทบถอื เป็นส่วนหน่งึ ของเรอ่ื งทต่ี รวจพบแต่แยกหวั ขอ้ ออกมาเพอ่ื ให้ เหน็ ชดั เจนยงิ่ ขน้ึ 1.5 ขอ้ เสนอแนะ แนวทางและแผนการแกไ้ ขของผบู้ รหิ าร 1.6 ผรู้ บั ผดิ ชอบ คอื ผมู้ อี านาจสงั่ การแกไ้ ขในประเดน็ นนั้ ๆ ซง่ึ อาจมหี ลายคนกไ็ ดถ้ า้ เรอ่ื งทต่ี รวจพบเป็นเรอ่ื งทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั หลายหน่วยงาน ในการเขยี นอาจใชว้ ธิ แี ละรปู แบบทแ่ี ตกต่างออกไปไดต้ ามทแ่ี ต่ละองคก์ รกาหนดแต่ขนั้ ต่าควร ต้องมเี ร่อื งทต่ี รวจพบ ขอ้ เสนอแนะ และแนวทางการแก้ไข นอกจากน้ีในบางองค์กรก็มกี ารจดั ลาดบั ความสาคญั ของประเดน็ วา่ เป็นประเดน็ หลกั หรอื ประเดน็ สาคญั ประเดน็ รองหรอื ประเดน็ อ่นื ๆ รวมทงั้ ขอ้ สงั เกตเพอ่ื แยกแยะและจดั ลาดบั ความสาคญั ตลอดจนกาหนดตวั ผรู้ บั ผดิ ชอบในแต่ละประเดน็ เมอ่ื ผู้ ตรวจสอบเขยี นรา่ งรายงานการตรวจสอบในแต่ละประเดน็ เรยี บรอ้ ยและไดร้ บั การสอบทานโดยหวั หน้าผู้ บรหิ ารงานตรวจสอบแลว้ ให้จดั ทาบนั ทกึ เพ่อื นาส่งร่างรายงานแต่ละประเดน็ เพ่อื นัดประชุมสรปุ ผลกบั ผู้รบั การตรวจสอบโดยจดั ส่งเฉพาะประเดน็ ทเ่ี ก่ยี วขอ้ งกบั ผู้รบั ผดิ ชอบแต่ละคนเท่านัน้ ในกรณีท่ไี ม่ สามารถรา่ งเป็นรายงานไดท้ นั หรอื มกี ารประชุมสรปุ ผลทนั ทที ต่ี รวจสอบแลว้ เสรจ็ อาจใชก้ ระดาษทาการ สรปุ เร่อื งทต่ี รวจพบเพ่อื ประชุมสรุปผลกไ็ ด้ ดงั นนั้ ผตู้ รวจสอบภายในสามารถนามาจดั ทาเป็นกระดาษ ทาการสรปุ เรอ่ื งทต่ี รวจพบและรา่ งเป็นรายงานการตรวจสอบในแต่ละประเดน็ ตามตวั อยา่ งขา้ งล่างน้ี บทท่ี 9 รายงานและการติดตามผลการตรวจสอบภายใน