Gestion integral de riesgos y seguros

GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS Y SEGUROS Hernán Mejía Delgado el producto está mezclado con componentes de otros fabricantes o si está dirigido a la industria farmacéutica o a la aviación. Unida a lo anterior, estaría la circunstancia de los posibles gastos extraordinarios derivados de la necesidad de una eventual retirada del producto del mercado, por lo que se requiere un límite asegurado máximo por encima de la capacidad imaginativa de los administradores y basados en las estadísticas de casos ocurridos en empresas similares.• Responsabilidad de directivos y ejecutivos. La evaluación máxima en estos casos, estará unida al alcance de las decisiones de los administradores y directivos del proyecto en que participen, o del servicio prestado por los mismos.e. Riesgos Ànancieros. En los riesgos de crédito y los de Àanzas o cauciones, el riesgo máximo está determinado por el valor del crédito y las cuantías de estas últimas.f. Otros riesgos. Se entienden por los mismos, aquellos denominados como riesgo-país o riesgo político, y los riesgos especulativos como los de inversión, inÁación, devaluación o precio del dinero, etc. IV. Valoración económica de los riesgosEl cálculo del valor en riesgo de los activos expuestos y los criterios de valoración,serán tratados más adelante en la Parte IV EL VALOR ASEGURADO, en sus Capítulos14 Qué es el valor asegurable y Capítulo 15 Por cuál valor asegurar, en los cualesabordamos los diferentes bienes o activos en riesgo y por asegurar bajo los tiposde seguros de mayor uso en el medio empresarial. V. Reducción o control del riesgo Según los expertos, básicamente existen dos métodos generales para la reducción y control de los riesgos: la prevención y la protección. De estos se derivan otros procedimientos de reducción o control los cuales veremos más adelante. • La prevención del riesgo. Se deÀne la misma como el conjunto de medidas destinadas a evitar la materialización del siniestro por la acción de su agente causal (riesgo-peligro) sobre el centro de riesgo (riesgo-objeto) por lo que por extensión, el concepto se aplica a la reducción de la frecuencia de ocurrencia del siniestro. El proceso de soldadura eléctrica es un ejemplo típico de cómo uno de los agentes causales del riesgo de incendio se puede evitar, o reducir drásticamente su frecuencia al tomar todas las medidas de seguridad y llevar a cabo este procedimiento en condiciones rigurosas.66

3. La administración del riesgo• La protección del riesgo. Se considera como la acción y el efecto de intentar disminuir los daños y/o perjuicios que el siniestro produciría sobre el sujeto de riesgo: persona, bien material, función, etc., por lo que el concepto se aplica a la reducción de la severidad de las consecuencias del riesgo. ¾ El uso del casco de seguridad por parte del personal en áreas de riesgo, disminuye la intensidad o gravedad de los daños o perjuicios ocasionados por la caída de materiales sobre la cabeza del operario. ¾ El uso de estibas adecuadas en el almacenamiento de mercancías o materias primas, disminuye la acción del agua en caso de inundación. ¾ La colocación de para-rayos, fusibles, cortapicos, conexión a tierra, etc., permite reducir el impacto de la electricidad en máquinas y equipos.A - Reducción o controlExponemos a continuación otros procedimientos de control del riesgo, como son(Ver GráÀca N°. 9):GráÀca N°. 9. Manejo de Riesgos. Fuente: creación propia. Capítulo 3 67

GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS Y SEGUROS Hernán Mejía Delgado1. Eliminación del riesgoLa eliminación del riesgo se considera como la prevención del mismo disminuyendosu frecuencia en forma total con absoluta certeza, lo cual signiÀca a su vez laprotección del riesgo al ciento por ciento en todos los casos.Existen varios métodos de eliminación, pero la reducción de su frecuencia a cero(0) sólo se logra prescindiendo de una determinada actividad, de la propiedad deun bien, de la utilización de una persona, etc. que generen el riesgo, o situandoal sujeto objeto de riesgo fuera del alcance del agente causal del mismo. Algunosde los métodos pueden ser el de no asumir los riesgos mediante:• Abandono de la acción. Por ejemplo, suprimiendo la fabricación o distribución de un bien o servicio, utilizando un sistema distinto, no almacenarlo, cambiar de método, etc.• Subcontratando. Como es el caso de no aceptar responsabilidad por los bienes mientras se transportan o mientras no lleguen a sus dependencias; otro es el de contratar la acción o fabricación por parte de terceros, etc.• ModiÀcación de una decisión o acción. Ante la realidad y luego de estudios o experiencias, tomar la decisión de no hacer, utilizar o no contratar, cancelar o cambiar un sistema, una negociación, etc.• Evitar el riesgo en sí mismo. Un cuarto método puede ser el de no emplear un medio peligroso.2. Reducción o prevenciónLa lucha contra los riesgos, es decir, las medidas de prevención o seguridad, naceny se desarrollan con el hombre y la mejor manera de administrar el riesgo es,idealmente, eliminando la posibilidad de pérdida cuando esto resulta económico.Aunque raramente es posible el logro completo de este objetivo, en cualquiergrado que se obtenga producirá importantes ahorros al asegurado, no sólo enprimas de seguro rebajadas sino también en un desarrollo normal y eÀcaz de dela empresa.La prevención tiene un doble objetivo:• Introducir y luchar con todos los medios posibles contra los riesgos para evitar o disminuir la posibilidad de que aparezca el siniestro, causando daños y pérdidas.• Reducir y aminorar las consecuencias de la aparición del siniestro, limitando al máximo su gravedad y magnitud.La seguridad, según el Diccionario de la Real Academia equivale a “cualidad deseguro” y el concepto “seguro” lo deÀne como “libre o exento de todo peligro, dañoo riesgo” por lo que en este campo, podemos considerarlas como expresionessemejantes o conceptos sinónimos cuando se habla de tomar medidas de68

3. La administración del riesgoprevención o seguridad. Por ello, podemos concluir que, la prevención es el mediopara lograrlo y, la seguridad, el resultado de la acción.Los métodos utilizados mayoritariamente son:a. Predicción del riesgo. Este método, esencialmente preventivo, consiste en la adopción de medidas para evitar o disminuir las consecuencias de un riesgo basados en la información obtenida por revelación, ciencia o conjetura. Tal es el caso de las medidas ante la predicción de tormentas o huracanes para el caso de la navegación aérea o marítima, los avisos de prevención por taponamiento de ríos, derrame por rebose de presas, destrucción de puentes carreteables, etc.b. Dispersión del riesgo. Esta modalidad consiste básicamente, en dividir, atomizar o separar un centro de riesgo en varios centros más pequeños, diÀcultando o eliminando la posibilidad de que un agente de riesgo que actúe sobre uno de los centros menores pueda propagarse a los demás. Ejemplos de esta modalidad son la ubicación de una caldera o de un tanque de combustible, colocándolos fuera del área de producción y en construcciones especiales que garanticen su separación completa. Otro método podría ser la separación de las ediÀcaciones por espacios libres, por un muro cortafuego o por puertas resistentes al fuego.c. Detección y control precoz del siniestro. Esta modalidad facilita la rápida intervención de los medios de control de un siniestro, humanos o materiales, disminuyendo el período destructivo del siniestro en los primeros momentos, cuando se inicia su desarrollo, convirtiendo un posible siniestro de proporciones en un mero conato del mismo. Estos métodos son aplicables en diferentes situaciones de riesgo como los casos de incendio, mediante la instalación de rociadores automáticos de agua (sprinklers) con detectores de humo o calor, o para el caso de robo con sistemas de alarma o cámaras de vídeo conectados a centrales de alarma monitoreadas.d. La duplicación. Consiste en duplicar el elemento sujeto a un riesgo, disponiendo de uno de repuesto, lo cual permite reducir drásticamente las consecuencias tanto físicas como Ànancieras. Tal es el caso del uso de bombas hidráulicas o líneas de fabricación en paralelo en previsión de una avería, lo mismo que la duplicación de soportes informáticos o su ubicación en localidades distintas en previsión de un siniestro.B - La retención del riesgoAsunción o retención del riesgo. Una vez identiÀcado, evaluado y reducido elriesgo, según lo expuesto anteriormente, se procede al tratamiento del mismomediante su retención, su transferencia o la combinación de ambos métodos.Capítulo 3 69

GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS Y SEGUROS Hernán Mejía Delgado Esta medida consiste en la conservación consciente o activa de los riesgos, total o parcialmente, y debido a ello la empresa deberá soportar las consecuencias Ànancieras en el caso de que ocurra el siniestro. Junto a esta retención activa, existen: a. La inconsciente o pasiva. Se da cuando la empresa no es conocedora de estar expuesta a un determinado o determinados riesgos a causa de la ignorancia o de un análisis superÀcial o deformado de la realidad. Las consecuencias Ànancieras en este caso, pueden ser desastrosas para la empresa o entidad. b. La forzada. Debido a que no existe ninguna otra alternativa de transferencia, la empresa debe cargar obligatoriamente con el riesgo. Por ejemplo, los riesgos de guerra o grandes catástrofes naturales o nuevas situaciones debidas a los avances tecnológicos para los que no se dispone de cobertura. c. La activa. En relación a la conservación activa del riesgo, existen dos posibilidades: • El No seguro, que consiste en la retención de ciertos riesgos de una forma deliberada, sin tomar medidas concretas para contrarrestar la realización del riesgo. Ejemplos de esta posibilidad son los casos de maquinarias o equipos totalmente obsoletos, casos en que la posibilidad de pérdida es extremadamente baja, o por el contrario, es tan extremadamente alta que la transferencia a otros costaría tanto como el siniestro; un ejemplo más, sería el que debido a una mala situación económica la empresa decide sólo cubrir los riesgos más graves o de consecuencias catastróÀcas y renuncia a cubrir los demás. • Fondo para pago de siniestros, consiste en la retención del riesgo por la propia empresa, pero formando un fondo de reseva que le permita contar on un capital suÀciente para hacer frente a determinados tipos de pérdida que se pueden presentar en la empresa. • El Autoseguro, consistente en la retención del riesgo por la propia empresa, tomando las medidas necesarias para el control del mismo y con la decisión de sufragar las pérdidas potenciales del siniestro. Para ello existen métodos de autoseguro parcial usados en seguros, como son : ¾ Deducibles. El autoseguro también se da en forma parcial, combinando las consecuencias de los riesgos con las empresas de seguros, tales como los deducibles o franquicias, que consisten en una retención a cargo de la empresa de una primera parte de la pérdida en caso de siniestro. ¾ “A primer riesgo”. Otro sistema de autoseguro parcial es el denominado “A primer riesgo” que consiste, con la Ànalidad de reducir costos de primas, en cubrir con un asegurador solo una cantidad o porcentaje determinado del riesgo, sin que se aplique la condición de infraseguro. ¾ “Exceso de pérdidas”. Un tercer sistema, en el cual la empresa se cubre de las pérdidas importantes de un siniestro, transÀriendo la cobertura al asegurador a partir de cierta cantidad y asumiendo la primera parte.70

3. La administración del riesgoC - La tranferencia del riesgoUn método importante en la administración de los riesgos de la empresa esel método de transferencia, que consiste en evitar o reducir la vulnerabilidada un determinado riesgo, consiguiendo que otras entidades asuman total oparcialmente las consecuencias de los siniestros. La transferencia puede agruparseen dos categorías:1. Transferencia jurídica o contractualSupone transferencia a un tercero distinto de una aseguradora, mediante unmétodo que trata de transferir a los especialistas el riesgo de la empresa, comoson contratando con transportadores especiales, Àrmas de vigilancia, mediantecontratos de leasing, etc., o utilizando cláusulas entre las cuales destacamos:• Cláusula de exoneración de responsabilidad. Mediante la misma, el contratante exonera de responsabilidad a la empresa sobre el desarrollo de las operaciones derivadas del contrato, convirtiéndose en un efectivo método preventivo de reducción del riesgo.• Cláusula de limitación de responsabilidad. A diferencia de la anterior, ésta limita la exoneración a una cantidad especíÀca de dinero o a determinados aspectos del desarrollo de la operación objeto del contrato.• Cláusula de ampliación de responsabilidad del tercero. Su intención es ampliar la responsabilidad de la parte contratante, estableciendo compensaciones adicionales en concepto de perjuicios consecuenciales que puedan resultar de la operación objeto del contrato, sin que la empresa tenga que demostrar la relación causa efecto de los mismos o de daños a los activos inmateriales de difícil evaluación (pérdida de imagen por ejemplo).• Cláusula de abandono de recursos. Mediante la misma, el contratante renuncia a exigir compensaciones por perjuicios derivados de la operación contratada, aunque no exonere a la empresa sobre la responsabilidad frente a un tercero que pueda resultar perjudicado en el proceso. Ejemplo de ello puede ser el caso de una grúa que causa daños al vehículo que está auxiliando pero también afecta al de un tercero.• Otras cláusulas de control del riesgo. En el medio se utilizan otras cláusulas para reducir riesgos como: ¾ Cláusula de penalización por incumplimiento de plazos de entrega (reduciendo pérdidas de beneÀcios). ¾ Cláusula exigiendo determinados seguros para cubrir el riesgo de insolvencia (seguro de todo riesgo contratistas). ¾ Cláusula de solidaridad con otros grupos de empresarios (como el de subcontratistas o similares).Capítulo 3 71

GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS Y SEGUROS Hernán Mejía DelgadoTambién podríamos deÀnicir este tipo de transferencia, como un mecanismo legalpor el cual se traspasan o imponen unas determinadas condiciones o cláusulas aotra persona, natural o jurídica. Pero al respecto, debe tenerse en cuenta:• Las cláusulas y condiciones que se pacten deben serlo en derecho, respetando las normas legales vigentes en el país, además de tener en cuenta la jurisprudencia disponible para no ir en contravía de la normativa común.• ConÀrmar que la parte que acepta la transferencia del riesgo y lo asume con sus consecuencias económicas, puede cumplir con el compromiso adquirido al momento del siniestro, y para ello ha tomado todas las medidas correspondientes o ha contratado los seguros adecuados, los cuales deben ser veriÀcados. De lo contrario, se corre el riesgo de que las consecuencias recaigan nuevamente en forma subsidiaria sobre la empresa con las implicaciones que ello puede ocasionar al no contarse con las protecciones o seguros correspondientes. NOTA: Recomendamos muy especialmente que, al hacerlo, se tenga la seguridad de que la otra parte pueda cumplir con sus consecuencias económicas al momento en que le sea exigido. 2. Transferencia Ànanciera vía seguros Supone transferir las consecuencias de un siniestro contratando un seguro con una compañía, por lo cual el asegurador asume unos riesgos a cambio de unas primas. Mediante la misma y en virtud del contrato de seguros, el asegurado o empresa asegurada, a cambio del pago de la prima correspondiente, transÀere las consecuencias de sus riesgos a la aseguradora. En consecuencia y deÀnidos los riesgos que se van a transferir vía contrato de seguros, se procede de acuerdo a los parámetros expuestos en la Parte V LA GESTIÓN, en sus Capítulos 16 Cómo comprar seguros y Capítulo 17 Gestión técnica de seguros. a. Ventajas de la misma. La Transferencia aseguradora conlleva las siguientes ventajas para las empresas: • Disminuye la incertidumbre. El traspasar las consecuencias de las amenazas que pesan sobre la empresa, evita el temor de las pérdidas que pueden sobrevenir a un siniestro. • No distracción de dineros para fondo. En lugar de disponer dineros para el fondo de prevención por siniestros, la contratación de un seguro adecuado, permite la inversión de dicho capital en las necesidades operacionales de la empresa.72

3. La administración del riesgo• Indemnización permite recuperación. Los pagos por siniestros asegurados, son la base para el restablecimiento rápido y efectivo de las actividades de la empresa que resulten afectadas.• Asistencia técnica de la aseguradora. La vinculación a un grupo asegurador, nos permite la asesoría especíÀca en determinados aspectos de la empresa a través de sus expertos o asesores.• Acceso al Loss Control de la Compañía. Los Ingenieros de control de pérdidas de las aseguradoras, pueden ayudarnos en la identiÀcación de riesgos y en el establecimiento de programas de control y manejo de los mismos.• Asegura la supervivencia de la empresa. Ante el infortunio de un siniestro, a veces de gran cuantía o catastróÀco, sólo el contar con un seguro adecuado nos garantiza el cumplimiento de las metas de la empresa y la conquista del sueño buscado por el empresario.b. Elementos de la transferencia aseguradora. En forma general, destacamos los siguientes elementos a tener en cuenta en el proceso de transferencia de los riesgos:• El tipo de seguro o contrato. La estructuración del Programa de seguros, debe corresponder a las necesidades de la empresa en busca de la mejor cobertura, mayor economía en costos y el fácil manejo del conjunto de Pólizas, para lo cual sugerimos tener en cuenta lo expuesto en el Capítulo 12. Seguro empresarial multiamparos• La Cobertura de los riesgos. De acuerdo a los análisis de riesgos de la empresa y a la medida de los mismos, se determina la estructura de los riesgos por cubrir y, en consecuencia, el tipo de seguro o cobertura más indicado para los intereses de la empresa. Sugerimos analizar lo expuesto en la PARTE III LAS COBERTURAS DE SEGUROS.• El capital o valor asegurado. El capital o suma por asegurar, es de vital importancia en la aseguración integral de la Empresa, por lo que sugerimos proceder de acuerdo a los parámetros de la PARTE IV. EL VALOR ASEGURADO.• La prima o costo del seguro. Aprovechando las bajas tasas aplicables en seguros para empresas en razón de la alta competencia y con las facilidades existentes de Ànanciación, se puede negociar un costo adecuado a las necesidades Ànancieras especíÀcas.• El siniestro o realización del riesgo. Como aseguramos para que cuando nos ocurra un siniestro recibamos una adecuada y rápida indemnización, parte fundamental en la gestión de la transferencia aseguradora lo constituye la deÀnición anticipada del tratamiento y manejo de los siniestros por parte de los aseguradores elegidos. Al respecto recomendamos lo expuesto en la PARTE VI EL SINIESTRO.Capítulo 3 73

GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS Y SEGUROS Hernán Mejía Delgado ConclusionesUna técnica y adecuada administración del riesgo en la empresa nos permitirá, unavez identiÀcados y evaluados aquellos que nos amenacen, establecer programasde prevención y protección dirigidos a eliminarlos, reducirlos o transferirlos. Almismo tiempo, el conocimiento adquirido mediante la gestión del riesgo, nospermite establecer planes claros y concretos para garantizar la continuidad delnegocio con el manejo adecuado de las contingencias, tal como lo abordaremosen el siguiente capítulo. Preguntas para estudio 1. ¿Cuáles son las etapas de la administración de riesgos? 2. ¿Cuáles son las dos vertientes de la administración de riesgos? 3. Indique las cuatro principales técnicas de identiÀcación de riesgos. 4. ¿Cuáles son las consecuencias de la identiÀación de riesgos? 5. ¿En qué consiste la medición del riesgo? 6. ¿Qué es la matriz del riesgo? 7. ¿Cuáles son los factores de evaluación de los riesgos? 8. ¿En qué consisten las pérdidas máximas? 9. ¿Cuáles son las fases del tratamiento de los riesgos? 10. ¿En qué consiste la Ànanciación del riesgo?74

4CAPÍTULO Asegure la continuidad del negocio “El éxito nunca termina, el fracaso nunca es deÀnitivo”. (Robert H. Schuller)Contenido: • Vulnerabilidad de la empresa • Las siete áreas críticas de su empresa • La continuidad de su negocio • Los planes de contingencia • ANEXOS: “SIL” No. 04-04. Guía para la identiÀcación de riesgos No. 04-05. Guía para un Plan de manejo de emergencias No. 04-06. Guía para un Plan de manejo de crisis No. 04-07. Guía para un Plan de recuperación por siniestros

GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS Y SEGUROS Hernán Mejía DelgadoLa seguridad integral como solución empresarial. La prevención se deÀne como“el conjunto de medidas adoptadas para evitar o minimizar la probabilidad de larealización de los riesgos por cualquier causa, que puedan afectar las personasy bienes de una empresa”. Para ello, se tiene como objetivo la identiÀcación yvaloración de los riesgos que puedan generar siniestros, detectando los factoresde perturbación y la magnitud de las consecuencias, para tomar las medidastendientes a eliminar dichos factores y riesgos.En las empresas se presenta todo un universo de posibles riesgos, por lo queuno de los deberes básicos de la gerencia o la administración, es la de dedicar eldebido cuidado a proteger los bienes, el personal y la imagen o reputación, detoda clase de daños para garantizar la continuidad del negocio. I. Vulnerabilidad de la empresa Vulnerabilidad es el grado del impacto o alcance de los daños que puede suÀr una persona, sistema o elemento ante la materialización de un riesgo determinado, situación que nos obliga al estudio de aquellas amenazas o peligros que puedan impactarnos, buscando formas o procedimientos de manejo de los mismos para reducir o mitigar las consecuencias y alcance de los perjuicios y daños. 1. Todos estamos expuestos Toda actividad conlleva un riesgo, puesto que la actividad exenta de sufrirlos representa inmovilidad total, pero aún así existiría el riesgo, aunque menor pero existiría; podríamos decir que el riesgo cero no existe. Además, toda actividad especíÀca conlleva riesgos diferentes de acuerdo a las características propias de la misma, ya que los riesgos de una empresa de servicios son distintos de los de una de fabricación o de comercio. El riesgo puro o riesgo de accidentes, entendido como la posibilidad de perder o no perder, en contraposición con el riesgo especulativo (o riesgo de la incertidumbre), es decir, la posibilidad de ganar o perder como en los juegos de azar, se puede deÀnir como la probabilidad de que un peligro (causa inminente de pérdida), existente en una actividad determinada durante un período deÀnido, ocasione un incidente con consecuencias factibles de ser estimadas. En la empresa, estos riesgos de accidentes o riesgo puro, se clasiÀcan en forma general en dos clases: a. Riesgo inherente. Se considera como tal, aquel que por su naturaleza no se puede separar de la situación donde existe, porque es propio del trabajo a realizar, propio de cada empresa de acuerdo a su actividad. Por ejemplo : En una empresa de transporte los principales riesgos inherentes serían los de choque, vuelco, lesiones; en una de metalmecánica serían los de lesiones personales, accidentes mecánicos y eléctricos; en otra de construcción podrían76

4. Asegure la continuidad del negocioser caídas, lesiones, atrapamiento. Mientras que en una de comercio, los riesgosprincipales serían caídas, golpes, resbalones, entre tanto que en una de servicios,los riesgos serían choque, colisiones, caídas.b. Riesgo incorporado. Por el contrario, éste es aquel que no es propio de la actividad sino que es producto de conductas poco responsables de los empleados de la empresa o de visitantes que tengan acceso a sus instalaciones. Por ejemplo : ¾ Transitar sin observar las medidas de seguridad. ¾ Operar elementos o máquinas sin observar las instrucciones o sin protección adecuada. ¾ Exponerse a caídas por no sujetarse o anclarse según las normas. ¾ No reparar una falla mecánica de inmediato. ¾ Levantar o transportar sobrepeso. ¾ Clavar con un alicate o una llave y no con un martillo.En consecuencia, los riesgos incorporados se deben eliminar y los riesgos inherentesse deben controlar con medidas apropiadas de prevención y/o eliminación,puesto que como estos están en directa relación con la actividad de la empresa,si no se asumen no pueden existir.2. El riesgo le puede impactarCuando un riesgo se sale de control, su aparición produce eventos que ocasionanmuertes, lesiones incapacitantes, daños a los ediÀcios, a equipos, a mercancías yal medio ambiente, todos ellos representan pérdidas, muchas veces cuantiosas,para la empresa, puesto que la misma debe:• Redistribuir los trabajadores en el área donde sucedió el hecho.• Contratar un nuevo trabajador y prepararlo para desempeñar esa actividad.• Asumir pérdidas de tiempo (que signiÀcan dinero).• Comprar o reparar la máquina o el equipo dañado.• Pagar indemnizaciones a los trabajadores.• Asumir también la pérdida de tiempo de los trabajadores involucrados en los hechos.• Pérdida de ingresos netos por ventas perdidas o por pago de gastos extraordinarios.• Cualquier otra cosa que afecte, de manera adversa, la forma en la que usted hace negocios (por ejemplo, interrupciones con sus proveedores debido a desastres naturales).• Afrontar aumentos en las primas por seguros y asumir deducibles por pérdidas.Además, debe recordarse que cualquier incidente aislado puede causar múltiplesproblemas como por ejemplo, un incendio en sus instalaciones puede destruirequipos esenciales, alejar a los clientes, dañar negocios vecinos y lesionar o matara un empleado, un visitante o un tercero.Capítulo 4 77

GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS Y SEGUROS Hernán Mejía Delgado a. ¿Por qué la prevención? El contar con una efectiva estrategia de prevención permite reducir los riesgos de los activos de la empresa, controlar los costos de los presupuestos de seguridad, proteger los trastornos y pérdidas económicas y permite mantener la participación y permanencia en el mercado. En razón de lo anterior, relacionamos a continuación algunos puntos que consideramos de importancia para la empresa en relación con la prevención de riesgos y la necesidad de considerarla como una estrategia integral que involucre a la alta dirección, a los directivos clave y al personal en general en el diseño e implantación de las soluciones necesarias para atender los requerimientos correspondientes. b. La gestión de prevención como inversión. La administración de riesgos es un buen negocio y administrar la exposición a los riesgos de su negocio, es ahora más importante que nunca. Hoy en día, incluso un accidente menor puede tener como resultado costosas acciones judiciales, mientras que las prácticas de contratación descuidada pueden llevar a importantes indemnizaciones por accidentes de trabajo o demandas de responsabilidad generales. El mantenimiento de rutina y los pequeños trabajos de reparación que se dejan sin hacer, pueden tener un efecto multiplicador que implique importantes gastos en propiedades, pues la pérdida de equipo o de datos computacionales debido a un incendio puede detener su producción o incluso cerrar su negocio. Con tanto en juego, tiene sentido implementar un programa de Administración de Riesgos Integral para su negocio, un programa eÀcaz puede ayudarle a comprender y a estar preparado para los riesgos que deba enfrentar antes de que ocurran las pérdidas; la preparación, puede signiÀcar la diferencia entre un negocio rentable y uno no rentable, entre uno que permanece y uno que desaparece. (Hartford 2002, página 3) c. ¿Por qué prevenir administrando el Riesgo? La respuesta es simple: Para protegerse usted y a su negocio de riesgos imprevistos y de los riegos rutinarios que sus empleados enfrentan cada día, puesto que una hora invertida en la prevención de riesgos producirá, normalmente una mayor recuperación de la inversión que una hora tratando de conseguir un nuevo negocio. ¿Por qué? (Idem anterior) Porque una buena administración de riesgos, aborda factores que usted si puede controlar, como empleados, materiales, operaciones, instalaciones, procesos y vehículos, mientras que por otra parte, la búsqueda de nuevos negocios requiere que usted dedique esfuerzos a un factor que no se puede controlar: los clientes potenciales, que pueden o no necesitar o desear lo que usted tiene para ofrecer. (Hartford 2002, página 3) d. La prevención y los seguros. Sin seguridad no hay negocio y por ello las empresas que no cuentan con una estrategia integral de prevención y seguridad no sólo ponen en riesgo sus activos, sino que también pueden78

4. Asegure la continuidad del negocio perder oportunidades de negocios, razón por la cual debe implantarse un modelo que involucre e integre todos los elementos, tomando como eje los requerimientos y objetivos especíÀcos del negocio.• La reducción del riesgo y el costo de seguros. Las tasas de Seguros mediante las cuales se Àjan las primas o costo de la transferencia del riesgo, están en relación a las posibilidades de que una amenaza o una posibilidad se materialice ocasionando un siniestro, con las consecuencias, a veces desastrosas, que puede presentar en los bienes y patrimonio de empresas y negocios, y por ende, en las Ànanzas de la Aseguradora que haya otorgado la coberturas respectiva. En consecuencia, todas las medidas, activas o pasivas, que se implementen para el control de los riesgos, mediante la prevención y la protección de los bienes y las personas en riesgo, signiÀca una reducción en las expectativas de pérdida que, obviamente, pueden signiÀcar también una reducción de los costos de la transferencia del riesgo o costo de seguros.• Riesgos especialmente protegidos (hight protected risk). La protección efectiva de empresas, particularmente con medidas del tipo activo, que otorguen la protección especial del riesgo según las exigencias de algunas Aseguradoras, permite la obtención de cobertura en casos de negocios difícilmente aceptables por su alto riesgo y, por otro lado, representan rebaja sustancial en las primas normales de Seguros.3. Tres formas de manejar sus riesgos (Hartford 2002, página 3)Usted puede administrar los riesgos de su negocio de tres formas:• Puede Ànanciarlos usted mismo, comprando seguros y quedarse con algunos de los riesgos a través de deducibles;• Puede transferirlos a otros, y• Puede controlarlos a través de un sistema de administración de riesgos.Un programa de Administración de Riesgos eÀcaz, incorpora los tres mencionadoselementos, a saber:a. Financie sus riesgos. Adquiera adecuados Seguros que le permitan transferir la responsabilidad Ànanciera de la Empresa por la ocurrencia de siniestros a una Aseguradora. Obtenga suÀcientes Seguros para cubrir todos sus riesgos.• Conozca sus Pólizas de Seguros. Si no sabe lo que cubren sus Pólizas, puede recibir una sorpresa cuando ocurran pérdidas, por lo que le recomendamos revisar los diferentes Contratos con su Intermediario de Seguros y, si es necesario, adquiera cobertura adicional para garantizar que su negocio esté protegido completamente.Capítulo 4 79

GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS Y SEGUROS Hernán Mejía Delgadob. TransÀera sus riesgos. Cuando corresponda, transÀera la responsabilidad de riesgos a sus arrendadores, proveedores, subcontratistas, competidores e incluso a sus clientes, puesto que Usted puede transferir los riesgos a otros de muchas formas. Por ejemplo:• Arriende propiedades y equipos comerciales. Cuando usted arrienda, en lugar de ser el propietario de la instalación o de los equipos, puede transferir al arrendador los riesgos de propiedad y responsabilidades en parte o por completo.• Utilice la entrega tipo “Justo a tiempo”. Cuando solicita a los proveedores, que almacenen mercancías y materiales en las instalaciones de ellos hasta que Ud. las necesite, está disminuyendo signiÀcativamente sus riesgos, ya que los bienes llegan al lugar suyo en el momento que se les requiere, no antes. Por ejemplo, si su negocio es el comercio de bienes envasados o empaquetados, podría pedirle a su proveedor que entregue la mercancía directamente a sus clientes, esto disminuirá aún más los costos. Por supuesto que estas opciones dependen de la naturaleza de su negocio y no son recomendables en todos los casos.• TransÀera los riesgos a sus clientes. Hable con su asesor jurídico acerca de las maneras para transferir la propiedad y el riesgo de los bienes vendidos a clientes, pero que permanecen dentro de sus instalaciones por algún tiempo. Observe cuidadosamente las garantías de los productos que envía a sus clientes, para asegurarse de que no aumenten sus riesgos innecesariamente.• Contrate con Subcontratistas adecuados. Para reducir los riesgos, recurra a contratistas con experiencia y que cuenten con Seguros adecuados. Cuando utiliza contratistas que cuenten con los Seguros correspondientes para que realicen servicios o provean piezas o partes para sus productos, puede disminuir al mínimo las exposiciones de alto riesgo ante la responsabilidad por daños a sus empleados y a terceros ocasionados por productos. Solicite a sus subcontratistas, CertiÀcados de Seguros para veriÀcar que cuenten con las coberturas adecuadas.• No acepte negocios riesgosos. Deje que sus competidores corran el riesgo con proyectos o sociedades potencialmente peligrosas.c. Controle sus riesgos. Analice minuciosamente cómo hace sus negocios y evalúe sus equipos, instalaciones, empleados, procesos, productos y servicios, recordando que cada factor es una parte esencial de su negocio. Ahora, imagine qué pudiera salir mal con alguno de ellos y tome medidas para evitar los problemas, para lo cual puede aprovechar los excelentes servicios de control de pérdidas que ofrecen muchos Intermediarios de Seguros o Aseguradoras, los cuales pueden ayudarle a identiÀcar y controlar los riesgos de su negocio.80

4. Asegure la continuidad del negocio II. Las siete áreas críticas de su negocioLa mayoría de los negocios afrontan necesidades de Prevención de sus Riesgos enSiete (7) Áreas Críticas especíÀcas como son : Daños a Propiedades, Pérdidas porDelitos de terceros, Pagos por Responsabilidad General y de Productos, Riesgosde Tecnología (Computadores y del Comercio electrónico), Daños a Personas,Pérdidas en Transporte de bienes y Daños de Vehículos motorizados.Usted puede dar ahora mismo, pasos simples para proteger su negocio mediantela GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS (Hartford 2002) que con listadosdetallados le ayuda a identiÀcar y controlar los riesgos comunes de su negocio.Anotamos, que aunque esta Guía cubre varios temas relacionados con laadministración de los riesgos más comunes en los negocios en general, es posibleque no aborde todos los riesgos potenciales, razón por la cual le sugerimos quepida ayuda a su Intermediario de Seguros o a su Aseguradora. Consultar en el SIL(Sistema de Información en Línea) www.ecoeediciones.comÁrea 1ª : Daños a propiedadesMinimice sus riesgos. Uno de los activos más valiosos de su negocio es supropiedad. A menos que la propiedad y los equipos se mantengan de maneraapropiada y estén asegurados correctamente, estos pueden correr riesgosde pérdidas y daños. Es importante que repase el Programa de Seguros de laempresa con su Intermediario de Seguros para tener la seguridad de comprenderlo que éste cubre y lo que no cubre.Área 2ª : Pérdidas por delitos de tercerosNo se arriesgue. Los llamados amigos de lo ajeno, le pueden afectar seriamentey ocasionarle pérdidas cuantiosas, razón por la cual debe tomar medidas endos sentidos. Por una parte, proteja su empresa de la acción por inÀdelidad desus empleados por actos delictuosos en forma de robos, hurtos, falsiÀcación,desfalco, etc. Por otra, asegúrese de tomar las medidas de seguridad para evitaratracos, entrada de ladrones y, lo que es muy común, de la acción de personasque aprovechan la actividad de ventas para sustraer mercancías.Área 3ª : Reclamos por responsabilidad civil y productosReduzca sus pérdidas. Proteja a otros que puedan verse afectados por su negocio.Los riesgos de responsabilidades generales a menudo involucran incidentes enlos cuales alguien no asociado con sus operaciones declara haber sufrido unalesión o pérdida. El mantenimiento adecuado de sus instalaciones es un medioprimario para controlar las pérdidas de responsabilidades generales.Área 4ª : Riesgos de tecnología (computadores y comercio electrónico)Siéntase más seguro. Mientras más dependa de sus computadores y sistemaselectrónicos y más usa la Internet y otros medios de comunicación electrónicos,mayores son los riesgos de daños en sus equipos, paralización de actividades yresponsabilidades por daños a terceros, fraude, virus, infracciones a la seguridadCapítulo 4 81

GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS Y SEGUROS Hernán Mejía Delgadoy otros riesgos electrónicos. Mientras más cuidado tenga para protegerse a símismo, a sus empleados y a sus clientes, más seguros serán sus negocios.Una manera de evaluar sus riesgos es calcular la extensión de su actividad en línea.Asegúrese de considerar todos los cambios que usted planea implementar, quepuedan modiÀcar los riesgos del comercio electrónico. Si su negocio mantieneun sitio en Internet, es importante que lo opere con seguridad y que cumpla contodas las leyes que se aplican a dicha actividad. Busque ayuda de su asesor legaly de profesionales de la tecnología de la información caliÀcados.Área 5ª : Daños a personasProteja a las personas y a sus trabajadores. La indemnización por accidentesde trabajo abarca una amplia gama de riesgos, incluida la seguridad general,exposición a químicos, uso apropiado de máquinas y de ergonomía y manipulaciónde materiales. Para garantizar que sus empleados permanezcan saludables yproductivos, usted debe estar al tanto de los riesgos del lugar de trabajo y tomarlas medidas necesarias para controlarlos. El control y la atención a los detallesmediante administradores, supervisores y trabajadores pueden ayudar a reducirlos riesgos de indemnizaciones por accidentes de trabajo.Área 6ª : Pérdida de bienes transportadosProteja sus despachos. Su empresa necesita proteger los movimientos de susbienes o mercancías durante el transporte de los mismos cuando estén a su cargo,teniendo en cuenta el tipo de bien movilizado, su empaque, trayecto a recorrer ytipo de vehículo transportador. El costo del seguro justiÀca en parte las pérdidasen sus despachos, pero para reducir estos riesgos, veriÀque los registros de sustransportadores, controle los sistemas de despacho y mantenga un seguimientoefectivo sobre el movimiento en general.Área 7ª : Daños a vehículos motorizadosConducción sin accidentes. Usted puede controlar los riesgos de los vehículosmotorizados de manera eÀcaz. La prima del seguro de su vehículo comercialpuede justiÀcar una gran parte de su costo de seguro general. Sus vehículosmotorizados representan muchos tipos de riesgos en un solo lugar: pérdidade bienes, pérdida de ventas y lesiones a sus empleados. Para reducir estosriesgos, veriÀque y controle los registros de conducción de empleados actuales ypotenciales, y mantenga a sus conductores capacitados adecuadamente. ANEXO ESPECIAL En el Anexo No. 04-04 GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS, que incluimos en el SIL (Sistema de Información en Línea) www. ecoeediciones.com encontrará los listados que le permiten identiÀcar y controlar los riesgos o amenazas más comunes para su empresa.82

4. Asegure la continuidad del negocio GráÀca No. 10. Las siete áreas críticas de su negocio. Fuente : creación propia. III. La continuidad de su negocioComo podemos deducir de lo antes expuesto y de los resultados del análisis delas Siete (7) áreas críticas de su negocio, la empresa necesita todo un conjunto detareas que le permita continuar su actividad en el evento de que un siniestro afectesus operaciones, técnicamente denominado Plan de Continuidad de Negocio (BCP,Business Continuity Plan), por lo que en forma general toda empresa debe tener un:• Plan para administración del riesgo.• Plan de contingencias que comprende el antes, el durante y el después, con sus planes de emergencia, manejo de crisis y recuperación.• Programa de seguros con unas pautas precisas para la presentación y manejo de los reclamos por siniestros que se presenten. Más vale un gramo de prevención, que un kilo de cura (adagio popular).Capítulo 4 83

GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS Y SEGUROS Hernán Mejía Delgado 1. Cómo salvar la empresa ante una catástrofe En el proceso de actuación del manejo de los riesgos en las empresas, se destacan una serie de amenazas y en especial las de tipo catastróÀco, en el sentido de que su aparición pone en peligro a todas las personas y a todos los bienes de la misma, así como a los bienes y personas de la vecindad donde está localizada. Podemos citar como tales terremotos, erupciones volcánicas, tsunamis, grandes incendios, explosiones, inundaciones, avalanchas, huracanes, nubes tóxicas, sabotaje, colapso de los sistemas informáticos, boicoteo de los productos con denuncias falsas, vertimientos contaminantes, amenazas de bomba y atentados terroristas, etc. Hay que diseñar planes para minimizar las consecuencias económicas, pérdida de reputación, pérdida de clientes, reclamaciones por responsabilidad civil, etc. derivadas de escenarios críticos de riesgos posibles para la empresa, puesto que si los programas cumplen su cometido, la entidad afectada reducirá el número de días de interrupción del negocio y limitará las incidencias sobre los clientes. En general, las empresas están bien preparadas para la primera fase, la de emergencia y primeros auxilios, pero pocas están preparadas para las de gestión de la crisis post-siniestro, y mucho menos para la fase de recuperación de la actividad, además de que en muchos casos la mayoría no cuentan con seguros apropiados. a. Lo que dicen las estadísticas. Los estudios muestran que un 43% de los negocios nunca vuelve a abrir después de un desastre, con un 29 por ciento más de negocios que cierran dentro de los dos años siguientes (The Hartford, 2002, página 14). Como ejemplo de ello tenemos lo que ocurrió con los negocios de turismo del sudeste asiático a raíz del tsunami que barrió las instalaciones de importantes negocios, sepultando sus ilusiones por falta de planes de continuidad del negocio y seguros. Según Sun Systems5, el 67% de las Compañías que tienen un desastre por más de dos semanas, están fuera del negocio dentro de los dos años siguientes. De acuerdo con Gartner Group, de cinco empresas que sufren una contingencia grave, dos de ellas saldrán del negocio dentro de los cinco siguientes años. Por su parte Meta Group, aÀrma que el costo estimado por una hora de un empleado que no puede operar en caso de contingencia y de acuerdo a información de la Industria Aseguradora es de USD370.oo, mientras que para Disaster Recovery Journal : el 68% de los negocios necesitan Planes de Contingencia consistentes y adecuados. De acuerdo a las estadísticas, entre el 40% y el 50% de las empresas que estaban en las Torres Gemelas en Febrero de 1993, cuando sufrieron el primer atentado en los subterráneos, no volvió a abrir su negocio, repitiéndose la historia con el atentado del 11 de Septiembre de 2001, lo cual evidencia que no habían planiÀcado cómo salir adelante ante un colapso en su negocio, situación que las llevó a su desaparición. 5 Cifras citadas en publicaciones en la Internet. <www.sun.com>.84